Tema 5.

Elaboracin de documentos corporativos

LA COMUNICACIN ESCRITA La escritura apareci hace poco ms de 5.000 aos. As los hombres tenan la imperiosa necesidad de disponer de un modo con el que solventar las reivindicaciones conflictivas de diversos grupos, necesitaban tcnicas con las que registrar y dar fe de los acuerdos establecidos, tcnicas que supliesen los extravos de la memoria y el corto alcance de la voz humana. Y la escritura vino a satisfacer tales necesidades, como todos los inventos importantes, la escritura fue un producto de su poca.

El lenguaje escrito es la forma de expresar a los dems nuestras ideas por medio, nicamente, de la combinacin de palabras, ya que no estamos presentes para imprimirles un nfasis, ni podemos aclarar si algo no se entiende

La comunicacin actual entre dos personas es el resultado de mltiples mtodos de expresin desarrollados durante siglos. Los gestos, el desarrollo del lenguaje y la necesidad de realizar acciones conjuntas tienen aqu un papel importante. LA COMUNICACIN ESCRITA. VENTAJAS Y DESVENTAJAS VENTAJAS Mejor para hechos, opiniones, mensajes difciles o complicados. Puede ser revisada til cuando se necesita llevar un registro al que hacer referencia posteriormente Puede planificarse cuidadosamente y estudiarse antes de transmitirla Pueden eliminarse sus errores antes de transmitirla. DESVENTAJAS Es ms cara y hay que dedicarle ms tiempo No hay retroalimentacin inmediata Carece de pistas no orales (lenguaje no verbal) que ayuden a interpretar Hay personas que no saben leer Hay personas que no les gusta leer Le falta calor y carece de individualidad

COMUNICACIN INTERNA O DE RGIMEN INTERIOR

Se denominan as por tener como finalidad transmitir una informacin dentro de la misma empresa. La forma ms usual en que se realizan es la escrita, pero tambin puede realizarse mediante la utilizacin del telfono, los intercomunicadores o simplemente una transmisin oral entre dos personas.

Todo esto implica que la secretaria tenga un amplio conocimiento sobre la disposicin estructural de las diferentes modalidades de documentos, ya que en la mayora de los casos, el jefe se limitar a indicarle que enve a un departamento de la empresa un memorando, un comunicado interno, etc., con relacin a un determinado asunto, del que le orientar las lneas generales, y a ella le corresponder redactar el texto teniendo en cuenta la forma del documento en cuestin, el que una vez concluido someter a la aprobacin de su jefe.

Clases de comunicacin interna

Las cartas comerciales representan el grueso de los documentos que la secretaria debe redactar, pero existen otros destinados al uso interno de la empresa como son: memorando, Nota o Inter Office, Comunicado Interno, Memorias, Boletines, Informe, rdenes de Servicio, los Avisos, etc.

Memorando o comunicado interno

La comunicacin interna en la empresa se considera, a menudo, como un asunto de menor importancia, sin embargo, constituye el vehculo de informacin sobre asuntos que deben tratarse dentro de la empresa. El memorando es una forma de comunicacin interna. Los mensajes que se expresan en l deben ser sencillos y concisos.

Objetivos y usos

El memorando se utiliza para la comunicacin interna entre distintos departamentos de una misma empresa. Por ejemplo realizar pequeos informes, solicitar informacin, hacer anuncios diversos acerca de mltiples asuntos; desde cambios en las lneas estratgicas de la entidad, hasta nuevas polticas de recursos humanos.

Debe contener asuntos expresados con brevedad y claridad. Puede usarse para solicitar o suministrar datos, informes, modelos, para citar a una reunin, para recordar el cumplimiento de alguna actividad, etc.

En la actualidad con el uso de la computadora, podemos obtener diferentes tipos de plantillas, como por ejemplo: cartas, memorando, informe, fax, boletines, etc., utilizando las opciones de Plantillas del men Archivo, del programa Microsoft Word.

Las empresas que disponen de sistemas de correo electrnico estn sustituyendo gradualmente el tpico memorando por mensajes, que en realidad cumplen la misma funcin, excepto en cuanto a su archivo; ya que todava la mayora de nosotros no hemos adquirido el hbito de conservar con orden y mtodo los mensajes de correo electrnico, por supuesto, salvo excepciones.

Formato

Generalmente, las notas internas o memorando se escriben en papel con el logotipo de la compaa, sin que sea necesario que figuren el resto de los datos (direccin, telfonos, fax, etc.). Actualmente, es bastante habitual disponer del logotipo de la compaa en formato electrnico que se puede insertar con facilidad en cualquier documento que se genere en el ordenador personal.

Las empresas suelen tener un formato establecido de nota interna, que con ligeras variables se ajusta a las caractersticas que se indican a continuacin:

Encabezamiento

En primer lugar figura el ttulo de la comunicacin, destacado y centrado entre los mrgenes izquierdos y derecho del papel. A continuacin, deben figurar la fecha y nombre del emisor y receptor. Finalmente el asunto o referencia del memorando.

Cuerpo del documento

En el cuerpo del documento se expone la informacin que se debe transmitir, redactado de forma sencilla, evitando utilizar formalismos y con un lenguaje lo suficientemente cuidado como para que no se preste a mala interpretacin o confusiones.

Cierre

En el cierre figura la despedida, que aunque no es necesario que sea tan formal como en una carta, debe ser corts.

Generalmente, y dado que en el encabezado figura ya el nombre del emisor, no es necesario incluir la antefirma, salvo en aquellos casos en que en el encabezado se haya consignado exclusivamente el nombre del departamento que emite la nota.

EJEMPLO COMUNICADO INTERNO O MEMORANDO (Trmite administrativo)

LOGOTIPO DE LA COMPAA

MEMORANDO
Fecha: De: A:

Asunto: SOLICITUD DE MATERIAL

Estimado Sr. Lpez: Adjunto relacin de las necesidades de material de la Direccin Comercial para el prximo mes de agosto. Como observar, el pedido es bastante menor de lo previsto al principio del ao, esta desviacin se corregir durante el prximo trimestre. Quedo a la espera de su respuesta y a su disposicin para cualquier aclaracin al respecto. Atentamente,

FIRMA MANUSCRITA

Anexo: Documento citado.

TEXLA

MEMORANDO

Para: De:

Reinaldo Rodrguez Director del estudio de mercado 16/09/2007 Jefe de Produccin

Asunto: Respuesta Fecha: CC:

Como refiere el asunto, le envo mis valoraciones. El estudio es concreto y creo que fue realmente a nuestro pblico. Por tal motivo considero que debe ponerse en contacto con los abastecedores y proceder a la firma del nuevo contrato.

Sin otro particular,

Lus Daz Cuesta

Destino del original. Nmero de copias y sus destinos El original del memorando se remite al destinatario y la copia o duplicado se destina al archivo de la oficina que lo enve. En el memorando no es frecuente la necesidad de ms copias que la del archivo.

MEMORIAS Son documentos generalmente de las Sociedades Annimas (S.A). Su objetivo es

informar sobre los resultados que ha obtenido la sociedad.

Caracterstica Deben ir siempre acompaadas de los correspondientes estados financieros.

BOLETINES Son publicaciones que circulan dentro de la empresa con el objetivo de informar al personal sobre diferentes asuntos. Constan de pocas pginas y se utiliza en las

grandes empresas. En este boletn se puede tratar los siguientes temas: Cmo marcha la empresa Relacionados con el personal Asuntos personales

Caractersticas Generalmente, constan de pocas pginas y se utilizan en grandes empresas.

RDENES DE SERVICIOS Es un documento interno que se utiliza para comunicar una decisin o acuerdo de la direccin al conjunto de sus empleados y para incorporar una orden o directiva que entrar en vigor en un plazo muy breve.

Forma correcta de estructurar una orden de servicio En el encabezamiento debe aparecer la palabra orden de servicio, escrita en maysculas y centrada. El texto debe ser breve y conciso. Finaliza con el bloque de la firma, que incluye la firma manuscrita y, debajo, el cargo del autor.

AVISO Se utiliza para comunicar un mensaje muy breve al conjunto de la empresa. Su estructura es muy similar a la de la orden de servicio, de la que se diferencia por no llevar una orden implcita.

Partes del Aviso Fecha de redaccin Destinatario Mensaje Lugar Hora Fecha de realizacin Firma

Recomendaciones: Determinar el tema Definir el pblico o lector al cual est dirigido Titulo atractivo Escribir el mensaje con todos los datos, evitando las palabras innecesarias

DIRECCION MUNICIPAL DE HIGIIENE Y EPIDEMIOLOGIA

AVISO

A:

Director Empresa TEXLA

Dificultad detectada: Desbordamiento de aguas albaales en el patio de la fbrica y establecimiento, con peligro para el rea de produccin.

Prxima visita:

25 de julio del 2004

Nota: Se le recuerda que, de acuerdo con las disposiciones vigentes, de no eliminarse la causa de posible contaminacin en 48 horas, proceder al cierre de la entidad afectada.

Inspector:

Roberto Prez

Fecha:

10/7/04

EL INFORME

El informe es la descripcin, oral o escrita, de las caractersticas y circunstancias de un suceso o asunto. El mismo es entre todos los documentos destinados a la correspondencia interna, el que ms trabajo requiere, por su complejidad y extensin.

La gestin y direccin de una empresa requieren la elaboracin constante de informes, sobre cuestiones rutinarias o sobre cambios estratgicos para el futuro de la empresa. Tanto es as, que ninguna decisin importante se suele adoptar sin elaborar antes un informe.

El papel de la secretara en cuanto al informe es importante porque, aunque no interviene casi nunca en la redaccin del mismo, su tarea es pasarlo en limpio y darle una forma atractiva que permita que su lectura sea clara y amena.

Caractersticas del informe Debe ser preciso Estar bien dispuesto Ser de lectura fcil y sencilla

De forma general un informe consta de las siguientes partes: Parte introductoria Resumen Texto Parte final

Parte introductoria Incluye distintos elementos como son: la portada, la pgina en blanco, (llamada tambin pgina de cortesa), la pgina de ttulo y una pequea introduccin. En la portada se indica el nombre del informe. A continuacin se aade la pgina en blanco. Tras ella la pgina del ttulo que incluye adems del ttulo del informe, el nombre de la empresa, el del autor o autores, su cargo en la empresa. Seguidamente, se ofrece una breve introduccin al tema tratado en el informe y, si procede, se expresa el agradecimiento a las personas que hubieran colaborado para su realizacin. Resumen No es obligatorio, pero resulta muy prctico incluir a continuacin de la parte introductoria un resumen del informe de aproximadamente una hoja de extensin, para que cualquier persona pueda tener una idea clara de su contenido sin tener que leerlo enteramente. El texto Debe estar mecanografiado a un espacio, dependiendo de la extensin del informe. Se numerarn secuencialmente los distintos apartados y subapartados para clasificar su lectura, as como se utilizarn varias tipografas y tamaos de letras para diferenciar los distintos niveles de la narracin. Parte final Debe incluir los elementos siguientes: un ndice o sumario, una relacin de notas si las hubiera, la bibliografa y una relacin de tablas y grficos. Los ndices a utilizar pueden ser temticos o alfabticos. El ndice temtico recoge por orden los ttulos de los distintos apartados y subapartados de que consta el informe e indica la pgina en la que aparecen. El ndice alfabtico no reproduce la estructura del informe sino que ofrece una relacin ordenada alfabticamente de los trminos ms importantes o significativos que aparecen en ste. (Este tipo de ndice, slo resulta til en caso de un informe muy extenso, que utilicen una terminologa especialmente tcnica o compleja).

Recomendaciones para presentar el ndice

Debe redactarse una vez finalizado totalmente el informe, ya que cualquier modificacin o ampliacin de ltima hora modificar la paginacin.

Puede ir centrado en la pgina o bien alineado a la izquierda. Entre el apartado reseado y la indicacin de la pgina en que aparece se utiliza una lnea de puntos.

Notas Son aclaraciones de algunas palabras o expresiones empleadas en el texto. La forma correcta de introducirla es aadiendo un nmero volado (Ejemplo: efmero1), a continuacin de la palabra que debe ser explicada. Esta nota puede aparecer a pie de pgina o en la parte final del informe, numerando secuencialmente todas las notas que aparecen en el informe.

Bibliografa Se reflejar la fuente de informacin, es decir, si paral a redaccin del informe se ha consultado una o varias o publicaciones, es preciso indicarlo. Las obras citadas deben constar de forma completa, con el ttulo de la obra en cursiva, el nombre del autor y la fecha de publicacin del libro.

Relacin de tablas y grficos Cuando el informe posee un contenido tcnico o econmico, se suele ilustrar el texto con diversas tablas y grficos. Las que deben estar relacionadas al final del informe, indicando su ttulo y la pgina en la que aparece. Esta relacin se mecanografiar en bloque, separando el ttulo de la tabla o grfico del nmero de pgina en la que aparece mediante una lnea de puntos.

LA COMUNICACIN EXTERNA. LA CARTA COMERCIAL

La palabra carta se deriva del latn charta y significa: papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Recibe tambin los nombres de: epstola, misiva o comunicacin. La escritura, es uno de los medios de comunicacin ms antiguos de la humanidad. La carta a travs de la correspondencia, es un medio de comunicacin utilizado por l hombre desde hace muchos aos para comunicarse entre s a larga y corta distancia con un motivo variado. Tomando en cuenta la forma de su redaccin, la carta es realmente una conversacin. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta, son tambin necesarios para las cartas. Con el avance de la informtica, la utilizacin del los correos electrnicos (E-mail), se ha desplazado en un gran por ciento a la tradicional correspondencia. Esta sin embargo, contina con vigencia. Ya que en muchos casos, en especial los legales, se necesita la evidencia documental. Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la funcin que ejerca en pocas anteriores como nico contacto entre una compaa y sus clientes u otras firmas, ya que se suele acudir a mtodos ms rpidos y directos de comunicacin, pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.

La carta y la correspondencia son medios de comunicacin utilizados por el hombre desde hace muchos aos. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros das que existe el e-mail que es la forma ms rpida de enviar y asegurarse que la informacin llegue al destinatario.

Las nuevas tecnologas puede que hayan cambiado los medios, pero no el contenido. Seguimos escribiendo cartas, aunque sea por medio de un teclado y se llamen "e-mails" o correos electrnicos. Seguimos escribiendo memorandums, informes, etc. Pero como decimos, lo que ha cambiado es el medio, pero no el contenido. Se enva informacin digital a travs de nuevos medios como Internet, o redes privadas de datos, pero no tenemos por que obviar las reglas con las que antes se escriba y se debe seguir escribiendo.

LA CORRESPONDENCIA La Correspondencia: es el trato recproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria. Clasificacin de la correspondencia La correspondencia tiene muy variadas formas, con caractersticas especiales que las distinguen segn la fuente de emisin, la intencin de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitacin de su envi o despacho; de acuerdo a su clasificacin se mencionan las siguientes: 1. Por su Destino Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV, carteles, pancartas). Privadas: tratan de informacin de inters y carcter particular, comercial y oficial. 2. Por su Contenido De primera clase: su contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, peridicos, etc.

De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc. 3. Por su Tramitacin Postal: cuando se envan a travs de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas. Telegrficas: cuando se enva a travs del servicio telegrfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas. 4. Por su forma La correspondencia se divide en 4 clases: 1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. 2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella. 3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc. 4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases: Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorandum y tarjetas postales. Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio del correo electrnico y el fax.

La Carta

La Carta: es un medio de comunicacin escrito donde se plantean situaciones relacionadas de acuerdo al contenido que sta contenga, ya sea una carta comercial, o una carta oficial.

Carta Comercial o Mercantil. Definicin. Es aquella cuyo contenido esta relacionado con operaciones comerciales, negocios, compras, ventas, propaganda, etc. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crdito, de cobro, etc. Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin especfico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc.

Caractersticas que debe poseer un documento comercial Presentacin irreprochable Exposicin clara de la informacin Correccin de la ortografa y de la sintaxis

Importancia de la comunicacin escrita La fiabilidad del mensaje escrito. Se convierte en una prueba fehaciente que la informacin ha sido comunicada al interesado. La permanencia. La persona que lo emite se queda con una copia que podr ser archivada y utilizada para prximas consultas. Puede planificarse cuidadosamente y estudiarse antes de transmitirla

Presentacin de los documentos En la profesin de secretaria una de las tareas ms representativas es sin duda el mecanografiado de documento de todo tipo, ya sean, cartas, circulares, informes o simples notas internas.

Normalmente, la secretaria no es quien redacta estos documentos, aunque si es responsable de su mecanografiado y resultado final. Por lo que deber tener presente la claridad de la expresin de las ideas, la estructuracin de la informacin en distintos apartados, la utilizacin de un estilo sobrio y directo, la pulcritud de su presentacin teniendo en cuenta la ortografa, el centrado y armona del texto en relacin con los bordes del papel son aspectos que har que el mensaje llegue de forma mucho ms eficaz a su destinatario. Adems de que ponen a prueba, de forma muy visible, su profesionalidad.

Importancia de la presentacin

La presentacin de los documentos enviados revierte gran importancia ya que el destinatario no dejar de valorar, aspectos como la calidad del papel, el diseo del anagrama, la pulcritud del mecanografiado, la correccin ortogrfica, la claridad de las ideas expuestas. Lo que se convertir en indicativos de la competitividad de la empresa y de la profesionalidad de la secretaria. Sin lugar a dudas, una carta mal presentada,

con faltas de ortografa o con borrones inspira desconfianza sobre la empresa y difcilmente conseguir el propsito expresado en ella.

Cartas de ms de una pgina

En las cartas muy extensas, que requieran ms de una pgina, es conveniente que las siguientes a la primera se identifiquen haciendo constar en el encabezamiento, en forma abreviada, el nombre del destinatario y la fecha. Tambin se hace constar en el centro de la hoja, precedido y seguido de un guin, el nmero de la pgina. La primera no debe numerarse.

Ejemplo: Sr. Juan Ramos

-2-

15 de julio de 2005-08-25

Debe tenerse en cuenta que la ltima pgina de cualquier carta tenga por lo menos dos renglones antes de la despedida final y la firma.

ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL 1. Encabezamiento Membrete de la empresa Fecha Direccin interior del destinatario Lnea referencia (optativo) Lnea de asunto (optativo) Frmula del saludo

2. Cuerpo o Texto de la carta Introduccin Desarrollo Conclusin

3. Cierre Frmula de la despedida Antefirma Firma Posdata (si lo hubiese) Anexos (si se requiere) Iniciales de identificacin (optativo)

EMPRESA TEXLA

(1)

Fax 55 3055 E- mail telxla@confecciones.cu

Ciudad de La Habana, 30 julio de 2004

(2)

Luis Daz Cuesta Director Asunto:

(3)

Control de la calidad de materia prima

(4)

Compaero:

(5)

(6)

Necesito me tenga al tanto de cundo se va a comprar Fibra Esponjosa para el tejido TEXLA-SUAVE que se va a exportar, pues CUBATEX es muy exigente con la calidad de los productos que exporta y en evitacin de problemas, quisiera comprobar la calidad de Fibra Esponjosa que nos suministrar, pues desconozco su procedencia. Sin ms, atentamente.
(7)

Alberto Cabrera Roca Jefe de Produccin

(8) (9)

Anexo: Carta de CUBATEX

(10)

AC/at

(11)

Leyenda: 1 al 5 Encabezamiento de la carta 6 Cuerpo del texto de la carta 7 al 11 Cierre de la carta

Ahora veremos que contiene cada uno de los apartados de la carta comercial:

1. ENCABEZAMIENTO

Es la parte introductoria de la carta comercial y su inclusin es obligatoria ya que ofrece una informacin bsica sobre la persona a quien va dirigida, la fecha de la carta, la lnea de referencia o el asunto tratado en la misma. Su contenido puede ser ms o menos completo, segn las necesidades de cada caso. Algunos de sus datos son obligatorios, como la fecha o la direccin interior, otros son optativos, como el nmero de referencia o la lnea de asunto.

Partes de encabezamiento

El membrete, figura en la parte superior de la carta. Hay empresas que lo tienen impreso y el tipo de papel que usa se denomina: papel timbrado. El logotipo incluye el nombre comercial de la empresa, su direccin completa y los nmeros de telfono y fax. Muchas veces, junto al nombre de la empresa figura un anagrama, que corresponde al smbolo grfico elegido para representarla.

La fecha: es un elemento esencial de la carta; permite situar en el tiempo su mensaje o significado.

La forma correcta de introducir la fecha es la siguiente:

o Se escribe generalmente en el ngulo superior derecho de la carta, alineada con el margen derecho, es decir, que finaliza a unos 2 cm. del borde del papel. Esta regla no se aplica en el estilo simplificado, bloque y semibloque, en que aparece alineada en el borde izquierdo.

o La fecha nos proporciona una informacin muy til por eso es importante que est completa; debe incluir el da, el mes, el ao y el lugar de expedicin del documento. o Recordar que el nombre del mes no va con inicial mayscula, sino que se escribe en minscula. o El lugar de expedicin se escribe con mayscula inicial y no debe cerrarse nunca con un punto sino con una coma. Si ya apareciera en el membrete de la carta, no es necesario repartirlo. o La fecha se puede transcribir de las formas siguientes: o Ciudad de La Habana, 01.09.2004 o Ciudad de La Habana, 01/09/2004 o Ciudad de La Habana, 1 de septiembre de 2004. (Esta forma es la ms empleada)

- Destinatario o Direccin interior: es el apartado de la carta en el que se indica la direccin del destinatario.

La forma correcta de escribir la direccin interior es la siguiente:

o Debe constar exactamente de la misma manera que aparece en el sobre, con la excepcin: si la carta va dirigida al extranjero, el pas de destino se escribe en maysculas en el sobre, pero slo con inicial maysculas en la direccin interior. o Se sita en el ngulo superior izquierdo y alineada con el margen derecho, normalmente justo despus de la fecha, de entre 2 a 12 espacios ms abajo. o En la primera lnea, se consigna el nombre del destinatario. En la segunda, el nombre de la empresa y su cargo en la misma. En la tercera, se indica la calle, avenida o plaza. Finalmente en la cuarta, la poblacin y el cdigo postal, la provincia y el pas. o No se admiten las abreviaturas para indicar el nombre del destinatario, sea un particular o una empresa.

- Lnea de referencia: sirve para indicar el nmero de archivo de la carta, dato muy til cuando es preciso clasificar y distribuir un gran volumen de correspondencia. La inclusin de un nmero de referencia no es obligatoria, pero si supone un considerable ahorro de tiempo cuando la persona que abre la carta no es la destinataria de la misma.

La forma correcta de introducir esta lnea es la siguiente:

o La lnea de referencia se sita debajo de la fecha, alineada con sta por la derecha. o En algunas empresas, sobre todo en las grandes, se tiene por costumbre aadir las iniciales del autor de la carta y de la persona que la ha mecanografiado. Ejemplo: REF: AM at /525, indica que la carta ha sido redactada por Antonio Martnez, mecanografiada por Amarilis Torres y que su nmero de archivo es el 525. De este modo, si posteriormente la carta es tema de controversia o contiene algn error, consta la persona que la ha redactado y se puede aclarar con ms facilidad lo sucedido.

- Lnea de asunto: tal como su nombre indica, en este apartado se expresa de forma resumida el asunto que trata la carta. Es un elemento facultativo aunque, por su gran utilidad, recomendamos incluirla siempre.

La forma correcta de introducir la lnea del asunto es la siguiente: o La lnea del asunto se sita normalmente entre la direccin interior y el saludo, dejando dos lneas entre ambos. o La palabra asunto puede ir escrita en maysculas o minsculas, pero siempre seguida de dos puntos. o Al finalizar la lnea del asunto, no se aadir ningn signo de puntuacin. o La inclusin de la lnea del asunto es obligatoria en el estilo simplificado

- El saludo: es una muestra de cortesa hacia el destinatario de la carta. Es un elemento obligatorio en todos los estilos de cartas, excepto en el estilo simplificado, en el que se pasa directamente al texto. An tratndose de relaciones puramente comerciales. Existen diferentes frmulas de saludo, que evidencian mayor o menor formalidad y confianza. La secretaria deber adaptarse al estilo propio que su empresa posee. Formas correctas de escribir el saludo: o Se escribir con letra inicial mayscula o No se deben abreviar los tratamientos seor o doctor cuando se utilizan en una frmula de saludo: stos se han de escribir completos y con letra inicial mayscula. o La frmula de saludo debe cerrarse siempre con una coma excepto si se ha optado por el sistema de puntuacin abierto, en cuyo caso no se utilizar ningn signo de puntuacin. Algunas frmulas de saludo se encuentran disponibles en el programa Microsoft Word en el men Insertar Autotexto: Querido/a amigo/a Apreciado/a amigo/a Seor/seora o Seores/seoras Muy seor/a mo/a o muy seores/as mos/as Distinguido seor (a): Estimado seor o seora: Estimado cliente: Estimado (a) compaero (a):

Cuando son personalidades (carta de carcter oficial), se utilizarn Excelentsimo seor, Honorable seor, etc. Estas frases se pueden usar en singular o plural, as como en el femenino o masculino, segn corresponda.

Partes en que est estructurado el texto:

o

La introduccin

Mediante la introduccin, normalmente muy breve, se anuncia el tema que se va a tratar o se recuerdan los antecedentes del caso. Ejemplo: Tal como acordamos en nuestra reunin del pasado, La celebracin de la prxima feria textil ser en el marco adecuado para Tras exponer su solicitud al consejo de administracin de nuestra sociedad, siento comunicarle que hemos decidido La presente tiene por objeto el comunicarle. En respuesta a su carta del da 6 del presente mes Acusamos recibo de carta del Le suplicamos srvanse ponerse en contacto De conformidad con su atento pedido de fecha Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a Confirmndole nuestra carta del da 8 del corriente ... A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envo urgente de Me es grato comunicarle que

Exposicin del cuerpo de la carta (El desarrollo)

El cuerpo de la carta es la exposicin lgica, ordenada y concreta del contenido de la misma. El contenido de la carta no debe tratar ms de un tema. La redaccin debe ser concisa, concreta y corts. El desarrollo es la parte principal del texto en la que se expone el tema de la carta.

Para una exposicin lo ms clara posible, se procurar seguir estas recomendaciones: x Ir directamente al ncleo del asunto, sin circunloquios innecesarios. x Estructurar la informacin en prrafos. x Utilizar el punto y aparte cuando se inicia otro punto. x Argumentar las opiniones formuladas.

La exposicin del texto consta de tres partes: Introduccin: en ella se dir algo que atraiga como un potente imn la atencin del lector. Una vez leda, no le quedar ms remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado. Desarrollo: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al inters por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. Conclusin: por ltimo, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta o mudar de opinin.

2. CIERRE DE LA CARTA

La despedida

Atendiendo a las reglas de cortesa la carta debe concluir mediante una frmula de despedida. Su inclusin es obligatoria en todas las cartas, excepto en el estilo simplificado en el que se pasa directamente del texto al bloque de la firma. Como en el apartado del saludo, para esta ocasin tambin le recomendamos usar el Men Insertar Autotexto del programa Microsoft Word.

Al incluir una frmula de despedida se tendrn en cuenta los aspectos siguientes:

La frmula de despedida estar en consonancia con la frmula empleada para el saludo. As, si hemos introducido la carta mediante un sobrio Seor Torres, la concluiremos con un Atentamente y no con un Reciba nuestro ms afectuoso saludo.

Si se conoce previamente al destinatario o se mantiene con l una relacin de amistad, se escoger Cordiales. una de estas frmulas: Cordialmente o Saludos

x Si por el contrario, no se conoce al interlocutor o ste es una persona importante, se utilizan, entre otras: Atentamente, Un atento saludo de., Sin otro

particular, le saluda, A la espera de su conformidad, le saluda. x La ubicacin de la frmula de despedida debe ir por lo menos dos lneas por debajo del texto de la carta, a la derecha, alineada con la fecha excepto si se utiliza el estilo de bloque, en cuyo caso ir alineada con el margen izquierdo. x Se escribir con maysculas inicial e ir cerrada por una coma. x Debe aparecer siempre en la misma pgina que el bloque de la firma. x Puede ir precedida de una frase que guarde relacin con el contenido de la carta, como por ejemplo: A la espera de sus prontas noticias, le saluda

atentamente.. En espera de sus noticias, muy atentamente. x Al igual que con el bloque del saludo, se seguir el estilo propio de la empresa, y en su defecto el marcado por el destinatario.

Las frmulas de cierre y despedida deben ser breves y recogerse, de ser posible, en dos frases.

Bloque de firma La firma es un requisito indispensable para autentificar la carta y se har siempre de puo y letra, sobre la antefirma, con tinta azul. (Evite el uso de bolgrafos o tintas de otro color).

Forma correcta de escribir el bloque de la firma:

x Dado que muchas firmas manuscritas son difciles de descifrar, es costumbre aadir debajo de ellas la denominada aclaracin de la firma, es decir, el nombre y el apellido del firmante. Adems de su nombre se suele aadir su cargo en la empresa, a menos que ya figure en el membrete de la carta. x El nombre y el cargo del firmante van normalmente en lneas separadas, excepto en el estilo simplificado en que ambos elementos pueden escribirse en una misma lnea. x Entre la frmula de despedida y la aclaracin de firma se dejar el suficiente espacio para poder firmar la carta (ms o menos unas 4 lneas). x El bloque de la firma debe ir alineado por la derecha con la frmula de despedida. El espacio entre estos elementos depender del estilo de carta comercial utilizado. x Cuando la persona que firma la carta no es la autora de la misma sino un apoderado, se debe indicar esta circunstancia mediante las iniciales p.p o P.P, que significa por poder. x En algunos casos el jefe puede autorizar a su secretaria o a otro empleado de la empresa a que firme las cartas en su nombre. Segn el tipo de delegacin de que se trate, el firmante aadir delante de su firma las iniciales p.a, que significa por autorizacin o p.o, por orden.

Posdata

Se utiliza para incluir algn tipo de informacin o comentario a una carta ya terminada. En algunos casos, puede no estar estrictamente relacionada con el contenido de la carta o bien utilizarse para atraer la atencin del lector sobre un aspecto en particular.

Forma correcta de introducir la posdata:

x Debe situarse de 3 a 5 lneas por debajo del ltimo elemento del bloque de la firma, alineada siempre con el margen izquierdo. x El texto de la posdata ir precedido de las iniciales P.D, seguida de dos puntos. x Tras ella, el autor debe firmar nuevamente la carta pero esta vez slo con sus iniciales,

Anexos

Se utiliza cuando se envan uno o varios documentos anexos. De esta manera el destinatario con una simple lectura, sabr exactamente cul es el contenido del sobre.

Para hacer una correcta resea de los anexos se deben tener en cuenta los aspectos siguientes:

x Se escribir la palabra Anexo en letras maysculas, seguida de dos puntos, dos lneas por debajo del bloque de la firma y alineada con el margen izquierdo. x Luego se describirn los distintos documentos adjuntos, debidamente

enumerados, por ejemplo:

ANEXOS: 1. Copia contrato de compraventa. 2. Factura gastos notario.

Iniciales de identificacin

Incluye las iniciales del nombre del que dicta la carta y del que la mecanografa. En mayscula, las iniciales del que dicta y en minsculas la de la mecangrafa. Se dividen por una barra (/) o por los dos puntos (:)

Menciones especiales

Si la carta llevara alguna mencin especial como: personal o confidencial, se anotar cuatro lneas por encima de la direccin interior, a continuacin de la fecha, alineada con el margen izquierdo.

Las menciones especiales se escribirn preferiblemente en maysculas. En el sobre, irn dos lneas por encima de la direccin, en la parte izquierda o bien escritos transversalmente a mano en el ngulo superior izquierdo.

CLASIFICACIN DE LAS CARTAS

1. POR SU DISTRIBUCIN La distribucin de la carta comercial nos es ms que el estilo que se utilice en su confeccin. Existen varios modelos estndares de cartas comerciales que se diferencian entre s por el grado de complejidad de su presentacin. Los ms utilizados son el estilo bloque y el bloque modificado, aunque existen tambin el estilo simplificado, el ejecutivo y el sangrado o escalonado.

La secretaria tendr en cuenta el estilo propio de su empresa. En la mayora de los casos, la eleccin de uno u otro estilo obedece a preferencias estticas, la extensin del texto, o al tiempo disponible.

- Estilo En Bloque Tambin llamado Bloque Extremo o Estilo Cerrado. Permite una presentacin muy sencilla.

Caractersticas Todos los elementos son presentados en bloque, es decir, alineados al margen izquierdo. En la computadora se utiliza la alineacin Justificar.

Segn la extensin de la carta, entre sus distintos apartados se dejarn de 2 a 4 lneas.

Si el texto incluyera alguna lista o enumeracin, tambin deber disponerse en bloque, pero dejando un margen izquierdo ms amplio, destacndose as del resto del texto.

- Estilo Bloque Modificado o Compacto Es un estilo ms elaborado que tambin resulta muy prctico y rpido. Su diferencia o modificacin respecto al estilo en bloque es que todos los elementos de la carta estn alineadas a la izquierda excepto: la fecha, la lnea de referencia o asunto, la frmula de despedida y el bloque de la firma.

Caractersticas La fecha se alinea con el margen lateral derecho y, determinar la de los otros tres elementos (lnea de referencia o asunto, frmula de despedida y el bloque de la firma), que irn alineados verticalmente con la primera letra de la fecha. Una pequea variante de este estilo consiste en situar la fecha a la derecha, pero no alineada con el margen derecho, sino a cinco espacios del centro de la lnea. En este caso, la frmula de despedida y el bloque de la firma tambin han de ir alineados verticalmente con la fecha. La fecha y la lnea de referencia se mecanografan a dos espacios; dos lneas por debajo del margen superior. La frmula de despedida y el bloque de la firma aparecen alineados con los dos anteriores, dejando dos espacios entre cada uno de estos elementos.

- Estilo Semibloque o Semicompacto Este estilo presenta una nica variante respecto al anterior el principio de cada prrafo se desplaza hacia la derecha, mediante un sangrado de unos 5 6 espacios o bien usando el tabulador (En la computadora se selecciona en el Men Formato, la opcin prrafo, y se hace clic en sangra de primera lnea). Si el texto incluyera algn listado o relacin, debe disponerse en bloque, desplazado hacia la izquierda, de modo que sobresalga claramente sobre el resto, a unos 12 espacios.

- Estilo Sangrado o de entrada

Presenta un aspecto bastante ms elaborado, su presentacin resulta muy apropiada para la correspondencia publicitaria o promocional.

Caractersticas

Este tipo de escritura se emplea cuando la carta es muy corta. Las lneas de la direccin, la despedida y la firma van sangradas cinco espacios a la derecha de la primera letra de la lnea anterior. En la primera lnea de cada prrafo se deja sangra de cinco espacios. Los dems elementos van alineados al margen izquierdo.

- Estilo Colgante

Se usa, principalmente, en cartas o circulares publicitarias. La fecha, la frmula de despedida y la firma se escriben alineadas al margen derecho. La primera lnea de cada prrafo comienza en el margen izquierdo, pero las siguientes llevan una sangra de cinco espacios. Esta sangra es conocida como sangra francesa. Este estilo tambin se usa en algunos documentos legales (resoluciones, instrucciones, circulares, etc.)

- Estilo Simplificado

Permite una presentacin de gran sencillez y un considerable ahorro de tiempo y energa.

Caractersticas

Su principal caracterstica es que carece de frmula de saludo y despedida. El texto empieza directamente a continuacin de la direccin interior o, en su caso, de la lnea del asunto.

La firma manuscrita se inserta a continuacin del texto, unas cuatro lneas por debajo de ste. La aclaracin de firma puede escribirse en una sola lnea: el nombre del firmante y su cargo en la empresa se separan mediante un guin.

Todos los apartados de la carta sin excepcin aparecen alineados con el margen izquierdo.

- Estilo Ejecutivo Tiene el mismo formato del estilo semibloque, pero la fecha se coloca al final, antes de las iniciales de cierre.

- Estilo Mixto Tiene el mismo formato del Estilo Bloque Extremo, con la diferencia que el texto tiene sangra de primera lnea.

OTROS: Existen otros nombres asignados a estos mismos estilos como son: Moderno (Bloque extremo) Moderno modificado: (Bloque modificado) Profesional (Semibloque) Evolucionado: (Simplificado)

EMPRESA TEXLA
Ciudad de La Habana, 10 de marzo de 2004.

Lourdes Daz Fernndez Vice Directora Econmica

Compaera: Como conoce, habitualmente en este trimestre del ao, la empresa confronta dificultades financieras a causa de los problemas que se producen a inicios del ao y la situacin financiera de las empresas compradoras. Es por ello que he realizado, conjuntamente con el Departamento de Contabilidad y el Analista de Crdito de la Sucursal del Banco, una evaluacin de la situacin financiera de la empresa la cual evidencia que, de no tomarse medidas urgentes, la empresa caer en situacin de Crdito Vencido a mediados del mes de agosto con el consiguiente incremento de los intereses, y las restricciones para recibir nuevos crditos. Por esta razn, le propongo el plan de medidas adjunto, con el cual podra atenuar o evitar esta situacin. Por otra parte de caer en Crdito Vencido, servir para presentar al Banco, como corresponde hacer en esos casos.

Queda de usted, atentamente.

Jorge Vizcaya Director de Finanzas

JV/at

Anexo: Plan de medidas

CARTA ESTILO BLOQUE

EMPRESA TEXLA

Ciudad de La Habana, 3 de mayo de 2004.

Luis Daz Cuesta Director Empresa

Compaero: Le informo el resultado de las gestiones realizadas, cumpliendo con el acuerdo del Consejo de Direccin pasado, en relacin con el aseguramiento del suministro de fibra esponjosa para la produccin de TEXLA-SUAVE que nos proponemos en este ao. Hemos obtenido la posibilidad de adquirir de inmediato el producto fibra esponjosa de la Empresa FIBRANEX, pero la misma, debido a dificultades financieras, exige el pago mediante Cheque Nominativo. La empresa slo nos da la posibilidad de servirnos el producto en una sola entrega antes del 25 del presente, por lo que le ruego me indique si procede firmar el contrato.

Saludos,

Francisco Daz Aguilar ATM

FD/at

CARTA ESTILO BLOQUE MODIFICADO

REPBLICA DE CUBA PODER POPULAR

Ciudad de La Habana, 15 de julio de 2004.

Luis Daz Cuesta Director Empresa TEXLA

Estimado compaero: Le estamos citando para la reunin que se efectuar el prximo da 24 del corriente, a las 2.00 PM. en el teatro del Consejo Municipal. Para conocer sobre la participacin de su empresa en la exposicin de las producciones del municipio, que se montar en saludo al aniversario del Moncada. Le rogamos traer a esta reunin la propuesta de tipos de producciones a exponer, espacio requerido, trabajadores que realizarn el montaje y los expositores.

Saludos cordiales,

Aldo Prez Garca Presidente

AP/at

CARTA ESTILO SEMIBLOQUE MODIFICADO

Ciudad de la Habana, 27 de enero de 2005.

Lus Daz Cuesta Director General Empresa TEXLA

Asunto: Agradecimiento

Estimado seor:

Queremos hacerles llegar nuestro ms sincero agradecimiento por el apoyo que, durante todos estos aos, han dado a la compaa. Igualmente, les indicamos que, en caso que tengan algn asunto pendiente, podrn localizarnos en nuestras oficinas, que permanecern abiertas hasta el mismo da 31 de enero.

Atentamente,

Antonio Salgado Director General Confecciones Habana

AS/at

CARTA ESTILO SANGRADO

Ciudad de La Habana, 20 de julio de 2004.

Sr. John Calhoun Gerente General Cia. Navieras Verano

Estimado Sr. Calhoun: Le agradezco la oportunidad de entrevistarme con su compaa en el da de ayer. Estoy sumamente interesada en el puesto de recepcionista sobre el cual conversamos. Mi reciente experiencia como recepcionista, en la cual desarroll mis actuales habilidades en programas de computacin, me ha preparado muy bien, para el puesto de recepcionista que ustedes ofrecen. Espero noticias suyas pronto. Si necesita cualquier informacin adicional, sintase en libertad de comunicarse conmigo al (537) 556210, por correo electrnico, al: mperez@jaler.com. Nuevamente, gracias por su tiempo.

Atentamente,

Mara Prez Pereira

CARTA ESTILO COLGANTE

CUBATEX

Ciudad de La Habana, lunes 25 de enero de 2004.

Luis Daz Cuesta Director TEXLA

De acuerdo a lo conversado con usted, en das anteriores, le informamos que a partir de ahora su empresa ser responsable de la entrega mensual de la mercanca que se expender a las compaas cinematogrficas de Cuba y el Caribe.

Pedro Dominitti - Director

PD/at

CARTA ESTILO SIMPLIFICADO

TEXLA S.A. Calle 2

No. 512 e/ 21 y 23 texla@confeccionestextil.cu Cuba

Ciudad de La Habana, 3 de enero de 2004.

Sr. Cnsul de la Repblica de China

Estimado seor: Doy fe, que el seor Carlos Stuart, con pasaporte 34 564 675M, es funcionario de nuestra empresa y viaja a la Repblica de China con el objetivo de cerrar un negocio.

Se solicita legalizar la presente nota y la documentacin adjunta, a fin de que se realicen los pertinentes trmites para la salida.

Respetuosamente,

Luis Daz Cuesta Director

LD/at

Adjunto: Documentos personales

CARTA ESTILO MIXTO

EMPRESA TEXLA

Lourdes Daz Fernndez Vice Directora Econmica

Compaera: Como conoce, habitualmente en este trimestre del ao, la empresa confronta dificultades financieras a causa de los problemas que se producen a inicios del ao y la situacin financiera de las empresas compradoras. Es por ello que he realizado, conjuntamente con el Departamento de Contabilidad y el Analista de Crdito de la Sucursal del Banco, una evaluacin de la situacin financiera de la empresa la cual evidencia que, de no tomarse medidas urgentes, la empresa caer en situacin de Crdito Vencido a mediados del mes de agosto con el consiguiente incremento de los intereses, y las restricciones para recibir nuevos crditos. Por esta razn, le propongo el plan de medidas adjunto, con el cual podra atenuar o evitar esta situacin. Por otra parte de caer en Crdito Vencido, servir para presentar al Banco, como corresponde hacer en esos casos. Queda de usted, atentamente.

Jorge Vizcaya Director de Finanzas

Ciudad de La Habana, 10 de marzo de 2004.

JV/at

CARTA ESTILO EJECUTIVO

2. POR LA PUNTUACIN

Existen tres estilos de puntuacin que pueden ser empleados en la carta comercial: el abierto, el completo o corriente y el mixto.

La puntacin abierta: es un estilo donde se punta nicamente el cuerpo de la carta y se ponen dos puntos tras el saludo. Se utiliza sobre todo, en las cartas en bloque.

La puntuacin cerrada o completa: es un estilo con pautas muy concretas a lo largo de todo el contenido de la carta como son:

x En la fecha se colocar una coma, tras el nombre de la ciudad en la que se expide la carta. x Detrs de cada lnea del destinatario, lleva una coma, y un punto en la ltima. x Despus del saludo, van dos puntos. x Todo el cuerpo de la carta va puntuado y detrs de la despedida se coloca una coma.

La puntuacin corriente: es el estilo de puntuacin que utilizamos en Cuba. Consiste en poner una coma despus del nombre de la ciudad donde se emite la carta, al final de la fecha lleva un punto. Despus del saludo lleva dos puntos y al finalizar la frmula de despedida se coloca una coma.

EMPRESA TEXLA

Ciudad de La Habana 10 de abril de 2004

Luis Daz Cuesta Director Empresa TEXLA

Compaero: Le informo del resultado de las gestiones realizadas por el acuerdo del Consejo de Direccin pasado, en relacin con el aseguramiento del suministro de fibra esponjosa para la produccin de TEXLA-SUAVE que nos proponemos en este ao. Hemos obtenido la posibilidad de adquirir de inmediato el producto fibra esponjosa de la Empresa FIBRANEX, pero la misma, debido a dificultades financieras, exige el pago mediante Cheque Nominativo. La empresa slo nos da la posibilidad de servirnos el producto en una sola entrega antes del 25 de mayo, por lo que le ruego me indique si procede firmar el contrato.

Saludos cordiales

Francisco Daz Aguilar ATM

FD/at

CARTA ESTILO PUNTUACIN ABIERTA

CUBATEX
EMPRESA CUBANA EXPORTADORA DE PRODUCTOS TEXTILES

DCA 43/CI/89

Ciudad de La Habana, 18 de julio de 2004.

Luis Daz Cuesta, Director, Empresa TEXLA.

Estimado compaero: En relacin con el Convenio APPF-389-88, firmado con nuestra empresa para la comercializacin en el extranjero del producto SEDA TROPICAL, tenemos a bien informarle que hemos recibido un fax del comprador extranjero, informando que necesita disponer del primer lote del producto en su pas a mediados del mes de septiembre. Le ruego nos responda a la mayor brevedad sus posibilidades de cumplimiento, a fin de realizar las coordinaciones necesarias con CUFLET, para le embarque, as como responder al cliente.

En espera de su respuesta, queda de usted,

Fraternalmente,

Maritza Rosales Balladares, Directora Comercial, CUBATEX.

MR/at
CARTA ESTILO PUNTUACIN COMPLETA O CORRIENTE

EMPRESA TEXLA

Ciudad de La Habana, 20 de julio de 2004.

Luis Daz Cuesta Director

Compaero: Como le he informado anteriormente, durante el pasado ao se han venido confrontando dificultades con los inventarios de materiales de oficina de la Subdireccin Administrativa. La recin concluida inspeccin arroj una importante diferencia con relacin a los registros, lo que convierte en no confiable la informacin sobre los inventarios. Le propongo sostener una reunin para delimitar las responsabilidades en esta situacin y tomar las medidas necesarias para impedir su repeticin, de manera de evitar las consecuencias negativas en que esto implica a la empresa.

Atentamente,

Elsa Garca Prez Jefa Departamento Contabilidad

EG/at

CC. Subdireccin Administracin

CARTA ESTILO PUNTUACIN CORRIENTE

3. POR SU EXTENSIN Las cartas pueden ser por su extensin, es decir, por la cantidad de palabras, cortas, medianas o largas. Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras. Son cartas de un pliego las que contienen hasta 200 palabras. Ms de 300 son cartas de varios pliegos. 4. POR SU CONTENIDO 1. Carta Comercial: es aquella comunicacin escrita que surge del trato que tienen los comerciantes entre s, sobre cosas de comercio. 2. Carta Oficial: es aquella carta expedida por funcionarios o empleados de instituciones gubernamentales, estadales, municipales; la cual es utilizada para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la administracin pblica.

CARTA COMERCIAL. CLASIFICACIN. 1. Cartas de Relaciones Pblicas: Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas: las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc. a) Cartas de agradecimiento. Son aquellas en las que expresamos nuestras ms sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el telfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas.

b)

Cartas

de disculpa. Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta

incorreccin, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razn por la que cometi el error o por la falta de asistencia.

c) Cartas de felicitacin. Si desarrollamos una mnima vida social, hay mltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo beb, hasta un ascenso en el trabajo, la obtencin de un ttulo acadmico, etc. Aunque la mayora de ellas comparten una estructura comn, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.

d) Cartas de invitacin. Se envan con el objetivo de invitar para almuerzo o cenas, a los miembros o colaboradores de la empresa o a los asociados de negocio y las empresas que tienen relaciones comerciales. Reglas para redactar una carta de invitacin Se redactan siempre en estilo formal y en tercera persona. Deben ir impresas o confeccionadas de manera especial. Se remite con la suficiente antelacin para que el invitado tenga tiempo de aceptarla o no. Tienen que figurar la fecha, la hora y el lugar del acontecimiento. Cuando la invitacin es para una cena, la costumbre es detallar el tipo de vestimenta que se requiere para el acto. La respuesta de una invitacin tambin se redacta en tercera persona. e) Cartas de disculpa Se denominan cartas de excusa, exculpatorias o de justificacin. Se redactan por ejemplo: en caso de un error en un envo de mercanca determinada. f) Cartas de reconocimiento o premios Se envan a los asociados de negocios o a las empresas con los que se mantiene relacin comercial con motivo del logro de importantes ascensos profesionales, etc. g) Cartas de psame y condolencia Al igual que la anterior se le enva a los asociados de negocios o a las empresas con los que se mantiene relacin comercial con motivo de un fallecimiento.

2. Carta de Ventas: es aquella comunicacin que se enva a los probables clientes, con el fin de inducir una accin que ser la de la compra - venta. Entre ellas podemos mencionar: los pedidos, de cobranzas, de reclamacin, de remesas, etc.

a) Cartas de pedidos En las empresas, generalmente, se utiliza modelos especficos, pero van acompaados de una carta de pedido donde se detallarn las condiciones del pedido.

b) Cartas de reclamaciones Sirven para manifestar el incumplimiento de un acuerdo, ya sea en su totalidad o en alguna parte. Deben ser claras y en ellas tendrn que detallarse cul ha sido la causa (por ejemplo: retraso en la recepcin, mercanca defectuosa o equivocada, etc.). As como exponer los daos ocasionados. Este tipo de carta debe ser enviada lo ms pronto posible a su destinatario. c) Oferta de servicios de un particular a una empresa o carta de solicitud empleo. La carta puede ser la contestacin a un anuncio de oferta de empleo o bien un intento del interesado por conseguir trabajo en una empresa. El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar buena impresin en el receptor. No olvide que la carta le est representando, usted tiene que cuidar el estilo y la forma adems del contenido, pues est creando un contacto con la empresa y ste ha de ser favorable. En ocasiones nos presentamos ante un empleador con los documentos que nos solicitan ms una carta de recomendacin.

Cartas de recomendacin Esta prctica ha cado casi en el olvido, y ha sido sustituida por una llamada telefnica o cualquier otro moderno medio de comunicacin. La misma consiste en "remarcar" la gran calidad profesional y personal del portador de la misma, esperando poder ayudarle a situarse en su nuevo mbito social o conseguir un determinado puesto en una empresa u organizacin.

Tambin puede darse el caso de que el empleador nos solicite una carta de referencia.

Carta de Referencia Es aquella carta la cual se enva a peticin de alguien que desea mayor informacin acerca de una persona en particular.

d) Ofertas de trabajo. (Servicio que brinda una empresa a otra o a personas en particular). Se usan para realizar ofertas de trabajo, donde se especifiquen claramente las condiciones que la empresa exige para ocupar el puesto de trabajo. En la mayora de los casos es un medio de promocin, adems no siempre las cartas van remitidas a un cliente o individuo en particular, sino que son ms impersonales, dirigindose a la poblacin en general, Sin seleccin. Son las, corrientemente, denominadas "propaganda". Al contrario de lo dicho hasta el momento sobre la brevedad del estilo comercial que caracteriza la correspondencia comercial, este tipo de escritos suelen emplear prrafos largos, pues deben detallar los servicios que ofrecen. Suelen ser demasiado repetitivos.

La oferta de empleo est un poco al margen de la correspondencia comercial, pues no se trata de una carta. Normalmente, cuando una empresa necesita personal, realiza la demanda por medio de un anuncio en uno o varios peridicos. Estos anuncios suelen redactarlos o bien la editorial del peridico, o bien la empresa en cuestin. Los anuncios pueden dividirse en dos grupos, dependiendo del espacio que ocupan: - Anuncios breves: muy concisos, tan slo se explicita el tipo de empleo que se ofrece y dnde deben acudir los interesados. - Anuncios largos: son ms explicativos, solicitan unos requisitos y, la mayora de las veces, aportan informacin sobre remuneracin y ventajas que ofrece la empresa.

2. Ofertas comerciales Se diferencian de las ofertas de servicios porque, generalmente, lo que ofrecen son productos, mercancas. Las grandes empresas envan este tipo de correspondencia a sus clientes para informarles de las innovaciones que sacarn al mercado, es una forma de promocionar el nuevo gnero. El planteamiento de la carta no es muy diferente de las ofertas de servicios de la empresa, muchas veces se interrelacionan. Normas prcticas: - Sobre todo no deje transcurrir mucho tiempo entre el momento en que ha detectado problemas con los envos y el momento de enviar su reclamacin. Es importante que estos trmites se realicen sin demora. Adems si, en su queja, existe la posibilidad de una retirada y/o cambio de mercancas el tiempo que tarde en enviar la reclamacin le perjudicar en cuenta propia -perder beneficios. - Detalle al mximo su reclamacin (nmero de factura, clase de gnero, modelo, nmero de referencia, etc.) para que no vuelvan a surgir problemas. Tambin debe especificar los motivos por los que reclama.

- El tono de la carta debe ser corts pero exigente -se est usted quejando, no saludando a la empresa.

- Aunque est muy descontento de la empresa a la que enviar su reclamacin no lo demuestre en la carta. En principio usted no pretende enemistarse con ella. Por lo tanto sea exigente y muy claro en sus quejas.

La empresa que recibe una reclamacin tiene el deber de enviar una respuesta. sta se llevar con la mayor rapidez posible, si no el reclamante volver a insistir y, teniendo en cuenta que se trata de un cliente y una situacin comprometida, hay que evitar al mximo la prdida de tiempo.

Si la empresa acepta su culpa la carta que remitir ser de disculpa, intentando solucionar el/los problema/as con la mayor rapidez. Tambin es aconsejable que se explique la causa del equvoco. Si, por el contrario, la respuesta es negativa deber enviar al algn representante para que solucione el problema. La empresa que no est muy convencida de una queja ha de asegurarse de ella. La mejor solucin es enviar al representante se la zona.

Sobre todo disclpese siempre de los problemas y demoras que ha podido ocasionar al remitente se la reclamacin. El estilo de la carta ha de ser muy correcto o corts sino correr el peligro de perder un cliente.

OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES Documentos Bancarios Los bancos se han convertido en una de las entidades ms solicitadas por el comercio y la industria. Actualmente los bancos son una de las entidades que ms facilitan la actividad comercial de las empresas -y tambin de los particulares -, pues a travs de ellos se pueden tramitar muchos de los temas que, antes, se consideraban internos a la empresa. Facturas, pagars, moneda extranjera, comercio exterior, crdito, etc., son algunas de las prestaciones de la banca que ayudan en la economa y agilizan los trabajos.

Cartas administrativas Se dirigen al banco con instrucciones sobre pagos o cobros y diversos asuntos de la empresa relacionados con la contabilidad.

La correspondencia bancaria es bastante reducida. Hemos de tener en cuenta que las cartas remitidas por los bancos suelen ser siempre impresos especiales y formularios (son notificaciones, informacin sobre intereses, extractos, recibos, operaciones realizadas en una cuenta...).

Ejemplo de impreso: Dichos formularios impresos son informativos y mantienen al cliente al corriente del estado de su(s) cuenta(s). Algunas cartas, tambin previamente impresas, acompaan a algunos de los impresos. En resumen, la correspondencia bancaria se reduce a aquellos escritos remitidos por particulares o empresas en solicitud de algn servicio de los que ofrece el banco. Podemos citar algunos de estos ejemplos: - Peticin de crditos - Anulacin de cuenta corriente - Domiciliacin de pagos - Extractos - Anticipos de letras - Solicitud de transferencias - Peticin de talonario, etc. El banco puede responder bien mediante una carta breve y concisa, bien mediante algn tipo de formulario que el remitente deber rellenar con sus datos. Recuerde: sea concreto, conciso y breve en sus peticiones. Sobre todo incluya las referencias de n de cuenta corriente o libreta de ahorro, de esta forma evitar posibles equvocos y los trmites se realizarn ms rpidamente. Si el banco del que Ud. es cliente le enva un escrito citndole, debe acudir siempre a la cita - nunca se sabe lo que pueden comunicar.

Para las solicitudes de apertura de cuentas corrientes el banco suele dispones de unos formularios impresos a tal efecto que tan slo deben cumplimentarse con los datos del solicitante.

Ejemplo de carta de felicitaci6n:

...,6 de se ptiembre de ...

Estimado Sr. wpez: Con gran plaar nos entemmos de su nombramimto como Presirlente del Consejo de Arlministraci611 . C reemos que nadie mejor que u st ed podria ocupar ese puesto. Estamos seguros de que su nombramimto contribuirti a /ulCer Olill 11/QS fticif e f desarrollo de ll llesfras re/aciones comerciales, y deseamos enviar/e nuestros mejores deseos en el desempetio de su futuro traba jo. Afectuosamenfe.

Ejemplos de invitaci6n:

El Sr. Cardenas tiene el placer de invitar a ............. a un c6ctel que se celebrarri en el Hotel Presidente, el domingo, 18 de junio de.... entre las 14 h. y las 14,30 h.
Ejemplo de como aceptar una invitaci6n:

1 Sr.y Ia Sra. Llorca agradecen a / Presidente y al Comite del Colegio de Abogados su amable invitocion a Ia cena que tendrti Iugar en el Hotel Preside11te,a las 8:30p.m.del viernes 15 de diciembre de ....., la cual tienen el placer de aceptar.

..., 25 de abriJ de ... f.stimado Ser'ior Martin: H emos recibido un env fo d e 200 relojes mod elo Estrella,en Iugar de los que hab{anws pedido,modela Sol. Por /o vista, ha habido un malentendido. l..es devolveremos este envfo para que lo cambien. Rogamos nos reembolsen los castes de transpcrrte. Atentamente,

Ejemplo de como declinar una invitaci6n:

El Sr. y Ia Sra. Llorca agradecen a/ Presidente y al Comite del Colegio de Abogados su amnble invitaci6n a La cena que tendrti I ugar en el Hotel Presidente,a las 8:30 p.m.del viernes 15 de diciembre de ...., pero lamentan no poder aceptar por tener ol ro compromiso para esa misma noche.

Ejemplo de una notificaco i n de fallecimiento:

..., 18 de marzo de ... Estimados seiiores: Tengo el triste deber de in formarles d el fallecimiento, tras larga enfermedad, del Sr.Carlos Rodrig uez, socio de este negocio desde lwce 20 aiios. Su ausencia serti muy sentida, tanto por sus colegas conw par sus asociadas. Reciban 1111 cordial sal11do.

Ejemplo de respuesta de condolencia:

..., 19 de marzo de ... M11y sefiores nuestros: Hemos quedado profundamente a fligidos al conocer La triste noticia del fallecimiento del Sr. Carlos Rodriguez. Lamentamos el vacfo que deja rti ent re sus colegas y queremos ex presar nuestro mas sincero pisame por tan grave perdida. Les rogamos que hagan ertensivas nuestras condolencias a su familia. Cordiales saludos.

FRASES COMERCIALES MS USUALES EN LA REDACCIN DE LA CARTA COMERCIAL. Para el encabezamiento Apreciado seor Distinguido seor Estimados seores Estimado seor Prez Apreciada Sra. Mara Luisa Apreciado compaero

Frmulas introductorias (Texto) Mencionan ustedes en su carta. En contestacin a su carta. Acabamos de recibir Acabamos de firmar Le agradecemos su carta de. Estamos interesados en. Acusamos recibo de El informe adjunto Agradeceramos. Nos complacera. Nos complace enviarle Tengo el placer de informarles

Frmulas de cierre y despedida Le saluda atentamente Reciba un cordial saludo Muy atentamente Muchas gracias por .. Agradezco .. Cordialmente

Saludos cordiales Atentamente Un atento saludo de

Cartas de reclamacin

Enven tan pronto como sea posible. Enven sin demora. Enven una copia.

Cartas de disculpa

Lamentamos que. Debido a la creciente demanda. No se halla disponible en este momento.

FRASES QUE DEBE EVITAR EN LA REDACCIN DE LA CARTA COMERCIAL. Frmulas introductorias No es grato Aprovechamos la ocasin La presente tiene como objeto Por este medio le informo La misma tiene el objetivo de Por medio de la presente Mediante la presente Le suplicamos Le anunciamos Le informamos Nos reiteramos gustosos Ponemos en su conocimiento Tengo el gusto de Frmulas de despedida Agradeciendo por anticipado Les anticipamos las gracias Quedamos a su disposicin En espera de Quedo de usted Espero verme honrado Quedo a sus rdenes Quedamos a la espera Sin ms por el momento Quedo atento y seguro servidor Rogndoles

FALLOS EN LA REDACCIN COMERCIAL La informacin superflua Uso de las muletillas Mal uso del gerundio Uso de las llamadas frases de doble refuerzo Uso indiscriminado de las abreviaturas

LA CORRESPONDENCIA OFICIAL

Se denomina documento oficial al emitido por cualquiera de los rganos de la Administracin Pblica o a los documentos que las entidades o los ciudadanos dirigen a dicha Administracin en cuanto y desde el momento en que exista un expediente administrativo as como aquellos que con carcter oficial se intercambian entre los distintos departamentos de la propia Administracin. Este tipo de correspondencia exige un tratamiento especfico que la secretaria debe conocer. Casi todas las comunicaciones burocrticas se resuelven mediante frmulas e impresos concretos. Antes de redactar un documento oficial, es imprescindible informarse exactamente de la persona a quien va dirigido y del departamento o la entidad que ha de recibirlo. Adems, hay que proveerse de la documentacin que es ineludible adjuntar al documento oficial.

Clases de documentos oficiales Resoluciones Directivas Instrucciones Circulares Cartas circulares Certificaciones Hago Constar

Resoluciones: Son disposiciones que dictan los ministros, relacionados con la poltica administrativa, organizacin general del ministerio o comit estatal, relaciones o compromisos con otros organismos, evaluacin, nombramiento de personal dirigente y otras cuestiones que, por su importancia, deban adoptar esta forma. Casi todas se publican en la Gaceta Oficial de la Repblica.

Estructura de la resolucin Nmero de la Resolucin. Por cuanto. Resuelvo. Lugar, fecha y Ao. Nombre del editor.

Estructura del nombramiento: Resolucin que lo ampara. Resuelvo. Nombre del asignado. Notificacin. Lugar, Fecha y Ao. Nombre y Cargo.

Instrucciones: Son documentos que, por lo regular, reglamentan lo establecido por las resoluciones y otros asuntos que afectan al trabajo conjunto de dependencias adscriptas a viceministros, direcciones nacionales y departamentos independientes. Generalmente las emiten los viceministros o directores. Algunas se publican en la Gaceta Oficial.

Circulares: Se refieren a cuestiones operativas, aclaraciones, orientaciones de tipo general o aspectos concretos relacionados con la aplicacin de una resolucin o instruccin de un frente de trabajo alternativo. Las pueden dictar ministros, viceministros o directores.

Cartas Circulares: Son comunicaciones con un texto comn, que cada destinatario puede saber o no, est dirigido a varias personas.

Formas de elaboracin:

Ej. A Viceministro, Directores, Jefes de Departamentos e Inspectores del Organismo Central

Ej. A: Secretarios generales de los Comits municipales del SNTEC. Secretarios generales de los buroes sindicales Secretarios generales de las secciones sindicales

Las Certificaciones:

El Certificado El Hago Constar

Documento en el que se da fe de algo. Tiene valor legal y pueden ser de servicios prestados, de estudios realizados, de pagos, etc.

Caractersticas generales El escrito es en sentido vertical con el siguiente orden:

Encabezamiento

Se coloca en la parte superior del certificado, con margen izquierdo de unos 3 cm., margen superior amplio. Est constituido por: nombre y apellidos de la persona que lo expide; con la especificacin de su cargo. Esta primera parte se escribe en maysculas.

Cuerpo del escrito

Si se escribe en tercera persona va precedido del trmino CERTIFICA, escrito en maysculas, seguido de dos puntos. Si se redacta en primera persona debe ser la palabra CERTIFICO.

Lugar y fecha

Se escribe con letras, suelen constar junto a ella los efectos por los que se expide el documento.

Firma y cuo

Se sitan al pie y a la izquierda de la hoja.

Certificaciones:

Las certificaciones se redactan con la finalidad de hacer conocer bajo responsabilidad oficial algo sobre lo que el interesado ha solicitado constancia. Se confeccionan en papel timbrado del organismo que la otorga.

Hago Constar: Se redacta de forma similar al Certificado, pero tiene menos requisitos que este. Se encabeza con el nombre y el cargo del que hace constar, y por o regular no lleva ni visto bueno, ni nombre del que confronta los datos.

HAGO CONSTAR
Marcelo Martnez Castro, Director del Instituto Tecnolgico Mrtires de Caracas sito en Obispo y Cuba, Ciudad de La Habana.

HAGO CONSTAR:

Que el compaero MIGUEL CABRERA RAMIREZ, particip en el trabajo productivo en la zafra en el Central Bolivia, Regional Morn, provincia de Camagey, desde el da primero de febrero hasta el quince de mayo del dos mil dos.

Y para que as conste, se expide el presente en La Ciudad de La Habana, a los diez das del mes de julio del dos mil cinco.

Marcelo Martnez Castro Director

MM/at

CERTIFICACIN

Juan Herrera Daz, Director del Instituto Tecnolgico Martnez de Girn.

CERTIFICA:

Que el compaero Rolando Prez lvarez, Profesor de Matemtica, prest sus servicios en este centro, desde el da 1 de julio del 2000 hasta el 30 de julio del 2005.

Y para que as lo acredite ante la superioridad, se le expide la presente certificacin en la Ciudad de La Habana, a los dos das del mes de agosto del dos mil cinco.

Juan Herrera Daz Director

JH/at

OTRAS COMUNICACIONES ESCRITAS

RESUMEN Es la sntesis de ideas y pensamientos fundamentales a que puede reducirse lo expresado en un prrafo, captulo, libro, clase o exposicin en general. Extensin del resumen Mientras mayor es la necesidad de brevedad, ms exigente tiene que ser la bsqueda de ideas fundamentales a que puede reducirse un escrito. La extensin de un resumen est en relacin directa con el objetivo que persigue el que lo redacta.

Tcnica del resumen La tcnica de resumen necesita dos pasos fundamentales: b) La jerarquizacin de las ideas contenidas en el escrito En esta fase tienen que leer y analizar el documento o comunicacin y encontrar la idea central de cada prrafo, para darles una prioridad de acuerdo con su importancia. c) La integracin de las ideas En esta fase integramos de nuevo las ideas jerarquizadas, seleccionando de ellas solo las indispensables para el objetivo que nos hemos propuesto.

EL ESQUEMA

Es una tcnica de redaccin que revela la estructura de un trabajo la estructura de un trabajo y establece las relaciones jerarquizadas entre sus ideas.

Ejemplos: Esquema de un informe Ttulo Autores Resumen Introduccin Parte experimental Fundamentacin Resultados y discusin Conclusiones Bibliografa

Tcnica de esquema Se definen las ideas que van a ser objeto del trabajo y se anotan. Se establecen las relaciones entre las ideas, entre el todo y las partes. Se titulan las ideas seleccionadas (designacin) Se dispone el esquema en la forma adecuada a nuestros propsitos.

EL FAX

Los faxes deben de elaborarse tan cuidadosamente como las cartas, hay que revisar la ortografa y evitar los errores gramaticales. Es costumbre generalizada el crear una portada para el envo de documentos a travs del fax. Generalmente, las empresas tienen un modelo de portada preestablecido. Esta portada, puede ser ms o menos formal, ajustarse a determinados criterios estticos o ser incluso absolutamente simple; en realidad su aspecto no es relevante, sin embargo, es sumamente importante incluir la informacin necesaria y de la manera ms exacta posible.

Estructura Datos del emisor. Datos del remitente. El asunto al que hace referencia el mensaje. Fecha y hora de envo y su grado de urgencia. Confidencialidad o condiciones de distribucin. Nmero de pginas que se envan, y; Una nota o pequeo texto comentando qu es lo que se remite. En algunos casos esta pequea nota conforma precisamente la informacin que desea transmitirse. El principal objeto de la portada es evitar confusiones, errores o prdida de informacin. El estilo debe ser similar al del resto de la correspondencia empresarial, aunque no resulta incorrecto un estilo menos formal, dado el carcter de inmediatez de este medio de comunicacin. Hay que tener en cuenta que actualmente los estatutos de las sociedades y asociaciones admite, la validez de los documentos transmitidos por fax. Es conveniente confirmar la recepcin de los documentos importantes.

Remitente del fax

Para:
El texto presentado no puede ocup a Nmero de fax:

[Nombre de la compaa]
[Informacin de contacto]

Fecha: 16/09/2007

Asunto: [Haga clic aqu y escriba el asunto] Comentarios:

EL SALUDO El saluda es un escrito breve que se utiliza para transmitir notificaciones, invitaciones, felicitaciones y en general comunicaciones que tienen un carcter ceremonioso. Tiene unas particularidades que lo distinguen del resto de las comunicaciones usuales en el mundo empresarial. Estructura No va firmado por la persona que lo remite. Generalmente se redacta en tercera persona. No figura la direccin del destinatario. Tiene un formato establecido. En el encabezamiento consta el cargo de la persona que lo remite, a continuacin figura la palabra SALUDA, centrada y destacada utilizando un tipo de letra mayor que el usado para el resto del texto y en muchos casos, de distinto tipo. Cuerpo del documento: Nombre de la persona invitada, centrado y diferenciado. A continuacin, se expone el objeto de la comunicacin. El cierre se compone con el nombre y apellidos del remitente y una frase corts, del tipo "Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle su consideracin ms distinguida", adecuada al motivo de la comunicacin y finalmente, la localidad y fecha. Pi: en el que se indicarn los telfonos donde confirmar la asistencia y, en su caso, la etiqueta exigida en cuanto a atuendo (traje oscuro, chaqu, cctel, etc.).

LA COMERCIAL DE TEXLA S.A

SALUDA
a Do a Mara Urquiaga Directora de Co nf e c cio n e s Habana

Y tiene el placer de anunciarle la inauguracin de la exposicin de obras textiles "VERANO 2005" que tendr lugar el prximo 31 de julio, a las 20 horas en la sede social de la compaa.

Massiel Machin Aprovecha esta oportunidad para consideracin ms distinguida. ofrecerle su

Ciudad de La Habana 15 de julio de 2004

Calle 23, 10400 Plaza

Confirmar asistencia Antes del da 25 de julio de 2004 Telfono: 537 8312413

EL CORREO ELECTRONICO (EMAIL)

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Archivo Edici6n Ver lnsert ar For mato Herramientas Mensaje Ayuda
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Enviar

Cortar

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"SER PROFES/ONAL ES RECLAMARSE EL DESARROLLO PLENO DE TODAS LAS POTENC/AL/DADES BUSCANDO /NCANSABLEMENTE LA REAL/lAC/ON"

No pierda esta oportunidad que le brinda e/ Ministerio de Educaci6n Superior (MES ), recic/e sus conocimientos, actua/icese en /as nuevas tecnicas de investigacion cientificas (TIC), todo esto y mas eli e/: CURSO DE SECRETARIADO EJECUTIVO. (Telefono 537 8312413) E Mail ferriescubafivbox.orq ;; taquiqrafa2005@yahoo.com.mx Material de estudio libro "Aprendiendo a ser Secretaria" htto://revistas.mes.edu.cu!texts/pd/959-16/300/959-16-0339-B.pdf
Profesora Amalia Ta11uechel

Q MENSAJES PLAN...

1!12 Microsoft Offi... PLANTILLAS Ou...

ELABORAR UN MENSAJE DE CORREO ELECTRNICO

Al escribir un mensaje de correo electrnico nos haremos las mismas preguntas que nos hacemos ante cualquier otro tipo de comunicacin:

- Cul es el motivo del mensaje? - Quines son los destinatarios del mensaje? - Qu queremos obtener de ellos? - Por qu deben estar de acuerdo con nosotros? Recuerde. No hay que olvidar que el correo electrnico, si bien consigue la inmediatez de la comunicacin oral, tambin presenta la permanencia de la comunicacin por escrito. No hay que escribir nada en un mensaje que no incluiramos en un memorando.

El motivo del mensaje. Dada la facilidad de envo del correo electrnico, resulta fcil caer en la trampa de enviar mensajes sin pararse a pensar si son importantes o no, o a quin no. Esto lleva a prdidas de tiempo, tanto a nosotros como al receptor del mensaje, en el caso de que el mensaje no hubiera debido enviarse en absoluto.

Por otro lado, una frase de ttulo resulta mucho ms importante en un correo electrnico que en cualquier otro tipo de comunicacin. El ttulo le permitir al receptor reconocer el tema del mensaje y decidir si abre ese mensaje de inmediato o bien si abre cualquier otro de su buzn de correo. Recuerde. Una frase de ttulo electrnica es aqulla que resume de manera telegrfica el tema y el contenido del mensaje

REDACCIN DEL MENSAJE Imaginemos que somos el vicepresidente de una empresa, y que hemos programado una reunin para discutir el aumento de gastos en varios departamentos y el modo de reducir esos gastos. A la reunin deben asistir tres jefes de departamento, los que tienen exceso de gastos. Otros dos jefes de departamento asistirn para aprender y compartir diferentes modos de reduccin de gastos, pero en su caso la asistencia no es obligatoria.

El mensaje que podramos enviar para convocar la reunin sera parecido a ste:

Ejemplo:

Para: Todos los jefes de departamento De: El vicepresidente de la divisin Asunto: Reunin para tratar sobre el exceso de gastos

Se celebrar una reunin, obligatoria para los jefes de los departamentos A, B y C, el 2 de junio de 14.00 a 16.00 horas en la Sala 1 con el objeto de discutir el exceso de gasto observado en esos departamentos. Los dems jefes de departamento pueden asistir a la reunin, o enviar a algn representante, para compartir ideas que conduzcan a la reduccin de gastos. Pero en su caso, la asistencia no es obligatoria. Se ruega confirmacin de la asistencia por correo electrnico.

Si bien este mensaje incluye la informacin necesaria, resulta ser menos eficaz de lo que podra. Empleando unos pocos minutos ms se podran enviar mensajes por separado a los dos grupos de jefes de departamento. El primer mensaje podra ser as:

Para: Los jefes de los departamentos A, B y C De: El vicepresidente de la divisin Asunto: Reunin obligatoria sobre el exceso de gastos

Se ruega confirmacin, mediante la respuesta a este mensaje, de la asistencia a la reunin obligatoria para discutir el exceso de gastos en sus departamentos y el modo de reducirlo. Fecha: 2 de junio. Hora: de 14.00 a 16.00

Este es el segundo mensaje que podra escribir:

Para: Los jefes de los departamentos D y E De: El vicepresidente de la divisin Asunto: Reunin voluntaria sobre la reduccin de gastos

Reunin con los jefes de los departamentos A, B y C para discutir los excesivos gastos producidos en dichos departamentos y el modo de reducirlos. Puede que encuentren interesante la asistencia a nuestra reunin; si es as pueden participar en ella, o enviar a algn representante para que asista a la ltima hora de la reunin, momento en que se discutirn los medios para reducir gastos. Fecha: 2 de junio, hora: 14.00 a 16.00, lugar: Sala de conferencias

En el segundo ejemplo, la peticin es mucho ms clara que en el mensaje original.

Consejo.- Si queremos utilizar diferentes caracteres y tipos de letra para hacer que nuestro mensaje resalte, podemos escribirlo con algn programa de tratamiento de textos y enviarlo como documento adjunto.

LOS DESTINATARIOS Una de las grandes ventajas del correo electrnico es la facilidad para enviar un mensaje a varias personas simultneamente. Sin embargo, esta ventaja no est exenta de riegos. No hay que caer en la tentacin de enviar mensajes a una persona simplemente porque resulte fcil hacerlo. Debemos considerar primero si todas las personas de nuestra lista de correo necesitan de verdad la informacin contenida en el mensaje. De este modo, lograremos evitar saturar el buzn de correo de los dems con mensajes irrelevantes, y evitaremos saturar nuestro propio buzn con las respuestas que no necesitaban recibir esa informacin.

No hay que dar por hecho que los destinatarios han ledo nuestro mensaje, sobre todo si lo hemos enviado a varias personas. Al igual que nosotros nos saltamos algunos mensajes, debemos pensar que los dems hacen lo mismo. Si adoptamos la costumbre de enviar los mensajes nicamente a aquellas personas a quienes les interesa de verdad, los receptores de nuestros mensajes terminarn por darse cuenta de que nuestros mensajes merecen la pena ser ledos en cuanto se reciban.

Recuerde.La lista de correo, o lista de distribucin, es la lista de las personas a quienes se enva el mensaje.

Siempre hay que recordar que si nosotros no sabemos lo que queremos de los destinatarios del mensaje, es poco probable que ellos lo sepan, con lo cual nuestro mensaje les supondr una prdida de tiempo. Por tanto, es importante que seamos concretos acerca de lo que esperamos que cada destinatario haga con la informacin que le enviamos.

Asimismo, no debemos dar por hecho que los receptores harn lo que nosotros pretendemos que hagan. Si les pedimos alguna actuacin, debemos solicitar la confirmacin de que han ledo el mensaje y de que estn de acuerdo con hacer lo que se les pide.

Recuerde.Hay que tener mucho cuidado al enviar grficos por correo electrnico. Algunos programas de correo electrnico transforman los caracteres de los grficos, modificando considerablemente su aspecto.

RESPUESTA A LOS CORREOS Existen varias pautas a seguir para responder a un correo electrnico que ahorrarn tiempo y evitarn la saturacin del buzn de correo, tanto del nuestro como del de los destinatarios del mensaje.

Slo hay que responder cuando se necesite una respuesta. Por ejemplo, si nos han enviado una informacin que vamos a necesitar para un documento en el que estamos trabajando, no ser necesario responder al mensaje. El hecho de que esa informacin aparezca en nuestro documento ya indica que lo hemos recibido y que hemos hecho uso de la informacin que contena.

Para responder a un correo electrnico del que somos uno de los muchos receptores, no debemos enviar una respuesta a todos los nombres de la lista de correo. En muchos casos, slo unos cuantos necesitarn conocer la respuesta. Al enviar el mensaje slo a las personas a las que les pueda interesar, conseguiremos evitar saturar el buzn de correo de los dems.

Tras varias idas y venidas del mensaje, el ttulo ya no har referencia a la informacin contenida en el mismo. En ese caso, debemos cambiar el ttulo por otro ms adecuado.

La mayora de los programas de correo electrnico adjuntan el mensaje original a la respuesta. Sin embargo, podemos, y debemos, eliminar las partes del mensaje original que no sean relevantes para nuestra respuesta. Con ello acortaremos el mensaje.

Aunque no tenemos que incluir todo el mensaje original, s deben aparecer todas las frases que sean relevantes para la respuesta de modo que los destinatarios tengan claro siempre a qu estamos contestando exactamente. No podemos dar por hecho que todos los destinatarios se acuerdan del mensaje original.

Para las respuestas breves, debemos usar el ttulo para enunciarlas, aunque luego las incluyamos en el mensaje, ya que muchas personas abren los mensajes sin leer su ttulo.