Manual Administrador SIGMA

MANUALES DE USUARIO Proyecto: Sistema de Control y Administracin de Gestin
SIGMA-DOC
Manual de Usuario
Perfil Administrador
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INDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................... 3 OBJETIVO ............................................................................................................ 4 ALCANCES ............................................................................................................ 4 ACCESO A SIGMA-DOC ......................................................................................... 5 ACCESO A LA COMPUTADORA .................................................................................................................. 5 ACCESO A SIGMA-DOC ............................................................................................................................... 6 ROLES DE SIGMA-DOC ......................................................................................... 7 ROL DE RECEPCIN. .................................................................................................................................... 8 ROL DE TURNADO......................................................................................................................................... 8 ROL DE ATENCIN. ...................................................................................................................................... 8 ROL DE ASISTENTE. ..................................................................................................................................... 8 ROL DE SUPERVISOR REA. ..................................................................................................................... 9 ROL ATENCION DESTINATARIOS EXTERNOS. ................................................................................... 9 ROL DE ADMINISTRADOR.......................................................................................................................... 9 PANTALLA DE INICIO........................................................................................... 9 BOTN DE INICIO .............................................................................................. 10 BOTN DE CATLOGOS ...................................................................................... 11 ARCHIVADO ....................................................................................................... 12 CONSULTA EN ARCHIVADO ..................................................................................................................... 15 CONSULTAS POR ASUNTO ....................................................................................................................... 15 CONSULTAS POR INSTRUCCIN ........................................................................................................... 16 UNIDAD ADMINISTRATIVA (REA) .................................................................... 16 PUESTOS (USUARIOS RESPONSABLES).............................................................. 18 USUARIOS POR ROLES ................................................................................................................................ 24 ENTIDADES ........................................................................................................ 25 REMITENTE ........................................................................................................ 26 TRMITES .......................................................................................................... 28 TIPO DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 29 TIPOS DE ASUNTO ............................................................................................. 30 PRIORIDADES .................................................................................................... 32 FOLIOS .............................................................................................................. 33 PASOS ................................................................................................................ 34
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INSTRUCCIONES ................................................................................................ 35 RAZONES DE RECHAZO ...................................................................................... 37 DIAS FESTIVOS ................................................................................................. 38 RUTA AUTOMATICA ............................................................................................ 39 PLANTILLAS ....................................................................................................... 41 PLANTILLAS DE WORD PARA SIGMA-DOC ......................................................................................... 41 PLANTILLAS EN SIGMA-DOC ..................................................................................................................... 45 CONFIGURACION SIGMA-DOC............................................................................ 49 SEMAFORIZACIN ...................................................................................................................................... 50 PAGINACIN ................................................................................................................................................. 50 PLANTILLAS ................................................................................................................................................... 50 REASIGNACIN Y DELEGACIN ............................................................................................................ 50 GENERAL ........................................................................................................................................................ 50 ESTATUS ............................................................................................................ 51 TIPO DE RESPUESTAS ........................................................................................ 53 ANALISIS ........................................................................................................... 54 SALIDA DEL SISTEMA ........................................................................................ 57
INTRODUCCIN
El Sistema de Gestin Documental (SIGMA-DOC) es una aplicacin que tiene como finalidad mejorar la organizacin y registro de todos los Asuntos que se atienden y se generan en la Dependencia, ya sea que el origen de los asuntos sea interno o externo a la misma, as como un rpido acceso a los archivos, anexos electrnicos y digitalizados, adems de poder conocer el expediente que se le asign. Agiliza el envo y recepcin de correspondencia de una manera segura y eficiente, mejorando los tiempos efectivos de trabajo, asegura el envo y recepcin de documentos. La consulta a documentos es de manera dinmica optimizando el flujo de informacin. Aunado a la informacin se pueden agregar observaciones y comentarios, y genera automticamente un acuse de recibo al consultar el documento, el cual puede ubicarse por fecha, responsable, ubicacin, por tipo, por estado, etc. SIGMA-DOC est conformado por las siguientes funciones generales: Captura y Registro del Asunto, Anexo de archivos contenidos en el disco duro, o cualquier dispositivo de almacenamiento conectado al equipo, Anexo de archivos digitalizados, Anexo de Referencias, Creacin automtica de instrucciones a partir de los destinatarios capturados en el Asunto, Turnado de las Instrucciones, Atencin de Instrucciones mediante avances a las mismas, Delegacin, Reasignacin y Rechazo de instrucciones, Seleccin del expediente para los asuntos, etc. Hoja 3 de 57
En cuanto a documentos normativos permiten estandarizar y normar la informacin que rige a la Dependencia mediante la integracin de polticas, procedimientos y manuales. El objetivo principal es proveer una herramienta que permita tener una mejor organizacin y registro de documentos, para un ptimo flujo de informacin dentro de la Dependencia
OBJETIVO
La finalidad de la aplicacin es tener una mejor organizacin y registro de documentos, contribuyendo de manera segura y eficiente a un ptimo flujo de informacin, permitiendo adems la estandarizacin de la informacin que rige a la dependencia, esto mediante la integracin de polticas, procedimientos y manuales, creando un estilo de trabajo, mejorando la productividad y tiempo de respuesta para la atencin de los procesos internos, as como la atencin a las solicitudes de los clientes y/o personal de la propia secretara.
ALCANCES
El administrador del sistema configurar los catlogos necesarios para cada unidad usuaria, considerando los siguientes aspectos como mnimos: o o o o o o o o o o o o o o Encabezados en reportes; Estructura organizacional; Definicin de las Unidades Administrativas; Siglas; Puestos y sus Roles Asignados; Tipo de documentos; Tipo de Instrucciones; Razones de rechazo; Rutas Automticas de atencin predefinidas; Das feriados; Asignacin de tiempos en la atencin; Generacin de folio por Unidad Administrativa; Definicin de Colores para clasificacin de prioridad de asuntos; Indicadores o semforos para conocer el Status del asunto y medir niveles de atencin.
El administrador otorgar los permisos a usuarios individuales. El administrador configurar un folio de recepcin correspondiente por Unidad Administrativa el cual se generar de forma consecutiva e irrepetible en el sistema, mismo que podr ser reiniciado por el Administrador del Sistema a principios de ao en caso de requerirse; El administrador configurara el sistema de forma que asigne al menos un Supervisor de rea por Unidad Administrativa para que este se encargue de la carga de datos en los catlogos correspondientes. Hoja 4 de 57
ACCESO A SIGMA-DOC
ACCESO A LA COMPUTADORA Para trabajar con SIGMA-DOC, se requiere un explorador o navegador de Internet, soportndose los siguientes: Explorer 5.5 Compatible con Netscape 7.2 Mozilla Firefox 1.5 Existen cuatro formas de poder localizar el icono, cada opcin que se explica son alternativas, que no necesariamente se encuentran todas en el escritorio de trabajo en Windows, si no existen, comunquese al rea de Sistemas para resolver el problema. 1.1 Por Men rpido, localice el icono en la barra inferior del escritorio de trabajo en Windows, seleccione el icono y oprima el botn izquierdo del mouse. 1.2 Por Men de programas, para localizar el icono en esta opcin se debe oprimir una
vez el botn izquierdo del Mouse en el botn de que se encuentra en la seccin inferior izquierda del escritorio en Windows como se refleja en la imagen. 1.3 Por Men de inicio, localice el icono de que se encuentra en la seccin inferior izquierda del escritorio en Windows y oprima el botn izquierdo del mouse, seleccione el icono del explorador dando doble clic con el botn izquierdo del mouse.
Inicio de programas 1.4. Por Escritorio, seleccione el icono de acceso rpido que se encuentra en el escritorio de trabajo en Windows y el botn izquierdo del mouse.
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Despus de realizada esta operacin se abre un listado con todos los programas que tenemos instalados en la computadora. Seleccionar el icono del explorador dando doble clic con el botn izquierdo del Mouse.
Fig. i-1 Tipos de acceso a Internet Explorer
El explorador est compuesto de varios elementos que nos permiten trabajar en l, en este momento solo se explicarn los puntos que se utilizarn en SIGMA-DOC ACCESO A SIGMA-DOC Ya que estamos en el explorador, es necesario escribir la siguiente direccin: http://SIGMADOC//, en la seccin superior del navegador para trabajar en SIGMA-DOC, como se muestra en la siguiente imagen: Direccin SIGMA-DOC
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Una vez que se escribi la direccin aparecer una pequea pantalla, donde se solicitar el usuario teclear su nombre de usuario y contrasea.
Usuario
Contrasea
ROLES DE SIGMA-DOC
Antes de entrar en materia con los mdulos que involucra la gestin de SIGMA-DOC, es necesario saber cuantos tipos de roles hay y sus funciones. En el SIGMA-DOC se manejan diferentes tipos de responsables conocidos como roles de acceso, estos roles permiten visualizar solamente la informacin que le corresponde a cada Hoja 7 de 57
participante en el proceso de gestin, esto es, desde la recepcin de documentos hasta su termino de atencin. Es por esto, que cada usuario cuenta con permisos de entrada predefinidos, a partir de los cuales solo ser posible visualizar uno o varios mdulos, definidos previamente por el administrador del SIGMA-DOC. Es posible que una persona tenga ms de un rol en el proceso. SIGMA-DOC tiene definidos 6 tipos de roles.
ROL DE RECEPCIN.
La funcin del usuario que tiene el rol de Recepcin es la de crear los nuevos asuntos y capturarlos en el sistema, normalmente son los usuarios que se encuentran en ventanilla y solo pueden hacer modificaciones a los asuntos si permanecen en el mdulo de recepcin de manera de borrador, ya que si se ha turnado un asunto, quedara fuera del alcance del rea de ventanilla de recepcin. Cuando un Asunto/Instruccin se genera para una Unidad Administrativa que ya est operando dentro de SIGMA-DOC, las instrucciones le llegarn automticamente a la ventanilla nica de destino, por lo que se evita el proceso de recaptura.
ROL DE TURNADO.
Los usuarios que tienen el rol de Turnado tienen como funcin principal la de revisar y organizar los asuntos capturados en el rea de captura o ventanilla y despus de esto, generar las instrucciones a los usuarios correspondientes y tambin son capaces de capturar un nuevo asunto. Otra funcin muy importante del usuario con este rol, es la de revisar que las instrucciones terminadas hayan concluido correctamente para que de su aprobacin y prosiga a dar fin al asunto.
ROL DE ATENCIN.
La funcin del usuario que tiene el rol de Atencin es la de atender las instrucciones que se le generen, es decir puede atender instrucciones, generar avances a las instrucciones, rechazar una instruccin, reasignar una instruccin, solicitar un cambio de fecha de entrega de una instruccin, puede habilitar un delegado mltiple, crear un comentario, insertar un archivo, solicitar una firma y hacer bsquedas.
ROL DE ASISTENTE.
La funcin del usuario con rol de Asistente, es la de poder responder las instrucciones de un usuario que tiene rol de Atencin, esto sucede siempre y cuando tambin este configurado en el catlogo como el asistente de otro usuario. Un ejemplo muy claro puede ser cuando un jefe de departamento tiene un asistente el cual puede responder las instrucciones que le son generadas al jefe de departamento.
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ROL DE SUPERVISOR REA.

La funcin del usuario cuyo rol es el de Supervisor de rea, es la de encargarse de la configuracin de los catlogos, pero exclusivamente a los referentes a el rea a la que pertenece el usuario; tambin puede generar reportes e incluso terminar instrucciones.
ROL ATENCION DESTINATARIOS EXTERNOS.

Este rol tiene un trato especial ya que solo se le puede dar a la persona encargada de ventanilla o bien de la recepcin de la Unidad Administrativa, este rol lo que hace es generar un Asunto/Instruccin para una UA que no esta operando aun con el SIGMA-DOC, o bien es dependencias externas y no tiene nada que ver con el sistema. Al capturar ese asunto lo que har el sistema ser crearle a esa persona que capturo una instruccin para que ella misma la descargue en el momento que le regresen la respuesta o concluya la atencin a lo solicitado, de esta manera se tendr toda la gestin integrada en el sistema.
ROL DE ADMINISTRADOR. La funcin del usuario que cumple el rol de Administrador es nicamente la de configurar los catlogos del sistema de manera general. El Administrador puede dar mantenimiento a los catlogos y registros que aplican para toda la Dependencia o para Unidades Administrativas en particular. El usuario que tiene este rol, no puede formar parte de la gestin de asuntos.
PANTALLA DE INICIO
La pantalla de inicio de este mdulo, cuenta con dos elementos, elementos de navegacin. el rea de trabajo y los
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Como se puede ver en la imagen anterior el tipo de acceso al SIGMA-DOC, es de acuerdo al rol que el usuario tenga. Los elementos que se encuentran en la parte superior de la pantalla se tratarn con profundidad en las siguientes secciones de este documento.
BOTN DE INICIO
Al ingresar al sistema de Gestin Documental (SIGMA-DOC), el sistema reconoce el tipo de acceso y los documentos a los que tiene acceso el usuario, mostrando un lugar de trabajo como se presenta a continuacin para el caso del rol de Administrador:
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El sistema nos posiciona por default en la pestaa correspondiente al catlogo de puestos.
BOTN DE CATLOGOS
Cuando una persona que cuenta con el perfil de Administrador tendr la capacidad de parametrizar o configurar todos los catlogos del sistema, esto incluye desde dar de alta los puestos que accedern a SIGMA-DOC, hasta definicin de las rutas de atencin para que se ejecuten de manera automtica. El Administrador solo se encarga de los catlogos y no entra en la gestin de documentos. A continuacin se muestra el listado de catlogos y la funcionalidad que tiene cada uno de ellos, as como la forma de generar altas, bajas o modificaciones en estos:
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Dentro de los catlogos encontrar la opcin de nuevo, edicin y de borrado, para generar un nuevo registro de clic en y le desplegar la pantalla de captura, para
editar el registro de clic en y se desplegar la pantalla de captura con los datos capturados del registro, para guardar un dato despus de capturar la informacin o realizar una modificacin de clic en y para borrar alguna informacin del catlogo .
solo seleccione lo que desea eliminar y de clic al botn
ARCHIVADO
En esta opcin, SIGMA-DOC le permitir configurar todos los elementos necesarios para generar las claves para el archivado de la informacin y documentacin electrnica que se genere durante la gestin, todo conforme a la estructura que marca el Archivo General de la Nacin (AGN). El manejo del archivado requiere diversos elementos los cuales se generan a partir del llenado de los catlogos que se enlistan, a continuacin se muestra la forma de generar altas, bajas o modificaciones en estos:
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Al seleccionar alguna opcin del catlogo el sistema desplegara inicialmente un listado de datos ya generados dentro del sistema, desde esta pantalla puede crear, modificar o borrar un nuevo registro.
Listado de Datos
Para generar un nuevo registro de clic en y le desplegar la pantalla de captura, para editar el registro de clic sobre el registro que desea modificar ( aparece subrayado de color azul) y se desplegar la pantalla de captura con los datos capturados del registro, y para borrar alguna informacin del catlogo solo seleccione los registros que desea eliminar (check box) y de clic al botn anterior presione , finalmente si desea regresar al listado inicial o a la pgina
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El dar de alta un nuevo registro en la mayora de los catlogos le solicitara el campo, nombre y una breve descripcin de este, usted ingresara los datos conforme al catalogo que se encuentre.
Al dar de alta o modificar un nuevo registro siempre encontrara dentro de la pantalla de captura la opcin de Activo o Inactivo, esto se refiere a que en algunos momentos esa nomenclatura o informacin puede ser utilizada normalmente, para esto la casilla deber no estar marcada y en caso de requerir que se bloque o inactive esta nomenclatura solo seleccione la casilla e ingrese una justificacin del porque no se podr habilitar mas.
Finalmente guarde el registro recin generado o modificado dando clic en cabe mencionar que todos los catlogos de esta seccin aplican estas mismas instrucciones. Un punto importante y de consideracin es el orden que debe llevar en el llenado de catlogos del Archivado, preferentemente ingrese los datos de forma cronolgica siguiendo el orden de aparicin del catlogo en la lista, no olvide que llegara un punto en el que para continuar con el llenado de un catalogo se requerir ligar la informacin aun catlogo previamente generado, por ejemplo para el llenado del registro de secciones es necesario ingresar un Fondo y Sub fondo, los cuales fueron previamente generados, solo debe seleccionar de la lista la opcin que desee.
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Datos previamente generados en otros catlogos
CONSULTA EN ARCHIVADO
Dentro del catalogo de Archivado encontrara al final de la lista dos opciones Consultas por Asunto y Consultas por Instruccin, estas opciones en especifico le ayudaran a realizar bsqueda de documentos o instrucciones dentro de la informacin previamente archivada.
CONSULTAS POR ASUNTO

En esta consulta podr generar consulta de Expedientes, buscar asuntos con o sin expediente, revisar todos los expedientes, etc. el sistema desplegara dentro de cada opcin la informacin contenida seleccionando la informacin que desea ver.
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CONSULTAS POR INSTRUCCIN

En esta consulta podr generar consulta de Instrucciones, buscar asuntos instruccin dentro de expedientes especficos, en todos los expedientes o incluso sin expediente, el sistema desplegara dentro de cada opcin la informacin contenida seleccionando la informacin que desea ver.
UNIDAD ADMINISTRATIVA (REA)

En esta opcin, SIGMA-DOC permite definir las Unidades Administrativas (reas) que estarn en el proceso de Gestin, de clic al botn Administrativa. para dar de alta una nueva Unidad
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El sistema desplegar una nueva pantalla en la cual se deber ingresar toda la informacin de la Unidad Administrativa que se esta creando y al finalizar la captura de datos solo de clic en . Posteriormente cercirese de que se haya creado.
PULSE PARA GUARDAR
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En caso de que quiera modificar los datos de una Unidad Administrativa ya existente, solo presione sobre el nombre de la Unidad que desea editar y haga los cambios pertinentes, finalizando con presionar el botn .
Si Busca una rea dentro del sistema puede apoyarse del buscador solo ingrese el nombre del rea, seleccione como desea buscar por Unidad Administrativa o Por puesto y finalmente de clic y el sistema en automtico le traer la informacin solicitada.
PUESTOS (USUARIOS RESPONSABLES)

En esta opcin, el administrador puede definir el acceso a las personas que utilizarn el SIGMA-DOC, definiendo el perfil con el que trabajar.
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De primera instancia podemos consultar los puestos por Unidad Administrativa dados de alta en SIGMA-DOC, si se quiere modificar alguno de ellos, debe seleccionar la Unidad Administrativa, seleccionar el nombre de puesto correspondiente y posteriormente oprimir el botn de editar . para guardar los cambios q y no se guardaran los
Realiza los cambios que crea necesarios y oprima el botn
realizo, en caso de no querer guardar ningn cambio solo presione cambios realizados.
Para dar de alta un nuevo puesto seleccionar la opcin de nuevo , se presentar la siguiente pantalla que mostrar los campos a capturar que definen un puesto. Aqu encontraremos informacin tal como, el nombre de puesto, el usuario responsable, usuario y contrasea de acceso, unidad administrativa, correo electrnico, telfono, jefe inmediato, asistente, los roles asignados, entre otros campos. Solo los campos que estn resaltados son obligatorios. Si la persona tiene un puesto de mando superior y cuenta con una asistente, en esta seccin se debe modificar.
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A continuacin se explica brevemente cada uno de los campos contenidos en la alta del puesto: Usuario.- El campo de Usuario hace referencia al nombre de acceso al SIGMA-DOC. Contrasea.- Es el campo donde se pone el contrasea de acceso para el nombre de usuario que se configur en el campo anterior. Unidad Administrativa.- Es el rea a la que pertenece el usuario. Puesto.- Es el campo donde se escribe el cargo o la funcin del usuario. Responsable.- Es el campo donde se escribe el nombre completo del usuario. Correo Electrnico.- Es el campo donde se escribe el e-mail del usuario, que utilizar para la gestin. Telfono.- Es el Campo donde se escribe el nmero telefnico del usuario. Jefe (Puesto).- Es el campo donde se elije el puesto superior al que le reporta el actual, dando a lugar a la estructura orgnica de puestos. Los usuarios que SIGMA-DOC despliega que pueden ser Jefe, son solo los que estn cargados en la misma Unidad Administrativa. Nombre del Jefe.- Es donde despus de haber elegido al Jefe (Puesto) en el campo anterior, SIGMA-DOC, muestra el nombre del responsable correspondiente al Jefe.
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Asistente.- Es el campo donde se elije a el usuario que es subordinado en el organigrama de SIGMA-DOC, el cual puede ser utilizado para que el asistente pueda resolver las instrucciones que son enviadas al usuario que se esta capturando. Consecutivo.- Este campo normalmente lo encontrara con el nmero cero, en el momento que el usuario ingrese al sistema y se equivoque este nmero cambiara automticamente a uno y cada intento fallido se sumara uno, el sistema le da tres oportunidades y a la tercer oportunidad el usuario se bloqueara y hasta q no ingrese el administrador y cambie esta valor a cero. Usuario Activo.- Este campo trabaja en conjunto con el campo Consecutivo, ya que en el momento que el usuario bloquea su cuenta de acceso, el sistema en automtico cambia el estatus de Activo a Suspendido. En el momento en que el administrador modifique el valor del Usuario activo deber cambiar en estatus de este campo a Activo nuevamente y de esta manera el usuario podr ingresar nuevamente al sistema como normalmente lo hace. Atencin Usuarios Externos.- Este campo se refiere a dar permisos de un rol (revisar en la seccin de roles su funcin), si desea habilitarle este rol al puesto solo marque el check box o de lo contrario no lo marque. Rol de Usuario.- Es donde se elije el rol o la combinacin de estos para el puesto que se est cargando al SIGMA-DOC, un usuario puede tener ms de dos roles pero esto depender de los permisos establecidos por el jefe o director de la unidad.
Configuracin de Correos de Salida.- Los check box de Configuracin de Correos, hacen referencia a los privilegios que cuenta el usuario para la gestin en cuanto al manejo del correo electrnico. Para ser ms especficos, cada check box habilita o deshabilita la opcin correspondiente al nombre adjunto. Por ejemplo si requiere se rechaza una Instruccin el sistema automticamente enviara un correo comentando sobre esto, todo depender de la configuracin que se deje establecida.
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Configuracin de Correos de Entrada.- Los check box de Configuracin de Correos, hacen referencia a los privilegios que cuenta el usuario para la gestin en cuanto a la llegada de correo electrnico. Para ser ms especficos en esta opcin al marcar el check box el sistema habilitara que le enven correos de instrucciones, rechazos, atenciones etc. que debe atender o conocer la persona de ese puesto. En caso de no querer recibir ningn tipo de correo sobre los asuntos/instruccin basta con quitar la palomita del check box y queda deshabilitado el envi del correo. Cabe mencionar que estos correos se refieren a la agestin que se va generando da con da, pero lo referente a correos de alarmas (semforos) estn por default y esos correos son enviados de manera independiente a esta opcin.
Configuracin de Catlogos.El check box de Configuracin de Catlogos, hacen referencia a los privilegios que cuenta el usuario para la gestin en cuanto al manejo de Catlogos de la Unidad ala cual pertenece. Para ser mas especficos, el check box de Configuracin de Catlogos, hacen referencia a los privilegios con que contara el usuario para la gestin en cuanto a las Altas, Bajas y Cambios de catlogos de la Unidad Administrativa a la que pertenece, se recomienda que una mximo dos personas sean las encargadas de realizar esta actividad para evitar confusiones posteriores.
Acceso a la Bitcora del Usuario,- Las personas que cuentan con un usuario en SIGMADOC poseen la descripcin del puesto perfectamente definido y a su vez cuenta con un historial o Bitcora de accesos al sistema, para ingresar a esta se debe ingresar al puesto, en la parte inferior izquierda del Puesto encontrara el texto click sobre le texto para ingresar solo de un
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El sistema le desplegara en pantalla el listado de eventos y fechas realizados por ese usuario, para ser mas especficos el registro de una Instruccin hora y fecha.
Si esta buscando informacin referente a un da o evento especfico solo oprima el botn y el sistema le desplegara la pantalla donde ingresara los criterios de bsqueda.
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USUARIOS POR ROLES

Finalmente en la pantalla de Puesto del lado superior derecho encontrara el texto si da un clic sobre la opcin el sistema le desplegara una pantalla donde muestra toda la estructura de la Unidad Administrativa en la cual se encuentre ubicado en ese momento.
Para consultar la estructura y puestos de otra rea solo seleccione la Unidad Administrativa que desea consultar.
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ENTIDADES
En esta opcin, SIGMA-DOC permite definir las entidades que envan documentos de manera fsica agilizando la captura en la recepcin de los mismos.
El sistema siempre le desplegara el listado de Entidades ya existentes y aqu tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
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Da clic para crear una nueva entidad y captura la informacin que permita identificar a la institucin o dependencia tal como, entidad, direccin y telfono, adems puede buscar una entidad con ayuda del buscador.
Al dar de alta una Entidad encontrara el campo con un check box, este se utiliza exclusivamente cuando se estar trabajando con el modulo de Portal Ciudadano ligado con SIGMA-DOC si utilizara el modulo selecciona el check box de lo contrario solo deje en blanco.
REMITENTE
Aqu se puede capturar las personas que envan los documentos fsicos de la institucin o dependencia.
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El sistema siempre le desplegara el listado de Remitentes ya existentes y aqu tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
Da clic
para crear un nuevo Remitente y captura los datos de la persona que enva el y posteriormente
documento fsico, al finalizar la captura del remitente solo de clic en cercirese que en ese momento se haya generado el nuevo registro.
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TRMITES
En el catlogo de Trmites se definen los posibles trmites con su tiempo de atencin correspondiente por Unidad Administrativa, la definicin de trmites nos ayudar a definir una fecha de compromiso de manera automtica en la recepcin del asunto al seleccionar un trmite del catlogo, sin posibilidad de modificar la fecha compromiso.
El sistema siempre le desplegara el listado de Tramites ya existentes y aqu tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
Da clic
para crear un nuevo Tramite y captura la informacin que permita le permitir y
captura los datos del Trmite, al finalizar la captura del Trmite solo de clic en posteriormente cercirese que en ese momento se haya generado el nuevo registro.
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TIPO DE DOCUMENTOS
En esta seccin del catlogo se definen los tipos o clasificaciones que deben tener los documentos que ingresan al SIGMA-DOC, siendo til para la bsqueda de informacin.
El sistema siempre le desplegara el listado de Tipos de Documento tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
ya existentes y aqu
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Da clic para crear un nuevo Tipo de Documento, el sistema le desplegar una nueva pantalla en la cual se pueden definir tantos tipos de documentos como se requieran por Unidad Administrativa, al finalizar la captura solo de clic en se haya guardado en ese momento el nuevo registro. y posteriormente revise que
Al dar de alta un nuevo tipo de documento encontrara el campo con un check box, este se utiliza exclusivamente cuando se estar trabajando con el modulo de Portal Ciudadano ligado con SIGMA-DOC, si utilizara el modulo selecciona el check box de lo contrario solo deje en blanco.
TIPOS DE ASUNTO
Aqu se pueden definir los diferentes Tipos de Asunto a los que se refieren los documentos que llegan a la Unidad Administrativa, siendo til para la bsqueda de informacin.
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El sistema siempre le desplegara el listado de Tipos de Asunto ya existentes y aqu tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
Da clic para crear un nuevo Tipo de Asunto y captura la informacin que permita definir tantos tipos de asuntos que se requieran en la Unidad Administrativa, al finalizar la captura solo de clic en registro. y posteriormente revise que se haya guardado en ese momento el nuevo
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PRIORIDADES
En esta opcin, SIGMA-DOC permite definir las Prioridades se manejarn de manera estndar permitiendo dar peso a la instruccin en el momento en que se atienda.
El sistema siempre le desplegara el listado de Prioridades ya existentes y aqu tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
El sistema le desplegar una nueva pantalla en la cual le permitir definir tantos tipos de prioridad como se necesite tener definido en el SIGMA-DOC, al finalizar la captura de la prioridad y su color caracterstico, solo de clic en momento se haya generado el nuevo registro. y posteriormente cercirese que en ese
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FOLIOS
El folio permite definir un consecutivo que se encuentre relacionado con el rea, aqu se puede definir los folios con los que se trabajar en SIGMA-DOC, permitiendo dar orden a la recepcin de los documentos ya que se puede saber en que rea ingreso.
El sistema siempre le desplegara el listado de Folios ya existentes y aqu tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
Parte de la captura de folio, permite configurar el orden en que estar el Folio, solo se necesita arrastrar de un campo al otro, de manera que la primera clave del segundo campo Hoja 33 de 57
sea el que aparezca en primer lugar en el Folio; al finalizar la captura solo de clic en posteriormente revise que se haya guardado en ese momento el nuevo registro.
PASOS
Una de las opciones mas importantes es la de generar los pasos que se llevaran para un determinado tipo de documento, dentro del sistema podr crear ciertos pasos a seguir en la gestin a partir de un tipo de documento ya creado.
El sistema siempre le desplegara el listado de Documentos y pasos que lo componen, tambin aqu podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
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El sistema le desplegar una nueva pantalla en la cual se deber seleccionar el tipo de documento, el numero de paso y su descripcin, se deben generar tantos pasos y tipo de documento como se requieran, al finalizar la captura de datos solo de clic en revisar si se genero el nuevo paso. y prosiga a
INSTRUCCIONES
En esta seccin se pueden definir las instrucciones para que pueda generar un estndar y durante la captura de la instruccin sea ms rpida y agilice el proceso.
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El sistema siempre le desplegara el listado de Instrucciones ya generadas, en esta pantalla tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
El sistema le desplegar una nueva pantalla en la cual se deber ingresar el nombre de la instruccin que se esta creando y seleccionar la Unidad Administrativa al finalizar la captura de datos solo de clic en Instruccin. y posteriormente revise que se haya creado correctamente la
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RAZONES DE RECHAZO
En esta seccin permite definir las diversas razones por las que una instruccin no puede ser atendida, solo de clic al botn para dar de alta un nuevo rechazo.
El sistema siempre le desplegara el listado de Razones de Rechazo ya generadas, en esta pantalla tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
El sistema le desplegar una nueva pantalla en la que da clic para crear una nueva Razn de Rechazo y captura tantas como requiera y sea de su apoyo, al finalizar la captura solo de clic en y posteriormente cercirese que se haya generado el nuevo registro.
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DIAS FESTIVOS
El Catlogo correspondiente a Das Festivos es donde se captura en SIGMA-DOC los das que son feriados, es decir, que el sistema no debe contar como da hbil.
El sistema siempre le desplegara el listado de Das Festivos ya generadas, en esta pantalla tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
El sistema le desplegar una nueva pantalla en la que da clic para crear un nuevo Da Festivo y captura la informacin, debe escribir la fecha en el formato da/mes/ao u ocupar el botn de , el cual abrir una ventana con un calendario para elegir la fecha, prosiga y posteriormente revise que se
escribiendo el nombre de la descripcin y solo de clic en haya creado correctamente.
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RUTA AUTOMATICA
El catalogo correspondiente a ruta automtica es el lugar donde SIGMA-DOC le permite capturar las instrucciones preestablecidas para un tipo de documento en especial, es decir una serie de pasos para dar respuesta a la solicitud de informacin, de clic en el botn para dar de alta una nueva ruta automtica.
El sistema siempre le desplegara el listado de Das Festivos ya generados en el sistema, en esta pantalla tambin podr realizar bsquedas si as lo requiriera.
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El sistema le desplegar una nueva pantalla en la que da clic para crear una nueva ruta automtica tantas como se requieran en el SIGMA-DOC. al finalizar la captura solo de clic en y posteriormente cercirese que se haya generado el nuevo registro.
Al crear una nueva ruta de atencin se pueden agregar tantas instrucciones como se requiera, para consultar la ruta de atencin o agregar mas instrucciones de un clic en lo llevara a una nueva pantalla. y el sistema
Para agregar una nueva instruccin antes que nada llene toda la informacin que se le requiere, el usuario decidir quien atender, unidad, instruccin y tiempo de atencin, finalmente de clic presione . para que el sistema agregue la nueva instruccin y al finalizar solo
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Si desea modificar la ruta seleccione las instrucciones a eliminar y de clic en no olvide presionar para guardar todos los cambios realizados.
y al finalizar
PLANTILLAS
PLANTILLAS DE WORD PARA SIGMA-DOC
Una plantilla nos sirve para atender un asunto con una respuesta que cumple con un formato predefinido. Primeramente es necesario crear la plantilla en un archivo de MS WORD con extensin .doc o .dot. Una plantilla puede contener cualquier elemento de Word como tablas o imgenes. Para poder usar una plantilla dentro del sistema SIGMA-DOC esta debe contener Marcadores o Bookmarks que indican al sistema la informacin que se descargar a la plantilla y la ubicacin donde se colocar esta dentro del archivo generado para responder.
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A continuacin se describe el proceso de creacin de una plantilla de respuesta para SIGMADOC. Primeramente es necesario crear un archivo nuevo o abrir un formato ya existente.
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Una vez que se cuenta con los elementos que componen la plantilla se procede a la insercin de los marcadores que permiten a SIGMA-DOC exportar informacin a dicho formato. Para insertar un marcador primero debe colocarse el cursor en la parte del texto donde se desea que aparezca la informacin correspondiente a ese Marcador.
Dentro del men Insertar (Insert) se seleccione la opcin Marcador o Bookmark. Hoja 43 de 57
Dentro de la ventana de la ventana creada por el sistema es necesario introducir un nombre para identificar el marcador y posteriormente presionar el botn agregar para confirmar.
Una vez creados todos los marcadores se guarda el documento verificando que tenga extensin .doc o .dot.
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NOTA: Es necesario recordar los nombres exactos de los marcadores ya que sern usados al crear la plantilla en SIGMA-DOC. PLANTILLAS EN SIGMA-DOC Para poder responder un asunto con un formato predefinido o plantilla es necesario darla de alta mediante el catlogo Plantillas. nicamente los usuarios con rol de Administrador o de Supervisor de rea pueden acceder a esta parte del sistema, con la restriccin de que un supervisor de rea solo puede ver los documentos pertenecientes a su rea. Primeramente es necesario identificar el catlogo Plantillas dentro del listado mostrado por el sistema.
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Una vez en el catlogo de plantillas se le muestran al usuario dos botones que le permiten crear y eliminar una plantilla en el sistema SIGMA-DOC. o . Permite dar de alta una plantilla dentro del sistema SIGMA-DOC. o . Permite eliminar una plantilla previamente seleccionada.
Pulse para eliminar una plantilla seleccionada Pulse para crear una plantilla.
Para crear una plantilla es necesario introducir la siguiente informacin. El usuario debe seleccionar una unidad administrativa a la cual pertenece dicha plantilla.
El usuario debe introducir un nombre o identificador.
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Mediante el botn Examinar, el usuario debe elegir un archivo fuente (.doc o .dot), el cual contiene la plantilla elaborada en MS Word.
El usuario debe introducir el nombre de los campos dentro de la plantilla tal y como aparecen los marcadores dentro del documento fuente de MS Word. Con el mismo orden y nombre.
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De los campos permitidos por el sistema, seleccione los que desee agregar a la informacin mostrada en la plantilla, y arrstrelos hasta la columna de la derecha, una vez ah suelte el botn del ratn.
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Finalmente presione el botn Guardar para conservar los cambios.
CONFIGURACION SIGMA-DOC
En esta seccin SIGMA-DOC le permite configurar las diferentes opciones o bondades que tiene el sistema, cabe resaltar que las configuraciones que aqu se realicen aplica para todos los usuarios del SIGMA-DOC, no pueden ser aplicadas por Unidad Administrativa.
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SEMAFORIZACIN
Esta seccin le permitir ingresar el nmero de das que se tienen para responder un asunto e ingresar el porcentaje de avance en das que debe tener el asunto con el fin de recordar que quedan pocos das para su resolucin.
PAGINACIN
Aqu delimita el nmero de registros que mostrara el sistema por cada pgina y el nmero de pginas por pantalla.
PLANTILLAS
En esta seccin delimita el uso de plantillas durante la gestin as como la direccin donde se encontraran para disponer de ellas y trabajar sobre esa carpeta.
REASIGNACIN Y DELEGACIN
Durante la gestin de asuntos/Instruccin es necesario delimitar si dentro de este proceso est permitido ver a subordinados de otras unidades administrativas y reasignarles o delegarles asuntos, si selecciona esta opcin el sistema permitir llevar a cabo esta funcionalidad de no desear esta funcionalidad simplemente no marque el check box.
GENERAL
Esta seccin se refiere mas a la activacin de firma de un asunto, la generacin de asuntos respuesta y la activacin de seguridad entre ventanillas as como el cierre automtico de asuntos, esta decisin depender de los lineamientos bajo los cuales trabajara el sistema.
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ESTATUS
El catalogo de Estatus es uno de los que apoya en el flujo y atencin de los Asunto/Instruccin del modulo de Portal Ciudadano ligado con SIGMA-DOC.
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El sistema siempre le desplegara el listado de Estatus que previamente fueron generados.
Da clic
para crear un nuevo Estatus ingrese el nombre del estatus y al finalizar la captura posteriormente revise que se haya guardado en ese momento el nuevo
solo de clic en registro.
Un punto muy importante que debe considerar es que de toda la lista de Estatus que genere solo uno de ellos debe tener marcado el check box de y debe ser el que de por concluida la atencin ya que durante la gestin el sistema al encontrar este estatus y realizar la validacin dar como concluido el flujo y ya no se podr realizar ninguna accin sobre esa instruccin.
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TIPO DE RESPUESTAS
El segundo catalogo que es Tipo de Respuestas tambin apoya en el flujo y atencin de los Asunto/Instruccin del modulo de Portal Ciudadano ligado con SIGMA-DOC.
El sistema siempre le desplegara el listado de Respuestas que inicialmente fueron generadas, estas van encaminadas a la forma de trabajo previamente establecido con el personal de atencin ciudadana y unidades administrativas.
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Da clic
para crear una nueva Respuesta, puede definir tantos tipos como requiera o posteriormente revise
utilicen al finalizar la captura de cada una de ellas solo de clic en que se haya guardado en ese momento el nuevo registro.
ANALISIS
La opcin de Anlisis se refiere especficamente a la generacin de reportes de los asuntos/Instruccin generados durante la gestin, el administrador solo podr generar y consultar los reportes generados mas no modificarlos. Los reportes que contiene el SIGMA-DOC son los que se enlistan a continuacin:
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El sistema permitir a otros usuarios la generacin de reportes y solo depender del tipo de rol y permisos con que cuente el usuario dentro de la gestin. Dentro de los Reportes encontrar diversas opciones para la creacin de estos La Primera y ms sencillas opcin de generar un reporte es seleccionar de la lista que se despliega el reporte a generar, el sistema le mostrara en pantalla un listado de reportes generados con anterioridad y organizados por fecha de creacin.
Da clic en para crear un nuevo reporte, el sistema le presentara una nueva pantalla en la cual deber ingresar los criterios de armado del reporte, el sistema le solicita la mayora de las Hoja 55 de 57
ocasiones la Unidad Administrativa y el rango de fechas que requiera, posteriormente presione y en ese momento se iniciara la generacin del reporte, al finalizar el sistema lo regresa a la pantalla del listado y busque el reporte por fecha (busque la fecha del da que lo esta generando), en caso de tardar el reporte o tener la necesidad de detener su generacin de clic a y automticamente el sistema detendr la generacin de este.
La Segunda Opcin de creacin de reportes dentro del SIGMA-DOC es cuando el sistema le despliega automticamente una pantalla con criterios diversos de bsqueda, criterios que usted seleccionara conforme a sus necesidades y finalmente solo debe dar clic para generar el reporte.
El SIGMA-DOC la brinda la opcin de revisar y trabajar con la informacin generada a raz de un reporte generado, si selecciona un reporte el sistema le desplegara un cuadro con la informacin obtenida y graficada.
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El sistema le permitir guardar los datos tanto en un formato de Excel como en PDF, basta con dar clic sobre la opcin que requiera que usted le indique. y el sistema lo genera y colocara en el sitio
SALIDA DEL SISTEMA

Para salir o dar por terminada la sesin dentro del sistema solo debe seleccionar la opcin del men la cual se localiza de lado superior derecho de la ventanilla, no importa en que seccin del sistema se encuentre solo de clic y el sistema dar por concluida su sesin.
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Fig. i-1 Tipos de acceso a Internet Explorer

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ROL DE SUPERVISOR REA.

ROL ATENCION DESTINATARIOS EXTERNOS.

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El sistema nos posiciona por default en la pestaa correspondiente al catlogo de puestos.

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solo seleccione lo que desea eliminar y de clic al botn

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Datos previamente generados en otros catlogos

CONSULTAS POR ASUNTO

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CONSULTAS POR INSTRUCCIN

UNIDAD ADMINISTRATIVA (REA)

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PULSE PARA GUARDAR

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PUESTOS (USUARIOS RESPONSABLES)

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Realiza los cambios que crea necesarios y oprima el botn

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USUARIOS POR ROLES

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para crear un nuevo Tramite y captura la informacin que permita le permitir y

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escribiendo el nombre de la descripcin y solo de clic en haya creado correctamente.

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El usuario debe introducir un nombre o identificador.

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