UNIDAD 3.

CONSULTAS DE SELECCIN

Introduccin Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta. Al usar una consulta, puede responder a preguntas muy especficas acerca de sus datos que seran difciles de responder mirando directamente los datos de la tabla. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar clculos con ellos y resumirlos.

Tambin puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administracin de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos. Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de accin. Objetivos
1. 2.

3. 4.

Consultas de Seleccin Crear una Consulta desde Vista Diseo Crear una Consulta utilizando el Asistente Consultas para Consulta Sencilla Consultas de tabla de Ref. Cruzadas Asistente para Bsqueda de Duplicados y de no Coincidentes Expresiones en las consultas Generador de Expresiones

Crear una de seleccin desde la vista diseo Una consulta de seleccin es un tipo de objeto de base de datos que muestra informacin en una vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinacin de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros.

Ya cree consultas de seleccin sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseo, los pasos son, en esencia, los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede especificar criterios para depurar los resultados. Una vez creada la consulta de seleccin, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de seleccin son muy fciles de ejecutar: slo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos. Podr reutilizarlas siempre que lo necesite; por ejemplo, como origen de registros para un formulario, un informe u otra consulta.

Procedimiento:
1.

Haga clic en Diseo de consulta de la ficha crea grupo consultas.

2.

Seleccione la tabla para realizar la consulta y haga clic en Agregar.

3.

A continuacin seleccione los campos para utilizar en la consulta.

Para seleccionar los campos debe: Hacer doble clic en cada uno de ellos Hacer clic sin soltar y arrastrarlos hacia abajo O hacer clic en el cuadro combinado que muestra todos los campos disponibles y seleccionarlos.

4.

Si desea ejecutar la consulta con algn tipo de criterio deber hacer clic y escribir los criterios para los campos.

NOTA: Cuando se desea limitar los resultados de una consulta basada en los valores de un campo, se usan los criterios de consulta. Un criterio de consulta es una expresin que Access compara con los valores de los campos de consulta para determinar si se va a incluir o no el registro que contiene cada uno de los valores. Por ejemplo, = "Chicago" es una expresin que Access puede comparar con los valores de un campo de texto de una consulta. Si el valor para ese criterio en un registro determinado es "Chicago", Access incluye el registro en los resultados de la consulta.

Consulta de seleccin con criterio debajo del campo Producto. Ejemplo: Productos que comienzan con la letra A. Criterio: Como A*

5.

Cuando haya escrito los criterios en los campos deseados haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y visualizar los resultados.

Resultado del ejemplo.

Criterios de ejemplos para campos de tipo texto

PARA INCLUIR REGISTROS QUE... Coincidan exactamente con un valor, como China No coincidan con un valor, como Mxico USE ESTE CRITERIO RESULTADO DE LA CONSULTA

"China"

Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene el valor China. Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor distinto de Mxico. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por "U", como Uruguay, Uganda, etc.
Nota Cuando se utiliza

No "Mxico"

Empiecen por la cadena especificada, como U

Como U*

en una expresin, el asterisco (*) representa cualquier cadena de caracteres (tambin se le denomina "carcter comodn"). Para obtener una lista de este tipo de

caracteres, vea el artculo Informacin de referencia sobre los caracteres comodn en Access. No empiecen por la cadena especificada, como U No como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres empiezan por un carcter distinto de "U". Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que contienen la cadena "Corea". Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones que no contienen la cadena "Corea". Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres acaban con "ina" como China y Argentina. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyos nombres no acaban con "ina", como China y Argentina. Devuelve los registros en los que no hay ningn valor en el campo. Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo. Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los registros de ventas realizada a otro departamento podran contener un valor en blanco en el campo PasRegin. Devuelve los registros en los que el campo

Contengan la cadena especificada, como Corea

Como "*Corea*"

No contengan la cadena especificada, como Corea

No como "*Corea*"

Acaben con la cadena especificada, como "ina"

Como "*ina"

No acaben con la cadena especificada, como "ina"

No como "*ina"

Contengan valores nulos (o que falten) No contengan valores nulos

Es Nulo

No es Nulo

Contengan cadenas de longitud cero

"" (un par de comillas)

No contengan cadenas de

No ""

longitud cero

PasRegin no tiene un valor en blanco.

Contengan valores nulos o cadenas de longitud cero.

"" O Es Nulo

Devuelve los registros donde no hay ningn valor en el campo, o bien, el campo tiene un valor en blanco. Devuelve los registros en los que el campo PasRegin tiene un valor no en blanco y no nulo. Devuelve los registros de todos los pases o regiones a partir de Mxico y posteriores por orden alfabtico.

Ni vaco ni en blanco

No es Nulo Y Sin ""

Vayan a continuacin de un valor, como Mxico, si se ordenan alfabticamente Estn incluidos en un intervalo especfico, como de la A hasta la D

>= "Mxico"

Como "[A-D]*"

Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D". Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y Reino Unido.

Coincidan con uno de dos valores, tales como Estados Unidos o Reino Unido Contengan uno de los valores de una lista

"Estados Unidos" O "Reino Unido"

En("Francia", "China ", "Alemania", "Jap n")

Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones especificados en la lista. Devuelve los registros correspondientes a todos los pases o regiones cuyo nombre acaba con la letra "y". Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyo nombre tiene ms de 10 caracteres. Devuelve los registros correspondientes a los pases o regiones cuyos nombres tienen cinco caracteres de longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como China y Chile.
Nota Los caracteres ? y _,

Contengan ciertos caracteres en una posicin especfica en el valor del campo Satisfagan requisitos de longitud

Der([PasRegin], 1) = "y"

Longitud([PasRegi n]) > 10

Coincidan con un modelo especfico

Como "Chi??"

cuando se usan en una expresin, representan un solo carcter (tambin se les denomina "caracteres comodn"). El carcter _ no se puede usar en la misma expresin junto con el carcter ? ni con el carcter comodn *. El carcter comodn _ se puede usar en una expresin que tambin contiene el carcter comodn %.

Criterios de ejemplos para campos de tipo numrico

PARA INCLUIR REGISTROS QUE... USE ESTE CRITER IO 100 RESULTADO DE LA CONSULTA

Coincidan exactamente con un valor, como 100 No coincidan con un valor, como 1000 Contengan un valor menor que otro valor, como 100

Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es 1000 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor que 100 $ (<100). La segunda expresin (<=100) muestra los registros en los que el precio por unidad es menor o igual que 100 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $ (>99,99). La segunda expresin muestra los registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ 25 $. Devuelve los registros en los que el precio por unidad est entre (pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $.

No 1000

< 100 <= 100

Contengan un valor mayor que otro valor, como 99,99

>99,99 >=99,9 9

Contengan uno de entre dos valores, como 20 25 Contengan un valor que est incluido en un intervalo

20 o 25

>49,99 Y <99,99 O bien, Entre 50 Y 100 <50 O >100 En(20,

Contengan un valor que est fuera de un intervalo Contengan uno entre varios

Devuelve los registros en los que el precio por unidad no est entre 50 $ y 100 $. Devuelve los registros en los que el precio por

valores

25, 30)

unidad es 20 $, 25 $ 30 $.

Contengan un valor que acabe con los dgitos especificados

Como "* 4,99"

Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con "4,99", como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc.
Nota Los caracteres * y %, cuando se usan en

una expresin, representan cualquier nmero de caracteres, que tambin se denominan "caracteres comodn". El carcter % no se puede usar en la misma expresin junto con el carcter * ni con el carcter comodn ?. El carcter comodn % se puede usar en una expresin que tambin contiene el carcter comodn _. Contengan valores nulos (o que falten) Es Nulo Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningn valor en el campo PrecioUnidad.

Contengan valores no nulos

No es Nulo

Criterios de ejemplos para campos de tipo fecha

PARA INCLUIR REGISTROS QUE... Coincidan exactamente con un valor, como 2/ 2/2006 USE ESTE CRITERIO RESULTADO DE LA CONSULTA Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006. No olvide rodear los valores de fechas con el carcter #, para que Access pueda distinguir entre fechas y cadenas de texto. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en una fecha distinta al 2 de febrero

#2/2/2006#

No coincidan con un valor, como 2/ 2/2006

No #2/2/2006#

de 2006.

Contengan valores anteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006

< #2/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes del 2 de febrero de 2006. Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o antes, use el operador <= en lugar de <.

Contengan valores posteriores a una fecha determinada, como el 2/2/2006

> #2/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar despus del 2 de febrero de 2006. Para ver las transacciones que tuvieron lugar en esa fecha o despus, use el operador >= en lugar de >.

Contengan valores que estn dentro de un intervalo de fechas

>#2/2/2006# Y <#4/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar entre el 2 de febrero de 2006 y el 4 de febrero de 2006. Tambin puede usar el operador Entre para filtrar segn un intervalo de valores, incluidos los

extremos. Por ejemplo, Entre #2/2/2006# Y #4/2/2006# es lo mismo que >#2/2/ 2006# Y <#2/ 4/2006#.

Contengan valores que estn fuera de un intervalo

<#2/2/2006# O >#4/2/2006#

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes del 2 de febrero de 2006 o despus del 4 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006 o el 3 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar el 1 de febrero de 2006, el 1 de marzo de 2006 o el 1 de abril de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en diciembre de cualquier ao. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en

Contengan uno de dos valores, como 2/2/2006 o 3/2/ 2006

#2/2/2006# O #3/2/2006#

Contengan uno entre varios valores

En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/ 2006#)

Contengan una fecha que sea de un mes especfico (independiente mente del ao), como diciembre

ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12

Contengan una fecha que sea de un trimestre especfico (independiente mente del ao),

ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1

como el primer trimestre

el primer trimestre de cualquier ao.

Contengan la fecha en curso

Fecha()

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en la fecha en curso. Si hoy es el 2/2/ 2006, ver los registros en los que el campo FechaPedido tiene el valor 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar en el da anterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondie ntes al 1 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar en el da posterior a la fecha en curso. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondie ntes al 3 de febrero de 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante

Contengan la fecha de ayer

Fecha()-1

Contengan la fecha de maana

Fecha() + 1

Contengan fechas que sean de la semana en curso

ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = ParcFecha("ss", Fecha()) Y Ao( [FechaVenta]) = Ao(Fecha())

la semana en curso. Una semana empieza en domingo y termina en sbado.

Contengan fechas que sean de la semana anterior

Ao([FechaVenta])* 53 + ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", Fecha()) - 1

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante la semana pasada. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar la semana prxima. Una semana empieza en domingo y termina en sbado. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante los 7 ltimos das. Si hoy es el 2/2/ 2006, ver los registros correspondien tes al perodo del 24 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros correspondi entes al mes en curso. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros

Contengan fechas que sean de la semana prxima

Ao([FechaVenta])* 53+ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1

Contengan fechas que sean de los 7 ltimos das

Entre Fecha() Y Fecha()-6

Contengan una fecha que sea del mes en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Ahora()) Y Mes([FechaVenta]) = Mes(Ahora())

correspondie ntes a febrero de 2006.

Contengan una fecha que sea del mes anterior

Ao([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) - 1

Devuelve los registros correspondi entes al mes pasado. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondien tes a enero de 2006. Devuelve los registros correspondi entes al mes prximo. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondient es a marzo de 2006. Los registros de ventas de un perodo de un mes. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondien tes al perodo del 2 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006. Devuelve los registros correspondient es al trimestre en curso. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondie ntes al primer trimestre de 2006. Devuelve los registros correspondient es al trimestre anterior. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver

Contengan una fecha que sea del mes prximo

Ao([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Ao(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) + 1

Contengan fechas que sean de los 30 31 ltimos das

Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", -1, Fecha( ))

Contengan una fecha que sea del trimestre en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Ahora()) Y ParcFecha("t", Fecha()) = ParcFecha("t", Ahora())

Contengan una fecha que sea del trimestre anterior

Ao([FechaVenta]) *4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Ao(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())1

los registros correspondie ntes al ltimo trimestre de 2005.

Contengan una fecha que sea del prximo trimestre

Ao([FechaVenta]) *4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Ao(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha()) +1

Devuelve los registros correspondien tes al prximo trimestre. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondien tes al segundo trimestre de 2006. Devuelve los registros correspondi entes al ao en curso. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondi entes al ao 2006. Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar durante el ao pasado. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondi entes al ao 2005. Devuelve los registros de las transacciones con fecha en el ao prximo. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondi entes al ao 2007. Devuelve los registros de las

Contengan fechas que sean del ao en curso

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha())

Contengan una fecha que sea del ao anterior

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) - 1

Contengan una fecha que sea del ao prximo

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) + 1

Contengan una fecha que est entre el 1 de

Ao([FechaVenta]) = Ao(Fecha()) Y Mes([FechaVenta]) <= Mes(Fecha()) Y Da([FechaVenta]) <= Da (Fecha())

enero y hoy (registros del ao hasta la fecha)

transacciones con fechas entre el 1 de enero del ao en curso y la fecha actual. Si hoy es el 2/ 2/2006, ver los registros correspondien tes al perodo del 1 de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006.

Contengan una fecha ya pasada

< Fecha()

Devuelve los registros de las transacciones que tuvieron lugar antes de hoy. Devuelve los registros de las transacciones que tendrn lugar despus de hoy. Devuelve los registros en los que falta la fecha de la transaccin. Devuelve los registros en los que se conoce la fecha de la transaccin.

Contengan una fecha del futuro

> Fecha()

Filtren valores nulos (o que falten)

Es Nulo

Filtren valores no nulos

No es Nulo

Crear una consulta utilizando el Asistente Para facilitar el procedimiento en la creacin de una consulta puede utilizar el asistente para consultas y as crear una consulta de seleccin simple, consulta de referencias cruzadas o de bsqueda de registros duplicados.

Para crear una consulta con el asistente de consultas siga estos pasos:
1.

Clic en Asistente de consultas, ficha crear grupo consultas

2.

Seleccione Asistente para consultas sencillas y clic en aceptar.

3.

Luego siga el procedimiento del Asistente para consultas sencillas, clic siguiente:

4.

Seleccione los campos que desea utilizar para la consulta y clic en siguiente:

5.

Ahora seleccione o haga clic en Opciones de resumen si desea utilizar algn tipo de clculo para los campos disponibles

6.

Haga clic en la casilla de verificacin para calcular ese campo y aceptar.

7.

Por ultimo asigne un nombre para consulta y haga clic en finalizar.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseo Al usar la vista Diseo para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas, puede usar todos los orgenes de registros (tablas y consultas) que desee. Sin embargo, puede simplificar el diseo si crea primero una consulta de seleccin que devuelva todos los datos que desea y, despus, usa dicha consulta como nico origen de registros para la consulta de tabla de referencias cruzadas. Al crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseo, se usan las filas Total y Tabla de referencias cruzadas de la cuadrcula de diseo para especificar qu valores de campo se convertirn en encabezados de columna, cules se convertirn en encabezados de fila y para qu campo se debe proporcionar la suma, promedio, recuento u otro clculo.

1.

2. 3. 4.

La configuracin de estas filas determina si el campo es un encabezado de fila, un encabezado de columna o un valor de resumen. Esta configuracin muestra los valores del campo como encabezados de fila. Esta configuracin muestra los valores del campo como encabezados de columna. Esta configuracin produce los valores de resumen.

Crear la consulta

1.

En la ficha Crear, en el grupo consulta, haga clic en Diseo de la consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en cada tabla o consulta que desee usar como origen de registros.

Si utiliza ms de un origen de registros, asegrese de que las tablas o consultas se combinan (combinacin: asociacin entre un campo de una tabla o consulta y un campo del mismo tipo de datos de otra tabla o consulta. Las combinaciones indican al programa cmo se relacionan los datos. Los registros que no coinciden pueden incluirse o excluirse, dependiendo del tipo de combinacin.) por campos que tengan en comn.

3.

Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

4.

En la ficha Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en General.

5.

En la ventana de diseo de la consulta, haga doble clic en cada campo que desee usar como origen de encabezados de fila. Puede seleccionar hasta tres campos para los encabezados de fila.

6.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Tabla de referencias cruzadas de cada campo de encabezado de fila, seleccione Encabezado de fila.

Puede especificar una expresin en la fila Criterios para limitar los resultados de dicho campo. Tambin puede usar la fila

Ordenar para especificar un criterio de ordenacin para un campo. En la ventana de diseo de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar como origen de encabezados de columna. Para los encabezados de columna, slo puede seleccionar un campo.
7.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Tabla de referencias cruzadas del campo de encabezado de columna, seleccione Encabezado de columna. Puede escribir una expresin en la fila Criterios para limitar los resultados del campo de encabezado de columna. Sin embargo, el uso de una expresin de criterios con el campo de encabezado de columna no limita el nmero de columnas que devuelve la consulta de tabla de referencias cruzadas. En su lugar, limita qu columnas contienen datos.

NOTA: Si desea limitar los valores que se muestran como encabezados de columna, puede especificar una lista de valores fijos mediante la propiedad Encabezados de columna de la consulta. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre cmo especificar valores fijos para los encabezados de columna.
8.

En la ventana de diseo de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar para calcular valores de resumen. Slo puede seleccionar un campo para valores de resumen.

9.

10.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Total del campo de valores de resumen, seleccione una funcin de agregado que se usar para calcular los valores. En la fila Tabla de referencias cruzadas del campo de valores de resumen, seleccione Valor.

No se pueden especificar criterios para un campo de valores de resumen ni ordenar por dicho campo.

11.

En la ficha Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Crear una consulta de bsqueda de duplicados y de no coincidentes En ocasiones, puede que desee comparar dos tablas e identificar los registros de una tabla que no tienen registros correspondientes en la otra. La manera ms fcil de identificar estos registros es mediante el Asistente bsqueda de no coincidentes. Una vez que el asistente genera su consulta, puede modificar su diseo. Asimismo, puede crear su propia consulta para buscar registros no coincidentes sin usar el asistente.

Para crear una consulta de bsqueda de duplicados o de no coincidentes siga este procedimiento:

1.

Haga clic en Asistente para consultas en la ficha Crear grupo consultas

2.

Seleccione Asistente para bsqueda de duplicados.

3.

Clic en aceptar.

4.

Ahora siga los pasos en el asistente para consultas de buscar duplicados, debe seleccionar la tabla/consulta a utilizar y clic en siguiente:

5.

Seleccione los campos disponibles para la consulta y clic en siguiente:

6.

Por ltimo escriba un nombre para consulta. Si dese puede modificar la consulta en vista diseo y volver a ejecutarla.

Expresiones en una consulta Anteriormente se comentaba que una expresin es la combinacin de uno o ms de los siguientes elementos: funciones integradas o definidas por el usuario, identificadores, operadores y constantes. Cada expresin da como resultado un nico valor. Por ejemplo, la siguiente expresin contiene estos cuatro elementos:

=IVA([IMPORTE])*0,18

Usar expresiones como criterios de consulta

Puede usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolver nicamente las filas que cumplan los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya fecha de envo tiene lugar en los tres primeros meses del ao 2010. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresin en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo se usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada Fecha de envo. Para definir un intervalo de fechas, especifique el criterio de esta manera: Entre #01/01/2010# y #31/03/2010# La columna Fecha de envo ser similar a la siguiente.

En cada registro de la tabla de pedidos, si el valor de la columna Fecha de envo forma parte del intervalo de fechas especificado, el registro se incluye en el resultado de la consulta. En la expresin, observe que debe encerrar las fechas entre signos de almohadilla (#). Access trata un valor encerrado entre signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Tratar esos valores como datos de fecha u hora, le permite realizar clculos con ellos, por ejemplo, restar una fecha de otra.

Crear un campo calculado en una consulta

Supongamos que disea una consulta, y desea mostrar los resultados de un clculo que implica otros campos de la consulta. Para crear el campo calculado, escriba una expresin en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta. Por ejemplo, si tiene 2 tablas que contiene un campo Cantidad y un campo Precio, puede multiplicarlos entre s para crear un campo calculado para Total si escribe la siguiente expresin en la fila Campo de la consulta: Total: [Cantidad]*[Precio]
1. 2.

Cree un consulta en vista diseo y arrastre los campos de las tablas Haga clic en la ltima columna para crear el campo calculado.

3.

Para escribir la expresin debajo del campo haga clic derecho y seleccione Generador de Expresiones.

4.

Escriba la expresin utilizando la ventana del generador de expresiones. Utilice los operadores adecuados para la frmula y los campos de las tablas disponibles.

5.

Clic en aceptar y ejecute la consulta.