Recomendamos evaluar los proyectos movindose en ciclos de creciente refinacin.

Primera versin: errnea pero completa

Como profesor de evaluacin de proyectos, he supervisado a alumnos del ltimo ao de Ingeniera Industrial de la Pontificia Universidad Catlica de Chile en la realizacin de evaluaciones de la ms alta excelencia profesional. Han sido ms de 500 proyectos reales propuestos por destacadas empresas chilenas. El proceso aqu descrito se basa en esta experiencia.

Aetos Recomendamos evaluar los proyectos movindose en ciclos de creciente refinacin.

Hgalo mal primero y busque la crtica

El mtodo urge a los evaluadores a realizar lo ms rpidamente posible una primera versin del trabajo completo, valorando con la informacin que se disponga todas las decisiones relevantes del proyecto. El resultado es una primera versin de la planilla de clculo, del informe escrito y de la presentacin (Power Point). Se debe exponer esta primera versin a las audiencias relevantes y buscar retroalimentacin (feedback). Presntela a los que utilizarn la evaluacin para tomar decisiones como su jefe directo, el

comit de inversiones o el cliente que est asesorando. Tambin a algunos especialistas, por ejemplo del rea de finanzas o produccin, para que le ayuden a revisar los aspectos tcnicos.

Figura 1 Lo normal es que la primera versin adolezca de muchas deficiencias. Los evaluadores que creen que estn bien son los que estn peor, y los que reconocen las carencias del trabajo, mejor. Lo importante es que la primera versin muestre las falencias de la manera ms transparente posible. El nfasis debe estar puesto en la claridad, no en la perfeccin. El objetivo de presentarlo a diferentes audiencias es detectar los problemas a tiempo. Est dispuesto a recibir crticas al trabajo, y reflexione sobre stas. No tenga miedo a estar equivocado en algunas cosas; s, a no detectar todos los errores por falta de crtica. A pesar de sus muchas deficiencias, la primera versin es fundamental para tener desde un comienzo una visin global del proyecto y de sus caractersticas, y as poder visualizar los elementos ms relevantes que deben refinarse. Sin ella es muy probable que se termine dedicando mucho esfuerzo a recopilar antecedentes que al final no pesarn mucho en la decisin.

Mejorando: al menos tres ciclos

Para asegurar una correcta evaluacin se deben realizar tres o ms ciclos, contestando cada vez mejor las preguntas ms relevantes para las decisiones: ?Cunto esfuerzo desplegar en la evaluacin? Qu proceso de evaluacin emplear?

Qu metodologa usar: precios de mercado, mltiplos o el VAN? ?Cunto ingreso aportarn los clientes? Cules son los costos de la decisin? Cules son los flujos de caja y con qu tasa los descontar? ?Estn todas las consideraciones competitivas incluidas? Cmo valorar la flexibilidad? Cunto vale el negocio cuando la contraparte tambin analiza? ? Y qu tan voltil es la evaluacin? Al terminar un ciclo llegamos de vuelta a la pregunta ?Cunto esfuerzo desplegar en la evaluacin??, cuya respuesta incluye dnde asignarlo. Adems, tenemos nuevos informes, presentaciones y planillas de clculo para ser presentados a las audiencias y ser criticados. Antes de comenzar un nuevo ciclo se debe hacer un anlisis de sensibilidad. Se debe evaluar la calidad de los resultados obtenidos, detectar las fortalezas y debilidades del estudio, y determinar si las conclusiones son sensibles a los parmetros y supuestos. Este anlisis contempla variar aquellos valores inciertos de los parmetros dentro del rango que podran tomar, y observar si tal variacin modifica las decisiones recomendadas. Normalmente los proyectos de negocio parten definidos en trminos muy generales. Los que adoptarn las decisiones relevantes a menudo comienzan con ideas intuitivas, vagas y confusas. Y as debe ser si se quiere que la evaluacin sea de real utilidad. El proceso de ciclos de creciente refinamiento permite ir precisando, simultneamente con su evaluacin, la definicin misma del tema. Al final del proceso, la valorizacin de ventajas y desventajas debe ser efectuada a un proyecto preciso y claro. Los ciclos de creciente refinacin facilitan una correcta asignacin del esfuerzo de evaluacin, porque en cada ciclo el anlisis de sensibilidad detecta las debilidades relativas del estudio, mostrando qu parte debe ser reforzada. El nfasis al responder cada una de las preguntas relevantes mencionadas va cambiando. Por ejemplo, en relacin a la primera pregunta, al principio se trata de definir el esfuerzo de anlisis global para toda la evaluacin, pero a medida que pasan los ciclos el nfasis estar en la asignacin del esfuerzo a la recopilacin de antecedentes especficos que faltan para tomar las decisiones. En un proceso de prueba y error, con muchas instancias de aprendizaje, a medida que se completan los ciclos, el trabajo va ganando solidez, rigurosidad y claridad. Normalmente no es factible trabajar con slo buenos datos, por lo que, despus de haber hecho el esfuerzo para conseguir los mejores datos posibles, es aceptable trabajar con algunos datos buenos y otros no tanto. Es indispensable, sin embargo, explicitar con la mxima claridad los supuestos empleados, la calidad de la informacin utilizada y el nivel de confianza que tienen las estimaciones y recomendaciones. No es aceptable hacer creer al tomador de decisiones que la informacin es buena cuando en realidad no lo es. Aqu, como en todos los aspectos de la vida, la honestidad es crucial?