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Introducción

Haciendo cosas que se repiten una y otra vez, una y otra vez... Mac OS
X versión 10.4 "Tiger" introduce Automator, una nueva aplicación que
automatiza cualquier cosa que hagas en el Mac de forma fácil y rápida.
Usando la potencia de Mac OS X, Automator controla tus aplicaciones y
archivos, automatizando en un segundo lo que quieres que se haga.
Esta aplicación cambiará la forma en la que haces uso de tu Mac.

Automator es sencillez
Cualquier persona puede usar Automator. Crear flujos de trabajo es "un
simple arrastra y suelta" de un montón de acciones individuales
prefabricadas, para que no tengas que escribir código alguno. Simplemente
haz clic en el botón Play* y Automator hará el resto. ¡Y serás el mejor
compartiendo tus flujos de trabajo con tus amigos!

(N. del T.: He designado Play al botón ejecutar, por su evidente parecido con
un botón de cualquier reproductor)

Con Automator puedes automatizar todo lo que se cuece en el ordenador.


Crea e imprime un directorio familiar con los contactos de la Agenda.
Encuentra y añade imágenes de tus paginas web favoritas a iPhoto. Imprime
tus Keynotes a tu iPod Photo. Haz backups de archivos importantes... No hay

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ningún limite a lo que puedas hacer. Añadiendo mas acciones, podrás hacer
más cosas.
Automator es un arma potente.
Automator puede hacer en minutos y segundos lo que te llevaría horas hacer
a mano. Automator te da acceso directo a controlar la potencia de Mac OS X
como Core Image, Core Data, Core Audio y Core Video, para procesar
cientos de imágenes, carpetas o carpetas y archivos.

Además, Automator mueve información entre las aplicaciones de Mac OS X


que usas cada día para organizar tu vida, como por ejemplo, Finder, Mail,
Agenda e iCal. Incluso las aplicaciones iLife: iPhoto, iTunes y iDVD, pueden
ser incluidas en tus flujos de trabajo. Cuando tienes que hacer acciones
repetidas y aburridas, Automator es la herramienta adecuada para hacer el
trabajo sucio.

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Entendiendo Automator

Vamos a hacer un pequeño Tour en Automator para que puedas


entender como funciona esta potente herramienta, y que uso te puede
dar.

Como funciona
En automator puedes crear flujos de trabajo para automatizar todo lo que
necesites hacer. Cada "acción" en el flujo de trabajo está compuesto por una
o más acciones que han de estar puestas en orden para que la tarea sea
automatizada.

Las acciones son pequeños pasos individuales, que combinadas entre si


permite hacer un flujo, como crear un e-mail, encontrar un determinado grupo
de personas en Agenda, o renombrar algunos archivos. Añade las acciones
en orden para que tu flujo de trabajo te permita automatizar la tarea.

Por ejemplo, si quieres unir el contenido de un grupo de e-mails en uno que


junte los todos, puedes crear un flujo de trabajo en automator. Dicho flujo
estaría compuesto por una secuencia de tres acciones:

1.-identifica los mensajes que quieres combinar.


2.-combina todos estos e-mails en un bloque de texto, y
3.-crea un nuevo e-mail cuyo contenido es el resultado de la acción anterior.

El flujo de trabajo resultante podría tener este aspecto:

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Cuando añadas acciones al flujo, puedes modificar sus parámetros en la
ventana. Una vez que todos las acciones necesarias hayan sido añadidas y
sus parámetros ajustados, clickea el botón Play (situado en la parte superior
derecha) para que Automator ponga en marcha el flujo.

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La ventana de Automator

La interface de Automator es tan simple que permite acceder fácilmente a las


acciones e información que necesitas para poder crear potentes flujos de
trabajo.

1.- La lista de librería te permite en un segundo, navegar por todas las


acciones y flujos que puedes usar en Automator

2.-Seleccionando un ítem en la Librería podrás acceder a las acciones que


contiene dicho ítem.

3.-Hay una completa documentación para cada acción que se puede hacer
en Automator: solamente haz clic en una acción y ahí aparecerá su
descripción.

4.-Un flujo es la adicción de "acciones" puestas en orden, donde la primera


acción será la que se ejecute en primer lugar, la segunda en segundo lugar y
así sucesivamente, hasta llegar a la última. Para añadir una acción al flujo,
simplemente arrastra el nombre de la acción desde el menú de Acciones
hasta la ventana del flujo.

5.-Cuando la "acción" este añadida al flujo, podrás ajustar los parámetros con
unos clics.

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6.-Spotlight te ayudará a encontrar lo que necesitas en un segundo.

7.-Este es el botón Play que te permitirá ejecutar tu flujo.

8.-Aquí aparecerá una barra de status para saber el progreso del flujo de
trabajo. (Sólo se muestra cuando se este ejecutando).

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La ventana de Accion

Cuando una acción es añadida al flujo, esta aparecerá en la "ventana de


acción" que contiene controles y otros parámetros necesarios u opcionales.

1.-La ventana de titulo muestra el número y el nombre de la acción. Con el


triángulo podrás expandir o retraer las opciones de la acción.

2.-Si haces clic en el número podrás elegir entre renombrar el flujo, eliminarlo
o cambiar el nombre.

3.-Esto es un indicador del tipo de datos al cual el flujo va afectar. Si al lado


se muestra un triángulo te permitirá usar los resultados de la acción anterior,
o en cambio, ignorar esos resultados.

4.-Esta es la ventana de configuración de la acción, te permitirá controlar los

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parámetros para ajustar el flujo.

5.-Aquí se indica el tipo de datos que pasará a la siguiente acción.

6.-El parámetro "Mostrar acción al ejecutarla" te permite ver el progreso del


flujo cuando se ejecuta en una ventana emergente.

7.-Este es el indicador de progreso que te enseña el status de la acción


cuando ha sido ejecutada.

8.-Haz clic en este botón y podrás borrar la acción del flujo.

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Comenzando…

Es sencillo comenzar con Automator, simplemente ejecuta la aplicación, y


añade los ítems que quieras procesar al principio del flujo.

Por ejemplo, si estas trabajando con archivos en el Finder, sólo arrastralos


desde el escritorio hasta el flujo, se añadirá una acción con los archivos que
hayas añadido.

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Selecciona y haz
Otra forma de comenzar un flujo con archivos del Finder, es usar el Menú
Contextual del Finder. Haz clic en los archivos que hayas seleccionado
manteniendo pulsado la tecla Control (también puedes usar el botón derecho
del ratón). Al final de este menú emergente, aparecerá un submenú llamado
"Automator" Señálalo y elige "Crear Flujo de trabajo..." Esto hará que una
nueva ventana de Automator se abra, apareciendo los archivos que habían
sido seleccionados en el Finder.

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Encuentra y haz
Automator y Spotlight están muy unidos, combinándolos podrás encontrar
archivos de forma rápida y cómoda, y no solo archivos, sino metadatos y
palabras especiales. Spotlight te mostrará los resultados en un menú
contextual donde, si quieres, podrás crear un nuevo flujo con los archivos que
hayas seleccionado.

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Nuevos flujos pueden ser creados desde Spotlight mostrados en la ventana
del Finder:

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Construyendo el Flujo

Ahora, hay que añadir acciones para completar el flujo. Encontrarás las
acciones que necesites navegando en el menú "Librería", o entrando una
palabra clave o una categoría en el buscador. Cuando busques acciones, la
lista de acciones se mostrará según su indice de relevancia. La relevancia de
las acciones mostradas determina lo que podrías hacer con mayor
probabilidad. Esto te proporciona que tengas las acciones mas probables a
mano.

Automator incluye alrededor de 150 acciones prefabricadas, y en las que tu


puedes colaborar añadiendo las tuyas propias o incluso las acciones
desarrolladas por otras compañias.

Una vez que hayas localizado la acción que vas a usar, con solo arrastrarla al
menú de acción podrás crear el flujo.

Navegación con el teclado


Usuarios avanzados pueden usar la navegación por teclado para manejar
Automator, y así encontrar y seleccionar acciones para crear flujos de trabajo
sin tocar el ratón. Automator proporciona iconos para encontrar acciones,
añadirlas al flujo, y moverlas entre las diferentes opciones.

Reutiliza el flujo
Una de los aspectos más potentes de Automator es que los flujos de trabajo
pueden ser construidos, no solo con acciones, sino con otros flujos. Esto
hace fácil reutilizar flujos de trabajo complejos de forma sencilla. Lo que
significa que puedes evitar el volver a repetir ciertos patrones de acciones
cada vez que quieras hacer algo. Por ejemplo, si tu flujo suele incluir
"seleccionar" y "renombrar" archivos, un flujo de trabajo que incluya estas
características, puede ser incluido en otro flujo de mayor complejidad.

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Flujo de Datos

Las acciones en los flujos de trabajo suelen pasar sus resultados a otras
acciones para estas lo usen. Cada acción especifica el formato del dato* que
necesita para poder llevar a cabo la acción y lo acepta o rechaza. Lo mismo
pasa con el dato de procedencia.
El dato que pasa entre acciones puede variar en múltiples formatos,
incluyendo aplicaciones, texto, números, URLs, Agenda, eventos de iCal o
cualquier archivo. Cada acción dispone de sus datos de entrada y salida.

(N. del T.: En la versión inglesa “dato” queda claramente referenciado a lo


que se refiere el autor, como no he encontrado otra palabra más adecuada
para designarlo, he pensado que este párrafo no puede haber quedado claro.
Con “dato” nos referimos a lo que esta subrayado en rojo, en la imagen de
abajo, ese es el dato de entrada y de salida, y que es necesario para poder
construir un flujo en Automator, ya que estos tiene que ser coherentes.)

Cuando no hay concordancia entre los datos de procedencia con los datos de
salida, Automator intentará convertir el tipo de datos recibido, al dato
necesitado en la siguiente acción. Para efectuar este cambio, Automator
invoca un numero de conversores que comunican con las aplicaciones y el
sistema.

Si hay una conversión apropiada, Automator indicará que la acción es


compatible, con la unión de los dos triángulos.

Si por el contrario no puede haber una unión entre dos tipos de datos
diferentes, no podrá establecerse conexión alguna, por lo que aparecerá las
letras en rojo.

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Ignorando los datos resultantes
Si tu flujo de trabajo no requiere que el formato de salida de una acción en
particular pase a la siguiente acción, puedes hacer clic en el triángulo cercano
a los datos y pulsar "Ignorar Resultados desde una Acción Previa"

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Protección de datos

Algunas acciones pueden alterar los datos de los archivos entre aplicaciones.
Para proteger de una pérdida permanente de los datos, las acciones de
Automator te alertan de que pueda haber un problema.

Cuando un usuario diseña un flujo, puede especificar a Automator que tipo de


acción cambia los datos originales, dándote la opción de dejar intacto el
archivo original y realizar unas copias de seguridad.

Diseño interactivo
Los flujos de trabajo que puedes crear con Automator, son flexibles. No sólo
puedes alterar los flujos de trabajo con añadir o quitar acciones, estos pueden
ser interactivos dejándote la posibilidad de ver el proceso completo para que
puedas modificar o pararlo, en el momento en el que ejecutes el flujo.

Cuando activas la casilla de "Mostrar acción al ejecutar", Automator te


permitirá cambiar opciones,y elegir la forma en la que el dato se procesará.

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Haciendo los flujos interactivos, puedes facilmente reutilizar los flujos en una
gran variedad de circunstancias.

Reordenando Acciones
Hay veces que puede ser muy útil, desactivar una acción o moverla a otra
parte del flujo. Automator te proporciona un menú para cada acción.
Solamente haz clic en el numero que aparece en la parte superior izquierda, y
tendrás un menú para activar, desactivar, o mover la acción a otra parte del
flujo.

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Guardando Flujos

Cuando necesites tener un flujo rapidamente, no necesitarás tener que lanzar


Automator para poder usar tus flujos guardados – puedes salvar tus flujos y
ponerlos donde más te plazca. Los flujos de Automator tienen la opción de
ser salvados como aplicaciones automáticas con independencia al programa.

Guardando Flujos como Archivos


Los flujos también pueden ser guardados como archivos escogiendo en el
Flujo la opción de formato en el menú de Guardar. Estos flujos funcionan
dentro de Automator o con el menu de Scripts.

Guardando Flujos como Aplicaciones


Los flujos de Automator pueden ser salvados como aplicaciones
independientes seleccionando la opción de Aplicación desde el menú de
Guardar. Como otras aplicaciones, estos "applets" pueden ser ejecutados
haciendo doble clic en ellos, o depositándolos en el Dock.

NOTA: Puedes procesar los archivos con un flujo arrastrándolos dentro del
icono del applet. Todos los archivos arrastrados dentro de este applet serán
procesados como un flujo.

Flujos donde tú los necesites


Los flujos pueden salvarse para que aparezcan en la interface de usuario de
otras aplicaciones. Para salvar tu flujo como un plug-in, elige la opción

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"Salvar como un Plug-in" en el menú Archivo.

Puedes elegir como salvar el flujo: como un plug-in para el Finder, para una
alarma en iCal, como una Captura de Imagen del Escritorio.

Plug-in del Finder. Cuando guardas un flujo como un plug-in en el Finder,


estos flujos estarán disponibles para ser procesados como items que se
podrán seleccionar en la ventana de menú contextual, para ser lanzados
rápidamente.

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Plug-in para imprimir PDF. Cuando los flujos son guardados como un plug-
in para imprimir PDF, estos aparecerán en el menú de acción de cualquier
aplicación que tenga la accion de imprimir archivos.

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Alarmas en iCal. Los flujos pueden ser ejecutados incluyendo la fecha
salvándolos como iCal plug-ins. Automator puede programar eventos a esas
alarmas.

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Capturar Imagen. Los flujos pueden contener acciones que no solo controlen
la cámara digital, sino que sirven para descargar rápidamente las fotos
contenidas en la cámara. Esto lo hace extremadamente útil para los
fotógrafos que les permite generar previsualizaciones y colgarlas en la Web.

Script Items. Cuando eliges guardar el flujo como un Script plug-in, este se
guardará como un archivo en la carpeta de Scripts- situada en Home>
Libreria-. Estará disponible siempre que tu lo necesites desde el Menú de
Script, en la parte superior de la barra de menú.

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Mejorando Automator

Automator tiene la ventaja de que puede ser mejorado añadiendo mas


acciones a su librería, y lo mejor de todo es que es muy fácil. Las acciones
que instales de otras compañías que no sean Apple, aparecerán la lista de
Librería. Ademas, podrás añadir tus propias acciones con tan sólo
seleccionar Importar Acciones... desde el menú de Automator. Cuantas más
acciones tengas instaladas, más podrás automatizar.

Automator y la seguridad
Las acciones en Automator son muy potentes. Por ello es muy importante
que apliques la máxima seguridad para usar flujos que te hayas descargado
desde Internet o de otras compañías.
Haciendo esto evitarás males mayores, instala solamente acciones con
las que estés familiarizado o seguro.

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