UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

CARRERA UNIDAD DE EJECUCIN CURRICULAR DOCENTE TEMA INTEGRANTES

: INGENIERA DE SISTEMAS Y COMPUTACIN. : TEORIA GENERAL DE SISTEMAS. : NICOLAS RAMOS DIAZ. : GESTION DE ALMACENES PROPIEDADES DE SISTEMAS ABIERTOS

: HINOJOSA RUTTI, RENZO PADILLA VELIZ, ALBERTO UCANCIAL DULANTO, SANDRO ERICK VALERIO YANTAS, NEDER

AULA

: 101 A1

CICLO

: III.

LIMA 2013

INTRODUCCION

A lo largo de los aos, el concepto de almacn ha ido variando y ampliando su mbito de responsabilidad. El almacn es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Hoy en da lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organizacin que tena el piso de hormign, ahora es una estructura clave que provee elementos fsicos y funcionales capaces de incluso generar valor agregado.

GESTION DE ALMACENES
QUE ES LA GESTIN DE ALMACENES?
La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin. El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica. Cabe mencionar que la funcin de la Gestin de Almacenes termina cundo las unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la Gestin de Pedidos y distribucin.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos. Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son: OBJETIVOS: Rapidez de entrega Fiabilidad Reduccin de costos Maximizacin de volumen disponible Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte

BENEFICIOS Reduccin de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante Mejora de la calidad del producto Optimizacin de costos Reduccin de tiempos de proceso

Nivel de satisfaccin del cliente

FUNCIONES DEL ALMACEN

Aunque el sentido de las funciones de un almacn depende de la incidencia de mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son: Recepcin de Materiales. Registro de entradas y salidas del Almacn. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacn. Despacho de materiales. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

PRINCIPIOS DEL ALMACEN

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin. Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacn:

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de produccin sobre las existencias.

Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.

La identificacin debe estar codificada.

Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiere documentacin autorizada segn sistemas existentes.

La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.

Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.

PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales: Planificacin - Organizacin y Manejo de la informacin, y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.

PLANIFICACION Y ORGANIZACIN Gestin propia o por subcontratacin:

GESTION PROPIA Mayor grado de control Flexibilidad Menos costoso a largo plazo VENTAJAS SUBCONTRATACION Conservacin de capital Aumento de espacio de almacn para cubrir picos de demanda Riesgo reducido

Optimizacin de los recursos humanos Economas de escala Beneficios fiscales Beneficios intangibles Flexibilidad Ventajas fiscales (impuestos) Conocimiento especfico de los costos de almacenamiento y manutencin Carencia de flexibilidad Problemas de comunicacin Carencia de servicios especializados El espacio puede no estar disponible

DESVENTAJAS

Financial contraints Rate of return

Factores para la ubicacin del almacn:

DECISION NACIONAL Estabilidad del gobierno, y de la economa y del sistema poltico DECISION REGIONAL DECISIN DE LOCALIDAD DECISION DE SITIO

Concentracin y Concentracin y Concentraciones y tendencias de los clientes tendencias de los clientes tendencias de los clientes Costos locales Tamao de los locales Proximidad a los sistemas de transporte

Disponibilidad y costos de Disponibilidad y costos de Preferencia de la mano de obra mano de obra gerencia Cuotas de exportacin e importacin Tasa de cambio de divisas Grado de sindicalizacin Costos de construccin y de los terrenos Servicios e impuestos de la localidad Actitudes de la localidad hacia las nuevas instalaciones

Sistemas de transporte Suministro de energa Sistema de telecomunicaciones

Suministros y costos de los servicios pblicos Sistemas de transporte Costos de transporte

Disponibilidad y costos de Disponibilidad de los mano de obra servicios publicas Disponibilidad y costos locales Costos de construccin Restricciones de uso de suelo Proximidad a industrias relacionadas Disponibilidad de materiales y suministros

Disponibilidad y costos de Disponibilidad y costos de Costos de transporte materiales y suministros materiales y suministros Clima Clima Disponibilidad y costos de materiales y suministros Servicios bancarios Reglamentos e impactos ambientales Incentivos gubernamentales

Incentivos y restricciones Incentivos gubernamentales gubernamentales Peculiaridades culturales y econmicas Reglamentacin sobre las operaciones Reglamentaciones ambientales

Tamao de los almacenes:

Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son: Productos a almacenar (cantidad y tamaos) Demanda de los mercados Niveles de Servicio al cliente Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar Tiempos de produccin Economas de escala Lay out de existencias Requisitos de pasillos Oficinas necesarias

Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros cbicos.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn.

RECEPCION
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor. En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca. Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas

previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Detalle de actividades: 1. 2.
Cuando el vehculo se encuentra disponible en los muelles de recepcin del cliente, se utiliza el equipo de manipulacin ms adecuado para descargar las estibas del producto. El cliente procede a cargar en el sistema la informacin de la mercanca recibida haciendo lecturas del cdigo de barras de las estibas y conformando contra el mensaje de aviso de despacho (DESADV) y contra la orden de compra (ORDERS).

3.

El cliente aplica los procesos normales segn el acuerdo de entrega certificadas pactado con el proveedor y confirma va EDI, a travs de un aviso de Recibo (RECADV), la conformidad de la recepcin.

4. 5. 6. 7.

Si la mercanca no se encuentra paletizada, se procede a conformarlas unidades de almacenamiento sobre una estiba y se identifica con el SSCC. Ubica los productos estibados en la zona de recepcin para luego ser almacenados. El proveedor genera la factura electrnica (INVOIC) segn la informacin del aviso del recibo y se la comunica al cliente va EDI. El cliente solicita al banco efectuar el correspondiente pago al proveedor a travs del mensaje de pago mltiple (PAYMUL)

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien sea fijo en su ubicacin definitiva.

ALMACN
El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo perteneciente al almacenamiento y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:

ZONAS DE UN ALMACEN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin. Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc. Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin. Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin final de las mercancas. Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacn.

MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:

Volumen del almacn Volumen de las mercancas Vida de las mercancas

Costos del equipo frente a la finalidad Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo: Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos. First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar el deterioro. First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir.

INFORMACION
Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas: Informacin para gestin. Identificacin de ubicaciones. Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen: Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out Datos relativos a los medios disponibles Datos tcnicos de las mercancas almacenadas Informes de actividad para Direccin Evolucin de indicadores Procedimientos e instrucciones de trabajo Perfiles y requisitos de los puestos Registros de la actividad diaria

TIPOS DE SISTEMAS
Por sus diferencias y semejanzas: es un sistema concreto ya que gran parte del proceso se basa en manejo de objetos tangibles.

Por su origen: Es un sistema artificial, al ser pieza fundamental del proceso la contribucin del personal y maquinaria especial para estos procesos.

Propiedades:
Totalidad: Porque las funciones como recepcin, registro, etiquetado del producto forman las funciones de la gestin del almacn. Retroalimentacin: Recepcin mal recibida conlleva a un control inexacto y datos errneos. Almacn organizado facilita una atencin rpida Equifinalidad: Se pueden realizar pedidos de diferentes maneras, sea va internet o personalmente, el resultado siempre ser la entrega del pedido al cliente. Sinergia: Con un almacn bien organizado, tanto administrativamente para la recepcin del pedido, como en el rea de personal, para la entrega del mismo, ayuda a un mejor servicio al cliente. Negentropa: Cada personal lleva un control del producto de entrada/salida, ayudando a un buen registro de los datos. Homestasis: Se debe conservar un ambiente adecuado para la conservacin de los diversos productos, separndolos por categoras de acuerdo a su composicin. Entropa: A mayor desorden en un almacn, producira una gran prdida de tiempo y recursos al momento de la ubicacin de los productos para el cliente.