METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DISEO DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1. ENFOQUE DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES. Un sistema es un conjunto de partes en interaccin, se puede decir que un sistema es la agrupacin coherente de elementos estrechamente vinculados que operan o intercalan en una estructura dinmica para lograr un objetivo, formando una unidad compleja en que la adicin, supresin o transformacin de una de sus partes creara repercusiones en el todo. Esta teora se basa en la comprensin de la interdependencia reciproca de todas las partes y la necesidad de su integracin. La teora de sistemas por su enfoque interdisciplinario, permite al administrador comprender las aportaciones y puntos de vista de los diversos especialistas y conceptualizar a la empresa como un sistema compuesto por subsistemas, cada uno de ellos con sus propias funciones y objetivos de igual manera, advertir que existen interrelaciones entre los subsistemas, cuyo funcionamiento influye en los resultados de la organizacin. Las organizaciones son sistemas complejos que se integran con subsistemas interrelacionados. Los sistemas y subsistemas se caracterizan por poseer lmites permeables o impermeables que los separan de un ambiente externo y de otros sistemas. Adems, los sistemas y los subsistemas poseen ambientes internos dentro de todo un espectro continuo, desde la apertura hasta la restriccin, un sistema abierto permite el flujo de recursos (personal, informacin, materiales) a travs de sus lmites. 2. CONCEPTOS BSICOS A) OBJETIVOS Hacer un anlisis de los sistemas existentes para comprender las relaciones entre sus recursos, actividades, operaciones, entradas, salidas de archivo. Un estudio de los planes y metas gerenciales para determinar los requisitos del nuevo sistema. B) RAZONES PARA SU APLICACIN Acentan la naturaleza dinmica de una organizacin y evita que los administradores consideren su labor como simple manipulacin de elementos estticos aislados. * Un estudio mejora los procedimientos, para encontrar mas formas de aumentar la eficiencia. * Un simple cambio o modificacin, incluso en algo tan mnimo como una sola actividad. * Un sistema administrativo totalmente nuevo.

3. PLANEACIN Y CONTROL DEL ESTUDIO, GRFICAS DE GANTT, TCNICA DE LA REVISIN Y EVALUACIN DE PROGRAMAS (PERT). Es importante para una adecuada planeacin y control de estudio utilizar programas a travs de algunas tcnicas de programacin como son: GRFICAS DE GANTT O DIAGRAMAS DE BARRAS El diagrama de GANTT de una dimensin es un calendario, siendo una tcnica muy usada para la planeacin de las actividades. Cuando las actividades que pueden llevarse a cabo de manera simultnea son varias, resulta apropiado un diagrama de GANTT bidimensional. Es una grfica que muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie de un determinado periodo de tiempo. REGLAS PARA ELABORAR UNA GRFICA DE GANTT: 1. Listar las actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan segn su ejecucin. 2. Se establece una escala de tiempo, representada en aos, meses, semanas, das, hrs, etc. 3. Se estima la duracin de cada actividad 4. Se representa la duracin estimada de cada actividad, con una barra horizontal, cuya longitud obedecer a la duracin establecida de acuerdo con la escala. 5. El control se realiza por la simple comparacin de las barras a una fecha determinada. TCNICAS DE LA REVISIN Y EVALUACIN DE PROGRAMAS (PERT) Program Evaluation and Review Techniques un programa (sinnimo de proyecto) se representa por una red de nodos y flechas, que luego se evala tanto para determinar cules son las actividades crticas y mejorar su programacin si fuera necesario como revisar el avance del proyecto una vez que se ha limitado. Es un sistema probabilstico, ya que considera la posibilidad estadstica de tres tiempos (optimista, probable y pesimista), es una red de actividades de un proyecto que muestra las estimaciones de tiempo necesario para completar cada actividad dentro del proyecto. RED. Representacin grfica que utiliza flechas para indicar cada una de las actividades y crculos para indicar eventos de iniciacin o terminacin de las actividades. RUTA CRTICA. Es la secuencia de eventos y actividades que requieren el periodo ms prolongado para completarse. Esta ruta se conoce como critica porque una demora en el tiempo necesario para completar esta secuencia produce una demora para la terminacin de la totalidad del proyecto.

A) CONCEPTO Es el procedimiento que de acuerdo con la realidad, se utiliza para planeacin de la entrevista: 1. Lectura de antecedentes 2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista 3. Seleccin de los entrevistados 4. Preparacin del entrevistado 5. Seleccin del tipo y la estructura de las preguntas (abiertas o cerradas) Pueden estructurarse de 3 maneras: 1. De pirmide. Comienza con preguntas cerradas de alto grado de detalle y concluyen con preguntas ms generales 2. Estructura de embudo. Comienza con preguntas abiertas generales y concluyen con preguntas cerradas ms especficas. 3. De diamante. Combina la fortaleza de las dos estructuras anteriores pero requiere mayor tiempo para la realizacin de la entrevista. CUESTIONARIOS: A travs de ellos se recopilan actitudes, creencias, conductas y caractersticas de gente clave de la organizacin. Se inician primeramente los objetivos de los cuestionarios y se realiza una redaccin de preguntas abiertas o cerradas, las preguntas deben de ser sencillas, especifica, imparciales, no dirigidas, tcnicamente precisas, ni dirigirse hacia conocedores del tpico. Existen cuatro formas de medicin de los tpicos del cuestionario: nominal, ordinal, de intervalo y proporcional. 4. ORGANIGRAMAS Son grficas en las que se muestra la estructura ORGANIZACIONAL de la empresa. Se le denomina con los nombres de : carta de organizacin, organigrama, cuadros jerrquicos, cartograma, organigrama. A) CLASIFICACIN Los podemos clasificar de acuerdo a arreglos convencionales en tres grupos de acuerdo con su: 1. Contenido: 1.1 Estructurales, muestran solo la estructura administrativa del organigrama

1.2 Funcionales, indican adems de las unidades y sus relaciones, los principales factores de los departamentos. 1.3 Integracin del puesto, destacan dentro de cada unidad los diferentes puestos establecidos, as como el nmero de plazas existentes y requeridas. 2. Por su mbito de aplicacin: 2.1 Generales, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones, se llaman tambin carta maestra. 2.2 Especficos, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa 3. Por su presentacin: 3.1 Verticales, presentan a las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior. 3.2 Horizontales, representan a las unidades ramificadas de izquierda a derecha colocando al titula al extremo izquierdo. 3.3 Mixtos, representan a la estructura utilizando combinaciones verticales y horizontales 3.4 De bloque, son una variante de los verticales y sirven para representar un mayor numero de unidades de espacios. 3.5 Circular, donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia. B. RECOMENDACIONES PARA SU DISEO El arreglo acostumbrado de un organigrama consiste en mostrar las funciones operacionales principales en la parte superior, con sucesivas funciones subordinadas en los niveles sucesivamente descendentes. Se sigue un proceso para el diseo de organigramas, abarcando: 1. Elaborar una lista de funciones y subsunciones probables. 2. Compararla contra una lista de comprobacin 3. Preparar cuadros o plantillas 4. Confeccionar el organigrama El organigrama debe contener: 1. Ttulos o descripcin concentrada de las actividades 2. Nombre de quien elaboro el organigrama 3. Lugar y fecha de elaboracin

5. DIAGNOSTICO Y FORMALICEN DE RECOMENDACIONES En el diagnostico debe presentar el problema y lo que se espera, si continua , as proporcionando dos o tres soluciones. En esta seccin se presenta la solucin recomendada, incluye los motivos que apoyan a las recomendaciones del grupo, de tal forma que sea fcil de comprender porque se llevara a cabo. La recomendacin debe fluir lgicamente a partir del anlisis precedente de las soluciones alternativas.