Instructivo de Gestin: 1000-IG-01-A Mdulo Cobranza en Maximise Rev. A.

El presente instructivo explica el uso de la herramienta para controlar la gestin de Cobranza en Maximise, en las etapas que corresponden a Oficina Tcnica. stas son: la Preparacin de un Estado de Pago, el envo a Cliente para revisin, la revisin de Estados de Pago con Observaciones si hubiera, y el conseguir la aprobacin del Cliente para Facturar. El mdulo de cobranza en Maximise permite ingresar la informacin necesaria para el seguimiento de cada una de estas etapas. La responsabilidad de Oficina Tcnica en el uso del mdulo termina cuando el Jefe de Oficina tcnica consigue la aprobacin para facturar por parte del Cliente, e indica este hito en el sistema, tras lo cual se debe realizar el procedimiento para facturar que la empresa est aplicando de acuerdo a los procedimientos vigentes.

El documento se estructura como sigue:

1. 2. 3. 4.

Acceso al mdulo y creacin de Estados de Pago (p. 3) Ingreso del detalle de cada Estado de Pago (p. 4) Seguimiento Estados de Pago (p. 5) Reportes (p. 7)

1. Acceso al mdulo y creacin de un Estado de Pago

a. Para acceder al mdulo de Estados de Pago, se debe ir al men Oficina Tcnica -> Transacciones -> Estados de Pago. Esto despliega una pantalla que mostrar en su primera pestaa, la lista resumen de los Estados de Pago que se vayan creando.

b. Para crear un nuevo estado de pago, hacer clic en el botn Nuevo. Esto desplegar la informacin del encabezado del Estado de Pago, que tiene los datos generales de ste. Los campos en amarillo no se pueden editar, pues el programa los calcula automticamente al salvar. La seccin actividad, que se encuentra al final del formulario debe dejarse en blanco si el Estado de Pago est en preparacin. En caso contrario, se debe indicar la fecha en que fue enviado al Cliente para Revisin, como se describe en la seccin 3.a.

La fecha de cierre del EDP corresponde al ltimo da del perodo que se est cobrando

Una vez ingresados todos los datos, se debe hacer clic en el botn Salvar.

2. Ingreso del detalle de cada Estado de Pago

a. La pestaa detalles permite el ingreso del detalle de los cobros que se presentan en cada Estado de Pago, en distintas monedas (si aplicara). Para crear un nuevo detalle de moneda, hacer clic en el botn Nuevo.

(El Estado de Pago que se desea editar debe estar previamente seleccionado en la pestaa Estados de Pago con el botn rojo en cada fila ). b. Si se trata de un anticipo, slo se debe ingresar el monto en el campo Anticipo; si se trata de un Estado de Pago por avance, se debe ingresar los montos de Costo Directo, Costo Indirecto, Honorario, Devolucin de Anticipo y Retencin.

c. Al hacer clic en Salvar, y volver a la pestaa Estados de Pago, el programa calcula los campos Base a Pago y Total Neto a Fact urar, y muestra el monto del primero en el resumen.

3. Seguimiento Estados de Pago

En esta seccin se explica cmo dar seguimiento a las etapas de un Estado de Pago, desde su creacin hasta la aprobacin por el Cliente. a. Etapas de revisin por el Cliente. Para ingresar las etapas de revisiones y devoluciones del Estado de Pago, se debe hacer clic en el cono del lpiz , y desplazar la ventana hacia abajo, hasta la seccin Actividades. En el campo Tipo se debe seleccionar si el Estado de Pago est en Revisin por Cliente, si est en Revisin por Cliente de Meses Anteriores, o si el Cliente ha presentado observaciones. Para cada hito que se ingrese se debe ingresar la fecha en que ocurri la actividad, quines son responsables por ambas partes, y un comentario si aplicase.

Una vez ingresada la informacin, se debe volver hacia arriba y hacer clic en el botn Salvar.

Para editar la fecha de una actividad, o para visualizar las actividades ingresadas para un Estado de Pago en particular, se debe seleccionar el Estado de Pago, y luego hacer clic en la pestaa de actividades.

b. Si el Estado de Pago est en poder del Cliente, este puede pasar al flujo de aprobacin, es decir, slo si la ltima actividad guardada es En Revisin por Cliente o En Revisin por Cliente (meses anteri ores, se activar la opcin para autorizar la facturacin del Estado de Pago. En ese caso, se debe volver a la pestaa inicial de resumen de los estados de pago, y seleccionar el estado de pago que se des-

ea autorizar. Luego, se debe hacer clic en el botn A utorizar, que habr aparecido slo si se cumple lo recin descrito.

En este punto, se debe informar al responsable de facturacin que el Estado de Pago est autorizado para facturarse, con la informacin que se ha ingresado en el sistema.

4. Reportes
Para acceder a los reportes se debe ir al men Of icina Tcnica -> Estados de Pago -> Reportes, en donde se encontrar los siguientes reportes:

a. Cartola de Estados de Pago Muestra el detalle histrico de los Estados de Pago del proyecto que se ha seleccionado, con montos y actividades por fecha.

b. Resumen Mensual Muestra un resumen acumulado de los montos de los estados de pago, agrupados por mes y por el estado en que se encuentran (En preparacin, En Revisin por cliente, En Revisin por Cliente de meses anteriores, EDP con Observaciones, EDP Aprobado, EDP facturado, y EDP pagado).

c. Listado Estados de Pago Muestra el desglose de cada Estado de Pago en sus componentes: Base a Pago, Anticipo, Devolucin Anticipo, Retenciones, y Neto a Facturar.