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MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANCAISE ADMINISTRATION GENERALE DE LENSEIGNEMENT ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ENSEIGNEMENT DE PROMOTION SOCIALE DE REGIME 1

DOSSIER PEDAGOGIQUE

UNITE DE FORMATION

SECRETARIAT : ORGANISATION, TECHNIQUES ET METHODES DE TRAVAIL


ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ECONOMIQUE DE TYPE COURT

CODE : 721406U32D1 CODE DU DOMAINE DE FORMATION : 702 DOCUMENT DE REFERENCE INTER-RESEAUX

Approbation du Gouvernement de la Communaut franaise du 8 juillet 1999, sur avis conforme de la Commission de concertation

SECRETARIAT : ORGANISATION, TECHNIQUES ET METHODES DE TRAVAIL


ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ECONOMIQUE DE TYPE COURT

1.

FINALITES DE LUNITE DE FORMATION 1.1. Finalits gnrales Conformment larticle 7 du dcret de la Communaut franaise du 16 avril 1991 organisant l'enseignement de promotion sociale, cette unit de formation doit : concourir lpanouissement individuel en promouvant une meilleure insertion professionnelle, sociale, culturelle et scolaire ; rpondre aux besoins et demandes en formation manant des entreprises, des administrations, de lenseignement et dune manire gnrale des milieux socioconomiques et culturels. 1.2. Finalits particulires Lunit de formation vise permettre ltudiant dintgrer les comptences essentielles des mtiers du secrtariat (communication, traitement de linformation crite et orale, utilisation de logiciels de communication et dorganisation, ) : mener diffrentes oprations de gestion et dorganisation dun secrtariat : classement, darchivage, ; gestion de tches, de contacts, ; prparation, laboration et suivi de travaux en cours ; apprhender les responsabilits dun secrtariat de direction ; dvelopper des comportements professionnels.

2.

CAPACITES PREALABLES REQUISES 2.1. Capacits Sur le plan des relations publiques, laborer un plan dorganisation de diverses actions de relations publiques et de communication en fonction dun public cibl et pour une transaction donne ; produire, en respectant les rgles essentielles de la communication et des critres de qualit professionnelle, un billet radio ; une annonce pour tltexte ; un article de quinze lignes maximum traitant son champ dactivits ; en connaissance du monde des entreprises, face des situations issues de la vie professionnelle courante, pour une entreprise donne ou un ensemble dentreprises prsentant les mmes caractristiques, analyser les structures, le mode dorganisation et les aspects de la gestion en appliquant les principes fondamentaux de management ; prsenter un rapport argument et critique mettant en vidence : le type dentreprise ;

les structures de pouvoir et de dcision ; les mthodes de gestion ; en correspondance, partir de directives gnrales prcisant lobjectif de la correspondance informatif, explicatif et normatif, rdiger un courrier de base en appliquant les critres de lisibilit en adquation avec la transaction de la communication et le destinataire du document ; justifier ses choix : structure du texte, vocabulaire, style , en fonction de lobjectif de la correspondance et de la communication. 2.2. Titres pouvant en tenir lieu Attestation de chacune des units de formation suivantes : COMMUNICATION : ACCUEIL ET RELATIONS PUBLIQUES de lenseignement suprieur conomique de type court ; CORRESPONDANCE GENERALE de lenseignement suprieur conomique de type court ; ORGANISATION DES ENTREPRISES ET ELEMENTS DE MANAGEMENT de lenseignement suprieur conomique de type court.

3.

HORAIRE MINIMUM DE LUNITE DE FORMATION 3.1. Dnomination du cours Techniques de secrtariat 3.2. Part dautonomie Total des priodes Classement CS Code U H P Nombre de priodes 64 16 80

4.

PROGRAMME Face des situationsproblmes illustrant diffrents modes dorganisation dun secrtariat, ltudiant sera capable : didentifier les fonctions dun secrtariat au sein dune organisation en tenant compte des rgles de dontologie qui sont associes au secrtariat de direction et ce, dans diffrentes perspectives, comme par exemple : laccueil et la gestion des rendez-vous ; la gestion documentaire y compris larchivage ; la gestion du courrier interne et externe ; lorganisation du service ; ; de mobiliser des comportements professionnels pour organiser, dune manire approprie, son travail : appliquer des mthodes de classement, darchivage prenant en compte : le type de support (papier, films, bandes magntiques, ..) ; les diffrentes classifications ; les critres daccessibilit ou de confidentialit ; le caractre du document (factures, contrats, documentation, ..) ;

en dgager les implications sur le plan des modes dorganisation et des mthodes de travail ;

pour une situation donne visant une rentabilisation de lespace en tenant compte du cot du matriel et de laccessibilit, danalyser le circuit de la production dun document et son archivage ; didentifier le problme rsoudre et les contraintes respecter (espace, cot, accessibilit, supports,) ; de proposer des solutions dorganisation (suivi du document et mode de classement, perfectionnement de lexistant, ...) ; de justifier ses choix ; pour une situation donne visant lamnagement dun bureau de secrtariat, didentifier les rgles ergonomiques et de scurit ; de proposer un plan damnagement des locaux et dachat de meubles, de matriel, ; face aux ressources de logiciels permettant la gestion intgre des contacts, du temps, des tches ( effectuer individuellement ou en rseau) et la tenue dun agenda, de mettre en uvre des habilets et des techniques appropries pour : enregistrer des informations cibles ; organiser le travail du secrtariat : noter les rendez-vous, les dplacements et les activits mener pour des personnes cibles ; assurer le suivi des affaires en cours ; planifier des travaux cycliques, moyen ou long terme ; organiser la gestion et la distribution de documents sur le rseau ; grer des changes dinformations sur le rseau et des travaux dquipe ; administrer une messagerie (rcuprer/envoyer des mmos, des notes de service, des lettrescirculaires, ) directe ou indirecte, pour des individus ou des groupes ; ;

appliquer les rgles de scurit adquates pour la protection et la confidentialit des informations ;

dutiliser, dune manire approprie, diffrents matriels bureautiques, comme par lexemple : photocopieur, fax, tlex, machine affranchir, plieuse de courrier, systmes coms, ; de mettre en uvre des techniques et des mthodes de tltravail ou dlaboration de dossiers en rseaux, comme par exemple : assurer le suivi des modifications de textes ; mise jour de ressources documentaires, ; ; de mettre en uvre des techniques et des mthodes pour mener en quipe lorganisation : dun voyage daffaires ; dune confrence ; dun vnement de relations publiques ; dune opration commerciale ; dune mise jour dun catalogue ; dune tude technique de logiciels nouveaux ; de planifier son travail individuel en fonction du projet et du planning de lquipe ; de respecter les standards pralablement ngocis en quipe ; de communiquer, dchanger des informations ;

de justifier les mthodes de travail et les techniques mises en uvre.

5.

CAPACITES TERMINALES Pour atteindre le seuil de russite, l'tudiant devra prouver qu'il est capable, face un projet sollicitant lintgration dans une quipe et la mise en uvre de mthodes et de techniques de gestion dun secrtariat, didentifier les principes dorganisation et gestion : des diffrentes tapes de travail ; des contacts , des tches ; des documents y affrents ; des ressources documentaires (diffusion , classement et archivage) ; dassurer le suivi des travaux et laccessibilit aux informations essentielles ; dexploiter, dune manire approprie, les ressources de logiciels de communication, dorganisation et de tenue dagenda. Pour la dtermination du degr de matrise, il sera tenu compte : du degr dautonomie atteint ; de la capacit prendre en charge les diffrentes tapes ; de la capacit sintgrer dans un travail dquipe ; du sens de lorganisation ; du niveau de flexibilit ; de la prise en compte des rgles de dontologie.

6.

CHARGE(S) DE COURS Un enseignant ou un expert. Un expert qui peut prouver dune exprience professionnelle dans la gestion dun secrtariat de direction et de comptences actualises dans lexploitation des ressources logicielles de communication et dorganisation.

7.

CONSTITUTION DES GROUPES OU REGROUPEMENT Aucune recommandation particulire.