ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS 1.- DEDICATORIAS 2.- INTRODUCCION 3.- ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS 3.1.

ADMINISTRACIN DE INSUMOS PARA EL PROCESO DE PRODUCCION Los insumos necesarios para el proceso de produccin, representan generalmente un problema conflictivo en las organizaciones productoras de bienes o servicios, dado que se manifiesta en una inversin en capital de trabajo que debe satisfacer un nivel de servicio determinado por la mismas, de manera tal de disponer siempre, un adecuado inventario que minimice los costos totales inherentes a la posesin y compra, a su vez que logre satisfacer las necesidades de los planes de ventas y/o los pedidos de clientes. A los efectos abordar esta problemtica, los empresarios pueden disponer de cuatro modelos tcnicos diferenciados, para lo cual nos ocuparemos ms adelante, de uno de ellos 3.2. CONCEPTO Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a travs de todo eso se determina los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. 3.3.- TIPOS DE INVENTARIOS El inventario se puede conseguir de tres formas diferentes, pero en otras empresas se da de una forma. Entonces es importante conocer a que se hace referencia: 3.3.1.- Inventario de Materia Prima Se considera materia prima a todos aquellos productos que van a sufrir una transformacin para poder estar disponibles para su venta. 3.3.2.- Inventario de Productos en Proceso Son aquellos productos a los cuales todava no se la ha concluido su proceso productivo, y por ende no estn disponibles para la venta. 3.3.3.- Inventario de Productos Terminados Son todos aquellos productos que han completado su proceso productivo, y se encuentran disponibles para la venta. 3.4.- CONTROL DE INVENTARIO

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad. 3.4.1.- Planeamiento La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto de pronstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales. 3.4.2.- Compra u Obtencin En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material. 3.4.3.- Recepcin Debe ser responsable de lo siguiente: La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin. La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos. 3.4.4.- Almacenaje Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las extracciones no autorizadas. Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para produccin o embarque. 3.4.5.- Produccin Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios.

Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de produccin. 3.4.6.- Embarques Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente. 3.4.7.- Contabilidad Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades. 3.5.- COSTOS DE INVENTARIO Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestin de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos: Costos asociados a los Flujos Costos asociados a los Stocks Costos asociados a los Procesos 3.5.1.- Costos Asociados a los Flujos Son los necesarios para la operacin normal en la consecucin del fin. Mientras que los asociados a la inversin son aquellos financieros relacionados con depreciacin y amortizacin. Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces sern por cuenta del proveedor, y en otros casos estarn incluidos en el propio precio de mercanca adquirida. Ser necesario tener en cuenta tanto los costos de operacin como los asociados a la inversin. 3.5.2.- Costos Asociados a los Stock: En este mbito debern incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos seran entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos tambin tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias, todo estos ya sern explicados ms adelante. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habr que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el tamao ptimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definicin permanecern afuera sea cual fuere la decisin tomada. 3.5.3.- Costos Asociados a los Procesos

Por ltimo, dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las existencias que se clasificaran en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestin de actividad. Un caso paradigmtico es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. Por qu no incorporan tambin los costos de almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?, como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tctica o explicita en el precio de adquisicin. Pero incluso cuando el transporte est gestionado directamente por el comprador se mantiene esta prctica, arenque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido. 3.5.4.- Costos de mantener inventarios: Capacidad de almacenamiento propio o alquilado ( Instalaciones y Depsitos) Equipamiento fijos y de transporte Personal de depsito y control Energa Costo de capital inmovilizado en inventarios Papelera Muebles y tiles Obsolescencia de los insumos Roturas, mermas, perdidas, sobras Seguro y vigilancia

3.5.6.- Costos de Ordenar y/o preparar pedidos: Costos de ordenar compras: Equipamiento Personal Energa Papelera Muebles y tiles Servicios en general

3.6.- METODOS PARA LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS: En funcin a la decisin tctica que la empresa decida tomar para la administracin de los insumos, se puede mencionar que existen bsicamente tres, que utilizando cada una de ellos o una mezcla entre las mismos, se constituyen en los procedimientos administrativos (planificacin, ejecucin y control) que contemplen desde el punto de vista orgnico y funcional, como se ejecutaran las tareas respecto de la adquisicin de insumos para producir productos y satisfacer la demanda del mercado y que necesariamente deben establecer en sus contenidos Calidad, Economa, Velocidad, Secuencia, Practicidad, Coordinacin y Control, estos procedimientos son los siguientes:

1 - a) Sistema de Revisin Continua, Punto de Reposicin, Lote econmico de compra y Cantidad de compra fija. (Demanda Independiente). b) Sistema de Revisin a Fecha Fija, Cantidad a comprar variable. (Demanda Independiente). 2 - Sistema Planificacin de los Requerimientos de los Materiales (MRP). (Demanda Dependiente). 3 - Sistema de Provisin en su Justo Tiempo (JIT). 3.7.- TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS Los mtodos comnmente empleados en el manejo de inventarios son: 3.7.1.- El SISTEMA ABC Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin. El grupo "B" est formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversin. Al grupo "C" lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el ms cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos. 3.7.2.- Modelo Bsico de Cantidad Econmica de Pedidos Uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de pedido ptimo de una artculo de inventario es el modelo bsico de cantidad econmica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos "A" de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos bsicos, 2) Un mtodo grfico, 3) un mtodo analtico. 3.7.2.1.- Costos Bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos elementos y caractersticas claves. 3.7.2.2.- Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en trminos de unidades monetarias por pedido. 3.7.2.3.- Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artculo de inventario durante un periodo especfico. En estos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el ms importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario.

3.7.2.4.- Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario. En le modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto pedido que lo minimice. 3.7.3.- Mtodo Grafico. El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa. Esta cantidad econmica de pedido puede objetarse en forma grfica representando los montos de pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mnimo se representa en el punto sealado como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la lnea de costo de pedido y la lnea de costo de mantenimiento en inventario. La funcin de costo de pedido vara en forma inversa con la cantidad de pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de pedido su costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario se relacionan directamente con las cantidades de pedido. Cuanto ms grande sea el monto del pedido, tanto mayor ser el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor ser el costo de mantenimiento de inventario. La funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la suma de los costos de pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de pedido. 3.7.4.- Mtodo Analtico: Se puede establecer una frmula para determinar la CEP de un artculo determinado del inventario. Es posible formular la ecuacin del costo total de la empresa. El primer paso para obtener la ecuacin del costo total es desarrollar una expresin para la funcin de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario. El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y el nmero de pedidos. 3.8.- SISTEMA PLANIFICACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES (MRP) El Sistema MRP est basado en Demanda Dependiente. La demanda dependiente es aquella que es causada por las necesidades de un semiterminado o un artculo de ms alto nivel en el proceso de valor agregado. Por ejemplo: las llantas, los motores, etc. son artculos cuyas necesidades dependen de la demanda de automviles. Es un sistema de informacin utilizado para planificar la produccin de productos terminados, semielaborados, piezas, partes, etc., elaborar el plan de compras de insumos de acuerdo al programa de produccin, la gestin de los inventarios de insumos y la capacidad de produccin. Es utilizado generalmente en distintos procesos de produccin y se adapta eficientemente a aquellos que renan las caractersticas de estar integrados por lneas de montajes con ensamble de los insumos en forma secuencial como ser la produccin de autos, tractores, electrodomsticos, cosmticos, medicamentos, etc. En general y bsicamente el sistema cumple un crculo de planificacin, ejecucin y control que se retroalimenta permanentemente y es denominado Circuito de Insumo/Producto, en l participan las distintas unidades funcionales de la organizacin, las mismas actan dinmicamente e interrelacionadas, aportando en tiempo y forma los datos por las transacciones que cada una genera en sus propias actividades, esos datos se convierten en informacin para ser utilizada en la toma de decisiones. 3.9.- CARACTERISTICAS Y ANLISIS DEL INVENTARIO

Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cules son las etapas que se presentaran en el proceso de produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La insolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por desgaste tiempo de rotacin, tienen seguro contra incontinencias, deber realizarse la inspeccin visual de dicha mercadera. Se debe saber la forma de contabilizacin de los inventarios. Correcta valorizacin de la moneda empleada para su contabilizacin. Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o determinada. reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnologa empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, caractersticas y naturaleza del producto, caractersticas del mercado, canales de distribucin, analizar la evolucin y la tendencia. 3.10.- CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin. 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario. 6. Comprar el inventario en cantidades econmicas. 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas. 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios. 3.11.- IMPORTANCIA La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos: 1. Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.

2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio ms bajo que predomine en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuacin normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rpidamente la demanda. 6. Recurrir a la informtica. Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algn tipo de inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los inventarios insuficientes, porque los clientes podran dirigirse a los competidores si los productos no estn disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar al fracaso financiero. En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el ms bajo costo posible. En tal sentido el primer

paso que debe seguirse para determinar el nivel ptimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qu punto se podran minimizar estos costos. 3.12.- FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario:

3.12.1.- Minimizacin de la inversin en inventarios El inventario mnimo es cero, la empresa podr no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d produccin. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. 3.12.2.- Afrontando la demanda Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos asociados con una alta satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se podra emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

CONCLUSIONES Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de equipo y organizacin de la empresa. La administracin de inventario se centra en cuatro aspectos bsicos; como los son: el nmero de unidades que debern producirse en un momento determinado, en que momento debe producirse el inventario, que articulo merece atencin especial, y podemos protegernos de los cambios en los costos de los artculos en inventario. De esta manera podemos sealar que la administracin de inventario consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operacin al costo ms bajo posible. El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronsticos de ventas o presupuesto, para as determinar los costos de inventarios, compras u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarque y contabilidad. Los inventarios se clasifican de acuerdo a las caractersticas de la empresa, y una de las formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Produccin en Proceso, Productos Terminados, Materiales y Suministros. En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se relacionan mediante la elaboracin del inventario. BIBLIOGRAFIA

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