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MINISTERIO DEL INTERIOR Plan de Gestin de Proyecto: Implantacin de un Sistema de Respuesta Rpida Policial

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PROYECTO
IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE RESPUESTA RPIDA POLICIAL

Entregable: Plan de Gestin de Proyecto

Versin: 1.0

Elaborado por: Rody Rodrguez Silva Moiss Terrones Gamonal Paul Talaverano Quispe Cargo: Analista del Proyecto/Especialista en Redes y Tel. / Especialista en TI Revisado por: Diego Grados Alvarez Cargo: Jefe de Proyecto Aprobado por: Ing. Sal Vsquez Arteaga Cargo: Director de Proyecto

Notas Fecha: 13/06/2013

Firma: Fecha: 26/06/2013 Firma: Fecha: 01/07/2013 Firma:

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

tem

Texto Modificado Elaboracin del Documento Revisin de Documento

Versin

Fecha

Responsable

Unidad

0.1

0.1

Aprobacin del Proyecto

1.0

UDP Rody Rodrguez S. 13/06/13 (Unidad de Desarrollo Moiss Terrones G. de Proyecto) Pool Talaverano Q. UDP Diego Grados 26/06/2013 (Unidad de Desarrollo Alvarez de Proyecto) DGGTIC (Direccin General de Sal Vsquez 01/07/2013 Gestin en Tecnologa Arteaga de Informacin y Comunicaciones )

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INDICE
1. INTRODUCCION................................................................................................................. 4 1.1. Naturaleza de los Proyectos ........................................................................................ 4 1.2. Resumen Ejecutivo ...................................................................................................... 4 2. ENFOQUE DE GESTIN DEL PROYECTO ....................................................................... 5 2.1. Procesos de Gestin en General ................................................................................. 5 2.2. Procesos de Supervisin ............................................................................................. 6 2.3. Procesos de Control de Cambios ................................................................................ 8 3. GESTIN DEL ALCANCE .................................................................................................. 9 3.1. Requerimientos ........................................................................................................... 9 3.2. Alcance ...................................................................................................................... 10 3.3. EDT ........................................................................................................................... 12 3.4. Entregables ............................................................................................................... 13 4. GESTIN DELTIEMPO ..................................................................................................... 14 4.1. Cronograma de Actividades ...................................................................................... 14 4.2. Hitos .......................................................................................................................... 15 4.3. Cuadro de los responsables de las tareas................................................................ 16 5. GESTIN DE COSTOS .................................................................................................... 17 5.1. Lnea Base ................................................................................................................ 17 5.2. Plan de Gestin para Costos ..................................................................................... 17 5.3 Cuadro de Costos .......................................................................................................... 22 6. GESTIN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................ 22 6.1. Organizacin ............................................................................................................. 22 6.2. Matriz de asignacin de responsabilidades versin 1.0 ............................................ 27 6.3. Infraestructura, Equipos, Materiales y Accesorios ..................................................... 29 6.4. Plan de Gestin del Personal .................................................................................... 32 7. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES .......................................................................... 33 7.1. Directorio de Stakeholders ........................................................................................ 33 7.2. Plan de Comunicaciones ........................................................................................... 34 8. GESTIN DE RIESGOS ................................................................................................... 38 8.1. Listado de Riesgos .................................................................................................... 38 8.2. Identificacin, Estimacin y Priorizacin de Riesgos ................................................. 38 8.3. Documento de Anlisis de Riesgos del Proyecto ...................................................... 43 9. GESTIN DE LA CALIDAD .............................................................................................. 45 9.1. Requisitos de Calidad ................................................................................................ 45 9.2. Plan de Aseguramiento de la Calidad ....................................................................... 47 10. GESTIN DE STAKEHOLDERS .................................................................................. 53 10.1 Lista de stakeholders ................................................................................................. 53 11. GESTIN DE ADQUISICIONES ................................................................................... 64 11.1. Plan de Gestin para Compras y Adquisiciones .................................................... 64 11.2. Matriz De Adquisiciones Del Proyecto ................................................................... 66

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PLAN DE GESTIN DE PROYECTO: IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE RESPUESTA RPIDA POLICIAL


1. INTRODUCCION En base al plan estratgico institucional del ministerio del interior del actual gobierno periodo 2011-2016, se identific la necesidad de mejorar el sistema de comunicacin de emergencias, el cual est dirigido a la seguridad y orden interno, es por ello que se va desarrollar el proyecto: Implantacin de un Sistema de Respuesta Rpida Policial (SIRRPOL). Alineado con el objetivo general N 1: Garantizar la seguridad y el orden interno con eficacia y capacidad preventiva, buscando el acercamiento a la comunidad y respetando los derechos civiles y polticos, y con la estrategia O6D2: Dotar de recursos para el reemplazo y/o reposicin de los equipos inoperativos para incrementar la efectividad en la polica nacional del Per.
Referencia: Plan Estratgico institucional del Ministerio del Interior 2011-2016

1.1. Naturaleza de los Proyectos 1.1.1. rea de Aplicacin: Este proyecto tecnolgico ser aplicado por el rea de Direccin General de Gestin en Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (DGGTI) del Ministerio del Interior (MININTER), a la central de emergencia de la PNP, para poder mejorar y controlar la recepcin de llamadas de emergencias, de esta manera lograremos consolidar la seguridad y el orden interno. 1.1.2. Complejidad del Proyecto: El tipo de complejidad que se idntica es la complejidad tecnolgica y estructural ya que la calidad de nuestro proyecto depende de la entrega a tiempo de los productos tecnolgicos. 1.2. Resumen Ejecutivo SIRRPOL es un proyecto que tiene como propsito brindarle a la PNP una herramienta innovadora para poder responder a las llamadas de emergencia, realizadas por los ciudadanos y de esa manera fortalecer la seguridad de la ciudadana. Este proyecto abarcara todo la zona de Lima metropolitana, con el objetivo de poder atender de manera rpida y oportuna a las llamadas de emergencia. La Direccin General de Gestin en Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (DGGTIC), es el rea perteneciente al MININTER, que se responsabilizar de este proyecto. De tal forma se ha asignado como jefe del proyecto a Diego Grados Alvarez, analista de proyecto a
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Rody Rodrguez Silva y los especialistas en el campo a Moiss Terrones Gamonal y Paul Talaverano Quispe. En cuanto a la adquisicin de los equipos tecnolgicos se ha realizado una licitacin en el cual se ha elegido a la empresa Indra, quien nos proveer de las tecnologas. Para ello la empresa Indra ha elegido a un coordinador, quien lo representara. El proyecto tendr una duracin de 1 ao y 3meses. Inicia el 3 de Junio del 2013 y culminara en 8 Setiembre del 2014. El objetivo general del proyecto es: Atender de manera oportuna y rpida las llamadas de emergencias reportadas por los ciudadanos Los objetivos especficos son: Mejorar la imagen institucional de la PNP. Atender 40 mil llamadas por da Reducir el tiempo de llegada de los agentes policiales al lugar del incidente de 10 a 3 minutos. Automatizar la gestin de las llamadas de emergencias. Incrementar y afianzar la participacin de la poblacin, atendiendo de manera oportuna sus llamadas. 2. ENFOQUE DE GESTIN DEL PROYECTO 2.1. Procesos de Gestin en General Fase Fase de Iniciacin Fase de Planificacin Fase de ejecucin Fase de Seguimiento y cierre Fase de cierre Nro. Iteraciones 1 1 1 1 1 Duracin / Das Laborables 8 13 298 331 12

*Das Laborables se refiere a los das: lunes, martes, mircoles, jueves y viernes.

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2.2.

Procesos de Supervisin Arquitectura de la Metodologa de Proyecto

Organizacin a travs del Tiempo Fases Seguimiento y Control Inicio Planificacin Ejecucin Cierre

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Organizacin por reas de conocimiento

rea de Conocimiento Gestin de Integracin Gestin del Alcance Gestin del Tiempo Gestin del Costo Gestin de Calidad Gestin de RRHH. Gestin de las Comunicaciones Gestin de Riesgos Gestin de Adquisidores Gestin de Stakeholders

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2.2.1. Control de Plazos Plazos de entrega de cada una de las fases planificadas.

Fase Fase de Inicial Fase de Planificacin Fase de Ejecucin

Entregable Acta de Constitucin Plan de Gestin de Proyecto Implantacin de la Central de Emergencia Implantacin del Software Administrador de Llamadas Implantacin de equipos de radio comunicacin. Capacitacin del personal encargado de la recepcin de llamadas

Plazo de entrega/ Das laborables 8 13

112

52

107

27

298 Fase de Cierre Informe de Cierre 12

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2.3. Procesos de Control de Cambios Elaborar procedimientos para el correcto Control de Cambios. Estos procedimientos gestionarn el entregable: Peticiones de Cambio.

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3.

GESTIN DEL ALCANCE

Este proyecto consta de 3 productos y 1 servicio. Los cuales se entregaran progresivamente segn el cronograma de actividades, adems las especificaciones de los productos y el servicio se debe regir a las bases de la licitacin realizadas por el SEACE para este proyecto. La empresa que proveer las tecnologas a implantar ser la empresa INDRA, quien deber cumplir con todo lo especificado en dichas bases. La Unidad de Desarrollo del Proyecto se encargara del cumplimiento de dichos productos y servicio, adems ser la responsable de este proyecto. 3.1. Requerimientos

Productos

Implantacin de la Central de Emergencia

Implantacin del Software Administrador de Llamadas

Implantacin de equipos de radio comunicacin

Requerimientos Rpido y fcil acceso al sistema en tiempo menor a 500 ms para el establecimiento de llamadas de grupo a nivel de red. Funcin continua y ptima las 24 horas del da, durante los 365 das del ao. Capacidad de soportar de forma inmediata y automticamente el desplazamiento de sus terminales. la calidad y disponibilidad del servicio debe ser eficaz para las comunicaciones. El sistema (Infraestructura y terminales) deber contar con la facilidad de transferir voz. Los terminales estarn equipados con GPS integrado, de forma que sea posible conocer la posicin de cada uno de ellos en la red. Las estaciones bases consideraran alarmas que permitan conocer el estado de funcionamiento de los dispositivos en tiempo real Identificar por intermedio de los sistemas los equipos suscriptores autorizados para realizar llamadas. Clasificar el tipo de llamada, ya sea por grupo, individual, emergencia. Identificar automticamente la disponibilidad de canales vacantes y asignar canales de voz disponibles a los terminales afiliados al sistema. Deben proveer una potencia de transmisin segn el Estndar. Los equipos deben ser instalados en los vehculos policiales y otorgar comunicacin de radio por intermedio de las estaciones bases. Debern contar con GPS integrado ultrasensible. La comunicacin entre estaciones debe ser fiable.

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Servicio

Deben permitir la implementacin de encriptacin extremo a extremo. Requerimientos La capacitacin ser Terica y Prctica por parte del proveedor Capacitacin sobre Administracin y Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Sistema. Todos los cursos sern dictados en idioma espaol y certificados por el proveedor. Todos los manuales de operacin, mantenimiento e instruccin debern estar en idioma espaol.

Capacitacin del personal encargado de la recepcin de llamadas

3.2.

Alcance

Los plazos sern cambiados si y solo si, ocurra algn cambio en el cronograma base de las tareas establecidos en este documento, mediante la aprobacin del documento de control de cambios. En caso de no cumplir con dicho servicio y/o producto segn lo especificado, la empresa proveedor, quien asumir la responsabilidad, tendr una penalidad del 10% del pago que se le efectuar por dicho servicio, segn lo establecido en las Bases de Licitacin Pblica de contrataciones de suministro de bienes. 3.2.1 Productos: Los tres productos se entregaran de forma consecutiva en la etapa de ejecucin segn el cronograma de tareas en este proyecto. Adems cabe resaltar que el encargado de entregar estos productos esta designada a la empresa ganadora de las bases de convocatoria y licitacin. Para la entrega de estos productos se tendr como responsable a un Especialista en Redes y Telecomunicaciones que contara a su cargo 5 colaboradores. 3.2.1.1 Implantacin de la Central de Emergencia: La central contar con equipos modernos de computadoras, mdulos especializados y pantallas modernas capaces de atender todas las llamadas de emergencia realizadas por el ciudadano. La central estar ubicada en el Lima Metropolitana. 3.2.1.2 Implantacin del Software administrador de llamadas: Se contar con modernos software especializado para atender las llamadas de emergencia, por tanto permitir administrar, ubicar, registrar e identificar las llamadas de emergencia realizadas por el ciudadano.

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3.2.1.3 Implantacin de Equipos de radio comunicacin Esto se refiere a los radios mviles y porttiles. El primero ser instalado en los vehculos de emergencia de la PNP, el segundo ser utilizado por los efectivos policiales encargados de la atencin de las emergencias. Esto dispositivos permitirn a los agentes policiales comunicarse con la central de emergencia de forma efectiva, rpida e inteligente.

3.2.2 Servicio: 3.2.2.1 Capacitacin del personal encargado de la recepcin de llamadas: Este servicio se va a ejecutar despus de la entrega de todos los productos. Consistir en la capacitacin que se brindara a los operadores de llamadas de emergencia y a los efectivos policiales encargados de resolver una emergencia. Para la capacitacin a los operadores de llamadas de emergencia; consiste en explicar en forma detallada y entendible, el funcionamiento y las caractersticas de los nuevos recursos. Con el objetivo de optimizar el Sistema de comunicaciones SIRRPOL. Adems cabe mencionar que las capacitaciones sern realizadas por la empresa encargada de la implantacin de los nuevos equipos tecnolgicos. Ya que el personal encargado est compuesto por efectivos policiales se le informara sobre los nuevos recursos que se van a implementar en este proyecto. Se presentaran sus caractersticas, funciones, manuales de control y administracin de las llamadas telefnicas.

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3.3.

EDT

Proyecto SIRRPOL

1 Fase Inicial

2 Fase Planificacin

3 Fase Ejecucin

4 Cierre

1.1 Reunin Inicial

2.1 Desarrollo del Plan de Gestin de Proyecto

3.1 Implantacin de la Central de Emergencia

4.1 Reunin de Cierre

1.2 Ejecucin del Acta de Constitucin

2.2 Revisin del Plan de Gestin de Proyecto

3.1.1 Anlisis de la Red Troncalizada

4.2 Verificacin de los Productos y Servicios

1.3 Aprobacin del Acta de Constitucin

2.3 Aprobacin del Plan de Gestin de Proyecto

3.1.2 Diseo de la Red Troncalizada

4.3 Entrega de Productos y Servicios

3.1.3 Listado de Equipos para la Central de Emergencia 1.3 Identificacin de Stakeholders

4.4 Aprobacin de la Conformidad del Proyecto

3.1.4 Recepcin de Equipos 3.1.5 Instalacin de Equipos de la Central de Emergencia 3.1.6 Prueba de Instalacin 3.1.7 Inspeccin de la Implantacin de la Central de Emergencia

4.5 Archivar Documentos del Proyecto

4.6 Informe de Cierre

3.2 Implantacin del Software Administrador de Llamadas

3.2.3 Instalacin del Software

3.2.4 Prueba del Software

3.2.5 Inspeccin de la Implantacin del Software

3.3 Implantacin de Equipos de Radio Comunicacin

3.3.1 Anlisis y Seleccin de Equipos

3.3.2 Recepcin de Equipos

3.3.3 Instalacin de Radios Mviles en los Vehculos

3.3.4 Entrega de Radios Porttiles

3.3.5 Prueba de Equipos de Radio

3.3.6 Inspeccin de los Equipos de Radio Comunicacin

3.4 Capacitacin a los Operadores de Llamadas

3.4.1 Desarrollo de la capacitacin

3.4.2 Evaluar a los empleados

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3.4. Entregables

Fase

Entregable Acta de Constitucin Plan de Gestin de proyecto Implantacin de la Central de Emergencia Implantacin de Software Administrador de Llamadas

Descripcin Es el documento en el cual se especifica la conformidad para dar inicio al proyecto. Es el documento de planeamiento que permitir gestionar y administrar el proyecto de forma ordenada y ptima. Se realizara la implementacin de los equipos de la central 105 y se realizar la inspeccin correspondiente. Esta implementacin se refiere al software que permitir administrar las llamadas realizadas por el ciudadano ante una emergencia. Se implantarn los equipos de radio mviles en los vehculos. Se entregarn los equipos porttiles a los efectivos policiales asignados. Se instalara el software administrador de llamadas. Consiste en explicar en forma detallada y entendible, el funcionamiento y las caractersticas de los nuevos recursos. Luego de la conformidad de los productos y servicios entregados se procede a realizar el informe de cierre del proyecto a cargo de UDP. El informe de cierre es un documento formal que certifica la terminacin del proyecto.

Responsable Director del Proyecto Jefe de Proyecto Director del Proyecto Jefe de Proyecto Especialista en Redes y Telecomunicaciones Especialista en Redes y Telecomunicaciones

Fase de Inicio

Fase de Planificacin

Fase de Ejecucin

Implantacin de equipos de radio comunicacin.

Especialista en Redes y Telecomunicaciones

Capacitacin al personal ende Llamadas

Jefe de proyecto

Jefe de proyecto

Fase de Cierre

Informe de cierre de proyecto.

Jefe de Proyecto

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4. GESTIN DELTIEMPO 4.1. Cronograma de Actividades


Id Nombre de tarea Duracin Comienzo Fin Predecesoras Responsable % completado

1 Proyecto SIRRPOL 331 das lun 03/06/13 2 1 Fase Inicial 8 das lun 03/06/13 3 1.1 Reunin Inicial 1 da lun 03/06/13 1.2 Ejecucin del mar 4 Acta de 1 da 04/06/13 constitucin 1.3 Aprobacin mi 5 del Acta de 1 da 05/06/13 Constitucin 1.4 Identificacin 6 5 das jue 06/06/13 de Stakeholders 2 Fase de 7 13 das jue 13/06/13 Planificacin 2.1 Desarrollo del 8 Plan de Gestin 8 das jue 13/06/13 de Proyecto 2.2 Revisin del mar 9 Plan de Gestin 3 das 25/06/13 de Proyecto 2.3 Aprobacin del Plan de 10 1 da lun 01/07/13 Gestin de Proyecto 3 Fase de mar 11 298 das Ejecucin 02/07/13 3.1 Implantacin mar 12 de la Central de 112 das 02/07/13 Emergencia 3.2 Implantacin del Software 19 52 das jue 05/12/13 Administrador de Llamadas 3.3 Implantacin de Equipos de 23 107 das lun 17/02/14 Radio Comunicacin 3.4 Capacitacin a los empleados mi 30 27 das que van a utilizar 16/07/14 las TIC 3.4.1 Desarrollo mi 31 1 ms de la capacitacin 16/07/14

lun 08/09/14 mi 12/06/13 lun 03/06/13 mar 04/06/13 3

JEPRO,DIRPRO JEPRO,DIRPRO

5% 100% 100% 100%

mi 05/06/13 mi 12/06/13 lun 01/07/13 lun 24/06/13

4 5 6

DIRPRO JEPRO

100% 100% 100%

ANPRO JEPRO, ANPRO,DIRPRO

100%

jue 27/06/13

100%

lun 01/07/13

9;8

DIRPRO

100%

jue 21/08/14 mi 04/12/13

10

0% 0%

vie 14/02/14

18

0%

mar 15/07/14

22

0%

jue 21/08/14

29

0%

mar 12/08/14

CINDRA

0%

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32 33 34 35

36

37 38

3.4.2 Evaluar a los empleados 4 Fase de Cierre 4.1 Reunin de Cierre 4.2 Verificacin de los Productos y Servicios 4.3 Aprobacin de la Conformidad del Proyecto 4.4 Archivar Documentos del Proyecto 4.5 Informe de Cierre

mi jue 21/08/14 13/08/14 12 das vie 22/08/14 lun 08/09/14 7 das 1 da vie 22/08/14 vie 22/08/14

31 32

CINDRA

0% 0%

JEPRO 34 JEPRO, ANPRO

0% 0%

7 das lun 25/08/14 mar 02/09/14 mi 03/09/14 vie 05/09/14

2 das

jue 04/09/14

35

DIR

0%

1 da

vie 05/09/14

36 37

JEPRO JEPRO,DIRPRO

0% 0%

1 da lun 08/09/14 lun 08/09/14

4.2. Hitos
% completado

Id

Nombre de tarea

Duracin

Comienzo

Fin

Predecesoras Responsable

1 Proyecto SIRRPOL 331 das 2 1 Fase Inicial 8 das 1.3 Aprobacin 5 del Acta de 1 da Constitucin 2 Fase de 7 13 das Planificacin 2.3 Aprobacin del Plan de 10 1 da Gestin de Proyecto 3 Fase de 11 298 das Ejecucin 3.1 Implantacin 12 de la Central de 112 das Emergencia 3.2 Implantacin del Software 19 52 das Administrador de Llamadas 3.3 Implantacin de Equipos de 23 107 das Radio Comunicacin

lun 03/06/13 lun 08/09/14 lun 03/06/13 mi 12/06/13 mi 05/06/13 mi 05/06/13 jue 13/06/13 lun 01/07/13 4 6 DIRPRO

5% 100% 100% 100%

lun 01/07/13 lun 01/07/13 mar 02/07/13 mar 02/07/13

9;8

DIRPRO

100%

jue 21/08/14 mi 04/12/13

10

0% 0%

jue 05/12/13 vie 14/02/14

18

0%

lun 17/02/14 mar 15/07/14

22

0%

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30

32 33 38

3.4 Capacitacin a los empleados mi 27 das que van a utilizar 16/07/14 las TIC 3.4.2 Evaluar a los 7 das mi 13/08/14 empleados 4 Fase de Cierre 12 das vie 22/08/14 4.5 Informe de 1 da lun 08/09/14 Cierre

jue 21/08/14

29

0%

jue 21/08/14 lun 08/09/14 lun 08/09/14

31 32 37

CINDRA

0% 0%

JEPRO,DIRPRO

0%

4.3.

Cuadro de los responsables de las tareas

Nombre del recurso Sal Vsquez Diego Grados Alvarez Rody Rodrguez silva Moiss Terrones Gamonal Paul Talaverano Quispe Jos Ramrez Ruiz

Iniciales DIRPRO JEPRO ANPRO ESPRED

Cargo Director de Proyecto. Jefe de Proyecto. Analista de Proyecto.

Grupo Direccin General del Proyecto(DGP) Unidad de Desarrollo del Proyecto(UDP) Unidad de Desarrollo del Proyecto(UDP)

Empresa o Institucin MININTER MININTER MININTER MININTER MININTER INDRA

Especialista en Unidad de Desarrollo Redes y del Proyecto(UDP) Telecomunicaciones. Especialista en TI. Coordinador de la empresa INDRA Unidad de Desarrollo del Proyecto(UDP) Coordinacin INDRA

ESPTI

CINDRA

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5. GESTIN DE COSTOS 5.1. Lnea Base El costo total del proyecto es de S/. 49, 797,099.66 Con una adicional del 10 % del total del monto que asciende a S/. 54, 776,809.63.

costos directos costos indirectos

S/. S/.

11,335.30 49,785,764.36

Id 1 2 7 11 33

Nombre de tarea Proyecto SIRRPOL 1 Fase Inicial 2 Fase de Planificacin 3 Fase de Ejecucin 4 Fase de Cierre Monto Adicional S/. S/. S/. S/. S/. S/.

Costo 49,797,099.66 1,529.60 1,235.60 49,790,980.86 3,353.60 4,979,709.97 10%

Presupuesto del Proyecto: S/. 54, 776,809.63 5.2. Plan de Gestin para Costos UNIDAD DE MEDIDA TIPO DE RECURSO Recurso Personal Recurso Material o Combustible Recurso Maquina o no Combustibles Umbrales de calidad UMBRALES DE CONTROL ALCANCE: PROYECTO VARIACIN PERMITIDA / FASE / ENTREGABLE ACCIN A TOMAR SI VARIACIN EXCEDE LO PERMITIDO Investigar variacin para tomar accin correctiva. UNIDADES DE MEDIDA Costo / Da Unidades Unidades

Proyecto completo

+/- 10% costo planificado

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PROCESO DE GESTIN DE COSTOS PROCESO DE GESTIN DE COSTOS. DESCRIPCIN Se estima los costes del proyecto en base al tipo de estimacin por presupuesto. Esto se realiza en la planificacin del proyecto y es responsabilidad Jefe de proyecto, y aprobado por el Sponsor. Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestin del proyecto. Este documento es elaborado por el jefe de proyecto y, revisado y aprobado por el Sponsor. Se evaluara el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y Costo). El anlisis de impacto deber ser presentado al Sponsor y evaluara distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponder alternativas de intercambio de triple restriccin. Toda variacin final dentro de +/- 10% del presupuesto se considera normal. Toda variacin fuera del +/- 10 % del presupuesto ser considerada como causa asignable y deber ser auditada. Se presentara un informe de auditora.

Estimacin de costes

Preparacin de su presupuesto de Costes

Control de costes -

FORMATOS DE GESTIN DE COSTOS

Formato de gestin de costos. Plan de gestin de costos Costeo del proyecto Presupuesto por Fase y Entregable Presupuesto por Fase y por Tipo de Recurso

Descripcin Documento que informa la planificacin para la gestin del costo del proyecto. Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable, segn el tipo de recurso que participe. El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del proyecto, divididos por Fases, y cada fase dividido en entregables. El formato de Presupuesto por Fase y por Tipo de Recurso informe los costos del proyecto divididos por fases, y cada fase en los 3 tipos de recursos (personal, materiales, maquinaria).

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SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

Descripcin Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte informando los entregables Realizados y el porcentaje de avance de las actividades del proyecto. El Jefe de Proyecto se encarga de compactar la informacin del equipo de proyecto en el Cronograma, actualizando el proyecto segn los reportes del equipo, y procede a re-planificar el proyecto en el escenario del MS Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el Informe del Performance del Proyecto. El coste del proyecto puede tener una variacin de +/- 10 % del total planeado, si como resultado de la re-planificacin del proyecto estos mrgenes son superados se necesitara emitir una solicitud de cambio, la cual deber ser revisada y aprobada por el Jefe del Proyecto y el Sponsor. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS El Sponsor y el Jefe del Proyecto son los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios. Todos los cambios de costos debern ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto. Los documentos que sern afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son: Una Solicitud de Cambios. Una Acta de reunin de coordinacin del proyecto. Plan del Proyecto (actualizacin) En primera instancia el que tiene la autoridad de resolver cualquier problema relativo al tema es el jefe del proyecto, si ese caso no se resuelve por l, es el quien asume la responsabilidad. Una solicitud de cambio sobre el costo del proyecto que no exceda el +/- 10 % del presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Jefe del Proyecto, un requerimiento de cambio superior ser resuelta por el Sponsor. FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO La fuente de financiamiento ser del presupuesto asignado por el estado al ministerio del interior. SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS Se considera como referencia para calcular el costo por da , los gastos mensuales para los integrantes de la implementacin dependiendo de la funcin o actividad que se le asigne de la siguiente forma: Director del proyecto: S/. 5000.00
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Jefe de proyecto: S/. 3000.00 Analista de proyecto: S/. 2000.00 Especialista en TI: S/. 1200.00 Especialista en Redes y Telecomunicaciones: S/. 1200.00 Colaboradores: s/. 1000.00

La cantidad de horas laborables segn el horario referencial de un trabajador normal es de: 8 horas laborables por 5 das (lunes a viernes) por 4 semanas, con un acumulado aproximado de 160 horas o 20 das al mes . El costo referencial si lo deseamos tomar por horas trabajadas, esto es calculado por el pago mensual, entre la cantidad de horas laborables en un mes. Se especifica los costos por hora semanal: Director del proyecto: S/. 250.00 Jefe de proyecto: S/. 150.00 Analista de proyecto: S/. 100.00 Especialista en TI: S/. 60.00 Especialista en Redes y Telecomunicaciones: S/. 60.00 Colaboradores: s/. 50.00

El material llamado impresin es en realidad que tiene el costo de S/. 0.30 por cada hoja que se imprima, esto incluye el costo de la hoja, tintas, la impresora y electricidad consumida. El costo de uso de las PC de los integrantes de la implementacin est presupuestado con s/. 1.20. Esto incluye el costo de la electricidad consumida por PC, el local o lugar donde se utilizara y conexin a internet. Ejemplo es uso de una cabina de internet. En el proyecto se va a tener la utilizacin de los siguientes materiales: Escritorio: Se va a poner a disposicin 4 escritorios para distribuirlos en el local donde se va a trabajar el desarrollo del proyecto. El costo por escritorio es de S/. 300.00. Lapiceros: Se va poner a disposicin de los 15 integrantes del grupo, lapiceros. En total son 75 lapiceros a un costo de S/. 0.50 por lapicero. Archivadores: Se va a tener 15 archivadores, donde se va a repartir 3 archivadores por fase, o segn se disponga en desarrollo del proyecto. El costo de los archivadores es de S/.10.00 Estos costos no se especifican en el costeo por actividad, ya que son considerados como unos costos fijos al iniciar el desarrollo del proyecto, ya que la utilizacin de los materiales va a depender de las actividades, y muchas veces se van a usar los mismos materiales para muchas actividades.

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Se evita el presupuestar licencias de software, ya que como requisito de las PC a utilizar es que cuenten con los paquetes de desarrollo necesario para este proyecto como: convencional como sistema operativo Windows 7 y Microsoft office 2013 (incluido Microsoft Project 2013.) Dentro del plan de presupuesto del proyecto por fase y por entregable se estn considerando como cantidades para el anlisis de reserva a: Reserva de contingencia y a Reserva de gestin, el primero presta una proteccin general de costos al proyecto y el segundo para cambios no planificados, que implican riesgos; estas cantidades son especificadas con el 10% del TOTAL DE FASES, cada una. 1. Como se observa en este cuadro hasta el mes de julio del ao 2012 los ndices de delincuencias han ido en aumento, aplicando en nuevo sistemas, podremos ayudara reducir esos altos ndices de delincuencias.

Fuente: Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI).Los datos fueron recopilados de la Encuesta Nacional de Hogares y registros de los ministerios del Interior y Pblico.

2. Tener un mayor control de los delitos que muchas veces no son atendidos y tambin de aquellos que no son denunciados. 3. Se mejorara la imagen de la institucin frente a la sociedad, la cual haba perdido la credibilidad en cuanto a dar atencin oportuna a las llamadas de emergencias. 4. Respuesta rpida a las llamadas de emergencia hechas por la poblacin, el cual ser resuelto de inmediato, por parte de la polica nacional de Per.

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5.3 Cuadro de Costos Verificar el documento acompaado en la carpeta cuadro de costos.

6. GESTIN DE RECURSOS HUMANOS 6.1. Organizacin El Proyecto tendr la siguiente estructura orgnica:

Director (Sal Vsquez Arteaga)

Jefe de Proyecto (Diego Grados Alvarez)

Analista de Proyecto

Especialista en Redes y Telecomunicaciones

Especialista en Tecnologas de Informacin.

Colaboradores (4)

Colaboradores (5)

Organigrama del Proyecto versin 1.0 Para el desarrollo del proyecto, se ha diseado la siguiente estructura, definiendo las responsabilidades por cada una de las Unidades Orgnicas participantes.

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ROL Director

Descripcin de Roles versin 1.0 PUESTO Persona encargada del control, liderar, motivar, comunicar y aprobar el proyecto. PUESTO Conformado por: Jefe de Proyectos. Analista de Proyecto. Especialista en Redes y Tel. Especialista en TI. Colaboradores. Persona asignada por la Unidad de Desarrollo de Proyecto. Persona Asignada por la Unidad de desarrollo del proyecto. Persona seleccionada del staff, por la unidad de proyecto. Persona seleccionada del staff, por la unidad de proyecto. Personas encargadas de brindar informacin a la unidad de desarrollo del proyecto.

ROL

Unidad de Desarrollo de Proyecto

Jefe de Proyecto Analista de proyecto Especialista en redes y telecomunicaciones Especialista en TI Colaboradores

NOMBRE DEL ROL: Director de Proyecto OBJETIVO DEL ROL: Es la persona que patrocina el proyecto Y Aprobarlo, es el principal interesado en el xito del proyecto, y por tanto la persona que apoya, soporta y define el proyecto. RESPONSABILIDADES: Aprobar el Acta de proyecto. Aprobar el Alcance de proyecto. Aprobar el plan de proyecto. Aprobar el Cierre del proyecto. FUNCIONES: Iniciar el proyecto. Aprobar el plan de proyecto. Monitorear el proyecto. Cerrar el proyecto. Gestionar el control de cambios del proyecto.
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Asignar recursos al proyecto. NIVELES DE AUTORIDAD: Decide sobre los RR.HH y materiales asignados al proyecto. Decide sobre las modificaciones a las lneas base del proyecto. REPORTA A: Gerencia general. SUPERVISA A: Jefe de proyecto. REQUISITOS DEL ROL: Habilidades interpersonales. Conocimiento y habilidades de administracin general. Comprensin del entorno del proyecto. Conocimiento de normas y regulaciones del rea de aplicacin. NOMBRE DEL ROL: Jefe de Proyecto OBJETIVO DEL ROL: Es la persona lder encargada de la gestin del proyecto quien mediante la administracin adecuada de los recursos cumplir los objetivos establecidos por el Director logrando as el xito del proyecto. RESPONSABILIDADES: Actualizar el plan de gestin del proyecto. Asignacin de recursos. Coordinar la interaccin con los clientes y usuarios. Mantener al equipo enfocado en los objetivos del proyecto. Elaboracin de plan de pruebas. FUNCIONES: Definir el proyecto y evaluar sus necesidades. Redactar especificaciones del proyecto. Calcular el costo del proyecto. Contratar al equipo del proyecto. realizar un seguimiento e informes del proyecto, en trminos de calidad, costo y plazos de entrega. NIVELES DE AUTORIDAD: Decide sobre los RR.HH y materiales asignados al proyecto. Decide sobre las modificaciones a las lneas base del proyecto. REPORTA A: Director de proyecto. SUPERVISA A: A todo el equipo del proyecto. REQUISITOS DEL ROL:
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Conocimientos

Habilidades

Gestin de Proyectos segn el PMBOK. MS Project Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de Conflictos Motivacin

NOMBRE DEL ROL: Especialista en Redes y Telecomunicaciones OBJETIVO DEL ROL: Es la persona que est encargado de poder realizar todas las investigaciones pertinentes en cuanto a los temas de las nuevas tecnologas a usar, para el desarrollo del proyecto. RESPONSABILIDADES: Documentar las tecnologas a implantar en el proyecto. Seguimiento al desarrollo de la implantacin de las tecnologas en la organizacin. Desarrollar el plan de instalaciones de los equipos, con los proveedores. FUNCIONES: Brindar el soporte tcnico a las herramientas de colaboracin instaladas. Documentaciones de procesos que se desarrollan en el proyecto. Investigacin y desarrollo. NIVELES DE AUTORIDAD: Decide sobre sus colaboradores a su cargo. REPORTA A: Jefe de proyecto. SUPERVISA A: Colaboradores. REQUISITOS DEL ROL: Conocimiento en protocolo TCI/IP, SIP, H323. Experiencia en el cargo de 3 aos como mnimo. trabajo en equipo, proactivo, orientado a resultados. NOMBRE DEL ROL: Especialista en TI OBJETIVO DEL ROL: Es la persona que encarga de poder supervisar e investigar acerca de las tecnologas a usar en el proyecto. RESPONSABILIDADES: Documentar la investigacin sobre las tecnologas. Proponer peticiones de cambio.
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FUNCIONES: Resolucin de problemas con algn problema de impacto negativo de las tecnologas. Determinar soluciones definitivas a los incidentes recurrentes. Realizar revisiones post implementacin. NIVELES DE AUTORIDAD: Determinar de acuerdo al desempeo de cada integrante de qu manera formara parte en el proyecto. REPORTA A: Jefe de proyecto. SUPERVISA A: Colaboradores. REQUISITOS DEL ROL: Experiencia mnima de 3 aos en posiciones de TI. Conocimiento avanzado en Hardware y Software para aplicativos en la gestin de la seguridad. NOMBRE DEL ROL: Colaboradores OBJETIVO DEL ROL: Es la persona que son asignadas a un especialista del proyecto, ellos cumplirn su funcin apoyando a los especialistas del proyecto, en las diferentes labores de cada jefe a cargo. RESPONSABILIDADES: Brindar la informacin solicitada cuando lo solicite su jefe inmediato. FUNCIONES: Documentar la informacin solicitada por su jefe, y realizar la entrega. NIVELES DE AUTORIDAD: Asistir al especialista de Redes o TI. REPORTA A: Al su jefe directo. REQUISITOS DEL ROL: Responsabilidad, Compromiso, Organizacin y Planificacin, Comunicacin Efectiva a todo nivel, Pro actividad y Trabajo bajo presin.

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6.2.

Matriz de asignacin de responsabilidades versin 1.0


Cdigos de roles de innova. DIRPRO Director de Proyecto. JEPRO Jefe de Proyecto. ANPRO Analista de Proyecto. ESPRED Especialista en Redes y Telecomunicacin. ESPTI Especialista de TI. COL Colaboradores.

CD. DE RESPONSABILIDAD R P V A RESPONSABLE PARTICIPA REVISA APRUEBA


ROLES SIRRPOL DIRPRO JEPRO ANPRO ESPRED ESPTI COL

CDIGO DE ROLES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Proyecto SIRRPOL 1 Fase Inicial 1.1 Reunin Inicial 1.2 Ejecucin del Acta de constitucin 1.3 Aprobacin del Acta de Constitucin 1.4 Identificacin de Stakeholders 2 Fase de Planificacin 2.1 Desarrollo del Plan de Gestin de Proyecto 2.2 Revisin del Plan de Gestin de Proyecto 2.3 Aprobacin del Plan de Gestin de Proyecto 3 Fase de Ejecucin

P R R

R P P R

P V V V P P P

R V R

P R P

P V V

P P

P P

3.1 Implantacin de la Central de Emergencia 3.1.1 Anlisis de la Red Troncalizada 3.1.2 Diseo de la Red Troncalizada 3.1.4 Recepcin de Equipos
V V R V V P

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16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

3.1.5 Instalacin de Equipos de la Central de Emergencia 3.1.6 Prueba de Instalacin 3.1.7 Inspeccin de la Implantacin de la Central de Emergencia

V V V V V R

P P P

3.2 Implantacin del Software Administrador de Llamadas 3.2.3 Instalacin del Software 3.2.4 Prueba del Software 3.2.5 Inspeccin de la Implantacin del Software 3.3 Implantacin de Equipos de Radio Comunicacin 3.3.1 Anlisis y Seleccin de Equipos 3.3.2 Recepcin de Equipos 3.3.3 Instalacin de Radios Mviles en los Vehculos 3.3.4 Entrega de Radios Porttiles V 3.3.5 Prueba de Equipos de Radio 3.3.6 Inspeccin de los Equipos de Radio Comunicacin 3.4 Capacitacin a los empleados que van a utilizar las TIC 3.4.1 Desarrollo de la capacitacin V 3.4.2 Evaluar a los empleados 4 Fase de Cierre 4.1 Reunin de Cierre 4.2 Verificacin de los Productos y Servicios 4.3 Aprobacin de la Conformidad del Proyecto 4.4 Archivar Documentos del Proyecto 4.5 Informe de Cierre
P R R R P R R R V V P P P V V R V R V R P P P P P P V V R P

V V

P P

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6.3. Infraestructura, Equipos, Materiales y Accesorios


Tipo de Recurso: Personal ID Actividad Nombre de Duracin Recurso 8 das JEPRO DIRPRO JEPRO DIRPRO 1 da 1 da 1 da 5 das 18 das 14 das 3 das 1 da 298 das 112 das Impresin Archivador Escritorio Escritorio Impresin 20 1 1 1 20 Pc Pc Pc 1 1 1 1 48 4 1 Escritorio Impresin Archivador Escritorio Impresin Archivador 1 4 1 1 4 1 Pc Pc Pc Pc Impresora 1 1 1 1 1 3 1 1 Tipo de Recurso: Materiales o Combustibles Nombre de Recurso Cantidad Tipo de Recurso: Maquinas y no Consumibles Nombre de Recurso Cantidad Horas/Maquina

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Proyecto SIRRPOL 1 Fase Inicial 1.1 Reunin Inicial

1.2 Ejecucin del Acta de constitucin 1.3 Aprobacin del Acta de DIRPRO Constitucin 1.4 Identificacin de JEPRO Stakeholder 2 Fase de Planificacin 2.1 Desarrollo del Plan de ANPRO Gestin de Proyecto JEPRO, 2.2 Revisin del Plan de ANPRO, Gestin de Proyecto DIRPRO 2.3 Aprobacin del Plan de DIRPRO Gestin de Proyecto 3 Fase de Ejecucin 3.1 Implantacin de la Central de Emergencia

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13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

3.1.1 Anlisis de la Red Troncalizada 3.1.2 Diseo de la Red Troncalizada 3.1.4 Recepcin de Equipos 3.1.5 Instalacin de Equipos de la Central de Emergencia 3.1.6 Prueba de Instalacin 3.1.7 Inspeccin de la Implantacin de la Central de Emergencia

CINDRA CINDRA ESPRED CINDRA CINDRA ESPRED

15 das 15 das 1m 3m 15 das 7 das 52 das 2m 5 das 7 das 107 das 1m 20 das 2m Escritorio 1 Impresin Archivador 5 1 Impresin Archivador 4 1 Impresin Archivador 4 1

Proveedor
Pc 1 4

Proveedor
Pc 1 4

3.2 Implantacin del Software Administrador de Llamadas 3.2.3 Instalacin del CINDRA Software 3.2.4 Prueba del Software 3.2.5 Inspeccin de la Implantacin del Software CINDRA ESPRED

Proveedor
Pc Impresora 1 1 2

3.3 Implantacin de Equipos de Radio Comunicacin 3.3.1 Anlisis y Seleccin de CINDRA Equipos 3.3.2 Recepcin de Equipos ESPRED 3.3.3 Instalacin de Radios CINDRA Mviles en los Vehculos

Proveedor Pc Proveedor 1 8

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27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

3.3.4 Entrega de Radios ESPRED Porttiles 3.3.5 Prueba de Equipos de CINDRA Radio 3.3.6 Inspeccin de los Equipos de Radio ESPRED Comunicacin 3.4 Capacitacin a los empleados que van a utilizar las TIC 3.4.1 Desarrollo de la CINDRA capacitacin 3.4.2 Evaluar a los CINDRA empleados 4 Fase de Cierre 4.1 Reunin de Cierre 4.2 Verificacin de los Productos y Servicios 4.3 Aprobacin de la Conformidad del Proyecto 4.4 Archivar Documentos del Proyecto 4.5 Informe de Cierre JEPRO JEPRO, ANPRO DIR JEPRO JEPRO, DIRPRO

1m 1m 7 das 27 das 1 ms 7 das 12 das 1 da 7 das 2 das 1 da 1 da

Escritorio

Pc Proveedor

Impresin Escritorio Archivador

4 1 1

Pc Impresora

1 1

Proveedor
Escritorio Impresin Escritorio Impresin Archivador Impresin Escritorio Archivador 1 20 1 20 1 10 1 1 Pc Pc Pc Pc Pc Impresora 1 1 1 1 1 1 8 6 8 8 8

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6.4. Plan de Gestin del Personal ORGANIGRAMA DEL PROYECTO: ESPECIFICAR EL ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.
Ver Organigrama del Proyecto versin 1.0

ROLES Y RESPONSABILIDADES: ESPECIFICAR ASIGNACIONES DE RESPONSABILIDADES.

LA

MATRIZ

DE

Ver Matriz de Asignacin de Responsabilidades versin 1.0

DESCRIPCIN DE ROLES: NOMBRE DEL ROL, OBJETIVOS, FUNCIONES, NIVELES DE AUTORIDAD, A QUIN REPORTA, A QUIN SUPERVISA, REQUISITOS DE CONOCIMIENTOS, PARA DESEMPEAR ROL.
Ver Descripcin de Roles versin 1.0 NOTA: ADJUNTAR FORMATOS DE DESCRIPCIN DE ROLES.

CRITERIOS DE LIBERACIN DEL PERSONAL DEL PROYECTO: CUNTO, CMO, HACIA DNDE.
ROL Director Jefe de proyecto Analista de proyecto Especialista en redes y telecomunicaciones Especialista en Tecnologas de Informacin Colaboradores CRITERIO DE LIBERACIN Al trmino del proyecto Al trmino del proyecto Al trmino del proyecto Al trmino del proyecto Al trmino del proyecto Al trmino del proyecto CMO? DESTINO DE ASIGNACIN Otros proyectos de MININTER Otros proyectos de MININTER Otros proyectos de MININTER

Comunicacin del Sponsor Comunicacin del jefe de proyecto Comunicacin del jefe de proyecto Comunicacin del jefe de proyecto Comunicacin del especialista de Redes y Tel. o Especialista en TI.

SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS: QU, PORQU, CUNTO, CMO, DNDE, POR QUIN, CUNTO.
El Jefe de proyecto y Analista de proyecto tiene un Sistema de Incentivo por cumplimiento de las lneas base del proyecto:

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1. 2. 3.

CPI y SPI al final del proyecto, no menores de 1.0, 20% de bono sobre su remuneracin mensual durante el plazo del proyecto. CPI y SPI al final del proyecto, entre 0.95 y 1.0, 5% de bono sobre su remuneracin mensual durante el plazo del proyecto. Cualquier combinacin de los logros anteriores promedia los bonos correspondientes, cualquier resultado por debajo de 0.95 anula cualquier bono.

El resto de los integrantes de la Unidad de desarrollo del proyecto com0: El especialista en Redes - Telecomunicaciones y los Colaboradores tienen un Sistema de Compensacin con 40% de remuneracin fija, la cual se asigna de acuerdo al desempeo.

CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLTICAS: QU, PORQU, CUNDO, CMO, DNDE, POR QUIN, CUNTO.
1. 2.

Slo se deben contratar personal que pertenezcan a la organizacin. Todo el personal de la organizacin que participa del proyecto pasar por una Evaluacin de Desempeo al final del proyecto, y dicha evaluacin se guardar en su file personal.

7. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES 7.1. Directorio de Stakeholders CLASIFICACION STAKEHOLDERS Ministro del Interior: Wilfredo Pedraza Director general del rea TI: Espinoza Zegarra, Jos Director del Proyecto: Vsquez Arteaga, Sal

GERENCIA

Jefe de proyecto: Diego Grados lvarez Analista de proyecto: Rodrguez Silva, Rody UNIDAD DE Especialista en TI: Talaverano Quispe, Paul DESARROLLO DE Especialista de Redes y Telecomunicaciones: Terrones PROYECTO Gamonal, Moiss (UDP) Colaboradores de TI: Colaboradores de Redes y telecomunicaciones: Coordinador de Proveedor: Carbajal Gutirrez, Jos Luis PROVEEDOR Subcoordinador de TI: Ore Daz, Jorge Luis Subcoordinador de Capacitaciones: Mamani Rojas, Walter Usuario Lder: Carvajal Espinoza, Marco Antonio USUARIOS Usuarios:

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7.2. Plan de Comunicaciones Planificacin de las comunicaciones NOMBRE DEL PROYECTO Implementacin de un Sistema de Respuesta Rpida Policial SIGLAS DEL PROYECTO SIRRPOL

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR COMUNICACIONES Se captan todas las polmicas presentadas durante las reuniones formales del equipo de proyecto. Se codifican y registran las polmicas en el Log(registro de eventos a comunicar) de Control de Polmicas considerando el siguiente formato:
DESCRIPCION INVOLUCRADOS ENFOQUE DE SOLUCION ACCIONES DE SOLUCION RESPONSABLE FECHA RESULTADO OBTENIDO

CODIGO POLEMICA

Antes de cada reunin, los responsables de Comunicacin proceden a revisar el Log de Control de Polmicas con el fin de: Verificar la existencia de polmicas pendientes para determinar las posibles soluciones con el equipo de Gestin del proyecto. Realizar un seguimiento a las soluciones programadas que se estn aplicando, de no ser as se tomaran acciones correctivas al respecto. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha sido resuelta, de no ser as se plantearan nuevas soluciones.

En caso que la polmica no pueda ser resulta a pesar del respectivo seguimiento detallado en el punto 3, dicha polmica se convertir en un problema, la cual deber pasar por el siguiente proceso: El problema ser tratado por el Sponsor y el equipo de Gestin del Proyecto con el fin de proponer una solucin en base a negociaciones. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES: El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que:

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Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto. Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin de los Stakeholders. Hay personas que ingresan o salen del proyecto. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders. Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de informacin no Satisfechos. Hay evidencias de deficiencias de comunicacin intraproyecto y extra proyect.

La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos: Identificacin y clasificacin de Stakeholders. Determinacin de requerimientos de informacin. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones.

GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN: DEFINA GUA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO ELECTRNICO, ETC. Debe fijarse la agenda con anterioridad. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes. Se debe empezar puntual. Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de controversias. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunin). Se debe terminar puntual. Se debe emitir un Acta de Reunin (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los participantes (previa revisin por parte de ellos).

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GUAS PARA REUNIONES Se debe emitir un Acta de Reunin la cual se debe repartir por medio del correo electrnico, a los participantes (previa revisin por parte de ellos). Debe fijarse la agenda con anterioridad, la cual est presente en las actas de reuniones. Debe coordinarse e informarse la fecha, hora y lugar con los participantes, esto se realiza como ltimo punto de cada reunin y queda registrado en las actas de reuniones, solo en caso que sean reuniones extraordinarias y no se logre confirmar el lugar y hora de la reunin, se comunicara por medio electrnico. La puntualidad, tomndose como referencia para la evaluacin de los miembros del equipo. Se deben fijar los objetivos de la reunin (cerrar los temas abiertos en las actas anteriores, tratar los pendientes) y los mtodos de solucin de controversias. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunin). Se debe terminar cuando los objetivos de las reuniones se han tomado en cuenta. Luego que se realiza y enva por correo electrnico el Acta de Reunin, debe transcurrir 24horas para que se d por aceptada dicha acta. VAS DE COMUNICACIN Son las que se transmiten a travs de canales oficiales Medios utilizados en la comunicacin formal: E- Mail: Es utilizado para la comunicacin de noticias urgentes. El tipo de mensaje es de ndole informativa, de intercambio individual y grupal. Puede reforzarse por otros medios para asegurarse la masividad de la llegada de la informacin. Manuales: Documento de informacin que especifica algn tema; procedimientos digestin, normativas, calidades de producto, etc. Puede ser usado como material de consulta. El estilo del mensaje es formal y en relacin al tema que trata. Reuniones: Se utiliza para comunicar temas delicados o complejos. Permiten la comunicacin frente a frente y da lugar a preguntas que surgen espontneamente. Vas informales de comunicacin Emergen de la interaccin natural que existe entre los miembros del equipo, no estn planificadas o siguen la estructura formal.
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MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Fase Fase de Inicial

Entregable Acta de Constitucin

Nivel de detalle Alto Muy Alto Alto Alto

Responsable a comunicar Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto

Grupo receptor Gerencia, UDP Gerencia, UDP, Usuario Lder UDP, proveedores UDP, proveedores, Usuario lder UDP, proveedores UDP, proveedores, usuarios Gerencia, UDP

Frecuencia de comunicacin Una sola Vez Una sola Vez

Fase de Planificacin Plan de Gestin de Proyecto

Fase de Ejecucin

Implantacin de la Central de Emergencia Implantacin del Software Administrador de Llamadas Implantacin de equipos de radio comunicacin. Capacitacin del personal encargado de la recepcin de llamadas

Semanal Semanal

Alto Medio

Semanal Mensual

Fase de Cierre

Informe de Cierre

Medio

Una sola Vez

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8. GESTIN DE RIESGOS 8.1. Listado de Riesgos


ID R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10 R11 R12 R13 R14 R15 R16 R17 R18 R19 R20 R21 LISTA DE RIESGOS

Personal no calificado para la utilizacin del nuevo sistema. Infraestructura de redes mal estructurada. Problemas entre los integrantes del grupo de desarrollo del proyecto. Robo de los equipos de Hardware, adquiridos para la implementacin del sistema. Prdidas del personal clave. Miembros del equipo Motivado para el desarrollo del proyecto Demoras en los servicios de soporte que brindan los proveedores, en la utilizacin de las nuevas tecnologas. Resistencia al cambio por parte del personal. Las herramientas para la implementacin no se encuentran disponibles en el debido tiempo. Recortes de presupuesto al proyecto Restructuracin de la organizacin. Incumplimiento de la entrega de equipos por parte del proveedor. Incumplimiento de los equipos solicitados segn los requerimientos. Capacitaciones no satisfechas al personal encargado de dicha capacitacin. Dictado de la capacitacin en idioma ingls. Equipos defectuosos por parte del proveedor Remplazo de los equipos por otra tecnologa Obstruccin poltica por parte de otras entidades del gobierno. Lugares restringido para la instalacin de las troncales Cambios de requerimientos en el proyecto. Modificacin del cronograma de actividades a desarrollar

8.2. Identificacin, Estimacin y Priorizacin de Riesgos Propsito: Es identificar los posibles riesgos del proyecto, realizando el anlisis cualitativo de los mismos y finalmente, determinar las estrategias de respuestas y plan de contingencia en caso se llegase a presentar alguno de esto riesgos.

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CONTROL DE RIEGOS

TCNICO

EXTERNO

ORGANIZACIONAL

DIRECCIN DEL PROYECTO

Requisito s Tecnologa

Normativid ad Proveedo r

Dependencia del proyecto Recursos Financiamient o

Planificacin Control

Impacto

Probabilidad de Ocurrencia 90% 70% 60% 30% 10%

Muy alto Alto Moderado Bajo Muy bajo

80%, 40% 20% 10% 5%

Obtenga la exposicin del riesgo mediante la siguiente frmula: Exposicin al Riesgo = (Probabilidad de Ocurrencia* Escala del Impacto)/100.

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Id

Riesgo

Escala del Impacto (1)

Probabilidad de Ocurrencia (2)

Exposicin a Riesgos = (1*2)

Control de riesgo

R1

Personal no calificado para la utilizacin del nuevo sistema. Infraestructura de redes mal estructurada. Problemas entre los integrantes del grupo de desarrollo del proyecto. Robo de los equipos de Hardware, adquiridos para la implementacin del sistema. Prdidas del personal clave. Miembros del equipo Motivado para el desarrollo del proyecto Demoras en los servicios de soporte que brindan los proveedores, en la utilizacin de las nuevas tecnologas. Resistencia al cambio por parte del personal. Las herramientas para la implementacin no se encuentran disponibles en el debido tiempo. Recortes de presupuesto al proyecto Restructuracin organizacin. de la

40%

70%

28%

Organizacional

R2

80%

70%

56%

Tcnico

R3

40%

70%

28%

Direccin del proyecto

R4

80%

10%

8%

Direccin del proyecto

R5

40%

80%

32%

Direccin del proyecto Direccin del proyecto

R6

40%

70%

28%

R7

40%

30%

12%

Tcnico

R8

80%

70%

56%

Direccin del proyecto

R9

40%

30%

12%

Tcnico

R10

80%

30%

24%

Organizacional Direccin del proyecto

R11

40%

70%

28%

R12

Incumplimiento de la entrega de equipos por parte del proveedor.

80%

30%

24%

Organizacional

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R13

Incumplimiento de los equipos solicitados segn los requerimientos. Capacitaciones no satisfechas al personal encargado de dicha capacitacin. Dictado de la capacitacin en idioma ingls. Equipos defectuosos por parte del proveedor Remplazo equipos tecnologa de por los otra

80%

30%

24%

Organizacional y tcnico

R14

40%

70%

28%

Tcnico

R15

80%

60%

48%

Tcnico

R16

40%

30%

12%

Tcnico

R17

80%

60%

48%

Tcnico

R18

Obstruccin poltica por parte de otras entidades del gobierno. Lugares restringido para la instalacin de las troncales Cambios requerimientos proyecto. de en el

80%

70%

56%

Organizacional

R19

40%

70%

27%

Tcnico

R20

80%

60%

48%

Direccin del proyecto

R21

Modificacin del cronograma de actividades a desarrollar

80%

70%

56%

Direccin del proyecto

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ID R2 R8 R18 R21 R15 R17 R20 R5 R1 R3 R6 R11 R14 R19 R10 R12 R13 R7 R9 R16 R4

Peso 56% 56% 56% 56% 48% 48% 48% 32% 28% 28% 28% 28% 28% 28% 24% 24% 24% 12% 12% 12% 8%

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8.3. Documento de Anlisis de Riesgos del Proyecto Id R2 Riesgo Infraestructura de redes mal estructurada. Accin Correctiva/ Preventiva

Evitar el riesgo: Verificar el plan redes y buscar mejoras. Mitigar: Brindar capacitaciones en TI a los Resistencia al cambio por empleados para que no tengan miedo al R8 parte del personal. cambio. Obstruccin poltica por parte Mitigar Probabilidad: A travs de un R18 de otras entidades del informe describiendo los beneficios que ser implementar dicho proyecto. gobierno. Modificacin del cronograma Mitigar Probabilidad: A travs de una R21 buena comunicacin con el proveedor y de actividades a desarrollar incentivacin todo en personal involucrado. Dictado de la capacitacin en Mitigar Probabilidad: A travs de una lista R15 idioma ingls. detallada y especificando el idioma espaol como requisito para dicha capacitacin. Remplazo de los equipos por Mitigar Probabilidad: A travs de la lista R17 otra tecnologa de requerimientos y describiendo que solo dichos equipos sern usados en el proyecto. Cambios de requerimientos en Mitigar Probabilidad: A travs de un R20 el proyecto. listado de todos los requerimientos y coordinacin con el MININTER Mitigar Probabilidad: A travs de inventarios mensuales, e instalando cmaras de vigilancia: que el personal asignado a un R5 Prdidas del personal clave proyecto se ha retirado sin antes haber culminado el proyecto Aceptar el riesgo: Capacitar y/o brindar Personal no capacitado para la tutoriales al personal acerca de la utilizacin R1 utilizacin del nuevo sistema. del sistema de comunicacin policial. Mitigar Impacto: Aplicar tcnicas de dialogo Problemas entre los para resolver conflictos entre los miembros. R3 integrantes del grupo de Adems de promover un buen clima desarrollo del proyecto. organizacional. Miembros del equipo Aumentar: Aplicar mtodos de motivaciones para la participacin eficiente de los miembros R6 Motivado para el desarrollo del proyecto. de desarrollo.
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Id

Riesgo

Accin Correctiva/ Preventiva

Mitigar: asignar un grupo encargado de la culminacin del proyecto para no ocasionar que se cancele el proyecto. Capacitaciones no satisfechas Mitigar Probabilidad: A travs de un R14 al personal encargado de dicha personal capacitado y que con capacidad profesional para saber llegar al personal. capacitacin. Restructuracin de la R11 organizacin. Lugares restringido para la Mitigar Probabilidad: A travs de un R19 instalacin de las troncales estudio de los lugares donde se van a instalar las troncales. Recortes de presupuesto al Mitigar: tener un salvamento a la mano para dar solucin en caso de que haya problemas de R10 proyecto. falta de capital para el proyecto. Incumplimiento de la entrega Mitigar Probabilidad: A travs de clusulas R12 de equipos por parte del establecidas en la licitacin, aplicando penalidades de acuerdo a las bases. proveedor. Incumplimiento de los Mitigar Probabilidad: A travs de una lista R13 equipos solicitados segn los bien detallada y con las normas y estndares requeridos. requerimientos. Demoras en los servicios de soporte que brindan los R7 proveedores, en la utilizacin de las nuevas tecnologas. Las herramientas para la implementacin no se R9 encuentran disponibles en el debido tiempo. R16 Mitigar: realizar un anlisis y comparacin de las diferentes opciones en cuanto a ese servicio que brinda un proveedor de las tecnologas utilizadas para el sistema. Mitigar: verificar con la empresa que las herramientas necesarias estn ya habilitadas para comenzar con el proyecto.

Equipos defectuosos por parte Mitigar Probabilidad: A travs de pruebas antes de su instalacin. del proveedor Mitigar Probabilidad: A travs de inventarios mensuales, e instalando un sistema de vigilancia.

Robo de los equipos de R4 Hardware, adquiridos para la implementacin del sistema.

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9.

GESTIN DE LA CALIDAD 9.1. Requisitos de Calidad

NOMBRE DEL PROYECTO Implementacin Sistema de Rpida Policial de un Respuesta

SIGLAS DEL PROYECTO SIRRPOL

Poltica de calidad del proyecto El presente proyecto debe cumplir con los requisitos de calidad planteados por SIRRPOL, es decir acabar dentro del tiempo y el presupuesto planificado. Lnea base de calidad FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE OBJETIVO DE CALIDAD PROYECTO FRECUENCIA Y MTRICA A MOMENTO DE UTILIZAR MEDICIN Frecuencia: Cada fase finalizada. Medicin: El CPI = ndice de desempeo del da que culmine costo la ltima actividad de cada fase. Frecuencia: Cada fase finalizada. SPI = ndice de Medicin: El desempeo del da que culmine cronograma la ltima . actividad de cada fase. SERVICIO FRECUENCIA Y MTRICA A MOMENTO DE UTILIZAR MEDICIN Frecuencia: Al final de la actividad del EDT (Informe final de la evaluacin de la TIC). Medicin: El da que culmine la ltima actividad. FRECUENCIA Y MOMENTO DE REPORTE Frecuencia: Cada fase finalizada. Reporte: Al da siguiente de la medicin.

CPI0.95

Performance del Proyecto SPI0.95

Frecuencia: Cada fase finalizada. Reporte: Al da siguiente De la medicin.

FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE

OBJETIVO DE CALIDAD

FRECUENCIA Y MOMENTO DE REPORTE Frecuencia: Al final de la actividad (Informe final de la evaluacin de la TIC). Reporte: Al da siguiente de la medicin

Evaluacin de las TIC en PNP

X 0.1

X = ndice de Conformidad de requerimientos.

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PRODUCTO Frecuencia: Al final de la actividad del EDT (Implantacin de la Central de Emergencia) Medicin: El da que culmine la ltima actividad de cada fase. Frecuencia: Al final de la actividad del EDT (Implantacin del Software) Medicin: El da que culmine la ltima actividad de cada fase. Frecuencia: Al final de cada actividad del EDT (Implantacin de la Central de Emergencia) Reporte: Al da siguiente de la medicin

Implantacin de la Central de Emergencia

X 0.1

X = ndice de Conformidad de implementacin

PRODUCTO

Implantacin del Software Administrad or de Llamadas

X 0.1

X = ndice de Conformidad de SW de llamadas

Frecuencia: Al final de cada actividad del EDT (Implantacin del Software) Reporte: Al da siguiente de la medicin

PRODUCTO Frecuencia: se dar semanal Implantacin de Equipos de Radio Comunicaci n X= ndice de Conformidad de implementacin Medicin: todos los viernes por la maana.

Frecuencia: semanal Reporte: todos los viernes por la tarde.

X 0.1

SERVICIO Capacitacin a los empleados que van a utilizar las TIC Frecuencia: cada 15 das X= ndice de Conformidad de capacitacin Medicin: todos los viernes por la maana. Frecuencia: cada 15 das Reporte: todos los viernes por la tarde.

X 0.1

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MATRIZ DE ACTIVIDAD DE CALIDAD PAQUETE DE TRABAJO Requerimientos TAREAS DE PREVENCION Revisin de todo el requerimiento descrito en el alcance. Seguimiento de cada requerimiento. Supervisin de cada actividad del EDT de la fase de ejecucin Revisin del costo de cada actividad y de adquisiciones. TAREAS DE CONTROL Aprobacin por jefe de proyecto Aprobado por Unidad de desarrollo del proyecto (UDP) Aprobado por Unidad de desarrollo del proyecto (UDP) Aprobado por Unidad de desarrollo del proyecto (UDP)

Verificacin del alcance

Verificacin del tiempo

Verificacin del costo

9.2. Plan de Aseguramiento de la Calidad Organizacin para la calidad del proyecto

UNIDAD DE DESARROLLO DEL PROYECTO Mtrica de Performance del proyecto Producto Factor de calidad relevante Performance del proyecto Proyecto x

Definicin del factor de calidad La performance del proyecto se define como el cumplimiento del cronograma y del presupuesto del proyecto.

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Este factor de calidad es relevante pues permitir al equipo del proyecto saber si est al margen de las utilidades o si se est ocasionando prdidas, si se estn desarrollando las actividades con el mismo ritmo que se ha plasmado en el cronograma o si hay retrasos o adelantos. Propsito de la mtrica Monitorear el rendimiento del proyecto en cuanto a cumplimiento del cronograma y presupuesto Definicin operacional El rea de medicin de control de calidad calcular el Valor Ganado, los das que termine cada fase, y calcular el CPI (ndice de performance del costo) y el SPI (ndice del performance del Cronograma), obteniendo los indicadores de rendimiento del proyecto. Mtodo de medicin Se recabar informacin de avances reales, valor ganado, fechas de inicio y fin real, trabajo real, y costo real, los cuales se ingresarn en el MS Project. El MS Project calcular los ndices de CPI y SPI. Estos ndices se trasladarn al Informe de Performance del Proyecto. Se revisar el informe con el Jefe del Proyecto y se tomarn las acciones correctivas y/o preventivas pertinentes. Se informar al cliente de dichas acciones de ser el caso. Resultados deseados 1. Para el CPI se desea un valor acumulado no menor de 0.95 2. Para el SPI se desea una valor acumulado no menor de 0.95

Mtrica de Evaluacin de las TIC en PNP Producto x Factor de calidad relevante Evaluacin de las TIC en PNP Proyecto

Definicin del factor de calidad La conformidad con evaluacin de las TIC del producto de software y hardware se define como el grado en que los requerimientos tienen la conformidad de unidad y desarrollo del proyecto (UDT). Este factor de calidad es relevante ya que permitir gestionar las acciones pertinentes si es que los requerimientos del software y hardware cambian indiscriminadamente. Propsito de la mtrica Monitorear de la tecnologa especificada en los requerimientos. Definicin operacional El rea de medicin de control de calidad calcular los requerimientos establecidos en el proyecto, ya que se detallara las tecnologas a usar y si lo requerido esta en conformidad en el proyecto. Mtodo de medicin 1. Frmula: X=A/B 2. Valores: A = nmero de requerimientos cambiados, B = requerimientos totales. 3. Tipo de medida: A y B son nmeros enteros, X es decimal. 4. Audiencia: personal responsable del rea
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Resultados deseados Se desea que en todas las mediciones se obtenga un valor X 0.1. Mientras ms cercano a cero mejor. De no cumplir con lo establecido, se verifica el proceso con un tiempo no mayor a 2 das Mtrica de Implantacin de la Central de Emergencia Producto x Proyecto Factor de calidad relevante Implantacin de la Central de Emergencia Definicin del factor de calidad La conformidad con los estndares del producto software y hardware establece y define el rango en el que resulta aceptable el nivel de calidad que se alcanza en un determinado proceso. Propsito de la mtrica Determinan el nivel mnimo y mximo aceptable para un indicador Definicin operacional Si el valor se encuentra dentro del rango significa que estamos cumpliendo con el criterio de calidad que habamos Mtodo de medicin 1. Frmula: X=A/B 2. Valores: A = estndares cumplidos, B = estndares totales. 3. Tipo de medida: A y B son nmeros enteros, X es decimal. 4. Audiencia: Personal de TI Resultados deseados Se desea que en todas las mediciones se obtenga un valor X 0.1. Mientras ms cercano a cero mejor. De no cumplir con lo establecido se reportara a travs de un documento, para la resolucin en menos de 3 das. Mtrica de Implantacin del Software Administrador de Llamadas Producto x Proyecto Factor de calidad relevante Implantacin del Software Administrador de Llamadas Definicin del factor de calidad Implantacin del Software Administrador de Llamadas, establece y define el rango en el que resulta aceptable el nivel de calidad que se alcanza en un determinado proceso. Propsito de la mtrica Determinan los cumplimientos de la instalacin de Software administrador de llamadas y su funcionalidad total Definicin operacional Si el valor se encuentra dentro del rango significa que estamos cumpliendo con el criterio de calidad que habamos definido Mtodo de medicin
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X = A/B A = instalacin de Software administrador de llamadas y pruebas. B = instalacin y funcionalidad total del Software administrador de llamadas. Audiencia: requisitos del proyecto Resultados deseados x=1. Un valor menor a uno indica que existen funciones del software, que no estn satisfaciendo con los requerimientos establecidos, por lo que se le har llegar a un documento al proveedor para que solucione en un tiempo no mayor a 5 das Mtrica de Implantacin de Equipos de Radio Comunicacin Producto x Proyecto Factor de calidad relevante Implantacin de Equipos de Radio Comunicacin Definicin del factor de calidad Es determinar la instalacin de los equipos establecidos en el cronograma de actividades y desarrollada en la fase ejecucin. Propsito de la mtrica Determinan la instalacin de los equipos en el tiempo establecido detallado en el cronograma, Definicin operacional Si el valor se encuentra dentro del rango significa que estamos cumpliendo con el criterio de calidad que habamos Mtodo de medicin X = A/B A = nmero de equipos instalados. B = total de equipos instalados. Audiencia: requisitos del proyecto Resultados deseados x=1. Un valor menor a uno indica que existen que la instalacin est en los rangos establecidos de la calidad Mtrica de Capacitacin a los empleados que van a utilizar las TIC Producto x Proyecto Factor de calidad relevante Capacitacin a los empleados que van a utilizar las TIC Definicin del factor de calidad El aprendizaje del producto del software y hardware se define como la capacidad para aprender sobre su aplicacin y funcionalidad. Propsito de la mtrica Determinan los cumplimientos de total de las capacitaciones realizadas por el proveedor y Conocer qu proporcin de las funciones del software y hardware se detallan en el manual de usuario. Definicin operacional

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Si el valor se encuentra dentro del rango significa que estamos cumpliendo con el criterio de calidad que habamos Mtodo de medicin X = A/B A = nmero de capacitaciones y funciones detalladas del manual. B = total de capacitaciones. Audiencia: requisitos del proyecto Resultados deseados x=1. Un valor menor a uno indica que existen funciones del software y hardware que no se explican al usuario en los manuales, lo cual puede causar confusin

ROLES PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD UNIDAD DE Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad DESARROLLO DEL requerida y segn estndares establecidos por el equipo del PROYECTO (UDP) proyecto. Objetivo del rol: Gestionar activamente la calidad del proyecto. Funciones del rol: Revisar entregables, aceptar entregables o disponer de su reproceso, deliberar para generar acciones JEFE DEL PROYECTO preventivas o correctivas. Nivel de autoridad: Exigir el cumplimiento de entregables al Equipo del Proyecto. Reporta a: Sponsor Supervisa a: Equipo del Proyecto Objetivo del rol: Gestionar, el tipo de tecnologa para la calidad del proyecto. Especialista en Redes Funciones del rol: Seguimiento al desarrollo de la implantacin de y Telecomunicaciones las tecnologas descritas en el proyecto. Nivel de autoridad: exige que la comunicacin eficiente requerida en el proyecto Reporta a: Jefe del proyecto Supervisa a: los colaboradores Objetivo del rol: Encargado de poder supervisar e investigar acerca de las tecnologas a usar en el proyecto. Funciones del rol: Seguimiento de las tecnologas requeridas en el proyecto. Especialista en TI Nivel de autoridad: Exigir el cumplimiento de la tecnologa solicitada. Reporta a: Jefe del proyecto Supervisa a: Los colaboradores Objetivo del rol: Gestionar las solicitudes de cambio que puedan formularse a lo largo del proyecto. Funciones del rol: Analizar la viabilidad de las solicitudes de MIEMBROS DEL REA Cambio, formular acciones preventivas y correctivas, implementar DE GESTIN DE los cambios aprobados. CAMBIOS Y Nivel de autoridad: implementar cambios previa aprobacin del ACTUALIZACIONES Jefe del Proyecto. Reporta a: Jefe del proyecto Supervisa a: equipo de trabajo
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PERSONAL INVOLUCRADO EN LA GESTIN DE LA CALIDAD


JEFE DE PROYECTO MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO

PROCESOS DE GESTIN DE LA CALIDAD El aseguramiento de la calidad se realizara monitoreando continuamente los informes de seguimiento en su frecuencia respectiva y revisando si las actividades que se ejecutan en el momento, estn siendo desarrolladas con los recursos necesarios. El anlisis de los procesos para aseguramiento de la calidad se realizara en las Reuniones de Aseguramiento de la Calidad ENFOQUE DE CONTROL que se llevaran a cabo entre el rea de Gestin de Control de DE LA CALIDAD Calidad de cambios y actualizaciones y el jefe del rea de control de la calidad. Se verificara que las solicitudes de cambio aprobadas y/o acciones preventivas o correctivas se hayan ejecutado y hayan sido efectivas. El control de calidad se ejecutara revisando los entregables ENFOQUE DE CONTROL para ver si DE LA CALIDAD son conformes o no. Los resultados de estas mediciones se consolidaran y enviaran al rea de Gestin de Cambios y Actualizaciones. Cada vez que se requiera mejorar un proceso se seguir lo siguiente: 1. Delimitar el proceso 2. Determinar la oportunidad de mejora 3. Tomar informacin sobre el proceso 4. Analizar la informacin levantada ENFOQUE DE MEJORA 5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso 6. Aplicar las acciones correctivas DE PROCESOS 7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas 8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso PLAN DE MEJORA DE PROCESOS
Cada vez que se quiera mejorar un proceso se seguir los siguientes pasos : Delimitar el proceso: Definir el primer y ltimo paso del proceso a mejorar. Determinar la oportunidad de mejora: Analizar los pasos del proceso que son susceptibles a mejorar. Tomar informacin sobre el proceso: Toda la informacin del proceso a mejorar. Analizar la informacin levantada: Identificar que problemas existen dentro del proceso a mejorar. Definir acciones preventivas o correctivas: Implementar las prevenciones o correcciones en el proceso con problemas. Aplicar acciones correctivas: Implementar las correcciones en el proceso con problemas.

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10.

ESTIN DE STAKEHOLDERS 10.1 Lista de stakeholders ROL Ministro del Interior Director General del rea TI Director del Proyecto Jefe de proyecto Analista de proyecto Especialista de Redes y Telecomunicaciones Especialista en TI Coordinador Proveedor Subcoordinador de TI Subcoordinador Capacitaciones Colaboradores de TI Colaboradores de Redes y Telecomunicaciones Usuario Lder Usuarios CLASIFICACION Interno Experto Experto Experto Experto Experto Experto Externo Externo Externo Interno-Normal Interno-Normal Interno Interno STAKEHOLDER Wilfredo Pedraza Espinoza Zegarra, Jos Vsquez Arteaga, Sal Grados lvarez, Diego Rodrguez Silva, Rody Terrones Gamonal, Moiss Talaverano Quispe, Paul Carbajal Gutirrez, Jos Luis Ore Daz, Jorge Luis Mamani Rojas, Walter Colaboradores Colaboradores Usuarios Usuarios % PARTICIPACION 1% 2% 3% 100% 5% 18% 8% 80% 65% 7% 39% 18% 5% 0% INFLUENCIA ALTA ALTA ALTA ALTA ALTA MEDIA MEDIA MEDIA MEDIA MEDIA BAJA BAJA BAJA BAJA

CODIGO STK-01 STK-02 STK-03 STK-04 STK-05 STK-06 STK-07 STK-08 STK-09 STK-10 STK-11 STK-12 STK-13 STK-14

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PODER SOBRE EL PROYECTO BAJA Jefe de proyecto: Grados lvarez, Diego Analista de proyecto: Rodrguez Silva, Rody ALTA Especialista de redes: Terrones Gamonal, Moiss Especialista en TIC: Talaverano Quispe, Paul Colaboradores TI INFLUENCIA SOBRE EL PROYECTO Coordinador Proveedor: Carbajal Gutirrez, Jos Luis Subcoordinador de TI: Ore Daz, Jorge Luis BAJA Subcoordinador de Capacitaciones
Mamani Rojas, Walter

ALTA Ministro del Interior: Wilfredo Pedraza Director General del rea TI: Espinoza Zegarra, Jos Director del Proyecto: Sal Vsquez Arteaga

Colaboradores Redes y Comunicacin

Usuario Lder: Usuarios:

Direccin General de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones

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Relacin de los Involucrados con el Proyecto (Stakeholders) Cdigo Nombre Descripcin Tipo (opcional) Rol Responsabilidades Wilfredo Pedraza Es la persona que patrocina el proyecto y lo Aprueba, es el principal interesado en el xito del proyecto. Interno Ministro del Interior Criterio de xito (opcional) Grado de participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin Tipo (opcional) Rol Responsabilidades Espinoza Zegarra, Jos Aprueba el proyecto dentro del rea de TI, es el principal interesado en el xito del proyecto. Experto Director General del rea de TI Seguimiento y control del desarrollo del proyecto. Revisar los resultados del proyecto. Controlar el avance de todos los proyectos. Aprueba continuidad del proyecto. Decide sobre los RR.HH y materiales asignados al proyecto. Decide sobre las modificaciones a las lneas base del proyecto. STK-02 Supervisa el resultado del proyecto. Recepcin de las propuestas de proyectos propuestos en todas las reas. Decide sobre la iniciacin del proyecto. Recepcin de resultados de culminacin y avance del proyecto. Aprueba presupuestos, proyectos y personal designado en reas especficas. STK-01

Enfocado en un 1% del tiempo, en el desarrollo del proyecto.

Criterio de xito (opcional)

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Grado

de

Enfocado en un 2% del tiempo, en el desarrollo del proyecto.

participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin Sal Vsquez Arteaga Es la persona que patrocina el proyecto y lo Aprueba, es el principal interesado en el xito del proyecto, y por tanto la persona que apoya, soporta y define el proyecto. Experto Director del Proyecto Criterio de xito (opcional) Seguimiento y control del desarrollo del proyecto. Revisar los resultados del proyecto. Controlar el avance de todos los proyectos. Asegurar el compromiso del personal usuario a fin de que brinde el apoyo adecuado. Aprueba continuidad del proyecto. STK-03 Supervisa al Director del proyecto

Tipo (opcional) Rol Responsabilidades

Grado

de

Decide sobre los RR.HH y materiales asignados al proyecto. Decide sobre las modificaciones a las lneas base del proyecto. Enfocado en un 3% del tiempo, en el desarrollo del proyecto.

participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin


Grados lvarez, Diego

Supervisa al jefe de proyecto

STK-04 Es el encargado de la supervisin del desarrollo del proyecto y de la distribucin del personal dentro del desarrollo en el proceso del proyecto. Experto

Tipo (opcional)

Direccin General de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones

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Rol Responsabilidades

Jefe de proyecto Desarrollar el plan de trabajo establecido. Representa al grupo de desarrollo del proyecto. Seguimiento y control del desarrollo del proyecto. Verifica el correcto desarrollo de actividades de personal a su cargo. Ejecuta planes de desarrollo del proyecto. Verifica y controla el trabajo desarrollado por la UDP.

Criterio de xito (opcional) Grado de

Participa en todo el proceso de desarrollo del proyecto. Enfocado en un 100% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informar al detalle sobre el proceso de desarrollo del proyecto al Director del Proyecto. STK-05 Rodrguez Silva, Rody Se enfoca en el desarrollo del proyecto, acta como mano derecha del jefe de proyecto apoyando en el desarrollo del mismo. Experto Analista del proyecto Apoyo en el desarrollo del plan de trabajo establecido. Apoyo en el Seguimiento y control del desarrollo del proyecto. Verifica el correcto desarrollo de actividades de personal a su cargo.

participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin

Tipo (opcional) Rol Responsabilidades

Criterio de xito (opcional) Grado de participacin (opcional)

Actividades crticas para lograr el xito del proyecto Enfocado en un 5% del tiempo, en el desarrollo del proyecto.

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Comentarios (opcional)

Informar al detalle el desarrollo de los procesos de evaluacin de tecnologa y calidad tanto en hardware y software al Jefe del Proyecto. STK-06 Terrones Gamonal, Moiss Encargado de inspeccionar los productos entregados por el proveedor. Enfocado en la evaluacin del funcionamiento y resultado del sistema por parte del proveedor.

Cdigo Nombre Descripcin

Tipo (opcional) Rol Responsabilidades

Experto Especialista de Redes y Telecomunicaciones Seguimiento y control del funcionamiento del sistema. Verificar el funcionamiento del sistema. Verificar la mejora hacia la organizacin mediante la implementacin del sistema. Aprueba calidad del sistema Encargado del criterio de evaluacin del funcionamiento y alcance del sistema implementado. Gestionar el trabajo de verificacin y control de 4 colaboradores a su cargo.

Criterio de xito (opcional)

Fase de participacin (opcional) Comentarios (opcional)

Enfocado en un 18% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informar al detalle sobre el proceso de desarrollo de las actividades relacionadas al servicio de la implementacin de la nueva tecnologa al Analista de sistemas. STK-07 Talaverano Quispe, Paul Enfocado en el proceso de Evaluacin de TI. Experto Especialista en TI

Cdigo Nombre Descripcin Tipo (opcional) Rol

Direccin General de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones

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Responsabilidades

Evaluar al detalle las tecnologas que posee la PNP Evaluacin de las nuevas tecnologas que se implantaran. Verificar el buen uso de tecnologas de informacin (hardware, software y equipos mviles), calidad y rendimiento. Gestionar el trabajo de verificacin y control por parte de personal a su cargo.

Criterio de xito (opcional)

Fase de participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin

Enfocado en un 8% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informar al detalle sobre el servicio de Evaluacin de TI.

STK-08
Carbajal Gutirrez, Jos Luis

Cumple la funcin bsica de dirigir y controlar las diferentes actividades enfocadas a la implementacin del sistema en la organizacin, el control y puesta en marcha de la tecnologa. Experto Coordinador Proveedor Seguimiento y control de la implementacin de la nueva tecnologa de informacin. Verificar el alcance de la nueva tecnologa de informacin, calidad de productos y servicios. Controlar la ejecucin y puesta en marcha del sistema de administracin de llamadas. Gestionar el trabajo de verificacin y control de 5 colaboradores a su cargo.

Tipo (opcional) Rol Responsabilidades

Criterio de xito (opcional)

Fase de participacin (opcional)

Enfocado en un 80% del tiempo, en el desarrollo del proyecto.

Direccin General de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones

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Comentarios (opcional)

Informar al detalle sobre el funcionamiento del sistema de administracin de llamadas al Jefe del proyecto

Cdigo Nombre Descripcin


Ore Daz, Jorge Luis

STK-09

Cumple un rol especfico en la distribucin tanto del hardware y software dentro de la implementacin del proyecto, control y ejecucin de la distribucin de la tecnologa a usar. Experto Subcoordinador TI

Tipo (opcional) Rol

Responsabilidades Encargado de la distribucin de la tecnologa de informacin (hardware, software y dispositivos mviles) Criterio de xito (opcional) Fase de participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin Tipo (opcional) Rol Responsabilidades Criterio de xito (opcional)
Mamani Rojas, Walter

Coordinar el proceso de implantacin de tecnologas de informacin. Enfocado en un 65% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informar sobre el proceso de distribucin de tecnologa de informacin al Coordinador del proyecto. STK-10

Enfocado en el proceso de capitacin brindada hacia el usuario final. Experto Subcoordinador Capacitaciones Desarrollar un plan de trabajo para la capacitacin del personal Capacitar al personal para el correcto uso del sistema de administracin de llamadas, dependiendo del cargo del personal.

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Fase de participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin

Enfocado en un 7% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informar al detalle de los resultados sobre las capacitaciones al Coordinador del proyecto. STK-11

Colaborador TI Enfocados bsicamente en el proceso de las actividades tcnicas, verificacin de hardware y software, tecnologa actual y tecnologa a implementar. Experto Colaborador TI Realizar labores establecidas por su jefe asignado Especialista en TIC. Verificar la correcta distribucin de Hardware y software.

Tipo (opcional) Rol Responsabilidades

Criterio de xito (opcional) Fase de participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin Enfocado en un 39% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informaran al detalle sobre su labor asignada al Especialista en TI. STK-12
Colaborador Redes y Telecomunicaciones

Cumple un rol especfico tanto en la verificacin del funcionamiento del sistema de comunicacin (funcionalidad en red, funcionamiento de redes troncalizadas, etc.) Experto Colaborador Redes y Telecomunicaciones Encargado de la distribucin de la tecnologa de informacin en funcin de Red.

Tipo (opcional) Rol Responsabilidades

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Fase de participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin Tipo (opcional) Rol

Enfocado en un 18% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informar sobre la funcionalidad del sistema de comunicaciones al Especialista en Redes y telecomunicaciones. STK-13
Usuario Lder

Es el encargado de verificar la funcionalidad del sistema de comunicaciones implantado. Usuario Usuario Lder

Responsabilidades Verificar el funcionamiento del sistema de Respuesta rpida policial (SIRRPOL). Formular cambios y mejoras en el sistema. Especificar requerimientos del sistema. Criterio de xito (opcional) Fase de participacin (opcional) Comentarios (opcional) Cdigo Nombre Descripcin Tipo (opcional) Rol
Usuarios

Gestionar la funcionalidad y el visto bueno del sistema. Enfocado en un 5% del tiempo, en el desarrollo del proyecto. Informar al Director del proyecto.

STK-14

Destinados al uso del sistema y su funcionalidad. Usuarios Usuarios

Responsabilidades Recibirn capacitaciones sobre el uso del sistema. Usaran el sistema y sern participes de su proceso de funcionalidad. Fase de Enfocado en un 0% del tiempo, en el desarrollo del proyecto.

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participacin (opcional) Comentarios (opcional) Informarn sobre la funcionalidad y uso del sistema al Usuario Lder.

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11. GESTIN DE ADQUISICIONES Las adquisiciones para la entidad del estado estn sujetas a la RM.Nro_1203-2011-IN- 0501, cuyos entes que participan son el Organismo supervisor de las contrataciones del estado (OSCE) Y EL Sistema Electrnico de contrataciones del estado.

1. Convocatoria

2. Registro de participante

3. Presentacin y absolucin de Consultas

6. Presentacin de propuestas tcnicas y econmicas.

5. Integracin de las bases.

4. Presentacin y absolucin de observaciones.

7. Evaluacin de propuesta.

8. Otorgamiento de la buena pro.

9. Suscripcin y perfeccionamiento del contrato.

11.1.

Plan de Gestin para Compras y Adquisiciones

ADQUISICIONES DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO. Ver Matriz de adquisiciones. PROCEDIMIENTOS ESTNDAR A SEGUIR: PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIN QUE SE DEBEN SEGUIR. Referencia: RM.Nro_1203-2011-IN-0501 FORMATOS ESTNDAR A UTILIZAR: FORMATOS DE ADQUISICIN QUE SE DEBEN SEGUIR. El MININTER como toda entidad del estado, tienen un manual de procedimientos para poder realizar el proceso adquisiciones y compra de productos, de proveedores del estado, con la supervisin de la SEACE y OSCE.

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Con el cual se busca asegurar de la empresa la cual se va contratar, tenga un historial en proyectos anteriores que hayan cumplido con sus contratos. Para que la adquisicin de lo requerido se cumpla en el periodo, lugar y monto a pagar. El contrato se emite en dos copias, las cuales sern revisadas por las partes interesadas, de presentarse alguna observacin, se realizar una evaluacin y modificacin y finalmente se firma el contrato entre la empresa y el proveedor, quedndose con una copia con cada interesado. Los contratos referentes a compra de todos los productos se realizaran de la misma forma, con lo detallado anteriormente. RESTRICCIONES Y SUPUESTOS: QUE PUEDAN AFECTAR LAS ADQUISICIONES PLANIFICADAS Y POR LO TANTO EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO. Las restricciones y/o supuestos que han sido identificados y que pueden afectar las adquisiciones del proyecto son las siguientes: Solicitudes de cambio en el presupuesto del proyecto, debido a las modificaciones por paridad cambiaria. Se asume que la probabilidad de modificacin del cronograma de las actividades es mnima, puesto que se tendra que renegociar el contrato durante el proceso de adjudicacin del producto con el proveedor. RIESGOS Y RESPUESTAS: PRINCIPALES RIESGOS RELACIONADOS A LAS ADQUISICIONES, Y RESPUESTAS QUE HAN SIDO CONSIDERADAS EN LA GESTIN DE RIESGOS DEL PROYECTO. Incumplimiento del contrato de adjudicacin de los equipos: Segn lo firmado en el contrato de adquisidores firmado con el proveedor, si no se cumpliese con el contrato, el proveedor tendr que pagar las penalidades descritas en el contrato. Pago adelantado del 50% al firmar el contrato y el otro 50% al realizar la entrega, con lo cual obliga al proveedor a cumplir con los tiempos establecidos segn cronograma comprometido.

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11.2. Matriz De Adquisiciones Del Proyecto

PRODUCTO O SERVICIO A ADQUIRIR

CDIGO DE ELEMENTO EDT

TIPO DE CONTRATO

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN - Se evalan el software disponible, luego se selecciona el que cumpla con los requerimientos planteados en las bases. - Firmar del contrato de compra. - Pago por la compra del software. - Entrega del software.

FORMA DE CONTACTAR PROVEEDORES

REA/ROL/PERSONA RESPONSABLE DE LA COMPRA

PROVEEDORES PRECALIFICADOS

Software Administrador de llamadas (Sistema iSafety)

3.2 implantacin del software administrador de llamadas

Contrato de precio fijo

Compras con proveedores del estado.

Unidades de desarrollo del proyecto (UDP), como jefe a Diego Grados Alvarez.

- Indra Company - Motorola Solutions

Equipos de radio porttiles con encriptacin AIE, con micro parlante externo para uso en pecho (IP55) Equipos de radio porttiles con encriptacin AIE y E2EE con Accesorios discretos. (IP54 Equipos de radio mviles con encriptacin AIE sin Gateway. (IP54) Equipos de radio mviles con encriptacin AIE con Gateway (IP54) Equipos de radio mviles con encriptacin AIE y E2EE. (IP54) Equipos de radio fijo con encriptacin AIE. (IP54) 3.3 implantacin de equipos de radio comunicacin Contrato de precio fijo

- Se evalan el los dispositivos disponible en el mercado, luego se selecciona el que cumpla con los requerimientos planteados en las bases. - Firmar del contrato de compra. - Pago por la compra de los radios mviles. - Entrega de los radios mviles.

Compras con proveedores del estado.

Especialista en redes y telecomunicaciones Moiss Terrones Gamonal.

- Indra Company - Motorola Solutions

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Equipos de radio fijo con encriptacin AIE y E2EE. (IP54) Programador de terminales (kit)

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Equipos para la central de emergencias: UPS, servidores, cmaras de vigilancia, torres comunicacin, pantallas LCD (42 unidades, 46 ), modulo cartogrfico, en otros (dentro de del paquete seguridad pblica) 3.1 Implementacin de la central de emergencia Contrato de precio fijo

- Se evalan los equipos necesarios y disponibles en el mercado local, de las empresas que lo distribuyen, luego se selecciona el que cumpla con los requerimientos planteados en las bases. - Firmar del contrato de compra. - Pago por la compra de los equipos y su respectiva instalacin. - Entrega de la central de emergencias con todos los equipos instalados, probados. - Este servicio lo dictara la empresa proveedora de las tecnologas con un costo adicional. - Firmar del contrato de servicio. - Pago por el servicio al contado. - Desarrollo de la capacitacin.

Compras con proveedores del estado.

Especialista en redes y telecomunicaciones Moiss Terrones Gamonal.

- Indra Company - Motorola Solutions

Servicio de capacitacin para los operadores de las llamadas

3.4 Capacitacin de los operadores de las llamadas

Contrato de precio fijo

Compra con proveedores del estado.

Coordinador de la empresa Indra Company.

- Indra Company - Motorola Solutions

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