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Guide des relations presse lusage des associations

Pourquoi rdiger un communiqu de presse ?


Avant de commencer la rdaction dun communiqu de presse, il faut rflchir sa stratgie de communication et se poser la question : pourquoi vous communiquez et quel est votre objectif ? On rdige un communiqu de presse lorsque lon doit par exemple communiquer au sujet dun vnement, de la cration dun produit, de louverture dun site web, ou de la naissance dune structure... Le communiqu de presse est l pour faire parler de vous dans la presse. Il est destin livrer une information prcise, unique, intressante et doit assurer une promotion neutre et objective. Si votre communiqu de presse est bien rdig, il peut tre repris par les mdias et vous offrir une visibilit rapide et gratuite sur plusieurs supports la fois. Attention, il est inutile de communiquer tout bout de champ. Nenvoyez un communiqu de presse que si vous avez quelque chose dimportant annoncer. A vous de connatre les attentes du lecteur de tel ou tel mdia.

Comment rdiger un communiqu de presse ?


Un bon communiqu rpond aux questions suivantes : Qui ? quand ? o ? comment ? pourquoi ? Il faut donc dfinir le message transmettre et dsigner un porte-parole pour garantir la cohrence de linformation.

En rgle gnrale un communiqu de presse nexcde pas 1 page tout en conservant


une prsentation are. Voici les lments indispensables la rdaction de votre communiqu de presse :

1. La date de publication et le nom de votre association, collectif, groupe de projet,


UFR ou dpartement avec un logo qui permette de vous identifier si vous en avez un. A dfaut, vous apposerez la signature de luniversit.

2. Le titre qui doit rsumer en une phrase tout votre communiqu. Il doit tre percutant pour
le lecteur, cest donc llment travailler en premier.

3. Le chap du communiqu. Ce petit paragraphe daccroche doit rsumer en 2 ou 3


lignes lessentiel de votre communiqu et donc du message que vous voulez dlivrer.

4. Le corps du communiqu. Rdigez limpersonnel, il est doit tre le plus objectif


possible. Les journaliste(s) ne sont pas vos clients , bannissez lutilisation dun langage commercial, dadjectifs qualitatifs ou de superlatifs, ne donnez pas votre avis ou ne vantez pas les mrites de votre projet. Vous devez tenir un discours purement informatif et dcrire simplement ce pour quoi vous communiquez. Simplifiez au maximum les concepts ou termes techniques relatifs votre mtier, secteur dactivit, structure pour quils soient

comprhensibles par tous. Utilisez des abrviations seulement si vous les dtaillez. Tchez davoir un fil conducteur tout au long du texte avec des enchanements naturels entre les paragraphes. Fates passer une ide par paragraphe. Privilgiez dabord linformation la plus importante et laissez pour la fin celles qui le sont moins. Proposez plusieurs niveaux de lecture et donnez un titre chaque dbut de paragraphe (en gras, soulign ou en couleur) pour que le journaliste retienne directement les grandes ides. En crant ainsi des points dentres dans le texte, vous maximiser les chances de retenir lattention du journaliste qui aura envie de poursuivre la lecture. Un communiqu de presse est pagin, ar et ne doit contenir aucune faute dorthographe, de grammaire ou de syntaxe. Nhsitez pas le faire relire par plusieurs personnes avant de le publier

5. Le pied du communiqu. Abordez ici tous les dtails pratiques : personne en charge
des relations presse, adresse, mail, tlphone, site web Vous pouvez galement faire un petit rappel dans un encadr de lhistorique de votre structure ce qui permettra de renforcer votre crdibilit.

6. Enfin, travaillez la forme. Votre communiqu de presse doit tre attractif. Une fois sa
rdaction termine, prenez du temps pour soigner : la mise en page, le design, la couleur, la couverture ... . Vous pouvez illustrer votre communiqu de photos (qui viennent complter le contenu rdactionnel), renvoyer vers des liens de site internet, vidos de prsentation, interview Il faut donner au journaliste lenvie de lire le contenu grce au contenant !

7. Noubliez pas que les journalistes sont des gens de contact, privilgiez donc
lenvoi de votre communiqu ou de votre dossier de presse en version papier (quitte le doubler dune version mail). En effet bien que lenvoi dun communiqu ou dun dossier de presse par voie lectronique soit plus rapide et plus conomique il a quelques inconvnients : votre mail peut atterrir dans les courriers indsirables ; seul lobjet du mail compte (si votre titre nest pas assez accrocheur, votre mail ne sera pas ouvert) ; enfin vous obligerez le journaliste cliquer sur la pice jointe pour lire enfin votre communiqu ou votre dossier de presse autant de manipulations qui ne lui facilitent pas la tche.

8. Si vous manquez de moyen pour faire imprimer une grande quantit de communiqus
de presse et/ou votre dossier de presse et que vous devez passer par le biais du courrier lectronique, assurez-vous que : vous disposez de ladresse mail personnelle et directe de votre interlocuteur, aprs avoir tabli un premier contact avec lui.

Lespace presse du site web de luniversit est l pour vous aider dans votre communication et vous apporter plus de visibilit notamment lchelle institutionnelle. Pour toute demande de dpt de communiqu ou de dossier de presse en ligne merci de prendre contact avec le service communication : service.communication@u-bordeaux3.fr

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Comment rdiger un dossier de presse ?


Le dossier de presse accompagne lenvoi du communiqu de presse. Si le communiqu a pour but dinformer sur un vnement ponctuel, le dossier de presse offre une prsentation plus dtaille de votre structure. Plus bavard que le communiqu de presse il nen reste pas moins simple, concis et prcis, ce qui vous permettra dtre le plus efficace possible. Gardez en tte quil sagit dun document de travail et non dun objet publicitaire. La rdaction du dossier de presse se justifie si lon a matire crire de faon approfondie sur un sujet. Mieux vaut envoyer uniquement un communiqu de presse, quenvoyer un communiqu accompagn dun dossier de presse pauvre en contenu.

1. La couverture, sur laquelle doit figurer le titre de lvnement, ses dates, le nom de
lorganisateur, le(s) logo(s).

2. Le sommaire qui permet daccder plus rapidement linformation. 3. La premire page est une entre en matire. Elle peut proposer : le mot du
prsident, du directeur, du crateur Cest un moyen dtablir un premier contact, de parler de votre structure, de ses objectifs et de votre implication dans le projet que vous dfendez (innovation produit, success story, nouveau partenariat, cration dentreprise) travers ces quelques lignes.

4. La 2me page prsente votre structure. Vous pouvez reprendre son historique, une
biographie courte des dirigeants qui ont un lien avec le sujet de votre dossier de presse, prsenter vos productions, votre valeur ajoute et vos perspectives pour lavenir. Vous pouvez insrer ici le communiqu de presse de votre entreprise.

5. La page de la revue de presse. Cest loccasion de mettre en avant vos parutions


presse et mdias les plus significatives ( vu sur , la presse parle de nous ).

6. La page des chiffres. Dans cette partie vous pouvez dtailler les donnes quil vous
semble intressant de communiquer sur votre structure. Les faits sont toujours un argument de poids aux yeux des journalistes contrairement aux jugements de valeur.

7. La page partenaires. Gnralement on hirarchise lordre dapparition en fonction de la


taille du partenariat. Pour noubliez personne vous pouvez aussi les citer par ordre alphabtique.

8. La dernire page. Elle est rserve aux contacts : nom et adresse de la structure, mail,
tlphone, site internet et personne en charge des relations presse.

9. Les annexes si ncessaire : graphiques, tableaux, CD-ROM 10.


Enfin et surtout, noubliez pas de soigner la forme. Comme pour le
communiqu de presse, vous devez donner au lecteur lenvie de vous lire ! 11. La lettre daccompagnement. Le dossier de presse doit tre accompagn dune lettre de prsentation succincte expliquant votre dmarche.

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A quel moment communiquer ?


Lobjectif des relations presse est daugmenter ses chances dintresser les journalistes. Plus un vnement sera marquant plus il aura de meilleurs retours. Il y a plusieurs dates slectionner avec soin pour russir ses relations presse : 1. La date de lvnement. Evitez dorganiser votre vnement pendant les priodes lectorales, les grands vnements sportifs

2. Le moment o lon contacte les journalistes pour la premire fois. Ne les contactez
pas trop en amont ou au contraire trop tard et prenez en compte la date de bouclage et la priodicit du mdia auquel vous vous adressez.

3. Lheure de votre vnement. L aussi, ni trop tt ni trop tard le soir. Ajustez votre
confrence de presse plutt en fin de matine.

4. La relance tlphonique. Soyez patient, et ne harcelez pas la (les) rdaction(s).


Attendez 3 ou 4 jours avant de les relancer afin de demander quand sera prvu la sortie de larticle.

Organiser une confrence de presse


La confrence de presse savre tre le meilleur moyen de centraliser les interviews et de sassurer de la bonne transmission de votre message. En dehors de lorganisation logistique (prt/location dune salle, matriel de sonorisation, mobilier, vidoprojecteur, micros) pensez : 1. Prvoir un stock de dossiers de presse au cas o certains journalistes auraient oubli le leur.

2. Appuyer vos propos par un dispositif de type Powerpoint. Visuel, il vous


permettra de capter lattention de vos interlocuteurs, de faciliter leur prise de note, daller lessentiel et de slectionner ce que vous souhaitez mettre en avant dans votre discours.

3. Prvoyez un moment de dtente. Aprs la confrence, invitez tous les journalistes


autour dun apritif/buffet/collation/petit djeuner Cest un moyen de les remercier de stre dplac, dengager la conversation de faon plus informelle et de tisser des liens.

Comment rpondre aux questions des journalistes ?


1. Structurez votre discours et prparez-vous aux questions classiques qui ? quoi ? o ?
comment ? pourquoi ? Plus vous anticiperez et montrerez que vous maitrisez votre sujet moins vous serez dstabilis.

2. Ayez une forte ide faire passer. Noubliez pas que votre seul et unique objectif et
de faire parler de vous.

3. Prenez votre temps pour rpondre aux questions. Soyez le plus clair possible et
vitez les phrases trop longues.
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