MANUAL DE PROCESOS DE APOYO GESTION ADMINISTRATIVA DESVINCULACION DE PERSONAL

CONTROL DE CAMBIOS FECHA 27/08/08 27/08/09 VERSIN 1 2 Versin Original RAZN DEL CAMBIO

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Agrupacin de los procesos de Administracin del Talento Humano, Administracin Documental y Administracin de Recursos Fsicos en un proceso de apoyo nuevo denominado Gestin Administrativa. Ajuste del procedimiento.

ELABOR: REVIS: APROB: Piedad Ynez Asesora Talento Hilda Cristina Torres Castellanos Jos Cceres Caballero Humano Secretaria General Profesional Especializado Subd. de Secretario General Planeacin y Fronteras 1. OBJETIVO: establecer el procedimiento para la desvinculacin del personal mediante el cumplimiento de los requisitos y garantizar su retiro conforme a la normatividad vigente. 2. ALCANCE: Se inicia con el acto administrativo que establece el retiro del funcionario por distintos motivos ( pensin, renuncia, destitucin, etc.) hasta el reporte final de la novedad. 3. REALIZACION Aclaracin: para el caso de los contratistas la desvinculacin se realizar de acuerdo a la normatividad vigente sobre la materia. ACTIVIDAD DETALLE Recibe del funcionario la solicitud escrita de retiro del servicio, y la aprueba; o da instruccin cuando es por iniciativa de la administracin y segn lo establecido en la Ley. Recibe de la Direccin general la comunicacin de retiro del funcionario del servicio. Verifica que se cumplan los requisitos legales exigidos para cada caso; si no se cumple elaborar comunicacin informando a quien los remiti para que la inconsistencia sea corregida. Si cumple los requisitos continuar con el procedimiento. Elabora el Acto administrativo de retiro y remite junto con los soportes a los profesionales de la Oficina Jurdica para su revisin y verificacin que cumplan los requisitos de ley. Recibe Acto administrativo de la Oficina Jurdica; realiza correcciones si las hay o enva a la Direccin si todo esta correcto. Revisa Acto Administrativo y soportes; si est de acuerdo firma y enva a la oficina de talento humano. Si no est de acuerdo formula observaciones y devuelve a la oficina de talento humano para su correccin. RESPONSABLE Direccin General REGISTRO Comunicacin de Retiro

1. RECEPCIN DE SOLICITUD DE RETIRO

Secretario General

Comunicacin de retiro con soportes

Asesor Talento Humano Acto administrativo

2. ELABORACION ACTO AMINISTRATIVO DE RETIRO

Director General

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ACTIVIDAD DETALLE Recibe acto administrativo si existen observaciones realiza las correcciones respectivas y devuelve a Direccin General para la firma; si no enva a la Secretaria de la Oficina Jurdica para su registro, numeracin y fechado. Tramita con la secretaria de la oficina jurdica, el radicado del acto administrativo. Elabora comunicacin escrita a nombre del interesado, informando acto administrativo. Obtiene la firma del Secretario General en la comunicacin y radica. Hace llegar la comunicacin al interesado y enva copia a la dependencia donde desempea el cargo para la entrega del mismo Aclaracin: para el caso de los funcionarios y contratistas se debe diligenciar el paz y salvo el cual ser firmado por: Jefe inmediato o su delegado quien debe garantizar la entrega formal del cargo; Funcionario de Archivo y Correspondencia quien verifica la entrega del Inventario nico Documental a su cargo; Funcionario de la Subdireccin de planeacin y Fronteras para la cancelacin del correo Institucional, claves de acceso, entrega de informacin relacionada con el sistema de informacin ambiental; Funcionario del centro de documentacin para la entrega de material bibliogrfico en prstamo; Funcionario de Almacn para la entrega del inventario de elementos devolutivos en el caso de funcionarios; Funcionario de Talento Humano verifica la entrega del carn, chaleco y elementos de identificacin institucional y para el caso de funcionarios comunica la realizacin del examen del retiro y recibe la Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas; Funcionario de Tesorera para el caso de funcionarios verifica legalizacin de obligaciones monetarias con la entidad. Elabora comunicacin al proveedor de exmenes mdicos ocupacionales de retiro solicitando la realizacin del mismo. Recibe de la Secretaria ejecutiva los documentos de retiro para actualizar la planta de personal, reportar la novedad y para la liquidacin de prestaciones sociales. Archiva original del Acto Administrativo en la respectiva historia laboral del funcionario y hace el cambio de personal activo a personal inactivo.

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FECHA VERSIN 27/08/09 2 Pgina 2 de 3 REGISTRO

RESPONSABLE Asesor Talento Humano

Secretaria Ejecutiva

Secretaria Ejecutiva

Comunicacin escrita

3. DESVINCULACIN DEL FUNCIONARIO -

Secretaria Ejecutiva Profesional Universitario

Comunicacin escrita Documentos de retiro.

4. ARCHIVO

Secretaria Ejecutiva

Historia Laboral

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4. FLUJOGRAMA:
Comunicacin de retiro Recepcin de solicitud de retiro Aprobacin por el Director General Traslado a Secretaria General

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Comunicacin de retiro y soportes

Solicitud de correccin de inconsistencia

NO

Cumple con los requisitos legales?

SI Elaboracin Acto administrativo de retiro Revisin por la Oficina Jurdica NO Acto administrativo

Hace correcciones y devuelve

Requiere correcciones?

SI Remite a la Direccin General para revisin y firma Devuelve a Talento Humano Radicacin del acto administrativo Elaboracin de comunicacin al interesado y notificacin Solicitud de exmenes mdicos ocupacionales de retiro al proveedor Recepcin de documentos de retiro para actualizar planta de personal Comunicacin escrita Acto administrativo

Oficio de solicitud

Documentos de retiro

Reporte de novedades de retiro

Liquidacin de prestaciones sociales

Archivo

Historia laboral

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