DESCRIPCIN DEL PUESTO

Puesto: rea: Jefe Inmediato: Tipo de Contrato: Tipo de Funciones: Secretaria Ejecutiva rea de Produccin Gerente General, Gerente de Produccin Contrato Temporal 1) Apoyo en las Actividades Administrativas 2) Apoyar al Gerente General y al Gerente de Produccin. 3) Llevar la agenda de ambos. 4) Simplificar la informacin recibida y archivada para proporcionarla cuando se necesite. 5) Informar sobre las ltimas noticias ocurridas en la empresa segn sean de su incumbencia. 6) Contestar el telfono. 7) Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad. 8) Redactar las cartas, memoranda, requisiciones, etc., que el Gerente General o el Gerente de Produccin requieran. 9) Preparar y ordenar la documentacin e informacin relacionada con el pago de impuestos que ser enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa. 10) Mantener al tanto al Gerente General de cualquier anomala observada.

Carga de Trabajo: Nivel de Responsabilidad:

Responsabilidad y autonoma La profesional de Secretariado Ejecutivo trabaja bajo la supervisin de su jefe inmediato superior de la organizacin. Es responsable de recepcin y manejo de la informacin, el desarrollo de actividades secretariales y la asistencia institucional gerencial. Tiene autonoma en el manejo y aplicacin de tcnicas de atencin al pblico, la organizacin del trabajo de la oficina, aplicar tcnicas de archivo, la operacin de equipos electrnicos e informticos. Puede asistir en la verificacin de las condiciones adecuadas de los ambientes y operatividad de los equipos utilizados en el mbito laboral. Debe asistir en la determinacin de estrategias administrativas, el establecimiento del sistema de control y seguridad de la informacin. La implementacin de los cambios en los mtodos de trabajo, los criterios para la organizacin de reuniones y eventos.

Condiciones Adicionales del Cargo:

Debe ser una persona de buen carcter y con disposicin, ya que tiene que lograr una relacin con los gerentes,

Personal a su Cargo: Perfil Ocupacional:

proveedores, clientes, empleados y autoridades pues en algunas ocasiones ser intermediario. Tiene que ser discreta con la informacin que se le confi. Portero Educacion: Requiere grado universitario a nivel Tcnico Superior en Secretariado Ejecutivo. Experiencia: Requiere de 2 aos de experiencia en trabajos relacionados con el rea Gerencia General y Ventas. Capacidades de organizacin. Poseer una visin general para organizar eventos sociales y culturales dentro y fuera de la empresa. Disear, adecuar y operativizar el sistema de archivo manual y computarizado para lograr fluidez en el trabajo. Organizar y administrar la oficina de acuerdo a tcnicas y criterios bsicos establecidos. Evaluar el plan de trabajo de la oficina contrastando los resultados obtenidos con las metas y objetivos de la empresa, proponiendo alternativas de solucin. Organizar la agenda en coordinacin con el jefe, concertando y confirmando citas. Organizar la correspondencia remitida y recibida de acuerdo a normas establecidas Capacidades de cooperacin y comunicacin. Establecer comunicacin efectiva en el desarrollo de su trabajo, empleando un lenguaje claro y conciso. Mantener buenas relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa. Optimizar las relaciones pblicas para mejorar la imagen de la empresa. Recepcionar y transferir informacin, estableciendo una eficiente comunicacin. Capacidades de contingencias. Adaptarse a nuevas situaciones de trabajo, originadas como consecuencia de los cambios tecnolgicos, organizativos, econmicos y laborales que incidan en su actividad profesional. Tomar decisiones en situaciones de contingencia, dentro de su competencia. Representar a la empresa en las relaciones pblicas e imagen institucional. Manejar adecuadamente los recursos de la organizacin en situaciones de austeridad.

Requisitos Capacidades tcnicas Debe saber manejar muy bien las computadores y las mquinas de oficina como el fax, las fotocopiadoras, los escners y los conmutadores telefnicos de varias lneas.

Capacidades organizativas Tambin se requiere que posea excelentes habilidades organizativas, ya que esto es fundamental para cumplir con las tareas diarias de la oficina en forma eficiente. Deben poder organizar sus propios horarios, pero tambin el de sus gerentes. Ser capaces de desarrollar mltiples tareas, es una cualidad muy apreciada. Habilidades interpersonales Debido a que interactan con muchas personas, deben poseer excelentes cualidades de comunicacin. Deben poseer un trato cordial y llano y saber relacionarse con compaeros de trabajo, invitados y clientes por igual. Perfil de Competencias Dimensin Administrative Competencia Toma de Decisiones Liderazgo de Personas Plantation y organization Comunicacin Efectiva Oral y escrita Responsabilidad Conocimiento del Cargo Calidad tolerancia al estrs Trabajo en equipo Desarrollo del cargo Puntualidad y asistencia Creatividad Relaciones Humanas Manejo de conflictos Compromiso y sentido de competencia Presentation personal Ins 1 Min 2 ED 3 X Des 4 Exc 5

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Laborales

Humanas

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