Secretara de Administracin y Finanzas

Manual de Gestin de la Calidad

Subsistema de Administracin Universitaria

SAF-GE-M-01

SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIN POR CALIDAD Subsistema de Administracin Universitaria

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Manual de Gestin de la Calidad

SAF-GE-M-01

CONTENIDO
1. Introduccin 2. Alcance y exclusiones 3. Directrices estratgicas 4. Descripcin de los procesos 5. Interaccin de los procesos 6. Planes de calidad 7. Responsabilidad y autoridad 8. Procedimientos documentados 9. Anexos

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1. Introduccin
El presente documento tiene la finalidad de describir el Subsistema de Administracin Universitaria (SAU) a cargo de la Secretara de Administracin y Finanzas (SAF) en cuanto a su alcance y exclusiones aplicables. As mismo, se presenta la interaccin de los procesos que intervienen en l y se hace referencia a los procedimientos documentados establecidos para el SGC. La SAF tiene como funcin coordinar la adecuada administracin de los recursos humanos, financieros y materiales para proporcionar apoyo y servicio eficiente a las reas que contribuyen directamente a los fines de la universidad. (Ttulo Segundo, captulo III del Estatuto General).

2. Alcance y exclusiones
El SAU se circunscribe nicamente a las unidades administrativas que forman parte de la SAF1 abarcando los procesos: Administracin de Recursos Financieros, Administracin de Recursos Humanos y Administracin de Bienes y Servicios. Dentro del SAU no se hacen exclusiones a los requisitos de la Norma ISO 9001; stos se aplican en funcin a las caractersticas de cada uno de los procesos.

3. Directrices estratgicas
El titular de la SAF se asegura que el SAU se mantiene implementado de acuerdo a la Norma ISO 9001, con la finalidad de incrementar la satisfaccin de sus demandantes de servicios, por lo que ha definido las siguientes directrices: Misin: Satisfacer de manera eficaz y eficiente los requerimientos de recursos humanos, financieros y materiales de las entidades acadmicas y dependencias en apoyo al cumplimiento de las funciones sustantivas de la Universidad, con un compromiso permanente de mejora. Esta misin, para los fines del SAU, se declara como su poltica de calidad (SAF-GE-Ot-01), misma que junto con lo descrito en el Plan General de Desarrollo 2025 y el Plan de Trabajo 20092013 Innovacin acadmica y descentralizacin para la sustentabilidad2, establecen los ejes para la definicin de los objetivos3 y por consiguiente de la planeacin del programa de trabajo4 del SAU enfocado a la mejora continua. Visin:
1 2

Consultar Estructura Organizacional de la SAF, Anexo 1 Consultar el documento publicado en 2010. /www.uv.mx/programa-trabajo-2009-2013 3 Estos estn definidos en los planes de calidad correspondientes. 4 Consultar Programa de Trabajo de la SAF as como el propio de cada proceso

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En el 2025, seremos una administracin de calidad reconocida, descentralizada, simplificada, integrada al quehacer acadmico y orientado al desarrollo sustentable Por ltimo en la SAF se promueven los siguientes Valores y creencias: Honestidad, responsabilidad, vocacin de servicio, profesionalismo y compromiso personal e institucional.

4. Descripcin de los procesos

Los procesos que integran el SAU se describen a continuacin: Gestin del SAU, que es el que se encarga de establecer la poltica, la fijacin de los objetivos de calidad, la provisin de la comunicacin, el aseguramiento de la disponibilidad de recursos y las revisiones por la direccin. Medicin, Anlisis y Mejora del SAU, que es el que se encarga de medir y recopilar datos para realizar el anlisis del desempeo y mejora de la eficacia y eficiencia del SAU. Aqu es conveniente aclarar que parte de este proceso es llevado a cabo de forma inherente en los procesos de realizacin del producto. Administracin de Recursos Financieros, integrado por los siguientes subprocesos: Subproceso de Planificacin y Presupuestacin: Donde se formula y da seguimiento al presupuesto de ingresos y egresos de las Entidades Acadmicas y Dependencias. Subproceso de Operacin Ingreso-Gasto: Se controla el ejercicio de ingresos y egresos de las Entidades Acadmicas y Dependencias. Subproceso de Anlisis y Evaluacin Financiera: Se analiza e interpreta la informacin Financiera de las Entidades Acadmicas y Dependencias.

Administracin de Recursos Humanos, integrado por los siguientes subprocesos: Subproceso de Ingreso: Se tramita la contratacin del personal requerido por las Entidades Acadmicas y Dependencias para el cumplimiento de sus funciones. Subproceso de Permanencia: Se realiza el pago de sueldos y prestaciones as como el desarrollo del personal no docente durante su vida laboral dentro de la institucin. Subproceso de Retiro: Se tramita el pago de prestaciones derivadas de la terminacin de la relacin de trabajo con la institucin.
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Administracin de Bienes y Servicios, integrado por los siguientes subprocesos: Subproceso de Adquisicin de Bienes: Se realizan las compras de materiales, mobiliario y equipo as como el mantenimiento de bienes conforme a las necesidades y prioridades sealadas por las entidades acadmicas y dependencias de la Universidad. Subproceso de Servicios Generales: Se lleva a cabo el mantenimiento y control de los vehculos propiedad de la U.V., contratacin de seguridad, control y pago de los servicios bsicos, renta de vehculos, renta de autobuses, servicios de correspondencia, recoleccin de basura y apoyo logstico. Subproceso de Control Patrimonial: Se encarga de la identificacin, registro, resguardo, valoracin, gestin y aseguramiento para el control integral del patrimonio Universitario (Activos Fijos). En aquellos procesos del SAU donde se tengan procesos contratados externamente, se definirn los tipos de control necesarios para asegurar la calidad del producto y/o satisfaccin del cliente. A continuacin se listan los procesos contratados externamente que a la fecha han sido identificados: En dnde aplica Los proceso que usen los mdulos de Recursos Humanos y Recursos Financieros. Subproceso Permanencia Proceso Administracin de Recursos Financieros Proceso Gestin del SAU Proceso Gestin del SAU

SIIU Pagomtico Planeacin (POA) Auditora Interna Control Documentos

5. Interaccin de los procesos

Las Entidades Acadmicas y Dependencias generan necesidades que se traducen en diferentes trmites, mismos que son atendidos a travs de los procesos: Administracin de Recursos Financieros, Administracin de Recursos Humanos o Administracin de Bienes y Servicios. Los procesos mencionados aplican las directrices establecidas en los procesos Gestin del SAU y Medicin, Anlisis y Mejora.

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El SAU se apoya en el Sistema Integral de Informacin Universitaria (SIIU) a travs del uso y explotacin de la informacin registrada, almacenada y generada en los Mdulos 5 de Recursos Humanos y Finanzas; en caso de que en la operacin de los procesos se generen nuevos requerimientos de explotacin de la informacin o de los mdulos, las reas participantes toman los acuerdos necesarios para la definicin de las etapas, tareas y responsabilidades pertinentes para el anlisis, diseo y desarrollo de los mismos.6 A continuacin se muestra el diagrama que representa los procesos del SAU:

Un Mdulo es una parte del SIIU que cumple con determinada tarea. Ejemplo: Mdulo del POA, Subsistema de Finanzas, Subsistema de Recursos Humanos, etc. 6 Esta determinacin de los requisitos y la definicin de las etapas, tareas y responsabilidades del diseo y desarrollo, permite controlar eficazmente el proceso de diseo y desarrollo.

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6.

Planes de calidad
En cada proceso del SAU se establece un Plan de Calidad, dentro del cual estn definidos sus objetivos y especificaciones requeridas para cumplir con la realizacin de su(s) producto(s). Dichos objetivos de calidad estn soportados en la Misin, Poltica de Calidad y Visin establecidas, lo que permite implementar, mantener y mejorar el SAU. Los planes de calidad para cada proceso son: Gestin del SAU Medicin, Anlisis y Mejora del SAU Administracin de Recursos Financieros Administracin de Recursos Humanos Administracin de Bienes y Servicios

7.

Responsabilidad y autoridad

La responsabilidad y autoridad del personal que coordina, analiza y verifica el trabajo que afecta a la calidad en el Subsistema de Administracin Universitaria se muestra en el Anexo 1-organigrama de calidad. Es conveniente mencionar que la Alta Direccin del SAU est integrada por las siguientes autoridades de la Secretara de Administracin y Finanzas: Secretario(a) de Administracin y Finanzas Director(a) General de Recursos Financieros Director(a) General de Recursos Humanos Director(a) de Recursos Materiales Coordinador(a) de Integracin Salarial Jefe(a) del Departamento de Servicios Generales

8. Procedimientos documentados
Los procedimientos que se aplican en el Subsistema de Administracin Universitaria estn determinados de manera institucional por la Direccin de Planeacin Institucional: Control de Documentos Control de Registros Control del producto no conforme Acciones Correctivas y Preventivas Auditora Interna

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9. Anexos
1. Estructura organizacional 2. Organigrama de Calidad

Referencias
Legislacin Universitaria: Ley Orgnica Ley de Autonoma Estatuto General Estatuto de Personal Acadmico Reglamento de Transparencia y Acceso a la Informacin de la Universidad Veracruzana Reglamento de Planes y Programas de Estudio Reglamento de Adquisiciones, arrendamientos y servicios Reglamento del Comit para las adquisiciones y obras Reglamento del Control Patrimonial Reglamento de Ingresos y Egresos Reglamento de Planeacin Reglamento de Obras Programa General de Desarrollo 2025 Programa de Trabajo 2009-2013 Disposiciones administrativas aplicables emitidas por la propia institucin. Legislacin federal, estatal y municipal aplicable Norma ISO 9000:2005 Fundamentos y Vocabulario Norma ISO 9001:2008 Requisitos Formatos de Entradas y Salidas de los Procesos del Subsistema de Administracin Universitaria Documentos por tipo y rea

SAF-GE-F-03 SUGC-GE-F-02

Histrico de revisiones
No. de Revisin
0 1

Fecha de revisin y/o modificacin

12 de Noviembre de 2007 09 Mayo del 2008

Seccin o Pgina que se modifica

Todo el Manual Todo el documento

Descripcin de la revisin y/o modificacin

Se modifica completamente la estructura del manual eliminando los anexos anteriores. Se cambian los pies de pgina en el manual y sus anexos. Se agrega la exclusin al punto 7.3 de la Norma as como su justificacin. Se modifica la justificacin de las exclusiones de los puntos 7.5.1. y 7.6 Se agrega quienes integran el Comit de Calidad de la

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Seccin o Pgina que se modifica
3.1 Diagrama del SUGC 3.2 Diagrama del SAU

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No. de Revisin

Fecha de revisin y/o modificacin

Descripcin de la revisin y/o modificacin

SAF Se hacen cambios generales al diagrama Se agregan los trminos mejora continua y Anlisis y Medicin. Se cambia Necesidad y Satisfaccin de los procesos Clave por Necesidad y Satisfaccin de los procesos del SUGC y partes interesadas respectivamente. Se eliminan los procesos universitarios de apoyo que no son parte del alcance del Subsistema Administrativo. Cambios diversos a todos los planes, principalmente en objetivos, indicadores y metas. Se agregan las reas de Presupuestos y Egresos en los procesos en los que intervienen Se incorpora calendario

Planes de Calidad 5.1 Proceso: Administracin de Recursos Humanos 6.4 Calendario de Revisin del Subsistema Encabezado Pie de pgina 1.1 Objeto 1.3 Exclusiones 2.1 Generalidades Marco Normativo

19 de Noviembre del 2008

Se cambi escudo y clave del documento Se elimin la fecha de entrada en vigencia, incluidos los anexos. Se hacen cambios en la redaccin del segundo prrafo. Se elimina la exclusin 7.5.1. d) Se agrega Plan General de Desarrollo 2025 y se modifica ltimo prrafo. Se agregan: Reglamento de Transparencia y Acceso a la Informacin de la Universidad Veracruzana y los Contratos Colectivos de Trabajo con FESAPAUV y SETSUV Cambios en los niveles del Departamento de Recursos Humanos; el Depto. de Gestora, Control y Seguimiento; y Departamento de Servicios Generales. Se cambi el nombre del responsable del proceso y de los indicadores Cambios generales

2.3 Estructura Organizacional 4.2 Plan de Calidad Administracin de Bienes y Servicios 6.3 Cumplimiento con los Req. de la Norma 6.2 Matriz de Comunicacin Interna 1.1 Objetivo 1.2. Alcance 2.1 Generalidades 2.2.5 Objetivos de Calidad 4.1 Plan de Calidad Administracin de

16-Junio-2009

Se corrige Sistema nico de Gestin por Calidad por Sistema Universitario de Gestin por Calidad Se cambi alcance del Manual por alcance del Subsistema de Administracin Universitaria. Se hacen cambios generales a los prrafos 3 y 4 del apartado. Se modificaron los objetivos de los Procesos de Planeacin Financiera y Gestin Financiera Se hicieron cambios en los requisitos as como en los documentos usados.

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Seccin o Pgina que se modifica
Recursos Humanos

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No. de Revisin

Fecha de revisin y/o modificacin

Descripcin de la revisin y/o modificacin

En objetivos y metas se modific la fecha de termino de noviembre 2008 a noviembre 2009 En la ficha del indicador de Pago de sueldos y prestaciones econmicas se agregaron dos indicadores y se corrigi el ya existente de la Direccin de Presupuestos. En el indicador de eficacia se modifico la meta 3 y se eliminaron 2 indicadores. Se modifica el objetivo y sus indicadores

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02-Septiembre-2009 30-Agosto-2009 11-Octubre-2011

4.3 Plan de CalidadPlaneacin Financiera 4.4 Plan de CalidadGestin Financiera 6.3 Cumplimiento con los Reqs.de la Norma 2.4 Organigrama de Calidad Todo Interaccin de los procesos Anexo 1 Estructura Organizacional Anexo 3 Matriz de Comunicacin Interna Anexo 4 -Calendario de Revisin

Se modifica el objetivo y sus indicadores Se modifica el apartado 7.3 Diseo y desarrollo Se integran las responsabilidades del Representante del proceso y se reorganiza el diagrama Se reestructura el Manual y anexos Cambios en la redaccin Se modific el nombre del Departamento de Capacitacin por Departamento de Evaluacin y Desarrollo de Personal y se ubic como dependiente de la Direccin General. Se elimina del Manual y pasa al Proceso Gestin del SAU Se elimin del Manual para pasarlo como documento independiente

FIRMA DE AUTORIZACIN
Propone Autoriza Fecha de Autorizacin Entrada en vigencia

Lic. Fernando lvarez Crdenas Representante del SAU

Lic. Vctor Aguilar Pizarro Secretario de Administracin y Finanzas

17-Octubre- 2011

20-Octubre-2011

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