Gestin de inventarios para hacer su negocio ms rentable: un enfoque gerencial para la administracin de inventarios Fuente: http://www.vaticgroup.com/vcg-educacion/perspectiva-logistica/edicionesanteriores/gestion-de-inventarios/ 1.

Introduccin Al revisar la historia de numerosas compaas exitosas en diversos mercados, es comn encontrar que ante temas como la globalizacin, mercados agresivos, crecientes competidores y otras oportunidades y amenazas del mercado, han tenido que enfrentar revoluciones logsticas. Es decir, en muchos casos la logstica surgi como una necesidad ante aumentos en la complejidad en la forma en que se llega al consumidor final. As mismo la administracin de inventarios surge como una necesidad ante el desbalance temporal que existe entre la oferta y la demanda y al igual que una buena gestin logstica, una adecuada gestin de inventarios puede ser el elemento diferenciador para alcanzar el xito en trminos de rentabilidad y operacin de su compaa. 2. Qu son los inventarios? A pesar de ser los inventarios un concepto que en el ambiente de logstica y produccin se use tan comnmente, y de hecho se d su definicin por sentada, es interesante ver las diferentes formas de entender este concepto entre diferentes compaas, y de hecho entre las distintas partes en una misma empresa. Ms aun, se encuentran compaas en donde no se logra conciliar una administracin de inventarios efectiva por el simple hecho de que los diferentes entes lo conceptualizan de maneras dismiles. Entre las respuestas que puede encontrar en su organizacin estn: Es lo que est en la bodega, es lo que no se ha vendido, es el problema ms grande que tengo, es un activo liquido1, Es lo que la gerencia quisiera disminuir, en fin. Un ejercicio que sugiero haga al finalizar la lectura de este artculo es plantearse esta pregunta y as mismo plantersela a los miembros de su equipo de trabajo. Es muy probable que se sorprenda. En general no creo que haya una sola respuesta correcta de qu es el inventario, pero la que considero ms adecuada es la siguiente: es el conjunto de productos que se almacenan con el fin de satisfacer demanda futura. En el argot de la logstica se suelen diferenciar varios tipos de inventario, entre los que estn: de materia prima, de material de empaque de producto en proceso, de producto en trnsito y de producto terminado. En este punto la pregunta que vale la pena plantearse es Por qu tener inventarios? (valdra tambin la pena hacer esta pregunta a los miembros de su equipo), con respecto a este punto existen varias razones de las cuales mencionar las principales: 1. Economas de escala: En muchos casos los sistemas productivos generan reduccin en el costo unitario de produccin al aumentar las unidades

producidas, esto por la distribucin sobre mayor nmero de unidades de los costos fijos. 2 2. Existencia de tiempos positivos y representativos de suministro (Lead Time) 3. Aleatoriedades: En los sistemas de distribucin y suministro las compaas se enfrentan a varias fuentes de variabilidad. Demanda Lead Times Oferta mano de obra Costo de capital

4. Especulacin: Ante mercados de alta incertidumbre puede ser conveniente proveerse de inventarios sujeto a un aumento importante en los precios del producto en cuestin.Estacionalidad de la demanda: cuando se sabe que existe un incremento estacional de la demanda se puede recurrir a inventarios en periodos anteriores para nivelar las cargas de trabajo. 5. Para ocultar ciertas ineficiencias del sistema de suministro: Los altos inventarios tienen el efecto de las mareas altas al ocultar problemas o ineficiencias de la operacin. Todo lo anterior conlleva una definicin funcional implcita del inventario con la que me siento ms cmodo: el inventario es el producto almacenado con el fin de administrar la variabilidad y los desfases temporales entre la oferta y la demanda 3. Roles y metas en el problema de inventario: Antes de intentar resolver los problemas de inventario de su compaa es importante entender la dinmica organizacional y las motivaciones con respecto a los inventarios. En primera instancia comprendamos el enfoque del rea financiera; los inventarios suelen ser uno de los activos ms grandes de la compaa y teniendo en cuenta que el valor generado por una empresa no est dado por el nivel de activos si no de hecho en la capacidad de rotarlos lo ms rpidamente posible, luego la motivacin del rea financiera ser en general la de disminuir el nivel de los inventarios3.

Veamos ahora el enfoque de produccin; este vara segn los indicadores con que se mida esta rea. Si los indicadores fueran costo unitario promedio, utilizacin de los equipos, o nivel de cumplimiento, produccin estar motivada a empujar el producto, lo que conlleva a una poltica de incremento en los niveles de inventario. De otro lado si se mide por niveles de obsolescencia, cumplimiento de planes de produccin o sobreocupacin de los centros de distribucin y bodegas, el rea estara motivada a polticas reduccionistas de inventarios. Finalmente, pensemos en el rea comercial; tpicamente estarn motivados a maximizar el nivel de cumplimiento y servicio dado que son el rea que tiene mayor nivel de cercana con los clientes y sern los que reciban las quejas ante eventuales incumplimientos. De otro lado en muchos casos los comerciales piden aumento de inventario para tener disponibilidad de producto y as poder cerrar algunas ventas. Como se puede observar, cada uno de estos enfoques tiene una visin local del problema de inventarios lo que, en cada caso, llevara a la compaa a ptimos parciales; en el caso de una poltica reduccionista de inventarios se sacrificara el nivel de servicio y en caso de una poltica de altos inventarios se incurrira en altos niveles de costo de administracin de estos. Luego, es labor del rea de logstica cumplir funciones de director de orquesta en cuanto a inventarios se refiere y encontrar las polticas adecuadas de inventarios y justificar ante unos porque no se pueden bajar los niveles de inventario y ante los otros porque no se pueden subir. 4. Control vs. administracin de inventarios En el ambiente de la logstica es comn encontrar dos conceptos que se mezclan y de hecho en ocasiones se confunden, y son estos

la administracin y el control de inventarios.

El control de inventarios se refiere a la parte operacional de los inventarios, es decir, todas aquellas prcticas que se tienen en cuenta a la hora de almacenar el producto. Entre otras se encuentran: cmo se debe realizar el conteo de inventario, cada cunto se debe realizar,

cmo deben ser los registros en el manejo de inventarios (entradas, salidas, fechas, lotes), cmo se deben poner las rdenes de pedido, cmo se deben recibir las rdenes de despacho, cmo relaizar la inspeccin de rdenes de recibo, cmo asegurar un adecuado almacenamiento (bodega, estantera, luz, ventilacin). De otro lado, y siendo el objetivo principal de este artculo, se encuentra la administracin de inventarios la cual tiene como objetivo fundamental aumentar la rentabilidad de la organizacin por medio de una correcta utilizacin del inventario, prediciendo el impacto de las polticas corporativas en los niveles de stock y minimizando el costo total de las actividades logsticas asegurando un nivel de servicio al cliente. En resumen, esta rea es la encargada de determinar polticas de reabastecimiento ptimas. 5. Tres conceptos previos 5.1. Push hacia Pull El primer paso que se debe dar en cuanto a los inventarios es pasar de una lgica de suministro push, en donde se empuja el producto a travs de la cadena hacia una poltica push en donde se jala el producto segn la forma en la que se d la demanda. 5.2. MTS/ MTO No todos los productos deben ser almacenados. Segn las caractersticas de la demanda (frecuencia y tamao de pedido, entre otros) se debe definir qu productos se almacenan (MTS, make to stok) y qu productos se hacen bajo pedido (MTO make to order). 5.3. Confiabilidad del inventario Si se desea administrar el inventario de forma correcta es vital saber cunto inventario se tiene de forma confiable. En ese orden de ideas es fundamental contar con un sistema de informacin adecuado sumado a una buena lgica de operacin. 6. Modelos de inventarios Gracias a ciencias como la investigacin de operaciones, hoy en da se cuenta con diversidad de modelos de inventarios. Este artculo no tiene como intencin ser exhaustivo en ellos sin embargo s pretende dar una visin general y entender que aspectos impactan en los resultados de estos modelos. De esta forma, se dar una breve descripcin de lo que es un enfoque usual de la administracin de inventarios y se comparar con los modelos ms comunes de administracin cientfica de inventarios agregando algunas recomendaciones adicionales. 6.1. El enfoque usual El enfoque ms comn que hemos visto en cuanto a fijacin de polticas de inventario es asignar un ndice de rotacin fijo como meta y los encargados de los centros de distribucin piden producto segn se crea conveniente para obtener esta meta. Este enfoque claro est

tiene varios inconvenientes. En primera instancia, este ndice suele ser fijado de manera arbitraria, segundo no tiene en cuenta el nivel de servicio (enfoque netamente financiero) y tercero el ndice de rotacin se fija de manera global sin tener en cuenta las diferentes caractersticas de cada referencia en los diferentes puntos de distribucin. 6.2. Caractersticas de un modelo de administracin cientfica de inventarios La administracin cientfica de inventarios busca a travs de tcnicas como la investigacin de operaciones encontrar las polticas optimas de inventarios. A continuacin se explicarn brevemente los parmetros de entrada y caractersticas de un modelo de inventarios. 1. Alcance: Define si el modelo resuelve un problema de un solo o mltiples niveles; los niveles en este caso pueden ser, puntos de red, mltiples estaciones de trabajo, diferentes niveles del proceso productivo(materia prima, ensambles, subproductos ). 2. Demanda: la demanda se puede mirar desde dos dimensiones. En primera instancia puede ser constante o variable y de otro lado puede ser aleatoria o determinstica. 3. Lead times: pueden ser de tipo aleatorio o determinstico. 4. Excesos de demanda: define que ocurre con la demanda no satisfecha, pueden ser back orders (se satisface cuando se tenga disponibilidad de producto bajo un costo adicional) o son ventas perdidas (podra ser una mezcla de ambas opciones). 5. Tiempos de revisin: Define cada cunto tiempo se tiene la posibilidad de conocer el inventario disponible, se divide en modelos de revisin contnua y peridica. 6. Vida til: determina si los productos tienen tipos de deterioro o niveles de obsolecencia. De otro lado es importante entender qu tipos de costos son los que se tienen en cuenta en un modelo de inventarios. 1. Costo de mantener el inventario: son todos aquellos costos en que se incurre por la tenencia y manejo del inventario tales como: Suministro de espacio fsico, impuestos, seguros y costo de oportunidad de tener el dinero invertido en inventarios. 2. Costo de agotados: est compuesto por dos rubros; costo de la venta perdida y costo por perdida de buena voluntad (goodwill). 3. Costo de pedir: es la suma de los costos de colocar pedido o iniciar una corrida de produccin. 4. Costo de obsolescencia: es el costo por prdida de funcionalidad o calidad de productos al estar almacenados demasiado tiempo. 6.3. Tipos de modelos Segn las caractersticas y costos mencionados anteriormente, existen diferentes tipos de modelos para la administracin de inventarios, los ms comunes serian: 1. Q,r: Se calcula un punto de reorden (r) y un tamao de lote fijo Q 2. S,R: Se calcula una frecuencia de reposicin (R) y un nivel mximo de inventario

3. S,s,R: Se calcula una frecuencia de reposicin (R) , un nivel mnimo (s) y un nivel mximo (S) En todos estos modelos se minimiza la suma de los costos incluyendo el de ventas perdidas obteniendo un nivel de servicio implcito. Sin embargo, en la mayora de los casos es en extremo difcil calcular el costo de prdida de goodwill, por lo que se utiliza una variacin de estos modelos: se define un nivel de servicio explicito y se calculan los parmetros de forma tal que minimicen la suma de los dems costos. Empero, existen dos variantes determinadas por la definicin de nivel de servicio. En la primera se establece la probabilidad de que exista stock-outs en un periodo de reposicin, mientras que en la segunda se determina la proporcin de demanda que deber ser satisfecha. De estos dos suele ser ms usado el segundo enfoque, dado que est ms directamente relacionado con la prdida por ventas no realizadas. Sin embargo estas soluciones enfrentan una importante dificultad cuando se trata de un portafolio de numerosos productos y varios puntos de distribucin y es la asignacin del nivel de servicio adecuado a cada sku en cada locacin, para ello se recomienda tener en cuenta 4 aspectos claves. 1. Nivel de demanda: entre mayor sea el nivel de demanda, mayor debe ser el nivel de servicio pues cualquier cambio porcentual del servicio impacta en mayor medida en las ventas 2. Costo unitario: entre menor sea el costo unitario, mayor deber ser el nivel de servicio dado que cada unidad almacenada tiene un menor costo de almacenamiento 3. Margen de contribucin unitario: entre mayor sea el margen de contribucin unitario mayor deber ser el nivel de servicio, dado que cada venta perdida representara un mayor detrimento en la utilidad de la compaa. 4. Variabilidad de la demanda: entre menor sea sta, mayor deber ser el nivel de servicio, dado que se requerirn menores niveles de inventario.

Una ltima milla (definiendo niveles de servicio) No existe una recomendacin nica con respecto a la metodologa a seguir en este tema, de hecho la mejor estrategia consiste en definir reglas simples que estn acordes al contexto y caractersticas de su negocio. A continuacin se dar un ejemplo de cmo podra ser esta heurstica.

1. Para cada locacin organice los productos de los ms positivos a los ms negativos en las cuatro dimensiones segn lo indicado en la tabla 6-1. 2. Aplique la regla 10, 20, 70 en cada dimensin, es decir al 10% de los productos ms positivos mrquelos como superiores al 20% siguiente mrquelos como intermedios y al resto como inferiores (haga esto para cada una de las dimensiones). Al final de este paso cada producto debe tener una clasificacin (Superior, intermedio o inferior) en cada una de las dimensiones (nivel de demanda, costo unitario, margen de contribucin y Variabilidad de la demanda).

3. Defina unos puntajes a asignar segn sea cada caso, por ejemplo de la siguiente forma:

Finalmente tome como nivel de servicio de cada producto la suma de todos sus puntajes. En este caso ningn producto tendr un nivel de servicio inferior a 65% ni superior al 95%. De hecho al hacer los clculos con el ejemplo de las tablas 6-2 y 6-3 se obtienen los siguientes resultados:

Una milla ms (ms all de los modelos) 1. Haga una revisin constante del desempeo del sistema, compare el nivel de servicio deseado con el obtenido. Revise los productos con quiebres de inventario, revise qu productos llevan ms de 60, 90 y 120 das en inventario. 2. Recalcule los parmetros de entrada al modelo peridicamente a un ritmo adecuado. Por ejemplo, un ao es mucho tiempo y cada semana es muy seguido. En nuestra

experiencia hemos visto que por lo general debera hacerse en periodos entre 3 y 6 meses. 3. No se limite a aceptar los parmetros del modelo, verifique si estos pueden ser mejorados, por ejemplo una fuente de grandes inventarios son los altos y variables lead times, que en muchos casos se dan por falta de pago, malas relaciones con los proveedores, etc. Por eso: investigue y mejore!

Otra fuente generadora de altos inventarios es la variabilidad de la demanda. Recuerde que gran parte de la variabilidad es causada por los canales (efecto bullwhip). Mi recomendacin: negocie y mejore relaciones con sus distribuidores. En efecto, los proyectos de colaboracin pueden dar muy buenos resultados. Proponga metodologas como: VMI (Vendor Managed Inventory) o CPFR (Collaborative Planning Forecasting and Replenishment). Otra forma de disminuir la variabilidad de la demanda es modificando los indicadores del rea comercial con metas semanales en vez de mensuales para evitar el efecto de fin de mes. Si tiene necesidades en logstica que no estn siendo satisfechas, por favor contacte a Vatic Consulting Group. Se puede sorprender de la relacin beneficio-costo que puede obtener. Por favor llame al (+571) 6017090o escriba a servicioalcliente@vaticgroup.com y pregunte por los servicios de consultora logstica de Vatic Consulting Group.

1. De hecho la definicin de activo liquido es que pueda convertirse en dinero en el corto plazo, lo que no es del todo cierto en el caso del inventario, puesto que podra hacerse lquido si el objetivo fuese cerrar la compaa, sin embargo, si la intencin es seguir operando la inversin en inventarios deber mantenerse. 2. Sin embargo en muchos casos los lotes mnimos de produccin se vuelven ms un paradigma que una restriccin real del sistema. 3. En algunas compaas este es el concepto predominante dado que el rea de logstica depende del rea financiera