PCTECNO MEMORIA DE IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA (MIP)

Alejandro Lopera Carlos Quintana

0741694 0824605

Sebastin Bedoya 0934864 Juan David Garca 0645674

Profesor: Julio Csar Londoo

UNIVERSIDAD DEL VALLE FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL Y ESTADSTICA CURSO DE EVALUACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS SANTIAGO DE CALI 2013

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Organizacin de la empresa:

PCTECNO S.A. es una empresa de venta y montaje de ordenadores (PCs). Desde su creacin en 1995 su volumen de trabajo ha crecido de forma considerable. En los primeros tiempos construan computadoras para vender a particulares y pequeas empresas, pero actualmente construyen PCs que posteriormente sern vendidos distribuidores mayorista distribuidos por todo el pas. Su volumen de fabricacin actual es de aproximadamente 600 PCs por semana. La empresa posee un almacn en el que guarda la gran cantidad de componentes (tarjetas madre, discos duros, procesadores, torres, etc.) que proceden de pedidos a los fabricantes de Hardware. La gestin de este almacn es la parte ms compleja del sistema. Por un lado, se realizan pedidos de componentes a proveedores (fabricantes como Quantum, Creative, etc) que cuando se reciben se dan de entrada en el almacn. Por otro lado, los componentes almacenados se utilizarn en la construccin de PCs. Estos PCs son ensamblados por los operarios de la empresa, que trabajan en los talleres. Los PCs, ya ensamblados se llevan al almacn para su posterior distribucin y venta (al por mayor, exclusivamente). El almacn se encuentra a unos 15 Km de los talleres de ensamblaje, lo cual supone un inconveniente tanto a la hora de comunicarse como a la de trasladar los componentes y los PCs ya construidos.

La empresa se compone de los siguientes departamentos:

Direccin: Toma las decisiones principales que afectan al funcionamiento de la empresa. Departamento de Compras: Trata con los proveedores y realiza los pedidos. Est situado en las oficinas principales de la empresa. Departamento de Ventas: Trata con los clientes y recibe sus pedidos. Est situado en las oficinas principales de la empresa. Almacn: Guarda los componentes y los PCs. Est situado a 15 Km. de las oficinas principales de la empresa.

rea de produccin: Lugar donde los operarios ensamblan los ordenadores. Est situado en el mismo edificio que las oficinas principales de la empresa.

En la figura 1 se muestra un diagrama de la organizacin de la empresa.

Fig. 1 Organizacin de la empresa PCTECNO S.A.

Problemas en la gestin del almacn:

La gestin actual del almacn resulta extremadamente ineficiente y esto afecta absolutamente a todas las reas de la empresa. Algunas de las carencias detectadas son:

La ubicacin en el almacn de los componentes y de los PCs no se encuentra optimizada. De hecho, actualmente se encuentran mezclados componentes con PCs a lo largo y a lo ancho del almacn, con las consiguientes ineficiencias que se producen tanto en el proceso de recepcin de mercancas como en su posterior envo. Los empleados encargados de ensamblar los PCs no reciben puntualmente los componentes necesarios para el ensamblaje de los PCs debido al desorden del almacn, que dificulta encontrar los componentes necesarios,

provocando retrasos innecesarios en su trabajo y con graves repercusiones, pues los clientes estn esperando algn pedido. Se producen demasiados retrasos en la bsqueda de componentes y PCs ya ensamblados dentro del almacn, debido al desorden que hay en el almacn. No se conoce con exactitud la capacidad actual del almacn, es decir si es posible almacenar ms componentes y PCs en el almacn o si este ya se encuentra a su mxima capacidad.

Problemas en la recepcin de mercancas:

El proceso de recepcin de la mercanca solicitada a los proveedores es, actualmente, muy deficiente. Se supone que cuando se reciben los componentes solicitados, deberan ser almacenados en sus lugares correspondientes. Actualmente esto no se hace as, pues ni siquiera la superficie del almacn se halla lo suficientemente ordenada en secciones para distintos tipos de componentes y/o PCs ya construidos. A veces, en una tarde, se reciben tres o cuatro pedidos a la vez, con lo cual, lo que se hace actualmente es almacenarlos en el primer sitio a la vista. Esto provoca, a la larga, una irregular distribucin de los componentes por todo el almacn, con inmensas dificultades a la hora de intentar localizarlos.

Problemas en la gestin de pedidos de clientes:

Los pedidos que hacen los clientes no son de uno o dos PCs sino de lotes de entre 20 y 100 ordenadores, segn la temporada. Por ello la empresa dispone de una flotilla de camiones y camionetas para realizar el transporte de los PCs desde el almacn hasta el lugar solicitado por el cliente. En el almacn los PCs deberan de organizarse segn configuraciones similares, para evitar bsquedas prolongadas por el almacn hasta dar con los PCs requeridos.

DEFINICIN DEL PROBLEMA

Retrasos en la produccin y entrega de computadores, por falta de un sistema de almacenamiento y despacho integrado.

IDENTIFICACIN DE LOS INVOLUCRADOS

GRUPO DE INVOLUCRADOS

INTERESES

PROBLEMAS PERCIBIDOS

RECURSOS Y MANDATOS

Direccin

Tener un sistema de almacenamiento y despacho ms eficiente integrando las reas de produccin y almacn. Eliminar los retrasos de entrega a los clientes. Disminuir los tiempos de produccin de los computadores. Pronta disponibilidad en la planta de piezas para ensamble. Mejorar los tiempos de bsqueda de los componentes dentro del almacn. Poder brindar con certeza un informe de mercanca

Inconformidad de los clientes por los tiempos de entrega. Altercados laborales entre las reas de produccin y almacn. No existe inventario actualizado del almacn a causa del desorden.

Presupuesto para gestin de mejoras. Compromiso para mejorar.

Errores en las piezas recibidas por parte del almacn. Demora en la recepcin de los componentes de produccin.

rea de produccin

Actitud para mejorar la comunicacin con el almacn. Exigencia en la entrega oportuna de materiales por parte del almacn. Actitud de aceptacin de propuestas. Disposicin para trabajar en pro de mejorar.

Coordinador del Almacn

No existe orden en la mercanca. Malos entendidos de los pedidos de produccin.

disponible. Disminuir los errores y retrasos en los envos de piezas a produccin a causa del desorden en el almacn. Tener menos casos de reenvo de piezas y equipos listos culposos, para disminuir tiempo de trabajo. Mejorar el tiempo de ubicacin de las piezas en el almacn. Existe mercanca no rotulada. Gran dificultad para encontrar los componentes dentro del almacn. Falta informacin precisa y clara de la ubicacin de los componentes. No hay comunicacin eficiente con el rea de produccin.

Aporte logstico para implementar soluciones.

Compromiso con la solucin. Buena actitud para aprender.

Almacenistas

RBOL DEL PROBLEMA

ANLISIS DEL PROBLEMA

FINALIDAD:

Mejorar la imagen de compromiso de la empresa con los clientes.

JUSTIFICACIN:

Los tiempos de entrega de los computadores estn siendo seriamente afectados por los retrasos en la produccin y distribucin de los equipos. Por una parte, si la cantidad de componentes en el almacn es menor a la cantidad necesaria para completar un pedido se requiere solicitar nuevos componentes lo cual representa mnimo 2 das adicionales en la produccin.

Por otra parte, los computadores terminados muchas veces no son clasificados correctamente y son despachados al cliente equivocado, esto genera sobrecostos por el reenvo, tiempo adicional en la entrega e inconformidad por parte del usuario. Los errores en las entregas y el incremento en el tiempo de produccin daan seriamente la reputacin de la empresa y la confianza del cliente.

RESTRICCIONES:

Las configuraciones de los PC son estndar, por lo tanto, el tipo de componentes no puede cambiar. La ubicacin de la bodega no debe ser cambiada. El tamao del personal en el almacn debe conservarse.

REQUERIMIENTOS:

Reduccin en los tiempos de los procesos de bsqueda y envo de los componentes o equipos listos en el almacn. Disminucin de reenvos y los costos que esto genera. Establecimiento de mejores tiempos de entrega que permitan aumentar las ventas. Tener certeza en los tiempos de entrega y confiabilidad en su cumplimiento. Tener las piezas necesarias en la planta desde el almacn en un tiempo ptimo, que permita un trabajo oportuno. Conocer detalladamente la disponibilidad de materia prima en el almacn. Mejorar la gestin de pedidos, para que la comunicacin no conlleve a errores en los envos. Gestionar un manejo eficiente de las entradas y salidas de productos al almacn.

La direccin de PCTecno debe de tomar la decisin de invertir en la elaboracin y ejecucin de un proyecto que permita el mejoramiento del sistema de almacenamiento de componentes y de PCs dentro del almacn.

SUPUESTOS Y RIESGOS:

Hay una buena disponibilidad de los directivos y departamentos para mejorar la comunicacin y contribuir a la eficiencia en el manejo del almacn. El gerente es consciente del problema del almacn y est comprometido con el mejoramiento de la situacin actual, pero exige una solucin pronta y que perdure a largo plazo. Es necesario intervenir el almacn pensando en la expectativa de venta de la empresa en los aos venideros. El proyecto considera que no hay intenciones de mover el almacn cerca del taller o viceversa, por precios de los predios cerca del punto de venta principal, o el traslado del taller cerca del almacn por el transporte adicional de personal. Un posible traslado de este hara inviable el proyecto o se tendra que cambiar el enfoque. Se espera que los encargados del almacn tengan toda la disponibilidad en mejorar, y acepten los cambios que se puedan producir, y su activa participacin en capacitaciones u otras acciones que mejoren la administracin del almacn.

SITUACIN DESEADA:

Se desea efectos favorables para la empresa PCTecno con la implementacin y desarrollo de soluciones efectivas que permitan a la empresa alcanzar mayor velocidad en la produccin de computadores con una mejor organizacin y comunicacin con el corazn de la empresa, como lo es el almacn, permitiendo la implementacin de un sistema integral de almacenamiento y despacho. Ante una mejora en el sistema del almacn se aumentara la eficiencia del trabajo tanto del taller como de los diferentes departamentos involucrados en la produccin, al tener informacin precisa, confiable y rpida del estado del almacn. Esta situacin permite prever adecuadamente y sin incertidumbres la capacidad de la empresa en aceptar un pedido y si no es as lograr una respuesta oportuna del departamento de compras para adquirir en el mejor tiempo y con detalle las piezas que sern necesarias para el pedido, en cuanto al taller se podra disear

estratgicamente la produccin de un pedido para eliminar los tiempos muertos en la produccin, pues tendran oportunamente los componentes necesarios para ensamblar los pc del lote solicitado en el menor tiempo. Mejorar las condiciones del almacn dara lugar a una solucin integral a las diferentes quejas que presentan los departamentos involucrados en la produccin, pues como se expresa por parte de la empresa el almacn es la parte ms compleja en el la lnea de produccin, y su mal funcionamiento afecta los eslabones ms altos en la cadena productiva.

ANLISIS DEL ENTORNO:

La prctica econmica de la empresa es de alta rentabilidad y crecimiento. Esto hace posible la realizacin de proyectos que permitan atender el aumento de demanda de computadores. Se presenta una alta competitividad en el sector de ensamble y venta de computadores debido a la necesidad creciente de la poblacin de adquirir estos bienes. Cuando la empresa no presenta oportunamente la aceptacin de un pedido, el cliente se acerca a la competencia. La debilidad ms relevante de la empresa es el manejo del almacn que no cuenta con la estructura adecuada, y los encargados no tienen la suficiente capacitacin para una administracin eficiente, igualmente la comunicacin actual no permite tener un sistema integral de almacenamiento y despacho. El entorno de ventas es una actividad que cambia constantemente con el uso de nuevas tecnologas, que facilitan una interaccin directa del cliente con los productos que necesita, en cuanto a la empresa debe estar en toda la capacidad de atender a sus clientes en diferentes plataformas. El factor ms importante cuando la empresa hace un contrato es el tiempo de entrega del producto terminado, y un retraso en la produccin lleva al pago de recargos y a la prdida de clientes.