4.

Gua Especfica de Auditora Integral

Elabor:

Revis:

Autoriz:

Fecha de Emisin: Mes Ao

No. de Pgina 218 de 245

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Auditora Integral.

DEFINICIN DE AUDITORA INTEGRAL Es la evaluacin multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organizacin, de la relacin con su entorno, as como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o el mejor aprovechamiento de sus recursos. La Auditora Integral tiene un enfoque holstico sobre la entidad, la cual es analizada como un todo y tambin cada una de sus partes. De esta forma, comprende a toda la operacin de la Entidad y evala tambin su relacin con el entorno.

OBJETIVO Determinar las deficiencias operativas internas o amenazas de carcter externo del Ente Auditado, para que stas se corrijan o se controlen y se mejore la productividad y/o rentabilidad mediante el aprovechamiento de sus recursos.

ALCANCE Determinar la muestra ms representativa de acuerdo principalmente al resultado determinado por el control interno y posteriormente a la importancia de la cuenta, rubro, importe o rea revisada; presentando en todos los casos sugerencias o recomendaciones para mejorar la eficiencia. El Procedimiento de Auditora Integral debe ser observado y aplicado por el personal del rgano Estatal de Control u rgano Interno de Control de las dependencias, entidades y organismos auxiliares de la Administracin Pblica Estatal que participan en el proceso de auditora integral en el mbito de sus atribuciones. Asimismo, en el desarrollo de este procedimiento de auditora, el auditor pblico debe considerar y observar las Normas Generales de Auditora y las Tcnicas de Auditora establecidas en el Manual de Auditora Pblica, as como las Fases de la Auditora, el Seguimiento de Observaciones (en su caso), Elabor: Revis: Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 219 de 245

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la Supervisin de los Trabajos de Auditora, la Elaboracin de los Informes e Integracin de expedientes de casos de Presunta Responsabilidad Administrativa de los Servidores Pblicos (en su caso), la Evaluacin de la Auditora y Evaluacin del Desempeo de los Auditores, incluyendo las Polticas de Actuacin y Declogo del Auditor Pblico establecidos en la Gua General de Auditora Pblica.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE El Titular de OEC/OIC o Nivel Superior Inmediato al Auditor, de conformidad con sus atribuciones No.
1.

ACTIVIDAD Decide la realizacin de auditora, con base en el Programa Anual de Trabajo aprobado, por peticin de la parte interesada, por queja, denuncia o por solicitud de autoridad superior competente. Analiza perfiles y disponibilidad de personal, designa el equipo de auditores e instruye se elabore el proyecto de programa especfico de auditora y Cronograma de Actividades a Desarrollar, Carta de Planeacin, Orden de Auditora y requerimiento inicial de informacin. Elabora y entrega proyecto de programa especfico de auditora y Cronograma de Actividades a Desarrollar (Anexo 2), Carta de Planeacin (Anexo 1), Orden de Auditora (Anexo 3) y requerimiento inicial de informacin. Recibe y revisa proyecto de programa especfico de auditora y Cronograma de Actividades a Desarrollar, Carta de Planeacin, Orden de Auditora y requerimiento inicial de informacin, y en su caso, corrige. Recibe proyecto de programa especfico de auditora y Cronograma de Actividades a Desarrollar, Carta de Planeacin, Orden de Auditora y requerimiento inicial de informacin, revisa la congruencia e integracin Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 220 de 245

2.

Auditor

3.

Supervisor (Nivel Superior Inmediato al Auditor)

4.

Nivel Superior inmediato al Supervisor

5.

Elabor:

Revis:

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RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD de los mismos, y corrige, en su caso; firma la Orden de Auditora y con base en disponibilidad, autoriza o gestiona la asignacin de los recursos (vehculos, gasolina, viticos, computadoras porttiles, etc.) al equipo de auditores.

Supervisor/Auditor

6.

Se constituye en las oficinas del Titular del rea Auditada, entrega Orden de Auditora y el requerimiento inicial de informacin al Titular del rea Auditada, obteniendo el acuse respectivo (sello del rea), presenta al equipo de auditores y levanta Acta de Inici de Auditora (Anexo 4) haciendo constar todo lo actuado. Entrega copia de la orden de auditora al Titular de rgano Estatal de Control o del rgano Interno de Control o Nivel Superior inmediato al Jefe de Grupo de Auditora o Coordinador, segn corresponda.

rea Auditada de la Dependencia o Entidad u Organismo Auxiliar Nivel Superior Inmediato al Auditor

7.

Recibe Orden de Auditora, sella el acuse y gira instrucciones al personal a su cargo para facilitar el trabajo de auditora. Registra en el sistema correspondiente el inicio de auditora. La fecha de alta debe coincidir con la fecha de emisin de la Orden de Auditora, teniendo tres das hbiles para notificarlo. En caso de que la accin se inicie con desfase a lo programado, se deber justificar la causa del mismo. Lleva a cabo el procedimiento de auditora integral conforme al programa especfico aprobado y registra su avance en el Cronograma de Actividades a Desarrollar, para ello: Elabora y aplica en coordinacin con el jefe inmediato el instrumento para el estudio y evaluacin del control Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 221 de 245

8.

Auditor

9.

9.1

Elabor:

Revis:

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RESPONSABLE

No. interno.
9.2

ACTIVIDAD

Modifica en su caso, conforme al resultado del estudio y evaluacin del control interno, el programa especfico de auditora, previa consulta con su Supervisor. Selecciona en su caso, la muestra y deja evidencia de los criterios de seleccin aplicados en los papeles de trabajo (Anexo 6). Disea en coordinacin con el jefe inmediato y presenta requerimientos de informacin adicionales necesarios para aplicar los procedimientos establecidos en el programa especfico. Analiza la informacin recibida y elabora cdulas subanalticas, analticas y sumarias (Anexo 10) que en su caso requieran. El anlisis de la informacin lo realiza conforme a lo siguiente: Realiza una evaluacin preliminar, apoyado en un anlisis general y en un diagnstico, en el que interpreta de manera inicial la principal problemtica del Ente Auditado. Para ello, realiza entrevista con los directores del Ente Auditado y analiza los estados financieros e indicadores de operacin y control de gestin. Establece en el plan de trabajo las reas a revisar durante el anlisis, con base en la evaluacin preliminar, as como de los diferentes estudios por aplicar. Evala las condiciones de entorno: competencia actual y potencial, proveedores, clientes, regulaciones, aspectos fiscales, condiciones de la economa que afecta el desempeo del sector y marco normativo. Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 222 de 245

9.3

9.4

9.5

9.5.1

9.5.2

9.5.3

Elabor:

Revis:

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RESPONSABLE

No.
9.5.4

ACTIVIDAD Analiza los resultados que con anterioridad se hayan presentado en diagnsticos, estudios tcnicos e informes de auditores internos o externos. Analiza el proceso administrativo con el encargado del rea para planear actividades, control el cumplimiento de lo planeado (ejecutar y dar seguimiento) reportar y evaluar los resultados obtenidos. Observa detalladamente las operaciones cotidianas durante una jornada de trabajo normal con la finalidad de identificar el tipo de problemas que se presentan, as como su tratamiento y solucin. Identifica el impacto econmico de la forma de operacin actual en la organizacin, mediante pruebas estadsticas, anlisis de tendencias y anlisis de variacin de resultados. Realiza estudio del clima organizacional, a travs de la aplicacin de entrevistas y cuestionarios con el personal de todos los niveles del Ente Auditado, recopilacin de sus opiniones, comentarios y sugerencias, con relacin al ambiente organizacional, as como de su visin y ubicacin de la problemtica. Identifica mediante la aplicacin de cuestionarios a los niveles superiores e intermedios las actividades no congruentes con el logro de los objetivos del Ente Auditado, tales como: resistencia al cambio, problemas de comunicacin, debilidades en los estudios de liderazgo, fallas en los mtodos de motivacin y de desarrollo de personal utilizados, deficiencias en el sentido de urgencia y en la visin de calidad hacia el trabajo. Detecta las fuerzas y debilidades, oportunidades y amenazas en el ambiente del Ente Auditado, con el Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 223 de 245

9.5.5

9.5.6

9.5.7

9.5.8

9.5.9

9.5.10

Elabor:

Revis:

G UA E SPECFICA DE A UDITORA I NTEGRAL

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD objeto de elaborar estrategias para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.

9.5.11

Determina la duracin del diagnstico a partir de la cantidad de estudios por aplicar, as como de la experiencia de los profesionales participantes. Define objetivos del Ente Auditado, alcance de cada funcin y resultados esperados de la Auditora Integral y su confirmacin con los responsables de la operacin. Examina la suficiencia y adecuacin del sistema de control interno existente para los programas o unidades del Ente Auditado, evaluando la efectividad de su funcionamiento, as como la calidad de ejecucin de las responsabilidades asignadas. Define el grado de exposicin al riesgo que muestran las reas sujetas a examen (financiero, fiscal, mercando, competencia, tecnologa, etc.) con base en los resultados de la evaluacin del control interno, as como del conocimiento que se obtenga del entorno global en que se desarrolla el Ente Auditado y del anlisis de factores determinantes. Determina el grado de cumplimiento de los objetivos y metas, as como el anlisis de sus causas y la toma de acciones correctivas, para definir si se establecen en funcin de las posibilidades reales de cumplimiento y de los recursos asignados, se definen correctamente los responsables de su ejecucin y si cuenta con un sistema de informacin que facilite su monitoreo. Verifica que se cuente con mecanismos y sistemas de informacin que aseguren el cumplimiento completo, correcto y oportuno de las disposiciones Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 224 de 245

9.5.12

9.5.13

9.5.14

9.5.15

9.5.16

Elabor:

Revis:

G UA E SPECFICA DE A UDITORA I NTEGRAL

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD aplicables de acuerdo con el marco legal.

9.5.17

Identifica, evala y verifica el cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos que rijen las operaciones y el manejo de los recursos. Verifica si las obligaciones de rendir cuentas de carcter financiero u operacional, tanto a nivel interno como externo, incluyendo la calidad de los sistemas de informacin que las soportan, estn reconocidas y aceptadas por las partes involucradas, considerando su oportunidad y calidad, analizando si existe vacios en el cumplimiento de dicha obligacin. Evala la economa, eficiencia y eficacia de las operaciones, basadas en la informacin obtenida del anlisis de cumplimiento de objetivos y metas, as como de la comparacin de los parmetros e indicadores de gestin esperados con los reales, para juzgar su cumplimiento y las razones de sus variaciones. Aplica las tcnicas de auditora y se apoya de otras tcnicas para la obtencin de informacin y/o evidencia, como son: las estadsticas, parmetros e indicadores de economa, eficiencia, eficacia, flujogramas, cuestionarios, entrevistas, anlisis de causa y efecto. Emite en su caso requerimiento de informacin, previa valoracin del Supervisor. Notifica al Titular del rea Auditada las circunstancias que modifican las condiciones originales con las cuales se efectu la planeacin de la auditora, tales como: cambio de auditores, modificacin al periodo a auditar, ampliacin de unidades a auditar, etc. La notificacin se realiza mediante oficio de modificaciones a las condiciones originales de la Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 225 de 245

9.5.18

9.5.19

9.5.20

10.

11.

Elabor:

Revis:

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RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD auditora, marcando copia a las reas involucradas, previa instruccin del Supervisor.

Supervisor (Nivel Superior Inmediato al Auditor)

12.

Supervisa los trabajos de auditora dejando constancia de su actuacin mediante su firma en los papeles de trabajo y en su caso, determina nuevos alcances o elementos a aplicar. Brinda apoyo y proporciona informacin solicitada por los auditores: Da acceso a las reas. Prepara informacin preferentemente en original, en su caso, integra copias y entrega a los auditores, quienes devolvern los originales al concluir la revisin. Contesta y firma cuestionarios, atiende entrevistas y da respuesta a los requerimientos de informacin. Cuando se le solicita documentacin certificada. debe entregar

rea Auditada de Dependencia, Entidad Organismo Auxiliar

la u

13.

Durante la ejecucin de los trabajos de auditora establece constante comunicacin con los auditores para facilitar el proceso.

Auditor

14.

Revisa que las respuestas y documentacin recibida sean acordes a lo solicitado, en su caso, aclara inmediatamente con el rea auditada. Analiza y clasifica la informacin a travs de la aplicacin de tcnicas de auditora, para que coordinadamente con el Supervisor proyecten las Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 226 de 245

15.

Elabor:

Revis:

G UA E SPECFICA DE A UDITORA I NTEGRAL

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD posibles observaciones.

16.

Llena Cdulas de Observaciones (Anexo 16) en cualquier momento, durante la ejecucin de la auditora, que pueden ser: observaciones con presunta responsabilidad administrativa resarcitoria, observaciones con presunta responsabilidad administrativa disciplinaria y observaciones de control interno e implementacin de acciones de mejora. Analiza las observaciones determinadas y verifica se cuente con la evidencia suficiente, competente, relevante y til que las soporte, antes de ser entregadas al Ente Auditado. Valora su procedencia y deja constancia con su firma de la supervisin efectuada en la cdula correspondiente. Remite al Titular del rea de responsabilidades del rgano Estatal de Control u rgano Interno de Control el Informe para Casos de Presunta Responsabilidad Administrativa (Anexo 24) mediante Oficio, obteniendo acuse respectivo. Se podrn remitir antes del cierre de la auditora, sin consulta jurdica y sin hacerlo de conocimiento del Ente Auditado, la evidencia certificada de las observaciones con presunta responsabilidad administrativa resarcitoria y las observaciones con presunta responsabilidad administrativa disciplinaria con algn riesgo de prescripcin u otra situacin que se considere grave, para que acte conforme a sus atribuciones. Esta situacin ser mencionada en el Informe de Auditora. Registra las observaciones con presunta responsabilidad administrativa resarcitoria y las observaciones con presunta responsabilidad administrativa disciplinaria en el sistema Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 227 de 245

Supervisor (Nivel Superior Inmediato al Auditor conforme a sus atribuciones)

17.

18.

19.

Elabor:

Revis:

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RESPONSABLE

No. correspondiente.

ACTIVIDAD

Nivel Superior Inmediato al Auditor o el Auditor

20.

Recibe cdulas y en su caso efecta correcciones, dejando evidencia de la supervisin efectuada y entrega cdulas de observaciones al Ente Auditado para sus comentarios. Recibe las cdulas de observaciones y presenta informacin y aclaraciones. Analiza conjuntamente con el Auditor las respuestas del Ente Auditado y determina su razonabilidad, en su caso, instruye la aplicacin de procedimientos adicionales o da por solventada la observacin, dejando evidencia de tal hecho. Elabora Informe de Auditora (Anexo 14), integra expediente de auditora cruzado e indexado conforme a ndice para la integracin de expedientes de auditora (Anexo 11) y elabora Cdula de Supervisin de Auditora (Anexo 21). Verifica Informe de Auditora, para ello: Revisa el cumplimiento del programa especfico de auditora y el avance de la revisin en el Cronograma de Actividades a Desarrollar. Determina el orden de presentacin de los resultados por tipo de observacin, incluyendo todas las observaciones detectadas, an y cuando hayan sido solventadas en el desarrollo de la auditora. Verifica que el informe cuente con las Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 228 de 245

rea Auditada de Dependencia, Entidad Organismo Auxiliar

la u

21.

Nivel Superior Inmediato al Auditor

22.

Auditor

23.

Nivel Superior Inmediato al Auditor

24.

Elabor: Revis:

Autoriz:

G UA E SPECFICA DE A UDITORA I NTEGRAL

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD caractersticas de calidad, oportunidad, integridad, competencia, relevancia, objetividad, conviccin, claridad y utilidad. Asimismo, verifica la congruencia de las observaciones determinadas con las acciones de mejora a implementar y recomendaciones. Revisa integracin del expediente, as como la Cdula de Supervisin de Auditora y la firma.

Nivel Superior Inmediato al Supervisor de conformidad con sus atribuciones Nivel Superior Inmediato al Auditor/Supervisor/Auditor

25.

Revisa y autoriza Informe de Auditora y Cdula de Supervisin de Auditora. Se constituye en las oficinas del Ente Auditado, en la fecha programa para la reunin formal y da a conocer el Informe de Auditora a los Servidores Pblicos involucrados en el proceso sujeto a revisin, as como los responsables de la implementacin de las acciones de mejora que en su caso se hayan detectado y se levanta Acta de Cierre de Revisin Documental (Anexo 17). Elabora Oficio de Envo de Informe de Auditora (Anexo 13), obtiene la firma de su superior inmediato y entrega Informe de Auditora al Titular del Ente Auditado y dems autoridades correspondientes, obteniendo el acuse respectivo. Registra terminacin y resultados de la auditora en el sistema correspondiente, dando de alta todas las observaciones incluidas en el Informe de Auditora, as como los montos auditados. La fecha de trmino registrada en el sistema debe coincidir con la fecha de emisin del Acta de Cierre de Revisin Documental. En caso de que existiera retraso en la fecha programada de trmino, deber justificarse la Autoriz: Fecha de Emisin: Mes Ao No. de Pgina 229 de 245

26.

Auditor

27.

Nivel Superior Inmediato al Auditor

28.

Elabor:

Revis:

G UA E SPECFICA DE A UDITORA I NTEGRAL

RESPONSABLE

No. causa.

ACTIVIDAD

rea Auditada Nivel Superior Inmediato al Auditor/Auditor

29.

Recibe Informe de Auditora y procede a la atencin de las observaciones. Recibe oficio del Ente Auditado y soporte documental de la solventacin de observaciones, analiza y elabora Cdula de Seguimiento (Anexo 18), ya sea para solventacin total o parcial y enva al Ente Auditado el Oficio de Resultados de Seguimiento (Anexo 20) e integra toda esta informacin al expediente de auditora con su respectiva Cartula (Anexo 15) y realiza la supervisin del seguimiento (Anexo 22). Obtiene reportes del sistema correspondiente para dar seguimiento al estado de observaciones y elabora la Cdula nica de Auditora (Anexo 23). Archiva expediente de auditora conforme a la normatividad aplicable, previa instruccin de su superior inmediato. Realiza la evaluacin del trabajo de la auditora (Anexo 25) y evala a cada integrante del equipo de auditora (Anexo 26).

30.

31.

32.

Nivel Superior Inmediato al Supervisor

33.

Elabor:

Revis:

Autoriz:

Fecha de Emisin: Mes Ao

No. de Pgina 230 de 245