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FICHE PRATIQUE INFOREG

Quels sont les livres comptables et les registres sociaux obligatoires ?


En cas de contrles administratifs (essentiellement fiscaux) ou de procdures contentieuses, il est indispensable pour les professionnels da oir tenu et conser tous les documents comptables et sociaux obli!atoires lis " leur acti it# $a tenue et la conser ation des li res et re!istres leur permet de dtenir des lments de preu e de leur bonne foi et du respect des obli!ations l!ales#

I. Les livres comptables $es articles R# %&'(%)' et sui ants du *ode de commerce imposent la tenue d+un li re(,ournal, d+un !rand li re et d+un li re d+in entaire# *ette obli!ation s+appli-ue -uels -ue soient le r!ime fiscal applicable et le s.st/me de comptabilit utilis# Remar-ue 0 les personnes p1.si-ues soumises au r!ime fiscal des micro(entreprises doi ent, de plus, tenir un re!istre des ac1ats et un li re des recettes ( oir la fic1e 0 $e r!ime des micro(entreprises)#

A. Contenu des livres obligatoires Type de livre Contenu Il prcise tous les mou ements, enre!istrs de mani/re c1ronolo!i-ue, affectant le patrimoine de l+entreprise# *et enre!istrement s+effectue au ,our le ,our et opration par opration# Il re!roupe la -uantit et la aleur des lments d+actif et de passif rele s lors de l+in entaire# Il peut 2tre ct et parap1 et le support informati-ue est possible ( oir ci(apr/s) Il reprend les critures du li re(,ournal entiles selon le plan de comptes de l+entreprise

$i re(,ournal

$i re d+in entaire

Grand li re

B. Tenue et authentification des livres obligatoires 1. Tenue des livres obligatoires L'ensemble des livres prcits doit tre tabli et tenu sans blanc ni altration d'aucune sorte afin de garantir leur caractre dfinitif. 3ar ailleurs, la comptabilit doit 2tre tenue en fran4ais et en euros# 2. Aut entification de certaines livres obligatoires a! Cote et parap e de certaines livres $a cote est l+attestation du nombre de pa!es ou de folios contenu dans c1a-ue li re, c1a-ue pa!e ou folio tant numrot# $e parap1e certifie l+existence du li re obli!atoire et lui donne date certaine# *es formalits ont pour but d+ iter

-ue des pa!es ne soient a,outes, remplaces ou supprimes# $e li re(,ournal et le li re d+in entaire peu ent, " la demande du commer4ant, personne p1.si-ue ou morale, 2tre cots et parap1s, dans la forme ordinaire et sans frais, par le !reffier du tribunal de commerce ou, le cas c1ant, par le !reffier du tribunal de !rande instance statuant en mati/re commerciale, au re!istre du-uel le commer4ant est immatricul# $es li res doi ent 2tre cots et parap1s a ant -u+une criture ne soit porte# 5ans le cas contraire, les documents perdent toute force probante# 6ttention 0 les termes 7 sans frais 7 si!nifient uni-uement -ue la formalit de la cote et du parap1e ne donne lieu " aucune taxation fiscale# 6insi la rmunration du personnel du !reffe effectuant cette formalit n+est pas exclue (Rp# 5idier, 8nat '9 ao:t %;<=, pa!e %'>;)# Elle s+l/ e " en iron &,? euros par li re 1ors frais d+en oi# b! "tilisation de documents informati#ues crits Il est possible d+utiliser des documents informati-ues crits, dits sur support papier, -ui tiennent lieu de li re(,ournal et de li re d+in entaire# *ette possibilit est soumise aux conditions nonces " l+article R# %&'(%)' du *ode de commerce 0 les documents informati-ues doi ent 2tre identifis, numrots et dats d/s leur tablissement par des mo.ens offrant toute !arantie en mati/re de preu e# 5ans ce cas, le s.st/me informati-ue doit utiliser un procd tec1ni-ue in iolable, emp2c1ant, apr/s alidation, toute modification ou suppression d/s l+enre!istrement des mentions obli!atoires#

C. Dlai de conservation des livres obligatoires $es documents comptables doi ent 2tre conser s pendant %9 ans ( oir la fic1e 0 les dlais de conser ation des documents commerciaux ) # $e dlai court " partir de la date de la derni/re inscription sur le li re et ne peut 2tre ni interrompu, ni suspendu# $es li res obli!atoires doi ent 2tre conser s sous leur forme ori!inale#

D. Sanction d'une tenue irrguli re des livres obligatoires 6ucune sanction n+est spcifi-uement pr ue en cas de non tablissement des li res obli!atoires# @outefois, si cela entraAne l+omission d+tablissement des documents comptables annuels, les diri!eants des socits commerciales concernes sont passibles d+une amende de ; 999 euros (article $# &=%(= du *ode de commerce)# $e faux et l+usa!e de faux sont punis de ' ans d+emprisonnement et =? 999 euros d+amende (article ==%(% du *ode pnal)# $es personnes morales peu ent 2tre dclares pnalement responsables# En outre, en cas d+infractions !ra es " la r!lementation issue du *ode !nral des impts, des sanctions fiscales et pnales peu ent 2tre prononces#

II. Les registres sociau$ $es dlibrations des assembles d+associs ou d+actionnaires et des or!anes de direction des socits anon.mes sont constates par des proc/s( erbaux tablis sur des re!istres spciaux# *es re!istres sont tenus au si/!e social, ils sont cots et parap1s soit par un ,u!e du tribunal de commerce, soit par un ,u!e du tribunal d+instance, soit par le maire de la commune 7 du si/!e social 7 ou un ad,oint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais# 6ttention 0 les termes 7 sans frais 7 si!nifient uni-uement -ue la formalit de la cote et du parap1e ne donne lieu " aucune taxation fiscale# 6insi la rmunration du personnel du !reffe effectuant cette formalit n+est pas exclue# Elle s+l/ e " en iron &,? euros par li re 1ors frais d+en oi# @outefois, les proc/s( erbaux peu ent 2tre tablis sur des feuilles mobiles numrotes sans discontinuit, parap1es

dans les conditions mentionnes prcdemment et re 2tues du sceau de l+autorit -ui les a parap1es# 5/s -u+une feuille a t remplie, m2me partiellement, elle doit 2tre ,ointe " celles prcdemment utilises# @oute addition, suppression, substitution ou inter ersion de feuilles est interdite# $es re!istres sont " conser er pendant cin- ans " compter du proc/s( erbal de la derni/re assemble ou dlibration -ui . est relate ( oir la fic1e 0 $es dlais de conser ation des documents commerciaux )# $e dfaut de tenue des re!istres sociaux entraAne des sanctions pour les diri!eants de la socit, " sa oir 0 le !rant de 86R$ ou d+EBR$, le prsident du conseil d+administration, les administrateurs ou les membres du conseil de sur eillance d+une 86# 8tatut @.pe de li re Centions 8anctions

Re!istre des dcisions *1a-ue dcision prise par l+associ uni-ue en lieu et de l+associ uni-ue place de l+assemble est consi!ne par l+associ EURL uni-ue sur le re!istre# (article R# &&'(&> du *ode de (article $# &&'('% alina commerce )# 6ucun texte ne prcise les mentions " . ' du *ode de porter# commerce)

$e faux et l+usa!e de faux sont punis de ' ans d+emprisonnement et =? 999 euros d+amende (article ==%(% du *ode pnal)#

SARL

Re!istre des proc/s( erbaux d+assembles d+associs (article R# &&'(&= du *ode de commerce)

*1a-ue proc/s ( erbal indi-ue la date et le lieu de runion, les noms, prnoms et -ualit du prsident de sance, les noms et prnoms des associs prsents ou reprsents a ec l+indication du nombre de parts sociales dtenues par c1acun, les documents et rapports soumis " l+assemble, un rsum des dbats, $e faux et l+usa!e de faux sont le texte des rsolutions mises aux oix et le rsultat punis de ' ans des otes# d+emprisonnement et =? 999 euros d+amende (article ==%(% En cas de consultation crite, il en est fait mention du *ode pnal)# dans le proc/s( erbal, au-uel est annex la rponse de c1a-ue associ# $es proc/s( erbaux sont tablis et si!ns par le(s) !rant(s) et, le cas c1ant, par le prsident de sance (article R# &&'(&= du *ode de commerce)# $e dfaut d+tablissement ou l+oubli d+une mention est $e proc/s( erbal indi-ue la date et le lieu de runion, le passible d+une amende de ' mode de con ocation, l+ordre du ,our, la composition du )?9 euros (article $# &=&(%? 'D bureau, le nombre d+actions participant au ote et le du *ode de commerce)# -uorum atteint, les documents et rapports soumis " l+assemble, un rsum des dbats, le texte des rsolutions mises aux oix et le rsultat des otes# Il est $e faux et l+usa!e de faux sont si!n par les membres du bureau (article R# &&?(&= du punis de ' ans d+emprisonnement et =? 999 *ode de commerce)# euros d+amende (article ==%(% du *ode pnal)# $e dfaut d+tablissement est sanctionn par la nullit des dlibrations (article $# &'?(%= du *ode de commerce)# $e faux et l+usa!e de faux sont punis de ' ans d+emprisonnement et =? 999

SA

Re!istre des proc/s( erbaux d+assembles d+actionnaires (article R# &&?(&= du *ode de commerce)

SA Re!istre des $e proc/s( erbal de la sance indi-ue le nom des (suite) dlibrations du conseil administrateurs prsents, rputs prsents au sens de d+administration l+article $# &&?(') du *ode de commerce, excuss ou absents# Il est fait tat de la prsence ou de l+absence des personnes con o-ues " la runion du conseil (article R# &&?(&& du d+administration, en ertu d+une disposition l!ale, et de *ode de commerce) la prsence de toute autre personne a.ant assist " tout ou partie de la runion#

8tatut @.pe de li re

Centions $e proc/s( erbal est re 2tu de la si!nature du prsident de sance et d+au moins un administrateur# En cas d+emp2c1ement du prsident de sance, il est si!n par deux administrateurs au moins (article R# &&'(&& du *ode de commerce)# Bn re!istre de prsence doit 2tre si!n par les administrateurs participant " c1a-ue sance du conseil et -ui doit mentionner, le cas c1ant, le nom des administrateurs a.ant particip aux dlibrations par des mo.ens de isioconfrence ou par d+autres mo.ens de tlcommunication (article R# &&?(&9 du *ode de commerce)

8anctions

euros d+amende (article ==%(% du *ode pnal)#

Re!istre de prsence SA des administrateurs (suite) (article R# &&?(&9 du *ode de commerce)

$e faux et l+usa!e de faux sont punis de ' ans d+emprisonnement et =? 999 euros d+amende (article ==%(% du *ode pnal)#

$e proc/s( erbal de la sance indi-ue le nom des membres du conseil de sur eillance prsents, rputs prsents au sens de l+article $# &&?(<& du *ode de commerce, excuss ou absents# Il est fait tat de la prsence ou de l+absence des personnes con o-ues " la runion du conseil, en ertu d+une disposition Re!istre des dlibrations du conseil l!ale, et de la prsence de toute autre personne a.ant SA de sur eillance (article assist " tout ou partie de la runion# (suite) R# &&?(=; du *ode de commerce) $e proc/s( erbal est re 2tu de la si!nature du prsident de sance et d+au moins un membre du conseil de sur eillance# En cas d+emp2c1ement du prsident de sance, il est si!n par deux membres du conseil au moins (article R# &&?(?9 du *ode de commerce)# Bn re!istre de prsence doit 2tre tenu et si!n par les membres du conseil de sur eillance participant " la Re!istre de prsence sance du conseil# *e re!istre mentionne, le cas des membres du SA c1ant, le nom des membres du conseil de conseil de sur eillance (suite) sur eillance a.ant particip aux dlibrations par des (article R# &&?(=) du mo.ens de isioconfrence ou par d+autres mo.ens de *ode de commerce) tlcommunication (article R# &&?(=) du *ode de commerce

$e dfaut d+tablissement est sanctionn par la nullit des dlibrations (article $# &'?(%= du *ode de commerce)# $e faux et l+usa!e de faux sont punis de ' ans d+emprisonnement et =? 999 euros d+amende#

$e faux et l+usa!e de faux sont punis de ' ans d+emprisonnement et =? 999 euros d+amende (article ==%(% du *ode pnal)#

SA Re!istre des (suite) mou ements de titres

$e re!istre doit comporter les indications sui antes 0 la date de l+opration, les nom, prnom(s) et domicile ou la dnomination sociale et le si/!e du titulaire, ainsi $e dfaut de tenue de ce -ue son numro d+identification, le nombre de titres document ne donne lieu " faisant l+ob,et du mou ement, la nature du mou ement, aucune sanction# le nom ou la dnomination sociale du bnficiaire des titres# 6ttention 0 aucun texte l!al ou r!lementaire n+impose la tenue d+un re!istre des proc/s( erbaux dans les 868# En cons-uence, les dispositions de l+article R# &&?(%9> du *ode de commerce prcit relati es aux socits par actions de raient trou er " s+appli-uer $e dfaut de tenue du re!istre n+est pas sanctionn pnalement mais peut entraAner

SAS

Re!istre des proc/s( erbaux d+assembles d+associs

SASU Re!istre des dcisions $es dcisions de l+associ uni-ue doi ent 2tre de l+associ uni-ue rpertories dans un re!istre# 6ucun texte ne prcise (article $# &&)(; du les mentions " . porter# $a cote et le parap1e ne sont

8tatut @.pe de li re

Centions

8anctions

*ode de commerce)

l+annulation, " la demande de pas obli!atoires mais fortement recommands afin -ue tout intress, des dcisions soit reconnue une aleur probante au document# prises par l+associ#

Voir aussi sur le site $e r!ime des micro(entreprises 5lais de conser ation des documents commerciaux

In ore! vous a""o#pa!ne Entretien ,uridi-ue personnalis Entretien ,uridi-ue par tlp1one

Cis " ,our le 9=E9'E&99;

F **I 3aris Ile(de(France BR$ de la pa!e con ertie en 35F0 1ttp0EEGGG#entreprises#cci(paris(idf#frEGebEre!lementationEde eloppement( entrepriseEdroit(affairesE-uels(sont(li res(comptables(re!istres(obli!atoires

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