4.1-01 Sistema de Gestión de Calidad

Construcciones Civiles S.A.
MACRO PROCESO:
SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD

DOCUMENTO No.
4.1-01
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Sistema de Gestin de Calidad 4.1. Sistema de Gestin de la Calidad
TITULO: SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

REGISTRO DE REVISIONES Y CONTROL DE CAMBIOS

Proceso/Subproceso
Rev.
No.
Fecha Por Rev. Aprob.
Pgina
No.
Descripcin
4.1-01 Sistema de Gestin
de Calidad
0 2008-02-28
JCCP

CEE
DCCP

CCS
GG

LAG
Todas
Esta versin corresponde a la
implementacin de la nueva
estructura organizacional y el
rediseo de los procesos
5.6-01 Revisin por la
Direccin
0 2008-02-28
JCCP

CEE
DCCP

CCS
GG

LAG
Todas
8.2-01 Auditoria Interna 0 2008-02-28
JCCP

CEE
DCCP

CCS
GG

LAG
Todas
8.3-01 Control de Producto o
Proceso No Conforme
0 2008-02-28
JCCP

CEE
DCCP

CCS
GG

LAG
Todas
8.5-01 Accin Correctiva y
Preventiva
0 2008-02-28
JCCP

CEE
DCCP

CCS
GG

LAG
Todas
rediseo de los procesos.

Esta cubierta es el registro de todas las revisiones del documento arriba identificado por nmero y ttulo. Todas las
versiones anteriores son por lo tanto reemplazadas por sta y debern ser destruidas.

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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................. 3
2. ALCANCE................................................................................................... 3
3. POLTICAS ................................................................................................. 3
4. DEFINICIONES........................................................................................... 5
5. MACRO PROCESO SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ..................... 6
6. DESCRIPCIN DEL MACRO PROCESO.................................................. 6
7. INDICADORES.......................................................................................... 11
8. REGISTROS ............................................................................................. 11

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1. Objetivo

Describir las actividades necesarias para la planificacin, implementacin,
monitoreo y seguimiento al Sistema de Gestin de Calidad de la Compaa, de
modo que se garantice el cumplimiento de los requisitos del cliente y los
objetivos planteados por la Compaa en cuanto a: costos, calidad y plazo
previstos, previniendo fallas, defectos y deficiencias y maximizando la
productividad.

2. Alcance

Inicia con planificacin del Sistema de Gestin de Calidad de la Compaa, a
travs de la definicin y/o ajuste del Manual de Calidad y los Planes de Calidad
de los proyectos, la implementacin de los procesos, el monitoreo del Sistema
a travs de las auditoras internas, el control de producto no conforme y la
revisin por la Direccin y finaliza con la verificacin del cumplimiento de los
objetivos del Sistema de Gestin de Calidad y la toma de acciones para la
mejora de su eficacia.

3. Polticas

3.1. El Sistema de Gestin de Calidad tendr como funcin principal la
prevencin de fallas, defectos y deficiencias en los productos y/o
procesos, de tal manera que se maximice la productividad y se
minimicen los costos.

3.2. El Sistema de Gestin de Calidad ser revisado por la Gerencia
General cada ao con la coordinacin del Director de Control Calidad
y Procesos.

3.3. La Poltica de Calidad y los objetivos de Calidad sern establecidos
por la Gerencia General y divulgados a todos los colaboradores de la
Compaa.

3.4. El Plan Estratgico ser revisado anualmente por la Gerencia
General y la Presidencia.

3.5. El Comit de Calidad ser la instancia a travs de la cual se revisar
la gestin de Control Calidad y Procesos en los diferentes proyectos
y reas de la Compaa y se harn los ajustes que correspondan.

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3.6. Las reuniones del comit de calidad se realizarn cada tres meses y
en ellas participarn:
Director de Control Calidad y Procesos
Jefe de Calidad (de los proyectos en curso)
Gerente General y/o invitado crtico (eventualmente) cuya
participacin considere necesaria el Director de Control
Calidad y Procesos.

3.7. El Plan de Calidad se desarrollar con base en el documento MAC-
01 Manual de Calidad, particularizando para cada proyecto las
disposiciones all incluidas y cumpliendo con los requisitos
especficos del Cliente. Adems se incluir una referencia de las
normas y especificaciones a utilizar.

3.8. Cuando el Cliente solicite la presentacin del Plan de Calidad
durante la etapa de preparacin de la oferta, el Director de Control
Calidad y Procesos lo elaborar cumpliendo los requisitos mnimos
exigidos por la Norma NTC-ISO 9001:2000.

3.9. El Director de Proyecto destinar los recursos suficientes dentro del
Objetivo para la implementacin y puesta en marcha del Sistema de
Gestin de Calidad.

3.10. Los responsables de proceso y/o Directores de Proyecto sern los
encargados de garantizar la implementacin de los procesos
definidos en el Sistema de Gestin de Calidad, haciendo uso de los
recursos asignados y velando porque se realice el control y
seguimiento a los resultados.

3.11. La formacin y capacitacin del equipo de trabajo en los procesos
ser una actividad continua y no deber restringirse a la etapa de
induccin sino que cada responsable y dueo de proceso deber
realizar actividades de refuerzo en los temas que sean crticos y que
durante las verificaciones se hayan detectado como debilidades.

3.12. La verificacin de los procesos deber ser una tarea constante por
parte de cada Jefe de Calidad quin deber generar las alertas
respecto a las fallas que se estn presentando para que se tomen
acciones oportunamente.

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3.13. El informe mensual de gestin ser el mecanismo de comunicacin
con la Gerencia General, Gerencia de Construccin y Gerencia de
Proyectos Inmobiliarios respecto a la gestin realizada en los
proyectos y deber presentarse a la Direccin de Control Calidad y
Procesos 8 das despus del cierre contable.

3.14. El informe mensual de gestin consolidar los resultados del
proyecto en cuanto a la gestin en general del proyecto y deber
contener informacin suficiente y oportuna. Ser la herramienta para
que la Direccin del Proyecto tome acciones oportunas frente a los
resultados que se van reportando en los proyectos.

3.15. El Jefe de Calidad y el Director de Control Calidad y Procesos,
debern realizar la divulgacin de las lecciones aprendidas en los
proyectos a todas las reas de la Compaa.

4. Definiciones

4.1. Planificacin de la Calidad: Parte de la Gestin de la Calidad
enfocada al establecimiento de los objetivos de la Calidad, y a las
especificaciones de los procesos operativos necesarios y de los
recursos relacionados para cumplir los objetivos de la Calidad.

4.2. Manual de Calidad: Documento que define el alcance del Sistema de
Gestin de Calidad, los procesos que lo integran, el esquema de la
interaccin de los procesos y los procedimientos documentados por
la Compaa.

4.3. Plan de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo
deben aplicarse en un proyecto especfico.

4.4. Informe de Gestin Mensual: Documento que resume los resultados
de la gestin en los proyectos y/o reas de la Compaa, el cual
contendr los datos concernientes a:

Resumen del avance del proyecto
Indicadores de gestin
Registro de No conformidades
Registro de acciones correctivas y preventivas y su seguimiento
Registro de reclamaciones de los clientes
Puntos crticos del proyecto o negocio
Lecciones aprendidas

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5. Macro proceso Sistema de Gestin de Calidad

INICIO
RETROALIMENTACIN 10
RETROALIMENTACIN
Y AJUSTE DE
ESTRATEGIAS
PLANEACION 1
SI
SE CUMPLIERON
LAS METAS?
NO
GERENTE GENERAL/DIRECTOR CONTROL CALIDAD Y
PROCESOS/RESPONSABLES DE PROCESOS
8
PLANIFICACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD
MONITOREO 6
AUDITORA
INTERNA
CONTROL 9
EVALUACIN DE
CAUSAS DE
INCUMPLIMIENTO
EJECUCIN 2
IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD
NO
DIRECTOR CONTROL CALIDAD Y PROCESOS/
GERENTE GENERAL
DIRECTOR CONTROL CALIDAD Y
PROCESOS/JEFE DE CALIDAD
CONTROL 5
CONTROL DE LA
GESTIN
MONITOREO 7
REVISIN POR LA
DIRECCIN
SE DETECTAN NO
CONFORMIDADES?
3
SI
CONTROL 4
CONTROL DE
PRODUCTO O
PROCESO NO
CONFORME

6. Descripcin del macro proceso

6.1 Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad

El Gerente General y el Director de Control Calidad y Procesos realizarn la
planificacin del Sistema de Gestin de Calidad, la cual involucra:

Definicin de los procesos requeridos para entregar los productos y
servicios
Interacciones requeridas entre dichos procesos
Establecimiento de los mtodos para la ejecucin y el control de los
procesos crticos del negocio
Revisin de la Poltica de Calidad
Revisin de objetivos de calidad
Asignacin de responsabilidades y autoridades
Disponibilidad y asignacin de los recursos necesarios para su
implementacin y correcto funcionamiento
Planificacin de los cambios internos o externos que lo impacten.

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Esta planificacin incluir el ajuste del Manual de Calidad y de los Planes de
Calidad en los proyectos, los cuales sern verificados y actualizados cuando se
considere oportuno garantizando que atiendan las necesidades de la Compaa
y reflejen la situacin actual del negocio.

Los recursos del Sistema de Gestin de Calidad en los proyectos se definen a
travs del Plan Maestro (Proceso 7-02 Construccin) y/o Plan de
Calidad (Proceso 7-01 Proyectos Inmobiliarios), documento que ser
aprobado conjuntamente por el Gerente de Construccin o el Gerente de
Proyectos Inmobiliarios y el Gerente General, respectivamente.

6.2 Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad

La implementacin es la puesta en marcha de los procesos del Sistema de
Gestin de Calidad planificados en el punto anterior. El Director de Control
Calidad y Procesos, conjuntamente con el responsable de proceso definirn su
estructura la cual consta de los siguientes elementos:

1. Diseo y/o Ajuste de Procesos que comprende:
Desarrollo de la matriz causa-efecto-solucin: contiene las reas de
oportunidad de mejora detectadas en el proceso, las causas que las
originan, el efecto que producen y el planteamiento de las posibles
soluciones para la mejora.
Diseo de sistema macro y subprocesos: contiene las actividades del
proceso que deben cumplirse en el ciclo de gestin: Planeacin,
Ejecucin, Monitoreo y Control y el detalle paso a paso de cmo se
llevan a cabo.
Modelacin de interacciones entre los procesos: son las relaciones de
entradas y salidas que existen entre los macro procesos y subprocesos
del Sistema.
Diseo de herramientas: son los mecanismos con que cuenta cada
proceso y/o subproceso para recopilar informacin y registrar la
evidencia de la ejecucin de actividades. Pueden ser formatos, bases
de datos u otro tipo de registros que definan los usuarios.
Diseo de indicadores de gestin: son los elementos que permiten
medir el desempeo del proceso o subproceso. Los indicadores se
asignarn a partir del cuadro general de indicadores de la Compaa
que se define en el MAC-01 Manual de Calidad.
Revisin, ajustes y mejora: paralelamente y en la medida en que
avanza el diseo el Director de Control Calidad y Procesos realizar
revisiones con el responsable de proceso para establecer los ajustes y

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mejoras a que haya lugar hasta lograr un proceso alineado con las
necesidades de la Compaa.
Validacin del proceso: Con el proceso ajustado, el Director de Control
Calidad y Procesos conjuntamente con el responsable del proceso
harn su validacin con lo cual se dar inicio a su aplicacin.

2. Divulgacin: Con el proceso validado en su totalidad, se proceder a su
divulgacin a todo el personal que lo requiera, realizando la distribucin
del documento segn los parmetros definidos en el procedimiento 4.2-
01 Gestin Documental.

La divulgacin y presentacin inicial del proceso la har el Director de
Control Calidad y Procesos y/o el Jefe de Calidad del proyecto
conjuntamente con el responsable del proceso. Cuando se trate de un
nuevo colaborador, la divulgacin del proceso estar incluida como parte
de la induccin al momento de su ingreso a la Compaa, siguiendo los
parmetros definidos en el proceso 6.2-01 Gestin Humana.

3. Acompaamiento: El responsable del proceso con el apoyo del Director de
Control Calidad y Procesos y/o el Jefe de Calidad debern coordinar y
ejecutar actividades de seguimiento permanente a la implementacin de
todos los subprocesos y sus herramientas proporcionando el soporte
necesario para que sea totalmente entendido y aplicado por los
colaboradores de la Compaa. En este acompaamiento se podrn
detectar posibles ajustes y modificaciones al proceso.

4. Formacin: Las actividades de formacin debern ser desarrolladas por el
responsable de proceso con el soporte del Jefe de Calidad del proyecto e
incluidas dentro del programa de entrenamiento y capacitacin especfico
para el proyecto, siguiendo los parmetros definidos en el subproceso
6.2-01-4 Formacin y Desarrollo

5. Verificacin de Implementacin: Peridicamente, el Director de Control de
Calidad y Procesos, a travs del Jefe de Calidad, realizar la verificacin
del proceso con el propsito de determinar el nivel de implementacin de
los procesos y detectar oportunidades de mejora. Los resultados de la
verificacin quedarn consignados en un Informe de Verificacin

6. Retroalimentacin y toma de acciones: Como fase final del ciclo de
implementacin el Director de Control Calidad y Procesos, con base en el
Informe de Verificacin, retroalimentar los resultados obtenidos con el

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fin de que se tomen las acciones del caso y/o se determinen los ajustes a
considerar en el proceso.

6.3 Se detectaron No Conformidades?

Si durante la implementacin se detectan no conformidades, el responsable del
proceso deber hacer el tratamiento y anlisis respectivo de acuerdo con las
indicaciones del subproceso 8.3.01 Control de Producto o Proceso No
Conforme. En caso contrario continuar con la siguiente actividad.

6.4 Control de la Gestin

Mensualmente el Director de Control Calidad y Procesos realizar un anlisis
de la gestin de los procesos del Sistema a travs del Informe Mensual de
Gestin que presentar a la Gerencia General. Los datos de entrada para este
informe sern los informes reportados por los Jefes de Calidad de los diferentes
proyectos y reas de soporte, los cuales tendrn una estructura de contenido
con los siguientes elementos, sin limitarse a ella:

1. Resumen del avance del proyecto:
Actividades realizadas en el perodo
Avance del programa de actividades (cuando aplique)
Seguimiento a productos y procesos crticos
Seguimiento a proveedores de productos y servicios
2. Indicadores de gestin
3. Registro de No conformidades
4. Registro de acciones correctivas y preventivas y su seguimiento
5. Registro de reclamaciones de los clientes
6. Puntos crticos del proyecto o negocio
7. Lecciones aprendidas

En caso de ser necesario y segn el tipo de proyecto, esta estructura incluir
otros tems.

En el informe mensual de gestin consolidado, el Director de Control Calidad y
Procesos consignar el resumen de los datos relevantes y puntos crticos
respecto al comportamiento de los procesos en cada uno de los proyectos que
se encuentre ejecutando la Compaa y en los procesos de las reas de
soporte.

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6.5 Auditora Interna

A travs de la aplicacin de esta herramienta de seguimiento, los auditores
designados verificarn el grado de implementacin de los procesos del Sistema
de Gestin de Calidad, su efectividad y el cumplimiento de los objetivos de la
Compaa y los requisitos del Cliente. Para su aplicacin seguirn los
lineamientos definidos en el subproceso 8.2-01 Auditora Interna

6.6 Revisin por la Direccin

Una vez al ao, el Director de Control Calidad y Procesos en coordinacin con
la Gerencia General, realizarn la revisin gerencial al Sistema de Gestin de
Calidad implementado con el fin de establecer su conveniencia, adecuacin y
eficacia para el logro de los objetivos de la Compaa y los requisitos del
Cliente. Lo anterior estar enmarcado dentro de los parmetros del
subproceso 5.6-01 Revisin por la Direccin

6.7 Se cumplieron las metas?

Una vez al ao, al finalizar la revisin del Sistema de Gestin de Calidad, los
Gerentes de cada Unidad de negocio, Directores de rea, el Gerente General y
el Director de Control Calidad y Procesos verificarn el cumplimiento de las
metas planteadas en la planificacin para el Sistema de Gestin de Calidad. En
caso que las metas se hayan cumplido continuar con la actividad 8, de lo
contrario proseguir con la siguiente actividad.

6.8 Retroalimentacin y ajuste de estrategias

A partir de los resultados obtenidos, el Director de Control Calidad y Procesos y
el Gerente General debern retroalimentar a los Gerentes de Unidad,
Directores de rea y/o Responsables de Proceso acerca de las lecciones
aprendidas, oportunidades de mejora y/o acciones preventivas detectadas. Con
base en esta informacin revisarn y, si es necesario, ajustarn las estrategias,
o definirn las acciones del caso.

De igual manera, el Director de Control Calidad y Procesos consolidar la
Matriz de Lecciones Aprendidas de los proyectos en la cual incluir las que
correspondan al proceso de Sistema de Gestin de Calidad. Esta matriz ser
un medio de consulta que permitir conocer los posibles escenarios a los que
se puede enfrentar la Compaa y las posibles acciones que se requerirn
para darles respuesta.

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7. Indicadores

OBJETIVO PROCESO DEFINICIN
CARGO
RESPONSABLE
DE GENERAR
LOS DATOS
CARGO
RESPONSABLE POR
LA GESTIN DEL
RESULTADO
META PERIODICIDAD
(#) De Respuestas Deficientes
X 100
(#) Total de Preguntas de la encuesta
IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
NIVEL DE
IMPLEMENTACIN DE
PROCESOS
JEFE DE CALIDAD
DIRECTOR CONTROL
CALIDAD Y
PROCESOS
90%
BIMENSUAL
(ALEATORIO POR
PROCESO)
IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
ACTUALIZACIN DE
PROCEDIMIENTOS
(#) Actividades crticas desarrolladas sin procedimiento
documentado
JEFE DE CALIDAD JEFE DE CALIDAD SEGUIMIENTO TRIMESTRE
(#) De fichas mal diligenciadas por mes
X 100
(#) Total de Fichas radicadas por mes
(%)Ejecutado
X 100
(%)Programado
GESTION
DOCUMENTAL
OPORTUNIDAD EN
MONTAJE DE
MERCURIO EN NUEVOS
PROYECTOS
JEFE DE GESTIN
DOCUMENTAL
JEFE DE GESTIN
DOCUMENTAL
20 DAS
CADA INICIO DE
PROYECTO
CONTROL DE
PRODUCTO/PROCESO
NO CONFORME
COSTODE NC Y/O
REPROCESOS
JEFE DE CALIDAD
DIRECTOR DE
PROYECTO
1% MENSUAL
ACCIN CORRECTIVA
Y PREVENTIVA
TIEMPO DE CIERRE DE
NO CONFORMIDADES
INTERNAS
JEFE DE CALIDAD
DIRECTOR CONTROL
CALIDAD Y
PROCESOS
0 MENSUAL
ACCIN CORRECTIVA
Y PREVENTIVA
TIEMPO DE CIERRE DE
NO CONFORMIDADES
EXTERNAS
JEFE DE CALIDAD
DIRECTOR CONTROL
CALIDAD Y
PROCESOS
0 MENSUAL
(#) Das totales reales de cierre de la No Conformidad
X100
(#) Das previstos para el cierre de la No Conformidad
ACCIN CORRECTIVA
Y PREVENTIVA
EFECTIVIDAD EN
CIERRE DE NO
CONFORMIDADES
JEFE DE CALIDAD
DIRECTOR CONTROL
CALIDAD Y
PROCESOS
0 MENSUAL
FRMULA
1. GARANTIZAR LA
SATISFACCIN DE
NUESTROS CLIENTES A
TRAVS DE LA CALIDAD
DE NUESTROS
PRODUCTOS Y SERVICIOS
ENCUESTA DE
SATISFACCIN
JEFE DE CALIDAD 95% JEFE DE CALIDAD SEMESTRAL
2 MEJORAR EL
RESULTADO DEL
NEGOCIO MEDIANTE UN
MEJOR ANLISIS,
SEGUIMIENTO Y CONTROL
DE NUESTROS
PROCESOS
Calificacin de procesos: Calificacin de Actividades*0,70 + Calificacin de
Herramientas*0,15 + Calificacin promedio de indicadores*0,15
(#) De No Conformidades internas que han superado los 90 das sin cerrar
(#) De No Conformidades externas que han superado los 90 das sin cerrar
OPORTUNIDAD DEL
CIERRE DE NO
CONFORMIDADES
ACCIN CORRECTIVA
Y PREVENTIVA
GESTION
DOCUMENTAL
(#) Total de No Conformidades de producto y/o proceso que reinciden
MENSUAL 90% JEFE DE CALIDAD JEFE DE CALIDAD
MENSUAL
Fecha de puesta en marcha del Punto de Radicacin - Fecha de puesta en
marcha de la red
100%
CUMPLIMIENTO
PROGRAMA DE
DIGITALIZACIN
ARCHIVO HISTRICO
JEFE DE GESTIN
DOCUMENTAL
JEFE DE GESTIN
DOCUMENTAL
MACRO SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
GESTION
DOCUMENTAL
($) Costo Reprocesos y/o No Conformidades
SEGUIMIENTO A
PUNTOS DE
RADICACIN
JEFE DE GESTIN
DOCUMENTAL
JEFE DE GESTIN
DOCUMENTAL
100% MENSUAL

8. Registros

Informe de Verificacin
Informe Mensual de Gestin
Matriz de lecciones aprendidas
MAC-01-2 Acta de Reunin
8.2-01a Programa de Auditoras Internas de SAS
8.2-01b Auditora Interna de SAS
Informe de Auditora
8.3-01a Reporte de No Conformidad y Solicitud de Accin Correctiva
Control de Estado de No Conformidades
8.5-01a Reporte de Accin Preventiva

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