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SUBPROCESO:
BSQUEDA Y
SELECCIN



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Sistema de Gestin de Calidad 6.2 Recursos Humanos
TITULO: BSQUEDA Y SELECCIN


Proceso/Subproceso
Rev.
No.
Fecha Por Rev. Aprob.
Pgina
No.
Descripcin
6.2-01-2 Bsqueda y
Seleccin
0 2007-12-03
DGH




CSB
DCCP




CCS
GG




LAG
Todas
Esta versin corresponde
a la implementacin de la
nueva estructura
organizacional y el
rediseo de los procesos



Esta cubierta es el registro de todas las revisiones del documento arriba identificado por nmero y ttulo. Todas
las versiones anteriores son por lo tanto reemplazadas por sta y debern ser destruidas.

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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO............................................................................................. 3
2. ALCANCE.............................................................................................. 3
3. POLTICAS ............................................................................................ 3
4. SUBPROCESO BSQUEDA Y SELECCIN ....................................... 5
5. DESCRIPCIN DEL SUPROCESO....................................................... 6
6. REGISTROS ........................................................................................ 11
7. ANEXOS .............................................................................................. 11



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1. Objetivo

El objetivo de este subproceso es definir los lineamientos para atraer,
evaluar y seleccionar candidatos idneos que se ajusten a los perfiles
exigidos por la compaa tanto en sus proyectos como en las reas,
buscando vincular los mejores profesionales.

2. Alcance

El subproceso inicia con la definicin de la alternativa de convocatoria para
la bsqueda de candidatos tanto en Colombia como en el exterior,
incluyendo la entrevista y aplicacin de pruebas y finaliza con la seleccin
del candidato y envo de comunicacin a los participantes una vez se ha
seleccionado el nuevo colaborador.

3. Polticas

3.1. El proceso de bsqueda y seleccin se realizar bajo el modelo de
competencias implementado en la Compaa, buscando los
candidatos que mejor se ajusten al perfil del cargo.

3.2. Los cargos de los niveles de direccin, coordinacin y supervisin,
solicitarn a travs del SGH el personal requerido para la vacante.

3.3. Para el reclutamiento de personal la compaa ha definido dos
modalidades:

Seleccin por concurso Interno: Se refiere a la bsqueda de
candidatos dentro de la misma compaa; mediante esta
modalidad de seleccin, se busca facilitar y promover el
desarrollo de las competencias profesionales de los
colaboradores.

Seleccin por bsqueda externa: Se refiere a la bsqueda de
candidatos externos a la compaa, esta modalidad busca
incrementar las opciones de la base de datos con personal
calificado externo.

El Director de Gestin Humana define en qu casos aplicar una o
la otra modalidad

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3.4. Cada uno de los pasos del proceso de seleccin, entrevista gestin
humana, entrevista jefe inmediato y el perfil comportamental (PPA)
segn sea el caso, deber quedar registrado en el submen
Inscripcin y Seguimiento del software SGH

3.5. Cuando participen aspirantes en procesos de seleccin que ya
tengan experiencia en Conciviles, se tendrn en cuenta los
siguientes criterios:

Candidatos con ms de un ao por fuera de Conciviles deben
seguir todo el proceso.
Candidatos con menos de un ao por fuera de Conciviles, se
tomar como referencia el resultado de su ltima evaluacin
de gestin en la Compaa, la cual puede ser consultada en el
men Formacin y Desarrollo, opcin Evaluacin de
Gestin. Este criterio aplicar tambin para el caso de
traslados entre proyectos

3.6. Cada vez que se adelante un proceso de seleccin, las personas
que aplicaron y cumplen con el perfil del cargo pero no fueron
seleccionadas, quedarn registradas en la Base de Datos como
Seleccionados, con el fin de que sean tenidos en cuenta en otros
procesos. Es responsabilidad de la Direccin de Gestin Humana
el mantenimiento y actualizacin de la base de datos de hojas de
vida del SGH.

3.7. Es responsabilidad del Director de Gestin Humana, el J efe de
Gestin Humana y el J efe Inmediato, decidir el ingreso del
candidato cuando no cumpla con el 100% de los requisitos del
perfil.












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4. Subproceso Bsqueda y Seleccin



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13
DIRECTOR DE GESTIN HUMANA/ASISTENTE GESTIN HUMANA/J EFE DE
GESTIN HUMANA
11
BSQUEDA EXTERNA EN
BASE DE DATOS DEL SGH
CONTINA BSQUEDA EN
OTROS MEDIOS
A/1
20
ENVA RESULTADOS PARA
AUTORIZAR INGRESO
DIRECTOR DE GESTIN HUMANA/J EFE
DE GESTIN HUMANA
14
INGRESA HOJ A DE VIDA AL
SISTEMA
17
CITA A ENTREVISTA DE
CONOCIMIENTOS
SOLICITANTE
19
SOLICITANTE ENTREVISTA
A LOS CANDIDATOS PRE
SELECCIONADOS
15
ENTREVISTA INICIAL A
CANDIDATOS PRE
SELECCIONADOS
18
ELABORA Y ENVA
INFORME DE SELECCIN
21
VERIFICACIN DE
REFERENCIAS
SE ENCONTRARON
CANDIDATOS EN LA
BD?
12
NO 16
APLICA PRUEBAS PSICO
TCNICAS
SI
22
COMUNICA A CANDIDATOS
NO SELECCIONADOS
CONTRATACIN

5. Descripcin del suproceso

5.1 La seleccin es por concurso interno?

La Direccin de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana inician la
seleccin definiendo el tipo de convocatoria que se llevar a cabo para la
bsqueda de los candidatos. Si se aplica la modalidad de concurso interno,
contina con la siguiente actividad, en caso contrario se siguen las
directrices establecidas a partir del tem 11.

5.2 Publica la convocatoria interna

El Director de Gestin Humana y el J efe de Gestin Humana, publican a
travs del correo electrnico la informacin relevante del cargo solicitado, el
motivo de la convocatoria y los requisitos mnimos de participacin y
adjuntan a sta el formato 6.2-01-2a Concurso Interno de Seleccin.





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5.3 Diligencia formulario de convocatoria

El interesado en la convocatoria, deber ingresar al SGH a travs de la
opcin Reclutamiento y Evaluacin/Administracin/Bsquedas/Por Perfil, y
verificar el cumplimiento de los hits para el cargo. Los candidatos que tengan
un cumplimiento ideal del 70% de los hits definidos en el perfil, podrn
diligenciar el formato 6.2-01-2a Concurso Interno de Seleccin y lo
enviarn a la Direccin de Gestin Humana y/o J efe de Gestin Humana del
proyecto.

5.4 Evala requisitos de los postulantes

El Asistente de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana evalan las
hojas de vida de los postulantes para verificar si cumplen con los requisitos
iniciales de la convocatoria.

5.5 Anlisis HJA Vs PPA y crecimiento profesional

El Director de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana evalan las
hojas de vida de los postulantes para verificar si cumplen con los requisitos
del cargo, realizarn un comparativo del HJ A (del cargo vacante) con el PPA
de los candidatos que cumplan con el perfil, verificarn el crecimiento
profesional a travs de las Evaluaciones de Gestin, realizarn la inscripcin
y seguimiento de los candidatos en el SGH.

5.6 Informe de seleccin

El Director de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana presentarn el
formato 6.2-01-2b Informe de Seleccin con los candidatos
preseleccionados, con esta informacin el jefe inmediato realizar la
entrevista de conocimientos.

5.7 Entrevista a los candidatos

El solicitante realizar la entrevista a cada uno de los candidatos,
diligenciando el formato correspondiente, formato 6-2-01-2c Gua de
Entrevista.




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5.8 Seleccin del candidato

Una vez el solicitante decide cul de los candidatos ocupar el cargo, hace
la respectiva anotacin en el formato 6.2-01-2c Gua de Entrevista y
posteriormente enva todos los reportes a la Direccin de Gestin Humana o
al J efe de Gestin Humana.

5.9 Comunica la decisin a los participantes

El J efe de Gestin Humana o el Asistente de Gestin Humana comunicarn
la decisin al candidato seleccionado. A los que no fueron seleccionados les
enviar una carta de agradecimiento por su participacin en el proceso.

5.10 Realiza el traslado en el sistema

El Director de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana informan del
traslado al Asistente de Gestin Humana en caso de colaboradores con
contrato a trmino indefinido o trmino fijo, en el caso de contratos por
etapa de obra, el J efe de Gestin Humana proceder a realizar la liquidacin
y el jefe inmediato a realizar la requisicin motivo de la convocatoria.
Finalizada esta actividad continuar la legalizacin del contrato del
colaborador de acuerdo con los lineamientos del subproceso 6.2-01-3
Contratacin

5.11 Bsqueda externa en Base de Datos del SGH

El Director de Gestin Humana y el J efe de Gestin Humana iniciarn la
seleccin de los candidatos de acuerdo a las diferentes fuentes de
reclutamiento, teniendo como primera opcin la base de datos del SGH.

El Director de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana verificarn en
la Base de Datos del SGH a travs de la opcin Bsqueda por Perfil y
Bsqueda por Requisicin los aspirantes existentes para determinar si hay
candidatos que cumplan los requerimientos.

5.12 Se encontraron candidatos en la Base de Datos?

De no encontrarse all candidatos que cumplan con el perfil del cargo, se
continuar con la siguiente actividad, en caso que se hayan encontrado
continuar con la actividad 16.

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5.13 Contina bsqueda en otros medios

El Director de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana definirn
cuales son las fuentes de reclutamiento mas adecuadas.

5.14 Ingresa hoja de vida al sistema

Las hojas de vida de los aspirantes con los experiencia y preparacin
acadmica que le interesen a la Compaa, sern ingresadas por el
Asistente de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana al SGH, con el
fin de enriquecer la base de datos.

5.15 Entrevista inicial a candidatos preseleccionados

Dependiendo del cargo, el Director de Gestin Humana y/o los J efes de
Gestin Humana realizarn la entrevista de seleccin para identificar los
candidatos que continuarn dentro del proceso siempre y cuando cumplan
con las competencias requeridas por el cargo, consignando esta informacin
en el formato 6.2-01-2c Gua de Entrevista. De lo contrario finalizar el
proceso con la actividad 21.

5.16 Aplica pruebas psico tcnicas

A los candidatos que cumplan con las competencias, se les aplicarn
pruebas tcnicas y de personalidad para evaluar sus conocimientos y
competencias. Las pruebas tcnicas sern especficas y dependern del
cargo al cual se est aplicando. Para evaluar los rasgos de personalidad, se
aplicar la prueba Anlisis del perfil personal o PPA, la cual se emplear
nicamente para cargos hasta el nivel de supervisin.

5.17 Cita a entrevista de conocimientos

El Director de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana, citarn a
pruebas de conocimientos y a pruebas tcnicas de acuerdo al perfil del
cargo a los aspirantes preseleccionados.

5.18 Elabora y enva informe de seleccin

El Director de Gestin Humana o el J efe de Gestin Humana presentarn al
solicitante el anlisis del proceso de seleccin del candidato en el formato

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6.2-01-2c Informe de Seleccin, previamente grabado en la opcin
Inscripcin y Seguimiento que contendr como mnimo:

Cargo al que aplica
Proyecto
Nombre del candidato
Presentado a
Grfica y Anlisis de HJ A
Grfica y Anlisis de PPA
Relacin de los Hits del cargo y su porcentaje de cumplimiento
Concepto general
Firma de quien elabor
Firma y fecha de recibido

5.19 Solicitante entrevista los candidatos preseleccionados.

Con el informe de seleccin y el resultado de las pruebas aplicadas, el
solicitante del cargo realizar la entrevista de conocimientos y validar el
anlisis presentado en el informe de seleccin, la entrevista realizada deber
quedar consignada en el formato 6.2-01-2c Gua de Entrevista.

El solicitante del cargo de acuerdo al informe de seleccin presentado por
Gestin Humana y a su entrevista, decidir con cul candidato es
seleccionado para ser contratado. El formato gua de entrevista se aplicar
nicamente hasta el nivel de ejecucin calificado.

5.20 Enva resultados para autorizar ingreso

El solicitante enviar la gua de entrevista a Gestin Humana debidamente
diligenciada, teniendo en cuenta que con ste documento dar la
autorizacin para el ingreso del nuevo colaborador.

El J efe de Gestin Humana o el Asistente de Gestin Humana procedern a
grabar en Inscripcin y Seguimiento, la gua de entrevista enviada por el
solicitante con sus respectivos comentarios.

5.21 Verificacin de referencias

Una vez se tenga el candidato seleccionado, el J efe Gestin Humana y/o el
Asistente de Gestin Humana verificarn sus referencias, y al finalizar

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ingresarn dicha informacin en la hoja de vida del candidato a travs de la
opcin Empleos anteriores/ Verificacin laboral. El candidato elegido
deber iniciar los trmites para su ingreso formal a la Compaa segn los
parmetros descritos en el subproceso 6.2-01-3 Contratacin

5.22 Comunica a candidatos no seleccionados

El J efe de Gestin Humana o el Asistente de Gestin Humana comunicar a
los participantes la decisin tomada, tanto al candidato elegido como a los
que no lo fueron, y enviar a este ltimo una carta de agradeciendo por su
participacin en el proceso.

6. Registros

Base de datos de hojas de vida
6.2-01-2a Concurso Interno de Seleccin
6.2-01-2b Informe de Seleccin
6-2-01-2c Gua de Entrevista

7. Anexos

Formato 6.2-01-2a Concurso Interno de Seleccin
Formato 6.2-01-2b Informe de Seleccin
Formato 6.2-01-2c Gua de Entrevista


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Formato 6.2-01-2a Concurso Interno de Seleccin

6.2-01-2a
Rev. 0/ 2007-12-03
FECHA:
NOMBRE DEL CANDIDATO: CARGO AL QUE APLICA:
CARGO ACTUAL: TIEMPO EN EL CARGO:
TIEMPO EN LA EMPRESA: NOMBRE J EFE INMEDIATO:
1 1
2 2
3 3
1 3
2 4
DE LOS CONOCIMIENTOS, ESTUDIOS, EXPERIENCIA ESPECFICA Y COMPETENCIA DEL PERFIL DE CARGO, YO CUMPLO CON:
FIRMA DEL CANDIDATO RECIBIDO GESTIN HUMANA
CONCURSO INTERNO DE SELECCIN
ESCRIBA TRES MOTIVOS POR LOS QUE LE GUSTARIA CONCURSAR CULES SON SUS HABILIDADES MAS SOBRESALIENTES?

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Formato 6.2-01-2b Informe de Seleccin

Formato 6.2-01-2b
Rev. 0 / 2007-12-03
Proyecto: Fecha:
Cargo:
Candidato: Presentado a:
Herramientas utilizadas: HJ A, PPA, SGH, Entrevistas de Gestin Humana
Descripcin: Descripcin:
HJ A Vs. PPA. I/C Anlisis:
Teniendo en cuenta los hits del perfil de cargo y su hoja de vida, encontramos la siguiente informacin:
Concepto general:
Fecha
3
Porcentaje de cumplimi ento
4
Recibido
NO
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INFORME DE SELECCIN
GRFICA HJA GRFICA PPA
COMPARATIVO HJA Y PPA
No. Cumple? Hi ts del cargo
1
2
Elabor
Se recomienda al candidato para el cargo: SI


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Sistema de Gestin de Calidad 6.2 Recursos Humanos
Formato 6.2-01-2c Gua de Entrevista

Formato 6.2-01-2c
Rev. 0/2007-12-03
Nombre de entevistador
Nombre del candidato:
Cargo al que aplica: ________________________________ Proyecto:
1. Enumere los tres logros mas importantes de su anterior experiencia laboral
_______________________________________________________________________________________________
Concepto de Gestin Humana:
_____________________________ __________________________
Pgina 1 de 2
De acuerdo a las respuestas anteriores y a la informacin recibida, de su concepto sobre el candidato.
2. Enumere tres habilidades ms sobresalientes de su personalidad. (Ud debe pedirle a la persona que
describa estas habilidades)
3. Cual es su mayor habilidad profesional (teniendo en cuenta experiencia, formacin acadmica, actitud)
y en que rea de la compaa siente que tendra un excelente desempeo.
FECHA FIRMA
Para realizar la entrevista es necesario que antes de iniciar tenga en cuenta la siguiente
informacin: El perfil y descripcin del cargo ( Manual de competencias y perfiles)
GUIA DE ENTREVISTA
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A continuacin Ud encontrara una serie de preguntas que le ayudaran a confirmar e identificar las
competencias del candidato:


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Formato 6.2-01-2c
Rev. 0/2007-12-03
GUIA DE ENTREVISTA
JEFE INMEDIATO
NOMBRE:
2. Resuma el concepto de los conocimientos del candidato; (ver perfil del cargo)
3. El candidato aplica para el cargo? Si________ No________
Si el candidato no aplica para el cargo, por favor explique por qu
__________________________
Pgina 2 de 2
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FIRMA FECHA
Antes de iniciar la entrevista por favor lea el informe de Gestin Humana y la gua de entrevista.
Recuerde que debe tener en sus manos el perfil del cargo
1. Resuma su concepto de habilidades y experiencia de acuerdo a la informacin de Gestin Humana.
Por favor confirme o no el concepto