4.

Introduccin a Bases de Datos

Access

Conceptos bsicos

Base de datos (BD):

Es una coleccin de datos

persistentes (se almacenan en archivos) interrelacionados (engloba la informacin de una organizacin) estructurados (se mantienen en estructuras: registros, tablas)

Los componentes principales de un sistema de base de datos

Hardware El Sistema Gestor de Bases de Datos Datos a gestionar Personal encargado de la gestin del sistema

Sistema Gestor de BDs

Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) es una aplicacin para gestionar las BDs

Permite definir la informacin, insertarla, eliminarla, consultarla, ordenarla, filtrarla Acta de interfaz entre los usuarios y la BD Mecanismos de seguridad Mecanismos de integridad

Ejemplo: Miscrosoft Access, Oracle, MySQL, Informix

Objetivos/Ventajas de los SGBD

Sistema de informacin basado en ficheros
clientes Nminas Empleados Inventario Ventas

Dpt. Atencin al cliente

Dpt. De nminas

Dpt. De personal

Dpt. De compras

Dpt. De ventas

Sistema de informacin basado en BD

Dpt. de atencin al cliente

Base de dades consolidada

Dpt. De ventas

Dpt. De nminas Dpt. De compras Dpt. De personal

Organizacin de archivos versus organizacin en BD

Objetivos/Ventajas de los SGBD

Control sobre la redundancia de datos y la consistencia de datos Ms informacin sobre la misma cantidad de datos

Ofrecer un entorno de datos que le facilite al usuario la gestin de los mismos Datos integrados. Ms facilidad de extraer informacin

Mejora en la productividad y mantenimiento.

El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros Se separan las descripciones de los datos de las aplicaciones

Disminuir anomalas en el acceso concurrente Disminuir problemas de seguridad

Control de acceso a los datos, no todos los usuarios pueden visualizar alguna informacin, Autentificacin y proteccin de los datos

Disminuir problemas de integridad

restricciones de consistencia de datos

Centralizacin en los servicios de copias de seguridad y de recuperacin ante fallos.

Inconvenientes de los SGBD

Complejidad.

Comprender la funcionalidad para poder sacar el mejor provecho del sistema

Tamao.

Programas complejos y muy extensos que requieren una gran cantidad de espacio en disco y de memoria para trabajar de forma eficiente

Coste econmico del SGBD.

El coste de un SGBD vara dependiendo del entorno y de la funcionalidad que ofrece

Coste del equipamiento adicional.

Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir ms espacio de almacenamiento Vulnerable a los fallos Centralizacin

Usuarios de la BD

Usuarios finales Programadores de aplicaciones Diseador de la BD Administrador de la BD

Usuarios de la BD

Usuarios finales: aquellos que interactan con el sistema por medio de aplicaciones permanentes. Programadores de aplicacin: hacen los programas y pueden consultar informacin de la BD Diseador de la BD

Identificar los datos, las relaciones entre datos y las restricciones sobre los datos y sus relaciones. El diseador de la base de datos debe tener un profundo conocimiento de los datos de la empresa y tambin debe conocer sus reglas de negocio Para obtener un buen resultado, debe de implicar a todos los usuarios de la BD El diseo lgico de la base de datos es independiente del SGBD concreto que se vaya a utilizar, es independiente de los programas de aplicacin, de los lenguajes de programacin y de cualquier otra consideracin fsica

Usuarios de la BD

Administrador de la BD (DBA)

Se encarga del diseo fsico de la base de datos y de su implementacin Realiza el control de la seguridad y de la concurrencia Mantiene el sistema para que siempre se encuentre operativo y se encarga de que los usuarios y las aplicaciones obtengan buenas prestaciones. Responsable de copias y recuperacin Configurar y monitorizar el sistema: parmetros, equilibrio de cargas... El administrador debe conocer muy bien el SGBD que se est utilizando, as como el equipo informtico sobre el que est funcionando

Abstraccin de la informacin

Abstraccin de la informacin
Nivel externo
Depart. Ventas Compras Mara Pedro Sandra Jos Nom Empleado

Nivel conceptual

Nivel fsico

Empleados Produccin Dep. Nombre Empleado Compras 1 Mara Departamento 2 Pedro 3 Sandra Cod. Dep. Nombre Dep 1 Ventas 2 Jos 2 Compras 3 Produccin

x 1 Ventas

Mara x 2 Compras

Pedro, x 3 Produccin Sandra Jos

Modelos de datos

Qu es modelo de datos?

Es una coleccin de herramientas conceptuales para describir los datos, las relaciones que existen entre ellos, semntica asociada a los datos y restricciones de consistencia.

Caractersticas

Grfico Facilitar descomposicin descendente Redundancia Transparente: modelar datos sin tener en cuenta los procesos

Modelos de datos

Objetivos

Desvincular

Datos Procesos: p.e, registro de albaranes, impreso de facturas

Comunicacin con el diseador de datos (no tcnico) Comunicacin con el administrador de BD Organizar

Modelos lgicos de datos

Modelo entidad relacin E-R

Este modelo representa a la realidad a travs de entidades, que son objetos que existen y que se distinguen de otros por sus caractersticas

P.e Alumnos, profesores, asignaturas

Las caractersticas de las entidades en base de datos se llaman atributos Una entidad se puede asociar o relacionar con ms entidades a travs de relaciones

Cardinalidad: Nmero terico de ocurrencias de una entidad con las que se puede asociar una ocurrencia de otra entidad a travs de una relacin

1 uno y slo uno 0,1 cero o uno N cero o ms 1,N uno o ms

Modelo entidad- relacin

Grficamente:

DNI

Empleado (DNI, Nombre, Puesto, Salario, RFC) Articulo (Clave, Descripcin, Costo)

Ejemplos diagramas E-R

Pas
1

Empleado

director 1

1, N pertenencia

pertenencia
1,N

0, 1

Departamento Pas
1 1 1,N

Ciudad

Ciudad Residencia
1 1,N

Nacionalidad

persona

1,N

Bases de datos relacionales

Modelo relacional basado en el modelo entidad-relacin Relacin: subconjunto de un Producto cartesiano Introducidas por E. F. Cood 1979 Se utiliza un lenguaje estndar de consultas estructurado denominado SQL

Estructuracin de una bd relacional

La estructura esencial en la de tablas (archivos) Una tabla consta de un conjunto de tuplas (registros) Los datos de las diferentes tuplas estn separados en columnas (campos) El contenido de las celdas es la unidad mnima de informacin: datos (texto, numrico, fecha/hora, ) Entre las tablas se establecen relaciones

Transformacin de E-R al modelo relacional

Modelo fsico (relacional)
Trabajadores
DNI Apellido Brcena Soto Nomb re Jos Cecilia Domicilio Escondida, 33 Av. Central, 563

1) Las entidades se convierten en tablas, conservando los atributos

Modelo conceptual (E-R)

Trabajadores
N M
999009999 111223333

Puestos trabajo
111005555 Snchez Juan Plaza Mayor, 1555

Puestos trabajo
Cargo Secretario Gerente Contable

Trabajadores (DNI, Apellido, Nombre, Domicilio) Puestos trabajo (cargo)

Transformacin de E-R al modelo relacional

2) Las relaciones N:M se convierten en dos relaciones 1:N

Modelo conceptual E1 1 n E2 n
Trabajadores

E2 1 E3 n
Puestos trabajadores

E1

Trabajadores

m
Puestos trabajo

1 n
Ocupacin

1 n
Ocupacin (DNI, cargo)

Transformacin de E-R al modelo relacional

Apellido Brcena Soto Snchez cargo Secretario Contable Gerente Contable Juan Nombre Jos Cecilia Domicilio Escondida, 33 Av. Central, 563 Plaza Mayor, 1555 Puestos trabajo cargo Secretario Gerente Contable

Trabajadores

DNI 111223333 999009999

111005555

Ocupacin

DNI 111223333 111223333 999009999 111005555

Normalizacin de datos

Convertir y reestructurar hasta que se cumplan unas condiciones Codd defini 3 formas normales 1 forma normal (1FN) 3 forma normal (2FN) 2 forma normal (3FN) Cada FN incluye a la anterior

Normalizacin de datos

Problemas de un modelo no normalizado Nombre Juan Pilar Julin Pedro Departamento Contabilidad Audiovisuales Contabilidad Contabilidad Edificio Son Lled Ramon Llull Son Lled Son Lled

DNI 111 222 333 444

Suponemos que todo empleado de un departamento est ubicado en el mismo edificio

Normalizacin de datos

Problemas
Insertar informacin de departamento implica insertar un empleado Al insertar un empleado, necesitas informacin de departamento (p.e Edificio)

Anomalas de insercin

Anomalas de eliminacin: al borrar a Pilar pierdes informacin del dpto de audiovisuales Anomalas de modificacin: hay informacin duplicada y que hay que cambiar por todo

Normalizacin de datos

Primera forma normal: se tienen valores atmicos para cada tupla Segunda forma normal cada atributo que no forma parte de una clave primaria depende funcionalmente de forma completa de la clave R: (A, B, C, D) R1: (A, B, D) R2: (B, C) Tercera forma normal: los atributos que no pertenecen a una clave primaria son independientes entre s

Normalizacin de datos

1FN
Paciente Juan Toni Mara Paciente Juan Juan Toni Mara Mara 5 8,1 Enfermeros 1 5 5 1 8 1,5 Enfermeros

Habitacin

111

112

113

Habitacin

normalizacin

111

111

112

113

113

Normalizacin de datos

2FN Ej: R: (cdigo artculo, almacn, stock, telfono almacn) almacen Palma Alar Alar stock 452 512 633

dependencia

Cod art T232 T232 H995

tfno 971 22 22 22 971 11 11 11 971 11 11 11

P.e. Eliminamos artculo T232, perdemos el telfono de Palma

Normalizacin de datos

Normalizado:

R: (cdigo artculo, almacn, stock, telfono almacn)

normalizacin

R1: (cdigo artculo, almacn, stock,) R2: (almacn, telfono almacn)

Normalizacin de datos

3FN Hospital: (nombre, ciudad, comarca, isla, num camas ) Operacin: (num paciente, num licencia cirujano, fecha, anestesia, efectos secundarios)
normalizacin

Hospital: (nombre, ciudad, comarca, isla, num camas ) Operacin: (num paciente, num licencia cirujano, fecha, anestesia) Anestesia: (anestesia, efectos secundarios)

Caractersticas de las relaciones

Redundancia: Se ve disminuida, reduciendo a la vez las necesidades de almacenamiento y agilizando el procesamiento de la informacin. Flexibilidad: Si los datos se modifican basta realizarlo en un sitio, y tanto formularios como consultas e informes se ven afectados. Simplicidad: Cada tabla del modelo relacional afecta a un asunto de la base de datos. Potencia: El almacenamiento en tablas separadas permite el agrupamiento, bsqueda y recuperacin de innumerables maneras. Sencillez de gestin: Con tablas ms pequeas y poca complejidad es ms sencillo recuperar y administrar la informacin

Access

Objetos en Access

Tablas Formularios Consultas Informes Macros Mdulos

Tablas
atributos de la tabla (campos)

tipo de dato

Clave Principal

Propiedades: tamao, formato

Ejemplos de tablas y relaciones

Formularios

Visualizar, editar y borrar la informacin almacenada en las tablas Ms prcticos que las hojas de datos para la introducci y modificacin de los datos en una tabla. El usuario puede entrar los datos que se corresponden a varias tablas y son un entorno visual ms amigable.

Consultas

Buscar y recuperar instancias individuales o totales Una consulta es una pregunta que se formula a la base de datos. En general las consultas se usan para extraer un conjunto especfico de registros de una o varias tablas.

Informes

Imprimir datos con formato personalizado. Pueden incluir totales o recoger los extractos de otros valores en un campo determinado.

Informes (2)

En los informes se pueden aadir grficos y diagramas.

Hay un tipo especial de informe para imprimir etiquetas de correo o sobres, y realizar cartas, combinarlas con listas de direcciones y personalizarlas.

El objeto pagina de acceso a datos es un documento especial destinado a contener datos que se han de publicar en red.

Macros y mdulos

Las macros contienen una secuencia de comandos que realizan una tarea determinada y que son tiles para definir acciones que respondan a un clic de ratn. Los mdulos son programas escritos en Visual basic, que es el lenguaje que emplea Access.

Integridad referencial

Es un sistema de reglas para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean vlidas y que la base de datos permanezca intacta cuando se entren los datos, se modifiquen o se eliminen.

Integridad referencial

Las reglas de integridad que se aplican a Access son:

No se puede insertar un valor a un campo de clave externa que no exista en la clave principal. Por ejemplo un pedido sin cliente. No se puede eliminar un registre de una tabla secundaria si hay registros en la tabla relacional. Por ejemplo eliminar un cliente antes de acabar el trabajo. No se puede cambiar un registro de una tabla secundaria si la clave externa deja de tener un registro coincidente en la tabla principal. Por ejemplo asignar un cliente inexistente al registro de un pedido. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si este registro tiene registros relacionados. Por ejemplo modificar el vnculo de un cliente antes de completar el pedido