Formulaire GEN12

Facture / Demande de paiement - Instructions aux contractants

La facture / demande de paiement doit contenir au moins les informations suivantes :

Pour la demande de prfinancement (prfinancement):

Une description de lobjet du paiement (i.e. description des contrats de service, de fourniture, frais partags ou de subvention) Le type de paiement (initial / intermdiaire / solde restant d) Nom et adresse du contractant / bnficiaire Date Numro de facture (ou rfrence de la demande de prfinancement) Numro de contrat Montant, spar par catgories conformment au contrat Dtails bancaires (Nom et adresse de la banque, IBAN / SWIFT ), comme indiqu dans le contrat Pour les contrats frais partags et de subvention, les rsultats des consultations de march (contrle ex ante ou ex post) A la rception de la demande de prfinancement (ou facture davance), de la copie originale signe du contrat, et de la confirmation du contractant attestant que lintervention a dbut ;

Exemple de prfinancement pour un contrat de service:

Prfinancement : .. EUR (30%)

< Optionnel : la rception dune garantie financire pour le montant du prfinancement. >
La facture doit toujours se conformer la lgislation (fiscale) du pays d'enregistrement du contractant. Cependant le CDE, tant une organisation internationale, est exempt de la TVA.

Pour les paiements intermdiaires:

Comme ci-dessus, accompagn par: Les pices justificatives originales, sauf sil est convenu quelles seront vrifies par un auditeur externe Pour les contrats de services, frais partags et de subvention: le rapport intermdiaire approuv, le cas chant, et les feuilles de prsence signes et certifies

Pour les contrats de fourniture: copie des certificats dacceptation de livraison partielle (par le CDE), et certificat de garantie dusine par le fournisseur (le cas chant)

Exemple de paiement intermdiaire pour un contrat de service:

Paiement Intermdiaire : .. EUR (indiquant les 30% dj reu comme prfinancement + 30%) A la rception de la facture justifiant le prfinancement et le paiement intermdiaire, du rapport intermdiaire, des feuilles de prsence et dun rsum des donnes dpenses. N.B. : la facture doit clairement mentionner le montant reu en prfinancement ainsi que le montant requis ce stade.

Pour le paiement du solde restant d:

Comme ci-dessus, accompagn par: Pour les contrats de services, frais partags et de subvention: o o Evaluation et/ ou tude dimpact si prvu ou jug ncessaire par lOiC Evaluation de lassistance du CDE par le Bnficiaire (le cas chant)

Exemple de paiement final pour un contrat de service:

Paiement final : .. EUR (max 40% restants) A la rception de la facture finale, la rception et acceptation du rapport final par le CDE ainsi que des pices justificatives originales justifiant tous les honoraires et les dpenses (voir guide du CDE consacr aux Cots ligibles et pices justificatives requises .

Les catgories de cots dans la facture doivent toujours correspondre aux catgories du budget (lignes budgtaires), et ne doivent pas dpasser le budget disponible. Toutes les factures et les demandes de paiement doivent tre adresses la personne qui a sign le contrat au nom du CDE. Le CDE se rserve le droit d'effectuer une vrification in-situ l'adresse du contractant. Le CDE peut galement engager un auditeur agr pour le faire.