4. ISO 14010 Ghid pentru audit de mediu.

Principii generale
Standardele pentru auditul de mediu se refer la principiile generale ale auditului de mediu, proceduri pentru auditarea sistemelor de management ale proteciei mediului i criterii pentru calificarea auditorilor. Standardul ISO 14010 definete auditul de mediu ca reprezentnd procesul de verificare sistematic i documentat a dovezilor de audit care tre uie o inute i evaluate !n mod o iectiv pentru a determina !n ce msur activitile, evenimentele, condiiile specifice referitoare la mediu, sistemele de management de mediu sau informaiile aferente acestora sunt conforme cu criteriile de audit, comunicndu"se clientului rezultatele acestui proces. #n cuprinsul acestui standard gsim$ " domeniu de aplicare% " definiii% " cerine pentru audit de mediu% " principii generale. Standardul face parte dintr"o serie de standarde din domeniul auditului de mediu care mai include$ ISO 14011 & '(id pentru auditul de mediu. )roceduri de audit. *uditul sistemului de management de mediu. )otrivit acestui standard, efectuarea unui audit al sistemului de management de mediu presupune parcurgerea urmtoarelor etape$ declanarea% pregtirea i realizarea auditului% ela orarea documentelor acestuia i !nc(eierea auditului. ISO 1401+ & '(id pentru auditul de mediu. ,riterii de calificare pentru auditorii de mediu. Standardul conine o serie de recomandri privind criteriile de calificare pentru auditorii de mediu. )rin auditor de mediu se !nelege o persoan care are calificarea necesar pentru a efectua un audit de mediu. )entru a !nelege scopul i utilitatea acestui standard se impune cunoaterea urmtoarelor definiii$ " concluzie a auditului & apreciere sau opinie profesional e-primat de ctre un auditor asupra su iectului auditat, azat numai pe raionamentul pe care auditorul l"a aplicat constatrilor auditului% " criterii de audit & politici, practici, proceduri sau cerine fa de care auditorul compar dovezile de audit colectate privind o iectul auditat% " dovad de audit & informaie verifica il, !nregistrri sau declaraii ale faptelor% " constatri ale auditului " rezultate ale evalurii dovezilor de audit colectate, comparate cu criteriile de audit convenite% " ec(ip de audit & grup de auditori, sau un singur auditor, desemnat pentru efectuarea unui anumit audit, ec(ipa de audit poate include e-peri te(nici, precum i auditori !n curs de formare% " auditat & organizaie supus auditrii%

" " "

" " " "

auditor de mediu & persoan calificat pentru efectuarea auditurilor de mediu% client & organizaie care comand auditul% audit de mediu & proces sistematic i documentat de verificare a dovezilor de audit, o inute i evaluate !n mod o iectiv, pentru a determina dac activitile, evenimentele, condiiile, sistemele de management de mediu sta ilite sau informaiile asupra acestora sunt !n conformitate cu criteriile de audit i comunicarea rezultatelor acestui proces clientului% auditor ef & persoan calificat pentru conducerea i efectuarea auditurilor de mediu% organizaie & companie, societate comercial, firm, !ntreprindere, autoritate sau instituie, parte sau com inaie a acestora, pu lic sau privat, care are propria sa structur funcional i administrativ% o iect al auditului de mediu & activitate, eveniment, condiie, sistem de management de mediu i. sau informaiile aferente. e-pert te(nic & persoan care aduce ec(ipei de audit cunotine specifice sau e-pertiza sa, dar care nu particip ca auditor.

4.1.

Cerine pentru un audit de mediu

/ste indicat ca un audit de mediu s se concentreze pe un o iect ine definit i documentat !n mod clar. 0e asemenea se recomand ca partea responsa il de acest o iect s fie identificat i documentat !n mod clar. *uditul !ncepe numai dac dup consultarea clientului, auditorul ef consider c$ " informaiile referitoare la o iectul auditului sunt suficiente i adecvate% " e-ist resurse corespunztoare pentru susinerea procesului de audit% " auditatul coopereaz !n mod corespunztor.

4.2.

Principii generale

4.2.1. Obiective i d meniu

Se recomand ca auditul s se azeze pe o iectivele definite de ctre client. )entru !ndeplinirea acestor o iective, domeniul auditului este determinat de ctre auditorul ef !n urma consultrii cu clientul. 0omeniul prezint !ntindere i fi-eaz limitele auditului. /ste recomandat ca o iectivele i domeniul s fie comunicate auditatului !nainte de realizarea auditului.

4.!.

Obiectivitate" independen# i c mpeten#

)entru realizarea unui proces de audit o iectiv, precum i pentru garantarea o iectivitii constatrilor i concluziilor acestuia, se recomand ca mem rii ec(ipei de audit s nu fie implicai !n activitile auditate. )e !ntreaga durat procesului, acetia

tre uie s dea dovad de o iectivitate, de imparialitate i de ec(idistan fa de orice conflict de interese. 1tilizarea ca mem ri ai ec(ipei de audit a personalului din interiorul sau e-teriorul organizaiei auditate este la latitudinea clientului. /ste recomandat ca un mem ru al ec(ipei de audit ales din interiorul organizaiei s nu rspund !n faa celor responsa ili direct de o iectul care urmeaz s fie auditat. 2em rii ec(ipei de audit tre uie s dispun de un ansam lu corespunztor de cunotine, competen i e-perien pentru a"i !ndeplini responsa ilitile auditului.

4.4.

Pr $e%i nali%m

#n conducerea unui audit de mediu, se recomand ca auditorii s dea dovad de preocupare, promptitudine, competen profesional i discernmnt, ateptate de al orice auditor !n circumstane similare. Se recomand ca relaiile dintre mem rii ec(ipei de audit i client s fie relaii de !ncredere i confidenialitate. /ste indicat ca mem rii ec(ipei de audit s nu dezvluie informaiile sau documentele o inute !n timpul auditului, sau raportul final, unei tere pri, fr apro area e-pres a clientului i dac este cazul, fr apro area auditatului, !n afar de cazul !n care acest lucru nu este cerut de lege. Se recomand ca auditorul ef s urmeze procedurile care au !n vedere asigurarea calitii auditului.

4.&.

Pr ceduri met dice

Se recomand ca un audit de mediu s fie condus i efectuat !n conformitate cu aceste principii generale i cu g(idurile ela orate pentru un tip specific de audit de mediu. )rocedurile proprii unui tip de audit de mediu difer de cele ale unui alt tip numai acolo unde este esenial a se lua !n considerare caracterul specific al tipului de audit de mediu dat.

4.'.

Criterii" d ve(i i c n%tat#ri ale auditului

Se recomand ca determinarea criteriilor de audit s constituie o prim etap esenial a auditului de mediu. *ceste criterii, cu un nivel de detaliere adecvat ar tre ui s fie convenite !ntre auditorul ef i client i apoi comunicate auditatului. Se recomand ca informaiile adecvate s fie colectate, analizate, interpretate i !nregistrate pentru a fi utilizate ca dovad de audit !n procesul e-aminrii i evalurii pentru a determina dac sunt !ndeplinite criteriile de audit.

4.'.1.

)ncrederea *n c n%tat#rile i c nclu(iile auditului

Se recomand ca procesul de audit de mediu s fie conceput astfel !nct s furnizeze clientului i auditorului nivelul de certitudine ateptat !n ceea ce privete !ncrederea !n constatrile auditului i !n toate concluziile auditului.

Se recomand ca auditorul de mediu s ia !n considerare limitrile asociate dovezii de audit colectat !n timpul auditului, s recunoasc incertitudinea constatrilor auditului i a oricror concluzii ale auditului i s ia !n considerare aceti factori !n faza de planificare a auditului i pe toat durata de realizare a acestuia.

4.+. ,ap rt de audit

,onstatrile auditului i.sau un rezumat al acestora, tre uie comunicate clientului !ntr"un raport scris. Se recomand ca auditatul s primeasc o copie a raportului de audit, cu e-cepia cazului !n care clientul e-clude acest lucru. Informaiile referitoare la audit care pot fi incluse !n raporturile de audit cuprind, fr a se limita la acestea urmtoarele date$ " identificarea organizaiei auditate i a clientului auditului% " o iectivele convenite i domeniul auditului% " criteriile convenite fa de care s"a realizat auditul% " durata auditului i datele la care a fost realizat% " identificarea mem rilor ec(ipei de audit% " identificarea reprezentanilor auditatului care particip la audit% " o declaraie privind natura confidenial a coninutului% " lista de difuzare a raportului de audit% " rezumatul procesului de audit incluznd toate o stacolele !ntlnite% " concluziile auditului% #n acord cu solicitantul, se recomand ca auditorul ef s determine care din punctele menionate mai sus s figureze !n raport, precum i eventualele puncte suplimentare.

1. -./0ICI 1. 231I1.1 4e(nicile de audit sunt metode de o inerea informaiilor i dovezilor o iective privind nivelul de conformitate a sistemului auditat cu standardul de referin. 1.+ 4e(nicile de audit se pot referi la $ a5 modul de tratare a surselor de informare% 5 modul de a ordare a principalelor etape i aciuni, !n desfurarea auditului. 2. .4.5.0-. SP.CI6IC. 24. -./0ICI4O, 1. 231I+.1. 2odul de tratare a surselor de informaii +.1.1. Informaia scris$ " modul de pregtire i e-primare% " accesul la documentaie% " o servaii. +.1.+. Informaia oral$ " dificulti !n procesul de comunicare$ atitudinile celui audiat i auditorului% " atitudinea auditorului fa de dificultile posi ile !n procesul de comunicare% " pro leme de disponi ilitate i a ordare a persoanelor% " pro leme de acces la activitile desfurate. +.1.3. Informaii fizico"materiale$ " pregtirea vizitei !n teren% " desfurarea vizitei !n teren. +.+. 2odul de a ordare a principalelor etape i aciuni, !n desfurarea auditului +.+.1. )rimirea sarcinii de audit +.+.+. ,ontactul cu auditatul$ vizita preliminar +.+.3. ,unoaterea auditatului +.+.4. 6i-area traseului i a programului +.+.7. 4e(nici de !ntocmire a programului de audit +.+.8. ,omunicarea elementelor eseniale ale programului ctre auditat +.+.9. 4e(nici de !ntocmire a c(estionarului de audit sau teste de verificare +.+.:. *tri uirea responsa ilitilor auditorilor$ " ;epartizarea dup cerina specific a standardului " ;epartizarea dup departament, produse " ,om inaii cerine.departament +.+.<. 4e(nici de analiz a documentelor +.+.10. 4e(nici de desfurare a auditului i de o inere a dovezilor o iective$ " =a edina de desc(idere% " #n timpul edinelor i interviurilor% " =a edina de !nc(idere% " ;apoarte de neconformiti. +.+.11. 4e(nici de a ordare a neconformitilor$ " 4e(nici de identificare i !nregistrare% " ,lasificarea neconformitilor% " *cceptarea de ctre reprezentantul auditatului% " O inerea de anga>amente sau sta ilirea aciunilor corective, din partea auditatului.

+.+.1+. 4e(nici de raportare a auditului " ;aportul de audit ?intern, e-tern5% " *ne-e importante ?rapoarte de neconformiti5% " ,oncluziile finale privind scopul auditului. +.+.13. * ordarea aciunilor corective " =a auditul intern% " =a auditul la furnizor% " =a auditul de ter parte. +.+.14. *ctiviti post audit " @erificarea aciunilor corective% " Supraveg(erea periodic% " ,ontroale inopinate. +.3. #m untirea te(nicilor de audit " *ciuni organizate de ctre comisiile de formare i certificare a auditorilor% " *ciuni organizate de ctre companiile care e-ecut auditul% " *cumularea de e-perien i perfecionarea auditorilor. 4i%tele de veri$icare 0intre documentele de lucru o atenie deose it tre uie acordat ela orrii listelor de verificare. c(estionarelor de audit. )rin list de verificare se !nelege un c(estionar detaliat pe care !l folosete auditorul !n zona auditat. *cest document cuprinde toate !ntre rile posi ile, referitoare la zona respectiv. ,(estionarul rezolv o parte din o iectivele auditului, dar !i poate reduce eficiena. O list de verificare prea detaliat poate deveni o piedic !n desfurarea corespunztoare a auditului. =istele de verificare. c(estionarele de audit se pot !ntocmi lund !n considerare$ standardul de referin; rezultatele auditurilor anterioare; deficienele constatate n ceea ce privete SMM; prioriti stabilite de conducere; documentele SMM; alte documente ale organizaiei; consideraii ale auditorilor, bazate pe propriile cunotine, experien, evaluri preliminare etc. 1n g(id un pentru pregtirea listelor de verificare. c(estionarelor de audit const !n a gndi !n termeni ca$ Ace s vdBA Ace s cautBA. #ntre rile fundamentale sunt$ ce?, cum?, unde?, c nd?, cine?, de ce? Cu tre uie s se piard din vedere c, prin utilizarea listelor de verificare, tre uie s se o in dovezi o iective. 1n alt aspect, care tre uie avut !n vedere la ela orarea listelor de verificare. c(estionarelor de audit, const !n aceea c prin !ntre rile formulate, auditorul tre uie s afle cum vor proceda compartimentele atunci cnd !n S22 apar disfuncionaliti pentru a menine cursul normal al activitilor.

=istele de verificare ine !ntocmite au urmtoarele avanta>e$ permit auditorilor s fie bine informai cu privire la obiectivele i cerinele zonei auditate; permit auditorului ef s evalueze activitatea de pregtire a auditului, desfurat de ceilali membri ai ec!ipei; a"ut auditorii s menin sub control #ritmul# auditului; sunt utile n cazul redistribuirii sarcinilor ntre membrii ec!ipei de audit; asigur o nregistrare corespunztoare a domeniilor i activitilor specifice, investigate in timpul auditului.

Aide mem ire%7 S presupunem c se auditeaz S22"ul unei organizaii, urmrindu"se implementarea i eficiena acestui sistem. 0e regul, S22 este definit prin manualul managementului de mediu. *cest document este folosit de auditor pentru evaluarea S22. ,el mai eficient Aaide" memoiresA pe care !l poate utiliza auditorul este, prin urmare, c(iar cuprinsul managementului de mediu. Se recomand c, !n faza pregtirii auditului, auditorul s se asigure ca sistemul definit !n manual este complet i apt s permit realizarea o iectivelor organizaiei !n domeniul mediului. *tunci cnd se evalueaz conformitatea sistemului calitii cu standardul de referin, acest standard va constitui Alista de verificareA utilizat de auditor. *uditorul poate, !ns!, s"i ela oreze propriul Aaide"memoireA, dar care nu tre uie sa fie foarte detaliat, ci s cuprind numai aspectele importante. 1n auditor, cnd !i planific auditarea unei zone i !i !ntocmete lista de verificare sau aide"memoire"ul, tre uie s ai !n vedere faptul c fiecare interviu ar tre ui s cuprind !ntre ri cu privire la urmtoarele patru aspecte de az$ D persoane " responsa iliti i autoritate, cerine de instruire% D proceduri $ sunt disponi ile, acoper activitatea auditat, se aplic !n practic% D ec!ipamente $ sunt cele specificate !n proceduri, necesit manuale de utilizare, sunt acestea disponi ile% D produse i materiale " sunt cele specificate !n proceduri, corespunztor identificate i cu stadiul inspeciilor identificat corespunztor. #n zonele c(eie tre uie s se ai !n vedere urmrirea feed acE"ul, adic s se verifice dac iniiatorul unei aciuni primete un rspuns. #n continuare, sunt prezentate cteva e-emple de !ntre ri de aza i documente care ar putea fi analizate pentru a o ine dovezi o iective prin care s se verifice rspunsul dat cu a>utorul auditului sistemului calitii. Feful unui compartiment 8 ce activiti desfoar compartimentul al crui ef suntei? 8 care sunt responsabilitile dumneavoastr? )entru a verifica rspunsurile, auditorul tre uie sa e-amineze seciunea din manualul managementului de mediu care prezint responsa ilitile i s verifice procedurile compartimentale. ,ompartimentul aprovizionare cum comandai produsele?

)entru a verifica rspunsurile auditorul tre uie sa e-amineze$ procedurile compartimentului aprovizionare% cteva referate de aprovizionare i comenzi de aprovizionare% specificaiile de aprovizionare corespunztoare% lista su contractanilor accepati% modul !n care este trecut pe lista un nou su contractant. Operatorii$ Putei s prezentai activitatea pe care o desfurai? )entru a verifica rspunsurile auditorul tre uie sa verifice$ instruciunea de lucru, planul calitii sau desenul, aplica ile% disponi ilitatea i stadiul confirmrii metrologice pentru fiecare ec(ipament de inspecie, msurare i !ncercare utilizat% materialele necesare pentru activitatea auditat, fia de post a operatorului. Inspectorii ,4, cum verificai conformitatea produselor? )entru a verifica rspunsurile, auditorul tre uie s verifice$ D planul calitii, instruciunea de inspecie a produsului respectiv sau te(nologia corespunztoare% D disponi ilitatea i stadiul confirmrii metrologice pentru fiecare ec(ipament de inspecie, msurare i !ncercare utilizat% D cum selecioneaz inspectorul numrul de produse inspectate i dac acest mod corespunde cu ceea ce se cere. ,ontrolul documentelor. )e aza documentelor identificate, auditorul tre uie s verifice$ desenul. procedura original, !mpreun cu !nregistrrile referitoare la analiz i apro are% modificrile . amendamentele care au fost !nregistrate% listele de distri uire i modalitatea de editare a documentelor amendate i.sau anulate% lista documentelor !n vigoare% dac formatul i modul de identificare a documentelor, ct i al ediiei lor sunt !n conformitate cu cele precizate !n procedurile referitoare la controlul documentelor i al datelor. 2lte d cumente de lucru 6iecare ec(ip de audit !i poate sta ili propriile documente de lucru. 4otui, cel puin urmtoarele documente de lucru ar tre ui luate !n considerare$ % la sosirea ec!ipei de audit& autorizarea auditului% standardele sau alte specificaii de az pentru audit% planul de audit% documente de lucru tipizate, care se folosesc !n timpul auditului% Aaide"memoiresA, liste de verificare, diagrame de flu- etc. D la edina de desc!idere a auditului&

 planul de audit% orice materiale de prezentare. D n timpul colectrii informaiilor& standarde sau.i specificaii% Aaide"memoiresA sau liste de verificare% fie de o servaii. D n faza de analiz i evaluare& fie de o servaii ?completate5% formulare pentru consemnarea neconformitilor% !nregistrri, note de lucru% % la sedina de nc!eiere a auditului& materiale de prezentare% materiale care susin afirmaiile ec(ipei de audit% -ehnici de evaluare utili(ate pe parcur%ul de%$#ur#rii auditului 4e(nicile de evaluare sunt utilizate pentru a o ine informaiile necesare privind conformitatea sistemului organizatiei auditate, cu standardul de referin. 1rmrind un plan logic, procesul de o inere a dovezilor o iective se simplific i nu e-ist pericolul s se omit unele zone, funcii sau operaii. 1n astfel de plan logic ar tre ui s conin$ analiza manualului i, care identific politica referitoare la mediu, obiectivele, responsabilitile i autoritatea personalului cu rol esenial n asigurarea proteciei mediului, altfel spus, modul de implementare a sistemului de management al mediului, n general; analiza procedurilor de sistem i a celor de lucru, care detaliaz ce este de fcut, cum i de ctre cine; examinarea zonelor de lucru, a operaiilor i proceselor; examinarea produsului realizat pentru a stabili conformitatea cu instruciunile de lucru documentate i cu desenele; analiza disponibilitii resurselor 'personal, materiale si ec!ipamente( n fiecare zon; analiza modului de pstrare a documentaiei, a rapoartelor i nregistrrilor; formularea de ntrebri pentru obinerea informaiilor necesare; examinarea documentelor care confirm declaraiile fcute i verificarea informaiei obinute , atunci c nd este cazul pe baza unui alt document. 2%cultarea activ# *scultarea activ este o te(nic pe care ar tre ui s"o !nvee i s"o aplice !n mod constant toi auditorii, aceasta fiind c(eia comunicrii eficiente. *scultarea activ implic att ascultarea propriu"zis, ct i corecta !nelegere a tuturor mesa>elor.semnalelor transmise de vor itor.

<

*scultarea activa este o te(nic pe care muli o consider dificil de utilizat pentru c ei$ nu$l las pe vorbitor s$i urmeze ritmul i aud numai ce vor sau ce ateapt ei s aud; reactioneaz prematur i ) sau emoional; permit divagaiile, care afecteaz capacitatea de concentrare; se #dezacordeaz*, dac subiectul devine dificil, din punct de vedere emoional; vorbesc prea mult. " " " " " )entru dezvoltarea iscusinei de a asculta activ, un auditor tre uie$ s pun !ntre ri scurte i s nu vor easc mai mult de +0G din timp nealocat. /l tre uie s"i aminteasc mereu c atunci cnd vor ete nu afla nimic despre auditat% s nu"i fie fric de tcere " Ad timp persoanei s se gndeasc i las tcerea s transmit interesul i nevoia de a spune mai multA% s evite divagaiile i s !ncerce sa stopeze interveniile inoportune ale altor persoane% s formuleze !ntre ri desc(ise% s spri>ine pe vor itor !n e-primarea ideilor.

-ehnici generale de interviu )rincipalul mod !n care auditorii pot o ine informaii cu privire la funcionarea S22"ului este prin a adresa !ntre ri persoanelor care desfoar activiti !n zona auditat. 6cnd acest lucru, ei !i completeaz informaiile o inute din materialele strnse i ofer celor auditai prile>ul de a e-plica sistemele i metodele de lucru utilizate. 4otodat, se o in informaii asupra modului !n care cei auditai !neleg i susin S22. #n fiecare zon auditat, auditorul formuleaz !ntre ri referitoare la activitatea desfurat, procedurile, documentaia utilizat, ec(ipamentele folosite i care este stadiul activitii desfurate. #n general, nu este posi il s se analizeze totul, auditorul selectnd un numr de dovezi pentru a fi analizate. =a !nceput, auditorii vor discuta despre S22 cu responsa ilul zonei auditate, dar nu se vor limita la acesta, ci vor contacta i ali anga>ai din zona respectiv. 0ac reprezentantul conducerii apreciaz c !ntre rile nu sunt ine !nelese, sau persoana intervievat nu este cea potrivit, atunci auditorul !i poate solicita a>utorul pentru a gsi o formulare mai clar a !ntre rii sau pentru a identifica persoana autorizat s rspund. Se recomand folosirea !ntre rilor desc(ise, la care nu se poate rspunde cu AdaA sau AnuA ?de e-$ Acum procedai cnd se !ntmpl acest lucruBA5. 4re uie avut gri> !n formularea acestor !ntre ri, pentru a o ine e-act informaia dorit, deoarece !ntre rile desc(ise sunt mari consumatoare de timp. #ntre rile !nc(ise, adic acelea la care se poate rspunde cu AdaA sau AnuA, ar tre ui folosite mai rar i numai atunci cnd tre uie clarificat o neinelegere, pentru c

10

rspunsul la asemenea !ntre ri poate ascunde unele informaii importante. #ntotdeauna, !ns, tre uie s se acorde atenie tonului cu care se formuleaz !ntre area, astfel !nct s nu para un interogatoriu. 6olosind cele ase !ntre ri$ ce?, de ce?, c nd?, cum?, unde?, cine? com inate cu +altcineva# i HdacA?de e-$ Acum procedai dacBA% Acine altcinevaBA5 se o in informaii eseniale pentru un auditor. *lte dou formulri de az sunt$ #presupun nd cI atunci ce?# #v rog, artai$miA. #n continuare, sunt prezentate cteva recomandri privind utilizarea acestor !ntre ri !n timpul auditului. #,e?# /ste prima !ntre are care se pune !n procesul de colectare a informaiilor. #ntre area #ce ?# permite compararea activitii pe care auditatul o descrie cu ceea ce se !ntmpl !n realitate, acest lucru ducnd la alte !ntre ri. * ia dup ce s"a folosit AceBA se va pune !ntre area Ade ceBA. . #-e ce?# 6ormularea acestei !ntre ri permite auditorului s evalueze !n ce msura auditatul !nelege i !i !ndeplinete atri uiile care"i revin. *uditorul poate !nelege ce activiti se desfoar i care sunt o iectivele activitilor respective. #, nd?# /ste uor de o servat c, dup ce se afl #ce# i #de ce#, se desfoar o anumit activitate, se simte nevoia de a ti cnd i !n ct timp se !ndeplinete sarcina respectiv. *ceast ordonare a !ntre rilor !n timpul auditului poate fi omis, de aceea c(iar i un auditor e-perimentat tre uie s consulte lista sa de !ntre ri. 0e e-emplu, este simplu s se verifice c o anumit atri uie a fost !neleas i !ndeplinit, dar se poate uita s se !ntre e dac ea a fost !ndeplinit la timp. #,um?# 0e o icei oamenii tiu ce fac, de ce i cnd, dar sunt situaii !n care nu se acord suficient atenie i modului !n care se face acest lucru. 0e e-emplu, este simplu s se spun Ale"am spus s fac aaA, dar poate ei nu au fost ateni sau nu au !neles ce au de fcut. /ste necesar s se sta ileasc #cum# s"a fcut, pentru a se o serva dac cei care tre uiau s fac un anumit lucru nu au !neles ?datele de intrare fiind incorecte5 sau incomplete sau nu au realizat ceva !n mod intenionat. #ntre area AcumBA !l va duce pe auditor la verificarea practic a informaiilor aflate prin celelalte !ntre ri. #.nde?# /ste important s se determine unde se desfoar activitile care fac o iectul auditului. *ceast !ntre are poate s"l conduc pe auditor !ntr"o zon care nu a fost luat !n considerare sau care nu era cunoscut. #,ine?# *uditorul tre uie s identifice persoana care se ocup de zon sau activitatea care se auditeaz. Cu se fac presupuneri, ci se pun !ntre ri.

11

,ec mand#ri privind de%$#urarea auditului Cu se recomand utilizarea !ntre rilor AcapcanA. ;spunsul la aceste !ntre ri este !n detrimentul auditorului. 0e aceea tre uie s se formuleze !ntre ri AonesteA. 4re uiesc evitate !ntre rile$ de tipul Aevident, fac analize periodice, nu"i aaBA% care conin o servaii ascunse, astfel !nct vor itorul se simte pus la colt ?de e-$ Asuntei de acord c aceasta este responsa ilitatea dumneavoastrBA. dac tre uie fcut o astfel de o servaie, este ine s fie fcut impersonal5% care conin declaraii de opinie de felul Adac a fi fost !n locul dumneavoastr, ......Asau Av"am spus c voi gsi acest ...... A. *semenea !ntre ri duc la distrugerea oricrui raport de !ncredere !ntre auditor i auditat. Jelul auditorilor este de a o ine dovezi o iective privind eficacitatea i eficiena sistemului !ntr"un mod politicos, amical dar totui profesional, i nu de a gsi greeli. a9 )nelegerea *ntreb#rii #n primul rnd, auditorul tre uie s formuleze !ntre area !n mod clar, astfel !nct s poat fi !neleas de auditat. #n al doilea rnd, rspunsul tre uie !neles de auditor. *uditorul tre uie s formuleze !ntre rile avnd !n vedere caracteristicile, activitatea i personalitatea celui c(estionat. ,onfuziile pot s apar din ne!nelegerea termenilor te(nici sau din e-primarea neclar. 0e aceea auditorul tre uie s formuleze !ntre area !n mai multe feluri, pentru a o ine un rspuns clar i consistent. 1nii auditori folosesc urmtoarea regul$ pun !ntre area !n trei feluri i accept ca rspuns adevrat pe acela care da aceeai informaie !n dou din cele trei rspunsuri. *cest procedeu pare simplu, dar auditorul tre uie sa fie foarte atent la rspunsul primit pentru a sesiza orice element care indic !nelegerea necorespunztoare a !ntre rii. #n acest caz auditorul tre uie s reformuleze !ntre area. b9 6 rmularea *ntreb#ril r 2odul !n care se formuleaz !ntre area tre uie luat !n considerare pentru o inerea unui rspuns corespunztor. #ntre rile nu tre uie formulate pentru rspunsuri cu AdaA i AnuA. #n primul rnd% aceste rspunsuri ofer puine informaii i, !n al doilea rnd, oamenilor le place s"i etaleze cunotinele i !nsuirile, e-plicnd aciunile i motivele lor !n domeniile care sunt analizate. *uditorul tre uie s formuleze !ntre area astfel !nct rspunsul s permit un anumit nivel de e-plicare, !n msur s genereze celui !ntre at un sentiment de mulumire. *uditorul tre uie s foloseasc !ntotdeauna lista de verificare pentru a se asigura c toate aspectele au fost acoperite. 0ac !n timpul c(estionrii se trece de la un su iect la altul, e-ist riscul s se piard informaii i auditul s devin ineficient.

1+

c9 )ntrebarea :c nclu(ie: ,nd auditorul a a>uns s !neleag desfurarea activitii pe care o analizeaz, el poate pune o !ntre are AconcluzieA la sfritul secvenei de !ntre ri. *ceasta !nseamn, de fapt, ca auditorul s spun de e-$ A*"i putea s"mi dai cteva e-emple referitoare la....B A sau AS vd dac am !neles corect, vrei s spunei c......BA, ceea ce asigur rezolvarea unor am iguiti i !l !ncura>eaz pe vor itor s dea mai multe informaii. *cest tip de !ntre ri sta ilete un mecanism de autoverificare, pentru a vedea dac auditorul a !neles informaia. 4re uie, !ns, evitat tentaia de a folosi aceste !ntre ri ca o capcan pentru vor itor. 0e asemenea, folosirea prea frecvent a unor asemenea !ntre ri poate lsa impresia c auditorul este incompetent, neatent ori neinteresat. d9 )ntrebarea :p t $i %tupid" dar........;: /-ist doua cazuri !n care se poate pune aceast !ntre are. #n primul rnd, dac auditorul dorete sa clarifice rspunsul pe care l"a primit. 0e o icei, faptul c auditorul nu a !neles ceva sau c dorete !n continuare informaii, va destinde relaia dintre auditor i auditat, !m untaind contactul dintre ei. * doua situaie !n care se pune aceast !ntre are este atunci cnd rspunsul pare evident, dar auditorul nu tre uie s considere nimic evident, punnd !ntre ri i pentru elementele cele mai evidente. 0eviza pe care orice auditor tre uie s o ai este #s nu iei nimic drept bun#. 1rmtorul e-emplu este foarte elocvent$ !n cadrul unui audit la o !ntreprindere, !n care controlul verificrilor metrologice a cali relor, sculelor i accesoriilor se fcea cu a>utorul calculatorului, situaia prea foarte una. )e ecranul calculatorului aprea fiecare instrument utilizat, indicndu"se cnd este planificat verificarea, emindu"se automat o list de urmrire ctre departamentele i managerii rspunztori de unele !ntrzieri. 4otui prea !n ordine, dar s"a pus acea !ntre are stupidp A,e se !ntmpl daca instrumentul nu este trimis la verificareBA. ;spunsul a fost$ ASe sc(im o automat data de programare pentru urmtoarea perioada de verificareA 0eci, !n !ntreprinderea respectiv e-ist un sistem de eviden comple-, care va fi total lipsit de valoare dac oamenii !l vor ignora, deoarece !nregistrrile vor fi !ntotdeauna une, c(iar dac verificrile nu vor fi efectuate la termenele sta ilite. )rin urmare, nu v temei niciodat de !ntre rile stupide, rspunsul poate fi mai stupid !n felul cum este prezentat. e9 Pau(ele *uditul poate apela !n mod deli erat la pauze, !n timpul intervalului. Simindu"se incomod pentru c! auditorul nu reacioneaz la ceea ce spune, auditatul va furniza informaii care pot fi importante, informaii pe care nu le"ar fi comunicat !n alte situaii. 4otui, aceast te(nic tre uie folosit cu atenie, pentru c ar putea crea o ruptur !n raportul dintre auditor i auditat. $9 Intervievarea <intrare c ntra ieire7 4oate activitile din !ntreprindere au AintrriA i AieiriK. 0e aceea ec(ipa de audit tre uie s ai !n vedere c cele ase !ntre ri se folosesc att !n ceea ce privete

13

intrrile, ct i ieirile. /-ist o tendin natural de a acorda atenie, !n formularea !ntre rilor, elementelor de ieire ale activitilor, uitndu"se c, de o icei, intrrile au un efect mai mare asupra performantelor. ,nd se dorete identificarea informaiilor referitoare la intrri se pune urmtoarea !ntre are$ Ace informaie, ce serviciu sau a>utor a"i primitBA. 4otui, scopul final al auditului calitii este de a descoperi dac sistemul implementat este eficient. 0in acest motiv, se recomand s se pun !ntre ri suplimentare, cum ar fi$ A)rimii toate informaiile pe care le solicitaiBA. g9 Intervievarea aplicativ# S presupunem c cele ase !ntre ri de az sunt adresate !ntr"un mediu desc(is, onest, prietenos unde oamenii sunt multumii de munc i funciile lor. 0ar nu !ntotdeauna se !ntmpla astfel. *desea auditorul !ntlnete o ec(ip a auditatului, care nu este mulumit c este auditat i nici nu este !ncntat de statutul i autoritatea sa. *uditorul tre uie s fie atent la sentimentele acestor persoane i s fie pregtit la tonul interogrii. )entru a te apropia de oamenii care se simt marginalizai se prefer !ntre area$ A,e v"ar place s vedei fcutBA mai degra dect !ntre area A,e faceiBA. O iectivul auditorului este de a o ine !ntotdeauna ma-imum de informaii din orice !ntre are formulat, de aceea o !ntre are simpl, e-primat !n termeni o inuii, pus unui auditat nemulumit, va o ine de o icei o replic minim. #ntre nd asemenea persoane dac primesc tot spri>inul de care au nevoie, auditorul va desc(ide poarta plngerilor i, astfel, el va o serva cum funcioneaz sistemul de comunicare !n realitate, dect cum ar tre ui s funcioneze sau cum este planificat. )rin urmare, auditorul tre uie sa ai a ilitatea s"l fac pe auditat s comunice !n mod firesc, avnd !n vedere scopul interogrii. 0e asemenea, el tre uie s fie capa il s"i sc(im e modul de e-primare pentru a o ine datele de care are nevoie !n vederea atingerii o iectelor auditului. =eri$icarea r#%pun%uril r primite de audit r *uditorul nu"i poate permite s ia cuvntul cuiva drept garanie. 0e aceea, auditorul tre uie s spun din cnd !n cnd, auditatului$ ALine, cred ca am !neles toate acestea, acum, v rog, artai"miA. #/rtai$mi# tre uie s fie permanent !n atenia auditorului. 6r aceast faz de verificare nici o form de audit nu are valoare. *uditorul tre uie s verifice toate faptele, dac tot ceea ce i s"a spus se i aplic !n practic!. 0ar, tre uie avut gri>! ca ceea ce i se arat! auditorului s! fie modul o inuit de desfurare a unei activiti i nu o demonstraie special. Informaiile o inute pe aza de interviuri ar tre ui verificate prin confruntarea lor cu informaii din alte surse independente, cum ar fi rezultatele unor inspecii. 0u la verificare a unei informaii o inute ar fi ideal. /ste, totui, imposi il ca auditorul s verifice de dou ori fiecare informaie, document sau declaraie o inut. 0e aceea auditorul tre uie s decid asupra numrului de documente pe care sa le analizeze i asupra amplitudinii investigaiei !n orice zon auditat. *uditorul nu tre uie s insiste !n analiza unei singure zone, !n sperana c va gsi ceva greit, dac la prima vedere lucrurile merg ine. /l tre uie s treac la urmtorul punct al planului de audit,

14

dac se descoper o pro lem, atunci auditorul tre uie s insiste pentru a afla dac este un incident izolat sau un aspect al unei pro leme cu o e-tindere mai mare. 0ovezile o inute tre uie s fie semnificative i numai auditorul va decide cte sunt necesare, pentru formularea unei concluzii. /-emplele !ncep s fie semnificative, dac se repet !n dou, trei cazuri.

17