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ABC de la gestion de projet

Dr. Rmi Bachelet


Matre de confrences Centrale Lille

Outils basiques dorganisation

Confort de lecture ?
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences Centrale Lille

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Plan du cours

Dr. Rmi Bachelet


Matre de confrences Centrale Lille

Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet

Chapitre 2 : Organiser des runions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Grer la phase de dmarrage

Objectifs
Maitriser les bases des outils de projet pour :
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tablir des objectifs : Mettre en uvre le PDCA

Ngocier les livrables grce au triangle


qualit/cots/dlais

Bien organiser les runions :

Ordre du jour, compte-rendu, animation


Check-list de lefficacit dune runion

Dmarrer un projet en grant une Todo list Spcifier et rpartir le travail

Plan du cours

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Matre de confrences Centrale Lille

Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet

Chapitre 2 : Organiser des runions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Grer la phase de dmarrage

Outils basiques dorganisation Chapitre 1


Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences Centrale Lille

Chapitre 1
Acteurs du projet Le PDCA Qualit-Cots-Dlais

Fixer et ngocier les

objectifs dun projet

Qui ngocie les objectifs : les acteurs dun projet


Ceux qui..
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences Centrale Lille

Sont les
Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur Chef de projet, maitre duvre Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants

demandent, payent, utilisent, ou dcident darrter le projet pilotent le projet

Chapitre 1
Acteurs du projet

Le PDCA Qualit-Cots-Dlais

ralisent le projet

sont concerns p.e. Parrains, Parties prenantes soutiennent ou sopposent (stakeholders) au projet sans y travailler

Qui ngocie les objectifs : les acteurs dun projet


Ceux qui..
Dr. Rmi Bachelet
Matre de confrences Centrale Lille

Sont les
Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur Chef de projet, maitre duvre Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants

demandent, payent, utilisent, ou dcident darrter le projet pilotent le projet

Chapitre 1
Acteurs du projet

Le PDCA Qualit-Cots-Dlais

ralisent le projet

sont concerns p.e. Parrains, Parties prenantes soutiennent ou sopposent (stakeholders) au projet sans y travailler
Voir formation analyse stratgique des projets

Cycle daction : le PDCA

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Chapitre 1
Acteurs du projet

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Version franaise : Prparer Drouler Contrler Ancrer

Image cc-by : Source

Le triangle Qualit Cot - Dlai

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Chapitre 1
Acteurs du projet Le PDCA

Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes

Temps : un projet est limit dans le temps : pnalits de retard, date de fin impose

Cost

Time

Qualit-Cots-Dlais

Qualit: spcifications Scope techniques : plus de fonctions, de fiabilit, dergonomie

En pratique
.
0%

Dlais plus courts

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Chapitre 1
Acteurs du projet Le PDCA

Cost

Time

Qualit-Cots-Dlais
100% 0%

Dlais plus longs

100%

Scope

Plan du cours

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Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet

Chapitre 2 : Organiser des runions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Grer la phase de dmarrage

Outils basiques dorganisation Chapitre 2


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Chapitre 2
Des runions utiles?

Efficacit
Types de runion

Organiser des runions efficaces

Des runions utiles ?


Une runion cote cher
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cot = salaire horaires X nombre de participants + 1. Quand la runion va t-elle se drouler ? Fixer une date ni trop tt ni trop tard (Doodle) 2. Les personnes prsentes sont-elles les bonnes ? Invits inutiles Personnes ncessaires manquantes

Chapitre 2
Des runions utiles?

Efficacit
Types de runion

Des runions utiles ?

3.
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Prparer la runion

1h de runion = 4h de prparation 4. Avant de commencer, balayer les objectifs :

Chapitre 2
Des runions utiles?

ordre du jour tour de table rappel des livrables dcids prcedemment

Efficacit
Types de runion

Efficacit dune runion

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Deux rles tenir : Lanimateur : resp. organisation, efficacit du temps consacr et ordre de traitement des sujets Le secrtaire formalise ce qui a t dit, rdige et envoie le compte-rendu

Chapitre 2
Des runions utiles?

Efficacit

Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ? Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis : CAMERA Check-list defficacit dune runion

Types de runion

Runion technique

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Chapitre 2
Des runions utiles?

Participants : membre(s) de lquipe concerns, spcialistes du domaine, client


But : approfondir des points prcis Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois Dure : peut prendre du temps !

Efficacit

Types de runion

Image cc-by : Source

Runion de chantier

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Chapitre 2
Des runions utiles?

Efficacit

Participants : lquipe ou le chef de projet, les encadrants - le comit de pilotage, dcideurs


But : prsenter l'avancement, les rsultats

Types de runion

Squences : ordre du jour, prsentation, questions, (dlibration), bilan


Dure : jamais plus dune heure
Image cc-by : Source

Runion interne
Participants : toute lquipe-projet
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But : suivre lavancement, traiter les problmes Squences : ordre du jour, traitement point par

Chapitre 2
Des runions utiles?

point, objectifs

Efficacit

Types de runion

Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source

Stand-up meeting
le lundi et le jeudi, la pause de 10h, max 20 min

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Chapitre 2
Des runions utiles?

Participants : membres disponibles But : faire un point rapide


Squences : tour de table, traitement point par point, objectifs Dure : trs courte !

Efficacit

Types de runion

Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu plus ou moins dvelopp
Image SeedRocket cc-by : Source

Plan du cours

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Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet

Chapitre 2 : Organiser des runions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Grer la phase de dmarrage

Outils basiques dorganisation Chapitre 3


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Chapitre 3
Contenu Conseils

Le compte rendu

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Chapitre 3

Contenu

Conseils

Modles de compte-rendu
Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet En mind map au format Freemind, sur Mindmeister

Le compte-rendu : Les plus


La cohrence : Le modle de CR est standard
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Les objectifs sont dtaills : Responsable / Livrable concret et prcis / Date de fin / charge de travail Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours La simplicit : enchaner sur le mme document partag La rapidit daction : envoy sous 48h, lapprobation est demande.. par dfaut

Chapitre 3
Contenu

Conseils

Plan du cours

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Chapitre 1 : Fixer les objectifs dun projet

Chapitre 2 : Organiser des runions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Grer la phase de dmarrage

Outils basiques dorganisation

Chapitre 4
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Chapitre 4
Dfinir des objectifs La todo list Modles de documents

Grer la phase de dmarrage

Quest-ce quun bon objectif ?


CAMERA
Cadr
Dr. Rmi Bachelet
Ne demandez pas dtre moins ferm mais Chapitre 4 proposez Dfinir des objectifs prendre la responsabilit de tel travail La todo list collectif ou danimer tel Modles de documents type de runion
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spcifique, prcis, dfini On nimpose pas un objectif quelquun, on le propose

Approuv, consensuel

Pas diminuer labsentisme mais rduire labsentisme de 15% .

Mesurable, critre de validation donn


Pour le

chance prcise dans le temps, dat Raliste, mais


Trop facile, un objectif nest pas stimulant. Trop difficile, risque de se dcourager.

Ambitieux

La phase de dmarrage dun projet


Pas encore dorganisation en place
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travail faire entre les runions ?

Chapitre 4
Dfinir des objectifs La todo list

La todo list
dfinir les tches qui fait quoi suivre lavancement objectifs CAMERA

Modles de documents

Image Ex-Smith cc-by-sa : Source

Outils pour grer une todo list


Une personne seule :
Remember the milk, Google agenda, GTD ...

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Une quipe : Un tableau dobjectifs qui prcise :


1. pour chaque objectif dcid 2. sa date de ralisation 3. son responsable .. et dautres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources prvoir, priorit/importance, mthode de validation de chaque tche, retard ou non, % davancement, date de mise jour

Chapitre 4
Dfinir des objectifs La todo list

Modles de documents

Image : Source

Todo List prte lemploi

Fonctions utiles : Demander la mise jour par chacun (envoyer un email aux collaborateurs) Suivre les mises jour commentaires/notifications

Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm


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Modle de compte-rendu de runion Exemple de Todo List

Chapitre 4
Dfinir des objectifs La todo list Modles de documents

Check-list : efficacit d'une runion


Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet

Cahier des charges et diagramme danalyse fonctionnelle

Lanimation de runions : une carte conceptuelle

Thomas Briand