Vous êtes sur la page 1sur 37

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

AULA 01 Arquivística: princípios e conceitos

Olá, sofredores! Tudo bem?

Exatamente, vocês

são

sofredores, pois vida

de

concurseiro

não

é

moleza! Mesmo assim, podem ter certeza de que os resultados valem a pena!

Sou

Mayko

Gomes,

professor

de

Arquivologia

e Procedimentos

Administrativos aqui no Ponto. Estou aqui para ajuda -los a conseguir uma tão cobiçada vaga de Agente Administrativo da Polícia Federal!

O conteúdo de nossas aulas terá como base o edital do último concurso, realizado em 2004. Na ocasião, a banca responsável era o Cespe/UnB, sendo que as possibilidades de ser novamente esta banca a escolhida são enormes! Segundo o que nos foi pedido (no edital de 2004), vamos trabalhar com a seguinte estrutura de curso:

Aula

Conteúdo

01

Arquivística: princípios e conceitos

 

Gestão de Documentos:

Protocolos.

02

Classificação de Documentos. Arquivamento e Ordenação de Documentos. Tabela de Temp oralidade de Documentos

03

Acondicionamento e Armazenamento; Preservação e Conservação.

04

Procedimentos Administrativos.

Então vamos ao nosso primeiro passo. Logo após, no encerramento da aula, farei mais algumas considerações sobre as aulas e sobre os conteúdos de Arquivologia nas provas de concursos.

Estarei disponível

para atendê-los

no

fórum

do

cur so

e

no

email:

. Passem por lá e deixem suas mensagens!

Então, sem mais pe rda de tempo, vamos ao trabalho! Sejam todos muito bem vindos!

Prof. Mayko Gomes

Junho/2013

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Arquivística: princípios e conceitos

O que há na prova?

Quando

o

assunto

é

“Conceitos

Fundamentais

de

Arquivologia”,

“Arquivística: princípios e conceitos”, ou qualquer outro desse tio (esses dois

são os mais comuns), a prova pedirá conhecimentos sobre defini ções, conceitos, alguns padrões, etc. Em resumo, devem focar, para este assunto, nos seguintes tópicos, que é o que estudaremos nesta aula:

  • Noções Iniciais;

  • Órgãos de Documentação;

  • Classificação dos Arquivos;

  • Classificação dos Documentos;

  • Princípios Arquivísticos.

Então vamos ao trabalho!

Noções Iniciais

Antes

de

qualquer

coisa,

para

entendermos

do

que

se

trata

a

Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas definições e seus objetos de estudo e trabalho.

A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que

estuda as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas

ferramentas, enfim, tudo o que funcionais.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Arquivística:

se

refere aos

depósitos de documentos

Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os

arquivos. A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados.

São eles:

 

1º -

Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade

 
 

no decorrer de suas funções;

 
 

2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,

 
 

etc.);

 

-

Edifício, ou

parte deste (sala,

andar) destinado

à guarda de

 

documentos;

 

4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, departamento de documentação, etc.).

 

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o

contexto

é

quem

vai

determinar

qual

destes

significados

está

sendo

empregado.

 

Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é muito básico. O importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para que não tenham dúvidas quando responder as questões.

Mas voltando à aula, temos as definições de arquivo, que é o objeto de estudo da Arquivologia ou Arquivística. É importante também saber que a

função do arquivo

é tornar disponível e acessível os seus documentos.

Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função, que é tornar disponíveis os seus documentos, devemos saber o que são os documentos do arquivo.

O documento, em seu conceito mais básico,

é a informação registrada

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Dica

em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia transmitir.

que se deseja

Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.

Podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

 
 

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.

Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para

que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro

critério: que

tenha sido resultado,

consequência, pro duto de uma ação

 
 

referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos

produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE

SUAS ATIVIDADES

.

Por

exemplo:

considere

uma

empresa

que

tenha

adquirido

uma

assinatura de uma

revista mensal. A

empresa paga

uma tarifa

e

recebe a

revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será documento de arquivo, pois é consequência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição do periódico.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois elementos:

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ainda,

01

-

(STM/2011

Cespe/UnB) Somente podem ser considerados

documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica

na comprovação de fatos.

 

Resolução

 

O item está correto. Vimos que qualquer documento, independente de sua forma, tamanho, gênero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ação e poder provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

02 - (CVM/2010 Esaf) Acerca do conceito de arquivo, assinale a opção correta.

a) Sua finalidade primeira é o registro da memória institucional. b) São os conjuntos documentais produzidos por pessoa jurídica, enquanto os produzidos pelas pessoas físicas são chamados de manuscritos. c) São coleções de documentos acumulados por interesse científico. d) Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa jurídica ou física. e) São acumulados no curso das atividades, servindo de provas das transações realizadas.

Resolução

O arquivo guarda documentos produzidos por qualquer pessoa, física ou

jurídica, e

que impo rtantes para a administração. Esses documentos são

acumulados naturalmente, à medida que são realizadas atividades administrativas. Portanto a alternativa correta é a de letra “E”.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

03 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Resolução

 

O

item

está

correto.

Por

“representação

completa

e

precisa das

operações, atividades ou fatos” devemos entender como a c apacidade de o

documento ser prova de tais acontecimentos. Portanto será um documento de arquivo e confiável para todos os efeitos.

04 - (TJ-CE/2002 Esaf) Entre os itens abaixo, não é função do arquivo:

  • a) preservar os documentos.

  • b) organizar os documentos.

  • c) classificar os documentos.

  • d) proporcionar consulta.

  • e) doar os documentos.

Resolução

Sendo o arquivo o conjunto de documentos, e o documento de arquivo a prova ou fonte de informação sobre atividades ou produtores, a função do arquivo é reunir, acumular documentos que sejam interligados por esses aspectos (atividade ou produtor). Mais ainda, o arquivo deve existe para permitir que esses documentos estejam acessíveis aos seus usuários. Então é função do arquivo manter esses documentos para que seja possível sua

localização. E sendo assim, o arquivo não existe para “se desfazer” do documento. Portanto a alternativa correta é a de letra “E”.

Não se confundam: os arquivos podem sim tanto eliminar quanto doar ou transferir documentos! A questão acima se refere à função principal, à razão de existir do arquivo, que é guardar, manter e preservar os documentos e disponibilizá-lo para consulta de seus usuários.

Já sabemos até aqui o que é um documento, o que é um documento de arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar o

arquivo das

outras unidades de

informação que podem existir

em

uma

instituição.

Órgãos de Documentação

 

Arquivo

O

arquivo

guarda

documentos

com

finalidades

funcionais.

Os

documentos de arquivo são

ACUMULADOS

de

forma

orgânica e

natural,

geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são

mantidos como um conjunto , e não como peças isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos

mais adiante). O arquivo é órgão

receptor

e

seu

público

são

os

administradores (ou quem tenha

produzido

seus

documentos)

e

pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.

Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários

exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são

impressos. Os documentos da biblioteca são

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documentos

COLECIONADOS, e seu público é

formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é

instruir e educar.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar.

Museu

O

museu

é

órgão

de

interesse

público,

guarda

documentos com

finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e

dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como documentos tridimensionais .

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados em cada um vocês poderão facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões!

Vamos observar um quadro esquemático para diferenças entre os órgãos:

entender melhor as

 

Arquivo

Biblioteca

Museu

Centro Doc./Inf.

 
 

Manuscritos, Impresso,

Manuscritos, Impresso,

Objetos

Audiovisuais

Tipo de suporte

Audiovisuais, exemplar

Audiovisuais,

bi/tridimensionais,

(reproduções) ou

único

exemplares múltiplos

exemplar único

virtual, exemplar único ou múltiplo

Tipo de conjunto

Fundos; documentos unidos pela origem

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo ou

Coleção; documentos unidos pelo conteúdo

Produtor

Máquina administrativa

Atividade humana

pela função Atividade humana e natureza

Atividade humana

Fins da produção

Administrativos, jurídicos,

Culturais, científicos,

Culturais, artísticos,

Científicos

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

 

funcionais, legais

técnicos, artísticos,

funcionais

educativos

Objetivo

Provar, testemunhar

Instruir, informar

Informar, entreter

Informar

Entrada de

Passagem natura de fonte

Compra, doação,

Compra, doação,

Compra, doação,

documentos

geradora única

permuta, de fontes múltiplas

permuta, de fontes múltiplas

pesquisa

 

Tombamento,

Tombamento,

Processamento

técnico

Registro, arranjo,

descrição, etc.

Tombamento,

classificação,

catalogação: fichários

catalogação, inventário, etc.

classificação,

catalogação: fichários

ou computador

Público

Administrador e

Grande público

Grande público

pesquisador

pesquisador

pesquisador

pesquisador

Atenção: As bancas em geral costumam pedir, na maioria de suas questões, diferenças entre os documentos de arquivo e biblioteca. Então, para acertar o item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item mencionar “colecionados”, ou algum semelhante, será documento de biblioteca; e se mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de

arquivo.

05 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.

Resolução

 

O

item está

correto. Vimos que

entre as várias

diferenças entre os

documentos dos órgãos de documentação estão as circunstâncias de sua criação, a forma e a finalidade com que são mantidos, e a utilização destes documentos.

06 - (TRT-23/2011 FCC) A propósito do paralelismo entre as diferentes instituições de custódia de documentos, considere as afirmativas abaixo.

I. A diferença entre o material de biblioteca e o de arquivo independe de técnica de registro, suporte ou formato. II. Ao museu histórico devem ser recolhidos os documentos de arquivo de valor permanente. III. Ao contrário dos arquivos, museus e centros de documentação formam seus acervos por meio de coleções.

Está correto o que se afirma em

  • a) I, apenas.

  • b) I e II, apenas.

  • c) I, II e III.

  • d) II e III, apenas.

  • e) I e III, apenas.

Resolução

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Nesse tipo de questão devemos analisar os itens um a um.

O primeiro está correto, pois não são o suporte, o formato, o registro ou outro critério semelhante que diferencia os documentos desses órgãos. O que os diferencia as são formas e as finalidades com que são adquiridos, os públicos a quem se destinam e os modos de sua utilização. Neste contexto, um livro pode muito bem ser um documento de arquivo, desde que cumpra as exigências mencionadas no início da aula.

O segundo está errado, pois veremos mais adiante que os documentos de valor histórico devem ser recolhidos ao arquivo permanente. Mas mesmo sem esse conhecimento já podemos concluir que cada órgão deve cuid ar de seus documentos, e então o museu não pode cuidar dos documentos de arquivo. Se o arquivo é o conjunto de documentos produzidos por uma entidade, esta entidade é responsável pelo seu conjunto.

O

terceiro

está

correto

conforme

podemos

comparar

da

tabela

apresentada na aula. Os documentos de

arquivo

são

acumulados

naturalmente, e não colecionados.

Portanto a alternativa correta é a de letra “E”.

Classificação dos Arquivos

Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos, Vamos a eles:

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade

públicos ou privados.

mantenedora os arquivos podem ser

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades par ticulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá -los à disposição do Estado.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Nesse
Obra de Leite Paes, de leitura recomendada.
Obra de Leite
Paes, de leitura
recomendada.

Existe ainda

outra

classificação, atribuída pela autora

públicos,
públicos,

Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser:

comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Públicos: mantidos por instituições de caráter público. Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.

Institucionais : mantidos por instituições sem fins lucrativos.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.

Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pe ssoais ou familiares.

Classificação

 

quanto

à

natureza

dos

documentos:

quanto

 

à

 

especiais ou

natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especializados.

   

Os arquivos especiais guardam documentos de

Os arquivos especiais guardam documentos de

suportes variados

Os

e

por

isso

precisam de

cuidados

diferenciados.

documentos são agrupados

considerando

 

(papel, CD, disco

rígido, etc.) e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes são feitos de materiais diferentes,

pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo:

 

um arquivo pode ter um local específico para guardar CDs, papéis, fitas de vídeo, películas, etc ., pois todos

esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

 
Os arquivos especializados, ou
 

Os arquivos especializados, ou

   

são aqueles

que

guardam

documentos

dos

mais

variados assuntos. Ne sse arquivo os documentos são

agrupados considerando

primeiramente o assunto

 

e

depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição

 

trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do

conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por

exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos à área de engenharia, de medicina e de artes em locais separados. Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.

Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

07 - (BNDES/2010 Cesgranrio) O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas di versas e que, por essa razão, merecem tratamento especial, não apenas quanto ao armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e à conservação. Essa é uma classificação que diz respeito

  • a) ao gênero.

  • b) aos estágios da sua evolução.

  • c) à natureza dos documentos.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

d) à natureza do assunto. e) à extensão de sua atração.

Resolução

O arquivo especial sempre

vai guardar

seus documentos tendo a

preocupação com o suporte, não importando o assunto de que tratem. E isso por que sua preocupação maior é a preservação. Considerando que os

suportes são diferentes, também serão diferentes os tratamentos dados a eles.

Portanto a alternativa correta é a de letra “C”.

 

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de

setoriais ou centrais

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d)

Escritório: exemplo de arquivo setorial.

sua atuação, os arquivos podem ser (ou gerais).

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d)

Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localiz ação e utilizaç ão. Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa

complexa (vários departamentos, várias filiais, etc.). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc.).

Exemplo de arquivo central ou geral: guarda todos os documentos da instituição.
Exemplo de arquivo
central ou geral:
guarda todos os
documentos da
instituição.

Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos

órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc.). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc.

É importante ressaltar que esta classificação

se

aplica somente aos

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d)

arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

08 - (TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

Resolução

O item está incorreto. A instalação de arquivos setoriais é justamente o oposto, uma forma de descentralização dos arquivos correntes, uma vez que os documentos permanecerão próximos aos setores que os produziram.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

ser

Classificação quanto aos estágios de evolução: os arquivos podem correntes, intermediários ou permanentes.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES ser

Os

arquivos

correntes

são

aqueles

que

guardam

documentos

constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de

 

consultas frequentes.

A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de

 

arquivos correntes:

aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

são objeto de consultas frequentes

.

 
 

09

-

(AGU/2010

Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado

por

documentos que estão em trâmite, mas

que

não

são consultados

 

frequentemente porque aguardam sua destinação final.

 
 

Resolução

 

O item está incorreto. Estudamos que esta não é a definição de arquivo corrente, e sim a de arquivo intermediário, que veremos agora. Observem que o termo chave para diferenciar os dois arquivos é “frequência de uso”.

 

10 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca dos arquivos correntes, assinale a opção correta.

  • a) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas

características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público

ou empresa privada.

  • b) São formados, basicamente, por documentos com valor informativo.

  • c) Podem ser divididos em fase I e fase II, conforme proposta de Elio

Lodolini.

  • d) Devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da

frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os

documentos dessa idade têm.

  • e) Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, não fazem

parte da gestão de documentos.

Resolução

Os arquivos correntes se caracterizam pela grande frequência de uso dos seus documentos. São documentos essenciais às atividades administrativas, e por isso estão em constante movimentação e utilização por diversas pessoas e unidades de uma instituição. E para facilitar essa utilização, além de evitar a perda do documento, é necessário que ele esteja sempre próximo de seus

usuários. Portanto a alternativa correta é a de letra “D”.

Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que não são mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários:

aqueles

que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente

.

 

11 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.

 

Resolução

O item está correto. Pela explicação, o arquivo intermediário tem as mesmas funções e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferença da

frequência de uso

dos seus documentos. Assim, o arquivo intermediário pode

sim ser entendido como uma extensão ou parte do arquivo corrente, até por

que sua principal finalidade é “desafogar” o fluxo de documentos daquele.

12

-

(CVM/2010

Esaf)

O

arquivo intermediário é formado por

documentos com

 
  • a) grande valor informativo.

 
  • b) valor primário decrescente.

  • c) valor secundário.

 
  • d) valor probatório e secundário.

 
  • e) grande valor primário.

 

Resolução

 

O arquivo intermediário tem a função de guardar documentos que não são utilizados com frequência pelos seus produtores. Em tudo são semelhantes aos arquivos correntes, exceto pela frequência de uso dos seus documentos e

pela proximidade com o usuário. Sua principal função é “desafogar” os canais

de circulação dos documentos do arquivo corrente; de economizar recursos para que a informação seja mais bem aproveitada; e de evitar que os

documentos de valor primário sejam recolhidos ou mesmo eliminados

prematuramente. Portanto a alternativa correta é a de letra “B”. E não se

preocupem com essa questão de valor dos documentos, pois a estudaremos em nossa próxima aula.

Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que

tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define

assim os documentos de arquivo permanente:

conjuntos de documentos de

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

 

valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente

 

preservados

.

 
 

13 - (Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

 
 

Resolução

O item está incorreto. Já vimos, ao estudar os órgãos de documentação, que dos documentos de arquivo são acumulados, e não colecionados: estes são os de bibliote ca. Além disso, os documentos devem se recolhidos ao arquivo permanente de modo sistemático, com critérios previamente estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliação.

 

14 - (TJ-CE/2002 Esaf) Além da fase intermediária, em que não são muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase:

  • a) de organização, em que são arrumados.

  • b) de seleção, em que são descartados.

  • c) corrente, em que não podem ser eliminados.

  • d) temporária, em que não podem ser consultados.

  • e) permanente, em que são abertos à consulta pública.

Resolução

O arquivo permanente guarda documentos que já não são mais necessários para as atividades administra tivas, mas devido ao assunto ou ao teor da informação que contenha, é importante fonte de pesquisa para estudos

em outras áreas do conhecimento, como a História ou a Cultura. E sendo esses documentos tão importantes fontes de pesquisas, devem ser abertos a todos que desejam realizar consultas, sem nenhum tipo de restrição. Portanto a

alternativa correta é a de letra “E”.

Peço atenção especial de vocês para esta classificação, pois ela norteará

todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foram consideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. Em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é importante que vocês fixem a ideia que os nomes trazem: corrente = utilizado

com frequência, intermediário = aguardando

definitivamente. Os

aparecer como

 

estágios

de

evolução

ciclo vital dos documentos, ou

 

prazos, permanente = guardados

dos arquivos também podem

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES valor

teoria das três idades. Falaremos

mais sobre esta classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo

Vital dos Documentos.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Classificação dos Documentos

Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também podem ser classificados segundo alguns cr itérios. Os documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza do assunto.

Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficos e micrográficos.

Os documentos

textuais ou escritos

são aqueles que

apresentam a

informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas, etc.

Os documentos

iconográficos

são aqueles que apresentam a informação

em forma de imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,

diapositivos (slides), etc.

Os documentos

  • são aqueles que apresentam a informação em

foram de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefônica, sons

gravados em fitas cassete.

Os documentos

filmográficos

são aqueles que apresentam a informação

em forma de imagens dinâmicas ou em movimento ( sem som). Exemplo:

filmes de cinema mudo.

Os documentos

audiovisuais

são aqueles que apresentam a informação

em forma de imagens dinâmicas ou em movi mento (com som). Exemplo:

filmes em VHS. Notem que a diferença entre estes e os filmográficos é sutil, sendo apenas a presença ou ausência de som!

Os

documentos

informáticos, eletrônicos ou digitais
informáticos,
eletrônicos
ou
digitais

são

aqueles

gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc.

Os

documentos

cartográficos
cartográficos

são

aqueles

que

cuja

informação

representa, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas,

perfis, etc.

Os documentos

micrográficos
micrográficos

são aqueles apresentados no suporte

microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da

microfilmagem em nossa última aula do curso.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

15

-

(AGU/2010

Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e

plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

Resolução

 

O

item está

correto. Todos os itens

listados acima são exemplos de

documentos do gênero cartográfico, conforme acabamos de estudar.

16 - (TRT-23/2011 FCC) Um enorme cartaz emoldurado (pôster), cujo conteúdo, em letras garrafais, reproduz dispositivo legal a ser cumprido por todos, é documento do gênero

  • a) iconográfico.

 
  • b) audiovisual.

  • c) cartográfico.

  • d) textual.

  • e) tridimensional.

Resolução

 

O

documento que

apresenta a informação como texto

é

do gênero

textual ou escrito. Portanto a alternativa correta é a de letra “D”.

 

17 - (TRT-21/2010

Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são

exemplos de documentos do gênero micrográfico.

Resolução

O item está correto. Todos os exemplos listados são pertencentes ao gênero micrográfico, pois são resultados do processo de reprodução em microformas. Trataremos dos detalhes em nossa última aula.

18 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) O gênero documental integrado por

documentos que conhecido como:

contêm imagens

em

movimento, com ou

sem

som,

é

  • a) fotográfico.

  • b) audiovisual.

  • c) iconográfico.

  • d) filmográfico.

  • e) micrográfico.

Resolução

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Uma questão sem maiores dificuldades. Aliás, este assunto é muito simples, praticamente um ponto dado nas provas. Os documentos que apresentam a imagem em movimento, com ou sem som, são do gênero

filmográfico. Portanto a alternativa correta é a de letra “D”. Mas gostaria de

aproveitar a oportunidade para informar que existe outra classificação segundo o gênero, que é a “audiovisual”. Esse gênero abriga documentos que possuem imagens em movimento COM SOM, sendo que os documentos de imagens em movimento SEM SOM são os filmográficos. Mas esta posição não é aceita pela ESAF, como puderam perceber pela questão. Em concursos anteriores a ESAF não costumava considerar essa possibilidade. Mas este ano parece ter mudado de posição, conforme podem verificar a seguir.

19 - (ATA-MF/2012 Esaf) São gêneros documentais encontrados nos arquivos, exceto:

  • a) documentos textuais.

  • b) documentos audiovisuais.

 
  • c) documentos cartográficos.

  • d) documentos iconográficos.

  • e) documentos tridimensionais.

Resolução

Para esta questão,

a alternativa correta é

a

de

letra “E”, como bem

estudamos (“tridimensional” é característica dos do cumentos de museu). Mas reparem que a alternativa “B” traz a opção do documento audiovisual, que até

então não aparecia em provas da ESAF. Portanto, o que nos parece é que a banca agora considera o gênero audiovisual como classificação do documento,

ao contrário do demonstrado na questão anterior.

 

Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).

Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa identificá -lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.

Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa ideia pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)

20 - (TRE-MS/2007 Cespe/UnB) A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

Resolução

O item está incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, é a junção da espécie (aspecto formal) com a função do documento, e não com o seu suporte.

21 - (TRT-1/2011 FCC) Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e papel constituem, respectivamente, exemplos de

  • a) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie.

  • b) gênero, espécie, suporte, forma e formato.

  • c) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma.

  • d) formato, forma, gênero, tipo e suporte.

  • e) espécie, tipo, forma, formato e suporte.

Resolução

Uma questão que

podemos resolver pelo método da eliminação. Já

sabemos que o contrato é exemplo de espécie documental (aspecto formal), que o alvará de soltura é o tipo (espécie + função), que rascunho é a forma (estágio de preparação) e a folha é formato (do suporte papel). Portanto a

alternativa correta é a de letra “E”.

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma.

O formato

é a configuração

física

que

assume. Ex:

o suporte

livro,

caderno, folheto, cartaz, etc.

 

A forma

é

o

preparação do

estágio de

documento, o

seu estado

de

produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Quanto à Natureza do Assunto : os documentos podem ser ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos.

Os documentos

ostensivos ou ordinários

são aqueles cuja informação não

é prejudicial quando for de conhecimento geral. São documentos que não

possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de problema ou constrangimento à administração ou a terceiros.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Os documentos

sigilosos
sigilosos

são aqueles que

possuem conteúdo que só

podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação.

Sobre

o assunto,

devemos considerar

a

recente

Lei

de

Acesso

à

Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que foi entrou em vigor há poucos

meses; e o Decreto Federal nº 7.724/12, que a regulamenta.

As normas

citadas atribuem graus de sigilo, sua

classificação e

o período

pelo

qual

o

documento dever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificação:

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os

Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02 (revogado)

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Os

Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11

Atenção: O Decreto 4.553/02 foi revogado pelo Decreto 7.724/12, que regulamenta a Lei 12.527/11. Esta Lei ainda não apareceu entre os conteúdos pedidos para a nossa prova, mas considerando a importância do assunto de que ela trata, além do fato de ser recente, existe grande possibilidade de estas normas serem pedidas em provas, não só de Arquivologia como de Atualidades, Conhecimentos Gerais, Direito ou mesmo na Discursiva.

Outra

consideração

é

que

esta

Lei

não

prevê

explicitamente

a

possibilidade de prorrogação dos prazos, como o Decreto 4.553/02 previa; e

sim apenas sua redução. Além disso, foi retirado grau de sigilo “confidencial”,

não se aplicando mais este termo aos documentos brasileiros.

Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada.

Atenção: Quando um documento, que pertença a um conjunto, dossiê ou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto será classificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que não tenha informações desse caráter.

Quando

dois

ou

mais documentos

de

um mesmo

conjunto forem

classificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto será classificado com o grau de sigilo mais alto atribuído aos documentos sigilosos deste

conjunto.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

22 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto.

Resolução

O item está incorreto. Quando alguns documentos de um conjunto são classificados como sigilosos, todo o conjunto será classificado com o grau de sigilo mais alto atribuído aos seus documentos, de forma a restringir o acesso a esse conjunto.

23 - (AL-SP/2010 FCC) Quanto à natureza do assunto, denominam-se documentos ostensivos aqueles

  • a) cuja divulgação não prejudica a organização.

  • b) cuja divulgação prejudica a organização.

  • c) de conhecimento restrito da organização.

  • d) que requerem excepcional grau de segurança.

  • e) cujo conhecimento por pessoa não autorizada constitui quebra de

sigilo.

Resolução

Sabemos que os documentos ostensivos são os que contêm assuntos de natureza geral, e cuja divulgação não compromete os resultados de uma atividade administrativa. Esses documentos podem (e devem, em caso de envolvimento de instituições públicas) ser divulgados ampla e abertamente à

sociedade. Portanto a alternativa correta é a de letra “A”.

Princípios Arquivísticos

A Arquivologia enquanto ciência possui princípios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna.

Em

poucas

palavras,

princípios

são

os

mandamentos

básicos

e

fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas. Vamos a eles:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos : Este

é o
é
o
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 22

mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como já aprendemos nesta aula, os documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual

não deve ser alterado (ter documentos retirados

ou acrescidos de forma

indevida, ou misturados

com

os

de

outras pessoas ou instituições). Ao

conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”.

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu produtor.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística : Também derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.

Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

foi produzido ou recebido o documento. O documento de ve se manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região

específica ou uma nação. Como

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES foi

exceção, não

se aplica

este princípio

a

documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o ge raram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.

Princípio da Reversibilidade: É a ideia de que as atividades realizadas nos arquivos podem ser revertidas, se necessário. Significa dizer que nenhuma ação realizada nos arquivos ou documentos é definitiva. Claro que isso se trata de uma ideia, pois algumas atividades não podem ser revertidas em função da lógica, como por exemplo, a eliminação de documentos; uma vez que se destrói um documento, é impossível recuperá -lo. Outro caso seria o envio de documentos; aqui o máximo que se pode fazer é pedi-lo de volta, ou enviar um segundo pedindo que se desconsidere o primeiro. Mas para nossa prova, considerem que todas as atividades podem ser revertidas.

Princípio da Pertinência ou Temático : É a qualidade

pela

qual os

documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua

proveniência e organização originais.

Este conceito não é mais adotado na

Arquivística por ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os

 

documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.

Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, mas que podem confundir. São eles:

Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Também está em desuso.

Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os

documentos deveriam ser transferidos para a custódia

de

arqui vos com

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.

Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por operações militares ou representações diplomáticas.

24 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

 

Resolução

O item está incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princípio da pertinência não é mais aplicado na prática arquivística atual; ele vai de encontro a outros princípios e à própria razão de existir de um arquivo, que é refletir a identidade e atividades do seu produtor.

Para ilustrar melhor sua aplicação, vamos analisar um exemplo: vamos supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministério da

Saúde e da ANS. De acordo com este princípio, os documentos desses dois arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam do mesmo assunto (pasta Saúde do Governo Federal). Mas e se um usuário for consultar, por exemplo, sobre a história da ANS? Como faria, se os documentos estão misturados e organizados de forma a não refletir essa história? Não há a possibilidade de atender às necessidades de pesquisa dessa

forma

E se o arquivo não pode atender às necessidades de pesquisa, não há

... por que ele existir.

Em segundo lugar, o princípio a ser aplicado neste caso é o da Ordem Original, conforme vimos mais ao fim da aula.

25 - (CVM/2010 Esaf) O princípio da ordem original pode ser definido

como:

  • a) princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados

por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.

  • b) princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade

coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades

produtoras.

  • c) princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento

empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

  • d) princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela

entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

  • e) princípio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original

onde foi acumulado.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Resolução

O princípio da Ordem Original ou Ordem Natural determina que os documentos de arquivo, para cumprirem sua finalidade de refletir as atividades

da instituição ou a sua organização, de vem conservar o arranjo, a

lógica
lógica

que

foi estabelecida por

seu

organização
organização

produtor. Ninguém melhor do que o

produtor para determinar essa organização, pois o mesmo é o que melhor

conhece suas atividades e sua estrutura. Portanto a alternativa correta é a de

letra “D”.

26 - (AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Resolução

O item está incorreto. O princípio do Respeito aos Fundos, por si só, não garante a valoração de um documento. Para se determinar se um documento possui ou não valor secundário, isto é, será ou não eliminado, é necessário um processo muito complexo, realizado por uma comissão determinada formada especialmente para este fim: a Avaliação. Estudaremos este processo em nossa próxima aula.

27 - (TJ-AL/2012 Cespe/UnB) O princípio arquivístico que deve ser aplicado na constituição de um fundo de arquivo é o

  • a) da territorialidade.

  • b) das três idades.

  • c) da proveniência.

  • d) da ordem original.

  • e) da pertinência.

Resolução

O fundo de arquivo nada mais é do que o conjunto de documentos que pertença a um produtor. Logo, se esse conjunto tem como elemento comum o fato de pertencerem a um único produtor, temos a aplicação do princípio da Proveniência, que determina que os documentos de um produtor n ão possam ser misturados aos documentos de outros produtores. Portanto, a alternativa correta é a de letra C.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Exercícios

  • 01 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo,

deve-se aplicar o princípio da naturalidade.

  • 02 - (DPF/2009 Cespe/UnB) O documento de arquivo somente adquire

sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.

  • 03 - (DPF/2009 Cespe/UnB) O princípio de respeito aos fundos é

fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

  • 04 - (DPF/2009 Cespe/UnB) A instabilidade institucional, uma das

principais características da administração pública brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pe rtinência é o conceito adequado.

  • 05 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Um dos critérios para que uma instituição

pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas

e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar.

  • 06 - (DPF/2009 Cespe/UnB) O tamanho do acervo documental e a sua

complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.

  • 07 - (DPF/2009 Cespe/UnB) As informações contidas nos documentos

de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização.

  • 08 - (DPF/2009 Cespe/UnB)

A teoria dos valores de documentos,

concebida por Sche llenberg, apesar da sua importância para a avaliação de

documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.

  • 09 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Documentos de arquivo produzidos ou

recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

  • 10 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Ofícios, memorandos, cartas, telegramas

e e-mails são tipologias documentais.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

  • 11 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Documentos iconográficos são aqueles em

formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

  • 12 - (DPF/2009 Cespe/UnB) Uma base de dados desenvolvida em uma

instituição pública com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.

  • 13 - (DPF/2012 Cespe/UnB) O arquivo do Departamento de Polícia

Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.

  • 14 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A proteção dos documentos de arquivo

em relação a qualquer adição, supressão, modificação, utilização ou ocultação é ação importante para garantir a autenticidade do documento de arquivo.

  • 15 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) Atualmente, no contexto da evolução da

disciplina arquivística, o termo informação arquivística substitui o termo documento arquivístico.

  • 16 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica

na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.

  • 17 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando

os documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o

princípio arquivístico da ordem original.

  • 18 - (Correios/2011

Cespe/UnB) Quando há necessidade de se

reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

  • 19 - (Correios/2011

Cespe/UnB) Os documentos de

arquivo são

resultado de uma ação humana, frutos da criação artística, e testemunham uma época ou atividade.

  • 20 - (STM/2011 Cespe/UnB) Informações orgânicas registradas,

produzidas durante o exercício das funções de um órgão ou instituição, são

objetos de trabalho dos arquivos e dos estudos da arquivologia.

  • 21 - (ATA-MF/2012 Esaf) Indique, entre as opções a seguir, qual o

conceito ou princípio arquivístico que fundamenta a avaliação de documentos.

  • a) Princípio da proveniência.

  • b) Três idades documentais.

  • c) Organicidade.

  • d) Autenticidade.

  • e) Princípio da pertinência.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

  • 22 - (ATA-MF/2012 Esaf) Quando os documentos estão em curso ou

são consultados com frequência e são mantidos nos escritórios, podemos afirmar que eles estão na idade documental

  • a) semi-ativa.

  • b) permanente.

  • c) inativa.

  • d) intermediária.

  • e) corrente.

    • 23 - (CVM/2010 Esaf) O princípio arquivístico envolvido diretamente

com a classificação de documentos é o da:

  • a) pertinência.

  • b) organicidade.

  • c) reversibilidade.

  • d) autenticidade.

  • e) proveniência.

    • 24 - (CVM/2010 Esaf) O princípio que gera, com sua aplicação, o fundo

de arquivo é o da:

  • a) unicidade.

  • b) proveniência.

  • c) autenticidade.

  • d) organicidade.

  • e) interdependência.

    • 25 - (ATA-MF/2012 Esaf) São características do documento de arquivo,

exceto,

  • a) a emulação.

  • b) a naturalidade.

  • c) a imparcialidade.

  • d) a autenticidade.

  • e) a interrelação.

    • 26 - (ATA-MF/2012 Esaf) A principal finalidade dos arquivos é

      • a) a conservação de documentos para a história.

      • b) servir à administração.

      • c) manter os documentos de valor secundário.

      • d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.

      • e) preservar os documentos de valor patrimonial.

        • 27 - (ANA/2009 Esaf) Acerca do princípio da territorialidade, assinale a

assertiva correta.

  • a) Não é aplicável no plano institucional.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

  • b) Tem o mesmo sentido do princípio da pertinência territorial.

  • c) Surgiu da necessidade de superar a organização temática dos

documentos.

  • d) Os arquivos deveriam ser

entregues ao

serviço

de arquivo

com

jurisdição arquivística sobre o território ao qual o conteúdo se refere.

  • e) Os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do

local em que foram produzidos.

  • 28 - (ATA-MF/2012 Esaf) O princípio arquivístico que fundamenta as

atividades nos arquivos é o

  • a) princípio da pertinência.

  • b) princípio da ordem original.

  • c) princípio da proveniência.

  • d) princípio da territorialidade.

  • e) princípio da ordem primitiva.

    • 29 - (ATA-MF/2012 Esaf) Indique o que distingue o arquivo do centro

de documentação, da biblioteca e do museu.

  • a) O objetivo cultural.

  • b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.

  • c) A coleção feita por compra ou doação.

  • d) O conjunto orgânico de documentos.

  • e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.

    • 30 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Os objetivos de produção dos arquivos

estão relacionados às questões

  • a) administrativas, funcionais e legais.

  • b) científicas, artísticas e culturais.

  • c) artísticas, técnicas e educativas.

  • d) funcionais, científicas e educativas.

  • e) administrativas, culturais e técnicas.

    • 31 - (TJ-PI/2009 FCC) Os documentos pertencentes a um determinado

fundo têm como característica essencial o fato de

  • a) guardarem relações orgânicas entre si.

  • b) apresentarem-se sob um único gênero.

  • c) perderem rapidamente seu valor informativo.

  • d) não possuírem instrumentos de busca.

  • e) serem todos da mesma espécie e tipo.

    • 32 - (TRT-3/2009 FCC) Edital, edital de citação, códice e rascunho são,

respectivamente,

  • a) espécie, tipo, formato e forma.

  • b) formulário, espécie, forma e gênero.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

  • c) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem.

  • d) tipo, espécie, série e suporte.

  • e) formato, assunto, suporte e técnica de registro.

    • 33 - (TRT-23/2011 FCC) Quando um documento passa a servir a fins

distintos daqueles para os quais foi originalmente produzido, o processo de

avaliação lhe atribui valor

  • a) informativo.

  • b) probatório.

  • c) intrínseco.

  • d) legal.

  • e) secundário.

    • 34 - (CVM/2010 Esaf) Conforme a legislação em vigor, são arquivos

públicos os seguintes conjuntos de documentos, exceto aqueles:

  • a) produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de

economia mista.

  • b) produzidos e recebidos por agentes do poder público, no exercício de

seu cargo ou função.

  • c) produzidos e recebidos por entidades privadas encarregadas da gestão

de serviços públicos.

  • d) produzidos e recebidos por pessoas físicas que contenham

documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.

  • e) produzidos e recebidos pelas organizações sociais e pelo Serviço

Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais.

  • 35 - (MPE-GO/2010 Funiversa) Acerca dos arquivos públicos, assinale

a alternativa correta.

  • a) Conjuntos de documentos acumulados por instituições de caráter

público e por entidades encarregadas da gestão de serviços públicos constituem arquivos públicos.

  • b) A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público

implica o recolhimento de sua documentação e, obrigatoriamente, a sua

transferência à instituição arquivística pública.

  • c) A eliminação de documentos públicos não necessita de autorização da

instituição arquivística pública.

  • d) Os documentos de valor permanente são alienáveis e prescritíveis.

  • e) As três idades documentais não se aplicam aos arquivos públicos.

    • 36 - (MPU/2007 FCC) Constituem exemplos de suporte:

      • a) fita magnética e disco óptico.

      • b) pergaminho e manuscrito.

      • c) filme e caixa-arquivo.

      • d) papiro e guia-fora.

      • e) livro e papel.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

37 - (ANEEL/2006

Esaf) Assinale

a

gênero dos documentos de arquivo.

única opção

que

se

refere

ao

  • a) Tridimensional.

  • b) Notarial.

  • c) Ostensivo.

  • d) Sonoro.

  • e) Privado.

38

-

(CVM/2010

Esaf)

O

princípio que

estipula que os arquivos

deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram

produzidos é conhecido como o da:

  • a) reversibilidade.

  • b) proveniência.

  • c) territorialidade.

  • d) pertinência.

  • e) organicidade.

39 - (DPE-TO/2012 Copese/UFT) Sobre o conceito de arquivo é correto afirmar, EXCETO:

  • a) Arquivo é

um conjunto

de

documentos que

são reunidos por

acumulação ao longo das atividades físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

  • b) Arquivo pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo

responsável pela custódia, tratamento documental e utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

  • c) Arquivo é uma unidade constituída pela informação e seu suporte,

produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade.

  • d) Arquivo é

o conjunto de atas, projetos, relatórios de atividades,

prontuários, entre outros.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Gabarito Comentado

Item Resposta Comentário O fundo de arquivo é o conjunto de documentos produzidos por uma entidade,
Item
Resposta
Comentário
O fundo de arquivo é o conjunto de documentos produzidos por uma entidade, sendo
01
Errado
pessoa ou instituição. Como o requisito é que os documentos pertençam a uma mesma
entidade, o princípio a ser aplicado é o da Proveniência.
O documento de arquivo é uma peça de quebra-cabeça, devendo ser considerado em seu
02
Certo
conjunto para sentido completo. Além disso, esse conjunto deve estar organizado de forma
a refletir a estrutura, as relações e o funcionamento do seu produtor.
Como a Organicidade é derivada da Proveniência, ela deve orientar a guarda dos arquivos
03
Certo
permanentes, especialmente se esse arquivo abrigar mais de um fundo, ou documentos
que pertencem a mais de uma instituição: não se deve permitir uma mistura entre eles.
A Pertinência não é adequada para solucionar este problema, pois causa outro, que é a
04
Errado
mescla (mistura) de documentos que pertencem a entidades diferentes. Para este problema
o ideal é que os documentos sejam organizados pela função, pois estas não mudam.
Para que o arquivo exista, deve existir antes uma entidade que realize atividades. E para
05
Certo
que a entidade exista é necessário um documento oficial de criação, que justifique e
estabeleça diretrizes para sua atuação.
O que vai definir se o fundo é aberto ou fechado é o fato de a entidade estar ou não em
06
Errado
atividade, e
não
o
tamanho
do
seu acervo. Enquanto uma entidade
está
em
pleno
funcionamento, seu fundo será aberto; quando ela encerrar, o fundo será fechado.
Os documentos de arquivo tanto podem ser produzidos como consequência de atividades,
07
Certo
como podem ser recebidos pela instituição. E sempre terão relação com sua missão, direta
ou indireta. Caso contrário, não será documento de arquivo.
A teoria dos valores documentais afirma que os documentos que tenham valor primário
08
Errado
estão nos arquivos correntes e intermediários; e os que tenham valor secundário, no
arquivo permanente. Portanto ela é suficiente para determinar a fase de arquivo.
Os documentos da fase intermediária possuem valor primário, que é o administrativo, legal,
09
Errado
fiscal, etc. O valor secundário diz respeito à importância do documento para a Cultura,
História, Pesquisa Científica ou outra área diferente da administração que o produziu.
A tipologia documental trata-se da espécie (aspecto formal) acrescida de uma função. Os
10
Errado
itens mencionados trazem a espécie documental, mas não acrescentam nenhuma função a
elas. Então são apenas espécies documentais.
Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informação como imagens
11
Errado
estáticas, como fotografias, negativos, gravuras, etc. Os documentos que representam a
realidade de forma reduzida são os cartográficos.
Não importa o suporte, forma, formato, gênero, espécie ou tipo do documento: se ele é
12
Certo
produto direto da realização de alguma atividade da entidade, então será documento que
pertence a seus arquivos.
Os documentos de arquivo são acumulados natural, orgânica e progressivamente, na
13
Errado
medida em que a instituição desenvolve suas atividades. Ao contrário dos documentos de
outros órgãos de documentação, que são adquiridos por permuta, doação ou compra.
É a aplicação da Integridade Arquivística. Os documentos e os conjuntos de documentos
14
Certo
não podem sofrer qualquer alteração indevida ou não autorizada, para não comprometer a
sua autenticidade ou o sentido das informações.
A informação arquivística é aquela produzida por uma entidade quando realiza suas
15
Errado
atividades. Ela não substitui o documento, pois este necessita do suporte par dar
integridade ao documento.
A Organicidade de um conjunto de documentos deve mostrar de forma clara todas as
16
Certo
atividades, funcionamento e estrutura da entidade produtora. Essa característica é
importante para mostrar sua identidade, memória e história.
Quando os documentos são mantidos no local em que foram acumulados, aplica-se o
17
Errado
princípio da Territorialidade. Isso é importante por que esses documentos também
informam sobre o contexto do local onde se situa o produtor.
A Pertinência considera a organização dos documentos considerando apenas o tema ou o
18
Certo
assunto de que eles tratam. Este princípio está em desuso pela disciplina, por ir de
encontro à Proveniência, e atualmente só serve mesmo para aparecer em provas!
Os documentos de arquivo podem ser resultados da ação humana, uma vez que pessoas
19
Errado
também realizam atividades administrativas. Mas não podem ser resultado da criação
artística, pois esta não é uma atividade administrativa.
Informações orgânicas (de organização) registradas e produzidas durante o exercício de
20
Certo
suas atividades típicas nada mais são do que os documentos de arquivo; e tanto esses
documentos quanto os arquivos e suas técnicas são objeto de estudo da Arquivologia.
21
“B”
Os documentos passam pelas fases do arquivo conforme sua importância e valor.
Então é a Teoria das Três Idades quem determina seu valor, sua importância.
22
“E”
As características descritas na questão pertencem ao documento de arquivo corrente.
Mais ainda, pertencem ao documento de arquivo setorial, uma de suas subdivisões.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

 

Lembrem-se: somente a fase corrente se divide e setorial e central!

 

Este princípio determina que os fundos (conjuntos de documentos) sejam classificados

  • 23 de forma que melhor reflita suas atividades e estrutura. Essa organicidade pode

“E”

 

mudar, mas sempre deve atender este requisito.

 

A Proveniência determina que os documentos pertencentes a um mesmo produtor

  • 24 sejam reunidos, formando o fundo, ou conjunto de documentos. Podem existir vários

“B”

 

fundos, ou seja, vários conjuntos de documentos que pertençam à mesma pessoa.

 

Todas as demais são características dos documentos de arquivo. A emulação é uma

  • 25 técnica de informática que consiste em simular uma tecnologia antiga ou diferente.

A

 

Exemplo: fazer o computador funcionarcomo se fosse um aparelho de DVD player.

 

Sendo os documentos peças fundamentais para a tomada de decisão e ferramentas

  • 26 administrativas, a função desse conjunto de documentos é subsidiar a gestão. Todo

B

 

documento de arquivo é produzido com esta intenção.

 

Este princípio determina que os documentos permaneçam o mais próximo possível do

  • 27 local onde foram produzidos, pois guardam alguma relação. Eles são fonte de

“E”

 

informação também sobre o local e o contexto de produção.

 

A Proveniência é o pilar da Arquivologia, e suas determinações justificam as atividades

  • 28 de arquivo: produção, utilização, conservação, descrição, organização, consulta, etc.

“C”

 

Todas as atividades desenvolvidas devem observar a determinação deste princípio.

 

Uma característica que pertence aos documentos de arquivo (e não aos demais) é a

  • 29 acumulação natural, orgânica e progressiva de seus documentos. Os documentos são

D

 

consequência das atividades, e não escolhas, como os dos demais órgãos.

 

A principal função do documento é atender às necessidades da gestão. Em segundo

  • 30 plano, eventualmente, ele pode servir para outros fins. Se o documento será ou não importante para outra área, é outra conversa.

“A”

 

Os documentos de arquivo guardam relação próxima entre si, e seu valor é maior

  • 31 quando está no conjunto do que fora dele. Essa é a característica da inter-relação: o todo é maior que a soma das partes.

“A”

 

Mais uma

questão que pode ser

resolvida por eliminação. Sabemos que edital é

  • 32 exemplo de espécie, e edital de citação é o tipo. Então é fácil deduzir o restante.

“A”

 

Muita atenção neste tipo de questão, pois é a preferida da FCC.

 

O documento é produzido com finalidade puramente administrativa. No entanto, caso

  • 33 seja muito importante, deverá se avaliado e ter identificado o valor secundário. Caso possua esse valor, deve ser preservado; caso não, deve ser eliminado.

E

 

Por mais que um arquivo seja importante fonte de informações para a sociedade,

  • 34 somente este fato não determina que ele seja público. Como o arquivo segue as características do produtor, este deve ser público também.

“D”

 

São públicos os documentos produzidos por instituições públicas e por instituições

  • 35 privadas que estão encarregadas da gestão de serviços públicos. Mesmo que a instituição seja privada, os documentos da atividade pública serão públicos.

“A”

 

O suporte é entendido como o material, a matéria sólida onde a informação é

  • 36 registrada. A fita magnética e o disco óptico são os suportes para documentos do gênero eletrônico e digital, respectivamente.

“A”

 

Os gêneros documentais se referem ao modo como a informação é apresentada. O

  • 37 gênero sonoro abriga os documentos que possuem a informação registrada em áudio, como uma fita.

“D”

 

Outra questão sem maiores dificuldades. O princípio da territorialidade determina que

  • 38 os documentos de arquivo devam ser mantidos o mais próximo possível do local onde

“C”

 

foram produzidos. Este é um dos que mais aparecem em provas.

 

Uma questão que trata dos possíveis conceitos de Arquivo. Dentre os vários conceitos

  • 39 apresentados, Esta alternativa está incorreta por não trazer um dos conceitos de

“C”

 

arquivo, mas sim o de documento.

 

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

E

encerramos

aqui!

Espero

que

tenham

percebido a grande

importância desta disciplina para sua aprovação, além de terem aprendido tudo o que estudamos.

Voltando a falar sobre as aulas, esta aqui serviu também pra lhes mostrar a estrutura do curso: exposição do assunto, comentário de questões ao longo da aula, lista de exercícios com gabaritos comentados, e relaç ão das questões comentadas ao final. Sempre deixo bem claro a meus alunos que nosso curso é totalmente aberto à suas sugestões e críticas para adequá -lo ao máximo possível às suas necessidades. Estou sempre disponível para solucionar dúvidas, e analisar e discutir suas críticas e sugestões. Este curso é feito para vocês, então seja feito por vocês!

Gostaria também de informar que, infelizmente, a Arquivologia n ão é tão comum em provas. Por isso vez ou outra, utilizaremos questões mais antigas para estudar. De fato, as questões mais recentes sobre a disciplina s ão do Cespe/UnB. Mas, como nosso concurso, apesar da grande chance de ser esta, ainda não possui uma banca definida, seria uma grande irresponsabilidade adotar um padrão! Portanto vamos estudar com questões de várias bancas, sempre procurando as questões mais recentes. Mesmo assim não devem se preocupar, pois a Arquivologia não é uma disciplina que se renova com frequência. Podem perceber isso pelo teor das questões utilizadas: da mais antiga à mais recente, a forma de tratar os assuntos são as mesmas!

Ainda sobre o curso: caso o edital seja publicado durante a elaboraç ão das aulas nós vamos adequar o curso ao novo conte údo e aos padrões da banca escolhida, mesmo que sejam necessárias algumas aulas extras! Portanto fiquem despreocupados, pois aqui a sua preparação será completa!

Nossa equipe estará à sua disposição para ajudar nessa batalha, e vamos colaborar sempre para ajuda-los a alcançar o seu cargo público. Conte conosco, e continue lutando sempre! Estarei esperando suas mensagens no

fórum e no e-mail:

aula!

Forte

abraço

a todos, sejam muito

bem vindos,

e

até

nossa próxima

Prof. Mayko Gomes

Junho/2013

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Exercícios Resolvidos na Aula

  • 01 -

(STM/2011

Cespe/UnB) Somente podem ser considerados

documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

Item correto

  • 02 - (CVM/2010 Esaf) Acerca do conceito de arquivo, assinale a opção

correta.

  • a) Sua finalidade primeira é o registro da memória institucional.

b)

São

os

conjuntos

documentais

produzidos

por

pessoa

jurídica,

enquanto os produzidos pelas pessoas físicas são chamados de manuscritos.

  • c) São coleções de documentos acumulados por interesse científico.

  • d) Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa jurídica

ou física.

 
  • e) São acumulados no curso das atividades, servindo de provas das

transações realizadas.

 
  • 03 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável

quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Item correto

  • 04 - (TJ-CE/2002 Esaf) Entre os itens abaixo, não é função do arquivo:

    • a) preservar os documentos.

    • b) organizar os documentos.

    • c) classificar os documentos.

    • d) proporcionar consulta.

  • e) doar os documentos.

  • 05 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A distinção entre documentos de

arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.

Item correto

  • 06 - (TRT-23/2011 FCC) A propósito do paralelismo entre as diferentes

instituições de custódia de documentos, considere as afirmativas abaixo.

I. A diferença entre o material de biblioteca e o de arquivo independe de técnica de registro, suporte ou formato.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

II. Ao museu histórico devem ser recolhidos os documentos de arquivo de valor permanente. III. Ao contrário dos arquivos, museus e centros de documentação formam seus acervos por meio de coleções.

Está correto o que se afirma em

  • a) I, apenas.

  • b) I e II, apenas.

  • c) I, II e III.

  • d) II e III, apenas.

  • e) I e III, apenas.

07 - (BNDES/2010 Cesgranrio) O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas di versas e que, por essa razão, merecem tratamento especial, não apenas quanto ao armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e à conservação. Essa é uma classificação que diz respeito

  • a) ao gênero.

  • b) aos estágios da sua evolução.

  • c) à natureza dos documentos.

  • d) à natureza do assunto.

  • e) à extensão de sua atração.

08 - (TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

Item incorreto

09

-

(AGU/2010

Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado

por

documentos que estão em trâmite, mas

que

não

são consultados

frequentemente porque aguardam sua destinação final.

Item incorreto

10 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca dos arquivos correntes, assinale a opção correta.

  • a) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas

características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

  • b) São formados, basicamente, por documentos com valor informativo.

  • c) Podem ser divididos em fase I e fase II, conforme proposta de Elio

Lodolini.

 
  • d) Devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da

frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os

documentos dessa idade têm.

 

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

 

e)

Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, não fazem

parte da gestão de documentos.

 
 

11

- (TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos

intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.

 

Item correto

 

12

-

(CVM/2010

Esaf)

O

arquivo intermediário é formado por

documentos com

 
 

a)

grande valor informativo.

 

b)

valor primário decrescente.

c)

valor secundário.

 

d)

valor probatório e secundário.

 

e)

grande valor primário.

 

13

- (Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente

é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas

físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

 
 

Item incorreto

 

14

- (TJ-CE/2002 Esaf) Além da fase intermediária, em que não são

muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase:

 
 

a)

de organização, em que são arrumados.

b)

de seleção, em que são descartados.

c)

corrente, em que não podem ser eliminados.

d)

temporária, em que não podem ser consultados.

e)

permanente, em que são abertos à consulta pública.

15

- (AGU/2010

Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e

plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

 
 

Item correto

 

16

- (TRT-23/2011 FCC) Um enorme cartaz emoldurado (pôster), cujo

conteúdo, em letras garrafais, reproduz dispositivo legal a ser cumprido por

todos, é documento do gênero

 
 

a)

iconográfico.

b)

audiovisual.

c)

cartográfico.

d)

textual.

 

e)

tridimensional.

 

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

  • 17 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são

exemplos de documentos do gênero micrográfico.

Item correto

  • 18 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) O gênero documental integrado por

documentos que

conhecido como:

contêm imagens

em

movimento, com ou

sem

som,

é

  • a) fotográfico.

  • b) audiovisual.

  • c) iconográfico.

  • d) filmográfico.

  • e) micrográfico.

  • 19 - (ATA-MF/2012 Esaf) São gêneros documentais encontrados nos

arquivos, exceto:

  • a) documentos textuais.

  • b) documentos audiovisuais.

  • c) documentos cartográficos.

  • d) documentos iconográficos.

  • e) documentos tridimensionais.

  • 20 - (TRE-MS/2007 Cespe/UnB) A tipologia documental é a junção da

espécie documental com o suporte material.

Item incorreto

  • 21 - (TRT-1/2011 FCC) Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e

papel constituem, respectivamente, exemplos de

  • a) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie.

  • b) gênero, espécie, suporte, forma e formato.

  • c) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma.

  • d) formato, forma, gênero, tipo e suporte.

  • e) espécie, tipo, forma, formato e suporte.

  • 22 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo de

documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso a esse conjunto.

Item incorreto

  • 23 - (AL-SP/2010 FCC) Quanto à natureza do assunto, denominam-se

documentos ostensivos aqueles

  • a) cuja divulgação não prejudica a organização.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

  • b) cuja divulgação prejudica a organização.

  • c) de conhecimento restrito da organização.

  • d) que requerem excepcional grau de segurança.

  • e) cujo conhecimento por pessoa não autorizada constitui quebra de

sigilo.

  • 24 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de

organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

Item incorreto

  • 25 - (CVM/2010 Esaf) O princípio da ordem original pode ser definido

como:

  • a) princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados

por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.

  • b) princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade

coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

  • c) princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento

empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

 
  • d) princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela

entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

 
  • e) princípio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original

onde foi acumulado.

  • 26 - (AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos

fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Item incorreto

  • 27 - (TJ-AL/2012 Cespe/UnB) O princípio arquivístico que deve ser

aplicado na constituição de um fundo de arquivo é o

  • a) da territorialidade.

  • b) das três idades.

  • c) da proveniência.

  • d) da ordem original.

  • e) da pertinência.