UNIVER Caso prctico de Departamentalizacin

I MARCO TERICO
Recursos materiales y humanos en las organizaciones
Sabemos que las organizaciones utilizan, para alcanzar los fines propuestos, recursos humanos, es decir, las personas o grupos de personas que trabajan en la organizacin y se relacionan entre s, aportando su esfuerzo fsico e intelectual, as como sus valores, ideas y conocimientos. Tambin incorporan recursos materiales que son los medios fsicos, naturales y financieros.

Todos estos recursos son puestos en movimiento en la organizacin, es decir en ella se realizan tareas que se deducen de los objetivos que se hayan establecido. Por tratarse de grupos humanos, es necesario indicar quin har cada cosa. As se distribuyen entre cada uno de los miembros de la organizacin, pero de forma tal que quede todo articulado para poder alcanzar los fines propuestos. Las diferentes tareas deben dividirse racionalmente para llevar a cabo las actividades necesarias en forma ordenada y eficiente. Formas bsicas de articular tareas Notamos que: Las diferentes actividades se realizarn mejor si las agrupamos con algn criterio, por ejemplo en base a la semejanza de la tarea o por cuestiones de eficiencia. Por ejemplo no sera necesario que cada persona limpiara su lugar de trabajo, parece ms lgico que haya algunas que se dediquen especialmente a esta actividad, dejando a las dems libres para que cumplan otras funciones. Al hacer esta asignacin es bueno que la tarea asignada se adapte al inters, la conducta, la experiencia y la capacidad del empleado. Estos agrupamientos se denominan unidades de trabajo o a veces, sectores de tareas. Pero con esto no alcanza. Adems de establecer la relacin de cada empleado con su actividad, tambin es necesario indicar la interaccin entre uno y otro empleado, sea que ambos estn en un mismo sector o en diferentes unidades de trabajo. En el siguiente grfico se esquematizan las tareas (numeradas). El mismo nmero est asignado a cada empleado y unido con una flecha, se indica que es esa persona la encargada de llevarla a cabo. Con lnea de puntos se marca con qu otros empleados se relacionan los encargados directos de las tareas. En la parte de Relaciones est esquematizada la jerarqua entre los diferentes agentes de la organizacin. Esta parte del grfico se repite ms abajo y se lo vincula con algo denominado Ambiente, que refiere a que, como las tareas no se desarrollan en el vaco,

tambin se incluirn los medios fsicos y el clima general dentro del que los empleados realizarn su labor. La ubicacin, las mquinas, los escritorios, los formularios, la luz, el espritu general y las actitudes son algunos de los factores que hacen al ambiente. Influyen significativamente en los resultados obtenidos en la tarea de organizar.

Tareas

TERRY, G.R, Principios de Administracin, Buenos Aires, El Ateneo ,1973.

De la divisin y atribucin de tareas surge la estructura de la organizacin que indica el flujo de interacciones en su seno: qu hacer, quin lo ordena a quin lo ordena a quin, quin responde y quin realiza qu trabajo. Esta estructura, en forma de diagrama, forma lo que se denomina organigrama. Con este elemento se ayuda a tener una visin concreta de la organizacin formal.

En este grfico se observa: Quin manda o supervisa a quin A quin responde cada uno Con quin se relaciona cada uno

II CASO PRCTICO:
a) Presente un organigrama de su lugar de trabajo o del rea a la que pertenece. b) Defina los roles de cada integrante

Podemos resumir las reglas para disear la estructura as: Que todas las funciones necesarias para cumplir con los objetivos de la organizacin se encuentren cubiertas Que cada unidad est en condiciones y con capacidad de cumplir con las funciones asignadas a ella. Que la asignacin de tareas a cada unidad y, dentro de ella, a cada persona busque la eficiencia, es decir, que cada persona tenga asignada una cantidad de tareas tal que las pueda cumplir y, a la vez, que ocupe la totalidad de su tiempo disponible. Que las tareas homogneas sean asignadas a la misma unidad, a los efectos de obtener economas por especializacin. Que las interacciones entre las distintas unidades sean las mnimas necesarias, a los efectos de facilitar la coordinacin y el cumplimiento de los objetivos. Un ejemplo de Estructura Administrativa (SESION PRCTICA) El primer paso consiste en considerar la dotacin de recursos humanos y materiales: Se trata de una empresa que tiene 100 empleados, un capital social de $1,000,000.00 de pesos y se dedica a la produccin de yogur. En el segundo paso recin podremos considerarla organizada cuando se hayan establecido claramente: a) Los objetivos del grupo Por ejemplo, conseguir una ganancia anual no menor a la del ao anterior. b) La divisin del grupo en sub-grupos ms pequeos Cmo es la distribucin de los empleados? en Direccin, 4 empleados en la seccin Ventas, 25 empleados en la seccin Administracin, 15 empleados y 56 empleados en la Fbrica. c) La asignacin de trabajos concretos a cada grupo Por ejemplo, la fbrica producir yogur, la seccin Ventas se ocupar de conseguir clientes y publicitar el yogur.

d) Las relaciones de jerarqua y/o dependencia entre las distintas reas de la empresa. Quin dar las rdenes a quin? Los departamentos de Administracin, Produccin, y Comercializacin estarn a cargo de un Jefe de Departamento. Los tres jefes tendrn un mismo rango y sern controlados por la Direccin General. Elabore el Organigrama de acuerdo a la descripcin anterior:

Cuando se analiza o se disea el sistema organizacional, es necesario dejar preestablecida la asignacin de tareas y responsabilidades de cada puesto, para que las reglas de juego estn claras. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario tener presente y profundizar los siguientes conceptos: a) Departamentalizacin b) Delegacin c) Descentralizacin Departamentalizacin Es el proceso que tiene lugar en las diferentes empresas, cualquiera sean sus caractersticas, y que consiste en el agrupamiento de actividades en secciones. Esto se hace con fines de direccin, logrando relaciones de autoridad y sistemas de informacin. Este proceso puede realizarse teniendo en cuenta diferentes pautas, por ejemplo: por productos o servicios: en una gran empresa de electrodomsticos, se podra departamentalizar de la siguiente manera: el departamento de electrodomsticos, el de audio y video, el de cobranzas, etc. por clientes: empresas, particulares por localizacin geogrfica: las diferentes sucursales dentro de la ciudad y en otras ciudades. Delegacin Es recomendar a otro la realizacin de determinadas tareas. Tomemos como ejemplo un emprendimiento familiar dedicado a la fabricacin de calzado, podemos pensar que el titular del mismo (el padre de la familia) se dedica a fabricar el calzado, que la madre se dedica a la compra de las materias primas necesarias y que los hijos se dedican a la venta. En este ejemplo, el titular delega en su mujer la realizacin de la tarea de compra y en sus hijos la venta de los productos que fabrica. Si esa delegacin trae aparejada autoridad, hablamos de responsabilidad. Siguiendo con el ejemplo de la empresa de fabricacin de zapatos, cada vez que el hijo se dispone a realizar una venta no tiene que pedir autorizacin a su padre para realizarla, sino que, sabiendo la capacidad de produccin que existe, puede comprometerse con cierta cantidad de productos para vender, esto es lo que se llama delegacin. Si en algn momento el emprendimiento crece y tiene que tomar vendedores para poder llevar adelante la venta de la produccin, el hijo seguramente ser el responsable de la tarea de coordinar al equipo de vendedores; en esta instancia el ser el que tiene la autoridad sobre los mismos, lo que implica una responsabilidad sobre las decisiones tomadas en ese aspecto. Ahora bien, si cada vez que se encuentre en situacin de vender tiene primero que ser autorizado por su padre, lo que tiene encomendado es la realizacin de una tarea determinada, la cual no implica responsabilidad sobre las decisiones tomadas en cada caso.

Para una mejor comprensin, podemos pensar el siguiente ejemplo: cuando el gerente general de una gran empresa permite que el jefe de cada sucursal dirija a los vendedores de esa sucursal, est delegando autoridad, es decir, parte de su autoridad se la pasa a los jefes de sucursal. Por ese motivo, estos ltimos son responsables por la actividad que desarrollan los vendedores de la sucursal a su cargo. Descentralizacin La descentralizacin es un tipo de delegacin en la cual la responsabilidad adquirida est acompaada de cierta autonoma sobre las decisiones. Cuando se produce una concentracin de las decisiones en la cspide de la organizacin, se denomina centralizacin. Por el contrario, cuando en los puestos de niveles organizativos ms bajos, se encomienda cierta capacidad para tomar decisiones, es decir, se otorga cierto grado de autonoma y de responsabilidad, se denomina descentralizacin. Cuanto mayor sea el grado de autoridad otorgado, mayor ser la descentralizacin. A mayor descentralizacin, mayor participacin en las decisiones y en la elaboracin de los objetivos generales. En la empresa de yogur; se dieron estos procesos que hacen a un mejor desempeo? Resolvamos la siguiente actividad para obtener una respuesta: En nuestra fbrica de yogurt: Hubo delegacin de funciones? Se departamentaliz? Existi descentralizacin?