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COMUNICAO ESCRITA
Um dos pontos mais importantes na profisso de Secretria o domnio do sei idioma. A Secretria deve ter redao prpria com conhecimentos bsicos de sua tcnica e sua montagem com o fim de expressar de maneira clara e espontnea aquilo que deve ser dito. Dentre os tipos de correspondncia existente, podemos salientar a Oficial, a Comercial e a Particular. CORRESPONDNCIA OFICIAL a correspondncia expedida pelos rgos pblicos do Governo (Executivo, Legislativo e Judicirio).

CORRESPONDNCIA COMERCIAL a correspondncia expedida por empresa que se dedicam ao comrcio e a Indstria.

CORRESPONDNCIA PARTICULAR a correspondncia trocada entre pessoas fsicas, de carter pessoal.

1. DOCUMENTOS DE COMUNICAO Circular a correspondncia onde se esclarece decises que devero ser amplamente divulgadas. Memorando Correspondncia informal enviada de uma seo para outra, solicitando informaes rpidas. Mensagem Correspondncia de carter solene, utilizada pelo Presidente da Repblica, Presidente do Congresso, Cmara dos Deputados, Assemblias Legislativas e Governadores de Estado. Ofcio Correspondncia de carter oficial que se faz entre reparties publicas, empresas e particulares. Requerimento Correspondncias onde se solicita por favor ou direito, algo que nos assegurado por lei. Aviso o documento dirigido e subordinado direto notificando e regulando disposies.

2 Carta Correspondncia oficial que solicita informaes sem a rigidez do ofcio. Edital Documento que comunica ao pblico assuntos que devem ser amplamente divulgados. Geralmente so publicados tambm em rgos de imprensa de grande circulao. Certido - o documento que representa cpia fiel de original de documento sem emendas nem rasuras, assinado por autoridade capacitada para sua emisso. Portaria Ato de emisso de Ministro de Estado, Diretor de Departamento e Governador de Estado, deliberando ou regulamentando atribuies de sua competncia. Decreto Ato oficial do Presidente da Repblica. Ata o registro de fatos ocorridos em uma reunio. A ata redigida e lavrada em livro prprio. Tem na sobre capa o termo de abertura e no final o ter mo de encerramento e suas folhas so enumeradas. No pode haver rasuras nem claros. Tudo escrito seguidamente. Os algarismos e importncia devem ser escritos repetidos entre parnteses por extenso. COMPOSIO DA ATA: Ttulo Introduo Relato Fecho

1) 2) 3) 4)

Relatrios Exposio de ocorrncias administrativas de uma Empresa. Complementando as orientaes acima, oportuno lembrar que para uma redao perfeita, so imprescindveis conhecimentos de gramtica. A correta ortografia, a crase, os pronomes de tratamento com suas abreviaturas, a regncia verbal, devem ser uma preocupao constante a todos que fazem uso da comunicao escrita. Clareza e objetividade constituem a regra primordial para uma boa redao. Em seu declogo transcrito abaixo, Robert Guning apresenta os princpios bsicos criados para atingir a objetividade da comunicao.
1 Construa frases curtas 2 Prefira o simples ao complexo 3 Amplie seu vocabulrio 4 Evite palavra desnecessria 5 Ponha ao nos verbos 6 Associe-se experincia de seu leitor 7 Use a palavra que o leitor possa entender 8 Faa uso amplo das variaes 9 Escreva como se fala 10 Exprima e no impressione

ORGANIZE SEU ARQUIVO

ORGANIZE SEU ARQUIVO

Arquivos a memria de uma empresa. Informam, comprovam fatos, historiam atividades. o instrumento de controle para ao administrativa de qualquer empresa pblica ou privada. ARQUIVISTA Arquivista - a pessoa que tem o arquivo a seu cargo. O arquivo relacionado com as atividades funcionais de uma empresa pblica ou privado e criado com o objetivo de preservar documentos. Podemos definir os arquivos como um conjunto de documentos escritos, desenhos e materiais impressos, recebidos ou produzidos oficialmente por um rgo administrativo, que cumpridas as exigncias de trmite organizacional, se destinam a permanecer sob custdia desse rgo ou pessoa encarregada. Se analisarmos os elementos destacados nas diversas definies de arquivos, veremos que se relacionam tanto a fatores concretos como abstratos So fatores concretos: a forma dos arquivos, fonte de origem e lugar de sua conservao. So fatores abstratos: A razo pela qual os documentos vierem a existir. OBJETIVOS DE UM BOM ARQUIVO 1. Manter ordenados todos os documentos; 2. Fornecer com rapidez as informaes solicitadas; 3. Zelar pela conservao dos documentos guardados em estantes, arquivos e fichrios; 4. Ter elemento capaz de exercer a funo. INSTRUMENTO PARA ARQUIVO: Pastas; Fichrios; guias; Arquivos; Armrios; Estantes. PASTAS: Feitas geralmente de cartolina, dimenses estandardizadas em dois tamanhos: carta_ medindo 0,30mx0, 24m e oficio_medindo 0,38mx0, 24m. So apresentadas em diversos tipos: Corte reto_ Tambm chamada pasta corrida. Tem a face anterior ou posterior um pouco maior que a outra, permitindo que nesse excesso seja escrita a formao desejada.

5 Projeo_ dobrada ao meio e tem na face anterior, ou posterior, uma pequena parte saliente que pode ser prolongamento da prpria pasta onde podero ser feitas anotaes que serviro para identificar seu contedo. Sanfonadas _so pastas que alm de comportarem muitos documentos, possuem separaes internas. Suspensas_ ficam suspensas mesma altura, graas a hastes laterais que lhes servem de apoio e sobre as quais as pastas deslizam horizontalmente.

FICHRIOS: So caixas que podem ser de madeira, de ao ou de acrlico, destinadas a guardar as fichas resumo, de forma ordenada de acordo com o sistema escolhido. Existem em vrios tamanhos e formatos variveis. GUIAS: So cartes resistentes dos tamanhos das pastas ou fichas. Serve para proteger as pastas e manter a arrumao vertical em ordem e para evitar enganos ou arquivamento. So chamados tambm divises ou ndices. As guias podem ser protegidas por uma moldura de metal, celulide ou material plstico para evitar o desgaste devido ao uso constante. ARQUIVOS: Confeccionados em madeira ou de ao. Compem-se de carcaa, estrutura, corredias, fechaduras, guarnies e gavetas. So utilizados para arquivar cartas, documentos, fichas e papis em geral. ARMRIOS: Os armrios so confeccionados em ao ou em madeira. So abertos ou fechados e podem ter at cinco sries de prateleiras. ESTANTES: As estantes mais usadas so de ao, comportam seis sries de prateleiras e medem 2 metros de altura.

FASES DO ARQUIVAMENTO
Para efetuarmos o arquivamento, precisamos coordenar o material a ser arquivado na seguinte ordem: 1. Selecionar o material que est arquivado; 2. Classificar pelo sistema adotado; 3. Codificar (marcar no documento o cdigo que recebe); 4. Agrupar o material de acordo com os cdigos marcados; 5. Processar o arquivamento.

PRINCIPAIS MTODOS DE CLASSIFICAO PARA ARQUIVAMENTO

Ao determinarmos um mtodo prtico de arquivamento, precisamos antes relacionar todos os dados que levaro a sua escolha, tais como: quantidade de documentos, forma que sero procurados, confidencial idade. Existem vrias maneiras de ordenar papis. Quando se fala em mtodos de classificao para arquivamentos pensa-se se eles apresentaro solues imediatas s suas necessidades. Descrevemos a seguir os principais mtodos de classificao utilizados: 1. MTODOS ALFABTICOS o sistema simples e prtico de arquivamento de consulta direta, sem necessidade de ndice. Vai-se diretamente ao nome do indivduo, da forma, do assunto.So mtodos alfabticos: nominal, especfico ou por assunto, geogrfico, dicionrio e enciclopdico. NOMINAL: Nomes de pessoas e razes sociais, sendo que os nomes de pessoas so classificados pelo ltimo sobrenome, conforme regras da Biblioteconomia. Razes sociais entrem de forma direta. Especfico ou assunto: um dos mais difceis processos de arquivamentos. Consiste em agrupar as pastas por assunto e embora procuremos estabelecer uma base, no podemos garantir a uniformidade indispensvel a um arquivo. Geogrfico: Usado para classificar os documentos de acordo com a diviso geogrfica em pases, estados e municpios, cidades e bairros. E usado para classificar registros ou documentos por zonas geogrficas. Dicionrio: So utilizados todas as letras do alfabeto considerando-se tambm as letras k,w e y. Enciclopdico: So arquivadores por assunto com divises e subdivises. 2. MTODOS NUMRICOS: Mais utilizados quando se deseja manter a sigilosidade dos arquivos. Nesse mtodo necessrio ndice. So mtodos numricos: Simples_ numera-se os correspondentes no arquivo para localizao das pastas ser necessrio um ndice alfabtico pelo nome do correspondente que indicar um nmero que lhe foi dado. Duplex_ Estabelece-se um cdigo numrico para os assuntos grais que recebero nmeros quando subdivididos sempre em seqncia numrica progressiva. Exemplo: Assunto 200 Subdividido 200.1 Decimal_ consiste em dividir em 9 classes principais e uma geral as quais se atribui os algarismos de zero a nove sempre escritos em 3 algarismos.

Exemplo: 001 002 003 004 005 006 007 009 Indexao Coordenada_ O mtodo unitrerm, tambm chamado de indexao coordenada mais um mtodo de fichamento que de arqivamento. Os documentos so numerados por ordem de chegada e arquivados sem preocupao com o assunto, origem, etc, utilizando-se de cada palavra chave para sua identificao. Essas palavras so arquivadas na ficha initerm tendo em alta em cada uma, um algarismo de 0 a 9. O nmero do documento escrito na ficha sempre com o ltimo algarismo correspondente ao que est no lato da coluna. ARQUIVO CONFIDENCIAL o arquivo confidencial deve ser separado do arquivo comum e geralmente fica localizado na sala do executivo. Alm do executivo e sua secretria, nenhuma pessoa dever ter acesso ao mesmo. Dever permenecer sempre trancado e nunca transferido para o arquivo morto. ARQUIVO MORTO

Dever ser organizado de maneira semelhante ao arquivo vivo. A transferncia de documentos do arquivo vivo no significa que eles perderam sua utilidade e, sim, aliviar a carga dos papis ativos. Cada empresa deve estabelecer normas fixando a validade de seus documentos. Extindo o prazo, podero ser destrudos. CONCUSO: seu arquivo deve ser planejado e organizado de maneira tal, que possa funcionar como um rgo de informao rpida e precisa.

PROCEDIMENTOS TICOS
O QUE ATITUDE? a maneira, em geral de prestar, sentir e reagir a um determinado objeto que pode ser uma pessoa, um grupo de pessoas, um acontecimento. Nossas atitudes mais bsicas so aprendidas na infncia, atravs da interao com os pais. O QUE TICA? Indica as disposies do ser humano perante a vida. Ser tico muito mais do que um problema de costumes, de normas prticas. Supe a boa conduta das aes, a felicidade pelas aes feita o e prmio ou a beatitude da alegria da auto- aprovao diante do bem feito, no dizer de Aristteles. Como cincia dos costumes, a tica trata dos deveres sociais do homem e de suas obrigaes entre si na comunidade. Na realidade, ningum pode viver ao sabor de suas paixes e desejos momentneos de onipotncia. A satisfao das aspiraes morais faz parte integrante conjunto dos desejos humanos, pois nenhuma sociedade ou grupo podem viver fora de qualquer regra ou lei. A vida uma contnua determinao uma seleo e criao,no apenas um deixar se viver. importante lembrar que o agir tico vai alm do pensar bem e honestamente, como uma ressonncia de um mundo individual e pessoal, mas exige ao mesmo tempo que a conscincia que uma sntese ativa em perptua realizao , se manifeste de modo explicito atravs de aes claras e visveis. O QUE CARTER? O conjunto de traos de personalidade que tem sentido moral, so os traos avaliados como bons ou maus (dignidade, lealdade, honestidade, honradez, etc.). Inclui o comportamento e a conscincia moral.

POSTURA PROFISSIONAL:
Voc faz parte de grupo dentro do seu ambiente de trabalho e tambm desempenha uma atividade, que tem sua importncia diante das demais tarefas. Ao conjunto de atividades e comportamentos solicitados chamasse; PAPEL. E a importncia referente sua funo chama-se STATUS. Como colaboradores para o desempenho de suas atividades, quanto melhor realizadas, melhor sero reconhecidas pelo grupo a qual pertence. Diante desta busca pela melhor maneira de realizar as tarefas descrevo dois conceitos: EFICIENCIA: O MEIO: Baseia-se no mtodo, no procedimento, na rotina e no caminho para se chegar a alguma coisa. O bom mtodo, a boa rotina e o procedimento adequado levam ao aumento da eficincia. EFICCIA: O RESULTADO: Baseia-se no alcance dos objetos propostos e na conseqncia final do trabalho Se voc continuar fazendo o que sempre fez, continuar obtendo o que sempre obteve. Para obter algo diferente, voc tem que comear a fazer algo diferente...

Postura significa posio de corpo e atitude.

Um porte correto tem o poder de transformar uma pessoa de aparncia insignificante em pessoa equilibrada, simptica e confiante em si. Nessa posio deve ser correta quando sentada, em p ou andando. O mistrio da postura est no corpo reto. Na recepo da sua empresa voc ter sempre que estar bem colocado em sua mesa, de modo que de qualquer ngulo da recepo (ou da empresa) possam te localizar. Da mesma forma, voc deve ter acesso a todos os ngulos. DICAS DE BOA POSTURA: Posicione eretamente o seu corpo, esteja em p ou sentada; Uma vez estando em p nunca deixe o peso do corpo sobre uma das pernas e evite cruzar as pernas de p; Nunca sente relaxado com o corpo dobrado sobre a sua mesa, sempre d a impresso de cansao; Nunca fique rodando com sua cadeira, lembre-se, voc no est em um parque de diverso, as rodas de sua cadeira s servem para te auxiliar nos movimentos do seu corpo.

10 RECEPO E PORTARIA TAMBM SO CARTES DE VISITA impressionante quando as empresas investem em treinamento! Pode-se perceber isso chegando a algumas portarias e recepes e vermos que o treinamento passou bem longe dali. Tem porteiro de guarida empresarial que mais parece sindico de fronteira; com aquele olhar que chama o visitante de contrabandista, pergunta mais uma vez com quem quer falar, de qual departamento ,e lhe deixa esperando pelo tempo que ele julga necessrio, pois ali no uma portaria e sim sua fronteira. Alguns, por incrvel que parea, no conhecem grande parte das pessoas que so procuradas na portaria e chegam a dizer que o visitante deve estar enganado. Acho que seria de boa educao, quem convida, j deixar a portaria preparada para receber o visitante, mas quem convida no tem a mnima idia do preparodo funcionrio da portaria. Tem aquele tipo de porteiro gualda que depois de lhe ver dando um duro danado para estacionar seu carro no estacionamento da empresa visitada, espera voc chegar at a guarida e lhe diz dotor ali pode estacion no, o sinh tem de parar do outro lado. impression ante o treinamento de espantalho que estes profissionais recebem. Passou na portaria, vai cair na recepo com a recepcionista lixa, sim aquela que enquanto lhe atende, lixa as unhas, nem olhando para aqueles que esto na sua frente, ou a recepcionista hiperativa, aquela que fica com algum no telefone, onde se percebe que um papo de comadres e fica falando, ouvindo e levantando a mo como guarda de trnsito pedindo para voc esperar, pois a receita que ela est pegando por fone mais importante que a visita. Depois ela lhe pergunta se sabe chegar ao local de visitado. Voc diz que no e ela, ao invs de lhe acompanhar, d aquela explicao bvia, dentro dos limites mentais dela, que lhe faz se perder por uns 20 minutos dentro da empresa, tendo de ir perguntando para mais umas 4 pessoas onde a tal sala. Portaria e recepo de visita e parece que muitos profissionais de RH pensam que por terceirizarem estes departamentos esto resolvendo tudo. Terceirizar departamentos consiste em estabelecer a estes departamentos qual a cultura da empresa. E quando chegamos ao visitado, contando tudo que aconteceu, ele diz: me desculpe, esta portaria e esta recepo sempre fazem isto, so uns incompetentes. Ento voc pensa: so, mais ainda esto l. Certa vez, eu cheguei 45 minutos antes para uma entrevista de rdio, ao vivo, em uma emissora e quase perdi a entrevista por causa da recepcionista que se julgava chefa de fronteira. S consegui entrar no horrio ao ligar para o celular do apresentador e dizer o que estava se passando e ele precisou vir me buscar. Ele desculpou-se pela recepcionista, falou o diabo dela, mas quando voltei l, para outra entrevista, alguns meses depois ela ainda estava l.

11 Os gerentes de RH, Gerentes de outras reas e os prprios Diretores de Empresa deveriam se disfarar e fazer o papel de visitante, para sentir de perto o atendimento que sonda sua empresa. na portaria e na recepo que se tem incio uma visita. ali que se pode ter uma idia da cultura da empresa: se ela uma empresa com viso humana ou uma empresa com viso fronteiral. Como tratamos nossos visitantes, seja quem for, desde um motoboy at um cliente VIP, define os valores intrnsecos de atendimento de qualquer organizao. Quem recepciona mal, vai atender mal! Cuidado ao escolher seu profissional de portaria ou recepo: a empresa poder estar definindo ali uma imagem que tanto luta para repudiar. Pessoas sem treinamento, em qualquer lugar, fazem estragos, mas nestes dois lugares os fatores vo alm. Nunca ouvi de um porteiro ou de uma recepcionista nas empresas que j visitei: Seja bem-vindo Senhor ou Tenha uma tima visita em nossa empresa. Uma atitude simples, mas poderosa. Tambm nunca ouvi deles: Foi um prazer receb-lo em nossa empresa Senhor, Tenha um bom dia! ou Esperamos rev-lo em breve!. Portaria e recepo no so zonas de fronteira, onde se combatem os visitantes: so uma zona de apresentao onde se deve homenagear o visitante com cordialidade, educao e respeito.

O ESCRITRIO
O escritrio um lugar destinado escriturao, a correspondncia e ao arquivamento dos papis, livros e documentos da empresa ou estabelecimento. O desenvolvimento do escritrio estar de acordo com a importncia de seu negcio, portanto os escritrios no podero ter o mesmo tratamento e organizao, cada um tem suas caractersticas prprias. O mobilirio de um escritrio deve ser disposto na sala de tal maneira que os auxiliares possam trabalhar desembaraadamente, a fim de existir mais rendimento no trabalho. A organizao de um escritrio depende da uniformidade de cada caso, dependendo da necessidade e circunstncia peculiar de cada gnero. preciso que se no confunda organizao com racionalizao de servio, para tanto, preciso que se use um mtodo mais racional de organizao. O princpio bsico da diviso, distribuio e execuo do servio : Organizar o trabalho de acordo com tempo disponvel; Comear sempre pelo trabalho mais urgente; Executar integralmente a sua tarefa, sempre indo at o final; Sempre conferir tudo 02 vezes antes de finalizar. Para que a tarefa de um escritrio seja desempenhada com competncia e rapidez necessria que haja recursos com equipamentos e materiais disponveis para a sua execuo.

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UTENSLIOS UTILIZADOS EM UM ESCRITRIO

Pastas diversas: Existem vrios tipos de pastas, Ex: Pasta AZ, pasta L, suspensa (essas servem para arquivos de ao), pasta com trilho, com elstico, sanfonadas, entre outras. Voc deve possuir as pastas de acordo com as suas necessidades. Papis de rascunhos: Se os tempos esto para economia, colabore, transforme as folhas que iriam para o lixo (e que estavam com o verso em branco) em papel de recados. Mas caso precise de um recado mais organizado, prefira os papis que vem com adesivos. Almofada para carimbo: um estojo que contm uma almofada molhada de tinta para carimbos, este no pode faltar na sua gaveta, mas prefira as azuis, pois aceita em qualquer circunstncia. Perfurador de papel: Facilita o arquivamento de papis. Podem ser de dois ou quatro furos, de acordo com a necessidade do escritrio. Grampeador: Prefira os com grampos maiores (o mais usado atualmente o modelo 26/6), pois esses conseguem grampos menor, o indicado utilizar um clipes. Extrator de grampo: Eles so longos, de metal e evitam a destruio do papel na retirada do grampo. Rgua: Prefira as rguas que no so transparentes, elas te auxiliaro da digitao. Marca texto: So canetas com cores bem berrantes e transparentes. Um texto marcado a primeira coisa que se v, evite perder tempo lendo tudo de novo. Dicionrio; essencial em qualquer escritrio. OBS: 1. Tente tambm diminuir o nmero de objetos que devem ficar em sua mesa. 2. Seus objetos pessoais devem ser produzidos ao mximo e no estar a vista. Evite principalmente: Escova, batons, perfumes e outros objetos do gnero. E tenha muito cuidado para no junt-los aos documentos.

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MARKETING PESSOAL

O que Marketing Pessoal? tudo que voc vende de voc para as pessoas: Sua aparncia, sua simpatia, sua competncia, sua disponibilidade de aprender a executar as tarefas; Se voc no conseguir vender sua imagem para os outros, voc no conseguir ser um bom estrategista com voc mesmo. Para que se consiga xito no marketing pessoal, voc ter que tomar algumas precaues com a sua imagem. A boa aparncia desde a poca dos romanos ao qual Nero liderou, foi e essencial para qualquer pessoa ser bem aceita na sociedade. Talvez em algumas empresas, voc ter a linha de frente, ou seja, o primeiro contrato, de modo que ir recepcionar auxiliar, e orientar os seus principais clientes. ALGUMAS DICAS : O vesturio profissional de acordo com o estilo da empresa; Algumas empresas adotam o uniforme. Escolha tecidos foscos, de boa qualidade, cores firmes, que amassem pouco e principalmente que sejam discretos (com a finalidade de no chamar a ateno). Outra dica: Cores lisas so sempre as preferidas; A maneira correta de uma pessoa trajar-se reflete a sua personalidade, causando boa impresso aos visitantes; Evitar cabelos grandes, soltos ou penteados sofisticados, manter um bom corte, ter cabelos limpos e escovados (penteados); Procure se discreta, usar maquilagem suave que valorize seus pontos chaves (boca e olhos); Unhas curtas ou mdias, mas sempre manicuradas; Evitar saltos altssimos, nunca usar sapatos dourados, prateados e feitos complicados, como por exemplo: amarrados no tornozelo ou modelos de festas. Sempre use um calado que seja proporcional o tamanho do seu p; Evitar brincos grandes, pingentes, pulseiras barulhentas e muitas peas juntas (colar, pulseiras, anis, relgios); No vesturio masculino importante que os funcionrios apresentem-se sempre com banho dirio, uso de desodorantes, cabelos cortados e penteados, barba feita, unhas limpas e aparadas; Se for fumante, fume em lugar privado, porm mantenha cautela ao informar seus clientes; Bebida alcolica causa depresso, prejudica a memria e enfraquece a resistncia orgnica. Ao profissional no permitido tomar bebida alcolica quando estiver trabalhando.

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COMPORTAMENTO PROFISSIONAL
Numa sociedade competitiva, ser educado cada vez mais valorizado. O profissional educado sempre se destaca no mundo dos negcios. Lucra mais quem consegue atender melhor seu cliente. SECRETRIAS Elas devero ter regras bsicas estabelecidas pelo seu chefe: um tratamento definido, no devem ser amigas do chefe, seu relacionamento dever ser simples, direto, unicamente relacionado aos assuntos de trabalho; No confie na sua memria. As secretrias, alm da sua prpria agenda, devero ter o cuidado de supervisionar a agenda do chefe, lembrando-o de seus compromissos. NORMAS DE CONDUTA PROFISSIONAL Corteses, porm sem intimidade; Seja pontual, sempre mostre as suas tarefas em tempo hbil, evitando acmulo de servios para o dia seguinte; Atender bem os clientes; Ter esprito de colaborao para com seus colegas; Das informaes sem correr ou incorretas (procure ter certeza do que est informando); Conversar usando um tom agradvel e sem intimidades; Sempre fazer soar o senhor ou senhora; Evitar falar sobre mortes, doenas, desastres, etc... Atender todos do mesmo modo, sem mostrar preferncias; No usar atitudes irnicas; Manter uma fisionomia, simptica, espontnea, um sorriso pode ser a chave que abre a porta e pode desanuviar um ambiente carregado. Bom astral fundamental.

TICA DO TRABALHO
Mtodo - a maneira ordenada de proceder. Ele ensina aproveitar o tempo de modo a no desperdi-lo, empregando-o em prol do interesse e progresso da empresa. Organizao o resultado do mtodo. Dez pessoas bem organizadas podem produzir mais dinamismo do que cem pessoas que no tem idias claras dos seus deveres, objetivos e meios de atingir tais coisas. Sigilos o mandamento bsico do profissional eficiente. No comentar os assuntos da empresa fora do mbito de trabalho ou com pessoas que no dizem respeito ao mesmo. Ver, ouvir e calar.

15 A acolhida dispensada a um visitante ou cliente pode lev-lo a esperar pacientemente, regressar outro dia, ou se retirar para nunc a mais voltar.

QUALIDADE TOTAL
Por que qualidade? Por onde quer que voc ande, j se deparou muitas vezes com a palavra qualidade. Ela est estampada em cartazes, anncios, em eventos ou instituies. O fato que essa palavra freqenta todos os lugares. Porm, preciso entender seu exato sentido. Por que todos saem em busca da qualidade? E que caminho percorrer para atingi-la? Todos sabem que m qualidade sinnimo de mal feito, AL elaborado e mal atendido. O mercado de trabalho est mudando e o que as empresas procuram : qualidade, produtividade, competitividade. Para se enquadrar neste perfil preciso estar sempre aprendendo e se atualizando. O profissional com formao slida, bem qualificada e que aprecia seu trabalho, desenvolve suas atividades, evita desperdcios, sabe argumentar, tomar decises e relacionar-se bem com a equipe de trabalho. Quando falamos de um servio de qualidade, estamos falando da realizao total do cliente, como atend-lo, como atingir as suas expectativas, etc... Requisito ou condio necessria para trabalhar com qualidade e comprometimento mais do que um compromisso, empenho e dedicao. Quem mostra comprometimento, mostra verdadeiramente seu desempenho, que a competncia para execuo de um bom trabalho. A qualidade exige do trabalhador, alm de uma formao mais abrangente, ampla e consistente, uma compreenso maior das relaes interpessoais. No somos seres isolados, o trabalho em equipe traz crescimento e bom relacionamento, em conseqncia, h um amadurecimento profissional.

PROCEDIMENTOS NO ATENDIMENTO AO CLIENTE

O ZANGADO: - No se irrite, no com voc; - Procure descobrir e entender os motivos da irritao; - Se for o caso, aceite os erros da empresa ou os seus; - No discuta com o cliente; - Mostre ao cliente que voc capaz de resolver o problema; - No sorrir quando o cliente estiver nervoso. O PERSISTENTE: - Apresente-se seguro, confiante, profissional e positivo; - Evite polmica sobre a estrutura e a responsabilidade da empresa; - No considere a argumentao do cliente como algo pessoal; - Reconhea se h necessidade de levar o problema ao superior.

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O PADRO: - Seja cordial; - Demonstre competncia e disponibilidade; - Demonstre que ele ser atendido com responsabilidade e eficincia.

QUALIDADE NO ATENDIMENTO AO CLIENTE

No por falta de mrito que h um ditado popular afirmado que o cliente sempre tem razo, afinal, ele quem paga os nossos salrios, as nossas despesas, quem nos leva a ganhar mais quando agradamos, que faz com que sejamos reconhecidos, enfim, ele o motivo de estarmos trabalhando. Ao aceitar trabalhar em uma empresa, somos obrigados a aceit-la, bem como desempenhar as nossas tarefas com eficincia, competncia e seriedade. Isso inclui sermos educados, pacientes e compreensivos com as pessoas que vm at ns. No deixe que os seus problemas pessoais interfiram no desempenho do seu atendimento. Voc deve ter em mente que ningum tem nada a ver com seus problemas, e que os clientes esto ali para receber de voc um atendimento de qualidade. RECEPO A recepo e o carto de visita de todas as empresas seja ela um simples negcio ou uma poderosa empresa. Se voc estiver observando tudo, perceber que todos te olham, te criticam, te elogiam. Da surgir oportunidade, ou no para sua carreira, por isso, procure ter ateno em tudo a sua volta. ATENO PARA ESSAS DICAS - Procure conversar discretamente com seu interlocutor; - Filtre tudo, de onde vem a que veio e o que pretende; - essencial o tratamento de cortesia, Sr. ou Sra. Fulano de Tal, isso impe um certo respeito para com seu interlocutor; - Sempre ser gentil ao dar uma informao, se chega at voc porque precisam de sua ajuda; - Caso no saiba a informao desejada pelo cliente, no passe informao incorreta (ou duvidosa), se informe, procure orientao e transmita ao seu interlocutor a informao correta; Procure manter sempre a mesa da recepo arrumada, evite papis espalhados sobre ela; - Use sempre palavras como: desculpe senhor, por favor, obrigado (a), com licena, etc. Essas palavras despertam grande receptividade; - Sempre que cumprimentar algum, sorria, mas seja discreto ao faz-lo; - Evite grias e no masque chicletes,principalmente quando precisar conversar;

17 - Seja alegre e participativo, mas mantenha a discrio. OBS: Ningum impecvel o tempo todo, quando ocorrer falhas, basta um sorriso e um sinto muito.

EXEMPLOS DE QUALIDADE NO ATENDIMENTO

NO ASSIM O que voc quer? Isso no comigo. No Nunca No meu setor possvel, mas mais caro. Acho que voc no pode pagar Vai demorar No tenho troco. Procure em outro lugar ...MAS ASSIM! H algo que eu possa fazer pelo senhor? No sou eu quem trata disso, mas creio que posso ajud-lo. Sinto muito, resolveremos dessa forma. pouco provvel. Por favor, dirija-se ao setor responsvel. Os preos variam de... Quanto o Sr. est disposto a gastar? Casos assim costumam demorar, mas faremos o possvel. Poderia me facilitar o troco? Talvez possa encontrar no...

ATENDIMENTO AO TELEFONE
O telefone um dos meios de comunicao mais eficiente que existe, porm, preciso que o utilize com um atendimento de qualidade. Observe essas dicas: Atenda do primeiro ao terceiro toque ( o ideal atender ao segundo toque); Ateno para a respirao, fale pausadamente e com tranqilidade; No diga al, diga o nome de sua empresa, seu nome e a saudao adequada (bom dia, boa tarde ou boa noite). No confie na memria, tenha sempre lpis e papel mo; Procure ter por perto dados necessrios para o atendimento; No use termos de intimidade como: meu bem, querido, meu amor, fofinho, etc... Quando ligar para um nmero e no atender, desista aps o terceiro toque e ligue depois de alguns minutos; Evite passar ligao para o seu chefe quando ele estiver em reunio. Em caso de emergncia, escreva-lhe um bilhete; Insista com seu interlocutor para se identificar e lhe informar o assunto antes de transferir a ligao, de maneira educada e suscinta; Evite deixar seu interlocutor esperando. Caso precise procurar uma informao, avise-o e ligue mais tarde;

18 Conhea a empresa que trabalha. Fornea todas as informaes possveis e encaminhe a ligao para a pessoa certa, caso no possa ajudar seu cliente; No interrompa bruscamente a conversa, seja discreto e oua com ateno, afinal voc est transmitindo a imagem de sua empresa; Evite passar a informao sem autorizao, seja discreto, fale apenas o necessrio; OBS: Em seu escritrio, voc deve levantar-se estender a mo quando apresentado a algum, ao fazer as apresentaes, pronuncie claramente os nomes e acrescente se possvel qualificao.

CORRESPONDNCIA MODERNA
So trs tipos de correspondncia: Correspondncia particular: Se entre indivduos (amigos, familiares, pessoas do convvio social, inclusive as pessoas jurdicas). Esta correspondncia ecltica, apresenta desde o carter intimo at certo grau de formalidade. Correspondncia Empresarial: Se trocado entre as empresas, bem como as pessoas fsicas. Correspondncia Oficial: Se entre rgo do servio pblico civil ou militar, ou at mesmo de rgo pblico para pessoas fsicas e jurdicas, e vice-versa.

ELEMENTOS DE UMA CORRESPONDNCIA

Cabealho ou timbre: Referncia da empresa, logotipo, smbolo, ou emblema. Em geral, j vem impresso no papel da carta (chamado papel timbrado); Nmero da correspondncia: Facilita ao destinatrio responder a carta, alm de ser uma maneira de controlar as correspondncias emitidas. Indica a sigla de que se expediu o documento e vem seguindo de ano. Ex: GEAD-089/09; Local e data: O nome da cidade ainda pode ser citado, o dia pode ser indicado sem o zero na frente, o nome, o nome do ms com inicial minscula e no ano se coloca o ponto separando o milhar; Endereamento ou destinatrio: Indica os dados do destinatrio,no se coloca o endereo completo, limita-se a cidade e estado; Referncia: Breve resumo do contedo; Invocao ou vocativo: Expresso inicial de cortesia destinado ao destinatrio. colocada antes de se iniciar o texto e deve adequar-se a relao que existe entre o cargo ocupado pelo destinatrio; Texto: Parte central de correspondncia. a mensagem propriamente dita com desenvolvimento rpido e objetivo;

19 Saudao final: Expresso de despedida. Emprega-se respeitosamente para superiores hierrquicos e atenciosamente para a mesma hierarquia ou subordinados. Assinatura: Deve constar nome do remetente e depois seu cargo (somente as iniciais devem ser maisculas).

OFICIO
um instrumento de correspondncia entre empresas. A caracterstica que diferencia o oficio de uma carta que, para utilizao do oficio, sempre deve haver um rgo pblico em uma das pontas do processo de comunicao (remetente ou destinatrio). SUA ESTRUTURA A SEGUINTE: 1 Timbre da empresa (no alto da pgina). 2 Local e data de emisso do oficio. 3 Nmero seqencial do oficio. 4 Referncia. 5 Vocativo (prezado senhores, senhor diretor, etc). 6 Contexto. 7 Saudao de encerramento. 8 Assinatura do remetente. 9 Dados do destinatrio (os dados do destinatrio sempre se localizam na primeira pgina do oficio, independentemente do nmero de pginas que se contenha).

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MODELO DE OFCIO OF 987/06 Laranjeiras/Serra-ES, 04 de julho de 2009.

Ref.: Pedido de Recapeamento Asfltico Excelentssimo Senhor Prefeito,

Informamos a V.Exa. que Avenida So Joo, neste municpio, apresenta srios problemas no que diz respeito deterioriao, cobertura asfltica, prejudicando o acesso de clientes e fornecedores as lojas, prejudicando o comrcio local. Assim, solicitamos a V. Exa. Providencia no sentido de colocar no oramento do municpio a recuperao da referida via, com ganhos diretos para toda a populao do nosso municpio.

Respeitosamente

Nia Gomes Piske Diretora administrativa

Ao EXMO.SR. SEBASTIO QUINTAL Prefeito Municipal da Serra Laranjeiras/Serra - ES

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PROCURAO
Toda pessoa tem o direito, estando impossibilitada, de conceder legalmente a outro, de sua confiana, poderes para agir em seu nome. Isso pode ser feito atravs de um documento chamado PROCURAO. Quem passa a procurao chamado de outorgante e quem recebe os poderes chamado de outorgante e quem recebe os poderes chamado de outorgado. A procurao pode ser pblica ou particular, a prpria pessoa quem a faz. A procurao pode transmitir poderes gerais, quando no faz restries atuao do outorgado, ou pode especificar exatamente como este pode agir em nome do outorgante e em quais situaes. NA PROCURAO DEVE CONSTAR: 1 - Ttulo: Procurao, escrita com todas as letras maisculas no alto e no centro da folha; 2 - Texto: Devem constar no texto os dados de quem faz a procurao (outorgante) e dados da pessoa a quem se faz a procurao (outorgado); bem como a definio dos poderes; 3 - Localidade e data; 4 - Assinatura do outorgante; 4 - Assinatura das testemunhas: Seguidas do nome e RG de cada uma delas (as assinaturas das testemunhas sem os n. de documentos no tem validade). MODELO DE PROCURAO Por este instrumento particular de procurao, eu Mrcia Fonseca, brasileira, solteira, maior, professora, residente e domiciliada na Rua Cruzeiro, n 33, Laranjeiras/Serra-ES, portadora da Carteira de Identidade n 125.456 MG e CPF 451.452.654-43, nomeio e constituo o Dr. Sandro Albuquerque, brasileiro, casado, advogado, OAB n 1254, residente e domiciliado na Rua Viena, n 688, Laranjeiras/Serra-ES, meu bastante procurador, ao qual confio amplos e limitados poderes para praticar atos e assinar os documentos necessrios.

Natal, 04 de julho de 2009. _____________________________ Mrcia Fonseca

Testemunha 01 ____________________ Mariana Gomes RG 1877/ES

Testemunha 02 ____________________ Joana Fonseca RG 1971/ES

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CIRCULAR INTERNO
tambm conhecido como Memorando. Constitui a forma mais ou menos informal de comunicao que existe dentro das empresas, especialmente entre departamento. No se usa no circular interno a saudao de abertura, o cargo abaixo do nome, a assinatura e a saudao final.

MODELO DE CIRCULAR INTERNO

CL n 101/06 Joo Pessoa PB, 18 de setembro de 2009.

De: Snia Cristina Campos Chefe de Departamento Pessoal Para: Gil Piske Diretor Geral

Conforme solicitao de V.Sa. informo-lhe o valor da folha de pagamento do ms de junho/2009, R$ 11.132,00 (onze mil, cento e trinta e dois reais).

Atenciosamente

Snia Cristina Campos.

CIRCULARES As cartas circulares so aquelas que se enviam de um mesmo contedo a muitas pessoas, fazendo uma comunicao de ltima hora ou um aviso de algo que precisa ficar publicamente conhecido, tendo que ser assinada pelas pessoas que a leram.

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DECLARAO a confirmao da existncia ou no de uma situao ou fato. Expressa resoluo, opinio e conceito ou at testemunhos de fatos. preciso que a pessoa que assina seja maior de idade, j que a declarao tem valor legal. Se a pessoa fizer declaraes falsas estar sujeita as punies previstas por lei. As declaraes precisam ser feitas em papel ofcio (com ou sem timbre) e com o carimbo de CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica).

MODELO DE DECLARAO
Declaro para devidos fins que Vera Cardoso, portadora do RG 123456 PB aluna do Planteq e frequenta regularmente o curso nos dias de segunda e quarta no horrio de 08h s 9h30min. E por ser verdade, firmo e assino o presente.

Campina Grande, 18 de setembro de 2009.

_______________________________ Gil Piske Diretor Geral

RELATRIO
Relatrio a exposio minuciosa de uma atividade por escrito. So utilizados para analisar um determinado fato ou situao, constituindo muitas vezes instrumentos de controle e direo. Isso significa que boa parte das decises importantes so baseadas em relatrios. Da o grande valor de um relatrio bem elaborado. O importante, porm, destacar as possveis situaes ou problemas e sugerir mudanas para as melhorias, se for detectado.

TIPOS DE RELATRIOS
H vrios tipos de relatrios, que podem ser classificados de acordo com diferentes aspectos: 1. Quanto finalidade: h relatrios de pesquisas, jurdicos, econmicos, cientficos, de cadastro, de informao, etc.

24 2. Quanto periodicidade, os relatrios podem ser: anuais, mensais, dirios, eventuais, de rotinas, de concluso de trabalho, estudo e pesquisas. H tambm o relatrio progressivo, solicitado, sobretudo, por rgos patrocinadores de pesquisas. No relatrio progressivo, consta o que j foi realizado num perodo e o plano para o prximo perodo. Quando o relatrio feito para ser apresentado fora do departamento ou mesmo fora da empresa, necessrio maior cautela. As informaes podem ser utilizadas de maneira a prejudicar o redator e a empresa.

Quanto s formas, h tambm vrios tipos: 1. Relatrio resumo: Citao dos elementos bsicos. Usado principalmente para trabalhos dirios. 2. Relatrio roteiro: Preenchimento de formulrio previamente elaborado. o relatrio mais utilizado atualmente, devido praticidade e objetividade. 3. Relatrio narrativo: Narrao detalhada dos fatos em ordem cronolgica. mais usado nas reas jurdicas, cientficas e tcnicas. 4. Relatrio em tpicos: Facilita leitura e anlise do contedo. Os assuntos so dispostos em ordem lgica, divididos em itens que resumem os assuntos tratados em cada parte.

ABORDAGEM DIRETA (O CLIENTE ATENDE)

Bom dia, eu sou o/a ________________do Planteq, com quem falo, por favor? Eu sou responsvel pelo departamento de formao profissional e encaminhamento para empresas. Por favor, preciso falar sobre uma tima oportunidade que surgiu para voc aqui em nossa empresa.

ABORDAGEM INDIRETA (O CLIENTE NO EST)

Bom dia, eu sou o/a __________________ do planteq. Eu sou responsvel pelo departamento de formao profissional e encaminhamento para empregos. Por favor, preciso falar com o Sr. / Sra. _____________________ sobre uma tima oportunidade que surgiu para ela.

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MDULO DEPARTAMENTO PESSOAL

DIREITOS E DEVERES DOCUMENTOS NECESSRIOS PARA ADMISSO CONTRATO DE TRABALHO CONTRATO DE EXPERINCIA INDETERMINADO CONTRATO DE TRABALHO POR PRAZO DETERMINADO REMUNERAO DSR-DESCANSO SEMANAL REMUNERADO HORA EXTRA ADICIONAL NOTURNO ADICIONAL DE INSALUBRIDADE ADICIONAL DE PERICULOSIDADE ADIANTAMENTO DE SALRIO BENEFICIOS TRABALHADOR COM PREVIDCIA BENEFICIOS DA PREVIDNCIA SOCIAL IRRF-IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE DARF-DOCUMENTO DE ARRECADAO DA RECEITA FEDERAL FGTS PIS/PASEP EXERCICIOS 13 SALRIO-GRATIFICAO DE NATAL SEGURO DESEMPREGO TIPOS DE RESCISO E DIREITOS DO EMPREGADO CALCULOS DE RESCISO CONTRATUAL SEM JUSTA CAUSA COM MAIS DE UM ANO

26 DIREITOS E DEVERES Os direitos e deveres do trabalhador brasileiro, previstos na constituio, so disciplinados atravs de leis cuja maioria est reunida na CLT Consolidao das Leis do Trabalho. Vejamos alguns direitos que os trabalhadores conquistaram ao longo do tempo: Seguro desemprego em caso de desemprego involuntrio Fundo de Garantia por Tempo de Servio FGTS; Salrio Mnimo; 13 Salrio; Remunerao do trabalho noturno superior ao diurno; Salrio famlia; Durao do trabalho normal no superior a 8 horas dirias e 44 semanais; Repouso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos; Remunerao das horas extras em valor superior a no mnimo 50% das horas normais; Frias; Licena gestante; Aviso prvio proporcional; Aposentadoria; Associao em sindicato; Proteo do mercado de trabalho da mulher, mediante incentivos especficos nos termos da lei; Seguro contra acidentes de trabalho; FALTAS JUSTIFICADAS A legislao do trabalho vem instituindo ao longo desses anos, inmeras situaes que so consideradas como faltas legais ao trabalho, implicando para o empregador a obrigatoriedade do pagamento da respectiva remunerao, o que caracteriza as ausncias como interrupo do contrato de trabalho, das quais destacamos: Faltas Legais At trs dias consecutivos, em virtude de casamento. Os professores fazem jus h nove dias; Por cinco dias em caso de nascimento de filho, no decorrer da primeira semana; Por um dia em caso de doao voluntria de sangue, devidamente comprovada a cada 12 meses; At dois dias consecutivos ou no para fins de alistar eleitor para prestar servios eleitorais, nos termos da lei respectiva; At dois dias consecutivos em caso de falecimento de cnjuge, ascendentes, Descendentes, irmo ou pessoa que declaram em sua CTPS, viva

27 sob sua dependncia econmica; Nos dias que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior; Atestado mdico para dispensa dos servios do INSS Instituto Nacional de Seguro Social; No perodo em que estiver cumprindo servio militar; Quando for arrolado ou convocado para depor na Justia; Faltas ao trabalho justificado a critrio do empregador; Perodo de licena-maternidade ou aborto no criminoso; Paralisao do servio nos dias que, por convenincia do Empregador, no tenha havido trabalho; Afastamento por motivo de doena ou acidente de trabalho (primeiros 15 dias); Perodo de afastamento do servio em razo de inqurito judicial para Apurao de falta grave, julgado improcedente; Durante a suspenso preventiva para responder a inqurito administrativo ou de priso preventiva, quando for impronunciado ou absolvido; Comparecimento como jurado no Tribunal do Jri; Nos dias em que foi convocado para servio eleitoral; Nos dias em que foi dispensado devido nomeao para compor as mesas receptoras ou juntas eleitorais nas eleies ou requisitado para auxiliar seus trabalhos (Lei n 9.504/97); Os dias de greve, desde que haja deciso da Justia do Trabalho, dispondo que, durante a paralisao das atividades, ficam mantidos os direitos trabalhistas (Lei n 7.783/89); As horas em que o empregado faltar ao servio para comparecimento necessrio como parte na Justia do Trabalho (Enunciado TST n 155); Perodo de freqncia em curso de aprendizagem; Licena remunerada; Atrasos decorrentes de acidentes de transportes, comprovados Mediante atestado da empresa concessionria; A partir de 12.05.2006, por fora da Lei 11.304/2006, pelo tempo que se fizer necessrio, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunio oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro; e Outras faltas dispostas em acordos ou convenes coletivas.

Faltas Injustificadas Em regra geral todas as faltas so injustificadas a no ser aquelas que a lei expressamente preveja como sendo justificadas. As faltas injustificadas determinam sempre perda de retribuio correspondente ao perodo de ausncia, o qual ser descontado na antiguidade do trabalhador. O trabalhador que faltar injustificadamente durante trs dias consecutivos ou seis interpolados num perodo de um ano ou com alegao de motivo de justificao comprovadamente falso incorre em infrao disciplinar grave.

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Faltas Graves da CLT Inicialmente, vamos apresentar o elenco das faltas graves que do ensejo aplicao da penalidade cabvel por justa causa, previstas pela CLT Consolidao das Leis do Trabalho, no seu artigo 482: a) Ato de improbidade; b) Incontinncia de conduta ou mau procedimento; c) Negociao habitual por conta prpria ou alheia sem permisso; d) Condenao criminal do empregado, passada em julgado; e) Desdia no desempenho das respectivas funes; f) Embriaguez habitual ou em servio; g) Violao do segredo da empresa; h) Ato de indisciplina ou de insubordinao; i) Abandono de emprego; j) Ato lesivo da honra e boa fama ou de ofensas fsicas; k) Prtica constante de jogos de azar; Pargrafo nico. Constitui igualmente justa causa para dispensa do empregado, a pratica, devidamente comprovada em inqurito administrativo, de atos atentatrios segurana nacional. Faltas ao Servio Quando o empregado falta ao servio sem qualquer motivo justificado, o empregador pode descontar as faltas verificadas no ms. Alm do desconto correspondente ao valor das faltas injustificadas, o empregado pede tambm, o direito remunerao do dia do descanso semanal. Se faltar 4 dias em um ms, sendo uma falta em cada semana, ao final do ms ter um desconto de 8 (oito) dias, pois a semana incompleta autoriza o desconto correspondente ao DSR Descanso Semanal Remunerado. Atrasos ao Servio Embora o 1, do Artigo 58 da CLT Consolidao da Leis do Trabalho, com redao dada pela Lei n 10.243/2001, fala em limite mximo de dez minutos dirios, o empregador pode estabelecer em seu Regulamento Interno dos Empregados RIE, uma tolerncia de no Maximo 3 (trs) atrasos por ms de no Maximo 10 (dez) minutos, de maneira que no total, no excedam de meia hora (30 minutos) por ms. No modelo de Regulamento Interno dos Empregados, que apresentamos nesta obra, a regra est contida no artigo 17: Art. 17 Os atrasos sero caracterizados como ausncia ao trabalho. 1 - Sero tolerados sem qualquer prejuzo nos salrios at 03 (trs) atrasos por ms de no mximo 10 (dez) minutos, de maneira que no total, no excedam de meia hora (30 minutos). 2 - O empregado que superar em atrasos o limite previsto neste artigo perder a remunerao de um dia.

29 O empregado que cumpre integralmente a jornada de trabalho sem faltas ou atraso faz jus ao pagamento integral de sua remunerao. Da mesma forma, o empregador no est obrigado a pagar integralmente a remunerao do empregado quando ocorrer faltas ou atrasos sem justificativa legal. GUARDA DE DOCUMENTOS- PRAZOS DOCUMENTO PERIODO BASE LEGAL Acordo de compensao, Cinco anos durante o acordo de prorrogao e emprego, at 2 anos aps CF, art. 7, XXIX autorizao para desconto no a resciso previsto em lei. Cinco anos durante o Atestado Mdico emprego, at 2 anos aps CF, art. 7, XXIX a resciso Aviso Prvio 2 anos CF, art. 7, XXIX CAGED Cadastro Geral de 3 anos a contar da data Port. MTb n 2115/99, art. 1, Empregados e Desempregados da postagem P 2 Comprovante de Dec. Lei. N. 2052/83 arts. 3 10 anos Cadastramento e 10 Comprovante de Reteno do Art. 81, P 6, da INSRP INSS Contribuintes 10 anos 3/2005 Individuais Declarao de Instalao (NR Indeterminado No h 2 Port. 3214/78) Documento sobre IRRF 7 anos Art. 174 do CTN 20 anos, no mnimo, aps Exames Mdicos o desligamento do Portaria n. 3214/78 NR - 5 empregado FGTS GFIP - GRFP 30 anos Decreto n. 99684/90 Folha de votao de eleio da 5 anos Portaria n. 3214/78 NR - 5 CIPA GRCS Guia de recolhimento 5 anos CTN lei 5172/66, art. 174 de Contribuio Sindical GPS e toda documentao previdenciria quando no 10 anos, exceto na tenha havido levantamento hiptese de dolo, fraudo fiscal. (Folha de pagto, recibos, Decreto n. 3048/99 art. 348 ou simulao, o INSS GPS, ficha de salrio-famlia, poder a qualquer tempo. atestado mdico e salrio maternidade). Livro de Atas da CIPA Indeterminado No h Livro de inspeo do trabalho Indeterminado No h Mapa Anual de Acidente de 5 anos Portaria n. 3214/78 NR - 4 Trabalho Pedido de Demisso 2 anos CF, art. 7, XXIX PPP Perfil Profissiogrfico Art. 178, P11, IN INSS 20 anos Previdencirio 118/2005

30 Rais Recibo de Abono e Gozo de Frias, e recibo de adiantamento e pagamento de salrio. Recibo de entrega da comunicao de dispensa CD (Seguro Desemprego) Registro de empregados e registro de segurana de caldeiraria Salrio Educao Documentos de Convnio Solicitao de abono de Frias e recibo de vale-transporte Termo de resciso de contrato de trabalho 10 anos 5 anos durante o emprego e at 2 anos aps a resciso 5 anos Dec. Lei n. 2052/83, arts. 2 e 10 CF, art. 7, XXIX

Resoluo CODEFAT 392/2004 No h Dec.Lei n. 1422/75, art. 1, P2 CF, art. 7, XXIX CF, art. 7, XXIX

Indeterminado 10 anos 5 anos durante o emprego e at 2 anos aps a resciso 2 anos

Nota: A partir de 01/07/2003, as empresas equiparadas devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negcios e atividades econmicas ou financeiras, escriturao de livros ou produo de documentos de natureza contbil, fiscal, trabalhista e previdenciria. EXERCCIO 1. Quem assinou em 1 de maio de 1943 o Decreto Lei n. 5452 que trata da Consolidao das Leis do Trabalho?

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 2. Cite trs competncias suas que profissional de Departamento Pessoal: sejam imprescindveis ao

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 3. A. B. C. D. E. Relacione a coluna de faltas legais com seus respectivos perodos: Casamento Doao de sangue Alistamento eleitoral Morte de parente prximo Doena comprovada por atestado mdico ( ) Quantos dias forem necessrios ( ) At 2 dias consecutivos ( ) 3 dias consecutivos ( ) At 2 dias consecutivos ( ) 1 dia em cada 12 meses

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4. Defina com suas palavras: Empregador _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Empregado _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Trabalhador Autnomo _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Empresa Pblica _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Menor Aprendiz _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 5. Relacione cinco direitos garantidos ao trabalhador pela CLT:

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

DOCUMENTOS NECESSRIOS PARA ADMISSO CTPS Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Certificado de reservista ou alistamento militar (para o sexo masculino); Ttulo de eleitor (facultativo para maiores de 16 anos e menores de 18 anos, obrigatrio para maiores de 18 anos); Fotos; Comprovante de endereo; Carteira de identidade; CPF Cadastro de Pessoas Fsicas; Carto de nascimento dos filhos menores de 14 anos; Caderneta de vacinao obrigatria para filhos menores de cinco anos.

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CONTRATO DE TRABALHO O contrato de trabalho um acordo feito entre patres e empregados no qual fica acordado, principalmente, o seguinte: horrio de trabalho, tipo de trabalho a ser executado, quantidade de horas de trabalho, salrio que o empregado receber, dentre outros. Ele poder ser Escrito, Tcito ou Expresso. O contrato escrito deve ser assinado pelas partes na presena de testemunhas, para evitar dvidas futuras entre o que foi combinado. forma mais segura que existe para a comprovao dos fatos. Tcito a simples tolerncia de algum permitindo e usufruindo o trabalho alheio que ter os mesmos efeitos jurdicos do pacto expresso, se o esforo humano desenvolvido estiver cercado das mesmas caractersticas do contrato de emprego. Expresso a forma de contrato verbal. A empresa e o empregado, alm do que constar do contrato, esto sujeitos ao cumprimento das leis trabalhistas, previdencirias e outras. Quando um empregado for admitido para trabalhar em uma empresa, a sua primeira preocupao deve ser a assinatura do contrato de trabalho. A importncia da assinatura do contrato assegurar os direitos e os deveres do Empregado e do Empregador. CONTRATO DE EXPERINCIA INDETERMINADO Contrato de experincia um acordo feito entre patro e empregado, pelo prazo mximo de 45 dias, totalizando 90 dias. Este tipo de contrato permite que patro e empregado analisem um ao outro e decidam sobre a continuidade do mesmo na empresa. Assim, a empresa pode analisar as aptides e comportamento do empregado durante o tempo que perdurar o contrato e, se o mesmo for conveniente estar admitindo aps o trmino do contrato, se enquadrando assim no contrato indeterminado. O contrato indeterminado aquele em que no existe um prazo fixo para seu trmino. o tipo de contrato mais utilizado nas relaes trabalhistas. Caso contrrio, se o empregado no atender aos interesses da empresa, vencido o contrato de experincia, ele estar automaticamente demitido. Esses mesmos direitos so assegurados ao empregado, que poder decidir pela no continuidade na empresa. CONTRATO DE TRABALHO POR PRAZO DETERMINADO utilizado sempre para trabalhos que tenham comeo e fim, sendo comum na contratao em obra certa (carpinteiros, pedreiros, eletricistas etc...) nas reformas e construes de casas, edifcios, bem como safra em mbito rural e organizaes de eventos etc. O contrato perdurar o tempo necessrio para a execuo do servio, no podendo ultrapassar dois anos.

33 Caso seja prorrogado por mais de uma vez, considera-se por prazo indeterminado. OBS: Qualquer que seja o tipo de contrato de trabalho assinado entre patro e empregado, a empresa obrigada a fazer as anotaes correspondentes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social do empregado. De acordo com a CLT, o contrato de trabalho pode sofrer alteraes e at mesmo ser rescindido. As alteraes s podero ser feitos com a concordncia de patres e empregados, sendo as mais comuns quelas relacionadas ao horrio, mudana do local de trabalho etc. CONTRATO DE EXPERINCIA Por este instrumento particular firmado entre as partes, de um lado a Sr. (a) ___________________________, brasileiro (a), residente

______________________________ n. ________, portador (a) da CTPS n ___________________, srie n. _____________, de ora em diante designada EMPREGADO e de outro a firma ___________________________ Com sede a ________________________, n. _____, de ora em diante designada EMPREGADA, fica justo e combinado o seguinte: 1 A empregadora admite o empregado para exercer as funes de _________________ recebendo um salrio de _________,

(________________________________), pagos por ms. 2 O prazo do presente contrato de 45 dias, podendo ser prorrogado, por mais 45 dias obedecido ao disposto no pargrafo nico, do Artigo 445 da CLT, findo qual, passar a vigorar por prazo indeterminado. 3 O empregado receber pontualmente os seus salrios, o mais tarde at o 5 dia til subseqente ao perodo vencido, nos termos do pargrafo nico do art. 459 da CLT. 4 A jornada de trabalho do empregado ser de__________ a _________ no perodo de _____ s ______ sendo horrio de almoo de _____ as _____, e sbado de _____ s ______ tendo o domingo como descanso semanal remunerado. 5 Opera-se a resciso do presente contrato pela decorrncia do prazo supra ou por vontade de uma das partes, rescindindo-se por vontade do empregado ou da empregadora, com justa causa, nenhuma indenizao devida, rescindindo-se, antes do prazo, pela empregadora, fica esta obrigada a pagar

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50% dos salrios devidos at o final (metade do tempo combinado restante), nos termos do artigo 479 da CLT, com a alterao introduzida pelo Decreto Lei n. 229, de 28 de fevereiro de 1967, sem prejuzo do disposto no regulamento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio, salvo a multa rescisria de 40% saldo do FGTS. 6 Rescindindo-se antes do prazo pelo empregado, fica este obrigado a indenizar o empregador dos prejuzos que desse fato lhe resultar, nos termos do artigo 480 da CLT. E, por assim estarem de acordo, firmam o presente, em duas vias, uma das quais entregue ao empregado.

Campina Grande/PB, _____ de ____________ de ____________

_________________________ Empresa

________________________ Empregado

NOTA: o contrato poder ser firmado pelo prazo mximo de 90 dias. A firma no fica desobrigada de fazer o registro do empregado, que obrigatrio em qualquer hiptese.

35 CONTRATO DE TRABALHO POR TEMPO DETERMINADO Pelo presente instrumento particular de contrato de trabalho por tempo determinado entre _____________________ CNPJ _____________________ Estabelecida na __________________ n. _________ - ___________ __________________, adiante designado a EMPRESA , e Senhor(a) ______________________________, portador (a) CPF __________________ e identidade ____________________, residente na _____________________ n. _________ - ____________________________, adiante designado EMPREGADO, fica justo e contratado o seguinte: 1 O EMPREGADO trabalhar para empresa nas funes de ______________, obrigando-se assim a fazer o servio a ela designado, dentro da natureza do seu cargo. Considerando-se falta grave a recusa por parte do empregado em executar qualquer um dos servios referidos, que estejam relativos funo para qual fica contratado. 2 O empregado receber pontualmente os seus salrios, o mais tarde at o 5 dia til subseqente ao perodo vencido, nos termos do pargrafo nico do art. 459 da CLT na base de R$ ________ (____________________________). 3 A empresa descontar dos salrios do empregado no s o que j de lei bem como o que consta no contrato, como ainda a importncia correspondente aos danos causados pelo empregado, por dolo ou mesmo imprudncia, impercia ou negligncia nos termos do pargrafo nico do art. 462 da CLT. 4 A jornada de trabalho do empregado ser de ______ a ______ no perodo de ______ s ______ e sbado de _______ ao _______ sendo o horrio de almoo de ______ as ______. 5 A vigncia deste contrato ser pelo prazo de 60 (sessenta dias) comeando em _____ de _____________ de __________ e trmino em _____ de ________________ de __________, findo esse prazo o contrato de trabalho estar automaticamente rescindido. E obrigando a empresa pagar ao empregado toda a parcela rescisria da resciso de contrato, salvo aviso prvio e 40% da multa rescisria. 6 Se durante a vigncia do presente contrato o empregado der justo motivo para a dispensa poder ser despedido sem pagamento de indenizao de aviso prvio. 7 Se a empresa rescindir o contrato antes do prazo, sem motivo justo, pagar ao empregado nos termos do artigo 479 da CLT e por metade, a remunerao a que teria direito o empregado, nas mesmas condies fica obrigado a indenizar a empresa os prejuzos que com esse alto lhe causar, nos termos do art. 480 CLT. E por assim justo e contratado, assinam o presente em duas vias, diante das testemunhas, _______ de ____________________- de ____________ Testemunhas 1___________________________ __________________________ 2 __________________________ __________________________

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EXERCCIOS 1. Complete as frases:

a) O contrato de aprendizagem no poder ser estipulado por mais de _____________ anos. b) A jornada de trabalho do aprendiz de no mximo _____________ horas dirias, ficando vedado prorrogao e a compensao da jornada. c) O estgio pode perdurar pelo prazo mnimo de ____________ semestre letivo e pelo prazo mximo de _______________ semestres letivos. d) Trabalho contnuo de mais de 4 horas e menos de 6 horas possui um intervalo de ____________ minutos. e) Trabalho contnuo de mais de 6 horas possui um intervalo mnimo de ____________ hora e mximo de ____________ horas.

2. Quanto ao Contrato de Trabalho a Ttulo de Experincia, complete: Incio de contrato Trmino 02/07/2009 ___/___/___ Incio de prorrogao Trmino ____/____/____ ___/___/___

3. O que contrato de trabalho por tempo determinado? _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

4. Assinale os elementos abaixo que NO caracterizam o vnculo empregatcio:

( ) Pessoalidade ( ( ( ( ) Horrio de trabalho ) Habitualidade ) Insubordinao ) Salrio

37 REMUNERAO

Conceito: o conjunto de percepes econmicas devidas pelo empregador ao empregado no s como contraprestao do trabalho, mas, tambm, pelos perodos em que estiver disposio daqueles aguardando ordens, pelos descansos remunerados, pelas interrupes do contrato de trabalho ou por fora da lei, no tem natureza salarial s indenizaes, a participao nos lucros, os benefcios e complementaes previdencirias e os direitos intelectuais. Art. 457. Compreende-se na remunerao do empregado, para todos os efeitos legais, alm do salrio devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestao do servio, as gorjetas que receber. 1 integram o salrio, no s importncia fixa estipulada, como tambm as comisses, percentagens, gratificaes ajustadas, dirias para viagens e abonos pagos pelo empregador. 2 No se incluem nos salrios as ajudas de custo, assim como as dirias para viagem que no excedam de cinqenta por cento do salrio percebido pelo empregado (art. e 1 e 2, red. L. 1.999/53). 3 Considera-se gorjeta no s a importncia espontaneamente dada pelo cliente ao empregado, como tambm aquela que for cobrada pela empresa ao cliente, como adicional nas contas, a qualquer ttulo, e destinada distribuio aos empregados. Salrio por tempo: aquele pago em funo do tempo no qual o trabalho foi prestado ou o empregado permaneceu disposio do empregador, ou seja, a hora, o dia, a semana, a quinzena e o ms, excepcionalmente em tempo maior. Salrio por produo: aquele clculo com base no nmero de unidades produzidas pelo empregado, cada unidade retribuda com um valor fixado pelo empregador antecipadamente, esse valor a tarifa, o pagamento efetuado calculando-se o total das unidades multiplicado pela tarifa unitria. Meios de pagamento do salrio: pode ser pago em dinheiro ( a forma normal), em cheque ou depsito bancrio e em utilidades. Periodicidade do pagamento: Deve ser pago em perodos mximos de um ms, salvo comisses, percentagens e gratificaes (CLT, art. 459), a CLT fixa como dia de pagamento, 5 dia til do ms subseqente ao do vencimento. Inalterabilidade: No pode o empregador fazer alteraes sem o consentimento do empregado, mesmo com a anuncia do trabalhador, sero consideradas nulas, se prejudiciais. Salrio Mnimo: o menor valor da contraprestao devida e paga pelo empregador a todo trabalhador, para que atenda s suas

38 necessidades bsicas e as da sua famlia com moradia, alimentao, sade, lazer, vesturio, higiene, transporte e Previdncia Social. Salrio profissional: Denomina-se assim, aquele fixado como mnimo que pode ser pago a uma determinada profisso. Piso salarial: o valor mnimo que pode ser pago em uma categoria profissional, se expressa como um acrscimo sobre o salrio mnimo, fixado por sentena normativa ou conveno coletiva. Salrio de funo: aquele garantido por sentena normativa como mnimo que pode ser pago a um empregado admitido para ocupar vaga aberta por outro empregado despedido sem justa causa. Adicionais: Adicional um acrscimo salarial que tem como causa o trabalho em condies mais graves para quem o presta em nosso direito, so compulsrios os adicionais por horas extras mais graves para quem o presta em nosso direito, so compulsrios por horas extras (art. 59. CLT), por servios noturnos (73), insalubres (192), perigosos (193, 1) e, ainda, por transferncia do local de servio (469, 3), salvo os adicionais de insalubridade e periculosidade entre si, os demais, bem como estes, so cumulveis. Comisses: uma retribuio com base em percentuais sobre os negcios que o vendedor efetua, ou seja, o salrio por comisso. Gratificaes: So somas em dinheiro de tipos variveis, outorgadas voluntariamente pelo patro aos seus empregados - a ttulo de prmio ou incentivo para lograr maior dedicao e perseverana destes. Gorjeta: Consiste na entrega de dinheiro, pelo cliente de uma empresa, ao empregado desta que o serviu, como testemunho da satisfao pelo tratamento recebido. Prmios: um salrio vinculado a fatores de ordem pessoal do trabalhador, como a produo, a eficincia etc, no pode ser forma nica de pagamento, caracteriza-se pelo seu aspecto condicional, uma vez verificada a condio de que resulta, deve ser pago.

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DSR-DESCANSO SEMANAL REMUNERADO Art.67. Ser assegurado a todo empregado um descanso semanal de 24 horas consecutivas, o qual, salvo motivo de convenincia pblica ou necessidade imperiosa do servio, dever coincidir com o domingo, todo ou em parte. Pargrafo nico. Nos servios que exijam trabalho aos domingos, com exceo quanto aos elencos teatrais, ser estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito fiscalizao. Para propiciar o convvio familiar e at mesmo preservao da sade, a legislao garante ao empregado o direito de descansar durante um dia na semana, sendo a respectiva folga remunerada pela empresa. Esta folga devida a todos os trabalhadores registrados como empregados, independentemente de pagamento de salrios. Esta folga consiste em um dia semanal de 24 horas consecutivas, preferencialmente aos domingos, e nos limites das exigncias tcnicas das empresas, tambm nos feriados civis e religiosos. Em regra, o trabalho aos domingos, feriados no permitido, contudo existem empresas que, em razo do interesse pblico, ou pelas condies peculiares e suas atividades, so legalmente autorizadas a funcionar nesses dias. Nossos servios em que forem permitidos os trabalhos aos domingos, feriados civis e religiosos, a remunerao dos empregados que trabalharem nesses dias pago em dobro, a no ser que conceda ao empregado outro dia de folga na semana. O valor pago pelo DSR equivalente a um dia de trabalho, ou seja, a de uma jornada normal de trabalho. Hora extra: aquela que ultrapassa o limite legal ou contratual da jornada diria ou semanal. Muitas empresas, para atender as necessidades dos servios ou at mesmo, para evitar a contratao de novos empregados, prorrogam a jornada de trabalho de seus empregados. Quando a jornada prorrogada sem que haja compensao, a empresa fica obrigada a remunerar o empregado o excesso de trabalho, sendo que esta remunerao ser superior ao valor da jornada normal. Art. 59- A durao normal do trabalho poder ser acrescida de horas suplementares, em nmero no excedente de duas, mediante acordo por escrito entre empregado e empregador, ou mediante contrato coletivo de trabalho. p.1-De acordo com o contrato coletivo de trabalho, poder se constar obrigatoriamente, em importncia da remunerao da hora suplementar, que ser pelo menos 50% superior a da hora normal. Nos casos de necessidade imperiosa, poder a durao de o trabalho exceder o limite legal ou convencionado, seja para fazer em face de motivo de fora maior, ou seja, para atender (ou concluir) servios inadiveis cuja inexecuo possa acarretar prejuzo manifestado.

40 Nos casos de excesso de horas por motivo inadivel, o trabalho no poder exceder de 12 horas, desde que a lei no fixe ou limite.

A legislao no clara no pagamento das horas extras de 100% das horas normais nos domingos e feriados, no aplicvel nas empresas em geral. Toda a remunerao do empregado entra na base de calculo para horas extras, inclusive as comisses. De modo geral, todos os empregados que trabalham habitualmente em horrio extraordinrio tem essa jornada extra computada no calculo no calculo de repouso semanal remunerado , independentemente de o empregado receber por dia, semana, quinzena ou ms. Para cada hora trabalhada, acrescenta 1/6 referente ao DSR Descanso Semanal Remunerado. Base de clculo Adicional de insalubridade, periculosidade, anuncia, gratificaes e outros se for em carter no aleatrio.

Exemplo de clculo:

Horas extras: salrio / 220 + 50% = hora extra DSR: hora extra / 6 = DSR

Simulao:

1) Hora extra: R$ 350,00 / 220 = 1,59 + 50% = R$ 2,39 2) DSR: R$ 2,39 / 6 = R$ 0,40

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EXERCCIOS

1.

Calcule os valores dos adicionais para os seguintes salrios: a) R$ 380,00 adicional noturno: _______________________________ ________________________________________________________ b) R$ 450,00 adicional de insalubridade grau mximo: ___________ ________________________________________________________ c) R$ 550,00 adicional de periculosidade: _______________________ ________________________________________________________ d) R$ 650,00 adicional de insalubridade grau mnimo: ____________ ________________________________________________________

2. Pedro trabalha em uma empresa mineradora, ele est enquadrado em duas condies de trabalho, tanto de insalubridade quanto de periculosidade. Tem um salrio de R$ 850,00, levando em considerao 20% de insalubridade e 30% de periculosidade, faa os clculos abaixo e veja por qual dos adicionais ele deve optar:

a) Adicional de insalubridade: _______________________________________ _______________________________________________________________ b) Adicional de periculosidade: ______________________________________ _______________________________________________________________

BENEFCIOS
VALE TRASNPORTE Com base na lei 7.418/85, com alteraes da lei n. 7619/87, o valetransporte um benefcio que o empregador antecipar o custeio de partes das despesas de seus empregados realizadas com deslocamento residncia trabalho e vice-versa, sendo beneficiados os empregados em geral e os servidores pblicos. O valor gasto com transporte compromete parte do salrio, podendo ter reflexo no comparecimento do empregado ao emprego. O benefcio valetransporte foi institudo com finalidade de amenizar os gastos do empregado com transporte.

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TABELA DE CONTRIBUIO DOS SEGURADOS EMPREGADOS, EMPREGADO DOMSTICO E TRABALHADOR AVULSO

Salrio de contribuio (R$) At 868,29 De 868,30 at 1.447,14 De 1.447,15 at 2.894,28 Atualizada: Salrio de contribuio (R$)

Alquota (%) 8 9 11

Alquota (%)

TABELA DE QUOTAS DO SALRIO FAMLIA Vigncia A partir de 01/04/2007 Remunerao (R$) At 449,93 De 449,94 a 676,27 Salrio Famlia (R$) 23,08 16,26

Atualizada: Vigncia

Remunerao (R$)

Salrio Famlia (R$)

TABELA DO IRRF IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE

Atualizada: 2007 Base de clculo em (R$) At 1.313,69 De 1.313,70 at 2.625,12 Acima de 2.625,12 Atualizada: Base de clculo em (R$)

Alquota (%) ------15% 27,5 %

Deduzir no imposto (R$) -------197,05 525,19

Alquota (%)

Deduzir no imposto (R$)