Arquivologia para Técnico Adm. Do Mpu - Aula 03

Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Introduo . ......................................................................................
01 O gerenciamento da informao e a gesto de documentos (2) . ................02 Lista de questes . ............................................................................. 40 Bibliografia . ...................................................................................... 46 Introduo Prezado Aluno, Bem vindo nossa terceira aula, hoje iremos terminar o assunto gesto de documentos iniciado na aula passada. No esquea, caso voc queira resolver as questes antes de ver os comentrios, v diretamente ao final deste arquivo, l voc encontrar a lista de todas as questes tratadas durante a aula. E, por ltimo, participem do Frum de dvidas, que um dos diferenciais do Ponto. L, voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mos obra...
Prof . Barreto e Fernando Graeff
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03
O gerenciamento da informao e a gesto de documentos (2)
01. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio. Resoluo: Vamos retomar agora um tema j exaustivamente discutido em nossas aulas: Teoria das Trs Idades (no esquea que, muitas vezes, vamos repetir, repetir e repetir, at saber de cor). Como vimos, os arquivos correntes (= primeira idade) so constitudos por documentos que, pelo seu valor primrio, so frequentemente consultados. Lembre-se que o valor primrio de um documento atribudo em funo do interesse que possa ter para a organizao, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. Ora, s com isso j podemos, facilmente, responder essa questo, no ? O item est correto. Contudo, vamos aproveitar o espao para introduzir um novo assunto: gesto de documentos correntes. No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada de decises, aumentando, assim, a eficincia administrativa. Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do arquivo: 1) 2) 3) 4) 5) Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao) Expedio Arquivamento Emprstimo e consulta Destinao
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 02. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na gesto de documentos. Resoluo: Agora, podemos responder essa questo com base no que acabamos de discutir. Bom... aqui, a banca quis fazer uma confuso entre as atividades presentes no arquivo corrente, misturando protocolo com destinao. Como vimos, protocolo e destinao so fases distintas e uma no faz parte da outra. Portanto, o item est errado. 03. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. Resoluo: Como falamos na questo anterior, a primeira atividade na gesto de documentos correntes o protocolo. Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios s atividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificao, registro e movimentao dos documentos constituindo verdadeiras portas de entrada para a informao. Ou seja, atividades como recebimento e expedio de correspondncias, classificao dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuio de documentos etc.
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao dos documentos. Re-Cla-Re-Mo... gostou do mnemnico? (risos) Geralmente, as questes trazem uma srie de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. fcil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-ReMo. Essa questo, por exemplo, fala que as seguintes atividades so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies (Recebimento) despachar documentos enviados por setores do rgo (Movimentao) armazenar os documentos em fase corrente (?) emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) fazer o controle de retirada dos documentos (?) controlar o prazo para devoluo do documento (?) prestar informaes contidas nos documentos (?) estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional (?) Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-ReMo. As outras no so recebimento, classificao, registro ou movimentao. De qualquer forma, para responder esse tipo de questo, no precisamos saber em que fase esto inseridas as atividades, basta sabermos se pertencem ou no ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo. Portanto, o item est errado. 04. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. Resoluo: A atividade de protocolo, que engloba o recebimento, a classificao, o registro, a distribuio e a tramitao dos documentos, por sua natureza faz parte das atividades dos arquivos correntes. O item est correto. 05. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Recebimento e classificao, registro e movimentao e conservao e preservao so rotinas de protocolo. 4 Prof . Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 06. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. Resoluo: As questes 5 e 6 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades so do tipo RE-CLA-RE-MO. Na questo 5, temos: Recebimento e Classificao Registro e Movimentao Conservao e preservao (?) Conservar e preservar os documentos no fazem parte das atividades de recebimento, classificao, registro ou movimentao. Portanto, o item est errado. Na questo 6, temos: registro, (Registro) expedio, distribuio e movimentao (Movimentao) Portanto, o item est certo. Viu como simples? Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao. 07. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 08. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. Resoluo: Para resolver as questes 07 e 08, vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: carter ostensivo e sigiloso dos documentos. Na aula 01, explicamos que, quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos (=ordinrios) ou sigilosos. Por um lado, a classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. A regulamentao dos documentos sigilosos feita pelo Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. O art. 5 deste decreto classifica as informaes sigilosas, em razo do seu teor e de seus elementos intrnsecos, em quatro graus de sigilo:
Grau de
Documento reservado Documento confidencial Documento secreto Documento ultra-secreto
sigilo
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve: separar o que de carter ostensivo do que de carter sigiloso (Classificao); encaminhar diretamente os documentos destinatrios (Movimentao); sigilosos aos respectivos
abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso (Classificao); e encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel (Movimentao); Observe, ento, que o protocolo deve tomar conhecimento do contedo de documentos ostensivos, contudo, no pode tomar conhecimento do contedo de documentos sigilosos. Bom... vamos voltar s questes. Para resolver a questo 07, na realidade, no precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemnico Re-Cla-ReMo. Separar correspondncias oficiais das particulares e separar correspondncias oficiais de carter ostensivo das de carter sigiloso so atividades de classificao, ou seja, de protocolo. Portanto, o item est certo. J a questo 08 afirma que as correspondncias de carter ostensivo no devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso incorreto. So as de carter sigiloso que no podem ser abertas. Portanto, o item est errado. 09. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador. Resoluo:
Vamos falar agora de outra importante fase da gesto de documentos: avaliao e destinao. J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outros tm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto. Devido a essas diferenas relativas ao valor e frequncia de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos. Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatrio. Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao. Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de no serem vitais, a informao que contm deve ser preservada em carter permanente. Temporrios: podem ser descartados, aps determinado prazo, quando cessa o valor do documento. evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem ser observados: importncia do documento com relao aos valores administrativo e probatrio (=primrio) ou histrico (=secundrio); possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem falaremos sobre isso na aula 04); espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento; prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislao vigente; e nmero de cpias existentes.
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Bom... saindo um pouco da teoria e entrando na legislao, o artigo 9 da Lei n 8.159/91, traz o seguinte: A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Voltando nossa questo, temos que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico no depende de autorizao da presidncia do rgo em questo, muito menos deve ser sancionada em instncia superior (Casa Civil da Presidncia da Repblica, Gabinete do Governador etc.) A eliminao desses documentos se d mediante autorizao da instituio arquivstica pblica. Portanto, o item est errado. 10. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio). Resoluo: De acordo com o que vimos na questo anterior, a eliminao dos documentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliao e destinao. nessa fase que os documentos so avaliados, selecionados e eliminados, de acordo com o seu valor. Dessa forma, aps a extino do valor primrio, os documentos que no apresentem valor secundrio sero eliminados. Portanto, item certo. 11. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo. Resoluo:
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Essa questo trouxe uma nova expresso: cdigo de classificao. Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a voc. Mesmo sem saber o que cdigo de classificao, voc acha que esse instrumento aplicado na fase de avaliao e destinao? Voc lembra em qual fase da gesto de documentos falamos de classificao? Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo. O cdigo de classificao um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. Como vimos, a classificao dos documentos feita na fase de protocolo e esse o momento em que o referido instrumento mais utilizado. A avaliao tem como objetivo analisar os documentos de arquivo e estabelecer os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Portanto, o item est errado. 12. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. Resoluo: Os instrumentos de destinao so os atos normativos elaborados pela organizao, nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Os dois principais instrumentos de destinao so: Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Alm disso, estabelece os critrios para recolhimento no arquivo permanente e eliminao.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estar definido que os cartes de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Servio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestao de servios de limpeza deveriam ser conservados em carter definitivo no arquivo permanente. Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica de documentos a serem eliminados de uma s vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. De volta questo, fica, agora, fcil encontrar a resposta, no? O enunciado afirma que a destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. exatamente isso, a destinao dos documentos (prazos e critrios para eliminao e guarda) definida nesse instrumento. Portanto, o item est certo. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. Resoluo: Essa questo veio com um enunciado enorme, trazendo uma srie de atividades relacionadas destinao de documentos, para assustar os candidatos. Veremos que no nenhum bicho de sete cabeas. Vejamos... Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: 1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; Acabamos de falar sobre isso na questo anterior. A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 prazos e critrios para recolhimento e eliminao. Portanto, verificar esse instrumento faz parte da fase de destinao. 2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; Essa atividade tambm bem lgica. Para proceder com a destinao preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos. 3. registrar os documentos a serem eliminados; As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados. 4. proceder eliminao; Essa atividade tambm bem lgica. O ato de eliminar os documentos tambm faz parte da fase de destinao. 5. elaborar termo de eliminao; Ainda no havamos falado sobre o termo de eliminao, mas j dava para perceber que tambm faz parte da fase de destinao, no ? O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. 6. elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; e De forma semelhante lista de eliminao, existem as listas de transferncia (documentos destinados fase intermediria) e as listas de recolhimento (documentos destinados fase permanente). Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia. 7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. Essa atividade tambm bem lgica. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermedirio tambm faz parte da fase de destinao.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Voc viu que apesar da extenso da questo e de algumas definies que ainda no havia visto, possvel respond-la sem muitos problemas. Basta entender bem no que consiste a fase de destinao. Portanto, no se assuste ao se deparar com uma questo que traga alguns termos ou expresses que ainda no viu de forma literal. Procure entender, o que est por trs e, a partir da, concluir em que fase da gesto de documento a questo se refere. Quanto a essa questo, vimos, item a item, que est correta. 14. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento ou informao. Resoluo: Em questes como essa, temos que ter em mente quais so os principais instrumentos de destinao: tabela de temporalidade e lista de eliminao. Catlogo seletivo de documentos aquele que toma por unidade, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo critrio temtico. Nada tem a ver com a fase de destinao. Portanto, o item est errado. 15. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A destinao dos documentos indicada pelo plano de classificao. Resoluo: Mais uma questo que tenta confundir os instrumentos de destinao com os de classificao. J no temos com errar, no mesmo? A destinao dos documentos indicada na tabela de temporalidade e no no plano de classificao.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 O plano de classificao o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. esse plano que vai dar origem ao cdigo de classificao. Portanto, o item est errado.
16. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de classificao. Resoluo: Acabamos de ver que o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido chamado de plano de classificao. Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos, facilitando a posterior recuperao. Logo, a assertiva est correta. 17. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. 18. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Resoluo: Vamos utilizar as questes 17 e 18 para relembrar um conceito importante visto na aula inaugural: arquivo intermedirio. Como vimos, o arquivo intermedirio (=segunda idade) o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria, por esse motivo, tambm denominado de limbo ou purgatrio. Bom... j podemos responder, agora, as questes. A questo 17 afirma que o arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. Isso est correto, pois os documentos que compem o arquivo intermedirio ainda tm valor primrio. A nica diferena para o arquivo corrente diz respeito frequncia de utilizao dos documentos. Portanto, o item est correto. A questo 18 afirma que os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. J d para ver o erro da questo: o arquivo intermedirio no acessado frequentemente. Portanto, o item est errado. 19. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. Resoluo: Vamos utilizar essa questo para lembrar, mais uma vez, o que so arquivos permanentes. Vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa (=valor primrio), que so conservados em razo de seu valor histrico ou documental (=valor secundrio) e que permitem conhecer o passado e a evoluo de uma organizao. A questo comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente formado por documentos com valor primrio (valor administrativo, legal ou fiscal), quando, na realidade, formado por documentos de valor secundrio.
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Portanto, o item est errado. Agora que j relembramos o que so arquivos intermedirios e permanentes, vamos em frente para discutir como se d a gesto de documentos nessas idades do arquivo. 20. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. Resoluo: Como estudamos, na fase de avaliao e destinao, os documentos so analisados em funo do valor e da frequncia de uso. Essas duas variveis definem qual ser o destino do documento: transferncia para o arquivo intermedirio, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminao. O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando: Valor com valor primrio com valor primrio sem valor primrio, mas com valor secundrio sem valor primrio e secundrio Frequncia de uso alta baixa baixa Destino permanece no arquivo corrente transferncia para o arquivo intermedirio recolhimento para o arquivo permanente eliminao
Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, at agora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, so bem diferentes: transferncia e recolhimento. Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio.
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Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. Obs. Tambm caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermedirio para o permanente. Enfim, se o destino do documento o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo intermedirio estamos falando de transferncia. Guarde isso! Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias: permanente e peridica. A transferncia permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento dever ser transferido. A transferncia peridica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos: 1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio so recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que recolhimento. Voc lembra o que limbo, no ? (Limbo = Arquivo Intermedirio). 2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipa ou mtodo do ciclo): os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem por determinado perodo e, finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para o arquivo permanente. 3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mnimo e mximo) so transferidos para o arquivo intermedirio. Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para o arquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo, recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Importante! Perceba que recolhimento um tipo de transferncia. Cuidado, pois a banca pode tentar confundir voc. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver: Permanente (intervalos irregulares) uma etapa recolhidos diretamente (=recolhimento) para o arquivo permanente passam, primeiramente, pelo limbo (arquivo duas etapas Peridica intermedirio) (intervalos quando compreendidos determinados) entre um intervalo de datas mnimo e (mnimo e mximo), so mximo transferidos para o arquivo intermedirio
Transferncia
Voltando questo, o enunciado afirma que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. exatamente o que falamos: transferncia a passagem para o arquivo intermedirio e recolhimento a passagem para o arquivo permanente. Portanto, o item est certo. 21. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. Resoluo: Vamos ver mais algumas definies... Arquivamento, como vimos no incio dessa aula, uma das fases da gesto de documentos, que consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Acondicionamento so as formas de embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso. Arquivamento, portanto, uma das fases da gesto de documentos, que consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Portanto, a assertiva est correta. 22. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Resoluo: Vimos que a funo primordial dos arquivos intermedirios servir como um arquivamento transitrio. Dessa forma, permite que documentos ainda com valor primrio (=valor administrativo, legal ou fiscal), que j no tm uso to frequente, sejam guardados, at serem destinados ao recolhimento ou eliminao. Uma importante caracterstica dos documentos transferidos ao arquivo intermedirio que conservam a classificao que lhes foi dada no arquivo corrente. Isso se deve ao fato de as caractersticas e propriedades dos documentos continuarem as mesmas, no que se refere s funes organizacionais (valor primrio) para as quais foram criados. No esquea, a nica diferena entre os documentos correntes e intermedirios se refere s suas frequncias de uso. Suas funes para a entidade continuam sendo as mesmas. Portanto, o item est correto. 23. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. Resoluo: Vamos aproveitar essa questo para falar de algo que frequentemente cai em provas.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminao). Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questo. Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficar armazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dos empregados. Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais. Portanto, cuidado! Toda vez que a banca afirmar, de forma genrica, que os documentos do arquivo corrente e/ou intermedirio devem ser mantidos por X anos, a questo estar errada. Dessa forma, a questo est errada. 24. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. Resoluo: Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evoluo que os afasta cada vez mais de seu objetivo primrio, diminuindo seu valor administrativo (=primrio) e aumentando seu valor histrico (=secundrio). Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda a sociedade. nesse estgio que surge o arquivo permanente. A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custdia.
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Assim, podemos classificar as atividades de um arquivo permanente em quatro grupos: Arranjo: consiste na reunio e ordenao adequada dos documentos no arquivo permanente. Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgao. Conservao: medidas de proteo dos documentos e do seu lugar de guarda. Referncia: consiste nas polticas de acesso e uso dos documentos. Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar? Descrio Conservao Referncia Arranjo Voltando questo temos: reunir e arranjar (=Arranjo) conservar (=Conservao) descrever e facilitar a consulta (=Descrio) Portanto, o item est correto. 25. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. Resoluo: Bom... Agora, ficou fcil, no ? A questo uma aplicao direta do nosso De-Co-Re-Ar. As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. Portanto, o item est certo.
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26. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia. Resoluo: A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermedirios. A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Lembra quando falamos sobre centralizao e descentralizao de arquivos correntes? Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois o resultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermedirios. Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-se sempre levar em considerao o princpio da provenincia (=princpio do respeito aos fundos). Como vimos na aula passada, esse um princpio bsico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faz necessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cada fundo. A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cada situao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios. 1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Por exemplo, seria constitudo um fundo para cada rgo: Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc. 2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordo com sua semelhana temtica, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo. Por exemplo, poderamos constituir um nico fundo relacionado atividade comum a todos os rgos: Energia (Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc.) Bom... voltando questo, o enunciado afirma que o tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade. O princpio certo seria o da provenincia. O princpio da territorialidade, como vimos na aula passada, afirma que os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos. Portanto, o item est errado. 27. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio. Resoluo: Vamos falar agora sobre os mtodos de arquivamento. Bom... antes de tudo, temos que lembrar que a gesto de documentos composta por trs grandes fases: 1.Produo; 2.Utilizao; e 3.Avaliao e Destinao. Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades esto distribudas entre as fases:
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Ficou mais fcil visualizar como as diferentes atividades esto ordenadas dentro do ciclo de gesto de arquivos? Observando a figura acima, possvel perceber que o ciclo de gesto de arquivos um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produo), desenvolvimento (utilizao) e morte (avaliao e destinao). Nesse contexto, dentro da fase de utilizao que a maioria das funes do documento so exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado, consultado etc.). Depois dessa rpida reviso, vamos voltar nossa questo. O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior classificao por meio do esquema que desenhamos, fcil constatar isso, no? Ora, sabemos que o arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Dessa forma, antes de arquivar, preciso classificar, ou seja, analisar e identificar o contedo dos documentos, selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o cdigo para a sua recuperao. Finalmente, o enunciado afirma que a classificao deve ter como base o plano de classificao da instituio. Vimos, na aula passada, que o plano de classificao um instrumento, utilizado nos protocolos, para classificar os documentos produzidos e 24 Prof . Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 recebidos por um rgo no exerccio de suas atividades, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Portanto, o item est correto. Ateno: apesar de a doutrina classificar a atividade expedio como sendo distinta da atividade protocolo, a expedio executada pelo departamento de protocolo da empresa. Portanto, cuidado! Se a questo afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio, estar correta. 28. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Uma das principais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos documentos de arquivo. Quanto aos mtodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os produz ou recebe. Resoluo: Agora que j falamos sobre os conceitos de arquivamento e como essa atividade est inserida na gesto dos documentos, vamos tratar dos mtodos de arquivamento. O arquivamento uma das atividades mais importantes dentro da gesto arquivstica, pois fundamental para a organizao ser capaz de armazenar suas informaes e recuper-las no momento desejado. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodolgica e mecnica, em relao qual os documentos devem ser organizados. Ou seja, todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. Os problemas que a instituio pode enfrentar no so inerentes ao sistema em si, mas so devidos a escolhas erradas, frente s caractersticas e necessidades dessa instituio.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Nesse contexto, importante que o mtodo de arquivamento escolhido esteja alinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, os mtodos de arquivamento so determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Portanto, o item est correto. 29. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. Resoluo: Na questo anterior, vimos que o mtodo de arquivamento deve ser escolhido levando-se em considerao a natureza dos documentos e a estrutura da entidade (guarde isso!). Antes de entrar em cada um dos mtodos, importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Por exemplo, se voc procura por um documento endereado ao Joo e os documentos esto organizados alfabeticamente, basta ir letra J para encontr-lo. Sistema indireto aquele em que, para se localizar um documento, preciso, antes, consultar um ndice ou cdigo. Quando se trata de planejar a organizao do arquivo, os elementos constantes de um documento a considerar so nome (remetente, destinatrio ou pessoa referida no documento), local, nmero, data e assunto. Ou seja, o elemento mais importante para cada caso que define como o arquivo ser organizado: ordem alfabtica, geogrfica, numrica (simples ou cronolgica) ou por assunto. No se preocupe, falaremos, com mais detalhes, sobre os principais mtodos no decorrer dessa aula.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Voltando questo, temos que Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. exatamente o que acabamos de falar, no ? Portanto, o item est correto. 30. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico. Resoluo: Pelo que vimos at aqui, j possvel ver onde est o erro dessa questo, certo? Ora, explicamos que o mtodo de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura da instituio. Portanto, seria incoerente pensar que s pode existir um nico mtodo de arquivamento para cada instituio. Cada organizao comporta diferentes tipos de documentos (cartas, notas fiscais, memorandos etc.), de diferentes gneros (textuais, iconogrficos, cartogrficos etc.). Dessa forma, difcil pensar que seria possvel arquiv-los todos com o mesmo mtodo. Portanto, o item est errado. Vamos aproveitar o espao para dar uma viso geral dos principais mtodos de arquivamento existentes. Em primeiro lugar, podemos dividi-los em duas grandes classes: mtodos bsicos e mtodos padronizados. Os mtodos bsicos so os mais utilizados e so baseados naqueles elementos de ordenao que discutimos anteriormente: nome, local, nmero, data e assunto. J, os mtodos padronizados utilizam outros elementos de ordenao (p.ex.: cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessrios especiais para sua organizao. Listamos abaixo os principais mtodos de arquivamento:
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Alfabtico Geogrfico Simples Numrico Mtodos Bsicos Ideogrficos (Assunto) Numricos Cronolgico Dgito-terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo Variadex Mtodos Padronizados Automtico Soundex Mnemnico Rneo Voc deve estar se perguntando: terei que saber todos esses mtodos de arquivamento? Calma! A resposta no basta saber que eles existem. A maioria das questes vai somente at o segundo nvel de classificao (alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico), e ser somente esse nvel que trataremos na nossa aula. 31. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. Resoluo: Essa questo bem fcil. No precisamos nem saber muito sobre arquivologia para respond-la, no ? De qualquer forma, vamos falar um pouquinho mais sobre o mtodo alfabtico. Esse mtodo o mais simples de todos, direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e pastas so dispostas na ordem alfabtica, respeitando as regras gerais de alfabetao e ordenao (falaremos adiante sobre essas regras).
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Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual que pode causar. 32. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. Resoluo: Essa questo bem simples, mas tambm muito interessante. A organizao alfabtica no exclusiva para nomes de pessoas e pode ser usada, por exemplo, para nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais. Portanto, o item est errado. 33. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio Resoluo: Essa questo e as trs seguintes versam sobre as regras de alfabetao. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os mtodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso. So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois a maioria delas bem intuitiva): 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Barbosa, Joo Cabral, Pedro Teixeira, Anbal Teixeira, Bernardo
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Santa Rita, Flvia So Paulo, Carlos So Pedro, Felipe
Opa, com as trs primeiras regras, j conseguimos matar nossa questo. Voc consegue ver o erro? Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio A questo tentou fazer uma pegadinha com o sobrenome Santos Cruz. Observe que esse caso no se encaixa na regra 3, pois a palavra Santos no qualifica a palavra Cruz so dois nomes sem nenhuma relao. Dessa forma, a ordenao correta seria: Bezerra, Alberto Luiz Cruz, Antnio Santos Moreira, Maria Madalena Observe que seria diferente se tivssemos Santa Cruz. Nesse caso, a alfabetao proposta estaria correta. Portanto, o item est errado. Vamos continuar com as regras...
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Silveira, R. Silveira, Ricardo Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados. Albuquerque, Rosana d Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinho, Carlos Ateno: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de distino. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps o nome completo, entre parnteses. Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Slvia 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles OBrian, Michael Ateno: muito cuidado para no confundir com a regra 5. 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Colegial (A) Embratel Fundao Getlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peas e Acessrios 13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3)
Ufa! Parecia que no ia acabar mais, no ?

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Pois ainda no acabou! (risos) Alm das regras de alfabetao, temos que ter em mente as regras de ordenao. So apenas duas (ainda bem). Podemos ordenar os itens de duas formas: 1. Letra por letra Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste
2. Palavra por palavra Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro Bom... essas so as regras. Sabemos que so muitas, mas sugerimos que as leia e releia algumas vezes. Voc ver que, rapidamente, conseguir absorvlas, pois a maioria delas bem intuitiva. 34. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Barbosa Filho, lson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Milton Resoluo: No tem jeito, temos que lembrar as treze regras. Nesse caso, vamos relembrar a regra nmero 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Voc pode notar, que aplicao direta da regra.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Portanto, o item est correto. 35. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro Resoluo: Essa questo tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenao (letra por letra e palavra por palavra). Contudo, o erro est no mais bsico, ou seja, na regra alfabtica primria dos sobrenomes (regra de alfabetao 1). O correto deveria ser: Monteiro Montenegro Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Caro concurseiro, no tem segredo, temos que saber as regras de alfabetao. Portanto, leia, releia e, quando achar que j est sabendo, leia mais uma vez as 13 regras. Pois se cair na prova, a banca vai exigir a direta aplicao das regras. 36. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - A ordenao geogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. Resoluo: Essa questo trata de outro mtodo bsico de arquivamento, denominado geogrfico.
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um mtodo direto, cujo elemento principal o local. Esse mtodo pode ser ordenado de duas formas: 1. Nome do estado, cidade e correspondente Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) Campos Campos Lorena So Jos dos Campos Luiz Luiz Alberto Luiz Luiz Carlos
Ateno: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente s outras cidades de um mesmo estado.
2. Nome da cidade, estado e correspondente Campos Campos Lorena Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) So Jos dos Campos Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo Alberto Luiz Luiz Luiz Luiz Carlos
Ateno: a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao.
Voltando nossa questo, a ordenao geogrfica um sistema direto e tem como elemento principal o nome. Portanto, o item est errado. 37. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. Resoluo:
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Nessa questo, a banca misturou dois mtodos de arquivamento: geogrfico e ideogrfico. Vamos falar sobre o mtodo ideogrfico (por assunto) logo mais. J adiantamos que esse mtodo pode ser subdividido como alfabtico ou numrico. Entre os mtodos ideogrfico-numricos, est o mtodo duplex. No precisamos entrar nas especificidades desses mtodos para responder nossa questo. Acabamos de ver que o mtodo que utiliza o lugar como elemento de ordenao o geogrfico. Portanto, o item est errado. 38. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex. Resoluo: Vimos que a disposio de um processo por um nmero consiste no mtodo de classificao numrico. O mtodo duplex (no vale pena entrar em seus detalhes) um mtodo ideogrfico-numrico. Portanto, o item est errado. 39. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Na organizao feita segundo a origem dos documentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Resoluo: Para responder essa questo temos que voltar s regras de alfabetao. A regra 12 afirma que os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, no entanto, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome.
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Portanto, o item est correto. 40. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. Resoluo: Vamos falar, agora, sobre o mtodo ideogrfico (=por assunto). Esse mtodo tem como elemento principal o assunto. Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jurdica Imveis
No podemos confundir assunto com os tipos fsicos dos documentos (espcies documentais), como correspondncias, memorando, telegramas e relatrios. Estes podem at servir de subdiviso auxiliar, contudo, no so assuntos. Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jurdica - Correspondncias - Pareceres Imveis
Da mesma forma, no podemos confundir assunto com a procedncia dos documentos, que pode, no mximo, ser utilizada como subdiviso. Exemplo: Admisso de Pessoal - Departamento de Vendas - Fbrica Alvorada - Fbrica Primavera Assistncia Jurdica Imveis
Ateno: no existe um esquema padronizado de classificao por assunto, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Vamos voltar questo... no mtodo ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. exatamente o que acabamos de ver. Portanto, o item est correto. 41. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. Resoluo: Vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento. A posio em que so dispostos fichas e documentos distinguir os tipos de arquivamento em horizontal e vertical. No tipo horizontal, os documentos so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse mtodo muito utilizado para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos permanentes (onde a frequncia de uso menor). Note que para consultar qualquer documento necessrio retirar os que se encontram sobre ele, dificultando a localizao rpida das informaes por esse motivo, o uso do arquivamento horizontal desaconselhvel na fase corrente dos arquivos (onde a frequncia de uso maior). J o arquivamento vertical caracterizado pela disposio dos documentos um atrs do outro, permitindo a rpida consulta, sem necessidade de remover outros documentos. Portanto, a questo est errada. 42. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de arquivamento por assunto. Resoluo: Essa questo trata, justamente, da confuso que muitos fazem, classificando espcies documentais como se fossem assuntos. J vimos que isso est errado.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 Espcies documentais como correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias no so assuntos e podem servir, no mximo, como subdivises auxiliares. Portanto, o item est errado.
Com essa questo, terminamos nossa aula de hoje, esperamos voc na prxima, at l... e Fernando.
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Lista de Questes 01. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio. 02. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na gesto de documentos. 03. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. 04. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 05. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Recebimento e classificao, registro e movimentao e conservao e preservao so rotinas de protocolo. 06. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. 07. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 08. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado 40 Prof . Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 09. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador. 10. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio). 11. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo. 12. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. 14. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento ou informao.
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15. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A destinao dos documentos indicada pelo plano de classificao. 16. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de classificao. 17. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. 18. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. 19. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. 20. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. 21. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. 22. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. 23. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.
24. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.
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25. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. 26. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia. 27. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio. 28. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Uma das principais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos documentos de arquivo. Quanto aos mtodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os produz ou recebe. 29. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. 30. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico. 31. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. 32. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas.
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33. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio 34. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Barbosa Filho, lson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Marlene 35. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro 36. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - A ordenao geogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. 37. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. 38. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex. 39. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Na organizao feita segundo a origem dos documentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem.
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Arquivologia em Exerccios para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 03 40. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. 41. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. 42. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de arquivamento por assunto.
GABARITO:
01 C 11 E 21 C 31 C 41 E
02 E 12 C 22 C 32 E 42 E
03 E 13 C 23 E 33 E
04 C 14 E 24 C 34 C
05 E 15 E 25 C 35 E
06 C 16 C 26 E 36 E
07 C 17 C 27 C 37 E
08 E 18 E 28 C 38 E
09 E 19 E 29 C 39 C
10 C 20 C 30 E 40 C
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Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.
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Ufa! Parecia que no ia acabar mais, no ?

Ateno: a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao.

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