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Chapitre 10 Management des communications du projet

Le management des communications du projet comprend les processus requis pour assurer, en temps voulu et de faon approprie, la cration, la collecte, la diffusion, le stockage, la rcupration et le traitement final des informations du projet. Les chefs de projet passent la plus grande partie de leur temps communiquer avec les membres de lquipe et dautres parties prenantes du projet, quelles soient internes ( tous les niveaux organisationnels) ou externes lorganisation. Une communication efficace cre un pont entre les diffrentes parties prenantes concernes par le projet, en mettant en relation diverses situations culturelles et organisationnelles, diffrents niveaux dexpertise, des perspectives et des intrts varis dans lexcution du projet ou son rsultat. La figure 10-1 donne une vue densemble des processus de management des communications du projet. Ces processus sont les suivants : 10.1 Identifier les parties prenantes - Cest le processus qui consiste identifier toutes les personnes ou organisations concernes par le projet, et documenter les informations pertinentes leurs intrts, leur implication et leur impact sur le succs du projet. 10.2 Planifier les communications - Cest le processus qui consiste dterminer les besoins en information des parties prenantes du projet et dfinir une approche pour les communications. 10.3 Diffuser les informations - Cest le processus qui consiste mettre les informations ncessaires la disposition des parties prenantes du projet, comme planifi. 10.4 Grer les attentes des parties prenantes - Cest le processus qui consiste communiquer avec les parties prenantes, et travailler avec elles pour rpondre leurs besoins et aborder les problmes majeurs lorsquils se posent. 10.5 Rendre compte de la performance - Cest le processus qui consiste collecter et distribuer les informations relatives la performance, ce qui inclut les rapports dtat, les mesures davancement et les prvisions.

Figure 10-1. Vue densemble du management des communications du projet Ces processus interagissent entre eux et avec les processus des autres domaines de connaissance. Chaque processus est excut au moins une fois au cours de chaque projet et dans une ou plusieurs de ses phases si celui-ci est dcoup en phases. Bien que les processus soient prsents ici comme des composants distincts ayant des interfaces clairement dfinies, dans la pratique ils se chevauchent et interagissent selon des modalits qui ne sont pas dtailles ici. Les activits de communication peuvent revtir de nombreux aspects, y compris ceux qui suivent : interne (au sein du projet) et externe (client, autres projets, mdias, public), formel (rapports, mmos, instructions) et informel (courriels, discussions ad hoc), vertical (plus haut et plus bas dans lorganisation) et horizontal (entre pairs), officiel (bulletins dinformation, rapport annuel) et officieux (communications officieuses), crit et oral, et

verbal et non verbal (inflexions vocales, gestuelle).

La plupart des comptences en communication sont partages entre le management gnral et le management de projet, et comprennent, entre autres : lcoute active et efficace, linterrogation, lexploration des ides et des situations afin dassurer une meilleure comprhension, la formation pour renforcer les connaissances de lquipe de sorte quelle puisse tre plus efficace, la recherche factuelle pour identifier ou confirmer des informations, lidentification et la gestion des attentes, la persuasion dune personne ou dune organisation pour mener bien une action, la ngociation pour parvenir mutuellement des accords acceptables entre les parties, la rsolution des conflits pour prvenir des impacts perturbateurs, et le rsum, la rcapitulation et lidentification des prochaines tapes.