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PRINCPIOS BSICOS DE ARQUIVOLOGIA CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes

ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. Informao: pode ser definida como idia ou conhecimento. Suporte: meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. Documento: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tomando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessrio. A partir de ento, surgiram os primeiros arquivos. Pelo art. 2 da lei 8.159/91 Arquivos so: [...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Marilena Leite Paes, (2004), por sua vez, define arquivo como sendo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa,

no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. Helosa Almeida Prado, ainda, define arquivo como sendo a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que, para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue. Desse conceito importante destacar: Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma. Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e ser de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual etc.), ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel. Alguns documentos, inclusive, tm seu suporte alterado pelos arquivos, visando garantir a permanncia das informaes ali depositadas (processo de microfilmagem, mudana de mdia de documentos digitais etc.). Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; . IMPORTNCIA DO ARQUIVO A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a

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mesma utiliza no exerccio de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio. FINALIDADE DO ARQUIVO A principal finalidade dos arquivos servir administrao constituindo-se, consequentemente, em base do conhecimento da Histria. Ainda podemos destacar como finalidades do arquivo: Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente a demanda pelas informaes ali depositadas. FUNO O arquivo o instrumento principal para servir de controle ao administrativa de qualquer empresa pblica ou privada. Sua funo bsica a guarda e a conservao dos documentos, visando a sua utilizao futura, presente e passada. Para alcanar estes objetivos, necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; estar instalado em local apropriado; dispor de instalaes e materiais adequados; utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; contar com normas de funcionamento; contar com dirigente qualificado, preferencial, mas no obrigatoriamente, at pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia. Para Marilena Leite Paes (2004), a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. Observa-se, portanto, que o arquivamento no consiste apenas em guardar documentos, mas em servir de fonte de pesquisa para toda a administrao, sendo base para eventuais tomadas de decises. DISTINO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso aos documentos), seus
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objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio: Arquivo: o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente, constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de compra, doao ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio. Museu: uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, com o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades. CORRESPONDNCIAS, SUA CLASSIFICAO E CARACTERIZAO Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece tratamento especial por se constituir numa parte considervel dos acervos arquivsticos, uma vez que as aes administrativas so, em geral, desencadeadas por seu intermdio. A classificao e a caracterizao da correspondncia so dois fatores da maior importncia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Mas, o que vem a ser, afinal, correspondncia? Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Por externa entende-se aquela correspondncia trocada entre uma instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas, telegramas. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. A correspondncia pode ser ainda oficial e particular. Oficial aquela que trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Particular a de interesse pessoal de servidores de uma instituio.
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Quando a correspondncia encaminhada, em geral fechada, a uma instituio, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); a extenso de sua atuao (setorial e central). a natureza do assunto ostensiva e sigilosa. Classificao segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Classificao segundo a natureza dos documentos Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivo especializado: aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia. Operaes e rotinas para a classificao e arquivamento de documentos Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que cdigo dever ser classificado e quais referncias cruzadas que lhe correspondero. Referncia cruzada: mecanismo adotado quando o contedo diz respeito a dois assuntos, neste caso o documento arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando os dados do documento em folhas de referncia a serem arquivadas nas pastas correspondentes aos assuntos secundrios.
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Caractersticas dos documentos de arquivo Por se constiturem em instrumentos das atividades institucionais e pessoais, os documentos de arquivos so fontes primordiais de informao e prova para as concluses relativas a estas atividades, sua criao, manuteno, eliminao e modificao. Caractersticas Autenticidade: os documentos so produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo ou consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados a partir dessas rotinas estabelecidas. Naturalidade: os registros arquivsticos so acumulados de Forma natural nas administraes, em funo dos seus objetivos prticos; os registros arquivsticos se acumulam de maneira contnua e progressiva, surge de um instrumento de coeso espontnea, embora estruturada. Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes para as quais foram criados. Unicidade: cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Princpio da Legalidade: os registros arquivsticos so provas confiveis das aes e que se referem e devem esta confiabilidade s circunstncias de sua criao e as necessidades de se prestar contas.

O art. 3 da lei 8.159/91 considera gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente". O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS APLICADA AOS ARQUIVOS GOVERNAMENTAIS Arquivos Correntes e Intermedirios Gesto de Documentos Correntes O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Es3

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sas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos e/ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao. O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por consequncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc. Gesto de Documentos Intermedirios Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destes dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e a recuperao da informao. Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. Dessa forma, correto afirmar que, segundo as normas arquivsticas, apenas os setores detentores da posse dos documentos podero solicit-los aos arquivos central e intermedirio, no cabendo a estes arquivos liberar sua consulta a outros setores que no aqueles que os enviaram. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros, como j citado, s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos. Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos, mas em locais de acesso fcil e rpido. A construo e os equipamentos so simples, mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental contra elementos que possam danific-los, como incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma que os do4

cumentos sero armazenados, visando sua localizao futura. Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. E o caso da utilizao de fichrios. Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes mtodos: a) mtodo alfabtico (organiza a partir de nomes); b) mtodo numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-terminal; c) mtodo geogrfico (pelo local de produo); d) mtodo ideogrfico (pelo assunto do documento). Vejamos detalhadamente cada um destes mtodos. MTODO ALFABTICO o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica, utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido documento, quando necessrio. A ordenao alfabtica utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os documentos que comeam com as mesmas letras. O mtodo alfabtico um mtodo DIRETO, pois no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d diretamente no documento. Verifique alguns exemplos: 1. A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o mtodo alfabtico (organizao a partir dos nomes dos mesmos). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes: I Alfredo Maia Rodrigues II Severino Alves dos Santos Jnior III Joaquim Pereira da Boa Morte IV Maurcio Soares Filho V Maria Alves Villas Boas VI Fernanda Moreira Aguiar A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima expostos? a) I, VI, III, V, IV, II b) VI, V, IV, II, III, I c) II, V, I, VI, III, IV d) VI, III, I, II, IV, V e) I, II, III, IV, V, VI 2. No escritrio de contabilidade O Contador organizou as pastas referentes a seus clientes utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome das empresas). Foram organizadas as seguintes pastas: I Supermercado Barato II A Feminina III Curso Aprovao
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IV O Globo V Madeireira Cupim A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima expostos? a) III, I, V, II, IV b) II, III, V, IV, I c) III, II, IV, V, I d) I, II, III, IV, V e) V, IV, III, II, I 3. A empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos referidos eventos, utilizando-se do mtodo alfabtico. Dessa forma, foram organizadas as fitas dos seguintes eventos: I Primeiro Seminrio de Arquivologia II 3 Simpsio de Biblioteconomia III XV Congresso de Direito IV Quinto Encontro de Contadores do DF V 75 Curso de Medicina Alternativa A seu ver, qual seria a ordem correta dos eventos acima expostos? a) I, II, IV, III, V b) I, III, II, V, IV c) III, I, IV, V, II d) III, V, IV, I, II e) V, IV, III, II, I As respostas corretas, ainda que paream estranhas primeira vista, seriam: 1. d; 2. c; 3. d Isso porque, apesar de, num primeiro momento, organizar nomes em ordem alfabtica parecer bastante simples, a tarefa um pouco mais complicada do que parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras a serem consideradas, que, eventualmente, so objetos de questes aplicadas em concursos pblicos, como veremos adiante. Regras de alfabetao O arquivamento de nomes obedece a algumas chamadas regras de alfabetao e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Arajo da Silva Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da
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Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Carmem Corra Miranda Fbio Corra Miranda Daniele Firme Miranda Veneza Firme Miranda Arquivam-se: Miranda, Carmem Corra Miranda, Daniele Firme Miranda, Fbio Corra Miranda, Veneza Firme 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o inicio. Exemplo: Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Vilia-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. Exemplo: Ricardo Santa Rita Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do So Paulo, Jos Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados. Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia de Cmara Arnaldo do Couto
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Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do Ou ainda, Jos Ferreira Silva Jos dos Santos Silva Arquivam-se: Silva, Jos Ferreira Silva, Jos dos Santos Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes foram organizados. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecede. Exemplo: Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Miranda Neto, Osrio 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Emrson Pontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emrson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 9 e 10). Exemplos: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitier, Adolf 9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo:
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Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Henandez, Pablo 10. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang (chins) Osama Bin Laden (rabe) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel Antonio Silva & Cia. Fundao Bradesco A Tentao The Washington Post Companhia Petrolfera Nacional Associao dos Jornalistas Associao Educacional do DF El Pas Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas Companhia Petrolfera Nacional Embratel Fundao Bradesco Pas (El) Tentao (A) Washington Post (The) 12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3 Curso de Cincias Contbeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3)
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Encontro Nacional de Arquivistas (II) MTODO NUMRICO Mtodo Numrico Simples

Este mtodo apresenta como vantagem maior rapidez na localizao dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se trabalhar com nmeros difceis de serem memorizados. MTODO GEOGRFICO

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NUMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. Neste mtodo, para cada documento atribudo um nmero, a partir do qual sero organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecer a partir de um nome, este mtodo exige a adoo de um ndice alfabtico, tambm chamado de onomstico, que permitir identificar o nmero de cada documento e, assim, possibilitar sua localizao. Os mtodos que se utilizam de ndices so chamados de INDIRETOS. Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando utilizada a matrcula do funcionrio ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes so organizados por seus nmeros. Mtodo Numrico-Cronolgico Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, mas no necessariamente, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. E o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor. Podemos citar como exemplo de utilizao do mtodo numrico-cronolgico a organizao de pronturios mdicos feita por instituies de sade que, normalmente, se utilizam da data de nascimento do paciente, informao esta que ser necessria quando da localizao dos referidos documentos. Mtodo Numrico-dgito-terminal Algumas instituies, ao organizar seus documentos a partir de nmeros a eles atribudos, deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais nmeros so extremamente grandes e difceis de se trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperao do documento, indicado o uso do mtodo dgito-terminal. Este mtodo consiste em decompor o nmero do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois ltimos dgitos. Vejamos o exemplo a seguir: Nmero do documento: 834695 Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-4695. Este documento ser arquivado na pasta relativa queles terminados em 95. Nesta pasta, como todos terminaro em 95, os documentos sero organizados a partir dos dois dgitos imediatamente anteriores (no caso, 46).
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Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por cidade, quando estas pertencerem ao mesmo estado, em que est localizada a filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico. Recomenda-se que, em caso de organizao de nomes de cidades, esta seja feita iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabtica das demais cidades. Exemplo: Pasta do estado de Minas Gerais: Belo Horizonte Araguari Juiz de Fora Uberaba Uberlndia Note-se que a primeira cidade do arquivo foi Belo Horizonte, por ser a capital, ainda que no fosse a primeira numa ordem alfabtica. J no caso de cidades de estados diferentes organizados sob uma mesma pasta/gaveta, h que se observar somente a ordem alfabtica das cidades, sem a preocupao da precedncia das capitais com relao s demais cidades. No entanto, h que se destacar, entre parnteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta pertence, pois comum a existncia de mais de uma cidade com o mesmo nome em estados diferentes. Exemplo: Anpolis (Gois) Belm (Par) Campinas (So Paulo) Campinas (Tocantins) Fortaleza (Cear) Guarulhos (So Paulo) Lages (Santa Catarina) So Paulo (So Paulo) Nos casos em que a organizao geogrfica tenha como objeto a separao de cidades pertencentes ao mesmo pas, deve-se observar a precedncia da capital em relao s demais cidades, que viro ordenadas alfabeticamente. Exemplo: Pasta dos Estados Unidos: Washington Chicago Dallas Los Angeles New York
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San Francisco Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da empresa, que centralizar os documentos dos diversos setores da instituio, separando-os por local de produo. MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO) O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser aplicados levando-se em considerao seus nomes ou nmeros a eles atribudos. Desta forma, veremos que o mtodo ideogrfico pode ser ALFABTICO ou NUMRICO. Estes, por sua vez, separam-se em dicionrio ou enciclopdico, no caso dos alfabticos e decimal ou duplex, no caso dos numricos. Em qualquer tipo, o mtodo ideogrfico caracteriza-se por ser indireto, pois exige a adoo de um ndice alfabtico que permita localizar o documento desejado. Vejamos a aplicao destes mtodos tomando-se por base o exemplo seguinte: Suponha que determinada empresa identificou como assuntos passveis de existncia de documentos em seus arquivos os seguintes temas: Frias Abono Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Admisso de pessoal Demisso de pessoal Salrios Compra de material Aplicando-se o mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio, os temas seriam organizados levando-se em considerao apenas sua ordenao alfabtica, como seria feito num dicionrio, da sua denominao. Desta forma, a organizao seria a seguinte: Abono Compra de material Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Demisso de pessoal Frias Salrios No mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico, no entanto, os assuntos sero agrupados sob ttulos gerais, sendo estes ltimos organizados alfabeticamente. Assim, os assuntos sero organizados hierarquicamente dentro de cada rea. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos j apresentados. FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL
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Compra de material Controle de estoque PESSOAL Abono Demisso de pessoal Frias Salrios Observe que os assuntos foram agrupados hierarquicamente dentro de cada ttulo geral, que, por sua vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto poder, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja necessrio. A fim de facilitar o arquivamento, o mtodo ideogrfico poder ser utilizado a partir de cdigos atribudos a cada assunto, caso em que estaro presentes os mtodos DUPLEX ou DECIMAL. Em ambos os casos, os assuntos sero organizados em ttulos gerais, dentro dos quais estaro presentes, de forma hierarquizada, os assuntos especficos, a exemplo do mtodo enciclopdico visto anteriormente. A diferena bsica entre os mtodos duplex e o decimal reside no fato de que, enquanto o mtodo duplex permite a criao de infinitas classes, o mtodo decimal limita a criao das classes a 10. No exemplo em questo, poderamos exemplificar a utilizao do mtodo duplex: 1- FINANCEIRO 1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber 2- MATERIAL 2-1 Compra de material 2-2 Controle de estoque 3- PESSOAL 3-1 Abono 3-2 Demisso de pessoal 3-3 Frias 3-4 Salrios Aplicao Prtica do Mtodo Ideogrfico No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre em relao Biblioteconomia Classificao Decimal de Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, em que os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo- se sempre dos conceitos gerais para os particulares. O plano de classificao servir para organizar os documentos a partir de seus assuntos, o que facilitar a aplicao da tabela de temporalidade que, como j foi visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de guarda especficos. A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao (suas finalidades, funcionamento, etc.), alm de um levantamento minucioso da documentao arquivada por esta.
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Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntos constantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido s instituies pblicas do poder Executivo Federal: Neste plano de classificao, foi utilizado o mtodo decimal, que divide cada assunto em at 10 classes derivadas, e cada uma destas poder ser dividida em, no mximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a necessidade de cada instituio. 020 Pessoal 022 Aperfeioamento e treinamento 022.1 Cursos 022.12 Promovidos por outras instituies 022.121 No Brasil 022.122 No exterior Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Dessa forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na Tabela em questo. Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que servir para identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um. Assim, antes de serem arquivados, os documentos devero ser classificados, de acordo com o cdigo de classificao da instituio. COMO DETERMINAR O MTODO A SER APLICADO Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel identificar determinado sis tema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos. Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e, ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (mtodo alVOC FAZ. VOC ACONTECE.

fabtico simples) e pela data de expedio da referida nota (mtodo numrico-cronolgico). Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si, procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia- fora, quando da busca do documento, facilitar sobremaneira o controle de sada dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrio no qual o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada do mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a sada do mesmo. Quando do retomo do documento ao seu local, tal guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico das atividades do Arquivo. Vejamos um exemplo em que seja necessrio combinar vrios mtodos para se encontrar uma maneira na qual os documentos sejam organizados de forma adequada: Um curso preparatrio para concursos, com sede em Braslia-DF e filiais em Goinia-GO, Belo Horizonte -MG e Cuiab-MT, contratou empresa especializada em organizao de arquivos para tratar de parte de seu acervo, constitudo basicamente por contratos. Aps anlise da documentao, a empresa optou por organizar da seguinte forma: 1) Separar os contratos por unidades produtoras dos contratos (utilizou-se, portanto, o mtodo geogrfico de arquivamento). 2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se organizar os contratos por ano de produo, de forma a identificar os documentos mais antigos e facilitar a eliminao destes, quando cumpridos os prazos expressos na tabela de temporalidade da instituio (utilizou-se, neste caso, o mtodo numrico-cronolgico). 3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados por curso (contratos para o curso do MEC, da Polcia Federal, etc.). Verifica-se a a utilizao do mtodo ideogrfico (por assunto). 4) Para cada curso, observou-se a existncia de vrias turmas, identificadas por nmero (turma 1, 2, 3 etc.). Ao separar os contratos por turma, utilizou-se o mtodo numrico simples. 5) Em cada turma, a organizao foi feita por ordem alfabtica utilizando-se, para tanto, dos nomes dos alunos. Nota-se a a utilizao do mtodo alfabtico.

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.
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ATIVIDADES DO PROTOCOLO Conforme o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) protocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle de tramitao e expedio de documentos. O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento; Registro e Autuao; Classificao; Expedio/Distribuio; Tramitao. Recebimento Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. E a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas. Registro e Autuao o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao). Classificao Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes no Plano de Classificao da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios. Expedio/Distribuio a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio. Controle do tramitao/Movimentao
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Curso do documento desde a sua produo ou recepo, at o cumprimento de sua funo administrativa. a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes. Cabe ainda ao protocolo verificar se no houve erro na numerao das pginas dos processos que derem entrada no mesmo, devolvendo-os para correo, se necessrio. Tal numerao importante, pois no se admite a retirada de folhas de processos, devendo as mesmas serem corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.

Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Acesso Informao no Brasil Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011 Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias. Graus de Sigilo Segundo a Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011, Art. 23, so consideradas imprescindveis segurana da sociedade ou do Estado e, portanto, passveis de classificao as informaes cuja divulgao ou acesso irrestrito possam:. Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada (BRASIL, 2011). 1o Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a classificao prevista no caput vigora a partir da data de sua produo e so os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; III - reservada: 5 (cinco) anos (BRASIL. 2011). Art. 27. A classificao do sigilo de informaes no mbito da administrao pblica federal de competncia:
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I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da Repblica; b) Vice-Presidente da Repblica; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e. e) Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista; e. III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exeram funes de direo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, do GrupoDireo e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei. 1 A competncia prevista nos incisos I e II, no que se refere classificao como ultrassecreta e secreta, poder ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico, inclusive em misso no exterior, vedada a subdelegao. 2 A classificao de informao no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alneas d e e do inciso I dever ser ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento. 3o A autoridade ou outro agente pblico que classificar informao como ultrassecreta dever encaminhar a deciso de que trata o art. 28 Comisso Mista de Reavaliao de Informaes, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento. Art. 28. A classificao de informao em qualquer grau de sigilo dever ser formalizada em deciso que conter, no mnimo, os seguintes elementos: I - assunto sobre o qual versa a informao; II - fundamento da classificao, observados os critrios estabelecidos no art. 24; III - indicao do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e IV - identificao da autoridade que a classificou. Pargrafo nico. A deciso referida no caput ser mantida no mesmo grau de sigilo da informao classificada. Art. 29. A classificao das informaes ser reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocao ou de ofcio, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas sua desclassificao ou reduo do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 24. 1 O regulamento a que se refere o caput dever considerar as peculiaridades das informaes produzidas no exterior por autoridades ou agentes pblicos. 2 Na reavaliao a que se refere o caput, devero ser examinadas a permanncia dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgao da informao. 3 Na hiptese de reduo do prazo de sigilo da informaVOC FAZ. VOC ACONTECE.

o, o novo prazo de restrio manter como termo inicial a data da sua produo. Art. 30. A autoridade mxima de cada rgo ou entidade publicar, anualmente, em stio disposio na internet e destinado veiculao de dados e informaes administrativas, nos termos de regulamento: I - rol das informaes que tenham sido desclassificadas nos ltimos 12 (doze) meses; II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificao para referncia futura; III - relatrio estatstico contendo a quantidade de pedidos de informao recebidos, atendidos e indeferidos, bem como informaes genricas sobre os solicitantes. 1 Os rgos e entidades devero manter exemplar da publicao prevista no caput para consulta pblica em suas sedes. 2 Os rgos e entidades mantero extrato com a lista de informaes classificadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da classificao. 4.6.2 Procedimentos para documentos sigilosos: Classificao Atribuio de grau de sigilo. Comeam a vigorar a partir da data de produo do dado ou informao. (Diferente do procedimento de classificao adotada nos arquivos correntes) Reclassificao Alterao da classificao. Desclassificao Cancelamento da classificao. Torna o documento ostensivo (deixa de ser sigiloso e

Arquivos Correntes, Intermedirios e Permanentes A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituio. Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa frequncia) ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados, o que no quer dizer que, necessariamente, estes documentos devam estar tramitando todo o tempo.
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2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So, por isso, tambm chamados de limbo ou purgatrio. Cabe destacar que o termo ARQUIVO MORTO, bastante utilizado na prtica das instituies, no aceito pela teoria arquivstica, por se tratar de termo pejorativo que, de certa forma, desvaloriza a rea arquivstica. 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva. So classificados como permanentes os documentos: que revelam a origem e a constituio da instituio; que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo; normas e regulamentos; demais documentos que se caracterizem como histricos para a instituio. Essas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e cada uma das fases corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Consequentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc.) adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento das fases intermediria e permanente, nas quais muito comum a utilizao de caixas-arquivo. Para entender o funcionamento do ciclo vital, toma- se necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos. Valorao dos Documentos Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico. Valor administrativo: o valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. E o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. E um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas.
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Valor histrico: o valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, uma vez que passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendoo adquirido, este se toma definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou documento de 3 idade, jamais ser eliminado ou destrudo. Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda: o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: frequncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase, ser, portanto, a soma das duas fases em questo. No h que se falar em prazo de guarda permanente, uma vez que, na 3a fase, no h prazo de guarda, o documento guardado de forma definitiva. Destinao Final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente. Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.
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Convm destacar que, na eliminao, os processos mais indicados so a fragmentao e a reciclagem. O processo de incinerao, por no ser ecologicamente correto, deve ser evitado. natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte: Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente? Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? Como saber se o documento tem ou no valor histrico? Tabela de Temporalidade o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade competente do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases corrente e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela. Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotticos:

tos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente. A partir dos dados acima, podemos verificar as quatro situaes em que o documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital dos documentos, que seriam as seguintes: 1 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 021.1)

Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer durante determinado perodo (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da Requisio dc material de 2 anos) e ser eliminado sem passar pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria para todos os documentos. Na verdade, a nica fase em que todo documento, com certeza, passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado. 2 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 023.2)

Neste caso, o documento criado na fase corrente, cumprir seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo esse prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser transferido para a fase intermediria, cumprir o prazo de guarda na fase intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia. No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser eliminado sem chegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poder ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da fase intermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido na Tabela de Temporalidade. 3 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 045.4)

Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamenVOC FAZ. VOC ACONTECE.

Neste caso, o documento criado na fase corrente, no qual permanecer por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo transferido para
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a fase intermediria no qual cumprir novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que demonstra que, para a instituio em questo, tal documento tem valor histrico e jamais ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos histricos so recolhidos. 4 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 050.1)

6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente). Tipos de Arquivos Correntes Os arquivos correntes so aqueles que guardam os documentos mais recentes e freqentemente consultados. Por isso, tais documentos devem estar localizados nos prprios setores em que os mesmos foram produzidos! recebidos ou prximos a estes. A instituio optar pela centralizao (utilizao do arquivo central) ou no (utilizao dos arquivos setoriais) destes arquivos, de acordo com as caractersticas de funcionamento da empresa. Independentemente da centralizao, as normas e atividades de controle e orientao devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicao de critrios diferenciados no modo como funcionaro os arquivos da mesma instituio. Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles. No funcionamento do arquivo central, devem ser tomadas medidas especiais para controle dos documentos emprestados aos setores, como a identificao dos funcionrios solicitantes, de seus respectivos setores de trabalho e da data de emprstimo dos documentos. Seleo de Documentos realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou por meio de trituradoras. transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico. No arquivo permanente, o tratamento tcnico dos documentos feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que podero ser subdivididos em sries e subsries. Avaliao de Documentos o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinaVOC FAZ. VOC ACONTECE.

Neste caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer por determinado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observe- se que determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio). A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos, e seus detalhes tm sido constantemente inseridos em questes de concursos pblicos, razo pela qual recomenda-se especial ateno neste assunto.

Destaque para as seguintes informaes: 1) Todo documento ser criado na fase corrente. 2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores. 3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente). 4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente). 5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados.

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o final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais. Como justificativa para essa exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio: arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; profissionais da rea jurdica; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc.). Com base na Teoria das Trs Idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Devese evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nessa fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial. Vantagens da avaliao para a instituio: possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico; diminui os gastos com recursos humanos e materiais, uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis; facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca. TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FSICOS: TEORIA E PRTICA Tipos de Documentos Quanto ao Gnero

Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. Documentos filmogrficos/ audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Nesse tipo de documento, encontram-se os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas, plantas e perfis (tipo de planta). Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que um documento digital, tambm um documento fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.

CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS: POLTICA, PLANEJAMENTO E TCNICAS Preservao e Conservao de Documentos Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio. A preservao envolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dos documentos. O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos Fsicos: Luminosidade: a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural
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Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada. Podemos destacar: Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides. Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica.
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(luz solar) e reproduo, pois tais fatores causam o enve- lhecimento do papel. Temperatura: temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra entre 18 a 24 sua temperatura ideal. Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco, tambm contribui para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. Umidade relativa do ar entre 45% e 50%. Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente. Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver o excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento. A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo- se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos).

Homem: danifica os documentos, por utiliz-los constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservlos. A melhor estratgia preventiva para evitar a presena de insetos e roedores: manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo; evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda do acervo; retirar o lixo do dia aps o final do expediente, evitando o pernoite do lixo; substituir os vidros quebrados das janelas; arejar os armrios onde os livros estejam guardados, abrindo suas portas por algumas horas. Cuidados gerais na conservao dos documentos

Qumicos: Poluio atmosfrica: a poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica, representada normalmente pela poeira e fumaa. Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deteriorao. Gordura e oleosidade: o prprio manuseio dos documentos acaba por danific-los, pois as mos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos so ainda mais sensveis que o papel comum, sendo recomendada a utilizao de luvas de algodo ao manuse-los. Objetos metlicos: deve-se evitar o uso de objetos metlicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqentemente, acabaro por danificar os documentos. A opo, sempre que possvel, dever recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plstico, que no causam tal problema.

Documentos em papel: as estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura (para evitar ferrugem); deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; no utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicados; no escrever nos documentos; no dobrar as pginas; no apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; no umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido; para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento; para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo; durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos; quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio. Fotografias: devem receber proteo individual de boa qualidade; devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; no forar a separao de uma fotografia da outra; escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio. Diapositivos:
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Biolgicos: Insetos: vrios so os insetos que atacam os documentos causando a deteriorao dos mesmos. Dentre estes, pode mos destacar as baratas, traas e brocas. Microorganismos: fungos. Roedores: ratos.

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utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes. Microfilmes: devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; devem ser feitas duplicatas; a sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: usar os disquetes de boa qualidade; manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; usar programas antivrus; proteger o CD contra arranhes e poeira. Caixas de arquivo: utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas; na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas autoadesivas impressas eletronicamente, evitando-se a utilizao de canetas hidrogrficas ou esferogrficas, pois estas tendem a esmaecer (borrar) com o tempo. Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a limpeza, pois higiene e limpeza so fatores essenciais de preservao e devem ser realizados em todas as fases do arquivamento.

Consiste no mtodo de combate a insetos. O mais eficiente a fumigao, que consiste em introduzir os documentos numa cmara especial para este fim, onde se faz o vcuo e se aplicam produtos qumicos por um prazo de 48 a 72 horas, destruindo completamente os insetos. Limpeza Em pases desenvolvidos h instalaes especiais para a operao de limpeza, que a fase posterior fumigao. Na falta dessas instalaes usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. Silking Este mtodo utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade so pouco prejudicados. E, no entanto, um processo de difcil execuo e cuja matriaprima de alto custo. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-se numa prensa hidrulica, sob presso e alta temperatura. O documento se torna imune ao de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso pode ser removida com gua e sabo. Laminao manual

Limpeza do assoalho: para se evitar a possibilidade dos documentos serem molhados, o que traz danos irreversveis para os mesmos, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, por pano mido e aspiradores, evitando- se inclusive a limpeza do piso com gua; RESTAURAO DE DOCUMENTOS Entende-se por restaurao de documentos a aplicao de tcnicas que permitam recuperar o estado fsico do documento, de modo a eliminar, ou pelo menos minimizar, o desgaste provocado pelos inmeros fatores de deteriorao existentes. As principais tcnicas de conservao e restaurao aplicadas aos arquivos so as descritas a seguir. Desinfestao

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um processo semelhante laminao, mas que no utiliza calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Oferece como vantagem um menor custo para sua aplica- o, por dispensar os equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fitas adesiva nas duas faces. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos. MICROFILMAGEM Como foi visto anteriormente, os documentos de arquivo se apresentam em diversos tipos de suporte (papel, CD, disquete etc.). Ocorre que, eventualmente, h a necessidade de se alterar o suporte de determinados documentos, de forma a garantir o acesso e a preservao dos mesmos. As principais tcnicas de atualizao de arquivo (mudana de suporte) so a microfilmagem e a digitalizao. Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha).

Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem: Validade Legal a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto n 1.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; Reduo sensvel de espao; Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros (essa cpia de segurana dever, obrigatoriamente, estar em local separado da cpia de trabalho);

Microfilme A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado. A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel, que serviu de base para sua criao, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico. Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios, como mostrado na figura a seguir. Para permitir a localizao dos documentos, cada rolo dever conter um ndice. Por fora das gavetas, so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente, dever haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.
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As organizaes tm apresentado interesse em disponibilizar suas informaoes por meio eletrnico, com o objetivo de facilitar o acesso informao, pois, de acordo com a 10 Pesquisa de Mercado, realizada em 2003 pelo Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao (Cenadem): As reas dos governos federal, estadual e municipal so as que demonstram mais interesse em GED e tecnologias afins, representando 18,4% dos respondentes. A pesquisa tambm indicou que as empresas que pretendem ter algum tipo de sistema de GED em 2004/2005 so 40,9% do total. Desses, 67,1% pretendem que a implantao seja j em 2004 Nesse contexto, surgem os sistemas de Gerncia Eletrnica de Documentos (GED) e fluxos de trabalhos automatizados (workflow). GED um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variada origens e mdias, como papel, microfilme, som, imagem e at mesmo arquivos na forma digital. Os Sistemas GED, quando observam a metodologia arquivstica de gesto de documentos, so mais do que simples sistemas de gerenciamento de arquivos, pois programam categorizao de documentos e tabelas de temporalidade, controlam nveis de segurana etc., tornando-se vitais para a manuteno das bases de informao e conhecimento das empresas. A evoluo do GED confirma sua importncia. No princpio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalizao, feita por um escner, de um documento gerado em papel. No entanto, atualmente, a maioria das empresas tem
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uma imensa quantidade de documentos que j nascem eletrnicos (arquivos Word ou Excel, e-mails). Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica cpias de diversas verses e duplicao de arquivos, o que provoca a m utilizao de espao em disco e custos desnecessrios com armazenamento. Para controlar esse mundo de informaes digitais, quer sejam ou no originalmente eletrnicas, o conceito sobre o que GED ampliou-se como que automaticamente Dentre as principais vantagens apresentadas pelo Cenadem (2002) para adoo de sistemas GED no Brasil, do ponto de vista da cincia da informao, ou seja, levando em considerao os princpios arquivsticos, destacam-se: alta velocidade e preciso na localizao de documentos; disponibilidade instantnea de documentos sem limites fisicos; melhor atendimento ao cliente, pois proporciona respostas precisas e instantneas; grande reduo de espao fisico. Os sistemas GED so compostos pelas tecnologias de Document Imaging (DI), Document Management (DM), Worlflow, COLD/ERM, Forms Processing e Records and Information Management (RIM). Etapas de implementao do GED Document Imaging O gerenciamento de imagem de documentos o gerenciamento de documentos estticos. So denominados estticos aqueles documentos que j tiveram a sua produo finalizada. Em termos arquivsticos, podemos inferIr. que, na maioria das vezes, esses documentos pertencem ao arquivo intermedi rio ou permanente. O Cenadem enfatiza que essa tcnica apenas reproduz imagens de dol cumentos j existentes, conforme observamos a seguir: A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada atravs de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mdia digital. A imagem gerada um mapa de bits, no existindo uma codificao por caracteres, diferente da digitao, em que h codificao de cada letra do texto por um teclado. Document Management O Document Management no gerencia obrigatoriamente imagens, pois tambm gerencia arquivos oriundos de editores de texto, planilhas e outras formas de documentos. De acordo com Koch (1988), Document Management um grande DIR do DOS que aponta todas as propriedades do documento. O Cenadem comenta que todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de reviso, o que permite a
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inferncia de que os documentos gerenciados pelo Document Management, do ponto de vista arquivstico, representam, em sua maioria, os documentos que compem o arquivo corrente. Workflow (Fluxo de trabalho) a tecnologia que permite gerenciar, de forma pr-ativa, qualquer processo de negcio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurana. O Workflow tambm atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: Enterprise Resource Planning (ERP), SCM, Supply Chain Managemem, Customer Relationship Management (CRM), eBusiness e outras. COLD Koch (1998, p. 40) define COLD como gerenciamento de relatrios oriundos de sistemas de processamento de dados, enquanto o Cenadem apresenta COLD como a tecnologia que possibilita que os relatrios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Records and Information Management O Cenadem apresenta RIM como uma metodologia de gerenciameflto, para o ciclo de vida do documento, conforme citao a seguir: o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentem da mdia em que ele se encontra. O gerenciamento da criao, armazenamento, processamento, manuteno, disponibilizao e at descarte dos documentos so controlados pela categorizao de documento tabelas de temporalidade. Do ponto de vista arquivstico, RIM nada mais do que a presena da tabela de temporalidade documental na arquitetura de informao do sistema GED. Outras consideraes sobre o GED Um sstema GED deve contemplar a diversidade dos documentos existentes em uma organizao e, devido s peculiaridades de cada tipo de documento, vo surgindo novas ferramentas que permitem gerencar a imagem e o contedo desse documento. Por exemplo, podemos citar a tecnologia Drop out Color, utilizada em documentos cuja pgina colorida e os caracteres do documento tambm so coloridos. Nesse caso coloca-se uma lmpada azul no escner para a imagem ficar preto e branco. A aplicao dessa tcnica viabiliza a leitura de documentos coloridos, bem como propicia ganho de produtividade no momento em que est sendo digitalizada a imagem (RHETNER GROUP, 2003, p. 1-44). Alm da colorao do papel, podemos citar como exemplo da diversidade fisica dos documentos nas organizaes o

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tamanho dos documentos, a gramatura do papel, o acabamento cio papel (brilhante ou opaco), entre outros. De acordo com o Rheiner Group (2003), as organizaes, ao implementar um sistema de gesto eletrnica de documentos, devem identificar: o objetivo da implementao do GED; qual a rea mais crtica na organizao; qual a melhor soluo (DI, DM, COLD etc.); quais as solues disponveis no mercado. Em funo das peculiaridades acima apresentadas, os projetos de gesto eletrnica de documentos precisam ser gerenciados por uma equipe multidisciplinar, com especialistas em documentao e especialistas em sistemas.

A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seoe fechada quando indica o princpio e o fim (figura 3).

POSIO o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio (figuras 4 e 5). MATERIAL DE CONSUMO Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio praas fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as nedades, podendo ser branca ou de cor. DIVISRIA um retngulo de carto resistente que serve para separar as ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu arquiuivamento. No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com sua finalidade e funes, conforme veremos em seguida. PROJEO a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no pr- carto, ou nele ser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal. A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela. a salincia, na parte inferior da guia, onde h um ori ficio chamado. Por esse orificio passa uma vareta que pren de as guias gaveta (figura 1). Figura 1

Quanto sua funio, a guia pode ser ainda: primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo; secunclria indica uma subdiviso da primria; subsidiria indica uma subdiviso da secundria; especiaI indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia: O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias em segunda posio e assim por diante.

LOTAO a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica (figura 2).

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Guia-Fora a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.

Tira de Insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. PAST - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo (figura 8). Elas se dividem em: o individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronolgica; o miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica (figura 8).

Material permanente O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, devese levar em conta os seguintes requisitos: economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncia); convenincia do servio (arrumao racional); capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades); invulnerabilidade (segurana); distino (condies estticas); resistncia (conservao).

ARQUIVO Mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimenses, onde so guardados os documentos. ARQUIVO DE FOLE um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente. ARQUIVOS HORIZONTAIS ANTIGOS Pombal (em forma de escaninhos) e sargento (tubos metlicos usados pelo Exrcito em campanha). BOX Pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes. CAIXA DE TRANSFERNCIA Caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes. ESTANTE Mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas laterais. FICHRIO um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. FICHRIO HORIZONTAL Aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as outras modelo KARDEx. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas. Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira arquivo-esteirinha. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes. FICHRIO VERTICAL Aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras, geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas ou bandejas comportam grande nmero de fichas. SUPORTE Armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. . REFERNCIAS BRASIL. Arquivo Nacional. Presidncia da Repblica. Casa Civil. Subchefia para Assuntos Jurdicos. Lei n 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Disponvel em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm.>. Acesso em: 2 fev. 2013.
____. Casa Civil. SubChefia para Assuntos Jurdicos. LEI N 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 21

Recomenda-se ainda que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto s firmas especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de fabricao. As mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de ao etc. As mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem como as estantes deslizantes. ARMRIO DE AO um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos ou volumes encadernados.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA 1991; e d outras providncias. Disponvel em: http:< www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20112014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 2 fev. 2013.

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