ESCUELA POLITECNICA DEL EJRCITO

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMTICA

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN DEL REA DE GESTIN DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS Y DEL REA DE GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y TELECOMUNICACIONES PARA LA ESCUELA POLITCNICA DEL JERCITO

Previa a la obtencin del Ttulo de:

Ingeniero en Sistemas e Informtica

ALCOCER LPEZ DAYSI MISHEL SIGENCIA AGUAYO ROSA NATIVIDAD

SANGOLQUI, Febrero del 2007

CERTIFICACIN
Certifico que el presente trabajo fue realizado en su totalidad por la Srta. Daysi Mishel Alccer Lpez y la Srta. Rosa Natividad Sigencia Aguayo candidatos a Ingenieros como requerimiento parcial a la obtencin del ttulo de Ingenieros en Sistemas e Informtica.

Sangolqu, Febrero 2007

__________________

__________________

Ing. Andrs De La Torre DIRECTOR

Ing. Mario Ron CO - DIRECTOR

ii

DEDICATORIA

Con amor incondicional, dedico esta tesis a mi familia por ser siempre el apoyo fundamental en el camino de mi vida. Y a la memoria de mi Abuelito.

Rosa Sigencia Aguayo

A mis padres, a mi hermana, abuelitos, primos y tos que confiaron en m y me apoyaron siempre; a mis amigos que hicieron de la poca universitaria una de las mejores experiencias, a Dios por permitirme culminar con xito una etapa mas en mi vida y a mi misma por aprovechar esta oportunidad de seguir adelante.

Daysi Alccer Lpez

iii

AGRADECIMIENTOS
A Dios por ser la fuerza motivadora y la presencia de amor en nuestras vidas

A mis padres por brindarme todo su amor, sus consejos sabios y por darme la oportunidad de estudiar esta carrera.

A mis hermanos David, Javier y Michell, a mi Cuada Paty y a mi sobrino David por compartir juntos el diario vivir y por todo su apoyo en cada momento de mi vida.

A mi mejor amiga Cristina Ortiz por su amistad leal y sincera de tantos aos.

A mis amigos de la ESPE por todos y cada uno de los momentos vividos en la universidad, gratos recuerdos que siempre llevar en mi corazn.

A mi Director y Co-Director por guiarnos con sus sabios conocimientos.

Rosa Sigencia Aguayo

A Dios, a mi familia y amigos, ya que sin su apoyo no hubiera sido posible la culminacin de esta etapa, a los profesores de la ESPE por ensearnos no solo conocimientos, sino tambin valores.

Daysi Alccer Lpez

iv

INDICE DE CONTENIDOS

CAPITULO 1

INTRODUCCIN

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

GENERALIDADES............................................................................... 1 JUSTIFICACION .................................................................................. 3 OBJETIVO GENERAL ......................................................................... 4 OBJETIVOS ESPECIFICOS................................................................ 4 ALCANCE ............................................................................................ 5

CAPITULO 2 MARCO TERICO

2.1 2.1.2 2.1.3 GENERALIDADES............................................................................... 8 INTRODUCCIN................................................................................... 8 CONCEPTOS GENERALES DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA

DE SISTEMAS DE INFORMACIN................................................................. 10 2.1.4 2.1.5 ESTRATEGIAS Y POLITICAS ........................................................... 16 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA DE

SISTEMAS DE INFORMACIN....................................................................... 20 2.1.6 2.2 NECESIDAD Y BENEFICIOS DEL PLAN ESTRATEGICO.............. 21 METODOLOGAS ............................................................................ 22

2.2.1

METODOLOGIAS DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA DE

SISTEMAS DE INFORMACIN....................................................................... 22 2.2.1.1 PROCEDIMIENTOS DE ALINEAMIENTO DE LOS PLANES DE TECNOLOGAS Y SISTEMAS DE INFORMACIN CON LA ESTRATGIA DE NEGOCIO.............................................................................................. 22 2.2.1.2 2.2.1.3 BUSINESS SYSTEMS PLANNING (BSP ) ....................................... 29 PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

(PESI). ................................................................................................... 36 2.2.1.4 2.2.1.5 2.2.1.6 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.5.1 2.3.5.2 2.4 FRONT STRATEGY......................................................................... 38 STRATEGIC INFORMATION PLANNING........................................ 40 COBIT .............................................................................................. 41 SELECCION DE METODOLOGIAS.... Error! Marcador no definido. ANLIS FODA.................................................................................. 49 SITUACIN INTERNA ..................................................................... 50 SITUACIN EXTERNA .................................................................... 51 MATRIZ FODA............................................................................ 52 ESTRATEGIAS........................................................................... 54 PRIORIZACIN DE RESULTADOS........................................... 54 MATRIZ DE HOLMES ................................................................ 55 MATRIZ DE RELACIN ............................................................. 56 PROCESOS................................................................................ 56

II

CAPITULO 3

ANLISIS INSTITUCIONAL

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.2 3.2.1 3.2.1.1

DIRECTRICES ORGANIZACIONALES ....................................... 58 PRINCIPIOS FILOSOFICOS ...................................................... 58 VALORES INSTITUCIONALES .................................................. 59 MISION...60 VISION........................................................................................ 60 POLITICA GENERAL ................................................................. 61 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ESPE..................... 61 RED DE PROCESOS ESPE....................................................... 63 CADENA DE VALOR.................................................................. 64 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL ESPE ..................................... 65 ANLISIS FODA ESPE ............................................................... 65 ANLISIS FODA DEL REA DE GESTIN DE SERVICIOS

UNIVERSITARIOS ........................................................................................... 66 3.2.1.2 ANLISIS FODA DEL REA DE GESTIN DE TECNOLOGA

INFORMTICA Y COMUNICACIONES ........................................................... 92 3.2.2 MATRIZ ESTRATGIAS, POLTICAS Y OBJETIVOS.................. 130

III

CAPITULO 4

PLANIFICACION ESTRATEGICA DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO DEL REA DE GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y COMUNICACIONES Y EL REA DE GESTIN DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

4.1

ESTUDIO DE LA ORGANIZACION Y LOS PROCESOS ACADMICOS.

....................................................................................................................... 131 4.1.2 PROCESOS ...................................................................................... 131

4.1.2.1 GESTIN DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS................................. 131 4.1.2.2 GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y COMUNICACIONES........................................................................ 142 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.2 4.2.1 4.2.1.1 4.2.1.2 4.2.1.3 CLASES DE DATOS ......................................................................... 152 MATRIZ PROCESOS VS ORGANIZACIN ..................................... 154 MATRIZ PROCESOS VS CLASES DE DATOS............................. 156 MATRIZ DE CIRCULACIN DE DATOS ....................................... 157 MATRIZ DE ARQUITECTURA DE INFORMACIN....................... 157 DIAGNOSTICO INFORMATICO ................................................... 157 ANALISIS DE LA SITUACION INFORMTICA............................... 157 MATRIZ DE HARDWARE......................................................... 159 MATRIZ DE SOFTWARE ......................................................... 160 ANLISIS DE HARDWARE ...................................................... 162

IV

4.2.1.4 4.2.1.5 4.2.1.6 4.2.1.6.1 4.2.1.6.2

ANLISIS DE SOFTWARE ...................................................... 168 ANLISIS DE RED ................................................................... 168 ANLISIS DE APLICATIVOS ................................................... 169 GESTIN DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS ........................ 169 GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y

COMUNICACIONES ...................................................................................... 171 4.2.2 PROYECTOS INFORMATICOS..................................................... 172

CAPITULO 5

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 5.2

CONCLUSIONES .......................................................................... 189 RECOMENDACIONES .................................................................. 190

LISTADO DE TABLAS
Tabla 2.1 Tabla 2.2 Tabla 2.3 Tabla 3.1 Tabla 3.2 Tabla 3.3 Tabla 3.4 Tabla 3.5 Tabla 3.6 Tabla 3.7 Tabla 3.8 Tabla 3.9 Comparacin de Metodologas de Planificacin Estructura de la Matriz FODA Descripcin de la Matriz FODA Fortalezas Administracin de Servicios de Alojamiento Oportunidades Administracin de Servicios de Alojamiento Debilidades Administracin de Servicios de Alojamiento Amenazas Administracin de Servicios de Alojamiento Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Servicios Alojamiento Debilidades Priorizadas Administracin de Servicios de Alojamiento Fortalezas Servicios de Alimentacin Oportunidades Servicios de Alimentacin Debilidades Servicios de Alimentacin 47 51 53 67 67 68 68 69 70 71 71 72 72 73 74 75 76 76 77 78 79 79 80 81 81 82 82

Tabla 3.10 Amenazas Servicios de Alimentacin Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Servicios Alimentacin Debilidades Priorizadas Administracin de Servicios de Tabla 3.12 Alimentacin Tabla 3.11 Tabla 3.13 Fortalezas Administracin de Servicios de Salud Tabla 3.14 Oportunidades Administracin de Servicios de Salud Tabla 3.15 Debilidades Administracin de Servicios de Salud Tabla 3.16 Amenazas Administracin de Servicios de Salud Matriz de Holmes de Fortalezas Priorizadas Tabla 3.17 Administracin de Servicio de Salud Fortalezas Priorizadas Administracin de Servicios de Tabla 3.18 Salud Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Tabla 3.19 Servicios Salud Debilidades Priorizadas Administracin de Servicio de Tabla 3.20 Salud Tabla 3.21 Fortalezas Administracin de Servicios de Transporte Oportunidades Administracin de Servicios de Tabla 3.22 Transporte Tabla 3.23 Debilidades Administracin de Servicios de Transporte Tabla 3.24 Amenazas Administracin de Servicios de Transporte

VI

Tabla 3.25 Tabla 3.26 Tabla 3.27 Tabla 3.28 Tabla 3.29

Matriz de Relacin Fortalezas Administracin de Servicios de Trap. Fortalezas Priorizadas Administracin de Servicio de Transporte Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Servicio de Transporte Debilidades Priorizadas Administracin de Servicio de Transporte Fortalezas Administracin de la Biblioteca

83 84 84 85 86 86 87 87 88 88 89 90 90 91 91 93 94 94 95 96 97 97 99 99 101 101 102 103 103 104 105 106

Tabla 3.30 Oportunidades Administracin de la Biblioteca Tabla 3.31 Debilidades Administracin de la Biblioteca Tabla 3.32 Amenazas Administracin de la Biblioteca Tabla 3.33 Fortalezas Priorizadas Administracin de la Biblioteca Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de la Tabla 3.34 Biblioteca Tabla 3.35 Debilidades Priorizadas Administracin de la Biblioteca Tabla 3.36 Fortalezas Gestin de Servicios Universitarios Tabla 3.37 Oportunidades Gestin de Servicios Universitarios Tabla 3.38 Debilidades Gestin de Servicios Universitarios Tabla 3.39 Amenazas Gestin de Servicios Universitarios Tabla 3.40 Fortalezas Gestin Estratgica de TICs Tabla 3.41 Oportunidades Gestin Estratgica de TICs Tabla 3.42 Debilidades Gestin Estratgica de TICs Tabla 3.43 Amenazas Gestin Estratgica de TICs Tabla 3.44 Matriz Holmes de Fortalezas Gestin Estratgica de TICs Tabla 3.45 Fortalezas Priorizadas Gestin Estratgica de TICs Matriz de Relacin de Debilidades Gestin Estratgica de Tabla 3.46 TICs Tabla 3.47 Debilidades Priorizadas Gestin Estratgica de TICs Tabla 3.48 Fortalezas Soporte tcnico Tabla 3.49 Oportunidades Soporte tcnico Tabla 3.50 Debilidades Soporte tcnico Tabla 3.51 Amenazas Soporte tcnico Tabla 3.52 Fortalezas Priorizadas Soporte tcnico Tabla 3.53 Matriz de Relacin de Debilidades Soporte Tcnico Tabla 3.54 Debilidades Priorizadas Soporte Tcnico Fortalezas Administracin de Redes y Tabla 3.55 Telecomunicaciones Oportunidades Administracin de Redes y Tabla 3.56 Telecomunicaciones

VII

Tabla 3.57

Debilidades Administracin de Redes y Telecomunicaciones Amenazas Administracin de Redes y Tabla 3.58 Telecomunicaciones Fortalezas Priorizadas Administracin de Redes y Tabla 3.59 Telecomunicaciones Matriz Relacin Debilidades Adm. Redes y Telecomunicaciones Debilidades Priorizadas Administracin de Redes y Tabla 3.61 Telecomunicaciones Tabla 3.62 Fortalezas Administracin de Software Tabla 3.60 Tabla 3.63 Tabla 3.64 Tabla 3.65 Tabla 3.66 Tabla 3.67 Tabla 3.68 Tabla 3.69 Tabla 3.70 Tabla 3.71 Tabla 3.72 Tabla 3.73 Tabla 3.74 Tabla 3.75 Tabla 3.76 Tabla 3.77 Oportunidades Administracin de Software Debilidades Administracin de Software Amenazas Administracin de Software Matriz Holmes de Fortalezas Administracin de Software Fortalezas Priorizadas Administracin de Software Matriz Relacin de Debilidades Administracin de Software Debilidades Priorizadas Administracin de Software Fortalezas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos Oportunidades Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos Debilidades Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos Amenazas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos Fortalezas Priorizadas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos Matriz Relacin Debilidades Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos Debilidades Priorizadas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos Fortalezas Gestin de TICs

106 107 108 108 109 110 111 111 112 113 114 114 115 116 117 118 118 119 119 120 121 121 122 122 123 124 125 126 127 127

Tabla 3.78 Oportunidades Gestin de TICs Tabla 3.79 Debilidades Gestin de TICs Tabla 3.80 Amenazas Gestin de TICs Tabla 3.81 Matriz FO Servicios Universitarios y TICs Tabla 3.82 Estrategias FO Servicios Universitarios y TICs Tabla 3.83 Matriz FA Servicios Universitarios y TICs Tabla 3.84 Estrategias FA Servicios Universitarios y TICs Tabla 3.85 Matriz DA Servicios Universitarios y TICs Tabla 3.86 Estrategias DA Servicios Universitarios y TICs VIII

Tabla 3.87 Matriz DO Servicios Universitarios y TICs Tabla 3.88 Matriz DO Servicios Universitarios y TICs Tabla 4.1 Tabla 4.2 Tabla 4.3 Matriz Proceso vs. Organizacin Matriz de Hardware Matriz de Software

129 129 155 159 160

IX

LISTADO DE FIGURAS
Figura 2.1 Secuencia de Actividades del proceso PESI Formulacin de Planes de Tecnologas y Sistemas de Figura 2.2 Informacin conjuntamente con los planes estratgicos de la organizacin Formulacin de Planes de Sistemas de Informacin Figura 2.3 conjuntamente con los planes estratgicos de la organizacin Figura 2.4 Metodologa Cobit Figura 3.1 Organigrama ESPE Figura 3.2 Red de Procesos ESPE Figura 3.3 Cadena de Valor ESPE Figura 4.1 Hardware de TICs Figura 4.2 Hardware de Administracin de Transporte Figura 4.3 Hardware de Administracin de Servicios de Salud Figura 4.4 Hardware de Administracin de Servicios de Alojamiento Hardware de Administracin de Servicios de Figura 4.5 Alimentacin Figura 4.6 Hardware de Administracin de la Biblioteca 11 15

16 42 62 63 64 163 164 165 165 166 167

LISTADO DE ANEXOS
Anexo A Anexo B Anexo C Anexo D Anexo E Anexo F Anexo G Anexo H Matriz de Holmes de Fortalezas Administracin de la Biblioteca Matriz de Holmes Fortalezas Soporte Tcnico Matriz de Holmes Administracin de Redes y Telecomunicaciones Matriz de Holmes Desarrollo, Implementacin de Aplicativos Matriz Estrategias, Polticas y Objetivos Matriz Procesos vs Clases de Datos Matriz Circulacin de Datos Matriz Arquitectura de Informacin 87 102 107 118 130 154 155 155

XI

RESUMEN

El presente proyecto pretende obtener como producto final La Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin para las reas de Gestin de Servicios Universitarios y de Gestin de Tecnologa Informtica y Comunicaciones, la cual permite encontrar las principales falencias y aciertos que estas reas tienen, y mediante esto iniciar la planificacin de la inversin de los recursos informticos para lograr la automatizacin de los principales procesos para la ejecucin de las actividades, teniendo en cuenta que no se puede implementar nuevos sistemas sin antes conocer la realidad de las necesidades, en cuyo caso no significaran una solucin sino un problemas.

En esta Planificacin se incluye el criterio de los trabajadores de estas reas en cuanto a sus necesidades y su satisfaccin sobre el servicio actual. Todo esto se realiza mediante la aplicacin de la metodologa que mas se adapte a las necesidades, en este caso se utiliz la de Procedimientos de Alineamiento de los Planes de Tecnologas de Sistemas de Informacin con la Estrategia de Negocio, que nos permite identificar las estrategias de negocio, adems se utiliz ciertas matrices BSP que permiten un anlisis mas a fondo de la situacin de la organizacin en cuanto a procesos y datos y adems permiten conseguir las posibles soluciones a aplicarse; todo esto debido a que la Escuela Politcnica del Ejrcito no cuenta con una Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin, que permita claramente tomar el control de la realidad actual.

La informacin necesaria para la realizacin de esta Planificacin se la obtuvo mediante la aplicacin de encuestas y entrevistas al personal de las reas a las cuales va enfocada este proyecto. Estos resultados se los clasific, prioriz y de aqu se procedi a sacar polticas y estrategias mediante la aplicacin de conceptos de anlisis y matrices FODA. Mediante las matrices BSP se interrelacion los procesos con las clases de datos y as mediante agrupacin se obtuvieron los subsistemas, los cuales permitirn obtener para cada uno de estos, los proyectos que se proponen para su creacin a corto o mediano plazo. La correcta implementacin de estos proyectos

depender de la Direccin de la Institucin.

CAPITULO 1

INTRODUCCION

1.1

GENERALIDADES

El acelerado desarrollo y evolucin tecnolgica ha llevado como consecuencia al empleo de metodologas de planificacin informtica, las que se han convertido en herramientas de uso imprescindible para organizar y ordenar la implantacin de la tecnologa en las empresas e instituciones, de una manera confiable, eficiente y efectiva, a fin de ofrecer soluciones a los problemas que la sociedad actual presenta.

La Escuela Politcnica del Ejrcito, en su constante bsqueda del mejoramiento continuo, ha propuesto planes y proyectos para cumplir con sus objetivos, el Proyecto ADPRO (Administracin por Procesos), que es uno de ellos se inici en Octubre del 2004, inicialmente hubo un proceso de induccin , para luego pasar a conformar los grupos que levantaron los procesos de las diferentes reas de la ESPE; en su segunda etapa se normalizaron y estandarizaron los procesos mediante talleres y luego fueron validados por personal administrativo; el desarrollo de la tesis ser fundamentado en este proyecto.

El proyecto ADPRO se ha encargado del levantamiento de procesos, que en su mayora no estn automatizados; es necesario aclarar que no todos los procesos pueden ser automatizados.

La automatizacin de los procesos debe ser parte de un Plan Estratgico, en el que se detalle las necesidades de informacin prioritarias y proyecte mediante etapas las actividades que permitan cubrir los requerimientos de procesamiento de datos de la entidad.

La PESI (Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin) permite alinear los objetivos del negocio integrando todas sus reas y define los proyectos que implementarn las estrategias tecnolgicas, administra el riesgo de cada estrategia, provee resultados mediante la evaluacin de procesos, planes de capacitacin para los usuarios, estudio de costo/ beneficio para el clculo de presupuestos, seleccin adecuada de plataformas de acuerdo a las diferentes prioridades; incorpora el pensamiento estratgico y desarrolla la posibilidad de la TICs (Tecnologas de la Informacin y Comunicacin) a todos los niveles directivos de la organizacin.

El presente proyecto de tesis pretende generar un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin para el rea de Gestin de Servicios Universitarios y el rea de Gestin de Tecnologa Informtica y Comunicaciones, que permita a la Escuela Politcnica del Ejrcito y a las reas a las que va orientado este proyecto, planificar la inversin de los recursos informticos para lograr la automatizacin de las tareas claves para el xito de sus labores. 2

1.2

JUSTIFICACION

La Planeacin Estratgica de Sistemas de Informacin, se hace cada vez ms necesaria en toda organizacin; la inclusin de las arquitecturas de informacin y su alineacin de la tecnologa con el negocio es de vital importancia. Por lo que, se convierte en una responsabilidad de todo directivo informtico, participar y proponer alternativas en el desarrollo de la planeacin empresarial y en la Planeacin Estratgica de Sistemas de Informacin de la Organizacin.

Cabe recalcar que la Escuela Politcnica del Ejrcito no cuenta con un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin, por esta razn se ha visto la necesidad de ejecutar un proyecto que permita confiable para la toma de decisiones. obtener como resultado un documento

Entre los beneficios evidentes de la Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin se tiene los siguientes:

Identifica problemas y amenazas que a corto y mediano plazo puede tener repercusin, as mismo, ayuda a la bsqueda y deteccin de nuevas oportunidades de negocio.

Facilita el control y clarifica los Sistemas de informacin. Su metodologa impulsa la participacin del conjunto de los agentes, en las decisiones acerca del futuro

Pasar del Plan Estratgico a los proyectos concretos, supone una evolucin cuidadosa, antes de emprender en una inversin y generar expectativas en los agentes implicados. Por ello para cada proyecto se debe desarrollar los correspondientes estudios de viabilidad.

Una clara estrategia ayuda a la integracin de decisiones que proporciona una gua para la consecucin de las metas de la institucin, creando revisando, las directrices organizacionales, la Misin, la Visin, los Objetivos, el Organigrama y el rea Funcional.

1.3

OBJETIVO GENERAL

Elaborar el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin del rea de Gestin de Tecnologa Informtica y Comunicaciones y El rea de Gestin de Servicios Universitarios de la ESPE.

1.4

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar la racionalizacin de los procesos en caso de no existir, para el rea de Gestin de Tecnologa Informtica y Comunicaciones.

Realizar la racionalizacin de los procesos en caso de no existir, para el rea Gestin de Servicios Universitarios.

Recopilar informacin sobre las diferentes metodologas propuestas y compararlas para poder utilizar la ms apropiada para el caso.

Describir los procesos de Gestin Universitaria. Describir los procesos de Gestin de Tecnologa Informtica y

Comunicaciones. Elaborar el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin.

1.5

ALCANCE

El proyecto pretende entregar la informacin necesaria a partir de la cual se pueda empezar la automatizacin de los procesos, es importante recalcar que la Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin del rea de Gestin de Servicios Universitarios y del rea de Gestin de Tecnologa Informtica y Comunicaciones para la Escuela Politcnica del Ejercito, permitir proponer

objetivos, estrategias, polticas informticas, relacionar recursos, examinar resultados y generar parmetros para la toma de decisiones a travs del uso adecuado de una metodologa propuesta en este proyecto, la misma que estar basada en las metodologas (BSP y Metodologa de procedimientos de alineacin de los planes de tecnologas de Sistemas de Informacin con la estrategia del negocio).

En el desarrollo del proyecto se har uso de los procesos, clases de datos, arquitecturas de informacin, hardware de computacin y de comunicaciones, y 5

software existentes, factores crticos de las Tecnologa de Informacin y Sistemas de Informacin; toda esta informacin permitir hacer un diagnstico informtico mediante el cual se presente propuestas de solucin a factores de riesgo encontrados.

Se generar un Informe Ejecutivo fundamentado en un anlisis de la situacin Informtica actual, que permitir tener un visin global de las Tecnologas de Informacin existentes en la Escuela Politcnica del Ejrcito versus las que se deberan implantar.

La informacin requerida para este proyecto estar basada en el Proyecto de Administracin por Procesos (ADPRO), del cual se obtuvo la documentacin necesaria para la realizacin de esta tesis.

Los macro procesos y procesos de los que se realizar el anlisis son:

Gestin de Servicios Universitarios o Administracin de Servicios de Alojamiento o Administracin de Servicios de Alimentacin o Administracin de Servicios de Salud o Administracin de Servicios de Transporte o Administracin de la Biblioteca

Gestin de Tecnologa Informtica y Comunicaciones o Gestin Estratgica de Tecnologa Informtica o Soporte Tcnico o Administracin de Redes y Comunicaciones o Desarrollo, Implantacin y Mantenimiento de Aplicativos o Administracin de Software o Administracin Documentaria

Cabe recalcar que el anlisis informtico partir de la situacin actual y la propuesta que se presente ser a corto plazo, la integracin no ser parte de este proyecto de tesis.

CAPITULO 2

MARCO TEORICO

2.1

GENERALIDADES

2.1.2 INTRODUCCIN

Actualmente en toda Organizacin se maneja una gran cantidad de informacin, por lo cual los directivos han encontrado en los sistemas de informacin, una herramienta que les permite la automatizacin de los datos, adems de mejorar los procedimientos y labores aportando as un gran valor estratgico.

Dicho valor no ser aprovechado adecuadamente si se considera a la informacin nicamente como datos que se reciben, se procesan y se archivan o transfieren. Por lo cual se debe trabajar en funcin a una Planificacin Estratgica, con el fin de establecer estrategias para el desarrollo de sistemas y la mejor utilizacin de la informacin y como sta ayudar en la toma de decisiones.

Toda actividad debe planificarse antes de ejecutarse, la planificacin se limita sencillamente a proyectar en el futuro lo que ocurri en el pasado.

La planificacin estratgica toma en cuenta, lo que est pasando afuera y le da mayor preponderancia que lo que ocurre adentro; la cual debe ser entendida como un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitir trazar una lnea de propsitos para actuar en consecuencia.

La mente debe ser capaz de analizar el campo de juego, prever las siguientes jugadas, anticiparnos a las estrategias de los adversarios, lo que vamos a enfrentar afuera. Este es uno de los aspectos medulares de la planificacin estratgica y lo que la hace muy diferente a cualquier otro mtodo de planificacin. Darle mayor importancia a los cambios en la sociedad que a la situacin interna de la empresa es el aporte ms valioso de la planificacin estratgica.

La situacin actual amerita tomar en cuenta si se est dispuesto a ver lo que pasa afuera. Es mucho ms fcil centrarse en las situaciones internas, ofrecen menor resistencia, ms asequible la informacin, existe mayor confianza para enfrentar conflictos. Es ms sencillo, seguro y controlable lo interno que lo externo, este medio requiere un gran esfuerzo para justificar, persuadir a los dems, sobre la necesidad de realizar anlisis externos.

Este diagnstico consiste en ver lo que pasa afuera y lo que pasa adentro para tratar de delinear el punto del cual se parte y las acciones que se deben adoptar para alcanzar la visin.

El Plan de Sistemas de Informacin tiene como objetivo la obtencin de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de informacin que responda a los objetivos estratgicos de la organizacin.

Una funcin instrumental de la planificacin estratgica es hacer un balance entre tres conceptos, que responden a su vez a distintas preguntas:

Misin de la organizacin: Cul es la razn de ser de la organizacin?

Oportunidades y amenazas: Cules sern las demandas que plantear el entorno? Qu tipo de dificultades y obstculos pueden entorpecer nuestra capacidad de respuesta?

Fortalezas y debilidades de la organizacin: Qu es lo que somos capaces de hacer? Qu elementos de la estructura interna podran ser inadecuados frente a una mayor exigencia productiva?

2.1.3 CONCEPTOS

GENERALES

DE

LA

PLANIFICACION

ESTRATEGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN1

El

Plan

de

Sistemas

de

Informacin

constituye

una

herramienta,

permanentemente viva, de mejora en los procesos de negocio, optimizando la funcin informtica, el conjunto de la organizacin y los mtodos utilizados, y
1

Fuente: Estrategia y Sistemas de Informacin McGraw Hill

10

estableciendo las lneas estratgicas para los sistemas, con objeto de dar un soporte gil y eficiente a las necesidades evolutivas de la organizacin.

Un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin se elabora:

Partiendo de los objetivos estratgicos a corto y medio plazo de la empresa. Recogiendo las necesidades y requerimientos de los usuarios, en base a los procesos de negocio.

Valorando los escenarios tecnolgicos existentes que aporten el menor riesgo, la mayor proteccin de las inversiones y los mximos beneficios.

Un efectivo plan estratgico ayuda a balancear estos tres conceptos, a reconocer potencialidades y limitaciones, a aprovechar los desafos y a encarar los riesgos.

La secuencia de las Actividades de la Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin es la siguiente:

1. Inicio del Plan Estratgico de Sistemas de Informacin 2. Definicin y Organizacin del PESI 3. Estudio de informacin relevante

4. Identificacin de requisitos

6. Definicin del plan de accin

7. Revisin y aprobacin

5. Estudio de los Sistemas de Informacin Actuales

Figura 2.1 Secuencia de Actividades del proceso PESI

11

La evolucin de la Planificacin de sistemas de informacin se ha dado a lo largo de los aos debido a cuatro factores importantes que son:

La introduccin de la informtica en la organizacin. Debido a la aparicin masiva de la informtica en la empresa, inicialmente los ordenadores eran mquinas de grandes dimensiones que necesitaban una infraestructura excepcional, y su manejo era reservado para especialistas. Esta situacin condujo al aislamiento del departamento de Procesamiento de Datos, conocido inicialmente, creando as el ambiente de que informtica era nicamente para servir demandas de mecanizacin de los procesos de la empresa y debido al ambiente en que se trabajaba con los computadores, nadie se involucraba demasiado. El objetivo principal de los directivos de las empresas al incorporar la informtica a estas era la reduccin de costos del procesamiento de la informacin. Debido a que ese era su nico objetivo no se vea la necesidad de crear Planes de Procesos de Datos. El departamento de dedicaba

nicamente a recoger demandas de desarrollo de aplicaciones y a desarrollarlas eficientemente, y las nicas decisiones a tomarse eran sobre que proyectos desarrollar antes y con que recursos se contaba a nivel del departamento y los costes eran planteados a nivel econmico de la administracin general.

Es por esto que la situacin actual del departamento de Sistemas de Informacin, como se lo conoce actualmente, en cuanto a su posicin en el organigrama de la empresa, se sigue situando en una posicin dependiente de 12

los servicios administrativos. Adems debido a esta situacin se ha creado una barrera de comunicacin directa entre los estamentos directivos y la direccin del departamento de Sistemas de Informacin.

La expansin de las aplicaciones informticas.

Habindose resuelto el

problema de mecanizacin de los procesos de las empresas, el departamento de informtica tuvo la necesidad de enfrentar las peticiones de los usuarios, que cada vez son mas complejos e implicados con el funcionamiento del negocio, los cuales son desarrollados de manera ineficiente debido al poco conocimiento de los encargados del departamento de SI sobre las reglas del negocio.

El departamento de SI sigue encargado de asignar los recursos dentro del mismo y las prioridades a las diferentes peticiones sin estas estar acorde con los objetivos estratgicos de la organizacin.

Coordinacin SI - objetivos de la empresa. La eficiencia del departamento de SI en cuanto al correcto funcionamiento de las aplicaciones desarrolladas no es la esperada debido a la barrera que existe entre el departamento y el resto de la organizacin, estas quejas y los altos costos de mantenimiento de las instalaciones informticas hacen que la alta direccin de la empresa afronte el problema de SI de una manera global.

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La solucin propuesta es la de asignar los recursos dentro del departamento de SI al nivel correspondiente dentro de la organizacin.

Esta manera de funcionar resta las responsabilidades planteadas inicialmente al director del departamento de SI y crea confusin entre los involucrados en dicho departamento sobre quien toma las decisiones en el departamento. Para solucionar estos problemas se llega al acuerdo de desarrollar procedimientos formales de planificacin de Sistemas de Informacin, similares a los existentes en otras reas funcionales de la organizacin.

A partir de ese momento se establecen planes sistemticos de definicin de necesidades de informacin coherentes con los objetivos estratgicos de las unidades funcionales de la organizacin.

Se llega a derribar la barrera existente entre el departamento de SI y el resto de la organizacin, llevando a una situacin en la que se establece una comunicacin directa entre los planes de la organizacin y los planes de SI, incluyendo adems las prioridades de la organizacin para la asignacin de recursos en el rea de tecnologa de informacin para poder tomar decisiones dentro de la misma.

A partir de esta elaboracin de la planificacin de SI, el responsable del departamento ya no toma decisiones en cuanto a prioridades segn su parecer, sino que es un coordinador del equipo que elabora el Plan de

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Sistemas, la cual luego de ser aprobada por los directivos de la empresa, fija los presupuestos, las polticas a aplicarse y el perodo de desarrollo.

Estrategia / Necesidades Corporativas

Estrategia / Necesidades de cada Unidad de Negocio

PLAN DE TI / SI

Figura 2.2 Formulacin de Planes de Tecnologas y Sistemas de Informacin conjuntamente con los planes estratgicos de la organizacin

Interdependencia entre la estrategia de la organizacin y las Tecnologas y Sistemas de Informacin. Ya superado el problema de aislamiento del departamento de SI del resto de la organizacin, se plantea sacar el mximo provecho de las tecnologas de informacin, ya que se vuelve difcil obtener ventajas competitivas sostenibles sin los planes TI/SI 2, por esto es preciso pasar a una situacin de cooperacin TI / SI estrategia de organizacin.

Fuente: Tecnologas de Informacin / Sistemas de Informacin

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TI / SI

ESTRATEGIA / NECESIDADES CORPORATIVAS

TI / SI

ESTRATEGIA / NECESIDADES DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO

Figura 2.3 Formulacin de Planes de Sistemas de Informacin conjuntamente con los planes estratgicos de la organizacin

2.1.4 ESTRATEGIAS Y POLITICAS

En cuanto a Estrategias que se utilizan para la realizacin del Plan Estratgico de Sistemas de Informacin se pueden tomar en cuenta las siguientes3:

Reformular los procesos de negocios Educar a la Alta Direccin Crear sistemas de cruce funcional Alinear los sistemas de informacin a los objetivos corporativos

Fuente: SIM (Society for Information Management)

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Hacer planeamiento estratgico de los sistemas de informacin Alentar la productividad del software Mayor utilizacin de los datos Abrir la bsqueda de competitividad Desarrollar una arquitectura de sistemas de informacin Reducir costos de sistemas de informacin Mejorar los recursos humanos de sistemas de informacin Educar a la lnea media de gerentes Actualizar los sistemas ms obsoletos Mejorar la calidad del software Promover la funcin de sistemas de informacin Integrar los sistemas de informacin Manejar el cambio causado por los sistemas de informacin Desarrollar sistemas de informacin para ejecutivos Interconectar a los clientes Seleccionar paquetes de software

Adems para un correcto desarrollo de un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin, se debe tener en claro dos puntos claves, que son:

Preparar el equipo de trabajo Organizar el anlisis dividindolo en reas

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Para el primer punto es conveniente que el equipo de trabajo se comprometa a realizar todas las etapas propuestas en la metodologa escogida, ya que de esta manera no se deber incorporar nuevas personas y no se debe indicar toda la labor realizada hasta el momento.

Acerca del segundo punto, la informacin recolectada en cada una de las fases de la metodologa seleccionada debe ser de inters para las otras fases y su anlisis.

Una de las herramientas a utilizarse ser la entrevista con encargados de las reas funcionales de la organizacin que vayan a formar parte del Plan y as mantener un inventario sobre las necesidades de SI correspondientes a las distintas funciones y procesos de negocio de cada rea.

Es necesario que los miembros del equipo tengan las siguientes consideraciones durante el proceso de la recoleccin de informacin, necesidades y desarrollo del Plan:

Procura automatizar las necesidades de informacin que se hayan identificado Tener la claridad de identificar, durante el proceso, las principales entidades de datos que se vayan recopilando en las reuniones de trabajo

Imaginar de antemano como sera el proceso necesario para generar la informacin necesaria que se haya detectado.

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Adems, para tratar de ser un poco ms sistemticos en la identificacin de las necesidades y poder entender que es lo que se trata de hacer, se puede tomar las siguientes consideraciones:

Identificar los procesos de negocio fundamentales en la empresa y sus sistemas que los representan, adems, la representacin de estos sistemas en el esquema de la cadena de valor.

Detectar nuevas entidades de datos y clasificarlos como nuevos conjuntos de datos o simplemente nuevas maneras de estructurar datos ya existentes.

Detectar procesos de informacin parecidos a otros, ya que los procesos parecidos pueden dar ideas sobre lo que puede convertirse en un subsistema de informacin con identidad propia.

Analizar caractersticas de candidatos a nuevos subsistemas, como por ejemplo, datos compartidos, interaccin con otros sistemas, etc.

Los subsistemas que aparecen aislados, pueden llegar a separrselos de la estructura central de SI, simplificando as la misma.

Catalogar las necesidades de informacin poco claras, ya que estos podran apoyarse de subsistemas personalizados.

Luego de un refinamiento progresivo se acabar identificando una estructura adecuada, para lo cual es necesario que los altos directivos de la organizacin acepten dicha estructura y que esta tome el carcter de oficial.

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La visin del negocio de la alta direccin debe ir acorde con la estructura que se acabe adoptando, ya que en este contexto se asignarn posteriormente prioridades a los proyectos que estarn en el Plan de SI.

Una vez se haya acordado la arquitectura para el SI necesario, y especificando los procesos y estructuras de datos necesarios para la obtencin de la informacin precisa, es necesario evaluar los recursos que haran falta para los proyectos contemplados en el Plan.

2.1.5 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

La importancia dentro de una organizacin de poseer un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin fundamentalmente radica en alinear a la funcin tecnologas de Informacin acordes a la estrategia corporativa, a objeto de hacer eficiente y eficaz la inversin en tecnologa y sistemas de informacin. Esto es muy til en el momento de pronosticar requerimientos de recursos con mayor precisin y la asignacin de los mismos, tanto en recursos materiales como en recuro humano.

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2.1.6 NECESIDAD Y BENEFICIOS DEL PLAN ESTRATEGICO

Necesidad

La decisin de realizar un estudio en profundidad de los Sistemas de Informacin y recursos informticos de una organizacin parte de la necesidad de conseguir unos objetivos de carcter general, que pueden resumirse en los siguientes puntos:

Determinar la estrategia general de los Sistemas de Informacin. Adecuar los sistemas actuales, tanto desde el punto de vista organizativo como desde el tecnolgico.

Definir un horizonte hacia el que evolucionar a corto, medio y largo plazo. Potenciar la eficacia de la organizacin, interna y externamente. Favorecer la mejora de la calidad profesional y de la gestin interna. Reducir los costes de transformacin.

Beneficios

Establecer el rumbo de la organizacin, sus objetivos, sus prioridades, sus metas y sus estrategias.

Conocer con rigurosidad la realidad actual de la Organizacin y el entorno que influye en ella.

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Enmarcar el mejoramiento de la calidad y la acreditacin dentro de un plan realista objetivo y factible.

Involucrar y sensibilizar a todas las reas funcionales de la Organizacin en las respuestas a los problemas que la aquejan.

Alinear las actividades y optimizar el uso de los recursos de la Organizacin en busca de una mayor eficiencia y aprovechamiento.

2.2

METODOLOGAS

2.2.1 METODOLOGIAS DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Para la realizacin del Plan Estratgico de Sistema s de Informacin se cuenta con varias metodologas que ayudan en el desarrollo del mismo, las cuales sern expuestas a continuacin:

2.2.1.1 Procedimientos de Alineamiento de los Planes de Tecnologas y Sistemas de Informacin con la Estrategia de Negocio4
Esta metodologa se concentra en el estudio previo de la organizacin para as tomar decisiones sobre que hacer en el futuro con los sistemas de informacin

Fuente: Estrategia y Sistemas de Informacin McGraw Hill

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El Plan Estratgico de Sistemas debe incluir:

Una lista de proyectos a desarrollas en los prximos 3 a 5 aos. Estos proyectos sern probablemente proyectos informticos, ya que para su implementacin se utilizar la informtica, pero este tipo de proyectos no tienen mayor relevancia en el desarrollo de esta metodologa.

Referida a la situacin en el momento de prepara el Plan. Es decir, reconocer el punto de partida del cual debe arrancar el Plan, esto implica un juicio crtico de la situacin inicial, no solo desde un punto de vista tcnico, sino desde un punto de vista de negocios, es decir, la utilidad de los SI existentes desde el punto de vista de quienes lo utilizan diariamente.

Prioridad de cada proyecto. Esta debe contemplar tanto aspectos de importancia para el negocio, como aspectos tcnicos relacionados con la implementacin utilizando una determinada infraestructura.

Detalle suficiente que permita la evaluacin de los proyectos a desarrollar en el primer ao en trminos de recursos necesarios, con el objeto de poder incluirlos en el presupuesto anual correspondiente. Indicar todos los recursos necesarios para el desarrollo de los proyectos ayudar a que la organizacin lo coloque como parte de su presupuesto anual y se le asignen recursos a dichos proyectos.

Mecanismos de evaluacin. Estos deben ser adecuados para permitir los procedimientos de control necesarios en el seguimiento del plan, es decir, fundamentalmente un calendario y un presupuesto detallado.

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Lista de actividades de la organizacin el la cual la TI5 pueda utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia o eficiencia. La direccin de la organizacin, aunque en este proceso la direccin tcnica debe participar de igual manera, y debido a que el Plan debe contemplar a toda la organizacin, es debido que el equipo que lo desarrolle tenga conocimiento de toda la organizacin.

Es importante observar que el Plan de SI es muy poco tecnolgico, los detalles tecnolgicos de incluirn nicamente cuando es estrictamente necesario, la perspectiva de desarrollo de un Plan de SI es fundamentalmente una perspectiva de negocio, no una perspectiva tecnolgica

Al cumplirse con las especificaciones anteriormente nombradas, el procedimiento deber tener integradas unificadamente las directrices estratgicas de la empresa con las funciones y procesos de negocio de las distintas unidades de la organizacin.

Esquema general del procedimiento

Para la utilizacin de esta metodologa se supone previamente que la organizacin a la cual se le pretende hacer el Plan de SI es una organizacin mediana o grande, ya que se hace referencia a al existencia de ciertas funciones o porque se proponen soportes documentales o tamaos de equipos de trabajo grandes para empresas de menor tamao.
5

Fuente: Tecnologa de informacin

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Aunque esto no supone un impedimento para empresas pequeas, ya que es necesario que estas tengan tambin tengan un Plan de SI y su elaboracin constituye un trabajo ms fcil que en una de mayor tamao.

Las fases citadas a continuacin suponen que es algo que se debe hacer, mas no cmo hacerlo, aunque algunas pueden resultar claramente aplicables en determinadas situaciones.

Fase I.

Presentacin y compromiso del equipo

El objetivo de esta fase es constituir el equipo de trabajo que llevar a cabo la planificacin y su presentacin a la organizacin. Este Plan no requiere

nicamente de la dedicacin de recursos por parte del equipo de desarrollo, sino que una de las partes ms importantes proviene de la colaboracin en cuanto a entrevistas y sesiones de trabajo con el equipo de planificacin por parte de los responsables de cada departamento y rea funcional de la organizacin.

Actividades: Decisin de obtener un Plan de TI Formacin del grupo de trabajo Identificacin de reas de anlisis para describir el Sistema de Informacin existente.

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Fase II.

Descripcin de la situacin actual

Una vez constituido el equipo de trabajo y comprometida la organizacin en conjunto con el esfuerzo de planificacin, el primer paso consiste en describir la situacin de la organizacin desde dos puntos de vista:

a. El negocio b. Los sistemas existentes

La descripcin de las funciones y procesos de negocio son esenciales para poder poner las necesidades de informacin que se recogern en la fase siguiente de manera correcta paro ayudar a la toma de decisiones de asignacin de recursos.

Actividades:

o Identificacin de as principales funciones y procesos de negocio por rea. o Descripcin de los sistemas existentes. Procesos y estructuras de datos. o Crtica de los sistemas existentes, desde el punto de vista tcnico y de negocio. o Elaboracin del informe acerca de los sistemas existentes.

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Fase III. Elaboracin del Plan de Sistemas de Informacin

En esta fase se lleva a cabo la planificacin propiamente dicha. El primer paso es documentar las necesidades de informacin de cada una de las funciones y procesos de negocio descritas anteriormente. Se debe enfatizar en aquellas necesidades que los sistemas actuales no cubren o cubren de manera no satisfactoria e incompleta.

Con las necesidades ya documentadas se deben formular propuestas de actuacin que incidan de manera directa en las lneas estratgicas ms importantes de la organizacin.

El resultado ser una serie de acciones de SI a realizarse durante el tiempo de vigencia del Plan. Actividades:

o Preparacin del equipo de trabajo para el anlisis de necesidades. o Necesidades de TI y SI por rea, funciones y procesos de negocio. Importancia y Urgencia o Descripcin sistemtica de necesidades. Procesos y Estructuras de Datos. o Integracin o Elaboracin de propuestas alternativas para el plan de TI/SI. Evaluacin de Recursos necesarios o Elaboracin y aprobacin del definitivo Plan de TI/SI

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Fase IV. Programacin de actividades

En esta fase se detallan las acciones especficas en forma de proyectos a llevar a cabo durante el primer ao de vigencia del Plan, como se haba mencionado anteriormente, esto se lo realiza para que se asigne el presupuesto y los recursos requeridos por el Plan para el desarrollo de las actividades.

Actividades:

o Descripcin detallada del Plan de TI/SI acordado. o Inclusin de proyectos en el presupuesto del perodo siguiente. o Plan de evaluacin y revisin.

La metodologa descrita es extensa y prolija, el motivo para tales caractersticas es que pretende ser general y no es pensado, como ha sido descrito anteriormente, para organizaciones de tamao pequeo, en las cuales el equipo de trabajo podra quedar reducido a una persona de la direccin general y otra en representacin del rea de SI, lo cual no entregara resultados objetivos con relacin a todas las dependencias de la organizacin.

Acerca de la duracin del proceso, no se tiene un tiempo ya estipulado en lo que tiene que ver en la duracin del proceso, hasta la elaboracin del Plan.

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Precisamente porque en organizaciones de distinto tamao el proceso puede simplificarse mucho o a su vez, alargarse mucho, en cuyo caso es importante que el director del proyecto lo planifique y controle porque de otro modo ste se alargar ms.

En otro orden, se puede mencionar que actualmente las herramientas informatizadas que ayudan al desarrollo de estos proyectos son muy variadas, especialmente en los casos de proyectos grandes.

A la hora de elegir una de estas herramientas hay que tomar en cuenta que existen herramientas que sirven para cuando el Plan ya est desarrollado como es el caso de las herramientas CASE6 y herramientas de control de proyectos.

Las herramientas que convienen son ayudas de proceso de documentar y estructurar la informacin, como paquetes que facilitan el mantenimiento de un catlogo de las entidades de datos o diccionario de datos, sus relaciones entre s, procesos, relaciones entre funciones de negocios y procesos, etc.

2.2.1.2 Business Systems Planning (BSP). I B M

Esta metodologa fue desarrollada en los 60 por IBM al reconocer la posibilidad que nuevos sistemas de informacin mejoraban la planificacin y control de los problemas que encaraban las empresas en esa poca y como un camino para

Fuente: Computer Arded Software Engineering

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incorporar estrategias de sistemas de informacin en estrategias organizacionales y estrategias de negocios.

Es por esta necesidad que IBM busc la manera de integrar las diferentes reas de la organizacin con el fin de mejorar el desempeo de estas, aunque inicialmente esta metodologa fue pensada nicamente para su propio uso. Posteriormente entregada como una metodologa de planeacin, con manuales y entrenamiento para los usuarios.

Esta metodologa se basa en primero mostrar como se debe analizar y atender una organizacin, identificando las fuentes y destinos de toda la informacin, se agrupan estos flujos de datos en archivos y luego en aplicaciones y se concentra en la identificacin de los requerimientos necesarios para poner en marcha una organizacin.

La metodologa BSP es un ordenamiento de conceptos que aplicados a una determinada organizacin, mediante sesiones de trabajo, entrevistas, anlisis, discusin y documentacin, permiten elaborar el plan para la arquitectura de sistemas de informacin que debe apoyar a la organizacin. Adems, es genrica, utilizable por cualquier organizacin e independiente de la instalacin utilizada por la empresa. Se preocupa de entender las relaciones existentes entre los procesos, organizaciones, clases de datos, sistemas funcionales de aplicacin y plataformas de comunicacin de datos.

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En esta metodologa se encuentran dos partes bien diferenciadas que son:

Planificacin Top-Down. Donde se fijan los objetivos del negocio y corporativos, trazados por los ejecutivos, y especialistas de sistemas de informacin. Despus, se examinan los datos que se necesitaran y se disea una arquitectura de informacin que define la relacin existente entre los datos.

Bottom-Up. Que son las actividades especficas de desarrollo de aplicaciones y que hace operativas las bases de datos que componen esa arquitectura. De esta manera se suministran los datos y la informacin necesaria para traducir esos objetivos en las funciones y procesos del negocio. En esta etapa la actividad de los especialistas en sistemas de informacin es mucho mayor.

Objetivos de la Metodologa:

El principal objetivo de la metodologa BSP es generar una aplicacin de los sistemas de informacin que soporten las necesidades de informacin a corto y largo plazo que se encuentre integrado con el plan general de la organizacin. Proporcionar seguridad a los sistemas de informacin basados en procesos y reglas de negocio que son totalmente autnomos organizacionales. Proveer de un mtodo objetivo para administrar la asignacin de prioridades a los sistemas de informacin sin intereses particulares. a los cambios

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Permitir interactuar el rea de informtica

con el usuario a travs de

aplicaciones que respondan a las necesidades y requerimientos. Identificar datos como un recurso comn que sea usado para un objetivo comn. Proporcionar un medio para determinar las necesidades futuras de recursos computacionales en base a prioridades. Asegurar que los sistemas de informacin sern orientados por las

necesidades de la administracin y de los usuarios.

Componentes

La metodologa BSP se ocupa de dos grandes reas: Procesos de Negocio Clases de Datos

Los procesos de Negocio son decisiones y actividades requeridos para administrar o dirigir los recursos del negocio.

Una clase de datos son datos lgicamente interrelacionados necesarios para dar soporte a las actividades de la organizacin.

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Fases de la metodologa:

1. Presentacin y compromiso del equipo. Se constituye el equipo de trabajo que llevar a cabo el esfuerzo de planificacin, que provienen de los departamentos y reas funcionales de la compaa, los cuales tienen que ser conscientes que el plan de TI/SI es un plan de toda la organizacin, y de la necesidad de su apoyo. 2. Descripcin de la situacin actual desde dos dimensiones. Estas dos dimensiones son acerca de los datos manejados y los procesos que configuran los subsistemas existentes.

La informacin que se precisa acerca de los procesos para obtener una descripcin razonable de stos es, por un lado su agrupacin por subsistemas, es decir, a la implementacin de qu subsistema de informacin pertenece cada proceso, la especificacin de qu datos utiliza cada proceso en su funcionamiento, es decir, los inputs, la lista de los datos que se crean o modifican como resultado de la operacin de dichos procesos, es decir, los outputs, y una descripcin de cmo cada uno de ellos est implementado, es decir, si forma parte de un gran subsistema y el procedimiento de tratamiento de datos que el proceso requiere.

Despus de la descripcin, se debe hacer una evaluacin de los sistemas de informacin, donde se critica desde la perspectiva tecnolgica las reas en las que es posible mejorar, y por otro lado desde la perspectiva de negocio.

33

3. Elaboracin del plan de TI/SI. Se documentan todas las necesidades de informacin de cada una de las reas funcionales de la empresa, valorando sobre todo aquellas necesidades que los sistemas actuales no cubren. El comit de sistemas aprueba el plan y se estima el coste econmico de su implantacin.

4. Programacin de actividades. Esta programacin contendr el detalle de las acciones en forma de proyectos a realizar durante el primer ao del plan.

Se debe procurar proyectar las necesidades de informacin que se vayan identificando, e registrar sobre la marcha las principales entidades de datos que vayan saliendo, e ir imaginando los procesos necesarios para generar la informacin cuya necesidad detectada. Una vez recogidas las necesidades de informacin se debe realizar una labor de gabinete dirigido a analizar las descripciones elaboradas antes para identificar la estructura global del sistema de informacin.

Despus de analizar las necesidades de informacin queda claro qu proyectos informticos son necesarios para implementar el sistema de informacin de la empresa.

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Ventajas:

Determina la necesidad de nuevos sistemas de informacin y su prioridad. Participacin tanto del nivel directivo como del personal de las diferentes reas de la organizacin.

Las aplicaciones informticas propuestas estn sustentadas en

una

arquitectura de informacin de subsistemas que involucran la participacin de procesos, clases de datos y la relacin entre ellos. Se cuenta con un plan alternativo.

Desventajas:

En la organizacin se implementa una sola arquitectura de informacin, donde no se detecta de forma estratgica las reas de ventaja potencial y no se explota de forma adecuada aplicaciones informticas en beneficio de alcanzar los objetivos de la organizacin.

No propone mecanismos claros para realizar el anlisis o crear el rea informtica dentro de la organizacin.

El BSP sigue una secuencia de pasos que son de forma arbitraria para determinar las clases de datos, los procesos, los datos, no centrndose en los factores estratgicos de la organizacin.

No especfica de forma adecuada los componentes necesarios que soporten la produccin y mantenimiento de los planes informticos como los son el hardware, el software, las plataformas, el personal, etc. 35

2.2.1.3 Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin. (PESI) Price Waterhouse

Fue desarrollada por Price Waterhouse en los 80. Busca obtener ventaja competitiva para la empresa, actuando sobre las fuerzas que mueven el mercado a travs de la aplicacin de tecnologa en informtica y de incentivar los mtodos orientados a los datos. Busca obtener ventaja competitiva para la empresa, actuando sobre las fuerzas que mueven el mercado a travs de la aplicacin de tecnologa en informtica.

Caractersticas principales:

Garantiza un desarrollo eficiente, viable y sistemtico Alinea las acciones y las hace consistentes unas con otras Planea la asignacin de recursos. Sienta las bases para controlar los proyectos, y equilibrar costos y beneficios. Se encarga de establecer de una concordancia entre las estrategias de negocios y las estrategias de TI, creando una ventaja estratgica y otra competitiva.

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Etapas del Desarrollo de la Metodologa:

Etapa I: Definicin del por qu se efectuarn las inversiones en el rea informtica y determinar las necesidades de la empresa.

Etapa II: Definicin del qu es lo que informtica debe entregar y cuales son las metas informticas.

Etapa III y IV: Se baja progresivamente de nivel de abstraccin a travs de la definicin de una estrategia para las aplicaciones y la infraestructura tecnolgica y organizacional.

Ventajas:

Obtiene soluciones de manera rpida, evitando el tiempo necesario para llevar a cabo derivaciones.

Permite evaluar soluciones, cuando no existe ningn mtodo algortmico disponible.

Provee soluciones completas, sin necesidad de contar con una representacin total del dominio del problema.

No genera una solucin si no puede ser recuperado un caso adecuado a las circunstancias.

Previene la toma de acciones para evitar errores pasados.

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Desventajas:

No es posible generar una arquitectura de informacin ya que se carece de un modelo y normas para esto.

Ayuda a no caer en errores pasados pero no encamina a no cometer nuevos. La inexistencia de un trayecto simple desde la planificacin inicial hasta la implementacin de la misma no es factible debido a que las aplicaciones objetivos estn fundamentadas en factores estratgicos y no en los

requerimientos que satisfagan las necesidades de los subsistemas de informacin que abarquen los procesos, clases de datos e identidades respectivas.

2.2.1.4

FRONT Strategy.

Deloitte, Haskins & Sells y Holland

Systems Corporation

Fue desarrollada por Deloitte, Haskins & Sells y Holland Systems Corporation. Esta Metodologa para la planificacin estratgica de sistemas de informacin incluye:

Mtodo, Soporte y Software.

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Caractersticas principales:

El producto final de esta metodologa permite obtener o definir una arquitectura de datos, una arquitectura de aplicaciones, una estrategia de tecnologas y un conjunto de proyectos ordenados por prioridad. La metodologa est basada en el desarrollo de un modelo de funciones que representan las acciones de la organizacin, ms un anlisis de los objetivos de la sta, factores crticos de xito, prioridades organizacionales, evaluacin de los sistemas de informacin actuales de la organizacin, infraestructura tecnolgica y evaluacin de la administracin de recursos informticos.

Fases de desarrollo:

Desarrollo del modelo organizacional. Desarrollo de arquitecturas de datos y aplicaciones. Determinar los niveles de requerimientos de servicios. Inventariar los sistemas de informacin actuales. Evaluacin de los sistemas de informacin actuales. Desarrollar una estrategia de sistemas de informacin. Ampliar el modelo funcional y refinar arquitectura. Definir y dar prioridades a los proyectos.

Ventajas: Permite el correcto desarrollo de nuevos proyectos conociendo la arquitectura de informacin actual. 39

Crear relaciones entre las necesidades organizacionales y la situacin actual.

Desventajas:

Evala los sistemas de informacin actuales pero no plantea la opcin de conocer la necesidad de nuevos sistemas o subsistemas

nicamente analiza la infraestructura actual y la arquitectura de informacin, mas no da soluciones.

2.2.1.5

Strategic Information Planning. Arthur Andersen & Co.

Fue desarrollada por Arthur Andersen & Co. El producto final de esta metodologa permite obtener bsicamente una estrategia tecnolgica de informacin para la empresa y un plan de implementacin. Este plan de implementacin define los proyectos requeridos para la empresa, cataloga las aplicaciones o subsistemas a ser desarrollados, destaca las necesidades de apoyo de una organizacin en cuanto al uso efectivo de las tecnologas de informacin e identifica las tecnologas para implementar el plan. La metodologa se compone de 9 fases, detalladas a continuacin:

Determinacin del alcance del proceso y organizacin. Evaluacin de los negocios y la competitividad. Evaluacin de la situacin actual. Generacin de oportunidades a travs de Tecnologas de Informacin. Establecer plan estratgico de Tecnologas de Informacin. 40

Establecer el plan organizacional. Establecer el plan tecnolgico. Establecer el plan de aplicaciones y datos. Establecer el plan de implementaciones.

2.2.1.6 COBIT7

COBIT ha sido desarrollado como un estndar generalmente aplicable y aceptado para las buenas prcticas de seguridad y control en Tecnologa de Informacin.

Este estndar es relativamente pequeo en tamao, con el fin de ser prctico y responder, en la medida de lo posible, a las necesidades de negocio, manteniendo al mismo tiempo una independencia con respecto a las plataformas tcnicas de TI adoptadas en una organizacin. El proporcionar indicadores de desempeo (normas, reglas, etc.), ha sido identificado como prioridad para las mejoras futuras que se realizarn al marco referencial. Objetivos:

Se determin que las mejoras a los objetivos de control originales deberan consistir en:

El desarrollo de un marco referencial para control en TI como fundamento para los objetivos de control en TI y como una gua para la investigacin consistente en el control de TI.

Fuente: Cobit Directrices de Auditoria Segunda Edicin

41

Una alineacin del marco referencial general y de los objetivos de control individuales, con estndares y regulaciones internacionales existentes de hecho y de derecho.

Una revisin crtica de las diferentes actividades y tareas que conforman los dominios de control en TI y, cuando fuese posible, la especificacin de indicadores de desempeo relevantes (normas, reglas, etc.)

Caractersticas principales:

Orientado a los objetivos del negocio Basado en los procesos, siguiendo el principio de reingeniera de negocios Considera a la informacin como el resultado de la aplicacin combinada de recursos relacionados con la Tecnologa de Informacin que deben ser administrados por procesos de TI.

Figura 2.4: Metodologa Cobit

Requerimientos del negocio. Los criterios que se hace referencia a continuacin deben concordar con la informacin, para poder satisfacer los objetivos del negocio que son: 42

Requerimientos de calidad: o o o Calidad Costo Entrega del servicio

Requerimientos Fiduciarios: o o o Efectividad y eficiencia de operaciones Confiabilidad de la informacin Cumplimiento de las leyes y regulaciones

Requerimientos de seguridad: o o o Confidencialidad Integridad Disponibilidad

Recursos de TI. Los recursos de TI identificados en esta metodologa son los siguientes:

Datos: Todos los elementos de datos, por ejemplo, externos e internos, estructurados y no estructurados, grficos, sonido, etc.

Aplicaciones: Las cuales se entienden como la suma de procedimientos manuales y programados.

Tecnologa: La tecnologa cubre hardware, software, sistemas operativos, sistemas de administracin de bases de datos, redes, multimedia, etc. 43

Instalaciones: Recursos para alojar y dar soporte a los sistemas de informacin.

Personal: Habilidades del personal, conocimiento, conciencia y productividad para planear, organizar, adquirir, entregar, soportar y monitorear servicios y sistemas de informacin.

Procesos de TI. Incluye los grupos de tareas y actividades agrupadas naturalmente para cumplir con los objetivos, y son:

Dominios: Son agrupaciones de procesos por su naturaleza Procesos: Serie de actividades o tareas conjuntas. Actividades: Son acciones que se requieren para lograr un resultado medible.

Objetivos de Control:

Cobit se basa en objetivos de Control agrupados en dominios, para el desarrollo de la metodologa, los cuales son:

Planeacin y Organizacin: Este dominio cubre la estrategia y las tcticas y se refiere a la identificacin de la forma en que la tecnologa de informacin puede contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos del negocio.

Adquisicin e implementacin: Identifica las soluciones de TI, desarrolladas o adquiridas, as como implementadas e integradas dentro del proceso de negocio para llevar a cabo la estrategia de TI 44

Entrega y soporte: Se hace referencia a la entrega de los servicios requeridos, que abarca desde las operaciones tradicionales hasta el entrenamiento, pasando por seguridad y aspectos de continuidad.

Monitoreo: Todos los procesos necesitan ser evaluados regularmente a travs del tiempo para verificar su calidad y suficiencia en cuanto a los requerimientos de control.

Ventajas:

Conduce a reas de investigacin que normalmente sin un marco referencial o modelo no seran tratadas.

Puede desarrollarse una planeacin y secuencia de entrevistas ms lgica conforme se avanza en el proceso.

Con los objetivos de control ayuda al estudio de todas las partes de la organizacin, sin dejar a un lado ninguna necesaria.

Desventajas:

La naturaleza detallada de la metodologa hace difcil la aplicacin inicial, especialmente cuando se est verificando la consumacin y aplicabilidad de los objetivos de control para el rea bajo revisin

Requiere de cierto formalismo como registrar informacin previa, que puede parecer innecesario y tedioso. 45

2.2.2 SELECCION DE METODOLOGIAS

De acuerdo a las principales ventajas y desventajas de las diferentes metodologas expuestas anteriormente, se muestra en la siguiente tabla una comparacin de dichas metodologas y el anlisis posterior de la seleccin de la metodologa que se utilizar para el desarrollo de este proyecto.

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Tabla 2.1 Comparacin de Metodologas de Planificacin

COMPARACION DE METODOLOGIAS DE PLANIFICACION
METODOLOGIAS PARAMETRO DE COMPARACION ALINEAMIENTO DE LOS PLANES DE TI CON LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS BSP PESI 4 FRONT Strategy. COBIT Principlmente para empresas del sector pblico, aunque tambin en cierto grado al sector privado

Organizaciones en las que se aplica

Organizacin medianas o grandes de cualquier sector Estudio previo de la organizacin para as tomar decisiones sobre que hacer en el futuro con los sistemas de informacin Se adapta a la organizacin

Organizacin de cualquier sector

Organizacin de cualquier sector

Todo tipo de organizaciones

Determinacin de los Sistemas de Informacin

Anlisis de procesos, Determinacin de las entidades y clases de datos necesidades de la empresa

Modelo de funciones, sistemas de informacin actuales, infraestructura tecnolgica

Objetivos de control

Adaptacin a la estructura de la Organizacin

Invariable. En toda organizacin se aplica de la Se adapta a la organizacin Se adapta a la organizacin misma manera todas las etapas

Se adapta a toda la organizacin

Alcances de su aplicacin

Elaboracin del Plan de Sistemas Informtico

Arquitectura de informacin global

Polticas informticas. Arquitectura estrategia de informacin

Definicin de la arquitectura de datos, Establecer los recursos en arquitectura de TI necesarios para aplicaciones, estrategia de alcanzar los objetivos de tecnologas y un conjunto negocio de proyectos ordenados por prioridad

Forma en la que involucra al medio externo de la organizacin

Mediante el Modelo FODA y la Cadena de Valor

No involucra

Mediante el modelo de fuerzas competitivas para identificacin de oportunidades/amenazas

No involucra

No involucra

Estrategias

Determina equipo de trabajo Determina grupo de trabajo Determina ms de una que llevar a cabo la informtico, pero no existe estrategia informtica para planificacin y su compromiso la posibilidad de seleccin que los ejecutivos de la organizacin seleccionen con el proyecto de estrategias Simple y planificado Simple y planificado Complejo y planificado

Se basa en analizar el mtodo, el soporte y el software Simple y planificado

Propuesta de los objetivos de control

Procedimiento

Complejo y planificado

Luego de conocer y analizar las distintas metodologas aplicables al caso presentado, se ha decidido utilizar la metodologa de Procedimientos de alineamiento de los Planes de Tecnologas de Sistemas de Informacin con la estrategia de negocio debido a que es la que nos permite utilizar tanto la parte analtica como la parte creativa, en base de las cuales se encontrar una estrategia para cada uno de los problemas. La parte analtica abarca desde la recoleccin de informacin hasta la elaboracin de matrices, por otro lado, la parte creativa se refiere a la formulacin de estrategias y soluciones a los problemas encontrados. Otra razn para el uso de esta metodologa es que en esta se parte de estrategias existentes en la organizacin y con estas se analiza tanto el entorno como la parte interna del Sistema de Informacin y se las relaciona entre s, la cual es aplicable al campo de accin de la presente Planificacin. Adems se utilizarn ciertas partes de la Metodologa BSP, en su mayora matrices para la obtencin de los Sistemas que sean necesarios en la organizacin, ya que BSP permite analizar procesos y clases de datos, relacionarlos y obtener soluciones, adems que permite determinar

conjuntamente los procesos de la organizacin que dependen unos de otros y obtener soluciones de forma global. El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

2.3

ANALISIS FODA

FODA es una tcnica sencilla que permite analizar la situacin actual de una organizacin, estructura o persona, con el fin de obtener conclusiones que permitan superar esa situacin en el futuro. La tcnica del diagnstico FODA permite tambin conocer el entorno o elementos que estn alrededor de la organizacin, estructura o persona y que la condicionan.

Esta herramienta fue usada en las empresas para obtener el marco general en que operaban y es considerada una de las tcnicas de la planificacin estratgica.

El FODA es fundamental en un proceso de planificacin, la idea de implementar un diagnstico FODA en la organizacin, es para reconocer en principio los elementos internos y externos que afecta tanto de manera positiva como negativa a la organizacin como un todo y que puede ayudarnos tambin para definir como los elementos pueden ayudar o retrasar el cumplimiento de metas.

El diagnstico FODA permite identificar la situacin actual, que esta constituida por dos niveles; la situacin interna y la situacin externa.

49

2.3.1 SITUACIN INTERNA

Esta constituida por factores o elementos que forman parte de la misma organizacin, aqu se desarrollan dos elementos principales que la conforman y se refiera a las fortalezas y las debilidades, aspectos que detallaremos a continuacin:

Fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organizacin, estos constituyen los recursos para la consecucin de sus objetivos, son las capacidades especiales con las que cuenta la empresa y por lo que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Ejemplos de fortalezas son: Objetivos claros y realizables, constitucin adecuada, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Debilidades: Son los factores negativos que posee la organizacin y que son internos constituyndose en barreras u obstculos para la obtencin de las metas u objetivos propuestos. Ejemplo de debilidades son los siguientes: Carencia de objetivos, falta de recursos para la accin, falta de motivacin, mal manejo de situaciones, mal manejo de recursos, desorden, fallas en la capacitacin.

50

2.3.2 SITUACIN EXTERNA

Esta referida al anlisis de la situacin externa o ambiente que rodea a la organizacin y que le afecta. En este caso tambin se debe considerar dos elementos principales: las oportunidades y las amenazas.

Oportunidades: Son los elementos del ambiente que la organizacin puede aprovechar para el logro efectivo de sus metas y objetivos. Pueden ser de tipo social, econmico, poltico, tecnolgico, etc. Algunos ejemplos seran: afiliacin, apoyo de otras organizaciones, oferta de capacitacin, paz social, nueva tecnologa, tecnologa apropiada.

Amenazas: Son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un peligro para el logro de los objetivos. Entre estas tenemos: falta de aceptacin, malas relaciones inter-institucionales, competencia, rivalidad, etc.

De manera grfica podramos describir el anlisis FODA de la siguiente manera:

Tabla 2.2: Estructura de la Matriz FODA ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS INTERNAS F EXTERNAS O 51 INTERNAS D EXTERNAS A

Para la obtencin del anlisis FODA de la presente tesis se realizaron encuestas y entrevistas al respectivo personal tanto del rea de Servicios Universitarios como al personal de Tecnologas de Informacin y Comunicacin.

El personal encuestado corresponde al listado otorgado por la direccin Talento Humano de la ESPE.

2.3.3 MATRIZ FODA

Al tener ya determinadas cuales son las FODA en un primer plano, nos permite determinar los principales elementos de fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, teniendo como referencias a la Misin y la Visin de la organizacin,

Se relacionan cmo afecta cada uno de los elementos de FODA. Despus de obtener una relacin lo ms exhaustiva posible, se ponderan y ordenan por importancia cada uno de los FODA a efecto de quedarnos con los que revisten mayor importancia para la organizacin.

52

Tabla 2.3: Descripcin de la Matriz FODA FORTALEZAS-F DEBILIDADES-D

1. 2. 3. 4. 5. OPORTUNIDADES-O ESTRATEGIAS-FO Fortalezas

1. 2. 3. 4. 5. ESTRATEGIAS-DO Debilidades

1. 2. 3. Oportunidades 4. 5. AMENAZAS-A

1. 2. Fortalezas

1. 2. Superar las debilidades 3. aprovechando las 4. Oportunidades 5. ESTRATEGIAS-FA ESTRATEGIAS-DA

3. para aprovechar las 4. 5. Oportunidades

1. 2. 3. 4. 5. Amenazas

1. 2. 3. 4. 5. Usar las fuerzas para evitar las Amenazas

1. 2. Reducir las debilidades 3 4. 5. y evitar las amenazas.

53

2.3.4 ESTRATEGIAS

La estrategia DA (mini-mini): Este tipo de estrategia tiene como propsito

disminuir o neutralizar las amenazas y las debilidades de la organizacin. Generalmente, este tipo de estrategia se utiliza slo cuando la organizacin se encuentra en una posicin altamente amenazada y posee muchas debilidades. Aqu, la estrategia va dirigida a la sobre vivencia y puede conllevar a un cambio de misin y organizacional.

La estrategia DO (mini-maxi): Este tipo de estrategia tiene como propsito

superar las debilidades de la organizacin, aprovechando las oportunidades; o, busca utilizar oportunidades del entrono para resolver debilidades. Una organizacin a la cual el entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus debilidades, podra invertir recursos para desarrollar el rea deficiente y, as, poder aprovechar la oportunidad. Por lo general, este tipo de estrategia se considera de segunda prioridad a la hora de decidir por dnde comenzar a implementar un plan.

La estrategia FA (maxi-mini): Este tipo de estrategia tiene como propsito

disminuir al mnimo el impacto de las amenazas que provienen del entorno de la organizacin, valindose de las fortalezas internas de la misma. Esto no implica que siempre se deba afrontar las amenazas del entorno de la organizacin de una forma tan directa, ya que, a veces, puede resultar muy problemtico para la organizacin. 54

La estrategia FO (maxi-maxi): Este tipo de estrategia se basa en el uso de

fortalezas de la organizacin con el propsito de aprovechar las oportunidades que brinda el entorno de la organizacin; o, busca aprovechar las oportunidades del entorno para consolidar y/o ampliar fortalezas de la organizacin. Por lo general, este tipo de estrategia se considera de primera prioridad a la hora de decidir por dnde comenzar a implementar un plan.

2.3.5 PRIORIZACIN DE RESULTADOS

Despus de determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, procedimos a utilizar la Matriz de Holmes para priorizar las fortalezas y oportunidades, y la Matriz de Relacin para priorizar las debilidades y amenazas.

2.3.5.1 Matriz de Holmes

La Matriz Holmes sirve para priorizar las Fortalezas y Oportunidades y de este modo determinar las ms relevantes.

En la matriz se compara las Fortalezas contra las Fortalezas, de igual manera las oportunidades, dando as una calificacin de 0 y 1, donde 0 es considerado como menos importante y 1 como mas importante, y en la diagonal principal se coloca el valor de 0.5, ya que se compara la misma fortaleza u oportunidad.

55

Al final se obtiene el resultado de la suma de cada fila, obteniendo as los resultados. Las fortalezas y oportunidades con mayor valor pasan a formar parte de la matriz priorizada.

2.3.5.2 Matriz de Relacin

La Matriz de relacin sirve para priorizar las Amenazas y Debilidades y de este modo determinar las causas de problemas ms relevantes. En la matriz se compara las Debilidades contra las debilidades, de igual manera las amenazas, indicando con una flecha que va desde la causa hacia el efecto. Al final se cuenta el nmero de salidas, es decir de donde se originan las flechas, obteniendo as el resultado de cuales son las causas de la mayor parte de debilidades y amenazas.

2.4

PROCESOS

Actualmente, las organizaciones, independientemente de su tamao y del sector de actividad, hacen frente a mercados competitivos en los que se concilia la satisfaccin de sus clientes con la eficiencia econmica de sus actividades.

La Gestin de Procesos percibe la organizacin como un sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfaccin del cliente. Supone una visin alternativa a la tradicional caracterizada por estructuras

56

organizativas de corte jerrquico - funcional, que pervive desde mitad del XIX, y que en buena medida dificulta la orientacin de las empresas hacia el cliente.

La Gestin de Procesos coexiste con la administracin funcional, asignando "propietarios" a los procesos clave, haciendo posible una gestin nter funcional generadora de valor para el cliente y que, por tanto, procura su satisfaccin. Determina qu procesos necesitan ser mejorados o rediseados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos. Hace posible la comprensin del modo en que estn configurados los procesos de negocio, de sus fortalezas y debilidades.

Las actividades de cualquier organizacin pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado, por tanto un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre s.

Un proceso puede ser realizado por una sola persona, o dentro de un mismo departamento, sin embargo, los ms complejos fluyen en la organizacin a travs de diferentes reas funcionales y departamentos, que se implican en aqul en mayor o menor medida.

Una organizacin posee como caracterstica bsica precisamente la divisin y especializacin del trabajo, as como la coordinacin de sus diferentes actividades, pero una visin de la misma centrada en sus procesos permite el mejor desenvolvimiento de los mismos, por ello, tal vez la gestin por procesos es un elemento clave en la Gestin de la Calidad.

57

CAPITULO 3

ANALISIS INSTITUCIONAL

3.1

DIRECTRICES ORGANIZACIONALES8

3.1.1 PRINCIPIOS FILOSOFICOS

La Escuela Politcnica del Ejrcito, guiar y desarrollar sus sistemas y procesos por los siguientes principios: a. La institucin se debe fundamentalmente a la nacin ecuatoriana; a ella orienta todo su esfuerzo, contribuyendo a la solucin de sus problemas, mediante la formacin profesional y tcnica, la investigacin, y el estudio y planteamiento de soluciones para los problemas del pas; b. Es una institucin abierta a todas las corrientes del pensamiento universal, sin proselitismo poltico, ni religioso; c. La bsqueda permanente de la excelencia a travs de la prctica de la cultura de la calidad en todos sus actos; d. La formacin consciente, participativa y crtica con libertad acadmica y rigor cientfico, que comprenda y respete los derechos fundamentales del ser humano y de la comunidad; e. El cultivo de valores morales, ticos y cvicos, respetando los derechos humanos con profunda conciencia ciudadana; coadyuva a la bsqueda de la verdad y forma hombres de honor, libres y disciplinados;
8

Fuente: Plan Estratgico Institucional ESPE 2005-2010

58

f. El mantenimiento de las bases histricas de la identidad nacional, para incrementar el orgullo de lo que somos, y as proyectamos hacia el futuro; g. La conservacin, defensa y cuidado del medio ambiente y el racional aprovechamiento de los recursos naturales; y, h. La prctica de los valores tradicionales de orden, disciplina, lealtad, justicia, gratitud y respeto, en el contexto de la responsabilidad, la honestidad a toda prueba, el autocontrol, la creatividad, el espritu democrtico, la solidaridad y la solucin de los problemas mediante el dilogo y la razn.

3.1.2 VALORES INSTITUCIONALES

La conducta de todos y cada uno de los miembros de la comunidad politcnica, se mantendr siempre bajo la prctica de los valores institucionales que se describen a continuacin:

o Honestidad a toda prueba. o Respeto a la libertad de pensamiento. o Orden, puntualidad y disciplina concientes. o Bsqueda permanente de la calidad y la excelencia. o Igualdad de oportunidades. o Respeto a las personas y a los derechos humanos. o Reconocimiento a la voluntad, creatividad y perseverancia. o Prctica de la justicia, solidaridad y lealtad. o Prctica de la verdadera amistad y camaradera 59

o Cultivo del civismo y respeto al medio ambiente. o Compromiso con la institucin y la sociedad. o Identidad institucional. o Liderazgo y emprendimiento.

3.1.3 MISION

Formar profesionales e investigadores de excelencia, creativos, humanistas, con capacidad de liderazgo, pensamiento crtico y alta conciencia ciudadana; generar, aplicar y difundir el conocimiento y, proporcionar e implantar alternativas de solucin a los problemas de la colectividad, para promover el desarrollo integral del Ecuador.

3.1.4 VISION

Lder en el Sistema Nacional de Educacin Superior, acreditada a nivel nacional, con un slido prestigio en la regin andina, certificada internacionalmente y sustentada en un sistema integrado de gestin, elevado nivel tecnolgico e infraestructura; modelo de prctica de valores ticos, cvicos y de servicio a la sociedad.

60

3.1.5 POLITICA GENERAL

Orientar el esfuerzo institucional en forma sinrgica y participativa, hacia la modernizacin integral, que permita alcanzar la excelencia acadmica y organizacional.

3.1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ESPE

De conformidad con el Artculo 6 del Estatuto de la Escuela Politcnica del Ejrcito, aprobado mediante Decreto Ejecutivo No. 1585 de fecha 13 de junio del 2001, la estructura organizacional de la ESPE, es la siguiente:

61

Figura 3.1: Organigrama ESPE (Fuente: Unidad de Planificacin Estratgica ESPE)

62

3.1.7 RED DE PROCESOS ESPE

Los procesos que integran el Macrosistema ESPE estn en el siguiente grfico, as como las principales relaciones internas y externas.

Figura 3.2: Red de Procesos ESPE (Fuente: Unidad de Planificacin Estratgica ESPE)

63

3.1.8 CADENA DE VALOR

La cadena de valor de la ESPE, est conformada por todas las actividades generadoras de valor agregado, como son: Docencia, Investigacin y Extensin que se encuentran representadas en el siguiente grfico:

Figura 3.3: Cadena de Valor ESPE (Fuente: Unidad de Planificacin Estratgica ESPE)

64

3.2

DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL ESPE

3.2.1 Anlisis FODA ESPE

El anlisis FODA expuesto a continuacin se lo realiz utilizando informacin recopilada por medio de entrevistas y encuestas al personal de las distintas reas de estudio del presente proyecto, informacin que se la clasific en Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Para realizar un anlisis mas minucioso y debido a la cantidad de informacin recopilada, ste se lo realiz por separado para cada una de las reas dentro de Gestin de Servicios Universitarios y de Gestin de Tecnologa Informtica y Comunicaciones. Los resultados del anlisis de cada una de las reas se los recopil en dos matrices que contienen por separado las principales caractersticas de manera global de cada uno de los macro procesos antes mencionados, para posteriormente volver a realizar el anlisis FODA con dicha informacin y priorizarlos mediante Matrices de Holmes y de Relacin. Por ltimo, los resultados del ltimo anlisis se los agruparon de acuerdo a caractersticas similares y as obtener la matriz Objetivos, Estrategias y Polticas.

65

3.2.1.1 ANALISIS FODA DEL AREA DE GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

El anlisis FODA se realiz independientemente para cada uno de los procesos que componen el rea de Gestin de Servicios Universitarios (Administracin de servicio de alojamiento, Administracin de servicio de alimentacin,

Administracin de servicio de salud, Administracin de servicio de transporte, Administracin de la Biblioteca); este anlisis se realiz en base a encuestas y entrevistas. Los resultados de estas encuestas se colocaron en un matriz, en la cual se las prioriz utilizando las Matrices de Holmes y de Relacin respectivamente, en caso de ser necesaria. Una vez priorizados los resultados estos pasaron a formar parte de la matriz de toda el rea de gestin de servicios universitarios, cuyos resultados fueron agrupados por similitud y finalmente se obtuvo la matriz resumen general. A continuacin se presentan todas las matrices detalladas en el orden antes mencionado:

66

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE ALOJAMIENTO
Tabla 3.1: Fortalezas Administracin de Servicios de Alojamiento

FORTALEZAS
F1 F2 F3 El personal tiene apertura al cambio tecnolgico La habitaciones cuentan con acceso al Internet Cumplen con el proceso de entrega de equipos en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas

Tabla 3.2: Oportunidades Administracin de Servicios de Alojamiento

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

67

Tabla 3.3: Debilidades Administracin de Servicios de Alojamiento

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 Los procesos no han sido implantados totalmente El personal no esta capacitado para el uso de tecnologas No se cuenta con una planificacin informtica El departamento informtico tarde en resolver problemas La tecnologa con la que cuentan limita su desempeo Los recursos tecnolgicos asignados no son los adecuados ni los suficientes El cambio de equipos de computacin se realiza en periodos muy largos No se cuenta con un software adecuado para el desarrollo de sus actividades El equipo que utilizan es obsoleto y rara vez recibe mantenimiento Desconocen la misin y visin de los sistemas de informacin

Tabla 3.4: Amenazas Administracin de Servicios de Alojamiento

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 El sistema de calidad de la ESPE no se encuentra debidamente implantado La Institucin no provee del personal necesario a la Direccin de Servicios Universitarios Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea Existe Burocracia por parte del personal militar Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin

68

Tabla 3.5: Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Servicios Alojamiento

MATRIZ DE RELACIN DE DEBILIDADES

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 Los procesos no han sido implantados totalmente El personal no esta capacitado para el uso de tecnologas No se cuenta con una planificacin informtica El departamento informtico tarde en resolver problemas La tecnologa con la que cuentan limita su desempeo Los recursos tecnolgicos asignados no son los adecuados ni los suficientes El cambio de equipos de computacin se realiza en periodos muy largos No se cuenta con un software adecuado para el desarrollo de sus actividades El equipo que utilizan es obsoleto y rara vez recibe mantenimiento Desconocen la misin y visin de los sistemas de informacin

69

Tabla 3.6: Debilidades Priorizadas Administracin de Servicios de Alojamiento

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 El departamento informtico tarde en resolver problemas El cambio de equipos de computacin se realiza en periodos muy largos Desconocen la misin y visin de los sistemas de informacin Los recursos tecnolgicos asignados no son los adecuados ni los suficientes El personal no esta capacitado para el uso de tecnologas No se cuenta con un software adecuado para el desarrollo de sus actividades

70

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE ALIMENTACIN
Tabla 3.7: Fortalezas Servicios de Alimentacin

FORTALEZAS
F1 F2 El personal tiene apertura al cambio tecnolgico Cumplen con el proceso de entrega de equipos en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas

Tabla 3.8: Oportunidades Servicios de Alimentacin

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

71

Tabla 3.9: Debilidades Servicios de Alimentacin

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 Los procesos no han sido implantados totalmente Dentro del rea no se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal no esta capacitado para usar el sistema implementado No cuentan con una planificacin informtica El departamento informtico tarde en resolver sus problemas La tecnologa con la que cuentan limita su desempeo Los recursos tecnolgicos asignados no son los adecuados ni los suficientes El tiempo de respuesta de la informacin solicitada es lenta El equipo que utilizan es obsoleto y rara vez recibe mantenimiento El cambio de equipos de computacin se realiza en periodos muy largos No se cuenta con un software adecuado para el desarrollo de sus actividades Desconocen la misin y visin de los sistemas de informacin

Tabla 3.10: Amenazas Servicios de Alimentacin

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 El sistema de calidad de la ESPE no se encuentra debidamente implantado La Institucin no provee del personal necesario a la Direccin de Servicios Universitarios Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea Existe Burocracia por parte del personal militar Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin 72

Tabla 3.11: Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Servicios Alimentacin

MATRIZ DE RELACION DE DEBILIDADES

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 Los procesos no han sido implantados totalmente Dentro del rea no se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal no esta capacitado para usar el sistema implementado No cuentan con una planificacin informtica El departamento informtico tarde en resolver sus problemas La tecnologa con la que cuentan limita su desempeo Los recursos tecnolgicos asignados no son los adecuados ni los suficientes El tiempo de respuesta de la informacin solicitada es lenta El equipo que utilizan es obsoleto y rara vez recibe mantenimiento El cambio de equipos de computacin se realiza en periodos muy largos No se cuenta con un software adecuado para el desarrollo de sus actividades Desconocen la misin y visin de los sistemas de informacin

73

Tabla 3.12: Debilidades Priorizadas Administracin de Servicios de Alimentacin

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 El departamento informtico tarde en resolver problemas El cambio de equipos de computacin se realiza en periodos muy largos Desconocen la misin y visin de los sistemas de informacin Los recursos tecnolgicos asignados no son los adecuados ni los suficientes El personal no esta capacitado para el uso de tecnologas No se cuenta con un software adecuado para el desarrollo de sus actividades

74

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE SALUD
Tabla 3.13: Fortalezas Administracin de Servicios de Salud

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Se tiene apertura al cambio tecnolgico Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas en la mayora de los casos El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos Los equipos informticos son reemplazados peridicamente Los procesos han sido implantados en el rea Los recursos tecnolgicos asignados son adecuados y suficientes Los sistemas instalados cuentan con manual de usuario Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se da el correcto uso al software y al hardware que se tiene

75

Tabla 3.14: Oportunidades Administracin de Servicios de Salud

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

Tabla 3.15: Debilidades Administracin de Servicios de Salud

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 En general se considera que el departamento de organizacin y Sistemas no da los resultados esperados La asesora sobre informtica no es suficiente La documentacin de los equipos y sistemas no es adecuada para su manejo No en todos los servicios se cuenta con equipo informtico propio No se tiene nocin de lo que se hace con el equipo en desuso No todos las reas del servicio mdico cuentan con el Sistema mdico No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin

76

Tabla 3.16: Amenazas Administracin de Servicios de Salud

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 El sistema de calidad de la ESPE no se encuentra debidamente implantado La Institucin no provee del personal necesario a la Direccin de Servicios Universitarios Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea Existe Burocracia por parte del personal militar Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin

77

Tabla 3.17: Matriz de Holmes de Fortalezas Administracin de Servicios de Salud

El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas en la mayora de los Los sistemas instalados cuentan con manual de usuario El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos Se da el correcto uso al software y al hardware que se tiene 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0,5 Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software Los procesos han sido implantados en el rea Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea Los equipos informticos son reemplazados peridicamente

Los recursos tecnologicos asignados son adecuados y suficientes

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

Se tiene apertura al cambio tecnolgico

Se tiene apertura al cambio tecnolgico Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas en la mayora de los casos El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos Los equipos informticos son reemplazados peridicamente Los procesos han sido implantados en el rea Los recursos tecnologicos asignados son adecuados y suficientes Los sistemas instalados cuentan con manual de usuario Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se da el correcto uso al software y al hardware que se tiene

3,5

0,5

5,5

0,5

8,5

1 1 1 1 0

1 0 1 0 0

1 0 0 0 0

0,5 0 0 1 1

1 0,5 0 0 0

1 1 0,5 0 0

0 1 1 0,5 0

0 1 1 1 0,5

1 0 1 0 0

0 1 1 0 0

0 1 1 1 1

7,5 7,5 7,5 4,5 2,5

0,5

8,5

0,5

6,5

0,5

1,5

8,5

78

TOTAL

Tabla 3.18: Fortalezas Priorizadas Administracin de Servicio de Salud

FORTALEZAS PRIORIZADAS
El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos Se da el correcto uso al software y al hardware que se tiene Los procesos han sido implantados en el rea Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas en la mayora de los casos Los equipos informticos son reemplazados peridicamente

F1 F2 F3 F4 F5 F6

Tabla 3.19: Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Servicios Salud

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 En general se considera que el departamento de organizacin y Sistemas no da los resultados esperados La asesora sobre informtica no es suficiente La documentacin de los equipos y sistemas no es adecuada para su manejo No en todos los servicios se cuenta con equipo informtico propio No se tiene nocin de lo que se hace con el equipo en desuso No todos las reas del servicio mdico cuentan con el Sistema mdico No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin

79

Tabla 3.20: Debilidades Priorizadas Administracin de Servicio de Salud

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 En general se considera que el departamento de organizacin y Sistemas no da los resultados esperados La asesora sobre informtica no es suficiente La documentacin de los equipos y sistemas no es adecuada para su manejo No en todos los servicios se cuenta con equipo informtico propio No todos las reas del servicio mdico cuentan con el Sistema mdico No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin

80

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE TRANSPORTE
Tabla 3.21: Fortalezas Administracin de Servicios de Transporte

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 Los recursos tecnolgicos asignados son los adecuados y suficientes Se tiene apertura al cambio tecnolgico Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) Se considera que el departamento de Organizacin y Sistemas da los resultados esperados Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

Tabla 3.22: Oportunidades Administracin de Servicios de Transporte

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos 81

O4

O5 O6

Tabla 3.23: Debilidades Administracin de Servicios de Transporte

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 No se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea Los procesos no han sido implantados en el rea debido a la falta de conocimiento de estos El personal del rea no est capacitado para el uso de nuevas tecnologas El sistema con el que se cuenta en el rea no est acorde con los avances tecnolgicos Los equipos informticos no son reemplazados peridicamente ni se les da el mantenimiento adecuado La asesora sobre informtica no es suficiente El software utilizado en el rea no cumple satisfactoriamente las necesidades Los sistemas instalados no cuentan con manual de usuario No se cuenta con un sistema que permita organizar el transporte, rutas, personal y pedidos No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin

Tabla 3.24: Amenazas Administracin de Servicios de Transporte

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 El sistema de calidad de la ESPE no se encuentra debidamente implantado La Institucin no provee del personal necesario a la Direccin de Servicios Universitarios Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea Existe Burocracia por parte del personal militar Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin

82

Tabla 3.25: Matriz de Relacin Fortalezas Administracin de Servicios de Trap. Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) Los recursos tecnolgicos asignados son los adecuados y suficientes Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal 1 0 0 0 0 0 0,5

Se considera que el departamento de Organizacin y Sistemas da los resultados esperados

Se tiene apertura al cambio tecnolgico

Los recursos tecnolgicos asignados son los adecuados y suficientes Se tiene apertura al cambio tecnolgico Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) Se considera que el departamento de Organizacin y Sistemas da los resultados esperados Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

0,5

5,5

0,5

2,5

0,5

5,5

0,5

3,5

0,5

1,5

0,5

0,5

1 83

5,5

TOTAL

Tabla 3.26: Fortalezas Priorizadas Administracin de Servicio de Transporte

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal Los recursos tecnolgicos asignados son los adecuados y suficientes Se tiene apertura al cambio tecnolgico Se considera que el departamento de Organizacin y Sistemas da los resultados esperados Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos

Tabla 3.27: Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de Servicio de Transporte

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 No se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea Los procesos no han sido implantados en el rea debido a la falta de conocimiento de estos El personal del rea no est capacitado para el uso de nuevas tecnologas El sistema con el que se cuenta en el rea no est acorde con los avances tecnolgicos Los equipos informticos no son reemplazados peridicamente ni se les da el mantenimiento adecuado La asesora sobre informtica no es suficiente El software utilizado en el rea no cumple satisfactoriamente las necesidades Los sistemas instalados no cuentan con manual de usuario No se cuenta con un sistema que permita organizar el transporte, rutas, personal y pedidos No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin

84

Tabla 3.28: Debilidades Priorizadas Administracin de Servicio de Transporte

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 No se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea El personal del rea no est capacitado para el uso de nuevas tecnologas Los equipos informticos no son reemplazados peridicamente ni se les da el mantenimiento adecuado La asesora sobre informtica no es suficiente No se cuenta con un sistema que permita organizar el transporte, rutas, personal y pedidos No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin

85

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS ADMINISTRACION DE LA BIBLIOTECA

Tabla 3.29: Fortalezas Administracin de la Biblioteca

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 Las tecnologas utilizadas son las adecuadas y actuales (Siabuc, Cyber Control, Websence) Los prstamos se registran en una Base de Datos Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos Se cuenta con encargados de Informtica que solventa los problemas de la Biblioteca

Tabla 3.30: Oportunidades Administracin de la Biblioteca

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos 86

O4

O5 O6

Tabla 3.31: Debilidades Administracin de la Biblioteca

DEBILIDADES
Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea pero no es de conocimiento de todo el personal No todo el personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas El software utilizado en el rea no cumple satisfactoriamente las necesidades Los sistemas instalados no cuentan con manual de usuario La gestin dentro del rea es deficiente No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin Se sobrecarga de trabajo al personal actual debido a la insuficiencia de personal

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7

Tabla 3.32: Amenazas Administracin de la Biblioteca

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 El sistema de calidad de la ESPE no se encuentra debidamente implantado La Institucin no provee del personal necesario a la Direccin de Servicios Universitarios Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea Existe Burocracia por parte del personal militar Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin

Anexo A: Matriz de Holmes de Fortalezas Administracin de la Biblioteca

87

Tabla 3.33: Fortalezas Priorizadas Administracin de la Biblioteca

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 Las tecnologas utilizadas son las adecuadas y actuales (Siabuc, Cyber Control, Websence) Los prstamos se registran en una Base de Datos Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos Se cuenta con encargados de Informtica que solventa los problemas de la Biblioteca

Tabla 3.34: Matriz de Relacin de Debilidades Administracin de la Biblioteca

DEBILIDADES
Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea pero no es de conocimiento de todo el personal No todo el personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas El software utilizado en el rea no cumple satisfactoriamente las necesidades Los sistemas instalados no cuentan con manual de usuario La gestin dentro del rea es deficiente No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin Se sobrecarga de trabajo al personal actual debido a la insuficiencia de personal

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7

88

Tabla 3.35: Debilidades Priorizadas Administracin de la Biblioteca

DEBILIDADES PRIORIZADAS
Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea pero no es de conocimiento de todo el personal No todo el personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas El software utilizado en el rea no cumple satisfactoriamente las necesidades Los sistemas instalados no cuentan con manual de usuario La gestin dentro del rea es deficiente Se sobrecarga de trabajo al personal actual debido a la insuficiencia de personal

D1 D2 D3 D4 D5 D6

89

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIO ANALISIS FODA FINAL
Tabla 3.36: Fortalezas Gestin de Servicios Universitarios

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 La Biblioteca cuenta con personal encargado de dar soporte tecnolgico Los recursos tecnolgicos asignados al dispensario medico son los adecuados La biblioteca brinda servicio de capacitacin a su personal La biblioteca usa tecnologa de avanzada La biblioteca cuenta con proyectos tecnolgicos Las habitaciones de la residencia se benefician con servicio de Internet

Tabla 3.37: Oportunidades Gestin de Servicios Universitarios

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

90

Tabla 3.38: Debilidades Gestin de Servicios Universitarios

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 No existen procesos tecnolgicos debidamente aprobados e implantados El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones El personal no esta capacitado para el uso de tecnologas Planificacin de sistemas de informacin no adecuado a las necesidades actuales Existe falta de comunicacin entre la Direccin y los clientes o usuarios No cuentan con el soporte tecnolgico adecuado

Tabla 3.39: Amenazas Gestin de Servicios Universitarios

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 El sistema de calidad de la ESPE no se encuentra debidamente implantado La Institucin no provee del personal necesario a la Direccin de Servicios Universitarios Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea Existe Burocracia por parte del personal militar Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin

91

3.2.1.2 ANALISIS FODA AREA DE GESTION DE TECNOLOGA INFORMATICA Y COMUNICACIONES

El anlisis FODA se realiz independientemente para cada uno de los procesos que componen el rea de Gestin Tecnologa Informtica y comunicaciones (Gestin Estratgica de Tecnologa Informtica, Soporte Tcnico, Administracin de Redes y Telecomunicaciones, Desarrollo, Implantacin y Mantenimiento de Aplicativos y Administracin de Software); este anlisis se realiz en base a encuestas y entrevistas. Los resultados de estas encuestas se colocaron en un matriz, en la cual se las prioriz utilizando las Matrices de Holmes y de Relacin respectivamente, en caso de ser necesaria. Una vez priorizados los resultados estos pasaron a formar parte de la matriz de toda el rea de Gestin Tecnologa Informtica y comunicaciones, cuyos resultados fueron agrupados por similitud y finalmente se obtuvo la matriz resumen general. Utilizando esta matriz se aplic los conceptos de Matrices FO, FA, DO, DA y de este resultado se determin la matriz de Estrategias, Polticas y Objetivos. A continuacin se presentan todas las matrices detalladas en el orden antes mencionado:

92

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES GESTIN ESTRATGICA DE TECNOLOGA INFORMTICA
Tabla 3.40: Fortalezas Gestin Estratgica de TICs

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la misin y visin de la institucin Se cuenta con un manual de procesos aprobado Se realizan proyectos para implementar nuevos sistemas y nuevo hardware El personal esta capacitado y preparado para el uso de nuevas tecnologas Se cuenta con cronogramas para la realizacin de proyectos Se cuenta con planes de contingencia para servidores y respaldo de informacin En casos de desastre es fcil seguir el plan de contingencia En el plan de contingencia se encuentra detallado equipos con misin critica, e informacin importante Se realizan pruebas tcnicas continuamente para conocer el estado de los equipos

93

Tabla 3.41: Oportunidades Gestin Estratgica de TICs

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos Tabla 3.42: Debilidades Gestin Estratgica de TICs

O4

O5 O6

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 El sistema informtico y los equipos con los que trabajan no estn acorde con los avances tecnolgicos La aplicacin que manejan no cubre totalmente sus necesidades No se dispone de manuales para el manejo de los sistemas Falta de planificacin en la realizacin de presupuesto anuales para cursos de capacitacin Las actividades del rea no estn definidas claramente Falta de planificacin entre la unidad de bienes y el rea de gestin estratgica de informacin para la coordinacin y automatizacin de su trabajo No existe un presupuesto destinado al plan de contingencia Los medios pticos y magnticos utilizados para respaldar la informacin no son revisados en periodos aceptables No se cuenta con una bitcora de problemas y soluciones 94

D10 D11 D12

D13 D14 15 D16 D17 D18 D19 D20 D21 D22

El personal no tiene claramente identificado cuales son sus responsabilidades No se dispone de un inventario global de aplicativos, paquetes, hardware, redes, etc. Se pone la mayor parte del nfasis en el inventario de hardware y redes, dejando un lado el inventario de software En el ao 2006 se realizo la comprobacin del inventario hecho anteriormente pero de forma aleatoria, por tanto este inventario no seria muy confiable Los recursos tecnolgicos como Internet, mail, etc. no siempre estn disponibles Los procesos no fueron levantados en coordinacin con las reas afectadas El cambio o mantenimiento de equipos se realiza en periodos muy extensos Las medidas de seguridad para el inmobiliario no son las adecuadas Falta de acceso directo a los proveedores y a la tecnologa de punta Los procesos no son revisados continuamente para aplicar mejoras Falta de comunicacin de la institucin con el rea El espacio fsico de trabajo no es el adecuado para el buen desempeo de las funciones que realizan El mobiliario con el que cuentan esta deteriorado y es obsoleto Tabla 3.43: Amenazas Gestin Estratgica de TICs

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 No existe personal asignado por la institucin que supervise el cumplimiento de los procesos No se cuenta con el personal suficiente para el desarrollo de sus actividades Los procesos internos de la ESPE no se ejecutan en tiempos ptimos El nivel informtico de los usuarios de la institucin es deficiente ocasionando daos y problemas en los equipos que les son asignados Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. 95

Tabla 3.44: Matriz Holmes de Fortalezas Gestin Estratgica de TICs

MATRIZ DE HOLMES FORTALEZAS

Se cuenta con planes de contingencia En casos de desastre es facil seguir el Se realizan pruebas tecnicas continuamente para conocer el estado de los equipos TOTAL
0 1 0 1 1 1 1 1 0,5 0,5 7,5 2,5 7,5 6,5 6,5 3,5 3,5 2,5

Se cuenta con un manual de procesos

Se cuenta con cronogramas para la

El personal esta capacitado y preparado

El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la mision y vision de la institucin

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la mision y vision de la institucin Se cuenta con un manual de procesos aprobado Se realizan proyectos para implemtar nuevos sistemas y nuevo hardware El personal esta capacitado y preparado para el uso de nuevas tecnologas Se cuenta con cronogramas para la realizacion de proyectos Se cuenta con planes de contingencia para servidores y respaldo de En casos de desastre es facil seguir el plan de contigencia En el plan de contingencia se encuentra detallado equipos con mision Se realizan pruebas tecnicas continuamente para conocer el estado de los equipos

0,5 1 1 1 1 1 1 1 1

0 0,5 0 0 0 1 0 0 0

0 1 0,5 1 1 1 0 1 1

0 1 0 0,5 0 0 0 0 0

0 1 0 1 0,5 0 0 0 0

0 0 0 1 1 0,5 0 0 0

0 1 1 1 1 1 0,5 0 0

96

En el plan de contingencia se encuentra detallado equipos con mision critica, e informacion importante
0 1 0 1 1 1 1 0,5 0

Se realizan proyectos para implemtar

para servidores y respaldo de informacion

nuevos sistemas y nuevo hardware

para el uso de nuevas tecnologas

realizacion de proyectos

plan de contigencia

aprobado

Tabla 3.45: Fortalezas Priorizadas Gestin Estratgica de TICs

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 En el plan de contingencia se encuentra detallado equipos con misin critica, e informacin importante Cuentan con un manual de procesos aprobado y lo estn implantando conjuntamente con el sistema de calidad El personal esta capacitado y preparado para el uso de nuevas tecnologas Cuentan con planes de contingencia para servidores y respaldo de informacin Cuentan con cronogramas para la realizacin de proyectos En casos de desastre es fcil seguir el plan de contingencia

Tabla 3.46: Matriz de Relacin de Debilidades Gestin Estratgica de TICs

MATRIZ DE RELACION DE DEBILIDADES

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 El sistema informtico y los equipos con los que trabajan no estn acorde con los avances tecnolgicos La aplicacin que manejan no cubre totalmente sus necesidades No disponen de manuales para el manejo de los sistemas Falta de planificacin en la realizacin del presupuesto, entre la institucin y el proceso de gestin estratgica de informacin Las actividades del rea no estn definidas claramente Falta de planificacin entre la unidad de bienes y el rea de gestin estratgica de informacin para la coordinacin y automatizacin de su trabajo No existe un presupuesto destinado al plan de contingencia Los medios pticos y magnticos utilizados para respaldar la informacin no son revisados en periodos aceptables No cuentan con una bitcora de problemas y soluciones El personal no tiene claramente identificado cuales son sus responsabilidades No disponen de un inventario global de aplicativos, paquetes, hardware, redes, etc., de la institucin Se pone la mayor parte del nfasis en el inventario de hardware y redes, dejando un lado el inventario de software En el ao 2006 se realizo la comprobacin del inventario hecho anteriormente pero de forma aleatoria, por tanto este inventario no seria muy confiable Los recursos tecnolgicos como Internet, mail, etc. no siempre estn disponibles 97

D15 D16 D17 D18 D19 D20 D21 D22

Los procesos no fueron levantados en coordinacin con las reas afectadas El cambio o mantenimiento de equipos se realiza en periodos muy extensos Las medidas de seguridad para el inmobiliario no son las adecuadas Falta de acceso directo a los proveedores y a la tecnologa de punta Los procesos no son revisados continuamente para aplicar mejoras Falta de comunicacin de la institucin con el rea El espacio fsico de trabajo no es el adecuado para el buen desempeo de las funciones que realizan El mobiliario con el que cuentan esta deteriorado y es obsoleto

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

98

Tabla 3.47: Debilidades Priorizadas Gestin Estratgica de TICs

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 El personal no tiene claramente identificado cuales son sus responsabilidades Falta de comunicacin de la institucin con el rea Las actividades del rea no estn definidas claramente No disponen de un inventario global de aplicativos, paquetes, hardware, redes, etc., de la institucin Falta de planificacin entre la unidad de bienes y el rea de gestin estratgica de informacin para la coordinacin y automatizacin de su trabajo Falta de planificacin en la realizacin del presupuesto, entre la institucin y el proceso de gestin estratgica de informacin

D6

PLANIFICACION ESTRATEGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y COMUNICACIONES SOPORTE TECNICO
Tabla 3.48: Fortalezas Soporte tcnico

FORTALEZAS
Se cuenta con un registro de los equipos con sus caractersticas El inventario de equipos se los actualiza en el tiempo de un ao El reemplazo o instalacin de nuevos equipos se lo realiza previo un estudio que justifique su necesidad Se sigue un procedimiento para la adquisicin de nuevo hardware, as como, para la adecuada y oportuna instalacin de los mismos Se lleva una bitcora de las fallas de los equipos, la cual es llenada por personal especializado Se cuenta con servicio de mantenimiento para todos los equipos El mantenimiento preventivo de los equipos se realiza anualmente o previa solicitud del usuario

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7

99

F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15 F16 F17 F18

Existe la Unidad de Help Desk que es la responsable de brindar ayuda a los usuarios de los equipos Se tiene un plan de mantenimiento preventivo y provisiones correctivas Se lleva el control de la garanta de los equipos Al finalizar la garanta de los equipos, estos se integran a un programa de mantenimiento Se cuenta con herramientas adecuadas para l mantenimiento de los equipos Se coloca a la temperatura adecuada a los equipos que requieren sistema de aire acondicionado. (Servidores) Los archivos de trabajo de los equipos son depurados anualmente y cada vez que se reportan problemas de funcionamiento La configuracin de los equipos nicamente es realizada por personal autorizado y calificado Se tiene instalado en todos los equipos programas antivirus, el cual es actualizado peridicamente Se da la capacitacin a los usuarios acerca del programa antivirus Los programas y archivos bajados de Internet son depurados frecuentemente, as como los archivos temporales El software instalado es revisado y actualizado semestralmente o cada vez que se le realiza mantenimiento preventivo Estas actualizaciones de software son registradas en una bitcora La informacin no utilizada de los equipos se la destruye Se tiene proteccin contra fuego automtica La investigacin y solucin de problemas de equipos se la realiza en un tiempo de 15 a 60 minutos por equipo Se sigue el procedimiento establecido para mantenimiento preventivo Se tiene apertura al cambio tecnolgico Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea Los procesos del manual existente han sido implantados en el rea Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas Se considera que el departamento de Organizacin y Sistemas da los resultados esperados

F19 F20 F21 F22 F23 F24 F26 F27 F28 F29 F30 F31

100

F32 F33 F34 F35

A pesar de la falta de equipo actualizado se mantiene los equipos en buen estado operativo Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se cumple con el procedimiento de El equipo en desuso entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

Tabla 3.49: Oportunidades Soporte tcnico

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

Tabla 3.50: Debilidades Soporte tcnico

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 No todos los empleados del departamento tienen la nocin del criterio de clasificacin de los equipos En el registro no se cuenta con la ubicacin y responsable del equipo El manejo de equipos especiales no se lo hace siguiendo especificaciones de un manual No se tiene un stock mnimo de piezas de intercambio No se cuenta con almacn externo de archivos en caso de siniestro

101

D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13

D14

No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin El sistema con el que se cuenta en el rea no est acorde con los avances tecnolgicos Los equipos y sistemas son cambiados en perodos muy largos No se proporciona asesora sobre informtica Los sistemas instalados no cuentan con manual de usuario El stock de repuestos para reparacin de equipos es insuficiente No se respetan los procesos establecidos No se cuenta con la documentacin en la cual se indique al encargado de cada equipo como debe realizar sus funciones El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones

Tabla 3.51: Amenazas Soporte tcnico

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 El personal actual no es suficiente para el trabajo del rea Se debe dar soporte tcnico a mas de 3000 equipos y nicamente son 6 personas en el departamento No se cuenta con garantas tcnicas de los equipos El rea fsica no es lo suficientemente amplia para albergar el nmero de equipos en reparacin y poder realizar el trabajo

Anexo B: Matriz de Holmes Fortalezas Soporte Tcnico

102

Tabla 3.52: Fortalezas Priorizadas Soporte tcnico

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 A pesar de la falta de equipo actualizado se mantiene los equipos en buen estado operativo Existe la Unidad de Help Desk que es la responsable de brindar ayuda a los usuarios de los equipos Se cuenta con servicio de mantenimiento para todos los equipos Al finalizar la garanta de los equipos, estos se integran a un programa de mantenimiento El software instalado es revisado y actualizado semestralmente o cada vez que se le realiza mantenimiento preventivo Se sigue el procedimiento establecido para mantenimiento preventivo

Tabla 3.53: Matriz de relacin de debilidades Soporte tcnico

MATRIZ DE RELACION DE DEBILIDADES

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10

No todos los empleados del departamento tienen la nocin del criterio de clasificacin de los equipos En el registro no se cuenta con la ubicacin y responsable del equipo El manejo de equipos especiales no se lo hace siguiendo especificaciones de un manual No se tiene un stock mnimo de piezas de intercambio No se cuenta con almacn externo de archivos en caso de siniestro No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin El sistema con el que se cuenta en el rea no est acorde con los avances tecnolgicos Los equipos y sistemas son cambiados en perodos muy largos No se proporciona asesora sobre informtica Los sistemas instalados no cuentan con manual de usuario

103

D11 D12 D13

D14

El stock de repuestos para reparacin de equipos es insuficiente No se respetan los procesos establecidos No se cuenta con la documentacin en la cual se indique al encargado de cada equipo como debe realizar sus funciones El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Tabla 3.54: Debilidades Priorizadas Soporte tcnico

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 En el registro no se cuenta con la ubicacin y responsable del equipo No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin No se proporciona asesora sobre informtica No se respetan los procesos establecidos No se cuenta con la documentacin en la cual se indique al encargado de cada equipo como debe realizar sus funciones El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones

D6

104

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES ADMINISTRACION DE REDES Y TELECOMUNICACIONES
Tabla 3.55: Fortalezas Administracin de Redes y Telecomunicaciones

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15 F16 F17 El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la misin y visin de la institucin Las condiciones ambientales para los equipos son las adecuadas Se cuenta con un plan de contingencia en caso de que fallen los controles ambientales Se tiene proteccin contra posibles problemas elctricos ( corto circuito, instalacin a tierra de los equipos, equipos de energa auxiliar ) La red cuenta con un registro e ilustracin grafica de sus componentes El manejo de la red se lo realiza mediante manuales y procedimientos actualizados adecuados y bajos protocolos definidos Se encuentra identificado los responsables del uso y custodia de dispositivos especiales Se cuenta con bitcoras de fallas detectadas en lo equipos Existe un inventario de todos los equipos de red Se cuenta con nuevos proyectos como Sala de comunicaciones con sistema de acceso biomtrico Los servidores cuentan con reglas de seguridad ( mecanismos de autentificacin ) y revisiones de los archivos de configuracin y arranque del sistema Se llevan registros de las actividades de los servidores e identificados los equipos con misin crtica Se realiza respaldos mensuales de la informacin Se cuenta con lugares asignados para guardar medios magnticos u pticos. Se sigue estndares para la realizacin del cableado estructurado La informacin cuenta con medidas de seguridad ( permisos, tcnicas de encriptacin, programas) para proteger la integridad de la misma Realizan proyectos para implementar nuevas tecnologas

105

F18 F19 F20 F21 F22

Los equipos y programas que utilizan son los adecuados y estn acorde a la tecnologa actual Se cuenta con un manuales de los sistemas que utilizan para administrar los equipos y las aplicaciones El personal se capacita anualmente La planificacin de las actividades se la realiza de forma diaria, mensual, semestral y anual. Se cuenta con lneas independientes para transmitir voy y datos

Tabla 3.56: Oportunidades Administracin de Redes y Telecomunicaciones

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

Tabla 3.57: Debilidades Administracin Redes y Telecomunicaciones

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 No existe sistemas de seguridad para lugares de acceso restringido No se cuenta con sistemas de emergencia, fuego, detectores humo, etc. No se cuenta con rutas de evacuacin, salidas de emergencia, iluminacin de emergencia, etc. Los equipos de extincin de fuego no son los adecuados y suficientes No se cuenta con sistemas de seguridad para evitar que se sustraiga equipos El cableado telefnico no se realizo tomando un estndar como referencia

106

D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14

No se tiene un detalle especifico de cada segmento de la red No se exige el cambio peridico de claves a los usuarios (cada tres meses) El cableado estructurado se encuentra en zonas a acceso continuo ( pasillos ) No se encuentran documentados todos los procedimientos El cableado horizontal se encuentra ubicado muy cerca del cableado elctrico No se tiene asignado responsabilidades de perdidas y fallas en los equipos No existe planes de evacuacin en caso de emergencia El espacio fsico de trabajo no es el adecuado para el buen desempeo de las funciones que realizan

Tabla 3.58: Amenazas Administracin Redes y Telecomunicaciones

AMENAZAS
A1 A2 La lnea telefnica tiene problemas de eco La administracin de la red de la ESPE es demasiada extensa y no se cuenta con el suficiente personal para cubrir las necesidades de toda la institucin Abuso en el uso de aplicaciones bajo el Internet por parte de los usuarios ( videos, msica , juegos) ocasionando congestiones y lentitudes en la red Existe burocracia y lentitud en los tramites que se debe realizar en la ESPE Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. El presupuesto es inflexible al cambio

A3 A4 A5 A6

Anexo C: Matriz de Holmes Administracin de Redes y Telecomunicaciones

107

Tabla 3.59: Fortalezas Priorizadas Administracin de Redes y Telecomunicaciones

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 Se realiza respaldos mensuales de la informacin Se cuenta con bitcoras de fallas detectadas en lo equipos Se encuentra identificado los responsables del uso y custodia de dispositivos especiales Los servidores cuentan con reglas de seguridad ( mecanismos de autentificacin) y revisiones de los archivos de configuracin y arranque del sistema Se llevan registros de las actividades de los servidores e identificados los equipos con misin crtica El personal se capacita anualmente

Tabla 3.60: Matriz Relacin Debilidades Administracin de Redes y Telecomunicaciones

MATRIZ DE RELACION DE DEBILIDADES

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 No existe sistemas de seguridad para lugares de acceso restringido No se cuenta con sistemas de emergencia, fuego, detectores humo, etc. No se cuenta con rutas de evacuacin, salidas de emergencia, iluminacin de emergencia, etc. Los equipos de extincin de fuego no son los adecuados y suficientes No se cuenta con sistemas de seguridad para evitar que se sustraiga equipos El cableado telefnico no se realizo tomando un estndar como referencia No se tiene un detalle especifico de cada segmento de la red No se exige el cambio peridico de claves a los usuarios (cada tres meses) El cableado estructurado se encuentra en zonas a acceso continuo ( pasillos ) No se encuentran documentados todos los procedimientos El cableado horizontal se encuentra ubicado muy cerca del cableado elctrico No se tiene asignado responsabilidades de perdidas y fallas en los equipos No existe planes de evacuacin en caso de emergencia

108

D14

El espacio fsico de trabajo no es el adecuado para el buen desempeo de las funciones que realizan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Tabla 3.61: Debilidades Priorizadas Administracin de redes y telecomunicaciones

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 El espacio fsico de trabajo no es el adecuado para el buen desempeo de las funciones que realizan No existe planes de evacuacin en caso de emergencia No existe sistemas de seguridad para lugares de acceso restringido No se cuenta con rutas de evacuacin, salidas de emergencia, iluminacin de emergencia, etc. No se cuenta con sistemas de seguridad para evitar que se sustraiga equipos El cableado estructurado se encuentra en zonas a acceso continuo ( pasillos )

109

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES ADMINISTRACION DE SOFTWARE
Tabla 3.62: Fortalezas Administracin de Software

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 Se cuenta con mecanismos de control del software de aplicacin instalado en los computadores (active directory ) Se cuenta con documentos que indican como llevar a cabo cada una de las funciones de administracin de software de aplicacin Se realiza estudios de justificacin de instalacin y actualizacin de software de aplicacin El personal esta capacitado y preparado casi en su totalidad para manejar y administrar el software de aplicacin Se cuenta con lugares seguros para guardar el software de aplicacin y sus licencias El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la misin y visin de la institucin Cuentan con un manual de procesos aprobado y lo estn implantando conjuntamente con el sistema de calidad Realizan proyectos para implementar nuevos sistemas El sistema informtico que usan esta acorde los avances tecnolgicos El hardware y el software cuentan con las suficientes medidas de seguridad: respaldos, auditorias, autenticacin, firewalls, claves de equipos, etc. Cada usuario es responsable del equipo que utiliza Se cuenta con manuales de las aplicaciones usadas Se cuenta con sistemas de capacitacin

110

Tabla 3.63: Oportunidades Administracin de Software

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos Tabla 3.64: Debilidades Administracin de Software

O4

O5 O6

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Se cuenta con un inventario parcial del software de aplicacin Los manuales de operacin del software de aplicacin no siempre estn actualizados No existen los controles suficientes para que solo el personal autorizado opere el software de aplicacin El sistema de calidad no se cumple rigurosamente por falta de tiempo No se tienen asignadas responsabilidades especificas al personal No se avanza a cubrir todas los requerimientos por falta de tiempo y personal Falta de planificacin de actividades El mobiliario con el que cuentan esta deteriorado y es obsoleto Los recursos tecnolgicos que disponen son limitados Existen demasiados procedimientos legales que cumplir haciendo que cualquier tramite sea demasiado largo Falta de planificacin de actividades entre el personal de Sistemas de ESPE y Organizacin y Sistemas

111

Tabla 3.65: Amenazas Administracin de Software

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 No se cuenta con el suficiente personal para cubrir las necesidades de la institucin Elevado numero de requerimientos por parte de los usuarios de la institucin El nivel informtico de los usuarios de la institucin es deficiente ocasionando perdidas de tiempo al personal de Organizacin y Sistemas Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. El presupuesto de la ESPE no es priorizado para beneficio y satisfaccin de todos los usuarios y clientes Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin

112

Tabla 3.66: Matriz Holmes de Fortalezas Administracin de Software

MATRIZ DE HOLMES FORTALEZAS

El personal esta capacitado y preparado casi en su totalidad para manejar y adminitrar el sotware de aplicacin Se cuenta con lugares seguros para guardar el sotware de aplicacin y Se realiza estudios de justificacion de instalacin y actualizacin de sotware de aplicacin Se cuenta con mecanismos de control del sotware de aplicacin instalado en los computadores ( active directory ) Se cuenta con documentos que indican como llevar a cabo cada una de las funciones de adminitracion de sotware de aplicacin El hardware y el software cuentan con las sufientes medidas de seguridad: respaldos, auditoras, autenticacin, firewalls, claves de equipos, etc. Cada usuario es responsable del Se cuenta con manuales de las aplicaciones usadas de procesos implantando sistema de El sistema informatico que usan esta tecnolgico para poder cumplir con la El personal esta abierto al cambio implementar acorde los avances tecnolgicos mision y vision de la institucin sistemas Se cuenta capacitacin
0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0,5

equipo que utiliza

nuevos sistemas

sus licencias

con
TOTAL 9 9 3 12 3,5 2,5 6 5,5 7,5 4,5 6,5 3,5 9,5

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

Se cuenta con mecanismos de control del sotware de aplicacin instalado en los computadores ( active directory ) Se cuenta con documentos que indican como llevar a cabo cada una de las funciones de adminitracion de sotware de aplicacin Se realiza estudios de justificacion de instalacin y actualizacin de sotware de aplicacin El personal esta capacitado y preparado casi en su totalidad para manejar y administrar el sotware de aplicacin Se cuenta con lugares seguros para guardar el sotware de aplicacin y sus licencias El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la mision y vision de la institucin Cuentan con un manual de procesos aprobado y lo estan implantando conjuntamente con el sistema de calidad Realizan proyectos para implementar nuevos sistemas El sistema informatico que usan esta acorde los avances tecnolgicos El hardware y el software cuentan con las sufientes medidas de seguridad: respaldos, auditoras, autenticacin, firewalls, claves de equipos, etc. Cada usuario es responsable del equipo que utiliza Se cuenta con manuales de las aplicaciones usadas Se cuenta con sistemas de capacitacin

0,5

Cuentan con un manual aprobado y lo estan conjuntamente con el calidad Realizan proyectos para

0,5

0,5

0,5

0 1 0 0 0 1 0

0 1 0 0 0 1 0

0,5 1 1 0 1 0 1

0 0,5 0 0 0 0 0

0 1 0,5 0 1 1 1

1 1 1 0,5 0 1 1

0 1 0 1 0,5 0 0

1 1 0 0 1 0,5 1

0 1 0 0 1 0 0,5

0 1 1 0 0 1 1

0 1 0 1 1 0 1

0,5 0,5 0 0 0,5 0 1

0 0 0 1

0 0 0 0

1 1 0 1

0 0 0 0

0 1 1 1

1 0 1 1

1 0 0 1

0 1 1 1

0 0 0 1

0,5 1 0 1

0 0,5 0 0

1 1 0,5 1

113

de

Tabla 3.67: Fortalezas Priorizadas Administracin de Software

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 Se cuenta con sistemas de capacitacin El personal esta capacitado y preparado casi en su totalidad para manejar y administrar el software de aplicacin Cada usuario es responsable del equipo que utiliza El sistema informtico que usan esta acorde los avances tecnolgicos Se cuenta con mecanismos de control del software de aplicacin instalado en los computadores ( active directory ) Se cuenta con documentos que indican como llevar a cabo cada una de las funciones de administracin de software de aplicacin

Tabla 3.68: Matriz Relacin de Debilidades Administracin de Software

MATRIZ DE RELACION DE DEBILIDADES

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 Se cuenta con un inventario parcial del software de aplicacin Los manuales de operacin del software de aplicacin no siempre estn actualizados No existen los controles suficientes para que solo el personal autorizado opere el software de aplicacin El sistema de calidad no se cumple rigurosamente por falta de tiempo No se tienen asignadas responsabilidades especificas al personal No se avanza a cubrir todas los requerimientos por falta de tiempo y personal Falta de planificacin de actividades El mobiliario con el que cuentan esta deteriorado y es obsoleto Los recursos tecnolgicos que disponen son limitados Existen demasiados procedimientos legales que cumplir haciendo que cualquier tramite sea demasiado largo Falta de planificacin de actividades entre el personal de Sistemas de ESPE y Organizacin y Sistemas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tabla 3.69: Debilidades Priorizadas Administracin de Software

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 Falta de planificacin de actividades No se tienen asignadas responsabilidades especificas al personal No existen los controles suficientes para que solo el personal autorizado opere el software de aplicacin Falta de planificacin de actividades entre el personal de Sistemas de ESPE y Organizacin y Sistemas No se avanza a cubrir todas los requerimientos por falta de tiempo y personal Se cuenta con un inventario parcial del software de aplicacin

115

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y COMUNICACIONES DESARROLLO, IMPLEMENTACION Y MANTENIMIENTO DE APLICATIVOS
Tabla 3.70: Fortalezas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15 F16 F17 F18 F19 Los aplicativos son desarrollados nicamente bajo solicitud o identificacin de la necesidad En el diseo del aplicativo se toma en cuenta el criterio del usuario y del analista y programador La metodologa utilizada es Orientada a objetos Se desarrolla en lenguaje JAVA y Power Builder Se utiliza como base de datos ORACLE y Sybase Al entregar el aplicativo se lo hace acompaado de su respectivo manual de usuario y tcnico Existe una lista de sistemas de informacin en uso Se realiza una prueba con el usuario del aplicativo Se siguen estndares para el diseo y mantenimiento de aplicativos los cuales cuentan con un control peridico Existe un Administrador de Aplicativos que se encarga del mantenimiento y las actualizaciones de los aplicativos El mantenimiento o actualizacin se lo realiza previo un estudio en el cual se justifiquen estas acciones Se controla que nicamente el personal autorizado realice el mantenimiento y las actualizaciones Las modificaciones o actualizaciones se realizan siempre en copias del aplicativo, nunca en el original Cada modificacin y actualizacin es debidamente documentada Se tiene apertura al cambio tecnolgico Los procesos del manual existente han sido implantados en el rea Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas A pesar de la falta de personal se han solventado todos los problemas que han existido 116

F20 F21 F22 F23 F24

La solicitud de informacin se la entrega a la brevedad posible, siempre respetando prioridades Los sistemas instalados cuentan con manual de usuario claro y entendible Se cuenta con medidas de seguridad (claves y firewall) para el ingreso a los equipos y servidores Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

Tabla 3.71: Oportunidades Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

117

Tabla 3.72: Debilidades Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 Las revisiones de los sistemas se las hace solamente en cuanto a anlisis y construccin mas no al diseo El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones Se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea nicamente en la parte administrativa, mas no en la parte tecnolgica El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos en un 80% Los equipos y sistemas son cambiados nicamente viendo la necesidad, no se lo hace en un perodo establecido La asesora sobre informtica no es suficiente No se cumple con los procesos implantados

Tabla 3.73: Amenazas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos

AMENAZAS
A1 El personal actual no es suficiente para el trabajo del rea Al darse los cambios estructurales de la Institucin las actividades en el rea ha incrementado y an as no se ha asignado el personal suficiente para el cumplimiento de estas Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea Muchas dependencias o departamentos que solicitan algn servicio en el rea, no tienen claros los procesos de su departamento, sin los cuales no se puede realizar eficientemente su pedido

A2

A3

A4

Anexo D: Matriz de Holmes Desarrollo, Implementacin de Aplicativos

118

Tabla 3.74: Fortalezas Priorizadas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos

FORTALEZAS PRIORIZADAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 A pesar de la falta de personal se han solventado todos los problemas que han existido Se realiza una prueba con el usuario del aplicativo Se siguen estndares para el diseo y mantenimiento de aplicativos los cuales cuentan con un control peridico Las modificaciones o actualizaciones se realizan siempre en copias del aplicativo, nunca en el original Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El desarrollo de aplicativos se lo hace con metodologas, lenguaje y bases de datos actuales, estables y confiables

Tabla 3.75: Matriz Relacin Debilidades Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos

MATRIZ DE RELACION DE DEBILIDADES

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 Las revisiones de los sistemas se las hace solamente en cuanto a anlisis y construccin mas no al diseo El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones Se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea nicamente en la parte administrativa, mas no en la parte tecnolgica El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos en un 80% Los equipos y sistemas son cambiados nicamente viendo la necesidad, no se lo hace en un perodo establecido La asesora sobre informtica no es suficiente No se cumple con los procesos implantados

119

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8

Tabla 3.76: Debilidades Priorizadas Desarrollo, Implementacin y Mantenimiento de Aplicativos

DEBILIDADES PRIORIZADAS
D1 D2 D3 D4 D5 D6 El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones No se conoce la misin y visin del Sistema de Informacin Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea nicamente en la parte administrativa, mas no en la parte tecnolgica El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos en un 80% La asesora sobre informtica no es suficiente No se cumple con los procesos implantados

120

PLANIFICACION ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y COMUNICACIONES ANALISIS FODA FINAL
Tabla 3.77: Fortalezas Gestin de TICs

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 Se aplican normas de seguridad para los sistemas de informacin El personal es capacitado El mantenimiento de equipos se realiza en forma adecuada Se realiza control de proyectos La estructura organizacional permite brindar un servicio adecuado a los usuarios Se usa tecnologa de avanzada Tabla 3.78: Oportunidades Gestin de TICs

OPORTUNIDADES
O1 O2 O3 Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de informacin. Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y confiable. El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos

O4

O5 O6

121

Tabla 3.79: Debilidades Gestin de TICs

DEBILIDADES
El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones Planificacin de sistemas de informacin no adecuado a las necesidades actuales No se encuentra definida explcitamente la estructura funcional de la Direccin de TICs No existen procesos tecnolgicos debidamente aprobados e implantados Existe falta de comunicacin entre la Direccin y los clientes o usuarios Falta de controles y seguridades en los sistemas de informacin No se dispone de un inventario de los sistemas tecnolgicos disponibles Tabla 3.80: Amenazas Gestin de TICs

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7

AMENAZAS
A1 A2 A3 A4 A5 A6 El sistema de calidad de la ESPE no se encuentra debidamente implantado La capacitacin de los usuarios de la institucin no es adecuado, que ocasiona daos, problemas y mal uso del sistema de informacin La Institucin no provee del personal necesario a la Direccin de TICs Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y proyectos inconclusos. Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea El presupuesto de la ESPE no es flexible ni priorizado para beneficio y satisfaccin de todos los usuarios y clientes.

122

3.2.2 MATRIZ FODA FINAL

Utilizando esta matriz se aplic los conceptos de Matrices FO, FA, DO, DA y de este resultado se determin la matriz de Estrategias.

Tabla 3.81: Matriz FO Servicios Universitarios y TICs

O1 O2 O3 La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos O4 en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de O5 recursos de comunicacin que posee esta fuerza en forma econmica y M A M M M M A M M M A M M M M M A A M A B M M M O6 El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con recursos econmicos M M M M M A M M M M M M

MATRIZ FO

FORTALEZAS
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 Se aplican normas de seguridad para los sistemas de informacin El personal de Tics esta capacitado El mantenimiento de equipos se realiza en forma adecuada Se realiza control de proyectos La estructura organizacional permite brindar un servicio adecuado a los usuarios Se usa tecnologa de avanzada en el departamento de Tics La Biblioteca cuenta con personal encargado de dar soporte tecnolgico Los recursos tecnolgicos asignados al La biblioteca brinda servicio de capacitacin a su personal

A M M A M M A M M M M M

M B M M B A M A M M A A

La biblioteca usa tecnologa de avanzada La biblioteca cuenta con proyectos F11 tecnolgicos Las habitaciones de la residencia se F12 benefician con servicio de internet

123

Existe tecnologa de avanzada en el mercado, que se encuentra disponible. M M M M M A M A M M M M

Existen proyectos para implantar normas de calidad Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de

OPORTUNIDADES

Tabla 3.82: Estrategias FO Servicios Universitarios y TICs

ESTRATEGIAS
Contemplar en el sistema de Calidad el uso de normas de seguridad que permitan mantener integridad de la informacin Automatizar el control de proyectos tecnolgicos, para poyar al Sistema de calidad.

F1-O1 F4-O1

Estructurar el soporte tcnico para apoyar de mejor F1-O1 F2-F7-O4 manera a las unidades administrativas que usan extensivamente tecnologa, incluyendo pasantes. F6-F8-O2 Incrementar el aporte econmico de la institucin para implantacin de tecnologa avanzada. F11-O2O4 Asignar los recursos necesarios para integrar a los estudiantes y maestros en la realizacin de proyectos tecnolgicos

Proveer a los distintos departamentos hardware y F6-F8-O3 software avanzados y adecuados para la realizacin de sus funciones F5-F6-F8- Aprovechar la tecnologa de las FF.AA en el campo tecnolgico, para as brindar servicios adecuados y O5 contar con tecnologa avanzada

124

Tabla 3.83: Matriz FA Servicios Universitarios y TICs

El sistema de calidad de la ESPE no se A1 encuentra debidamente implantado A2 A3 militares generando con esto retrasos y A4 proyectos inconclusos. A5 A6 A7 Existe Burocracia por parte del personal M M M M A A B M M M B B militar A8 Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin M M M M M B M M M M M B

Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces B M B M M A M M B M A M

La capacitacin de los usuarios de la institucin no es adecuado, que ocaciona daos, problemas y mal uso del sistema de informacin

La Institucin no provee del personal necesario Falta de continuidad en directivos

MATRIZ FA

FORTALEZAS
Se aplican normas de seguridad para los sistemas de F1 informacin F2 El personal de Tics esta capacitado El mantenimiento de equipos se realiza en forma F3 adecuada F4 Se realiza control de proyectos La estructura organizacional permite brindar un servicio F5 adecuado a los usuarios Se usa tecnologa de avanzada en el departamento de F6 Tics La Biblioteca cuenta con personal encargado de dar F7 soporte tecnolgico Los recursos tecnolgicos asignados al dispensario F8 medico son los adecuados La biblioteca brinda servicio de capacitacin a su F9 personal F10 La biblioteca usa tecnologa de avanzada F11 La biblioteca cuenta con proyectos tecnolgicos Las habitaciones de la residencia se benefician con F12 servicio de internet

M M M A A M M M M M M M

M A A B M M M M M M M B

M A B A M A M M M M A B

B M M A A M M M M M M B

125

El presupuesto de la ESPE no es flexible ni priorizado para beneficio y satisfaccion de todos los usuarios y clientes. B M M M M A M A M M M M

AMENAZAS

el trabajo en el rea

Tabla 3.84: Estrategias FA Servicios Universitarios y TICs

ESTRATEGIAS
Realizar un control peridico de los proyectos que se realizan para as sobrellevar la incorrecta implantacin del sistema de calidad Apoyarse en la estructura organizacional para as lograr cumplir los objetivos del sistema de calidad Dar la adecuada capacitacin al personal para que este al utilizar el recurso tecnolgico no cause daos en estos Elaborar y ejecutar un programa de capacitacin para mejorar la cultura informtica organizacional Brindar un servio eficiente de mantenimiento de equipos de informtica Dar continua capacitacin al personal existente para que este pueda solventar los problemas que se presentan por la falta de personal Tener un control de los proyectos tecnolgicos que se realizan, para as culminarlos correctamente y luego no tener problemas con los cuales el personal tenga mas trabajo que realizar Utilizar tecnologa avanzada para que el personal existente pueda realizar mas gilmente su trabajo y cubrir as la falta de personal Llevar un control de los proyectos, para as tener un registro y el cambio en directivos militares no afecte en al continuidad de estos Proponer reformas a la estructura organizacional, para que as los directivos encargados de actividades importantes, no tengan que ser reemplazados continuamente y as no tener retardos

F1-A1 F5-A1 F2-A2 F2-A2 F3-A3 F2-A3

F4-F11A2

F6-A3

F4-A4

F5-A4 F6-F11A5-A7

Implantar un sistema para administracin y control de procesos Permitir la utilizacin del presupuesto asignado a las F6-F8-A6 dependencias en sistemas informticos que les permita realizar su labor mas eficientemente Elaborar e implantar los procesos tecnolgicos como F5-A7 parte del sistema de calidad

126

Tabla 3.85: Matriz DA Servicios Universitarios y TICs

El sistema de calidad de la ESPE no se A1 encuentra debidamente implantado A2 A3 Falta de continuidad en directivos militares generando con esto retrasos y A4 proyectos inconclusos. A5 A6 A7 Existe Burocracia por parte del personal M B A M M B M M M militar A8 Falta de motivacin al personal por parte de la Institucin A M M B M M M M M

Los trmites administrativos en otras dependencias retardan muchas veces el trabajo en el rea M M A M B M B M B

La capacitacin de los usuarios de la institucin no es adecuado, que ocaciona daos, problemas y mal uso del sistema de informacin

La Institucin no provee del personal

MATRIZ DA

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones Planificacin de sistemas de informacin no adecuado a las necesidades actuales No se encuentra definida explcitamente la estructura funcional de la Direccin de TICs No existen procesos tecnolgicos debidamente aprobados e implantados Existe falta de comunicacin entre la Direccin y los clientes o usuarios Falta de controles y seguridades en los sistemas de informacin No se dispone de un inventario de los sistemas tecnolgicos disponibles El personal de Servicios Universitarios no esta capacitado para el uso de tecnologas

M A A A M M M M M

M M M M B M M A A

A M A M M B M A M

M M A M A M M M M

D9 No cuentan con el soporte tecnolgico adecuado

Tabla 3.86: Estrategias DA Servicios Universitarios y TICs

ESTRATEGIAS
Indicar en el manual de calidad la importancia de la existencia de una Planificacin de sistemas de informacin Definir en el manual de calidad la estructural funcional de las diferentes dependencias Creacin de un organigrama de funciones y responsables basndose en un perfil de conocimientos Contemplar en el sistema de calidad la existencia de procesos en la parte administrativa y en la parte tecnolgica Dar la capacitacin informtica adecuada al personal, para que as no existan daos a los equipos por falta de conocimiento

D2-A1 D3-A1 D3-A3 D4-A1

D8-A2

127

El presupuesto de la ESPE no es flexible ni priorizado para beneficio y satisfaccion de todos los usuarios y clientes. A M M M A M M B M

AMENAZAS

necesario

D9-A2 D1-A3 D8-A3

Implantar un sistema computadorizado de control de proyectos tecnolgicos, para apoyar al Sistema de calidad. Asignar correctamente los recursos por parte de la institucin Dar capacitacin suficiente al personal existente para que este pueda sobrellevar el problema de falta de personal

Redefinir la estructura organizacional para que en esta conste que los directivos no deben ser removidos D3-A4 constantemente, para que as exista continuidad en actividades y proyectos Permitir a los directivos permanecer mayor tiempo en D5-A4 sus funciones, para que as los usuarios los conozcan mejor y existan mejor comunicacin entre ellos Definir correctamente las funciones del personal para D3-A5-A7 que as no se retarde ni exista burocracia en los trmites D1-A6 Replantear la flexibilidad en el presupuesto asignado a las dependencias, para que as este sea utilizado en mejoras del espacio fsico de trabajo y adquisicin de recursos convenientes Debe existir mejor comunicacin entre los directivos y los usuarios, para que as se tenga la confianza de presentar sugerencias y necesidades Entregar los recursos adecuados para que exista motivacin en la realizacin del trabajo

D5-A6 D1-A8

128

Tabla 3.87: Matriz DO Servicios Universitarios y TICs

O1 Existen recursos financieros para apoyar la implantacin de sistemas de O2 informacin. O3 La estructura organizacional de la ESPE y su modelo educativo permite el empleo de recursos humanos tcnicos O4 en la construccin e implantacin de soluciones informticas. La relacin con la F.T. permite el uso de recursos de comunicacin que O5 posee esta fuerza en forma econmica y confiable.
A M M M B M M M M

MATRIZ DO

DEBILIDADES
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados no son los adecuados para el buen desempeo de las funciones Planificacin de sistemas de informacin no adecuado a las necesidades actuales No se encuentra definida explcitamente la estructura funcional de la Direccin de TICs No existen procesos tecnolgicos debidamente aprobados e implantados Existe falta de comunicacin entre la Direccin y los clientes o usuarios Falta de controles y seguridades en los sistemas de informacin No se dispone de un inventario de los sistemas tecnolgicos disponibles El personal de Servicios Universitarios no esta capacitado para el uso de tecnologas No cuentan con el soporte tecnolgico adecuado

A A A M M M M M

M B M M A M M B

M M M B M A M M

A B M B M M B A

Tabla 3.88: Matriz DO Servicios Universitarios y TICs

ESTRATEGIAS
D2-O1 D3-O1 D4-O1 D1-O2 D6-O2 D7-O3 Tomar en cuenta en el sistema de calidad la correcta planificacin de sistemas de informacin Indicar en el sistema de calidad, la estructura funcional de cada una de las reas y darla a conocer al personal Los procesos existentes en el sistema de calidad deben ser tanto para la parte administrativa como para la parte tecnolgica Los recursos econmicos deben ser asignados para la mejora del espacio fsico de trabajo Adquirir sistemas que permitan el control de la seguridad en los sistemas de informacin Implantar un sistema de inventario para la administracin de tecnologa

129

El personal de alumnos son de clase media y media alta y cuentan con O6 recursos econmicos
M M M B B M B M M

Existe tecnologa de avanzada en el

implantar

mercado, que se encuentra disponible.

OPORTUNIDADES

Existen proyectos normas de calidad

para

D1-O3

Utilizar tecnologa avanzada para que el personal existente pueda realizar mas gilmente su trabajo y cubrir as la falta de personal Permitir a los estudiantes realizar proyectos de investigacin acerca de Planificacin de sistemas de informacin, brindndoles apoyo para la correcta realizacin de estos y en un futuro utilizarlos en beneficio de la institucin Incluir a los alumnos en trabajos de apoyo para dar soporte tecnolgico, ya que ellos se encuentran capacitados para este trabajo Utilizar las relaciones con las F.T para contar con la tecnologa que esta rama posee

D2-O4

D9-O4 D1-O5

3.2.2 MATRIZ ESTRATEGIAS, POLTICAS Y OBJETIVOS

Esta matriz consiste en agrupar estrategias similares con el propsito de determinar objetivos y polticas. Anexo E: Matriz Estrategias, Polticas y Objetivos

130

CAPITULO 4

PLANIFICACION ESTRATEGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO DEL REA DE GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y COMUNICACIONES Y EL REA DE GESTIN DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

4.1 ESTUDIO DE LA ORGANIZACION Y LOS PROCESOS ACADEMICOS 4.1.2 PROCESOS 4.1.2.1 GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS9
El macro proceso de siguientes procesos: Gestin de Servicios Universitarios cuenta con los

Fuente: Unidad de Planificacin Estratgica ESPE

131

ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE ALOJAMIENTO

OBJETIVO: Brindar servicio de alojamiento a clientes internos y externos as como invitados de la ESPE cumpliendo con normas de calidad y velando por el bienestar de los mismos, coadyuvando a alcanzar los objetivos institucionales.

ALCANCE: El proceso inicia con la recepcin de la solicitud de alojamiento y concluye con la evaluacin de satisfaccin del servicio prestado.

RESPONSABLE: Administrador de la Residencia

REQUISITOS LEGALES: No existen

POLITICAS INTERNAS: El control del estado de las habitaciones y sus bienes deber ser realizado diariamente. En caso de reportarse daos en las instalaciones de la residencia, stos deben ser notificados a Desarrollo Fsico o a Organizacin y Sistemas en un plazo mximo de 3 horas para su arreglo.

132

El perodo de uso de la residencia por parte de alumnos corresponder al perodo acadmico y se podr extender excepcionalmente previa solicitud y aprobacin del administrador de la residencia.

La provisin de materiales e insumos se realizar cada seis meses. La liquidacin de materiales e insumos se realizar mensualmente. Semanalmente se cambiar el menaje de cama y las toallas de bao. Al finalizar cada perodo acadmico se realizar el mantenimiento preventivo integral de la residencia.

Cada semestre se determinar el costo real de mantenimiento, el mismo que afectar el valor de arriendo

SUBPROCESOS:

El proceso Administracin De Servicios De Alojamiento est compuesto por los siguientes subprocesos: NOMBRE Planificacin de Alojamiento Eventual Prestacin de Servicios de Alojamiento PERIODICIDAD Ocasional Continua

133

ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE ALIMENTACIN

OBJETIVO: Brindar un correcto servicio de alimentacin a la comunidad politcnica con el fin de satisfacer las necesidades tanto de servicio diario como de eventos especiales.

ALCANCE: El alcance del proceso de administracin de servicios de alimentacin inicia con el anlisis de la naturaleza del servicio y finaliza con la elaboracin de la liquidacin mensual.

RESPONSABLE: Administrador del Comedor

REQUISITOS LEGALES: Reglamento interno de la ESPE.

POLITICAS INTERNAS:

Todo el personal llevar el vestuario, indumentaria e implementos adecuados con el fin de precautelar tanto la asepsia de los respectivos empleados como de los alimentos.

134

La colocacin de la comida en la bandeja de self service, como tambin la distribucin de la misma en los platos, se realizar con mucho cuidado de tal manera que se evite el contacto fsico con el personal encargado de esa funcin.

Para cualquier solicitud de servicio de alimentacin especial se requerir del visto bueno del Vicerrector Administrativo (Ordenador de Pago) con un mnimo de 48 horas de anticipacin.

En el caso de solicitudes verbales, la administracin del servicio de alimentacin, elaborar un documento como respaldo de dicha peticin, donde firmar el solicitante.

Las instalaciones se revisarn diariamente antes de cada servicio para garantizar su limpieza y adecuacin.

El Comedor Privado no atender los sbados y domingos, salvo situaciones especiales solicitadas con anticipacin y previa autorizacin de las autoridades.

La entrega de Planillas Diarias al Vice. Administrativo se la realizar nicamente los das viernes, hasta las quince horas; adems, el listado de descuentos del personal de la ESPE se entregar a quien corresponda, hasta el 15 de cada mes, y la liquidacin final, hasta el 20 de cada mes.

135

SUBPROCESOS:

El proceso Administracin de Servicios Alimentacin est compuesto por los siguientes Subprocesos: NOMBRE Planificacin del Servicio Ejecucin del Servicio Preparacin y limpieza de instalaciones y materiales Liquidacin PERIODICIDAD Diario Diario Diario Diario

ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE SALUD

OBJETIVO: Cubrir los requerimientos de atencin mdica a todo el personal y alumnos de la ESPE brindando de esta manera un servicio eficiente que cumpla con todos lo requisitos planificados el mismo que ser un beneficio adicional a la comunidad politcnica.

ALCANCE: Este proceso se inicia con la peticin del requerimiento de atencin mdica por parte de la comunidad politcnica y termina con la elaboracin del registro de ficha mdica y reporte de novedades del servicio otorgado 136

RESPONSABLE: Mdico Especialista

REQUISITOS LEGALES: Reglamento interno de la ESPE

POLITICAS INTERNAS: Se debe mantener reportes estadsticos actualizados mensualmente de los pacientes con los diferentes rangos que exige la Seccin de Salud de la Comandancia del Ejrcito. Es indispensable para la atencin de los pacientes la identificacin de la ESPE y pago respectivo o la orden de descuento cuando lo amerite Siempre se debe utilizar los implementos de proteccin como son: guantes, mascarillas, etc.

SUBPROCESOS: Subprocesos que intervienen en el proceso: NOMBRE Planificacin del Servicio de Salud Ejecucin del Servicio de Salud PERIODICIDAD Semestral Continua

137

ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE TRANSPORTE

OBJETIVO: Coordinar y otorgar la utilizacin de los medios de transporte para cumplir con los requerimientos de las diferentes dependencias de la ESPE con la finalidad de colaborar en el correcto desenvolvimiento de las actividades.

ALCANCE: Este proceso se inicia con la recepcin de la solicitud del requerimiento del transporte por parte de las dependencias de la ESPE y termina con la elaboracin del reporte de novedades del servicio otorgado.

RESPONSABLE: Jefe de Transportes

REQUISITOS LEGALES: Reglamento interno de la ESPE Manual de procedimientos para la prevencin, investigacin, evaluacin y resolucin de accidentes emitido por la Comandancia General del Ejrcito. Manual de Normas de Seguridad Terrestre, Area, Fluvial e Industrial Leyes de Trnsito y Transporte Terrestre PON de Transportes (Procedimientos Operativos Normales)

138

POLITICAS INTERNAS: Se revisar semanalmente a las unidades de transporte con la finalidad de que estn adecuadas para dar un buen servicio y evitar inconvenientes en las rutas. Se debe mantener reportes actualizados mensualmente de las diferentes unidades con el fin de realizar mantenimientos oportunos y evitar gastos innecesarios por la falta de control. Los vehculos administrativos debern ser utilizados nicamente en actividades propias de la institucin y se designarn a chferes profesionales para prestar el servicio.

SUBPROCESOS: Subprocesos que intervienen en el proceso:

NOMBRE Planificacin del Servicio Ejecucin del Servicio

PERIODICIDAD Semestral Continua

139

ADMINISTRACION DE LA BIBLIOTECA

OBJETIVO: Proporcionar a la comunidad politcnica y a la regin central del pas servicios de informacin valindonos para ello de alta tecnologa y diversas fuentes de informacin tales como libros, revistas, videos CD, bases de datos y otros; como un apoyo a las actividades acadmicas y de investigacin.

ALCANCE: El alcance de los procesos de administracin de la biblioteca estar guiado desde la recepcin de los materiales bibliogrficos y las necesidades de los clientes hasta satisfacer los requerimientos solicitados.

RESPONSABLE: Directora de la Biblioteca

REQUISITOS LEGALES: Reglamento de Alumnos de la Escuela Politcnica del Ejrcito Directiva de Funcionamiento de la Biblioteca

POLITICAS INTERNAS: Difundir entre los usuarios el Reglamento Interno de la Biblioteca Dictar al inicio de cada nivel acadmico el curso de educacin de usuarios

140

El bibliotecario y el auxiliar de biblioteca son responsables de realizar un control permanente usuarios. de las normas de uso durante la atencin a los

En el caso de que el alumno no entregue el libro en el plazo mximo de dos das, se informar a la facultad correspondiente con memorando para que se ubique al alumno y entregue el libro.

El responsable del servicio de guardiana debe revisar las mochilas de los estudiantes al ingreso y salida de esta unidad.

SUBPROCESOS: El proceso Administracin de la Biblioteca esta compuesto por los siguientes Procedimientos:

NOMBRE Actualizacin del Material Bibliogrfico Circulacin y Prstamos

PERIODICIDAD Continua Continua

141

4.1.2.2

GESTION

DE

TECNOLOGA

INFORMTICA

COMUNICACIONES10

GESTION ESTRATEGICA DE TECNOLOGIA INFORMATICA

OBJETIVO: Planificar, desarrollar, controlar la ejecucin y los resultados de los Proyectos de Tecnologa Informtica y Comunicaciones de la ESPE, as como el Plan de Contingencias, optimizando los recursos de acuerdo a las existencias

tecnolgicas y priorizando las necesidades institucionales.

ALCANCE: El proceso inicia con el desarrollo y ejecucin de los Proyectos TICs y el Plan de Contingencias en base a la Planificacin Estratgica Institucional, de acuerdo a las necesidades Institucionales, con el correspondiente seguimiento y evaluacin de resultados. Administrar el Inventario de los recursos TICs existentes.

RESPONSABLE: Director de Organizacin y Sistemas

REQUISITOS LEGALES:
10

Ley de Contratacin Pblica.

Fuente: Unidad de Planificacin Estratgica ESPE

142

Reglamento para la adquisicin de bienes muebles, ejecucin de obra y prestacin de servicios no regulados por la ley de consultora, con cuanta inferior al 0.00002 por el monto del presupuesto inicial del estado.

Reglamento de Control de Activos Fijos.

POLITICAS INTERNAS: Gestionar el Presupuesto para el desarrollo y ejecucin de los Proyectos TICs. Mantener comunicacin continua con todos los Procesos relacionados Desarrollo anual de los Proyectos TICs Control y seguimiento peridico de los Proyectos. Mantener actualizada la documentacin de los recursos TICs Revisin y actualizacin continua del inventario de los recursos TICs Revisin y actualizacin semestral del Plan de Contingencias.

SUBPROCESOS: El proceso Gestin Estratgica de Tecnologa Informtica esta compuesto por los siguientes subprocesos:

NOMBRE Planificacin de Proyectos TICs Administracin y Optimizacin de Recursos TICs Inventario Tecnolgico Planificacin de Contingencias TICs 143

PERIODICIDAD Anual Continua Continua Anual

SOPORTE TCNICO

OBJETIVO: Cumplir y satisfacer los requerimientos de Asistencia Tcnica de primer nivel y Asistencia Tcnica Avanzada o de segundo nivel, que incluye: Instalacin, Actualizacin y Preparacin de equipos y/o elementos Informticos, con el fin de conservar los equipos en correcto estado de funcionamiento, permanentemente actualizados y a nuestros clientes satisfechos.

ALCANCE: El Proceso inicia con la recepcin de solicitudes, llamadas y el ingreso de equipos y/o elementos informticos, utilizando nuestra experiencia y tecnologa

actualizada, se cumplen los requerimientos y se atienden las solicitudes de servicio correspondientes, se entregan los equipos en correcto funcionamiento, actualizados y finalmente se legaliza la documentacin.

RESPONSABLE: Coordinador de Soporte Tcnico.

REQUISITOS LEGALES: Polticas Institucionales

144

POLTICAS INTERNAS: Todos los pedidos de soporte tcnico se canalizan en primera instancia por Asistencia Tcnica de Primer Nivel o Help Desk. Si el pedido es especializado, se canaliza al rea correspondiente, por ejemplo Asistencia de segundo nivel, redes y comunicaciones, conservando la responsabilidad de realizar el seguimiento hasta cumplir con el requerimiento a satisfaccin Las instalaciones, actualizaciones y preparaciones se realizan en coordinacin con los Procesos de Gestin Estratgica de Tecnologa Informtica y Adquisiciones, y se basa en un plan establecido. Se asigna un solo Tcnico responsable de principio a fin del proceso para solucionar cada requerimiento, sin perder la filosofa de trabajo en equipo.

SUBPROCESOS: El proceso Soporte Tcnico esta compuesto por los siguientes subprocesos:

NOMBRE Asistencia Tcnica de Primer Nivel Asistencia Tcnica avanzada

PERIODICIDAD Diaria Diaria

145

ADMINISTRACION DE REDES Y TELECOMUNICACIONES

OBJETIVO: Proporcionar a la Comunidad Politcnica los servicios integrados de red, Internet, intranet y comunicaciones de acuerdo a los avances tecnolgicos, realizando un seguimiento y registro de las actividades de red, deteccin de eventos y ejecutando las acciones necesarias para garantizar los servicios de comunicacin requeridos por la Comunidad Politcnica.

ALCANCE: Este proceso inicia con la recepcin de una solicitud o identificacin de una necesidad de ampliacin o implementacin de redes y/o servicios; y llega hasta el punto de brindar soluciones integradas de redes y telecomunicaciones a la comunidad politcnica

RESPONSABLE: Jefe de la unidad de redes y comunicaciones

REQUISITOS LEGALES: Ley Especial de Telecomunicaciones dictado por La Superintendencia de Telecomunicaciones (SUPTEL) Ley de Contratacin Pblica Polticas Institucionales 146

POLTICAS INTERNAS: El proceso de Administracin de redes y Comunicaciones estar regido por los estndares de redes y cableado estructurado El proceso de Administracin de redes y Comunicaciones est regido por las polticas de uso de la red de la ESPE

SUBPROCESOS: El proceso Administracin de Redes y Telecomunicacin esta compuesto por los siguientes subprocesos:

NOMBRE Ampliacin de Red Implementacin o Actualizacin de Servicios de Red Funcionamiento de la Red, Servicios y

PERIODICIDAD Semanal Mensual

Diario Comunicaciones Administracin de Usuarios Diario

147

DESARROLLO, APLICATIVOS

IMPLANTACIN

MANTENIMIENTO

DE

OBJETIVO: Gestionar la implantacin o mantenimiento de aplicativos, en base al anlisis de requerimientos institucionales y de usuario.

ALCANCE: Este proceso inicia con la recepcin de un requerimiento o la identificacin de una necesidad de un nuevo aplicativo o actualizacin/modificacin de uno existente; y termina con la implantacin de un nuevo aplicativo o la actualizacin de uno ya existente (nueva versin).

RESPONSABLE: Coordinador de la Unidad de Sistemas de Informacin / Director de Organizacin y Sistemas / Analista de Sistemas.

REQUISITOS LEGALES: Reglamentos de la Escuela Politcnica del Ejrcito Ordenes de Rectorado Directivas

148

POLITICAS INTERNAS: Implementar aplicativos sobre requerimientos institucionales y del usuario. Se deber mantener un respaldo de todas las versiones de un aplicativo. Los aplicativos adquiridos y en general tercerizados debern incluir la garanta tcnica.

SUBPROCESOS: El proceso Desarrollo, Implantacin y Mantenimiento de Aplicativos est compuesto por los siguientes subprocesos:

NOMBRE Determinacin de Alternativas Para el Desarrollo de

PERIODICIDAD

Trimestral Aplicativos Anlisis Para Desarrollo de Aplicativos Diseo de Aplicativos Construccin de Aplicativos Implantacin de Aplicativos Semanal Semanal Semanal Semanal

ADMINISTRACIN DE SOFTWARE

OBJETIVO: Disear y ejecutar planes para la administracin de los aplicativos informticos que la institucin se encuentra utilizando, con la finalidad de garantizar su 149

disponibilidad y operabilidad permanente, as como la integridad, confidencialidad y seguridad de la informacin, todo esto en base a los estndares y polticas institucionales vigente.

ALCANCE:

El Proceso de Administracin de Software se inicia con la recepcin de una determinada versin de un aplicativo con su respectiva documentacin y/o una solicitud de servicio por parte de los usuarios o con la identificacin de una necesidad de administracin de un aplicativo o base de datos y concluye con la documentacin de las acciones realizadas para dar la solucin a la necesidad o garantizar el funcionamiento correcto del aplicativo.

RESPONSABLE:

Administrador del Aplicativo / Administrador de la Base de Datos

REQUISITOS LEGALES:

Reglamentos y Normativas de la ESPE Polticas Institucionales Reglamentos y Normas generales del Gobierno (LOAFYC, etc.)

150

POLITICAS INTERNAS:

Las personas seleccionadas para la administracin de aplicativos o bases de datos deben cumplir con requisitos de conocimientos, as como un elevado nivel de valores morales (honestidad, tica, etc.).

Toda accin que se realice en torno al aplicativo y/o base de datos debe ser documentada.

El responsable del aplicativo o base de datos deber en forma permanente monitorear la aplicacin y su ptimo funcionamiento.

Realizar pruebas de funcionamiento a las actividades tcnicas que lo requieran.

SUBPROCESOS:

El proceso Administracin de Software esta compuesto por los siguientes subprocesos:

NOMBRE Administracin de sistemas de

PERIODICIDAD

Diaria informacin Administracin de base de datos Diaria

151

4.1.3 CLASES DE DATOS

Las clases de datos son el grupo de elementos de informacin que hacen referencia a datos que deben estar disponibles dentro de las actividades del negocio y son relevantes en la toma de decisiones. Las clases de datos son usadas o creadas dentro de los procesos de la organizacin.

Al definir las clases de datos, ayuda a la empresa a desarrollar la base de datos eliminando la redundancia de informacin y proporciona flexibilidad al diseo, la definicin de las clases de datos agrupa datos por categoras y los relaciona lgicamente entre s.

CLASES DE DATOS: GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

1. Presupuesto Alojamiento 2. Registro Alojamiento 3. Informe de prestacin de Servicios de Alojamiento 4. Presupuesto Alimentacin 5. Registro del Servicio de Alimentacin 6. Informe de novedades del Servicios de Alimentacin 7. Liquidacin servicios alimentacin 8. Plan de prestacin de Servicios de Salud 9. Requisicin de Materiales Mdicos 10. Presupuesto servicios de salud 11. Informe de servicios de salud 152

12. Historia Clnica 13. Informe Estadstico de Salud 14. Plan general de transporte 15. Requisicin de Repuestos 16. Presupuesto de Transporte 17. Registros servicios transporte 18. Informe de servicio transporte 19. Plan de Servicios de biblioteca 20. Presupuesto del Servicio de biblioteca 21. Requisiciones Bibliogrficas 22. Registro de Prestacin de Servicios 23. Inventario bibliogrfico

CLASES DE DATOS: GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES

1. Plan estratgicos de sistemas de informacin 2. Proveedores 3. Bitcora 4. Presupuesto de Gestin de Tics 5. Planes operativos TI 6. Plan de contingencias 7. Registros asistencia tcnica 8. Inventarios Hardware 9. Presupuesto Soporte Tcnico

153

10. Reporte del monitoreo de la red 11. Presupuesto Redes y Telecomunicaciones 12. Expediente tcnico de redes y telecomunicaciones 13. Inventario equipos redes y telecomunicaciones 14. Usuarios 15. Presupuesto para el desarrollo de aplicativos 16. Requerimientos del software 17. Documentacin Tcnica software 18. Presupuesto Administracin de Software 19. Inventario Software 20. Respaldos de informacin 21. Seguridades Informticas 22. Reporte de gestin y monitoreo de aplicativos 23. Inventario bibliogrfico

4.1.4 MATRIZ PROCESOS VS ORGANIZACIN

Esta matriz asocia los procesos que se utilizan en las reas de la organizacin consideradas para este proyecto

154

MATRIZ PROCESO / ORGANIZACION

Tabla 4.1: Matriz Proceso vs. Organizacin

PROCESO / ORGANIZACIN

Planificacin Prestacin de Servicios de Alojamiento Planificacin del Servicio Ejecucin Preparacin de Instalaciones y Limpieza de

X X X X

Materiales Liquidacin Planificacin del Servicio de Salud Ejecucin del Servicio de Salud Planificacin del Servicio Ejecucin del Servicio Actualizacin del Material Bibliogrfico Circulacin Planificacin Estratgica Informtica Elaboracin de Planes Operativos Informticos Planificacin de Contingencias Optimizacin de Tecnologa Informtica Asistencia Tcnica de Primer Nivel Instalacin, Actualizacin y Preparacin de
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

155

Administracin de Software

Desarrollo, Implantacin y

Residencia Politcnico

Comedor Politcnico

Dispensario Mdico

Soporte Tcnico

Gestin de TICs

Odontologa

Laboratorio

Transporte

Help Desk

Biblioteca

Farmacia

Redes

Equipos y/o elementos informticos Ampliacin de Red Implementacin o Actualizacin de Servicios de

X X

Red Control de Funcionamiento de Red, Servicios y

X

Comunicaciones Administracin de Usuarios Seleccin de Alternativas para desarrollo de

X X

Proyectos Anlisis para el desarrollo de Aplicativos Diseo de Aplicativos Construccin de Aplicativos Implantacin de Aplicativos Administracin de Sistemas de Informacin Administracin de Base de Datos
X X X X X X

4.1.5 MATRIZ PROCESOS VS CLASES DE DATOS

En esta matriz se asocian las clases de datos con los procesos en orden secuencial para ambos casos. Para la valoracin se coloca la letra C para indicar que es una clase de datos que se crea en ese proceso y una letra U para indicar que solamente se los utiliza, esto se lo realiza de cierto modo en juicio propio, su finalidad es agrupar los procesos y datos formando reas principales de sistema, encerrando estos agrupamientos en recuadros, los mismos que representarn agrupamientos lgicos de subsistemas. Anexo F: Matriz Procesos vs Clases de Datos 156

4.1.6 MATRIZ DE CIRCULACIN DE DATOS

La Matriz de circulacin sirve para determinar la utilizacin de los datos de un sistema a otro. La circulacin de los datos se representa mediante flechas, las mismas que van en una sola direccin.

Anexo G: Matriz Circulacin de Datos

4.1.7 MATRIZ DE ARQUITECTURA DE INFORMACIN

Con la creacin y la utilizacin de los datos indicados mediante los recuadros y flechas, pueden suprimirse las Cs y las Us y asignar nombres a las principales reas del sistema.

Anexo H: Matriz Arquitectura de Informacin

4.2 DIAGNOSTICO INFORMATICO

Para la realizacin del anlisis FODA tambin se utilizo el inventario de hardware 2006 proporcionado por el departamento de Recursos Informticos

4.2.1 ANALISIS DE LA SITUACION INFORMATICA

La informacin obtenida acerca de hardware y software se la dividi de acuerdo a las reas de alcance del presente proyecto: 157

Gestin de Tecnologa Informtica y telecomunicaciones o Desarrollo, Implementacin y mantenimiento de aplicativos o Soporte tcnico o Administracin de software o Administracin de redes y comunicaciones o Gestin estratgica de tecnologa informtica

Gestin de Servicios Universitarios o Administracin de servicios de transporte o Administracin de servicios de salud o Administracin de servicios de alojamiento o Administracin de la Biblioteca o Administracin de Servicios de alimentacin

158

4.2.1.1 MATRIZ DE HARDWARE

Tabla 4.2: Matriz de Hardware

MATRIZ DE HARDWARE

PIIIPIIIUBICACIN PII 128MB 256MB TICs DISPENSARIO MEDICO BIBLIOTECA RESIDENCIA POLITECNICA COMEDOR TRANSPORTE TOTAL: 1 1 1 1 1 12 12 4 23 1 1 1 106 13 3 1 11 6 35 6 153 1 2 2 199 866MHz 256MB 512MB PIII-933 PIVPIVSERVIDORES TOTAL

4.2.1.2 MATRIZ DE SOFTWARE

Tabla 4.3: Matriz de Software

MATRIZ DE SOFTWARE

ORD. 1 2 3 4 3 4 5 6 5 6 7 8 7 8 9 10 9 10

SOFTWARE Microsoft office 2000 estndar Microsoft office 2000 profesional Microsoft office 97 estndar Microsoft office 97 profesional Kaspersky antivirus Power builder Turbo c++ v. 3.0 Turbo pascal for Windows 1.5 Visual c++ Visual Studio empresarial ver. 6.0 y profesional Visual Studio profesional ver. 6.0 Win Nt Server 3.1 Windows & dos Windows 95 Windows 98 Acadmico Windows Nt Workstation 4.0 Windows Nt Server ver. 4.0 Windows Nt Server ver. 4.0 clientes

11 12

Windows Nt Server 4.0 10 usuarios Word 97

SERVIDORES 1 2 Microsoft Exchange server Enterprise edition (correo) Microsoft Windows Server Enterprise edition (Dominio) Microsoft 3 comunicaciones) Microsoft ISA Server Enterprise Edition Processor license 4 (Firewall) 3 12 Base de Datos Sybase Enterprise Ver. 12.5 Base de datos Oracle 9i Live Comunication Server (Video y

LICENCIAMIENTO MICROSOFT MICROSOFT DESKTOP ALL LANGUAJES LIC/SA PACK, 1 Contiene: Microsoft Office Pro, Microsoft Windows Upgrade, Microsoft Core LAC CAMPUS AGREEMENT 2 3 Visual Studio Microsoft Project

161

4.2.1.3 ANALISIS DE HARDWARE

Las reas analizadas en el presente proyecto poseen diferentes equipos informticos, los cuales son distribuidos en los distintos departamentos, de acuerdo a la necesidad de cada uno de estos. En el rea de TICs se ha tomado en cuenta el inventario global de toda el rea debido a que se encuentran en un mismo espacio fsico, por el contrario al rea de Servicios Universitarios, el inventario est desglosado por departamento, ya que estos se encuentran ubicados en distintos espacios fsicos.

En el rea de Gestin de tecnologas se determin que los equipos mas utilizados son: PIII-866-256MB PIV-256MB Servidores

Ya que debido a las funciones que desempea el rea, se necesita de ese tipo de equipos con esas caractersticas.

162

GESTION DE TECNOLOGIAS INFORMATICAS Y TELECOMUNICACIONES

14 12 10 8 6 4 2 0
PII PIII-128MB PIII-866-256MB PIII-933 MHz PIV-256MB PIV-512MB SERVIDORES

Figura 4.1: Hardware de TICs

En el rea de Gestin de servicios universitarios se cuenta con los siguientes equipos en los diferentes departamentos:

En el Servicio de Transporte se cuenta con dos equipos de computacin que son de las siguientes caractersticas:

PIII-866-256MB PIV-256MB

Los cuales son utilizados en forma parcial por falta de conocimiento.

163

ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE TRANSPORTE

1 1 1 1 0 0 0
PII PIII-128MB PIII-866-256MB PIII-933 MHz PIV-256MB PIV-512MB SERVIDORES

Figura 4.2: Hardware de Administracin de Transporte

En el Servicio de Salud se cuenta con varios equipos de computacin que se encuentran distribuidos en los diferentes servicios del rea de salud y son de las siguientes caractersticas:

PIII-128 MB PIII-866-256 MB PIV-512 MB

Estos equipos cumplen actualmente con las caractersticas con las cuales se logra el desempeo de los sistemas que se utilizan.

164

ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE SALUD

5 4 4 3 3 2 2 1 1 0
PII PIII-128MB PIII-866-256MB PIII-933 MHz PIV-256MB PIV-512MB SERVIDORES

Figura 4.3: Hardware de Administracin de Servicios de Salud

En el Servicio de Alojamiento se cuenta con un solo equipo de computacin que se es de las siguientes caractersticas:

PIII-933 MHz

Este equipo se lo utiliza actualmente sin ningn software utilitario para la administracin de la Residencia.
ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE ALOJAMIENTO
1 1 1 1 0 0 0
PII PIII-128MB PIII-866-256MB PIII-933 MHz PIV-256MB PIV-512MB SERVIDORES

Figura 4.4: Hardware de Administracin de Servicios de Alojamiento 165

En el Servicio de Alimentacin se cuenta con dos equipos de computacin que son de las siguientes caractersticas:

PIII-866-256 MB PIV-256 MB

Estos equipos son utilizados nicamente por el administrador del servicio de alimentacin para llevar la contabilidad e inventario, mas no para las ventas

ADMINISTRACION DE SERVICIOS DE ALIMENTACION

1 1 1 1 0 0 0
PII PIII-128MB PIII-866-256MB PIII-933 MHz PIV-256MB PIV-512MB SERVIDORES

Figura 4.5: Hardware de Administracin de Servicios de Alimentacin

En la Biblioteca se cuenta con varios equipos de computacin, los cuales son utilizados en la administracin, para consultas de material bibliogrfico, el prstamo a estudiantes y en desarrollo de proyectos, los cuales son de las siguientes caractersticas:

166

PII PIII-128 MB PIII-866-256 MB PIV-256 MB PIV-512 MB

ADMINISTRACION DE LA BIBLIOTECA
120 100 80 60 40 20 0
PII PIII-128MB PIII-866-256MB PIII-933 MHz PIV-256MB PIV-512MB SERVIDORES

Figura 4.6: Hardware de Administracin de la Biblioteca

En resumen, la mayor parte de los equipos son actuales, pero en ciertos casos, como el la biblioteca se tiene equipos PII, que ya son obsoletos, de igual manera los equipos PIII, ya que si se implementa nuevo software, en estos computadores no se obtendra un rendimiento ptimo.

167

4.2.1.4 ANALISIS DE SOFTWARE

En las dependencias anteriormente mencionadas, actualmente, debido a la falta de planificacin de Sistemas de Informacin, se utiliza en su mayora nicamente software utilitario, el cual es instalado de acuerdo a las necesidades de cada rea por el mismo personal de estas, sin llegar a satisfacer en su totalidad sus

necesidades. El Sistema Operativo con el que cuentan la mayora de los computadores no brinda las suficientes garantas de seguridad de la informacin, y debido a la falta de control en la descarga de archivos de Internet, estos ocasionan saturacin e introduccin de virus.

4.2.1.5 ANALISIS DE RED

La estructura de la red no cumple con estndares correctamente utilizados, el cableado se encuentra distribuido de manera muy cercana a las instalaciones elctrica. En los perfiles de usuario no se toma en cuenta restricciones de acceso a Internet en las mquinas en las cuales se tenga informacin clasificada, en cuyo caso se pueda sufrir un ataque externo, prdida o manipulacin indebida de la informacin.

168

4.2.1.6 ANALISIS DE APLICATIVOS 4.2.1.6.1 GESTION DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

En el rea de servicios universitarios, nicamente el Dispensario mdico, dental, la biblioteca y el servicio de alimentacin utilizan un software aplicativo que les permite automatizar sus procesos, los cuales son detallados a continuacin:

Sistema Mdico (ESPE Medic) Cuenta con los siguientes mdulos: Creacin de ficha mdica. En la cual se registran los datos del paciente. Antecedentes patolgicos. Los cuales pueden ser personales y/o familiares Registro examen fsico inicial. En el cual se registran

anormalidades presenciadas en el examen mdico al ingresar a la universidad. Consulta mdica. Se indica la evaluacin inicial (peso, talla, frecuencia cardiaca, etc.), el motivo de la consulta, el tratamiento, sugerido con sus indicaciones y la impresin automtica de la receta mdica. Certificacin mdica. Que son de dos tipos: Buena salud y reposo. Reportes o Ficha mdica (datos, consultas) o Certificados 169

o Lista de pacientes. Por paciente, por fecha, por usuario o Odontograma o Reporte de pacientes con informacin incompleta

Sistema OLYMPO (Servicio de alimentacin) El sistema cuenta con los siguientes mdulos: Contabilidad, Presupuesto y Tesorera. Cartera Proyectos y Programas. Inventarios de contabilidad, presupuesto y tesorera. Lleva la

o Modulo

contabilidad completa del rea, como cuentas, bancos, proveedores, documentos, ingresos y egresos

o Modulo De Inventarios. Este mdulo permite a los funcionarios de una empresa controlar y administrar eficientemente los inventarios de: Consumo interno, Materia Prima, Productos Terminados, etc. Con la finalidad de mantener un control eficaz del stock mnimo requerido para el funcionamiento de la empresa, de tal forma que los costos financieros de los inventarios sean los ms ptimos.

o Modulo De Cartera, Proyectos Y Programas. Se encarga de las Cobranzas y Creacin de proyectos

La Biblioteca cuenta actualmente con los siguientes sistemas:

170

o Siabuc 8 con el cual se realizan consultas, inventarios y registro de prstamo de libros, este ltimo se encuentra recientemente en uso. o Sistema Websence, que es para evaluacin y monitoreo de firewall de la Biblioteca. o Sistema Cybercontrol, que administra el prstamo de Internet en los computadores.

En el servicio de transporte no se cuenta con ningn software aplicativo para el desarrollo de sus funciones. El servicio de alojamiento no cuenta con ningn software aplicativo, todos los datos de habitaciones y usuarios se los lleva en Hojas de clculo de Microsoft Excel.

En el servicio de salud; la farmacia y el laboratorio clnico no cuentan con un sistema aplicativo.

4.2.1.6.2

GESTION

DE

TECNOLOGIA

INFORMATICA

COMUNICACIONES

En esta rea se cuenta con Software Aplicativo, el cual es utilizado en la gestin interna de TICs, este es:

Sistema de pedidos Mdulos: 171

Proceso de pedidos Bitcora

Proceso de pedidos: Registra las solicitudes recibidas para el servicio, enviadas por cualquier medio. o Fecha o Persona o Referente o Resolucin Bitcoras: Maneja la bitcora de las actividades realizadas en los diferentes servicios

Este aplicativo es utilizado por Desarrollo de Aplicativos y por Administracin de Software, para registrar los pedidos, cambios, mantenimiento y actualizacin de software y su avance y novedades. Para el desarrollo de aplicativos, y para la administracin de redes, se utiliza el software anteriormente mencionado.

El servicio de Soporte Tcnico no cuenta con un aplicativo para registrar los ingresos de pedidos.

4.2.2 PROYECTOS INFORMATICOS

Los siguientes proyectos que sern expuestos son un conjunto de propuestas que servirn para satisfacer las necesidades de las distintas reas para su correcto 172

desempeo laboral, por lo cual se mencionar los requerimientos de los cuales deber estar conformado cada uno de ellos.

PROYECTO 1

Definicin: Sistema para la Administracin del Servicio de Alojamiento y Alimentacin

Objetivo: Crear un sistema que permita la correcta gestin de los Servicios de Alojamiento y Alimentacin.

Justificacin: La residencia politcnica no cuenta ningn sistema que le permita automatizar sus procesos, por lo que se requiere un sistema completo de administracin de alojamiento.

El comedor politcnico cuenta actualmente con el Sistema Olympo, que posee los mdulos de inventario, facturacin y contabilidad, pero se necesita aadir mdulos para gestionar la generacin de mens, reservas de eventos, comprobantes de venta y gestin de personal.

173

Descripcin del Proyecto: Los siguientes son los mdulos necesarios con los cuales debera contar el sistema para satisfacer las necesidades antes mencionadas, los cuales sern distribuidos tanto al comedor como a la residencia segn sea necesario: Mdulos del sistema: Modulo con el registro de todas las habitaciones de la residencia, donde se deber ingresar el nmero de habitacin, los detalles o caractersticas, ubicacin y observaciones. Mdulo de huspedes donde se almacene los datos personales da las personas que se hospeden en la residencia. Mdulo de reserva de habitaciones. Mdulo de la Ficha de Ingreso donde se registre el semestre en el cual ingrese el husped. Mdulo de Facturacin y Cobro de las habitaciones Mdulo de Gestin de Empleados y Puestos de Trabajo, para tener la posibilidad de llevar un control de trabajo Mdulo para generar mens en el que se almacene diversas opciones de platos y genere de forma aleatoria el men diario, tomando en cuenta informacin nutricional y combinacin de platos. Mdulo de emisin de ticket o comprobante de venta para tener un control del consumo diario, as como tambin emisin de tarjetas de consumo frecuente para personal militar y administrativo. Mdulo de gestin de reservas para eventos

174

Unidad

que

participa:

Administracin

de

Servicio

de

Alojamiento

Administracin de Servicios de Alimentacin.

Tiempo (meses) = 12 Desarrollo Implantacin = 10 = 2

Costos Aproximados: RECURSO Desarrollo ( Hombre / Mes ) Implantacin ( Hombre / Mes ) Uso de equipo computacional Uso de software para desarrollo Gastos Administrativos Imprevistos Materiales Varios TOTAL COSTO ( $ ) 12.000 2.000 3.000 3.000 2.000 2.000 1.000 25.000

175

PROYECTO 2

Definicin: Sistema para la Administracin de Servicio de Salud

Objetivo: Crear un sistema que permita la correcta gestin del Servicio de Salud.

Justificacin: La unidad de Administracin de Servicios de Salud cuenta con un sistema de atencin mdica en donde se puede registrar historias clnicas, antecedentes patolgicos, registro examen fsico inicial, consultas mdicas, certificaciones, reportes, el mismo que se utiliza en el dispensario mdico y en el servicio odontolgico respectivamente, en lo referente a la Farmacia y al Laboratorio Mdico, no cuenta con un sistema que les permita gestionar el trabajo realizado, tal como un inventario de medicamentos con su precios de referencia, localizacin de productos genricos y caractersticas varias.

En lo que respecta al laboratorio se considera necesario un sistema donde se registre datos del paciente y el anlisis de las muestras, para tener un control exacto e histrico de los resultados.

Descripcin del Proyecto: Los siguientes son los mdulos necesarios con los cuales debera contar el sistema para satisfacer las necesidades antes mencionadas, los cuales sern distribuidos tanto a la farmacia como al laboratorio segn sea necesario:

176

Mdulos del sistema: Modulo de pacientes en el que se registre los datos de los mismos. Modulo de inventario de medicinas para llevar un control riguroso del stock. Mdulo para la descripcin de medicamentos, en el que se detalle medicinas genricas, indicaciones y contraindicaciones, advertencias especiales, efectos adversos, composicin, precauciones, etc. Y Precio de venta al pblico de cada uno de los medicamentos. Mdulo de facturacin o comprobante de venta para tener un control de las ventas diarias. Mdulo de Administracin de anlisis de muestras, donde se registre los cdigos asignados a las muestras, los procedimientos a realizar y los resultados y novedades encontradas.

Unidad que participa: Farmacia y Laboratorio Mdico

Tiempo (meses) = 14 Desarrollo Implantacin = 9 = 5

177

Costos Aproximados:

RECURSO Desarrollo ( Hombre / Mes ) Implantacin (Hombre / Mes) Uso de equipo computacional Uso de software para desarrollo Gastos Administrativos Imprevistos Materiales Varios TOTAL

COSTO ( $ ) 10.000 5.000 3.500 3.500 2.500 2.500 1.500 27.500

178

PROYECTO 3

Definicin: Sistema para la Administracin de Servicio de Transporte.

Objetivo: Crear un sistema que permita la correcta gestin del Servicio de Transporte.

Justificacin: La unidad de transporte al momento no cuenta con ningn sistema que le permita automatizar sus procesos, todo el trabajo se lo realiza de forma manual, por lo que se requiere un sistema completo de administracin de transporte.

Descripcin del Proyecto:

Los siguientes son los mdulos necesarios con los cuales debera contar el sistema para satisfacer las necesidades de la unidad:

Mdulos del sistema: Modulo de administracin de rutas, donde se registrar las rutas que se deben cumplir a diario. Mdulo de control de vehculos, donde se ingrese los datos del vehculo y se controle el gasto que genera cada uno, como: matrculas, mantenimiento, combustible, peajes, gastos de imprevistos (accidentes, daos, remolques, etc.) Mdulo de usuarios, para registrar los datos necesarios de las personas que utilizarn el servicio. 179

 Mdulo de gestin de empleados y puestos de trabajo, para tener la posibilidad de llevar un control de trabajo. Mdulo de administracin de solicitudes de servicio de transporte, para contar con un cronograma de actividades mensuales, en caso de uso del transporte con fines extracurriculares.

Unidad que participa: Administracin de Servicio de Transporte

Tiempo (meses) = 8 Desarrollo Implantacin = 7 = 1

Costos Aproximados: RECURSO Desarrollo ( Hombre / Mes ) Implantacin ( Hombre / Mes ) Uso de equipo computacional Uso de software para desarrollo Gastos Administrativos Imprevistos Materiales Varios TOTAL COSTO ( $ ) 8.000 1.000 2.000 2.000 1.500 1.000 500 16.000

180

PROYECTO 4

Definicin: Interfase para migracin de datos en la Biblioteca

Objetivo: Crear una interfase que permita la migracin automtica de datos del antiguo al nuevo sistema.

Justificacin: La Biblioteca actualmente cuenta con 3 sistemas: Siabuc 8, que es el sistema de consultas y prstamos de material bibliogrfico; Websence, que controla y evala el Firewall; y Cybercontrol, que realiza el control del uso de Internet.

Anteriormente se utilizaba el Sistema Isis y no Siabuc, pero ahora con la adquisicin de este ltimo, se deben migrar todos los datos de material bibliogrfico manualmente, lo cual produce retardo ya que son 31.000 datos que deben ser migrados.

Descripcin del Proyecto: Los siguientes son los mdulos necesarios con los cuales debera contar el sistema para satisfacer las necesidades antes mencionadas: Mdulos del sistema: Interfase de migracin de datos de Isis a Siabuc 8

Unidad que participa: Administracin de la Biblioteca.

181

Tiempo (meses) = 6 Desarrollo Implantacin = 4 = 2

Costos Aproximados: RECURSO Desarrollo ( Hombre / Mes ) Implantacin ( Hombre / Mes ) Uso de equipo computacional Uso de software para desarrollo Gastos Administrativos Imprevistos Materiales Varios TOTAL COSTO ( $ ) 4.000 2.000 1.500 1.500 1.000 1.000 500 11.500

182

PROYECTO 5

Definicin: Sistema para la unidad de Soporte Tcnico

Justificacin: La unidad de Soporte Tcnico requiere de un sistema que le permita en forma sencilla y rpida emitir rdenes de servicio tcnico, detallando en cada una, los componentes y accesorios que necesitan reparacin. Tambin requiere un sistema que le permita presupuestar el trabajo a realizar, por lo cual creemos necesario que debern contar con un sistema que cuente con los siguientes mdulos:

Descripcin del Proyecto: Los siguientes son los mdulos necesarios con los cuales debera contar el sistema para satisfacer las necesidades antes mencionadas: Mdulos del sistema: Modulo de usuarios en el que se registre los datos de todos los usuarios. Mdulo de ubicacin de los usuarios, en caso de que el tcnico debe desplazarse hasta el sitio del dao. Mdulo de prioridad de trabajo, el mismo que servir para saber el orden en el cual deben ser atendidos las solicitudes de asistencia tcnica Mdulo de rdenes de servicio tcnico, en las cuales se detallara los componentes como, CPU, Micro, H.D., Memoria RAM, CD ROM, CD R/W, Vdeo, Monitor, Impresora, Scanner y otros accesorios, que necesitan asistencia tcnica. 183

 Mdulo de Presupuestos, para determinar el monto aproximado del dao y los costos de reparacin Mdulo de Bitcoras, para registrar las diversas soluciones que se han utilizado en anteriores casos y poder usarlas en futuros problemas.

Unidad que participa: Soporte Tcnico y Help Desk

Tiempo (meses) = 6 Desarrollo Implantacin = 5 = 1

Costos Aproximados: RECURSO Desarrollo ( Hombre / Mes ) Implantacin ( Hombre / Mes ) Uso de equipo computacional Uso de software para desarrollo Gastos Administrativos Imprevistos Materiales Varios TOTAL COSTO ( $ ) 5.000 1.000 1.500 1.500 1.000 1.000 500 11.500

184

PROYECTO 6

Definicin: Sistema de Inventario de Software Base y aplicativos

Objetivo: Crear un sistema que permita tener un inventario automatizado de software base y aplicativos.

Justificacin: La unidad de Desarrollo, Implantacin y Mantenimiento de Aplicativos y de Administracin de software actualmente cuentan con un Sistema de Pedidos, en el cual se registran el ingreso y determinacin de los pedidos de los usuarios y una bitcora en la que se registran los avances en el desarrollo de software.

Pero no se cuenta con un sistema que permita tener un inventario automatizado de software base y aplicativos, por lo cual creemos necesario que debern contar con un sistema que cuente con los siguientes mdulos:

Descripcin del Proyecto: Los siguientes son los mdulos necesarios con los cuales debera contar el sistema para satisfacer las necesidades antes mencionadas: Mdulos del sistema:

Mdulo que permita realizar un anlisis inteligente y dinmico de los activos y alertar en tiempo real cuando se producen cambios en la red, permitiendo reconocer hardware, software y aplicativos instalados. 185

 Mdulo de gestin de software, en el cual se administre el inventario con el software y aplicativos existentes, as como una lista de nuevas versiones y actualizaciones.

Unidad que participa: Desarrollo, Implantacin y Mantenimiento de Aplicativos y de Administracin de software.

Tiempo (meses) = 12 Desarrollo Implantacin = 10 =2

Costos Aproximados:

RECURSO Desarrollo ( Hombre / Mes ) Implantacin ( Hombre / Mes ) Uso de equipo computacional Uso de software para desarrollo Gastos Administrativos Imprevistos Materiales Varios TOTAL

COSTO ( $ ) 12.000 2.000 3.000 3.000 2.000 2.000 1.000 25.000

186

PROYECTO 7

Definicin: Sistema de Administracin de cambios en la Red.

Objetivo: Crear un sistema que permita administrar las fallas, los cambios y en general el comportamiento de la red, para asegurar el funcionamiento optimo de la misma.

Justificacin: La unidad de redes cuenta con servidores para la administracin de dominios, correo, videoconferencia, firewall, entre otros, pero no se cuenta con un sistema que le permita administrar la red en general asegurando de este modo la correcta operacin de la misma por tanto, el sistema que se sugiere en el presente proyecto pretende cubrir la necesidad que tiene una red de contar con la administracin correcta de cualquier tipo de telecomunicaciones, voz, datos y video, as como la administracin remota de fallas, configuraciones, rendimientos, seguridad e inventarios.

Descripcin del Proyecto: Los siguientes son los mdulos necesarios con los cuales debera contar el sistema para satisfacer las necesidades antes mencionadas:

Mdulo para administrar las fallas y manejar las condiciones de error en todos los componentes de red, como por ejemplo, deteccin de fallas, diagnstico de problemas, seguimiento, solucin y control.

Mdulo control de fallas para tener un monitoreo permanente de todos sus elementos. 187

Mdulo de administracin de cambios en el cual se lleve un control de la planeacin, programacin de eventos e instalacin de componentes de red.

Mdulo de administracin del comportamiento el cual se asegure el funcionamiento optimo de la red, en el cual se controle el nmero de paquetes que se transmiten por segundo, tiempos de respuesta y disponibilidad de la red.

Modulo de inventarios para registrar los nuevos componentes que se incorporan a la red, los movimientos que se hagan y todos los cambios que se lleven a cabo.

Unidad que participa: Redes y Telecomunicaciones Tiempo (meses) = 7 Desarrollo Implantacin = 5 =2

Costos Aproximados: RECURSO Desarrollo ( Hombre / Mes ) Implantacin ( Hombre / Mes ) Uso de equipo computacional Uso de software para desarrollo Gastos Administrativos Imprevistos Materiales Varios TOTAL COSTO ( $ ) 7.000 2.000 2.625 2.625 1.750 1.750 1.000 18.750

188

CAPITULO 5

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1

CONCLUSIONES
Se llegaron a cumplir en su totalidad los objetivos planteados al inicio del presente proyecto. Se realiz el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin del rea de Gestin de Tecnologa Informtica y

Comunicaciones y El rea de Gestin de Servicios Universitarios de la Escuela Politcnica del Ejrcito, utilizando la metodologa de

Procedimientos de alineamiento de los Planes de Tecnologas y Sistemas de Informacin con la estrategia de negocio, y apoyndose en ciertas matrices de la metodologa Business System Planning, necesarias para el anlisis.

Se realiz un anlisis de situacin actual de los Sistemas de Informacin de dichas reas, para as determinar sus necesidades y requerimientos.

Se investig las diferentes metodologas y as se escogi la que presentar mayores beneficios para la realizacin del proyecto

Se identificaron las relaciones entre procesos y clases de datos, as como, los subsistemas de informacin que permitirn en un futuro, su seguimiento y elaboracin.

189

Las tecnologas de informacin, permiten acelerar y automatizar los procesos de las diferentes reas, pero siempre y cuando, previamente se haya definido con claridad los procesos que cada una comprende.

A la par de la creacin e integracin de nuevas tecnologas informticas, debe ir la capacitacin que la Institucin debera brindas a los usuarios de dichas tecnologas.

Se debe considerar que todas las reas tienen procesos que deben ser automatizados para poder llevar a acabo una mejor realizacin del trabajo, y que se debe tomar en cuenta a todas las reas al momento de la planificacin.

5.2

RECOMENDACIONES
La Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin, permite visualizar con claridad los problemas y aciertos que se tiene en la Institucin en cuanto a Sistemas de Informacin, por lo cual, se debe considerar el presente proyecto como un apoyo para la futura toma de decisiones con eficiencia y eficacia en cuanto a este tema se refiere.

Como apoyo a la Planificacin Estratgica de Sistemas de Informacin, es recomendable que se realicen Auditorias Informticas basndose en una

190

correcta metodologa para su desarrollo, para as obtener un mejor resultado de la situacin actual del uso de los Sistemas de informacin.

Para el cumplimiento y seguimiento de los proyectos a realizarse en corto y mediano plazo, se debe llevar un control, para que estos sean concluidos correctamente.

Controlar el correcto cumplimiento de la Planificacin en todas las reas, para que as no se queden nicamente implantadas.

191

BIBLIOGRAFA

ANDREU, Rafael & Ricand, Joan. Estrategia y Sistemas de Informacin. Segunda Edicin. McGraw Hill. Information Systems Audit and Control Foundation. COBIT Directrices de Auditoria. Segunda Edicin. MINTZBERG,H., Quinn, J. El proceso Estratgico, De. Prentice may, segunda edicin, 1993. Plan Estratgico Institucional ESPE 2005-2010 Portal de la ESPE / Informacin pblica (www.espe.edu.ec) SYSRM CORPORATION. Presentacin. Grupo de ingeniera de software 2004. www.bocc.ubi.pt http://www.mideplan.go.cr/sinades/Proyecto_SINADES/capacitacion http://www.ibermatica.com/ibermatica http://www.joseacontreras.net/direstr/cap82d.htm http://www.regionlambayeque.gob.pe/PEI/AnalisisFODA.pdf http://www.uventas.com/ebooks/Analisis_Foda.pdf

192

ANEXO A

PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTIN DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS ADMINISTRACIN DE LA BIBLIOTECA

Las tecnologas utilizadas son las adecuadas y actuales (Siabuc, Cyber Control, Websence) Se considera que el personal de Organizacin y Sistemas est correctamente preparado para realizar sus funciones Se considera que el servicio del Departamento de Organizacin y Sistemas da los resultados esperados El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados son los adecuados para el buen desempeo del rea Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) es Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas Se cuenta con encargados de Informtica que solventa los problemas de la Biblioteca
0 1 0,5 0,5 0,5 0 0,5 0 0,5 0 0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

El edificio cuenta con sistemas de control de inundacin, terremoto, fuego y sabotaje

Los prstamos se registran en una Base de Datos

Se cuenta con medidas de seguridad para el ingreso a los equipos

Los procesos han sido implantados en el rea

Se tiene apertura al cambio tecnolgico

son

Los equipos informticos actualizados peridicamente

La asesora aceptable

sobre

informtica

El ambiente fsico del puesto de trabajo y los recursos asignados son los adecuados para el buen desempeo del rea Se tiene apertura al cambio tecnolgico Los procesos han sido implantados en el rea Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El sistema con el que se cuenta en el rea est acorde con los avances tecnolgicos Los equipos informticos son actualizados peridicamente Se considera que el servicio del Departamento de Organizacin y Sistemas da los resultados esperados Se considera que el personal de Organizacin y Sistemas est correctamente preparado para realizar sus funciones La asesora sobre informtica es aceptable Se cuenta con medidas de seguridad para el ingreso a los equipos Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal Las tecnologas utilizadas son las adecuadas y actuales (Siabuc, Cyber Control, Websence) Los prstamos se registran en una Base de Datos El edificio cuenta con sistemas de control de inundacin, terremoto, fuego y sabotaje Se cuenta con encargados de Informtica que solventa los problemas de la Biblioteca

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0 0,5 0,5 0 0 0,5 0,5 0,5 0,5 1

0,5 0,5 1 0,5 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 0,5 0

0,5 0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 0,5 0,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0 0,5 0 0,5 0 0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

0,5 0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0 0,5 0 0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

0,5 0,5 0,5 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 0,5 1

1 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 1 0,5 0,5

0,5 0,5 0,5 1 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 1 0,5 1

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 1 0,5 0,5

1 0,5 0,5 1 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 1 0,5 1

1 0,5 0,5 1 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 1 0,5 1

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0 0 0 0 0 0,5 0,5 1 0,5 0,5

0,5 0 0 0,5 0,5 0 0 0 0 0 0 0,5 0,5 0,5 0 0,5

0,5 0 0 0,5 0,5 0 0 0 0 0 0 0 0,5 0,5 0 0,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1 0,5 0,5

9 6,5 7,5 10 10 6 6 5 6,5 4,5 4,5 10 12,5 13 7 10

TOTAL

ANEXO B

PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y COMUNICACIONES SOPORTE TCNICO
La configuracin de los equipos nicamente es realizada por personal autorizado y calificado Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea El inventario de equipos se los actualiza en el tiempo de un ao El reemplazo o instalacin de nuevos equipos se lo realiza previo un estudio que justifique su necesidad Se sigue un procedimiento para la Se cuenta con herramientas adecuadas para l mantenimiento de los equipos Se coloca a la temperatura adecuada a los equipos que requieren sistema de aire acondicionado. (Servidores) Los archivos de trabajo de los equipos son depurados anualmente y cada vez que se reportan problemas de funcionamiento equipos, la cual es llenada por personal especializado Se cuenta con servicio de mantenimiento para todos los equipos El software instalado es revisado y actualizado semestralmente o cada vez que se le realiza mantenimiento preventivo El mantenimiento preventivo de los equipos se realiza anualmente o previa solicitud del usuario Existe la Unidad de HelpDesk que es la responsable de brindar ayuda a los usuarios de los equipos Se tiene un plan de mantenimiento preventivo y provisiones correctivas Estas actualizaciones de software son registradas en una bitcora La investigacin y solucin de problemas de equipos se la realiza en un tiempo de 15 a 60 minutos por equipo A pesar de la falta de equipo actualizado se mantiene los equipos en buen estado operativo Se sigue el procedimiento establecido para mantenimiento preventivo adquisicin de nuevo hardware, as como, para la adecuada y oportuna instalacin de los Se mismos lleva una bitcora de las fallas de los Se da la capacitacin a los usuarios acerca del programa antivirus Al finalizar la garanta de los equipos, estos se integran a un programa de mantenimiento Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se tiene instalado en todos los equipos programas antivirus, el cual es actualizado peridicamente Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal
0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 1 0 0 0,5

Los programas y archivos bajados de Internet son depurados frecuentemente, as como los archivos temporales

Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware)

La informacin no utilizada de los equipos se la destruye

Se cuenta con un registro de los equipos con sus caractersticas

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas

Los procesos del manual existente han sido implantados en el rea

Se lleva el control de la garanta de los equipos

El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas

Se tiene proteccin contra fuego automtica

Se tiene apertura al cambio tecnolgico

Se cuenta con un registro de los equipos con sus caractersticas El inventario de equipos se los actualiza en el tiempo de un ao El reemplazo o instalacin de nuevos equipos se lo realiza previo un estudio que justifique su necesidad Se sigue un procedimiento para la adquisicin de nuevo hardware, as como, para la adecuada y oportuna instalacin Se lleva una bitcora de las fallas de los equipos, la cual es llenada por personal especializado Se cuenta con servicio de mantenimiento para todos los equipos El mantenimiento preventivo de los equipos se realiza anualmente o previa solicitud del usuario Existe la Unidad de HelpDesk que es la responsable de brindar ayuda a los usuarios de los equipos Se tiene un plan de mantenimiento preventivo y provisiones correctivas Se lleva el control de la garanta de los equipos Al finalizar la garanta de los equipos, estos se integran a un programa de mantenimiento Se cuenta con herramientas adecuadas para el mantenimiento de los equipos Se coloca a la temperatura adecuada a los equipos que requieren sistema de aire acondicionado. (Servidores) Los archivos de trabajo de los equipos son depurados anualmente y cada vez que se reportan problemas de La configuracin de los equipos nicamente es realizada por personal autorizado y calificado Se tiene instalado en todos los equipos programas antivirus, el cual es actualizado peridicamente Se da la capacitacin a los usuarios acerca del programa antivirus Los programas y archivos bajados de Internet son depurados frecuentemente, as como los archivos temporales El software instalado es revisado y actualizado semestralmente o cada vez que se le realiza mantenimiento preventivo Estas actualizaciones de software son registradas en una bitcora La informacin no utilizada de los equipos se la destruye Se tiene proteccin contra fuego automtica La investigacin y solucin de problemas de equipos se la realiza en un tiempo de 15 a 60 minutos por equipo Se sigue el procedimiento establecido para mantenimiento preventivo Se tiene apertura al cambio tecnolgico Se cuenta con un manual de procesos formal para el desarrollo de las funciones del rea Los procesos del manual existente han sido implantados en el rea Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas A pesar de la falta de equipo actualizado se mantiene los equipos en buen estado operativo Se cuenta con medidas de seguridad (claves) para el ingreso a los equipos Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

0,5 1 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 0 0 1

0 0,5 1 0 0 1 1 1 1 0 1 1 1 0 1 1 0 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 1 1 0 0 1

0 0 0,5 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1

1 1 0 0,5 1 1 0 1 1 0 1 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1 0 0 1

1 1 0 0 0,5 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0

0 0 0 0 0 0,5 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

0 0 0 1 0 1 0,5 1 1 0 1 1 1 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 1 1 1 1 0 0 1

0 0 0 0 0 0 0 0,5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0

1 0 0 0 0 1 0 1 0,5 0 1 1 1 0 1 1 0 0 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 0 0 1

0 1 1 1 1 1 1 1 1 0,5 1 1 1 0 1 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1

0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0,5 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 0,5 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0 1

0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0,5 0 1 1 0 0 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1 0 0 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0,5 1 1 0 0 1 1 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1 0 0 1

0 0 1 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0,5 1 0 0 1 0 0 1 1 1 0 1 1 0 0 1 0 0 1

0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0,5 0 0 1 0 0 1 1 1 0 0 1 1 0 1 0 0 0

1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0,5 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1

1 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0,5 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 0 0 1

1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,5 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 1 0,5 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0,5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0,5 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 1

0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0,5 1 0 0 1 1 1 1 1 0 1

0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,5 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 0 1 1 0 1 1 1 1 0 1 0 1 1 1 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0,5 1 1 1 1 1 1 0 0

0 1 1 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 0 0,5 1 1 1 1 0 0 0

0 1 1 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0,5 1 0 1 0 0 1

0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0,5 0 1 0 0 0

1 0 0 0 0 1 0 1 1 0 1 1 0 0 1 1 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0,5 1 0 0 1

0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0,5 0 0 0

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 1 0 1 1 1 1 1 0,5 0 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0,5 1

13,5 13,5 13,5 11,5 17,5 28,5 14,5 28,5 15,5 8,5 29,5 16,5 16,5 6,5 17,5 21,5 4,5 9,5 27,5 5,5 1,5 22,5 20,5 31,5 9,5 17,5 20,5 25,5 17,5 28,5 4,5 1,5 23,5

TOTAL

ANEXO C

PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTIN DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN ADMINISTRACIN DE REDES Y COMUNICACIONES
El manejo de la red se lo realiza mediante manuales y procedimientos actualizados adecuados y bajos protocolos definidos Se cuenta con nuevos proyectos como Sala de comunicaciones con sistema de acceso biomtrico Los servidores cuentan con reglas de seguridad ( mecanismos de autentificacin ) y revisiones de los archivos de configuracin y arranque del sistema Se llevan registros de las actividades de los servidores e identificados los equipos con misin crtica La red cuenta con un registro e ilustracin grafica de sus componentes Se cuenta con un plan de contingencia en caso de que fallen los controles ambientales La planificacin de las actividades se la realiza de forma diaria, mensual, semestral y anual. Se cuenta con un manuales de los sistemas que utilizan para administrar los equipos y las aplicaciones Los equipos y programas que utilizan son los adecuados y estn acorde a la tecnologa actual Se sigue estndares para la realizacin del cableado estructurado La informacin cuenta con medidas de seguridad ( permisos, tcnicas de encriptacin, programas) para proteger la integridad de la misma Realizan proyectos para implementar nuevas tecnologas Se tiene proteccin contra posibles problemas elctricos ( corto circuito, instalacin a tierra de los equipos, equipos de energa auxiliar ) Se encuentra identificado los responsables del uso y custodia de dispositivos especiales El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la misin y visin de la institucin Las condiciones ambientales para los equipos son las adecuadas medios

El personal se capacita anualmente

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

Se cuenta con lneas independientes para transmitir voy y datos

1 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 0 1 0 0 0,5

Se cuenta con bitcoras de fallas detectadas en lo equipos

Se realiza respaldos mensuales de la informacin

Existe un inventario de todos los equipos de red

Se cuenta con lugares magnticos u pticos.

asignados

para

guardar

El personal esta abierto al cambio tecnolgico para poder cumplir con la misin y visin de la institucin Las condiciones ambientales para los equipos son las adecuadas Se cuenta con un plan de contingencia en caso de que fallen los controles ambientales Se tiene proteccin contra posibles problemas elctricos ( corto circuito, instalacin a tierra de los equipos, equipos de energa auxiliar ) La red cuenta con un registro e ilustracin grafica de sus componentes El manejo de la red se lo realiza mediante manuales y procedimientos actualizados adecuados y bajos protocolos definidos Se encuentra identificado los responsables del uso y custodia de dispositivos especiales Se cuenta con bitcoras de fallas detectadas en lo equipos Existe un inventario de todos los equipos de red Se cuenta con nuevos proyectos como Sala de comunicaciones con sistema de acceso biomtrico Los servidores cuentan con reglas de seguridad ( mecanismos de autentificacin ) y revisiones de los archivos de configuracin y arranque del sistema Se llevan registros de las actividades de los servidores e identificados los equipos con misin crtica Se realiza respaldos mensuales de la informacin Se cuenta con lugares asignados para guardar medios magnticos u pticos. Se sigue estndares para la realizacin del cableado estructurado La informacin cuenta con medidas de seguridad ( permisos, tcnicas de encriptacin, programas) para proteger la integridad de la misma Realizan proyectos para implementar nuevas tecnologas Los equipos y programas que utilizan son los adecuados y estn acorde a la tecnologa actual Se cuenta con un manuales de los sistemas que utilizan para administrar los equipos y las aplicaciones El personal se capacita anualmente La planificacin de las actividades se la realiza de forma diaria, mensual, semestral y anual. Se cuenta con lneas independientes para transmitir voz y datos

0,5 1 1

0 0,5 1

0 0 0,5

0 1 1

0 0 0

0 1 0

0 1 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 1 0

0 0 0

1 1 1

0 0 0

0 0 0

1 0 1

0 1 0

1 0 0

4,5 8,5 5,5

0,5

9,5

0,5

8,5

0,5

6,5

1 1 1 1

0 1 1 1

1 1 1 1

1 0 1 0

1 1 1 1

1 1 1 1

0,5 0 1 1

1 0,5 1 0

0 0 0,5 0

0 1 1 0,5

0 1 1 1

1 1 0 0

0 1 0 0

0 1 1 0

1 1 1 1

0 1 1 1

0 1 1 0

0 1 0 1

0 1 1 1

0 1 1 0

1 1 1 0

9,5 18,5 18,5 12,5

0,5

12,5

1 1 1 1 0 1 1 0 1 0 0

1 1 0 1 0 1 1 1 0 1 0

1 1 1 1 0 1 1 0 1 1 1

0 1 1 0 0 1 1 0 1 0 0

0 1 1 1 1 0 1 0 1 1 0

1 1 1 1 1 0 1 0 1 1 1

0 1 1 0 1 1 1 1 1 0 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0

1 1 1 0 0 1 0 0 1 1 0

1 1 1 0 0 1 1 0 1 0 0

0,5 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0,5 0 0 0 1 0 0 0 0 0

1 1 0,5 0 0 0 1 0 0 0 0

1 1 1 0,5 0 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 0,5 1 1 0 0 1 1

1 0 1 0 0 0,5 0 0 0 0 0

1 1 0 0 0 1 0,5 1 0 1 1

1 1 1 0 1 1 0 0,5 0 0 0

1 1 1 0 1 1 1 1 0,5 0 1

1 1 1 0 0 1 0 1 1 0,5 1

16,5 19,5 15,5 6,5 5,5 15,5 13,5 7,5 10,5 8,5 8,5

TOTAL

ANEXO D

PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y COMUNICACIONES DESARROLLO, IMPLEMENTACIN Y MANTENIMIENTO DE APLICATIVOS
Se cuenta con medidas de seguridad (claves y firewall) para el ingreso a los equipos y servidores Los aplicativos son desarrollados nicamente bajo solicitud o identificacin de la necesidad En el diseo del aplicativo se toma en cuenta el criterio del usuario y del analista y programador Se siguen estndares para el diseo y mantenimiento de aplicativos los cuales cuentan con un control peridico Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) Se utiliza como base de datos ORACLE y Sybase Se desarrolla en lenguaje JAVA y Power Builder Los sistemas instalados cuentan con manual de usuario claro y entendible La solicitud de informacin se la entrega a la brevedad posible, siempre respetando prioridades Al entregar el aplicativo se lo hace acompaado de su respectivo manual de usuario y tcnico Existe una lista de sistemas de informacin en uso A pesar de la falta de personal se han solventado todos los problemas que han existido Las modificaciones o actualizaciones se realizan siempre en copias del aplicativo, nunca en el original Existe un Administrador de Aplicativos que se encarga del mantenimiento y las actualizaciones de los aplicativos El mantenimiento o actualizacin se lo realiza previo un estudio en el cual se justifiquen estas acciones La metodologa utilizada es Orientada a objetos Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal
0 0 1 1 1 0 0 1 1 0 12 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 1 0 1 0 1 1 1 0 0 1 1 0 1 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0 0 0 1 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 1 1 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 1 1 1 1 1 0 1 0,5 0 0,5 0 1 0,5 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0,5 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0,5 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0,5 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0,5 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0,5 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0,5 0 0 1 0 0 1 1 1 1 0,5 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0,5 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0,5 0 0,5 0 0 0,5 2,5 14 1 9 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 1 17 3,5 5,5 13,5 21 14,5 19 13,5 7,5 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 0 0 7 12 11,5 18,5 17,5 18,5 4,5 5,5 17,5 18

Los procesos del manual existente han sido implantados en el rea

Se controla que nicamente el personal autorizado realice el mantenimiento y las actualizaciones

es

MATRIZ DE PRIORIZACIN DE FORTALEZAS

Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas

Se realiza una prueba con el usuario del aplicativo

El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas

Cada modificacin y actualizacin debidamente documentada

Se tiene apertura al cambio tecnolgico

Los aplicativos son desarrollados nicamente bajo solicitud o identificacin de la necesidad En el diseo del aplicativo se toma en cuenta el criterio del usuario y del analista y programador La metodologa utilizada es Orientada a objetos Se desarrolla en lenguaje JAVA y Power Builder Se utiliza como base de datos ORACLE y Sybase Al entregar el aplicativo se lo hace acompaado de su respectivo manual de usuario y tcnico Existe una lista de sistemas de informacin en uso Se realiza una prueba con el usuario del aplicativo Se siguen estndares para el diseo y mantenimiento de aplicativos los cuales cuentan con un control peridico Existe un Administrador de Aplicativos que se encarga del mantenimiento y las actualizaciones de los aplicativos El mantenimiento o actualizacin se lo realiza previo un estudio en el cual se justifiquen estas acciones Se controla que nicamente el personal autorizado realice el mantenimiento y las actualizaciones Las modificaciones o actualizaciones se realizan siempre en copias del aplicativo, nunca en el original Cada modificacin y actualizacin es debidamente documentada Se tiene apertura al cambio tecnolgico Los procesos del manual existente han sido implantados en el rea Dentro del rea se tienen proyectos de implementacin de nuevos sistemas (software y/o hardware) El personal del rea est capacitado para el uso de nuevas tecnologas A pesar de la falta de personal se han solventado todos los problemas La solicitud de informacin se la entrega a la brevedad posible, siempre Los sistemas instalados cuentan con manual de usuario claro y entendible Se cuenta con medidas de seguridad (claves y firewall) para el ingreso a los equipos y servidores Se cumple con el procedimiento de entregar el equipo informtico en desuso al departamento de Organizacin y Sistemas Se cuenta a nivel de rea un sistema de capacitacin al personal

0,5 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0

0 0,5 1 1 1 0 0 1 1 0 0

0 0 0,5 0 0 0 0 0 0 1 0

0 0 1 0,5 1 0 0 1 1 0 0

0 0 1 0 0,5 0 0 1 1 0 0

1 1 1 1 1 0,5 0 1 1 1 1

0 1 1 1 1 1 0,5 1 1 1 0

0 0 1 0 0 0 0 0,5 1 0

0 0 1 0 0 0 0 0 0,5

0 1 0 1 1 0 0 1 1 0,5

1 1 1 1 1 0 1 1 1 1

1 0 1 1 1 0 0 1 0 1

0 0 0 1 1 0 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 0

1 1 1 1 1 0 0 1 1 1

1 0 1 1 1 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 1 0 0 0 0 0 1 0 0

0 0 1 1 1 0 0 0 0 0

0 0 0 1 1 0 0 0 1 0

1 1 1 1 1 0 0 1 1 1

0 1 1 1 1 1 0 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

8,5

0 0

TOTAL

ANEXO E

MATRIZ OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y POLTICAS

ORIGEN
D2-O1 F1-O1 D2-A1 F5-A7 F1-O1 ; F2-F7-O4

OBJETIVO

ESTRATEGIA
Tomar en cuenta en el sistema de calidad la correcta planificacin de sistemas de informacin

POLTICA
Implantacin de polticas de seguridad en redes

Incluir en el Sistema de calidad normas y procedimientos referidos Contemplar en el sistema de Calidad el uso de normas de seguridad que permitan mantener integridad de la informacin Respetar la implantacin de procesos a los sistemas de informacin. Indicar en el manual de calidad la importancia de la existencia de una Planificacin de sistemas de informacin Elaborar e implantar los procesos tecnolgicos como parte del sistema de calidad

Creacin de un organigrama de Estructurar el soporte tcnico para apoyar de mejor manera a las unidades administrativas que usan extensivamente funciones y responsables basndose en tecnologa, incluyendo pasantes. un perfil de conocimientos

Redefinir la estructura organizacional para que en esta conste que los F5-A4 ; D3-A3 ; D3- Organizar la estructura funcional Proponer reformas a la estructura organizacional, para que as los directivos encargados de actividades importantes, no directivos no deben ser removidos de la Unidad de TIC`s y los tengan que ser reemplazados continuamente y as no tener retardos A4; F5-A1 constantemente, para que as exista elementos relacionados con los continuidad en actividades y proyectos S.I. en base de procesos D3-O1 ; D3-A1 D3-A5-A7 F6-F8-O2 ; F11-O2O4 F6-F8-A6 ; D1-O2 D1-A6 D1-A8 F2-A2 D2-O4 D7-O3 F6-F11-A5-A7 D6-O2 F6-F8-O3 D1-O3 D9-A2 F4-O1 F3-A3 Indicar en el sistema de calidad, la estructura funcional de cada una de las reas y darla a conocer al personal Definir correctamente las funciones del personal para que as no se retarde ni exista burocracia en los trmites Asignar los recursos necesarios para integrar a los estudiantes y maestros en la realizacin de proyectos tecnolgicos Incrementar el aporte econmico de la institucin para implantacin Replantear la flexibilidad en el presupuesto asignado a las dependencias, para que as este sea utilizado en mejoras del de tecnologa avanzada. espacio fsico de trabajo y adquisicin de recursos convenientes Entregar los recursos adecuados para que exista motivacin en la realizacin del trabajo Crear programas de capacitacin peridica Proveer capacitacin al personal Elaborar y ejecutar un programa de capacitacin para mejorar la cultura informtica organizacional Crear proyectos de integracin de los de soporte y a usuarios Permitir a los estudiantes realizar proyectos de investigacin acerca de Planificacin de sistemas de informacin, estudiantes y profesores en la elaboracin de sistemas de informacin brindndoles apoyo para la correcta realizacin de estos y en un futuro utilizarlos en beneficio de la institucin Realizar concursos para la adquisicin Implantar un sistema de inventario para la administracin de tecnologa del software faltante Dar la adecuada capacitacin al personal de soporte Implantar un sistema para administracin y control de procesos Implantar sistemas tecnolgicos Adquirir sistemas que permitan el control de la seguridad en los sistemas de informacin de avanzada Proveer a los distintos departamentos hardware y software avanzados y adecuados para la realizacin de sus funciones Utilizar tecnologa avanzada para que el personal existente pueda realizar mas gilmente su trabajo y cubrir as la falta de personal Implantar un sistema computadorizado de control de proyectos tecnolgicos, para apoyar al Sistema de calidad. Proveer soporte tecnolgico en base de una metodologa moderna y adecuada. Brindar un servicio eficiente de mantenimiento de equipos de informtica Implantar los proyectos de automatizacin de procesos Asignar equitativamente los recursos por parte de la institucin Permitir la utilizacin del presupuesto asignado a las dependencias en sistemas informticos que les permita realizar su laborar mas eficientemente Apoyarse en la estructura organizacional para as lograr cumplir los objetivos del sistema de calidad

Coordinar con FFAA para la colaboracin F5-F6-F8-O5 ; D1- Mejorar la calidad de los servicios Aprovechar la tecnologa de las FF.AA en el campo tecnolgico, para as brindar servicios adecuados y contar con con la institucin con sistemas tecnolgicos tecnologa avanzada O5 tecnolgicos D3-A5-A7 ; D5-A6 Mejorar la comunicacin entre el personal de TIC`s y los usuarios Crear mejores canales de comunicacin

ANEXO F

MATRIZ PROCESOS VS CLASES DE DATOS

Inventario equipos redes y telecomunicaciones Reporte de gestin y monitoreo de aplicativos Plan estratgicos de sistemas de informacin

Presupuesto para el desarrollo de aplicativos

Presupuesto Redes y Telecomunicaciones Expediente tcnico de redes y telecomunicaciones

Plan de prestacin de Servicios de Salud

Presupuesto servicios de salud

Plan de Servicios de biblioteca

Informe de servicio transporte

Presupuesto Soporte Tcnico

Registros servicios transporte

Informe de servicios de salud

CLASES DE DATOS MACROPROCESO Presupuesto Alojamiento

Presupuesto Administracin de Software

Informe de novedades del Servicios de Alimentacin

Presupuesto del Servicio de biblioteca

Informe de prestacin de Servicios de Alojamiento

Registro del Servicio de Alimentacin

Registro de Prestacin de Servicios

Requisicion de Materiales Mdicos

Liquidacin servicios alimentacin

Presupuesto de Gestin de Tics

Reporte del monitoreo de la red

Informe Estadstico de Salud

Requerimientos del software

Requisiciones Bibliogrficas

Registros asistencia tcnica

Presupuesto de Transporte

Plan general de transporte

Presupuesto Alimentacin

Requisicin de Repuestos

Respaldos de informacin

SUBPROCESOS PROCESOS

Gestin de servicios universitarios

Planificacin servicios de alojamiento Prestacin servicios de residencia Planificacin servicios de alimentacin Administracin de Ejecucin servicios de servicios de alimentacin alimentacin Liquidacin servicios de alimentacin Administracin de servicios de salud Planificacin servicios de salud (odontologa, medicina, Ejecucin servicios de salud psiocologa, laboratorio, Evaluacin servicios de salud farmacia) Planificacin servicios de transporte Administracin de Ejecucin servicios de transporte servicios de transporte Administracin de servicios de alojamiento Evaluacin servicios de trasporte Administracin de biblioteca Actualizacin de material bibiogrfico Circulacin - administrar mov. Material bibliog. Planificacin estratgica de TI TI Gestin estratgica de TI Planificacin de contingencias Optimizacin de TI Instalacin, actualizacin y preparacin de equipos y/o elementos informticos Asistencia tcnica de primer nivel

C C C C C C C C U U U C U U U C U C U U U C C U U U C C U C C C C U C C U C U U U C U U C U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U C U U U C U U U U U U U U U U

Soporte tcnico

C U U U C U U C U U U U U U U U C U U U U U U C U U U U U

Gestin de Tecnologa Informtica y comunicaciones

Control y monitoreo servicios red y telecomunicaciones Administracin de redes y Implementacin y actualizacin telecomunicaciones servicios de red y telecomunicaciones Administracin de usuarios Anlisis de aplicativos Desarrollo, implantacin y Diseo de aplicativos mantenimiento de Desarrollo de aplicativos aplicativos Implantacin de aplicativos Administrar sistemas de Administracin de informacin software Administrar bases de datos

U U

C U U U

U C U U U U

U U U U C C

Seguridades Informticas

Inventario bibliogrfico

Doc. Tcnica software

Plan de contingencias

Inventarios Hardware

Registro Alojamiento

Planes operativos TI

Inventario Software

Historia Clnica

Proveedores

Usuarios

Bitcora

U U U U U U C

ANEXO G

MATRIZ CIRCULACIN DE DATOS

Inventario equipos redes y telecomunicaciones Reporte de gestin y monitoreo de aplicativos Plan estratgicos de sistemas de informacin Presupuesto para el desarrollo de aplicativos

Presupuesto Redesde y Telecomunicaciones Expediente tcnico redes y telecomunicaciones

Plan de prestacin de Servicios de Salud

Liquidacin servicios alimentacin

Presupuesto de Gestin de Tics

CLASES DE DATOS Presupuesto Alojamiento

Presupuesto Administracin de Software

Informe de novedades del Servicios de Alimentacin

Presupuesto del Servicio de biblioteca

Informe de prestacin de Servicios de Alojamiento

Registro del Servicio de Alimentacin

Registro de Prestacin de Servicios

Requisicion de Materiales Mdicos

Reporte del monitoreo de la red

Presupuesto servicios de salud

Plan de Servicios de biblioteca

Informe de servicio transporte

Registros servicios transporte

Presupuesto Soporte Tcnico

Informe de servicios de salud

Informe Estadstico de Salud

Requerimientos del software

Requisiciones Bibliogrficas

Registros asistencia tcnica

Presupuesto de Transporte

Plan general de transporte

Requisicin de Repuestos

Presupuesto Alimentacin

Respaldos de informacin

SUBPROCESOS PROCESOS MACROPROCES O Administracin de servicios de alojamiento Administracin de servicios de alimentacin Gestin de servicios universitarios Administracin de servicios de salud (odontologa, medicina, Administracin de servicios de transporte Administracin de biblioteca Planificacin servicios de alojamiento Prestacin servicios de residencia Planificacin servicios de alimentacin Ejecucin servicios de alimentacin Liquidacin servicios de alimentacin Planificacin servicios de salud Ejecucin servicios de salud Evaluacin servicios de salud Planificacin servicios de transporte Ejecucin servicios de transporte Evaluacin servicios de trasporte Actualizacin de material bibiogrfico Circulacin - administrar mov. Material bibliog. Planificacin estratgica de TI Gestin estratgica de TI Elaboracin de planes operativos TI Planificacin de contingencias Optimizacin de TI Instalacin, actualizacin y preparacin de equipos y/o elementos informticos

C C C C C C C C U U U C U U U C U C U U U C C U U C U C U C C C C U C C U C U U U C U U C U U U C U U U U U U U U U U U C U U U U U U U U U U

Soporte tcnico

Asistencia tcnica de primer nivel Gestin de Control y monitoreo servicios red y Tecnologa Administracin de telecomunicaciones Informtica y Implementacin y actualizacin servicios redes y comunicaciones telecomunicaciones de red y telecomunicaciones Administracin de usuarios Desarrollo, implantacin y mantenimiento de aplicativos Administracin de software Anlisis de aplicativos Diseo de aplicativos Desarrollo de aplicativos Implantacin de aplicativos Administrar sistemas de informacin Administrar bases de datos

U U U U U U U U U U

U U

C U U

U C U U C U U U U U U U U C U U U U U U C U U U U

U U

C U U U

U C U U U U

U U U U C C

Seguridades Informticas

Inventario bibliogrfico

Doc. Tcnica software

Plan de contingencias

Inventarios Hardware

Registro Alojamiento

Planes operativos TI

Inventario Software

Historia Clnica

Proveedores

Usuarios

Bitcora

U U

U U U U C

ANEXO H

MATRIZ ARQUITECTURA DE INFORMACIN

Inventario equipos redes y telecomunicaciones Reporte de gestin y monitoreo de aplicativos Plan estratgicos de sistemas de informacin Presupuesto para el desarrollo de aplicativos Presupuesto Redes y Telecomunicaciones Expediente tcnico de redes y telecomunicaciones Plan de prestacin de Servicios de Salud Presupuesto Administracin de Software

Informe de novedades del Servicios de Alimentacin

Presupuesto del Servicio de biblioteca

Informe de prestacin de Servicios de Alojamiento

Registro del Servicio de Alimentacin

Registro de Prestacin de Servicios

Requisicion de Materiales Mdicos

Liquidacin servicios alimentacin

Presupuesto de Gestin de Tics

Presupuesto servicios de salud

Plan de Servicios de biblioteca

Informe de servicio transporte

Presupuesto Soporte Tcnico

Registros servicios transporte

CLASES DE DATOS Presupuesto Alojamiento

Reporte del monitoreo de la red

Informe de servicios de salud

Informe Estadstico de Salud

Requerimientos del software

Requisiciones Bibliogrficas

Registros asistencia tcnica

Presupuesto de Transporte

Plan general de transporte

Presupuesto Alimentacin

Requisicin de Repuestos

Respaldos de informacin

SUBPROCESOS PROCESOS MACROPROCES O Planificacin servicios de Administracin de servicios alojamiento Prestacin servicios de de alojamiento residencia Planificacin servicios de alimentacin Administracin de servicios Ejecucin servicios de de alimentacin alimentacin Liquidacin servicios de alimentacin Planificacin servicios de Administracin de servicios salud de salud (odontologa, medicina, psiocologa, Ejecucin servicios de salud laboratorio, farmacia) Evaluacin servicios de salud Planificacin servicios de transporte Administracin de servicios Ejecucin servicios de transporte de transporte Evaluacin servicios de trasporte Administracin de biblioteca Actualizacin de material bibiogrfico Circulacin - administrar mov. Material bibliog.

Alojamiento/Alimentacion

Gestin de servicios universitarios

Mdico

Transporte

Biblioteca

Planificacin estratgica de TI Gestin estratgica de TI operativos TI

Gestin de TICs

Planificacin de contingencias Optimizacin de TI Instalacin, actualizacin y preparacin de equipos y/o elementos informticos Soporte tcnico Asistencia tcnica de primer nivel Gestin de Control y monitoreo servicios Tecnologa red y telecomunicaciones Implementacin y Informtica y Administracin de redes y actualizacin servicios de red comunicaciones telecomunicaciones y telecomunicaciones

Administracin de Software y Hardware

Administracin de usuarios Anlisis de aplicativos Desarrollo, implantacin y Diseo de aplicativos mantenimiento de Desarrollo de aplicativos aplicativos Implantacin de aplicativos Administrar sistemas de Administracin de software informacin Administrar bases de datos

Seguridades Informticas

Inventario bibliogrfico

Doc. Tcnica software

Plan de contingencias

Inventarios Hardware

Registro Alojamiento

Planes operativos TI

Inventario Software

Historia Clnica

Proveedores

Usuarios

Bitcora

HOJA DE LEGALIZACION DE FIRMAS

ELABORADO POR

___________________________________ Daysi Mishel Alcocer Lpez

___________________________________ Rosa Natividad Sigencia Aguayo

COORDINADOR DE LA CARRERA

___________________________________ Ing. Ramiro Delgado

Sangolqu, Febrero 2007