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La PLANIFICACIN La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas

que intervienen, nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad. Detallar ampliamente por escrito los mtodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc. La informacin se obtiene y se prepara segn lo juzgue conveniente el Contador Pblico, por funciones, por departamentos, por algn proceso que sea adecuado a las circunstancias. La forma y extensin en la aplicacin de este procedimiento depender desde luego de la prctica y juicio del Contador Pblico observada al respecto, y que puede consistir en:A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compaa de manera que cubran todos los aspectos de su revisin. B. Que las notas relativas contengan observaciones nicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, tambin cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado. Siempre deber tenerse en cuenta la operacin en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente. Ventajas: El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas. Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un ndice de eficiencia. Mtodo Grfico. Seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, an cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversin de tiempo por parte del auditor en la elaboracin de los flujogramas y habilidad para hacerlos.

Se recomienda el uso de la carta o grfica de organizacin que segn el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintticos que indican los aspectos ms importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Existen dos tipos de grficas de organizacin: Cartas Maestras. Cartas suplementarias. Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos.Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma ms detallada. Se recomienda adems el uso combinado de estas cartas con los manuales de operacin ya que se complementan. Ventajas. Proporciona una rpida visualizacin de la estructura del negocio. Desventajas. Prdida de tiempo cuando no se est familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Pblico. Dificultad para realizar pequeos cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo. Mtodo de Cuestionarios. Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las operaciones y quin tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el sistema establecido. Ventajas: Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algn procedimiento se alter o descontinu. Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control interno. Desventajas. El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas.

Su empleo es el ms generalizado, debido a la rapidez de la aplicacin. De los mtodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano. Para cubrir ese vaco se presenta un cuarto mtodo: Mtodo AFRs. En las auditoras de gestin para la evaluacin del control interno se aplican los afrs, y una vez recopilada la informacin incluye entre otros aspectos, las disposiciones legales relacionadas con el objeto evaluado, la misin y visin establecida, objetivios y metas, estructura organizativa, proceso productivo de bienes o servicios o procesos de apoyo a la gestin, de la cual se obtiene el conocimiento general de la entidad o gestin donde se practica la evaluacin. Los datos e informacin recoipilados se analizaran con una visin sistematica de la organizacin o de la gestin a evaluar, para facilitar la visualizacin de dos grandes tipos de procesos: Los procesos esenciales o medulares, que son aquellos que se dirigen directamente a la generacin de los bienes o servicios que constituyen el objeto principal de la organizacin o misin evaluada. Los procesos de apoyo, es decir lo que le dan el soporte a la gestin productiva y que se lleva adelante para la materializacin de su misin. TIPOS DE CONTROL Se disean para cumplir varias funciones. Preventivos: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan. Detectivos: Identifican los eventos en el momento en que se presentan. Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado. Controles Preventivos Son ms rentables Deben quedar incorporados en los sistemas Evitan costos de correccin o reproceso Ejemplo: El software de seguridad que evita el acceso a personal no autorizado, para tratar de evitar la produccin de errores o hechos fraudulentos Controles Detectivos.

Son ms costosos que los preventivos Miden la efectividad de los preventivos Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeo) Conciliaciones, confirmaciones, conteos fsicos de inventarios, anlisis de variaciones, tcnicas automatizadas, Lmites de transacciones, passwords, edicin de reportes y auditora interna. Ejemplo: Un programa de auditora, para descubrir a posteriori errores o fraudes que no haya sido posible evitarlos con controles preventivos. Controles Correctivos Acciones y procedimientos de correccin (la recurrencia). Documentacin y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los asuntos hasta que son corregidos o solucionados. Ejemplo: Asesorar sobre el conocimiento de las normas. Controles Directivos Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados Los Directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que favorecen al control interno (una poltica de contratacin de un Director Financiero). Ejemplo: Una poltica de contratacin de un Director Financiero EJEMPLOS DE TIPOS DE CONTROL Empresa Mall del Ro. Preventivo: Cuando ponen letreros de no estacionar en los lugares que son de descarga de artculos para los distintos locales existentes Detectivo: En lugares donde el piso es resbaloso y no hay ningn letrero que lo informe, esto ocurre riesgos para los clientes Correctivo: Las cmaras existentes en distintos lugares del Mall, estos ayudan a detectar posibilidades de riesgo que en un futuro trataran de resolverlos. Directivo: En los baos las llaves de agua estn abiertas por un cierto tiempo, esto ayuda que ha no se desperdicie el agua, y habr menos gastos. Empresa "Importadora Tomebamba, Toyota" Preventivo: Cuando ponen letreros de "solo personal autorizado". Esto ayuda a que terceros no tengan exceso a las cosas personales de la empresa

Detectivo: Cuando no hay seales que informen, no estacionarse, esto provocara que haya problemas cuando se lleven los carros a los parqueaderos del municipio Correctivo: Los lugares donde hay como poner las quejas, estos ayudan a detectar posibilidades de riesgo de cmo se trata a los clientes. Directivo: En los baos la luz est programada para apagarse cuando no haya movimiento, esto ayuda a que la empresa pague menos gastos de servicios bsicos. Empresa ERCO Preventivo: Cuando ponen letreros de "La empresa no se responsabiliza por los objetos perdidos". Esto ayuda a que la empresa no tenga problemas por objetos perdidos Detectivo: Cuando alguna de las maquinas sean peligrosas y no haya un letrero que informe eso, puede provocar un riesgo para el personal, haciendo que la empresa ser la nica responsable. Correctivo: Detectar a tiempo y prevenir que aquellos seores que dejan sus carros en reas restringidas, esto ayuda a prevenir posibles riesgos y contratiempos Directivo: Las maquinas estn siempre en funcionamiento, por lo tanto no se presentan artculos daados, esto ayuda a que la produccin sea buena y efectiva.

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