APLICAO DA ANLISE SWOT, NA PREPARAO DO PROCESSO DE AVALIAO INSTITUCIONAL INTERNA (AUTO- AVALIAO) REALIZADA PELA IES

Paula Francineti da Silva TRAVASSOS UFF/RJ paulaf.travassos@gmail.com Fernando de Oliveira VIEIRA UFF/RJ rea@facef.br

Resumo Este trabalho pretende demonstrar a utilizao da ferramenta SWOT para a coleta de informaes internas, que possam contribuir para a construo dos objetivos estratgicos de uma Instituio de Ensino Superior e tem por objetivo descrever a aplicao da anlise SWOT, no processo de auto-avaliao Institucional interna de uma instituio de ensino superior privada. Desenvolver a cultura sobre a importncia da auto-avaliao institucional hoje nas Instituies de Ensino Superior se tornou um importante desafio, este processo precisa e deve ser vivenciado por quem participa da construo das decises e utiliza os seus servios. O artigo traz conceitos sobre autoavaliao Institucional, Legislao de Educao Superior, anlise SWOT e Gesto. Busca-se com este trabalho tratar da importncia da construo deste processo no sentido de aprimorar possveis imperfeies buscando a melhoria contnua. Palavras-Chave: Auto-avaliao, anlise SWOT, Educao Superior e Gesto.

Revista Eletrnica de Administrao (Online), v. 10, n.2, edio 19, jul-dez 2011

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INTRODUO Como objetivo geral, este trabalho pretende demonstrar a importncia do uso de uma ferramenta para a coleta de informaes internas, que possam contribuir para a construo dos objetivos estratgicos de uma IES e objetivo especfico, descreverem a aplicao da anlise SWOT, no processo de avaliao Institucional interna de uma instituio de ensino superior privada. Pretende-se ao final deste trabalho responder as seguintes questes: A anlise SWOT pode ser considerada uma ferramenta de suporte para que a IES atravs de seus dados coletados consiga planejar seus objetivos estratgicos? A pesquisa foi realizada em uma IES privada, localizada na baixada Fluminense, no Estado do Rio de Janeiro. O interesse em fazer uma pesquisa que girasse em torno do tema Avaliao Institucional na Educao Superior fruto da experincia acumulada na gesto de ensino superior e da inquietude em lanar novos olhares questo, e principalmente relacion-la s teorias j existentes sobre Matriz SWOT e Avaliao Institucional. Um dos objetivos desta ferramenta Identificar pontos positivos, negativos e de risco que tambm fazem parte da avaliao nas instituies de ensino superior. Por meio da identificao desses pontos possvel traar um perfil das mesmas, alm, claro, de elaborar futuros planos estratgicos e de desenvolvimento para serem nelas aplicados.

A NOO DE ESTRATGIA Para o estudo desse subitem faz-se necessrio pensar primeiramente acerca da noo de estratgia e da Matriz SWOT em si. H muitos anos a palavra estratgia vem sendo utilizada como ferramenta de gesto. Pode ser dito que aquele que no possui estratgia no sabe para onde vai. Em poucas palavras pode-se dizer que estratgia possibilidade que as organizaes possuem de ter vantagem competitiva em relao a outras, de estar frente das situaes, de conhecer o seu oponente e se antecipar ao ambiente do mercado, o que pode levar realizao de grandes feitos. O termo em questo oriundo do grego strategos e est intimamente relacionado questo militar. Strategos era um general em comando de um exrcito, ou seja, como resume Djalma de Pinho Rebouas de Oliveira em Planejamento Estratgico, a chamada arte do general (1995, p.146). Em seus primrdios, estratgia queria dizer a arte e a cincia de dirigir foras militares a fim de vencer o inimigo ou tornar mais brandos os resultados de uma derrota. J na poca Napolenica, o termo desdobrou-se, e foi incorporado aos movimentos polticos e econmicos com o objetivo de obter melhores mudanas para a vitria militar. Russ (1994, p. 45) outro autor que tambm discute a origem da palavra estratgia. Segundo ele, a palavra estratgia vem de outro termo, strategia, igualmente advindo do grego, e que significa a arte do estrategista, ou seja, daquele que dirige alguma coisa. Entretanto, este vocbulo, assim como o outro strategos , se enderea atividade militar, pois strategia uma arte desta dedicada conduo da guerra e de suas manobras. Com o decorrer dos anos, a palavra foi tomando espao nas organizaes e passou a ser entendida como a maneira pela qual as organizaes se comportam para se tornarem competitivas e como estas organizam seus processos de trabalho de maneira que os cenrios possam se tornar favorveis para a tomada de deciso.
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Segundo Mintzberg (1988, p. 36), estratgia uma fora mediadora entre a organizao e o seu meio envolvente, um padro no processo de tomada de decises organizacionais. J Para Peter Drucker (2001, p. 55), o planejamento estratgico poderia ser definido como um processo de gesto que apresenta, de maneira integrada, o aspecto futuro das decises institucionais, a partir da formulao da filosofia da instituio, sua misso, sua orientao, seus objetivos, suas metas, seus programas e as estratgias a serem utilizadas para assegurar sua colocao em prtica.

Anlise da Matriz SWOT Desenvolvida por Kenneth Andrews e Roland Christensen, dois professores da Harvard Business School Machado (2005), a anlise SWOT consiste na avaliao da posio competitiva de uma empresa no mercado por meio da utilizao de uma matriz de dois eixos, cada um dos quais compostos por duas variaes, a saber: pontos fortes (Strenghts) e pontos fracos (Weaknesses) da organizao; oportunidades (OpportunitIES) e ameaas (Threats) do meio envolvente. Na construo da matriz, as variveis so sobrepostas para facilitar a sua anlise e a procura de sugestes para a tomada de decises, o que a torna uma ferramenta imprescindvel na formao de Planos de Negcio e na definio de Estratgias. Veja Figura 2: Strenghs - Foras Weaknesses - Fraquezas

Interna Anlise SWOT Externa

OpportunitIES Oportunidades
Figura 1 Anlise SWOT Fonte: LOBATO, 2005

Threats - Ameaas

O termo SWOT um acrnimo das palavras Strenghts (foras), Weaknesses (fraquezas), OpportunitIES (oportunidades) e Threats (ameaas). Ela dividida em duas partes: o ambiente externo organizao (oportunidades e ameaas) e o ambiente interno (pontos fortes e pontos fracos). Com relao ao ambiente externo, pode ser dito que este est totalmente fora do controle da organizao, e age de maneira homognea sobre todas as organizaes que atuam no mesmo mercado e na mesma rea. Assim, seu estudo representa o conhecimento das oportunidades ou ameaas iguais para todas as

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organizaes, cuja probabilidade de impacto deve ser tratada por cada empresa separadamente. Por outro lado, o ambiente interno aquele que pode ser controlado pela empresa e, portanto, diretamente sensvel s estratgias formuladas pela organizao. A anlise SWOT fornece, segundo Machado (2005), uma orientao estratgica bastante significativa, ao permitir: (a) Eliminar pontos fracos nas reas pelas quais a empresa enfrenta ameaas graves da concorrncia e tendncias desfavorveis perante o negcio; (b) Compreender oportunidades descobertas a partir de seus pontos fortes; (c) Corrigir pontos fracos nas reas em que a organizao vislumbra oportunidades potenciais; (d) Monitorar reas onde a organizao possui pontos fortes a fim de no ser surpreendida futuramente por possveis riscos e incertezas. Para Cordiolli (2001), o mtodo SWOT nada mais do que uma abreviatura de quatro focos de anlise, que leva em considerao os xitos (objetivos alcanados, aspectos fortes, benefcios, satisfao), as deficincias (dificuldades, fracassos, aspectos fracos, descontentamento); potenciais (capacidades sem explorar, ideias de melhoramento) e os obstculos (contexto adverso, oposio, resistncias contra mudana). Kotler (2000) preconiza que todas as organizaes apresentam pontos fortes e fracos, isto , deve-se levar em considerao a importncia da viso prospectiva acerca da conscincia avaliativa com o cenrio externo vislumbrando as fraquezas que podero vir do meio externo ao sistema produtivo, sendo este fato considerado uma essencialidade para a estratgia de atuao diante do mercado e para estabelecer planos para o futuro. Para Costa (2004), os pontos fortes, pontos fracos e pontos a melhorar so definidos como sendo caractersticas internas reais da organizao e podem coloc-las em posio vantajosa ou desvantajosa aos olhos de sua clientela ou de seu pblico-alvo. A capacidade das empresas de administrar tais foras, deficincias, oportunidades e ameaas facilita o alcance dos objetivos atravs de anlises e situaes (BOONE; KURTZ, 1998). Por sua vez, os pontos a serem observados com relao s fraquezas so: existncia de operaes ou procedimentos que podem ser melhorados; existncia procedimentos realizados de forma mais eficiente por concorrentes; existncia de procedimentos inoperantes sem cincia da organizao; e a participao de mercado conquistada pelos concorrentes. Com relao s oportunidades, as questes a serem observadas so: quais as oportunidades mais atrativas dentro do seu mercado; a existncia de alguma nova tendncia no mercado; e as perspectivas futuras da empresa. As questes mais relevantes com relao s ameaas so: as aes do concorrente que podem suprimir o desenvolvimento da organizao; mudanas na demanda do consumidor; mudanas tecnolgicas que afetam a posio de mercado da empresa. Vrios outros autores so partidrios da idia que a anlise SWOT proposta originariamente por Andrews em 1971 a combinao da anlise do ambiente externo e interno, como, por exemplo, Luce e Rossi em seu artigo Construo e proposio de um modelo de planejamento estratgico baseado em 10 anos de experincia (2002). No entendimento dos autores, ao se trabalhar os diferentes componentes da matriz SWOT e seus respectivos conceitos, devem ser enfatizados dois nveis de impacto e

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conseqentemente duas formas de avaliao, a saber: a dimenso competitiva e as questes de natureza interna, como, por exemplo, objetivos e rentabilidade. Assim, os autores tambm desenvolvem os conceitos de oportunidade, ameaa ponto forte e ponto fraco. Por oportunidade entenda-se uma situao externa que d empresa a possibilidade de facilitar o alcance dos objetivos ou de melhorar sua posio competitiva e/ou sua rentabilidade. A ameaa pode ser descrita como uma situao externa que coloca a empresa diante de dificuldades para o alcance dos objetivos ou de perda de mercado e/ou reduo de rentabilidade. O ponto forte, por seu turno, uma caracterstica interna ou um ativo que d empresa uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes ou uma facilidade para o alcance dos objetivos (que podem incluir rentabilidade). J o ponto fraco, uma caracterstica interna ou uma limitao em um ativo que coloca a empresa em situao de desvantagem em relao com seus concorrentes ou de dificuldade para o alcance dos objetivos (que podem incluir rentabilidade). Porter (1998, p. 45) vai alm e diz que a anlise do ambiente dividida por duas escolas do pensamento estratgico: uma que prioriza o estudo do ambiente externo e outra que valoriza os aspectos internos da organizao. De acordo com Porter, a viso baseada no ambiente externo considera algumas foras competitivas que levam rentabilidade da indstria. Essas foras so a rivalidade entre as empresas, a ameaa de novos entrantes, o poder de negociao dos compradores e dos fornecedores, e a ameaa de servios ou produtos substitutos. Por sua vez, a anlise do ambiente interno concentra esforos em mostrar como os recursos e capacidades da empresa so gradualmente criados por meio de um processo causal e acumulativo. Segundo essa abordagem, os recursos podem ser classificados como: fsicos (financeiros, tecnolgicos, etc.) e intangveis (humanos, reputao, capacidades organizacionais). Bethlem (2002) contribui com a perspectiva de Oliveira ao dizer que, para analisar o ambiente externo mundial e nacional, preciso examinar os aspectos geogrficos, econmicos, polticos, sociais; j em termos de ramo de negcios, faz-se necessrio avaliar a tecnologia (de processo e de produto), o marketing, finanas, o comportamento aparente dos competidores nos mercados em que atua e o comportamento dos stakeholders. Wright, Kroll e Parnell (2000) tambm falam do ambiente externo, que eles chamam de macroambiente. Segundo eles, todas as empresas so afetadas por determinadas foras especficas: as poltico-legais, as econmicas, as tecnolgicas e as sociais. Agora vamos conhecer um pouco do cenrio da educao superior no Brasil, sua estrutura, legislao, seu papel e suas relaes polticas. Estudos e investigaes no campo da educao demonstraram que necessria uma ateno para os problemas da educao superior no Brasil, bem como a sua anlise, abordagem e reas de fundamentao, precisam ser mais difundidos, pois s assim uma contribuio significativa ao sistema de ensino superior brasileiro ser efetivamente feita.

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Faz-se necessrio tambm considerar a avaliao como elemento primordial de interveno no processo social, bem como o seu resultado como contribuies positivas para o desempenho das atividades docentes. Enfim, v-la como um processo no apenas ideolgico, mas, tambm, moderno e inovador. Na definio de Belloni (2000, p. 41), Avaliao Institucional um processo sistemtico de busca de subsdios para melhoria e aperfeioamento da qualidade da Instituio. Qualidade, a propsito, o cerne das definies sobre avaliao nas contribuies de Schwartzman (1992); Ristoff (1999); Seymor (1993) apud Jacobsen(1996). As idias acima expostas reforam a necessidade de uma ao interdisciplinar nas prticas avaliativas das Universidades brasileiras. No atual momento, o processo de avaliao precisa urgentemente de novas tomadas de posio para a sua melhora qualitativa tanto no tocante ao discente quanto ao docente. Eis a posio que aqui se defende: a melhoria do desempenho organizacional e de correntes atuais para o trato das questes das Universidades deve enfatizar a melhora qualitativa. Embora no exclusiva deste universo, a avaliao uma atividade inerente s instituies de ensino e nenhuma instituio passa por tantas avaliaes como a escola (SOBRINHO, RISTOFF, 2000; SILVA, 2007). Avaliao Institucional das IES Brasileiras O SINAES, institudo pela Lei N10861 de 14/04/04, de acordo com o INEP (2004), visa promoo da melhoria da qualidade da educao superior por meio dos seguintes princpios: Responsabilidade Social com a qualidade da educao superior, reconhecimento da diversidade do sistema, respeito identidade, misso e histria das instituies, globalidade, isto , deve ser avaliada a partir de um conjunto significativo de indicadores de qualidade, vistos em sua relao orgnica e no de forma isolada e continuidade do processo avaliativo. Como finalidades do SINAES citam-se: Melhoria da qualidade da educao superior, orientao da expanso de sua oferta, aumento permanente da eficcia institucional e efetividade acadmica e social, promoo do aprofundamento dos compromissos e responsabilidades sociais da IES, por meio da valorizao de sua misso publica, da promoo dos valores democrticos, do respeito diferena e diversidade, da afirmao da autonomia e da identidade institucional. Integram ainda o SINAES trs modalidades de avaliao aplicadas em diferentes momentos. So elas: O primeiro item, Avaliao das Instituies de Ensino Superior (Avalies), Centro de referncia por meio da Lei 10.861, de 14 de abril de 2004, assegura que a avaliao das instituies dever utilizar procedimentos e instrumentos diversificados, dentre os quais a auto-avaliao e a avaliao externa in loco. Seu objetivo identificar o perfil e o significado da atuao das instituies, por meio de suas atividades, cursos, programas, projetos e setores; este item se subdivide na auto-avaliao e na avaliao externa. A Auto-avaliao coordenada pela Comisso Prpria de Autoavaliao (CPA) institucional prev a Lei n. 10.861, de 14 de abril de 2004, que, para a prestao de
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informaes solicitadas pelo INEP, a IES tenha constitudo CPA, composta por participao de todos os segmentos da comunidade universitria e da sociedade civil organizada, sendo vedadas composies que privilegiem a maioria absoluta de um dos segmentos. A CPA ter atuao autnoma em relao a conselhos e demais rgos colegiados existentes na IES. Desde setembro de 2004, a CPA o rgo responsvel pela avaliao interna (ou auto-avaliao) da IES. A Avaliao externa realizada por comisses designadas pelo INEP, subdividida em duas etapas: uma visita dos avaliadores instituio e a elaborao do relatrio de Avaliao Institucional. Durante a visita, aps a anlise prvia do relatrio de autoavaliao, os avaliadores externos conversam com os dirigentes, os corpos docente, discente e tcnico-administrativo com o objetivo de conhecer em detalhes como so desenvolvidas as atividades da IES.
A avaliao externa, coerente com a dimenso interna, um importante instrumento cognitivo, crtico e organizador das aes da instituio e do MEC. Ela exige a organizao, a sistematizao e o inter-relacionamento do conjunto de informaes quantitativas e qualitativas, alm de juzos de valor sobre a qualidade das prticas e da produo terica de toda a instituio. Por isso, a integrao da avaliao interna e externa faz parte de um importante processo de discusso e reflexo relativo aos grandes temas de poltica pedaggica, cientfica e tecnolgica, bem como s tomadas de deciso buscando o fortalecimento ou redirecionamento de aes e de polticas. (BRASIL, 2004, p.12)

O segundo componente, Avaliao dos Cursos de Graduao (ACG) - avalia os cursos de graduao por meio de visitas de comisses externas. Segundo componente do SINAES, a avaliao de cursos de graduao, que tem por objetivo a identificao das condies de ensino oferecidas aos estudantes, principalmente no que diz respeito ao perfil do corpo docente, s instalaes fsicas e organizao didtico-pedaggica. Um instrumento obrigatrio na avaliao de cursos refere-se s visitas por comisses de especialistas das respectivas reas do conhecimento. Por fim, o terceiro componente refere-se avaliao do desempenho dos estudantes dos cursos de graduao (ENADE), que se aplica aos estudantes do final do primeiro e do ltimo perodo do curso, um componente curricular obrigatrio dos cursos de graduao que substitui o ENC, antigo provo.
De acordo com a Lei 10.861, de 14 de abril de 2004, Art. 5 1 O ENADE aferir o desempenho dos estudantes em relao aos contedos programticos previstos nas diretrizes curriculares do respectivo curso de graduao, suas habilidades para ajustamento s exigncias decorrentes da evoluo do conhecimento e suas competncias para compreender temas exteriores ao mbito especfico de sua profisso, ligados realidade brasileira e mundial e a outras reas do conhecimento (BRASIL, 2004).

importante ressaltar que as reas que participam do ENADE so definidas anualmente, com base na indicao da CONAES. Segundo as diretrizes do SINAES a avaliao das instituies de ensino superior tem carter formativo e visa ao aperfeioamento dos atores da comunidade acadmica e da instituio como um todo.
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A Avaliao Institucional proposta pelo SINAES tem como principal objetivo produzir conhecimento, identificar as causas dos problemas e deficincias da instituio de ensino superior, aumentar a conscincia pedaggica e profissional do seu corpo docente e tcnico administrativo, fortalecer as relaes entre os atores institucionais e criar possibilidades de vnculo entre a IES e a sociedade. Nesse processo de Avaliao Institucional feito um relatrio cujo objetivo permitir instituio identificar potencialidades e fragilidades. Tal relatrio pode se tornar um instrumento importante para a produo do conhecimento e para a tomada de deciso. Tpico das organizaes, o documento pode trazer ao universo acadmico novos conceitos como o de auto-aprendizado, que incita os empregados a se organizarem em equipes de trabalho, desenvolverem teorias e aplic-las imediatamente a partir do uso das mais diversas formas de aprendizado. A Avaliao um diagnstico interno, e pode ser descrita como um processo contnuo, no qual a IES constri e produz conhecimento sobre sua prpria realidade. Por meio dela, a instituio deve buscar um caminho para melhorar a qualidade da educao por ela oferecida, desenvolver sua prpria forma de organizao, administrao, bem como estabelecer estratgias para superao de problemas. Com esse mecanismo a avaliao de seus prprios servios, corpo docente, discente e tcnico , a instituio pode levar a uma melhor produo do conhecimento e prtica da aprendizagem organizacional. Portanto, a avaliao interna deve ser considerada um processo cclico, criativo e renovador. A Lei n. 10861/04, no seu art. 3., estabelece as dimenses que devem ser o foco da Avaliao Institucional e que garantem, simultaneamente, a unidade do processo avaliativo em mbito nacional e a especificidade de cada instituio, abaixo descritas: I. A misso e o plano de desenvolvimento institucional (PDI); II. A poltica para o ensino, a pesquisa, a ps-graduao, a extenso e as respectivas formas de operacionalizao; III. A responsabilidade social da instituio; IV. A comunicao com a sociedade; V. As polticas de pessoal; VI. Organizao e gesto da instituio; VII. Infra-estrutura fsica; VIII. Planejamento e avaliao; IX. Polticas de atendimento aos estudantes; X. Sustentabilidade financeira; XI. Outras dimenses incluem outros itens considerados relevantes para a instituio tendo em vista a compreenso e construo da sua identidade institucional, suas especificidades e sua misso (hospitais, teatros, rdios, atividades artsticas, esportivas e culturais, insero regional, entre outros).

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Cada Instituio de Ensino Superior deve planejar sua Avaliao Institucional, baseada nesses itens, a base legal da legislao que trata da avaliao exige que haja um planejamento institucional por parte das IES, para a construo dos documentos que daro suporte avaliao (PDI, PPI, PPC e a construo do Projeto da CPA de cada IES). A CPA constituda de pessoas da comunidade acadmica e tambm da sociedade civil. O seu objetivo trazer um carter formal histria de avaliao das IES, contribuindo assim para que, atravs das informaes obtidas na anlise das dimenses, a comunidade acadmica possa conhecer entender e aprimorar os aspectos a serem considerados de relevncia para o amadurecimento de cada Instituio, lembrando que as IES, dentro de suas peculiaridades, no devem fugir do papel de responsabilidade social que lhes cabe. importante ressaltar que a Avaliao Institucional no pode e nem deve ser pensada somente como uma exigncia legal proposta pelo MEC, mas vale considerar a importncia do diagnstico que realizado para o amadurecimento da comunidade acadmica. S podemos melhorar ou aprimorar aquilo que j conhecemos; as informaes obtidas nesse instrumento devem ser levadas a srio e podem e devem desencadear aes, visando aprendizagem, produo do conhecimento e melhoria contnua.

Metodologia e Coleta dos dados A Metodologia utilizada foi estudo de caso, pois, segundo Gil (1991, p. 25) o mesmo envolve o estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos de maneira que se permita o seu amplo e detalhado conhecimento. Como j dito anteriormente, a pesquisa se desenvolveu em uma IES privada, localizada na Baixada Fluminense, no municpio do Rio de Janeiro, a seguir chamaremos a IES pesquisada, de Faculdade Delta a fim de preservarmos sua identidade. O processo da pesquisa se deu da seguinte forma: 1 Momento - Nesta pesquisa foram analisados dois setores, a gesto institucional no que se refere a qualidade da comunicao interna e a biblioteca da IES, logo em seguida foram definidas as equipes que fariam parte da aplicao da anlise SWOT. 2 Momento As equipes escolhidas nada tinham a ver com o setor pesquisado, ou seja, no atuavam no setor, ambas estavam de posse de um quadro adaptado tendo como parmetro a anlise SWOT, sendo dividido em: Aes realizadas, fragilidades, potencialidades e aes a serem realizadas. 3 Momento A coleta dos dados foi realizada atravs de perguntas estruturadas sobre cada setor.

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Resultado e Anlise dos Dados O eixo norteador das discusses do trabalho aqui exposto e feito na Faculdade DELTA repousa na possibilidade de se comparar a teoria com a prtica, ou seja, de ver como esta vem sendo de fato realizada. No tocante ao processo de avaliao desenvolvido na Faculdade DELTA e aqui estudado, o mesmo foi feito com a participao dos segmentos docente, tcnico-administrativo, discente, dirigente e representante da sociedade. Como todo processo de avaliao incluiu-se, necessariamente, a negociao e a participao dos envolvidos tanto nas decises relativas aos indicadores previstos quanto ao que diz respeito definio das medidas decorrentes dos resultados obtidos. Tais procedimentos so estratgias de trabalho que s repercutem se acompanhadas de efetivas aes de comunicao, um trabalho que deve ser planejado, executado com critrios e dentro das caractersticas da Instituio e dos que dela fazem parte. J que se falou em comunicao, preciso apontar falhas verificadas nesse campo por parte da Faculdade DELTA. Veja quadro:

AES REALIZADAS Anlise dos recursos e qualidade da comunicao interna FRAGILIDADES A Instituio no possui registro de processos definidos quanto ao uso de documentos e formulrios da recepo; Os manuais de circulao interna so inexistentes na Instituio; Ineficincia da instituio quanto aos procedimentos acadmicos, o que acarreta informaes distorcidas; Falta de alimentao das informaes sobre a IES no site; Ausncia de um sistema acadmico para atender as prticas de gesto da IES; Murais institucionais no apresentam clareza nas informaes. POTENCIALIDADES Profissionais tcnicos administrativos que possuem conhecimentos bastante relevantes sobre a IES. AES A SEREM REALIZADAS Criao de um comit para elaborao de (manuais, formulrios e modelos de documentos); Descrio dos Processos de secretaria, para que todos os atores envolvidos tenham conhecimento sobre os processos de trabalho e assim possam desenvolver suas tarefas produzindo informaes padres na IES; Formao de uma equipe de trabalho que fique responsvel por, alimentar a pgina da internet, importante ressaltar que essa tarefa necessita da colaborao de outros setores para fornecerem informaes necessrias ao site; Aquisio de um sistema acadmico que atenda as prticas institucionais; Ambientao e treinamento para os funcionrios administrativos (cursos de atendimento ao cliente, atendimento telefnico).
Quadro 1 Anlise dos recursos quanto a Comunicao Interna Fonte: Faculdade DELTA.

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A coleta de informaes desta dimenso foi concebida atravs de (anlise de documentos da secretaria, regimento da instituio, processos de trabalho, registro acadmico, entrevistas e reunies). A tabela mostra que a IES, pesquisada necessita remodelar alguns processos de trabalho na recepo quanto aos procedimentos de (secretaria, criao de manuais do aluno e do professor com a descrio dos procedimentos internos) essas informaes estando ao acesso de todos minimizam o fluxo de pessoas na recepo e formaliza os processos institucionais. Podemos verificar a ausncia de investimento na rea tecnolgica o que tambm engessa os processos de trabalho e os tornam manuais, as empresas hoje que desejem compartilhar e agilizar suas informaes precisam investir em tecnologia e aquelas que no tiverem essa viso se tornaro Obsoletas. Ainda quanto Faculdade DELTA, pode-se dizer que esta apresenta preocupao em melhorar seus pontos fracos. Quanto aos procedimentos institucionais a serem adotados sugere-se a composio de grupos de trabalho, com o objetivo de gerar modelos padronizados de manuais, editais, documentos, bem como manuais de utilizao de marca. Aqui nessa anlise as informaes obtidas, tambm permitem que prticas de trabalho em equipe sejam realizadas, portanto necessrio que o ambiente organizacional permita uma estrutura na IES que quebre as barreiras que prejudicam a aprendizagem. Vejamos agora o item biblioteca, mantida pela IES, a Biblioteca, tem como principais objetivos oferecer informao nos mais variados suportes comunidade acadmica em diversas reas do conhecimento, participar do processo ensino-aprendizagem no apoio aos programas de ensino, pesquisa e extenso e atender tambm comunidade externa, visando democratizao da informao e da cultura. AES REALIZADAS Entrevista com a Bibliotecria FRAGILIDADES Falta de climatizao; Falta de reviso geral no armazenamento do acervo; Ausncia de mo-de-obra qualificada para limpeza do acervo; Pouca luminosidade e ventilao; Posicionamento errado de algumas luminrias; Equipamentos deficientes; Falta de acesso ao Comute. Profissionais pouco efetivos na relao com o pblico. POTENCIALIDADES Profissionais auxiliares qualificados. A procura dos discentes e docentes pela biblioteca satisfatria. AES A SEREM REALIZADAS Elaborar um plano de ao institucional para aquisio de novos equipamentos; Criar uma poltica institucional de aquisio e atualizao do acervo; Necessidade de estabelecer uma poltica de apoio Biblioteca em trabalhos de TCC; Ampliao dos recursos humanos especializados e profissionais com formao em biblioteconomia. Ampliar o horrio de funcionamento da biblioteca. Ambientao dos funcionrios para atendimento no salo da biblioteca.
Quadro 2 - Anlise das polticas institucionais em relao biblioteca Fonte: Faculdade DELTA.

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O quadro descreve sobre as polticas institucionais no que diz respeito biblioteca, seu modo de armazenamento, mobilirio, equipamentos, atualizao do acervo e nmero de funcionrios adequados para o atendimento sugerem-se algumas aes para melhor reestruturao dos itens descritos na tabela no que diz respeito ao redimensionamento do espao fsico para o acervo bibliogrfico, atendimento ao discente. Atravs dessa anlise conclui-se que este setor precisa de uma ateno em especial, sabemos que a biblioteca um lugar onde discente e docentes desenvolvem suas prticas de ensino e pesquisa e um dos setores de peso na instituio, essas informaes aqui coletadas estimulam novos insights, para a criao de estratgias visando melhoria do setor. A anlise realizada permitiu que pudssemos repensar nas prticas desenvolvidas em relao ao setor biblioteca, podemos verificar o que de fato ocorre, como ocorrem, suas necessidades e carncias. Permitiu criar prticas de melhoria para ao desenvolvimento de aes que visem qualidade de servio do setor. Dessa forma, o aprendizado inclui uma gama de atividades que trazem melhorias e inovaes para as empresas e que podem se transformar em diferencial competitivo Senge (1999, p. 38). Atravs desse captulo cumpre-se a proposta do objetivo especfico, citada anteriormente que seria: descrever a aplicao da anlise SWOT, no processo de avaliao Institucional interna de uma instituio de ensino superior privada. Como todo processo de avaliao incluiu, necessariamente, a negociao e a participao dos envolvidos tanto nas decises relativas aos indicadores previstos quanto ao que diz respeito definio das medidas decorrentes dos resultados obtidos, podemos considerar que tais dados avaliados, necessitam ser tratados com responsabilidade caso a IES deseje realmente sua melhoria.

CONSIDERAES FINAIS Como j relatado antes, o caminho encontrado aqui para o estudo de assunto to complexo foi anlise SWOT, pois se conclui que esta ferramenta realmente possibilitou um olhar mais profundo para se analisar os pontos fortes e fracos da organizao, assim como suas potencialidades e cultura. Em outras palavras, esta ferramenta trouxe o conhecimento da realidade institucional para a IES investigada e verifica em que nvel de conscincia pessoal e organizacional ela est. As duas dimenses avaliadas no estudo aqui realizado foram fundamentadas nas diretrizes sobre Avaliao Institucional do MEC. Os resultados obtidos puderam respaldar a pesquisa, no sentido de podermos entender que a Auto - Avaliao um instrumento de gesto e que uma anlise bem feita sobre a real necessidade de uma instituio e de suas caractersticas possibilita enxergar melhor suas dificuldades, fragilidades e seus pontos fortes. De acordo com as Diretrizes para a Avaliao das Instituies de Ensino Superior, os processos avaliativos internos servem como subsdios para o redirecionamento das aes, realocao de investimentos e reformulao de polticas tanto para a gesto da prpria IES como para as polticas pblicas de educao superior.

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Aplicao da anlise SWOT, na preparao do processo de avaliao institucional interna (auto- avaliao) realizada pela IES TRAVASSOS e VIEIRA

A partir da identificao dos pontos positivos e negativos identificados na avaliao, segundo as polticas institucionais determinadas pela faculdade investigada, pode-se concluir que a produo do conhecimento possibilita IES pesquisada compartilh-lo de modo coletivo. Tal fato extremamente interessante, pois se ratifica, assim, que por intermdio da anlise de diagnstico institucional utilizando a matruz SWOT, podem ser definidas metas para neutralizar os pontos negativos, transformando-os em positivos, e para intensificar o investimento nos pontos positivos, maximizando-se o que existe de melhor na IES. Todos os resultados obtidos na auto- avaliao Institucional baseados na matriz SWOT possibilitou IES investigada fazer uso das informaes para construo do seu Planejamento Estratgico e do Plano de Desenvolvimento Institucional para os prximos anos, com a finalidade de corrigir os pontos fracos (fragilidades), fortalecer e consolidar os pontos positivos (potencialidades) e, ainda, identificar as oportunidades futuras. Conclui-se a pesquisa atingindo o objetivo geral proposto que o de Demonstrar a importncia do uso de uma ferramenta para a coleta de informaes internas, que possam contribuir para a construo de mudanas internas para a melhoria da IES. REFERNCIAS ANDREWS, K.R. 1971. The concept of corporate strategy. Homewood, Illinois, Irwin, 132 p. BELLONI, I. 2000. A funo social da Avaliao Institucional. In: Dias Sobrinho, J. & Ristoff, D.I.. Universidade Desconstruda. Florianpolis, Insular. BETHLEM. Estratgia empresarial: conceitos, processo e administrao estratgica. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2002. BRASIL, Sistema nacional de avaliao da educao Superior (SINAES): 2004. BRASIl, Lei n 10.861, de 14 de abril de 2004. CORDIOLI, S. Enfoque Participativo: um processo de mudana: conceitos, instrumentos e aplicao prtica. Porto Alegre: Genesis, 2001. 232 p. COSTA, Eliezer Arantes da. Gesto Estratgica. So Paulo: Saraiva, 2004. JACOBSEN, Alessandra de Linhares. Avaliao Institucional em universidades: desafios e perspectivas. Florianpolis: Papa-Livro, 1996. KOTLER, Philip. Administrao de Marketing. So Paulo Editora: Atlas, 1999.

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