Suplemento No. 895 Del 20-02-2013

SUPLEMENTO
AoIVN895
SUMARIO:
Pgs.
Quito,mircoles20de febrerode2013
Valor:US$1.25+IVA
FUNCIN EJECUTIVA ACUERDO: PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
ING.HUGOENRIQUEDELPOZO BARREZUETA DIRECTOR
SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA: 1580 Emtese la Norma Tcnica de Administracin por Procesos .. 1
Quito:Avenida12deOctubre N1690yPasajeNicolsJimnez
No. 1580 Vinicio Alvarado Espinel SECRETARIO NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Que, la Constitucin de la Repblica del Ecuador, en su Art. 227 determina que la administracin pblica constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarqua, desconcentracin, descentralizacin, coordinacin, participacin, planificacin, transparencia y evaluacin; Que, el Art. 51 de la Ley Orgnica del Servicio Pblico dispone a la Secretara Nacional de la Administracin Pblica establecer las polticas, metodologas de administracin institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la Administracin Pblica Central, Institucional y dependiente de la Funcin Ejecutiva; Que, el Art 116 del Reglamento General a la Ley Orgnica del Servicio Pblico establece que la Secretara Nacional de la Administracin Pblica tendr como responsabilidad la determinacin de las polticas, metodologas de administracin institucional y las herramientas que aseguren una administracin y mejoramiento continuo de la eficiencia de las instituciones que comprende la Administracin Pblica Central e Institucional, cuya aplicacin e implementacin estarn consideradas en las normas y la estructura institucional y posicional aprobados por el Ministerio de Relaciones Laborales; Que, la Disposicin Transitoria Octava del Reglamento General a la Ley Orgnica del Servicio Pblico dispone que se expida una norma tcnica de procesos para las instituciones de la Administracin Pblica Central e Institucional;
Direccin:Telf.2901629 Oficinascentralesyventas: Telf.2234540
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24pginas
www.registroficial.gob.ec
Alserviciodelpas desdeel1dejuliode1895
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Registro Oficial N 895 -Contenido
Mircoles 20 de febrero de 2013
Que, el artculo 13 del Estatuto de Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva determina como atribucin de la Secretara Nacional de la Administracin Pblica establecer las polticas, metodologas de gestin e innovacin institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia y eficacia de la administracin pblica central, institucional y dependiente, imagen gubernamental y calidad de la gestin en las entidades y organismos de la Funcin Ejecutiva, con quienes coordinar las acciones que sean necesarias para la correcta ejecucin de dichos fines. As tambin realizar el control, seguimiento y evaluacin de la gestin de los planes, programas, proyectos y procesos de las entidades y organismos de la Funcin Ejecutiva que se encuentran en ejecucin, as como el control, seguimiento y evaluacin de la calidad en la gestin de los mismos; Que, el Art. 15 letra h) del Estatuto de Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva establece como atribucin del Secretario Nacional de la Administracin Pblica generar metodologas para la mejora de la administracin pblica en general, tales como proyectos, procesos, trmites y servicios al ciudadano; Que, la Carta Iberoamericana de Calidad en la Administracin Pblica establece a la administracin por procesos como uno de los ejes u orientaciones estratgicas para lograr una Administracin Pblica de calidad centrada en el ciudadano; Que, con Acuerdo Ministerial No. 784 expedido por la Secretaria Nacional de la Administracin Pblica el 13 de julio de 2011 se emiti una Norma Tcnica de Administracin de Procesos; Que, el Art. 2 letras a) del Acuerdo Ministerial expedido por la Secretara Nacional de la Administracin Pblica el 17 de enero de 2011 determina que es atribucin de la Subsecretaria de Gestin Estratgica e Innovacin elaborar y proponer polticas, normas, lineamientos metodolgicos, procesos y proyectos que promuevan la mejora de la gestin gubernamental. Que, es necesario emitir una nueva norma tcnica de administracin por procesos con el fin de que las instituciones de la Administracin Pblica Central, Institucional y que dependen de la Funcin Ejecutiva orienten sus actividades a la administracin por procesos en beneficio del ciudadano; y, Que, mediante memorando No. PR-SSGEI-2012-001139-M de 29 de noviembre de 2012 la Subsecretara de Gestin Estratgica e Innovacin remiti un proyecto de noma tcnica de administracin de procesos para revisin, aprobacin y publicacin. En ejercicio de la atribucin que le confiere el Art. 15 letra n) del Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, ACUERDA: Emitir la NORMA TCNICA DE ADMINISTRACIN POR PROCESOS.
Captulo 1 - DEL OBJETO Y MBITO Artculo 1.- Objeto.Artculo 2.- mbito de Aplicacin.Artculo 3.- Rol de la Secretara Nacional de la Administracin Pblica. Captulo 2 - DE LOS PRINCIPIOS Y CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN POR PROCESOS Artculo 4.- Principios de la administracin por procesos.Artculo 5.Gobierno Por Resultados (GPR).Artculo 6.- Conceptos y definiciones.Captulo 3 DEL ESTABLECIMIENTO DEL ENTORNO PARA LA ADMINISTRACIN POR PROCESOS Artculo 7.- Establecimiento del compromiso institucional para la administracin por procesos.Artculo 8.- Determinacin de atribuciones de la Unidad de Administracin de Procesos.Artculo 9.- Establecimiento del Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional.Artculo 10.- Definicin de roles para la administracin por procesos.Captulo 4 DE LA GESTIN ESTRATGICA DE PROCESOS Y SERVICIOS INSTITUCIONALES Artculo 11.- Determinacin de la estrategia y el portafolio de los servicios institucionales.Artculo 12.- Integracin de la estrategia de mejora de los servicios y procesos a la planificacin estratgica de la institucin.Artculo 13.- Gestin del desempeo de la administracin por procesos y la calidad de los servicios.Captulo 5 DE LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES Artculo 14.- Priorizacin de programas y proyectos de mejora de procesos.Artculo 15.- Revisiones de los resultados de los programas de mejora de procesos y la calidad de los servicios.Captulo 6 DE LA ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL DE PROCESOS Artculo 16.- Gestin del catlogo de procesos institucional.Artculo 17.- Actualizacin del catlogo de macroprocesos y procesos en el Sistema GPR (Portal GPR).Artculo 18. Institucionalizacin de la administracin por procesos.Captulo 7 DE LA DEFINICIN Y PRIORIZACIN DE PROCESOS A MEJORAR Artculo 19.- Alineacin de los procesos a los objetivos.Artculo 20.- Evaluacin de los procesos.Artculo 21.- Seleccin y priorizacin de los procesos a mejorar.-
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Artculo 2.- mbito de Aplicacin.-
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Captulo 8 DE LA ADMINISTRACIN DE LA MEJORA INSTITUCIONAL EN PROCESO Artculo 22.Administracin de los programas de mejora de procesos.Artculo 23.- Administracin de la adopcin de mejores prcticas.Captulo 9 DE LA GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS PROCESOS Artculo 24.- Administracin del sistema de gestin de la calidad.Artculo 25.- Administracin de las evaluaciones de la calidad de procesos.Captulo 10 DEL ANLISIS DEL PROCESO Artculo 26.- Diagnstico del desempeo actual del proceso.Artculo 27.- Determinacin de los requerimientos de mejora del proceso.Artculo 28.- Definicin del anteproyecto de mejora del proceso.Captulo 11 DE LA MEJORA DEL PROCESO Artculo 29.- Planificacin del proyecto de mejora.Artculo 30.- Implementacin, verificacin y validacin del proyecto de mejora.Artculo 31.- Institucionalizacin de la mejora.Captulo 12 DE LA GESTIN Y EL CONTROL DEL PROCESO Artculo 32.- Gestin y mejora continua del desempeo del proceso.Artculo 33.- Aseguramiento y control de la calidad del proceso.Disposiciones Generales Primera.Segunda.Disposicin Transitoria Primera.Disposicin Derogatoria Primera.Disposicin Final.Captulo 1 DEL OBJETO Y MBITO Artculo 1.- Objeto.-
La presente norma y sus instrumentos complementarios sern de uso y cumplimiento obligatorio para las instituciones de la Administracin Pblica Central, Institucional y que dependen de la Funcin Ejecutiva. Artculo 3.- Rol de la Secretara Nacional de la Administracin Pblica.La Secretara Nacional de la Administracin Pblica es responsable de establecer las polticas, metodologas de gestin institucional, y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia en la Administracin Pblica Central, Institucional y dependiente de la Funcin Ejecutiva, para lo cual emitir los lineamientos generales para el control, seguimiento y evaluacin de la gestin institucional de los planes, programas, proyectos y procesos en ejecucin. Captulo 2 DE LOS PRINCIPIOS Y CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN POR PROCESOS Artculo 4.- Principios de la administracin por procesos.La administracin por procesos se rige por los principios de Administracin Pblica establecidos en la Constitucin de la Repblica del Ecuador y ms especficamente por los siguientes principios: a) Evaluacin permanente y mejora continua.- La administracin por procesos se rige por un ciclo de mejora continua que busca incrementar las capacidades institucionales mediante una evaluacin permanente, interna y externa, orientada a la identificacin de oportunidades para la mejora continua de los procesos, servicios y prestaciones pblicas centrados en el servicio al ciudadano y obteniendo resultados para la adecuada rendicin de cuentas. b) Enfoque en el ciudadano, beneficiario y usuario.- La administracin por procesos tendr en cuenta que el eje fundamental de la intervencin pblica es el ciudadano, beneficiario o usuario de los servicios pblicos, lo cual requiere adoptar enfoques y disear los procesos para brindar los servicios desde la perspectiva de estos actores, mejorando la ejecucin de los procesos internos y su integracin. Se enfocar en la optimizacin y simplificacin de los servicios y trmites. c) Coordinacin y cooperacin.- Para lograr una gestin pblica de calidad, todos los rganos e instituciones de la Administracin Pblica contribuirn a la prestacin de servicios pblicos al ciudadano, beneficiario y usuario en un enfoque sistmico. Se contemplar en la administracin por procesos las interacciones entre las instituciones involucradas en la prestacin de los servicios pblicos. d) Eficiencia y optimizacin.- La administracin por procesos estar orientada a optimizar los resultados alcanzados por la institucin, en la relacin a los recursos disponibles e invertidos en su consecucin.
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Establecer los lineamientos generales para la administracin por procesos en las instituciones de la Administracin Pblica Central, Institucional y que dependen de la Funcin Ejecutiva. La administracin por procesos tiene como fin mejorar la eficacia y eficiencia de la operacin de las instituciones para asegurar la provisin de servicios y productos de calidad centrados en el ciudadano, acorde con los principios de Administracin Pblica establecidos en la Constitucin de la Repblica. Los conceptos metodolgicos y las herramientas tcnicas de mayor profundidad y detalle, sern especificados mediante instrumentos complementarios, tales como: normas tcnicas, guas metodolgicas, manuales funcionales y cuadernos de trabajo que emitir y difundir la Secretara Nacional de la Administracin Pblica para su aplicacin.
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e) Sostenibilidad y transparencia.- La administracin por procesos, previo anlisis de viabilidad, se orientar al uso de herramientas tecnolgicas para automatizar los procesos optimizados, con el propsito de fomentar la transparencia, incrementar el control y mantener su sostenibilidad en el tiempo. Artculo 5.- Gobierno Por Resultados (GPR) en la Administracin por Procesos.Relacin de contenido a la Norma Tcnica GPR.sta norma es complementaria y congruente con la Norma Tcnica de Implementacin y Operacin de la Metodologa y Herramienta de Gobierno Por Resultados (GPR), en lo sucesivo denominada Norma Tcnica GPR. Definicin de Gobierno Por Resultados.Es el conjunto de conceptos, metodologas y herramientas que permite orientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumplimiento de objetivos y resultados esperados en el marco de mejores prcticas de gestin. Gobierno por Resultados implementa sistemas de monitoreo, medicin y control que fundamentan la toma de decisiones y el establecimiento de medidas correctivas, para asegurar la mxima eficacia, eficiencia y efectividad del desempeo de la Administracin Pblica, la consecucin de los objetivos de gobierno y su mejora continua. La aplicacin de Gobierno Por Resultados permitir una gestin eficiente de los planes estratgicos, planes operativos, riesgos, proyectos y procesos institucionales, en los distintos niveles organizacionales. Sistema GPR (Portal GPR).El Sistema GPR o Portal GPR, es un instrumento informtico que permite sistematizar y gestionar los planes estratgicos y operativos, as como programas, proyectos, procesos y monitorear sus resultados. Adems, este sistema genera los reportes necesarios para la toma de decisiones y sirve como fuente de informacin del desempeo actual de la Administracin Pblica. Uso del Sistema GPR (Portal Administracin por Procesos.GPR) para la
a) Administracin por procesos.La administracin por procesos es un conjunto de actividades sistemticas realizadas en una institucin, con el propsito de mejorar continuamente la eficacia y la eficiencia de su operacin para proveer servicios y productos de calidad que satisfagan las necesidades y expectativas del ciudadano, beneficiario o usuario. b) Automatizacin de procesos.Es un grupo de actividades mediante las cuales se lleva el flujo de un proceso manual hacia una herramienta de software, que representan sus entradas, salidas o entregables, su recorrido, roles, usuarios y datos necesarios para cada actividad del proceso. Permitiendo controlar tiempos de ejecucin, cronologa, camino recorrido, actividades complementarias y participantes. c) BPMS (Business Process Management Suite) .Es un conjunto de herramientas integradas en una plataforma tecnolgica para la gestin, identificacin, modelado, simulacin, anlisis, ejecucin, control y mejora de los procesos de las instituciones. d) Cadena de valor institucional.Es un esquema que permite describir el desarrollo de todas las actividades de una institucin para generar valor al ciudadano, beneficiario o usuario en cumplimiento a su misin. La cadena de valor institucional est conformada por un conjunto de macroprocesos y delimita la actuacin y los resultados de una institucin y sus relaciones interinstitucionales. e) Caractersticas de desempeo de un proceso.Son las ocho caractersticas para monitorear, predecir y administrar el desempeo de un proceso conforme a la metodologa GPR. Asociados a estas caractersticas se definen uno o ms indicadores para la gestin de los resultados y el desempeo de un proceso. Las caractersticas de desempeo son: 1. Tiempo de ciclo: corresponde al tiempo promedio de ejecucin. 2. Exactitud/Precisin: corresponde a la confiabilidad de los resultados esperados en un proceso. 3. Costo / Consumo de recursos: eficiencia del proceso. 4. Orientacin al cliente / Nivel de servicio: consistencia en el cumplimiento o exceso de expectativas del cliente. 5. Competencias / Habilidades: es el porcentaje de participantes de un proceso que tienen las competencias requeridas para desarrollarlo. 6. Integracin con otros procesos: definicin clara de la secuencia e interfaces de los procesos, es decir, salidas y entradas de procesos adyacentes claramente definidas. 7. Cumplimiento de estndares y normas: grado en el cual se encuentran implementadas las regulaciones normativas en un proceso.
El Sistema GPR (Portal GPR) ser la herramienta y la principal fuente de informacin para identificar, alinear, evaluar, seleccionar, priorizar, diagnosticar el estado actual y controlar el desempeo de los procesos. El Sistema GPR (Portal GPR) ser la herramienta para la administracin de los programas de mejora de procesos institucionales. Las instituciones sern responsables de la calidad, veracidad, pertinencia y actualizacin de la informacin que ingresen y administren a travs del Sistema GPR (Portal GPR). Artculo 6.- Conceptos y Definiciones.Para efectos de esta norma se entender por:
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n) Lnea base.-
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8. Condiciones de trabajo: procedimientos que garantizan la seguridad y el confort de las personas que trabajan. f) Catlogo de procesos.Es el registro en el Sistema GPR (Portal GPR) de los procesos a nivel Unidad Operativa. La gestin del catalogo comprende la informacin bsica de la ficha de proceso, los resultados de la evaluacin de proceso, el diagnstico de las caractersticas del proceso, la alineacin a los objetivos operativos, los indicadores de desempeo del proceso y la vinculacin de proyectos de mejora al proceso cuando ste se encuentre en mejora a travs de proyectos. g) Certificacin de procesos.Actividades que se llevan a cabo para verificar si los procesos cumplen con los requerimientos establecidos en normas, reglamentos tcnicos u otras especificaciones por instituciones calificadas para emitir un certificado de conformidad. h) Carta de Servicio.Documento de acceso pblico a travs del cual la Administracin Pblica informa a la ciudadana sobre los compromisos de los servicios pblicos que se prestan. i) Cliente de un proceso.Persona natural o jurdica que utiliza o recibe el producto/servicio del proceso. Los clientes de un proceso pueden ser de los siguientes tipos: 1. Cliente interno.- Persona o unidad administrativa que pertenece a la misma institucin, tales como: servidores pblicos, direcciones, subsecretaras, etc. 2. Cliente externo.- Se define como cliente externo al receptor del producto generado en el proceso que no pertenece a la misma institucin, puede ser definido como ciudadano, empresa, organizacin o gobierno. j) Disparador.Evento o condicin que causa el inicio o activacin del proceso.
Conjunto de mediciones del desempeo de un proceso tomadas en un momento determinado. Una lnea base se compone del registro de los resultados de indicadores del proceso en una fecha especfica. Es usada usualmente para comparar estados de un proceso y determinar el impacto de los proyectos de mejora. o) Macroproceso.Modelo de un conjunto de procesos interrelacionados, agrupados en las etapas necesarias para obtener un producto o servicio cumpliendo con los requisitos explcitos e implcitos de sus ciudadanos, beneficiarios o usuarios. p) Meta.Es un valor numrico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a un indicador q) Modelo de institucin.arquitectura de procesos de la
Es un modelo que describe los procesos de una institucin desde los macroprocesos hasta los procesos operativos, incluyendo sus herramientas, normas legales, instrumentos tcnicos, componentes del proceso, interrelaciones con otros procesos y las relaciones interinstitucionales. El modelo se establece en tres niveles jerrquicos: 1. Cadena de valor de la institucin 2. Macroprocesos de la institucin ubicados en planes estratgicos en el Sistema GPR (Portal GPR), con sus responsables asignados. 3. Los procesos de cada macroproceso de la institucin con sus responsables asignados y sus unidades operativas. r) Notacin para el modelado de procesos.Es una notacin grfica para el modelado de procesos. La notacin estndar para el modelado de procesos, reconocida y aceptada por la comunidad internacional es el BPMN (del ingls Business Process Modeling Notation), emitido por el Object Management Group (OMG). s) Objetivo operativo.Son enunciados breves que definen los resultados esperados de la unidad operativa as como las acciones para lograrlos. Los objetivos establecen las bases para la medicin de los logros obtenidos. t) Portafolio de servicios.Contempla la documentacin de todos los servicios, sean pblicos o interinstitucionales, que presta una institucin encaminados a cubrir las necesidades de sus clientes. Permite gestionar el ciclo de vida completo de todos los servicios que ofrece una institucin desde que stos se encuentran en diseo o rediseo, su etapa de operacin hasta el retiro.
k) Diagrama de flujo.Representacin grfica de la secuencia de actividades del proceso. l) Entradas.Son los insumos que ingresan al proceso para ser transformados durante la ejecucin del mismo para producir salidas mediante actividades que agregan valor. m) Indicador.Es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeo necesario para alcanzar una meta determinada.
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Los servicios en el portafolio se agrupan por categoras donde cada categora se enfoca en satisfacer las necesidades de un sector ciudadano y los grupos de inters identificados. Los servicios que se encuentran actualmente operando en una institucin se publican mediante un catlogo de servicios el cual establece las caractersticas y condiciones en las que la institucin oferta el servicio y constituye as el compromiso de calidad al ciudadano, este compromiso se documenta en una carta de servicio. El portafolio de servicios de una institucin le permite lograr su misin de acuerdo a sus competencias. Para la provisin de un servicio una institucin requieren tanto de recursos financieros, de informacin, infraestructura, tecnologa, alianzas, como de capacidades de gestin referentes a su organizacin, estrategia, personas y procesos. Por la naturaleza de un servicio los procesos son capacidades determinantes para la calidad y entrega de valor del mismo. u) Proceso.Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultado til para un cliente interno o externo. Los procesos se interrelacionan en un sistema que permite a la Institucin agregar valor a sus clientes. v) Programa de institucional.mejoramiento de la gestin
2. Desempeo: Grado en el cual un proceso se encuentra implementado segn los estndares que la organizacin ha definido, y es consistente en sus resultados. z) Proveedor de un proceso.Persona natural o jurdica que proporciona alguna entrada (insumo) al proceso. Un proveedor puede ser interno o externo a la institucin. aa) Salidas (productos).-
Productos o servicios creados, provistos o transformados con valor agregado por la institucin en la ejecucin del proceso. bb) Sistema de gestin de la calidad.Es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional, polticas y estrategias) para incrementar la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al ciudadano, beneficiario o usuario, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una institucin que influyen en la satisfaccin del ciudadano, beneficiario o usuario y en el logro de los resultados deseados por la organizacin.
Captulo 3 DEL ESTABLECIMIENTO DEL ENTORNO PARA LA ADMINISTRACIN POR PROCESOS Artculo 7.Establecimiento del compromiso institucional para la administracin por procesos.La administracin por procesos ser un compromiso encabezado por la mxima autoridad o su delegado. La mxima autoridad o su delegado asumir el rol de patrocinador institucional para la mejora de los procesos con las siguientes responsabilidades: Establecer el compromiso institucional administracin por procesos y comunicarlo. con la
Conjunto de proyectos orientados a la mejora o desarrollo de servicios y procesos institucionales. w) Tipos de procesos.Los tipos de procesos son: procesos gobernantes, procesos sustantivos y procesos adjetivos. 1. Procesos gobernantes.- Son aquellos que proporcionan directrices, polticas, planes estratgicos para la direccin y control de la institucin. 2. Procesos sustantivos.- Son aquellos que realizan las actividades esenciales para proveer los servicios y los productos que ofrece a sus clientes una institucin. Los procesos sustantivos se enfocan a cumplir la misin de la institucin. 3. Procesos adjetivos.- Son aquellos que proporcionan productos o servicios a los procesos gobernantes y sustantivos. x) Proceso crtico.Proceso de importancia alta o vital para la institucin. y) Proceso comatoso.Proceso categorizado por los servidores pblicos como crtico y de desempeo bajo o muy bajo en la escala definida en la Gua Metodolgica GPR: 1. Importancia: Grado en el cual un proceso contribuye para el logro de los objetivos institucionales y operativos.
Gestionar los recursos para implementar y mantener una correcta administracin por procesos dentro de la institucin. Asignar al Coordinador General de Gestin Estratgica, como Responsable para la Gestin de la Calidad, quien independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad establecida para este rol en los Artculos 9 y 10 de esta norma. En las instituciones que no existiere esta Coordinacin la mxima autoridad o su delegado designar a una persona con la autoridad, conocimiento y capacidades para ejercer este rol. Establecer y presidir el Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional. Promover una cultura de enfoque en la administracin por procesos.
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Artculo 8.- Determinacin de atribuciones de la Unidad de Administracin de Procesos.-
elaboracin de propuestas de proyectos de mejora para la presentacin y aprobacin del Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional.
La Direccin de Administracin de Procesos de la Coordinacin General de Gestin Estratgica, ser la responsable de garantizar la implementacin de la administracin por procesos con el fin de alcanzar una gestin institucional orientada a la calidad que genere productos y servicios pblicos que respondan a las necesidades de los ciudadanos, beneficiarios o usuarios. Esta unidad deber tener las siguientes atribuciones:
Administrar los planes, programas y proyectos de mejora de los procesos institucionales y de la calidad de los servicios institucionales, asegurando la correcta implementacin de la mejora y la generacin de los resultados y beneficios esperados. Establecer los mecanismos para el aseguramiento de la calidad de los procesos y de los servicios de la institucin de acuerdo a las normativas vigentes. Establecer y coordinar mecanismos para asegurar el involucramiento de clientes internos o externos y grupos de inters en proyectos de mejora de los servicios y procesos seleccionados a mejorar.
Implementar la administracin por procesos acorde a los lineamientos de esta norma y sus instrumentos complementarios que para tal efecto emita la Secretara Nacional de la Administracin Pblica (SNAP). Asesorar y participar en la definicin e implementacin de polticas, objetivos, procesos, metodologas y herramientas para la administracin por procesos y la calidad de los servicios de la institucin. Capacitar a los servidores pblicos de la institucin en las polticas, objetivos, procesos, metodologas y herramientas para la administracin por procesos y la calidad de los servicios, en coordinacin con la Unidad de Administracin del Talento Humano. Realizar estudios tcnicos que sustenten la utilizacin de mecanismos y herramientas relativas a la administracin por procesos y la calidad de los servicios, alineados a la normativa y directrices que establezca la Secretara Nacional de la Administracin Pblica. Documentar y gestionar la arquitectura de procesos de la institucin, bajo el auspicio de la mxima autoridad de la institucin o su delegado y el Responsable para la Gestin de la Calidad. Administrar el catlogo de procesos de la institucin y asegurar la actualizacin oportuna y la calidad de la informacin de los procesos registrados en el Sistema GPR (Portal GPR). Custodiar, comunicar e implementar la documentacin tcnica de los procesos de la institucin. Asegurar que se establezca un sistema para el control del desempeo y la mejora continua de los servicios y la gestin de procesos institucionales. Establecer lineamientos y coordinar con los responsables de los procesos de la institucin la
En el caso de no existir en la institucin la Unidad de Administracin de Procesos, la mxima autoridad o su delegado ser responsable de designar a la unidad operativa de la institucin que desempear sus responsabilidades. Artculo 9.- Establecimiento del Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional.La Mxima Autoridad o su delegado designar a los miembros de un Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional. El Comit tendr la calidad de permanente y estar integrado por: 1. La mxima autoridad o su delegado; 2. El Responsable para la Gestin de la Calidad ; 3. El Titular de la Unidad de Administracin de Procesos o de la unidad delegada; 4. Responsables de los macroprocesos de la institucin; 5. Representante de la Unidad de Talento Humano 6. Otros interesados que determine la Mxima Autoridad o su delegado. El Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional ser presidido por la mxima autoridad y ser facilitado por el Responsable para la Gestin de la Calidad. Artculo 10.- Definicin de roles para la administracin por procesos.La siguiente tabla define los roles y responsabilidades para la administracin por procesos en la institucin:
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Rol Responsable para la Gestin de la Calidad
Responsabilidades Es responsable de: Informar a la mxima autoridad o su delegado, sobre los resultados de los objetivos e indicadores estratgicos de procesos y de servicios de la institucin, as como en los mbitos que se determinen en las normas tcnicas relacionadas. Recolectar y comprender los derechos, necesidades y expectativas de los ciudadanos, beneficiarios o usuarios incorporndolos al desarrollo y revisin de la estrategia de mejora. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del ciudadano, beneficiario o usuario en todos los niveles. Gestionar los objetivos, indicadores y el desempeo de la administracin por procesos y servicios de la institucin. Hacer cumplir las normas y los lineamientos de la administracin por procesos establecidos por la institucin. Auspiciar y aprobar la definicin de la arquitectura de procesos de la institucin. Aprobar y controlar los cambios a la arquitectura de procesos de la institucin, en coordinacin con la Unidad de Administracin de Procesos y los responsables de los macroprocesos institucionales. Facilitar la operacin del Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional.
Responsable de Macroproceso
Es responsable de: Administrar la arquitectura de procesos del macroproceso en conjunto con los ejecutivos de segundo nivel involucrados y bajo la coordinacin de la Unidad de Administracin de Procesos. Asegurar la asignacin de un Responsable del Proceso para cada proceso bajo su autoridad. Establecer, comunicar y garantizar el cumplimiento de los lineamientos y normativas aplicables a los procesos bajo su autoridad. Llevar a cabo revisiones peridicas de los resultados e indicadores de la administracin de los procesos del macroproceso, as como definir oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas frente a estos resultados. Dirigir la evaluacin, priorizacin y seleccin de los procesos para mejorar dentro del macroproceso enfocados en la mejora de los servicios institucionales. Presentar al Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional las propuestas de mejora de los procesos involucrados en su macroproceso. Aprobar y controlar los cambios al catlogo de los procesos del macroproceso bajo su autoridad, en coordinacin con la Unidad de Administracin de Procesos.
Director, Jefe o Titular de Unidad Operativa
Ejercer el rol de patrocinador de los programas y proyectos de mejora de su macroproceso. Es responsable de: Administrar, en conjunto con el Responsable del Proceso, el desempeo de los procesos de la unidad as como sus resultados. Priorizar los procesos de su unidad para la mejora. Generar propuestas de mejora continua a los procesos de su unidad operativa. Supervisar la implementacin de los proyectos de mejora a los procesos una vez autorizados por la autoridad pertinente.
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Rol Responsable del Proceso
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Responsabilidades
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Es responsable de: Establecer los controles, lineamientos, polticas y procedimientos del proceso. Supervisar el desempeo del proceso. Identificar, definir e implementar proyectos de mejora. Rendir cuentas acerca de la eficacia y eficiencia del proceso. Mantener actualizados todos los datos del proceso en el Sistema GPR (Portal GPR). Asegurar y controlar la calidad del proceso. Definir oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas para el proceso. Coordinar las mejoras con los directores que estn involucrados en el proceso. Mantener actualizada la informacin/ documentacin del proceso.
Lder Tcnico de Proceso
Supervisar el cumplimiento de las acciones de mejora, acciones correctivas y preventivas fijadas para cada proceso. Es responsable de: Asesorar y supervisar la implementacin de los componentes tcnicos del proceso durante el ciclo de mejora del proceso. Asesorar y conducir el trabajo tcnico de la administracin del proceso. Monitorear la consecucin de las decisiones tomadas para cumplir con el ciclo de mejora continua. Dirigir, asesorar y elaborar en conjunto con el Responsable del Proceso el levantamiento, el modelado, la elaboracin y/o actualizacin de la documentacin del mismo para su institucionalizacin.
Ejecutores del Proceso
Capacitar e involucrar en coordinacin con el Responsable del Proceso a los ejecutores del mismo. Es responsable de: Ejecutar las actividades definidas del proceso. Recomendar acciones de mejora al Responsable del Proceso. Participar activamente en las reuniones y talleres de procesos y cuando se lo requiera. Comunicar al Responsable del Proceso requerimientos y sugerencias de los clientes y otros involucrados del proceso. Detectar y respaldar el cambio de los procesos; informar, estimular, ofrecer retroalimentacin y atender reclamos.
Clientes del Proceso
Comunicar al Responsable del Proceso sobre el desenvolvimiento de los procesos durante el ciclo de mejora. Es responsable de: Retroalimentar acerca del proceso de manera formal e informal.
Lder de Proyecto de Mejora
Participar en las reuniones y talleres de procesos, cuando se lo requiera. Es responsable de: Elaborar el plan del proyecto de mejora en conjunto con el equipo de trabajo. Actualizar de forma continua la informacin del proyecto. Dirigir y controlar la ejecucin del plan del proyecto. Determinar y asegurar el cumplimiento de la calidad de los productos. Identificar, documentar y solicitar autorizacin a los cambios a la lnea base del plan del proyecto. Elaborar los resmenes ejecutivos de avance.
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Responsabilidades Dar seguimiento al avance fsico y al avance financiero del proyecto. Dar seguimiento a las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias. Administrar los riesgos del proyecto. Coordinar las compras y adquisiciones relacionadas con el proyecto. Mantener actualizada la informacin del proyecto en el GPR. Resolver y de ser necesario escalar asuntos al patrocinador ejecutivo.
Captulo 4 DE LA GESTIN ESTRATGICA DE PROCESOS Y SERVICIOS INSTITUCIONALES Artculo 11.- Determinacin de la estrategia y el portafolio de los servicios institucionales.El Responsable para la Gestin de la Calidad en conjunto con el Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional, deber asegurar que se defina una estrategia para la mejora de la calidad de los servicios que otorga la institucin. La estrategia deber definir el portafolio de servicios, el catalogo de servicio, los macro procesos asociados al servicio as como todas las herramientas que necesarias para la prestacin del servicio. Se identificarn los servicios crticos para la ciudadana as como las prioridades para la asignacin de los recursos e inversin. Artculo 12.- Integracin de las estrategias de mejora de los servicios y procesos a la planificacin estratgica de la institucin.El Responsable para la Gestin de la Calidad deber asegurar que las estrategias de mejora de la calidad de los servicios, incluyendo sus macroprocesos y procesos componentes, formen parte integral de los planes estratgicos de la institucin registrada en el Sistema GPR (Portal GPR) con objetivos, indicadores y estrategias para lograr la calidad del servicio y satisfaccin del ciudadano, beneficiario o usuario. Artculo 13.- Gestin del desempeo de la administracin por procesos y la calidad de los servicios.Cada institucin incluir en su Plan Estratgico registrado en el Sistema GPR (Portal GPR) los objetivos e indicadores que determine la Secretara Nacional de la Administracin Pblica referentes a la administracin por procesos y la calidad de los servicios. Estos indicadores debern estar configurados de acuerdo a la metodologa y periodicidad que establezca la Secretara Nacional de Administracin Pblica. Los objetivos de calidad, estn relacionados con los objetivos homologados de eficiencia operacional y desarrollo del talento humano definidos por la Secretaria Nacional de la Administracin Pblica para el Sistema GPR (Portal GPR).
Captulo 5 DE LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES
Artculo 14.- Priorizacin de programas y proyectos de mejora de procesos.La priorizacin de la asignacin de recursos para los programas de mejoramiento de la gestin institucional debe sustentarse en un anlisis costo/beneficio considerando entre otros los siguientes criterios: Estrategia de mejora de los servicios institucionales. Impacto potencial a los ciudadanos, beneficiarios o usuarios. El bajo desempeo, impacto e importancia de los procesos componentes del servicio. Riesgo o falta de transparencia en la ejecucin del servicio. Resultados de las evaluaciones de gestin realizadas en los procesos y servicios.
Artculo 15.- Revisin de los resultados de los programas de mejora de procesos y la calidad de los servicios.El Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional se reunir con una periodicidad de al menos una vez cada cuatro meses con el propsito de: Dirigir la mejora continua de los procesos y servicios institucionales. Establecer directrices y realizar la priorizacin, seleccin y autorizacin de la asignacin de recursos en proyectos de los programas de mejoramiento de la gestin institucional, presentados por los responsables del macroproceso. Llevar a cabo revisiones del estado, problemas y resultados de los proyectos de los programas de mejoramiento de la gestin institucional. Supervisar los resultados del control y aseguramiento de la calidad de los procesos institucionales.
Suplemento
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Captulo 6
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Asegurar el cumplimiento a los compromisos establecidos con los ciudadanos y su satisfaccin. Tomar decisiones de alto nivel sobre cambios necesarios dentro de la institucin relativos a sus servicios y procesos. Revisiones peridicas de los resultados de los indicadores de la administracin por procesos.
DE LA ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL DE PROCESOS
Artculo 16.institucional.-
Gestin
del
catlogo
de
procesos
Podrn convocarse a reuniones extraordinarias en el caso de ser necesario por parte de la mxima autoridad o su delegado.
Los lineamientos generales para la definicin del catlogo de procesos son:
RESPONSABLES
Responsable para la Gestin de la Calidad. Unidad de Administracin de Procesos. Responsables de Macroprocesos. Directores, Jefes o Titulares de la Unidad Operativa. Responsables de los Procesos. Administrar la arquitectura de procesos de la institucin.Documentacin y presentacin a la mxima autoridad y al Responsable para la Gestin de la Calidad en conjunto del modelo de arquitectura de procesos de la institucin que identifique los macroprocesos y los procesos componentes de los servicios para su autorizacin. para autorizacin de la mxima autoridad en conjunto con el Responsable para la Gestin de la Calidad Identificar los procesos de las Unidades Operativas.- Anlisis de la arquitectura de procesos de la institucin y el estatuto orgnico, para identificar y mantener actualizado, a nivel Unidad Operativa, el catlogo de los procesos de la unidad y su interrelacin con otros procesos. Se identificar el proceso con la unidad designada como responsable. Designar responsables de macroprocesos y de procesos.- Designacin de los responsables de los macroprocesos y los procesos identificados. Definir la informacin bsica del proceso.- Definicin de la informacin bsica del proceso. Responsables de macroprocesos.- Todo macroproceso identificado en el Modelo de Arquitectura de Procesos de la Institucin tendr asignado un responsable. Responsables de Procesos.- Todo proceso identificado a nivel de unidad operativa tendr asignado a un responsable.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS -
Artculo 17.- Registro de macroprocesos y actualizacin del catalogo de procesos en el Sistema GPR (Portal GPR).Los lineamientos generales para la actualizacin del catlogo de macroprocesos y procesos son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Unidad de Administracin de Procesos. Responsables de Macroprocesos. Directores, Jefes o Titulares de la Unidad Operativa. Responsables de los Procesos. Definir y registrar los macroprocesos en el Sistema GPR (Portal GPR).- Registro de los macroprocesos identificados en la Arquitectura de Procesos de la Institucin en el Sistema GPR (Portal GPR).
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Suplemento
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Definir y registrar el catlogo de procesos en el Sistema GPR (Portal GPR).- Registro de la informacin bsica de los procesos de cada Unidad Operativa en el Sistema GPR (Portal GPR). Depurar, homologar y validar el catlogo de procesos.- Revisin y depuracin del catlogo de procesos, incluyendo la aplicacin de estndares de nombramiento, homologacin de instancias de procesos desconcentrados y/o dispersos de la institucin y la validacin del catlogo completo por la Unidad de Administracin de Procesos. Actualizar la ficha del proceso en el Sistema GPR (Portal GPR).- Actualizacin y aseguramiento de la calidad de toda la informacin registrada en las fichas de proceso de cada Unidad Operativa y su cumplimiento con la Norma Tcnica GPR. Asociar los procesos a los macroprocesos en el Sistema GPR (Portal GPR).- Asociacin en el Sistema GPR (Portal GPR) del proceso a su macroproceso correspondiente. Registro de macroprocesos.- Todos los macroprocesos identificados en el modelo de la Arquitectura de Procesos de la Institucin debern ser registrados en el Sistema GPR (Portal GPR) bajo la responsabilidad de la unidad de administracin de procesos. Registro de procesos.- Todos los procesos identificados a nivel de la Unidad Operativa deben ser registrados en el catlogo de procesos del Sistema GPR (Portal GPR) con su informacin bsica completa acorde a la norma tcnica GPR. Cobertura de atribuciones.- El catlogo de procesos de cada unidad operativa deber contemplar los procesos necesarios para cumplir con las atribuciones designadas. Actualizacin del catlogo de procesos. El catlogo de procesos debe ser permanentemente revisado y actualizado. Es obligacin del Responsable de Proceso mantener actualizada la informacin de su proceso registrada en el Sistema GPR (Portal GPR). Es responsabilidad de la Unidad de Administracin de Procesos el asegurar que la informacin del catlogo sea actualizada de acuerdo a los lineamientos que establezca. La informacin que se deber actualizar comprende la informacin bsica de la ficha de proceso, los resultados de la evaluacin de proceso, el diagnstico de las caractersticas del proceso, la alineacin a los objetivos operativos, los indicadores de desempeo del proceso y la vinculacin de proyectos de mejora al proceso cuando ste se encuentre en mejora.
LINEAMIENTOS
Responsable de Proceso.- Todo proceso registrado en el catlogo de procesos en el Sistema GPR (Portal GPR) tendr asignado un responsable para la evaluacin, monitoreo y mejora. Clasificacin de procesos por Macroprocesos.- Todo proceso registrado en el catlogo de procesos en el Sistema GPR (Portal GPR) deber estar asociado al macroproceso al que pertenece en el Sistema GPR (Portal GPR). Procesos no implementados.- Cuando un proceso sea identificado pero no implementado, por ejemplo en algunos casos de procesos desconcentrados, cada instancia del proceso ser registrado en la Unidad Operativa pertinente y calificado en su desempeo como No Implementado. Aprobacin del catlogo de procesos de los planes operativos.- Los catlogos de procesos de la institucin sern validados y aprobados por los responsables de los macroprocesos involucrados, en coordinacin con la Unidad de Administracin de Procesos y el Ejecutivo de segundo nivel (nivel superior a la unidad operativa).
Artculo 18. - Institucionalizacin de la administracin por procesos.Los lineamientos generales para la institucionalizacin de la administracin de procesos son:
Suplemento
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Registro Oficial N 895 -Responsable del Proceso. Lder de Proyecto de Mejora.
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RESPONSABLES
Unidad de Administracin de Procesos. Responsables de Macroprocesos. Evaluar la madurez institucional de la Administracin Por Procesos.- Evaluacin del nivel de madurez institucional en administracin por procesos. Definir polticas, procesos, metodologas y herramientas para la administracin por procesos.- Definicin y documentacin de las polticas, procesos, metodologas y herramientas por parte de la Unidad de Administracin de Procesos. Establecer mecanismos para la administracin de activos y conocimiento relativo a la administracin por procesos.- Definicin y establecimiento de una base de informacin y activos institucionales para la administracin de procesos. Capacitar a los funcionarios en las polticas, objetivos, procesos, metodologas y herramientas para la administracin por procesos.- Definicin e implementacin de un plan de capacitacin en administracin por procesos y su administracin en el Sistema GPR (Portal GPR). Medicin de la madurez institucional en Administracin Por Procesos.- Cada institucin incluir en su Plan Estratgico registrado en el Sistema GPR (Portal GPR) un indicador denominado nivel de madurez institucional en Administracin de Procesos lo cual deber reflejar los resultados de encuestas peridicas para medirla. La metodologa y periodicidad de las encuestas de madurez institucional en Administracin de Procesos se regirn por la metodologa Gobierno Por Resultados establecida en la Gua Metodolgica GPR, emitida por la Secretara Nacional de Administracin Pblica. Conformidad a los requisitos establecidos en esta norma tcnica.- Las polticas, procesos, metodologas y herramientas para la Administracin por Procesos que defina la Unidad de Administracin de Procesos deber dar cumplimiento a los requisitos y lineamientos establecidos en esta norma tcnica y normas complementarias. Captulo 7
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
DE LA DEFINICIN Y PRIORIZACIN DE PROCESOS A MEJORAR Artculo 19.- Alineacin de los procesos a los objetivos.Los lineamientos generales para la alineacin de procesos son:
RESPONSABLES
Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Analizar los objetivos operativos, indicadores y metas de resultados a obtener.- Anlisis de los objetivos operativos y sus indicadores con el fin de identificar, seleccionar y alinear los principales procesos que son necesarios para lograr los indicadores y las metas planteadas para cada objetivo operativo. Establecer la alineacin de procesos a objetivos operativos y registrarla en el Sistema GPR (Portal GPR).- Registro de la alineacin de los procesos identificados en la etapa anterior a los objetivos operativos en el Sistema GPR (Portal GPR).
ACTIVIDADES
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Validar la alineacin.- Revisin y validacin de la alineacin de los procesos en el Sistema GPR (Portal GPR). Alineacin a atribuciones y objetivos.- Todo proceso debe estar alineado al menos a un objetivo operativo y al menos a una atribucin de la unidad operativa en el Sistema GPR (Portal GPR). Validacin de la alineacin.- La alineacin de los procesos a objetivos operativos debe estar validada por el Director, Jefe o Titular de la unidad para asegurar que el proceso contribuye a la ejecucin de las acciones enunciadas en el objetivo operativo.
LINEAMIENTOS
Artculo 20.- Evaluacin de los procesos.Los lineamientos generales para la evaluacin de los procesos son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico de Proceso. Evaluar la importancia.- Calificacin de importancia de cada proceso utilizando la escala de calificaciones 1 al 5 definida por la metodologa GPR. sta actividad incluye el registro de los resultados de la calificacin en el Sistema GPR (Portal GPR). Evaluar el desempeo.- Calificacin del desempeo actual de cada proceso utilizando la escala de calificaciones 1 al 5 definida por la metodologa GPR. sta actividad incluye el registro de los resultados de la calificacin en el Sistema GPR (Portal GPR). Analizar los resultados de la evaluacin de importancia y desempeo.- Revisin, evaluacin y validacin de las calificaciones de importancia y desempeo de cada proceso por el Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Cobertura de evaluacin.- Todo proceso registrado en el catlogo de procesos de la unidad ser evaluado y calificado por su importancia y desempeo actual con los resultados registrados en el Sistema GPR (Portal GPR). Procesos no implementados.- La calificacin del desempeo actual de los procesos no implementados debe reflejar no implementado en el Sistema GPR (Portal GPR). La calificacin de importancia de los mismos debe estar acorde a su importancia determinada por la evaluacin de objetivos e indicadores de la unidad. Calificacin de importancia del proceso.- La escala de calificacin de importancia de los procesos es: VALOR OPERACIONAL O ESTRATGICO Sirve a una o ms necesidades institucionales crticas o estratgicas. Vital (5) Debe generar un valor estratgico significativo; una futura fuente de ventaja competitiva. Sirve a una o ms necesidades institucionales importantes. Alta (4) Debe generar un valor cuantificable en el corto a mediano plazo. Fallas o defectos pueden ser fatales si no son corregidos rpidamente. IMPACTO DE LOS DEFECTOS
LINEAMIENTOS
IMPORTANCIA
Fallas o defectos pueden ser una preocupacin seria si no son corregidos.
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Sirve a algunas necesidades institucionales bsicas. Media (3) Debe generar un valor efectivo en costo para los ciudadanos, beneficiarios, usuarios o la institucin. Sirve nicamente a necesidades institucionales menores o secundarias. Puede o no generar valor al negocio en el corto o mediano plazo. Sirve a necesidades institucionales antiguas / legadas. Nula (1) Decremento en valor o fase de terminacin planeada.
Fallas o defectos pueden representar obstculos para el futuro crecimiento o para las operaciones actuales.
Baja (2)
Fallas o defectos pueden pasar desapercibidos por largos periodos.
Fallas o defectos tienen impactos pequeos o poco reales.
Calificacin de desempeo actual del proceso.- La escala de calificacin del desempeo actual de los procesos es: DESEMPEO DEFINICIN Ejecucin y operacin de Clase Mundial; otras organizaciones aprenden o se comparan con este proceso. Se han hecho la mayora de las posibles mejoras. EVIDENCIA Resultados general consistentemente libres defectos. Resultados consistentes menudo excediendo expectativas. y y de
Excelente (5)
Muy Bueno (4)
a las
Bueno (3)
Estndar, eficiente y solo con problemas operacionales menores.
Resultados usualmente satisfactorios, pero con fallas de vez en cuando. Los resultados esperados son definidos, pero los resultados actuales no son predecibles y presentan ciertas fallas significativas. Problemas frecuentes que requieren accin inmediata o bomberazos para ser resueltos. La institucin se encuentra en una reestructura organizacional, desconcentracin de servicios o implantacin de un nuevo proceso.
Bajo (2)
Algunos problemas necesitan de accin inmediata.
Muy Bajo (1)
El despliegue es incompleto o muy informal.
No Implementado (-1)
El proceso es identificado pero aun no implementado.
Artculo 21.- Seleccin y priorizacin de los procesos a mejorar.Los lineamientos generales para la seleccin y priorizacin de procesos a mejorar son: RESPONSABLES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Macroproceso. Responsable del Proceso.
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ACTIVIDADES
Seleccin de procesos a mejorar.- Determinacin de procesos a mejorar basada en los resultados de evaluacin de importancia y desempeo de los mismos. Priorizacin de procesos a mejorar.- Priorizacin de los procesos seleccionados con base a la contribucin del logro de los objetivos operativos de la unidad. Procesos comatosos y procesos no implementados.- Los procesos evaluados en el Sistema GPR (Portal GPR) con importancia alta o vital y desempeo actual de bajo o muy bajo, as como los procesos no implementados sern los seleccionados para mejorar. Priorizacin de procesos a mejorar.- Esta priorizacin debe de tomar en cuenta entre otros los siguientes criterios: a Impacto en los servicios crticos de la institucin. b La alineacin y contribucin de los procesos a los objetivos de cada Unidad Operativa. c Las prioridades estratgicas de procesos para lograr los objetivos e indicadores estratgicos de la institucin. d La repercusin en el cliente interno y externo. e La evaluacin de importancia y desempeo. f El ambiente poltico, social y econmico que rodea los procesos a mejorarse.
LINEAMIENTOS
LINEAMIENTOS
Responsables para la determinacin de las prioridades de mejora.- La seleccin y priorizacin final de los procesos a mejorar ser realizada por los responsables de los macroprocesos, los responsables de los procesos, junto con el Director, Jefe o Titular de la unidad, y con asesora de la Unidad de Administracin de Procesos. Reunin mensual de gestin de planes operativos.- El Director, Jefe o Titular de una Unidad Operativa debe realizar mensualmente, conforme a la Norma Tcnica GPR, una reunin para monitorear los resultados del plan y revisar los resultados de los indicadores de los procesos crticos.
Captulo 8 DE LA ADMINISTRACIN DE LA MEJORA INSTITUCIONAL EN PROCESOS Artculo 22.- Administracin de los programas de mejora de procesos.Los lineamientos generales para la administracin de programas de mejora de procesos son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Coordinador de Gestin Estratgica. Responsable del Proceso. Lder de Proyecto de Mejora. Unidad de Administracin de Procesos. Responsables de Macroprocesos. Revisar y evaluar propuestas de proyectos de mejora (anteproyectos).- Los responsables de macroprocesos en conjunto con la Unidad de Administracin de Procesos revisan y evalan las propuestas para nuevos proyectos de mejoras identificados en la planificacin operativa por los responsables de los procesos con el propsito de: o Determinar su grado de cumplimiento de las polticas establecidas por la Unidad de Administracin de Procesos y las emitidas al respecto por la Secretaria Nacional de la Administracin Pblica. o Determinar si el anteproyecto debe ser o no ejecutado.
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o Determinar si procede su presentacin al Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional para su aprobacin, acorde a sus caractersticas. o Determinar su pertinencia y de ser requerido proceder a solicitar la autorizacin de Secretara Nacional de la Administracin Pblica. Planificar los programas de mejora.- Se organizan e integran los anteproyectos y proyectos de mejora en un conjunto de programas de mejora, para facilitar su administracin coordinada por la Unidad de Administracin de Procesos. Realizar el seguimiento y control a los programas de mejora en el Sistema GPR (Portal GPR).- Monitoreo de los indicadores, control en la ejecucin, aseguramiento de la calidad, control de cambios, administracin de los riesgos y resultados de los proyectos de los programas de mejoramiento de la gestin institucional por los responsables de los macroprocesos involucrados, los responsables de procesos impactados, y los Lderes de los Proyectos de Mejoramiento de la Gestin Institucional. Adems, la integracin y presentacin de reportes ejecutivos de avance al Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional y al Responsable para la Gestin de la Calidad. Establecer mejores prcticas para administracin de cambio organizacional.- Definicin y establecimiento de planes de administracin de cambio organizacional asociados a los programas de mejora definidos. Registro de proyectos de mejora de procesos en el Sistema GPR (Portal GPR).- Todo anteproyecto y/o proyecto para la mejora de procesos ser registrado en el Sistema GPR (Portal GPR), clasificado con el tipo procesos en la ficha del proyecto y ser estar afiliado a un programa de mejora. Administracin de un programa de mejora.- Cada programa de mejora de procesos tendr un Administrador del Programa designado por la Unidad de Administracin de Procesos y responsable de la gestin y control del mismo, as como un Patrocinador Ejecutivo que proporcionar direccin global y liderazgo para la ejecucin del programa. Afiliacin de proyectos de mejora a programas- Todos los proyectos de mejora debern estar afiliados a un programa de Mejora en el Sistema GPR (Portal GPR). Aprobacin y control de nuevos proyectos de mejora de procesos.- Los programas de mejora sern presentados por los responsables de los macroprocesos de la institucin y debern ser aprobados por el Comit de Gestin de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional. Proyectos de mejora de procesos que requieren autorizacin de la SNAP.- Todo proyecto que involucre la contratacin de un externo de la siguiente ndole ser revisado y aprobado por la Secretara Nacional de Administracin Pblica antes del inicio del proceso de contratacin: o Adquisicin de tecnologas o software para la automatizacin y administracin de procesos BPMS (Business Process Management Suite) o similares como workflows. o Contratacin de proyectos de automatizacin de procesos. o Contratacin de proyectos para la implementacin de la administracin por procesos institucional o para la definicin o implementacin de las actividades de la presente normativa. Artculo 23.- Administracin de la adopcin de mejores prcticas.Los lineamientos generales para la adopcin de mejores prcticas son: RESPONSABLES Unidad de Administracin de Procesos. Responsables de Macroprocesos.
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Responsables de Procesos. Determinar modelos de referencia (mejores prcticas, normas y/o estndares) relevantes.- Investigacin y determinacin de las mejores prcticas, estndares y modelos de referencia relevantes para los procesos y los productos y/o servicios de la institucin. Seleccionar los modelos de referencia y su impacto en los procesos institucionales.Seleccin de los modelos de referencia por los responsables del macroproceso en conjunto con la Unidad de Administracin de Procesos y otros actores que se identifiquen. Determinar un programa de adopcin.- Realizacin de evaluaciones del estado actual vs. los modelos de referencia seleccionados e integracin de un programa de mejora basado en los resultados. Realizar la evaluacin pertinente.- Realizacin, cuando sea aplicable, de las evaluaciones de cumplimiento acorde a los modelos de referencia y las normativas aplicables. Aprobacin de la estrategia institucional.- Una vez determinada la estrategia institucional para la certificacin de procesos y adopcin de mejores prcticas, ser presentada a la Secretaria Nacional de Administracin Pblica para su revisin y aprobacin. Captulo 9 DE LA GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS PROCESOS
ACTIVIDADES
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Artculo 24.- Administracin del sistema de gestin de la calidad.Los lineamientos generales para la administracin del sistema de gestin de la calidad son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Unidad de Administracin de Procesos. Responsables de Procesos. Responsables de Macroprocesos. Definir las bases de la gestin de calidad.- Emisin de la poltica, ingreso de los objetivos de calidad y determinacin de las necesidades y los requisitos para la documentacin de los procesos institucionales, as como los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los estndares establecidos y la operacin eficaz del Sistema de Gestin de la Calidad. Administrar documentos y registros.- Control de los documentos y registros de acuerdo a los procedimientos que establezca la Unidad de Administracin de Procesos. Informar el desempeo del sistema de gestin de la calidad.- Presentacin de reportes ejecutivos de evaluacin del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad. Alcance del Sistema de Gestin de la Calidad.- El Director, Jefe o Titular de una Unidad Operativa, en conjunto con la Unidad de Administracin de Procesos y los responsables de macroprocesos determinarn los procesos que estarn sujetos al aseguramiento y control de la calidad bajo el Sistema de Gestin. Esta decisin estar sustentada en los siguientes elementos: a. Nivel de madurez del proceso. b. Impacto potencial a los clientes debido a defectos o fallas del producto y/o servicio. c. Gravedad de la falta de cumplimiento a los estndares y documentacin establecida. d. Necesidad de certificar la operacin del proceso vs. algn estndar nacional o internacional. e. Riesgo o falta de transparencia en la ejecucin del proceso. f. Resultados de las mediciones de los procesos.
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Artculo 25.- Administracin de las evaluaciones de la calidad de procesos.La administracin de las evaluaciones de calidad se regir por los siguientes lineamientos: RESPONSABLES ACTIVIDADES Unidad de Administracin de Procesos. Responsables de Procesos. Evaluador. Elaborar e Implementar el Plan Anual de Evaluacin.- Establecimiento de un plan de evaluacin para asegurar que los procesos se ejecutan conforme a los controles y estndares establecidos y verificando su efectividad. Realizar las evaluaciones internas de gestin.- Ejecucin de las evaluaciones de gestin internas y externas de acuerdo al Plan Anual de Evaluacin. Realizar el seguimiento de acciones correctivas y preventivas.- Seguimiento hasta el cierre de las acciones correctivas y preventivas. Responsabilidades en las evaluaciones internas de gestin.- El Responsable del Proceso junto con los ejecutores del proceso son responsables de proporcionar la informacin en evidencia de la informacin, as como tambin levantar los planes de accin para eliminar las causas de incumplimiento y proponer acciones correctivas, preventivas o de mejora. Evaluaciones de tercera parte (externas) de procesos.- Todo resultado de las evaluaciones externas de procesos realizadas por proveedores calificados ser entregado en copia simple a la Unidad de Administracin de Procesos de la institucin. Administracin del Plan Anual de Evaluaciones en el Sistema GPR (Portal GPR).- El Plan Anual de Evaluaciones debe ser registrado y administrado en el Sistema GPR (Portal GPR) como un proyecto y su seguimiento se realizar en la herramienta incluyendo las evaluaciones a realizarse como hitos. Contratacin de servicios externos para evaluaciones.- Cuando se solicita los servicios de consultora externa para una evaluacin, se deber velar que los oferentes cuenten con auditores calificados tcnicamente.
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Captulo 10 DEL ANLISIS DEL PROCESO Artculo 26.- Diagnstico del desempeo actual del proceso.Los lineamientos generales para el diagnstico del desempeo actual del proceso son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Ejecutores del Proceso. Cliente(s) del Proceso. Proveedor(es) del Proceso. Unidad de Administracin de Procesos. Validar la ficha del proceso actual.- Actualizacin y anlisis de la ficha de proceso en el Sistema GPR (Portal GPR) y su alineacin a los objetivos operativos. Modelar el proceso actual (AS-IS).- Se analiza la informacin y documentacin del proceso y de ser requerido se elabora y/o actualiza los modelos e informacin que documentan al
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proceso actual, sus actividades, reglas de negocio, usuarios y las caractersticas ms importantes del mismo. De esta actividad se genera un modelo del proceso actual (AS-IS) actualizado. Diagnosticar el desempeo de las caractersticas del proceso.- Se realiza la recopilacin de informacin relevante y la documentacin existente del proceso y se analiza las ocho caractersticas por su importancia y desempeo actual utilizando la metodologa GPR y validando la congruencia de resultados con la evaluacin inicial de desempeo del proceso. Definicin de la lnea base y metas de indicadores a mejorar.- Se consolidan los resultados de anlisis anterior, se determinan las caractersticas del proceso a mejorar, se determinan los indicadores que sern usados para medir su desempeo y se establece la lnea base, as como metas cuantificables y tiempos estimados para la mejora del proceso. Anlisis de las caractersticas de procesos seleccionados para mejora.- Todo proceso seleccionado para mejora debe ser diagnosticado por las caractersticas de acuerdo a la metodologa GPR y el registro de los resultados del diagnstico en el Sistema GPR (Portal GPR). Este anlisis ser un insumo para la identificacin, definicin y planificacin de proyectos de mejora de los procesos. Formato estndar para los diagramas de procesos.-. Las instituciones dentro del alcance de esta norma utilizarn la notacin estndar BPMN (Business Process Modeling Notation) en forma obligatoria. Indicadores de procesos en mejora.- Todo proceso con un proyecto de mejora tendr uno o ms indicadores para medir y verificar las mejoras planteadas por el proyecto. La definicin de indicadores de procesos debe seguir la metodologa GPR midiendo una o ms de las caractersticas establecidas por la metodologa GPR.
LINEAMIENTOS
Artculo 27.- Determinacin de los requerimientos de mejora del proceso.Los lineamientos generales para la determinacin de los requerimientos para la mejora son:
RESPONSABLES
Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Ejecutores del Proceso. Cliente(s) del Proceso. Proveedor(es) del Proceso. Unidad de Administracin de procesos.
ACTIVIDADES
Anlisis de las causas races de los problemas actuales.- Se realiza un anlisis sobre las problemticas del procesos para poder identificar su causa/raz mediante el uso de herramientas tcnicas que permitan identificarlas. Identificacin de mejoras potenciales.- Determinacin de alternativas para la atencin de las causas races, evaluacin de las alternativas para resolverlas y determinacin de las acciones de mejora recomendadas que sern consideradas en el rediseo del proceso priorizado. Diseo y modelado del proceso deseado (TO-BE).- Diseo del proceso priorizado generando las especificaciones y modelos del proceso como debe ser (TO-BE). El diseo del proceso priorizado involucra la creacin de especificaciones y modelos, dentro del contexto de la planificacin institucional, las metas de desempeo, atribuciones y estructura orgnica, aplicaciones de negocio, plataformas tecnolgicas, aplicaciones y sistemas, recursos de informacin y datos, controles operacionales e integracin con otros procesos internos y externos.
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Participacin de cliente(s) y proveedor(es) del proceso.- La validacin de requerimientos de mejora a los procesos debe incluir la participacin por parte de cliente(s) y proveedor(es) del proceso.
Artculo 28.- Definicin del anteproyecto de mejora del proceso.Los lineamientos generales para la definicin de los anteproyectos de mejora son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Ejecutores del Proceso. Cliente(s) del Proceso. Proveedor(es) del Proceso. Unidad de Administracin de Procesos. Conceptualizacin de alternativas de solucin tcnica - Se investiga posibles soluciones para implementar la estrategia de mejora y se conceptualiza la solucin tcnica a proponer. Anlisis de la viabilidad y costo-beneficio de las alternativas - Se determina la viabilidad y se realiza un anlisis de costo-beneficio de las alternativas de solucin tcnica identificadas. Determinacin de la estrategia de mejora.- Evaluacin de las distintas alternativas de solucin tcnica identificadas y seleccin de la mejor estrategia con base el anlisis de viabilidad, costo/beneficio, la prioridad del proceso, su contribucin a los objetivos, los recursos disponibles, la velocidad de realizar los cambios sugeridos y la viabilidad para la eventual certificacin del proceso. Una vez seleccionada la estrategia de mejora, se desarrolla el perfil del proyecto (ante-proyecto). Orientacin hacia la automatizacin.- La administracin por procesos, previo anlisis de viabilidad, se orientar al uso de herramientas tecnolgicas para automatizar los procesos mejorados. Orientacin hacia la integracin de procesos y sistemas.- La mejora del proceso se orientar al anlisis e integracin con otros procesos y/o sistemas institucionales e interinstitucionales. Evaluacin de costo-beneficio del anteproyecto de mejora.- El producto de la evaluacin de costo-beneficio del anteproyecto debe incluir un documento de justificacin tcnicaeconmica del proyecto con los siguientes contenidos: descripcin de la solucin tcnica, descripcin de los beneficios tangibles e intangibles a realizar, tiempos y recursos a consumir, el costo inicial y los costos estimados para operar la solucin por un periodo de tres (3) aos. Captulo 11 DE LA MEJORA DEL PROCESO Artculo 29.- Planificacin del proyecto de mejora de procesos.Los lineamientos generales para la planificacin del proyecto de mejora son: RESPONSABLES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Lder de Proyecto de Mejora.
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Unidad de Administracin de Procesos. Patrocinador Ejecutivo. Responsable de Macroproceso. Proveedor externo, segn las necesidades del proyecto. Obtencin de aprobacin del nuevo proyecto.- Se gestiona la aprobacin del nuevo proyecto y la certificacin presupuestaria (cuando sea necesaria), asegurando conformidad con los lineamientos de la presente Norma Tcnica para la aprobacin de nuevos proyectos de administracin o mejora de procesos. Definicin del plan detallado del proyecto.- Se realiza la planificacin detallada del proyecto, aplicando las normas y polticas de la institucin, as como la Norma Tcnica de GPR. Administracin de proyectos de mejora.- Cada proyecto de mejora de procesos tendr un Lder de Proyecto de acuerdo con la Norma Tcnica GPR, responsable de la gestin y control del mismo, as como un Patrocinador Ejecutivo que proporcionar direccin global y liderazgo para la ejecucin del proyecto.
ACTIVIDADES
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Artculo 30.- Implementacin, verificacin y validacin del proyecto de mejora.Los lineamientos generales para la implementacin, verificacin y validacin de proyectos de mejora son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Lder de Proyecto de Mejora. Unidad de Administracin de Procesos. Patrocinador Ejecutivo. Responsable de Macroproceso. Proveedor externo, segn las necesidades del proyecto. Desarrollo de mejoras al proceso.- Se desarrolla la solucin tcnica y los productos definidos de acuerdo con el plan detallado del proyecto. Verificacin y validacin de la solucin.- Previa a la implementacin de la solucin tcnica se realizan revisiones, inspecciones y pruebas para validar que la solucin integral cumpla con los requisitos establecidos y con el propsito definido. Monitoreo de los indicadores de desempeo a mejorar.- Durante el periodo de verificacin y validacin y por un periodo de transicin y prueba despus de la implementacin de la mejora, se da seguimiento a los resultados de los indicadores de desempeo establecidos en la lnea base para conocer las tendencias y el rendimiento de los mismos y confirmar que se han obtenido los resultados esperados. Administracin del proyecto de mejora en el Sistema GPR (Portal GPR). El Lder del Proyecto de mejora deber mantener actualizada en el Sistema GPR (Portal GPR) la informacin del proyecto de mejora de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Norma Tcnica GPR.
LINEAMIENTOS
Artculo 31.- Institucionalizacin de la mejora.Los lineamientos generales para la institucionalizacin de la mejora son:
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RESPONSABLES
Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Lder de Proyecto de Mejora. Unidad de Administracin de Procesos. Patrocinador Ejecutivo. Responsable de Macroproceso. Proveedor externo, segn las necesidades del proyecto. Determinacin de la estrategia de administracin del cambio.- Se elabora un plan para la gestin del cambio relacionada al impacto organizacional del proyecto de mejora de procesos. Transferencia de la mejora a la institucin.- Se implanta la solucin tcnica y los productos del proyecto incluyendo la capacitacin de los involucrados. Institucionalizacin del proceso mejorado.- Se realizan actividades de socializacin e institucionalizacin del proceso mejorado, asegurando su formalizacin, integracin y adopcin al nivel institucional y de todos los actores involucrados. Institucionalizacin del proceso mejorado.- Cada proyecto de mejora de un proceso incluir un plan de institucionalizacin del proceso mejorado, asegurando su formalizacin, socializacin, integracin y adopcin a nivel institucional, en coordinacin con la Unidad de Cambio de Cultura Organizacional en el caso que exista y amerite. Captulo 12 DE LA GESTIN Y EL CONTROL DEL PROCESO
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Artculo 32.- Gestin y mejora continua del desempeo del proceso.Los lineamientos generales para gestionar el desempeo del proceso son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Unidad de Administracin de Procesos. Responsable de Macroproceso. Recoleccin de datos y actualizacin de resultados de los indicadores.- Se recolectan los datos necesarios para el clculo de los resultados de medicin de indicadores de procesos de acuerdo al mtodo y periodicidad establecida en el Sistema GPR (Portal GPR). Anlisis de resultados e implicaciones.- Los responsables de los procesos analizan los resultados de los indicadores de los procesos, evalan implicaciones y toman acciones correctivas y/o preventivas para eliminar o prevenir desviaciones en respuesta a las alertas en el GPR. Determinacin de acciones para la mejora continua.- El Responsable del Proceso en conjunto con el Lder Tcnico y otros actores que se identifiquen determinarn acciones de mejora del proceso y las aplicar. En caso de ser requerida la gestin y seguimiento de la mejora se deber registrar en el Sistema GPR (Portal GPR) un anteproyecto de mejora de proceso y ser comunicado a la Unidad de Administracin de Procesos para ser alineado al programa de mejora. En caso de necesitar una asignacin presupuestaria por gasto corriente o inversin y no haber sido contemplado con anticipacin en el plan operativo anual, se deber presentar al responsable del macroproceso quien en conjunto con la Unidad de Administracin de Procesos determinarn la pertinencia del mismo y de ser requerido presentarn al Comit. Evaluacin y ajustes a las metas de los objetivos operativos alineados.- El Director, Jefe o Titular de una Unidad Operativa revisar peridicamente los resultados y alertas de los indicadores de los procesos crticos para determinar el impacto potencial en los objetivos y de ser necesario ajustar las metas conforme a los lineamientos para el control de cambios a planes operativos establecidos en la Norma Tcnica GPR.
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Suplemento
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LINEAMIENTOS
Reunin mensual de gestin de planes operativos.- El Director, Jefe o Titular de una Unidad Operativa debe realizar mensualmente, conforme a la Norma Tcnica GPR, una reunin para monitorear los resultados del plan, en esta reunin deber revisar los resultados de los indicadores de los procesos y solicitar los planes de accin a los responsables del mismo de acuerdo al cumplimiento de metas de ser necesario.
Artculo 33.- Aseguramiento y control de la calidad del proceso.Los lineamientos generales para la gestin y control del proceso son: RESPONSABLES ACTIVIDADES Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. Responsable del Proceso. Lder Tcnico del Proceso. Unidad de Administracin de Procesos. Responsable de Macroproceso. Administracin del plan de calidad del proceso. El Responsable del Proceso debe definir, comunicar, dirigir y controlar un Plan de Calidad que incluya entre otros: Los estndares y la documentacin requerida para el aseguramiento y control de la calidad del proceso y del producto (polticas, procedimientos, manuales, registros de calidad, etc.). Los objetivos de la calidad del proceso y los requisitos para el producto. Las actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, medicin, inspeccin y ensayo/pruebas especficas para el producto as como los criterios para la aceptacin del mismo.
Definicin y ejecucin del plan de acciones correctivas y preventivas. Se establecern acciones correctivas y preventivas como resultado de las verificaciones, validaciones, seguimiento, medicin, ensayo o pruebas realizadas al proceso y/o producto, el anlisis de los resultados de los indicadores, implicaciones de los indicadores del proceso y evaluaciones de calidad realizadas al proceso. Alcance del aseguramiento de la calidad. Los procesos que estarn sujetos al aseguramiento y control de la calidad bajo un Plan de Calidad sern definidos por la Unidad de Administracin de Procesos, siguiendo los lineamientos de institucionalizacin y certificacin que emita la misma Unidad y de acuerdo al alcance del Sistema de Gestin de la Calidad.
LINEAMIENTOS
DISPOSICIONES GENERALES Primera.- La presente norma de administracin por procesos responde a los lineamientos que se establezcan en el modelo de reestructuracin de la gestin pblica institucional y est articulada con la metodologa gobierno por resultados y dems normativas relacionadas. Segunda.- Ninguna institucin de la Administracin Pblica Central, Institucional y dependiente de la Funcin Ejecutiva podr establecer la administracin por procesos diferente a la establecida en esta norma tcnica y cualquier contratacin y adquisiciones que se realice o pretenda realizar al respecto, deber ser notificada a la Secretara Nacional de la Administracin Pblica para su aprobacin.
DISPOSICIN DEROGATORIA Primera.- Derguese la Norma Tcnica de Gestin de Procesos emitida mediante Acuerdo Ministerial No. 784 de 13 de julio de 2012. Disposicin Final.- La presente norma entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial. Dado en el Palacio Nacional, en Quito a 13 de febrero de 2013. f.) Vinicio Alvarado Espinel, Secretario Nacional de la Administracin Pblica. Documento certificado electrnicamente.- f.) Ab. Oscar Pico, Subsecretario Nacional de la Administracin Pblica.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera.- La Secretara Nacional de la Administracin Pblica difundir oportunamente las polticas, directrices y metodologas complementarias a esta norma para las instituciones de la Administracin Pblica Central, Institucional y que depende de la Funcin Ejecutiva.
El REGISTRO OFICIAL no se responsabiliza por los errores ortogrficos, gramaticales, de fondo y/o de forma que contengan los documentos publicados, dichos documentos remitidos por las diferentes instituciones para su promulgacin, son transcritos fielmente a sus originales, los mismos que se encuentran archivados y son nuestro respaldo.

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SUPLEMENTO

FUNCIN EJECUTIVA ACUERDO: PRESIDENCIA DE LA REPBLICA

ING.HUGOENRIQUEDELPOZO BARREZUETA DIRECTOR

Direccin:Telf.2901629 Oficinascentralesyventas: Telf.2234540

Distribucin(Almacn): MaoscaN201yAv.10deAgosto Telf.2430110

SucursalGuayaquil: MalecnN1606yAv.10deAgosto Telf.2527107

Suscripcinanual:US$400+IVA paralaciudaddeQuito US$450+IVAparaelrestodelpas ImpresoenEditoraNacional

Registro Oficial N 895 -Contenido

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Artculo 8.- Determinacin de atribuciones de la Unidad de Administracin de Procesos.-

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Rol Responsable para la Gestin de la Calidad

Director, Jefe o Titular de Unidad Operativa

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Lder Tcnico de Proceso

Ejecutores del Proceso

Clientes del Proceso

Lder de Proyecto de Mejora

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Captulo 5 DE LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES

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DE LA ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL DE PROCESOS

Los lineamientos generales para la definicin del catlogo de procesos son:

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Registro Oficial N 895 -Responsable del Proceso. Lder de Proyecto de Mejora.

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Fallas o defectos pueden ser una preocupacin seria si no son corregidos.

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Fallas o defectos pueden pasar desapercibidos por largos periodos.

Fallas o defectos tienen impactos pequeos o poco reales.

Muy Bueno (4)

Estndar, eficiente y solo con problemas operacionales menores.

Algunos problemas necesitan de accin inmediata.

Muy Bajo (1)

El despliegue es incompleto o muy informal.

El proceso es identificado pero aun no implementado.

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