GUAS Y TEXTOS DE CMPUTO

Presentaciones Electrnicas
con Power Point para office 97

GUAS Y TEXTOS DE CMPUTO

Presentaciones Electrnicas
con Power Point para office 97

Autora: Lourdes Castillo Rosas

ndice
1. INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 1 1.1 Caractersticas de PowerPoint.......................................................................................2 1.2 Requerimientos de hardware y software .......................................................................4 2. DESCRIPCIN DE LA PANTALLA............................................................................................ 7 2.1 Iniciar una sesin de trabajo con PowerPoint ...............................................................7 2.2 Cmo activar o desactivar elementos de la pantalla .....................................................9 3. CREACIN DE UNA PRESENTACIN................................................................................... 13 3.1 Creacin de presentaciones ........................................................................................16 3.1.1 Asistente de contenido automtico...............................................................17 3.1.2 Uso de plantillas ............................................................................................19 3.1.3 Presentacin en blanco.................................................................................20 3.2 Diseos.........................................................................................................................20 3.3 Agregar texto................................................................................................................21 3.4 Guardar la presentacin...............................................................................................21 4. EDICIN DE DIAPOSITIVAS ................................................................................................... 23 4.1 Edicin y formato de texto............................................................................................24 4.2 Agregar imgenes prediseadas .................................................................................26 4.3 Insercin de objetos grficos .......................................................................................28 4.3.1 Grficas .........................................................................................................29 4.3.2 Organigramas................................................................................................32 4.3.3 Tablas ............................................................................................................33 4.3.4 Objetos de WordArt.......................................................................................35 4.4 Herramientas de dibujo ................................................................................................38

4.5 Copiar, mover y borrar objetos ....................................................................................39 5. EDICIN DE LA PRESENTACIN.......................................................................................... 43 5.1 Recuperar la presentacin ...........................................................................................43 5.2 Agregar, borrar o mover diapositivas ...........................................................................43 5.2.1 Trabajando en el Esquema...........................................................................44 5.2.2 Clasificador de diapositivas ..........................................................................46 5.2.3 Cambiar el color de fondo de la presentacin o de una diapositiva ............47 5.3 Cambiar diseo y/o plantilla de la presentacin ..........................................................48 5.3.1 Cambiar elementos de la pantalla ................................................................48 5.4 Efectos de transicin....................................................................................................51 5.5 Efectos de animacin...................................................................................................52 6. VER PRESENTACIN ............................................................................................................. 55 6.1 Visor de PowerPoint.....................................................................................................57 6.2 Presentaciones porttiles .............................................................................................58 6.2.1 Asistente para presentaciones porttiles ......................................................58 6.2.2 Descomprimir la presentacin porttil ..........................................................59 7. IMPRESIN .............................................................................................................................. 61 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................. 65

1. Introduccin
Muchos aparatos han sido sustituidos por nueva tecnologa, algunos han sido sustituidos por programas para computadoras. Uno de estos aparatos es el proyector de diapositivas de 35 mm., anteriormente era necesario tomar las fotos, llevarlas a revelar a un servicio que las prepara como diapositivas de 35 mm. para ser enmarcadas en una base de cartn. Con el proyector de diapositivas era ms fcil presentar textos, grficas, tablas, imgenes, etc. por ejemplo para apoyar una conferencia o una reunin de trabajo; tambin el proyector para transparencias ha sido complementado con un proyector de datos (Datashow) el cual evita hacer la impresin de los acetatos ya que proyecta la imagen del monitor de la computadora directamente sobre una pantalla. Actualmente existen varios programas de cmputo con los que se pueden crear presentaciones: PowerPoint, Freelance o Harvard Graphics.

La serie de diapositivas de 35 mm. o la serie de acetatos, ha sido sustituida por una secuencia de cuadros o pginas que se pueden mostrar en la pantalla de la computadora, a esta serie de diapositivas se llama presentacin la cual se puede imprimir en papel o en acetatos, en color o en blanco y negro. En PowerPoint, una diapositiva es un rea donde se van incorporando diversos objetos, cuadros de textos, grficas de diferentes tipos, tablas, imgenes prediseadas, objetos de dibujo, sonido, objetos video, hojas de clculo, documentos de Word, por mencionar algunos.

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1.1 Caractersticas de PowerPoint

PowerPoint es un programa creado por la compaa Microsoft que sirve para crear presentaciones. Haciendo uso de las herramientas del programa se pueden componer diferentes objetos en una serie de diapositivas que hagan atractiva la exposicin de un plan de trabajo, la campaa de publicidad para un nuevo producto, o dar a conocer los resultados de la campaa de ventas que acaba de terminar o bien proporcionar a un auditorio la informacin relacionada con un plan de trabajo para aumentar la productividad en la empresa, o preparar el material para impartir un curso de capacitacin. A continuacin se mencionan slo algunas de las mejoras que contiene esta nueva versin de PowerPoint 97. Ayudante de Office El Ayudante de Office, que reemplaza al Asistente para Ayuda de PowerPoint 95, utiliza la tecnologa de lenguaje natural de IntelliSense, se anticipa y sugiere temas de Ayuda basndose en el trabajo que se est realizando. Tambin puede escribir una solicitud de ayuda con sus propias palabras y obtener las respuestas que necesita, as como ejemplos visuales e instrucciones paso a paso para tareas especficas. Asistente para autocontenido En PowerPoint 97 se ha mejorado este asistente, ayuda a seleccionar un tipo de presentacin, proporciona ideas, un texto de inicio, un formato y una organizacin para la presentacin. Las plantillas abarcan temas como por ejemplo exposiciones de informacin, reuniones de estado o de equipo, certificados, prospectos, calendarios de eventos e incluso pginas Web. El Asistente tambin contiene plantillas de Dale Carnegie Training, que proporciona sugerencias acerca de cmo llegar a ser un buen moderador. Tutorial El tutorial Quick Start de PowerPoint 97 le ayudar a conocer todas las nuevas posibilidades de PowerPoint y cmo empezar a trabajar rpidamente. Buscador de diapositivas En el men Insertar, la opcin de Diapositivas de archivos, facilita la labor de buscar y obtener una vista previa de diapositivas de presentaciones existentes, insertando solamente aqullas que desee utilizar.

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Revisar ortografa mientras escribe Al igual que en Word, PowerPoint 97 comprueba los errores ortogrficos a medida que va escribiendo y marca los posibles errores directamente en la presentacin. Diapositiva resumen Esta caracterstica en el Clasificador de diapositivas o Esquema puede utilizarse para crear una diapositiva resumen basndose en los ttulos de las diapositivas que seleccione. Si se agregan hipervnculos a los ttulos, se puede convertir una diapositiva resumen en una diapositiva agenda, con la cual puede saltar a secciones de la presentacin que se encuentren relacionadas. Expandir diapositiva El nuevo comando Expandir diapositiva divide automticamente una diapositiva con gran nmero de elementos en varias diapositivas, para obtener una presentacin ms clara y organizada. Notas del orador Adems de crear y modificar notas en la vista Pgina de notas, ahora le es posible agregar notas del orador en las vistas Diapositiva y Esquema. Con esto, puede trabajar en las notas y en el contenido del texto y los grficos al mismo tiempo. Diapositiva en miniatura en vista Esquema Cuando se trabaja en vista Esquema, PowerPoint 97 proporciona una versin en miniatura de la diapositiva en la que se est trabajando. Vista Blanco y negro La vista Blanco y negro, nueva en PowerPoint 95, se utiliza para ver la apariencia que tendrn las diapositivas al imprimirlas en blanco y negro. Comentarios y revisin de presentaciones Ahora puede agregar comentarios (notas amarillas "adhesivas") a las presentaciones sin tener que revisar el contenido de las diapositivas, facilitando as a los usuarios la obtencin de comentarios y aportaciones de otras personas. Agregar dibujos y grficos PowerPoint 97 proporciona un nuevo conjunto de presentaciones grficas y de dibujo para crear grficos fcilmente y mejorar la apariencia del texto y los grficos con efectos 3D o de sombras, texturas, imgenes, rellenos transparentes y autoformas. Guardar como HTML Es posible convertir una presentacin a pginas Web guardando el archivo de la presentacin con formato HTML estndar. Guardar como animacin Web Es posible guardar una presentacin como un archivo de animacin de PowerPoint e incrustarlo en un documento HTML. Posteriormente, utilizando el Reproductor de animaciones de
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PowerPoint, una extensin gratuita de Internet Explorer, podr ver cmo se inicia automticamente la animacin en una presentacin con diapositivas y cmo se ejecuta en una ventana protegida de una pgina HTML. PowerPoint Viewer PowerPoint Viewer puede utilizarse para ejecutar presentaciones con diapositivas en equipos que no tengan instalado PowerPoint. Es un programa que est disponible en la carpeta ValuPack del CD-ROM y que se puede distribuir libremente. La versin mejorada de PowerPoint Viewer para Windows 95 admite proteccin mediante contrasea para exposiciones y la creacin de hipervnculos con otras diapositivas y con direcciones URL de World Wide Web. Asistente para presentaciones porttiles Esta caracterstica es nueva en PowerPoint 95 y puede utilizarse para comprimir y guardar una presentacin en varios discos, incluso todos los documentos vinculados y los archivos multimedia, facilitando la portabilidad y distribucin de las presentaciones. Notas de la reunin Esta caracterstica se introdujo en PowerPoint 95, ahora PowerPoint 97 puede mantener abierto y disponible el cuadro de dilogo Notas de la reunin, durante todo el tiempo que abarque la misma, con el fin de poder registrar notas y elementos de accin a medida que se producen. Visual Basic para aplicaciones (VBA) Al igual que otros programas de Office, PowerPoint 97 ha implementado VBA, que incluye el Editor de Visual Basic y el componente Microsoft Forms. Los programadores pueden aprovechar al mximo sus conocimientos de Visual Basic y aplicarlos a la creacin de cuadros de dilogo personalizados, caractersticas y complementos para PowerPoint 97. Grabacin de macros PowerPoint 97 incluye un grabador de macros, con una interfaz y funcionalidad coherentes en todos los programas de Office, para que pueda automatizar tareas repetitivas.

1.2 Requerimientos de hardware y software

Los requisitos mnimos para ejecutar cualquiera de los programas de Microsoft Office son los siguientes: Una computadora personal que cuente con un microprocesador 80486 como mnimo. Sera muy recomendable que el procesador sea de caractersticas superiores, se recomienda un procesador Pentium para mejorar el desempeo de los programas. Windows 95 (o Windows NT 3.51 o posterior) debe estar instalado antes de que pueda incluir y ejecutar cualquiera de los programas creados para esta plataforma. Un mnimo de 8 Mb de memoria (RAM). Si planea correr Microsoft Access, que forma parte del paquete Office, necesitar un mnimo de l2 Mb. Se aconseja l6 Mb. Si est corriendo Windows NT, necesitar un mnimo de l6 Mb.

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Disco duro por lo menos con 200 Mb de espacio disponible. De acuerdo con Microsoft se requieren l2l Mb para una instalacin Tpica, de 121 a l9l Mb para una instalacin Personalizada y 60 Mb para correr Office 97 desde el CD-ROM. Una unidad de disco de 3.5 pulgadas de alta densidad (1.44) o un reproductor de CD-ROM. Cada vez es ms frecuente que los programas se instalen desde CD-ROM. Instalar software desde un CD-ROM es mucho ms fcil que instalarlo desde los discos; le evita estar cambindolos en la unidad de disco. VGA, SVGA, XGA o cualquier adaptador de video soportado por Microsoft Windows 95. Estos requerimientos de video le permiten aprovechar las posibilidades grficas de PowerPoint. Un ratn Microsoft o un dispositivo de sealamiento compatible. Con el ratn es posible hacer selecciones de mens y de botones, as como elegir y manipular con facilidad los datos. Una mayor cantidad de RAM, un procesador ms veloz y mayor espacio en su disco duro darn como resultado un mejor desempeo de la computadora y de PowerPoint. Si ya tiene una versin anterior del programa, puede seleccionar la opcin de instalar la nueva versin sobre la existente o de conservar ambas versiones, si la computadora tiene suficiente espacio, ya que en cuanto inicie el proceso de instalacin, aparecer un mensaje indicndole que se ha encontrado una versin anterior. Si elige la opcin de Instalacin personalizada puede escoger los elementos de PowerPoint que se instalarn, as como de los otros programas de Office. Para instalar el programa: 1. Inicie Windows 95. 2. Desde el men Inicio, seleccione la opcin Ejecutar.

3. D un clic en el botn Examinar y localice la unidad desde donde se har la instalacin (disco flexible o CD-ROM), cuando el programa muestre la lista de archivos, seleccione el nombre del archivo de instalacin y haga un clic en el botn abrir (tambin puede dar un doble clic en el nombre del archivo). A partir de aqu el programa le ofrece la posibilidad de escoger el tipo de

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instalacin, nombres de los directorios y componentes que se instalarn si elige la opcin personalizada.

El asistente le guiar hasta que el programa quede instalado y listo para ejecutarse. Tipos de instalacin Tpica. Recomendado para la mayora de usuarios. Instala fcilmente la mayora de las aplicaciones de Office y los componentes ms populares (aproximadamente 85 Mb). Compacta. Para equipos con poco espacio de disco duro disponible. Incluye todas las aplicaciones de Office (mximo 42 Mb). Personalizada. Recomendado para usuarios expertos. Incluye la instalacin tpica y la opcin para agregar y eliminar componentes (mximo 126 Mb).

2. Descripcin de la pantalla
2.1 Iniciar una sesin de trabajo con PowerPoint
Generalmente la forma de iniciar una sesin de trabajo con PowerPoint es dar un clic en el botn Inicio de la barra de tareas, llevar el apuntador del ratn a la opcin Programas, y a su vez a Microsoft PowerPoint, (es probable que se encuentre esta opcin en una carpeta Office 97). Tambin es factible crear un cono de acceso directo sobre el escritorio para entrar al programa. El primer cuadro de dilogo que ver le permite seleccionar la forma de iniciar una sesin de trabajo con PowerPoint: El asistente para autocontenido. Puede proporcionarle una gua para organizar la informacin que se va a presentar, por ejemplo informacin financiera, informacin de recursos humanos, un anuncio o un folleto, un informe tcnico o promover una idea. El asistente crear las diapositivas necesarias dependiendo del tema, posteriormente el usuario slo deber cambiar el texto de cada diapositiva por su informacin. La opcin Plantilla permite elegir una combinacin de objetos, colores y formas que se utilizarn como fondo para darle uniformidad a todas las diapositivas de la presentacin. La opcin Presentacin en blanco sirve para crear una presentacin sin una plantilla definida, se irn agregando diapositivas con la informacin necesaria y posteriormente se podr aplicar a la presentacin una plantilla del programa o se puede crear una plantilla personalizada con el logotipo, nombre y colores de la empresa. Seleccione Abrir una presentacin existente si lo que se necesita es trabajar con una presentacin previamente creada, elija esta opcin para editar, imprimir o proyectar la informacin.

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Elementos de la pantalla de Powerpoint Es importante identificar los diferentes elementos que componen la ventana de PowerPoint, porque son las herramientas con las que se maneja toda la informacin de la presentacin, de las diapositivas, y los objetos en cada diapositiva, as como las diferentes formas de ver una presentacin.

1 Botn de control de la ventana de PowerPoint. 2 Barra de ttulo de PowerPoint. 3 Botn de minimizar. 4 Botn de maximizar. 5 Botn de cerrar. 6 Barra de men. 7 Barra de herramientas estndar. 8 Barra de herramientas de formato.

9 Ventana de presentacin. 10 Ventana de presentacin activa. 11 Reglas. 12 Barra de dibujo. 13 Asistente de PowerPoint. 14 Ventana de presentacin minimizada. 15 Barra de estado. 16 Botn para Ver diapositivas.

17 Botn para Ver esquema. 18 Botn para Ver clasificador de diapositivas. 19 Botn para Ver notas. 20 Botn para Ver presentacin con diapositivas. 21 Barras de desplazamiento. 22 Botn para ir a la diapositiva anterior. 23 Botn para ir a la diapositiva siguiente.

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En PowerPoint se puede trabajar con una o ms presentaciones a la vez, cada ventana de presentacin tiene su propia barra de ttulo con sus botones, barras de desplazamiento, botones para cambiar a la diapositiva anterior y a la siguiente diapositiva, as como botones para cambiar de vistas a la presentacin.

2.2 Cmo activar o desactivar elementos de la pantalla

Los elementos de la ventana de PowerPoint pueden cambiar de aspecto, por ejemplo las barras de herramientas se pueden desactivar seleccionando el men Ver, Barras de herramientas, y dando clic en los cuadros para activar o desactivar la barra que se quiera tener visible. Otra forma de activar o desactivar una barra de herramientas es dar un clic con el botn secundario del ratn sobre una barra de herramienta para tener acceso a la lista de nombres de barras y hacer clic en el nombre correspondiente.

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Tambin es posible mover las barras a otra posicin de la ventana, basta con arrastrarla, colocando el apuntador del ratn en una zona de la barra sin tocar ninguno de los botones. Otros elementos que se pueden activar son la Regla y las Guas, seleccione el men Ver, luego la opcin Regla o la opcin Guas. Pruebe a desactivar todas las barras, la regla y las guas y despus actvelas nuevamente. PowerPoint permite ver una presentacin de diferentes formas, dependiendo de la vista seleccionada. En cada vista se pueden manejar diferentes caractersticas de la presentacin completa o de los objetos en una diapositiva, as como de los elementos del documento de la presentacin o las notas, que se pueden crear con base en la secuencia de diapositivas. Para cambiar de vista se da un clic sobre el botn correspondiente diapositivas, Ver esquema, etc. o bien se elige el men Ver y luego la opcin Ver

Ver diapositivas. Aqu se pueden editar, agregar o eliminar los objetos que componen la diapositiva. Ver esquema . Permite controlar el texto de la presentacin independientemente de los objetos contenidos en cada diapositiva, tambin es posible manejar el formato del texto, el orden de las diapositivas, as como los diferentes niveles de indentacin del texto en cada diapositiva, y reorganizar el orden de los temas que componen la presentacin.

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Ver clasificador de diapositivas. Esta modalidad muestra las diapositivas en miniatura, incluyendo en ellas el texto, los grficos u otros objetos; es posible agregar transiciones y efectos de animacin, as como definir los intervalos de tiempo para las diapositivas. Se puede cambiar el orden de las diapositivas o bien eliminar una o varias diapositivas, as como agregar diapositivas de otra presentacin.

Ver pgina de notas. Implica una miniatura de la diapositiva y un espacio en el cual se puede capturar el texto que servir de apoyo para el expositor.

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Ver Presentacin con diapositivas. Muestra la secuencia de diapositivas en la pantalla completa, si se agregaron efectos de transicin o se especifican tiempos, estas caractersticas se mostrarn durante la proyeccin, comenzando por la diapositiva actual o por la diapositiva seleccionada, si se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas o Esquema.

Con el botn Zoom es posible seleccionar diferentes porcentajes para reducir o aumentar el tamao de los elementos que se estn editando en las diferentes vistas de la presentacin, y as trabajar con mayor detalle algunos elementos de las diapositivas.

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3. Creacin de una presentacin

Inicie la sesin de trabajo con PowerPoint seleccionando la opcin Plantilla, el programa abre un cuadro de dilogo con la lista de los nombres de archivos de plantillas, d un clic en varios de los nombres de plantillas y observe las combinaciones de objetos y colores de cada una de stas, elija la que ms le agrade y haga un clic en el botn Aceptar.

Una vez que ha seleccionado la plantilla el programa muestra un cuadro de dilogo donde puede escoger el diseo para la primera diapositiva, generalmente se utiliza el diseo de ttulo, donde podr escribir la informacin relacionada con el tema que se va a presentar. Utilice la barra de desplazamiento para observar los dems diseos. Al dar un clic en el botn Aceptar el programa deja disponible una diapositiva con campos en los cuales slo se necesita dar un clic para escribir el texto, como se indica.

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Capture el texto que se sugiere en las siguientes diapositivas, elija Diapositiva de ttulo para la diapositiva 1. Para insertar una nueva diapositiva puede realizar un clic en el botn Nueva diapositiva. Tambin puede dar un clic en el men Insertar, Nueva diapositiva (o utilizar las teclas rpidas que se indican para esta opcin del men, Control-I). Seleccione el diseo Ttulo para las diapositivas 2,3 y 4, y escriba el texto que se indica. Para la diapositiva 5 escoja texto e imgenes prediseadas y para la 6 elija lista con vietas.

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En la diapositiva 5 inserte la imagen que ms le agrade. Observe y ejecute lo que dice el mensaje Haga doble clic para insertar una imagen prediseada, despus elija la categora de imgenes y, realice un clic en la imagen y luego otro clic en el botn Aceptar. En la seccin 3.4 se indicar con mayor detalle cmo usar los botones del cuadro de dilogo Guardar como. Por el momento para guardar la presentacin puede dar un clic en el botn Guardar, o seleccionar del men Archivo, la opcin Guardar, o bien utilizar las teclas rpidas, despus elija la unidad de disco y si es necesario la carpeta. Guarde esta presentacin con el nombre Curso PowerP. Despus de guardar la presentacin pruebe algunos de los siguientes procesos: Cambie a las diferentes vistas de la presentacin con los botones ubicados en la esquina inferior izquierda de la ventana de la presentacin, tambin puede utilizar el men Ver. Cambie a Diapositiva, Esquema, Clasificador, Pgina de notas. Presentacin con diapositivas: en esta ltima presentacin d clic con el botn izquierdo del ratn para pasar a la siguiente diapositiva, hasta finalizar la misma.

Intente tambin a cambiar de diapositiva con los botones o las teclas Regresar pgina y Avanzar pgina.

, la barra de desplazamiento

Una vez guardada la presentacin puede cerrarla con el men Archivo, Cerrar, o dando clic en el botn para cerrar la ventana de la presentacin. Si quiere trabajar con otra presentacin e iniciar una nueva, podr trabajar con ambas utilizando el men Ventana. Si no va a trabajar ms con PowerPoint d clic en el botn Cerrar de la ventana de PowerPoint para dar por terminada la sesin, o seleccione del men Archivo, Salir.

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3.1 Creacin de presentaciones

Una diapositiva es el rea donde se colocan diferentes tipos de objetos que le permitirn exponer sus ideas en forma ms clara. Los diseos representan diferentes combinaciones de los objetos ms utilizados en una diapositiva, pero si quiere combinar varios objetos de los que se presentan en los diseos, elija el diseo en blanco y agregue los elementos que necesite.

Para insertar una diapositiva d un clic en el botn Diapositiva nueva, en la barra de estado, o realice un clic en el botn Insertar diapositiva nueva o del men Insertar, elija Diapositiva nueva. Ms adelante se indicar cmo editar los diferentes objetos que se insertan en las diapositivas.

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3.1.1 Asistente de contenido automtico

Esta es una herramienta de PowerPoint que contiene una lista de temas generales, de los cuales ya estn estructuradas las principales ideas relacionadas con esos temas, puede ser de gran ayuda si no se tiene una idea concreta de cmo organizar los aspectos principales del tema que se va a exponer. Al empezar la sesin de trabajo con PowerPoint es posible elegir la opcin de trabajar con este asistente. Para iniciar el asistente tambin puede seleccionar del men Archivo, Nuevo, y en el cuadro de dilogo elija la ficha Presentaciones, y el archivo del Asistente de autocontenido. A partir de aqu el asistente le muestra diferentes opciones en cada uno de los cuadros de dilogo. En el primer cuadro le da la bienvenida al asistente. Estando en cualquiera de los pasos de este

asistente se puede regresar a pasos previos dando clic en el botn anterior o dando clic en los cuadros grises del esquema de la izquierda. En los siguientes pasos puede elegir entre las opciones que se presentan.

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En los siguientes cuadros seleccione las opciones que mejor se adapten al tema que va a presentar. Finalmente el programa crea las diapositivas necesarias para distribuir los puntos ms importantes del tema que eligi, ahora slo necesita sustituir el texto de las diapositivas por la informacin que Ud. quiere dar a conocer.

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3.1.2 Uso de plantillas

PowerPoint dispone de una serie de plantillas o diseos de presentacin, que le permite dar una apariencia uniforme a las diapositivas de la presentacin. Desde que inicia una presentacin puede escoger la plantilla, del men Archivo seleccione la opcin Nuevo, d un clic en la pestaa Diseo de presentaciones y elija el diseo o plantilla que se ajuste a la presentacin que va a crear.

Si posteriormente quiere cambiar de diseo de presentacin, slo necesita dar clic en el botn Aplicar diseo .

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3.1.3 Presentacin en blanco

Ud. puede iniciar una presentacin en blanco lo cual le permitir enfocar su trabajo en los objetos que contendrn las diapositivas, o probablemente quiera que su presentacin tenga un fondo blanco o un color especfico sin ningn objeto, posteriormente podr aplicarle una plantilla, o crear su propia plantilla. Si aplic una plantilla a la presentacin y despus decide eliminarla, seleccione del men Formato, Aplicar plantilla de diseo o d un clic en el botn y elija la carpeta Presentacin en blanco de la carpeta Plantillas .

3.2 Diseos
Los diseos representan diferentes combinaciones de los objetos ms utilizados en una diapositiva, al insertar una diapositiva el programa le permite elegir el diseo con un campo para cada tipo de objeto. Estos campos son equivalentes a seleccionar la opcin insertar y elegir el objeto que necesite, o su botn equivalente en la barra de herramientas. En cualquier momento puede cambiar el diseo de la diapositiva dando clic en el botn de la barra de herramientas, con lo cual el programa deja cualquier objeto previamente insertado y cambia el diseo de la diapositiva.

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3.3 Agregar texto

Para agregar texto a la diapositiva debe estar en la vista de Diapositiva o del Esquema; si elige un diseo con texto, ste se puede editar tambin en el esquema. Puede insertar un cuadro de texto con el botn , dicho texto queda independiente y no se puede editar en el esquema. En una seccin posterior se indica con ms detalle cmo se puede editar y aplicar formato al texto.

3.4 Guardar la presentacin

Para guardar la presentacin puede dar un clic en el botn Guardar, o seleccionar del men Archivo la opcin Guardar, o bien utilizar las teclas rpidas Control-G. 1. Elija la unidad de disco o la carpeta donde se guardar el archivo. 2. Escriba el nombre de la presentacin

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Al guardar o abrir un archivo puede utilizar los botones de herramientas del cuadro de dilogo para revisar las caractersticas de los archivos que ya estn guardados en la carpeta actual, o para localizar otra carpeta, as como para ordenarlos.

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4. Edicin de diapositivas
Aun cuando la creacin de presentaciones en PowerPoint resulta muy sencilla por las plantillas, diseos y asistentes con que cuenta, es muy til aprender a manejar los diferentes objetos que se pueden agregar en una diapositiva, de esta manera e s posible crear presentaciones con

plantillas y diseos propios que incluyan letreros, logotipos y dibujos especiales. En este captulo se indican las diferentes formas de editar los objetos as como la de eliminarlos, copiarlos o moverlos a otras diapositivas. Inicie una sesin de trabajo y seleccione la opcin Presentacin en blanco, en la primera diapositiva utilice el diseo de ttulo y escriba como ttulo Curso de PowerPoint, como suttulo escriba Muestra de objetos en una diapositiva. Inserte una segunda diapositiva en blanco para dibujar algunos objetos. D un clic en el botn Autoformas de la barra de herramientas de dibujo, elija alguna categora y dibuje algunas de estas formas automticas, ms adelante se indica con detalle cmo editar estos objetos. Inserte tambin un cuadro de texto con el botn , escriba algn texto y posteriormente se explicar cmo cambiar el tipo, tamao y color de letra, o los bordes y fondo del cuadro. Guarde esta presentacin con el nombre Objetos.

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4.1 Edicin y formato de texto

Los atributos de un objeto son las caractersticas como estilo de lneas, relleno, sombra, color y forma. Se pueden cambiar usando los botones correspondientes. Los atributos de texto incluyen fuente, estilo, color y tamao, entre otros. Puede cambiar los atributos de un cuadro de texto dando un clic en l para seleccionarlo y cambiar el color del relleno, de lnea, y de la fuente, estilo y tipo de lnea, aplicar sombra y efectos 3D con los siguientes botones .

Si quiere definir otros atributos al texto, primero debe seleccionarlo arrastrando el apuntador del ratn sobre la palabra o la frase, luego elija del men Formato, la opcin Fuente. Tambin puede dar un clic con el botn derecho del ratn sobre el texto seleccionado, y hacer clic en la opcin Fuente. Una forma rpida de aplicar estos formatos es utilizar los botones de la barra de herramientas de dibujo mencionados anteriormente. En un cuadro de texto que tenga una lista con vietas, cada vez que se presiona la tecla Enter se genera un nuevo prrafo que tendr su propia vieta, si se utilizan los botones para aumentar o disminuir nivel, el smbolo de la vieta cambiar para indicar que se est utilizando un subnivel del prrafo anterior.

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Presentaciones grficas con PowerPoint

Esto permite organizar las ideas en forma jerrquica. Es recomendable no escribir demasiado texto en cada diapositiva, estructurando las ideas en frases cortas para que se comprendan fcilmente durante la proyeccin. La forma de la vieta se puede modificar para todos los prrafos o de manera independiente para cada prrafo. En cualquier cuadro de texto es posible resaltar frases o palabras aplicando negritas, cursivas, tamao y tipo de fuente, color, etc. Es posible controlar la alineacin y la separacin entre prrafos

Para cambiar el smbolo de la vieta coloque el cursor en un prrafo, o seleccione varios prrafos, d un clic con el botn derecho, y elija la opcin Vieta. Tambin puede dar un clic en el men Formato y luego en la opcin Vieta. Puede eliminar la vieta de un prrafo dando clic en el botn correspondiente desactivarla. para

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4.2 Agregar imgenes prediseadas

Se puede insertar una imagen prediseada dando doble clic en el campo del diseo de diapositiva que se haya seleccionado, tambin es posible realizar un clic en el botn para insertar imgenes prediseadas Imagen, Imgenes prediseadas. o bien dar clic en el men Insertar, y luego en la opcin

Una vez insertada una imagen prediseada, sta se puede modificar. Primero se debe desagrupar para poder manejar en forma separada los objetos que la componen, despus se realiza un clic en el botn Dibujo, del men que se despliega debe elegir la opcin Desagrupar, el programa muestra un mensaje, d clic en el botn S.

Es probable que la imagen est compuesta por varios grupos de objetos, en ese caso se deben ir desagrupando cada uno de los objetos que componen la imagen original.

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En el ejemplo de la taza con lpices que a continuacin se presenta, primero se desagrupa la taza y el lpiz, luego se desagrupa la taza con los lpices que tiene dentro. Ser necesario sacar los lpices y luego volver a agrupar los elementos que forman la taza. Luego se pueden desagrupar los objetos que estaban dentro de la taza, una vez separado cada uno de los objetos, stos se pueden modificar y volver a agrupar para formar una imagen diferente. Lo anterior se realiza llevando a cabo el siguiente procedimiento.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Inserte la imagen. Desagrupe la imagen

.

D un clic fuera de la imagen para eliminar las marcas de seleccin. Arrastre el lpiz a otro lugar. Seleccione la taza con los lpices y desagrpela. Arrastre el grupo de objetos que estn dentro de la taza a otro lugar. Escoja los elementos que forman la taza y agrpelos .

Elija el grupo de objetos que estaban dentro de la taza y desagrpelos.

Ahora puede editar cada objeto por separado. Los elementos de una imagen prediseada, y en general cualquier objeto en la diapositiva, se puede voltear, girar en diferentes direcciones, girar libremente, traer al frente o enviar atrs, tambin es posible cambiar el orden en que se encuentran los objetos colocndolos uno atrs de otro con las opciones del botn Dibujo, segn sea necesario.
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4.3 Insercin de objetos grficos

Una manera eficiente de representar informacin es con un objeto grfico, que permita observar y comparar los datos en forma sencilla. Algunos objetos de este tipo son: las tablas, diferentes tipos de grficas y organigramas o letreros artsticos. Estos objetos se pueden insertarse ejecutando las aplicaciones adicionales que se instalan con Microsoft Office. Las aplicaciones son ejecutables de diferentes formas, en la siguiente tabla se muestran varias alternativas.
Aplicacin Diseo de diapositiva que se puede seleccionar Dar doble clic en el cono para insertar el objeto Opciones del men Botn en la barra de herramientas

Microsoft Graph

Insertar, Grfico

Organization Chart

Insertar, Imagen, Organigrama Insertar, Imagen, Tabla de Microsoft Word Insertar, Imagen, WordArt

Tabla de Microsoft Word

WordArt

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4.3.1 GRFICAS
Cada tipo de grfica identifica adecuadamente diferentes aspectos que necesite resaltar de sus datos. Tipo de grfica rea (2D 3D) Caractersticas Muestra la tendencia de los datos en el tiempo. Ejemplos

Barras (2D 3D)

Expone la relacin entre los datos para hacer ms fcil su comparacin.

Columnas 3D)

(2D Expone la relacin entre los datos para hacer ms sencilla su comparacin. Muestra la tendencia de los datos en el tiempo.

Lneas(2D 3D)

Circular(2D 3D) Anillos (2D)

Facilita la comparacin de los datos de una serie, cada dato se presenta como parte de un todo, como porcentaje. Para mostrar ms de una serie, de las cuales cada dato se representa como un porcentaje de un todo.

Para crear una grfica agregue una nueva diapositiva y un diseo que contenga una grfica, despus que se insert la diapositiva d un doble clic en el cono de la imagen.

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Capture los datos que necesita ilustrar, observe que las opciones del men han cambiado y que est activa otra barra de herramientas, con la que puede editar los elementos de la grfica. Adems de los botones de la barra de herramientas, las opciones del men permiten hacer cambios a los diferentes elementos de la grfica, y a travs de cuadros de dilogo puede establecer las caractersticas. Cuando da un doble clic en diferentes elementos de la grfica se despliega un cuadro de dilogo correspondiente al elemento seleccionado. La ventana donde el programa muestra tres series de datos como ejemplo para crear la grfica se puede hacer ms grande si es necesario. En esta tabla es posible realizar varios procesos: Sustituir los valores del programa a medida que los escribe para crear su propia grfica o borrar primero los datos y despus capturar los nuevos valores. Si tiene un grfico o datos para un grfico en una hoja de clculo los puede importar en lugar de capturarlos otra vez. Utilizando el botn correspondiente donde se encuentra el cursor. el programa colocar los datos a partir de la celda

Puede marcar bloques de celdas para borrar, copiar, pegar o mover utilizando los botones de la barra de herramientas o las opciones equivalentes del men Edicin, o las teclas rpidas (Control-X, Control-C, Control-V respectivamente).

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La tabla de datos se puede ocultar una vez que escribi los valores para la grfica dando un clic en el botn Ver hoja de datos y as editar otros elementos de la grfica.

Puede cambiar las series de datos para que se consideren como columnas o como filas, dependiendo de las caractersticas que necesite destacar, en el ejemplo que muestra el programa puede seleccionar las series por columna para resaltar la comparacin por zona, o las series pueden ser las filas para comparar los datos por trimestre .

Series por columna

Series por filas

Para cambiar el estilo del grfico se da un clic en la paleta de Tipo de grficos. Si selecciona un tipo de grfico que utiliza ejes puede activar o desactivar las lneas de la cuadrcula al igual que se puede .

activar o desactivar la leyenda con el botn correspondiente Tambin es posible elegir el tipo de grfico de la paleta porttil.

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4.3.2 ORGANIGRAMAS
Los organigramas permiten mostrar datos organizados en forma jerrquica, por ejemplo las relaciones entre los diferentes puestos o cargos dentro de una empresa, aunque tambin sirven para representar un orden jerrquico relacionado con otros mbitos. Por ejemplo es el tipo de grfico que se utiliza para representar directorios de un disco (carpetas en Windows 95).

Utilice alguna de las formas de insertar un organigrama, y empiece por dar un clic en el puesto del punto ms alto del diagrama, observe que queda seleccionado el letrero Escriba aqu el nombre, el texto que escriba reemplazar este letrero, slo presione la tecla de direccin hacia abajo para escribir el cargo y si es el caso los comentarios. Contine escribiendo los datos para los dems puestos. Para agregar otra posicin al diagrama nicamente debe dar clic en el botn adecuado de la barra de herramientas (Subordinado, Colega, Gerente, Asistente) y luego realizar un clic en la posicin donde desea agregar el elemento seleccionado. Para eliminar un puesto mrquelo dando un clic y presione la tecla Suprimir, para seleccionar varios cuadros a la vez defina un recuadro alrededor de los cuadros que quiere elegir o d un clic en cada uno de ellos mientras mantiene presionada la tecla Shift (Maysculas).

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Si el diagrama incluye muchos cuadros puede cambiar el estilo para que los textos no queden de un tamao que dificulte la legibilidad. Utilizando los comandos del men de Microsoft Organization Chart puede editar las caractersticas del texto: fuente, color y alineacin; caractersticas de los cuadros: color y sombra del cuadro, estilo y color del borde, as como el estilo de la lnea del borde; caractersticas de las lneas: color, estilo y grosor; y el color de fondo del organigrama. Puede agregar texto independiente a los cuadros del organigrama dando un clic al botn Introducir texto luego haga un clic en la zona donde quedar el texto y escriba. A ste le puede aplicar el mismo formato que a los cuadros de diagrama. Para observar mejor los detalles del diagrama puede dar un clic en el botn Zoom y luego en la zona del diagrama que quiera revisar. Para tener una vista completa del diagrama o diferentes porcentajes de visualizacin seleccione una opcin del men Ver. Para finalizar seleccione de la pantalla principal de Microsoft Organization Chart el men Archivo, y luego la opcin Salir y volver a Presentacin, para regresar a la diapositiva, el programa le mostrar un cuadro donde le pide que confirme la actualizacin del organigrama. Tambin puede actualizar en cualquier momento los cambios que est haciendo sobre el organigrama, con el men Archivo, Actualizar presentacin.

4.3.3 TABLAS
Inserte una tabla usando alguna de las formas que se indicaron al inicio de esta seccin. Al insertar la tabla se activan los comandos de Microsoft Word para manejo de tablas. Coloque el cursor dando un clic en la celda que sea necesario, o mueva el cursor con las teclas de direccin, o la tecla tabulador y escriba el texto, el programa utiliza los renglones que sean necesarios para el texto de la celda. Se pueden realizar los siguientes procesos en la tabla:

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SELECCIONAR PARTES DE LA TABLA Columnas: coloque el apuntador del ratn en la parte superior de la columna y d un clic o arrastre para seleccionar varias columnas. Filas: ubique el apuntador del ratn en la parte izquierda de la tabla y realice un clic o arrastre para marcar varias filas. Celdas: lleve el apuntador del ratn a la primera celda que quiere seleccionar y arrastre para marcar varias celdas. INSERTAR O ELIMINAR PARTE DE LA TABLA Primero marque una o varias columnas, (o el nmero de filas o celdas que quiere insertar) luego d clic en la opcin tabla, estar activa la opcin Insertar con la palabra columnas, filas o celdas, segn lo que tenga seleccionado. Si lo que necesita es eliminar una parte, seleccinela y despus, el men Tabla, Eliminar. AMPLIAR COLUMNAS O FILAS Lleve el apuntador del ratn a la lnea derecha de una columna para ampliarla, cuando el cursor cambia de forma arrastre para hacerla ms angosta o ms ancha. Lleve el apuntador del ratn a la lnea inferior de una fila, cuando el cursor cambia de forma arrastre para hacerla ms o menos alta.
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APLICAR FORMATOS A LA TABLA Una vez que seleccion una parte de la tabla puede aplicar formato al texto, con las opciones del men Formato, Fuente. Si quiere aplicar formato al fondo de las celdas o a los bordes seleccione del men Formato, Bordes y sombreado o active la barra de herramientas Tablas y bordes dando un clic en el botn correspondiente .

Otra forma de modificar la tabla es dibujando lneas para insertar columnas o filas, haga clic en el botn Dibujar tabla y dibuje una lnea vertical arrastrando el apuntador del ratn en forma de lpiz por el centro de la columna, esta accin dividir la columna en dos. Puede unir celdas con slo dar clic en el botn borrador y luego arrastre el apuntador del ratn en forma de goma sobre la lnea que quiera eliminar para unir celdas.

4.3.4 OBJETOS DE WORDART

Despus de insertar un objeto de WordArt y eligir de la galera, lo primero que debe hacer es escribir el texto, luego pruebe cmo se ver su texto con los diferentes estilos y cambiando la fuente.

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Pruebe las diferentes formas de W ordart y utilice los botones de la barra de herramientas que se activa cuando tiene seleccionado un objeto de Wordart.

Con los botones de la barra de WordArt puede alinear el texto, establecer espaciado entre caracteres, girar libremente el letrero y en el caso de los estilos circulares, determinar el ngulo que abarcar el texto, color del texto sombra, y estilo del borde de las letras. La barra de Wordart se activa automticamente cuando selecciona un objeto de WordArt, pero si no se activa automticamente elija del men Ver, la opcin Barras de herramientas, WordArt, a partir de este momento mostrar la barra slo cuando est seleccionado un objeto de WordArt.

De la barra de dibujo elija los estilos disponibles en las paletas de efectos sombra y 3D, . Tambin puede modificar las caractersticas con los botones de las barras correspondientes.

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Puede colocar varios objetos WordArt para crear letreros artsticos ms llamativos.

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4.4 Herramientas de dibujo

4.4.1 Cmo crear un dibujo
Para dibujar una forma automtica o cualquier otra forma, primero se da un clic en el botn de la herramienta de dibujo, luego se lleva el apuntador del ratn al rea de trabajo, se mantiene presionado el botn del ratn y se arrastra hasta que la figura que se est dibujando tenga el tamao que se desea, entonces se suelta el botn del ratn.

Una vez creado y seleccionado el objeto, se puede modificar llevando el apuntador del ratn a los lugares sealados con los nmeros en la figura, dependiendo del lugar donde se coloque el apuntador, ste cambiar a una forma especial para mover el objeto, cambiarle el tamao o la proporcin.

1 Coloque el apuntador del ratn en cualquier parte del objeto para moverlo. 2, 3 y 4 Ponga el apuntador del ratn en cualquier nodo y arrastre en la direccin de la flecha para cambiar el tamao del objeto. 5 Ubique el apuntador del ratn en el botn de ajuste de la forma automtica para cambiar las proporciones de la forma automtica.

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4.4.2 Cmo seleccionar uno o varios objetos

Una vez que se tienen diferentes objetos, se pueden seleccionar varios delimitando con el ratn un recuadro alrededor de los que se quieren elegir. Cuando uno o varios objetos estn seleccionados son visibles unos cuadros pequeos en las esquinas y lados de la figura, estos nodos indican los bordes del rea en la que se encuentra el objeto. Si desea escoger varios objetos que se encuentren separados, mantenga presionada la tecla Shift (Maysculas) y d un clic en cada uno de los objetos que quiera seleccionar.

4.5 Copiar, mover y borrar objetos

Todos los objetos que se colocan en una diapositiva se pueden copiar o mover en la misma o a otra diapositiva, a una diapositiva de otra presentacin o se pueden eliminar. Copiar objetos de una diapositiva a otra: Trabaje con la presentacin Objetos, creada previamente (ver captulo 4). Por ejemplo copie varios de los dibujos de una diapositiva a otra, y ejecute las siguientes acciones: Seleccione tres de los objetos que dibuj. D un clic en el botn de copiar. Inserte una nueva diapositiva en blanco. Realice un clic en el botn Pegar.

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Una vez seleccionados uno o varios objetos, se pueden editar utilizando los comandos de la barra Dibujo, y especficamente las opciones del botn Dibujo.

Pruebe a insertar en una diapositiva las formas automticas numeradas del 1 al 4 en la siguiente ilustracin, y utilice las herramientas de dibujo para crear el cubo y las copias del mismo en diferentes tamaos. 1. Para el cubo debe utilizar el botn de ajuste para darle la proporcin que se muestra. Slo debe dibujar el cubo ms grande, cuando est terminado se copiar y se le cambiar el tamao para obtener los otros tres cubos.

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2. A la flecha tambin ajstele la proporcin y utilice el botn para Girar libremente, una vez rotada la flecha, cpiela para tener 4 flechas. A cada flecha aplquele un color y sombra. Luego use las herramientas de Girar y acomdelas sobre el cubo, si es necesario utilice las herramientas para Traer adelante o Enviar atrs

3. Una vez que haya acomodado los objetos sobre el cubo, seleccinelos todos y agrpelos.

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4.- Despus de agrupar el cubo y los objetos que completan la imagen copie el cubo varias veces manteniendo presionada la tecla Control mientras arrastra el cubo a otra zona del rea de trabajo.

5. Para terminar, a cada copia del cubo cmbiele el tamao.

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5. Edicin de la presentacin
Una vez creada una presentacin es factible hacerle cambios, se puede modificar el orden de las diapositivas, as como agregar diapositivas de otra presentacin o eliminar algunas de stas, tambin es posible cambiar la plantilla, los elementos que la componen o solamente el color de fondo de la presentacin o de una diapositiva.

5.1 Recuperar la presentacin

Al iniciar la sesin con PowerPoint puede seleccionar una presentacin previamente creada. Si ya est trabajando con el programa d un clic en el botn Abrir o elija del men Archivo la opcin Abrir, en el cuadro de dilogo correspondiente puede escoger varias presentaciones al mismo tiempo, manteniendo presionada la tecla Control y haciendo clic en cada presentacin. Una vez abiertas las diferentes presentaciones, puede cambiar a cada ventana con el men Ventana, o bien presionando al mismo tiempo las teclas Control-F6. Si tiene abiertas varias presentaciones puede copiar objetos, diapositivas o textos entre las presentaciones. La presentacin no est completa si no se le aplican efectos de transicin y tiempos especficos a cada una de las diapositivas, as como diferentes efectos de animacin, lo cual har ms atractiva la exposicin del material de apoyo para dar a conocer la informacin al auditorio. En este captulo se darn indicaciones para aplicar dichas caractersticas.

5.2 Agregar, borrar o mover diapositivas

En ocasiones es necesario cambiar el orden de las diapositivas en una presentacin, o intercambiar diapositivas entre aplicaciones. Copiar objetos de las diapositivas entre presentaciones Si ya tiene uno o varios objetos en una diapositiva de una presentacin, y los quiere agregar a otra presentacin, slo necesita marcarlos en la vista de D iapositivas, ejecute el comando Copiar, cambie a la otra presentacin, elija la diapositiva donde quiere los objetos y active el comando Pegar. Copiar diapositivas de una presentacin a otra En la vista del Clasificador de diapositivas seleccionar la o las diapositivas que quiere copiar, ejecute el comando Copiar, cambie a la otra presentacin, en la cual debe cambiar a la vista del Clasificador de diapositivas, coloque el cursor en el punto donde quiere insertar las diapositivas, y active el comando Pegar. Las diapositivas que se insertan en una presentacin tendrn automticamente la plantilla de la esa presentacin.

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5.2.1 Trabajando en el Esquema

Cambiar el orden de las diapositivas Con la vista del esquema es posible controlar el orden de las diapositivas, llevando el apuntador del ratn al cono que indica la diapositiva y arrastrando hacia arriba o hacia abajo segn necesite el nuevo orden. Tambin puede cambiar el orden de una diapositiva dando clic en su ttulo, y luego haciendo clic en los botones para moverla hacia abajo o para moverla hacia arriba .

En la vista del esquema se puede controlar en forma ms eficiente el texto de las diapositivas, as como ocultar el texto de las mismas y observar slo los ttulos, de una diapositiva en forma individual o bien ocultar el texto de todas las diapositivas de la presentacin y ver basta con dar clic en los botones adecuados. .

nicamente los ttulos

En esta modalidad tambin puede activar o desactivar los formatos de texto

El botn de Diapositiva resumen crea una nueva diapositiva con una lista de vietas, a partir de los ttulos de las diapositivas que se elijan en la vista Clasificador de diapositivas o en la vista Esquema. PowerPoint inserta la diapositiva resumen inmediatamente antes de la primera diapositiva seleccionada. La forma de eliminar diapositivas en el Esquema es realizando un clic en una diapositiva para seleccionarla (o escoger varias diapositivas al mismo tiempo) y presionar la tecla Suprimir, o bien dar clic en el botn Cortar. Otra manera de suprimir una diapositiva es aumentando la sangra de su ttulo el programa advierte que al aumentar la sangra de un ttulo se eliminar como diapositiva y formar parte del texto de la diapositiva anterior. De tal forma que si la diapositiva contiene otros objetos stos se perdern igual que la pgina de notas.

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Desde la vista del esquema puede cambiarse a una diapositiva en particular dando un doble clic en la que necesite editar, de esta manera se har el cambio a la vista de Diapositivas.

c Para insertar una diapositiva en la vista del Esquema, basta con presionar la tecla Enter al final del texto de la diapositiva (1 en la imagen) luego presionar el botn Ascender (menos sangra), para que el nuevo prrafo tome el nivel de ttulo de diapositiva (2 en la imagen).

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5.2.2 Clasificador de diapositivas

El clasificador de diapositivas le permite tener una visin ms amplia del contenido grfico de varias diapositivas a la vez.

Desde esta vista se puede cambiar el orden de las diapositivas, slo tiene que seleccionar la diapositiva o las diapositivas que quiera mover y arrastrar hacia la nueva posicin, al momento de arrastrar observar una lnea que indica la ubicacin donde quedar lo que est moviendo. Para seleccionar varias diapositivas puede dar clic en cada una mientras mantiene presionada la tecla Shift (Maysculas). Tambin es posible elegir varias diapositivas delimitando un recuadro alrededor de ellas, conforme vaya arrastrando el apuntador del ratn observar que el borde de stas se hace ms grueso, lo que indica que estn seleccionadas. En la vista del clasificador de diapositivas es factible aplicar a cada diapositiva diferentes efectos de transicin, efectos especiales, efectos de animacin y definir el tiempo que cada diapositiva permanecer en la pantalla durante la proyeccin de la presentacin.

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5.2.3 Cambiar el color de fondo de la presentacin o de una diapositiva

Si los objetos puestos en una diapositiva no se pueden ver en forma adecuada por el color de fondo de la plantilla, es posible hacer el cambio slo para esa diapositiva o para toda la presentacin. Seleccione del men Formato, la opcin Combinacin de colores para la diapositiva, o Fondo personalizado.

Para cambiar el color de fondo de la diapositiva o de la presentacin elija del men Formato, la opcin Fondo.

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5.3 Cambiar diseo y/o plantilla de la presentacin

Cuando ya se tiene una presentacin creada se puede cambiar la plantilla que se seleccion originalmente dando clic en el botn Aplicar plantilla de diseo Formato, la opcin Aplicar diseo. o escoger del men

5.3.1 Cambiar elementos de una plantilla

Adems de las plantillas que tiene el programa se pueden crear plantillas personalizadas utilizando elementos de plantillas existentes, leyendas, logotipos o dibujos creados independientemente de los que tiene PowerPoint. Para editar el patrn de diapositivas, d un clic en el men Ver, elija la opcin Patrn, Patrn de diapositivas, y en la barra de estado aparecer la leyenda Patrn de diapositivas en lugar del nmero de la diapositiva. Desde esta vista es posible modificar los elementos que aparecern en el fondo de todas las diapositivas de la presentacin, as como cambiar el estilo y color del texto, tanto del ttulo como de los textos con vietas, tambin seleccionar los objetos de la plantilla y modificarlos.

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Pruebe abrir dos presentaciones nuevas, cada una con una plantilla diferente, en ambas ventanas seleccione del men Ver, la opcin Patrn de diapositivas, y elija algn objeto de una presentacin, despus escoja la opcin copiar del men Edicin, cambie a la otra presentacin (con la opcin Ventana, o con F6) y seleccione la opcin pegar. Puede cambiar el color de los objetos o su tamao, y el smbolo de la vieta para cada nivel en los cuadros de texto, una vez que modific el patrn de la presentacin, d un clic en uno de los botones de vistas, por ejemplo Ver diapositiva, o Ver clasificador de diapositivas, y observar que todas las diapositivas reflejan los cambios hechos en el patrn.

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Puede crear su propio patrn de diapositivas integrando imgenes prediseadas, dibujos o logotipos, leyendas, o los colores de su empresa. Procure dejar despejada la zona del centro para que los objetos de cada diapositiva se puedan distinguir adecuadamente de los objetos de la plantilla. Despus de haber agregado los objetos que compondrn la plantilla debe guardarla. Ejecute el comando Guardar, en este cuadro de dilogo seleccione la opcin Guardar como: Plantilla de presentacin, el programa guardar este archivo en el directorio de plantillas.

Despus de crear su propia plantilla podr aplicarla a las nuevas presentaciones. Seleccione del men Archivo, la opcin Nuevo, escriba el nombre de su plantilla y d clic en el botn Aceptar.

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5.4 Efectos de transicin

Para hacer ms atractiva su presentacin aplique diferentes efectos de transicin, puede aplicar de forma individual a cada diapositiva o marcar varias y seleccionar las mismas caractersticas para la transicin. Elija del men Presentacin, Transicin de diapositiva, escoja el efecto, la velocidad y el tiempo suficiente para que el espectador pueda leer los textos y captar la informacin de cada cuadro cuando se proyecte la presentacin completa.

Seleccione tambin el sonido asociado a la transicin de esa diapositiva. Los tiempos es posible establecerlos en este cuadro u optar por ensayar los tiempos. Tambin puede usar los botones en la barra de herramientas:

Una vez establecidos los efectos de transicin a cada diapositiva, seleccione del men Ver, la opcin Presentacin, Ensayar intervalos, con lo cual el programa inicia la presentacin y muestra un cuadro de dilogo en el que se est cronometrando el tiempo de cada diapositiva, observe con detenimiento cada diapositiva y d clic en el botn para avanzar a la siguiente.

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El programa muestra el tiempo acumulado para la presentacin hasta la actual diapositiva, si necesita ensayar nuevamente el tiempo para la actual diapositiva, haga clic en el botn Repetir. Al finalizar la presentacin el programa le pide confirme si quiere asignar los tiempos ensayados.

5.5 Efectos de animacin

En una diapositiva, adems de los efectos de transicin, puede aplicar efectos especiales para que el texto y los diferentes objetos que componen a la misma se muestren en forma progresiva; dependiendo del objeto seleccionado estn activas o no ciertas opciones de este cuadro de dilogo.

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Presentaciones grficas con PowerPoint

Considerando los objetos que estn en la diapositiva deber seleccionar la ficha que corresponda, y despus activar las opciones o elegir de las listas desplegables. Por ejemplo, para los objetos de dibujo de la figura primero elija uno de la lista Objetos de diapositiva sin animacin, active la opcin Animar y establezca si la animacin ser automtica o no. Finalmente seleccione el orden de animacin. Puede escoger cada uno de los objetos de una diapositiva y elegir el efecto con que deber aparecer en la pantalla, as como el orden respecto a los dems objetos en la misma diapositiva.

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6. Ver presentacin
Para ver la presentacin slo d un clic en el botn Presentacin con diapositivas, si no estn activos los tiempos asignados a cada diapositiva, deber realizar un clic para la siguiente diapositiva. Durante la presentacin se puede controlar el orden en que aparecern las diapositivas, tambin es posible crear anotaciones, dibujar con una pluma sobre la diapositiva activa, entre otras cosas.

Controle el orden en que se muestran las diapositivas, haciendo clic con el botn secundario del ratn, luego en la opcin Ir a, Desplazamiento por diapositivas.

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Las anotaciones que se pueden hacer durante la presentacin giran en torno a los siguientes aspectos:

Actas de reunin. Escriba aqu las ideas de las actas de la reunin que se realizan durante la presentacin con diapositivas. Para enviar las actas a un documento de Microsoft Word, haga clic en Exportar. Para programar una reunin en Microsoft Outlook, d un clic en Plan. Elementos de accin. Escriba aqu los elementos de accin durante una presentacin con diapositivas. Este texto aparece automticamente como la ltima diapositiva de su presentacin. Para enviar los elementos de accin a Microsoft Outlook o a un documento de Microsoft Word, haga clic en Exportar. Notas del orador. Escriba las notas de la diapositiva actual, que posteriormente pueden servir de apoyo al orador. La opcin Medidor de diapositivas del men Contextual, proporciona un cronmetro, indica si la presentacin con diapositivas est configurada para avance manual o automtico y muestra una barra de progreso que seala el progreso actual comparndolo con los intervalos de ensayo. El cronmetro superior indica el retraso de la diapositiva que se est mostrando. El cronmetro inferior muestra el retraso de todas las diapositivas hasta la actual, incluyendo a sta.

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6.1 Visor de PowerPoint

El visor de PowerPoint es una aplicacin que permite ejecutar la presentacin, sin la opcin de hacer modificaciones, pero es til si va hacer la proyeccin en un equipo donde no est instalado PowerPoint. La presentacin puede estar en el disco duro o se puede proyectar directo desde la unidad de disco flexible. Para ejecutar el Visor de PowerPoint puede hacerlo desde la carpeta de PowerPoint, dando un doble clic (muy probablemente esta carpeta se encuentra dentro de la carpeta Office). Tambin puede crear un acceso directo para el Visor de PowerPoint. Si va a utilizar las presentaciones en otro equipo donde no est instalado PowerPoint puede hacer uso de la aplicacin Asistente de presentaciones porttiles. Asimismo es posible incluir el Visor en el mismo disco de la presentacin. El Visor de PowerPoint se puede distribuir libremente, sin ninguna licencia adicional. Sin embargo, no podr abrir un archivo desde una aplicacin que no est instalada. El Visor tampoco admite caractersticas tales como progresiones animadas y bifurcaciones.

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6.2 Presentaciones porttiles

Aunque puede ver la presentacin sin ejecutar PowerPoint quiz necesite de otra herramienta con la que cuenta este programa para transportar presentaciones que sean muy grandes o que tengan vnculos con otros archivos. Para realizar este proceso que consiste en crear discos que contengan el Visor de PowerPoint y una o ms presentaciones, seleccione del men Archivo la opcin Presentaciones porttiles, y siga las instrucciones del asistente de presentaciones porttiles.

6.2.1 Asistente para presentaciones porttiles

Iniciar

Seleccionar archivos. Puede elegir slo la presentacin activa o adems y elegir varias presentaciones ms, haciendo clic en el botn Examinar. Elegir destino. Adems de las unidades de disco que se muestran, puede seleccionar una de las carpetas del disco duro, o bien en otro equipo de la red. Vnculos. Incluir los archivos vinculados le permitir abrir estos archivos en el equipo de destino, e incrustar las fuentes true type para que stas se muestren en forma adecuada, aun cuando no se encuentren instaladas en el equipo de destino. Visor. Si el equipo donde mostrar la presentacin no tiene instalado PowerPoint, debe activar la opcin Visor para Windows 95 o NT.

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6.2.2 Descomprimir la presentacin porttil

Cuando necesite descomprimir la presentacin porttil en otro equipo, ejecute el archivo que se cre:

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El programa crear un directorio donde se guardar la o las presentaciones, el nombre del directorio debe ser de 8 caracteres mximo, sin espacios.

Al descomprimir el archivo, el programa muestra varios mensajes.

Finalmente el programa indica si existe algn problema al descomprimir el archivo o si el proceso se realiz en forma adecuada.

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7. Impresin
Cuando ya se ha terminado de crear la presentacin lo ms frecuente es que se necesite imprimir algn tipo de documento, adems de poder proyectarla en el monitor de la pantalla. Los diferentes documentos que se pueden imprimir son los que se muestran en la figura: Antes de imprimir es conveniente determinar el tipo de papel donde se va a imprimir, esto se hace desde el men Archivo, Configuracin de diapositiva, y elija las opciones que se ajusten ms al tipo de documento que se va a imprimir. Antes de imprimir toda la presentacin, ya sea en diapositivas, documentos, notas o esquema, es conveniente imprimir una muestra con una, dos o tres diapositivas, de forma que se puedan ver las caractersticas de la impresin. Para imprimir seleccione del men Archivo, la opcin Imprimir. En el cuadro de dilogo elija el tipo de documento y el intervalo que va a imprimir, as como otras caractersticas que dependern del tipo de impresora que est utilizando.

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Si recuerda, durante la presentacin con diapositivas se pueden ir haciendo anotaciones de la reunin, puede agregar stas a las pginas de notas e imprimirlas, o transferir las actas a un nuevo documento de Word y luego imprimir dicho documento.

Para ver o modificar la configuracin actual de la impresora seleccionada, haga clic en el botn Propiedades. Para seleccionar una impresora diferente d un clic en el Nombre de la impresora actual y luego elija de la lista la nueva impresora. Para imprimir la presentacin a un archivo (en el mismo lenguaje empleado por la impresora seleccionada), active la casilla de verificacin Imprimir a un archivo. Para especificar las diapositivas o pginas de notas que desea imprimir, realice un clic en una opcin del cuadro Intervalo de impresin. Si slo quiere imprimir determinadas diapositivas o pginas, escriba los n meros en el cuadro proporcionado para ello, separndolos con una coma, como se muestra en el cuadro. Para especificar el nmero de copias que desea imprimir, escriba un n mero en el cuadro Nmero de copias o utilice los botones correspondientes.

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Presentaciones grficas con PowerPoint

Para organizar las pginas cuando imprime mltiples copias, active la casilla de verificacin Intercalar . Se imprimir una copia completa antes de la primera pgina de la siguiente copia. Para definir qu componente de su presentacin desea imprimir, haga clic en una opcin del cuadro Imprimir. Para imprimir diapositivas que haya diseado como ocultas, elija la casilla de verificacin Imprimir diapositivas ocultas. Esta opcin slo est disponible cuando la presentacin incluye diapositivas ocultas. Para perfeccionar el aspecto de sus diapositivas al imprimir una presentacin en color en una impresora en blanco y negro, seleccione la casilla de verificacin Blanco y negro. Para hacer que las imgenes de la diapositiva abarquen toda la pgina cuando son impresas, escoja la casilla de verificacin Ajustar al tamao del papel. Esta opcin slo se aplica a las diapositivas ms largas o ms pequeas que el papel en el que se van a imprimir. Para agregar un marco fino alrededor del borde de las diapositivas impresas, seleccione la casilla de verificacin Diapositivas con marcos. Esta opcin se aplica a las notas de pginas, documentos y diapositivas impresos.

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO Dr. Francisco Barns de Castro Rector Mtro. Xavier Corts Rocha Secretario General Dr. Leopoldo Henri Paasch Martnez Secretario Administrativo Dr. Salvador Malo lvarez Secretario de Planeacin Dr. Francisco Ramos Gmez Secretario de Asuntos Estudiantiles Mtro. Gonzalo Moctezuma Barragn Abogado General DIRECCIN GENERAL DE SERVICIOS DE CMPUTO ACADMICO
Dr. Alejandro Pisanty Baruch Director General Mat. Carmen Bravo Chaveste Directora de Cmputo para la Docencia Lic. Rosario Ortiz Osornio Subdirectora de Planeacin Acadmica Mtra. Isabel Chong de la Cruz Coordinadora del Centro Mascarones Ing. Sergio Alva Arguinzoniz Coordinador Centro de Extensin en Cmputo y Telecomunicaciones Nuevo Len Cecilia Medina Navarro Coordinadora del Centro Coapa de Extensin en Cmputo y Telecomunicaciones Semiramis Zaldvar Granada Jefa del Departamento de Desarrollo Curricular y Didctica
Lic. Mariana Celorio Surez Coronas Coordinadora de Difusin DG Toa Zimerman Sonabend Jefa del Departamento de Diseo Lic. Martha Patricia Garca Morales Correccin de estilo DG Eprin Varas Gabrelian Diseo de portada

Octubre de 1998.