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L'Intgrale 500

pour Windows Version 10.00

VOLUME IV - Gestion comptable

PACKING LIST
Votre progiciel est compos de deux mallettes de rangement comprenant :

le contrat de licence et la carte de garantie les disquettes, le CD-ROM ou la cassette contenant le programme la documentation de l'Intgrale 500

PROPRIETE & USAGE


Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage Documentation Sage Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).

CONFORMITE & MISE EN GARDE


Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme papier, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation.

EVOLUTION
La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation.

LA FICHE DE SUGGESTION
Nous recherchons une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever, sur la fiche erreur figurant en dernire page de chaque manuel.

MARQUES
INTEGRALE est une marque dpose appartenant Sage France. Ligne 500 est une marque dpose appartenant Sage France. Windows est une marque dpose de Microsoft.

AVERTISSEMENTS
Contrat de licence Pour pouvoir bnficier de la garantie, vous devez nous renvoyer votre carte de garantie dans les huit jours suivant la date d'achat de votre progiciel. Formation Ce manuel n'est pas un guide d'initiation la micro-informatique ni la gestion. Il dcrit la mise en place du progiciel ainsi que toutes ses fonctions, et fait appel un minimum de connaissances. Si vous tes dbutant en micro-informatique, ou si vous n'avez aucune notion d'organisation d'une gestion informatise, nous vous recommandons vivement de souscrire une ou plusieurs journes de formation auprs de votre Centre de Comptence. Pour toute information d'assistance, composez le numro de votre Centre de Comptence.

LE SERVICE APRES-VENTE DES CENTRES DE COMPETENCE


Les Centres de Comptence mettent la disposition un service aprs-vente et de maintenance. Votre Centre de Comptence est susceptible de rpondre toutes les questions lies l'Intgrale et son utilisation sous MS-DOS, AIX et sous UNIX. Il vous donnera des explications sur les fonctionnalits de votre progiciel, et pourra ventuellement le personnaliser. Avant d'appeler votre Centre de Comptence Si vous rencontrez des difficults au cours de l'utilisation d'un progiciel, vous devez avant tout lire les chapitres du manuel traitant des commandes ou oprations que vous dsirez excuter. Si vous appelez votre Centre de Comptence En cas de difficult, notez les tapes franchies prcdemment, et recopiez les messages d'erreurs obtenus. Ceci permettra de rpondre de manire prcise et rapide votre problme. Lors de l'appel, soyez proximit de votre ordinateur et prparez-vous nous fournir les renseignements suivants :

progiciel: nom exact, numro de version ordinateur : marque, modle configuration de votre ordinateur : capacit, cartes graphiques, couleur, etc la version du systme

Intgrale 500 Gestion Comptable


INTRODUCTION____________________________________________________13 CHAPITRE 1 - TRAVAUX ___________________________________________33 CHAPITRE 2 - EDITIONS COMPTABLES __________________________ 187 CHAPITRE 3 - EDITIONS ANALYTIQUES __________________________ 241 CHAPITRE 4 - DCLARATIONS DE TVA ___________________________ 265 CHAPITRE 5 - ETATS COMPTABLES______________________________ 285 CHAPITRE 6 - ECHANCIER______________________________________ 307 CHAPITRE 7 - BUDGTAIRE______________________________________ 417 CHAPITRE 8 - ECRITURES DABONNEMENT ______________________ 455 CHAPITRE 9 - UTILITAIRES ______________________________________ 481

Volume IV - Gestion Comptable


Sommaire dtaill
INTRODUCTION 13
Saisie analytique .................................................. .................................................. 79
A propos de la saisie des critures analytiques .......... 79 Onglet Lots ................................................................ .................................................................. .................................. 80 Onglet Ecritures ........................................................... ........................................................... 80 Saisie mixte ................................................................. 81 Saisie par Compte gnral ventilable.......................... 84 Saisie par section analytique....................................... 85 Loupe - Informations sur une criture.......................... 89 Consultation d'une section en cours de saisie ............ 89 Duplication dune ligne ................................................ 89 Enregistrement de l'criture ......................................... ......................................... 90

Solution utilise et mise jour des fichiers comptables ........................................................... ...........................................................15 ........................... 15
La gestion comptable seule est acquise ...................... 15 La gestion commerciale seule est acquise .................. 16 La solution 500 Integrale est acquise .......................... 17

Gnralits ........................................................... ...........................................................19 ........................... 19


A propos des zoom ...................................................... ...................................................... 19 Gnralits sur les ditions................................ ditions.......................................... .......................................... 20 Paramtrage d'une dition ........................................... 20 mise en page dimpression de grilles........................... 27 Boutons Imprimer et Prvisualisation .......................... 29 Editions paramtres par le gnrateur dtats ........... 29 Priorits d'affectation des imprimantes ........................ 31 Tri des colonnes dans les grilles................................ grilles .................................. .................................. 32

Saisie de simulation ............................................. ............................................. 91 Saisie de simulation analytique ............................ 92 TRAVAUX - DOSSIER PARAMTRES ______ 93 Devises ................................................................ ................................................................ 94

CHAPITRE 1 TRAVAUX

33

Historique / code devise devise................................ ....................................... ....................................... 95


Symboles et boutons de gestion du tableau................ 96 Saisie de nouveaux taux ............................................. 96

TRAVAUX________________________________ 35

Table des devises - Historique / date date................... ................... 97 TRAVAUX - DOSSIER SAISIES ____________ 37 Saisie comptable .................................................. ..................................................38 .................. 38
Avant de saisir les critures ..................................... ..................................... 38 Onglet Lots................................ Lots ................................................................ ................................................................... ................................... 39 Onglet Ecritures ........................................................... ........................................................... 43 Saisie au lot ................................................................. 44 Saisie la pice........................................................... 52 Lettrage en cours de saisie.......................................... 54 Saisie en devise........................................................... 57 Ventilations analytiques ............................................... 62 Gnration des critures de TVA................................. 67 Saisie directe decritures de TVA................................. 70 Modification du rgime de TVA des tiers ..................... 70 Ecritures modles ........................................................ 71 Consultation d'un compte en cours de saisie............... 74 Loupe - Informations sur une criture .......................... 75 Duplication dune ligne................................................. 75 Enregistrement de l'criture ......................................... ......................................... 75 Validation de la saisie .................................................. 76 Impression du brouillard de saisie ............................... 76

Taux moyens pour carts .................................... .................................... 99 Purge de l'historique des devises ...................... 100 TRAVAUX - DOSSIER CONSULTATIONS __ 101 Consultation des comptes gnraux gnraux.................. .................. 102
Slection du compte et de l'exercice ......................... 102 Cumuls du compte..................................................... 103 Dtail des critures Affichage de la loupe .............. 103

Consultation des comptes auxiliaires auxiliaires................. ................. 108


Slection de l'exercice et du compte ......................... 108 Cumuls du compte..................................................... 109 Dtail des critures.................................................... 110

Consultation des sections analytiques ............... 112


Slection de l'exercice et du compte ......................... 112 Cumuls du compte..................................................... 112 Dtail des critures.................................................... 113

TRAVAUX - DOSSIER TRAVAUX PRIODIQUES __________________________ 115 Lettrage-dlettrage ............................................. ............................................. 116
A propos du lettrage ................................................... ...................................................116 ................... 116 Choix du traitement .................................................... ....................................................118 .................... 118 Lettrage automatique ................................................. .................................................120 ................. 120 Lettrage manuel ......................................................... .........................................................121 ......................... 121 Procdure de lettrage.................................................125 Dlettrage ................................................................ ................................................................... ...................................127 ... 127

Clture d'exercice .............................................. .............................................. 176


Avant de procder la clture ................................... ................................... 176 Procdure de clture................................ clture.................................................. .................................................. 178 Ecran de lancement ................................................... 178 Droulement des oprations...................................... 179

Epuration comptable .......................................... .......................................... 182 Clture analytique .............................................. .............................................. 183 Report sur analytique ......................................... ......................................... 184 Epuration analytique .......................................... .......................................... 185 Remise zro du journal de simulation ............. 186

Rgularisation de lettrage .................................. .................................. 129 Pointage des comptes comptes................................ ........................................ ........................................ 140
Pointage en manuel ................................................... ...................................................141 ................... 141 Critres.......................................................................141 Choix du tri .................................................................142 Liste des mouvements ...............................................143 Procdure de Pointage...............................................143 Pointage en automatique ........................................... ...........................................145 ........... 145

CHAPITRE 2 EDITIONS COMPTABLES

187

EDITIONS COMPTABLES ________________189

Dpointage des comptes ................................... ................................... 146


Dpointage en manuel ............................................... ...............................................147 ............... 147 Dpointage en automatique ....................................... .......................................148 ....... 148

EDITIONS COMPTABLES DOSSIER BROUILLARD __________________191 Brouillard gnral ............................................... ............................................... 192

Validation dans lhistorique lhistorique................................ ................................. ................................. 149


Validation en automatique .......................................... ..........................................150 .......... 150 Validation en manuel .................................................. ..................................................152 .................. 152 Slection des lots valider.........................................152 Choix des lots valider ..............................................153 Lancement de l'dition................................................154

Brouillard de simulation simulation................................ ...................................... ...................................... 194 Ecritures modles .............................................. .............................................. 195 EDITIONS COMPTABLES DOSSIER JOURNAUX ____________________196 Journal comptable comptable................................ .............................................. .............................................. 197 Journal ct et paraph ..................................... ..................................... 200 Journal par date et par pice ............................. 201 EDITIONS COMPTABLES DOSSIER BALANCES ____________________204 Balance gnrale ............................................... ............................................... 205 Balances auxiliaires ........................................... ........................................... 208 Balance ge ventile ventile................................ ........................................ ........................................ 211 Balance ge / familles ...................................... ...................................... 216 Balance ge / reprsentant .............................. 217

Centralisation ..................................................... ..................................................... 155


Lancement de l'dition................................................156

Calcul honorabilit honorabilit................................ .............................................. .............................................. 157 Relances des clients .......................................... .......................................... 158
Paramtrage et conditions de relance........................ relance ........................158 ........................ 158 Edition des lettres de relance ..................................... .....................................160 ..... 160

Extourne automatique ........................................ ........................................ 164 Rvaluation des dettes et des crances .......... 166
Onglet Critres ...........................................................166 Onglet Slection .........................................................170

Conversion des dettes et crances en monnaie in ................................ ............................................... ............................................... 172 TRAVAUX - DOSSIER TRAVAUX DIVERS _ 173 Ouverture d'exercice .......................................... .......................................... 174
Incidence de l'ouverture d'un nouvel exercice............ exercice............174 ............ 174 Ecran de lancement ................................................... ...................................................174 ................... 174

EDITIONS COMPTABLES - DOSSIER GRAND LIVRE, EXTRAIT DE COMPTE ___ 218 Grand livre gnral gnral................................ ............................................. .............................................219 ............. 219 Grand livre auxiliaire auxiliaire................................ ........................................... ...........................................224 ........... 224 Grand livre auxiliaire / collectif collectif............................ ............................229 ............................ 229 EDITIONS COMPTABLES DOSSIER RELEVS _____________________ 231 Relevs de centrales centrales................................ .......................................... ..........................................232 .......... 232 EDITIONS COMPTABLES DOSSIER DIVERS _______________________ 234 Par numro de pice .......................................... ..........................................235 .......... 235 Par code origine ................................................. .................................................237 ................. 237 Recherche d'une criture ................................... ...................................239 ... 239

EDITIONS ANALYTIQUES DOSSIER VUES PYRAMIDALES __________ 259 Vues pyramidales avec dtail : grand livre livre......... ......... 260 Vues pyramidales synthtises : balance .......... 263

CHAPITRE 4 DCLARATIONS DE TVA

265

DCLARATIONS DE TVA_________________ 267

TVA SUR ENCAISSEMENTS ET SUR DBITS - RGLES ET PARAMTRAGE ___ 268 Paramtrage mettre en place place.......................... .......................... 268
Paramtrage socit ................................................. 268 Paramtrage des comptes gnraux......................... 270 Paramtrage des journaux ........................................ 271 Paramtrage des tables de TVA................................ 272 Paramtrage des comptes assujettis ........................ 272

CHAPITRE 3 EDITIONS ANALYTIQUES

241

Paramtrage de l'imputation des ventes et des achats ................................................................................... 272 Paramtrage des fiches clients ................................. 272 Paramtrage des fiches fournisseurs ........................ 273 Paramtrage des fiches articles ................................ 273 Paramtrage des types de suivi ................................ 273

EDITIONS ANALYTIQUES________________ 243

EDITIONS ANALYTIQUES - DOSSIER BROUILLARD ___________________________ 244 Brouillard analytique ........................................... ...........................................245 ........... 245 Brouillard analytique de simulation simulation..................... .....................247 ..................... 247 Ecritures modles analytiques ...........................248 ........................... 248 EDITIONS ANALYTIQUES DOSSIER JOURNAUX ___________________ 249 Journal analytique .............................................. ..............................................250 .............. 250 EDITIONS ANALYTIQUES DOSSIER BALANCES____________________ 252 Balance analytique ............................................. .............................................253 ............. 253 EDITIONS ANALYTIQUES DOSSIER GRAND LIVRE_________________ 255 Grand livre analytique ........................................ ........................................256 ........ 256

Les ditions de TVA ........................................... ........................................... 274 Clture mensuelle TVA ...................................... ...................................... 274 Purge des fichiers .............................................. .............................................. 274 Etat TVA sur Encaissement ............................... 274 DCLARATIONS DE TVA DOSSIER EDITIONS _____________________ 277 Etat synthtique ................................................. ................................................. 278 Etats dtaills ..................................................... ..................................................... 279 Etats par compte de TVA ................................... ................................... 280 Etat TVA/encaissement................................ TVA/encaissement...................................... ...................................... 281 DCLARATIONS DE TVA DOSSIER TRAITEMENTS ________________ 282 Clture mensuelle TVA ...................................... ...................................... 283 Purge des fichiers .............................................. .............................................. 284

CHAPITRE 5 ETATS COMPTABLES

285

ECHANCIER - DOSSIER SUIVI DES CHANCES _______________________315 Consultation / modification des chances chances........ ........ 316
Slection des chances ................................ ........................................... ........... 316 Modification des chances................................ chances....................................... ....................................... 318 Eclatement d'une chance....................................... 319 Modification du code opration .................................. 321 Modification de la date d'chance............................ 321 Modification du montant de l'chance...................... 322 Modification de la devise dune chance ................. 322 Suppression d'une chance................................ chance ..................................... ..................................... 322 Domiciliation bancaire - Type de suivi spcifique ...... 323 Modification de la domiciliation bancaire ................... 324 Modification du type de suivi...................................... 325 Echance l'tape Editable....................................... 325

ETATS COMPTABLES ___________________ 287

ETATS COMPTABLES DOSSIER EDITIONS _____________________ 288 Etats de comptabilit gnrale ........................... 289 Etats de comptabilit analytique analytique......................... ......................... 293 ETATS COMPTABLES DOSSIER PARAMTRAGE _______________ 294 Saisie des rubriques rubriques................................ ........................................... ........................................... 295
Slection de ltat ....................................................... .......................................................295 ....................... 295 Caractristiques d'une rubrique................................ rubrique.................................. ..................................296 .. 296 Contenu d'une rubrique .............................................. ..............................................297 .............. 297 Enregistrement et consultation des rubriques ............299 ............ 299 Exemple de dcomposition d'un bilan ........................299 ........................ 299

Pointage manuel ................................................ ................................................ 326


Pointage ................................................................ ..................................................................... ..................................... 326 Critres de slection .................................................. 326 Pointage d'une chance........................................... 329 Dpointage dune chance ...................................... 329 Particularit : Pointage l'tape RA .......................... 329 Pointage des chances une une........................... 330 Pointage global du bordereau.................................... 330 Contenu du bordereau ............................................... 331 Pointage des bordereaux en devise .......................... 332

Contrle du paramtrage ................................... ................................... 301


Ecran de lancement ................................................... ...................................................301 ................... 301 Edition du paramtrage d'un tat ...............................302 ............................... 302 Contrle du paramtrage d'un tat .............................303 ............................. 303

Duplication dtats .............................................. .............................................. 306 Dpointage manuel ............................................ ............................................ 334 Pointage automatique ........................................ ........................................ 335

CHAPITRE 6 ECHANCIER

307

Ligne 500 Intgrale et les autres comptabilites sage ..................................................... ..................................................... 335 Comptabilits 500 modulaires et client/serveur ......... 335 Comptabilits ligne 100 - Major - ligne 30 Standard - Access...................................................... 336 Droulement du traitement................................ traitement......................................... ......................................... 336

ECHANCIER ___________________________ 309

HISTORIQUE DES OPRATIONS MENANT L'CHANCIER ______________ 311


Les modes de rglement ............................................ ............................................311 ............ 311 Le paramtrage des fiches clients et fournisseurs .....312 ..... 312 Le parametrage de la fiche socit ............................312 ............................ 312 Le parametrage des fiches banques ..........................312 .......................... 312 La saisie des pices en Gestion Commerciale ..........312 .......... 312 La saisie des pices en Comptabilit ......................... .........................313 313 Les traitements qui alimentent lchancier ...............314 ............... 314 Dfinition des types de suivi................................ suivi ....................................... .......................................314 ....... 314 Consultation des Oprations bancaires .....................314 ..................... 314

Etablissement de bordereaux ............................ 338


Liste des bordereaux de remises ............................... 339 Oprations possibles sur la liste des bordereaux ...... 340 Edition du bordereau................................ bordereau.................................................. .................................................. 340 Ajout d'chances au bordereau - constitution d'un bordereau ........................................................... ........................................................... 341 Pointage des chances................................ chances............................................ ............................................ 344 Montant du rglement identique celui de l'chance ............................................................. 345 Montant du rglement diffrent du montant de l'chance ............................................................. 346 Validation du bordereau............................................. 349

Consultation des chances non pures dun bordereau ........................................................... ........................................................... 349

Exemples ................................................................ ................................................................... ................................... 401 Ventes dans le cas dun rglement group ............... 401 Achats dans le cas dun rglement group ............... 403

Edition des bordereaux ...................................... ......................................351 ...... 351 Liste des bordereaux bordereaux................................ .......................................... ..........................................354 .......... 354 Prparation du fichier pour les lettres VI/PR ......355 ...... 355 Lettre des virements effectus / Lettre des prlvements effectus ...................................... ......................................356 ...... 356 Transmission magntique .................................. ..................................357 .. 357 Liaison comptable .............................................. ..............................................363 .............. 363
Ligne 500 Intgrale et les autres comptabilites sage ..................................................... ..................................................... 363 Comptabilit 500 modulaires et client/serveur ........... 363 Comptabilit ligne 100 - Major - ligne 30 Standard - Access...................................................... 364 Droulement du traitement................................ traitement......................................... ......................................... 365

ECHANCIER - DOSSIER UTILITAIRES ___ 404 Epuration des chances chances................................ ................................... ................................... 405 Vrification des chances ................................ 408
Incidence de la Vrification des chances .............. 408 Quand lancer la Vrification des chances ? .......... 408 Lancement de la vrification...................................... 409

Epuration des bordereaux bordereaux................................ .................................. .................................. 411 Annulation de la transmission d'un bordereau ... 413 Modification du code devise devise............................... ............................... 414

ECHANCIER - DOSSIER EDITIONS _____ 368 Liste des chances chances................................ ........................................... ...........................................369 ........... 369 Relances l'acceptation .................................... ....................................372 .... 372
Relances par fax ........................................................ 373

CHAPITRE 7 BUDGTAIRE

417

BUDGTAIRE ___________________________ 419 A propos de l'option Comptabilit Budgtaire .... 420 BUDGTAIRE - DOSSIER SUIVI __________ 421 Paramtres de calcul ......................................... ......................................... 422

Relance des billets ordre ordre................................ ................................. ................................. 374


Relances par fax ........................................................ 375

Edition des traites ............................................... ...............................................376 ............... 376 Calcul des budgets budgets................................ ............................................. ............................................. 424 Edition des billets ordre ................................... ...................................378 ... 378 Saisie des budgets ............................................. ............................................. 426 Edition des chques ........................................... ...........................................380 ........... 380 ECHANCIER DOSSIER REGROUPEMENTS ____________ 382 Regroupement de rglement rglement.............................. ..............................383 .............................. 383
Cration du regroupement ......................................... ......................................... 383 Regroupement manuel............................................... 383 Regroupement automatique....................................... 388 Modification d'un regroupement ................................. ................................. 389 Suppression d'un regroupement ................................ 390 Saisie d'un budget ..................................................... 426 Modification d'un budget............................................ 429

Dates de validit des budgets ............................ 430 Rvision des budgets................................ budgets ......................................... 431 ......................................... 431 Blocage des budgets budgets................................ .......................................... .......................................... 433 BUDGTAIRE - DOSSIER EDITIONS ______ 434 Edition des budgets budgets................................ ............................................ ............................................ 435 Comparatif budgt / ralis .............................. 437
Priodes en ligne / Priodes en colonne ................... 437 Cumul avec fourchette................................ fourchette ............................................. ............................................. 439 Cumul avec valeurs ................................................. ................................................. 440 Chiffre d'affaires HT ................................................... ................................................... 441

Regroupement automatique de rglement .........391 ......... 391 Liste des regroupements regroupements................................ .................................... ....................................394 .... 394 Edition des lettres document ..............................395 .............................. 395 Liaison comptable de rglement ........................397 ........................ 397
Paramtres de comptabilisation................................ comptabilisation ................................. ................................. 397 Gnration des critures comptables de regroupement et lettrage................................ lettrage ....................................... ....................................... 400

Comparatif / 2 exercices .................................... .................................... 443


Edition mono-comparatif............................................ 443 Edition pluri-comparatif.............................................. 444

10

Comparatif inter-budgets inter-budgets................................ .................................... .................................... 445 Projection budgtaire ......................................... ......................................... 446 Paramtres de calcul ......................................... ......................................... 448 Vues pyramidales pyramidales................................ ............................................... ............................................... 449

CHAPITRE 9 UTILITAIRES

481

UTILITAIRES ____________________________483

UTILITAIRES - DOSSIER RECALCULS ____484 BUDGTAIRE - DOSSIER CONTRLES___ 451 Recalcul des cumuls .......................................... .......................................... 485 Recalcul des cumuls .......................................... .......................................... 452 Rubriques budgtaires ....................................... ....................................... 453 Mise jour des lignes budgtaires/ralis ......... 454 Recalcul des zones tiers .................................... .................................... 486 Mise jour du montant des echus non regles ... 488 Reconstitution des lots ....................................... ....................................... 489 Reconstitution des lots de simulation simulation................. ................. 491

CHAPITRE 8 ECRITURES DABONNEMENT

455

UTILITAIRES DOSSIER VRIFICATIONS _______________493 Vrification des lettrages lettrages................................ .................................... .................................... 494

ECRITURES D'ABONNEMENT ___________ 457

ECRITURES DABONNEMENT DOSSIER SAISIE / SUIVI _________________ 458 Saisie des abonnements .................................... .................................... 459
Onglet Lot ................................................................ ................................................................... ...................................459 ... 459 Onglet Ecritures................................ Ecritures .......................................................... ..........................................................460 .......................... 460 Paramtrage de labonnement ................................... ...................................46 ... 460 460 Enregistrement de l'criture................................ l'criture........................................ ........................................463 ........ 463 Recherche d'une criture d'abonnement.................... d'abonnement ....................464 .................... 464

Vrification des historiques ................................ 495 Mise jour du dernier n criture historique ...... 497 Mise jour du dernier n ordre chancier chancier........ ........ 498 Recherche du dsquilibre ................................ 499 UTILITAIRES DOSSIER TRAITEMENTS ________________500 Modification historique analytique ...................... 501 Modification du niveau de relance ..................... 503 Modification export rapprochement rapprochement.................... .................... 505 Solde comptes pour lettrage .............................. 506

Liste des abonnements ...................................... ...................................... 465 Ecritures d'abonnements d'abonnements................................ .................................... .................................... 467 Abonnements reconduire ................................ 468 Echancier dabonnement ................................. ................................. 469 Confirmation de reconduction ............................ 471 ECRITURES DABONNEMENT DOSSIER GNRATION _________________ 473 Gnration manuelle .......................................... .......................................... 474 Gnration automatique automatique................................ ..................................... ..................................... 476 ECRITURES DABONNEMENT DOSSIER DIVERS _______________________ 477 Purge des lots d'abonnement d'abonnement............................. ............................. 478 Reconstitution des lots d'abonnement ............... 479

11

12

Introduction
Solution utilise et mise jour des fichiers comptables comptables................................ ..................................... ..................................... 15
La gestion comptable seule est acquise ................................ ................................................................ ......................................... .........................................15 .........15 La gestion commerciale seule est acquise ................................ ................................................................ ..................................... .....................................16 .....16 La solution 500 Integrale est acquise ................................ ................................................................ ............................................. .............................................17 .............17

Gnralits................................ Gnralits................................................................ ................................................................................................ ......................................................................... ......................................... 19


A propos des zoom ................................................................ ................................................................................................ ......................................................................... .........................................19 .........19 Gnralits sur les ditions................................ ditions ................................................................ ............................................................................................. .............................................................20 .............................20 Paramtrage d'une dition ..............................................................................................20 mise en page dimpression de grilles ..............................................................................27 Boutons Imprimer et Prvisualisation..............................................................................29 Editions paramtres par le gnrateur dtats ..............................................................29 Priorits d'affectation des imprimantes ...........................................................................31 Tri des colonnes dans les grilles ................................ ................................................................ ..................................................... .....................................................32 .....................32

IV - 13

LIntgrale 500

IV - 14

Introduction

SOLUTION UTILISEE ET MISE A JOUR DES FICHIERS COMPTABLES


La mise jour des fichiers comptables est conditionne par l'acquisition de la Gestion commerciale et/ou de la Gestion comptable de L'Intgrale. Ce chapitre rcapitule les diffrentes configurations possibles et leur incidence sur les fonctions suivantes :
Menu Groupe Dossier Fonction

Gestion comptable

Echancier

Suivi des chances Editions Regroupements Utilitaires

Consultation / Modification chances toutes fonctions Liaison comptable de rglement Epuration des chances Vrification des chances Validation dans lhistorique Liaison comptable Liaison comptable toutes fonctions

Travaux Gestion commerciale Gestion des achats Gestion des ventes Outils annexes Entre / sortie ASCII

Travaux priodiques Gestion des pices Gestion des pices Importations / Exportations

Les traitements concerns par l'acquisition ou la non acquisition de la Gestion comptable et/ou de la Gestion commerciale sont donc : la liaison de la gestion commerciale vers la comptabilit l'importation d'critures gnrales avec chances la validation du brouillard dans l'historique

On peut distinguer trois configurations possibles qui influenceront les traitements exposs ci-dessus.

LA GESTION COMPTABLE SEULE EST ACQUISE


Echancier Acquis ou non acquis Gestion commerciale Gestion comptable

Oui

Non

Oui

La configuration prsente ci-dessus intgre la Gestion comptable et l'Echancier. Gestion de l'chancier Toutes les fonctions sont bien sr actives : Suivi des chances Editions de l'chancier Regroupements de lchancier Utilitaires de lchancier

Liaison de l'chancier vers la comptabilit Les tapes dfinies comptabilisables dans les Types de suivi sont transfres automatiquement en comptabilit par la fonction Liaison comptable. De mme pour le lettrage et le pointage en tape de rapprochement (de manire optionnelle pour le pointage). Liaison de la Gestion commerciale vers la Comptabilit Traitement impossible.

IV - 15

LIntgrale 500 Importation des critures gnrales avec chances dans la Comptabilit En cas d'importation d'un fichier au format INTEGRALE, le programme intgre les critures :
Voir

sans le lettrage, ni le pointage et avec les chances (si elles ont t intgres au fichier d'exportation, ou demandes lors de l'importation).

Le manuel OUTILS ANNEXES pour toute information sur les formats de fichiers. Validation du brouillard dans l'historique La Validation de l'historique intgre toutes les critures gnrales et analytiques dans l'historique comptable.

LA GESTION COMMERCIALE SEULE EST ACQUISE


Echancier Acquis ou non acquis Gestion commerciale Gestion comptable

Oui

Oui

Non

La configuration prsente ci-dessus intgre la Gestion de l'Echancier sans la Gestion comptable. Gestion de l'chancier Toutes les fonctions sont bien sr actives : Suivi des chances Editions de l'chancier Regroupements de lchancier Utilitaires de lchancier

Liaison de l'chancier vers la comptabilit Rappelons que mme si le module de Gestion Comptable n'est pas disponible, l'Intgrale permet l'accs certaines de ses fonctions. La liaison de l'Echancier vers la Comptabilit est ralise par la Liaison comptable. La procdure est dcompose en deux temps : l'enregistrement comptable sur site, la gnration d'un fichier d'exportation.

Lors de l'enregistrement comptable sur site, les oprations comptabilisables sont transfres dans les fichiers comptables du programme avec le lettrage et le pointage (le module de Gestion Comptable n'tant pas disponible, le pointage manuel n'est en revanche pas accessible). De plus, le programme gnre automatiquement un fichier dans lequel sont rcupres les critures comptables avec le pointage et le lettrage. Liaison de la Gestion commerciale vers la Comptabilit Rappelons que mme si le module de Gestion Comptable n'est pas disponible, l'Intgrale permet l'accs certaines de ses fonctions. Paralllement la procdure, lors de la Liaison comptable, le programme gnre un fichier au format demand en Fiche socit (onglet Comptabilit) : un fichier d'exportation au format Intgrale (si la zone Comptabilit externe est Non) gnre les critures gnrales et analytiques ; l'intgration des chances est propose. un fichier d'exportation au format Sage (si la zone Comptabilit externe est Sage) ne gnre pas les critures d'chances. Seules les critures gnrales et analytiques sont mises jour dans l'historique comptable. un fichier d'exportation au format Ligne 500 (si la zone Comptabilit externe est Ligne 500) gnre les critures au format Comptabilit 500 et 500 Pack Sage.

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Introduction Importation des critures gnrales avec chances dans la Comptabilit En cas d'importation d'un fichier au format INTEGRALE le programme intgre les critures : sans le pointage, sans le lettrage, et avec les chances si cela a t demand lors de la gnration du fichier d'exportation.

En cas d'importation d'un fichier au format Sage, il est possible de demander la gnration d'une criture d'chance par criture de TTC sur un tiers. Validation du brouillard dans l'historique Dans les cas prsents, la Gestion comptable n'est pas acquise. Cependant la fonction de Saisie comptable est utilisable. La Validation de l'historique intgre toutes les critures gnrales et analytiques dans l'historique comptable. De plus, un fichier d'exportation est gnr au format enregistr en Fiche socit (onglet Comptabilit) : un fichier d'exportation au format Intgrale (si la zone Comptabilit externe est Non) gnre les critures gnrales et analytiques ; l'intgration des chances est propose. un fichier d'exportation au format Sage (si la zone Comptabilit externe est Sage) ne gnre pas les critures d'chances. Seules les critures gnrales et analytiques sont mises jour dans l'historique comptable. un fichier d'exportation au format Ligne 500 (si la zone Comptabilit externe est Ligne 500) gnre les critures au format Comptabilit 500 et 500 Pack Sage.

LA SOLUTION 500 INTEGRALE EST ACQUISE


Echancier Acquis ou non acquis Gestion commerciale Gestion comptable

Oui

Oui

Oui

La configuration prsente ci-dessus intgre la Gestion de l'Echancier, la Gestion comptable, et la Gestion commerciale Gestion de l'chancier Toutes les fonctions sont bien sr actives : Suivi des chances Editions de l'chancier Regroupements de lchancier Utilitaires de lchancier

Liaison de l'chancier vers la comptabilit Les tapes dfinies comptabilisables dans les Types de suivi sont transfres automatiquement en comptabilit par la fonction Liaison comptable. De mme pour le lettrage et le pointage en tape de rapprochement (de manire optionnelle pour le pointage). Liaison de la Gestion commerciale vers la Comptabilit En cas d'utilisation conjointe de la Gestion commerciale et de la Gestion comptable, lors de la Liaison comptable, le programme transfre toutes les critures (gnres en saisie des pices de vente ou d'achat) en comptabilit (et dans lchancier, sous rserve quelles comportent bien un mode de rglement associ). Les critures d'chances sont intgres au fichier de l'chancier. Les critures gnrales et analytiques sont transfres dans l'historique comptable.

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LIntgrale 500 Importation des critures gnrales avec chances dans la Comptabilit En cas d'importation d'un fichier au format INTEGRALE le programme intgre les critures : sans le pointage, sans le lettrage, et avec les chances si cela a t demand lors de la gnration du fichier d'exportation.

Validation du brouillard dans l'historique La Validation de l'historique intgre toutes les critures gnrales et analytiques dans l'historique comptable.

IV - 18

Gnralits

GENERALITES
Cette partie vous prsente les procdures communes plusieurs fonctions du programme.

A PROPOS DES ZOOM


Le bouton Zoom situ droite de certaines zone permet de visualiser la liste des fiches cres ; vous pouvez galement taper la touche F5 ou slectionner cette fonction sur le menu contextuel affich par le bouton droit de la souris. Pour prpositionner le curseur de slection sur une fiche, tapez les premiers caractres du code de la fiche slectionner puis cliquez sur le bouton Zoom. La premire fiche correspondant aux caractres saisis apparat alors slectionne dans la liste ; sont galement proposes les fiches prcdentes et suivantes.

EXEMPLES
Pour slectionner le compte 4110 (Clients), tapez 41 puis cliquez sur le bouton Zoom. Pour slectionner le journal des Ventes (VEN), tapez VE puis cliquez sur le bouton Zoom. Une prslection peut tre opre afin de limiter le nombre de fiches proposes : si vous connaissez un des caractres du code (sur n'importe quelle position), tapez ces caractres en remplaant les caractres inconnus par des * (astrisques) puis cliquez sur le bouton Zoom.

EXEMPLES
Pour prslectionner les comptes clients, tapez 41* puis cliquez sur le bouton Zoom, sur la fentre zoom ; seuls les comptes dont le code commence par 41 sont affichs. Pour prslectionner les journaux de type Banque, tapez BQ* puis cliquez sur le bouton Zoom ; sur la fentre zoom, seuls les journaux dont le code commence par BQ sont affichs.

Utilisation des fentres zoom Lorsqu'une fentre zoom est appele, si le fichier li la zone est important, la liste se "construit" progressivement.

Le bouton [Arrter] permet de stopper le chargement du fichier.

A l'issue du chargement du fichier, l'cran se stabilise. Les boutons Prcdents et/ou Suivants permettent alors d'appeler les fiches non encore charges.

Il est possible de redimensionner la taille des colonnes de cette fentre Zoom, le temps de sa consultation, en positionnant le pointeur de la souris sur la bordure de droite de la colonne redimensionner, le pointeur change de forme et en maintenant le clic de la souris enfonc, dplacezvous droite (pour agrandir la colonne) ou gauche (pour la rtrcir). Cela est ralisable sur toutes les colonnes prsentes dans le zoom.

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LIntgrale 500 Un ascenseur horizontal peut apparatre dans ce genre de fentres, dplacez-le afin de consulter lensemble des informations de la fentre. Ce type de fentre peut tre appel depuis une zone de saisie vide. Dans ce cas, toutes les fiches sont proposes (si le nombre de fiches ne dpasse pas la limite de chargement). Pour slectionner une fiche, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur OK ou double-cliquez sur sa ligne. Pour escamoter la fentre Zoom sans slectionner de fiche, cliquez sur le bouton Annuler.

GENERALITES SUR LES EDITIONS


Quel que soit l'endroit o vous vous trouvez dans le programme, le lancement d'une dition est ralis de la mme manire : slection des critres dlimitant le contenu de l'dition, paramtrage de l'dition, lancement de l'dition (sur imprimante ou fax), de la visualisation cran ou de la gnration du fichier ASCII ou du fichier SPOOL.

Les slections opres avant le lancement d'une dition vous sont prsentes dans les paragraphes relatifs chaque fonction. L'objet de ce chapitre est donc de vous prsenter la fentre de paramtrage d'une dition ainsi que les touches utilisables lors d'une visualisation cran.

PARAMETRAGE D'UNE EDITION


Une fois les critres de slection indiqus, utilisez le bouton Valider de la barre doutils (ou son quivalent clavier : F6) pour les enregistrer. Le programme affiche alors le message :

ou...

ou

ou

S'il s'agit de la premire impression depuis le dmarrage du programme, le programme propose de lancer l'dition sur l'imprimante dfinie par dfaut en Fiche socit (zone Code imprimante).

IV - 20

Gnralits Si une impression a dj t demande depuis le dmarrage du programme, le dernier mode de sortie utilis vous est propos.

Pour dclencher l'impression, la visualisation, la gnration dun fichier spool ou lenvoi par fax cliquez sur Oui. Pour sortir du choix d'dition, cliquez sur Non. Pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres. Dans ce dernier cas, l'cran de paramtrage de l'dition apparat alors.

PARAMETRES D'IMPRESSION

Les paramtres d'impression sont les suivants :

Paramtres Mode de sortie Slectionnez le mode de sortie que vous souhaitez utiliser : Visualisation permet de consulter le contenu de l'dition l'cran. Impression permet d'diter sur l'imprimante dont le numro est indiqu zone suivante. Fax permet d'diter sur le tlcopieur dont le numro est indiqu zone suivante.* Fichier ASCII permet la gnration d'un fichier ASCII refltant le contenu de l'dition (rappelons qu'un fichier ASCII ne restitue pas les attributs et les formats) dans le sous-rpertoire de la socit en cours. Fichier Spool permet la gnration d'un fichier SPOOL (fichier d'dition en attente) que vous diterez ultrieurement, dans le sous-rpertoire de la socit en cours.

* Voir Cas particulier denvoi des relances par fax au numro de tlcopieur de chaque client concern

(Chapitre 1 Travaux - Travaux priodiques / Relances). Nom du fichier ASCII Si vous avez choisi le mode de sortie Fichier ASCII, le programme demande la saisie du nom de ce fichier (il propose ASCII par dfaut). Le programme lui affecte automatiquement l'extension .ASC . Ce fichier pourra tre rcupr dans le Traitement de texte par l'option "ASCII -> Texte".

IV - 21

LIntgrale 500 Imprimante Dans le cas d'une impression, slectionnez ici l'imprimante utiliser. Elle doit avoir t cre par la fonction Gestion des imprimantes du menu Outils annexes / Paramtrage systme / dossier Imprimantes. Le programme propose le code de l'imprimante indiqu comme Imprimante par dfaut en Fiche socit (onglet Gnral).

Les paramtres de limprimante slectionne, enregistrs par la fonction Gestion des imprimantes, sont proposs par dfaut. Ils sont modifiables. Le bouton Zoom affiche la liste des choix possibles. Imprimante fax Si l'dition par fax est demande, enregistrez ici le numro de l'imprimante utiliser. Elle doit avoir t cre par la fonction Gestion des imprimantes du menu Outils annexes / Paramtrage systme / dossier Imprimantes. Vous pouvez diter des en-ttes de fax personnaliss raliss avec des logiciels extrieurs lIntgrale, comme Microsoft Word, Microsoft Excel...

Voir

Le paragraphe Impression avec en-tte de fax personnalis page 26 vous indique comment procder. Bouton Imprimante Le bouton Imprimante vous permet de slectionner lune des imprimantes connectes votre poste de travail. Le programme affiche la liste des imprimantes du Panneau de configuration. Hauteur Le programme reprend par dfaut le paramtrage effectu par la fonction Gestion des imprimantes pour l'imprimante slectionne. Vous pouvez modifier cette valeur par : 66 lignes, correspondant une hauteur de page de 11 pouces 72 lignes, correspondant une hauteur de page de 12 pouces Hauteur spcifique, correspondant un ventuel paramtrage spcifique ralis par vos soins : vous devez dans ce cas enregistrer, en Gestion des imprimantes, la hauteur de papier en nombre de lignes.

Interligne Le programme reprend par dfaut le paramtrage effectu par la fonction Gestion des imprimantes pour l'imprimante slectionne. Vous pouvez modifier cette valeur par : Normal 6 Lpi, correspondant un interligne normal de 1/6 pouces Serr 8 Lpi, correspondant un interligne rduit de 1/8 pouces Interligne spcifique, correspondant un ventuel paramtrage spcifique ralis par vos soins : vous devez dans ce cas enregistrer, en Gestion des imprimantes, l'interligne respecter.

Filtre Si un filtre est associ l'imprimante slectionne, celui-ci est propos. Vous pouvez le modifier. Les codes des filtres sont crs en Outils annexes / Paramtrages systmes / Imprimantes / Gestion des filtres. Voir galement ce chapitre pour de plus amples explications que peut apporter cette fonctionnalit. Nombre d'exemplaires Le programme imprime l'tat compte tenu du nombre d'exemplaires indiqu ici.

IV - 22

Gnralits Paramtres du spool Fichier spool Cette zone est coche si vous avez slectionn le Mode de sortie : Fichier SPOOL. Quel que soit le mode de sortie slectionn au pralable, vous pouvez demander la gnration simultane d'un tel type de fichier. La cration d'un fichier Spool permet le lancement diffr d'une dition. Le contenu de l'dition est transfr dans le fichier et l'impression peut tre lance ultrieurement, par la commande PRINT du DOS ou par la fonction Gestion du spool du menu Outils annexes. Ce type de fichier prsente un autre intrt : il restitue les attributs et les formats, c'est--dire que les caractres gras, italiques, etc et les caractres condenss sont reconnus. Nom du fichier SPOOL Si vous avez demand la cration d'un fichier SPOOL, vous pouvez ici saisir son nom. Le programme propose par dfaut de le nommer SPOOL. Nous vous recommandons de lui donner un nom en rapport avec ldition concerne. Ce fichier sera cr dans le sous-rpertoire de la socit en cours. Le programme lui affecte automatiquement l'extension ".SPL".

Paramtres de sauvegarde Sauvegarde / Libell Quel que soit le mode de sortie slectionn au pralable, vous pouvez demander la gnration simultane d'un fichier sauvegarde de ldition, dans le but de le conserver jusqu destruction par lutilisateur, et de lditer plus tard. La cration d'un fichier Sauvegarde permet le lancement diffr d'une dition, et ce plusieurs fois. Limpression de ldition ainsi conserve peut tre lance ultrieurement par la fonction Gestion du spool du menu Outils annexes. Ce type de fichier conserve les attributs et les formats, c'est--dire que les caractres gras, italiques, etc et les caractres condenss seront prsents la rdition de ltat. Nom du fichier SAUVEGARDE Si vous avez demand la cration d'un fichier SAUVEGARDE, vous pouvez ici saisir son nom. Le programme propose par dfaut de le nommer SAUVEGARDE. Nous vous recommandons de donner un nom en rapport avec chacune des ditions concernes. Toutes les ditions sont transfres dans un fichier dont le nom est EDITMMAA (o MM correspond au mois et AA lanne de constitution de ce fichier), cr dans le sous-rpertoire de la socit en cours. Ce fichier possde une extension DAT associe un fichier dextension IDX.

Paramtres du fax Fax Cette zone est automatiquement coche si vous avez slectionn sur la premire zone : Fax. Cependant, vous pouvez la cocher galement dans le cas dun mode de sortie Imprimante, afin dimprimer un document et paralllement de lenvoyer par fax. Dans ce cas prcisez un code Imprimante ainsi quun code imprimante fax. Numro de fax Indiquez le numro de tlcopieur du destinataire de l'dition. Pour page de garde : Nom du dossier / Mot de passe / Nom du document Pour que l'dition soit prcde d'une page de garde cre par le Traitement de texte, indiquez ses rfrences, soit ses codes dossier et document.
Voir

Le paragraphe concernant les Impressions avec en-tte de fax personnalise page 26.

IV - 23

LIntgrale 500

Inverseur Les ditions sont par dfaut exprimes en monnaie de tenue de compte. LInverseur permet dditer certains tats dans la devise dquivalence. Le cas chant, cette dernire est clairement indique dans le titre de ltat. Edition convertie Cochez cette case pour obtenir ldition dans la devise dquivalence. Cette case est accessible dans le cas o une devise dquivalence a t prvue dans les paramtres Euro de la Fiche socit (Gestion des fichiers \ Paramtres \ Gnraux \ Socit).

Linverseur est inactif sur les ditions multi-devises. Il est possible dditer le libell "Edition convertie" sur le document si la variable est positionne sur le modle.

Attention !!!

Les ditions des relances possdent le double affichage ce qui ne ncessite plus lemploi ce cette case Edition convertie. Lorsque tous ces paramtres ont t saisis, cliquez sur le bouton OK pour reprendre le cours de la procdure d'impression.

VISUALISATION ECRAN

Deux prsentations de visualisation ddition sont possibles pour une imprimante paramtre avec ou sans les squences de codes Windows.

Visualisation La fentre Editions affiche lcran ltat imprim comme prsent page suivante.
Voir

Outils annexes / Paramtrages systmes / Imprimantes / Gestion des imprimantes. La barre de menu propose les fonctions suivantes : Menu Fichier Imprimer : lance limpression papier Quitter : refermer la fentre Editions

Menu Affichage Rgles : affiche ou masque les rgles

Menu Actions Arrter : stoppe le dfilement de ldition Continuer : relance le dfilement Changement de page : ouvre une fentre permettant daccder aux autres pages de ldition (premire, prcdente, suivante, dernire ou un numro de page)

IV - 24

Gnralits Affiche ou masque les rgles Lance limpression Relance le dfilement Interrompt le dfilement Rduction/agrandissement de laffichage

Dfilement des pages. Premire page Page prcdente Curseur de recherche dune page Recherche dune page par son numro Page suivante Dernire page

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LIntgrale 500
IMPRESSIONS AVEC EN-TETE DE FAX PERSONNALISE

Vous pouvez diter des en-ttes de fax raliss avec des logiciels extrieurs lIntgrale, comme Microsoft Word, Microsoft Excel... Pour rappel, lorsque vous lancez l'impression, il suffit de paramtrer la fentre Paramtrage de l'dition (affiche par le bouton Paramtres) comme suit : Mode de sortie Choisissez Fax. Imprimante Fax Numro de l'imprimante utiliser.

Paramtres du fax N de fax Indiquez le numro de tlcopieur du destinataire de l'dition. Pour page de garde Pour que l'dition soit prcde d'une page de garde, indiquez ses rfrences : son code dossier et son code document . Pour utiliser une page de garde ralise lextrieur de lIntgrale, vous devez avoir cr un dossier intitul FAXPRN dans le rpertoire d'installation de l'Intgrale et y avoir enregistr le fichier de l'entte utiliser. Cette page de garde peut avoir t ralise dans le Traitement de texte de l'Intgrale (lanc par INTWOUT, menu OB), ou dans un autre logiciel comme Microsoft Word, Microsoft Excel.

Pour crer un en-tte sous Microsoft Word Elaborez le contenu de l'en-tte puis demandez son impression sous forme d'un fichier. Slectionnez pour cela la fonction Imprimer du menu Fichier et cochez la case Imprimer dans un fichier (situe sous le bouton Proprits...).

Microsoft Word affiche alors la fentre Imprimer dans le fichier vous permettant d'indiquer le nom du fichier gnrer. L'extension propose par dfaut .PRN ne doit pas tre modifie. Enregistrez ce fichier dans le sous-rpertoire FAXPRN du rpertoire d'installation de l'Intgrale.

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Gnralits Pour crer un en-tte sous Microsoft Excel Elaborez le contenu de l'en-tte puis demandez son enregistrement au format .PRN. Slectionnez la fonction Enregistrer sous... du menu Fichier et slectionnez le format Texte (*.PRN) sur la zone Type de fichier.

Enregistrez ce fichier dans le sous-rpertoire FAXPRN du rpertoire d'installation de l'Intgrale. MISE EN PAGE DIMPRESSION DE GRILLES
PRESENTATION

Dans chaque grille, vous trouverez un bouton en haut gauche.

En cliquant dessus, apparat une boite de dialogue vous permettant de personnaliser ldition, et notamment len-tte et le pied de page.

Vous pouvez prciser un en-tte qui sera imprim coll gauche, un qui sera centr et un qui sera coll droite. Idem pour le pied de page.

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LIntgrale 500
Attention !!!

Bien quil soit possible de modifier la taille de la police du corps de ldition, si limpression de la grille ne rentre pas en largeur, la police sera diminue de sorte que les lignes puissent sditer sur la largeur de la feuille. Vous pouvez galement modifier les marges en cliquant sur longlet Marges.

Indiquez les valeurs des marges du Haut, Gauche, Droite ou en Bas. Ce bouton permet de lancer la fentre Imprimer, classique, de paramtrage de limpression. Limpression reprend le paramtrage effectu dans la fentre prcdente. Ce bouton permet de lancer la fentre classique Configuration de limpression. Le paramtrage sera repris par dfaut dans la fentre Imprimer. Ferme la fentre sans valider les modifications.

PERSONNALISER

Les en-ttes et les pieds de page peuvent contenir des champs variables identifiables par le caractre $ en dbut de mot. Voici la liste des champs disponibles (la casse est sans importance) : $DATE $HEURE $PAGE $PAGES $TITRE $NUMSOC $NOMSOC $NUMUTIL $NOMUTIL $OS $BASE $SERVEUR $AUTEUR $MACHINE $VERCLIENT : Date du jour de limpression : Heure de limpression : Numro de la page dite : Nombre de pages dites : Titre du document dit : Numro de la socit : Nom de la socit : Numro dutilisateur : Nom dutilisateur : Type dOS serveur : Type de base utilis : Nom du serveur : Nom de login du poste client : Nom du poste client : Numro de version de LIntegcli

$VERSERVEUR : Numro de version de LIntgrale

Ces paramtres sont conservs de manire tre reproposs.

IV - 28

Gnralits

BOUTONS IMPRIMER ET PREVISUALISATION


Possibilit dditer des impressions cran divers endroits, notamment sur les chances (Gestion comptable / Echancier / Editions). Possibilit de lancer directement l'dition ou la visualisation en cliquant sur 2 nouvelles icnes : Ce bouton Imprimer lance directement limpression sans passer par lhabituelle question de confirmation de l'dition. Ce bouton Prvisualisation lance directement la fentre de visualisation sans passer par lhabituelle fentre de confirmation. Pour voir ces deux nouveaux boutons, les rajouter dans les barres d'outils en haut de l'cran par Affichage / Personnaliser / onglet Commandes / Catgorie Standard, prendre les 2 icnes nommes Imprimer et Prvisualisation et les positionner sur barre d'outils. Ensuite, allez dans la fonction, et cliquez directement sur un des 2 boutons, le traitement se lance sans confirmation. L'imprimante de destination est l'imprimante par dfaut de l'tat.

EDITIONS PARAMETREES PAR LE GENERATEUR DETATS


La fentre de lancement dune dition paramtre par le gnrateur dtats sarticule toujours de la mme manire :

Date et heure enregistres lors du dmarrage de l'ordinateur qui figureront sur l'dition.

Critres de tri du fichier.

Bornes dapplications du critre indiqu.

Inclusion ou non des bornes dfinies dans l'dition, mode de tri de son contenu, gestion des ruptures.

Date et Heure Le programme affiche la date et l'heure (enregistres lors du dmarrage de l'ordinateur) qui figureront sur l'dition obtenue. Ces propositions sont modifiables. Critres Propres chaque application, ils sont lists pour chaque fonction ddition. Vous pouvez supprimer un critre que vous jugez inutile. Le programme ralise d'abord un tri du fichier sur le premier critre indiqu (Code banque), puis, pour chaque rupture (ou changement) de ce critre, un nouveau tri est ralis sur le deuxime paramtre indiqu, et ainsi de suite

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LIntgrale 500 De A... Ces deux zones permettent de limiter le champ d'application du critre affich sur la mme ligne. La validation vide des bornes d'un critre permet la slection de toutes les pices correspondantes. Pour ne slectionner que les fiches correspondant certains caractres par exemple TTT, tapez TTT pour les deux bornes. Pour slectionner le fichier jusqu' un certain caractre, par exemple les fiches commenant par C, validez la premire zone vide puis indiquez C en borne suprieure. Le programme applique un ordre de priorit dans le classement du fichier ; il prend successivement : les caractres blancs, les caractres numriques (0, puis 1, 2 9), les caractres en majuscules (A, puis B, C Z), les caractres en minuscules (a, puis b, c z).

Paramtres Cette colonne permet de dterminer les autres caractristiques de l'dition. Le programme vous propose un paramtrage modifiable. Pour modifier les propositions faites par dfaut, cliquez sur le bouton associ la zone modifier.

Valeurs situes l'intrieur ou l'extrieur des bornes Vous pouvez demander la slection :

des fiches enregistres entre les deux bornes saisies inclues code correspondant : I ; des fiches situes avant la premire borne, et aprs la seconde borne (bornes non comprises) code correspondant : E.

Valeurs seulement slectionnes ou slectionnes et tries Vous pouvez demander :


que les fiches imprimes soient tries par le programme code correspondant : T ; que les fiches imprimes soient tries ne soient pas tries code correspondant : S.

Valeurs tires dans le sens ascendant ou descendant Si vous demandez un tri des informations dites, vous pouvez prciser lordre de tri :

dans le sens ascendant (ordre croissant) ; le programme imprime, dans lordre : - les caractres blancs, - puis les caractres numriques, de 0, puis 1, 2 9, - puis les caractres en majuscules, de A, puis B, C Z, - et enfin les caractres en minuscules, de a, puis b, c z. code correspondant : A ;

dans le sens descendant (ordre dcroissant) ; le programme imprime, dans lordre : - les caractres en minuscules, de z a, - puis les caractres en majuscules, de Z A, - puis les caractres numriques, de 9 0, - et enfin les caractres blancs. code correspondant : D.

IV - 30

Gnralits Gestion des ruptures

Lorsque cette zone est coche, si plusieurs critres de tri sont demands, le programme imprime les fiches relatives au premier critre (premire ligne), classes selon le second critre (seconde ligne), puis imprime les fiches rpondant au critre suivant (toujours classes selon le second critre). code correspondant : O. Si cette zone nest pas coche, il ny aura pas de rupture sur ce critre. code correspondant : N.

Saut dune page aprs rupture

Si cette zone est coche, dans le cas d'une rupture de critre, le programme imprime sur une nouvelle page. code correspondant : O. Si cette zone nest pas coche, aucun saut de page n'est provoqu aprs une rupture. code correspondant : N.

Lorsque les zones de la fentre Paramtres ddition sont renseignes, cliquez sur le bouton OK. Les paramtres choisis sont alors retranscrits sur la fentre, sous forme de codes. Leur signification est rappele en bas de la fentre lorsque vous activez la fonction Rcupration de la valeur du menu contextuel / Fonctions standard (ou la touche F9).

EXEMPLE
ITAOO correspond "Tri ascendant avec saut de page sur rupture des valeurs entre les bornes".

Lorsque vous cliquez sur le bouton Valider (ou vous tapez F6), le programme demande confirmation du lancement de l'impression. Rappelons que pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres.
Voir

La fentre Paramtrage de ldition est prsente page 20.

PRIORITES D'AFFECTATION DES IMPRIMANTES


Le choix de l'imprimante utilise pour les travaux dimpression peut tre effectu divers endroits du programme. Le tableau suivant rcapitule l'ordre de priorit donn par le programme en fonction des paramtrages effectus pour ldition des tats de comptabilit, concernant la Gestion commerciale, reportez-vous au chapitre identique la concernant car les priorits sont diffrentes. Etats standards de la comptabilit
Priorit Menu / Fonction Niveau de paramtrage

1 2 3

Outils annexes / Paramtrage systme / Utilisateurs / Gestion des utilisateurs Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux / Socit Au lancement dune dition bouton Paramtres

Choix de limprimante par dfaut pour lutilisateur Choix de limprimante par dfaut pour la socit Choix de limprimante fait par le dernier utilisateur de la socit en exploitation

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LIntgrale 500 Etats du gnrateur dtats (*)


Priorit Menu / Fonction Niveau de paramtrage

Outils annexes / Paramtrage systme / Choix d'une imprimante par dfaut pour un utilisateur et un tat du Dossier Affectation des imprimantes / Etats du Gnrateur gnrateur par utilisateur Outils annexes / Gestion des tats / Menu 4 + F6 Imprimante (*) Au lancement dune dition bouton Paramtres Choix d'une imprimante par dfaut pour ltat

Choix de limprimante fait par lutilisateur pour ldition en cours

(*) le Gnrateur dEtat est lanc par le menu OH, lIntgrale lance par INTWOUT

TRI DES COLONNES DANS LES GRILLES


Vous pouvez trier les colonnes des grilles dans lensemble des grilles (sauf celles cites ci-aprs). Vous pouvez aussi raliser plusieurs tris en mme temps avec la touche Shift. Pour cela, fates un tri sur un en-tte de colonnes (en cliquant dessus) puis maintenir le bouton shift enfonc et activer un tri sur une autre colonne.

EXEMPLE :
En gestion des pices : ralisez un tri par date (tri croissant dans les dates) puis un tri par numros de pices.

TRAITEMENT DE SAISIES DANS LESQUELS LES TRIS NE SONT PAS GERES

Regroupement de rglement Consultation/modification chances Pointage/dpointage des chances Etablissement de bordereaux Saisie des budgets articles et clients/fournisseurs Filtres Suivi budgtaire Rubriques budgtaires Saisie et modification du comptable gnrale en simulation et en analytique (la consultation autorise les tris) Ecritures dtail en consultation de comptes Lettrage / Pointage

IV - 32

Chapitre 1 Travaux
TRAVAUX__________________________________________________________35 TRAVAUX - DOSSIER SAISIES ______________________________________37 Saisie comptable comptable................................ ................................................................ ................................................................................................ ................................................................ 38
Avant de saisir les critures................................ critures................................................................ ......................................................................................... .........................................................38 .........................38 Onglet Lots ................................................................ ................................................................................................ ...................................................................................... ......................................................39 ......................39 Onglet Ecritures ................................................................ ................................................................................................ .............................................................................. ..............................................43 ..............43 Saisie au lot.....................................................................................................................44 Saisie la pice ..............................................................................................................52 Lettrage en cours de saisie .............................................................................................54 Saisie en devise ..............................................................................................................57 Ventilations analytiques ..................................................................................................62 Gnration des critures de TVA....................................................................................67 Saisie directe decritures de TVA ....................................................................................70 Modification du rgime de TVA des tiers ........................................................................70 Ecritures modles ...........................................................................................................71 Consultation d'un compte en cours de saisie..................................................................74 Loupe - Informations sur une criture .............................................................................75 Duplication dune ligne ....................................................................................................75 Enregistrement de l'criture ................................................................ ............................................................................................ ............................................................75 ............................75 Validation de la saisie .....................................................................................................76 Impression du brouillard de saisie...................................................................................76

Saisie analytique analytique................................ ................................................................ ................................................................................................ ................................................................ 79


A propos de la saisie des critures analytiques ................................ .............................................................. ..............................79 ..............................79 Onglet Lots ................................................................ ................................................................................................ ...................................................................................... ......................................................80 ......................80 Onglet Ecritures ................................................................ ................................................................................................ .............................................................................. ..............................................80 ..............80 Saisie mixte.....................................................................................................................81 Saisie par Compte gnral ventilable .............................................................................84 Saisie par section analytique ..........................................................................................85 Loupe - Informations sur une criture .............................................................................89 Consultation d'une section en cours de saisie ................................................................89 Duplication dune ligne ....................................................................................................89 Enregistrement de l'criture ................................................................ ............................................................................................ ............................................................90 ............................90

Saisie de simulation ................................................................ ........................................................................................... ........................................................... 91 Saisie de simulation analytique................................ analytique................................................................ .......................................................................... .......................................... 92

IV - 33

Chapitre 1

TRAVAUX - DOSSIER PARAMTRES ______ 93 Devises................................ Devises................................................................ ................................................................. ................................. 94 Historique / code devise ....................................... .......................................95 ....... 95
Symboles et boutons de gestion du tableau ................ 96 Saisie de nouveaux taux.............................................. 96

Validation dans lhistorique ................................ 149


Validation en automatique ......................................... ......................................... 150 Validation en manuel ................................................. ................................................. 152 Slection des lots valider........................................ 152 Choix des lots valider ............................................. 153 Lancement de l'dition............................................... 154

Table des devises - Historique / date ...................97 ................... 97 Taux moyens pour carts................................ carts ..................................... .....................................99 ..... 99 Purge de l'historique des devises devises....................... .......................100 ....................... 100 TRAVAUX - DOSSIER CONSULTATIONS _ 101 Consultation des comptes gnraux ..................102 .................. 102
Slection du compte et de l'exercice.......................... 102 Cumuls du compte ..................................................... 103 Dtail des critures Affichage de la loupe............... 103

Centralisation ..................................................... ..................................................... 155


Lancement de l'dition............................................... 156

Calcul honorabilit honorabilit................................ .............................................. .............................................. 157 Relances des clients .......................................... .......................................... 158
Paramtrage et conditions de relance ....................... 158 Edition des lettres de relance .................................... .................................... 160

Extourne automatique ........................................ ........................................ 164 Rvaluation des dettes et des crances .......... 166
Onglet Critres .......................................................... 166 Onglet Slection ........................................................ 170

Consultation des comptes auxiliaires .................108 ................. 108


Slection de l'exercice et du compte.......................... 108 Cumuls du compte ..................................................... 109 Dtail des critures .................................................... 110

Conversion des dettes et crances en monnaie in ................................................................ .................................................................. .................................. 172 TRAVAUX - DOSSIER TRAVAUX DIVERS _ 173

Consultation des sections analytiques ...............112 ............... 112


Slection de l'exercice et du compte.......................... 112 Cumuls du compte ..................................................... 112 Dtail des critures .................................................... 113

Ouverture d'exercice .......................................... .......................................... 174


Incidence de l'ouverture d'un nouvel exercice ........... 174 Ecran de lancement................................ lancement ................................................... ................................................... 174

TRAVAUX - DOSSIER TRAVAUX PRIODIQUES __________________________ 115 Lettrage-dlettrage ............................................. .............................................116 ............. 116
A propos du lettrage................................ lettrage ................................................... ................................................... 116 Choix du traitement .................................................... .................................................... 118 Lettrage automatique ................................................. ................................................. 120 Lettrage manuel ......................................................... ......................................................... 121 Procdure de lettrage ................................................ 125 Dlettrage ................................................................ .................................................................. .................................. 127

Clture d'exercice .............................................. .............................................. 176


Avant de procder la clture................................ clture ................................... ................................... 176 Procdure de clture ................................................. ................................................. 178 Ecran de lancement................................................... 178 Droulement des oprations ..................................... 179

Epuration comptable .......................................... .......................................... 182 Clture analytique .............................................. .............................................. 183 Report sur analytique ......................................... ......................................... 184 Epuration analytique .......................................... .......................................... 185 Remise zro du journal de simulation ............. 186

Rgularisation de lettrage .................................. ..................................129 .. 129 Pointage des comptes ........................................ ........................................1 ........ 140
Pointage en manuel ................................................... ................................................... 141 Critres ...................................................................... 141 Choix du tri................................................................. 142 Liste des mouvements ............................................... 143 Procdure de Pointage .............................................. 143 Pointage en automatique ........................................... ........................................... 145

Dpointage des comptes comptes................................ .................................... ....................................146 .... 146


Dpointage en manuel ............................................... ............................................... 147 Dpointage en automatique ....................................... ....................................... 148

IV - 34

Travaux

TRAVAUX
Les fonctions du menu TRAVAUX sont regroupes par dossiers : Dossier Saisies

Ces fonctions permettent la saisie, consultation, modification et suppression des critures comptables, analytiques, de simulation et de simulation analytique.

Dossier Paramtres

Ces fonctions permettent de modifier ou consulter les cours historiques ou moyens des devises.

Dossier Consultations

Ces fonctions permettent de connatre exactement la situation de chacun des comptes crs, par la consultation des montants enregistrs sur chaque compte, ainsi que le solde en rsultant. Cette consultation est possible sur tous les types de comptes crs : Comptes gnraux, Comptes auxiliaires et Sections analytiques.

Dossier Travaux priodiques Le dossier Travaux priodiques souvre sur les fonctions suivantes : Lettrage - dlettrage : lettrage automatique, manuel et dlettrage des mouvements. Rgularisation de lettrage : gnration automatique des critures de rgularisation de lettrage. Pointage des comptes : pointage et dpointage des mouvements rpertoris sur les relevs bancaires reus. Validation dans lhistorique : validation du brouillard de saisie des critures en cours.

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Chapitre 1 Centralisation : opration gnrant un gain de place sur votre disque dur, et permettant l'dition plus rapide des Journaux divisionnaires et du Grand livre. Calcul honorabilit : mise jour des derniers rglements et taux d'honorabilit clients. Relances des clients : impression des lettres de relance. Extourne automatique : gnration automatique dcritures de contre-passation. Rvaluation des dettes et des crances : rvaluation des dettes et crances en devises trangres par application du cours en vigueur la date du traitement.

Dossier Travaux divers

Le dossier Travaux divers souvre sur les fonctions suivantes : Ouverture d'exercice comptable. : permet l'ouverture d'un exercice

Clture d'exercice : permet la clture d'un exercice comptable ; la saisie d'critures devient impossible sur un exercice cltur. Epuration comptable : permet de purger soit les mouvements, soit les mouvements et les cumuls d'un exercice comptable cltur. Clture analytique : permet, une date donne, d'arrter la saisie sur des sections analytiques. Report sur analytique : permet le report des mouvements analytiques enregistrs sur un exercice cltur, vers un exercice ouvert. Epuration analytique : permet de purger soit les mouvements, soit les mouvements et les cumuls d'un exercice analytique cltur. Remise zro du journal de simulation simulation. : suppression des critures gnrales et analytiques de

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Travaux - Saisies

TRAVAUX - DOSSIER SAISIES


Le dossier Saisies regroupe les fonctions de saisie des critures :

Les fonctions du dossier Saisies sont les suivantes : Saisie comptable Saisie analytique Saisie de simulation Saisie de simulation analytique

IV - 37

Chapitre 1

SAISIE COMPTABLE
Gestion comptable / Travaux / dossier Saisies
Cette fonction permet la saisie, la consultation, la modification et la suppression des critures comptables.

AVANT DE SAISIR LES ECRITURES


Avant la saisie des critures comptables, il est ncessaire de crer les comptes qui seront mouvements et de paramtrer les diffrents journaux dans lesquels les critures seront enregistres. La cration des comptes auxiliaires, gnraux et analytiques, ainsi que le paramtrage des journaux (Achats, Ventes, Trsorerie, Oprations diverses) s'effectuent par le menu Fichiers comptables du menu de Gestion des fichiers. La prsentation de len-tte de lcran de saisie est conditionne par les paramtrages faits sur les journaux comptables. Si vous n'avez pas encore enregistr ces paramtres, reportez-vous aux chapitres correspondants.

INCIDENCES DES PARAMETRAGES PREALABLES

En fonction des paramtrages raliss, le programme affiche des fentres supplmentaires ou donne accs des zones de saisie particulires. Les zones de saisie sont prsentes sous les titres onglets Lots et onglet Ecritures. Lorsque des paramtres modifient le comportement classique du programme, ils sont prsents dans des paragraphes spcifiques.
Voir

Le Lettrage en cours de saisie page 54. La Saisie en devise page 57. Les Ventilations analytiques page 62. La Gnration des critures de TVA page 67.

LES AIDES A LA SAISIE

Des fonctions annexes permettent de faciliter la saisie.


Voir

La Modification du rgime de TVA des tiers page 70. Les Ecritures modles page 71. La Consultation dun compte en cours de saisie page 74. La Loupe - Informations sur une criture page 75.

ENREGISTREMENT DES ECRITURES

La saisie d'une criture est enregistre en temps rel sur le brouillard. Lors de la validation d'une criture, les fichiers du programme sont automatiquement mis jour : les cumuls des comptes sont actualiss en fonction des informations enregistres. Les saisies comptables sont enregistres dans un fichier tampon appel "brouillard de saisie" et peuvent tre modifies et supprimes. Ces oprations deviennent impossibles aprs transfert du brouillard de saisie dans l'historique (fonction Validation dans lhistorique du menu TRAVAUX / dossier Travaux priodiques).

IV - 38

Travaux - Saisies

ONGLET LOTS
Le dossier Lots de lcran Saisie comptable doit tout dabord tre renseign :

BOUTONS DE GESTION DES ECRITURES

Enregistrement dun lot Pour enregistrer un nouveau lot, cliquez sur le bouton Mode cration ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+C. Renseignez ensuite les zones de saisie conformment aux indications donnes dans les pages suivantes. Modification dun lot Pour modifier un lot, cliquez sur le bouton Mode modification (propos par dfaut) ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+M. Slectionnez ensuite le lot modifier (sur la zone Numro de lot). Hormis pour les critures lettres ou pointes, vous pouvez accder toutes les zones pour modifier leur contenu (sauf la priode comptable et le code du journal). Visualisation dun lot Pour consulter un lot, cliquez sur le bouton Mode visualisation ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+V. Slectionnez ensuite le lot consulter (sur la zone Numro de lot). Aucune zone n'est dans ce cas accessible. Suppression dun lot Pour supprimer un lot, cliquez sur le bouton Mode suppression ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+S. Slectionnez ensuite le lot supprimer (sur la zone Numro de lot).

Attention !!!

Toute cration, modification ou suppression doit tre valide. Utilisez pour cela le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.
ZONES DIDENTIFICATION DUN LOT

Exercice du... au... Le programme rappelle les dates des Exercices ouverts.

Jusqu deux exercices peuvent tre ouverts simultanment. Numro du lot Les numros de lot regroupent les critures enregistres par date de saisie, code de journal et priode comptable.

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Chapitre 1 En cration Cette zone affiche le numro automatiquement incrment par le systme. Elle n'est pas accessible. La valeur maximum du compteur est de 9999 ; il se remet automatiquement zro, mme en cours d'exercice, lorsque ce maximum est atteint. Lorsque le compteur sapproche de 9999, un message davertissement saffiche invitant lutilisateur valider les lots du brouillard, afin de pouvoir se resservir des numros des lots qui ont t valids dans lhistorique. En modification, visualisation ou suppression Slectionnez le numro de lot traiter. Vous pouvez utiliser le bouton Zoom situ droite de la zone.

Voir

Le paragraphe A propos des fentres Zoom , prsent au dbut de ce manuel vous expose lutilisation de ce type de fentre. Pour slectionner un de ces numros, dplacez la barre de slection sur la ligne choisie et cliquez sur OK. Le curseur se repositionne alors sur longlet Lots. Le programme indique alors sa date d'enregistrement (Date de saisie du lot), le Code du journal mouvement, ainsi que la Priode comptable. Vous pouvez faire dfiler les numros crs par les boutons Fiche prcdente et Fiche suivante (ou les touches F3 et F4).


Attention !!!

Pour afficher uniquement les lots saisis par lutilisateur en cours, activez la fonction Zoom lot par utilisateur du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez F9) Les critures partiellement ou totalement lettres / pointes ne sont pas modifiables et ne peuvent pas tre supprimes. Elles doivent auparavant faire lobjet dun dlettrage / dpointage pour tre accessibles. Recherche Multi-critres La fonction Multi-critres du menu contextuel / Fonctions tendues (ou Ctrl+Maj+F1) active depuis la zone N lot permet dafficher un cran de requte sur les lots comptables existants:

IV - 40

Travaux - Saisies Cette fentre vous permet de rechercher un numro de lot sur lun ou plusieurs des critres affichs lcran. Le bouton Zoom, associ certaines zones affiche la liste des choix possibles.
Voir

Le paragraphe A propos des Zoom, prsent au dbut de ce manuel vous prsente lutilisation de ce type de fentre. Notez que les zones prcdes du signe * correspondent aux clefs daccs au fichier ; les choisir optimise le temps de recherche. Aprs avoir indiqu les critres, vous pouvez visualiser le rsultat de la recherche lcran ou limpression. Cliquez sur le bouton Edition ou slectionnez la fonction Edition (F8) du menu contextuel / Fonctions standard pour imprimer le rsultat de la recherche. Choisissez ensuite le mode de sortie utiliser.

Le programme rappelle, en haut de ltat, les critres de recherche indiqus. Cliquez sur OK afin dafficher lcran la liste des lots rpondant aux critres. Date de saisie du lot La date de saisie est propose par le programme. Il s'agit de la date enregistre lors du dmarrage de l'ordinateur.

Il sagit rellement de la date laquelle la saisie a t faite, elle na aucune incidence comptable. Par exemple : Il est possible de saisir un lot le 3 dcembre pour une priode comptable de novembre du mme exercice ou pour la priode comptable de fvrier de lexercice comptable suivant. Vous pouvez la valider telle quelle ou la modifier. Le bouton associ la zone permet laccs un calendrier ; il est galement accessible depuis le menu contextuel :

La liste de gauche propose des dates pr-enregistres : date du jour, dbut de semaine, etc... . Il suffit de cliquer sur un lment de la liste pour rendre lascenseur disponible. Les boutons permettent daccder : au mme jour du mme mois de lanne prcdente / suivante au mme jour du mois prcdent / suivant Il suffit de double-cliquer sur une date pour la slectionner. Code du journal Le journal indiqu ici contiendra les critures saisies. Le code du journal peut tre saisi : si vous connaissez le code de la fiche slectionner, tapez ce dernier puis la touche TAB. Le bouton Zoom situ droite de la zone permet de visualiser la liste des journaux crs ; vous pouvez galement taper la touche F5 ou slectionner cette fonction sur le menu contextuel affich par le bouton droit de la souris.


Voir

En modification, cette zone nest pas accessible. Le paragraphe A propos des Zoom, prsent au dbut de ce manuel vous prsente lutilisation de ce type de fentre. Si le journal choisi est un journal de type Trsorerie, paramtr en saisie au lot et sans contrepartie, ce message apparat.

IV - 41

Chapitre 1 Le programme propose de vrifier lquilibre de la pice en cours de saisie : Autre n pice - en fonction numro de pice : lorsque ce dernier change, le programme contrle lquilibre de lcriture et vous alerte si la pice nest pas quilibre. Autre collectif en fonction du compte gnral collectif : lorsque ce dernier change, le programme contrle lquilibre des lignes prcdentes et vous alerte si la pice nest pas quilibre.

Si vous choisissez Non, le programme ne vrifie pas lquilibre de la pice en cours de saisie. Type de saisie Le type de saisie enregistr pour le journal apparat : Avoir, Facture, Mixte, Recettes, Dpenses, suivant le type du journal. Si plusieurs types de saisie sont possibles sur le journal slectionn, le programme vous permet la slection de l'un d'entre eux.

EXEMPLES :
En saisie sur le journal des Ventes, deux types de saisie sont proposs : Factures, Avoirs. En saisie sur un journal de Banque, trois types de saisie sont proposs : Mixte, Recettes, Dpenses. Priode comptable Indiquez le mois et de l'anne des pices que vous allez enregistrer en comptabilit. L'enregistrement de cette priode comptable vous vitera, lors de la saisie des critures, de saisir plusieurs fois les mmes informations. Pour les journaux en saisie par lot, lors de la saisie des critures, seul le jour sera saisi. Pour les journaux en saisie la pice, la date est enregistre en en-tte de pice et est valable pour toutes les lignes du corps. Cette zone permet laccs au calendrier. Notons que cette zone tant sous la forme mois/anne, laccs au jour sur le calendrier est inoprant.

En modification, cette zone nest pas accessible.

ACCES A LECRAN DE SAISIE DES ECRITURES

Une fois ces informations valides, cliquez sur longlet Ecritures ou sur le bouton Valider.
Attention !!!

En Modification, Consultation ou Suppression dun lot, si le programme affiche un message : le lot slectionn a dj t valid dans l'historique comptable (fonction Validation dans lhistorique du menu Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques) ; son contenu n'est donc plus accessible. le numro de lot demand ne correspond pas la date de saisie du lot.

Cliquez sur OK pour pouvoir slectionner un autre lot.

IV - 42

Travaux - Saisies

ONGLET ECRITURES
Lcran de saisie dpend du paramtrage du journal ralis en Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables-journaux / Journaux.

Saisie la pice Si cette case est coche, lors de la saisie, le jour, le numro de pice, le libell, l'chance et le mode de rglement sont saisis une seule fois pour le lot en cours dans len-tte : saisie la pice.

Cette zone doit tre coche pour une gnration automatique des critures de TVA. Dans le cas contraire, ces renseignements sont saisis pour chaque ligne d'criture : saisie au lot. Contrepartie automatique Si le journal de saisie est un journal dachat ou de vente pour lequel vous avez demand une saisie la pice, cette zone vous permet de demander une contrepartie automatique : Test : Vous saisissez manuellement tous les comptes mouvementer (au dbit et au crdit) en contrlant les critures de TVA. Solde : Le programme vous vite la saisie du compte de contrepartie enregistr en en-tte de pice (compte client ou fournisseur) et le mouvemente automatiquement en contrlant les critures de TVA la sortie du lot. Non ; Vous saisissez manuellement tous les comptes mouvementer (au dbit et au crdit) sans contrle de TVA automatique par le programme.

Si le journal de saisie est un journal dachat ou de vente pour lequel vous avez demand une saisie au lot, aucune contrepartie automatique nest saisissable. Cest en validant le code journal en saisie dcriture quun message permettra de choisir le contrle de solde qui sera fait en saisie. Une fentre Vrification pice solde proposera : Autre numro de pice : au cours de la saisie, ds quun nouveau numro de pice est saisi, le programme vrifie si les critures le prcdant sont soldes. Autre collectif : au cours de la saisie, ds quun nouveau compte collectif est saisi, le programme vrifie si les critures le prcdant sont soldes. Non : le programme neffectue aucune vrification de solde

Si le journal de saisie est un journal doprations diverses pour lequel vous avez demand une saisie au lot, cette zone vous permet de demander une contrepartie automatique. Oui : la contrepartie est faite par le biais dune ligne au dbit et/ou une ligne au crdit. Non : aucune contrepartie nest faite. Solde : la contrepartie est faite en solde sur le dbit ou le crdit du compte concern.

IV - 43

Chapitre 1

SAISIE AU LOT
EXEMPLE
Dans le Jeu d'essai livr avec le programme, la saisie au lot est paramtre pour les journaux suivants : ANO - A nouveaux, ODI - Oprations diverses, AOD - Achats OD, PAY - Journal de paie, REG - Journal de rgularisation, VPF - Ventes de produits finis, etc...

Pour les journaux : BQ0 - Banques, BQ2 - Socit gnrale, CAI - Caisse,

... galement paramtrs pour une saisie au lot, un compte de contrepartie est enregistr pour chacun d'eux.

EN-TETE DE PIECE

Le programme rappelle en haut de l'cran, les informations de longlet Lots : le journal mouvement, son type de saisie, la priode de saisie, le numro du lot, sa date denregistrement, les dates de lexercice en cours.

IV - 44

Travaux - Saisies
COMPTE DE CONTREPARTIE

Pour les journaux paramtrs avec un compte de contrepartie, le programme permet avant tout de saisir :

Compte de contrepartie Le programme propose le compte de contrepartie paramtr pour le journal. Vous pouvez le modifier en tapant un nouveau numro de compte au clavier ou en le slectionnant sur la liste appele par le bouton Zoom ou F5.
Voir

Le paragraphe A propos des fentres Zoom , prsent au dbut de ce manuel. Pour modifier la fiche dun compte, slectionnez la fonction Appel fichier du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez MAJ+F5). Si le compte de contrepartie est un compte collectif, il s'inscrit dans la zone gauche du curseur pour vous permettre de saisir le compte auxiliaire.

Attention !!!

Dans un journal d'achat, le compte de contrepartie doit avoir pour racine 40, dans un journal de vente, 41. Le programme opre un contrle sur le compte par rapport aux Racines des comptes refuser paramtres pour le journal. Compte auxiliaire Si le numro de compte saisi sur la zone prcdente correspond un compte collectif, le programme vous permet la saisie d'un Compte auxiliaire. Vous pouvez le taper directement au clavier ou le rechercher sur la liste des Comptes Auxiliaires (comme pour les Comptes gnraux). Si le compte gnral indiqu zone prcdente est un compte collectif client (racine 41), le programme affiche la liste des comptes auxiliaires clients (la mention CL - Clients est affiche en premire colonne). Si le compte gnral indiqu zone prcdente est un compte collectif fournisseur (racine 40), le programme affiche la liste des comptes auxiliaires fournisseurs (la mention FO - Fournisseurs est affiche en premire colonne). Si le compte gnral indiqu zone prcdente est un compte collectif autre que client et fournisseur (racine 42 ou 43), le programme affiche la liste des comptes auxiliaires autre que clients et fournisseurs (la mention AX - Auxiliaires est affiche en premire colonne).

Attention !!!

Si la saisie concerne un compte auxiliaire client ou fournisseur, le programme n'accepte la saisie du numro de compte que si ce dernier a t enregistr par la fonction Fiche client ou Fiche fournisseur. Les auxiliaires Divers (autres que clients et fournisseurs) doivent avoir t enregistrs par la fonction Auxiliaires divers de Gestion des fichiers Fichiers comptables Plans comptables/journaux.

Gestion de la contrepartie Le programme peut gnrer automatiquement des lignes de contrepartie en fonction du type du journal utilis, des paramtrages faits dans la fiche du journal et des saisies faites dans len-tte de la pice.
Voir

Les explications donnes dans Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux / Journaux.

Contrepartie automatique Cette fonctionnalit ne concerne que la saisie par lot dans les journaux de trsorerie. Dans les journaux saisis par lots, cest--dire ceux dont la zone Saisie la pice nest pas coche (dans la fiche du journal), des possibilits de gnration automatique des contreparties sont offertes: soit une criture de contrepartie pour la pice entire si lon a fait le choix A la pice dans la zone Contrepartie automatique ; dans ce cas cette ligne apparat la validation de la pice ;

IV - 45

Chapitre 1 soit une criture de contrepartie la ligne saisie si lon a fait le choix A la ligne dans cette mme zone ; dans ce cas, cette ligne apparat la validation de chaque ligne ; soit de gnrer la demande une criture de contrepartie qui prendra en compte toutes les lignes dcritures dj saisies en faisant le choix Manuelle toujours dans cette zone de la fiche journal ; dans ce cas, loprateur doit presser la combinaison de touches CTRL+MAJ+F3 pour gnrer la ligne.

Voir

Les explications donnes sur la fiche journal (zone Contrepartie automatique) pour les valeurs reprises par lcriture de contrepartie automatiquement gnre.

Libells automatiques des critures de contrepartie Il est possible de paramtrer un libell automatique pour les journaux qui bnficient de la gnration automatique des critures de contrepartie (tous types de journaux sauf Analytique). Le paramtrage de ce libell doit tre ralis dans la fiche du journal (zone Libell de la contrepartie). Ne sont concerns que les journaux pour lesquels on a fait un des choix suivants dans la zone Contrepartie automatique de leur fiche :
Voir

Oui, En solde, A la ligne, A la pice, Manuelle.

Les explications donnes sur la commande Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux / Journaux. Ces libells remplacent ceux qui auraient pu tre enregistrs dans len-tte de la pice.

Recherche Multi-critres La fonction Multi-critres du menu contextuel / Fonctions tendues (ou Ctrl+Maj+F1) permet dafficher un cran de recherche sur les clients ou les fournisseurs :

Cette fentre vous permet de rechercher un compte auxiliaire client ou fournisseur sur lun ou plusieurs des critres affichs lcran.

Le bouton Zoom, associ certaines zones affiche la liste des choix possibles.

IV - 46

Travaux - Saisies
Voir

Le paragraphe A propos des fentres Zoom, prsent au dbut de ce manuel vous prsente lutilisation de ce type de fentre. Notez que les zones prcdes du signe * correspondent aux clefs daccs au fichier ; les choisir optimise le temps de recherche. Aprs avoir indiqu les critres, vous pouvez visualiser le rsultat de la recherche lcran ou limpression : Cliquez sur le bouton Edition ou slectionnez la fonction Edition (F8) du menu contextuel / Fonctions standard pour imprimer le rsultat de la recherche. Choisissez ensuite le mode de sortie utiliser.

Le programme rappelle, en haut de ltat, les critres de recherche indiqus. Cliquez sur OK afin dafficher lcran la liste des comptes rpondant aux critres. Code d'appel court Si le numro de compte vous chappe, vous pouvez le slectionner par son code d'appel court. Si vous avez saisi un numro de compte sur la zone prcdente, l'intitul de celui-ci est affich automatiquement par le programme.

Rappelons que le programme reprend les 10 premiers caractres de l'intitul du compte si le Code d'appel court n'est pas enregistr dans le plan comptable. Solde Cette zone n'est pas accessible, elle est gre automatiquement par le programme selon le compte slectionn et par rapport la priode saisie. Au fur et mesure des lignes saisies, le programme affiche le solde du compte de contrepartie enregistr.

SAISIE DES ZONES LIBRES

Si le journal mouvement autorise la saisie de zones libres (Zones libres de la fiche journal est coche), le programme ouvre une fentre et prsente les zones libres autorises : Montant libre, Date libre, Flag libre, Quantit libre, Code libre, Code table libre,

... ds la validation du compte ou du code dappel court du compte ainsi que dans les lignes droulantes, la validation du libell.

Depuis cette fentre, le menu contextuel / Fonctions standard permet les oprations suivantes : Tout dupliquer (F8) permet de dupliquer toutes les zones libres de l'criture comptable prcdemment valide. Duplication de la zone (F9) permet de dupliquer la zone libre correspondante de l'criture comptable prcdemment valide.

Le nombre de zones dpend du paramtrage du journal.

IV - 47

Chapitre 1 Elles sont prsentes dans lordre suivant : Code unit Le code unit du compte gnral initialise le Code unit du mouvement. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des codes unit. Si le code unit est blanc, il nest pas possible de saisir de quantit. Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit Quantit, Montant libre (11 entiers et 2 dcimales), Date libre, Flag libre (1 caractre alphanumrique), Quantit libre (6 entiers et 3 dcimales) Code libre Zone de 8 caractres alphanumriques. Code table libre Zone de 8 caractres alphanumriques. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des codes libres.

Le libell de l'criture, comme les zones libres sont accessibles si l'criture est bloque ou lettre. Les zones libres sont mmorises dans le fichier des critures modles. Les zones libres pourront notamment tre exploites dans les tats fabriqus ou les exportations.

SAISIE D'UNE LIGNE DE PIECE

Jour Enregistrez ici le jour de saisie de lcriture. Il compltera la priode comptable saisie en premire page.
Voir

Le programme ouvre la fentre Gestion en devises si le compte mouvement possde un code devise dans sa fiche. Voir ce propos le paragraphe Saisie en devise page 57. Numro de pice La saisie sur cette zone n'est pas obligatoire. Pour l'enregistrement d'un rglement, elle permet la saisie de la rfrence de l'criture comptable. Ce numro rapproch au numro de facture enregistr plus loin permettra le lettrage du mouvement.

EXEMPLE
on saisit sur la zone Numro de pice, la rfrence du rglement : 90000238. on saisit sur la zone Numro de la facture rgle : 90000238.

Lors du lettrage des mouvements, le programme rapproche ces deux rfrences.

Compteur automatique de numro de pice Il est possible d'appeler un compteur automatique de numros de pice.

Cette fonction est active sur la zone Numro de pice si la zone Compteur de n de pice (Non / Oui / Priode) de la fiche du journal est diffrent de Non. Le paramtrage des compteurs de numros de pice permet d'optimiser l'enregistrement des critures comptables en pr-enregistrant pour chaque journal et chaque priode des types de pices et des compteurs de pices diffrents.

EXEMPLE
Le journal de ventes "VEN" autorise les pices de types FA (Facture) et AV (Avoir). Le compteur du type de pice FA est initialis 90000. Le compteur du type de pice AV est initialis 70000. Pour activer ce compteur, tapez le type de pice. Slectionnez ensuite la fonction Numro de pice du menu contextuel / Fonctions tendues (ou la combinaison de touches ALT+MAJ+F1). Le numro de pice comptable du journal est alors incrment de 1, on obtient par exemple FA90001.

IV - 48

Travaux - Saisies Ce numro de pice est fonction de la priode saisie si la zone Compteur de n pice du journal est renseigne par Priode et du type de pice saisi sur les 2 premiers caractres du numro de pice. Si vous faites appel ce compteur, la table des numros de pices (Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables / N pices comptables) est mise jour de manire automatique. Tout numro de pice cr en comptabilit sera automatiquement mis jour dans la table des numros de pice. Collectif Cette zone sera renseigne automatiquement par le programme si le compte saisi sur la zone suivante (Compte) est un compte collectif. Compte Enregistrez le numro de compte gnral mouvementer pour la ligne dcriture. Vous pouvez le taper au clavier ou le slectionner sur la fentre zoom appele par le menu contextuel / Zoom (ou F5).
Voir

Le paragraphe A propos des fentres zoom, au dbut de ce manuel, prsente les possibilits de slection et recherche sur les zones associes un bouton Zoom. Le paragraphe Recherche multicritres page 46 vous indique comment procder une requte sur les clients et fournisseurs. Si le numro de compte saisi correspond un compte collectif, le programme laffiche sur la zone Collectif et vous permet la saisie d'un Compte auxiliaire. Vous pouvez le taper directement au clavier ou le rechercher sur la liste des comptes auxiliaires (comme pour les comptes gnraux). Si le compte gnral indiqu est un compte collectif client (racine 41), le programme affiche la liste des comptes auxiliaires clients (la mention CL - Clients est affiche en premire colonne). Si le compte gnral indiqu est un compte collectif fournisseur (racine 40), le programme affiche la liste des comptes auxiliaires fournisseurs (la mention FO - Fournisseurs est affiche en premire colonne). Si le compte gnral indiqu est un compte collectif autre que client et fournisseur (racine 42 ou 43), le programme affiche la liste des comptes auxiliaires autre que clients et fournisseurs (la mention AX - Auxiliaires est affiche en premire colonne).


Attention !!!

Si le numro du compte vous chappe, vous pouvez le slectionner par son code d'appel court. Pour cela, validez la zone Compte vide afin de positionner le curseur sur la zone Appel court. Si la saisie concerne un compte auxiliaire client ou fournisseur, le programme n'accepte la saisie du numro de compte que si ce dernier a t enregistr par la fonction Fiche client ou Fiche fournisseur (zone Compte Auxiliaire). Les auxiliaires Divers (autres que clients et fournisseurs) doivent avoir t enregistrs par la fonction Auxiliaires divers de Gestion des fichiers Fichiers comptables Plans comptables/journaux. Si un message comptable a t saisi sur la fiche du compte (quil soit gnral ou auxiliaire), il apparat en bas de lcran ct du libell du compte. Code appel Le Code d'appel court du compte slectionn zone prcdente apparat automatiquement. Si vous utilisez cette zone pour slectionner le compte mouvementer, tapez-le au clavier ou slectionnez-le sur la fentre Zoom. Libell de lcriture Enregistrez ensuite le libell de l'opration (32 caractres alphanumriques). Le programme propose le libell saisi en en-tte. Vous pouvez le modifier. Les libells automatiques sont accessibles par le menu contextuel / Zoom (F5).

IV - 49

Chapitre 1

Les libells automatiques sont crs en amont en Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables / Libells comptables. Vous pouvez galement appeler un libell automatique depuis la zone de saisie : tapez les caractres en majuscule du code libell ; sils existent en tant que code libell dans la table, le programme rapatrie automatiquement le libell correspondant.

L'intitul du compte peut tre rappel sur la zone par la fonction Rcupration de lintitul du compte du menu contextuel / Fonctions tendues (ou par ALT+MAJ+F9). Zones libres Si le journal mouvement autorise la saisie de zones libres (Zones libres de la fiche journal est coche), le programme ouvre une fentre et prsente les zones libres autorises : Montant libre, Date libre, Flag libre, Quantit libre, Code libre, Code table libre,

... ds la validation du compte ou du code dappel court du compte ainsi que dans les lignes droulantes, la validation du libell.
Voir

Le paragraphe Saisie des zones libres de l'en-tte de pice ; page 47. Gestion des devises

Voir

Le programme ouvre la fentre Gestion en devises si le compte mouvement possde un code devise dans sa fiche. Voir ce propos le paragraphe Saisie en devise page 57. Montant au dbit, Montant au Crdit Une de ces deux zones au moins doit tre renseigne. La validation d'un montant au dbit interdit la saisie au crdit (sur la mme ligne) et inversement. Si vous saisissez l'criture sur un journal avec contrepartie, le curseur atteint la zone Dbit ou directement la zone Crdit selon la zone de positionnement dfinie lors du paramtrage du journal comptable. Si vous saisissez l'criture sur un journal sans contrepartie, dplacez le curseur d'une zone l'autre par la touche TAB. Par dfaut, il est positionn sur la zone Dbit. La fonction Solde du menu contextuel / Fonctions standard (ou F4) permet de solder l'criture en cours. Numro de facture La saisie sur zone n'est pas obligatoire. Elle est accessible pour les mouvements sur un compte de tiers. Enregistrez le numro de la pice d'origine (type et numro de pice) correspondant l'criture. Ce numro rapproch au numro de pice enregistr en dbut de ligne de la pice d'origine permettra le lettrage du mouvement. Cette zone est accessible pour les lignes dont le compte mouvement est un compte lettrable. Elle permet la saisie de la rfrence de la pice rapprocher, quand elle est diffrente de celle en cours de saisie.

IV - 50

Travaux - Saisies

Ventilations analytiques
Voir

Si le compte mouvement est ventilable en analytique, une fentre s'ouvre automatiquement vous permettant l'enregistrement d'une rpartition par section. Voir le paragraphe Ventilations analytiques page 62. Rfrence interne Cette zone nest accessible que sur les journaux de type Achat et Vente. Indiquez la rfrence interne du tiers. Rglement Si le compte mouvement est un Compte auxiliaire, le programme affiche ici par dfaut le mode de rglement qui lui est affect sur sa fiche. Vous pouvez le modifier en tapant un autre code de Mode de rglement ou en le slectionnant sur la liste appele par le menu contextuel / Zoom (ou F5). Dans le cas o un Mode de rglement a t saisi, une fentre s'affiche vous permettant de saisir les diffrentes dates d'chance ainsi que les montants correspondants ces chances dans des modes de rglement qui peuvent tre diffrents pour chacune des 12 chances possibles sur lcriture.

Vous pouvez choisir les modes de rglement par le Zoom (ou F5), si ce dernier a bien auparavant t cr dans la table des modes de rglements (Gestion des fichiers / Paramtres / Gnraux / Modes de rglements). Le bouton Calcul, permet par exemple dans le cas o la date dchance et/ou le montant ont t modifis, de recalculer daprs les modalits paramtres dans le mode de rglement la date dchance et le montant corrects sur la ou les lignes des chances. Vous pouvez modifier la zone Montant afin de lclater sur plusieurs lignes dchances, le bouton Solde (commande Edition / Fonctions standard, touche F4) permet de solder la ligne en cours, par rapport au montant de solde affich en bas de lcran (en cas de modification du montant, dclatement dchances, ). Le bouton Suppression (commande Edition / Fonctions standard, touche F8), permet de supprimer une ligne dchance.
Attention

Il nest pas possible de sortir de la fentre des chances si un solde de montant non affect persiste en bas de lcran. Cliquer sur Ok (ou touche Entre) pour valider les saisies et sortir de la fentre des chances.

IV - 51

Chapitre 1

Cliquez sur le bouton OK pour poursuivre la saisie.

Date dchance Saisissez sur ces zones la ou les dates d'chances de la pice qui seront prises en compte lors de l'dition de la Balance ge. Lettrage en cours de saisie
Voir

Si, lors du paramtrage du journal vous avez demand un Lettrage pendant la saisie et que le compte mouvement est lettrable, aprs validation de l'chance, le programme propose d'effectuer un lettrage manuel. Voir le paragraphe Lettrage en cours de saisie page 54. Cette facilit est souvent utilise pour les journaux de rglement (banque, caisse).
PIED DE PIECE

Le programme vous rappelle en bas de l'cran : le libell du compte de la ligne slectionne, le cumul des montants passs au dbit, le cumul des montants passs au crdit, le solde du lot.

Pour sortir de la saisie, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.
Attention !!!

En saisie au lot sur un journal sans contrepartie automatique, le programme refuse de valider le lot s'il n'est pas sold. Lcran rapparat alors vierge et le programme vous invite saisir un nouveau lot d'critures pour le mme journal et la mme priode comptable. Remarquez en effet que le Numro de lot a t automatiquement incrment de 1. Dans le cas dun site install en rseau avec plusieurs utilisateurs qui saisissent simultanment des critures comptables, le numro aura un pas dincrmentation plus lev.

SAISIE A LA PIECE
Dans le Jeu d'essai livr avec le programme, la saisie la pice est paramtre pour les journaux suivants : ANO A nouveaux ACH - Achat VEN - Vente BQ1 - Banque BNP

EN-TETE DE PIECE

Le programme rappelle en haut de l'cran, les informations de longlet Lots .

IV - 52

Travaux - Saisies
Voir

Les zones den-tte de pice sont les mmes quen saisie au lot : voir page 44.
COMPTE DE CONTREPARTIE

Pour les journaux paramtrs avec un compte de contrepartie, le programme permet avant tout de renseigner ce dernier. Contrepartie automatique Les automatismes de gnration dcritures de contrepartie ne concernent que la saisie par lots. Libells automatiques des critures de contrepartie Les modifications dtailles pour la saisie par lots sappliquent galement la saisie la pice.
Voir

Page 45.
SAISIE DES ZONES LIBRES

Si le journal mouvement autorise la saisie de zones libres (Zones libres de la fiche journal est coche), le programme ouvre une fentre et prsente les zones libres autorises : Montant libre, Date libre, Flag libre, Quantit libre, Code libre, Code table libre,

... ds la validation du compte ou du code dappel court du compte ainsi que dans les lignes droulantes, la validation du libell.
Voir

Les zones libres sont les mme quen saisie au lot : voir page 47.
SAISIE D'UNE LIGNE DE PIECE

Voir

Les zones accessibles en saisie sont dcrites sous le titre Saisie d'une ligne de pice du paragraphe prcdent : Saisie au lot page 48. Les premires zones de saisie sont situes en en-tte car, en saisie la pice, elles sont communes lensemble de la pice comptable : Jour Numro de pice Libell ; il pourra tre modifi au ligne ligne Rglement Echance

PIED DE PIECE

Le programme vous rappelle en bas de l'cran : lintitul du compte de la ligne slectionne, le cumul des montants passs au dbit, le cumul des montants passs au crdit, le solde du lot.

Pour sortir de la saisie, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.

IV - 53

Chapitre 1

LETTRAGE EN COURS DE SAISIE


Si, lors du paramtrage du journal vous avez demand un Lettrage pendant la saisie, aprs validation de l'chance, le programme vous propose d'effectuer un lettrage manuel.

Si vous cliquez sur Non, le programme vous permet de saisir une seconde ligne d'criture. Si vous cliquez sur Oui, l'cran change d'aspect. Choix du lettrage La couverture de lettrage permet de prciser, pour chaque facture, le montant rgl, en particulier lorsqu'un rglement couvre plusieurs factures, et cela partiellement.

EXEMPLE
Soit deux factures FA1 de 600 Euros et FA2 de 400 Euros ; en rglement, le client verse un chque de 700 Euros. Si ces valeurs sont lettres ensemble "Avec couverture de lettrage", il sera possible de prciser que la pice FA1 n'est lettre qu' hauteur de 400 Euros et FA2 hauteur de 300 Euros. Si ces valeurs sont lettres ensemble "Sans couverture de lettrage", le programme gnre les couvertures de lettrage dans l'ordre chronologique des factures. Tri Le curseur se place au bas de la fentre pour vous permettre de choisir le critre de recherche des mouvements lettrer.

La zone Choix propose une option Retour saisie critres.

Cette option permet de revenir sur le choix du lettrage (avec ou sans couverture). Chronologique Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre chronologique croissant ainsi que la slection d'une pice d'aprs sa date d'enregistrement. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Date de dpart du bas de l'cran. Validez la date partir de laquelle les pices safficheront. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre chronologique croissant. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre cette date. Si aucune pice ne correspond cette date, le curseur se positionne sur la date suivante. Pice Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre alphabtique croissant des numros ainsi que la slection d'une pice d'aprs son numro de pice. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone N Pice du bas de l'cran. Validez le numro de pice enregistr lors de la saisie de l'criture. Si vous validez sans renseigner la zone NPice, toutes les pices seront affiches dans lordre du numro de pice. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre alphabtique croissant de numros de pices. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le numro correspond la saisie. Si aucune pice ne correspond ce numro, le curseur se positionne sur la pice dont le libell suit immdiatement celui indiqu (dans l'ordre alphabtique).

IV - 54

Travaux - Saisies

Lettrage Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre croissant de codes de lettrage ainsi que la slection d'une pice d'aprs son code de lettrage. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Code lettrage du bas de l'cran. Validez le code de lettrage affect la pice lors du prcdent lettrage. Si vous validez sans avoir saisi de code lettrage, toutes les pices safficheront dans lordre des codes lettrages, dabord celles non lettres (code lettrage blanc), puis celles lettres dans lordre alphabtique des codes lettrages. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre croissant de codes de lettrage. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le code correspond la saisie. Si aucune pice ne correspond ce code, le curseur se positionne sur la pice dont le code suit immdiatement celui indiqu (dans un ordre croissant).

Lorsque vous validez le critre choisi la liste des mouvements se prsente comme suit :

Si le programme vous indique qu'il n'y a Pas de mouvement pour ce compte, il se peut que les mouvements aient t enregistrs sur un autre exercice (les recherches sont ralises par dfaut sur le dernier exercice ouvert). Le curseur se positionne alors sur la zone Collectif. Validez. Les dates des exercices ouverts apparaissent alors. Slectionnez l'exercice souhait. Vous pouvez galement demander une recherche des mouvements sur les deux exercices ouverts ( partir du bouton Zoom). Le programme permet ensuite une slection du fichier : la validation de Historique dclenche la recherche sur les critures Valides dans l'historique comptable, la validation de Historique + Brouillard permet d'largir la recherche au Brouillard de saisie.

La partie suprieure de la fentre rappelle : Collectif Le numro et le libell du compte collectif enregistr pour l'criture en cours de saisie. Compte Le numro et le libell du compte auxiliaire enregistr pour l'criture en cours de saisie. Exercice Les dates du ou des exercices comptables ouverts.

IV - 55

Chapitre 1 Code Cette zone mentionne le futur code de lettrage propos automatiquement par le programme. Il suit immdiatement le dernier code lettrage affect au Compte auxiliaire ou au Compte gnral lettrable. Solde Cette zone est pour l'instant vierge ; elle affichera le solde lettrer de la pice. Lcran prsente les pices non lettres ou partiellement lettres enregistres sur le compte de tiers en affichant : Date : la date d'enregistrement de l'criture, N Pice : le numro de la pice, Journal : le journal sur lequel la pice est enregistre, Libell criture : le libell de l'criture qui constate la pice, Fichier (B/H) : le programme indique la provenance de l'criture (brouillard ou historique), Dbit/Crdit : le montant de l'criture dbit ou crdit, Lettrage : si la pice a dj t lettre partiellement, le code lettrage affect par le programme apparat.

Les touches flches verticales permettent de dplacer le curseur sur les diffrentes pices enregistres pour le tiers.

RECHERCHE D'UNE PIECE

Si la liste des pices lettrer est importante, la recherche visuelle de l'une d'entre elles peut s'avrer fastidieuse. Le programme vous permet donc de reclasser la liste des pices dans un ordre croissant de date d'enregistrement, de numro de pice ou de code de lettrage.

Le programme applique un ordre de priorit dans le classement du fichier ; il prend successivement : les caractres blancs, les caractres numriques (0, puis 1, 2 9), les caractres en majuscules (A, puis B, C Z), les caractres en minuscules (a, puis b, c z). La fonction Cls du menu contextuel / Fonctions standard permet de rappeler les critres de tri de recherche des mouvements.

LETTRAGE DE LA LIGNE EN COURS DE SAISIE

Pour lettrer la ligne d'criture en cours de saisie avec l'une des pices affiche, il suffit de positionner le curseur sur sa ligne puis de taper la touche F7, ou de slectionner la fonction Lettrage du menu contextuel / Fonctions standard. La colonne Lettrage affiche alors ***. Le haut de l'cran affiche alors le solde lettrer de la pice (zone Solde). Vous pouvez ainsi lettrer plusieurs pices. Lorsque les pices rapprocher l'criture en cours de saisie sont slectionnes, tapez la touche ECHAP ou cliquez sur la case de fermeture. Le programme demande alors si vous validez les modifications demandes. Pour revenir sur la fentre de slection des pices lettrer cliquez sur le bouton Retour saisie ; vous pouvez ainsi poursuivre le lettrage. Pour revenir sur la slection du critre de recherche des mouvements lettrer, cliquez sur le bouton Retour origine. Pour enregistrer votre demande de lettrage, cliquez sur OK. La liste des pices est alors immdiatement mise jour des modifications apportes : le nouveau code lettrage est affect la pice pour laquelle le lettrage tait demand. IV - 56

Travaux - Saisies La programme propose de nouveau la fentre de slection du critre de recherche des mouvements lettrer. Tapez de nouveau ECHAP pour revenir la saisie de lcriture.

PRECISION SUR LA CODIFICATION DES CODES LETTRAGES

Un lettrage total comporte une * sur le premier des trois caractres du code : *HN. Lors dun lettrage manuel du compte, ces lettrages totaux ne figurent plus. Un lettrage partiel comporte un caractre blanc sur le premier des trois caractres du code : LK. Lors dun lettrage manuel du compte, ces lettrages partiels sont prsents.

Une criture non encore lettre na pas de code lettrage. Le code lettrage est compos de majuscules et de minuscules. Au fur et mesure des lettrages le code se modifie, il passe de AA AB, ACjusqu AZ, puis Aa, Ab, Ac jusqu Az, puis BA, BBBZ, Ba,BbBz, etc.

Voir

Se reporter au paragraphe Travaux / Travaux priodiques / Lettrage-dlettrage pour de plus amples explications.

SAISIE EN DEVISE
SAISIE COMPTABLE D'ACHAT OU DE VENTE AVEC CONTREPARTIE AUTOMATIQUE

En-tte de pice Si le journal mouvement est de type Achats ou Ventes avec : saisie la pice et contrepartie automatique de type Solde

... avec sur un compte (client ou fournisseur) ayant un code devise dans sa fiche, le programme ouvre la fentre Gestion des devises aprs la validation du jour.

Pour un compte client ou fournisseur sans code devise dans sa fiche, vous pouvez dclenchez la saisie en devise en actionnant Ctrl+Maj+F2 sur la zone Mode de rglement. Code de la devise Cette zone est librement modifiable. Vous pouvez changer de devise ou valider cette zone blanc. La liste des autres codes devises est accessible par le bouton Zoom. Taux de parit Si vous avez effectu le traitement de passage la cotation certaine, le programme affiche la parit fixe (certaine) de la monnaie de tenue par rapport l'Euro. Elle nest pas modifiable. Taux de devise Le taux de la devise est accessible si le code devise est renseign par une devise Out (pays hors de la zone Euro). Le programme propose en priorit le cours historique de comptabilit correspondant au code devise pour une date infrieure ou gale la date de l'criture. S'il n'existe pas de cours historique comptable (Gestion comptable / Travaux / dossier Paramtres / Devises), le programme appliquera le cours de la table gnrale des devises. Le cours propos par le programme est librement modifiable.

IV - 57

Chapitre 1

Corps de pice D'autre part, le programme ouvre systmatiquement la fentre de saisie des devises sur chaque compte gnral de la liste droulante, afin de faciliter la saisie. Cependant, le programme ne mmorisera les montants en devise que si le compte gnral de la liste droulante est associ un code devise. Le programme affiche le code devise, le taux de parit Euro et le taux de la devise valid prcdemment. Ces zones ne sont pas modifiables.

La zone Mode de saisie des devises de la fiche journal vous permet de choisir entre : la saisie des critures en devises en taux ou en montant

Sur les journaux dont le mode de saisie en devise est Taux , la saisie du montant en devises calcule automatiquement la contre valeur en monnaie de tenue et rciproquement. Sur les journaux dont le mode de saisie en devise est Montant , l'ordre de saisie reste le mme mais en cration d'criture comptable en devise, le taux de la devise n'est ni initialis ni accessible. Il sera calcul en fonction du montant en devises et du montant en monnaie de tenue saisis et n'est pas modifiable. En modification d'criture comptable en devise, le taux de la devise est initialis en fonction du montant en devises et du montant en monnaie de tenue trouvs et il n'est pas accessible. Il est recalcul en fonction du montant en devises et du montant en monnaie de tenue saisis et n'est pas modifiable. L'option Montant sera utilise sur les journaux de trsorerie pour renseigner le montant en devise rgl, le montant en monnaie de tenue dbit par la banque. Le programme calcule le taux de change utilis par la banque, sans se rfrer la table des cours historiques ou moyens enregistre dans l'Intgrale.

EXEMPLE
Sur la gestion des arrondis en cas de saisie en Montant Code devise Montant devise Montant monnaie de tenue DO, 121.504,57, 935.629.71

Le programme calcule le Taux = 7,700366 Il ne recalcule jamais le montant en devises ou le montant en monnaie de tenue partir de ce taux, ceci afin d'viter les problmes d'arrondis suivants : - soit 121.504,57 x 7,700366 = 935.629,66 - soit 935.629,71 / 7,700366 = 121.504,58

Sur le Calcul de la TVA Lors de la saisie comptable d'un tiers dont le pays est la BEL (Belgique). Les lignes de TVA automatiquement gnres sont alimentes en monnaie de tenue et en devises, selon le code devise et le taux de la contrepartie, si et seulement si le compte de TVA est gr en devise.

IV - 58

Travaux - Saisies

Rcapitulatif des montants par devise La commande Montant en devise pour contrepartie, disponible dans les Fonctions standard du menu Edition ou du menu contextuel, permet de visualiser les montants saisis dans une pice, et ce par code devise.

La touche de fonction quivalente (F3) est oprationnelle depuis la premire zone de la ligne, sur un journal de trsorerie avec contrepartie sur un compte de trsorerie dclar en devise. Cette fonction prend plusieurs dsignations en fonction : du paramtrage du journal de trsorerie (zone Contrepartie automatique), de la dclaration ou non du compte de contrepartie en devise, de lopration en cours : cration ou modification.

Le tableau ci-dessous rsume les possibilits offertes.


Contrepartie automatique Compte de contrepartie en devise Affichage En cration En modification Nom de la fonction

Oui En solde A la ligne Manuelle A la pice

Oui Oui Oui Non

Oui Oui Oui Oui

Non Oui Non Non

Montant en devise pour contrepartie Montant en devise pour contrepartie Montant / n pice / devise pour contrepartie Montant / n pice pour contrepartie

Dans le dernier cas du tableau ci-dessus, lapparence de la fentre est diffrente puisque le programme naffiche que les colonnes : N pice, Dbit, Crdit.

CHOIX DU COMPTE ET DU TAUX DE TVA

Le programme recherche le Compte et le taux de TVA de l'criture comptable dans l'ordre suivant : 1. Dans la table des Comptes / TVA des ventes et achats
Voir

La table des Comptes / TVA ventes et Comptes / TVA achats du menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables. Le programme propose le Compte et le taux de TVA correspondant au : Code pays du tiers BEL (Belgique) Compte gnral de l'criture comptable

IV - 59

Chapitre 1 Code rgime de TVA du client : D (pour Dbits) ou E (pour Encaissements)


Du compte Au compte Rg TVA Taux Compte 1 Compte 2

70700000

70700000

18,6

44570000

2. Dans la table des TVA sur les ventes et sur les achats
Voir

La table de TVA sur les ventes et TVA sur les achats du menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier De gestion. Le programme propose le Compte et le taux de TVA correspondant au Code pays du tiers BEL.
Code TVA Pays Taux 1 Compte 1

TVA collecte D TVA collecte E

BEL

18,6

44570000

Il n'est pas possible de supprimer et modifier une ligne de TVA ayant fait l'objet d'une dclaration de TVA.

Seul le libell d'une criture lettre est modifiable.

SAISIE COMPTABLE D'ACHAT OU DE VENTE EN DEVISE SANS CONTREPARTIE AUTOMATIQUE

Dans les 2 cas suivants, toutes les lignes sont saisies ou modifies dans la liste droulante : Modification d'criture sur journal de type Achats ou Ventes Saisie la pice Contrepartie automatique de type Solde Saisie / modification d'criture sur journal de type Achats ou Ventes Saisie au lot (la zone Saisie la pice nest pas coche).

Le programme ouvre automatiquement la fentre de saisie des devises si le compte est gr en devise. Vous pouvez nanmoins forcer la saisie en devise sur un compte sans code devise en actionnant Ctrl+Maj+F2 sur la zone Montant de la ligne. Le programme affiche le code devise, le taux de partie et le taux de la devise propre chaque compte. La liste des autres codes devises est accessible par le bouton Zoom. Si cette zone est blanc, le montant est directement saisi sur la ligne, en monnaie de tenue. Si vous indiquez le montant en devises, le programme calcule la contre-valeur en monnaie de tenue. Si vous indiquez le montant en monnaie de tenue, le programme calcule alors le montant en devises.

SAISIE COMPTABLE DE TRESORERIE

En saisie comptable sur un journal de type Trsorerie avec contrepartie automatique (zone Oui ou Solde), le programme n'ouvre pas la fentre des devises aprs validation du jour, mme si le compte de trsorerie est gr en devise. Le programme ouvre la fentre de saisie des devises uniquement si le compte de la liste droulante est gr en devise. Le programme affiche le code devise et le taux de la devise propre chaque compte.

EXEMPLE
Exemple de saisie sur un journal de Trsorerie avec contrepartie automatique sur un compte 51200000 gr en dollars :
Collectif Compte Sens Code devise Taux Montant devise Montant Monnaie de tenue

4110 4110 4110 4110

APRALE ARTIF CHRIST BELI

C C C C

DO DO FS

5 5 3

100 90 300

500 450 900 400

IV - 60

Travaux - Saisies A la validation du lot, le programme gnre les lignes de contrepartie en devise si le compte de contrepartie est gr en devise. Si le compte de contrepartie a un code devise renseign dans sa fiche, le nombre de lignes saisissables, en cration d'criture est limit 990 lignes dduit du nombre de lignes de contrepartie gnrer. -> Gnration des lignes de contrepartie Oui
Collectif Compte Sens Code devise Taux Montant devise Montant Monnaie de tenue

4110 4110 4110 4110

APRALE ARTIF CHRIST BELI 51200000 51200000 51200000 51200000

C C C C D D D D

DO DO FS DO DO FS

5 5 4 5 5 4

100 90 300 100 90 300

500 450 1200 400 500 450 1200 400

-> Gnration des lignes de contrepartie en Solde


Collectif Compte Sens Code devise Taux Montant devise Montant Monnaie de tenue

4110 4110 4110 4110

APRALE ARTIF CHRIST BELI 51200000 51200000 51200000

C C C C D D D

DO DO FS DO FS

5 5 4 5 4

100 90 300 190 300

500 450 1200 400 950 1200 400

La fonction Montant devise du menu contextuel / Fonctions standard est active si le code devise du compte de contrepartie est renseign dans sa fiche et dans la fentre. Le programme affiche le code devise, son libell et son symbole ainsi que les montants dbit et crdit dans cette devise.
TABLEAU RECAPITULATIF

Type de journal

Achat, Vente

Achat, Vente

Trsorerie

Trsorerie

Type de contrepartie Contrepartie Ouverture fentre de saisie en devise

Solde ou Oui Tiers en devise Oui Devise du compte de contrepartie Compte gnral (HT, TVA) Oui systmatiquement Devise du compte de contrepartie Oui si compte en devise Non si compte en monnaie de tenue

Non Non Non

Solde ou Oui Compte de banque en devise Non

Non Non Non

Liste droulante

Compte gnral (HT, TVA) Tiers (TTC) Oui si compte en devise Devise de chacun des comptes Oui si compte en devise Non si compte en monnaie de tenue

Compte gnral (HT, TVA) Tiers (TTC) Oui si compte en devise Devise de chacun des comptes Oui si compte en devise Non si compte en monnaie de tenue

Compte gnral (HT, TVA) Tiers (TTC) Oui si compte en devise Devise de chacun des comptes Oui si compte en devise Non si compte en monnaie de tenue

Ouverture fentre de saisie en devise

Mmorisation des montants en devise

IV - 61

Chapitre 1

MONTANT EN DEVISE POUR CONTREPARTIE

La commande Montant en devise pour contrepartie, disponible dans les Fonctions standard du menu Edition ou du menu contextuel, permet de visualiser les montants saisis dans une pice, et ce par code devise.

La touche de fonction quivalente (F3) est oprationnelle depuis la premire zone de la ligne, sur un journal de trsorerie avec contrepartie sur un compte de trsorerie dclar en devise. Cette fonction prend plusieurs dsignations en fonction : du paramtrage du journal de trsorerie (zone Contrepartie automatique), de la dclaration ou non du compte de contrepartie en devise, de lopration en cours : cration ou modification.

Le tableau ci-dessous rsume les possibilits offertes.


Contrepartie automatique Compte de contrepartie en devise Affichage En cration En modification Nom de la fonction

Oui En solde A la ligne Manuelle A la pice

Oui Oui Oui Non

Oui Oui Oui Oui

Non Oui Non Non

Montant en devise pour contrepartie Montant en devise pour contrepartie Montant / n pice / devise pour contrepartie Montant / n pice pour contrepartie

Dans le dernier cas du tableau ci-dessus, lapparence de la fentre est diffrente puisque le programme naffiche que les colonnes : N pice, Dbit, Crdit.

VENTILATIONS ANALYTIQUES
A la validation du montant de l'criture, si le compte mouvement est ventilable, la fentre de saisie des ventilations analytiques se superpose l'cran de saisie.
PARAMETRAGE DE LA SAISIE ANALYTIQUE

La saisie des ventilations analytiques dpend du paramtrage de la fiche socit (menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux).

IV - 62

Travaux - Saisies

Analytique comptable

Si la zone Analytique comptable est coche : le programme ne permet pas la sortie de la fentre de rpartition si le montant du compte ventilable n'est pas sold par les ventilations sur chaque section. pour accder la fonction Saisie analytique, la zone Saisie des OD analytiques de la fentre Analytique comptable doit tre coche. le programme permet la sortie de la fentre de rpartition mme si le compte ventilable n'est pas ventil. Il est possible de ne pas le ventiler du tout ou de le ventiler 100%. la saisie des rpartitions sur les diffrentes sections peut se faire en saisie directe par la fonction Saisie analytique et en Saisie comptable.

Si cette zone nest pas coche :

Ventilation analytique par taux ou montant La zone Ventilation analytique vous permet de choisir entre deux modes de ventilation : par taux ou par montant. Ce choix est propos en saisie par dfaut et peut tre modifi par la fonction Taux/Montants du menu contextuel / Fonctions standard (ou F4).

Paramtrage analytique La saisie des ventilations analytiques dpend galement du paramtrage de la zone Paramtrage analytique. Cette zone est lie loption Analytique multi-axes de la Gestion comptable. Cette option permet au gestionnaire d'analyser et contrler les flux de l'entreprise en montants et quantits. Elle est articule autour de trois notions : les axes les centres les sections analytiques

Il est possible de dfinir jusqu' 13 axes analytiques. Chaque axe reprsente une nature de flux (fonction, produit, affaire, centre de cot ou de profit) dont la rentabilit peut tre mesure en montant et en quantit. Les centres analytiques reprsentent des centres de cots ou de profits. Chaque centre analytique est rattach un axe analytique. La combinaison logique des lments des diffrents axes dfinit la structure des sections analytiques.

IV - 63

Chapitre 1
Voir

La notion de multi-axes analytique est prsente pour la fonction Analytique multi-axes ; voir le manuel Gestion des fichiers, menu Fichiers comptables / dossier Analytique multi-axes. Lorsque cette zone est coche, la fentre suivante saffiche :

Nombre daxes analytiques, Longueur, Libell Ces zones dfinissent la Longueur et le Libell (10 caractres) des axes analytiques. Il est possible de paramtrer de 1 13 axes. La somme des longueurs des axes doit correspondre au nombre de caractres d'une section analytique (maximum 13 caractres).
Attention !!! Voir

Le nombre et la longueur des axes ne sont plus modifiables une fois les centres ou les paramtres ddition des vues pyramidales multi-niveaux renseigns. Le manuel Gestion des fichiers, menu Fichiers comptables / dossier Analytique multi-axes.

EXEMPLE
Axe 1 Axe 2 Axe 3

Ligne 3 caractres Cl ddition

Produit 7 caractres

Systme 3 caractres

Si plusieurs axes ont t paramtrs, ces zones indiquent les 5 principales combinaisons daxes utiles aux ditions, dans le but den optimiser la dure. Les cls ddition doivent tre diffrentes.

Le programme reconstruit les index des mouvements analytiques, si les cls sont modifies. Le programme affiche dans ce cas "Confirmez-vous la modification des combinaisons dditions (O/N) ?" puis, la validation de la fiche socit "Changement dune cl pour les ditions analytiques : modification des index". Ce traitement sera plus ou moins long en fonction du volume dinformations traiter par le programme. Zoom analytique Indiquez ce que vous souhaitez obtenir lorsque vous faites appel au zoom sur une zone section analytique : Section - pour obtenir la liste des sections analytiques Centre - pour afficher la liste des centres analytiques (axe par axe). Tout - l'utilisateur choisit de visualiser la liste des sections ou des centres analytiques partir dune fentre de slection

IV - 64

Travaux - Saisies
SAISIE DE LA VENTILATION ANALYTIQUE

Louverture de la fentre de ventilation analytique dun compte gnral paramtr comme ventilable est subordonne un paramtrage faire dans la fiche du journal (zone Ouverture fentre ventil. analyt.). Il est possible : douvrir systmatiquement la fentre de ventilation analytique la validation dune ligne concernant un compte ventilable, de nouvrir cette fentre en saisie dcritures que si la ventilation modle est infrieure 100 %, de nouvrir cette fentre en modification dcritures que si la ventilation ne seffectue pas 100 %.

EXEMPLE
Cas de la modification du montant dune ligne ventile par montant.
Voir

Les explications donnes sur la commande Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux / Journaux. Des boutons facilitant la saisie sont accessibles sur cette fentre : Ventilation modle (Fonction Standard du menu Edition, touche F3) Solde montant (Fonction Standard du menu Edition, touche MAJ+F6) Solde quantit (Fonction Standard du menu Edition, touche MAJ+F8) Recalcul quantit (Fonction Standard du menu Edition, touche MAJ+F9)

Section analytique Il est possible de taper directement le code de la section analytique ou d'appeler la liste des sections cres. Selon la valeur de la zone Zoom analytique de la Fiche socit, le programme affiche :
Voir Attention !!!

la liste des sections analytiques ou la liste des centres analytiques (axe par axe). ou encore dune fentre de slection permettant de visualiser soit la liste des sections, soit la liste des centres analytiques

Le paragraphe Paramtrage analytique page 63. Le programme ne permet pas la saisie sur les sections cltures par la fonction Clture analytique. Code appel Il sagit du nom court du code de ventilation. Il est possible de saisir directement le nom dappel court (en partie ou en totalit) ou dappeler la liste des sections cres.

IV - 65

Chapitre 1

Taux / Montant Selon le mode de ventilation choisi en fiche socit (Taux ou Montant), la colonne Taux est grise ou non. Pour changer de mode de ventilation, utilisez les boutons Taux et Montant affichs en bas droite de la fentre (ou la fonction Taux/Montants du menu contextuel / Fonctions standard ou directement par la touche F4). Enregistrez les pourcentages ou montants affecter chaque section analytique. Pour solder une rpartition, utilisez la fonction Solde du montant du menu contextuel / Fonctions standard (ou MAJ+F6). La quantit analytique restant ventiler est indique dans la fentre en bas de la colonne Quantit. Le programme affiche le libell de la section analytique et le libell du code unit. Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit Unit Le Code unit est initialis par celui de la section analytique. Cette zone nest accessible que si le code unit de la section est renseign. Il est modifiable. La fonction Zoom du menu contextuel (ou F5) affiche la liste des codes units comptables. Quantit La Quantit nest accessible que si le code unit est renseign. Lors de la saisie, la quantit est libre, elle est indpendante de la quantit gnrale. Vous pouvez cependant utiliser les fonctions suivantes du menu contextuel / Fonctions standard : la fonction Solde de la quantit (ou MAJ+F8) permet de solder les quantits analytiques par rapport la quantit gnrale, la fonction Recalcul des quantits (ou MAJ+F9) permet de recalculer les quantits analytiques par rapport la quantit gnrale, en fonction du pourcentage.

Pour enregistrer la rpartition et revenir la saisie des critures, cliquez sur OK. Reste ventiler Lorsque la ventilation nest pas solde, le programme indique le taux et le montant restant ventiler.

DUPLICATION DE VENTILATION ANALYTIQUE

Une fonction de Duplication de ventilation analytique (touche F9) apparat sur la fentre des Ventilations analytiques. La duplication s'opre en recopiant la ventilation modle de la ligne prcdente. Si cette action est faite depuis la premire ligne (vierge) de la fentre des Ventilations analytiques, c'est la dernire ligne en mmoire qui est duplique, cela peut ainsi tre celle de l'criture prcdente.

RAPPEL DES VENTILATIONS DUN COMPTE

Pour rafficher la rpartition analytique dune criture aprs validation de sa ligne, utilisez la fonction Visualisation de la ventilation du menu contextuel / Fonctions standard (ou la combinaison de touches MAJ+F8) aprs avoir positionn le curseur sur la ligne consulter.

UTILISATION DE VENTILATIONS MODELES

LIntgrale vous permet de prenregistrer des ventilations analytiques modles pouvant tre associes aux comptes ventilables.
Voir

Les ventilations modles sont enregistres par la fonction Ventilations modles du menu Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Paramtres des comptes.

IV - 66

Travaux - Saisies

La ventilation modle est associe un compte ventilable sur sa fiche.

Si une ventilation modle est associe la fiche du compte gnral mouvement, le programme calcule alors automatiquement les montants affects chaque section analytique en fonction des taux de rpartition enregistrs sur le modle. Chaque zone est modifiable. La fonction Ventilation modle du menu contextuel / Fonctions standard (ou la touche F3) permet dafficher les ventilations modles cres pour ventuellement en slectionner une autre (le curseur doit tre positionn sur la premire ligne de rpartition).

Pour appliquer une des ventilations modles cres, il suffit de la slectionner et de cliquer sur OK. La nouvelle rpartition analytique du montant est alors propose par le programme, conformment la ventilation modle slectionne. Pour enregistrer la rpartition et revenir la saisie des critures, cliquez sur OK.

GENERATION DES ECRITURES DE TVA


ECRITURES ENREGISTREES SUR UN JOURNAL D'ACHAT OU DE VENTE

Contrle de la gnration automatique des critures de TVA Le programme permet, pour un journal d'achat ou de vente en saisie la pice, de demander une gnration automatique des critures de TVA avec ou sans contrle du montant. Ce choix est ralis sur la zone Contrepartie automatique de la Fiche journal (onglet Gnral).

IV - 67

Chapitre 1

Deux types de saisie des lots comptables permettent le contrle de la TVA : Test Vous saisissez manuellement les comptes mouvementer (au dbit et au crdit) ; le programme ralise un contrle automatique des critures de TVA. Solde Le programme mouvemente automatiquement le compte de contrepartie enregistr sur la zone suivante (compte client ou fournisseur) et contrle les critures de TVA.

Types de gnration automatique des critures de TVA Toujours pour un journal de ventes ou d'achats, quatre types de gnration automatique des critures de TVA sont possibles.

Oui Les critures de TVA sont gnres automatiquement par le programme ; le programme gnre autant de lignes de TVA que de lignes de hors taxes. Ligne Les critures de TVA sont gnres la demande de l'utilisateur ; le programme gnre alors autant de lignes de TVA que de lignes de hors taxes. Total Les critures de TVA sont gnres la demande de l'utilisateur ; le programme regroupe les lignes de TVA pour lesquelles les taux (1 9) et rgimes de TVA (dbits ou encaissements) sont identiques. Contrle Le programme affiche, en haut d'cran, les comptes et les montants de TVA thoriques et saisis la demande de lutilisateur.
Attention !!!

Si ces types de gestion sont utiliss, il faut que les tables Comptes / TVA ventes et Comptes / TVA achats soient paramtres. Voir le menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables.

Montant de lcart de TVA / Taux de lcart de TVA Prciser lcart tolr (en montant ou en taux) entre le montant de TVA saisi par lutilisateur et celui que le programme a calcul en fonction des tables, de manire grer les diffrences darrondis.

Le compte mouvement est soumis la TVA Si le compte mouvement est soumis la TVA sur les dbits, l'criture alimente la Dclaration de TVA sur les Dbits.

IV - 68

Travaux - Saisies

Voir

Le rgime de TVA dun compte est enregistr sur sa fiche ; voir le menu Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux.

ECRITURES ENREGISTREES SUR UN JOURNAL DE TRESORERIE

Pour un journal de type trsorerie, le programme permet d'alimenter ou non le fichier de Dclaration de TVA. Dclaration Il est indispensable que les journaux de trsorerie soient paramtrs D pour que la Dclaration de TVA contienne les informations de TVA sur encaissements ds la saisie de lcriture sur un compte de type TTC et ce, avant mme le lettrage. Non Seuls les rglements dans lchancier (si le code opration rend exigible la TVA) ou le lettrage manuel total alimenteront la Dclaration de TVA.
Attention !!!

La Dclaration de TVA sur les encaissements fait lobjet dune option la Gestion Comptable. Ce choix est ralis sur la zone Calcul de la TVA de la Fiche journal (onglet Gnral).

Rappelons galement que, sur la Fiche journal, il est possible d'enregistrer un Montant cart ou Taux cart que devra tolrer le programme entre le montant saisi par l'utilisateur et le montant calcul automatiquement. Le montant calcul pourra tre modifi dans la limite du montant de l'cart. Si le programme constate une diffrence, la validation du lot, le message suivant s'affiche : "Diffrence TVA calcule et TVA saisie > montant tolrance - Contrle O/N". Si vous rpondez Oui, la fentre de contrle s'affiche, indiquant la base hors taxe de TVA sur laquelle l'erreur est commise. Si vous rpondez Non le programme vous invite modifier la pice pour rectifier la diffrence. Enfin, longlet Comptes automatiques de chaque Fiche journal permet d'enregistrer les comptes automatiques qui sont successivement proposs par le programme lors de la saisie d'critures sur le journal.

IV - 69

Chapitre 1

Le compte mouvement est soumis la TVA Si le compte mouvement est soumis la TVA sur les encaissements, l'criture alimente la Dclaration de TVA sur les Encaissements.

SAISIE DIRECTE DECRITURES DE TVA


Il existe deux types de journaux permettant une saisie directe de TVA. Ainsi sur les journaux de type D (dductible) et C (collecte), apparents aux journaux dOD, il est possible de saisir directement des critures qui alimenteront la Dclaration de TVA, et ceci sans avoir saisir de compte de tiers. Ce principe est utilis pour saisir des critures de frais bancaires, des critures de TVA lies aux introductions intracommunautaires... Ces journaux alimentent ainsi le fichier de dclaration de TVA lorsque la zone Calcul TVA a pour valeur D (Dclaration). Les sites ne possdant que la Gestion comptable de lIntgrale 500 peuvent ainsi saisir lcriture de TVA intracommunautaire qui est habituellement gnre automatiquement (sur demande de lutilisateur) par la liaison comptable des achats sur un site possdant galement la Gestion commerciale. Dans ce cas, en saisie comptable, aprs validation dun compte de TVA sur les dbits, le programme affiche une fentre prsentant les zones Codes pays (menu contextuel / Zoom ou F5 pour afficher la liste des codes pays), Code et Taux de TVA. Renseignez ces zones qui permettent au programme de retrouver les bases de TVA de ces critures.

MODIFICATION DU REGIME DE TVA DES TIERS


Il est possible de modifier le rgime de TVA des tiers en saisie comptable. Sur les critures de tiers (Compte client, fournisseur ou auxiliaire divers), le programme alimente la zone Rgime de TVA du tiers en fonction du paramtrage de sa fiche.

PARAMETRAGE NECESSAIRE

Les conditions suivantes doivent tre runies pour modifier le rgime de TVA du tiers :

En fiche journal (onglet Gnral) Le journal mouvement (menu Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux) alimente la dclaration de TVA (la zone Calcul de la TVA est diffrente de Non) :

La ligne dcriture La ligne dcriture enregistre est une ligne de tiers (lignes de type TTC).

MODIFICATION DU REGIME EN SAISIE

Dans ce cas, activez la fonction Rgime de TVA du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez la combinaison de touches MAJ+F9. Le programme affiche une fentre prsentant la zone Assujetti TVA.

IV - 70

Travaux - Saisies

Cette zone peut prendre les valeurs :


Valeur autorise Client Fournisseur Auxiliaire

Oui Non Export Import CEE


Attention !!!

  

  

 

Dans les cas suivants, le programme ne calcule pas de TVA : le rgime de TVA est gal Non, Export ou Import, le rgime de TVA est gal CEE sur un journal de type Achat.

ECRITURES MODELES
Les Ecritures modles permettent d'utiliser des critures dj saisies sans avoir les retaper. Elles peuvent tre mmorises avec leurs montants ; elles s'apparentent alors des critures d'abonnement : critures de remboursement d'emprunt mensualits fixes, critures d'amortissement linaire, etc.. Elles peuvent galement tre mmorises ou rappeles sans montants ; elles s'apparentent alors des modles de saisie comptable. Elle sont stockes en mmoire par journal mouvement. Leur contenu peut tre modifi lors de leur rappel dans un journal si ceci a t prvu lors de leur cration ou de leur modification.
Attention !!!

Vous n'avez accs aux critures modles que sur un journal pour lequel la zone Ecritures modles est coche (commande Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plan comptables/Journaux / Journaux). Les fonctions de gestion des critures modles sont accessibles, depuis longlet Ecritures de la saisie comptable, par la commande Fonctions tendues du menu Edition ou du menu contextuel.

Crer critures modles (ou CTRL+MAJ+F7) CTRL+MAJ+F7) C'est par cette fonction que vous enregistrez les Ecritures modles. Positionnez le curseur en dessous des critures saisies que vous souhaitez mmoriser, puis activez cette fonction. La fentre suivante vous permet alors denregistrer les donnes concernant le modle.

Numro Cette zone est inaccessible en cration. Le numro de lcriture modle est automatiquement affect par le programme la suite du dernier utilis. Un numro dcriture modle supprime nest pas rutilis. Libell Zone destine donner un libell au modle dcriture en cours de cration. 32 caractres alphanumriques.

IV - 71

Chapitre 1

Sauvegarde des montants Case cocher, coche par dfaut, indiquant au programme denregistrer les montants des lignes dcritures dans le modle. Dcochez cette case pour que les critures soient enregistres sans leurs montants. Sauvegarde des ventilations analytiques Case cocher active (coche) par dfaut. Elle implique que les ventilations analytiques attaches la pice dorigine seront transfres dans le modle. Que vous ayez demand une sauvegarde des montants ou non dans la zone prcdente, les ventilations analytiques seront toujours enregistres avec leurs pourcentages. Sauvegarde des zones libres Cette zone ne sera active (coche) que si la zone Zones libres du volet Gnral de la fiche du journal utilis est coche. Dans ce cas elle sera coche par dfaut et entranera lenregistrement dans le modle dcriture du contenu des zones libres ventuellement attaches la pice. Dcochez cette zone pour ne pas enregistrer les zones libres. Le bouton Dtail associ cette zone (quand elle est active et coche) permet douvrir une fentre dans laquelle on peut prciser les zones libres conserver.

Les zones entrant dans la composition de cette fentre prsentent quelques particularits :
Voir

elles seront inaccessibles et non coches si les zones correspondantes du volet Gnral du journal sont galement non coches ; elles seront accessibles et coches si ces mmes zones du journal sont coches ; si toutes ces zones sont dcoches dans le journal, le bouton Dtail sera estomp et inutilisable.

Les explications donnes sur la zone Zones libres du volet Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux / Gnral. Paramtrage du jour Cette zone liste droulante permet de fixer la date que prendra la pice gnre lors de lutilisation du modle de saisie. Elle peut prendre les valeurs suivantes : Jour de lcriture modle (valeur par dfaut) : le jour de lcriture modle est affect la pice, Jour de la date de saisie, Jour de dbut de priode de saisie, Jour de fin de priode de saisie.

Dans le cas o Jour de lcriture modle est slectionn, le programme affichera un message derreur si la date enregistre dans le modle nexiste pas dans le mois ou la priode comptable dappel. Dans ce cas, lutilisateur devra affecter manuellement une date convenable. Cette information peut toujours tre modifie en rappel dcriture modle, sauf si l'utilisateur se trouve en saisie d'abonnement ou sur un journal paramtr Oui dans la zone Saisie la pice. Slection des utilisateurs Cette zone permet de limiter laccs aux critures modles certains utilisateurs. Elle nest pas coche par dfaut ce qui entrane lutilisation de lcriture modle par tous les utilisateurs sans exception. Si on la coche, le bouton Dtail qui lui est associ devient actif et ouvre une fentre permettant de paramtrer les utilisateurs autoriss (5 au maximum).

IV - 72

Travaux - Saisies

Pour affecter un utilisateur, tapez son code dans la zone Utilisateur ou utilisez le bouton Zoom. Sa dsignation saffiche dans la zone de droite. Modification des paramtres de cration Cette zone liste droulante prcise comment pourront tre effectues les modifications des paramtres de lcriture modle lors de son utilisation : En modification et lors de son rappel : (valeur par dfaut) le contenu des paramtres dune criture modle peuvent tre changs en mode modification mais certaines de ses valeurs peuvent ltre aussi lors de son rappel dans le journal ; Quen modification : on ne peut modifier les paramtres de lcriture modle que lors dune opration de modification ; Que lors de son rappel : on ne peut modifier les paramtres de lcriture modle que lors de son appel dans le journal ; Jamais : les paramtres de lcriture modle ne peuvent pas tre modifis.


Voir

Ci-aprs le titre Modification criture modle. Il nest pas obligatoire denregistrer ni de conserver lcriture comptable qui a servi de base la cration de lcriture modle : si une fois lcriture modle cre, lcriture comptable disparat (suppression des lignes, non enregistrement de lcriture ou suppression du lot), lcriture modle est tout de mme conserve (avec ses montants si tel tait le choix) et pourra resservir tout moment.

Supprimer critures modles (ou CTRL+MAJ+F8) CTRL+MAJ+F8) Cette fonction permet de supprimer du fichier une criture modle mmorise.

Le programme vous invite saisir le Numro de lcriture supprimer. Tapez-le ou utilisez le bouton Zoom (F5). Ce bouton ouvre la liste des critures modles enregistres pour le journal considr. Si laccs des utilisateurs a t limit, seules les critures auxquelles lutilisateur a accs apparatront.

Slectionnez lcriture supprimer. Validez ensuite par le bouton OK. Aucune confirmation nest demande. IV - 73

Chapitre 1 Rappeler critures modles (ou CTRL+MAJ+F9) CTRL+MAJ+F9) Cette fonction permet de rappeler une criture modle mmorise afin de linsrer dans la pice en cours de saisie.

Lorsque vous activez cette fonction, saisissez le Numro de lcriture rappeler dans la fentre Chargement dune criture modle ou aidez-vous du bouton Zoom (F5).
Voir

Plus haut les limitations daccs. Si vous avez fait les choix En modification ou lors de son rappel ou Que lors de son rappel dans la zone Modification des paramtres de cration lors de la cration de lcriture modle, la fentre va se complter de certaines informations concernant les paramtres de lcriture modle afin de vous permettre de les modifier. Le programme effectue en rappel d'critures modles les mmes contrles qu'en cration d'critures modles. Si vous navez pas fait ces choix, seul le paramtrage du jour vous est propos, sauf si l'utilisateur se trouve sur une saisie d'abonnement, ou sur un journal avec Oui dans la zone Saisie la pice. Paramtrage du jour Par rapport la mme zone de la fentre de cration des critures modles, celle-ci propose un choix supplmentaire Jour saisi. Si, dans cette zone, vous faites un choix diffrent de Jour de lcriture modle, une zone de saisie devient active et permet de saisir la date de lcriture qui sera gnre (choix Jour saisi) ou de modifier celle propose (autres choix). Ractualisation du taux devise Cette zone est propre la fentre de rappel. Elle nest accessible que si la zone Mode de saisie des devises a t paramtre sur Taux dans le volet Gnral de la fiche du journal considr. Dans ce cas elle est coche par dfaut et entranera la ractualisation du taux de la devise utilise si tel est le cas.

Voir

La commande Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux / Journaux. Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, lcriture est transfre dans la pice. Modifier critures modles (ou CTRL+MAJ+F6) CTRL+MAJ+F6) La modification permet, aprs avoir rappel une criture modle, de modifier son intitul ou ses paramtres. Toutes les modifications quil est possible deffectuer sont dcrites plus haut sous le titre Crer critures modles, dans la limite des accs aux paramtres fait lors de la cration de l'criture modle. La modification dune criture modle ne fait pas que modifier le libell et les montants 0. Elle dtruit lancienne criture puis en recre une nouvelle avec un nouveau libell, avec des nouveaux paramtres de montants zro et avec les lignes du lot comptable en cours. Les deux tapes, suppression et cration, sont dans ce cas successives.

CONSULTATION D'UN COMPTE EN COURS DE SAISIE


Le programme permet de consulter un compte gnral ou auxiliaire en cours de saisie. Slectionnez la fonction Consultation des comptes du menu contextuel / Fonctions tendues ou lquivalent clavier : ALT+Maj+F5 sur la ligne du compte consulter.
Voir

Le dtail des consultations possibles est prsent dans le chapitre relatif la fonction Consultation des comptes (menu Gestion comptable / Travaux / dossier Consultations).

IV - 74

Travaux - Saisies

LOUPE - INFORMATIONS SUR UNE ECRITURE


En saisie comptable (ou en modification de lot), il est possible de double cliquer sur une ligne pour activer la fonction Loupe du menu contextuel / Fonctions standard (ou la frappe de MAJ+F7). Cette fonction affiche une fentre regroupant les informations suivantes :

Cliquez sur le bouton OK pour revenir la fentre de saisie.

DUPLICATION DUNE LIGNE


La fonction Duplication du menu contextuel / Fonctions standard (ou la frappe de F9) permet de recopier depuis une zone de la ligne les informations de la mme zone enregistres sur la ligne prcdente. Exemple : la premire ligne est saisie avec un libell explicitant lcriture Facture N15254fs de Mr Durant pour lentreprise Dupont, Stock spcial R42 livrer . Sur la deuxime ligne dcriture, depuis la zone Libell, activez F9 permet de rcuprer sur cette ligne galement le libell saisi sur la premire.

ENREGISTREMENT DE L'ECRITURE
L'enregistrement des critures se fait ligne par ligne. A l'issue de votre saisie, cliquez le bouton Valider de la barre doutils ou tapez la touche F6. Le message de confirmation suivant apparat :

Cliquez sur Non pour revenir sur lcran de saisie des critures. Cliquez sur Oui pour valider et saisir une nouvelle pice. La fentre de saisie se vide pour vous permettre lenregistrement dune nouvelle pice sur le mme journal et pour la mme priode. Voir page 76. Cliquez sur Edition pour valider le lot saisi et lditer ensuite. Voir page 76.

IV - 75

Chapitre 1

VALIDATION DE LA SAISIE
Cliquez sur Oui pour valider et saisir une nouvelle pice. La fentre de saisie se vide pour vous permettre lenregistrement dune nouvelle pice sur le mme journal et pour la mme priode. Sur un journal sans contrepartie Si l'criture n'est pas quilibre, le programme vous l'indique et vous oblige revenir sur l'cran de saisie. Sur un journal avec contrepartie Le solde de l'criture est automatiquement enregistr sur le compte de contrepartie et vous pouvez indiquer un nouveau compte pour l'enregistrement d'une nouvelle criture. Sur un journal avec calcul de la Tva diffrent de Non Le programme effectue un contrle par rapport aux tables de Tva prvues pour les comptes saisis. Le message suivant peut apparatre si le compte de Tva prvu et le montant correct ne sont pas saisis :

par exemple, si le montant saisi nest pas juste par rapport au taux de Tva :

Pour refermer la fentre de saisie Si vous souhaitez refermer la fentre de saisie afin de renseigner longlet Lots par de nouvelles valeurs (date de saisie du lot, Code journal, Priode comptable), cliquez sur la case de fermeture de la fentre. Le programme affiche un message de confirmation avant de se repositionner sur longlet Lots.

IMPRESSION DU BROUILLARD DE SAISIE


Cliquez sur Edition (sur le message Confirmez-vous la fin de saisie dans ce lot ) pour valider le lot saisi et procder son dition.

Vous pouvez lancer immdiatement l'dition en cliquant sur la bouton Valider (ou par la touche F6).

SELECTION DU CONTENU DE LEDITION

Edition pour un utilisateur / Code de lutilisateur Par dfaut la case nest pas coche, toutes les critures enregistres apparatront sur le brouillard, quel que soit l'utilisateur ayant saisi les critures. IV - 76

Travaux - Saisies Pour demander l'dition du brouillard des critures saisies par un utilisateur particulier, cochez cette option. Mentionnez ensuite le Code de lutilisateur ( saisir ou slectionner par le bouton Zoom). Edition du nom de l'utilisateur Cochez cette option pour que les noms des utilisateurs ayant saisis les lots apparaissent sur ldition. Edition pour un numro de lot / Du Numro de lot Au Numro de lot Pour nditer quun lot de saisie, le choix doit tre Oui et la zone suivante doit mentionner le numro du lot diter ( saisir ou slectionner par le bouton Zoom). Le programme propose par dfaut le numro du lot que vous venez de saisir.

Si la zone Edition pour un utilisateur est coche et quun utilisateur est renseign, seuls les lots de cet utilisateur seront affichs. Pour diter plusieurs lots dcritures, choisissez Plusieurs, et saisissez la fourchette de numros de lots diter dans les deux zones suivantes. Pour diter tous les lots dcritures sans slection aucune sur le numro, choisissez Non dans cette zone. Edition pour un journal / Code du journal Si cette option nest pas coche, le brouillard contiendra toutes les critures enregistres, quel que soit le journal de saisie. Pour demander l'dition du brouillard des critures saisies sur un journal particulier, cochez cette zone. Mentionnez ensuite le Code du journal pour lequel vous souhaitez diter le brouillard. Edition pour une priode / De la date A la date Si cette option nest pas coche, le brouillard contiendra toutes les critures enregistres et non encore valides dans l'historique la date affiche (date systme). Pour demander l'dition du brouillard sur une autre priode, vous avez le choix dans cette zone dindiquer des fourchettes de dates de saisie ou des fourchettes de dates comptables. Indiquez ensuite une fourchette de dates correspondantes. Rappel : les dates de saisie correspondent aux dates de saisie des lots enregistres aprs le Numro de lot lors de la Saisie des critures et non des dates comptables des lots ; les dates de priodes comptables correspondent aux dates denregistrement comptables indpendamment des dates auxquelles ont t saisis les lots. Edition des ventilations analytiques Cochez cette option pour diter la suite de chaque compte gnral ventilable, ses ventilations analytiques. Choix de ldition En fonction de votre choix, le programme prsente l'dition comme suit :
Compte auxiliaire Compte gnral

Montant Quantit Tout

Edition sur 2 lignes : du mode de rglement et de la date chance Edition sur 2 lignes : du mode de rglement et de la date chance Edition sur 2 lignes : du mode de rglement et de la date chance

Edition sur 1 ligne : du montant en devise Edition sur 1 ligne : du code unit et de la quantit Edition sur 2 lignes :du code unit et de la quantit + Edition du montant en devise

Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit

LANCEMENT DE L'EDITION

Lorsque vous cliquez sur le bouton Valider (ou vous tapez F6), le programme demande confirmation du lancement de l'impression. Cliquez sur Non pour revenir sur la fentre Edition du brouillard gnral et procder de nouvelles slections.

IV - 77

Chapitre 1

Si vous cliquez sur Oui, le programme lance l'dition sur l'imprimante paramtre par dfaut en Fiche socit ou sur le dernier mode de sortie utilis. Pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres
Voir

Pour toute information sur ce point, reportez-vous au paragraphe Gnralits sur les ditions au dbut de ce manuel.

PRESENTATION DE L'EDITION

Le Brouillard gnral reprend, par journal : le nom de l'utilisateur (si vous l'avez demand), le mois et l'anne de saisie des critures, la date de saisie, le numro de lot,

... puis, par ligne d'criture : le jour de saisie, les rfrences de la pice origine de l'criture, le libell de l'criture, les comptes mouvements et leur code d'appel court, le montant de l'criture (dbit ou crdit), le code de l'ventuelle devise utilise et le montant correspondant, le mode de rglement utilis et la date d'chance.

A chaque changement de numro de lot des critures, le programme totalise les montants.

IV - 78

Travaux - Saisies

SAISIE ANALYTIQUE
Gestion comptable / Travaux / dossier Saisies
Cette fonction permet la saisie, la consultation, la modification et la suppression des critures analytiques.

A PROPOS DE LA SAISIE DES ECRITURES ANALYTIQUES


Cette fonction est lie la rponse donne en fiche socit (menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux). Rappelons que l'Intgrale permet de gnrer automatiquement les critures analytiques partir des critures saisies sur les comptes gnraux.
Voir

Le paragraphe Ventilations analytiques dvelopp pour la fonction Saisie comptable. Pour accder, en plus, la fonction Saisie analytique, la zone Saisie des OD analytiques de la fentre Analytique comptable doit tre coche.

Si la Saisie des OD analytiques nest pas demande, le programme affiche le message suivant lorsque vous activez la fonction Saisie analytique.

Avant de saisir les critures Avant la saisie des critures analytiques, il est ncessaire de crer les sections analytiques qui seront mouvementes et de paramtrer le journal dans lequel les critures seront enregistres. La cration des sections analytiques, ainsi que le paramtrage du journal analytique s'effectue par le menu Fichiers comptables du menu de Gestion des fichiers. La saisie analytique peut galement se faire sur les sections analytiques cres par lOption Multi axes analytiques.
Voir

Le paragraphe Gestion des fichiers / Fichiers comptables / Multi-axes analytiques. Si vous n'avez pas encore enregistr ces paramtres, reportez-vous aux chapitres correspondants.

IV - 79

Chapitre 1

ONGLET LOTS
Comme en Saisie comptable, la fonction souvre sur longlet Lots. Les boutons de gestion des critures prsents pour longlet Lots de la fonction Saisie comptable sont utilisables de la mme manire en Saisie analytique : Pour enregistrer un nouveau lot, cliquez sur le bouton Mode cration ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+C. Pour modifier un lot, cliquez sur le bouton Mode modification (propos par dfaut) ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+M. Pour consulter un lot, cliquez sur le bouton Mode visualisation ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+V. Pour supprimer un lot, cliquez sur le bouton Mode suppression ou tapez son quivalent clavier : Ctrl+Maj+S. Pour valider la saisie, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.
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Pour plus de dtails, voir le paragraphe Boutons de gestion des critures, au dbut de ce chapitre.

Voir

Longlet Lots de la fonction Saisie comptable propose des zones de saisie identiques. Voir le paragraphe relatif cette fonction, au dbut de ce chapitre.

Les seules particularits noter sont les suivantes : le journal de saisie doit obligatoirement tre de type L (analytique) ; les types de saisie proposs sont : - mixte (pas den-tte de pice) - compte (la saisie est ralise par compte gnral ventilable dans len-tte de la pice) - section (la saisie est ralise par section analytique dans len-tte de la pice)

ONGLET ECRITURES
La saisie de longlet Ecritures dpend du type de saisie retenu sur longlet Lots :
Attention !!!

mixte compte (la saisie est ralise dans ce cas par Compte gnral ventilable) section (la saisie est ralise dans ce cas par Section analytique)

Il n'est pas ncessaire d'quilibrer un lot en Saisie analytique.

IV - 80

Travaux - Saisies

SAISIE MIXTE
Si vous avez demand un mode de saisie Mixte, lcran de saisie se prsente comme suit :

EN-TETE DE PIECE

Le programme rappelle en haut de l'cran, les informations de longlet Lots : le journal mouvement, son type de saisie, la priode comptable de saisie, le numro du lot, sa date denregistrement, les dates de lexercice en cours.

SAISIE DUNE LIGNE DE PIECE

Jour Enregistrez ici le jour de saisie. Il compltera la priode comptable saisie en premire page. Numro de pice Indiquez les rfrences de la pice correspondant l'criture comptable. La saisie sur cette zone n'est pas obligatoire. Compteur automatique de numro de pice Il est possible d'appeler un compteur automatique de numros de pice.

Cette fonction est active sur la zone Numro de pice si la zone Compteur de n de pice (Non / Oui / Priode) de la fiche du journal est diffrent de Non.

IV - 81

Chapitre 1 Le paramtrage des compteurs de numros de pice permet d'optimiser l'enregistrement des critures comptables en pr-enregistrant pour chaque journal et chaque priode des types de pices et des compteurs de pices diffrents. Pour activer ce compteur, tapez le type de pice. Slectionnez ensuite la fonction Numro de pice du menu contextuel / Fonctions tendues (ou la combinaison de touches ALT+MAJ+F1). Le numro de pice comptable du journal est alors incrment de 1. Ce numro de pice est fonction de la priode saisie si la zone Compteur de n pice du journal est renseigne par Priode et du type de pice saisi sur les 2 premiers caractres du numro de pice. Si vous faites appel ce compteur, la table des numros de pices (Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables / N pices comptables) est mise jour de manire automatique. Tout numro de pice cr en comptabilit sera automatiquement mis jour dans la table des numros de pice. Compte gnral Enregistrez le code du compte gnral ventilable permettant de ventiler la section analytique. Vous pouvez le taper au clavier ou le slectionner sur la fentre zoom appele par le menu contextuel / Zoom (ou F5).
Voir

Le paragraphe A propos des fentres Zoom , prsent au dbut de ce manuel, vous prsente la fentre Zoom. Pour modifier la fiche dun compte, slectionnez la fonction Appel fichier du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez MAJ+F5). Pourquoi un Compte gnral ? Pour la cohrence du Rsultat analytique. Si vous ne souhaitez pas mouvementer un Compte gnral, vous pouvez utiliser un Compte gnral ventilable fictif. Appel court Vous pouvez valider la zone Compte gnral vide afin de le slectionner d'aprs son code d'appel court. Si vous avez saisi un numro de compte sur la zone prcdente, l'intitul de celui-ci est affich automatiquement par le programme.

Rappelons que le programme reprend les 10 premiers caractres de l'intitul du compte si le Code d'appel court n'est pas enregistr. Section Enregistrez le numro de la section analytique mouvementer pour la ligne d'criture.

Vous pouvez valider cette zone vide afin de slectionner la section d'aprs son Code d'appel court (zone suivante). Vous pouvez le taper au clavier ou le slectionner sur la fentre zoom appele par le menu contextuel / Zoom (ou F5). Selon la valeur de la zone Zoom analytique de la Fiche socit, le programme affiche : la liste des sections analytiques ou la liste des centres analytiques (axe par axe) ou encore dune fentre de slection permettant de visualiser soit la liste des sections, soit la liste des centres analytiques

Voir

Le paragraphe Ventilations analytiques dcrit pour la fonction Saisie comptable au dbut de ce chapitre. Le programme ne permet pas la saisie sur les sections cltures par la fonction Clture analytique. Si un code Unit est associ la section analytique, le programme ouvre une fentre vous permettant de renseigner ou de corriger le code Unit et la Quantit analytique. Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit

Attention !!!

IV - 82

Travaux - Saisies

Le bouton Zoom accessible sur la zone Code unit affiche la liste des codes units comptable. Appel court Le code d'appel court de la section slectionne zone prcdente apparat automatiquement. Si vous utilisez cette zone pour slectionner la section mouvementer, tapez-la au clavier ou slectionnez-la sur la liste appele par la fonction Zoom du menu contextuel (ou F5). Libell de lcriture Enregistrez ensuite le libell de l'opration. Les libells automatiques sont accessibles par le menu contextuel / Zoom (F5).

Les libells automatiques sont crs en amont en Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables / Libells comptables. Vous pouvez galement appeler un libell automatique depuis la zone de saisie : tapez les caractres en majuscule du code libell ; sils existent en tant que code libell dans la table, le programme rapatrie automatiquement le libell correspondant.

L'intitul du compte peut tre rappel sur la zone par la fonction Rcupration de lintitul du compte du menu contextuel / Fonctions tendues (ou par ALT+MAJ+F9). Montant au dbit, Montant au Crdit Une de ces deux zones au moins doit tre renseigne. La validation d'un montant au dbit interdit la saisie au crdit (sur la mme ligne) et inversement. Si, pour le journal mouvement, la zone Calcul automatique du montant est coche, et qu'un Code unit est associ la section, le montant de la ligne est propos, gal la quantit analytique (saisie dans la fentre Unit/Quantit prsente plus haut) multiplie par le prix standard renseign dans la table des Codes units. Quand vous saisissez une criture, dplacez le curseur d'une zone l'autre par la touche TAB. Par dfaut, il est positionn sur la zone Dbit. La fonction Solde du menu contextuel / Fonctions standard (ou F4) permet de solder l'criture en cours.

IV - 83

Chapitre 1

SAISIE PAR COMPTE GENERAL VENTILABLE


Si vous avez demand un mode de saisie par Compte, lcran de saisie se prsente comme suit :

EN-TETE DE PIECE

Le programme rappelle en haut de l'cran, les informations de longlet Lots : le journal mouvement, son type de saisie, la priode comptable de saisie, le numro du lot, sa date denregistrement, les dates de lexercice en cours.

COMPTE GENERAL

Compte gnral Enregistrez le code du compte gnral ventiler. Vous pouvez le taper au clavier ou le slectionner sur la liste appele par le bouton Zoom ou F5. Vous pouvez valider cette zone vide afin de slectionner ce compte d'aprs son Code d'appel court (zone suivante).

SAISIE DUNE LIGNE DE PIECE

Voir

Les zones de saisie sont prsentes pour la Saisie mixte ; voir page 81.

IV - 84

Travaux - Saisies

SAISIE PAR SECTION ANALYTIQUE


Si vous avez demand un mode de saisie par Section, lcran de saisie se prsente comme suit :

EN-TETE DE PIECE

Le programme rappelle en haut de l'cran, les informations de longlet Lots : le journal mouvement, son type de saisie, la priode comptable de saisie, le numro du lot, sa date denregistrement, les dates de lexercice en cours.

SECTION ANALYTIQUE

Section analytique Enregistrez le code de la section analytique que vous souhaitez mouvementer.

Vous pouvez valider cette zone vide afin de slectionner la section d'aprs son Code d'appel court (zone suivante). Vous pouvez le taper au clavier ou le slectionner sur la fentre zoom appele par le menu contextuel / Zoom (ou F5). Selon la valeur de la zone Zoom analytique de la Fiche socit, le programme affiche : la liste des sections analytiques ou la liste des centres analytiques (axe par axe), si lOption Multi-axes analytiques est prsente.

Voir

La notion de multi-axes analytique est prsente pour la fonction Analytique multi-axes ; voir Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Analytique multi-axes. ou encore dune fentre de slection permettant de visualiser soit la liste des sections, soit la liste des centres analytiques

Voir

Le paragraphe Ventilations analytiques dcrit pour la fonction Saisie comptable au dbut de ce chapitre.

IV - 85

Chapitre 1

Attention !!!

Le programme ne permet pas la saisie sur les sections cltures par la fonction Clture analytique. Si un code Unit est associ la section analytique, le programme ouvre une fentre vous permettant de renseigner ou de corriger le code Unit et la Quantit analytique. Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit

Le bouton Zoom accessible sur la zone Code unit affiche la liste des codes units comptable.

SAISIE DUNE LIGNE DE PIECE

Voir

Les zones de saisie sont prsentes pour la Saisie mixte ; voir page 81.

ECRITURES MODELES

Il est possible dutiliser des critures modles dans la saisie des OD analytiques. Les Ecritures modles permettent d'utiliser des critures dj saisies sans avoir les retaper. Elles peuvent tre mmorises avec leurs montants. Elles peuvent galement tre mmorises ou rappeles sans montants ; elles s'apparentent alors des modles de saisie comptable. Elle sont stockes en mmoire par journal mouvement. Leur contenu peut tre modifi lors de leur rappel dans un journal si ceci a t prvu lors de leur cration ou de leur modification.
Attention !!!

Vous n'avez accs aux critures modles que sur un journal analytique pour lequel la zone Ecritures modles est coche (commande Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plan comptables/Journaux / Journaux). Les fonctions de gestion des critures modles sont accessibles, depuis longlet Ecritures de la saisie analytique, par la commande Fonctions tendues du menu Edition ou du menu contextuel. Crer critures modles (ou CTRL+MAJ+F7) CTRL+MAJ+F7) C'est par cette fonction que vous enregistrez les Ecritures modles.

Positionnez le curseur en dessous des critures saisies que vous souhaitez mmoriser, puis activez cette fonction. La fentre suivante vous permet alors denregistrer les donnes concernant le modle.

IV - 86

Travaux - Saisies

Numro Cette zone est inaccessible en cration. Le numro de lcriture modle est automatiquement affect par le programme la suite du dernier utilis. Un numro dcriture modle supprime nest pas rutilis. Libell Zone destine donner un libell au modle dcriture en cours de cration. 32 caractres alphanumriques. Sauvegarde des montants Case cocher, coche par dfaut, indiquant au programme denregistrer les montants des lignes dcritures dans le modle. Dcochez cette case pour que les critures soient enregistres sans leurs montants. Paramtrage du jour Cette zone liste droulante permet de fixer la date que prendra la pice gnre lors de lutilisation du modle de saisie. Elle peut prendre les valeurs suivantes : Jour de lcriture modle (valeur par dfaut) : le jour de lcriture modle est affect la pice, Jour de la date de saisie, Jour de dbut de priode de saisie, Jour de fin de priode de saisie.

Dans le cas o Jour de lcriture modle est slectionn, le programme affichera un message derreur si la date enregistre dans le modle nexiste pas dans le mois ou la priode comptable dappel. Dans ce cas, lutilisateur devra affecter manuellement une date convenable. Cette information peut toujours tre modifie en rappel dcriture modle. Slection des utilisateurs Cette zone permet de limiter laccs aux critures modles certains utilisateurs. Elle nest pas coche par dfaut ce qui entrane lutilisation de lcriture modle par tous les utilisateurs sans exception. Si la case Slection des utilisateurs est coche, le bouton Dtail qui lui est associ devient actif et ouvre une fentre permettant de paramtrer les utilisateurs autoriss (5 au maximum).

Pour affecter un utilisateur, tapez son code dans la zone Utilisateur ou utilisez le bouton Zoom. Sa dsignation saffiche dans la zone de droite. Modification des paramtres de cration Cette zone liste droulante prcise comment pourront tre effectues les modifications des paramtres de lcriture modle lors de son utilisation : En modification et lors de son rappel : (valeur par dfaut) le contenu des paramtres dune criture modle peuvent tre changs en mode modification mais certaines de ses valeurs peuvent ltre aussi lors de son rappel dans le journal ; Quen modification : on ne peut modifier les paramtres de lcriture modle que lors dune opration de modification ; IV - 87

Chapitre 1
Voir

Que lors de son rappel : on ne peut modifier les paramtres de lcriture modle que lors de son appel dans le journal ; Jamais : les paramtres de lcriture modle ne peuvent pas tre modifis.

Ci-aprs le titre Modification criture modle. Il nest pas obligatoire denregistrer ni de conserver lcriture analytique qui a servi de base la cration de lcriture modle : si une fois lcriture modle cre, lcriture analytique disparat (suppression des lignes, non enregistrement de lcriture ou suppression du lot), lcriture modle est tout de mme conserve (avec ses montants si tel tait le choix) et pourra resservir tout moment.

Supprimer critures modles (ou CTRL+MAJ+F8) CTRL+MAJ+F8) Cette fonction permet de supprimer du fichier une criture modle analytique mmorise.

Le programme vous invite saisir le Numro de lcriture supprimer. Tapez-le ou utilisez le bouton Zoom (F5). Ce bouton ouvre la liste des critures modles enregistres pour le journal considr. Si laccs des utilisateurs a t limit, seules les critures auxquelles lutilisateur a accs apparatront.

Slectionnez lcriture supprimer. Validez ensuite par le bouton OK. Aucune confirmation nest demande.

Rappeler critures modles (ou CTRL+MAJ+F9) CTRL+MAJ+F9) Cette fonction permet de rappeler une criture modle analytique mmorise afin de linsrer dans la pice en cours de saisie.

Lorsque vous activez cette fonction, saisissez le Numro de lcriture rappeler dans la fentre Chargement dune criture modle ou aidez-vous du bouton Zoom (F5).
Voir

Plus haut les limitations daccs.

IV - 88

Travaux - Saisies Si vous avez fait les choix En modification ou lors de son rappel ou Que lors de son rappel dans la zone Modification des paramtres de cration lors de la cration de lcriture modle, la fentre va se complter de certaines informations concernant les paramtres de lcriture modle afin de vous permettre de les modifier. Le programme effectue en Rappel d'critures modles les mmes contrles qu'en cration d'critures modles. Si vous navez pas fait ces choix, seul le paramtrage du jour vous est propos. Paramtrage du jour Par rapport la mme zone de la fentre de cration des critures modles, celle-ci propose un choix supplmentaire Jour saisi. Si, dans cette zone, vous faites un choix diffrent de Jour de lcriture modle une zone de saisie devient active et permet de saisir le jour de lcriture qui sera gnre (choix Jour saisi) ou de modifier celle propose (autres choix). Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, lcriture est transfre dans la pice.

Modifier critures modles (ou CTRL+MAJ+F6) CTRL+MAJ+F6) La modification permet, aprs avoir rappel une criture modle analytique, de modifier son intitul ou ses paramtres. Toutes les modifications quil est possible deffectuer sont dcrites plus haut sous le titre Crer critures modles, dans la limite des accs aux paramtres fait lors de la cration de l'criture modle.

LOUPE - INFORMATIONS SUR UNE ECRITURE


La fonction Loupe du menu contextuel / Fonctions standard (ou la frappe de MAJ+F7) affiche une fentre regroupant les informations suivantes :

Cliquez sur le bouton OK pour revenir la fentre de saisie.

CONSULTATION D'UNE SECTION EN COURS DE SAISIE


Le programme permet de consulter les cumuls et mouvements d'une section analytique en cours de saisie. Slectionnez la fonction Consultation des comptes du menu contextuel / Fonctions tendues ou lquivalent clavier : ALT+Maj+F5 sur la ligne de la section consulter.
Voir

Le dtail des consultations possibles est prsent dans le chapitre relatif la fonction Consultation des comptes (menu Gestion comptable - fonction Travaux - dossier Consultations).

DUPLICATION DUNE LIGNE


La fonction Duplication du menu contextuel / Fonctions standard (ou la frappe de F9) permet de recopier depuis une zone de la ligne les informations de la mme zone enregistres sur la ligne prcdente.

IV - 89

Chapitre 1 Exemple : la premire ligne est saisie avec un libell explicitant lcriture Ventilation Atelier de la rgularisation Entreprise Martin Janvier 2001 . Sur la deuxime ligne dcriture, depuis la zone Libell, activez F9 permet de rcuprer sur cette ligne galement le libell saisi sur la premire.

ENREGISTREMENT DE L'ECRITURE
L'enregistrement des critures se fait ligne par ligne. A l'issue de votre saisie, cliquez le bouton Valider de la barre doutils ou tapez la touche F6. Le message de confirmation suivant apparat :

Cliquez sur Non pour revenir sur lcran de saisie des critures. Cliquez sur Oui pour valider et saisir une nouvelle pice. La fentre de saisie se vide pour vous permettre lenregistrement dune nouvelle pice sur le mme journal et pour la mme priode. Cliquez sur Edition pour valider le lot saisi et lditer ensuite.
Voir

Pour tout complment dinformation, voir le paragraphe Enregistrement de lcriture dcrit pour la fonction Saisie comptable au dbut de ce chapitre.

IV - 90

Travaux - Saisies

SAISIE DE SIMULATION
Gestion comptable / Travaux / dossier Saisies
Cette fonction permet de crer, modifier, consulter et supprimer des lignes d'critures de simulation enregistres sous forme de lots. Elle fonctionne, quelques exceptions prs, de la mme manire que la Saisie comptable. Seuls les points suivants ne sont pas grs en simulation :
Attention !!!

le mode de rglement, les rpartitions analytiques, le multi-chances, le multi-devises, les critures modles.

Les critures de simulation sont distinctes des critures enregistres par la Saisie comptable. Toutes les critures enregistres par cette fonction sont stockes dans le brouillard de simulation avec des numros de lots distincts du brouillard de saisie comptable. Elles ne peuvent pas tre valides dans le brouillard de saisie comptable ou dans l'historique comptable. Donc, si, par exemple, vous souhaitez simuler les critures d'inventaire avant clture, et diter les tats correspondants pour ensuite les valider en Comptabilit, on utilisera la Saisie comptable dans des journaux distincts et non la simulation. La Saisie de simulation permet d'obtenir des situations intermdiaires d'une anne sur l'autre. La saisie d'critures de simulation sur plusieurs exercices est possible. Elles peuvent tre conserves mme aprs clture d'un exercice (ce qui est impossible en Saisie comptable). Elles peuvent tre utilises pour diter des Situations intermdiaires comparatives.

EXEMPLE
Situations trimestrielles sur 2 exercices 2000 et 2001. Objet de la passation d'critures : au 31.03.00 critures du 1er trimestre 00 au 30.06.00 solde des critures du 31.03.00 critures du 2me trimestre 00 etc au 31.03.01 critures du 1er trimestre 01 etc le 1er trimestre 00 par rapport au 1er trimestre 01, le 2me trimestre 00 par rapport au 2me trimestre 01, etc

Ainsi, vous pourrez comparer :

Il est possible d'diter les lots de simulation par la fonction Edition du Brouillard de simulation.
Voir

Les Editions comptables. Vous pouvez tout de mme les inclure aux critures gnrales comptables lors des traitements suivants : Consultation des comptes, Edition de la Balance gnrale, Edition de la Balance auxiliaire, Edition du Grand livre Gnral, Edition du Bilan (Etat de situation).

Voir

Pour tous les dtails sur la procdure de saisie des critures, reportez-vous au paragraphe relatif la Saisie comptable au dbut de ce chapitre.

IV - 91

Chapitre 1

SAISIE DE SIMULATION ANALYTIQUE


Gestion comptable / Travaux / dossier Saisies
Cette fonction permet la saisie, la consultation, la modification et la suppression des critures analytiques en simulation. L'utilisation de cette fonction est identique la Saisie analytique mais introduit, en plus, la notion de simulation.
Voir

Pour tous les dtails sur la procdure de saisie des critures, reportez-vous au paragraphe relatif la Saisie analytique.

IV - 92

Travaux - Paramtres

TRAVAUX - DOSSIER PARAMETRES


Le dossier Paramtres permet laccs la fonction de gestion des devises.

La table des Devises est galement accessible depuis la gestion des paramtres gnraux, des ventes, des achats et de la comptabilit. Il sagit dune table unique, accessible depuis plusieurs menus du progiciel. Elle permet de modifier ou consulter les cours historiques ou moyens des devises. Les cours peuvent tre diffrents pour les modules de ventes, achats et comptabilit.
Voir

Pour paramtrer ou supprimer une devise, utilisez la fonction Devises du menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux.

IV - 93

Chapitre 1

DEVISES
Gestion comptable / Travaux / dossier Paramtres / dossier Devises
Cette table accessible depuis la gestion des paramtres, des ventes, des achats ou de la comptabilit permet de modifier ou consulter les cours historiques ou moyens des devises.


Voir

Cette table est utilise par le programme par dfaut. Les cours peuvent tre diffrents pour les modules de ventes, achats et comptabilit. Pour paramtrer ou supprimer une devise, utilisez la fonction Devises du menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux.

Seules les colonnes Taux incertain et Taux certain sont modifiables. Taux incertain Il s'agit du cours des devises appliqu aux mouvements si ces cours ne sont pas enregistrs dans les tables historiques des devises. Si votre socit ne fait pas partie des pays "in", ces cours continuent tre appliqus aux pices en devise aprs le 31/12/98. En revanche, pour les pays "in", ces cours ne seront appliqus que sur les pices antrieures au 01/01/99 (date du traitement de passage au mode de cotation certaine). Taux certain Depuis le 01/01/99 les pays adoptant lEuro doivent exprimer leurs cours des devises en rfrence lEuro. Cette colonne permet dindiquer le taux gnral certain appliqu aux pices dont la date est gale ou postrieure la date de dbut de validit de la nouvelle devise de cotation (= date de passage la cotation certaine).
Attention !!!

Cette information est obligatoire pour toutes les devises identifies dans la table.

Les lignes modifies sont signales par le symbole ci-contre dans la colonne Etat. Pour valider une modification, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.

IV - 94

Travaux - Paramtres

HISTORIQUE / CODE DEVISE


Gestion comptable / Travaux / dossier Paramtres / dossier Devises / dossier Historique/code devise
Ce dossier souvre sur les fonctions suivantes :

Ces fonctions prsentent les cours par module ou combinaison de modules. Le principe de saisie est identique quelle que soit la fonction valide. Aprs slection, l'cran Historique des cours par code devise apparat. Code Indiquez le code devise de votre choix : la liste des codes devises est accessible par le bouton Zoom (ou la touche F5). Le programme affiche le symbole, le libell et le taux de la devise slectionne. Si aucun historique na encore t enregistr pour la devise, le programme vous invite saisir une date dapplication (fentre Saisie de la cl).
Voir

Paragraphe Saisie de nouveaux taux page 96. Si un historique a dj t enregistr pour la devise, il apparat comme suit :

Pour modifier un taux, dplacez le curseur sur le taux modifier puis saisissez le taux corrig. Pour supprimer une ligne de cotation, slectionnez-la puis activez la fonction Suppression de ligne du menu contextuel. Pour restaurer une ligne supprime par erreur, activez la fonction Restauration de ligne du menu contextuel.

IV - 95

Chapitre 1

SYMBOLES ET BOUTONS DE GESTION DU TABLEAU


SIGNALETIQUE DES OPERATIONS EFFECTUEES

Lors des enregistrements, vous constaterez que les symboles suivants apparaissent dans la colonne Etat. Signale les lignes modifies. Signale les lignes saisies. Signale les lignes pour lesquelles une suppression est demande.
BOUTONS DE LISTE

Remarquez la prsence de la flche situe en haut de la liste. Lorsque la partie centrale de la fentre affiche des donnes, le bouton de liste ci-contre apparat au niveau de la mention du nombre dlments chargs. Il permet de refermer la liste et de repositionner le curseur sur les zones de slection. Il est alors remplac pour le bouton ci-contre, le curseur tant positionn au niveau des zones de slection.
VALIDATION DE LA SAISIE

Pour valider une saisie, une modification, une suppression ou une restauration, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.

SAISIE DE NOUVEAUX TAUX


Pour complter lhistorique des cours, slectionnez la ligne en-dessous de laquelle vous souhaitez faire une insertion, puis activez la fonction Insertion de ligne du menu contextuel.

Vous pouvez galement taper la touche FLECHE BAS lorsque le curseur est plac sur la dernire ligne du tableau. La fentre suivante se superpose lcran initial :

Voir Attention !!!

Le calendrier est accessible. Il est prsent dans le manuel Prise en main. Si la devise slectionne est une devise IN , le programme refuse une date postrieure au 31/12/98. En effet, aprs cette date, le taux de conversion de ces monnaies est fixe. Saisissez la nouvelle date de cotation puis cliquez sur le bouton OK. Enregistrez ensuite le ou les Taux souhaits en dplaant le curseur par la touche TAB. Notez que le premier taux saisi est propos dans les autres colonnes. Aprs saisie du dernier taux, le programme vous invite saisir une nouvelle Date dapplication. Procdez ainsi lenregistrement des diffrents taux de cotation. Pour sortir de la saisie, cliquez sur le bouton Annuler. Le principe de saisie des cours est identique pour les autres combinaisons de modules.

IV - 96

Travaux - Paramtres

TABLE DES DEVISES - HISTORIQUE / DATE


Gestion comptable / Travaux / dossier Paramtres / dossier Devises / dossier Historique/code devise
Ce dossier souvre sur les fonctions suivantes :

Ces fonctions prsentent les cours par module ou combinaison de modules. Le principe de saisie est identique quel que soit votre choix. Aprs slection, l'cran Historique des cours par date apparat.

Date d'application Indiquez la date de cotation de votre choix. Vous pouvez utiliser le bouton ci-contre permettant laccs la fentre Zoom et au Calendrier.

La fentre Zoom affiche la liste des dates de cotations dj enregistres.

Si aucun historique na t saisi pour la date dapplication indique, le tableau apparat, mentionnant des taux zro. Si la date dapplication saisie a dj fait lobjet dun enregistrement, son contenu apparat :

IV - 97

Chapitre 1 Pour modifier un taux, dplacez le curseur sur le taux modifier puis saisissez le taux corrig. Pour supprimer une ligne de cotation, slectionnez-la puis activez la fonction Suppression de ligne du menu contextuel. Pour restaurer une ligne supprime par erreur, activez la fonction Restauration de ligne du menu contextuel. Pour complter lhistorique des cours, slectionnez la ligne en-dessous de laquelle vous souhaitez faire une insertion, puis activez la fonction Insertion de ligne du menu contextuel.


Voir

Vous pouvez galement taper la touche FLECHE BAS lorsque le curseur est plac sur la dernire ligne du tableau. Les symboles prsents au paragraphe prcdent apparaissent de la mme manire. Pour valider une saisie, une modification, une suppression ou une restauration, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6. Code devise Slectionnez la devise pour laquelle le (ou les) taux doivent tre enregistrs. La liste des codes devises est accessible par la fonction Zoom du menu contextuel.

Fonctions utiles La fonction Chargement des devises du menu contextuel / Fonctions tendues (ou ALT+MAJ+F6) charge tous les codes devises existants. La fonction Similaire du menu contextuel / Fonctions tendues (ou ALT+MAJ+F5) affiche les dates des historiques prcdemment enregistrs et rapatrie les codes devises concernes ; il suffit alors denregistrer les taux adquats.

Attention !!!

Si la date dapplication saisie est postrieure au 31/12/98, le programme refuse la slection dune devise IN , ces dernires ayant un taux de conversion fixe depuis le 01/01/99. Taux de conversion Enregistrez ensuite le ou les Taux souhaits en dplaant le curseur par la touche TAB. Notez que le premier taux saisi est propos dans les autres colonnes.

IV - 98

Travaux - Paramtres

TAUX MOYENS POUR ECARTS


Gestion comptable / Travaux / dossier Paramtres / dossier Devises
Cette table est ddie au traitement de Rvaluation des dettes et des crances, fonction du menu Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques permettant, lors d'une clture ou d'une situation comptable, de rvaluer vos dettes et crances en devises trangres en leur appliquant un cours diffrent du cours historique. Si la table est vide, lors de la validation cette fonction, la fentre Saisie de la cl vous permet dindiquer le premier code devise paramtrer :

Cliquez sur le bouton OK puis saisissez le taux associ :

Utilisez ensuite les fonctions du menu contextuel Insertion de ligne (F7), Suppression de ligne (F8) et Restauration de ligne (F9) pour paramtrer le contenu de la table.

IV - 99

Chapitre 1

PURGE DE L'HISTORIQUE DES DEVISES


Gestion comptable / Travaux / dossier Paramtres / dossier Devises

Cette fonction permet de supprimer les historiques enregistrs.

Code devise Slectionnez les devises dont les cours doivent tre purgs. Vous pouvez utiliser le bouton Zoom associ chaque zone. Date du cours devise Slectionner les dates des cours purger. Vous pouvez appeler le Calendrier. A la validation du traitement, le programme supprime les enregistrements rpondant aux critres saisis. Le programme vous permet dditer la liste des lments supprims l'issue du traitement.

IV - 100

Travaux - Consultations

TRAVAUX - DOSSIER CONSULTATIONS

Le dossier Consultations regroupe les fonctions de consultation des comptes.

Ces fonctions permettent de connatre exactement la situation de chacun des comptes crs, par la consultation des montants enregistrs sur chaque compte, ainsi que le solde en rsultant. Cette consultation est possible sur tous les types de comptes crs : Comptes gnraux, Comptes auxiliaires et Sections analytiques.

Attention !!!

Lutilisateur doit avoir un niveau daccessibilit suprieur ou gal la clef daccs du compte ou de la section dont il souhaite consulter les cumuls et les mouvements. Ce test est effectu aussi bien la validation du code ou du libell court quau dfilement des codes par les boutons Fiche prcdent et Fiche suivante de la barre doutils ou encore la validation dun code ou libell court dans une liste droulante.

EXEMPLE
A des fins de confidentialit, le compte Salaires - Rmunrations dues est dfini avec la clef daccs 7 ; seuls les utilisateurs ayant dans leur fiche utilisateur le niveau daccessibilit 7, 8 ou 9 pourront consulter les critures de ce compte.

Si la zone Exclusion des journaux de la fiche socit est coche (Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux), le programme occulte de la consultation comptable, les critures des journaux slectionns.

II - 101

Chapitre 1

CONSULTATION DES COMPTES GENERAUX


Gestion comptable / Travaux / dossier Consultations
Cette fonction permet de connatre exactement la situation de chacun des comptes gnraux crs, par la consultation des montants enregistrs sur chaque compte, ainsi que le solde en rsultant. La validation de cette fonction affiche l'cran de slection du compte consulter.

SELECTION DU COMPTE ET DE L'EXERCICE


La partie suprieure de l'cran permet d'indiquer les paramtres de consultation : numro du compte consulter, dates de l'exercice. Le programme affiche les dates de l'Exercice en cours. Si plusieurs exercices sont ouverts simultanment, vous pouvez slectionner l'un d'entre eux.

Vous pouvez ouvrir deux exercices simultanment pouvant comprendre chacun jusqu' 23 mois (cf. fonction Paramtres socit). Avant de slectionner le compte consulter, activez le bouton Exercices / Fichiers (ou slectionnez la fonction Slection des exercices et des fichiers du menu contextuel / Fonctions standard). Choix de lexercice Cette zone permet de slectionner le ou les exercices qui vous intressent.

Choix des fichiers Cette zone permet ensuite de choisir les cumuls consulter.

Slectionnez :

dans l'Historique seul pour que le programme slectionne les critures saisies et valides. dans le Brouillard et l'Historique pour que le programme retienne les critures rellement saisies et valides, et les critures des brouillards de saisie non encore confirms. dans le Brouillard, l'Historique et en Simulation pour que le programme prenne en compte les critures saisies et valides, les critures des brouillards non encore confirms mais aussi les critures passes en simulation.

Validez ces slections par OK. Compte Indiquez le code du compte consulter. Vous pouvez taper le code du compte au clavier ou le slectionner sur la liste appele par le bouton Zoom (ou F5). Vous pouvez faire dfiler les comptes mouvements par les boutons Fiche prcdente et Fiche suivante (ou les touches F3 et F4). La validation du compte affiche automatiquement son Code d'appel court, son Libell et ses Caractristiques (collectif, lettrable ou non).

II - 102

Travaux - Consultations

CUMULS DU COMPTE
Lorsque vous validez le numro de compte, le programme affiche, dans la partie centrale de l'cran : les Montants -nouveaux (dbit, crdit et solde de l'exercice prcdent), correspondant aux reports dbiteurs et crditeurs de l'exercice prcdent (non encore cltur), les Totaux de l'exercice slectionn (ces totaux incluent les montants A nouveaux dfinitifs gnrs aprs clture), correspondant aux mouvements passs sur le compte depuis le dbut de l'exercice.

La partie infrieure de l'cran dtaille les montants affects au compte : pour chacun des mois de l'exercice, les montants saisis au dbit et au crdit du compte et le montant du solde.

Faire un double-clic sur la ligne correspond la commande Edition / Fonction Standard / Dtail des critures, touche F5.

COMPTES GERES EN DEVISES

Pour les comptes grs en devise, la zone Choix de la devise, en bas de la fentre est accessible. Le programme affiche la liste des codes et les libells des devises mouvementes pour ce compte. Slectionnez la devise de votre choix. Le programme affiche alors les cumuls saisis dans la devise choisie. Le code de la devise s'inscrit sur les zones Montant nouveau, Total exercice, Dbit, Crdit, Solde. Si vous choisissez la Devise de la socit le programme affiche les cumuls des critures dans la devise pivot, que les critures aient t saisies en devise ou en monnaie de tenue (visualisation propose par dfaut).

DETAIL DES ECRITURES AFFICHAGE DE LA LOUPE


Le programme permet de pousser plus loin la consultation des mouvements passs par la visualisation du dtail des critures. Dplacez la barre de slection sur la priode consulter l'aide des touches flches verticales puis activez la fonction Dtail des critures du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez F5). La fentre qui saffiche prsente alors le dtail des mouvements, le curseur tant positionn sur la premire criture de la priode slectionne sur la fentre Consultation des comptes. II - 103

Chapitre 1
Attention !!!

La consultation du dtail des critures passes sur un compte collectif est impossible ; utilisez pour cela la fonction de Consultation des Comptes auxiliaires.

Cette fentre prsente : la date de pice, le numro de la pice, le journal sur lequel la pice est enregistre, le libell de l'criture qui constate la pice, le montant de l'criture dbit ou crdit, le fichier de provenance de l'criture : B (brouillard), H (historique) ou S (Simulation), le code lettrage des critures lettres, le mode de rglement, la date de la dernire chance.

Les touches flches verticales permettent de dplacer le curseur sur les diffrentes pices enregistres.

LOUPE

La case cocher Affichage de la loupe de la fentre Dtail des critures permet de visualiser des renseignements supplmentaires sur lcriture, notamment :

le code journal le libell de l'criture le sens du montant (dbit ou crdit) la pice d'origine (document de justification de l'criture ) le numro de relev sur lequel figure ventuellement la pice d'origine le niveau de relance : ce numro est incrment chaque nouvelle relance dite concernant cette pice la date d'chance : date saisie en cration le mode de rglement : saisi pour cette criture la date fin de lettrage : pour les comptes lettrables, date de la dernire criture (chronologique) lettre avec cette criture.

La Loupe peut galement tre appele par le menu contextuel / Fonctions standard (ou la touche F5) sur une ligne ou par un double clic sur celle-ci.

II - 104

Travaux - Consultations

Le contenu de la fentre est ractualis chaque changement de ligne : lorsque vous utilisez les touches FLECHE BAS et FLECHE HAUT, les informations affiches sont mises jour en fonction de lcriture slectionne. Vous pouvez ainsi visualiser plusieurs critures tout en conservant la loupe. Date de fin de lettrage et clture d'exercice Lors de la clture de l'exercice, le programme se reporte cette zone et ne purge pas l'criture totalement lettre dans le cas o cette date (date de la contrepartie) appartient l'exercice suivant. En effet, une criture totalement lettre n'est purge que dans le cas o sa (ou ses) contrepartie(s) est (sont) purgeable(s). ! Pour refermer la Loupe, dcochez la case Affichage loupe de la fentre Dtail des critures.
RECHERCHE D'UNE PIECE - RECLASSEMENT DE LA LISTE

Si la liste des pices est importante, la recherche de l'une d'entre elles peut s'avrer fastidieuse. Le programme vous permet donc de reclasser la liste des pices dans un ordre croissant de date d'enregistrement, de numro de pice ou de code de lettrage.

Le programme applique un ordre de priorit dans le classement du fichier ; il prend successivement :


les caractres blancs, les caractres numriques (0, puis 1, 2 9), les caractres en majuscules (A, puis B, C Z), les caractres en minuscules (a, puis b, c z).

Slectionnez le mode de tri choisi sur la zone Choix du tri du bas de la fentre :

Le programme propose : Chronologique Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre chronologique croissant ainsi que la slection d'une pice d'aprs sa date d'enregistrement comptable. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Date de dpart du bas de l'cran. Validez la date de pice. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre chronologique croissant. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre cette date. Si aucune pice ne correspond cette date, le curseur se positionne sur la pice enregistre la date suivante. Pice Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre alphabtique croissant de numros ainsi que la slection d'une pice d'aprs ce numro. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone N Pice du bas de l'cran. Validez le numro de pice enregistr lors de la saisie de l'criture. Si vous validez sans renseigner la zone NPice, toutes les pices seront affiches dans lordre du numro de pice.

II - 105

Chapitre 1 Les pices affiches sont alors tries dans un ordre alphabtique croissant de numros d'critures. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le numro correspond la saisie. Si aucune pice ne correspond ce numro, le curseur se positionne sur la pice dont le libell suit immdiatement celui indiqu (dans l'ordre alphabtique). Lettrage / Pointage Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre croissant de codes de lettrage ou pointage ainsi que la slection d'une pice d'aprs ce code. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Code lettrage du bas de l'cran. Validez le numro de lettrage affect la pice lors du prcdent lettrage. . Si vous validez sans avoir saisi de code lettrage, toutes les pices safficheront dans lordre des codes lettrages, dabord celles non lettres (code lettrage blanc), puis celles lettres dans lordre alphabtique des codes lettrages. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre croissant de codes de lettrage. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le code correspond la saisie. Si aucune pice ne correspond ce code, le curseur se positionne sur la pice dont le code suit immdiatement celui indiqu (dans un ordre croissant).
VENTILATIONS ANALYTIQUES

Si le compte mouvement est ventilable en analytique, la fonction Visualisation de la ventilation du menu contextuel / Fonctions standard (ou la frappe de MAJ+F8) affiche sa rpartition analytique.

CONSULTATION D'UNE PIECE COMMERCIALE

La fonction Consultation de pices du menu contextuel / Fonctions tendues (ou la combinaison de touches CTRL+MAJ+F5) sur une criture de l'historique issue du traitement de liaison comptable permet de consulter la pice commerciale (Facture ou Avoir) l'origine de l'criture.
LANCEMENT DEDITIONS

Depuis la fentre Dtail des critures, des boutons permettent de paramtrer et de dclencher les ditions suivantes : Grand-livre (quivalent clavier : CTRL+MAJ+F6) : cette dition prsente les critures de l'historique, du brouillard et de la simulation de tous les comptes (lettrables et pointables) pour le compte choisi. Justificatif de solde (Justif. solde) (quivalent clavier : CTRL+MAJ+F2). Brouillard (quivalent clavier : CTRL+MAJ+F7) : en consultation d'une criture du brouillard, le programme dite le brouillard, pour le journal et la priode de l'criture choisie.

II - 106

Travaux - Consultations Ecritures par numro de pice (quivalent clavier : CTRL+MAJ+F8) : cette dition prsente les critures de l'historique, du brouillard et de la simulation. Le programme propose par dfaut l'dition par N de pice pour le N pice de l'criture choisi avec une Rupture par N de pice. Ecritures par origine (quivalent clavier : CTRL+MAJ+F9) : le programme propose par dfaut l'dition par origine pour le Code origine, la date d'origine et le N de lot de l'criture choisie. Filtre (quivalent clavier : F9) : voir plus loin les explications. Saisie comptable (quivalent clavier : CTRL+MAJ+F3). Ventilation analytique (Ventil. Anal.). Echancier (quivalent clavier : CTRL+MAJ+F4). Consultation pice.

Les critres de ces ditions sont pr-paramtrs pour diter la ou les criture depuis laquelle elle a t demande, toutefois vous pouvez modifier lintgralit de ces critres afin dlargir ou de restreindre ldition des critures. Elles sont galement accessibles par des raccourcis clavier et par des commandes disponibles dans les fonctions Fonctions standard et Fonctions tendues du menu Edition.
Voir

Pour tout dtail sur ces ditions, reportez-vous au chapitre relatif aux Editions comptables. Filtre Cette fonction est disponible dans toutes les fonctions de consultation des comptes gnraux et auxiliaires. On peut la lancer en slectionnant la commande Fonctions standard / Tri du menu Edition ou du menu contextuel ou bien en tapant F9.

Exclusion des journaux Il est possible dexclure 20 journaux au maximum. Filtre sur compte lettrable Cette zone nest active que si le compte est lettrable. Par dfaut elle slectionne toutes les critures portes sur le compte. Si on la coche, elle permet de slectionner : Que les critures lettres totalement Que les critures lettres partiellement Que les critures non lettres Que les critures lettres totalement et les critures lettres partiellement Que les critures lettres totalement et les critures non lettres Que les critures lettres partiellement et les critures non lettres

Filtre sur compte pointable Cette zone nest active que si le compte est pointable. Par dfaut elle slectionne toutes les critures portes sur le compte. Si elle est coche, elle permet de slectionner : Que les critures pointes ou Que les critures non pointes.

II - 107

Chapitre 1

CONSULTATION DES COMPTES AUXILIAIRES


Gestion comptable / Travaux / dossier Consultations
Cette fonction permet de connatre exactement la situation de chacun des comptes auxiliaires crs, par la consultation des montants enregistrs sur chaque compte, ainsi que le solde en rsultant. La validation de cette fonction affiche l'cran de slection du compte consulter.

SELECTION DE L'EXERCICE ET DU COMPTE


Voir

La slection de l'exercice et du fichier consulter est ralise de la mme manire que pour un compte gnral ; voir page 102. Une premire slection doit tre faite sur le type de compte. Vous disposez de quatre possibilits de slection disponibles dans une nouvelle bote liste Choix : Collectif / auxiliaire : cette option (par dfaut) permet de slectionner un compte collectif (client ou fournisseur) puis un compte de tiers correspondant ce compte collectif. La zone Collectif doit tre saisie en premier puis la zone Tiers devient accessible. Client tous collectifs : cette option slectionne lensemble des comptes clients collectifs. Lutilisateur na plus qu slectionner un compte Tiers (via le bouton Zoom (ou F5)). Fournisseur tous collectifs : cette option slectionne lensemble des comptes fournisseurs collectifs. Lutilisateur na plus qu slectionner un compte Tiers (via le bouton Zoom (ou F5)). Auxiliaire divers tous collectifs : cette option slectionne lensemble des comptes collectifs divers. Lutilisateur na plus qu slectionner un compte Tiers (via le bouton Zoom (ou F5)).

Collectif Cette zone nest active que si Collectif / auxiliaire est slectionn dans la zone prcdente. Vous pouvez taper le code du compte au clavier ou le slectionner sur la liste appele par le bouton Zoom (ou F5). Vous pouvez faire dfiler les comptes par les boutons Fiche prcdente et Fiche suivante (ou les touches F3 et F4). La validation du compte affiche automatiquement son Code d'appel court, son Libell et ses Caractristiques (collectif, lettrable ou non). Tapez la touche TAB pour positionner le curseur sur la zone Tiers. Tiers Slectionnez le compte auxiliaire de la mme manire que le compte collectif. La fentre Zoom ne prsente que les comptes dont la nature correspond celle du compte collectif.

Recherche Multi-critres La fonction Multi-critres du menu contextuel / Fonctions tendues (ou Ctrl+Maj+F1) permet dafficher un cran de recherche sur les clients et fournisseurs :

II - 108

Travaux - Consultations

Cette fentre vous permet de slectionner un ou plusieurs critres de recherche dun compte auxiliaire client ou fournisseur.

Le bouton Zoom, associ certaines zones affiche la liste des choix possibles. Notez que les zones prcdes du signe * correspondent aux clefs daccs au fichier ; les choisir optimise le temps de recherche. Aprs avoir indiqu les critres, vous pouvez visualiser le rsultat de la recherche lcran ou limpression : Cliquez sur le bouton Edition ou slectionnez la fonction Edition (F8) du menu contextuel / Fonctions standard pour imprimer le rsultat de la recherche. Choisissez ensuite le mode de sortie utiliser.

Le programme rappelle, en haut de ltat, les critres de recherche indiqus. Cliquez sur OK afin dafficher lcran la liste des comptes rpondant aux critres.

CUMULS DU COMPTE
Lorsque vous validez le numro de compte tiers, le programme affiche, dans la partie centrale de l'cran : les Montants des -nouveaux (dbit, crdit et solde de l'exercice prcdent), correspondant aux reports dbiteurs et crditeurs de l'exercice prcdent (non encore cltur), les Totaux de l'exercice slectionn (ces totaux incluent les montants A nouveaux dfinitifs gnrs aprs clture), correspondant aux mouvements passs sur le compte depuis le dbut de l'exercice.

La partie infrieure de l'cran dtaille les montants affects au compte : pour chacun des mois de l'exercice, les montants saisis au dbit et au crdit du compte et le montant du solde. La dernire colonne (Chiffre d'affaires) affiche la somme des pices passes de la Gestion Commerciale la Comptabilit (factures - avoirs).

II - 109

Chapitre 1

DETAIL DES ECRITURES


Le programme permet de pousser plus loin la consultation des mouvements passs par la visualisation du dtail des critures. Dplacez la barre de slection sur la priode consulter l'aide des touches flches verticales puis activez la fonction Dtail des critures du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez F5). La fentre qui saffiche prsente alors le dtail des mouvements, le curseur tant positionn sur la premire criture de la priode slectionne sur la fentre Consultation des comptes.

Voir

Les possibilits de consultation depuis cette fentre sont dtailles pour la Consultation d'un compte gnral ; voir, partir de la page 103 : Recherche d'une pice - reclassement de la liste, Filtre, Consultation d'une pice commerciale Lancement dditions

II - 110

Travaux - Consultations

LOUPE

Comme en consultation de compte gnral, la case cocher Affichage loupe (ou la fonction Loupe du menu contextuel / Fonctions standard ou encore la touche F5) sur une ligne permet la visualisation de renseignements supplmentaires. Notamment : le code journal le libell de l'criture le sens de l'criture (dbit ou crdit) le code devise, niveau de relance : ce numro est incrment chaque nouvelle relance dite concernant cette pice mode de rglement : saisi pour cette criture date d'chance : date de dernire chance, numro de relev, date de fin de lettrage, le fichier dans lequel se trouve l'criture : H - comme historique + le numro de l'criture dans l'historique, B - comme brouillard + le numro du lot dans le brouillard et la date de saisie, le montant en monnaie de tenue, le montant en devises, le numro de facture.

Le contenu de la fentre est ractualis chaque changement de ligne : lorsque vous utilisez les touches FLECHE BAS et FLECHE HAUT, les informations affiches sont mises jour en fonction de lcriture slectionne. Vous pouvez ainsi visualiser plusieurs critures tout en conservant la loupe. Date de fin de lettrage et clture d'exercice Lors de la clture de l'exercice, le programme se reporte cette zone et ne purge pas l'criture totalement lettre dans le cas o cette date (date de la contrepartie) appartient l'exercice suivant. En effet, une criture totalement lettre n'est purge que dans le cas o sa (ou ses) contrepartie(s) est (sont) purgeable(s). Pour escamoter la fentre Loupe, dcochez la case Affichage loupe de la fentre Dtail des critures, ou activez simultanment les touches Ctrl+F4.

II - 111

Chapitre 1

CONSULTATION DES SECTIONS ANALYTIQUES


Gestion comptable / Travaux / dossier Consultations
Cette fonction permet de connatre exactement la situation de chacune des sections analytiques cres, par la consultation des montants enregistrs sur chaque section, ainsi que le solde en rsultant. La validation de cette fonction affiche l'cran de slection de la section consulter.

SELECTION DE L'EXERCICE ET DU COMPTE


Voir

La slection de l'exercice et du fichier consulter est ralise de la mme manire que pour un compte gnral ; voir page 102. Une premire slection doit ensuite tre faite sur les sections analytiques, puis une seconde sur les comptes gnraux ventilables en analytique.

Attention !!!

Si vous validez la zone Compte vide aprs slection dune section, vous pouvez consulter pour cette section analytique, toutes les critures de tous les comptes gnraux sur lesquels ont t passes les critures. Section Vous pouvez taper le code de la section au clavier ou la slectionner sur la liste appele par le bouton Zoom (ou F5). Vous pouvez faire dfiler les sections par les boutons Fiche prcdente et Fiche suivante (ou les touches F3 et F4). Compte Aprs saisie et tabulation sur la zone Section, le curseur arrive sur cette zone. Slectionnez le compte gnral ventilable de la mme manire que la section. Pour valider cette zone vide, soit tabulez deux fois de suite soit cliquez sur le bouton Validez.

CUMULS DU COMPTE
Lorsque vous validez le numro de compte, le programme affiche, dans la partie centrale de l'cran : les Montants des -nouveaux (dbit, crdit et solde de l'exercice prcdent), correspondant aux reports dbiteurs et crditeurs de l'exercice prcdent (non encore cltur), les Totaux de l'exercice slectionn (ces totaux incluent les montants A nouveaux dfinitifs gnrs aprs clture), correspondant aux mouvements passs sur le compte depuis le dbut de l'exercice.

La partie infrieure de l'cran dtaille les montants affects la section : pour chacun des mois de l'exercice, les montants saisis au dbit et au crdit et le montant du solde.

II - 112

Travaux - Consultations

DETAIL DES ECRITURES


Le programme permet de pousser plus loin la consultation des mouvements passs par la visualisation du dtail des critures. Dplacez la barre de slection sur la priode consulter l'aide des touches flches verticales puis activez la fonction Dtail des critures du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez F5). La fentre qui saffiche prsente alors le dtail des mouvements, le curseur tant positionn sur la priode slectionne sur la fentre Consultation des sections analytiques.

Le dtail des mouvements est inaccessible si vous n'avez pas indiqu de compte gnral ventilable.

Voir

Les possibilits de Recherche dune pice depuis cette fentre sont dtailles pour la Consultation d'un compte gnral ; voir, partir de la page 103.

II - 113

Chapitre 1
LOUPE

Comme en consultation de compte gnral, case cocher Affichage loupe (ou la fonction Loupe du menu contextuel / Fonctions standard ou encore la touche F5) sur une ligne permet la visualisation de renseignements supplmentaires, notamment : le code journal le libell de l'criture le sens de l'criture (dbit ou crdit) le code devise, niveau de relance : ce numro est incrment chaque nouvelle relance dite concernant cette pice mode de rglement : saisi pour cette criture rfrence interne numro de facture, code lettrage, date de fin de lettrage, pays et code TVA, code rapprochement bancaire le fichier dans lequel se trouve l'criture : H - comme historique + le numro de l'criture dans l'historique, B - comme brouillard + le numro du lot dans le brouillard et la date de saisie, le montant en monnaie de tenue, le montant en devises, le taux de devise, la date de la dernire chance, le numro de relev, la priode de saisie la pice d'origine le montant de la couverture de lettrage si l'criture est assujettie ou non la TVA.

Le contenu de la fentre est ractualis chaque changement de ligne : lorsque vous utilisez les touches FLECHE BAS et FLECHE HAUT, les informations affiches sont mises jour en fonction de lcriture slectionne. Vous pouvez ainsi visualiser plusieurs critures tout en conservant la loupe. Pour escamoter la fentre Loupe, dcochez la case Affichage loupe de la fentre Dtail des critures.

II - 114

Travaux - Travaux priodiques

TRAVAUX - DOSSIER TRAVAUX PERIODIQUES


Le dossier Travaux priodiques propose les fonctions suivantes :

Lettrage - dlettrage : lettrage automatique, manuel et dlettrage des mouvements, en rel et/ou en simulation. Rgularisation de lettrage : gnration automatique des critures de rgularisation de lettrage. Pointage des comptes : pointage et dpointage des mouvements rpertoris sur les relevs bancaires reus. Validation dans lhistorique : validation du brouillard de saisie des critures en cours. Centralisation : opration gnrant un gain de place sur votre disque dur, et permettant l'dition plus rapide des Journaux divisionnaires et du Grand livre. Calcul honorabilit : mise jour des derniers rglements et du taux d'honorabilit des fiches clients. Relances des clients : impression des lettres de relance. Extourne automatique : gnration automatique dcritures de contre-passation. Rvaluation des dettes et des crances : rvaluation des dettes et crances en devises trangres par application du cours en vigueur la date du traitement.

IV - 115

Chapitre 1

LETTRAGE-DELETTRAGE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Le lettrage des critures permet de rapprocher les montants passs au dbit et au crdit d'un mme compte. Les codes lettrages sont grs automatiquement par le programme. Cette fonction permet : un Lettrage automatique des mouvements, ralis automatiquement par le programme d'aprs un critre dfini par l'utilisateur. un Lettrage manuel des mouvements, ralis manuellement par l'utilisateur, il permet de rapprocher les pices non lettres ou lettres partiellement. un Dlettrage des mouvements, soit lannulation dun lettrage pralablement enregistr sur un compte.

A PROPOS DU LETTRAGE
LETTRAGE PARTIEL - LETTRAGE DEFINITIF

Un lettrage peut tre partiel ou dfinitif.


un lettrage dfinitif signifie que le montant du mouvement est rapproch totalement. Dans ce cas le code lettrage est de la forme : *LL (astrisque + deux lettres). un lettrage partiel signifie que seule une partie du mouvement est rapproche. Dans ce cas le code lettrage est de la forme : ESP LL (espace + deux lettres).

Les deux lettres du code lettrage affectes par le programme sont dabord des lettres majuscules puis minuscules. Le premier caractre va de A Z, puis de a z, pendant que le deuxime caractre va de A Z puis de a z. . Ainsi, le code lettrage passe de AA AB, AC, ... AZ, Aa, Ab, Ac... Az, BA, BB, BC... BZ, et ensuite Ba, Bb, Bc...Bz, et ainsi de suite jusqu' zz, puis retour au code AA, quand toutes les combinaisons ont t utilises une fois.
LETTRAGE A CHEVAL SUR DEUX EXERCICES

Le lettrage d'une criture peut tre ralis " cheval " sur deux exercices ouverts. Lors de la clture d'un exercice, les critures non lettres ou partiellement lettres des comptes er lettrables ne sont pas purges. Elles sont gnres en -nouveaux la date du 1 jour du nouvel exercice.
LETTRAGE ET TVA/ENCAISSEMENTS

Attention !!!

Les utilisateurs possdant l'option TVA sur encaissements doivent lettrer trs rigoureusement leurs comptes avant d'diter l'tat prparatoire la dclaration de TVA. En fiche socit on a le choix entre la date systme et la date de fin de lettrage pour tenir lieu de date dexigibilit de la TVA sur encaissements. Si en fiche socit cest la date systme qui a t choisie pour tenir lieu de date dexigibilit : Il est donc vivement conseill de demander un lettrage en cours de saisie sur les journaux de trsorerie. En effet, si un rglement est saisi sans tre lettr, il augmente, sur la dclaration de TVA, les encaissements de la priode sur laquelle il a t saisi. Le programme alimente provisoirement la dclaration de TVA en attendant le lettrage prcisant si la facture rgle est sur les dbits, les encaissements ou mixte. Pour les rglements, le montant de TVA est arbitrairement dduit du taux de TVA principal de la fiche socit. C'est au moment de son lettrage avec une facture, qu'il sera rgularis pour figurer correctement sur la dclaration de TVA de la priode correspondant la date du lettrage.

IV - 116

Travaux - Travaux priodiques

EXEMPLE
Le taux de TVA principal de la socit est 19,6 %. Soit le compte du Client Aprale : Dbit Crdit 15/01/01 - Enregistrement de la facture FA 01 000 258 20/02/01 - Rglement par chque CH 145 236 478 1000 1000

La Dclaration de TVA de mars concernant les oprations de fvrier contiendra : TVA collecte sur les encaissements 19,6 % :
N de pice Date Base 19,6 % Montant TVA

CH 145 236 478

20/02/01

814

196

Si le lettrage intervient en avril, le montant de TVA dclar en mars sera rgularis sur la dclaration de mai. Lettrage et gestion des devises Le lettrage tant toujours ralis en monnaie de tenue, le principe de gnration des critures d'cart de change reste inchang, conformment aux 4 exemples suivants. Le programme ne gnre pas de rgularisation lorsqu'un cart de change couvre un cart de rglement en monnaie de tenue (et rciproquement). Il est toutefois possible de gnrer en mme temps un cart de change et un cart de rglement, quand les carts sont trop importants, une de ces combinaisons est prsente sur lexemple 5.
Voir

Plus loin, le chapitre sur la Rgularisation de lettrage. EXEMPLE 1 : Perte sur cart de change Facture client 100 dollars 1,10 euros soit 110 euros Rglement et lettrage total de la facture 100 dollars 1,05 euros soit 105 euros 4110 APRALE 110 *AA 105 *AA 5 *AA
(1)

51200000 105 5
(1)

66600000

70700000 110

(1) Rgularisation de lettrage EXEMPLE 2 : Gain sur cart de change Facture client 100 dollars 1,10 euros soit 110 euros Rglement et lettrage total de la facture 100 dollars 1,15 euros soit 515 euros 4110 APRALE 110 *AA 115 *AA 5 *AA (1) (1) Rgularisation de lettrage EXEMPLE 3 : Perte sur cart de rglement Facture client 100 dollars 1,10 euros soit 110 euros Rglement et lettrage total de la facture 99 dollars 1,10 euros soit 108,9 euros 4110 APRALE 110 *AA 108,9 *AA 1,1 *AA
(1)

51200000 115

76600000

70700000 110

5 (1)

51200000 108,9 1,1

65800000

70700000 110

(1)

(1) Rgularisation de lettrage

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Chapitre 1 EXEMPLE 4 : Gain sur cart de rglement Facture client 100 dollars 1,10 euros soit 110 euros Rglement et lettrage total de la facture 101 dollars 1,10 euros soit 111,10 euros 4110 APRALE 110 *AA 111,10 *AA 1,1 *AA(1) (1) Rgularisation de lettrage EXEMPLE 5 : Gain sur cart de rglement et gain sur cart de change Facture client de 1000 dollars 1,10 euros soit 1100 euros Rglement et lettrage total de la facture 1005 dollars 1,20 euros soit 1206 euros 4110 APRALE 1100 *AA 1206 *AA 6 *AA(1) 100 *AA(1) 1206 6
(1)

51200000 111,10

75800000

70700000 110
(1)

1,1

51200000

75800000

70700000 1100

76600000 100 (1)

(1) Rgularisation de lettrage Trois autres combinaisons sont possibles, qui ne sont pas exposes ici en termes de chiffres : Gain sur Ecart de rglement et Perte sur Ecart de change, Perte sur Ecart de rglement et Gain sur Ecart de change, et enfin Perte sur Ecart de rglement et Perte sur Ecart de change.
Voir

Le dtail du calcul des taux de devises pris en compte au moment de la rgularisation est expliqu sur le manuel des Fichiers de base, fonction Bornes de rgularisation des Paramtres comptables.

CHOIX DU TRAITEMENT
Lorsque vous validez cette fonction, l'cran suivant apparat :

Un rappel du ou des exercices ouverts est fait en haut de la fentre avec les dates de dbut et de fin de chaque exercice ouvert (au maximum 2).

IV - 118

Travaux - Travaux priodiques

Choix du traitement Cette zone propose trois traitements :


lettrage automatique : ce type de lettrage est ralis automatiquement par le programme d'aprs un critre dfini par l'utilisateur. lettrage manuel : l'utilisateur "rapproche" manuellement les pices non lettres ou lettres partiellement. dlettrage : cette option permet d'annuler un lettrage pralablement enregistr sur un compte.

Code lettrage annuler Zone accessible uniquement en cas de dlettrage. Choix des fichiers Le traitement peut tre demand sur les mouvements :

valids dans l'historique : le programme recherche les critures dj valides dans l'historique, de l'historique et du brouillard : ce choix permet la slection de toutes les critures passes : les critures valides dans l'historique et celles du brouillard (non encore valides).

Simulation Cochez cette case si vous voulez lancer le traitement en simulation.

La simulation entrane automatiquement ldition des critures lettres ou dlettres. Edition Cochez cette case si vous voulez diter les critures lettres ou dlettres.

Cette case est automatiquement coche lors dune simulation. Du compte ... Au En cas de lettrage automatique ou de dlettrage, indiquez le premier compte gnral sur lequel doit porter lopration (classe 4), puis le premier compte auxiliaire. Vous pouvez tapez ces numros de comptes au clavier ou les slectionner sur la fentre Zoom. Indiquez de la mme manire la borne suprieure de tri des fichiers des comptes gnraux et des comptes auxiliaires. Pour que le traitement porte sur tous les comptes, validez ces zones vide. De la famille... A En cas de lettrage automatique, vous pouvez slectionner une fourchette de codes familles clients. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des codes familles. De la sous-famille... A En cas de lettrage automatique, vous pouvez slectionner une fourchette de codes sous-familles clients. Du code libre 1... Au En cas de lettrage automatique, vous pouvez slectionner une fourchette de codes libres 1. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des codes crs.

Pour valider les slections effectues, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.

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Chapitre 1

LETTRAGE AUTOMATIQUE
Si, sur la zone Choix du traitement, vous avez slectionn Lettrage automatique, la fentre suivante saffiche, aprs avoir valid lcran de lancement.

Cochez la (ou les) case(s) correspondant aux paramtres qui dclencheront le lettrage des mouvements : les numros de pice : le programme rapproche les rfrences des pices enregistres, ou, si aucune rfrence n'est enregistre, les numros des pices d'origine. les montants : la recherche est ralise d'aprs les montants identiques. passage du solde zro : le programme lettre globalement toutes les critures dont le solde est gal zro ; le lettrage est ralis dans un ordre chronologique de dates de pices. montant gal au solde : le programme rapproche les critures et recherche un montant gal au solde (de sens diffrent) ; seul ce montant ne sera pas lettr.

Si tous les zones sont coches, le programme ralise chacune de ces oprations dans leur ordre d'apparition : Recherche des numros de pice identiques : Oui lettrage Non Recherche des montants identiques : lettrage Recherche des critures dont le solde est nul : Oui Non lettrage Lettrages de tous les mouvements et extraction des soldes.

Oui Non

Lorsque vous cliquez sur OK, le programme demande confirmation puis lance le lettrage. Si aucune criture ne rpond aux critres de rapprochement, le programme lindique.

Attention !!!

Le traitement est ralis par blocs de 10 000 critures par compte lettrable. Le traitement doit donc tre lanc autant de fois qu'il existe de blocs de 10 000 critures.

IV - 120

Travaux - Travaux priodiques

LETTRAGE MANUEL
Attention !!!

Le programme peut traiter jusqu' 4 000 critures par compte et par code lettrage

CHOIX DES ECRITURES

Cette zone prsente trois choix : Toutes : affiche toutes les critures non lettres et lettres partiellement ; Lettres : affiche toutes les critures lettres partiellement ; Non lettres : affiche les critures non lettres.

Lors du dfilement des comptes par F3/F4 (fiche prcdente/fiche suivante), le choix de cette zone continue dtre pris en compte.
LETTRAGE AVEC OU SANS COUVERTURE DE LETTRAGE

La couverture de lettrage permet de connatre, pour chaque facture, le montant rgl, en particulier lorsqu'un rglement couvre plusieurs factures, et cela partiellement.

EXEMPLE
En cas de lettrage partiel de plusieurs factures avec un ou plusieurs rglements, slectionner Avec couverture de lettrage si le dtail du rglement est connu (montant rgl de chaque facture). Il sera ainsi possible de saisir la couverture de lettrage de chaque facture afin de ne relancer que la partie non rgle. Soit deux factures FA1 de 600 euros et FA2 de 400 euros ; en rglement, le client verse un chque de 700 euros. Si ces valeurs sont lettres ensemble "Avec couverture de lettrage", il sera possible de prciser que la pice FA1 n'est lettre, par exemple, qu' hauteur de 400 euros et FA2 hauteur de 300 euros. Si ces valeurs sont lettres ensemble "Sans couverture de lettrage", le programme gnre les couvertures de lettrage dans l'ordre chronologique des factures. Choisir :

Sans couverture : elle sera alors automatiquement gre par le programme Avec couverture : vous devrez la renseigner manuellement.

En fonction de votre choix, lintitul de la fentre de traitement diffre.

IV - 121

Chapitre 1

SELECTION DU COMPTE ET DE LEXERCICE

Choix de l'exercice et du fichier Le programme affiche les dates de l'exercice en cours. Si plusieurs exercices sont ouverts simultanment, vous pouvez slectionner l'un d'entre eux. Avant de slectionner le compte consulter, activez le bouton Exercices / Fichiers (ou slectionnez la fonction Slection des exercices et des fichiers du menu contextuel / Fonctions standard). Choix de lexercice Cette zone permet de slectionner la priode qui vous intresse.

Choix des fichiers Cette zone permet ensuite de choisir les cumuls consulter. Slectionnez :

dans l'Historique seul pour que le programme slectionne les critures passes et valides ; dans le Brouillard et l'Historique pour que le programme retienne les critures rellement passes et valides, et les critures des brouillards de saisie non encore confirms.

Validez ces slections par OK.

Choix du compte Collectif Indiquez le numro du compte collectif dont vous souhaitez lettrer les mouvements puis tapez la touche TAB. Le bouton Zoom situ droite de la zone permet de visualiser la liste des comptes crs ; vous pouvez galement taper la touche F5 ou slectionner cette fonction sur le menu contextuel affich par le bouton droit de la souris.
Voir

Le paragraphe A propos des Zoom au dbut de ce manuel. Compte Indiquez de la mme manire le compte pour lequel vous souhaitez lettrer les mouvements ; ce peut tre un compte gnral lettrable, ou, si un compte collectif a t pralablement saisi, un compte auxiliaire. Son Intitul et son Code d'appel court apparaissent automatiquement.

Recherche Multi-critres La fonction Multi-critres du menu contextuel / Fonctions tendues (ou Ctrl+Maj+F1) permet dafficher un cran de recherche sur les clients et fournisseurs :

IV - 122

Travaux - Travaux priodiques

Slectionnez, sur cet cran, un ou plusieurs critres permettant une recherche optimale du compte auxiliaire client ou fournisseur. Le bouton Zoom, associ certaines zones affiche la liste des choix possibles. Notez que les zones prcdes du signe * correspondent aux clefs daccs au fichier ; les choisir optimise le temps de recherche. Aprs avoir indiqu les critres, vous pouvez visualiser le rsultat de la recherche lcran ou limpression : Cliquez sur le bouton Edition ou slectionnez la fonction Edition (F8) du menu contextuel / Fonctions standard pour imprimer le rsultat de la recherche. Choisissez ensuite le mode de sortie utiliser.

Le programme rappelle, en haut de ltat, les critres de recherche indiqus. Cliquez sur OK afin dafficher lcran la liste des comptes rpondant aux critres.

Exercice du au Le programme rappelle sur ces zones les dates de l'exercice comptable slectionn.

Code / Solde La zone Code mentionne le code de lettrage propos automatiquement par le programme. Il suit immdiatement le dernier code lettrage affect au Compte auxiliaire. La zone Solde est pour l'instant vierge ; nous verrons plus loin ce qu'elle indique.

SELECTION DU MODE DE TRI

La zone Choix du tri du bas de la fentre vous permet ensuite de slectionner le critre de recherche des mouvements lettrer :

Le programme applique un ordre de priorit dans le classement du fichier ; il prend successivement :


les caractres blancs, les caractres numriques (0, puis 1, 2 9), les caractres en majuscules (A, puis B, C Z),

IV - 123

Chapitre 1

les caractres en minuscules (a, puis b, c z).

Loption Retour saisie critres permet de revenir sur les zones du haut de la fentre pour procder dautres slections. Chronologique Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre chronologique croissant ainsi que la slection d'une pice d'aprs sa date d'enregistrement. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Date de dpart du bas de l'cran. Validez la date de pice. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre chronologique croissant. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre cette date. Si aucune pice ne correspond cette date, le curseur se positionne sur la date suivante. Pice Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre alphabtique croissant de numros ainsi que la slection d'une pice d'aprs son numro de pice. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone N Pice du bas de l'cran. Validez le numro de pice enregistr lors de la saisie de l'criture. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre alphabtique croissant de numros de pices. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le numro correspond la saisie. Si vous validez sans renseigner la zone NPice, toutes les pices seront affiches dans lordre du numro de pice. Si aucune pice ne correspond ce numro, le curseur se positionne sur la pice dont le libell suit immdiatement celui indiqu (dans l'ordre alphabtique). Lettrage Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre croissant de codes de lettrage ainsi que la slection d'une pice d'aprs son code de lettrage. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Code lettrage du bas de l'cran. Validez le code de lettrage affect la pice lors du prcdent lettrage. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre croissant de codes de lettrage. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le code correspond la saisie. Si aucune pice ne correspond ce code, le curseur se positionne sur la pice dont le code suit immdiatement celui indiqu (dans un ordre croissant). Si vous validez sans avoir saisi de code lettrage, toutes les pices safficheront dans lordre des codes lettrages, dabord celles non lettres (code lettrage blanc), puis celles lettres dans lordre alphabtique des codes lettrages. La fentre de choix peut tre rappele tout moment par la fonction Cls du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez F6).
LISTE DES MOUVEMENTS

La partie centrale de l'cran affiche les pices non lettres ou lettres partiellement enregistres sur le compte de tiers slectionn : Le programme rappelle, pour chaque criture : sa date d'enregistrement, le numro de la pice, le journal sur lequel la pice est enregistre, la provenance de l'criture (H-Historique ou B-Brouillard), le montant de l'criture dbit ou crdit, le montant de la couverture lettrage (si avez choisi cette option), si la pice a dj t lettre partiellement, le code lettrage affect par le programme, son libell, son code ISO du montant en devise affiche dans la colonne suivante, son montant en devises

Bouton Retour choix Lutilisation de ce bouton vide les zones de lencadr Tri et place le curseur dans la zone Choix afin de permettre lenregistrement de nouveaux critres de slection.

IV - 124

Travaux - Travaux priodiques

PROCEDURE DE LETTRAGE
Pour lettrer l'une des critures affiches, il suffit de faire un double-clic sur le numro de sa ligne ou de positionner le curseur sur sa ligne puis de slectionner la fonction Fonctions standard / Lettrage du menu Edition ou du menu contextuel (ou de taper la touche F7). La colonne Lettrage affiche alors ***. Le haut de l'cran affiche alors le solde lettrer (zone Solde) de la pice. Positionnez ensuite le curseur sur la contrepartie puis renouvelez la manipulation. Pour annuler une demande de lettrage, faites un double-clic sur la ligne ou tapez F8 ou encore slectionnez la fonction Fonctions standard / Dlettrage du menu Edition ou du menu contextuel.

LETTRAGE TOTAL

Si les cumuls des montants rapprochs sont identiques, le programme propose immdiatement la validation des modifications.

Cliquez sur Ok pour valider le lettrage ; les critures sont alors totalement lettres et disparaissent de l'cran. Le bouton Retour saisie permet de revenir sur la slection des mouvements lettrer. Le bouton Retour origine permet de slectionner dautres mouvements : le programme raffiche alors la fentre de slection du mode de tri des critures.

LETTRAGE PARTIEL SANS COUVERTURE LETTRAGE

Si les cumuls des montants rapprochs ne sont pas identiques, ce qui correspond un lettrage partiel, le programme ne propose pas immdiatement la validation des modifications. Pour enregistrer votre demande de lettrage, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6. Le programme demande alors si vous souhaitez valider ces modifications, comme en lettrage total (voir ci-dessus).

Rgularisation de lettrage Rappelons que la fonction Bornes de rgularisation du menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables permet de paramtrer les comptes mouvements lors dune rgularisation automatique des carts de rglements et carts de change en cas de lettrage partiel.

IV - 125

Chapitre 1

En cas de lettrage partiel, si le solde des montants lettrs est infrieur ou gal aux bornes de rgularisation dfinies, le programme propose une rgularisation sur lettrage.
Attention

Lors dun lettrage manuel demand depuis la saisie comptable en cours de saisie du rglement le programme ne proposera pas dans ce mme cas lenchanement de la procdure de rgularisation de lettrage. Lorsque vous tapez la touche Echap, le programme demande si vous souhaitez valider les modifications. Lorsque vous cliquez sur OK, le message suivant saffiche :

Si vous cliquez sur Oui, le programme vous demande de saisir le Code du journal dans lequel seront gnres les critures de rgularisation. Aprs validation de ce code journal, vous avez nouveau accs l'cran de saisie pour le lettrage d'une autre criture ou la slection d'un autre compte. Si vous cliquez sur Non, vous avez nouveau accs l'cran de saisie pour le lettrage d'une autre criture ou la slection d'un autre compte.

Voir

Le traitement Rgularisation de lettrage (pages suivantes), qui permet une gnration automatique et en rafale des critures d'ajustement des lettrages partiels.

Lettrages partiels successifs Si vous ralisez des lettrages partiels successifs (dans le cas de plusieurs rglements pour une mme facture), il faut indiquer au programme que plusieurs critures devront se voir attribuer le mme code lettrage : chaque rglement doit avoir le mme code que la pice de base. Pour cela, positionnez le curseur sur l'une des critures dj lettres (pour laquelle le code est dj attribu) et tapez F7 ou (slectionnez la fonction Lettrage du menu contextuel / Fonctions standard). Le code s'affiche alors dans la partie suprieure de l'cran : la prochaine criture lettre portera le mme code. Le programme indique le solde des diffrentes critures dj lettres entre elles.

LETTRAGE AVEC COUVERTURE LETTRAGE

Lettrez les critures rapprocher par la fonction Lettrage du menu contextuel / Fonctions standard (ou tapez la touche F7). La colonne Montant couverture devient accessible en saisie. Le programme propose le montant total de la facture. Vous pouvez le modifier.

IV - 126

Travaux - Travaux priodiques

Si le rglement couvre le montant total de la facture, tapez ENTREE. Si la couverture de lettrage est infrieure au montant total de la facture, tapez le montant du rglement et validez. Lorsque le total des montants des couvertures slectionns au crdit est gal au total des dbits, le programme propose la validation du lettrage.

DELETTRAGE
Le dlettrage permet d'annuler un lettrage pralablement enregistr sur un compte. Si, sur la zone Choix du traitement, vous slectionnez Dlettrage, renseignez successivement : Code lettrage annuler Indiquez le code lettrage que vous souhaitez annuler ; vous devez bien entendu le connatre. Tapez :

* + les deux lettres du code ESPACE + les deux lettres du code ***

pour dlettrer des critures lettres totalement, pour dlettrer des critures lettres partiellement, pour que le programme annule tous les lettrages enregistrs pour le compte.

Du compte ... Au compte Indiquez le premier compte gnral sur lequel doit porter lopration (classe 4), puis le premier compte auxiliaire. Vous pouvez tapez ces numros de comptes au clavier ou les slectionner sur la fentre Zoom. Indiquez de la mme manire la borne suprieure de tri des fichiers des comptes gnraux et des comptes auxiliaires. Pour que le traitement porte sur tous les comptes, validez ces zones vide.

IV - 127

Chapitre 1

Pour valider les slections effectues, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6. Confirmez ou non le traitement. Si le dlettrage est confirm, le programme propose d'diter la liste des critures dlettres. Lorsque le programme affiche le message FIN DE TRAITEMENT, le programme a dlettr toutes les critures enregistres pour le compte slectionn et dont le code lettrage correspond.

IV - 128

Travaux - Travaux priodiques

REGULARISATION DE LETTRAGE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Cette opration a pour but de gnrer automatiquement des critures de rgularisation de lettrage, en lettrant ainsi totalement les comptes choisis. Elle fait rfrence aux bornes de rgularisations de lettrage renseignes en amont. Ainsi pour une facture de, par exemple, 3 021 euros et un rglement de 3 020 euros , une fois ces deux lments lettrs partiellement, la rgularisation de lettrage permet de crer une criture de 1 euro dans un compte comptable dtermin et de lettrer ces trois critures ensemble. Cela vite ainsi de gnrer une lettre de relance de 1 euro par mgarde pour cette facture non totalement rgle.

BORNES DE REGULARISATION

Avant d'utiliser cette fonction, vous devez avoir paramtr les Bornes de rgularisation (menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptables). Cette fonction permet en effet de paramtrer les comptes mouvements lors des rgularisations sur cart de rglement, cart de change ou encore cart de conversion du l'Euro.

La rgularisation de lettrage vous est propose en cours de lettrage manuel dans le cas o la partie non lettre de l'criture partiellement lettre rpond au paramtrage des tables correspondantes (Client, Divers, Fournisseur, Ecart de change, Ecart de conversion si devise IN , TVA). Par contre, elle n'est pas propose lors d'un lettrage en cours de saisie ; en effet, le lettrage total rendrait non modifiable l'criture non encore valide. Les carts de change ou carts de conversion sont calculs sur des montants en devises ou monnaies IN gaux. Si ncessaire, il y a de plus interaction entre cart de change ou de conversion et cart de rglement.

Attention !!!

Avant de lancer l'opration de rgularisation, lettrez au pralable vos critures.

IV - 129

Chapitre 1
SELECTION DES COMPTES ET ECRITURES

Enregistrez les paramtres de rgularisation suivants : Du compte ... Au compte Indiquez le premier compte gnral sur lequel doit porter lopration (classe 4), puis le premier compte auxiliaire. Vous pouvez taper ces numros de comptes au clavier ou les slectionner sur la fentre Zoom. Indiquez de la mme manire la borne suprieure de tri des fichiers des comptes gnraux et des comptes auxiliaires. Pour que le traitement porte sur tous les comptes, validez ces zones vide. Journal de rgularisation Indiquez obligatoirement le code du journal o seront gnres les critures de rgularisation. Vous pouvez taper ce code journal au clavier ou le slectionner sur la fentre Zoom. Date limite de rgularisation Les pices enregistres une date postrieure la date limite de rgularisation ne seront pas prises en compte. Choix date criture gnre Le programme propose trois options : Limite Les critures seront gnres la date saisie dans la zone Date limite de rgularisation ; la zone Date saisie criture gnr n'est donc pas accessible. Fin de lettrage Les critures seront gnres la date de fin de lettrage du groupe d'critures lettres. Seule la date limite est renseigne ; la zone Date saisie criture gnre n'est donc pas accessible.

Si cette date est infrieure ou gale la date de non retour comptable ou appartient un exercice non ouvert en comptabilit, le programme ne gnrera pas les critures de rgularisation et proposera un rapport d'anomalies. Saisie Les critures seront gnres la date saisie sur la zone suivante. La Date limite de rgularisation ainsi que la Date saisie criture gnre, initialise la date systme, sont renseignes. Date saisie criture gnre Cette zone est accessible si le choix date de gnration des critures de rgularisation est Saisie.

DEROULEMENT DU TRAITEMENT

Le programme ne traite que les enregistrements ayant un compte compris dans la fourchette de slection, une date de pice antrieure la date limite de rgularisation et ayant un code lettrage partiel. La date de gnration d'criture de rgularisation et le cours de devise qui sert calculer le montant de rgularisation seront diffrents selon le paramtrage de la zone Choix date criture gnre.

Depuis le Lettrage manuel, le traitement de rgularisation gnre des critures de rgularisation de type Fin de lettrage.

IV - 130

Travaux - Travaux priodiques Si une anomalie est dtecte par le programme, un message vous le signale. Dans ce cas, modifiez les fichiers en consquence et relancez la procdure. A l'issue du traitement, les critures partiellement lettres sur lesquelles les critures de rgularisation sont gnres, sont lettres totalement.

REGULARISATION DE LETTRAGE POUR ECART DE CHANGE

Le programme effectue une rgularisation de lettrage pour cart de change si : le solde en devise d'un groupe de lettrage saisi en devise est gal 0, le solde en monnaie de tenue de ce mme groupe de lettrage est diffrent de 0, tous les mouvements du groupe de lettrage sont dans la mme devise, il s'agit d'une devise fluctuante (pour les monnaies IN, voir la partie Rgularisation pour cart de conversion).

Le programme gnre alors dans le brouillard une criture sur le compte de tiers et une criture sur le compte crditeur ou dbiteur dfini en paramtres dEcart de change, dans la table de rgularisation. 4110 APRALE 110 100 10 (1) (2) (3) 51200000 100 10 66600000 70700000 110

(1) Facture 100 Dollars 1,10 euros (2) Rglement 100 Dollars 1 euros (3) Ecriture de rgularisation pour cart (perte) de change dtaille dans le tableau ci-aprs Gain de change si Solde du groupe de lettrage : Dbit fournisseur - Crdit fournisseur > 0 Perte de change si Solde du groupe de lettrage : Dbit client - Crdit client > 0 Dbit fournisseur - Crdit fournisseur < 0
Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de change

Dbit client - Crdit client < 0

Date "L"imite Date "F"in de lettrage Date "S"aisie

Date "L"imite Date "F"in de lettrage Date "S"aisie Gain de change : Crdit Perte de change : Dbit Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initiale si compte gr en devise ; sinon, blanc Blanc Collectif tiers compte tiers ECART CHANGE

Sens de L'criture

Gain de change : Dbit Perte de change : Crdit

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise Code lettrage Libell

Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initiale Code lettrage total ECART CHANGE FACTURE EN DEVISE

Exemple d'criture pour cart de change gnre automatiquement par le programme sur un groupe de lettrage en dollars: 4110 APRALE 66600000 ECART CHANGE FACTURE EN DEVISE 4110 APRALE ECART CHANGE 10 10 Montant devise = 0 Idem Code devise = DO Idem si compte gr en devise

IV - 131

Chapitre 1
REGULARISATION DE LETTRAGE POUR ECART DE REGLEMENT & ECART DE CHANGE

Le programme effectue une rgularisation de lettrage pour cart de rglement puis une rgularisation pour cart de change si : le solde en devise d'un groupe de lettrage en devise est diffrent de 0, le solde en monnaie de tenue de ce mme groupe de lettrage est diffrent de 0, la contre-valeur en monnaie de tenue du solde en devise est comprise dans les fourchettes de rgularisation, tous les mouvements du groupe de lettrage sont dans la mme devise, il s'agit d'une devise fluctuante (pour les monnaies IN, voir la partie Rgularisation pour cart de conversion).

Le programme calcule le solde du groupe de lettrage en devises, sa contre-valeur en monnaie de tenue, puis le solde du groupe de lettrage en monnaie de tenue. Il gnre dans le brouillard, une criture d'cart de rglement puis une criture d'cart de change, conformment la table de rgularisation pour les carts de rglement Client (ou Fournisseur) et Ecarts de change. 4110 APRALE 1.000 1.032,06 2,06 30,00 (1) (2) (3) (4) 51200000 1.032,06 2,06 30,00 75800000 76600000

70700000 1.000

(1) Facture 1000 dollars 1 euro (2) Rglement 1002 dollars 1,03 euros (3) Ecriture de rgularisation pour cart de rglement dtaille dans le tableau ci-aprs (4) Ecriture de rgularisation pour cart de change dtaille dans le tableau ci-aprs Le solde en devise du groupe de lettrage traduit un Ecart de rglement (Dbit en devise - Crdit en devise) x cours de la devise la date de gnration choisie, "L"imite, "F"in de lettrage ou "S"aisie Solde devise du groupe de lettrage : 1.000 - 1.002 = - 2 dollars et - 2 x 1,03 c'est dire - 2,06 euros
Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de rglement

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie Gain de rglement : Crdit Perte de rglement : Dbit Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) Solde en devise (multipli par -1 si ngatif) si compte gr en devise, sinon 0 Code devise initial si compte gr en devise, sinon blanc Blanc Collectif tiers compte tiers REGUL. REGLEM.

Sens de L'criture

Gain de rglement : Dbit Perte de rglement : Crdit

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise

Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) Solde en devise (multipli par -1 si ngatif) Code devise initial

Code lettrage Libell

Code lettrage partiel REGUL. REGLEM. DIFFERENT FACTURE

IV - 132

Travaux - Travaux priodiques Exemple d'criture pour cart de rglement gnr automatiquement par le programme : 4110 APRALE 75800000 Rgularisation rglement diffrent facture 4110 APRALE Rgularisation Rglement 2,06 2,06 Montant en devise = 2,00 Idem si compte gr en devise Code devise = DO

Aprs gnration de l'cart de rglement, le solde en monnaie de tenue du groupe de lettrage traduit l'cart de change. Dbit en monnaie de tenue - Crdit en monnaie de tenue Solde en monnaie de tenue du groupe de lettrage : (1.000 + 2,06) - 1032,06 = - 30 Ecart de change Montant facture en devise x Variation du cours de change : 1.000 dollars x (2 - 1,03) = - 30
Attention ! ! !

Le cours de la devise pris en compte pour la gnration automatique des critures de rgularisation est celui de la table des devises historique, la date de lcriture, et, sil nexiste pas, cest celui du cours gnral moyen.
Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de change

Date "L"imite L" Date de "F"in F" de lettrage Date "S"aisie S"

Date "L"imite L" Date de "F"in F" de lettrage Date "S"aisie S" Gain de change : Crdit Perte de change : Dbit Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initial si compte gr en devise Blanc Collectif tiers compte tiers ECART CHANGE

Sens de L'criture

Gain de change : Dbit Perte de change : Crdit

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise Code lettrage Libell

Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initial Code lettrage total ECART CHANGE FACTURE EN DEVISE

Exemple d'criture pour cart de change gnre automatiquement par le programme sur des mouvements en florins : 4110 APRALE 76600000 Ecart de change facture en devise 4110 APRALE Ecart de change 30,00 Montant devise = 0 30,00 Montant devise = 0 Code devise = DO Idem si cpte gr en devise

IV - 133

Chapitre 1

REGULARISATION DE LETTRAGE DE MOUVEMENTS EN DEVISES DIFFERENTES

Le programme ne peut effectuer une rgularisation de lettrage pour cart de change si les mouvement d'un mme groupe de lettrage sont exprims dans des devises diffrentes ; dans ce cas, seul le solde en monnaie de tenue est analys et peut faire l'objet d'une rgularisation pour cart de rglement si : le solde en devises diffrentes d'un groupe de lettrage ne peut tre calcul, le solde en monnaie de tenue de ce mme groupe de lettrage est diffrent de 0, ce solde en monnaie de tenue est compris dans les fourchettes de rgularisation,

Le programme calcule le solde du groupe de lettrage en monnaie de tenue. Il gnre dans le brouillard, une criture d'cart de rglement, conformment la table de rgularisation pour les carts de rglement Client (ou Fournisseur) et Ecarts de rglement 4110 APRALE 1.000 960 40 (1) (2) (3) (4) 51200000 960 40 65800000 70700000 1000

(1) Facture 1000 dollars 1 Euros (2) Rglement 400 livres sterling 1,5 Euros (3) Ecriture de rgularisation pour cart de rglement dtaille dans le tableau ci-aprs Le solde en monnaie de tenue du groupe de lettrage traduit un Ecart de rglement Solde en monnaie de tenue du groupe de lettrage : 1.000 - 960 = 40 euros
Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de rglement

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie Gain de rglement : Crdit Perte de rglement : Dbit Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) 0 Blanc Blanc Collectif tiers compte tiers REGUL. REGLEM.

Sens de L'criture

Gain de rglement : Dbit Perte de rglement : Crdit

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise Code lettrage Libell

Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) 0 Blanc Code lettrage total REGUL. REGLEM. DIFFERENT FACTURE

Exemple d'criture pour cart de rglement gnre automatiquement par le programme : 4110 APRALE 75800000 Rgularisation rglement diffrent facture 4110 APRALE Rgularisation Rglement 40,00 40,00 Montant en devise = 0 Montant en devise = 0

IV - 134

Travaux - Travaux priodiques

REGULARISATION DE LETTRAGE POUR ECART DE CONVERSION

Le programme effectue une rgularisation de lettrage pour cart de conversion si : le solde en devise d'un groupe de lettrage saisi en devise est gal 0, le solde en monnaie de tenue de ce mme groupe de lettrage est diffrent de 0, ce solde est compris dans les fourchettes de rgularisation paramtres dans la table des Bornes de Rgularisations : Ecart de conversion si devise IN tous les mouvements du groupe de lettrage sont dans la mme monnaie et leur date est au 01/01/99., il s'agit d'une monnaie IN (pour les devises OUT, voir la partie Rgularisation pour cart de change).

Ce cas peut se prsenter durant la priode transitoire ; il faut distinguer 2 types d'carts de conversion entre les factures et les rglements en monnaie IN : l'cart du la double conversion d'un mme montant l'cart du la diffrence entre total de n montants convertis diffrent de la conversion du total

Le programme gnre alors dans le brouillard une criture sur le compte de tiers et une criture sur le compte crditeur ou dbiteur dfini dans la table de rgularisation (table IN).

4110 APRALE 655,96 393,57 262,38 0,01 (1) (2) (3) (4)

51200000 393,57 262,38

66880000

70700000 655,96

0,01

(1) Facture 100 Euros 6,55957 = 655,96 francs (2) Rglements 60 Euros 6,55957 = 393,57 francs (3) Rglements 40 Euros 6,55957 = 262,38 francs (4) Ecriture de rgularisation pour cart (perte) de conversion dtaille dans le tableau ci-aprs Gain de conversion si Solde du groupe de lettrage : Dbit client - Crdit client < 0

Dbit fournisseur - Crdit fournisseur > 0 Perte de conversion si Solde du groupe de lettrage : Dbit client - Crdit client > 0

Dbit fournisseur - Crdit fournisseur < 0


Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de change

Date "L"imite Date "F"in de lettrage Date "S"aisie

Date "L"imite Date "F"in de lettrage Date "S"aisie Gain de conversion : Dbit Perte de conversion : Crdit Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initiale si compte gr en devise ; sinon, blanc Blanc Collectif tiers compte tiers ECART DE CONVERSION

Sens de L'criture

Gain de conversion : Dbit Perte de conversion : Crdit

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise Code lettrage Libell

Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initiale Code lettrage total ECART DE CONVERSION

IV - 135

Chapitre 1

Exemple d'criture pour cart de conversion gnre automatiquement par le programme sur un groupe de lettrage en euros :

4110 APRALE 66880000

ECART DE CONVERSION 4110 APRALE ECART DE CONVERSION 0,01

0,01

Montant devise = 0 Idem

Code devise = EU Idem si compte gr en devise

REGULARISATION DE LETTRAGE POUR ECART DE REGLEMENT & ECART DE CONVERSION

Le programme effectue une rgularisation de lettrage pour cart de rglement puis une rgularisation pour cart de conversion si : le solde en devise d'un groupe de lettrage saisi en devise est gal 0, la contre-valeur en monnaie de tenue du solde en devise est compris dans les fourchettes de rgularisation pour cart de rglement, le solde en monnaie de tenue de ce mme groupe de lettrage aprs gnration de l'cart de rglement est diffrent de 0, ce solde est compris dans les fourchettes de rgularisation paramtres dans la table des Bornes de Rgularisations : Ecart de conversion si devise IN tous les mouvements du groupe de lettrage sont dans la mme monnaie et leur date est au 01/01/99., il s'agit d'une monnaie IN (pour les devises OUT, voir la partie Rgularisation pour cart de change).

Le programme calcule le solde du groupe de lettrage en devises, sa contre-valeur en monnaie de tenue, puis le solde du groupe de lettrage en monnaie de tenue. Il gnre dans le brouillard, une criture d'cart de rglement puis une criture d'cart de change, conformment la table de rgularisation pour les carts de rglement Client (ou Fournisseur) et Ecarts de conversion si devise IN.

4110 APRALE 2.976,60 2.985,54 8,93 0,01 70700000 2.976,60 (1) (2) (3) (4)

51200000 2.985,54

75800000

76880000

8,93 0,01

(1) Facture 1000 Florins (taux de parit Euro 2,20371) = 2.976,60 Francs (2) Rglement 1003 Florins (taux de parit Euro 2,20371) = 2.985,54 Francs (3) Ecriture de rgularisation pour cart de rglement dtaille dans le tableau ci-aprs (4) Ecriture de rgularisation pour cart de change dtaille dans le tableau ci-aprs

IV - 136

Travaux - Travaux priodiques

Le solde en devise du groupe de lettrage traduit un Ecart de rglement (Dbit en devise - Crdit en devise) x conversion croise Euro/Monnaie de tenue Solde devise du groupe de lettrage : 1.000 - 1.003 = -3 Florins donc (-3/2,20371)*6,55957 = -8,93
Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de rglement

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie Gain de rglement : Crdit Perte de rglement : Dbit Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) Solde en devise (multipli par -1 si ngatif) si compte gr en devise, sinon 0 Code devise initial si compte gr en devise, sinon blanc Blanc Collectif tiers compte tiers REGUL. REGLEM.

Sens de L'criture

Gain de rglement : Dbit Perte de rglement : Crdit

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise

Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) Solde en devise (multipli par -1 si ngatif) Code devise initial

Code lettrage Libell

Code lettrage partiel REGUL. REGLEM. DIFFERENT FACTURE

Exemple d'criture pour cart de rglement gnre automatiquement par le programme : 4110 APRALE 75800000 Rgularisation rglement diffrent facture 4110 APRALE Rgularisation Rglement 8,93 8,93 Montant en devise = 3,00 Idem si compte gr en devise Code devise = FL

Aprs gnration de l'cart de rglement, le solde en monnaie de tenue du groupe de lettrage traduit l'cart de conversion. Ecart de conversion Dbit en monnaie de tenue - Crdit en monnaie de tenue Solde en francs du groupe de lettrage : (2.976,60 + 8,93) - 2.985,54 = - 0,01
Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de change

Date "L"imite L" Date de "F"in F" de lettrage Date "S"aisie S"

Date "L"imite L" Date de "F"in F" de lettrage Date "S"aisie S" Gain de change : Crdit Perte de change : Dbit Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initial si compte gr en devise Blanc Collectif tiers compte tiers ECART DE CONVERSION

Sens de L'criture

Gain de change : Dbit Perte de change : Crdit

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise Code lettrage Libell

Solde (multipli par -1 si ngatif) 0 Code devise initial Code lettrage total ECART DE CONVERSION

Exemple d'criture pour cart de change gnre automatiquement par le programme sur des mouvements en florins : 4110 APRALE 76880000 Ecart de conversion 4110 APRALE Ecart de conversion 0,01 Montant devise = 0 0,01 Montant devise = 0 Code devise = FL Idem si cpte gr en devise

IV - 137

Chapitre 1
REGULARISATION DE LETTRAGE DE MOUVEMENTS EN MONNAIES IN DIFFERENTES

Au contraire de la rgularisation des lettrages sur devises fluctuantes, le programme peut effectuer une rgularisation de lettrage pour cart de conversion si les mouvements d'un mme groupe de lettrage sont exprims dans des monnaies diffrentes ; dans ce cas, seul le solde en monnaie de tenue est analys et peut faire l'objet d'une rgularisation pour cart de conversion si : le solde en monnaie de tenue de ce groupe de lettrage est diffrent de 0, ce solde est compris dans les fourchettes de rgularisation paramtres dans la table des Bornes de Rgularisations : Ecart de conversion si devise IN tous les mouvements du groupe de lettrage sont en monnaie IN (dans ce cas, le franc est trait comme une monnaie IN) et leur date est au 01/01/99.

Le programme calcule le solde du groupe de lettrage en monnaie de tenue. Il gnre dans le brouillard, une criture d'cart de conversion, conformment la table des Bornes de Rgularisation pour Ecarts de conversion si devise In. Si l'cart est suprieur aux bornes dfinies, le programme lit ensuite la table de rgularisation pour les carts de rglement Client (ou Fournisseur) et passe ventuellement un cart de rglement. 4110 APRALE 3.353,86 3.353,91 0,05 (1) (2) (3) 51200000 3.353,91 0,05 76880000 70700000 3.353,86

(1) Facture 1000 DM (taux de parit Euro 1,95583) = 3.353,86 Francs (2) Rglement 511,30 Euros (taux de parit 6,55957) = 3.353,91 Francs (3) Ecriture de rgularisation pour cart de conversion dtaille dans le tableau ci-aprs Le solde en monnaie de tenue du groupe de lettrage traduit un Ecart de conversion Solde en monnaie de tenue du groupe de lettrage : 3353,86 - 3353,91 = -0,05 Francs
Ecriture Date criture Sur le compte de tiers Sur le compte de gain ou perte de rglement

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie

Date "L"imite Date de "F"in de lettrage Date "S"aisie Gain de rglement : Crdit Perte de rglement : Dbit Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) 0 Blanc Blanc Collectif tiers compte tiers ECART DE CONVERSION

Sens de L'criture

Gain de rglement : Dbit Perte de rglement : Crdit Solde en monnaie de tenue (multipli par -1 si ngatif) 0 Blanc Code lettrage total ECART DE CONVERSION

Montant en monnaie de tenue Montant en devise Code devise Code lettrage Libell

Exemple d'criture pour cart de conversion gnre automatiquement par le programme : 4110 APRALE 76880000 ECART DE CONVERSION 4110 APRALE ECART DE CONVERSION 0,05 0,05 Montant devise = 0 Montant devise = 0 Code devise = blanc Code devise = blanc

IV - 138

Ecriture dorigine (facture)

Ecriture de destination (rglement)

Devise

Ecart de Rglement en monnaie de tenue = Rglement en monnaie de tenue = Rglement en monnaie de tenue Rglement en monnaie de tenue Choix "Ecart de conversion Facture en monnaie de tenue Facture en monnaie de tenue Facture en monnaie de tenue Facture en monnaie de tenue conversion suprieur Rglement en devise = Rglement en devise = Rglement en devise Rglement en devise si monnaie au seuil Facture en devise Facture en devise Facture en devise Facture en devise de tenue"

1999 1999 1999 1999

1999 1999 1999 1999

IN IN OUT OUT

---------

Non Oui Non Oui

Pas de rgularisation Pas de rgularisation Pas de rgularisation Pas de rgularisation

Ecart de conversion Pas de rgularisation Ecart de change Ecart de change Pas de rgularisation Pas de rgularisation

Ecart de rglement + cart de conversion Ecart de rglement Ecart de rglement + cart de change Ecart de rglement + cart de change

(les numros de comptes indiqus entre parenthses sont les racines des comptes proposs par dfaut dans le programme) Multi-devises IN ou " " dans mme groupe de lettrage avec date > date cotation et cart > seuil IN : cart de rglement Multi-devises IN ou " " dans mme groupe de lettrage avec date > date cotation et cart < seuil IN : cart de conversion Multi-devises IN ou " " dans mme groupe de lettrage avec date > date cotation et seuils IN non renseigns : cart de rglement

Chapitre 1

POINTAGE DES COMPTES


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Pointage des comptes
Cette fonction permet le pointage des mouvements rpertoris sur les relevs bancaires reus. Elle permet donc de rapprocher les oprations enregistres la banque et les mouvements enregistrs sur vos fichiers. Cette mme fonction permet galement l'opration inverse : le dpointage des comptes. La codification retenue par le programme pour le pointage des comptes est la suivante : *LL (une astrisque suivie de deux lettres).
Attention !!!

Lors de la clture d'un exercice, les critures non pointes des comptes pointables sont conserves dans les fichiers du programme. Cette opration de pointage nest possible que sur les comptes dclars Pointables dans le Plan comptable gnral, se reporter aux explications fournies ce propos.

Le programme permet de pointer jusqu 4000 critures.

Le dossier Pointage des comptes propose deux types doprations :

Pointage en manuel Les mouvements pointer sont slectionns manuellement un un.

Pointage en automatique Les mouvements slectionns sont points automatiquement (avec pour un mme compte, le mme code pointage) en fonction de critres saisis. Les deux lettres du code pointage affectes par le programme sont dabord des lettres majuscules puis minuscules Le premier caractre va de A Z, puis de a z, pendant que le deuxime caractre va de A Z puis de a z. . Ainsi, le code pointage passe de AA AB, AC, ... AZ, Aa, Ab, Ac... Az, BA, BB, BC... BZ, et ensuite Ba, Bb, Bc...Bz, et ainsi de suite jusqu' zz, puis retour au code AA quand toutes les combinaisons ont t utilises dj une fois. Le pointage est toujours total et comporte toujours une astrique (*) sur le premier des 3 caractres que comporte le code pointage.

IV - 140

Travaux - Travaux priodiques

POINTAGE EN MANUEL
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Pointage des comptes
En pointage manuel, les mouvements pointer sont slectionns manuellement un un.

CRITERES
Lencadr Critres vous permet de slectionner : les critures pointes, non pointes ou les deux. le compte pointer, lexercice durant lequel le compte a t mouvement, ainsi que le fichier mouvement.

CHOIX DES ECRITURES

Quel que soit le choix fait, il reste actif comme il a t choisi, et il est possible dactiver F3/F4 (fiche suivante/fiche prcdente) pour faire dfiler les comptes : Non pointes : seules les critures non pointes sont charges ; le pointage de chaque crituree se fait par F7 afin de complter un pointage dj existant en gardant le mme pointage. Pointes : seules les critures pointes de ce compte sont charges. La fonction Pointage sur lcriture (F7) fait passer le code pointage de lcriture **. Il est possible alors de dpointer certaines critures. Toutes : les critures pointes et non pointes de ce compte sont charges. Pour complter un pointage dj existant, se positionner sur une criture avec le code pointage rcuprer. La fonction Pointage (F7) rcupre le code pointage en en-tte et fait passer le code pointage de lcriture **. On peut alors pointer de nouvelles critures avec le mme code pointage ou en dpointer certaines.

CHOIX DE L'EXERCICE ET DU FICHIER

Le programme rappelle les dates de l'exercice en cours de traitements (le programme retient par dfaut les dates du dernier exercice ouvert). Vous pouvez orienter les recherches sur un autre exercice.

Rappel : Vous pouvez ouvrir deux exercices simultanment, chacun d'entre eux comprenant jusqu' 23 priodes (voir menu Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux / Socit). Avant de slectionner le compte consulter, activez le bouton Exercices / Fichiers (ou slectionnez la fonction Slection des exercices et des fichiers du menu contextuel / Fonctions standard).

Choix de lexercice Cette zone permet de slectionner le ou les exercices qui vous intressent. Choix des fichiers Cette zone permet ensuite de choisir de consulter les critures enregistres : dans l'historique : seules les critures des comptes pointables valides dans lhistorique comptable et correspondant aux critres de slection seront pointes, dans l'historique et le brouillard : les critures des comptes pointables de lhistorique et du brouillard et correspondant aux critres de slection seront pointes.

Validez ces slections par OK.

IV - 141

Chapitre 1

SELECTION DU COMPTE A POINTER

Compte Indiquez le compte gnral que vous souhaitez pointer. Son Intitul et son Code d'appel court apparaissent automatiquement. La recherche du compte par le zoom permet de constater que seuls les comptes dclars pointables apparaissent dans le zoom.
Voir

Le paragraphe A propos des Zoom au dbut de ce manuel.

CHOIX DU TRI
Le bas de la fentre vous permet de slectionner le critre de recherche des mouvements pointer.

Le programme applique un ordre de priorit dans le classement du fichier. Il prend successivement : les caractres blancs, les caractres numriques (0, puis 1, 2 9), les caractres en majuscules (A, puis B, C Z), les caractres en minuscules (a, puis b, c z). Choix du tri

Chronologique Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre chronologique croissant ainsi que la slection d'une pice d'aprs sa date d'enregistrement. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Date de dpart du bas de l'cran. Validez la date de pice. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre chronologique croissant. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre cette date. Si aucune pice ne correspond cette date, le curseur se positionne sur la date suivante.

Pice Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre alphabtique croissant de numros ainsi que la slection d'une pice d'aprs son numro de pice. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone N Pice du bas de l'cran. Validez le numro de pice enregistr lors de la saisie de l'criture. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre alphabtique croissant de numros de pices. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le numro correspond la saisie. Si aucune pice ne correspond ce numro, le curseur se positionne sur la pice dont le libell suit immdiatement celui indiqu (dans l'ordre alphabtique). Si vous validez sans renseigner la zone NPice, toutes les pices seront affiches dans lordre du numro de pice

Code pointage Cette option est utilise galement en Dpointage des critures. Cette option permet le reclassement de la liste des pices dans un ordre croissant de codes de pointage ainsi que la slection d'une pice d'aprs ce code. La validation de cette option positionne le curseur sur la zone Code pointage du bas de l'cran. Validez le code affect la pice lors du prcdent pointage. Les pices affiches sont alors tries dans un ordre croissant de codes. Le curseur se positionne automatiquement sur la premire pice enregistre dont le code correspond la saisie. Si aucune pice ne correspond ce code, le curseur se positionne sur la pice dont le code suit immdiatement celui indiqu (dans un ordre croissant). Si vous validez sans avoir saisi de code pointage, toutes les pices safficheront dans lordre alphabtique des codes pointages.

IV - 142

Travaux - Travaux priodiques

LISTE DES MOUVEMENTS


EXERCICE, CODE, SOLDE

Le programme rappelle : Exercice du au : les dates de l'exercice slectionn (ou celles des deux exercices confondus). Code : le code pointage propos automatiquement par le programme. Il suit immdiatement le dernier code affect au compte.

PIECES ENREGISTREES SUR LE COMPTE

La partie infrieure de l'cran indique alors les pices enregistres sur le compte slectionn :

Cette fentre prsente : la date d'enregistrement de l'criture, le numro de la pice, le journal sur lequel la pice est enregistre, le libell de l'criture qui constate la pice, la provenance de l'criture (H-Historique ou B-Brouillard), le montant de l'criture dbit ou crdit, le code de pointage.

PROCEDURE DE POINTAGE
Pour pointer l'une des critures affiches, il suffit de positionner le curseur sur sa ligne puis de faire un double-clic sur le numro de la ligne ou de slectionner la fonction Fonctions standard / Pointage du menu Edition ou du menu contextuel (ou de taper la touche F7). La colonne Pointage affiche alors ***. Le haut de l'cran affiche le solde pointer (zone Solde) de la pice. Vous pouvez ainsi pointer plusieurs pices. Lintrt de les pointer ensemble est daffecter le mme code pointage sur ces critures pointes ce moment-l. Pour annuler une demande de pointage, faites un double-clic sur les lignes concernes ou tapez F8 ou slectionnez la fonction Fonctions standard / Dpointage du menu Edition ou du menu contextuel. Pour enregistrer votre demande de pointage, cliquez sur le bouton Valider.

IV - 143

Chapitre 1 Le programme demande alors si vous souhaitez valider ces modifications.

Cliquez sur Ok pour valider. Le programme enregistre le pointage des critures (elles disparaissent de la liste des critures " pointer") et vous ramne l'cran de saisie. Le bouton Retour saisie permet de revenir sur la slection des critures pointer. Le bouton Retour origine permet de slectionner dautres critures : le programme raffiche alors la fentre de slection du mode de tri des critures.

IV - 144

Travaux - Travaux priodiques

POINTAGE EN AUTOMATIQUE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Pointage des comptes
Cette fonction permet le pointage des mouvements slectionns automatiquement (avec pour un mme compte, le mme code pointage). Les critres de slection sont les suivants :

Choix Le traitement peut tre demand sur les mouvements : valids dans l'historique : seules les critures des comptes pointables valides dans lhistorique comptable et correspondant aux critres de slection seront pointes, de l'historique et du brouillard : les critures des comptes pointables de lhistorique et du brouillard et correspondant aux critres de slection seront pointes.

Compte gnral de... ... Indiquez les comptes que vous souhaitez pointer sous forme de fourchette. Laissez ces zones vides si vous voulez slectionner tous les comptes.
Voir

Le paragraphe A propos des Zoom au dbut de ce manuel. Date de... ... Vous pouvez slectionner les mouvements pointer en fonction de leur date d'enregistrement. Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, le programme vous demande de confirmer le traitement. Dans laffirmative, il vous propose ensuite dditer les critures pointes.

Cliquez sur Non pour revenir sur la fentre Pointage automatique et procder de nouvelles slections. Si vous cliquez sur Oui, le programme de mande confirmation.

Pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres.
Voir

Pour toute information sur ce point, reportez-vous au paragraphe Gnralits sur les ditions au dbut de ce manuel.

IV - 145

Chapitre 1

DEPOINTAGE DES COMPTES


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Dpointage des comptes
Le dossier Pointage des comptes propose deux types doprations :

Dpointage en manuel Les mouvements dpointer sont slectionns manuellement un un.

Dpointage en automatique Les mouvements slectionns sont dpoints automatiquement en fonction de critres saisis.

IV - 146

Travaux - Travaux priodiques

DEPOINTAGE EN MANUEL
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Dpointage des comptes
La procdure de slection, des exercices, des fichiers traiter et du compte pointer est identique celle prsente pour l'opration de Pointage des comptes.
Voir

Le paragraphe Pointage en manuel page 141. Pour ce type d'opration, le programme donne une indication supplmentaire : le code pointage attribu chaque criture (colonne Pointage).

Pour dpointer l'une des pices affiches, il suffit de positionner le curseur sur sa ligne puis de taper la touche F8 ou slectionner la fonction Dpointage du menu contextuel / Fonctions standard. Le code pointage disparat alors de la colonne Pointage. Le haut de l'cran affiche le solde dpoint (zone Solde) de la pice. Vous pouvez ainsi dpointer plusieurs critures. Pour enregistrer votre demande de dpointage, cliquez sur le bouton Valider. Le programme demande alors si vous souhaitez valider ces modifications.

Cliquez sur Ok pour valider. Le programme enregistre le dpointage des critures (elles disparaissent de la liste des critures pointes) et vous ramne l'cran de saisie. Le bouton Retour saisie permet de revenir sur la slection des critures pointer. Le bouton Retour origine permet de slectionner dautres critures : le programme raffiche alors la fentre de slection du mode de tri des critures.

IV - 147

Chapitre 1

DEPOINTAGE EN AUTOMATIQUE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Dpointage des comptes
Les mouvements slectionns par les critres ci-dessous sont dpoints automatiquement :

Choix Vous pouvez choisir de dpointer les critures enregistres : dans l'historique : seules les critures valides dans lhistorique comptable et correspondant aux critres de slection seront dpointes, dans l'historique et le brouillard : les critures de lhistorique et du brouillard et correspondant aux critres de slection seront dpointes.

Compte gnral de... ... Indiquez les comptes que vous souhaitez dpointer sous forme de fourchette. Laissez ces zones vide pour slectionner tous les comptes.
Voir

Le paragraphe A propos des Zoom au dbut de ce manuel. Date de... ... Vous pouvez slectionner les mouvements dpointer en fonction de leur date d'enregistrement. Code Vous devez saisir le code pointage pour slectionner les mouvements dpointer en fonction de leur code pointage. Taper ** pour slectionner tous les codes pointage.

Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, le programme vous demande de confirmer le traitement. Dans laffirmative, il vous propose ensuite dditer les critures dpointes.

Cliquez sur Non pour revenir sur la fentre Dpointage automatique et procder de nouvelles slections. Si vous cliquez sur Oui, le programme lance l'dition sur l'imprimante paramtre par dfaut en Fiche socit ou sur le dernier mode de sortie utilis. Pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres.
Voir

Pour toute information sur ce point, reportez-vous au paragraphe Gnralits sur les ditions au dbut de ce manuel.

IV - 148

Travaux - Travaux priodiques

VALIDATION DANS LHISTORIQUE


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Validation dans lhistorique
Cette fonction permet la validation du brouillard de saisie des critures en cours. Cette fonction a pour effet de transfrer le contenu du brouillard dans l'historique comptable. Tant que les critures ne sont pas valides dans l'historique, vous pouvez toujours les modifier ou les supprimer. Si vous souhaitez faire une centralisation, vous devez au pralable avoir valid l'historique.
Voir

Le chapitre suivant concernant la centralisation. Particularit : Validation dans l'historique des critures comptables d'un compte gnral ventilable La validation des critures d'un compte gnral ventilable mais non ventil passera en priorit sur la ventilation modle du compte si elle existe, sinon sur la section d'attente. La validation des critures comptables d'un compte gnral ventilable mais partiellement ventil passera sur la section d'attente pour la partie restant ventiler. Ligne 500 Intgrale et Comptabilit 500 Sage Lors du lancement de ce traitement, si vous ne possdez pas le module Gestion Comptable de lIntgrale et que vous avez choisi Ligne 500 dans la zone Comptabilit externe de la fiche socit, le programme gnre automatiquement un fichier des critures comptables GSSYBxxx.DAT au format Ligne 500 dans le sous rpertoire de la socit utilise (SOCxxx avec xxx = extension de la socit). Vous pourrez alors importer directement ce fichier dans votre Comptabilit 500 Sage.

Voir

Gestion des fichiers / Paramtres / onglet Gnraux / Socit. De plus, Comptabilit 500 Sage ayant besoin dun code nature, le programme recherche lors de la gnration du fichier ASCII - pour les critures dont le mode de rglement est renseign - le code nature correspondant dans la table des modes de rglement / natures.

Voir

Outils annexes / Entre/sorties ASCII / Exportations / Exportation des fichiers comptables Ligne 500 / onglet Fichiers / Table de correspondance mode de rglement / nature. Ligne 500 Intgrale et Comptabilit 100 Sage Lors du lancement de ce traitement, si vous ne possdez pas le module Gestion Comptable de lIntgrale et que vous avez choisi Sage dans la zone Comptabilit externe de la fiche socit, le programme gnre automatiquement un fichier des critures comptables GSMAJxxx.DAT au format Sage (Comptabilit 100) dans le sous rpertoire de la socit utilise (SOCxxx avec xxx = extension de la socit). Vous pourrez alors importer directement ce fichier dans votre Sage Comptabilit 100.

Voir Attention !!!

Gestion des fichiers / Paramtres / onglet Gnraux / Socit. Nous vous conseillons de raliser une sauvegarde avant de lancer la procdure. En effet cette opration ne vous permettra plus d'accder au dtail des critures enregistres. Le dossier Validation dans lhistorique propose deux types doprations :

IV - 149

Chapitre 1 Validation en automatique Les lots dun journal saisi, dun ensemble de journaux ou de tous les journaux et pour une priode slectionne seront automatiquement valids dans lhistorique. Validation en manuel Les lots valider dans lhistorique pourront tre slectionns un un.

VALIDATION EN AUTOMATIQUE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Validation dans lhistorique
Par cette fonction, les lots du ou des journaux slectionns et pour une priode prcise seront automatiquement valids dans lhistorique.

Code du journal Le brouillard de saisie des critures est dcoup par journaux. Le programme vous permet donc d'indiquer le Code du journal sur lequel vous souhaitez valider l'historique. Le bouton Zoom situ droite de la zone permet de visualiser la liste des journaux crs ; vous pouvez galement taper la touche F5 ou slectionner cette fonction sur le menu contextuel affich par le bouton droit de la souris.
Voir

Le paragraphe A propos des Zoom au dbut de ce manuel. Pour que le programme valide le contenu de tous les journaux dans l'historique, tapez *** sur cette zone. Priode comptable Indiquez la priode comptable sur laquelle doit porter l'opration, soit le mois et l'anne pour lesquels vous dsirez valider vos critures. Le bouton associ la zone permet laccs un calendrier ; il est galement accessible depuis le menu contextuel.

Voir

Pour tout savoir sur lutilisation du calendrier, reportez-vous au manuel Prise en main. Edition des critures Cochez cette case pour diter la liste des critures valides dans l'historique. Nom fichier pour compta externe Cette zone ne devient active que dans le cas de lutilisation dune comptabilit externe. Dans ce cas il est possible denregistrer le nom du fichier gnr en le faisant prcder du chemin pour latteindre. Vous pouvez vous aider du bouton Parcourir adjacent cette zone pour dfinir ce chemin.

IV - 150

Travaux - Travaux priodiques Suivant le paramtrage fait dans la fiche Utilisateurs (Outils annexes / Paramtrage systme / dossier Utilisateurs / Gestion des utilisateurs), l'accs au bouton Parcourir sera effectif sur la machine seule et/ou sur les disques physiques/logiques du serveur. Par dfaut le programme gnre un fichier ASCII ayant les caractristiques suivantes en fonction du choix fait dans la zone Comptabilit externe du volet Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Gnraux / Socit / Comptabilit : Sage : V:\SOCXXX\GSMAJXXX.PNM, Ligne 500 : V:\SOCXXX\GSSYBXXX.DAT, Autre : V:\SOCXXX\GSEXPXXX.DAT. V= XXX = dsignation du volume numro de la socit.

Le nom donn au fichier sera conserv pour la prochaine liaison comptable. Il est possible dintroduire des variables dans le nom de ce fichier. Lors de sa gnration, le programme remplacera ces variables par leur valeur correspondante par rapport la date systme de la machine : $$JJ : jour de gnration, $$MM : mois de gnration, $$AA : anne de gnration : les deux derniers chiffres de lanne (Exemple : 00 pour lan 2000), $$SS : sicle de gnration ou plus exactement les deux premiers chiffres de lanne. Exemple : 20 pour lan 2000.

Ds la validation de cette dernire zone, le programme demande confirmation et la procdure est lance.

IV - 151

Chapitre 1

VALIDATION EN MANUEL
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques / dossier Validation dans lhistorique
Si cette fonction est choisie, les lots valider dans lhistorique peuvent tre slectionns un un.

SELECTION DES LOTS A VALIDER


Choix des lots Vous pouvez choisir de valider : Lots gnraux Le traitement concernera les lots de comptabilit gnrale (lots saisis par la fonction Saisie comptable). Lots analytiques Le traitement concernera les lots de comptabilit analytique (lots saisis par la fonction Saisie analytique). Choix du pointage Manuel A la validation des critres de slection, le programme affichera la liste des lots rpondant la slection sans quils soient dj points. Il faudra les pointer un un. Semi-automatique A la validation des critres de slection, le programme affichera la liste des lots rpondant la slection dj points. Il faudra dpointer les lots ne devant pas tre valids dans lhistorique. La slection des lots valider s'effectue dans les deux cas (pointage manuel ou semi-automatique) de la mme manire. Les paramtres suivants sont renseigner (facultativement) si lon souhaite restreindre la recherche des lots valider dans lhistorique : (la seule zone qui doit tre obligatoirement renseigne est la priode comptable) Code utilisateur Slectionner le ou les utilisateurs ayant saisi les lots du brouillard. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des utilisateurs. Numro de lot Slectionner les lots valider. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des lots. Si, dans la fourchette prcdente, il a t slectionn un seul code utilisateur, seuls les lots de cet utilisateur seront proposs dans la liste. Date de saisie du lot Il sagit de la date de saisie des lots qui peut tre diffrente de la date des critures comptables. Priode comptable Il sagit de la priode comptable des critures (si les priodes sont gales au mois civil, il sagit du mois et de lanne des critures comptables). Si les priodes comptables sont paramtres, F5 affiche la liste des priodes. Code du journal Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des codes journaux. Pour valider la saisie, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6.

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Travaux - Travaux priodiques

CHOIX DES LOTS A VALIDER


Le programme affiche la liste des lots trouvs. Pour chacun deux sont affichs : une colonne de Slection, le code utilisateur, le numro du lot, la date de saisie, la priode comptable, le code journal avec son intitul et le montant total.

En cas de pointage manuel, les lots affichs ne sont pas slectionns : les cases de la colonne Slection ne sont pas coches.

En cas de pointage semiautomatique, tous les lots affichs sont slectionns : les cases de la colonne Slection sont coches.

Cochez les enregistrements slectionner pour le premier cran, dcochez les enregistrements ne pas valider pour le deuxime cran. A lissue de la slection, cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils ou tapez F6. Une fentre vous propose dditer les critures valides dans lhistorique avant de lancer le traitement.

IV - 153

Chapitre 1

Confirmer ensuite le traitement en cliquant sur le bouton OK. Une seconde confirmation est ensuite demande

Les pices traites sont alors affiches. A lissue du traitement, le programme propose ldition du journal des critures valides :

LANCEMENT DE L'EDITION
Cliquez sur Non pour annuler votre demande ddition. Si vous cliquez sur Oui, le programme lance l'dition sur l'imprimante paramtre par dfaut en Fiche socit ou sur le dernier mode de sortie utilis. Pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres.
Voir

Pour toute information sur ce point, reportez-vous au paragraphe Gnralits sur les ditions au dbut de ce manuel.

IV - 154

Travaux - Travaux priodiques

CENTRALISATION
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Le programme permet, par l'utilisation de cette fonction, un gain de place sur votre disque dur, ainsi qu'une dition plus rapide des Journaux divisionnaires et du Grand livre. Conformment aux rgles comptables, le programme regroupe les critures passes sur un compte en une ou deux critures. Ce regroupement est ralis par journal et par priode pour les critures ayant le mme code unit. Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit Si vous souhaitez raliser une Centralisation des comptes, vous devez au pralable avoir valid l'Historique comptable. Seuls les comptes gnraux sont centralisables, les comptes lettrables ou pointables ne sont pas centraliss, ainsi que les comptes collectifs.

Attention !!!

Nous vous conseillons de raliser une sauvegarde avant de lancer la procdure. En effet cette opration ne vous permettra plus d'accder au dtail des historiques, les critures en dtail tant physiquement dtruites, seuls les cumuls sont conservs. C'est la raison pour laquelle un Etat justificatif comptable est dit durant la procdure, conformment aux procdures lgales.

Code du journal La centralisation des comptes est ralise par journal ; le programme vous permet donc d'indiquer le code du journal sur lequel vous souhaitez travailler. Tapez ce code au clavier ou slectionnez-le sur la liste appele par le bouton Zoom.
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Le paragraphe A propos des Zoom au dbut de ce manuel. Pour que le programme centralise le contenu de toutes les pices, tous journaux confondus, tapez *** sur cette zone. Priode comptable Indiquez la priode comptable sur laquelle doit porter l'opration, c'est--dire le mois et l'anne pour lesquels vous dsirez centraliser les comptes. Le bouton associ la zone permet laccs un calendrier ; il est galement accessible depuis le menu contextuel.

Voir

Pour tout savoir sur lutilisation du calendrier, reportez-vous au manuel Prise en main.

A lissue de la slection, cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils ou tapez F6. Le programme vous propose alors une impression.

IV - 155

Chapitre 1

LANCEMENT DE L'EDITION
Cliquez sur Non pour ne pas imprimer et sortir de la fonction. Si vous cliquez sur Oui, le programme lance l'dition sur l'imprimante paramtre par dfaut en Fiche socit ou sur le dernier mode de sortie utilis. Pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres.
Voir

Pour toute information sur ce point, reportez-vous au paragraphe Gnralits sur les ditions au dbut de ce manuel.

Attention !!!

Etant donn l'importance des informations dites, le programme ne permet pas une simple visualisation cran. Vous ne pouvez demander quune impression papier, ceci afin de garder obligatoirement une trace du dtail des comptes. L'dition comportera autant d'critures "centralisatrices" que de blocs contenant jusqu' 999 ventilations analytiques par compte gnral ventilable.

EXEMPLE
Si la centralisation porte sur 201 critures avec 1005 ventilations et que la 201 me criture ventile 10 sections, le programme centralisera :

en une 1re criture "centralisatrice" les 200 premires critures hauteur de 995 ventilations (c'est--dire : 1005 - 10 = 995) en une 2me criture "centralisatrice" la dernire criture pour ses 10 ventilations.

IV - 156

Travaux - Travaux priodiques

CALCUL HONORABILITE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Le calcul honorabilit met jour des derniers rglements et taux d'honorabilit clients. Cette fonction met jour les zones suivantes des Fiches clients : Dernier rglement Il s'agit de la date laquelle a t enregistr le dernier rglement du client, c'est--dire la dernire criture passe au crdit du compte client. Taux d'honorabilit Ce taux traduit le rapport entre le nombre de relances effectues et le nombre de factures entirement rgles *. Suivant son taux d'honorabilit (de 1 9), le client recevra la premire, la seconde, la neuvime lettre de relance. * Le nombre de factures entirement rgles est calcul de deux manires : vous ne possdez pas lEchancier : le programme retient le nombre d'critures dbitrices totalement lettres. vous possdez et/ou utilisez l'Echancier : le programme cumule les critures d'chances comptabilises sur un compte de trsorerie (classe 51 et suprieure).

Ce traitement doit donc tre lanc aprs lettrage des comptes et avant l'envoi des lettres de relance. Nous vous conseillons galement de le renouveler aprs chaque envoi de lettre de relance.

Lorsque vous ouvrez la fonction, le programme demande confirmation avant de lancer le traitement.

Si le traitement est confirm, le programme fait dfiler l'cran les comptes clients traits.

IV - 157

Chapitre 1

RELANCES DES CLIENTS


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Cette fonction permet l'impression ou lenvoi par fax des lettres de relance clients suivant les paramtrages raliss par la fonction Groupes de relance, sur chaque Fiche client et d'aprs les modles de lettres paramtrs en Traitement de texte.

PARAMETRAGE ET CONDITIONS DE RELANCE


PARAMETRAGE DES LETTRES DE RELANCE

Paramtrage des groupes de relance Avant d'utiliser cette fonction vous devez avoir paramtr les Groupes de relance (menu Gestion des fichiers / Paramtres / onglet Comptables).

Rappelons qu' un Groupe de relance correspond notamment un Seuil de relance (montant d'impay partir duquel le client est relanc) et une Priodicit (nombre de jours couls entre l'envoi de deux lettres de relance). Dans le cas o la relance seffectuerait sur une criture d-nouveau ne possdant pas de date dchance, cest la date de la pice dorigine qui sera prise en compte. Affectation d'un groupe de relance un client Un groupe de relance est affect chaque client sur sa fiche (onglet

IV - 158

Travaux - Travaux priodiques Paramtrage du texte des lettres de relance Le texte et les variables des lettres de relance sont paramtres par la fonction Editeur de documents (menu OUTILS ANNEXES). Le programme prvoit en standard des lettres de relance type (enregistres dans un dossier SAARICPT pour les modles standards et RELAN000 pour les modles du jeu d'essai) de niveaux de svrit croissants. Vous pouvez paramtrer des lettres de relance personnelles (dossier RELANxxx o xxx reprend le numro de votre socit. Ces dossiers regroupent des documents CPTAyyy1 CPTAyyyn (yyy correspondant aux modles de lettres et 1 et n, aux niveaux de relance).
Voir

Le nombre de niveaux de relances grs pour votre socit dpend du paramtrage de la zone Niveau suprieur des relances de l'onglet Comptabilit de la Fiche socit.

Niveau de relance d'une chance Il s'agit du nombre de lettres de relance envoyes pour cette chance. Le niveau de relance de chaque chance peut tre consult par :

la zone Niveau de relance dans le cadre Renseignements comptables de lchance dans la fonction Consultation/modification des chances (menu Gestion comptable / Echancier / onglet Suivi des chances). Slectionnez la fonction Loupe chances / Eclatement du menu contextuel / Fonctions standard ou tapez F5 sur la ligne de l'chance consulter. la fonction Consultation des comptes (menu Gestion comptable / Travaux / Consultation). Sur la fentre de dtail des critures, slectionnez la fonction Loupe du menu contextuel / Fonctions standard ou tapez F5 sur la ligne de l'criture consulter.

CONDITIONS DE RELANCE

Un client est relanc si les conditions suivantes sont runies :

une facture le concernant n'est pas rgle ; rappelons qu'une facture est considre comme rgle si son chance a mouvement un compte de trsorerie (classe 51), si vous utilisez l'Echancier, ou si elle est lettre. l'cart entre sa dernire date de relance et la date d'envoi de la nouvelle relance est suprieur la Priodicit de son Groupe de relance. le solde de ses factures relancer est suprieur au Seuil de relance de son groupe. les dates de factures et d'chances sont antrieures ou gales la date limite de relance.

Si un client a dj reu des lettres de relance de niveaux diffrents, la totalit des montants dus est relance sur le niveau le plus lev. Cette fonction met jour les zones suivantes des Fiches clients.

ZONES DE LA FICHE CLIENT MISES A JOUR SUITE A L'EDITION DES LETTRES DE RELANCE

Date de dernire relance Il s'agit de la date laquelle a t envoye la dernire relance au client.

Taux d'honorabilit Il s'agit d'une valeur de 0 9, qui traduit le rapport entre le nombre de factures entirement lettres et le nombre de relances effectues sur ces factures. Cette valeur peut servir de critre l'envoi des relances (voir ci-aprs).

IV - 159

Chapitre 1

EDITION DES LETTRES DE RELANCE


La validation de la fonction Relances des clients affiche l'cran de saisie des paramtres d'dition :

Choix du traitement Cette zone est initialise suivant le paramtrage de la fiche socit. Trois traitements sont proposs :

Honorabilit : Affectation du niveau de la lettre par rapport au taux d'honorabilit du client s'il est suprieur au niveau le plus lev des chances (chances regroupes sur une seule lettre du niveau trouv), Regroupement : Affectation du niveau de la lettre par rapport au niveau le plus lev des chances sans tenir compte du taux d'honorabilit (chances regroupes sur une seule lettre du niveau trouv), Niveau : Edition d'autant de lettres de relance qu'il y a de niveaux d'chances relancer. Toutes les chances d'un mme client et d'un mme niveau de relance seront regroupes sur une lettre pour ce niveau.

EXEMPLE
Soient les chances chues ayant les niveaux de relances suivants :

chance n 1 chance n 2 chance n 3 chance n 4

: : : :

niveau 0 (jamais relance), niveau 1 (relance une seule fois), niveau 1 (relance une seule fois), niveau 2 (relance 2 fois).

et le taux d'honorabilit de la fiche client = 3 (rapport nombre de lettres de relance envoyes sur nombre de factures totalement rgles) : Choix "Honorabilit" : Le taux d'honorabilit tant de 3 et le niveau de relance le plus lev tant 2, toutes les chances prennent le niveau 3 ; la relance des chances consistant ajouter un niveau chaque dition s'il ne s'agit pas d'un retirage (la zone Retirage nest pas coche) le niveau sera donc 3 + 1 = 4. Ainsi, toutes les chances seront dites sur le modle de relance n 4 (CPTAxxx4 o xxx=modle du groupe de relance). Aprs l'dition, le programme met jour le niveau de relance des chances : les chances n 1, 2, 3 et 4 prendront le niveau 4. Choix "Regroupement" Le niveau de relance le plus lev tant 2, toutes les chances prennent le niveau 2 ; la relance des chances consistant ajouter un niveau chaque dition s'il ne s'agit pas d'un retirage (la zone Retirage nest pas coche) le niveau sera donc 2 + 1 = 3. Ainsi, toutes les chances seront dites sur le modle de relance n 3 (CPTAxxx3 o xxx=modle du groupe de relance).

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Travaux - Travaux priodiques Le programme met jour le niveau de relance des chances : les chances n 1, 2, 3 et 4 prendront le niveau 3. Choix "Niveau" Une lettre de relance sera dite par niveau :

l'chance n 1 de niveau 0 sera dite au niveau 0 + 1 = 1 soit le modle de premire relance CPTAxxx1 et prendra ensuite le niveau de relance 1, les chances n 2 & 3 de niveau 1 seront dites au niveau 1 + 1 = 2 soit le modle de seconde relance CPTAxxx2 et prendront ensuite le niveau 2. l'chance n 4 de niveau 2 sera dite au niveau 2 + 1 = 3 soit le modle de troisime relance CPTAxxx3 et prendra ensuite le niveau de relance 3.

Contrle des rglements Cette zone est accessible uniquement si vous avez rpondu Niveau dans la zone prcdente. Elle permet de vrifier la prsence de crdits saisis manuellement (rglement, avoir, acompte) mais non lettrs - donc non rattachs un dbit - qui seraient de ce fait ignors par le programme (car non imputables un niveau particulier plutt qu'un autre ds lors que plusieurs niveaux sont relancs sur plusieurs lettres). Le message "anomalie dtecte" apparat alors, vous permettant d'diter le fichier GTRELxxx.ERR o xxx=numro d'entre. Dans le cas o vous n'avez pas l'chancier, si un crdit est lettr avec diffrents dbits ayant diffrents niveaux de relance, les critures de ce groupe de lettrage seront relances au niveau de l'criture ayant le niveau le plus lev, permettant ainsi de faire apparatre le rglement :

EXEMPLE

criture dbitrice 1 criture dbitrice 2

niveau 1 niveau 2

crditrice 3 lettre partiellement avec critures 1 & 2

La lettre de relance sera au niveau 2 + 1 = 3 si la zone Retirage nest pas coche et fera apparatre sous la rfrence de la premire criture le solde dbiteur des critures 1 & 2 dans la colonne "factures" et le montant du rglement dans la colonne "rglements". Date d'envoi des relances Indiquez la date que vous souhaitez voir figurer sur les lettres de relance (la date systme est propose). Le programme compare cette date la priodicit enregistre dans chaque groupe de relance afin de dterminer le niveau de lettre envoyer : si l'cart entre sa dernire date de relance et la date d'envoi de la nouvelle relance est suprieur la Priodicit de son Groupe de relance, la lettre dite est de niveau suprieur.
Attention !!!

Si le Taux d'honorabilit du client est infrieur au niveau de lettre calcul (par rapport la priodicit), le programme utilise la lettre de relance relative au taux d'honorabilit du client. Retirage Si vous cochez cette zone, le programme vous permet de rditer une lettre de relance dj enregistre avec d'ventuelles modifications. Dans ce cas, le programme n'applique pas le niveau suprieur de relance. Si cette zone nest pas coche, le programme comprend qu'il s'agit d'une nouvelle relance et applique ventuellement un niveau suprieur. Du compte Au compte... Indiquez les comptes relancer en prcisant le premier numro du Compte collectif (en gnral 4110) et le Compte auxiliaire client, puis, de la mme manire, la borne suprieure de slection. Vous pouvez slectionner les comptes partir de la liste appele par le bouton Zoom.

Voir

Le paragraphe A propos des Zoom au dbut de ce manuel. Du groupe de relance ... Au groupe de relance... Indiquez le(s) groupe(s) de relance imprimer en tapant leur code au clavier ou en les slectionnant sur la liste appele par le bouton Zoom.

IV - 161

Chapitre 1

Du niveau de relance... Au niveau de relance... Ces zones sont accessibles uniquement si vous avez rpondu Niveau dans la premire zone de cet cran. Elles sont proposes respectivement 1 et 9 par dfaut et sont modifiables. Indiquez une fourchette de niveaux de lettres de relance diter. Seules les chances appartenant aux lettres dont le niveau sera slectionn seront relances.

Le nombre d'exemplaires de lettres de relance diter est indiqu dans la table des groupes de relance, il peut varier de 1 9. Choix du code reprsentant Deux choix sont proposs :

Tiers : le programme dite le code du reprsentant renseign dans la fiche client Entte : le programme dite le code du reprsentant renseign sur len-tte de pice de vente lorigine de la crance).

Du code reprsentant ... Au code reprsentant... Slectionnez une fourchette de codes reprsentants. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste de reprsentants. Cette zone nest pas accessible si la zone prcdente a pour valeur Entte. Du code famille... Au code famille... Slectionnez une fourchette de codes familles clients. Le bouton Zoom (ou F5) affiche la liste des codes familles. Du code sous-famille... Au code sous-famille... Slectionnez une fourchette de codes sous-familles clients. Date limite de relance Les critures dont la date de pice ou d'chance est postrieure la date indique ici ne seront pas prises en compte pour l'dition des lettres de relance. Groupe lettrage dtaill Si cette zone est coche, le dtail des critures sera imprim. Si cette zone nest pas coche, le programme regroupe les critures par Code lettrage.

Les lettres de relance dites par cette fonction peuvent prsenter le montant de la couverture de lettrage de chaque facture (si leur paramtrage le prvoit - voir le menu Outils annexes / Editeur de documents). Paramtres : &FCO=Couverture lettrage et &TCO=Total couverture lettrage. Liste rcapitulative Vous pouvez diter une liste des relances, soit isole (relances effectuer), soit la suite des lettres de relances (relances effectues) dites (sur papier ou par fax). Cette zone est initialise par dfaut Non et peut prendre les valeurs suivantes :

Non : Les lettres de relance seront dites sans liste rcapitulative. Oui : Les lettres de relance seront dites avec le dtail des mouvements relancs et un rcapitulatif des relances effectues sera imprim la suite. Cette Liste des relances faites ditera par client ayant fait lobjet dune lettre de relance les informations suivantes : compte collectif, compte auxiliaire et nom du client, tlphone, niveau de relance de la lettre (donc plusieurs lignes si plusieurs lettres de niveau diffrent), reprsentant, famille et sous-famille, code devise, montant en monnaie de tenue et montant en devise. Seule : Seule la Liste des relances faites sera dite comme dcrite ci-dessus. Il ny aura aucune incidence sur les fichiers cest--dire pas de mise jour des niveaux de relance.

Choix du tri Si la zone Liste rcapitulative est renseigne Oui ou Seule, vous pouvez choisir le mode de tri de la liste :

Par compte : les chances sont tries par compte collectif/auxiliaire puis par niveau ; Par niveau : les chances sont tries par niveau de relance puis par compte collectif/auxiliaire.

IV - 162

Travaux - Travaux priodiques Choix de la rupture Si la zone Liste rcapitulative est renseigne Oui ou Seule, vous pouvez choisir le mode de totalisation de la liste :

Sans : aucune totalisation nest faite entre les comptes ou les niveaux (selon le choix du tri demand sur la zone prcdente) ; Par compte ou Par niveau : totalisation chaque changement de compte ou de niveau , selon le choix du tri demand sur la zone prcdente ; Par compte/niveau ou Par niveau/compte : totalisation chaque changement de compte/niveau ou de niveau/compte (selon le choix du tri demand sur la zone prcdente).

A lissue des slections, cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils ou tapez F6. Le programme affiche les questions suivantes pour calculer le taux dhonorabilit et diter les relances rpondant aux critres de slection : Honorabilit : Confirmez-vous le lancement de l'dition des relances (O/N) ? Niveau ou Regroupement : Dsirez-vous le calcul du taux d'honorabilit des clients (O/N) ? Cliquez sur Oui, pour calculer et diter. Le programme lance l'dition sur l'imprimante paramtre par dfaut en Fiche socit ou sur le dernier mode de sortie utilis. Cliquez sur Non diter seulement. Cliquez sur Annuler pour arrter le traitement. Pour orienter l'impression sur un autre mode de sortie, cliquez sur le bouton Paramtres sur le message de confirmation de l'dition..
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Pour toute information sur ce point, reportez-vous au paragraphe Gnralits sur les ditions au dbut de ce manuel. Il est possible de grer le double affichage en devise (monnaie de tenue / devise dquivalence) dans les relances clients et les relevs de centrale. Les variables sont accessibles dans les modles par l'diteur de document (Outils annexes).

Voir

La liste exhaustive des variables dans la partie Outils annexes / Editeur de documents.

Relances par fax Paralllement l'dition, vous pouvez envoyer les relances clients par fax. Les relances dites sont alors faxes directement aux clients concerns sur le numro de fax saisi dans leur fiche. Sur la fentre Paramtrage de ldition appele par le bouton Paramtres, choisissez le mode de sortie Fax, avec la fiche imprimante adquate.

Limprimante Fax doit tre paramtre avec : un mode de sortie fax et les squences adquates de dbut et fin de fax. Vous devez disposer dun logiciel de serveur fax dans lequel la fiche dimpression est cre.

IV - 163

Chapitre 1

EXTOURNE AUTOMATIQUE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Cette fonction permet la gnration automatique dcritures de contre-passation.

ECRITURES A CONTREPASSER

Slectionnez les critures contrepasser en renseignant les critres proposs :


le fichier dans lequel elles figurent : Historique, Brouillard ou Simulation leurs caractristiques : Pour les critures du Brouillard ou de Simulation : une fourchette de numros de lot, de dates de saisie, de codes utilisateur, de codes journaux et enfin de leur priode comptable. Pour les critures en Historique : une fourchette de codes journaux et leur priode comptable.

Attention !!!

Ces critres sont facultatifs (sauf la Priode comptable) et combinables, si rien n'est saisi, toutes les critures sont prises en compte pour le traitement.

GENERATION DES EXTOURNES

La partie basse de la fentre permet de prciser, pour les critures gnrer : Choix de la gnration Slectionnez le fichier dans lequel les critures dextourne seront cres : Brouillard ou Simulation. Date des critures gnres / Journal des critures gnres Indiquez la date et le journal denregistrement des critures dextourne. Ces donnes peuvent tre totalement diffrentes de celles des critures d'origine. Si aucun journal des critures gnres n'est prcis, c'est sur le code journal de l'criture d'origine que sera gnre l'extourne. La date des critures gnres est par contre une donne obligatoire. Libell des critures gnres Indiquez le libell affecter aux critures dextourne. Lettrage des critures Si cette case est coche, les critures dextourne gnres seront lettres avec les critures faisant lobjet de cette extourne, uniquement si lcriture extourner na pas dj un code lettrage. Pour effectuer ce lettrage :

les comptes slectionns pour la gnration des critures dextourne doivent tre dclars lettrables ;

IV - 164

Travaux - Travaux priodiques

les critures dextourne doivent tre gnres dans lhistorique ou dans le brouillard, car il ny a pas de lettrage des critures de simulation.

Attention !!!

Vous devez traiter manuellement les critures extournes ayant dj un code lettrage. Edition des critures Cochez cette zone pour obtenir ldition des critures dextourne gnres. Ecritures gnres en sens inverse Cette case cocher (coche par dfaut) entrane le passage des critures dextourne en sens inverse. Si elle nest pas coche, les critures dextourne seront passes en ngatif.

La gnration des critures est lance lorsque vous cliquez sur le bouton Valider de la Barre doutils. Confirmez ensuite le traitement. A l'issue du traitement, un rapport est ditable, prcisant la liste des lots ayant t gnrs. De plus, si une dition des critures a t demande, le programme demande confirmation du lancement de ldition.
Voir

Le lancement dune impression est dtaill au dbut de ce manuel, au paragraphe Gnralits sur les ditions.

IV - 165

Chapitre 1

REEVALUATION DES DETTES ET DES CREANCES


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Ce traitement vous permet, lors d'une clture ou d'une situation comptable, de rvaluer vos dettes et crances en devises trangres en leur appliquant le cours en vigueur la date du traitement. Les carts de conversion sont alors calculs afin de gnrer automatiquement les critures sur des comptes transitoires, de charges ou de produits et, dans le cas d'une clture, les ventuelles critures de provision pour perte de change. Ces critures pourront ensuite tre supprimes ou extournes automatiquement pour ne pas faire double emploi avec les critures relles qui seront passes au fur et mesure des rglements enregistrs ultrieurement. Le traitement s'applique tous les comptes slectionns mais l'analyse du solde en devise diffre entre compte lettrable et compte non lettrable :

pour un compte lettrable, l'analyse est ralise par devise et par code lettrage des mouvements non ou partiellement lettrs (les mouvements non lettrs sont grs en tant que code lettrage ). pour un compte non lettrable, l'analyse est ralise par devise.

Cette fonction gnre automatiquement les critures de rvaluation de toutes vos devises trangres ne faisant pas partie de la zone Euro, donc aux devises OUT. Les critures gnres par le programme doivent tre extournes ou supprimes au lendemain de leur gnration, pour viter un doublement des critures lors de la gnration des carts de change rels qui seront gnrs suite la saisie des rglements de ces dettes et crances.

Attention !!!

Depuis le 31/12/98 la rvaluation pour les monnaies IN entrane une constatation relle des pertes et des gains de change. Vous devez, pour ce traitement slectionner la fonction Conversion des dettes et crances en monnaie "in". La fonction Conversion des dettes et crances en monnaie in est prsente page 172.

Voir

ONGLET CRITERES
Cet onglet vous permet de renseigner vos paramtres de gnration des critures.

IV - 166

Travaux - Travaux priodiques


ECRITURES DECARTS DE CONVERSION

Type dcriture En Rvaluation des dettes et crances libelles en devises trangres , slectionnez le type dcriture gnrer :

Ecarts de conversion actif / passif : choisissez cette option si le traitement de rvaluation est effectu dans le cadre de votre clture d'exercice. Dans ce cas, vous aurez accs au cadre "Ecritures de provision pour pertes". Gains / pertes de change : choisissez cette option si le traitement est effectu dans le cadre d'une situation comptable. Dans ce cas, les critures sont gnres directement des comptes de pertes et de gains de change : le cadre "Ecritures de provision pour pertes" n'est pas accessible.

En Conversion des dettes et crances en monnaies in , cette zone nest pas modifiable et le traitement ralis est identique celui des Gains / pertes de change. Date des critures Indiquez sur cette zone la date laquelle doivent tre calcules et gnres les critures de rvaluation.

les critures dEcarts de conversion actif / passif doivent obligatoirement tre gnres une date de fin d'exercice ; les critures de Gains / pertes de change doivent obligatoirement tre gnres une date de fin de priode.

Attention !!!

Si le traitement choisi est Conversion des dettes et crances en monnaies in , cette date doit tre gale ou postrieure au 31/12/1998. Code journal Indiquez le code du journal de gnration des critures dcarts de conversion. La liste des journaux est accessible par le bouton Zoom. Les journaux de type analytique ne peuvent pas tre slectionns. Fichier de gnration Indiquez le fichier dans lequel vous souhaitez gnrer les critures :

Historique : enregistres directement dans l'historique comptable, les critures gnres ne pourront pas tre modifies ni supprimes, mais elles pourront tre extournes. Brouillard : les critures enregistres dans le brouillard de saisie pourront tre modifies, supprimes ou extournes. Simulation : les critures seront gnres dans le brouillard de simulation ; elles pourront galement tre modifies, supprimes ou extournes.

Choix du taux de devise Slectionnez la table des cours qui devront servir de rfrence au traitement de rvaluation. La liste droulante propose deux taux de devise :

Taux moyen : il s'agit des taux moyens spcifiques ce traitement et enregistrs dans la Table des devises (Gestion des fichiers / Paramtres / Paramtres gnraux / Devises / Tx moyens pour carts) ; Taux historique : le programme calculera les carts de conversion sur les cours enregistrs dans la Table historique des devises (colonne comptabilit) au jour du traitement (ou la date la plus proche) ou, dfaut, sur les cours de la Table gnrale des devises.

Si le taux historique est choisi, le programme utilisera le taux certain ou incertain en fonction de la date du traitement. Compte de gain latent / Compte de perte latent Selon quil sagit dune rvaluation pour clture ou situation comptable, indiquez les comptes dcarts de conversion Actif/Passif ou de Gains/Pertes de change mouvementer. Les critures dEcarts de conversion actif / passif, gnres pour des devises fluctuantes, dans le cadre d'une clture, doivent tre enregistres sur des comptes de classe 4 :

lorsque lcart correspond un gain : 47700000 - Diffrences de conversion Passif lorsque lcart correspond une perte : 47600000 - Diffrences de conversion Actif

IV - 167

Chapitre 1

Les critures de Gains / pertes de change, gnres pour des devises fluctuantes l'occasion d'une situation comptable, doivent tre enregistres sur des comptes de classes 6 et 7 :

lorsque lcart correspond un gain : 76600000 - gains de change lorsque lcart correspond une perte : 66600000 - Pertes de change


Attention !!!

En cas de constatation dun cart de conversion actif, il est possible de demander la constitution dune provision pour risque. Si le traitement choisi est Conversion des dettes et crances en monnaies in indiquez des comptes de Gains/Pertes de change. Section analytique de gain / Section analytique de perte Si les comptes gnraux mouvementer (renseigns sur la ligne prcdente), sont ventilables en analytique, indiquez les sections analytiques leur rattacher pour la ventilation analytique des critures de rvaluation. Si ces zones ne sont pas renseignes, cest la ventilation modle du compte qui sera applique ou la section dattente qui sera mouvemente (si analytique comptable). Libell des critures de gain / Libell des critures de perte Le programme propose les libells suivants :
Traitement Libell des critures de gain Libell des critures de perte

Rvaluation des dettes et crances en devises trangres Ecarts de conversion actif/passif Gains / pertes de change Diffrence conversion passif Gain de change Diffrence conversion actif Perte de change

Conversion des dettes et crances en monnaie in Gain de change rel Ces libells sont modifiables. Perte de change rel

Les numros de pice des critures de rvaluation sont automatiquement initialiss avec les valeurs :

RVAANNNNNN si les critures sont issues de la Rvaluation des dettes et crances en devises trangres CNAANNNNNN si les critures sont issues de la Conversion des dettes et crances en monnaies IN.

... o AA correspond lanne de gnration et NNNNNN au numro chronologique affect par le programme.

ECRITURES DE PROVISION POUR PERTES

Les zones de ce cadre sont accessibles uniquement si le type de traitement est Ecart de conversion actif/passif .

En cas de pertes latentes, les critures de provision peuvent tre gnres la suite des critures d'carts de conversion ; l'extourne automatique du pav suivant ne concerne pas ces critures : vous pouvez utiliser la fonction Extourne automatique dcrite au chapitre prcdent. Gnration des critures de provision Cochez cette case pour que, en cas de perte, le programme gnre automatiquement des critures de provision pour pertes de change. Les zones suivantes sont alors accessibles en saisie : Fichier de gnration Indiquez le fichier dans lequel vous souhaitez gnrer les critures de provisions pour pertes de change :

Historique : enregistres directement dans l'historique comptable, les critures gnres ne pourront pas tre modifies ni supprimes, mais elles pourront tre extournes. Brouillard : les critures enregistres dans le brouillard de saisie pourront tre modifies, supprimes ou extournes. Simulation : les critures seront gnres dans le brouillard de simulation ; elles pourront galement tre modifies, supprimes ou extournes.

IV - 168

Travaux - Travaux priodiques Code journal Indiquez le code du journal de gnration des critures de provisions pour pertes de change. La liste des journaux est accessible par le bouton Zoom. Compte de dotation dbit / Compte de provision crdit Indiquez les comptes mouvementer ; par exemple :

au dbit de 6865 - Dotations aux provisions pour risques et charges financiers . au crdit du compte 1515 - Provisions pour pertes de change

A chaque constatation d'une perte de change latente, le programme gnrera automatiquement l'criture de provision, la suite de l'criture de diffrence de conversion actif. Libell des critures au dbit / Libell des critures au crdit Le programme propose respectivement les libells suivants :

pour les critures au dbit : Dotations prov. perte de change pour les critures au crdit : Provisions pour perte de change

Ces libells sont modifiables.

Les numros de pice des critures de provision sont automatiquement initialiss avec la valeur RVAANNNNNN o AA correspond lanne de gnration et NNNNNN au numro chronologique affect par le programme.

EXTOURNE AUTOMATIQUE

Gnration de lextourne automatique Cochez cette case pour que le programme gnre automatiquement les critures dextourne. Les zones suivantes sont alors accessibles en saisie.
Attention !!!

L'extourne ne s'applique pas aux critures de provision. Si vous ne demandez pas cette gnration, nous vous conseillons de procder l'extourne de ces critures ultrieurement ou de les supprimer s'il s'agit d'critures de simulation ou d'critures gnres pour une situation intermdiaire. Date des critures Indiquez la date de gnration des critures. Elle doit bien videmment tre suprieure ou gale la date de gnration des carts et correspondre un exercice ouvert. Cette date est initialise par dfaut la date de gnration + 1 jour si cette dernire appartient un exercice ouvert. Code journal Indiquez le code du journal de gnration des critures dextourne ; il peut tre le mme que celui des critures dcarts. La liste des journaux est accessible par le bouton Zoom. Libell des critures au dbit / Libell des critures au crdit Le programme propose respectivement les libells suivants :
Libell des critures au dbit Libell des critures au crdit

Ecarts de conversion actif/passif Gains / pertes de change Ces libells sont modifiables.

Extourne diff. Conversion passif Extourne gain de change

Extourne diff. Conversion actif Extourne perte de change

Les numros de pice des critures d'extourne sont repris l'identique de ceux des critures d'origine. Fichier de gnration Indiquez le fichier dans lequel vous souhaitez gnrer les critures :

Historique : enregistres directement dans l'historique comptable, les critures gnres ne pourront pas tre modifies ni supprimes. Brouillard : les critures enregistres dans le brouillard de saisie pourront tre modifies, supprimes.

IV - 169

Chapitre 1

Simulation : les critures seront gnres dans le brouillard de simulation ; elles pourront galement tre modifies ou supprimes.

Lettrage des critures Si cette case est coche, les critures dextourne gnres seront lettres avec les critures faisant lobjet de cette extourne, uniquement si lcriture extourner na pas dj un code lettrage. Pour effectuer ce lettrage :

les comptes slectionns pour la gnration des critures dcarts doivent tre dclars lettrables ; les critures dcarts et les critures dextournes doivent tre gnres dans lhistorique ou dans le brouillard, car il ny a pas de lettrage des critures de simulation.

Attention !!!

Vous devez traiter manuellement les critures extournes ayant dj un code lettrage. Cette zone est toujours accessible mme si le compte dcart paramtr nest pas lettrable afin que le compte de tiers de contrepartie puisse tre lettr. Ecritures gnres en sens inverse Cette zone, coche par dfaut, entrane que les critures dextourne seront passes en sens inverse. Si on la dcoche, elles seront passes en ngatif du mme sens.

ONGLET SELECTION
Cet onglet vous permet d'effectuer des slections sur les critures traiter.

SELECTION

Codes des journaux Vous pouvez indiquer jusqu cinq codes journaux. Pour slectionner tous les journaux, laissez la proposition par dfaut : ***. De la date dcriture A la date dcriture Slectionnez les critures traiter daprs leur date denregistrement. Code devise 1 5 Vous pouvez indiquer jusqu cinq codes devises. Le programme affiche le cours de rvaluation sur la zone suivante. Pour slectionner tous les codes devise, laissez la proposition par dfaut : **.

IV - 170

Travaux - Travaux priodiques

Sil sagit dune rvaluation des dettes et crances en devises trangres une date antrieure au 31/12/98, le zoom propose la liste des devises Out . Sil sagit dune conversion des dettes et crances en monnaie in , le zoom affiche la liste des devises in . Tous les comptes gnraux / Tous les comptes auxiliaires Si cette case est coche (proposition par dfaut), tous les comptes gnraux ou auxiliaires seront traits. Pour slectionner des fourchettes de comptes prcises, dcochez cette case puis indiquez les numros de comptes souhaits dans les 4 fourchettes prvues cet effet. Choix du fichier Indiquez le fichier dans lequel les critures traiter sont enregistres :

Historique + Brouillard, Historique + Brouillard + Simulation.

IMPRESSION

Ce cadre vous permet de demander limpression des critures gnres. Edition des critures rvalues Cochez cette case pour diter, par compte slectionn et par code devise, le dtail du calcul des critures de rvaluation avec :

solde en devises, solde en devise pivot rvalu, solde en devise pivot cours historique et cart de conversion.

Edition des critures dcart Cochez cette case pour diter les critures dcarts de conversion gnres par le programme. Edition des critures de provision Cochez cette case pour diter les critures dcarts de provision gnres par le programme. Cette zone est grise si la gnration des critures de provisions pour pertes nest pas demande sur longlet Critres. Edition des critures dextourne Cochez cette case pour diter les critures dcarts dextourne gnres par le programme. Cette zone est grise si la gnration de lextourne automatique nest pas demande sur longlet Critres. La gnration des critures est lance lorsque vous cliquez sur le bouton Valider de la Barre doutils. Confirmez ensuite le traitement. A l'issue du traitement, un rapport est ditable, prcisant la liste des critures ayant t gnres.

IV - 171

Chapitre 1

CONVERSION DES DETTES ET CREANCES EN MONNAIE IN


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques
Cette fonction permet la constatation dfinitive et irrvocable des gains et pertes de change issus des dettes et crances en monnaies de la zone Euro, et ce ds le 31/12/98.

Ce second choix nest accessible que si les Etapes 1 et 2 de lEuroPassport ont t ralises, ou si aprs le 01/01/2002, une nouvelle monnaie entre dans le panier de lEuro et devient IN. Les critures gnres par le programme doivent tre extournes ou supprimes au lendemain de leur gnration, pour viter un doublement des critures lors de la gnration des carts de change rels qui seront gnrs suite la saisie des rglements de ces dettes et crances. Lcran de saisie est identique la fonction Rvaluation des dettes et des crances.

Voir

La fonction Rvaluation des dettes et des crances est prsente page 166.

IV - 172

Travaux - Travaux divers

TRAVAUX - DOSSIER TRAVAUX DIVERS


Le dossier Travaux divers propose les fonctions suivants :

Ouverture d'exercice : permet l'ouverture d'un exercice comptable. Clture d'exercice : permet la clture d'un exercice comptable ; la saisie d'critures devient impossible sur un exercice cltur. Epuration comptable : permet de purger soit les mouvements, soit les cumuls d'un exercice comptable cltur. Clture analytique : permet, une date donne, d'arrter la saisie sur les sections analytiques. Report sur analytique : permet le report des mouvements analytiques enregistrs sur un exercice cltur, vers un exercice ouvert. Epuration analytique : permet de purger soit les mouvements, soit les cumuls d'un exercice analytique cltur. Remise zro du journal de simulation : suppression des critures gnrales et analytiques de simulation.

IV - 173

Chapitre 1

OUVERTURE D'EXERCICE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux divers
L'Intgrale permet l'ouverture simultane de deux exercices comptables. Un exercice comptable rpond aux caractristiques suivantes : il peut comporter jusqu' 23 priodes, la date de dbut d'un exercice est propose par le programme en fonction de la date de fin de l'exercice prcdent, la date de fin d'un exercice doit correspondre la fin d'un mois.

INCIDENCE DE L'OUVERTURE D'UN NOUVEL EXERCICE


L'ouverture d'un nouvel exercice entrane : la gnration d'-nouveaux provisoires correspondant aux mouvements enregistrs sur l'exercice prcdent :

sur les comptes de bilan, sur les fichiers de base (clients et fournisseurs).

De mme, un rsultat d'exercice provisoire est gnr en comptabilit. Les -nouveaux et le rsultat sont qualifis de "provisoires" car il sont mis jour chaque opration enregistre sur l'exercice N-1. Vous pouvez en effet travailler simultanment sur deux exercices ouverts. Les comptes de classes 6 et 7 (charges et produits) sont repris tels quels.
Attention !!!

L'ouverture d'un nouvel exercice entrane la suppression des cumuls par article pour l'anne N-2.

ECRAN DE LANCEMENT
En haut de l'cran, la Table des exercices mentionne les dates du ou des exercice(s) ouverts et leur tat, c'est--dire le niveau de traitement dans lequel se trouvent les fichiers pour l'anne considre : Ouvert Clos (clos en Gestion commerciale et en Comptabilit) Clos G (clos en Gestion commerciale seulement) Epur

Si la table des exercices vous indique qu'actuellement, deux exercices sont clos et quun exercice est ouvert, il vous faut, avant d'ouvrir un nouvel exercice, purer l'exercice clos le plus ancien.

Nouvel exercice : Dbut/Fin S'il est possible d'ouvrir un nouvel exercice, vous avez accs la zone Fin du Nouvel exercice. La zone Dbut indique automatiquement la date du jour suivant la fin de l'exercice prcdent. Indiquez la date de fin du nouvel exercice, sachant que le nombre de priodes qu'un exercice peut contenir ne peut pas excder 23. Cette date doit correspondre une fin de priode.

IV - 174

Travaux - Travaux divers


PERIODES COMPTABLES PARAMETRABLES

Si vous avez demand, lors de l'initialisation de la socit, les priodes comptables paramtrables, le programme propose l'cran permettant de dfinir les priodes du nouvel exercice. Les dates d'exercice saisies sont rappeles ; le curseur est positionn sur la zone de saisie du Nombre de priodes. Nombre de priodes Le nombre de priodes de l'exercice comptable est limit 23. Ds la validation de cette zone, le programme affiche la date de dbut de la premire priode et la date de fin de la dernire priode. Le curseur est positionn sur la date de fin de la premire priode. Date de fin Enregistrez la date de fin de chacune des priodes ; le programme affiche automatiquement la date de dbut de la priode suivante (date de fin prcdente + 1). La dure d'une priode ne peut excder un mois civil ; le cas chant, un message d'erreur apparat. Libell court Saisi sur 9 caractres, le libell court de chaque priode comptable sera affich pour les consultations comptables, fiches articles, etc.
Voir

Vous pourrez le modifier en Gestion des fichiers / Paramtres / dossier Comptable / Priodes comptables. Libell pour les ditions Saisi sur 24 caractres, ce libell sera repris sur les ditions comptables. Vous pourrez le modifier en Gestion des fichiers. Lorsque les priodes comptables sont dfinies, validez et confirmez l'enregistrement.
OUVERTURE DU NOUVEL EXERCICE

L'cran de dfinition des exercices rapparat alors. Pour valider la saisie, utilisez le bouton Valider de la barre doutils ou son quivalent clavier : F6. Confirmez ensuite le lancement du traitement. Le programme propose alors une estimation de la place ncessaire sur le disque dur pour l'ouverture du nouvel exercice. Dans l'affirmative et aprs un rapide calcul, il vous renseigne par l'apparition d'un message du type : "Confirmez-vous ce traitement qui ncessite XXXXX octets de libres ? "

Aprs confirmation, l'ouverture du nouvel exercice dbute immdiatement : le programme initialise les fichiers du nouvel exercice.
MISE A JOUR DES BUDGETS

A l'issue de l'ouverture des fichiers du nouvel exercice comptable, le programme propose la mise jour des budgets (il sagit ici des budgets articles, clients et fournisseurs, accessibles aussi par Gestion commerciale \ Travaux priodiques \ Mises jour \ Mise jour des budgets).

Si ce traitement a dj t ralis ou si vous ne souhaitez pas l'effectuer ce moment-l, vous pouvez l'ignorer. Si vous rpondez par l'affirmative, l'cran de dfinition de la mise jour apparat. Cette mise jour affecte les montants et quantits budgtiss en Fiche article, Fiche client et Fiche fournisseur sur le nouvel exercice ( partir des valeurs de l'exercice cltur). Il peut tre lanc sparment du traitement douverture dexercice, et tout moment de lexercice comptable.
Voir

Pour tout dtail sur ce traitement, reportez-vous au paragraphe traitant de la fonction Mise jour des budgets (menu Gestion commerciale / Travaux priodiques / dossier Mises jour).

IV - 175

Chapitre 1

CLOTURE D'EXERCICE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux divers
Cette fonction permet la clture d'un exercice comptable ; la saisie d'critures devient impossible sur un exercice cltur. Ce traitement doit tre lanc mme sur un site ne possdant pas la Gestion comptable, les menus inhrents sont tout de mme disponibles.

AVANT DE PROCEDER A LA CLOTURE


La clture est soumise un certain nombre de contraintes logiques. Il convient donc de vrifier l'tat des fichiers avant de commencer. Un exercice comptable peut tre cltur si les conditions suivantes sont runies : l'exercice suivant doit tre ouvert, toutes les pices enregistres en Gestion commerciale doivent tre enregistres en comptabilit (par les fonctions de Liaison comptable), tous les mouvements de l'exercice doivent tre valids dans l'historique comptable (Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux priodiques) ; le programme s'oppose en effet la clture si des critures sont encore dans le brouillard, la clture de Gestion Commerciale doit avoir t effectue.

Il est galement prfrable :

d'avoir le pointage des comptes et le lettrage des comptes jour, davoir les ditions de la balance gnrale et du journal ct paraph cohrentes, davoir longlet Comptabilit de la fiche socit (Gestion des fichiers, Paramtres Gnraux, Socit) correctement renseign au niveau des comptes de rsultat, journal des -nouveaux, davoir deux sauvegardes correctes et oprationnelles avant de commencer le traitement.

Cette opration a pour effet : La gnration d'un rsultat Le Compte de rsultat dbit enregistr en Fiche socit (onglet Comptabilit) est mouvement si le rsultat calcul est positif. Le Compte de rsultat crdit enregistr en Fiche socit (onglet Comptabilit) est mouvement si le rsultat calcul est ngatif. Reprise des -nouveaux analytiques (cas des comptes de bilan ventilables) Les soldes des comptes de bilan sont gnrs en -nouveaux. Mais s'ils ont t ventils en analytique (comptes dfinis ventilables) les critures d'-nouveau ne reprennent pas les ventilations associes. Les rpartitions analytiques n'tant pas reprises en solde, cela suscite un dcalage entre la comptabilit analytique et la comptabilit gnrale, ce dcalage est corrigible (voir plus bas). Dans ce cas de comptes de bilan ventilables, la Vrification des historiques ne gnre pas d'anomalie : le journal des -nouveaux dfini en Fiche socit n'est pas vrifi pour ces comptes, il lest pour toutes autres critures ayant un collectif renseign. Modifiez le code du journal des A nouveaux de la Fiche socit (quil soit diffrent de ANO par exemple dans les fichiers du Jeu d'essai) pour que le traitement de Vrification des historiques redresse ce dcalage par rapport aux comptes de bilan dclars ventilables. Aprs redressement, le solde calcul est alors enregistr sur un compte d'attente analytique. Reprise des -nouveaux et chancier Les soldes des comptes auxiliaires sont gnrs en -nouveaux. Ceux pour lesquels une chance est encore en cours dans l'chancier font exception cette rgle. Si l'chancier comporte une chance en tape autre que RA - Rapprochement, le compte auxiliaire correspondant n'est pas repris en solde. Le programme conserve le dtail des critures passes.

IV - 176

Travaux - Travaux divers

EXEMPLE
Lors de l'enregistrement d'une facture X, l'criture suivante est saisie manuellement : Dbit Crdit 4110 - Client X 1000

L'criture est galement enregistre dans l'chancier en tape de Saisie (SA). Si, ultrieurement, l'chance est pointe en tape EN - Envoi l'acceptation, l'chancier gnre alors une criture de type (suivant le paramtrage des types de suivi) : Dbit Crdit 4130000 4110 - Client X 1000 1000

Dans ce cas de figure, le compte client est sold alors que le rglement correspondant au mouvement n'est pas arriv chance. Afin que vous puissiez toujours retrouver l'origine des chances en cours, le programme conserve donc le dtail des critures, et ce mme si le compte a t lettr. Si l'chancier comporte, pour une mme pice d'origine, plusieurs chances, le programme conserve le dtail des critures passes si l'une des chances se trouve en tape autre que RA Rapprochement.

EXEMPLE
Lors de l'enregistrement d'une facture X, l'criture suivante est saisie manuellement : Dbit Crdit 4110 - Client X 1000

Si le mode de rglement utilis englobe plusieurs chances, le compte client est clat comme suit : Dbit Crdit 4110 - Client X 500 200 300 Quels que soient les comptes mouvements, si, lors de la clture, une des chances n'est pas arrive en tape de rapprochement RA, le programme conserve le dtail des critures afin que vous puissiez toujours retrouver l'origine des chances en cours ainsi que les rglements dj raliss.

Gnration d'-nouveaux dfinitifs Les critures d'-nouveaux sont enregistres dans le journal des A-nouveaux paramtr en Fiche socit, onglet Comptabilit. Suivant leurs caractristiques, les comptes sont traits diffremment :

pour les comptes non lettrables et non pointables, le programme gnre le solde en nouveaux ; pour les comptes lettrables, le programme conserve le dtail des critures partiellement ou non lettres ; elles sont enregistres au premier jour de l'exercice suivant ; la date relle des pices est reprise sur les dix premiers caractres du libell ; pour les critures lettres " cheval" sur l'exercice clturer et sur l'exercice suivant, le programme conserve le dtail du mouvement dat du premier jour de l'exercice suivant ; la date relle des pices est reprise sur les dix premiers caractres du libell ; pour les comptes pointables, le programme conserve le dtail des critures non pointes ; elles sont dates du premier jour de l'exercice suivant ; la date relle des pices est reprise sur les dix premiers caractres du libell ; une criture correspondant au solde des critures pointes est gnre (son code pointage est *AA).

Par consquent, avant toute clture, assurez-vous que les lettrages effectus sont corrects.
Attention !!!

Nous vous conseillons de raliser une sauvegarde avant de lancer la procdure de clture.

IV - 177

Chapitre 1 Incidence sur la Fiche socit En Fiche socit, la fentre Modules et options retenus (appele par le menu contextuel / Fonctions tendues ou Alt+Maj+F9) est modifie :

La ligne Etat de lexercice indique le niveau de traitement dans lequel se trouvent les fichiers pour l'anne considre ; une clture comptable est signale par C :

O : G : C : E :

l'exercice n'est pas cltur l'exercice est cltur en Gestion Commerciale uniquement l'exercice est cltur en Gestion Commerciale et en Comptabilit les fichiers de la comptabilit sont purs

PROCEDURE DE CLOTURE
ECRAN DE LANCEMENT

En haut de l'cran, le programme mentionne les dates des exercices et leur tat. Les cases cocher permettent de demander : IV - 178 la lancement de la clture

Travaux - Travaux divers la gnration des critures de solde par code unit

Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit la reprise de la valeur initiale en solde la gnration des critures de solde par devise

Reprise en devise sur compte sans code devise Le programme autorise la saisie dcritures en devises trangres sur tous les comptes y compris les comptes qui nont pas de code devise privilgie enregistr sur leur fiche (zone Code devise). Pour les comptes qui nont pas de code devise privilgi dans leur fiche, le fait de cocher cette case va gnrer un solde en devise si des critures en devise existent pour ce compte : si les critures du compte sont toutes dans une seule devise (en plus de celles sans devise), le solde sera gnr dans la devise utilise ; si les critures du compte sont dans deux devises ou plus (en plus des critures sans devise), le solde en devise ne pourra tre gnr.

Cochez la ou les case(s) qui convient puis cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils ou tapez son quivalent clavier : F6. Le programme propose alors une estimation de la place ncessaire sur le disque dur pour la ralisation de la clture. Dans l'affirmative et aprs un rapide calcul, il vous renseigne par l'apparition d'un message du type : " Confirmez-vous la place disponible : entre XXXXXX et XXXXXXX octets ? "

Si la place indique n'est pas disponible sur votre disque dur, rpondez Non ; le menu rapparat. En cas de confirmation, le programme dclenche la procdure de clture.

DEROULEMENT DES OPERATIONS


La clture de fin d'exercice regroupe plusieurs tapes de traitement : 1. vrification des lettrages 2. slection des comptes auxiliaires gnrer en solde 3. puration des chances 4. vrification des chances 5. vrification des historiques 6. recalcul des cumuls comptables 7. clture de l'exercice Si la zone Gnration critures solde/code unit est renseigne Oui, les critures gnrales sont reportes cumules par code unit. Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit
VERIFICATION DES LETTRAGES DEFINITIFS - RAPPORT D'ANOMALIES

Le programme vrifie tous les comptes lettrables et recherche les critures entirement lettres sans contrepartie correspondante. Il se peut en effet qu'une coupure intempestive du courant ait suscit un dsquilibre. Les codes des comptes traits ainsi que les codes lettrage associs dfilent l'cran. Si aucune anomalie n'est dtecte, le programme passe l'tape de clture suivante : la slection des auxiliaires reprendre en solde. Si le programme dtecte au moins une criture lettre sans contrepartie, le message suivant apparat :

IV - 179

Chapitre 1 Pour rajuster les dsquilibres rencontrs, l'dition des comptes est conseille ; si vous rpondez Oui, l'cran apparaissant propose l'dition simultane d'un fichier regroupant les anomalies dtectes. Le nom du fichier propos est : GTVLTxxx.ERR (o xxx correspond au numro de la socit traite); il ne doit pas tre modifi. Cliquez sur OK pour valider. Le programme propose alors la validation de l'impression. Le programme indique prcisment :

le code du compte lettrable mouvement le code lettrage associ le type de compte le montant du mouvement la lettre H signifiant que le mouvement est enregistr dans l'historique comptable.

A l'issue de l'dition des anomalies, l'cran prsentant le nom du fichier des anomalies rapparat. Cliquez sur Annuler pour ventuellement poursuivre la clture ou l'interrompre en vue de corriger les dcalages signals.
Voir

Lorsque ce type d'anomalie survient cela signifie que les critures signales par une * dans le rapport danomalie ont t dlettres car elles correspondent des lettrages totaux dsquilibrs, deux solutions sont possibles pour lutilisateur : ! soit valider la fonction Vrification des lettrages du menu Gestion comptable / Utilitaires / dossier Vrifications avec une demande de correction des dsquilibres (voir le chapitre concern pour de plus amples dtails). Ce traitement peut indiffremment tre lanc avant ou aprs la clture. Sil est lanc avant et que les critures se retrouvent ainsi totalement lettres, elles ne seront pas reprises sur les -nouveaux. Sil est lanc aprs, les critures qui ont t dlettres seront reprises sur les -nouveaux et devront tre lettres sur le prochain exercice. ! soit valider la fonction de Lettrage manuel (menu Gestion comptable / Travaux priodiques / Lettrage ) et refaire ces lettrages totaux. Si ce traitement est ralis avant la clture : ces critures ne sont pas reprises sur les -nouveaux. Si ce traitement est ralis aprs la clture : ces critures seront reprises sur les -nouveaux et devront tre lettres sur le prochain exercice. Si vous confirmez le traitement, le programme passe la seconde tape de clture.

GENERATION DES AUXILIAIRES EN SOLDE

Le programme propose ensuite la gnration des cumuls de comptes auxiliaires en soldes. Le programme affiche la liste des comptes auxiliaires lettrables mouvements durant l'exercice en cours de clture mais n'ayant pas fait l'objet de lettrages durant l'exercice coul. Puisque ces mouvements n'ont jamais t lettrs, il est possible que les rglements correspondants aient t passs manuellement. Cette tape vous propose donc de purger le dtail de ces critures et de gnrer les soldes correspondants. Le programme propose de prinitialiser Oui ou Non les comptes auxiliaires reprendre en solde : une criture d' nouveau reprenant le solde des critures purges sera gnre au premier jour du nouvel exercice. Le dtail des mouvements ne sera alors plus accessible, mais l'criture de solde gnre sera lettrable.
Attention !!!

Les comptes pour lesquels une criture (ou plusieurs) est enregistre dans l'Echancier ne sont pas concerns par le traitement. Le dtail de ces comptes est repris en -nouveau pour l'exercice. Le paragraphe Avant de procder la clture - Reprise des -nouveaux et chancier page 176. Comptes grs en devise Lorsque lon demande la reprise en solde des -nouveaux dun compte lettrable ou pointable nayant

Voir


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Travaux - Travaux divers pas de mouvements lettrs ou points sur lexercice cltur et que le compte considr est gr en devise, si les critures en devise reprises en solde ont toutes le mme code devise et que ce dernier correspond au code devise dfini dans la fiche du compte considr alors, lcriture d-nouveau sera gnre dans cette devise. Si vous rpondez Non, le dtail des mouvements passs sur le compte est repris en nouveau, au premier jour du nouvel exercice. La date initiale des mouvements apparat sur les dix premiers caractres du libell de l'criture d' nouveau gnre. Le programme vous propose de passer l'tape suivante. Aprs confirmation du traitement, l'cran de la fonction Epuration des chances apparat.

EPURATION ET VERIFICATION DES ECHEANCES

Le programme propose ensuite l'Epuration des chances. Ce traitement permet l'puration des chances arrives en tape de Rapprochement (RA) ou dont le montant est nul. Ce traitement est ralis la date de fin d'exercice, il ne peut pas tre ignor. Si cest le cas, la procdure de clture dexercice sarrte. Ldition des chances pures par ce traitement est obligatoire galement.
Voir

Pour tout dtail, reportez-vous au paragraphe traitant de la fonction Epuration des chances. Cette procdure est suivie d'une Vrification des chances ; le programme supprime les chances en tape de Saisie (SA) pour lesquelles les critures comptables ont t lettres (les rglements ont donc t saisis manuellement). Ce traitement est obligatoire ainsi que ldition associe, dans le cas contraire, la procdure de clture sarrte. A l'issue du traitement, le programme propose la Vrification des historiques.

VERIFICATION DES HISTORIQUES - RECALCUL DES CUMULS

Durant la Vrification des historiques, le programme parcoure le fichier des critures comptables historises et vrifie la cohrence des mouvements dbiteurs et crditeurs du Grand livre, et les mouvements passs en analytique par rapport ceux enregistrs en comptabilit gnrale. Cette procdure est suivie du recalcul des cumuls de chaque compte pour la priode clturer. Cest galement ce moment que le programme bloque les budgets comptables de lexercice N-1, de manire transparente pour lutilisateur.

CLOTURE DEFINITIVE

Lorsque l'cran affiche une bande passante mentionnant "Travail en cours" la clture dfinitive de l'exercice est en cours. Lorsque le menu rapparat l'cran, l'opration est termine.

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Chapitre 1

EPURATION COMPTABLE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux divers
L'puration comptable permet de purger soit les mouvements, soit les cumuls d'un exercice comptable cltur. Cette puration ne concerne que les fichiers de comptabilit, elle na aucune incidence sur la Gestion commerciale (les lments de Gestion commerciale sont conservs tant que leur purge nest pas demande). Cette puration est facultative tant quon a 3 exercices en lignes (au maximum 2 ouverts), mais elle me devient obligatoire dans le cas de louverture du 4 exercice de la socit en exploitation. Dans ce cas il faut supprimer lexercice le plus ancien par ce traitement dpuration comptable. Avant de lancer cette procdure, vous devez donc avoir cltur l'exercice comptable concern.
Attention !!!

Etant donn le caractre irrversible de cette procdure, nous vous conseillons d'effectuer une SAUVEGARDE de vos fichiers et d'diter vos documents comptables.

En haut de l'cran, le programme mentionne les dates des exercices ainsi que leur tat. Exercice que vous dsirez purger Indiquez la priode de dbut de l'exercice que vous souhaitez purer. Cette priode, prsente ici sous la forme MM/AA (Mois/Anne) peut ltre sous la forme JJ/MM/AA (Jour/Mois/Anne) dans le cas de priodes comptables paramtrables (voir le Chapitre concernant les Outils annexes, Initialisation de socit pour de plus amples renseignements)
Attention !!!

L'puration d'un exercice doit se faire sur un exercice clos (totalement, cest--dire en Gestion commerciale et en Comptabilit). Epuration des balances comptables Si vous ne cochez pas cette zone, le programme purgera les mouvements de l'exercice en conservant les cumuls. Dans ce cas, vous pourrez encore diter la Balance et les Etats financiers une fois lexercice pur. Si vous cochez cette zone, le programme purgera les mouvements de l'exercice ainsi que les cumuls. Dans ce cas, aucune dition comptable ne sera plus possible. Lpuration des balances entrane en mme temps lpuration des budgets des fichiers de base (client, fournisseur, article). Pour louverture dun 4 lpuration des balances.
me

exercice, lpuration comptable doit obligatoirement tre faite avec

Cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils (ou tapez son quivalent clavier : F6) pour lancer le traitement. Lorsque le menu rapparat l'cran, l'opration est termine.

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Travaux - Travaux divers

CLOTURE ANALYTIQUE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux divers
Cette fonction permet, une date donne, d'arrter la saisie sur les sections analytiques. Elle peut donc tre lance plusieurs fois. La clture analytique est impossible si l'exercice comptable n'est pas lui-mme cltur. Cette opration a pour effet d'interdire la saisie sur les sections cltures. Cependant les critures analytiques dun exercice cltur sont conserves en historique comptable. Le programme tient compte de la Date de fin de validit enregistre pour chaque section (fonction Sections analytiques du menu Gestion des fichiers / Fichiers comptables / dossier Plans comptables/journaux / Sections analytiques) : le programme clture les sections dont la Date de fin de validit est antrieure ou gale la date de clture. par contre, le programme ne clture pas les sections dont la Date de fin de validit est blanc ou postrieure la date de clture.

Si vous souhaitez, aprs clture, saisir nouveau des critures sur une section analytique clture, vous pouvez modifier sa Date de fin de validit, si elles nont pas t supprimes par la fonction Epuration analytique (voir plus loin les explications de ce traitement). Le type de la section est galement prendre en compte :
Attention !!!

Permanente : Aucun report nest possible aprs la clture analytique, lpuration analytique sera possible ensuite Chantier : Un report analytique est possible aprs la clture pour les sections dont la date de fin de validit est suprieure la date de clture analytique, ou non renseigne.

Nous vous conseillons d'effectuer une SAUVEGARDE de vos fichiers tant donn le caractre irrversible de cette procdure. Les critures analytiques sont reportes cumules par code unit. Rappel : le code unit (et donc la Quantit) est utilise dans le cas dun suivi parallle de la Comptabilit en quantit.

En haut de l'cran, le programme mentionne les dates des exercices et leur tat. Date limite de fin de validit Enregistrez la date laquelle vous souhaitez enregistrer la clture. De la section analytique ... la section analytique ... Indiquez une fourchette de sections analytiques clturer. Vous pouvez les slectionner sur la liste appele par le bouton Zoom (ou F5). Cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils (ou tapez son quivalent clavier : F6) pour lancer le traitement. Lorsque le menu rapparat l'cran, l'opration est termine.

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Chapitre 1

REPORT SUR ANALYTIQUE


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux divers
Cette fonction permet le report des mouvements analytiques enregistrs sur un exercice cltur, vers un exercice ouvert.

Ce traitement est impossible si, en fiche socit, les critures analytiques ne sont pas permises. Le programme reporte les critures enregistres ainsi que les cumuls. Les critures gnres sont dates du premier jour de l'exercice sur lequel elles sont reportes dans le Brouillard analytique avec le libell Reprise des soldes analytiques.

Attention !!!

Aucun report sur analytique n'est opr sur les sections permanentes ou chantier ayant une date de fin de validit infrieure ou gale la date de clture analytique ; elles seront en revanche pures lors d'une demande d'puration analytique la date de fin d'un exercice comptable cltur. Ce report est obligatoire pour les section de type Chantier dont la date de fin de validit est suprieure la date de clture analytique ou non renseigne.

Avant de lancer le traitement, il faut sassurer de la prsence dun code journal de type analytique dans la zone correspondante pour les -nouveaux analytiques (Gestion des fichiers / Paramtres / Gnraux / Socit, onglet Comptabilit). Journal analytique Enregistrez le code du journal analytique sur lequel doivent tre enregistres les critures reportes. Vous pouvez le slectionner sur la liste appele par le bouton Zoom (ou F5). Date limite de report Cette date doit correspondre la date de fin de l'exercice cltur. Seules les critures dont la date est antrieure ou gale la date indique ici sont prises en compte.

Cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils (ou tapez son quivalent clavier : F6) pour lancer le traitement. Lorsque le menu rapparat l'cran, l'opration est termine. Pour vous assurer du droulement normal de la procdure, nous vous conseillons, aprs traitement, de procder l'dition de vos Journaux, Grands livres et Balances analytiques.

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Travaux - Travaux divers

EPURATION ANALYTIQUE
Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux divers
L'puration analytique permet de purger soit les mouvements analytiques, soit les cumuls analytiques d'un exercice analytique cltur. Cette puration ne concerne que les fichiers de comptabilit, elle na aucune incidence sur la Gestion commerciale. Cette puration est facultative tant quon a 3 exercices en lignes (au maximum 2 ouverts), mais elle me devient obligatoire dans le cas de louverture du 4 exercice de la socit en exploitation. Dans ce cas il faut supprimer lexercice le plus ancien par ce traitement dpuration analytique comptable. Cette fonction peut tre lance plusieurs fois.

Avant de lancer cette procdure, vous devez avoir pur l'exercice comptable concern et fait la clture analytique. Seules les sections analytiques cltures ou les sections permanentes, ou celles dont la date de Fin de validit est infrieure ou gale la date de fin dexercice comptable sont purges.
Attention !!!

Nous vous conseillons d'effectuer une SAUVEGARDE de vos fichiers tant donn le caractre irrversible de cette procdure.

En haut de l'cran, le programme mentionne les dates des exercices et leur tat. Exercice purer Indiquez la priode de dbut de l'exercice que vous souhaitez purer. Cette priode, prsente ici sous la forme MM/AA (Mois/Anne) peut ltre sous la forme JJ/MM/AA (Jour/Mois/Anne) dans le cas de priodes comptables paramtrables (voir le Chapitre concernant les Outils annexes, Initialisation de socit pour de plus amples renseignements). L'puration d'un exercice doit se faire sur un exercice clos ou purg de la comptabilit. Epuration balance analytique Si vous ne cochez pas cette zone, le programme purgera les mouvements analytiques de l'exercice en conservant les cumuls. Dans ce cas, vous pourrez encore diter la Balance analytique. Si vous cochez cette zone, le programme purgera les mouvements analytiques de l'exercice ainsi que les cumuls. Dans ce cas, aucune dition ne sera plus possible. Suppression sections pures Si cette zone est coche, les sections cltures et pures seront supprimes du plan des sections analytiques.

Cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils (ou tapez son quivalent clavier : F6) pour lancer le traitement. Lorsque le menu rapparat l'cran, l'opration est termine.

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Chapitre 1

REMISE A ZERO DU JOURNAL DE SIMULATION


Gestion comptable / Travaux / dossier Travaux divers
Cette fonction permet la suppression des critures gnrales et analytiques de simulation.

Code du journal Indiquez le code du journal dont vous souhaitez supprimer les critures gnrales et analytiques de simulation. Vous pouvez le slectionner sur la liste appele par le bouton Zoom (ou F5), *** dans cette zone permet de concerner le traitement lensemble des journaux. De la date ... A la date ... Les critures enregistres entre ces deux dates seront supprimes.

Cliquez sur le bouton Valider de la barre doutils (ou tapez son quivalent clavier : F6) pour lancer le traitement.

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