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COMMENT VITER LES SEPT PCHS DES

PRSENTATIONS EN LIGNE ET EN DIRECT
Un rapport de 1080 Group Rdig pour Citrix Online
Aot 2009

CE QUE VOUS APPRENDREZ

Bien quil y ait un consensus sur le fait que la communication directe reste le meilleur moyen de former une personne ou de distribuer et vendre un produit, trop souvent les bnces ne compensent pas les cots. Les prsentations en ligne et en direct reprsentent un bon compromis. Les prsentations en ligne au cours de sessions virtuelles appeles webinaires mettent en contact les animateurs et laudience depuis leur bureau dans le monde entier et en temps rel, ce qui amplie la porte de la diffusion des messages cl tout en rduisant les frais de dplacement. Cependant, cette opportunit de communication soulve une question importante : Comment les animateurs doivent-ils procder pour fournir des prsentations percutantes et convaincantes auprs de personnes qui ne se trouvent pas dans la mme salle ? Pour comprendre comment les animateurs sy prennent pour relever ce d, 1080 Group, LLC a ralis des tudes quantitatives et qualitatives en mai et juin 2009 en interrogeant plus de 600 professionnels sur la manire de planier, laborer et offrir des prsentations en ligne efcaces. Les rsultats indiquent que les webinaires sont devenus une pratique courante dans les entreprises, que ces dernires ont lintention dy avoir de plus en plus recours et que cela permet bel et bien aux animateurs datteindre une audience distance. Cependant, ces mmes rsultats soulignent limportance dviter des erreurs frquentes. Ce rapport donnera aux animateurs en ligne les outils ncessaires pour organiser des rencontres plus efcaces en indiquant : Les principaux rsultats des tudes ralises Les sept erreurs critiques commises lors des prsentations en ligne et les moyens de les viter Une liste de contrle utiliser par les animateurs lors de la prparation dun webinaire

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LES ANIMATEURS PRVOIENT DINTENSIFIER

LE RECOURS AUX PRSENTATIONS EN LIGNE
La pratique des webinaires est arrive un moment charnire Parmi les personnes interroges, 91 % ont dj assist un webinaire et ont lintention dintensier de 148 % le recours aux webinaires au cours des six prochains mois, dune moyenne mensuelle passant de 2,1 5,2.

Neuf personnes sur dix ont dclar avoir dj assist un webinaire et 35 % des personnes interroges ont organis au moins une prsentation.

Pourquoi utiliser des webinaires ? Rduit les frais de dplacement Permet de se concentrer sur dautres tches Ajoute un lment visuel aux audioconfrences vite les inconvnients du voyage Etude 1080 Group Mai et juin 2009

Indpendamment de leur niveau dexprience ou de leur frquence dutilisation des webinaires, toutes les personnes interroges sont daccord sur le fait que la rduction des frais de dplacement (voir barre latrale) en est le principal avantage. Cependant, un examen des rponses fournies par les animateurs les plus expriments indique quils sont certes daccord sur cet avantage, mais quils apprcient davantage les avantages secondaires : Rduit les frais de dplacement Permet datteindre une audience qui serait autrement inaccessible Nous permet de former plus demploys ou de clients Prot Les webinaires ne sont plus une nouveaut rserve aux seuls pionniers. Par consquent, pour toute personne qui souhaite diffuser un message, cette tendance entrane un changement de paradigme, savoir de Dois-je avoir recours des webinaires ? Lors de mes prsentations en ligne, comment dois-je procder ? .

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La facilit dutilisation cite comme le principal facteur de russite Une liste de 17 points a t prsente aux personnes interroges pour quatre catgories de prsentation : contenu, conception, livraison et logistique. Lorsquon leur a demand dvaluer chaque point par ordre dimportance pour le succs dun webinaire, il est en ressorti que les quatre principaux facteurs de russite sont : La facilit dutilisation pour y accder et y participer La qualit de la voix de lanimateur ou de la prestation La clart du message et/ou de lappel passer laction lors de la prsentation La prcision de la description du contenu du webinaire dans linvitation et/ou la page dinscription Prot La technologie nest quun moyen qui permet daccder aux bnces des webinaires. Mais elle ne doit pas tre au dtriment dune communication efcace. La priorit dune prsentation efcace reste la comprhensibilit du contenu, lutilit et la prcision lors de la communication. Principal domaine de croissance : Maintenir les participants concentrs Les personnes interroges ayant lexprience des webinaires ont indiqu que le maintien de la concentration est le problme principal. Lorsquon leur a demand dvaluer leur chance de russite avec les webinaires (par opposition une communication en personne), ces animateurs se sont dit les moins prpars.

La cl est lengagement de laudience, ce qui signie interagir et viter les monologues . Bettina Davis Ancienne directrice principale des formations Intel Corporation

Un examen approfondi des donnes indique que les animateurs qui disent avoir une grande exprience des webinaires sont ceux qui se disent le mieux prpars pour sadresser une audience en ligne. Prot Toutes les personnes interroges sont daccord sur le fait que les webinaires prsentent de nombreux avantages, mais il ressort de ltude que les animateurs les plus expriments sont les plus laise face une audience distance. Sadresser une audience distance ncessite de la pratique et ceux qui sy investissent seront les mieux rcompenss.

COMMENT VITER DE COMMETTRE LES SEPT PCHS

CAPITAUX DES PRSENTATIONS EN DIRECT ET EN LIGNE ?
Pour atteindre votre objectif au cours dune prsentation en direct et en ligne, il est essentiel de comprendre les cls du succs. Cette section identie les erreurs critiques, bien quvitables, ainsi que les mesures prendre pour matriser cette pratique le plus vite possible.

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Avant la tenue de votre prsentation en ligne

Erreur n 1 : ne pas investir dans le succs de sa prsentation en ligne. Prs de la moiti des participants a indiqu consacrer plus de temps aux prsentations en personne quaux prsentations en ligne. Cependant, lorsquon leur a demand de comparer leur degr de prparation pour ces deux formats, ils ont indiqu linteraction convaincante et la conception des diapositives comme leur point faible lors des prsentations en ligne. Ces mmes personnes considrent lavantage possibilit de se concentrer sur dautres tches comme venant aprs la rduction des frais de dplacement. Daprs les rponses des animateurs les plus expriments qui bncient le plus des webinaires, il semble que linvestissement du temps conomis dans llargissement des comptences professionnelles est fortement rentable. Passez laction Noubliez pas que le format lectronique transforme la livraison et la rception des messages Adoptez une perspective adaptation un nouvel environnement de communication Consacrez le temps conomis votre travail et votre audience

Les meilleurs vnements sont ceux qui proposent des ides ralisables. Expliquez clairement comment votre vnement aidera rsoudre un problme, puis tenez votre promesse. Les participants en redemanderont ! Tim Kopp Directeur principal du marketing ExactTarget

Planication de votre prsentation en ligne

Erreur n 2 : manque de clart sur ce qui motive laudience Naturellement, une question pose frquemment est Comment amener les gens participer ? Une plus grande participation signie souvent une meilleure opportunit pour dlivrer les connaissances et les comptences qui vous permettent datteindre vos objectifs. Lorsquon leur a demand dvaluer les prsentations en ligne du point de vue de laudience, les personnes interroges ont envoy un message clair aux animateurs au sujet du contenu, les deux facteurs de russite tant : La clart du message et/ou de lappel passer laction lors de la prsentation La prcision de la description du contenu du webinaire dans linvitation et/ou la page dinscription On a plus de chance dobtenir une large participation et une participation de qualit quand les personnes peuvent rpondre la question Quelle est lutilit pour moi ? Si vous ne connaissez pas leurs motivations, vous ne serez pas capable de crer des messages qui les inciteront sinscrire.

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 tant donn ce que nous connaissons sur les limites de la mmoire, les animateurs doivent de nos jours se concentrer sur les points essentiels et trouver des faons plus convaincantes de les prsenter . Cliff Atkinson, auteur Beyond Bullet Points

Passez laction Identiez laudience que vous souhaitez ou que vous avez besoin dattirer Identier les contraintes ou problmes pour lesquels laudience sera la plus prte passer laction laborez une proposition claire base sur ce que votre audience souhaite entendre en trouvant un compromis avec ce que vous avez dire Erreur n 3 : centre de la prsentation mal dni Les animateurs ont parfois tendance faire de leurs prsentations un fourre-tout . Les tudes conrment que cela est contre-productif. Lorsquon a demand aux personnes interroges didentier ce qui est le plus ennuyant dun point de vue de laudience, les principales rponses furent : Lanimateur essaie de couvrir un trop grand nombre de points Lanimateur sloigne du message Limpact nest efcace que quand lanimateur transmet des connaissances et des comptences dont laudience se souviendra long terme. Cependant, la mmoire court-terme limite la quantit dinformations pouvant tre assimiles et retenues au cours dune seule session. Une fois les ds qui motivent votre audience identis, vous devez imprativement vous concentrer sur les quelques points cls qui auront limpact le plus fort. Le logiciel de webinaire permet aux animateurs en ligne de continuer couter et apprendre tout en aiguisant le sujet du sminaire au fur et mesure de linscription et de la participation. Passez laction Demandez-vous : Si laudience ne se souvient que de quelques points cls, quels doivent tre ces points cls ? liminez ce qui na aucun rapport direct avec ces points cls Utilisez les donnes dinscription, des enqutes, des sondages et les autres outils pour aiguiser le contenu

laborez votre prsentation en ligne

Erreur n 4 : pensez en termes de mots et non pas dides et dimages Laudience mmorisera plus facilement les points cls si la prsentation a un impact motionnel. tant donn que le changement de contexte renforce limportance des diapositifs de la prsentation, vous russirez optimiser limpact de votre prsentation si vous optimisez son impact visuel. Les images ont la capacit de crer des motions, de raconter une histoire ou dillustrer un point plus rapidement et plus efcacement que les mots, condition bien sr quelles soient pertinentes. Lorsquinterroges

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 En tant que formateur distance expriment, je sais que linteraction est un facteur cl de la motivation. En tant que participant, si je sais dj que je pourrai obtenir une vraie rponse une question, il y a bien plus de chances que je participe lvnement en direct . Lynn Serann, MAED, CPCC, formatrice et auteur du best-seller The Garden of the Soul: Lessons from Four Flowers that Unearth the Self Prix : Microsoft UK Prix 2005 de lenseignant innovateur (Innovative Teacher of the Year Award)

sur le format des prsentations, les personnes interroges ont indiqu lutilisation dimages pertinentes comme facteur de succs. Cependant, une approche visuelle ne signie pas que tout doit passer par limage. Les tableaux et graphiques peuvent remplir la mme fonction. Lentreprise reste identique : les images sont plus parlantes que les mots et ont un plus fort impact. Passez laction Identiez ce que largument que vous avancez signie pour laudience Passez en revue des images ou graphiques qui ont le potentiel de capter laudience, dappuyer votre propos et de renforcer limpact de votre prsentation Choisissez des images et graphiques faciles comprendre et convaincants Erreur n 5 : faire un panorama diapos en ligne Lors des prsentations en ligne, le point focal de laudience nest plus lanimateur devant laudience mais lcran de lordinateur. Il est certes important de renforcer limpact visuel de votre prsentation, mais en vous concentrant uniquement sur des diapositives, mme de grande qualit, vous pourriez oublier de faire participer laudience. Une audience dont lattention est capte par des contenus audiovisuels a une plus grande chance de retenir les informations que si la prsentation est uniquement orale, et ceux qui, dune faon ou dune autre, participent activement auront une plus grande chance de se souvenir des enseignements dispenss. Le logiciel de webinaire comprend des outils qui vous permettent de faire intervenir laudience de diverses faons. Lorsque les sondages, questions-rponses, chat, enqutes, demandes dintervention et indicateurs dattention sont utiliss consciemment, ils permettent aux animateurs en ligne de stimuler lintrt des participants, de dialoguer avec eux et de les surveiller . Passez laction Rchissez la manire de stimuler lintrt des participants lors de sminaires traditionnels et appliquez ces activits un nouvel ensemble doutils Identiez les changements et opportunits Augmentez la frquence dinteraction autour des enseignements que vous dispenseriez au cours dun sminaire traditionnel

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Planier les outils et les comptences de la prsentation

Sminaire traditionnel
Projecteur Tableau Surveiller laudience

Sminaire en ligne (webinaire)

Partage sur bureau, tours Web Outils dannotation et de dessin Indicateur dattention, indicateur de demande dintervention, gestionnaire des questions Audio : tlphone/VoIP crit : questions/rponses, tchat Indicateur de demande de participation, sondage Tchat, questions/rponses, tableau partag, bureaux partags, clavier partag et contrles de la souris Partage de documents

Apprciation de laudience ou discussion de groupe Mains leves parmi laudience Collaboration

Documentation

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 NE LISEZ PAS votre prsentation. La lecture est un rexe facile car laudience nest pas l pour vous VOIR. Cependant, la monotonie de la diction vous trahira et laudience dcrochera . Ann Handley Directrice principale des contenus, MarketingProfs

Tenue de votre prsentation en ligne

Erreur n 6 : ignorer laudience Pour ce qui est de la tenue de la prsentation, les principales sources dagacement mentionnes par les personnes interroges sont : Lanimateur lit le contenu des diapositives Lanimateur lit un texte rdig au pralable Le message aux animateurs est clair : Parlez-nous ! En face face, on a plus facilement tendance regarder son audience pour ne consulter ses notes que de temps en temps. En ligne, nous ne sommes pas devant laudience, ce qui renforce la tendance coller la diapositive et en lire le contenu. La solution consiste apprendre une nouvelle mthode pour ne pas perdre laudience de vue. la faon dun pilote qui apprend piloter la fois par instinct et en saidant des instruments de navigation, les animateurs en ligne arrivent ne pas perdre le contact avec leur audience en apprenant grer les outils dinteraction disponibles dans les solutions de webinaire et en rpondant en temps rel aux signaux de laudience. Passez laction Privilgiez lauthenticit par rapport la perfection Interagissez avec les membres de laudience par contact visuel au moyen des outils dinteraction Erreur n 7 : ngligez le langage corporel virtuel Aprs la facilit dutilisation , le deuxime facteur de succs mentionn par les personnes interroges est la qualit de la voix de lanimateur ou de la prestation . Inversement, aprs les principales sources dagacement mentionnes prcdemment (lire les diapos ou un texte rdig au pralable), les personnes interroges ont mentionn la monotonie et un rythme constant . Si laudience ne vous voit pas en personne, cela reste une exprience audiovisuelle base sur votre propre prestation. La solution, qui sera galement lopportunit pour vous de renforcer votre impact, ne consiste pas seulement viter une prestation monotone, mais aussi capter votre audience avec des mouvements visuels. Passez laction Rptez, enregistrez-vous et coutez-vous ! Les solutions de webinaire offrent une touche denregistrement/lecture qui vous permettra de vous valuer Aidez-vous des outils dannotation et des pointeurs pour orienter la prsentation visuellement

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CE QUE VOUS DEVEZ RETENIR !

Seuls 6% des 600 personnes interroges ont dit avoir un budget en augmentation au cours des derniers mois tandis que 74 % de ces personnes ont signal que leur budget a diminu ou stagn, bien quavec une tendance la baisse . Dans ce contexte, la croissance rapide du recours au webinaire pour atteindre les clients potentiels, les clients existants, les formateurs et les employs na rien de surprenant. Le message envoy aux animateurs de prsentations en direct et en ligne est partout le mme : Vous pouvez me convaincre, mme si je ne suis pas l devant vous ! Mettez laudience au centre de vos prsentations ! Vous susciterez lintrt de laudience et saurez convaincre si votre prestation reprsente une plus-value pour les participants. Assurez-vous de savoir ce qui peut les motiver, aiguisez votre message et offrez exactement ce que vous avez annonc en premier lieu. Exprimentez ! Souvenez-vous que la technologie en ligne transforme la livraison et la rception du message. Avec un peu dexprience et deffort de planication, les webinaires peuvent reprsenter une interface audiovisuelle extrmement efcace. Pensez en termes dimages pour avoir un impact motionnel et prvoyez des possibilits dinteraction dans vos prsentations pour faire des membres de laudience de vritables participants actifs. Soyez authentique ! Les membres de laudience sentent si vous communiquez auprs deux ou si vous communiquez avec eux. Utilisez les outils de votre solution de webinaire pour surveiller votre audience et contrler le degr dattention des participants. Faites en sorte quils ne dcrochent pas en alliant langage corporel et outils de webinaire avec votre plus prcieux atout, savoir une voix authentique. ***
Informations sur 1080 Group, LLC Roger Courville est lauteur de louvrage The Virtual Presenters Handbook. Il intervient frquemment dans des sminaires sur lutilisation des communications en ligne et en direct en vue de lamlioration de la productivit. Roger est le directeur de 1080 Group, LLC, une socit de formation et de conseils indpendante qui aide les entreprises dcouvrir et optimiser les prsentations et sminaires en ligne. sa connaissance du monde des affaires sajoute celle dexperts conrms qui ont rejoint 1080 Group. Ensemble, ils ont collabor avec des centaines de clients sur des milliers dvnements dont le nombre de participants dpassait le million de personnes. Ressources supplmentaires de 1080 Group www.TheVirtualPresenter.com - Le blog de Roger et le site de son livre www.WebSeminarTips.com - Conseils de ralisation de sminaires en ligne www.WebSeminarToolkit.com - Outils pour les ralisateurs de sminaires en ligne www.twitter.com/1080Group - Roger sur Twitter 2009 1080 Group, LLC. Tous droits rservs. Sans le consentement crit explicite de 1080 Group, LLC, la reproduction de ce document dans un quelconque format, en partie ou dans son intgralit, pour un quelconque usage est interdite. 2009 1080 Group, LLC
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LISTE DE CONTRLE POUR LA RALISATION

DE PRSENTATIONS EN LIGNE
Gardez cette liste pour vous y reporter ultrieurement

tape
Identiez votre audience et les contraintes probables qui feront que les participants passeront laction laborez une proposition claire

Questions cls
Quelle est votre audience idale ? Quels sont leurs souhaits, besoins ou dsirs ? Quelles sont les contraintes ou les opportunits de russite qui les motiveront pour passer laction ?

Laudience comprendra-t-elle clairement les objectifs que vous lui proposez ? Ces propositions sont-elles clairement dnies dans linvitation ou sur la page dinscription du webinaire ? Si laudience devait ne mmoriser que quelques ides cls, lesquelles seraient-elles ? Proposez-vous des questions, des sondages ou des enqutes au moment de linscription pour aiguiser votre prsentation avant ou pendant la tenue du webinaire ? Quel est largument cl dvelopp sur une diapositive ? Sur quelles images, graphiques ou tableaux pouvez-vous vous appuyer ? Limage est-elle parlante et convaincante ? Avez-vous rchi au moyen que vous utiliseriez pour susciter lintrt de laudience si vous lui faisiez face ? Avez-vous identi les moyens qui ne sappliquent pas au contexte virtuel ? Quels sont les lments qui changent ? Quelles sont les possibilits offertes par le contexte virtuel et qui nexistaient pas dans les sminaires traditionnels ? Comment pourriez-vous augmenter la frquence de linteractivit pour garder lattention de votre audience veille ?

Identiez quelques points cls faciles retenir

Ralisez vos diapositives en attachant une importance llment visuel Mettez en place une exprience audiovisuelle pour laudience

Parlez laudience, pas Avez-vous vraiment compris que laudience privilgie lauthenticit par rapport la lordinateur !

perfection ? Avez-vous rpt votre prsentation pour ne pas tre tent de lire les diapositives ? Quels outils de webinaire utiliserez-vous pour surveiller laudience ? tes-vous naturel comme vous le seriez avec un collgue de conance ? Avez-vous identi les outils avec lesquels vous vous sentez le plus laise pour diriger lattention de laudience (par ex. annotations, pointeurs, marqueurs, etc.) ?

Noubliez pas le langage corporel virtuel

Si vous souhaitez poursuivre votre lecture sur les moyens de raliser des prsentations en ligne efcaces, consultez le site www.TheVirtualPresenter.com

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