MANUAL DA QUALIDADE

Edio 10 Data: 2012.01.05

Manual da Qualidade
Aprovao do Manual da Qualidade: Funo Autoria Gabinete de Avaliao e Qualidade Nome e assinatura Data _________________________ 2012 / 01 / 05 (Ana Sofia de S Gil Rodrigues)

Aprovao

Presidente do IPVC

________________________ (Rui Alberto Martins Teixeira)

2012 /01 / 06

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NDICE 1. APRESENTAO DO INSTITUTO POLITCNICO DE VIANA DO CASTELO 1.1. Caracterizao do Manual da Qualidade 1.2. Objectivos do Manual da Qualidade 1.3. Organizao do Manual da Qualidade 1.4. Apresentao do Instituto Politcnico de Viana do Castelo 1.5. Plano estratgico 1.6. Poltica da Qualidade 1.7. Objectivos da Qualidade 1.8. Organograma 1.9. Estrutura da Qualidade

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2. SISTEMA DE GESTO E DE GARANTIA DA QUALIDADE

2.1. mbito 2.2. Excluses 2.3. Estrutura Documental 2.4. Lista de Documentos do Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade 2.5. Matriz de Correspondncia dos requisitos da Norma

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3. ABORDAGEM POR PROCESSOS 3.1. Introduo 3.2. Mapa de processos 19 20

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APRESENTAO DO INSTITUTO POLITCNICO DE VIANA DO CASTELO

1.1 CARACTERIZAO DO MANUAL DA QUALIDADE 1.1.1 Edio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Registo de Edies: Data 2006-09-05 2008-02-15 2008-09-08 2008-10-31 2009-10-30 2010.02.08 2010.11.15 2010.12.10 2011.11. 04 2012.01. 05 Causa de Alterao
(Alterao de Rodap; Correco de legislao associada criao de UO/Servios; Alterao de Misso, Viso, Politica e Objectivos; Alterao do organograma; Reorganizao de Processos; Alterao do mbito) (Introduo de referncia ao Plano Estratgico; Alterao do ponto 2.4-Lista de Documentos; alteraes no Ponto 3.3) (Introduo de processo GEI, alterao do ponto 2.2 Excluses) Alterao do ponto 2.4-Lista de Documentos; alteraes resultantes dos novos estatutos e alterao do mbito; incluso de Processo PGE Alterao do mbito (extenso a Mestrados); Alterao de documentao de diversos Processos Reorganizao de Processos (Gesto Estratgica); Incluso de GGQ no GAQ; Alterao de documentao de diversos Processos Alterao de documentao de diversos Processos Alterao de documentao de diversos Processos; Incluso de nova Unidade Orgnica criada no IPVC; actualizao de 1.2, 1.5 (PE e PQ) e1.6 (Organograma); Alterao de SGQ para SGGQ Alterao do ndice e de documentao de diversos Processos; alterao de referncia a PE (2011-2014) e ajustamento de Misso, Viso, Valores; reviso de Estrutura da Qualidade; actualizao do mbito (especificar processos SAS)

1.2 OBJECTIVOS DO MANUAL DA QUALIDADE O presente Manual da Qualidade (MQ) tem os seguintes objectivos: Comunicar a Poltica da Qualidade do Instituto Politcnico de Viana do Castelo e a organizao do seu Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade, organizado por Processos, respectivos Procedimentos e requisitos; Descrever e apresentar o Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade do Instituto Politcnico de Viana do Castelo para fins externos, tais como: demonstrar a sua conformidade com as Normas de referncia e com requisitos da Qualidade contratualmente definidos; demonstrar o cumprimento de requisitos de controlo e de verificao, associados dimenso da Acreditao e; contribuir para as funes de transparncia e de melhoria contnua do Sistema Interno de Garantia da Qualidade, ligadas dimenso da Avaliao.

1.3 ORGANIZAO DO MANUAL DA QUALIDADE O MQ elaborado pelo Gabinete de Avaliao e Qualidade (GAQ) e aprovado pela Presidncia. Tal evidenciado por rubrica dos responsveis respectivos na primeira pgina. emitido em formato conforme esta pgina. No cabealho indicado o nmero de edio e data de elaborao. No rodap de cada pgina (excepto na primeira) indicado o nmero da pgina e total de pginas.

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O MQ revisto sempre que ocorra qualquer alterao que o torne inadequado, enquadrada em aco de melhoria ou de correco. As propostas de reviso do MQ podem ser efectuadas por qualquer colaborador, sendo dirigidas ao GAQ. Qualquer alterao ao contedo do MQ implica a emisso de uma nova edio do mesmo, sendo o respectivo nmero incrementado de uma unidade. A primeira emisso do documento corresponde edio um. A publicao do MQ realizada atravs da Secretaria Virtual (SGQ.IPVC.PT) na qual este se encontra disponvel para consulta por todos os colaboradores, sendo a sua actualizao garantida pelo GAQ sempre que se verifiquem revises ao mesmo. Apenas existe uma cpia controlada atribuda ao GAQ.

1.4 APRESENTAO DO INSTITUTO POLITCNICO DE VIANA DO CASTELO Este Manual descreve o Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade (SGGQ) implementado no INSTITUTO POLITCNICO DE VIANA DO CASTELO, doravante designado por IPVC bem como os processos que o representam e que visam a implementao da sua Poltica da Qualidade. O SGGQ implementado baseia-se nos requisitos de Gesto da Norma NP EN ISO 9001:2008, nos requisitos previstos no Guio para Auto-avaliao de Ciclos de Estudos em Funcionamento (ACEF)-Ensino Politcnico e no Guio para Avaliao/Acreditao de Ciclos de Estudo em Funcionamento (AACEF)-Ensino Politcnico, o Manual para o Processo de Auditoria e o Guio para a Auto-Avaliao-Auditoria de Sistemas Internos de Garantia da Qualidade, da A3ES, e interactua com todas as actividades e unidades orgnicas do IPVC. De forma a garantir o nvel desejado de satisfao dos servios prestados e em especial garantir a qualidade dos ciclos de estudo, este Manual demonstra de forma clara e inequvoca os procedimentos adoptados pelo IPVC no mbito do SGGQ, sendo para este um documento de referncia.

1.4.1 Histria O IPVC uma instituio de Ensino Superior Pblico, criado pelo Decreto-Lei n 380/80, de 16 de Agosto. uma pessoa colectiva de direito pblico, dotada de autonomia estatutria, administrativa, financeira e patrimonial. Os seus estatutos foram homologados pelo Despacho Normativo n 7/2009, de 26 de Janeiro, publicado na II Srie do D.R. de 06-02-2009. O IPVC apresenta, a nvel interno, um conjunto de regulamentos que orientam a multiplicidade de Unidades Orgnicas, Unidades Funcionais e rgos de Gesto que o constituem. O IPVC integra 6 Unidades Orgnicas orientadas para projectos de ensino as Escolas Superiores e 3 Unidades Funcionais- -Servios de Aco Social (SAS); Biblioteca; Oficina de Transferncia de Tecnologia, Inovao e Conhecimento (OTIC). Cabe aos Servios Centrais do Instituto assegurar a coordenao institucional das actividades de gesto de pessoal, patrimonial, administrativa, financeira, planeamento global e apoio tcnico.
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As referidas Unidades Orgnicas so:

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Escola Superior de Educao (ESE). Criada pelo Decreto-Lei n 513-T/79, 26/12

Escola Superior Agrria (ESA) Criada pelo Decreto do Governo n 46/85, 22/11

Escola Superior de Tecnologia e Gesto (ESTG) Criada pelo Decreto do Governo n 46/85, 22/11

Escola Superior de Cincias Empresarias (ESCE) Criada pelo Decreto-Lei n 264/99, 14/07

Escola Superior de Sade (ESS) Reconvertida em Escola Superior de Enfermagem pela Portaria n 821/89, 15/9. Renomeada Escola Superior de Sade atravs de novos estatutos do IPVC.

Escola Superior de Desporto e Lazer (ESDL) Criada pelo Conselho Geral do Instituto Politcnico de Viana do Castelo a 3 de Maio de 2011, ao abrigo do disposto no artigo 59 da Lei 62/2007 de 10 de Setembro (Regime Jurdico das Instituies de Ensino Superior). Autorizao para funcionamento dada a 11 de Maio de 2011 por Despacho do Ministro da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior. As Escolas regem-se por estatutos prprios so pessoas colectivas de direito pblico dotadas de autonomia cientfica e pedaggica e possuem rgos prprios: Direco, Conselho Pedaggico, Coordenao de Curso/Comisso de Curso.

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O IPVC est dotado de Servios de Aco Social (SAS) que so uma unidade funcional dotada de autonomia administrativa e financeira, tendo iniciado a sua actividade em Abril de 1994, embora desde 1987 que os estudantes do Instituto Politcnico de Viana do Castelo tm usufrudo de bolsas de estudo e apoio social.

De acordo com o definido no Dec Lei 129/93 de 22 de Abril e no regulamento orgnico dos Servios de Aco Social, a implementao da poltica de Aco Social do IPVC assegurada pela prestao de servios nas seguintes reas: Apoios Directos: Bolsas de estudo; Auxlio de emergncia.

Apoios Indirectos: Acesso alimentao e ao alojamento; Acesso aos servios de sade; Apoio a actividades culturais e desportivas; Acesso a outros apoios educativos.

1.5 PLANO ESTRATGICO O IPVC definiu um Plano Estratgico para o perodo 2011-2014, no qual se encontram definidas as orientaes que servem de base ao Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade. O Plano Estratgico encontra-se publicado em site prprio, http://planoestrategico.ipvc.pt/, de forma a permitir a sua divulgao comunidade em global. De seguida apresentam-se um resumo da Misso e da Viso, enquanto elementos do Plano Estratgico, bem como a Poltica da Qualidade definida pela Gesto de Topo. 1.5.1 Misso O Instituto Politcnico de Viana do Castelo [IPVC] uma instituio pblica de ensino superior que produz, difunde e transfere conhecimento e cultura, promove a formao integral dos cidados e a aprendizagem ao longo da vida, numa atitude de permanente inovao, qualidade e esprito empreendedor, centrado no desenvolvimento regional, do pas e na internacionalizao, em convergncia com o espao europeu do ensino superior. Valoriza e promove a liberdade, a responsabilidade e a cidadania, o esprito crtico e de pertena, a solidariedade, a incluso, a cooperao e a multiculturalidade.
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1.5.2 Viso O IPVC uma instituio de ensino superior de referncia, aberta, plural, favorecedora de oportunidades para todos e conhecida pela relevncia e qualidade da sua aco enquanto entidade produtora e difusora de conhecimento e cultura e pelo seu compromisso e pr-actividade com o desenvolvimento da sua regio e do pas, no contexto do espao europeu de ensino superior. Identifica, em cada momento, as partes interessadas agentes cientficos, culturais, sociais e econmicos, da regio, do pas ou estrangeiros e com elas promove as parcerias necessrias para uma aco eficaz ou de sucesso. Dispe de um modelo organizacional convergente para um projecto nico e plural, servido por um sistema de direco estratgica gil, a todos os nveis, capaz de distribuir eficientemente os recursos e orientado para os seus objectivos estratgicos. Dispe, ainda, de servios organizados de modo vertical, os quais servem, transversalmente, toda a instituio. Toda a sua aco est centrada no desenvolvimento humano das suas pessoas e das suas competncias. Dispe de uma oferta formativa diversificada e inovadora em reas e nveis, transversal s suas Escolas e que assegura a formao integral das pessoas, fomentadora do sucesso, da auto-aprendizagem e da capacidade de empreender. Usa mtodos e processos de ensino/aprendizagem inovadores, atractivos, suportados em novas tecnologias, e um ambiente acadmico estimulante. Desenvolve os seus processos formativos com grande proximidade ao tecido social e econmico visando a aproximao dos estudantes ao seu papel social futuro e realidade do mundo empresarial e do trabalho. Pela excelncia do seu ensino e investigao, pelas suas competncias cientficas e tcnicas, pela qualidade da sua interveno social e cultural, atrai estudantes de elevado potencial e seriamente empenhados no seu prprio processo de desenvolvimento social, pessoal, cientfico e tcnico. Empenhado na internacionalizao particularmente dirigida ao espao europeu, faz da cooperao, em especial com os pases lusfonos e da mobilidade, marcas distintivas da sua cultura institucional. 1.5.3 Valores

Como valores elegem-se prioritariamente: Liberdade; Responsabilidade; Cidadania; Esprito de pertena; Sentido crtico; Solidariedade; Incluso; Cooperao; Multiculturalidade.

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1.6. Poltica da Qualidade A Presidncia do IPVC compromete-se a: Manter um adequado Planeamento Estratgico a todos os nveis da estrutura directiva e empenho na liderana institucional;
Manter uma atitude de permanente ateno, incentivo e apoio ao Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade (SGGQ) porque o considera um elemento fundamental ao cumprimento da sua Misso, sua sustentabilidade da e desenvolvimento; Manter uma ateno constante s necessidades e expectativas dos agentes (internos e externos) que interagem no IPVC com vista obteno de elevados nveis de satisfao e de sintonia com os desgnios e pretenses da Regio e do Pas; Motivar e comprometer, por uma participao sistemtica, todos os agentes (internos e externos) na dinamizao do SGGQ; Assegurar as condies necessrias prossecuo dos objectivos definidos no SGGQ em particular os inerentes garantia da qualidade e acreditao dos ciclos de estudo; Desenvolver e manter uma estratgia para a melhoria contnua da qualidade da oferta formativa suportada numa prtica de investigao aplicada e que habilite para um progressivo nvel competncias para a prestao de servios de maior valia com vista valorizao econmica e social do conhecimento Reforar as condies de apoio a uma poltica e a uma prtica de investigao aplicada da qual resulte a produo de conhecimento necessrio, o qual transferido, assegure a inovao dos tecidos empresarial e social, processo do qual deve resultar o retorno do investimento realizado; Assegurar os processos de suporte fundamentais maior equidade no acesso e frequncia ao ensino superior; Assegurar a adequada divulgao e reconhecimento do SGGQ junto dos seus colaboradores, comunicar com clareza o seu propsito, considerando a centralidade dos estudantes e a garantia da qualidade do ensino e sua melhoria continua; Cumprir todos os requisitos legais, regulamentares e normativos.

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1.7. Objectivos da Qualidade Com base na Poltica da Qualidade e no Plano Estratgico, so definidos anualmente, Objectivos da Qualidade do IPVC, os quais so descritos e planeados em documento prprio de forma a garantir a sua avaliao objectiva. Para cada processo, encontram-se ainda definidos, indicadores com metas associadas, os quais se assumem com Objectivos da Qualidade especficos/operacionais de cada processo. Cada processo apresenta ainda um Plano de Melhorias, revisto no mnimo anualmente. O planeamento e desenvolvimento do SGGQ da Instituio so realizados tendo por base os princpios da melhoria contnua segundo o esquema seguinte.

GESTO DE TOPO

(Planeamento Estratgico)

COLABORADORES Desenvolvimento de Competncias

Responsabilizao e Confiana

Gesto de Recursos

Medio Anlise e Melhoria

FORMAO; INVESTIGAO E DESENVOLVIMENTO; PRESTAO DE SERVIOS

ESTUDANTES, ENTIDADES EXTERNAS, TUTELA Garantia da Qualidade dos Ciclos de Estudo e dos servios prestados

Cumprimento de Requisitos

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1.8. ORGANOGRAMA Conselho Geral

Conselho de Gesto

Presidente

Administrador
Conselho Acadmico

Provedor do Estudante

tcnico-cientfico

reas Cientficas

Federao Acadmica Associao de Estudantes das Escolas

Unidades de Investigao

Conselho

Escolas
Direco Conselho Pedaggico Coordenao de Curso

Unidades funcionais
Servios de Aco Social; OTIC; Biblioteca

Grupos Disciplinares

Balco nico Secretariado de Apoio aos Cursos Secretariado da Direco Laboratrios

SERVIOS Direco de Servios de Planeamento e Desenvolvimento Estratgico; Direco de Servios Administrativos e Financeiros; Direco de Servios Informticos; Diviso de Servios Tcnicos; Diviso de Servios Acadmicos; Diviso de Recursos Humanos; Servios de Expediente e Arquivo Gabinete de Avaliao e Qualidade Gabinete Jurdico Gabinete de Mobilidade e da Cooperao Internacional Gabinete de Comunicao e Imagem Gabinete de Auditoria e Controlo Interno Secretariado da Presidncia

A descrio das funes dos rgos, Gabinetes e Servios constantes deste Organograma, encontra-se nos Estatutos do IPVC e das respectivas Unidades Orgnicas, Unidades Funcionais e Unidades de Investigao em despachos do Presidente do IPVC.
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1.9. ESTRUTURA DA QUALIDADE O modelo de funcionamento do Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade do IPVC (SGGQ-IPVC) baseia-se numa estrutura com uma coordenao central, e elementos nomeados pelos Servios Centrais (SC) do IPVC, Unidades Orgnicas (UO) e Unidade Funcional-SAS, a saber: Gesto de Topo do IPVC-Representante da Gesto de Topo para a Qualidade Gabinete de Avaliao e Qualidade do IPVC; Gabinete da Qualidade de SC/UO/SAS Grupo Coordenador do Processo; Gestor Institucional da Qualidade do IPVC; Gestores da Qualidade de SC/UO/SAS; Gestores de Processo.

1. O Gabinete de Avaliao e Qualidade (GAQ), coordenado pelo Gestor Institucional da Qualidade do IPVC, integra os Gestores da Qualidade de SC/UO/SAS e tem as seguintes atribuies: 1.1. Coordenar, promover, estabelecer implementar e manter o SGGQ no IPVC ; 1.2. Elaborar os documentos de carcter institucional do SGGQ, previsto na norma ISO 9001, designadamente o Manual da Qualidade; 1.3. Elaborar o Programa Anual da Qualidade do IPVC; 1.4. Elaborar o Programa Anual de auditorias do IPVC bem como assegurar a sua execuo; 1.5. Preparar a Reviso anual do SGGQ, pela Gesto de Topo (com base nos Balanos da Qualidade das Escolas/SC/SAS); 1.6. Reportar Gesto de Topo o desempenho do SGGQ e qualquer necessidade de melhoria; 1.7. Coordenar o processo administrativo de avaliao/acreditao dos ciclos de estudos 1.8. Coordenar, com a Gesto de Topo, a definio de responsabilidades, recursos, metodologia e prazos para implementao das aces de melhoria decorrentes da Reviso do istema; 1.9. Cooperar na anlise das necessidades de formao interna com a Gesto de Topo e Diviso de Recursos Humanos do IPVC 2. O Gabinete da Qualidade de SC/UO/SAS coordenado pelo(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/SAS, integra os gestores de processo de, respectivamente, SC/UO/SAS e tem as seguintes atribuies: 2.1. Promover, coordenar e garantir a implementao e melhoria contnua do SGGQ nos SC/UO/SAS; 2.2. Analisar as entradas para a reviso do sistema e elaborar o relatrio anual de balano do SGGQ; 2.3. Analisar as reclamaes, no conformidades e sugestes de melhoria dos processos da respectiva unidade; 2.4. Acompanhar as aces correctivas e preventivas a implementar; 2.5. Coordenar com os Gestores de Processo, os processos da respectiva unidade; 2.6. Colaborar no processo administrativo de avaliao/acreditao dos ciclos de estudos da respectiva Escola
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3. Os Grupos de Coordenao dos Processos constitudos abrangem todos os processos do Instituto e tm por finalidade a articulao dos processos nos SC/UO/SAS, visando a uniformizao de procedimentos sempre que possvel, identificao das melhores prticas e a melhoria contnua dos respectivos processos. Cada grupo constitudo pelos gestores de processos de SC/UO/SAS, conforme aplicvel. Cada equipa tem um coordenador (gestor institucional de processo-GIP), rene periodicamente (sempre que se justifique, no mnimo trimestralmente) e tem a responsabilidade da gesto do respectivo processo. Responde pelo cumprimento da matriz, analisa os indicadores que lhe dizem respeito, analisam os documentos referentes ao processo e propem aos rgos de gesto solues para melhorarem os seus servios. Acresce apenas ao Gestor Institucional de Processo-GIP a misso de convocar e garantir, em termos logsticos, o funcionamento do grupo, bem como transmitir ou receber informao do Gabinete de Avaliao e Qualidade. 4. O Gestor Institucional da Qualidade no IPVC, nomeado pelo Presidente do IPVC, e em colaborao directa com o Representante da Gesto de Topo para a Qualidade, tem as seguintes funes: 4.1. - Coordenar o Gabinete de Avaliao e Qualidade do IPVC;- Implementar manter e promover o SGGQIPVC; 4.2. - Coordenar a elaborao, aprovao, alterao e distribuio dos documentos do SGGQ; 4.3. - Garantir a adequada actualizao e utilizao da plataforma de gesto do SGGQ-IPVC; 4.4. - Planear, convocar e conduzir a realizao peridica de reunies do Gabinete de Avaliao e Qualidade do IPVC; 4.5. Elaborar o Programa anual de auditorias do Sistema e assegurar a sua implementao; 4.6. -- Propor aces de informao/formao especficas ou em reas determinantes para a Qualidade em funo das necessidades de formao diagnosticadas; 4.7. - Verificar o seguimento das ocorrncias e colaborar na proposta de aces correctivas e preventivas; 4.8. - Coordenar a reviso anual do SGGQ; 4.9. - Apoiar a Gesto de Topo no planeamento e gesto estratgica da Instituio, dando resposta s solicitaes que lhe forem dirigidas; 4.10. - Coordenar o processo administrativo de acreditao dos ciclos de estudos; 4.11. - Assegurar a ligao A3ES. 5. O(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/SAS, nomeados, respectivamente, por Presidncia, Directores das UO e Administrador dos SAS , tem as seguintes funes: 5.1. - Colaborar na concretizao das disposies definidas no MQ; 5.2. - Colaborar no planeamento e realizao de auditorias da qualidade; 5.3. - Analisar e rever os indicadores de acompanhamento dos Processos da respectiva unidade; 5.4. - Analisar e acompanhar os Planos de Melhoria dos Processos da respectiva unidade; 5.5. - Propor aces de informao/formao especficas ou em reas determinantes para a Qualidade em funo das necessidades de formao diagnosticadas;
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5.6. - Verificar o seguimento de ocorrncias e colaborar na proposta de aces correctivas e preventivas; 5.7. - Elaborar o Balano da Qualidade da respectiva unidade; 5.8. Colaborar no processo administrativo de avaliao/acreditao dos ciclos de estudos, da respectiva unidade. 6. Os Gestores de Processo dividem-se em dois tipos: 6.1. Gestores Institucionais de Processo, designados pela Presidncia do IPVC e ouvido o Gestor Institucional da Qualidade, tem as seguintes funes: 6.1.1. - Elaborar/rever o mapa do processo de que responsvel, procedimentos, instrues de trabalho e impressos associados, com a colaborao dos intervenientes nas actividades, dando conhecimento ao Gabinete de Avaliao e Qualidade. 6.1.2. - Acompanhar a implementao do processo e colaborar na sua melhoria contnua, acompanhando as aces constantes nos Planos de Melhoria, dando conhecimento ao GIQ; 6.1.3. - Planear, convocar e conduzir a realizao peridica de reunies com os Gestores de Processo; 6.1.4. - Acompanhar a anlise dos indicadores de processo, dando conhecimento ao GIQ; 6.1.5. Colaborar na realizao de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ; 6.1.6. - Dar seguimento s ocorrncias registadas. 6.2. Gestores de Processo de SC/UO/SAS, designados pelo Gestor da Qualidade de SC/UO/SAS, que tem as seguintes funes: 6.2.1. - Colaborar com GIP na Elaborao/reviso do mapa de processo, procedimentos, instrues de trabalho e impressos associados, dos SC/UO/Unidades Funcionais (UF), com a colaborao dos intervenientes nas actividades, dando conhecimento ao respectivo Gestor da Qualidade; 6.2.2. - Implementar o processo e colaborar na sua melhoria contnua, analisando as aces constantes nos Planos de Melhoria e fichas de ocorrncia; 6.2.3. - Recolher, tratar e analisar os dados dos indicadores do processo;- Propor aces de informao/formao especficas ou em reas determinantes para o Processo em funo das necessidades de formao diagnosticadas; 6.2.4. - Colaborar na realizao de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ; 6.2.5. Colaborar no seguimento s ocorrncias registadas.

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Organograma do Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade do IPVC:

Gabinete de Avaliao e Qualidade do IPVC

Representante da Gesto de Topo

Gabinete da Qualidade SC

Gabinete da Qualidade SAS

Gabinete da Qualidade ESA

Gabinete da Qualidade ESCE

Gabinete da Qualidade da ESDL

Gabinete da Qualidade da ESE

Gabinete da Qualidade da ESS

Gabinete da Qualidade da ESTG

Grupos Coordenadores dos processos

Ao Representante da Gesto para a Qualidade, juntamente com o Gestor Institucional da Qualidade do IPVC e Gestores da Qualidade nas SC/UO/SAS, compete-lhes: Assegurar que os processos necessrios ao Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade sejam estabelecidos, implementados e melhorados; Avaliar o desempenho do Sistema e quaisquer necessidades de melhoria; Assegurar que toda a organizao esteja consciente da necessidade de cumprimento dos requisitos das partes interessadas.

A responsabilidade pela Qualidade no exclusiva do Grupo da Qualidade, sendo repartida por todos os colaboradores do IPVC.

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2. SISTEMA DE GESTO E DE GARANTIA DA QUALIDADE

2.1 MBITO Formao superior, nas reas cientficas ministradas nas Escolas Superiores de Educao, Agrria, Tecnologia e Gesto, Sade, Cincias Empresariais e de Desporto e Lazer. Servios de Aco Social (Alojamento, Alimentao, Bolsas). Elaborao e desenvolvimento de estudos e projectos. 2.2 EXCLUSES No se aplicam excluses

2.3 ESTRUTURA DOCUMENTAL Os documentos do Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade encontram-se organizados da seguinte forma:

Manual da Qualidade

Mapas de Processos Procedimentos e Instrues de Trabalho

Impressos

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2.4. LISTA DE DOCUMENTOS DO SGGQ

PROCESSO/ Sub-Processo
PLANEAMENTO E GESTO ESTRATGICA (PGE) COOPERAO INTERNACIONAL (CIN) CRIAO/REESTRUTU RAO DE CURSOS (CRC) FORMAO (FOR) - PLANEAMENTO - EXECUO E AVALIAO

DOCUMENTOS ASSOCIADOS SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS

Plano Estratgico; Plano de Actividades; Relatrio de Actividades; QUAR Mapa de Processo: CIN; Procedimentos: CIN-01, CIN-02, CIN-03, CIN-04, CIN-05; CIN-06 Impressos: CIN-02/01, CIN-02/06, CIN-02/07, CIN-02/08, CIN-02/10, CIN-02/11, CIN-02/12, CIN-02/113, CIN-02/14, CIN-03/01, CIN-03/02, CIN-04/01, CIN-06/01, CIN-06/02, CIN-06/03, Documentos da Agncia Nacional Mapa de Processo: CRC Procedimento CRC-01 Impressos CRC/01 Mapa do Processo FOR (Planeamento; Execuo e Avaliao); Procedimentos/Instrues de trabalho: FOR-01; FOR-02; FOR-03; FOR-04; FOR-05; FOR-06, PLN-04 Impressos : FOR-01/01; FOR-01/02; FOR-01/04; FOR-01/05; FOR01/06; FOR-01/07; FOR-01/10; FOR-01/47; FOR-05/03; FOR-05/04, FOR-05/14 Mapa de Processo GMS; Procedimentos: GMS-01, GMS-02, GMS-03, GMS-04 Impressos: GMS/01, GMS-01/01, GMS-02/01, GMS-02/02, GMS-02/03, GMS-02/04, GMS-02/05, GMS-02/06; GMS02/07, GMS-02/08, GMS-03/01, GMS-03/02, GMS-03/03, GMS-04/01, GMS/02, GMS/03, GMS/04, GMS/05; GMS/06 Mapa de Gestores de Processo; Manual da Qualidade Mapa de Processo ACA Procedimentos/Instrues de Trabalho ACA-02; ACA-03; ACA-04; ACA-05; ACA06; ACA-07; ACA-08; ACA-09; ACA-10; ACA-11 Impressos ACA -03/01, ACA-03/02; ACA -03/03;ACA-03/04; ACA -04/01, ACA04/02; ACA -04/03;ACA-04/04; ACA -04/06;ACA-05/01; ACA -07/01;ACA-07/02; ACA -07/03;ACA-07/06 ;ACA -07/07; ACA-07/08; ACA-08/01;ACA-09/01; ACA11/01; ACA-11/02; ACA-11/03 Mapa de Processo: AHS Procedimentos/Instrues de Trabalho: AHS-01; AHS-02; AHS-03; AHS-04. Impressos: AHS-02/01; AHS-02/02; AHS-02/03; AHS-02/04; AHS-03/01; AHS-03/02; AHS-03/03; AHS-03/04; AHS03/05; AHS-03/06; AHS-03/07; AHS-03/08; AHS-03/09; AHS-03/10; AHS-03/11; AHS-03/12; AHS-03/13; AHS-03/14; AHS-04/01; AHS-04/02; AHS-04/03; AHS-04/04; Regulamentos e Manuais: Plano Interno de Segurana; Manual de Limpeza e Higienizao das Instalaes e Equipamentos; Manual de Segurana e Vigilncia

GESTO ESTRATGICA

GESTO E MELHORIA DO SISTEMA (GMS)

ACADMICOS (ACA)

AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANA (AHS)

GESTO DA INFORMAO

EXPEDIENTE E ARQUIVO (EAR)

Mapa de Processo: EAR; Instrues de Trabalho: EAR-01 Impressos: EAR-01/02, EAR/03, EAR/04; EAR/05 Manual de Boas Prticas do Atendimento Manual de Utilizao Aastra 6731i
Mapa de Processo GDO Procedimentos: GDO-01 (e Anexos I, II, III, IV, V) Impressos: GDO-outros-1; GDO- outros -2; GDO- outros -3; GDO- outros -4; GDO- outros -5; Mapa de Processo: GEI e Anexo I (tabelas de requisitos tcnicos) Impressos: GEI/01; GEI/02; GEI/03; GEI/04 GEI/05; GEI/07; GEI/08; GEI/09 GEI/10; GEI/11; GEI/12; GEI/13;GEI/14;GEI/15 Regulamento de utilizao de viaturas Mapa de Processo: GPR Procedimentos: GPR-01; GPR-02; GPR-03; Impressos: GPR-01/01, GPR-02/01, GPR/03 Formulrios de candidatura, Regulamento do Programa Financiador,, Termo de Aceitao/Contrato/Protocolos; Pedido de Reembolso/Saldo final

GESTO DOCUMENTAL
(GDO)

GESTO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS (GEI)

GESTO DE PROJECTOS (GPR)

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PROCESSO/

Sub-Processo

DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont. de 2.4) SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
Mapa de Processo: GSI;

GESTO DE SISTEMAS DE INFORMAO (GSI)

Procedimentos: GSI-01, GSI-02,GSI-03,GSI-04,GSI-05,GSI-06,GSI-07,GSI-08,GSI-09,GSI-10,GSI-11,GSI-12,GSI-13, GSI-24 Impressos: GSI/01, GSI/02, GSI/03, GSI/04, GSI/05, GSI/06 Manuais: Isaca Cobit 4.0 Mapa de Processo APR Procedimentos/Instrues de Trabalho APR-01; APR-02.; APR-03. Impressos APR-01/01; APR-01/02; APR-01/03; APR-01/04; APR-01/05; APR-01/06; APR-01/07; APR-01/08; APR01/09; APR-01/010; APR-01/011; APR-01/012. Mapa de Processo CTE; Procedimentos: CTE-01; Instrues do Tribunal de Contas Impressos : CTE-01/01; CTE-01/02; Impressos no codificados do Software Esig -Educ Software Esig-Educ; Sistema de Informao de Gesto Oramental (SIGO); POC-Educao; Circulares da DGO Mapa de Processo PAT; Procedimentos/Instrues de Trabalho: PAT-01 Impressos: PAT/01; PAT/02; PAT/03 Manual de Procedimentos do Patrimnio Mapa de Processo OBS Procedimentos/Instrues de Trabalho - OBS 01; OBS-02; OBS-03; OBS-04 Impressos - OBS /01; OBS /02; OBS-02/01; OBS-02/02; OBS-02/03 Mapa de Processo PIM Procedimentos/Instrues de Trabalho PIM-01; PIM-02 Impressos PIM-01/01; PIM-02/01; PIM-02/02; PIM-02/03; PIM-02/04; PIM-02/06 Mapa de Processo: RHU Procedimentos/Instrues de Trabalho: RHU-01; RHU-02; RHU-03, RHU-04. Impressos: RHU-01/01; RHU-01/02; RHU/01; RHU/03, RHU-03/01; RHU-03/02; RHU-03/03; RHU-03/04; RHU-03/05; RHU-03/06; RHU/02; RH/04; RHU-04/01; RHU-04/02; RHU-04/03; RHU-04/04; RHU-04/05; RHU-04/06; RHU-04/07; RHU-04/08; RHU-04/09; RHU/05; RHU/06; RHU/07; RHU/08; RHU/09 Mapa de Processo: BIB Procedimentos/Instrues de Trabalho. BIB-01; BIB-02; BIB-03, BIB04; BIB-05, BIB-06 Impressos: -01/01; BIB-01/02; BIB-05/01; BIB-05/02; BIB-05/03; BIB05/04; BIB-05/05; BIB-05/06; BIB-05/07;BIB-06/01; BIB-06/02 Regulamentos da Biblioteca (Anexo I, II, III, IV) Mapa de Processo GEE. Procedimentos/Instrues de trabalho: GEE-01, GEE-02, GEE-03, GEE-04, GEE05. GEE-06. Impressos: GEE-01/01, GEE-01/02, GEE-02/01, GEE-03/02, GEE-03/03, GEE03/04, GEE- 03/05, GEE-04/01, GEE-04/02, GEE-05/01, GEE-05/02, GEE-05/03. Regulamento das Salas de Aulas, Regulamento dos Laboratrios; Regulamento das Instal. Desportivas da ESE; Regulamento do Centro Desp. do IPVC; Regulamento do Centro Desp. do IPVC - Campo de Jogos; Regulamento do Centro desportivo e Cultural do IPVC; Manual das Boas Prticas Laboratrio; Manuais de Equipamentos, Fichas de Segurana de Reagentes

APROVISIONAMENTO (APR)

GESTO ECONMICOFINANCEIRA

CONTABILIDADE E TESOURARIA (CTE)

PATRIMNIO (PAT)

OBSERVATRIO (OBS)

PROMOO E IMAGEM (PIM)

RECURSOS HUMANOS (RHU) - DOCENTES - NO DOCENTES

BIBLIOTECA (BIB)

RECURSOS TCNICOEDUCATIVOS GESTO DE ESPAOS EDUCATIVOS (GEE)

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PROCESSO/

Sub-Processo
ALIMENTAO (ALI)

DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont.de 2.4) SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
Mapa de Processo: ALI - Procedimentos/Instrues de Trabalho: ALI-01, ALI-02, ALI-03, ALI-04, ALI-05; ALI06 - Impressos: ALI/01-01, ALI/02; ALI/03, ALI/04, ALI/05, ALI/06, ALI/07, ALI/08, ALI/09, ALI/10, ALI/11, ALI/12; ALI/13 - Tabelas de Capitao; Manual de boas prticas de higiene e fabrico; Tableau de bord; Manual HACCP Cantinas; Manual HACCP Bares, Manual Utilizao Balco SIVE Mapa de Processo: ALO - Procedimentos/Instrues de Trabalho: ALO-01, ALO02, ALO-03, ALO-04; ALO05. - Impressos: : ALO-01/01, ALO-01/13; ALO-02/02, ALO02/11, ALO-02/14, ALO/03; ALO/08; ALO/15; ALO/16 - Regulamento Interno das Residncias; Prerio Residncias; Tableau de bord; Mapa de Quartos Mapa de Processo: BOL - Procedimentos/Instrues de Trabalho: BOL-01, BOL02, BOL-03, BOL-04. - Impressos: BOL-01/01; BOL-01/04; BOL-02/05, BOL03/07, BOL-03/08, BOL-03/09 - Regulamento de Atribuio de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior Publico; Regras Tcnicas para Atribuio de Bolsas de Estudo; Listas de Resultados de Candidatura a Bolsa; Lista de Assinaturas on-line; Lista de Pagamentos on-line; Lista de Documentos entregues

ALOJAMENTO (ALO)

SERVIOS DE ACO SOCIAL:

BOLSAS (BOL)

NOTA: O documento Mapa de Processo inclui Matriz de Processo, Descrio, Controlo de Registos, Mapa de Indicadores, Lista de Documentos e Plano de Melhorias.

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2.5. MATRIZ DE CORRESPONDNCIA DOS REQUISITOS DA NORMA ISO 9001:2008

PROCESSOS
GESTO
DE TCNICORECURSOS EDUCATIVOS (BIB; GEE)

REQUISITOS

4. SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE 4.1. 4.2.

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X

5. RESPONSABILIDADE DA GESTO 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6.

6. GESTO DE RECURSOS 6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

7. REALIZAO DO PRODUTO 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 8. MEDIO, ANLISE E MELHORIA 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5.

X X X X X X

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GESTO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS

SERVIOS ACO SOCIAL (ALI, ALO, BOL)

GESTO DA INFORMAO (EAR, GDO)

GESTO DE SISTEMAS INFORMAO

GESTO E MELHORIA DO

GESTO DE PROJECTOS

PROMOO E IMAGEM

GESTO ECONMICO-

CRIAO E REESTRUTURAO DE CURSOS COOPERAO INTERNACIONAL

RECURSOS HUMANOS

AMBIENTE, HIGIENE E

(APR, CTE, PAT)

OBSERVATRIO

PLANEAMENTO ESTRATGICA

ACADMICOS

SEGURANA

FINANCEIRA

FORMAO

SISTEMA

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3.

ABORDAGEM POR PROCESSOS

3.1. INTRODUO A abordagem e descrio de processos foram realizadas tendo por base o modelo Mapa de Processo onde se definem: Os inputs e outputs de cada processo As actividades principais associadas a cada processo As funes que executam e/ou participam em cada uma das actividades Os documentos e/ou meios que so necessrios execuo de cada actividade Os registos produzidos na execuo de cada actividade (quando aplicvel) Os indicadores de desempenho do processo O plano de melhorias

O Sistema de Gesto e de Garantia da Qualidade entendido como um conjunto de processos que interagem e se inter-relacionam entre si (ver captulo 3.2). propsito desta metodologia de abordagem por processos propiciar um enquadramento para avaliar o seu desempenho atravs de indicadores adequados que medem a concretizao de objectivos. O seguimento destes indicadores efectuado regularmente no sentido de melhorar continuamente a eficincia e a eficcia dos processos e consequentemente da organizao. Os processos identificados e descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em quatro tipos: I. Processos de Gesto Estratgica processos de definio de Politicas e desenvolvimento institucionalProcesso de Planeamento e Gesto Estratgica, e ainda os processos de Criao e Restruturao de Cursos e a Cooperao Internacional; Processo de Cadeia de Valor Processo directamente relacionado com a Formao (Ensino) de cursos de 1 e 2 Ciclo; Processos de Suporte Processos que suportam o processo de Formao e garantem o funcionamento da Instituio e a Investigao e Prestao de Servios Comunidade; Processo de Medio, Anlise e Melhoria verificam a conformidade do sistema com os referenciais normativos e com os requisitos legais e regulamentares, avaliam a sua eficcia e eficincia e contribuem para a melhoria contnua.

II. III. IV.

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3.2

MAPA DE PROCESSOS

PROCESSO DE CADEIA DE VALOR: :VALOR:

FORMAO (ENSINO)
PROCESSO DE MEDIO, ANLISE E MELHORIA:

Alunos, Comunidade, Entidades de Certificao/Acreditao, Tutela

Alunos, Comunidade, Entidades de Certificao/Acreditao, Tutela

PROCESSOS DE SUPORTE:

ACADMICOS

GESTO E MELHORIA DO SISTEMA

Servios de ACO SOCIAL (Alimentao; Alojamento; Bolsas) AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANA GESTO DA INFORMAO (Expediente e Arquivo; Gesto Documental) GESTO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS GESTO DE PROJECTOS GESTO DE SISTEMAS DE INFORMAO GESTO ECONMICO-FINANCEIRA (Aprovisionamento; Contabilidade e Tesouraria; Patrimnio) OBSERVATRIO PROMOO E IMAGEM RECURSOS HUMANOS RECURSOS TCNICO-EDUCATIVOS (Biblioteca; Gesto de Espaos Educativos)

Processos de GESTO ESTRATGICA:

PLANEAMENTO E GESTO ESTRATGICA COOPERAO INTERNACIONAL CRIAO e REESTRUTURAO DE CURSOS

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3.3. RELAO ENTRE PROCESSOS E SC/UO/UF

GESTO ESTRATGIC PROCESSO/SUB-PROCESSO
PLANEAMENTO E GESTO ESTRATGICA (PGE) COOPERAO INTERNACIONAL (CIN) CRIAO/REESTRUTURAO DE CURSOS (CRC) FORMAO (FOR): PLANEAMENTO; EXECUO / AVALIAO

SC X X X

SAS X

ESA X X X X X

ESE X X X X X X

ESCE X X X X X X

ESDL X X X X X X

ESS X X X X X X

ESTG X X X X X X

CADEIA DE VALOR

MEDIO, ANLISE E MELHORIA

GESTO E MELHORIA DO SISTEMA (GMS)

ACADMICOS (ACA)

X X X X X X X X

ACO SOCIAL

ALIMENTAO (ALI) ALOJAMENTO (ALO) BOLSAS (BOL)

AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANA (AHS)

X X X X X (OTIC) X X X X X X X X X X X X

X X X
X

X X X
X

X X X
X

X X X
X

X X X
X

X X X
X

GESTO DA INFORMAO

EXPEDIENTE E ARQUIVO (EAR) GESTO DOCUMENTAL (GDO)

GESTO DE EMPREITADAS E DE INFRAESTRUTURAS (GEI) GESTO DE PROJECTOS (GPR)

X X

X X

X X

X X

X X

SUPORTE

GESTO DE SISTEMAS DE INFORMAO (GSI)

PLANEAMENTO E ORGANIZAO DOS SISTEMAS DE INFORMAO AQUISIO E IMPLEMENTAO DOS SISTEMAS DE INFORMAO DISPONIBILIZAO E SUPORTE DOS SISTEMAS DE INFORMAO MONITORIZAO E AVALIAO DOS SISTEMAS DE INFORMAO

X X X X X X X X X X

GESTO ECONMICOFINANCEIRA

X X

X X

X X

X X

X X

X X

APROVISIONAMENTO (APR) CONTABILIDADE E TESOURARIA (CTE) PATRIMNIO (PAT)

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X X

X X X X X

X X X X X

OBSERVATRIO (OBS)

PROMOO E IMAGEM
RECURSOS HUMANOS (RHU)
DOCENTES NO-DOCENTES BIBLIOTECA (BIB) GESTO DE ESPAOS EDUCATIVOS (GEE)

RECURSOS TCNICOEDUCATIVOS

X X

X X

X X

X X

X X

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