O INVENTRIO SUMRIO COMO INSTRUMENTO DE GESTO DO ARQUIVO PERMANENTE DO DBD/CCSA/UFPB

Maria Zilda de Lira* Aline Soares Ricarte** Adolfo Jlio Porto de Freitas*** Resumo Descreve o processo de elaborao de um instrumento de pesquisa para o Arquivo Permanente do DBD/CCSA/UFPB. Foi realizado um diagnstico para a coleta dos dados, sendo identificadas as subsries documentais das atividades meios e fins: 000 Administrao, 100 Ensino, 200- Pesquisa e 300 Extenso. Os resultados demonstraram que: o diagnstico do arquivo foi de suma importncia para descrio das subsries, que o inventrio sumrio apresentado foi o primeiro a ser elaborado no mbito da UFPB sendo o mais apropriado face o atual estgio de organizao do arquivo, ficando recomendada aps a concluso do processo de organizao documental a elaborao de outro instrumento de pesquisa para contemplar todas as subsries documentais existentes no Departamento. PALAVRAS CHAVE: ARQUIVO INVENTRIO SUMRIO DIAGNSTICO DE ARQUIVO

1 INTRODUO Este artigo descreve parte da experincia prtica desenvolvida mediante o Programa de Monitoria na rea de Arquivo, intitulado: Teoria e prtica arquivstica: construindo textos e organizando a memria, desenvolvido durante o perodo de agosto de 2005 a novembro de 2007 mediante a disciplina Tcnica de Arquivo do Curso de Graduao em Biblioteconomia. Apresenta como um dos seus produtos a elaborao de um instrumento de pesquisa para localizao da documentao armazenada no Arquivo Permanente do Departamento de Biblioteconomia e Documentao do Centro de Cincias Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraba - DBD/CCSA/UFPB. O departamento produz e recebe documentos para o desenvolvimento administrativo em suas funes de ensino, pesquisa e extenso, resultando no acmulo natural de documentos que necessitam de tratamento tcnico para o seu controle e acesso. Estes documentos foram organizados e codificados a partir de Planos de Classificao Documental elaborado com base na Tabela de Temporalidade Documental aprovada pela UFPB. (Res. n 08/2001 CONSUNI).
Artigo originado de Projeto de Monitoria *Monitora bolsista e aluna concluinte do Curso de Graduao em Biblioteconomia **Monitora bolsista ***Professor do Departamento de Cincia da Informao da UFPB A partir de dezembro de 2007, o Departamento de Biblioteconomia e Documentao passou a ser denominado Departamento de Cincia da Informao

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De acordo com os princpios arquivsticos para o acesso a documentao de um arquivo se faz necessrio elaborao de instrumento de pesquisa, dentre os quais escolhemos o inventrio sumrio, considerando o estgio atual de organizao do acervo documental do Departamento. Segundo (OLIVEIRA, 1992; PAES, 1997) o inventrio um instrumento de pesquisa elaborado no qual se descrevem as unidades de arquivamento de forma coletiva, que dentre as variaes podem ser em forma de sumrio ou analtico. O inventrio sumrio o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado e sua finalidade consiste em descrever as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises sucintamente de forma a prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada srie documental. 2 DESCRIO METODOLGICA No processo de organizao do Arquivo Permanente do DBD/CCSA/UFPB foi utilizado como recurso metodolgico o diagnstico do acervo visando identificar s sub sries das atividades - meios e fins do Departamento, tendo como recorte terico/prtico a Tabela de Temporalidade Documental da UFPB que agrupa as seguintes classes documentais: a) Administrao geral (000); b) Ensino (100); c) Pesquisa (200); d) Extenso (300) e) Assuntos diversos (900). Considerando a atual fase de organizao documental, o inventrio sumrio foi selecionado para descrever algumas subsries documentais relativas s atividades administrativas (000), ensino (100), pesquisa (200) e extenso (300) do Arquivo do DBD, com o propsito de prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca e localizao da massa documental permanente. Na apresentao das informaes acerca dos documentos armazenados em caixas arquivo, os dados foram descritos tomando-se como referncias as sries e subsries, bem como a ordem cronolgica documental. 3 RESULTADOS: INVENTRIO SUMRIO DO ARQUIVO DO DBD/CCSA/UFPB A partir das informaes coletadas mediante o diagnstico realizado e os cdigos de classificao adotados pela Tabela de Temporalidade Documental TTD/UFPB, os grupos, subgrupos, sries e subsries documentais foram definidas, visando elaborao do inventrio sumrio para as Sries: 000 Administrao, 100 Ensino, 200- Pesquisa, 300 Extenso. Dentre as quais apresentamos alguns exemplos a ttulo de ilustrao.
Srie: 000 - Administrao Fundo: UFPB Grupo: CCSA Subgrupo: DBD Srie: 000 Administrao Sub-Srie: 021.21 Concurso Pblico/Professor Data-Limite: 1987 ____ Acondicionamento: Caixas Arquivo (CX) Converso: E = Estante - P = prateleira CX= Caixa D/L = Data limite
UFPB (FUNDO) (GRUPO: 12000000) DBD (SUBGRUPO: 12030000) ADMINISTRAO (SRIE: 000) CONCURSO PBLICO (subsries: 021.21) (1987 a _____) D/L

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 LOCALIZAO E/01 -P/02 CX01

Sub-Srie: 021.21 - Concurso Pblico/Professor (Dossi) CONCURSO PBLICO/PROFESSOR Programas e relatrios Solicitao/Prorrogao Abertura de processo/Relatrio Banca examinadora/Relatrio Solicitao de abertura/Relatrio DATAS 1987 __ 1988 __ 1990 __ 1994 __ 1995 __ CLASSIFICAO 021.21 021.21 021.21 021.21 021.21

Srie 100 Ensino

UFPB (FUNDO) (GRUPO: 12000000) DBD (SUBGRUPO: 12030000) ENSINO (SRIE: 100) MONITORIA/ARQUIVO (subsries: 128.11) (2005 a ______) D/L

Fundo: UFPB Grupo: CCSA Subgrupo: DBD Srie: 100 - Ensino Sub-Srie: 128.11 Monitoria - Arquivo Data-Limite: 2005 _____ Acondicionamento: Caixas Arquivo (CX) Converso: E = Estante - P = prateleira CX= Caixa D/L = Data Limite

Sub-Srie: 128.11 Programa Arquivo (Dossi) INSCRIO Ficha de inscrio Contratos dos bolsistas Modelos de formulrios Relao de participantes Relatrio do projeto DATAS 2005 __ 2005 __ 2005 __ 2005 __ 2005__ CLASSIFICAO 128.11 128.12 128.12 128.12 128.14

LOCALIZAO E/01- P/03 CX/01

Srie: 200 Pesquisa

Fundo: UFPB Grupo: CCSA Subgrupo: DBD Srie: 200 Pesquisa Sub-Srie: 220 Projetos Data-Limite: 1990 ____ Acondicionamento: Caixas Arquivo (CX) Converso: E = Estante - P = prateleira CX= Caixa D/L = Data Limite

UFPB (FUNDO) (GRUPO: 12000000) DBD (SUBGRUPO: 12030000) PESQUISA (SRIE: 200) PROJETOS (subsries: 220) (1990 a ____) D/L

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Sub-Srie: 220 - Projetos (Dossi) PROJETOS Projetos de pesquisa DATAS 1990 ___ CLASSIFICAO 220

LOCALIZAO E/01 P/04 CX/01

Srie: 300 Extenso

Fundo: UFPB Grupo: CCSA Subgrupo: DBD Srie: 300 Extenso - Probex Sub-Srie: 330.2 Estudos. Propostas. Projetos... Data-Limite: 1990 ____ Acondicionamento: Caixas Arquivo (CX) Converso: E = Estante - P = prateleira CX= Caixa D/L = Data Limite

UFPB (FUNDO) (GRUPO: 12000000) DBD (SUBGRUPO: 12030000) EXTENSO (SRIE: 100) ESTUDO/PROPOSTA/PROJETOS (subsries: 330.2) (1990 a _____) D/L

Sub-Srie: 330.2 - Estudos. Propostas. Projetos... (Dossi) ESTUDOS/PROPOSTAS... Projetos selecionados Convocatria Prorrogao dos contratos Resultado da seleo Edital Relatrios finais DATAS 1995 __ 2000 __ 2002 __ 2002 __ 2003 __ 2003 __ CLASSIFICAO 330.2 330.2 330.2 330.2 330.2 330.2

LOCALIZAO E/01 P/04 CX/02

4 CONSIDERAES FINAIS As instituies pblicas produzem e recebem documentos decorrentes de suas atividades funcionais que necessitam ser organizados em local onde sejam conservados para servir a administrao, e, posteriormente ser instrumento de prova ou fonte de pesquisa para a histria. Este estudo revelou que para a gesto documental aconselhvel o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho arquivstico, para ento proceder elaborao de um instrumento de pesquisa. O diagnstico, enquanto mtodo de investigao cientfica foi de suma importncia para conhecer a estrutura organizacional no tocante s atividades meio e fim, analisar os recursos fsicos, humanos, materiais, mensurao, fluxo documental, gnero, tipologia e acondicionamento dos documentos existentes no Arquivo Permanente do Departamento de Biblioteconomia de Documentao/DBD/CCSA/UFPB. Aps a anlise do referencial terico e do diagnstico acerca da temtica ficou constatado a inexistncias de instrumentos de pesquisa no mbito da UFPB sendo o referido Biblionline, Joo Pessoa, v. 3, n. 2, 2007

inventrio, o primeiro a ser elaborado com a finalidade de agilizar o processo de localizao da documentao armazenada em arquivos permanentes. Os documentos organizados em cada srie documental foram acondicionados em caixas arquivo formando dossis, onde as subsries foram separadas em Ca pilhas contendo dados acerca das sries a que pertencem. Na etiqueta das caixas arquivo todos os dados arquivsticos foram descritos contendo tambm o cdigo da sua localizao na estante e prateleira. Este procedimento permitiu a reduo da massa documental existente e um melhor aproveitamento do espao fsico atravs do novo layout. imperativo salientar que o inventrio sumrio um instrumento de pesquisa preliminar elaborado durante a fase de organizao documental. Desta feita, recomenda-se que aps a concluso do processo de organizao do arquivo seja elaborado outro instrumento de pesquisa para contemplar todas as subsries documentais existentes no Arquivo. Ademais, espera-se que o produto desta pesquisa possa contribuir para agilidade no processo de recuperao das informaes contidas nos documentos do Arquivo Permanente do Departamento de Cincia da Informao/CCSA/UFPB, e futuras pesquisas possam ser desenvolvidas acerca desta temtica.

SUMMARY INVENTORY AS A MANAGEMENT INSTRUMENT OF DBD/CCSA/UFPB PERMANENT FILE

ABSTRACT This investigation describes the elaboration of a research instrument for DBD/CCSA/UFPBs Permanent File. A diagnosis was accomplished being identified the sub documental series of the activities: 000 Administration; 100 Teaching; 200 - Research and 300 - Extension. The results demonstrated that: the diagnosis was very important to the description of the sub series; the presented "summary inventory" was the first to be elaborated in the extent of UFPB, being shown as the most appropriate face the current situation of the file organization. It was recommended the elaboration of another research to contemplate the entire sub existent documental series in the Department. KEYWORDS: FILE SUMMARY INVENTORY FILE DIAGNOSIS

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