DIRECCION DE FORMACION Y CAPACITACION

-DIFOCAMSc. Hctor Ramiro Hernndez Zamora hhernandez@inap.gob.gt

LA ADMINISTRACION

Es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente con los objetivos.

PROCESO ADMINISTRATIVO

APORTES A LA ADMINISTRACIN Sun Tzu: Analoga de sus Ejrcitos y el FODA

Frederick Taylor: llamado Padre de la Admn. Cientfica, incremento la eficiencia en la produccin y delimit el conjugar 2 cuestiones a mayores salarios mayores utilidades. Henry Fayol: llamado el Padre de la Admn. Moderna, trabaj sobre 14 principios entre ellos la divisin del trabajo, unidad de mando, remuneracin adecuada, centralizacin, etc. Max Weber: menciona el establecimiento de reglas para la toma de decisiones, clara cadena de mando y promocin de personal, creador de la palabra Burocracia.

P R O C E S O A D M I N I S T R A T I V O:

PLANEACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

Proceso Administrativo

Planificacin
- Metas - Objetivos - Estrategias - Planes - Presupuestos

Organizacin
- Estructura - Administracin de recursos humanos

Direccin
- Motivacin - Liderazgo - Comunicacin - Comportamiento - Individual y de grupo

Control
- Normas - Medidas - Comparaciones - Auditorias - Gestin por Resultados

Creatividad: Nuevas ideas Innovacin: Ponerlas en prctica

Desempeo a las Funciones Administrativas

Habilidades Administrativas
Las 4 Habilidades Administrativas Habilidad de Conceptualizacin

Habilidad Tcnica

Habilidad Humana

Habilidad de Diseo

Posesin de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicacin de mtodos, procesos y procedimientos

Capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo.

Capacidad para percibir el panorama general, distinguir elementos significativos

Capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Ser capaces de disear soluciones funcionales

Planeacin de futuro = siempre mirando hacia adelante...!

PLANEACION
Elegir alternativas futuras o cursos de accin Misin o Propsito: Razn de ser de la institucin Objetivos: Fines que se persiguen Metas: Medir por tiempos los fines que se persiguen Estrategia: Objetivos a largo plazo con asignacin de recursos Poltica: Criterios o enunciados que orientan a la toma de decisiones Procedimientos: Planes de actividades Reglas: Prohibiciones especificas Programas: Pasos a seguir Presupuestos: Resultados de actividades trminos numricos

RESPUESTA AL EJERCICIO No. 003 PLANEACION

1A 2B 3A 4C 5A

ORGANIZACIN

Una organizacin es una agrupacin deliberada de personas para el logro de algn propsito especifico. Las organizaciones se estn volviendo ahora mas abiertas, flexibles y sensibles a los cambios.

Sistema Nacional e

Organizacin
Departa mentalizacin

Organizacin

Organizacin

Administracin del Recurso Humano Formal Informal

Organigramas

El Poder

Descripcin y Especificacin de Puestos

La Autoridad Comunicacin Lnea - Staff Cultura Organizacional

Jerarqua

Negociacin

Manuales Organizacionales

DIRECCION
Integracin de Personal

Transaccional
Identificar Necesidades

Direccin

Motivacin

Que se necesita

LIDERAZGO

El arte de influir en las personas para que se esfuercen voluntariamente .

Equipos de Trabajo
Comunicacin
Transformacional
Visin e Inspiracin

CONTROL

El Proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa.

Sistema Nacional Evaluacin del Desempeo por persona de Control Auditoria de Recursos

Administracin por Objetivos

Auditoria de Sistemas

Presupuestos Auditoria Administrativa

Auditoria de Presupuesto

Auditoria de Recursos Humanos

Estamos descontrolados ?

CONTROLES UTILIZADOS CON MS FRECUENCIA EN LOS FACTORES DEL CONTROL

Cantidad Presupuestos Estimaciones Productos terminados Tiempo Estudios de tiempos Fechas lmite Programas Costo Presupuestos Costo por metro cuadrado Costos estndar Calidad Evaluacin de la actuacin Pruebas psicolgicas Inspecciones visuales

Unidades vendidas
Unidades rechazadas Inventarios de personal Medicin del trabajo Pronsticos Control de inventarios

Tiempo - mquina
Medicin del trabajo Procedimientos Estndares

Pronsticos
Contabilidad Productividad Rendimiento s/inversin

Coeficientes
Rendimiento del personal Informes Procedimientos Estndares Calificacin de mritos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc) as como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de las tareas.

OBJETIVOS
Fijar por escrito y sistematizar las diversas polticas y procedimientos de trabajo.
Servir de medios de comunicacin entre la direccin y los empleados. Facilitar la delegacin de funciones y la autoridad Simplificar y ordenar el trabajo.

CLASIFICACIN
1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN
a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la infor- macin de ms de una organizacin. MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una sola organizacin y pueden referirse a ella en forma general o a una de sus rea en forma especfica.

b)

CLASIFICACIN
2. POR SU CONTENIDO a) De organizacin b) De normas y procedimientos 3. POR AREAS FUNCIONALES (Deptos.) a) Direccin b) Ventas c) Produccin d) Administracin

GUIAS PARA LA REDACCIN Y EDICIN DE MANUALES

a) b) c) d) e) Deben hacerse en papel tamao carta y a rengln cerrado Debe ponerse el nombre de la empresa en el margen izquierdo Todas las hojas deben tener agujeros en el margen izquierdo Se debe contar con suficientes ejemplares Para la edicin se usar el sistema de hojas sueltas.

GUIAS PARA LA REDACCIN Y EDICIN DE MANUALES

f) El estilo de redaccin debe ser sencillo, claro y conciso, que no tenga que recurrirse al diccionario para aclarar conceptos. g) Deben evitarse abreviaturas en los ttulos de los temas h) Las hojas de los manuales llevaran numeracin correlativa del 1 en adelante. Se omitir el nmero 1 y en el resto se anotar el nmero en el margen superior derecho

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MANUAL DE ORGANIZACIN

MANUAL DE ORGANIZACIN
Este tipo de manual contiene informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, funciones, organigramas, niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin y coordinacin de una organizacin.

CONCEPTO
El manual de organizacin es un conjunto de referencias de organizacin usados frecuentemente por los directores, tienen mucha utilidad como instrumentos administrativos para ayudar a realizar el trabajo con mayor eficacia.

OBJETIVOS
Permiten conocer los medios personales e instrumentales de que dispone la organizacin. Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen posible la valoracin de los puestos que la integran. Posibilitan la accin directiva al establecer los canales de comunicacin. Fomentan la motivacin al proporcionar a cada funcionario una visin global de la unidad, un conocimiento completo de su papel dentro de ella.

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN Y REDACCIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

1.

Descripcin de los elementos de la Unidad Administrativa: debe principiarse por la unidad de ms alto nivel jerrquico. Descripcin de puestos: debe principiarse por el puesto de trabajo de la autoridad mxima de la empresa.
Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser formalmente observado el contenido del manual.

2.

3.

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIN Y REDACCIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

4. Sancin de la autoridad superior: aprobacin, Vo. Bo. o autorizacin de aplicacin y uso del manual
5. Identificacin y presentacin: el manual debe cartula e ndice de contenido llevar su

6. Aspectos de redaccin, limpieza y empastado. Se aconseja utilizar hojas movibles que permitan las modificaciones, cambios y mejoras.

DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS

I. IDENTIFICACIN: Cdigo del puesto Ttulo del puesto Ubicacin administrativa Inmediato superior Subalternos

I. IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto: Este es un nmero clave que en algunas empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fcil localizacin de los mismos. En algunos casos, se otorga el nmero que presupuestariamente le corresponde. Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (va presupuesto, nmina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha denominado el puesto. Ubicacin administrativa: En este apartado se debe anotar el rgano administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le puede localizar. Inmediato Superior: Sealar el nombre del puesto de la persona de quien recibe rdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo. Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.

DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS

II. DESCRIPCIN Naturaleza: (descripcin genrica del puesto) Atribuciones: (descripcin especfica del puesto) Relaciones de trabajo: Autoridad: Responsabilidades:

II DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Naturaleza: Esta es una descripcin sucinta de aspectos esenciales y especficos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo, tcnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisin recibida y/o ejercida, as como el grado de independencia y criterios necesarios para el desarrollo del trabajo y cmo son revisadas y evaluadas las labores o tareas realizadas.
Atribuciones: Es la descripcin breve, en trminos generales y con algn grado de importancia de las tareas o labores que son caractersticas del puesto. En este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se describen sern limitativas de lo que debe desempear la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es un apartado representativo de un puesto en particular y existen varias formas de enmarcar su descripcin. Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc. Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc. Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.

II DESCRIPCIN DEL PUESTO:

Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el desempeo de sus atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.

Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en qu grado se afectan sus relaciones de trabajo.
Responsabilidades: Se refiere a la descripcin de los elementos que inciden en la participacin del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario, valores; as como por la eficiencia en el trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuanta de utilizacin.

DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO (requisitos mnimos exigidos) a) Educacin: b) Experiencia: c) Habilidades y destrezas: d) Otros requisitos:

III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos) Educacionales o Acadmicos: Grado de educacin escolar, media y/o universitaria indispensable. Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prcticos y/o tcnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo, preferentemente se debe dar en funcin del tiempo de prctica dentro y/o fuera de la empresa o institucin.

Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes, instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relacin de trabajo.
Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividad especifica; esta funcin es prctica y tiene relacin directa con la habilidad necesaria y requerida para acometer una accin, actividad o tarea.

III

ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos)

Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta seccin, puede servir como complemento a la informacin otorgada al aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente. Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentracin y atencin necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas. Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su estado fsico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc forman este apartado.

EJEMPLO DE DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTO

I. IDENTIFICACIN I. IDENTIFICACIN Cdigo Ttulo del puesto Ubicacin administrativa Jefe Inmediato superior Subalternos II. 1. 2. 3. 4. 5. III. 1. 2. 3. 4. DESCRIPCIN DEL PUESTO Naturaleza: Atribuciones: Relaciones de trabajo Autoridad: Responsabilidades: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Acadmicos Experiencia Habilidades y destrezas Otros requisitos Cdigo Ttulo del puesto Ubicacin administrativa Jefe Inmediato superior Subalternos II. 1. 2. 3. 4. 5. III. 1. 2. 3. 4. DESCRIPCIN DEL PUESTO Naturaleza: Atribuciones: Relaciones de trabajo Autoridad: Responsabilidades: ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Acadmicos Experiencia Habilidades y destrezas Otros requisitos

CONTENIDO
1. ndice o contenido 2. Introduccin 3. Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual. 4. Marco jurdico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institucin o empresa: (acuerdos, acta de constitucin, escritura pblica, estatutos, reglamentos) 5. Objetivos del manual 6. Organigramas: general, especfico, de funciones y nominal o de puestos 7. Descripcin de puestos 8. Glosario 9. Anexos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO
Instrumento administrativo de carcter informativo en el que se presenta la secuencia procedimental para la ejecucin de las actividades propias de las funciones de una unidad administrativa o de una empresa en su conjunto, normatizando las obligaciones para cada puesto de trabajo y limitando su rea de aplicacin y la toma de decisiones en el desarrollo de las actividades.

CAMPO DE APLICACIN
Es el conjunto de unidades administrativas, puestos, niveles jerrquicos que tienen relacin con los procedimientos, as como el rea fsica en la que se desarrollan las actividades.

OBJETIVOS GENERALES
Es la descripcin clara y concreta del fin ltimo que pretende alcanzar el manual, especialmente para uso en la orientacin del trabajo que debe llevar a cabo el empleado.

NORMAS GENERALES
Es la descripcin de los lineamientos que rigen o guan la conducta del ejecutor (unidad administrativa, puesto de trabajo) para su actuacin externa e interna en la realizacin de las actividades que integran el procedimiento. Autoriza algo basado en leyes, reglamentos, estatutos y otros instrumentos legales, tambin prohbe cualquier accin que contradiga la normalizacin del quehacer en las operaciones necesarias.

SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de lenguaje convencional con los que se designan o representan ideas, conceptos, acciones, etc., La ms comn para la elaboracin de los diagramas es de la forma ANSI (American National Standard Institute) Ha preparado una simbologa para representar flujos de informacin del procesamiento electrnico de datos, de la cual se han adoptado algunos smbolos para diagramas de flujo administrativos.

SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI

INICIO O FIN OPERACIN, ACTIVIDAD O PROCESO INSPECCIN, REVISIN O VERIFICACIN CONECTOR FUERA DE PAGINA

ARCHIVO FINAL

ARCHIVO TEMPORAL

DOCUMENTO

TRANSFERENCIA

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

CONECTOR DENTRO DE PAGINA

MULTIDOCUMENTO

DECISIN

ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

1. DEFINICIN: es el titulo que identifica lo que se va a realizar. OBJETIVOS ESPECFICOS: son todos aquellos aspectos tcnico-administrativos que se alcanzaran por medio del procedimiento. NORMAS ESPECIFICAS: puede sealarse como norma , lo relativo al proceso de distribucin de las formas o formularios y sus copias, que participan en el procedimiento. 2.

3.

4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: narracin descriptiva, ordenada cronolgica y secuencialmente, de las actividades que le corresponde realizar a cada puesto o unidad administrativa. (4 columnas)
Unidad Puesto Paso No. Actividad

5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO: representa grficamente la participacin directa de cada puesto de trabajo en el proceso operativo de un procedimiento determinado

Empresa:

Procedimiento: No. de Pasos:

Fecha: Hoja:

Empresa:

Procedimiento: No. de Pasos:

Fecha: Hoja: Elabor: ACTIVIDAD

Titulo: No. de Forma: Elabor:

Titulo: No. de Forma: PUESTO PASO No.

DEFINICIN:

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

NORMAS ESPECIFICAS:

Empresa:

Procedimiento:

Fecha:

Gerente de RR.HH

Junta Directiva

Aspirante o Solicitante

No. de Pasos:
Titulo: No. de Forma:

Hoja:

INICIO
Elabor:

1
Gerente de RR.HH Junta Directiva Aspirante o Solicitante

2 A B

4 B

SI

NO

5. 1 FIN

5. 2

CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ndice o contenido Introduccin Campo de aplicacin Objetivos generales del manual Normas generales del manual Simbologa Descripcin de los procedimientos - Objetivos y normas especficas del procedimiento. - Descripcin del procedimiento (pasos) - Flujograma o diagrama de flujo 8. Glosario 9. Anexos

BIBLIOGRAFIA
Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Administracin General. Editorial Mc Graw Hill, Mxico, 1993. Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Tercera Edicin, Editorial Mc Graw Hill, Mxico, 1988. Flor Romero, Martn. Fundamentos, Tcnicas y Procedimientos de Organizacin y Mtodos. Segunda Edicin, Editora Litocolor, Paraguay, 1989. Jimnez Castro, Wilburg. Teoras y Tcnicas organizativas y de representacin grfica de estructuras, de relaciones formales y de procedimientos. Editorial EDNASSS, San Jos, Costa Rica, 1996. Coordinacin rea de Administracin de Empresas. USAC.

GRACIAS POR TU ATENCIN!

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