Vous êtes sur la page 1sur 95

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

UNIVERSITATEA DIN BUCURETI DEPARTAMENTUL DE NVMNT LA DISTAN

ARHIVISTIC
- Suport de cursADINA BERCIU - DRGHICESCU

Universitatea din Bucureti


- 2007 -

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Acest material este destinat uzului studen ilor Departamentului de nvmnt la Distan. Reproducerea integral sau par ial a acestui material este posibil doar cu acordul scris al Departamentului de nvmnt la Distan.

Universitatea din Bucureti Editura CREDIS Bd. Mihail Koglniceanu, Nr. 36-46, Corp C, Etaj I, Sector 5 Tel: (021) 315 80 95; (021) 311 09 37, 031 405 79 40, 0723 27 33 47 Fax: (021) 315 80 96 Email: credis@credis.ro Http://www.credis.ro

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

X. ARHIVISTIC 1.. Probleme generale. Terminologie arhivistic


Arhivistic este disciplina a crei sfer de cercetare o constituie izvoarele scrise pe supori friabili, pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de ordonare, selecionare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor1. Este tiina care se ocup cu teoria i practica muncii n arhive. Arhivele ocup un loc de seam n activitatea cercettorilor din domeniul istoriei, filologiei, lingvisticii, bibliologiei, deoarece ele furnizeaz informaii de prim importan pentru elaborarea diverselor teorii, pentru verificarea i consolidarea tiinific a unor ipoteze i teorii existente. Aadar, n pregtirea filologului i a specialistului n istorie, realizarea contactului cu arhivele, cu sistemul de organizare, cu fondurile i coleciile constituie este absolut necesar. Cercettorii care-i ncep activitatea de pe bncile facultii trebuie s-i fac stagiul n arhiv ca ntr-un laborator, realiznd contactul direct cu documentele. Arhivistica, asemenea altor discipline, are o terminologie specific att pentru problemele teoretice ct i pentru cele practice. Este cunoscut, ns, faptul c, n acest domeniu, n lumea arhivisticii, nu s-a ajuns la o concordan deplin. Terminologia arhivistic constituie o problem vast i greu de rezolvat, dac se ine seama de multitudinea materialelor documentare create n trecut, variatele sisteme de registratur, metodele de arhivare diferite n provinciile istorice i n instituiile care le-au creat. Necesitatea cunoateri i cuvintelor i expresiilor vechi folosite n documente a determinat apariia unor glosare separate sau anexate. Explicarea cuvintelor vechi i a neologismelor a constituit i obiectul unor dicionare, glosare sau lexicoane. De-a lungul timpului, scriitorii de acte i creatorii de arhive au ntrebuinat diferite denumiri prin care i-au individualizat lucrrile. Fiecare ar i are nomenclatura sa, variabil n timp i loc. Acelai cuvnt poate avea diferite accepiuni, nu numai n aceeai cancelarie i n acelai timp, ci i la acelai scriitor, lucruri care au constituit o serioas piedic n studierea documentelor vechi i n clasificarea lor. Aceste considerente au stat la baza constituirii unui capitol separat de terminologie arhivistic. ncercm astfel s venim n sprijinul studenilor pentru a uura nelegerea disciplinei. Pe de alt parte ncercm s furnizm informaii, n manier sintetic, fr a mai alctui capitole separate n prezentul curs. Am utilizat o serie de tratate, lexicoane, ghiduri, dicionare din care am extras ad literam definiiile i terminologia explicativ. Pentru a uura lectura am fcut meniunile cuvenite la sfrit n bibliografia capitolului.
1

Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, p. 44-45.

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

ACT document eliberat de o autoritate, prin care se atest un fapt, o obligaie, identitatea cuiva (Dicionarul Limbii Romne Moderne). n sens restrns actul desemneaz mrturii scrise n forme variabile dup timp i loc. Din punct de vedere arhivistic, se face distincia act/document. Actul desemneaz mai multe nscrisuri care nu pot determina o chestiune dect luate toate mpreun (petiie, referat, rezoluie). Actul este un termen general care se d pentru orice nscris ntocmit de persoane fizice sau juridice, consemnnd situaii de drept sau de fapt". Se pare c n legislaia actual termenul se folosete n primul rnd pentru actul de natur juridic2. ARHIVA - Termenul de arhiv este unul fundamental. El deriv din cuvntul grecesc archeion locul unde i avea reedina - arhontele care era naltul magistrat din polis-ul grecesc numit arhonte i locul unde se pstrau actele emise n timpul activitii sale. Termenul a fost preluat de romani sub forma: archivum, arcivum, archivium. n evul mediu, noiunea desemna nu numai locul de pstrare al documentelor, ci i documentele aflate n acel loc. Pe msura transformrii acestora n surs de informare i pe msura conturrii arhivisticii ca disciplin tiinific, au aprut definiri diferite ale termenului de arhiv. Cu toate deosebirile dintre definiii, se poate porni de la prerile generale asupra sferei de noiuni a termenului"3. n acest sens, noi am mers pe linia definiiilor i a orientrilor date de Tratatul de arhivistic, lucrare aflat n ms. dactilo la ANIC4. In lucrrile de teorie arhivistic, termenul de arhiv este tratat n accepiunea lui de ansamblu sau totalitate de documente"5. Arhiva, n neles, de ansamblu sau totalitate de documente, trebuie s ntruneasc urmtoarele condiii: s ia natere n urma activitii desfurate de un creator de arhiv (instituie, persoan fizic); s fie constituit dintr-un ansamblu, culegere, strngere laolalt de documente acumulate n cursul activitii desfurate de creatorul de arhiv; s formeze o unitate organic, constituit dup o anumit ordine, sau pstrat ntr-un loc determinat; pstrarea documentelor s fie justificat de utilizarea lor"6. n prezent, termenul de arhiv poate fi interpretat ca:

2 3

Ibidem,p. 13. Tratat de arhivistic, ms. dactilo, voi. I, p. 18. 4 Mulumim conducerii bibliotecii ANIC precum i colegei Lidia Brnceanu de a ne fi pus la dispoziie acest Tratat att de util n elaborarea unui curs general de arhivistic. (Bucureti, 1995) 5 n limbile neolatine, n cazul termenului de arhiv nu se face o distincie n ceea ce privete proveniena, vechimea, valoarea sau destinaia documentelor care constituie arhiva. Dar n terminologia german, termenul de arhiv se refer numai la documentele cu o anumit vechime, pstrate pentru valoarea lor. Pentru documentele pstrate de creatorul lor n scop administrativ, se folosete termenul de registratur (Registratur). n epoca contemporan au aprut mai multe puncte de vedere privind termenul de arhiv. Unii autori susin c acesta poate avea dou accepiuni: a) loc de depozitare i pstrare a arhivaliilor, precum i b) totalitatea arhivaliilor pstrate ntr-un loc determinat. Arhivaliile reprezentnd totalitatea materialelor arhivistice constituite organic i pstrate ca atare. 6 Tratat de arhivistic, voi. I, p. 22-23.

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

1) instituie de arhiv. Termenul folosit la singular sau plural desemnnd instituiile specializate pentru pstrarea, organizarea i valorificarea documentelor de arhiv cu valoare practic sau istorico-documentar; 2) loc de p strare a documentelor - cu sensul de compartiment, sector, structur organizat, inclusiv locul destinat n cadrul instituiei respective pentru pstrarea organizat a documentelor acumulate de ctre un creator de fond, cu eviden proprie; 3) indicarea ansamblului de documente provenite de la un creator. n baza practicii arhivistice s-au fixat trei categorii de arhive: arhiva curent, arhiva de depozit i arhiva istoric7. Arhiva curent este aceea care se afl n curs de constituire, constituire ce se bazeaz pe anumite reglementri i ale crei documente mai sunt folosite la compartimentul creat de creatorul de fond pentru rezolvarea lucrrilor curente. Ea pstreaz hrtiile tuturor problemelor aflate n curs de lucrare. Limita maxim pn cnd documentele se pot considera ca fiind pri ale arhivei curente este de 2 ani. Dup acest timp, arhivele i pierd actualitatea i trec la arhivele clasate, constituind arhive de depozit. La anumite termene, fixate prin legislaia arhivistic , materialele arhivistice socotite cu caracter permanent se predau ctre Arhivele Naionale, care sunt considerate arhiv istoric sau general8, pe baz de inventar i proces-verbal de predareprimire. Aceste arhive dup ce vor fi prelucrate, vor fi deschise publicului spre consultare. n arhivistic francez, ac cepia este urmtoarea: arhivel e sunt ansamblul de documente strnse sau constituite de o persoan fizic sau moral sau de un organism public sau privat, rezultnd din activitatea lor, organizat de acesta i conservat n vederea unei utilizri eventuale"9. n arhivistic romneasc, A. Sacerdoeanu a dat o definiie asemntoare: Arhiva este o strngere ordonat ntr-un loc determinat, a oricrui fel de nscrisuri pe material puin durabil, rezultate din activitatea instituiilor sau a persoanelor i pstrate cu scopul de a cunoate bunurile materiale i morale, att ale creatorilor lor, ct i ale ntregii societi contemporane lor". ARHIVAR specialistul care lucreaz ntr-o instituie, n arhiv i are studii medii. ARHIVIST - lucrtor din Arhive (Arhivele Naional judeene, ale creatorilor) cu calificare superioar, care se ocup cu strngerea, clasarea, inventarierea, pstrarea i folosirea materialelor arhivistice, capabil s se orienteze n arhivele istorice i n orice limb ar fi scrise documentele. Deine anumite funcii de rspundere. ARHIVISTIC tiina auxiliar a istoriei a crei sfer de cercetare o constituie izvoarele scrise pe supori friabili, pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de ordonare, selecionare, inventariere i valorificarea documentelor"10. COLECIE ARHIVISTIC reprezint o unitate artificial alctuit din documente de provenie n diferit. Ea reprezint totalitatea documentelor grupate de o organizaie, o
N. Edroiu, Introducere n tiinele auxiliare ale istoriei, Cluj-Napoca, 1992, p. 245. 9 A. Sacerdoeanu, Arhivistic, Bucure ti, Ed. Did., i Pedag., 1971, p. 146. i(Jean Favrier, Les archives, Paris, 1973, p. 5. Dicionar al tiin elor speciale, p. 44-45.
8

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

familie sau persoan fizic, conform unui anumit criteriu (...) fr a se ine seama de proveniena unei legturi organice"11. Este vorba de o grupare de documente de provenien i/sau existen izolat sau fragmentar, fr legtur i succesiune organic reunite pe baza unuia dintre urmtoarele criterii: tematic, cronologic, particulariti externe, teritorial, form de pstrare i constituire, coninut , limb, suport, calitatea colecio narului. Aadar colecia presupune mai muli creatori. DOCUMENT - act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Este definiia dat documentului din punct de vedere juridic. Documentul este elementul component fundamental al fondului sau al coleciei cu caracteristici proprii i unitate de coninut. Totalitatea acestor elemente componente ale unui fond sau colecie s-a numit i material arhivistic", material documentar", arhivalii" i documente". Nu n toate cazurile, ns, documentul constituie o unitate fizic de sine stttoare. Fondurile i coleciile arhivistice fiind alctuite dintr-un ansamblu de documente. Termenul de document de arhiv apare n literatura de specialitate arhivistic n diferite feluri. O categorie numeroas de documente o constituie acelea scrise pe pergament i hrtie n cancelariile voievodale. Ele constituie documente tradiionale. Dup cel de-al doilea rzboi mondial au aprut i alte categorii de documente scrise i imprimate pe supori speciali - benzi de magnetofon, videocasete, dischete. Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepie foarte larg12. El se definet e ca fiind un text scris sau tiprit , inscripi e sau alt mrturi e servind la cunoaterea unui fapt real, actual sau din trecut redactat ntr-o form clar i cu neles de sine stttor. Definiia nsumeaz toate categoriile de surse ce pot transmite informaii implicit surse pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice, videografice, care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Legea Arhivelor Naionale din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schie, hri , pelicule cinematografice i alte asemenea m rturii, matrie sigilate, precum i nregistrri foto video, audio i informatice cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate13. FOND ARHIVISTIC - termen de provenien francez introdus la noi dup al doilea rzboi mondial; Termenul de fond arhivistic n arhivistic romneasc este definit ca fiind totalitatea documentelor create n decursul activitii unei instituii, ntreprinderi, organizaii, asociaii, independent din punct de vedere organizatoric i operativ, ori a unei familii sau persoane fizice"14.
1 1 2 1 3

Ibidem, p. 74. Dicionar al tiinelor speciale, p. 103-104. Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996, cap. 1. Dicionar al tiinelor speciale, p. 121.

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Fondul este organic constituit din documente care provin de la acelai creator de fond i corespunde cu activitatea creatorului de fond, materializat n documente. Cunoaterea i valorificarea documentelor dintr-un fond presupune cunotine temeinice despre creatorul de fond i despre activitatea acestuia, despre structura fondului. n accepiunea modern , la baza conceptului de fond arhivistic st principiul provenienei n raport de creator, potrivit cruia totalitatea materialelor documentare create de acelai subiect (persoan juridic sau fizic) reprezint un lucru n sine, astfel nct, indiferent de evenimentele la care ar fi supuse n decursul timpului, ele reprezint componente ale aceluiai tot. n actuala Lege a Arhivelor Naionale (1996) se specific: constituie izvoare istorice i alctuiesc FAN al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice15". UNITATE ARHIVISTIC (u.a.) este definit ca fiind cea mai mic unitate arhivistic indivizibil. Poate fi format din una sau mai multe file, eventual dintr-un caiet sau dintr-un volum" (Lexicon of Archive of Terminology) sau: unitate de eviden i clasificare a documentelor de arhiv care reprezint un document distinct sau totalitatea documentelor care au o importan de sine stttoare. Termenul desemneaz un element component al unui fond sau al unei colecii arhivistice care se distinge prin form i coninut, se refer la o problem, la o aciune i ocup o poziie distinct ntr-un instrument de eviden.16 Unitatea arhivistic este unitate de sine stttoare din punct de vedere arhivistic, indivizibil cu operaiunile arhivistice.

2. Forme de pstrare a documentelor


Pentru prelucrarea documentelor trebuie s se cunoasc formele acestora. Documentele s-au pstrat sub form de: concept, original, copie. CONCEPTUL - forma de document premergtoare originalului; se mai numete i ciorn. In paleografia latin apar denumirile: nota, minuta, imbreviatura. ORIGINALUL17 - forma cea mai complet a documentului, care prezint semne de validare: isclituri, pecei; este ceea ce a fost fcut primul, care nu e fcut dup un model. Are valoare probatorie jurdic deplin. Variantele ori finalurile pot fi: documentele originale rennoite sau confirmate de acelai domn ntr-o domnie ulterioar sau de urmaii acestuia; documente multiple. COPIA18 - form de pstrare a documentelor, fcut respectnd ntocmai coninutul originalului sau numai unele pri ale acestuia. Cteva tipuri de copii: copia autentificat - copie certificat de o autoritate, fie dup un document original fie dup alt copie cu valoare de original (copii din condici de documente); are valoare de original.
15

Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996, cap. I. 16 Dicionar al tiinelor speciale, p. 234. "ibidem, p.180. 18 Ibidem, p. 89 - pentru tipurile de copii

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

copie figurat - copie care red cuprinsul actului original i caut s imite actul din punct de vedere al aspectului exterior; nu sunt autentificate, (facsimilele; xeroxurile); - copie liber - copie fcut de orice persoan i neautentificat; DOCUMENTE FALSE - nu pot fi socotite ca un gen de documente, pentru c fals poate fi oricare dintre genurile tiute; sunt false documentele care au fost create pentru a nela autoritatea n scopul obinerii unor privilegii. Acestea pot fi: documente false total (scrise n ntregime, pe un temei fals) i documente false parial (care conin textul original, dar n care s-au ters sau adugat nite cuvinte).

2.1. Operaiuni arhivistice


SELECIONAREA - operaie de baz din activitatea arhivistic, constnd n stabilirea valorii documentelor n vederea pstrrii celor cu valoare practic i istoricodocumentar i a eliminrii celor fr valoare. Are ca principal obiectiv stabilirea izvoarelor documentare de importan tiinific i cele ce trebuie pstrate pe termen nelimitat. n baza acestei operaiuni stau urmtoarele criterii: criteriul cantitii, criteriul caracteristicilor externe, criteriul frecvenei, a importanei creatorului de fond, criteriul valorii istorico-documentare, criteriul valorii practice, .a. ORDONAREA20 - operaie arhivistic constnd n gruparea documentelor selecionate n fonduri i colecii, dup anumite criterii. Acestea pot fi: cronologic, cronologic-structural, structural cronologic, pe probleme alfabetic .a. Criteriul se stabilete de ctre arhiviti n funcie de cantitatea documentelor i de calitatea acestora. INVENTARIEREA21 - operaie arhivistic de luare n eviden a documentelor i a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, conform nomenclatorului dosarelor. Rezult inventarul fondului sau al coleciei. INVENTARUL22 - este principalul instrument de eviden ntr-o arhiv. El prezint dou aspecte: aspect administrativ (luare n eviden) i instrument de lucru (n cercetare). Inventarul, din punct de vedere administrativ, este un registru n care sunt transcrise ntr-o anumit ordine, fiele documentelor unui fond sau al unei colecii; reflect cantitatea documentelor dintr-un depozit, fond, colecie, la o anumit dat, fiind un instrument obligatoriu de eviden i de cercetare n cercetare, inventarul ofer coninutul unui fond i este punct de plecare n elaborarea unor lucrri, studii, articole. Titlul inventarului este dat de denumirea instituiei sau al personei, sau al familiei creatoare de fond. Se menioneaz titlul ultim i complet al instituiei. Pentru fondurile personale se menioneaz Numele, prenumele i iniiala tatlui. Coninutul inventarului reflect complexitatea documentelor. Documentele pot exista sub urmtoarele forme: DOSAR - acea unitate arhivistic n care se grupeaz documente referitoare la aceeai problem , de aceea i valoare, cu acelai termen de pstrare , dup un criteriu stabilit n
19
1 9 20
Ol

Dicionar al tiinelor speciale, p. 211. Ibidem, p. 178.


_ . . . ._

2 1 22

Ibidem, p. 143 Ibidem, p. 141

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

prealabil: tematic, alfabetic, geografic23. Dosarul constituie o unitate arhivistic n cazul documentelor contemporane i se constituie conform Nomenclatorului Arhivistic. FOAIE VOLANT - tipritur pe o singur fa, care se difuzeaz cu un prilej deosebit; FOTOGRAFIE - imagine pozitiv a unei fiine, a unui subiect, a unui peisaj, fixat pe hrtie fotografic cu ajutorul unui aparat de fotografiat; MANUSCRIS - text scris de mn sau dactilografiat; dar care nu a fost publicat; REGISTRU - locul n care se scriu, se nregistreaz sau se copiaz operaii sau acte oficiale cu caracter administrativ, comercial sau de alt natur, privind activitatea unei persoane juridice sau fizice24. Primele instrumente de eviden au aprut n arhivele oreneti din Transilvania. Dup cuprinsul lor, dup rolul i comparndu-le cu instrumentele de eviden i informare aprute ulterior, le putem clasa n categoria instrumentelor de eviden.

2.2. Instrumente de lucru


OPIS - Lista tuturor actelor cuprinse ntr-o unitate arhivistic, n care se red pe scurt coninutul acestora"25. Ceea ce d caracterul unui instrument arhivistic este n primul rnd cuprinsul su i funcia pe care o are n cadrul fondului de care aparine. Dup cuprins, instrumentele acestea reflect n mod succint coninutul documentelor pentru care au fost ntocmite. Funcia pe care o ndeplineau era aceea de a orienta, nu numai asupra coninutului de documente, ci i asupra locului pe care l ocup n fond pe baza cotelor. Aadar, le putem considera ca fcnd parte din instrumentele de eviden i informare.

J. Publicaii arhivlstice26
Publicaiile arhivistice constituie, al turi de expozii i i conferin e, principala modalitate de valorificare a documentelor. n acelai timp ele constituie i instrumente de cercetare. Lucrarea este prezentat cu o introducere i cu o serie de instrumente de lucru. 3.1. Tipologia instrumentelor de cercetare Elaborarea instrumentelor de cercetare dup principiile comune elaborate de Consiliul Internaional al Arhivelor este condiia care permite schimbul de date ntre servicii i atunci poate asigura o mai bun informare a cercet torului, ceea ce constituie obiectivul fundamental al activitii arhivistice.
Ibidem, p. 205. Ibidem,-g. 198. 25 Ibi de m, p. 177. 26 S-au folos it defini iile din lucr area: Tudor Matees cu, Ioana Burlacu, Gabriela M r oiu, Publica iil e A r h ivel o r S t at ul ui ( 1 86 0 - 19 7 7 ) , Bi bli o g r afi e an al itic , v o i . I, B u c u re t i , 1 97 8 , vo i. I I, P u blic a iille A rhivelor Statului (1978-1985); Bibliografie analitic , Bucure ti, 1987. / * S ubcapitol realizat mpreun cu d-na M r ia Petre de la ANIC.
24 23

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Diversitatea instrumentelor de cercetare folosite n arhive determin o clasificare a lor. Astfel ele pot fi clasificate: dup destinaie: instrumente destinate publicului i instrumente interne ale serviciului de arhive; dup form: instrumente redactate (pe hrtie), baze de date; dup suport: instrumente pe hrtie (manuscris, dactilografiat sau imprimat), i pe suport informatic (disc dur, CD, instrumente n reea); dup obiectivul lor: instrumente privind unul sau mai multe servicii de arhive; dup ordinea co trii : instrumente de cercetare numeric (n ordinea cotelor) i instrumente metodice (ntr-o logic, diferit de cea a cotelor)27. Terminologia instrumentelor de cercetare se sprijin pe noiunea nivelului de descriere. Acest criteriu de clasificare, prevzut de norma ISAD/G, permite utilizarea aceleiai terminologii pentru instrumente de cercetare pe hrtie i a celor pe suport informatic. Dup nivelul de descriere instrumentele pot fi analitice sau sintetice. Instrumente de cercetare analitice Inventarul arhivistic este instrumentul de cercetare care cuprinde descrierea analitic a fiec rei unit i arhivistice dintr-un fond sau dintr-o colec ie. n introducere se dau informa ii despre istoricul creatorului de fond, istoricul fondului sau colec i ei, genul documentelor i importan a lor istorico-documentar , cantitatea, sistemele de arhivare folosite28. Inventarul arhivistic tiinific este mai bogat n informaii care ar putea interesa cercetarea tiinif ic i este nsoit i de un aparat tiinif ic29. Ultimul inventar arhivistic tiin ific editat de ANIC, este Casa Regal . Documente oficiale 1866-1900. Aceasta cuprinde indici deosebit de utili pentru regsirea informaiilor. La sala de studiu a ANIC se gsesc 1900 de inventare, dintre care aproximativ 300 n manuscris, ele nsele adervrate documente, ndeosebi ale fondurilor ecleziastice. De asemenea aproximativ 150 de inventare de preluare, care nu respect ntocmai normele de redactare ale unui inventar arhivistic, nu au prefee, unele au cote duble i nu au indici. In anul 2004 au fost primite la sala de studiu a ANIC 69 de inventare arhivistice dintre care 21 aparinnd fondului Ministerului Cultelor i Instruciunii Publice (1832-1921), care au nlocuit inventarele de preluare folosite anterior. ALBUM DE DOCUMENTE - publicaie arhivistic ntocmit pe diverse teme (pe criterii lingvistice, pe etape istorice). n raport cu tema aleas, se selecioneaz documentele i se face o list cu acestea. Se redacteaz un text explicativ pentru orice document i se face o descriere extern a documentului indicndu-se fondul sau colecia crora aparine lucrarea are scop s popularizeze documentele pstrate n Arhivele Naionale. Documentele sunt redate sub form de facsimil. \ CATALOGUL ARHIVISTIC30 de documente - lucrare arhivistic complex, care pune la dispoziia cercettorului, pentru o anumit problem, toate informaiile pe care le conin fondurile unuia sau mai multor depozite de arhive.
Christine Nougaret, Les instruments de recherche dans Ies archives, Paris, 1999. Norme tehnice privind desfurarea activitpilor n Arhivele Naionale aprobate de Directorul General prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996, Bucureti, 1996, p. 48. 29 Pentru aceas ta vezi: Publica ii arhivistice. Ca talog ( 1 8 6 0 - 2 0 00) n tocmit d e Marcel Dumit r u Ci uc i M ria Ignat, Bu cure ti, 20 00 , p. 1 1 - 1 2 . 30 Ibi de m, p. 6 5.

10

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Catalogul arhivistic cuprinde dou pri: catalogul documentelor - prezentare cronologic a documentelor; orice document trebuie analizat, extrgnd din el toate datele pe care le conine. Se alctuiete o fi arhivistic cu data, localitatea, emitentul, destinatar, obiectul documentului, descrierea lui, bibliografia. aparatul tiinific care cuprinde: introducere, lista de documente, lista de coresponden a fondurilor, lista cu falsuri, lista de instituii , indice onomastic, toponimic, general, bibliografie general. Catalogul de documente prezint n mod detaliat coninutul documentelor unui fond sau ale mai multor fonduri, stabilite dup anumite criterii: tematic, topografic, de limb etc. El se constituie prin repartizarea conform criteriului stabilit a regestelor ce cuprind toate informaiile coninute n documente, care ar putea interesa pe cercettori (nume de persoane, de localiti, instituii, probleme) se dau i extrase din text, atunci cnd ele reprezint mostre de limb, se face descrierea diplomatic a documentului, astfel nct s se ofere informaii i specialitilor n tiinele auxiliare, se indic i bibliografia documentului31. Prin structur, n catalog, documentele sunt descrise pentru ele nsele i nu sunt reamplasate n contextul unui nivel superior de descriere32. EDIIA DE DOCUMENTE - se pot ntocmi dup criterii tematice diferite. Tema i-o alege cel care realizeaz ediia. Se alctuiete o bibliografie cu lucrrile care s-au editat, apoi se face o list de inventare, de cataloage care cuprind documentele ce urmeaz s fac parte din volum. La sfrit se indic cota arhivistic, descrierea documentului i bibliografia. . Ediiile de documente se ntocmesc dup criteriul cronologic sau tematic. Redarea integral a textului n limba original, atunci cnd sunt documente n limbi strine, urmat de traducerea n limba romn, nsoit de aparatul tiinific adecvat, au determinat ca aceste instrumente de cercetare_s furnizeze o comunicare complet a informaiilor aflate n Arhive. Arhivele Naionale au elaborat fie ediii proprii, fie ediii de documente n colaborare cu institiute de cercetare33. Albumul de documente reunete documente selectate pe diferite criterii tematice (istorice, paleografice, de limb, suport etc.) i este elaborat prin tehnica reproducerilor tehnice. Au fost elaborate albume de paleografie ca i albume de documente destinate difuzrii valorilor documentare conservate n Arhive34. Ultimul album a fost consacrat mplinirii a 500 de ani de la trecerera n nefiin a domnitorului tefan cel Mare: tefan cel Mare - 500, Album, Bucureti, 2004. Diferenierile ntre fiecare categorie de instrumente de cercetare nu sunt stricte, de aceea este necesar o mare suplee n redactarea lor35. Instrumente de cercetare sintetice Lista numeric a inventarelor de la sala de studiu este lista care cuprinde inventarele aflate n cercetare, n ordinea numrului de inventar, cu denumirea fondului descris i anii
il

Ibidem,p. 12-15.

32

Christine Nougaret, op. cit., p. 123. Pentru aceasta vezi: Publicaiile arhivistice.Catalog (1860-2000), p. 15-23 precum i ultimele volume publicate. Ibidem,p. 27-28. Christine Nougaret op. cit., p. 128.

11

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

extremi ai documentelor. Ea este completat pe msur ce sunt primite noi inventare n cercetare. Este un instrument de cercetare util pentru c asigur o privire de ansamplu, deosebit de succint asupra fondurilor care pot fi studiate ntr-o unitate de arhiv. Lista alfabetic a inventarelor de la sala de studiu este o variant a listei inventarelor ordonate alfabetic cu indicarea denumirii fondului i anilor extremi. Spre deosebire de lista numeric, aceasta grupeaz n cazul fondurilor complexe toate inventarele direciilor i serviciilor componente. La sala de studiu a ANIC dispunem de o list alfabetic a inventarelor fondurilor personale, a inventarelor fondurilor ecleziastice, a inventarelor de microfilme precum i a inventarelor fondurilor economice administrative i culturale. Ele rspund n mod diversificat necesitilor de cercetare. Repertoriul arhivistic este un instrument care prezint sintetic date generale despre fonduri, anii extremi ai documentelor, numrul u.a., numrul inventarelor arhivistice, limbile n care sunt scrise documentele, descrierea succint a coninutului i genul documentelor, referine asupra locurilor de depozitare precum i o bibliografie i indici. O lucrare recent apar inn d acestui gen de instrument o constituie Repertoriul arhivistic al Arhivelor personale i familiale36. ndrumtorul arhivistic este lucrarea care d informaii generale asupra fondurilor i coleciil or din depozitele ANIC sau ale unei direc ii jud een e a Arhivelor Naio nale. Cuprinde istoricul creatorului de fond, al fondurilor i coleciilor deinute, sinteza coninutului documentelor precum i indicaii asupra posibilitilor de folosire a acestora. n ndrumtor sunt prezentate fondurile i coleciile care sunt ordonate, inventariate, selecionate i sunt date spre cercetare37. Pentru Arhivele Centrale exist dou volume editate n anul 1971 i respectiv 1974 i de asemenea 24 de ndrumt oare ale unor direc ii judeene38. n Frana un instrument de cercetare similar ndrumtorului poart denumirea de Ghid de cercetare. Conform tradiiei arhivistice franceze exist trei categorii de Ghiduri de cercetare: o ghid de cercetare dup fonduri, care prezint istoricul unui fond, genurile documentelor de cercetare i metodologia de urmat pentru a-l studia, o ghid de cercetare dup tipul de document, apropiat de primul, dar nu descrie un fond ci un ansamblu de surse de aceeai natur, dispersate n fonduri diferite i care pot interesa una sau mai multe probleme. o ghid de cercetare tematic, care recenzeaz sursele interesnd aceeai problem i ajut o prezentare a principalelor fonduri i presupune o metodologie de cercetare i o orientare bibliografic. Ghidurile de cercetare din Fran a sunt elaborate de institute de cercetare sau universitare, cu ajutorul tiinific al direciei Arhivelor Franei39. n anul 1996 n aceeai ar a aprut un nou tip de intrument de cercetare: Ghidul de cercetare pe servicii care prezint fondurile cele mai consultate (ex. starea civil, fondurile notariale, cadastru) precum i
36 37 38 39

Filofteia Rnzi , Arhi ve p ersonale i fa milial e, Repertoriu arhi visti c, voi. I, II, Bucure ti , 2001 , 2003. Norm e tehnic e , p. 48. i Pentru acestea vezi: Publicaii arhivistice. Catalog (1860-2000), p. 6-8. Christine Nougaret, op. cit., p. 134.

12

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

sfaturile practice pentru alctuirea unei cercetri utile (istoria unei familii, unei localiti, unei cldiri etc.)40. INDICI CRONOLOGICI - lucrare arhivistic ntocmit cu scopul de a evidenia sintetic (prin cuvinte indice) toat documentaia ce exist ntr-un fond de arhiv. Const ntr-o list complet, ordonat cronologic, a tuturor documentelor care exist ntr-un fond. Indicele de documente este un instrument de informare tiinific care prezint n mod concis ntreaga documentare posibil existent ntr-un fond sau colecie , fie pe periodice istorice, fie teritorial41. Prima lucrare de acest gen a aprut din iniiativa lui CD. Aricescu n anul 1874, urmtoarele 26 de volume sunt indici cronologici pentru fondurile ecleziastice din ara Romneasc42. Acest instrument faciliteaz cercetarea inventarelor fondurilor ecleziastice din ara Romneasac, care sunt n manuscris, lipsite de indici. Nu dispunem de un astfel de instrument de cercetare i pentru fondurile ecleziastice din Moldova. Lucrrile de prezentare a Arhivelor servesc la popularizarea documentelor deinute de Arhivele de Naionale i furnizeaz informai i cercettorilor care, naintea demar rii studiului pot cunoate baza documentar pe care o vor consulta. La Arhivele Naionale a fost realizat o astfel de lucrare, cu prilejul aniversrii a 125 de ani de la crearea Arhivei Statului (1957), urmat de alte dou lucrri n 1995 i 1996. De asemenea au fost publicate o serie de micromonografii care prezint succint arhivele conservate la direciile judeene43. Delimitrile ntre fiecare categorie de instrumente de cercetare nu sunt stricte, un inventar analitic se poate transforma n catalog, iar un inventar (repertoriu) numeric se poate transforma n inventar analitic. Pe baza ndrumtoarelor arhivistice realizate de fiecare unitate a Arhivelor Naionale se poate realiza un ndrumtor general n Arhivele Naionale, deosebit de necesar, cu att mai mult cu ct de la Inventarul general realizat n anul 1939 a trecut atta vreme, iar lucrarea Din tezaurul arhivelor. Fonduri i colecii preconizat s se realizeze n 1981 nu s-a finalizat. PERIODICE publicaii cu caracter tiinific sau tehnic, elaborate de diferite societi, care au o apariie regulat. Periodicele editate de Arhivele Naionale: Revista Arhivelor, Hrisovul, Arhiva Romneasc, Anuarul arhivistic al municipiului Bucureti.. VOLUME COMEMORATIVE - publicaii arhivistice sub form de album sau de list de documente. 4. Alte categorii de izvoare aflate n arhive A. Documente figurative - specie particular de documente n care se face o reprezentare plastic i uor identificabil a unui fapt real, trecut sau contemporan. Documentele figurative se mpart n trei categorii: 1. DOCUMENTE CARTOGRAFICE - documente figurative prin care se face o reprezentare grafic n plan orizontal a unei suprafee a Pmntului, conform unei scri de proporii.
A0 4 1

Ibidem. No rme tehn ice, p. 5 0 . 42 Pentru aceasta vezi: Publicai i arhivi stice. Catal og (1860-2000), p. 8 -11. 43 Ibidem, p. 28-31.

13

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

n aceast categorie intr: atlasul - reprezentare alctuit din hri geografice, geologice, lingvistice etc. harta - reprezentare cartografic, n plan orizontal, a suprafeei terestre, micorat la o anumit scar. planul - desen tehnic care reprezint grafic, la o anumit scar , un teren, o construcie etc. 2. DOCUMENTE FOTOGRAFICE - documente figurative care reprezint fixarea imaginii unui obiect, a unei persoane etc, pe o plac sau pe hrtie fotografic, cu ajutorul unui aparat fotografic, urmnd o serie de procedee optice. fotografia - imagine pozitiv, obinut n urma fixrii imaginii unui obiect, a unei persoane etc, pe un film sau pe o plac fotografic. 3. DOCUMENTE GRAFICE - documente figurative n care realitatea este transpus printr-o reprezentare grafic pe o suprafa plan. Dup tehnica de realizare, documentele grafice se mpart n: desene - reprezentare grafic a unui obiect, a unei figuri, a unui peisaj, prin linii, puncte, culori; gravur - reproducerea unui desen de pe plac pe o suprafa de lemn, metal etc. care se aplic pe suport. Gravurile pot fi de incizie i de excizie; dup materialul pe care se aplic xilogravur (n lemn), litogravur (n piatr); miniatur desen sau pictur, realizat n dimensiuni reduse i scop ornamental i executat n culori pe vechile manuscrise i tiprituri; stamp imagine imprimat dup o plac gravat. B. DOCUMENTE-SIGILATE I MATRICE SIGILARE SIGILIU obiect alctuit dintr-o plac pe care era gravat amprenta rmas pe suportul documentului (n cear, ceva; hrtie, soluie de aur, tu sau fum) n urma aplicrii matricei sigilare ce poart o emblem i un text menit a individualiza posesorul"44; o emblem, o efigie etc. i care se aplic, muiat n tu, pe acte oficiale, pentru a le da valabilitate. n practica curent, sigiliul desemneaz amprenta rmas pe un material determinat n urma aplicrii tiparului (a matricei sigilare). In mod curent, se folosete termenul de sigiliu, att pentru desemnarea matricei, ct i a amprentei sigilare. BIBLIOGRAFIE
ARVAY, JOSIF, Aplicarea sistemului claselor numerelor de baz n arhiva Comitatului Trei Scaune. n: RA, anul XLIX, 1974, nr. 1 BDRU, SANDAL, SINDELARU VALERIA, STAIE MIHAI, Micrifilmarea n arhive, n: RA, nr. 2, (I), ll-Ibidem, 1981, nr. 2 BERCIU-DRGHICESCU, ADINA, Introducere n istorie i tiinele auxiliare ale istoriei, Bucureti, Editura Universitii Dimitrie Cantemir", 1994 BERLESCU, DUMITRU, Arhivele statului - izvor de cercetare a istoriei patriei noastre, Bucureti, 1974 Ibidem, p.213.

14

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

BOIERA, FLOREA, Consideraii cu privire la noiunea de fond arhivistic, n: RA, 1974, nr. 1-2 BOTEZAN, IOANA, Aspecte privind tehnica ntocmirii registrelor arhivelor personale i rolurilor n cercetarea tiinific actual. n: RA, anul L, 1973, voi. XXV, nr. 2 BREBAN, VASILE, Dicionar al limbii romne contemporane, de uz curent, Bucureti, Editura tiinific i Enciclopedic, 1980 CIOCHINA, CONSTANTIN, Unele probleme privind documentele create n procesul de prelucrare automat a datelor. n: RA, 1979, nr. 2 CIUC, MARCEL, Arhivele existente n depozitele Arhivelor Statului i la ali deintori. n: RA, anul LV, voi. xl, 1978, nr. 4 COHN, EMILIA, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare instrumente de baz n activitatea arhivistic. n: RA, anul LVI/1979, voi. XLI, nr. 1 COMAN, VIORICA, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor. n: RA, anul LXI, voi. XLVI, nr. 4/1984 Consideraii cu privire la noiunea de fond arhivistic. n: RA, anul LI 1974, voi. XXXVI, nr. 1-2 CONSTANTINESCU, IAI, PETRE, Despre arhiv. n volumele Arhivele statului... 125 de ani de activitate, Bucureti, 1957 Decretul nr. 353/1957. n: RA, nr. 2/1963 Decretul nr. 472/1971 privindFAN al R.S.R n: RA, anul LII 1975, voi. XXXVII, nr. 1 Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei. Bucureti, Editura tiinific i Enciclopedic, 1982 Dicionarul explicativ al limbii romne, Bucureti, 1975 Elsevier 's lexicon ofarchive terminology, Amsterdam - London - New York, 1964 FA VIER, JEAN, Vechile inventare. Registrele auxiliare de arhiv i cele de registratur din Transilvania. n: RA, anul LX, voi. LX, 1978, nr. 1 LODOLINI, ARMANDO, La Diplomatica, Roma, 1970 MARCUS, ION, Probleme de terminologie a materialelor documentare, create pe teritoriul Transilvaniei. n: RA, nr. 2/1963 MOCANU MARIN, Colecia arhivistic, n: RA, anul XLIII, voi. XLVIII, 1986, nr. 1 PUCA, IOAN, Principii i criterii de selecionare a documentelor. In: RA, anul LIX, voi. XLIV, 1982, nr. 3 SACERDOEANU, AURELIAN, Preg tirea arhivitilor. n: Hrisovul", Buletinul coalei de Arhivistic, voi. V, 1945 SACERDOEANU, AURELIAN, Arhivistic, E.D.P., Bucureti, 1971 UNGUREANU, GHEORGHE, Probleme de terminologie arhivistic, n: RA. nr. 1/1965 URSUTIU, MARJA, Formarea i funcionarea unei arhive familiale, feudale transilvnene. n: RA, anul L 1973, nr. 2 NOUGARET CHRISTINE, Les instruments de recherche dans Ies archives, Paris, 1999 Norme tehnice privind desfurarea activitilor n Arhivele Naionale aprobate de Directorul General prin Ordinul nr. 227 din 18 ianuarie 1996, Bucureti, 1996 Publica ii arhivistice. Catalog (1860-2000) ntocmit de Marcel Dumitru Ciuc i Mria Ignat, Bucureti, 2000 RNZI, FILOFTEIA, Arhive personale i familiale. Repertoriu arhivistic, voi. I, II, Bucureti, 20012003

15

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

4. Scurt istoric al arhivelor din Romnia


ntreaga civilizaie a omenirii, tot ce a gndit i a nfptuit spiritul uman st cuprins n urmele pe care le-a lsat omul. Cele trei mari instituii de cultur: arhiva pstrtoare a adevrurilor consfinite prin acte, muzeul adpost sigur al operei minii omenet i i biblioteca, ca pstrtoare a gndului omenesc scris, pstreaz totul cu grij i le arat celor care vor s le vad, ori le pun la dispoziia celor care doresc s le cerceteze. Cu grij i cu respect pentru actul scris, arhivele s-au pstrat pretutindeni, ca o dovad a gradului de civilizaie la care a ajuns fiecare popor. Astzi esre tiut c vechimea i organizarea arhivei unei ri i fixeaz definitiv gradul civilizaiei sale. Istoria arhivelor este nsi istoria civilizaiilor creatorilor lor, dei ne dm bine seama c pstrarea lor n-a fost lucrul cel mai uor de nfptuit. Legislaia, care a dus la alctuirea diverselor arhive i la protejarea materialului arhivistic, este strns legat de istoricul lor nsui. n ceea ce privete arhivele romneti, care au avut i ele o soart destul de trist, cci multe au disprut n decursul vremii, sunt nc destul de bogate i prezint un interes cu totul deosebit tiinific i practic. Nicolae Iorga care a fost prin fapt i cultur un mare prieten i preuitor ar arhivelor afirma; Documentele prin care se vede ntreaga via de odinioar (...) n-au fost fericite, c ci prin mprtiere i pr sire s-a ajuns la unitatea desvr it, a attor mii de acte familiale, mai ales rvae private, de care pentru a nelege astfel de vremuri, suntem aa de lipsii astzi i ajungem.a da simple scheme cronologice atunci cnd s-ar cere o miastr nviere"1. Arhivele reprezint adevrate tezaure de cultur i via romneasc. Arhivele cuprind mai mult via vie, colorat, zilnic romn", afirma marele istoric romn; aceasta din considerentul c orice urm de via merit a fi pstrat pentru ea nsi i pentru scopul nalt la care poate contribui, dar i pentru c, n hrtiile acelea, diacii de odinioar nsemnau n cea mai bun limb romneasc (...) a unei societi admirabile n armonia ei fr pretenii2. N. Iorga vorbea de arhive ca despre o avere naional prin care se legitimeaz poporul nostru n faa ntregii lumi". Alturi de mrturiile unor istorici, se adaug i acelea ale unor oameni de cultur care au preuit n mod cu totul excepional valoarea arhivelor. Exemplul cel mai convingtor este al lui Vasile Alecsandri, care afirma: Arhiva unui stat este o avere public care merit cea mai de aproape ngrijire a Crmuirii. Ea este coleci a tuturor actelor publice, att administrative, ct i judectoreti i politice care slujesc de temei legiuirilor i istoriei trii"3.
1

Nicolae Iorga, Noi, risipitorii de cele sfinte, n voi.: ndreptri noi n concepia epocii contemporane, Bucureti, 1940, p. 25. 2 Ibidem, p. 207. 3 Arhivele Statului, 125 de ani de activitate. 1830-1956, Bucureti, 1957, p. 5.

16

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Cunoscutul editor de documente Gheorghe Ghibnescu, aprecia c semnul exterior al civilizaiei unei ri, al unui popor, este dat de felul cum i pstreaz rmiele trecutului, de atenia i ngrijirea pe care le arat pentru pstrare a i sistematizarea lor". Aa cum remarca i Constantin Moisil, director general al Arhivelor Statului (1923-1938): o arhiv, dei cuprinde depozite vechi, nu trebuie s rmn o instituie moart. Personalul ei are obligativitatea de a contribui cu informaiile sale la cunoaterea, la lmurirea i dezlegarea problemelor istoriei naionale"4. Aadar rolul acestei instituii este acela de a primi, pstra i valorifica tezaurul documentar al rii; materialele documentare pe care le deine, servesc, n primul rnd, ca surs de cercetare i cunoatere a istoriei naionale. Aceast idee, nu numai c a fost exprimat ntr-o form sau alta de personaliti de prestigiu ale culturii romneti, dar ea a constituit i firul cluzitor al activitii lor n munca arhivistic. A a spre exemplu Dimitrie Onciul directorul acestei instituii ntre 1900-1923, sintetiza n cuvinte deosebit de frumoase bogia arhivelor statului romnesc: Arhivele noastre spunea el sunt mai bogate dect se credea i de ct se poate crede. Ele pstreaz cea mai bogat colecie de hrisoave slavoneti"5. Cea mai important surs de informare asupra istoriei arhivelor noastre o constituie arhivele nsei. Dintre studiile referitoare la istoria arhivelor menionm: Dimitrie Onciul: Din Istoria Arhivelor Statuluf, unde se urmre te dezvoltarea instituie i din anul 1831 nainte; Constantin Moisil: Arhivele Statului i Regulamentul Organic1 i Probleme ale arhivei romnetf. George Potra cu Contribuiuni la istoricul arhivelor romneti o sintez interesant prin generalizrile sale i prin unele date de noi, dar foarte multe consideraii sunt lipsite de orizontul necesar, Aurelian Sacerdoeanu cu Arhivele Romniei n care suntem informai asupra strii de fapt a arhivelor romneti n preajma anului 1945. La acestea am mai putea aduga fondul Aurelian Sacerdoeanu pstrat la Arhivele Naionale Istorice Centrale, un bun ghid cu privire la istoricul arhivelor n diferite epoci,cu bogate informaii referitoare la Principate, probleme de legislaie etc. precum i tratatul su Arhivistic (1971). De asemenea nu trebuie uitat lucrarea aprut relativ recent: Din istoria arhivelor romneti11. n ceea ce privete problema legislaiei n perioada secolului al XVIII-lea i nceputul celui de-al XDC-lea, menionm c materialul informativ const din pravile, hrisoave i
C. Moisil, Arhivele Statului i Regulamentul Organic, p. 269. Ibidem, p. 271. 6 Dimitrie Onciul, Din Istoria Arhivelor Statului, n voi. Prinos lui D. A. Sturdza, Bucureti, 1903, p. 329-353. 7 Constantin Moisil, Arhivele Statului i Regulamentul Organic, n RA, voi. I, 1927-1929, p. 269. 8 Ibidem, Probleme ale arhivei romneti, n RA., III, 1936-1937, nr. 6-7, p. 320. 9 George Potra, Contribuiuni la istoricul arhivelor romneti, n RA., VI, nr. 1, 1944, p. 1-29. 1 0 Aurelian Sacerdoeanu, Arhivele Romniei, n: ndrumri n cercetrile istorice, Bucureti, 1945, p. 315-336. 1 Din istoria arhivelor romneti, Bucureti, 1995.
4 5

17

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

dispoziii normative i din diferite ponturi" n care tangenial apare i interesul pentru arhiv. Exist cteva studii care trateaz aceast problem. Din 1831 nainte exist o legislaie care privete Arhivele Statului, ca organ de sine stttor, i alta care privete arhivele instituiilor publice i-n parte cele private. Primele mrturii despre existena unor arhive organizate i primele documente create pe teritoriul Romniei, care au parvenit pn la noi, dateaz din timpul stpnirii romane (106-274 d.H.)"12. n perioada Daciei romane au existat arhive dup cum au funcionat i n celelalte provincii ale Imperiului roman. Dovezile noastre constau n cele 25 de tblie cerate de la Roia Montan (Alburnus Maior)13. Cea mai veche dateaz din 17 martie 139 d.H. Din motive practice, n fostele provincii dacice, ca n toate celelalte provincii, ale Imperiului Roman, administraia a creat arhive. Cele mai cunoscute erau cele ale fiscului imperial (tabularium provinciae). Din nefericire, dintre documentele create de aceast instituie nu au ajuns prea multe pn n zilele noastre. Un act de vnzare-cumprare a unor case din 6 mai 159 d.H., scris pe o plcu cerat ce a fost descoperit la Roia Montan (Alburnus Maior) indic existena unor evidene censuale n sistem de registre care se realizau din 5 n 5 ani, n urma recensmintelor populaiei i averilor. O inscripie de epoc menioneaz termenul de librarius", echivalnd cu acela de arhivar din zilele noastre i de scriba tabularii" care pare a echivala cu acela de arhivist14. Librarius este termenul prin care romanii desemnau pe copistul de documente-manuscrise dar i pe cel ce le comercializa. Din evul mediu timpuriu aproape nu avem date despre existena unor arhive datorit valului de migratori, care timp de 1000 de ani au strbtut teritoriul carpato-danubianopontic. Cu siguran, ele au existat, odat ce n urma unor cercetri arheologice au fost descoperite numeroase sigilii. Din secolul al XIV-lea, pe teritoriul romnesc s-au constituit statele medievale proces urmat apoi i de constituirea cancelariilor domneti i mai trziu ale dregtoriilor. Se pare c arhivele domneti erau aezate pe lng autoritatea ecleziastic cea mai important din Principate: Mitropolia15. Un document din 1388 pentru Moldova, altul din 1390 pentru ara Romneasc relev existena nc din secolul al XIV-lea a unor arhive de cancelarie domneasc"16. Este i perioada arhivei la destinatar. Emitenii nu pstrau copii de pe nscrisurile pe care le eliberau.
1 2 1 3

Ibidem, p. 3. Marcel Ciuc, Arhivele Statului din Romnia la 160 de ani de la ntemeiere, n RA., 2, 1991, p. 180-181. Plcuele conin texte de diplome militare, acte de vnzare-cumprare, existena i activitatea unor funcionari care erau nsrcinai cu crearea i pstrarea actelor. Unele din ele au fost eliberate sub form de copii i conin pe verso autentificarea, operaiune care se fcea ntr-un loc anume. 1 4 n acceptul de astzi, termenul de arhivar = funcionar al unor arhive, absolvent de liceu; arhivist funcionar superior al acestei instituii, absolvent al unei faculti de profil. 1 5 A. Adamache, Documentar privind instituia Arhivelor Statului din Romnia, ms. dactilografiat, 1993, p.2. 1 6 Din istoria arhivelor romneti, Bucureti, 1995, p. 4.

18

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

n acelai timp, dat fiind c nscrisurile de cult aveau un regim privilegiat chiar i n cazul conflictelor armate, cancelariile ecleziastice (mitropoliile, episcopiile, mnstirile) erau preferate ca loc de depunere a documentelor, ceea ce a fcut ca aceste arhive s cuprind nu numai documentele create de instituiile bisericeti, ci i alte acte ale unor instituii civile. Primele acte de cancelarie provin din a doua jumtate a secolului al XlV-lea (Ceea ce nu nseamn c nu au putut fi emise i anterior acestei date). O prim categorie de acte emise n cancelariile domneti aveau ca beneficiari: mnstirile, bisericile, boierii, oamenii de ar. O a doua mare categorie de acte o constituie scrisorile adresate de voievozii rilor Romne unor personaliti din afara granielor lor, unor orae etc, tratate politice i comerciale ncheiate cu suveranii strini, actele de nchinare, precum i daniile acordate unor ctitori i mnstiri din Peninsula Balcanic i altele. n secolele XV-XVI se p strau foarte puine dintre actele oficiale. Logofeia care elibera actele de proprietate nu pstra copii de pe ele i nici nsemnri de date i persoane crora li s-a eliberat actul. Hrisovul rmnea proprietatea celui care-1 primea, avnd grij s-1 pstreze. Dac se pierdeau, beneficiarii veneau la domnie cu martori i obineau altele noi17. nc de la sfritul secolului al XVI-lea se constat existena registrului de cancelarie, mai ales cu privire la fisc. Ne-au parvenit, ns, relatri sporadice. Este perioada din istoria arhivelor pe care istoriografia romneasc a numit-o a arhivei de registru. Creatorii de documente i pstrau copii ale actelor eliberate dar abia n perioada domniei lui Constantin Brncoveanu s-au luat msuri ca n cancelaria domneasc s se alctuiasc registre cu copii de pe actele emise i pentru socotelile visteriei, dndu-se, de asemenea, dispoziii i mnstirilor ca s-i copieze actele n condici speciale (chartularia). Singura dintre instituiile administraiilor publice care se pare c avea registre n aceast perioad i pstra copii de pe anumite acte era visteria18. Aceasta avea o serie de scripte, condici i nsemnri n care se specifica numele i impozitul respectiv pe care s-1 plteasc statului, diferitele categorii de locuitori. Totui din ele ne-au parvenit foarte puine. Menionm prima nsemnare de acest fel din vremea domnului Petru chiopul (15841587): Catastih de cisle de tirani, de la toate inuturile i curteni i vtafi i neamii i popi. n aceast perioad s-au constituit arhive i n trguri. Un document din anii 15841587, tot din vremea lui Petru chiopul, sugereaz existena n trgul Hrlu a unui catastih n care se transcriu cum este obiceiul" diferite acte privind proprietatea locuitorilor. n secolul al XVII-lea, n ndreptarea Legii se prevedea, printre altele, depunerea a cte unui exemplar al actelor ntocmite ntre particulari la edificiile ecleziastice. S-ar fi putut ca anterior s se fi constituit arhive particulare la forurile bisericeti. De fapt, prelurile de documente de dup constituirea n 1831 i 1832 a Arhivelor Statului dovedesc acest lucru prin ncorporarea n fondurile proprii bisericeti i a unor documente eterogene sub aspectul creatorului19. De la sfritul secolului al XVII-lea i nceputul celui urmtor a aprut practica registrelor de copii, registre care ne-au parvenit, demonstrnd existena unor arhive organizate la nivelul instituiei domniei, dar i al marilor familii boiereti.
C. C. Giurescu, Curs de metodologie, Bucureti, 1929-1930, p. 169-184. Idem, Organizarea financiar a rii Romneti n epoca lui Mir cea cel Btrn, Bucureti, 1927, p. 5-7. 19 Adrian Adamache, op. cit., p. 2.
17
18

19

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Marele vistier avea n aceast perioad, n ambele ri, atribuii financiare, precum i inerea evidenei veniturilor i cheltuielilor vistieriei, i a evidenei tuturor satelor (Tabla vistieriei) i al privilegiailor (boieri, curteni, mitropolii, episcopi etc). Ctre mijlocul secolului al XVIII-lea, noile condiii economice i sociale au impus o reorganizare a cancelariilor. Pentru a prentmpina falsificrile de acte (plastografiile), s-au constituit condici (protocoale) la instituiile care emiteau documente i unde erau transcrise n ntregime (in extenso) sau n rezumat actele. Spre sfritul secolului al XVIII-lea se constat prezena a numeroase condici de acest fel n rile Romne, constituindu-se, astfel valoroase arhive de registru. Unele condici au pstrat copiile integrale ale actelor emise, altele numai sub form de regest. Actele s-au pstrat n urmtoarele locuri: cancelaria domneasc, mitropolii, episcopii, biserici, mnstiri. Mitropolia rii Romneti, nfiinat n 1359, a constituit o adevrat arhiv general sau garant al pstrrii principalelor condici de legi. Se constituia astfel nucleul viitoarei Arhive a Statului, instituie modern creat n 1831. Depunerea documentelor de interes obtesc la Mitropolie, se poate observa din analiza hrisovului lui Matei Basarab din 18 ianuarie 1652, care are o not tergal laconic: al mitropoliei". nsemnarea indic precis tocmai unde a fost dat spre pstrare. n secolul urmtor, Mitropolia a continuat s joace acela i rol. Astfel, se tie c hrisovul lui C. Mavrocordat, din 5 august 1746, pentru desfiinarea rumniei, a fost depus de asemenea la Mitropolie21. n Pravilniceasca Condic din 1870 se hotra, trecerea zapiselor i altor asemenea cri de vnzare-cumprare n condici, ca s fie ntrite oficial. (...). Iar n condicele acestea s fie deosebite i supt p strare la Mitropolie i la episcopii, cu pecetea i isc litura
V. A. Ur ec hi a, Isto ria Ro mn i lo r, voi. V, Bu c u re ti, 1 8 9 3 , p. 175. S-a u p str a t i condic i jude e ne. n anul 1 7 76, n Mol dova , i s p r avn i c i i er au obl iga i s aib dou condici, apoi tre i. Aici u rmau s fie trecute hot rrile i rnduie lile ce se vor fa ce n inutu l respectiv. De la s f r i tul seco lul u i al XVIII-lea av em do cum e n te car e s p ecifi c au c i s pr a v ni ci i ju de el or tr eb uie s in se para t condi c i de po r unci d omne ti de la v i st ier i e i s le a m e s te ce cu cele ce sunt p r icin i ale divanului domniei mele. Ulte rior , s-a legiferat obligativitatea unei condici la toate instan ele de judec at. Condic ile c on s tit uiau un ge n de reg i st ru n care era u cop i ate ncepn d din seco lul a l XVI II lea doc um ent e din ara R o m ne as c i M o ld ov a. E l e cru a u ac te le o r ig i na l e de o p r ea in t e n s n treb uin ar e, l e pune au n siguran fa de eventualele pierderi sau furturi n timpul nde lungatelor litigii de proprieta te i nl turau posibilitatea falsific rii lor. Con di c e l e c upr i nd, n g e n e ra l, poru nci dom ne ti, ecl e z i a stic e, copi i de p e a c t e le de pr opri e t a te sau d e judecat etc. Constantin Brncoveanu a decis ca pentru toate actele ce se fceau de ctre administraia rii s se pstreze copii. Manuscrisul nr. 1571 de la Biblioteca Academiei Romne este o condic de acest fel: Anafter, care s-au fcut n vistierie s se scrie toate dajdiile i ornduialele cte ies n ar i alte obiceiuri de vmi i prclabii... 1695". Tot n timpul lui menionm Condica de venituri i cheltuieli ale visteriei de la 1694-1704. n 1741, Constantin Mavrocordat a introdus sistemul copiilor n condic dup toate actele. Din vremea sa s-au pstrat pentru Moldova 12 condici i o Sam a Visteriei. S-au pstrat, de asemenea, i o condic din 1741 n care se treceau toate actele ce s-au dat din partea Divanului". 2 1 ANIC, Colecia Suluri, nr. 19;
20

20

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

mitropolitului sau a episcopului, ca s nu mai rmie bnuiala de schimbare de acele cri i de vicleug"22. Aici persoanele particulare puteau s-i depun spre pstrare acte mai importante cum ar fi hotrniciile. La depunerea documentelor fie de ctre particulari sau de organele de stat se elibera din partea Mitropoliei o adeverin de primire. Prezentarea acesteia era obligatorie n cazul restituirii actelor respective. n caz contrar, documentele nu puteau fi ridicate. S-a pstrat n copie o astfel de adeverin din anul 182523. Pentru documente, att la depunere ct i la ridicarea lor era nevoie de o porunc special din partea domnului rii. n 1795 Mihail uu, domnul Moldovei, hotra ca ispravnicii, la ieirea din isprvnicie s fac predare (teslim) de condici mpreun cu toate crile de porunci ctre ispravnici noi numii. n 1818 n Legiuirea Caragea era meninut n continuare Mitropolia ca arhiv general". Domnul Caragea poruncea ca Anaforaua obteasc s se tipreasc la sfritul pravilei c toate iscliturile ce sunt n anafora i mpreun s se dea n pstrare la Sfnta Mitropolie"24. n timp, fondul arhivistic al Mitropoliei rii Romneti cuprindea cea.: 9184 de documente, foi volante din anii 1437-1890, 1287 de dosare din anii 1806-1890 i nc 44 de condici i copii de documente din anii 1364-1861, trecute n colecia Manuscrise". Acestea conin acte diplomatice (hrisoave domneti, cri de judecat, hotrnicii, zapise i tot felul de acte particulare), acte cu caracter juridic, tranzacii, moteniri, donaii etc. n 1832 Mitropolia din Bucureti continua s aib n pstrare actele cele mai importante ale rii, lucru pe care boierii l raportau generalului Kiseleff: tiut va fi Excelenei Voastre c arhiva acestui Principat din vechime au fost la Sfnta Mitropolie de aici"25. Despre necesitatea nfiinrii n inutul Olteniei a unei arhive cu sediul la Craiova se aduc lmuriri ntr-un act din anul 183826 n Moldova lucrurile au stat n aceeai situaie; i acolo principala pstrare a documentelor a fost instituia Mitropoliei, precum i reedinele episcopale, bisericile i mnstirile. n acest sens stau mrturie relatrile episcopului de Roman i Hui, Melchisedec, cercettor al trecutului romnesc care n peregrinrile sale a gsit depozite ntregi arhivistice n mnstirile i reedinele episcopale unde a locuit. Arhivele din Transilvania au beneficiat de un sistem de organizare mai stabil i mai riguros aplicat. Sistemul loca credibilia a funcionat mult mai eficient nc din epoca voievodatului (pn n anul 1526), documentele deosebit de importante pentru epoca aceea diplomele de nnobilare i de proprietate erau ncredinate pentru pstrare la conventele Cluj - Mntur i Alba Iulia. Aceste locuri de adeverire aveau dreptul legal de a emite acte juridice i de a elibera copii autentificate".

22 23 24 25 26

Pravilniceasca Condic, ed. Critic de Al. Procopovici, Bucureti, E. A., 1957, p. 136. ANIC, fond Mitropolia rii Romneti, pachet 937, doc. 31, f. 14 - copie. Legiuirea Caragea, ed. Al. Procopovici, Bucureti, E. A., 1955, p. 191. N. Iorga, Adunarea i tiprirea izvoarelor, n volumul Prinos lui D. A. Sturdza, p. 29. T. G. Bulat. O arhiv la Craiova, n 1818, n R. A., I, nr. 1-3, 1924-1926.

21

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Provinciile romneti ncorporate Austriei sau Austro-Ungariei, Rusiei, n secolele: XVII-lea, al XVIII-lea i al XlX-lea, aveau o via administrativ, economic, politic i cultural dependent de aceea a marilor imperii, dei legtura cu vechiul regat nu era n totalitate rupt. Pe teritoriul lor funcionau arhive publice. Existau arhive i depozite de acte i documente att de la autoritile de stat, judeene i comunale, ct i la instituiile i societile particulare, la unele familii vechi i la colecionari. n Transilvania rolul de arhiv general l-au avut: cancelaria voievodal i locurile de adeverire (Cluj-Mntur, Alba Iulia). O arhiv a statului nici nu a existat pn n 1920. Dup anul 1875, cea mai mare parte a arhivei vechi transilvnene a fost concentrat la Budapesta cnd s-au nfiinat Arhivele Statului Ungar27. Coninut ul arhivelor din Transilvania era diferit de acela al arhivelor din ara Romneasc i Moldova28. Fie c citim regulamentul institutului teologic greco-catolic Sancta Barbara din Viena, fie c urmrim istoria arhivelor mai mari ale bisericii reformate din Transilvania, vom observa aceeai influen direct a arhivisticii de stat". Supremum Consistorium-ul bisericii reformate i-a ncetenit, rnd pe rnd la registratur i arhiva sa, toate inovaiile aplicate de gubern nc de la nceputul secolului al XVIII-lea29. Dezvoltarea arhivelor bisericii reformate arat totodat i drumul, calea pe care s-au rspndi t noile concepii arhivistice n societatea ardelean . Manipularea corect , introducerea registrelor pentru acte curente, repertorii, indici pentru arhiva veche, sunt o problem tot att de important a ordonrii i clasrii care se opera n arhiva Consistoriului, la sfritul secolului al XVIII-lea, ca i ceva mai nainte pentru guberniu. La sfritul secolului al XlX-lea, n Transilvania, Banat i Bucovina nu exista Arhiv a Statului30, sistemul de organizare al arhivelor de stat austriece i maghiare avnd la baz principiul centralizrii arhivelor la Budapesta i Viena. Arhiva oraului Sibiu i a naiunii sseti era singura arhiv public. La Braov, Bistria, Alba Iulia, Cluj, Sighet, Dej, Aiud, Sighioara, existau arhive foarte vechi i bogate n documente, dar nu erau puse la dispoziia publicului, a cercettorilor. Este cunoscut faptul c majoritatea actelor i documentelor din Arhivele din Transilvania, nu erau scrise n limba romn31, dar multe din ele se refereau la populaia romnilor ardeleni, care erau majoritari i care erau implica i n diferite ac iuni administrative, de proprietate, militare, sociale, religioase i culturale.
M. Ciuc, op. cit, p. 182. Transilvania, d o mi nat de habsburgi n epoca Guberniului ( 1691-1867), a avut urm t oar ele orga ne centrale ale adminis traie i de sta t, creatoare de arhiv 23 . 1) Ca nc el ari a Au li c Tr a n sil v an cu s e diu l la Vie n a ce a fun c i on a t n tre anii 16 9 3-18 48 i 1 860- 187 2. 2) Guberniul Regesc din Transilvania (1693-1848 i 1860-1867) cu sediul la Sibiu lng care se organizeaz nc din anul 1698, odat cu cancelaria provincial, o arhiv care n concepia iniial trebuia s aib i funcia de stat a principatului. 3) Tabla Regeasc, urmaa Tablei de odinioar a principatului, instana judiciar de apel, cu sediul, din 1786, la Sibiu. Tezauriatul, nfiinat n 1693 i unit n 1875 cu gubemiul, cel mai nalt for economic financiar. 29 ANC, fond A. Sacerdo eanu, do sar 49, ms. dactilo. Is toria arh iv e lor ro m ne ti , p. 13. 30 Ar hiv e l e Stat ul ui - 12 5 d e an i, p. 22-2 3 . 31 Const. Mo isil, Pr oble m a ar hiv e lor r o m ne ti, n RA, III, nr. 6 -8,193 7-1 9 3 8 , p . 1-46.
27 28

22

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Mici arhive s-au constituit la toate prefecturile comitatelor i la insta n ele judectoreti, la mitropoliile unite din Blaj i Oradea, la Mitropolia ortodox din Sibiu. Depozite de arhiv importante existau la Muzeul Brukental din Sibiu, la Biblioteca Universitii din Cluj, la Muzeul ardelean, la Muzeul secuiesc din Trgu Mure etc, iar dintre arhivele familiei, mai nsemnate, merit s fie amintite cele ale familiei Btthyany (Alba Iulia) i Teleki (Trgu Mure). n depozitele acestei arhive se gseau acte i documente referitoare i la romnii din ara Romneasc i Moldova. Altele proveneau de la domnii i dregtorii acestor ri, deoarece, att n evul mediu ct i n timpurile mai noi, relaiile lor cu Ardealul au fost strnse i frecvente, iar n anumite epoci, regiuni din Ardeal au fost stpnite de domnii munteni, ori moldoveni. Dup constituirea dualismului austro-ungar (1 ianuarie 1868) importante arhive pentru istoria acestui inut i a trecutului poporului romn au fost transportate la Budapesta n 1876 i 1882. Arhivele concentrate la Budapesta dup anul 1875 data nfiinrii Arhivelor Statului Ungar, nu s-au ntors n ar nici dup Marea Unire din 1918. n 1876 au fost transportate arhiva guvernului ardelean (Cluj) n timpul stpnirii austriece (1690-1872) care cuprindea material vechi i Arhiva Fiscului Ardelean (Sibiu) din aceeai epoc. n 1882 transportul a cuprins arhiva capitolului episcopesc din Alba Iulia i Arhiva conventului mnstirii din Cluj-Mnstur32. n Austria, dup 1895, unele arhive provinciale au fost organizate n legtur cu Arhiveje Statului din Viena, dar acestea nu aveau direcii i depozite regionale. Situaia arhivelor dup primul rzboi mondial era grea. Trebuiau luate msuri rapide i hotrte pentru salvarea i mpiedicarea distrugerii lor. In acest scop s-a pus problema nfiinrii la Cluj a unei Arhive a Statului. Noua instituie a uat fiin n 1920, ca direcie regional28, la struina Consiliului Dirigent i susinu t de ctre Dimitrie Onciul, directorul general al Arhivelor Statului. Scopul arhivei era de a concentra toate documentele istorice din oraele i judeele acestei provincii29. Din lips de local propriu, la nceput, strngerea imensului material istoric a fost anevoioas. Dup obinerea unui local i a recrutrii primelor cadre, s-a trecut la preluarea de materiale arhivistice, n primul rnd materiale i documente medievale (actele i statutele breslelor; acte economice, politice i judiciare, procese verbale ale consiliului orenesc i socotelile oraului). Preluri de documente s-au fcut i din arhiva comitatului Cluj (16061893), din arhivele particulare ale unor familii nobile, arhiva scaunului Odorhei (15771867)30. Regionala Cluj urma s primeasc i marea arhiv din Budapesta ce ne revenea de drept, pe baza tratatelor de pace ncheiate de Transilvania cu autoritile ungureti (Tratatul de la Trianon, articolul 17) ns acestea nu au fost napoiate31. Banatul a avut mult vreme arhiv proprie datorit faptului c a beneficiat de administraie separat. Dup 1868 aceast arhiv a fost ridicat i depus n Arhiva Statului
32 28

Ib idem, p. 9 -12 . Arhivele Statului - 125 de ani, p. 166. 359. 29 Inventarul Arhivelor Statului, 1939, p. p. 359. 30 Arhivele Statului - 125 de ani, p. 166. 3 1 Inventarul Arhivelor Statului, 1939,

23

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

din Budapesta. De o deosebit importan a fost arhiva administraiei bnene dintre 17171778 care a fost dus la Budapesta n 188932. :3 3. Bucovina, dup anexarea la Austria (1775), a avut diferite administraii" O arhiv proprie pentru Bucovina s-a nfiinat n 1907, sub numele de Arhiva rii din Cernui. Aceasta care cuprindea acte i documente, ncepnd cu anul 1775 pn la 1918. Existau i numeroase copii dup documente vechi moldoveneti. Basarabia, regiune a Moldovei, anexat la Rusia n 1812, avea pe teritoriul su arhive i depozite de material arhivistic de o mare importan. n arhiva Senatorilor din Chiinu lng acte privitoare la Basarabia dup anexarea la Rusia, se aflau i dosarele administraiei ruseti din ara Romneasc i Moldova din timpul ocupaiei militare de la 1808-1812. De asemenea, la cteva mnstiri: Capriana, Dobrusa i la unele familii boiereti: Catargi (Coblnea), Hadeu (Cristineti), Sturdza (Noua Suli), existau numeroase acte vechi romneti34. Arhiva Basarabiei, era organizat, (mprit) n attea seciuni cte instituii ruseti existau i care i depuseser arhiva. Arhiva Statului din Chiinu35, de la organizarea ei n 1918, a lucrat pentru salvarea materialului arhivistic al fostelor instituii din Basarabia, reuind s concentreze un bogat material arhivistic. n 1925, Legea de organizare a Arhivelor Statului", prin articolele 2 i 3 prevedea c la direciunea din Chiinu se vor depune actele i dosarele fostei instituii ruse. Direcia General a Arhivelor Statului a fcut intervenii permanente ctre instituii i persoane particulare, care deineau posturi la instituiile desfiinate din Basarabia pentru a depune, (a ceda) materialul arhivistic pe care l dein.
BIBLIOGRAFIE I. Izvoare 1. Arhiva Mitropoliei rii Romneti, Indice cronologic nr. 1 (1365-1890), voi. II, Bucureti, 1961. 2. Acte juridice din ara Romneasc, 1775-1781, Edit. Acad., Bucureti, 1973. 3. BERECHET, TEFAN, GRIGORE. Hrisoavele legislative din secolul XVIII, Iai, 1933. 4. Idem, Istoria vechiului drept romnesc, Iai, 1931.
32 33

Const. Moisil, op. cit., p. 15. Ibidem, p. 13. 1) Administraie militar, 1771-1786. n fruntea administraiei bucovinene a stat un general asistat de mai muli ofieri-auditori, adic ofieri-judectori. 1) Craisantul, 1786-1849, adic Administraia Cercului Bucovinei. Bucovina, unit din punct de vedere administrativ cu Galiia n 1786, devine un cerc, un jude al Galiei. n Lemberg se gsea Guberniul, adic administraia central galiial, iar n cele 13 cercuri se afla cte un kreishauptmann, adic Cpitan Cercual, prefect. Cpitanul cercului Bucovinean avea sediul la Cernui. 2) Administraia autonom a Bucovinei, 1849.1918. n fruntea ei a fost un guvern care depindea direct de Ministerul de Interne din Viena. Acest guvernator reprezenta toate ministerele de la centru. Alturi de guvernator se afla marealul rii, care avea n grij administrarea satelor bucovinene. Biroul su purta denumirea de Comitetul rii". Ibidem, p. 14. 35 Inventarul Arhivelor Statului, p. 341.

24

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

5. ANIC: a) fondul Aurelian Sacerdoeanu, dosar nr. 587/1953-1968; nr. 602, 1994, 180 f; nr. 588 (9A), 1982, 173 f: nr. 584 (82), 471 f; 606; 1950, 398 f; nr. 613, 1982, 212 f; nr. 100, 1981, 274 f. nr. 633, iunie, 1971, 341 f; nr. 49/66, 314 f; 626, 1966, 287 f; 637 FD, 1992, 312 f; fond M.C.I.P.; b) fond D.G.A.S.; c) Fondul Mitropoliei rii Romneti/pach. 393, docum. 4, f. 14; pach. 401, docum. 6. f. 17; d) fond Sever Zotta. II. Lucrri speciale 1. Arhivele Statului i Regulamentul Organic. n RA., voi. I, 1927-1929 2. CIUC MARCEL, Arhivele statului din Romnia la 160 de ani de la ntemeiere. n: RA., 2, 1991. 3. Din istoria arhivelor romneti, Bucureti, 1995. 4. GORE, PAUL, Arhivele. n: RA, 1924-1926,1, nr. 1-3. 5. GEORGESCU, ALEXANDRU, VALENTIN, Bizanul i institu iile romneti pn la mijlocul secolului XVIII, Bucureti, Edit. Acad., 1980. 6. GIURESCU, CONSTANTIN, Curs de introducere n studiul istoriei (curs de metodologie), Editat de Seminarul de istoria romnilor, Bucureti, 1929-1930. 7. GROSU, MIRCEA. Valoarea documentar a condicilor mnstireti de socoteli (secolul XVIII). n:RA., 1970, 23, nr. 1. 8. ndrumtor n Arhivele Statului din Iai, Iai, voi. 1-4, Bucureti, (D.G.A.S.), 1947-1970. 9. MATEESCU, TUDOR; CIUC, MARCEL. Arhiva general a rii Romneti. n: RA, 1985, nr. 2. 10. MOISIL, CONSTANTIN, Arhivele Statului i Regulamentul organic, 1930. 11. MOISIL, CONSTANTIN. Din istoria arhivei romneti. Arhive judeene i coli de arhivari. n RA: 1927-1929, nr. 4-5 12. MOISIL, CONSTANTIN, Arhivele Statului. n Boabe de gru", 1930,1, nr. 10. 13. ONCIUL, DUMITRU, Din istoria Arhivelor Statului, n voi.: Prinos lui D. A. Sturdza, Bucureti, 1903, i extras cu Regulam. Arh. St. 13. 14. POTRA, GEORGE, Contribuiuni la istoricul arhivelor romneti, n: RA, 1963, nr. 1. 15. REGLEANU, MIHAIL, Aspecte din trecut privitoare la munca de eviden a fondurilor arhivistice la Arhivele Statului din Bucureti, n RA, II, nr. 2. 16. REGLEANU, MIHAIL, Ordonarea i inventarierea documentelor feudale din ara Romneasc i Moldova. n: RA, 1962, nr. 2. 17. REGLEANU, MIHAIL, Introducerea sistemului de registratur n instituiile din ara Romneasc. n: RA, 1968, nr. 1. 18. SACERDOEANU, AURELIAN, Vechile noastre arhive. n: Hrisovul", III, 1943. 19. SACERDOEANU, AURELIAN, Introducere n arhivistic. n: Hrisovul", IV, 1944. 20. SACERDOEANU, AURELIAN, ndrumri n cercetrile istorice, Bucureti, 1945. 21. SACERDOEANU, AURELIAN, Arhiva general la mitropolie. n: RA, 1947, VII, nr. 2. 22. SACERDOEANU, AURELIAN, Arhivistic. n: Hrisovul", VII, 1947. 23. SACERDOEANU, AURELIAN, Instruciuni arhivistice, Bucureti, 1948. 24. SACERDOEANU, AURELIAN, Arhivistic, Bucureti, Edit. Didactic i pedagogic, 1971. 25. SACERDOEANU, AURELIAN, Nicolae Iorga n micarea arhivistic romneasc. n: RA, 1971, X,nr. 3. 26. SACERDOEANU, AURELIAN, Unde se pstrau vechile acte normative n ara Romneasc. n:RA, 1973, nr. 2. 27. URSUIU, LIVIU, Norme din anul 1803 privind ordonarea i pstrarea arhivelor familiale. n: RA,'(1992),nr.3. 28. VANGHELIE, ANTONIU, Reguli vechi pentru organizarea Arhivelor Statului. n: RA, 1944. 29. VRTOSU, EMIL, Un diplomatar manuscris al rii Romn eti. n: RA, 1958, nr. 1.

25

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

5. Legislaie arhivistic i organizarea arhivelor naionale


Pn ce Arhivele Naionale au devenit ceea ce sunt n prezent, pstrtoarele tezaurului arhivistic naional au fost necesare mai multe etape. Ideea unei arhive generale", care s adune spre pstrare i folosire toate arhivele create de ctre instituiile statului, a pornit de la Pavel Kiselef care, din 1829, se strduia s organizeze serviciul Divanului i s uureze urmrirea pricinilor" printr-o bun pstrare a arhivelor. nc din 1828 se prefigurau schimbri n ceea ce privete arhivele instituiilor din cele dou Principate, n sensul nceperii unei organizri mai temeinice a acestora. Prima organizare n sens modern a Arhivelor Statului dateaz din perioada Regulamentului Organic, act care a fost pus n aplicare la 1 mai 1831 n ara Romneasc i la 1 ianuarie 1832 n Moldova. Instituia Arhivelor Statului i-a nceput activitatea la aceste date. Modernizarea vechilor instituii i crearea unora noi potrivit Regulamentului Organic a adus dup sine necesitatea obiectiv de reorganizare a sistemului de lucru din cancelariile rilor Romne. Nevoia acestei reorganizri este consemnat de una din instruciuni prin urmtoarele constatri a strilor de fapt: Canelariile unde se scriu toate hrtiile, care pn la o vreme ea aflndu-se n ara noastr ntr-o stare nengrijit i prin ntunericul lucrrilor se nfiineaz cotituri n care pururi se tinuiau mulime de abuzuri nu mai pot fi lsate ntru acea vtmare de mai nainte vreme"1. Msurile de modernizare preconizate erau impuse de nsi dezvoltarea social-politic economic a rii, de creterea volumului actelor, de multiplele i variatele forme care impuneau o eviden clar i uniform. Existau de mult vreme i la Bucureti i la Iai dup cum s-a prezentat mai sus depozite centrale de arhive, care se pstrau la mitropoliile respective i cuprindeau actele i documentele mai importante. Dar n aceste depozite nu se depuneau arhivele tuturor dregtoriilor centrale, iar materialul arhivistic nu era ornduit sistematic pe de alt parte, dei n alte ri funcionau pe lng autoriti registraturi bine ntocmite ce constituiau izvoare principale de alimentare ale arhivelor statului, la noi astfel de registre nu se gseau nici pe lng cancelariile domneti, nici pe lng cele dregtoreti. De aceea depozitele statului nu primeau n mod constant materialele cuvenite de la arhiva dregtoriilor ci numai ocazional i fr nici o regul stabilit. Arhiva Statului a ap rut ca o necesitate stringent" n 1831 i 1832, deoarece trebuiau preluate i protejate materialele arhivistice ale instituiilor desfiinate n urma intrrii n vigoare n ara Romneasc i Moldova a prevederilor Regulamentelor Organice.
1

C. Moisil, Arhivele Statului i Regulamentul Organic, p. 269.

26

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Punerea n practic a modului de organizare i funcionare a arhivei s-a fcut odat cu Regulamentele Organice ale rii Romneti i Moldovei. Arhivele Statului din Bucureti au luat fiin la 1 mai 1831, iar cele din Moldova, la Iai, la 1 ianuarie 1832.nfiinarea acestei instituii n Principate a devansat cu mult pe altele din Europa: Anglia 1838, Irlanda 1867, Grecia 1914, Ungaria 1915, Olanda 1918. Regulamentul Organic al rii Romneti coninea urmtoarea dispoziie general privitoare la arhive: pstrarea Arhivelor Statului fiind un obiect care merita toat luarea aminte a stpnirii va fi sub privigherea Ministerului din Luntru" (capitolul III, litera A 22). Personalul arhivei era un ef al arhivei (nacealnic), un subef, doi scriitori i dou slugi. Lipsesc orice fel de dispoziii asupra modului de funcionare, n afara indicaiei ca aici s se depun i condicele de nscriere a nobililor (articolul 351)2. Regulamentul Organic pentru Moldova dat la 1 ianuarie 1832 arat mai mult ntru aceast instituie numit masa arhivelor" care depindea de naltul Divan, cea mai nalt instituie judectoreasc. n art. 366 i 410 se ddeau amnunte chiar despre modul de funcionare a instituiilor i despre ndatoririle arhivistului statului"3. Astfel n articolul 336 Cancelaria naltului Divan va fi mprit n trei mese supuse privigherii directorului ei. Masa arhivelor unde se vor ine toate actele publice (precum anaforale, hrisoave, hatierifuri, atingtoare de dreptate i privilegiile Moldovei). Arhivarul n a crui privighere se ncadreaz toate aceste acte se va ngriji de a le aduna din orice parte se vor afla i le va ine n bun pstrare. Tot la aceast mas vor fi pstrate toate planurile ridicate de comisia hotrturei i copiile mrturiilor hotarnice dat fiecrui proprietar precum se orriduiete la secia obtetei hotrturi, iar pentru singura pstrare i ndemnarea aflrii actelor va fi curtea domneasc o nadins cuviincioas zidire ntru ngrijitoare paz a osebitului arhivar al statului". Art. 410 specific c: n fiecare an la ncheierea sesiilor Obtete i Adunri, originalele semilor, precum i a altor documente se vor depune n arhiva statului a crei alctuire i pstrare va fi ncredinat unui boier cu nsuirile cerute pentru asemnarea dregtorie. Arhivistul statului ca un depozitar al actelor publice i dregtoreti va fi numit de ctre domnul, din doi candidai propui de ctre Obeasca Obinuita Adunare4. Dup cum se poate observa exista preocuparea pentru o bun conservare a materialelor arhivistice. De asemenea, se observ importana ce se acorda de ctre legiuitor instituiei i conductorului ei. n acest scop se d o atenie deosebit persoanei care urma s ocupe postul de ef al Arhivelor (arhivar al Statului n ara Romneasc) (n Moldova - arhivist al Statului). De asemenea, dispoziia Regulamentului Organic al Moldovei, ca localul Arhivelor Statului s fie n curtea domneasc demonstra i importana de care urma s beneficieze de acum nainte aceast instituie. n urma Regulamentului Organic s-au desfiinat vechile dregtorii i s-au nlocuit cu altele moderne5.

ANIC, fond Aurelian Sacerdoeanu, dosar 49, ms. dactilo. - Istoria Arhivelor romneti, p. 3-79. Istoria Arhivelor romneti, p. 3-19. 4 Dimitrie Onciul, din Istoria Arhivelor Statului, 1903, p. 4. 5 Const. Moisil, Arhivele Statului i Regulamentele Organice, n RA, II, nr. 4-5, 1927-1929, p. 269-289.
2 3

27

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Materialele arhivistice urmau s fie depuse la Arhiva Statului n fiecare principat, urmnd ca pe baza unor dispoziii i instruciuni s se stabileasc precis modul de primire, organizare i p strare a documentelor; aceasta cu att mai mult cu ct s-au nfiin at registraturi cu menirea de a asigura o bun gestionare a documentelor, a actelor ce intrau i ieau, dar i nlocuirea dosarelor. Astfel, n momentul punerii n aplicare a Regulamentului Organic al fiecrui principat se ridicau referitor la Arhivele Statului dou probleme: a) strngerea materialului arhivistic de la dregtoriile desfiinate i de la autoritile nou create; b) gsirea normelor cele mai practice pentru inventarierea i clasarea acestui material. Guvernul rii Romneti a cutat s soluioneze aceste probleme nc din primele luni dup introducerea Regulamentului Organic.6 Ct privete modul de inventariere i clasare a materialului ce se depunea la arhiv, Jurnalul Sfatului Administrativ impunea arhivarului ca dosarele s fie nregistrate i aezate dup dregtoriile care le-au predat i fiecare s poarte pe lng numrul su de origine i un numr curent dat de arhiv. n acelai timp trebuia s se in un registru pentru toate depunerile anuale, care va ncepe de la nr. 1 i pn la sfritul anului (art. 2, alin. 2) ca s poat controla ce dosare s-au depus de fiecare autoritate anual. Serviciul registraturii, care era diferit de cel al arhivei, se ocupa de clasarea documentelor n: svrite" i nesvrite". Iordache Rsti, arhivarul statului a trimis Marii Vornicii un Proiect de datoriile i ornduirea eforiei Arhivei"7 care cuprindea 12 dispoziii necesare n desfurarea activitii de arhiv.
Arhivele Statului 125 ani, anexa, p. 149. Generalul Kisselef a trimis nc n 31 Martie 1831 o adres ctre Obteasca Adunare (nr. 1378), punndu-i n vedere s ia toate msurile necesare ca pn la sfritul lunii aprilie s pregteasc dosarele dregtoriilor judectoreti i administrative ce urmau a se desfiina pe 1 Mai, dispunnd ca dosarele terminate s fie depuse la arhiva statului, iar cele cu lucrri n curs s se repartizeze la noile autoriti ce aveau n atribuiile lor lucrrile respective. Ca urmare a acestei dispoziii Sfatul Administrativ (Consiliul de Minitrii) a trebuit s stabileasc att modalitatea depunerii dosarelor n arhiv, ct i noile norme de funcionare a acestor instituii. n plus, pentru a nu perturba activitatea instituiilor statului n rezolvarea problemelor cu prile care se judeca, n art. 3 se spune: Vel logoft dnd de la l-iu mai pomenitele pricini spre a se cuta de locurile cuviincioase, mi va nfia catastih pentru aceasta, unde ce pricine vor fi date spre a face de aceasta cunoscut prile ce se judeca prin artarea n gazete". 7 RA., II, nr. 4-5,1927-1929, p. 238. Primul articol din proiect privea titulatura conductorului Arhivei Statului pe care I. Rsti l numete efor" sau arhivar". Propunerea era ca acesta s fie numit de stpnire dup glsuirea Organicesului Regulament". Pstrarea documentelor n depozite urma s se fac n trei despriri una se va orndui pentru pstrarea documentelor i contracturilor; alta pentru hrtiile Administraiei Treburilor din Luntru; i cealalt pentru hrtiile judectorilor, (art. 5). De asemenea, primirea nscrisurilor" era posibil numai cu aprobarea Marii Vornicii. Nici un act nu se putea scoate din arhiv ci oricnd va face trebuina s se dea copie adeverin de arhivar". La cele 12 articole, pe care le avea proiectul alctuit s-a adugat al 13-lea de ctre Marea Vornicie (la 30 Septembrie 1831 n rspuns) care spunea: Arhivarul este dator a pune osebit delile fiecrui an i mprite dup dregtoriile de la care vor iei i s pun la fiecare del pe lng numrul ei, osebit numr al
6

28

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Acest regulament aprobat i completat de Marea Vornicie poate fi considerat ca temelia noii organizri interioare a Arhivei Statului din ara Romneasc. Greutile au nceput s apar, astfel c ntr-un raport fcut de Sfatul Administrativ Extraordinar lui Kisselef, din 5 ianuarie 1834, se meniona c Arhiva Statului nu a putut s ating ordinea i regularitatea dorit, parte din cauza lipsei de funcionari bine pregtii, parte din cauza marelui numr de acte i dosare ce s-au depus fr o regul. Cu toate acestea, afirma Sfatul Administrativ, ea i n deplinet e n mare parte scopul prin faptul c a concretizat ntr-un singur loc toate actele publice, scpndu-le de la distrugere i nstrinare". Pentru Moldova8, Regulamentul Organic ddea mai multe amnunte. Se stipulau care erau ndatoririle arhivistului statului i construirea unei cuvincioase zidiri" anume pentru Arhiva Statului. Se mai aduceau precizri i n art. 410, la capitolul intitulat Numiri la deosebite publice dregtorii", referitoare la depunerile ce se vor face anual, precum i la modul numirii celui ce va fi arhivistul Statului", care ca un depozitar al acturilor publice i dregtoreti, se va numi de ctre Domnul din doi candidai propui de ctre Obteasca Obicinuita Adunare". Pe temeiul acestor prevederi Regulamentare au luat fiin Arhivele Statului din Iai, unde urmau s fie centralizate toate arhivele Moldovei. nc de la nceput, practica a artat c organizarea arhivelor avea nevoie de lmuriri mult mai clare i de norme de lucru mai precise ntruct cele aprute n Regulamentul Organic erau insuficiente i prea lapidare dac avem n vedere scopul pentru care fusese creat Arhiva Statului, dar i activitatea pe care avea s o desfoare ulterior. Omul cu nsuirile cerute" pentru a ocupa aceast deosebit dregtorie", de Arhivist al Statului a fost Gh. Asachi, numit n funcie la 1 ianuarie 1832 i ocupnd-o pn la 27 septembrie 1849. Gh. Asachi a luptat s strng ct mai mult material n arhiv i a cerut s se aplice ntocmai dispoziiile articolelor din Regulamentul Organic la aceast problem. Primele instruciuni care reglementau activitatea arhivei au fost date la 26 ianuarie 1832 i veneau s completeze dispoziiile Regulamentului Organic. Ele cuprind dispoziii referitoare la modul de depunere i pstrare a actelor n Arhiva Statului, de ntocmire a evidenei acestora, interdicia de a scoate din depozite f r" deosebita pozvolenie a stpnirii" materiale arhivistice. Instruciunile date de Marea Vornicie a Dreptii din Moldova pentru inerea Arhivei Statului cuprindeau 13 puncte i erau adresate arhivistului Statului".9
Arhivei care ncepe de la numrul unu pn la acel din urm pentru toate delile ce va primi de la verice desprire, de la nceput i pn la sfritul anului, innd cu bun ornduial i registru osebit pe fiecare an pentru delile ce primete". 9 Arhivele Statului 125 de ani, p. 31 -32. C Moisil, R. A, II, nr. 4-5, 1927-1928, p. 238. La primul punct dup ce erau enumerate toate actele pe care le poate depozita arhiva se stabilea c localul arhivei va fi boltit, cu ui i obloane de fier i pzit de un jandarm, ziua i noaptea cu toat Privighierea siguranei i ngrijire de a nu se primejdui, supt rspunderea arhivistului, supt a cruia ascultare vor fi un secretar i doi scriitori". O problem important a fost aceea privitoare la clasarea actelor pe dou categorii, care vor fi depozitate n dulapuri diferite. Astfel, n primul dulap se vor pstra actele pmntului, pricini i legiuiri

29

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

La 19 Aprilie, Gh. Asachi a intervenit pe lng Marea Logofeie a Dreptii pentru trimiterea la arhiv a actelor aflate n depozitele de la Mitropolie, precum i orice alte acte care pot cuprinde materiale istorice". El a propus ca guvernul s se adreseze mnstirilor i instituiilor publice pentru ca acestea s pun n Arhiva statului toate actele care nu se refer la drepturile lor particulare, care posedau acte i documente vechi, s le depun pentru pstrare n arhiva statului sau mcar s trimit copii autentice de pe ele. A propus de asemenea s se intervin pe lng guvernele rilor vecine ca s se permit scoaterea de copii de pe documentele care se refereau la Moldova, i se aflau n arhivele lor. Unirea Principatelor din 1859 a determinat, cum era i firesc o reorganizare a Arhivelor Statului. n Jurnalul Consiliului de Minitrii pentru trecerea Arhivelor Statului la Ministerul Cultelor i Instruciunii"10 din 4 aprilie 1862, se motiva: considernd c unul i acelai serviciu nu poate fi mprit n dou osebite administraii i c nsi coninutul lucrrilor reclam a lui unificare", Arhivele Statului trec de la Departamentul de Interne al rii Romneti i de la Departamentul Justiiei din Moldova, la Ministerul Cultelor i Instruciunii Publice. Pe lng acesta au funcionat aproape un secol. Aceast trecere s-a fcut oficial (formal) prin Ordonan domneasc nr. 398 din 1 iunie 1862"11. De Ministerul Cultelor i Instruciunii Publice aparineau i bibliotecile naionale i Comisia Documental. Comisia Documental de la Mitropolia din Bucureti, nfiinat n 1841 pentru regularizarea, traducerea i transcrierea n condici a documentelor privitoare la bunurile mnstirii", s-au unit n acelai an, 1862, cu Arhivele Statului. La 27 septembrie 1862 s-a ntocmit un Proiect de regulament pentru administrarea arhivelor din Romnia ce a intrat n vigoare la 31 octombrie 186212. Prin acest regulament modificat n 1869 i apoi n 1872, Serviciul Arhivelor a primit cea dinti organizare sistematic, anul 1862 fiind socotit ca adevratul nceput al Arhivelor Statului n organizarea lor modern. Arhiva Statului din Bucureti era organizat ca Direcie General. Arhiva Statului din Iai se afla n subordinea sa. Se prevedea c la Arhivele Statului se depuneau toate actele de interes public, a cror conservare se va socoti de folos, i care nu mai sunt trebuincioase serviciului Ministerelor sau dregtoriilor centrale ori generale dependente de acestea"13. Direcia, cuprindea dou departamente: a) istoric i a aezmintelor publice; b) de stat sau administrative, judectoreasc i legislativ. Se preciza personalul cu atribuiile sale,
obteti" deci acte referitoare la afacerile publice interne i externe, iar n al doilea rnd se vor depune actele referitoare la afaceri particulare. Actele vor fi aezate dup iniiala numelui posesorului actului ct i dup locul n care a locuit posesorul. Pentru regsirea actelor din cele dou dulapuri se vor alctui dou repertorii" care vor avea notat indicii de recunoatere a actelor (pct. 3-6). Punctul 9, meniona un alt tip de registru numit paladium (adic condica de pravilele pmntului) n care se vor trece legiuirile i ornduielile noi" ca totdeauna s le aib la ndemn cnd va cere trebuin", arhivistului. Se ddeau apoi o serie de norme despre modul n care trebuia organizat cancelaria i procedura ce trebuia s se ndeplineasc la eliberarea copiilor. 1 0 Arhivele Statului - 125 de ani..., p. 183. 1 Monitorul Oficial", nr. 124, 8 iunie 1862, p. 503. 1 2 Arhivele Statului - 25 ani, p. 34. 1 3 Ibidem.

30

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

att la Direcia General din Bucureti, ct i la sucursala din Iai; numrul lor crescnd la 24 de persoane; la Direcie, i respectiv la 4, la Iai. Salariile ns rmneau aceleai, adic mici. Numrul personalului era insuficient n raport cu necesitile, astfel c aranjarea depozitelor nu a fost posibil (n Moscova existau 300000 de acte). Un capitol deosebit n regulament privea atribuiile directorului general al Arhivelor Statului care coordona ntreaga activitate din cadrul acestei instituii. n mod special face investigaiile cuviincioase att nuntrul arhivelor, ct i n afar, spre a descoperi actele relative la istoria rii". El propunea Ministerelor Cultelor i Instruciunii publice toate naintrile n funcie, iar copitii i oamenii de serviciu i numeau singur. Personalul auxiliar era constituit din: secretar, care primea dispoziii de la director i n lipsa acestuia i inea locul n toate atribuiunile i drepturile sale, cu aceeai rspundere"; conservatorul registrelor i contabilul, care in registrele i conserv n bun ordine Arhiva serviciului"; translatorul slavon, care adevere te orice traducere sau lucrare, prin subscrierea sa". Pentru fiecare se menionau atribuiile i modul n care fiecare desprire trebuia s primeasc spre pstrare materialele arhivistice. Regulamentul propunea i nfiinarea la Bucureti, pe lng Direcia General, a unei coli de Paleografie, care s aib cursuri speciale pentru tiinele atingtoare de serviciu i lucrrile Arhivelor". Acest fapt era mbucurtor, prin el, recunoscndu-se de fapt, caracterul specific al muncii arhivistice i necesitatea unei pregtiri speciale pentru funcionarii din Arhivele Statului. Arhiva Statului din Iai, urma s rmn provizoriu" cu titlu de Arhiv sucursal, cu depozite administrative i judectoreti"14. Tendina era ca toate materialele arhivistice mai importante s fie centralizate la Bucureti. Ordinele ulterioare opreau sucursala din Iai s mai primeasc actele instituiilor desfiinate, deoarece urmau s se trimit la Bucureti. De asemenea, trebuiau transportate n Capital i toate materialele depuse la Arhiva Statului din Iai afar de arhivele judectoreti i administrative locale. In acest scop, n anul 1863, s-a oprit temporar orice preluare. La 15 februarie 186315, s-a ntocmit un nou Regulament pentru serviciul interior al cancelariei Direciei Generale a Arhivelor Statului", urmat de un altul n 30 august 1864. Acesta reglementa activitatea intern a personalului arhivelor. Se stabilea orarul de lucru prin care toi funcionarii sunt obligai a se afla n cancelarie, precis la ora fixat i a strui cu lucrarea, pn la aceea hotrt prin ieire". n cazul absenelor, funcionarii vor fi sancionai corespunztor"; se fixau atribuiile fiecrui funcionar. Copitii transcriau orice lucrare caligrafic i curat i, mai cu seam, fr greeli; cei care se ocup cu descrierea documentelor vor lucra cu coal n timp determinat; adjuncii efilor despririlor, iar acetia din urm, mpreun cu secretariatul i directorul general, se ocup, de trei ori pe sptmn cu lucrrile pentru regularea i transcrierea actelor proprietilor publice; i de trei ori pe sptmn, fiecare n parte, cu nsrcinrile sale speciale"; registratorul i conservatorul primesc, nregistreaz i mpart corespondena n fiecare zi la despririle respective; se ngrijesc de sigurana depozitelor.
Ibidem. 15 Arhivele Statului - 125 de ani..., p. 187.

31

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Nici o persoan strin de instituie nu avea voie s intre n depozite sau cancelarii fr a fi ns oit. Orice scoatere de acte sau copii de pe actele din arhiv , era interzis oricrui funcionar, indiferent de funcia pe care o ocupau n instituie. ntr-un registru special toi funcionarii (pn la secretariat) vor subscrie pe fiecare zi ora venirii i ieirii lor din cancelarie i unde se va nsemna svrirea lucrrii de fiecare". Acest registru era inut la registratur. Urmtorul Regulame nt de serviciu interior al Direciei Generale a Arhivelor Starului" 16, dat la 30 august 1864, a fost mai amplu i mai bine structurat. Seciunea Serviciul cancelarie" avnd n vedere programul de lucru al funcionarilor; erau fixate orele de serviciu, prezen a personalului n instituie , concediu. Directorul general acorda concediile cerute n interiorul rii, iar pentru cei care doreau s-1 petreac n strintate, se acorda cu aprobarea Ministerului. Seciunea ndatoriri i atribuiuni" ncadra impiegaii serviciului n sfera fiecruia de activitate sub privegherea ierarhiei ntocmite a serviciului i n riguroasa conformitate cu dispozi iile legilor sau regulamentelor n vigoare". Fiecare impiegat participa la inventarierea actelor, conservarea lor, comunicaiile i copiile, lucrrile speciale unde se afla". efii de secie au sub observaie modul n care impiegaii neleg s rezolve lucrurile i nsrcinrile primite. Secretarul ef al cancelariei execut ntocmai ordinele directorului general. Translatorul inea un registru n care nota traducerile fcute. Registratorul nregistra orice activitate avea loc n arhiv: primirea i i eirea de acte, pstrarea materialului serviciului cu inventar n regul. Copitii i pstreaz ndatoririle din regulamentul trecut. n seciunea Msuri de siguran" erau enumerate cteva aciuni care determinau un climat de siguran" n instituia arhivelor, i anume: supravegherea focurilor, sigurana localului prin serviciul grzii militare, aerisirea localului, interzicerea intrrii n depozit a strinilor de nu va fi nsoit de impiegatul respectiv al direciunii". n ultima seciune, Dispoziii generale", se ncearc protejarea arhivei de persoanele din afara instituiei i de scoaterea de acte sau copii de pe acte afar din instituie. De buna desf urar e a activitii i pentru ducerea la mplinire a dispoziiilor din regulament, rspunde secretarul ef al cancelariei i efii de seciuni, n seciunile lor. n anul 1864, Cezar Bolliac, directorul de atunci al Arhivelor Statului, a fcut pentru prima dat propunerea ca angajarea personalului de specialitate s se fac numai prin concurs, motivndu-i iniiativa, astfel: nsrcinrile serviciului Arhivelor de o natur cu totul divers de celelalte servicii publice, lucrrile sale deosebite, reclama neaprat de la funcionarii ce se ntrebuineaz aici, caliti mai distinse i cunotine mai speciale i mai ntinse".. La 25septembrie 186418, Cezar Bolliac declara c Direcia General concentra n Arhivele Statului diferite arhive pariale ale aezmintelor publice i ale departamentelor ministeriale desfiinate sau existente. Aceste depozite erau aduse n mas fr a fi deosebite dup natura lor i dup seciile Direciei generale", unde urmau s fie conservate, ceea ce ridica probleme, ngreunnd depunerea i primirea lor de-a dreptul la secia respectiv". Nu
1 6 1 7 1 8

Ibidem, p.lS9. Ibidem, p. 50. ANIC, fond DGAS, dosar 1/1862, f. 75.

32

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

exista un regulament privind modul depunerii i primirii unor asemenea arhive din depozite pentru c aproape toate erau aezate dup un sistem deosebit i astfel cu greu s-ar putea introduce o procedur uniform". De aceea, s-au cutat soluii de primire a actelor n depozite i mprirea lor dup problematica pe care o cuprindeau, dei unele se ncadrau la 2 din cele 3 seciuni ale Arhivei Statului. n noiembrie 1868, D.G.A.S. a propus modificarea Regulamentului din 1862 de organizare a Arhivelor Statului. Noul Regulament pentru organizarea serviciului arhivelor"din martie 186919 s-a ntocmit fr a se ine seama de avizul D.G.A.S., care cu puin timp nainte struise pentru organizarea direciei n patru seciuni: 1) Secia Secretariat; 2) Secia Istoric; 3) Secia de Stat; 4) Secia Aezmintelor i Bunurilor publice. Noul Regulament a stabilit ca serviciul arhivistic s aib 3 sec iuni: seci a istoric i a secretariatului; secia de Stat sau administrativ, judiciar i legislativ; secia aezmintelor i bunurilor publice. Civa ani mai trziu, s-a elaborat n 11 iulie 1872, un alt Regulament pentru organizarea serviciului Arhivelor Statului"20, dup care s-a condus instituia arhivelor pn n anul 1925. Regulamentele din 1869 i 1872, spre deosebire de cel din 1862, prevedeau c n Arhivele Starului se depuneau cu inventar actele de interes public care nu mai sunt trebuincioase ministerelor sau autoritilor dependente de ministere". In Regulamentul din 1872 era prevzut posibilitatea scoaterii provizorie a actelor din arhiv "la cererea minitrilor respectivi, nsoite de un inventar al actelor scoase, dar trimiterea lor n strintate era interzis (!).2I Avansarea n funcie a impiegailor din arhive se fcea dup vechime i revocarea urma s se fac prin decret domnesc la propunerea ministrului i recomandarea directorului arhivelor (art. 5). Prin regulament toate actele de interes public de la ministere sau dregtorii se adunau la Arhivele Statului. nlturarea hrtiilor inutile urma s se fac n conferina cu toi capii de seciune" care vor aprecia adevrata valoare a actelor i vor hotr pstrarea sau distrugerea lor. Documentele depuse nu puteau fi ridicate nici mcar provizoriu din arhiv dect n puterea unei autorizaii prealabile formale a Ministerelor Cultelor i Instruciunii" (art. 3). Numrul persoanelor era de 21 de funcionari la Arhiva din Bucureti, dar numai 4 la cea din Iai. Copitii erau numii de Ministru, servitorii de directorul arhivei sau eful serviciului, iar ceilali funcionari se promovau i se revocau prin decret domnesc la propunerea Ministrului. Funcionarii noi numii n arhiv ocupau cel mai amic grad (adic, copiti), dar n urma unui concurs. Directorul general al Arhivelor, n afar de toat responsabilitatea serviciului", este dator s dea la lumin, cu cheltuiala Statului, actele privitoare la istoria rii n publicaiune periodic al crui titlu, plan i coni nut trebuie s fie prealabil autorizate de Ministrul Cultelor i Instruciunii publice" (art. 9).
1 9 20 2 1

Arhivele Statului - 125 de ani, p. 35. Monitorul Oficial", 163, 25/6 iulie 1872, p. 975. Arhivele Statului 225, p. 35-36.

33

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Seciunea istoric i a secretariatului se afla sub ndrumarea secretariatului i se ocupa cu conservarea, clasificarea, inventarierea actelor istorice", ncerca gsirea i obinerea de noi'documente din ar i strintate. Seciunea de stat condus de un arhivist clasa I reinea actele administrative, judectoreti i legislative. Un alt arhivist clasa I conducea Seciunea aezmintelor i bunurilor publice cu actele relative la proprietile private. Arhiva se mprea n dou seciuni: Istoric i de Stat i Bunuri publice. Prin Decretul nr. 984 din 27 februarie 1906 s-a introdus un nou articol prin care se prevedea c impiegaii pentru registratur se numesc prin concurs i dintre persoane fr studii liceale complete", dar care vor dovedi aptitudini speciale pentru acest serviciu. Se pare c la concursuri nu se prezentau candidai care absolveau vreo facultate sau mcar liceul)22. Practic, materialul a continuat s fie clasat n seciunile existente naintea acestui regulament. Directorul legaliza copiile actelor aflate n arhive, era dator a da la lumin n fiecare an cu cheltuiala statului un indice sau un catalog de acte existente n arhive, care pot servi la istoria i cronologia rii (art, 8), etc. Arhiva de la Iai a rmas ca sucursal a celei de la Bucureti. Deinea materialul administrativ i judectores c al oraului i judeulu i Iai . n acela i timp, s-a dispus nfiinarea arhivelor judeene, care vor fi sub supravegherea i conducerea D.G.A.S.", dispoziie care nu a avut loc n fapt.. Pentru a se ine o eviden strict a Arhivei, s-a creat Serviciul Registraturii. Prin Decretul nr. 2494 din 3 iulie 189723 se promulga un Regulament al serviciului registraturii i al arhivelor din administraia central" a Ministerului Cultelor i Instruciunii Publice. Serviciul era ncredinat unui birou" precizndu-se modul de primire i nregistrare a hrtiilor, manevrarea lor, trecerea la arhiv, formarea fasciculelor i a mapelor i extragerea antecedentelor. Ulterior, acestui Regulament a suferit modificri prin decretul nr. 475 din 28 martie 189824. De data aceasta, lmuririle practice sunt mult mai dezvoltate i nsoite de formulare lmuritoare. Prin acest Regulament s-au impus norme stricte n ceea ce privete modul de primire, nregistrare, clasare i arhivare a actelor i documentelor de registratur n cadrul arhivei. Funcionarii acestui departament erau rspunztori de lipsa actelor pe care le aveau n pstrare. La 12 noiembrie 191225, Arhiva de la Iai a primit instruciuni relative la transcrierea opiselor. Materialul trebuia mpri t n partea veche i partea nou" , prima viznd materialul pn la 1 ianuarie 1832, a doua pe cel ulterior acestei date. Aceast operaie se impunea pentru a se crea unitatea metodologic cu Arhiva din Bucureti. Dup realizarea Marii Uniri, Arhivele au necesitat o nou organizare, n 1920 fiind nfiinate patru direcii regionale: Bucureti, Iai, Chiinu, Cluj. n anii urmtori s-au creat filiale ale Arhivelor Statului la: Cernui (1924), Craiova (1931), Timioara (1936), Nsud (1937), Braov (1938), Suceava, Buzu,'Sibiu (1945).
22 23 24 25

Ibidem, nr. 268, din 5/8 martie 1906. Monitorul Oficial" nr. 79,10 iulie 1897. Ibidem, nr. 18, 23 aprilie/5 mai 1898. Arhivele Statului - 125 de ani, p. 203.

34

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Tot dup anul 1918 micarea arhivistic romneasc a nregistrat progrese remarcabile n ceea ce privete lucrrile, studiile, articolele, instrumente de lucru din domeniul teoriei i practicii arhivisticii. Un regulament important pentru legalizarea actelor a fost dat la 27 mai 192426. Aceasta cuprindea ntreaga arie a activitii de legalizare, a operaiunilor care sunt cerute de persoane i instituii particulare i care erau efectuate de funcionarii arhivei; operaia autentificrii unui act ori document. Ca urmare a serviciilor prestate, se percepeau taxe de legalizare, taxe de transcriere, taxe de traducere, taxe de colaionare, cu fixarea limitelor valorii lor. Lucrrile executate de funcionari persoanelor sau instituiilor particulare erau considerate lucrri suplimentare, i, n urma distribuirii lor n mod proporional, taxele ncasate le reveneau de drept. n vederea completrii fondului arhivistic se aducea la cunotina funcionarilor c dac vor sesiza acte inedite aduse spre legalizare, s se fac copii autentificate dup acestea, iar originalele s se opreasc n depozitul arhivei. n anul 1924 s-a ntocmit primul proiect de Lege pentru organizarea Arhivelor Statului. n acest scop, D.G.A.S. a convocat la 17 iunie 1924, la Bucureti, pe directorii Arhivelor din Cluj, Iai i Chiinu i pe preedinii Comisiilor Arhivelor din Chiinu, Cluj i Cernui, care au ntocmit un proiect de lege, care a fost discutat i votat n Iunie 1925. Prin decretul nr. 2231 din 15 Iulie 1925 s-a votat prima Lege de organizare a Arhivelor Statului"27. Legea se baza pe urmtoarele principii: integritatea fondului arhivistic n aional ; evitarea destr mri i arhivelor i eviden a lor, organizarea sistematic a documentelor n uniti de pstrare. Principalele probleme care au fcut obiectul noii legi erau: depozitele, organizarea, personalul, activitatea tiinific, dispoziii tranzitorii. nc din primul articol se preciza c Arhivele Statului depind" de Ministerul Instruciunii i sunt conduse de un director general. Instituia va avea sediul central n Bucureti. Arhivele Statului primeau documente att de la autoriti publice (autoriti civile, bisericeti, militare), ct i de la persoane ori instituii particulare. Asupra documentelor particulare dreptul de proprietate era exercitat de depuntori, dar arhivele aveau dreptul de a le utiliza n studii i cercetri tiinifice. n ceea ce privete organizarea, se meniona ca n afar de Direcia General, cu sediul n Bucureti, s se creeze patru Direcii Regionale cu raza de activitate respectiv: Iai, Cluj, Cernui, Chiinu. n funcie de necesiti, se puteau constitui arhive i n alte regiuni ale rii (art. 5). n fapt, acestea se creaser deja dup cum am menionat. Toate autoritile statului, judeelor i comunelor, bisericeti i militare aveau obligaia de a depune materialele arhivistice (prevzute ntr-un bogat articol 2) cu o vechime mai mare de 30 de ani i care nu mai erau necesare administraiei curente. Arhivele Statului aveau drept de control asupra creatorilor de fonduri arhivistice. Se interzicea nstrinarea arhivelor de orice tip sau distrugerea lor fr aprobarea Arhivelor Statului. Arhivele Statului aveau dreptul de a elibera copii legalizate autoritilor i particularilor, de a face traduceri legalizate de pe acte vechi, de a pstra copii autentice de
26 27

Monitorul Oficial" 127,14 iunie 1924. Arhivele Statului, 125 ani, p. 36.

35

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

pe toate actele mai vechi de anul 1881, ce se vor prezenta spre traducere sau transcriere". Arhivele naionale minoritare i confesionale existente erau puse sub supravegherea i controlul directorului general al Arhivelor Statului". Pentru securitatea depozitelor se prevedea c n localurile Arhivelor Statului nu se va putea stabili nici o alt autoritate, instituie sau organizaie, nici mcar temporar, excepie putnd face directorul arhivei i personalul de serviciu. n ceea ce privete personalul, erau specificate: atribuiile personalului, normele de angajare, condiiile de studii ce trebuiau s le ndeplineasc angajaii n funciile respective, unde se vor ine examene de angajare, echivalarea funciilor arhivistice cu cele din administraia de stat; sanciunile/pedepsele ce se vor aplica salariailor n caz de abateri. Pentru ocuparea posturilor se cerea pentru funciile superioare licena sau doctoratul, iar pentru funciile inferioare absolvena cursurilor secundare. Posturile de copiti - caligrafi, paleografi i translatori se completau numai prin examen (aceast dispoziie exista i n regulamentele anterioare). Posturile de ajutor de arhivar, ajutor bibliotecar, arhivar, subdirector i director regional se ocupau prin naintare pe baza vechimii i a meritelor. Cei care nu posedau titlurile cerute, ns funcionaser nentrerupt 10 ani la Arhivele Statului, puteau fi numii n funcii superioare fr s li se cear alte titluri. Ulterior, aceast instituie urma s-i recruteze personalul numai din absolvenii colii practice de arhivari - paleografi, ce se nfiinase n anul 1924 pe lng D.G.A.S. Art. 17 din lege prevedea c, un regulament va stabili modul de funcionare al Arhivelor Statului, numrul serviciilor, atribuiile i ndatoririle funcionarilor, precum i modul de funcionare al colii practice de arhivari paleografi"; directorul colii era chiar directorul Arhivelor28. n capitolul despre Activitatea tiinific din legea dat n 1925 se arta datoria directorului general de a se ngriji de publicarea de cataloage i indici de material existent n arhiv". Prin art. 16 se nfiina un Consiliu de perfecionare cu ndatorirea de a propune directivele generale n activitatea tiinific de a aduna i de a administra fondurile acestei activit i de a se pronuna asupra materialului arhivistic ce urmeaz a se seleciona la anumite intervale. Dei legea prevedea un nou regulament, care s stabileasc modul de funcionare al Arhivelor Statului, numrul serviciilor, atribuiunile i ndatoririle funcionarilor, precum i
A. Sacerdoeanu, Arhivistic, Bucureti, E.D.P., 1971. Problema nfiinrii unor coli speciale pentru pregtirea arhivitilor a fost menionat prima oar n 1862, cnd s-a nfiinat D.G.A.S. Aceast idee a rmas ns n faz de proiect. Dac n Regulamentul arhivelor din anul 1862 se specific urmtoarele n privina colii de Arhivistic: Dispoziiuni ulterioare vor hotr regularea acestor cursuri, spre a ntocmi o coal de Paleografie, cu scopul de a forma oameni speciali pentru Serviciul Arhivelor i lucrrilor ce atrna de dnsele", acela din 1872 trecea sub tcere problema. La Sibiu, ns din anul 1876, Franz Zimmermann, directorul Arhivei Naionale Sseti a organizat cursuri de paleografie pentru viitorii arhiviti, fcnd lecii practice de paleografie latin pe baza documentelor din arhiv. Elevii se recrutau dintre tinerii sai cu studii liceale, care doreau s devin funcionari la arhivele din oraele sseti. Cursurile au durat pn n 1907 cnd au fost desfiinate. Scopul final al pregtirii arhivitilor trebuie s fie acela de a forma un spirit al devoiunii i abnegaiunii. Fiecare arhivist trebuie s fie ptruns de spiritul c materialul ce i se ncredineaz are nevoie de protecia lui nelimitat, ca orice pies de aceast natur este necesar s fie socotit ca o parte din sufletul su nsui, ca o mrturie a unui strmo al neamului su"
28

36

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

modul de func io nare al colii practice de arhivar - paleograf, el nu a fost ntocmit rmnnd n vigoare regulamentul din 23 iulie 1872 completat cu cel din 27 februarie 1906. ' Legea din 1925 a stabilit principiile unei bune conservri a arhivelor istorice. Orice document, public sau particular, indiferent cine 1-a creat, trebuia socotit ca un bun al Statului servind istoria patriei; important fiind s se mpiedice distrugerea, pierderea sau sustragerea documentelor. Legea din 1925 a fost respectat pn n anul 1951 cnd a fost emis Decretul Prezidiului Marii Adun ri Naionale , stabilindu-se noi atribu ii i norme care au fost precizate ulterior prin HCM nr. 472/1951. S-a abrogat i Regulamentul din 1872. Noua reglementare readucea Arhivele Statului sub patronajul Ministerului de Interne (funcionau ca direcie n cadrul ministerului), dnd dreptul Arhivelor Statului de a controla i ndruma organizarea i conservarea documentelor nc de la creator" se asigura unitatea metodologic n crearea i prelucrarea arhivelor. Civa ani mai trziu, n 1957 s-a promulgat Decretul nr. 353/16 iulie, prin care s-a creat Fondul Arhivistic de Stat. Decretul a fost urmat de un HCM, 111 din 9/17 iulie acelai an, privind organizarea i funcionarea DGAS i administrarea Fondului arhivistic de stat al R.P.R.29. Dup reorganizarea din anul 1959 s-au creat Arhive ale Statului n toate oraele de reedin ale unitilor administrative regionale. In prezent ANIC are direcii judeene n toate reedinele de jude i una a municipiului Bucureti30. S-a instituit un concept nou: Fondul Arhivistic de Stat, ca o totalitate a documentelor create |i pstrate de ctre instituiile de stat pe ntregul teritoriu naional. n anul 1971 s-a dat o nou reglementare prin Decretul 472/1971, devenit ulterior Legea nr. 20/1972 i care au fost abrogate prin Legea Arhivelor din 2 aprilie 1996. Prin Decretul 472/1971 a fost nlocuit n primul rnd, noiunea de Fond Arhivistic de Stat cu aceea de Fond Arhivistic Naional (FAN) ceea ce asigura ocrotirea corespunztoare de stat a documentelor create n decursul vremii de organele de stat, instit u iile administrative, celelalte organizaii ca i de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere ce au avut un rol deosebit n viaa politic, social i economic, tiinific, cultural sau artistic a rii. In acest fel, sfera tezaurului arhivistic al rii s-a lrgit cuprinznd i documente create de cultele religioase, precum i de persoane fizice. Totodat, noua lege preciza c din F.A.N. fac parte numai acele documente care au caracter istoric i documentar, deoarece fiecare document lipsit de valoare de la organizaii nu pot fi incluse n sfera sa, ca i cele destinate de persoanele fizice care au doar importan personal i nu au valoare de interes naional. In acelai an s-a evitat stabilirea n mod aprioric a categoriilor de documente de valoare istoric i documentar, deoarece fiecare document, n funcie de coninut sau de mprejurrile istorice poate reprezenta o astfel de valoare, care se va putea constata practic numai prin operaiunea de selecionare rmas ca un atribut al D.G.A.S. Datorit acestui fapt, anterior selecionrii, orice document creat sau deinut de organizaiile economico-sociale este supus acelorai norme care reglementeaz activitatea arhivistic.
29 30

Bu letinul Ofic ia l" nr. 19, din 26 iulie 1957, p. 137-139. M. C i uc , op. cit., p. 182-183.

37

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Legea asigura o protecie special documentelor de valoare istoric i documentar n comparaie cu vechea legislaie, interzicnd scoaterea lor peste grani fr autorizaie legal i stabilind sanciuni penale pentru asemenea fapte sau chiar pentru tentativa de a le comite. De asemenea era prevzut obligaia pstrrii n bune condiii a documentelor att de ctre organizaiile social-economice, ct i de persoanele fizice. Exista apoi restricia c documentele F.A.N. s nu poat fi donate sau vndute dect Arhivelor Statului sau organelor sau organelor autorizate n acest sens prin decret. Nu erau prevzute reglementri speciale cu privire la distrugerea documentelor deoarece aceste fapte se sancioneaz potrivit Codului penal, i nici cu privire la neglijena de pstrare a lor, aceasta fiind o contravenie cu caracter administrativ. Legea a stabilit reglementri specifice cu privire la organizarea muncii de arhiv la organizaiile economico-sociale. Mai nti a fost reglementat evidena documentelor, inclusiv nregistrarea care nu era prevzut n vechea legislaie arhivistic, stabilind i instrumentele necesare acestei evidene conform modelelor anexate la decret. Alte prevederi de o deosebit importan se refereau la selecionarea documentelor, depunerea lor spre pstrare permanent i din documentele depuse, folosirea lor din arhivele organizaiei. Era prevzut de asemenea obligaia cultelor religioase de a respecta dispoziiile legale privind evidena, selecionarea folosit i pstrarea documentelor pe care le creeaz sau le dei n i dreptul de a-i pstra arhivele. S-a stabilit doar obliga ia de a declara documentelor de valoare istoric i documentar care au alt provenie n n vederea depunerii lor la Arhivele Statului. Un loc aparte n decret era rezervat documentelor rezultate din activitatea cinematografiei, radiodifuziunii i televiziunii, prevzndu-se de pstrarea i folosirea documentelor cinematografice s se ocupe Arhiva Naional de Filme din subordinea Consiliului Culturii i Educaiei, iar de documentele fonice, video i filmelor de televiziune s se ocupe Comitetul de Stat al Radioteleviziunii Romne. n Romnia funcioneaz din 1957 o Arhiv Naional de Filme. O alt reglementare nou impus de necesitatea asigurrii unei evidene centralizate a copiilor de pe documente din arhivele altor ri care interesa statul romn, consta din nscrierea n decret a obligaiei organizaiilor precum i a persoanelor trimise de aceasta pentru a face studii i cercetri n strintate, de a depune la D.G.A.S. reproducerile aduse spre recopiere sau pstrare. In decret era prevzut atribuia Ministerului de Interne de a ndruma, coordona i controla ntreaga activitate privitoare la documentele din F.A.N., inclusiv a celor de la organizaiile care au dreptul de a pstra documentele cu caracter istoric i documentar, atribuiile care se exercita prin intermediul D.G.A.S. Era prevzut i crearea n cadrul Ministerului de Interne a Comisiei tiinifice pentru probleme arhivistice, organ cu caracter consultativ format din specialiti ai acestui minister i ai altor instituii centrale care au o legtur mai tears cu munca arhivistic. Se stabileau atribuii precise i rspunderi pentru creatorii i deintorii de documente care fac parte din F.A.N.

38

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Organizaiile economico-sociale, nelegnd prin aceasta conducerile respective, rspund conform art. 3 de evidena, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor proprii j ale unitilor subordonate, ntr-un cuvnt de ntreaga munc de argiv, premergtoare prelurii de ctre Arhivele Statului. n privina evidenei, organizaiile sunt obligate (conform art. 8 i 9) s nregistreze toate documentele primite i expediate i s le constituie apoi n baza nomenclatorului i indicatorului, instrumente indispensabile organizrii arhivelor pe probleme i termene de pstrare. n aceste condiii se includeau n categorii de obligaii amintite i acelea privind constituirea fondului de asigurare pe baza unor microfilme sau alte forme de reproducere (art. 25), nsumnd cele mai importante i deosebite documente, sarcina de mare rspundere, ce trebuia s stea continuu n atenia conducerilor respective. Organizaiile cu atribuii speciale n administrarea F.A.N. - Comitetul de Stat al Radiodifuziunii Romne i Arhiva Naional de Filme - au obligaia de a lua msuri tehnicoadministrative n vederea organizrii, pstrrii i folosirii n bune condiiuni a documentelor fonice i video, de a le conecta la circuitul tiinific i documentar naional. Instituiile administrative de tiin i cultur (bibliotecile de interes naional i universitar, muzeele istorice i memoriale, .a.) crora decretul le rezerva dreptul de pstrare permanent a documentelor pe care le creeaz sau achiziioneaz, n vederea desfurrii activitii proprii sunt obligate s asigure buna organizare i pstrare a acestora i s fac cunoscute Arhivelor Statului existena i coninutul lor pentru a avea totdeauna o privire de ansamblu la scara naional asupra potenialului documentar-informativ al tezaurului naional. De asemenea organizaiile culturale i comportamentale acestora simt obligate s depun la Arhivele Statului documentele care nu sunt produsul propriei activiti i care nu se mai fac utile activitii" proprii, dar sunt deosebit de utile cercetrii tiinifice. Plecnd de la o realitate, de la faptul c numeroase persoane fizice dein documente ce fac parte din F.A.N., decretul le obliga, n cazul c sunt nc convinse de necesitatea depunerii acestora la Arhivele Statului s le pstreze n condiii corespunztoare. In concluzie, se poate spune c Legea 20/1972, bazndu-se pe strngerea tuturor documentelor ntr-un singur fond, F.A.N., a creat un sistem bun pentru acea perioad. Dup decembrie 1989 s-a recurs la un cadru legislativ care s creeze condiii de egalitate att cercettori lor romni ct i celor strin i n ceea ce privete accesul la documente dar i preluarea fondurilor arhivistice abandonate de fotii creatori (Legea nr. 40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr. 769/1991)31. Noua Lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat prin decret de preedintele Romniei la 2 aprilie 1996. n cadrul acestei legi sunt menionate principiile de baz din vechea legislaie. Astfel este menionat conceptul de Fond Arhivistic Naional care este inatacabil; se observ modificarea titlului: Arhivele Naionale. Se pstreaz metodologia unic de prelucrare a documentelor. Este reintrodus noiunea de administraie, supraveghere i protecie special a F.A.N. de ctre Arhivele Naionale, care este unitate bugetar a Ministrului de Interne.
Marin Radu Mocanii, Arhivele Naionale i societatea romneasc, Bucureti, Editura Ministerului de Interne, 1997, p. 15.

39

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Denumirea Direcia General a Arhivelor Statului se nlocuiete cu denumirea de Arhivele Naionale Istorice Centrale. Filialele se vor numi Direcii judeene a Arhivelor Naionale. Se reglementeaz constituirea i dezvoltarea unei Bnci de date a Arhivelor Naionale i a unei reele automatizate de informare i documentare arhivistic. Este eliminat instrumentul arhivistic indicator al termenelor de pstrare". Arhivele Naionale au prioritate de cumprare de documente din F.A.N. Pentru documentele tehnice se reglementeaz nfiinarea unei direcii de prelucrare a lor. Prin toate aceste reglementri se urmrete punerea n concordan a arhivelor din Romnia cu cele mai bine organizate arhive din lume cum sunt cele din Frana, Norvegia etc. Termenele de predare a documentelor la Arhivele Naionale sunt urmtoarele: documentele scrise cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor, actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; matricele sigilare confecionate din metal se depun dup scoaterea lor din uz. Se introduce perceperea de taxe pentru eliberarea de documente. Protecia documentelor este realizat prin sancionarea contraveniilor. Arhivele particulare ocup un loc important n noua reglementare. S-a prevzut renfiinarea colii Naionale de Arhivistic, sub forma unei Faculti de Arhivistic . Un capitol important l constituie acela referitor la Obligaiil e creatorilor i deintorilor de Arhiv. Legea instituind o modalitate unitar de prelucrare a documentelor. Documentele pot fi consultate de romni i de cetenii strini dup 30 de ani de la crearea lor. Principiile de baz ale noii legi sunt32: 1) Se instituie protecia special a statului pentru Fondul Arhivistic Naional care se constituie din cele mai valoroase documente pe teritoriul naional de ctre instituii de stat sau particulare. 2) Arhivele Naionale sunt administrator al Fondului Arhivistic Naional (FAN), avnd drept de control asupra creatorilor, indiferent de forma de proprietate. 3) Fiecare instituie (de stat sau particular) i creeaz i administreaz propria arhiv din documentele intrate sau create n cursul activitii proprii, Arhivele Naionale urmnd s asigure asisten a de specialitate, din oficiu, pentru cele de stat, i la solicitarea pentru cele particulare. Prin administrarea arhivelor, n sensul legii, se nelege ntregul complex de aciuni: de la constituire, prelucrarea i conservarea documentelor, pn la folosirea lor n regim administrativ sau tiinific. 4) Preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din F.A.N. n condiiile i termenele prevzute de lege.

Aceasta funcioneaz din anul 1992 n cadrul Academiei de Poliie Alexandru Ioan Cuza" din Bucureti. 2 Adrian Adamache, Arhivele Naionale, Lucrare manuscris, p. 5-6.

40

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

5) Este interzis scoaterea documentelor din Fondul Arhivistic Naional peste graniele rii. 6) Apartenena documentelor la F.A.N. este asigurat de ctre Arhivele Naionale, ca instituie specializat i administrator unic al F.A.N. Principiile i metodologiile de lucru au fost detaliate n Normele tehnice de lucru ce s-au elaborat n baza dreptului de administrator al F.A.N. acordat prin lege. Normele tehnice sunt de dou feluri: norme pentru activitatea n depozitele Arhivelor Naionale; i norme pentru activitatea de constituire i prelucrare a arhivelor instituiilor creatoare care conin documente potenial cu valoare istoric. Legislaia de rang inferior n domeniul arhivelor Pe lng legea propriu-zis care reprezint o punere n acord cu situaia existenei unor principii (de selecionare, microfilmare, inventariere, etc.) i n domeniul arhivisticii se creeaz o legislaie de rang inferior, deoarece instituiile specializate de stat au dreptul s emit o serie de norme, regulamente, aprobate de obicei de forul tutelar. Exist astfel: 1) regulamente de organizare i funcionare a instituiilor specializate: cuprinde schema de organizare a institu iei (organigrama) i obliga i ile func ionale ale fie c rui lucrtor de sistem; 2) norme tehnice care detaliaz legea; 3) instruciun i specifice date de obicei pentru un anumit tip de acte referindu-se la " folosirea lor; 4) regulamente pe domenii speciale; De exemplu: - regulamentul pregtirii pentru microfilmare Regulamentul de" funcionare a comisiei de selecionare; Regulamentul de expertiz a patrimoniului naional. Aceste regulamente se pot schimba. 5) Codurile personale deontologice (ale meseriei) cuprind principii generale de activitate ale specialitilor n domeniu, aprobate de obicei de asociaiile profesionale ale arhivitilor. n prezent arhivele se afl n faa unei noi situaii cnd au aprut noile tehnici de nregistrare i conservare a informaiilor de utilizarea de noi supori pentru informaii, noi modaliti de redare a acesteia (uzual, auditiv, mixt). In consecin se creeaz noi sisteme de eviden, conservare i folosire a arhivelor33. Fondul Arhivistic Naional cuprinde astzi numai n depozitele Arhivelor Naionale peste 240000 metri liniari, polie, raft de arhiv, organizat n circa 30000 de fonduri i colecii arhivistice. Baza documentar a crescut n perioada 1990-1993 cu peste 10-15%, iar cantitatea de arhiv neprelucrat cu peste 30%. Trebuie de asemenea evideniat c n timpul evenimentelor din decembrie 1989 i acelor care au urmat integritatea fondurilor aflate n conservarea Arhivelor Statelor nu au avut de suferit, ci din contr, baza documentar a acestor instituii a cunoscut o considerabil mbogire34.
33

M. Ciuc, op. cit., p. 181 i 183. Din istoria arhivelor, p. 12.

41

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

B I BL IO GRAF IE I. Izvoare ANIC, fond DGAS, dosar 6/1831; dosar 1/1862; fond Aurelian Sacerdoeanu, dosar 49 i dosar 28. II. Lu cr ri generale i speciale Arhivele Statului (...) 125 de ani de activitate 1831-1956, Bucureti, 1957. BLAN, TUDOR, Arhivele Statului din Bucovina, n RA., 1926, nr. 7. BLNARU , DORIN, Aspecte juridice ale activitii arhivistice juridice privind documentele secrete de stat; n RA., 1985, nr. 2. BULAT, T. G., O arhiv la Craiova n 1838. n RA., 1924-1926, nr. 13. CPLNEANU, VASILE, Considera ii privind aplicarea ort. 10, din Decretul 472/1971. In: RA., 1983, nr. 4. CPN, NICOLAE, LIVEZEANU, DAN, Sancionarea contraveniilor. n: RA., 1979, nr. 2. CHIPURICI, NICOLAE, Unele concluzii cu privire la aplicarea prevederilor art. 49 din Decretul 472/1971. n: RA., 1977, nr. 4. CIUC , ELENA. Din experien a arhivelor Municipiului Bucureti pe linia de ndrumare i control la Arhive. n: RA., 1985, nr. 4. CIUC, MARCEL, Arhivele Statului din Romnia la 160 de ani de la ntemeiere. n: RA., 1991, nr.2. CONDREA, CONSTANTIN. Precizri privind modul de aplicare al Decretului 472/1971 la organizaiile de recuperare i valorificare a materialelor refolosibile. n: RA., 1985, nr. 3. Din istoria arhivelor din Romnia, Bucureti, Editura Ministerului de Interne, 1995. DINU, CRISTINA; NICULA VASILE. Cercetarea documentelor n vederea eliber rii de certificate, copii i extrase. In: RA., 1979, nr. 3. FNESCU , MIHAIL, Arhivele i dreptul internaional. n voi.: Culegere de referate, voi. II, Bucureti, 1974. FLORESCU, ION, Aspecte privind aplicarea art. 26 din Decretul 472/1971. n: RA., 1978, nr. 1. IONESCU, RADU, Cteva probleme referitoare la eliberarea actelor de vechime n munc. n: RA., 1984, nr. 1. Manuel d'archivistique. Theorie etpractique des archivespublique en France. Paris, 1970. Mas rotund la lai n legtur cu prevederile Decretului nr. 472/1971, n RA., 1975, nr. 2, nr. 3. METE, TEFAN, Arhivele istorice romneti din Budapesta. n: RA., 1937, nr. 1. MILOIA, ION, Arhivele Banatului. n: RA., 1937, nr. 1. Mocanu, Marin Radu, Arhivele Naionale i societatea romneasc, Bucureti, Edit. Ministerului de Interne, 1997. MOISIL, CONSTANTIN, Progresele arhivisticii. n: RA., II, 1927-1929, nr. 4. MOISIL, CONSTANTIN, Arhivele Statului i Regulamentele Organice. n: RA., II, 1927-1929, nr. 4-5. MOISIL, CONSTANTIN, Problema arhivelor romneti. n: RA., III, 1936-1937, nr. 6-8. Norme Tehnice - privind desfurarea activitii n Arhivele Statului. Pentru uzul personalului din Arhivele Statului, Bucureti, 1976. NECA, TEODOR, Aplicarea actelor normative n activitatea de arhiv. n: RA., 1978, nr. 4.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

26. ONCIUL, DIMITRIE, Din istoria arhivelor statului, Bucureti , 1903. 27. POTRIA, EMILIA. Obligaiile rezultate din articolul 28 al Decretului 472/1971. n RA 1978, nr. 2. 28. PRUN, LIVIA, Cteva probleme referitoare la eliberarea actelor de vechime n munc. n: RA., 1983, nr. 3. 29. PRUN , LIVIA, Solu ionarea cererilor adresate de oamenii muncii. Direc ia general a Arhivelor Statului. n: RA., 1979, nr. 1. 30. SACERDO EANU, AURELIAN, Arhivistic de peste hotare dup cel de-al doilea r zboi
42 Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

mondial. n: RA., 1958, nr. 2. 31. SACERDOEANU, AURELIAN, Arhivistic, Bucureti, 1971 32. Tratatul de la Saint-Germaine. n: RA., 1925, nr. 6. 33. Tratatul de la Trianon. n: Gnd Romnesc" 1934, nr.l.

43

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

6. Personalul arhivelor*
Aceast instituie destinat s pstreze i s prelucreze cel mai de pre material documentar pentru istoria rii, avea nevoie de un personal adecvat. Cel dinti conductor al Arhivelor Statului din Bucureti a fost cminarul Iordache Rsti (ajutorul su a fost Teodor Srdarul). Dei n Regulamentul Organic funcia de ef al Arhivelor Statului era denumit nacialnic" totui Iordache Rsti, n semntur s intituleaz arhivar", aceast titulatur devenit oficial la 30 septembrie 1831. n septembrie 1831 Proiectul de ornduire a efortului Arhivei rii Romneti", referitoare la personal, mai cuprindea i alte dispoziii. Arhivarul trebuia s fie numit de stpnire, ntregul personal trebuia s fie supus Arhivarului i fr tirea lui nu avea voie s nstrineze nici o hrtie. De asemenea se mai prevedea i un osta narmat pentru paz. n anul 1839, la Arhivele Statului din Bucureti, s-au mai adugat nc doi scriitori de documente i un doroban pentru trimiterea hrtiilor la canelarie". Regulamentul din 1840 prevedea, pe lng funciile existente, un registrator, nc doi scriitori i un ajutor, dispoziii care nu s-au mai aplicat. Personalul a rmas tot insuficient, probabil, Departamentul Trebilor din Luntru nu a aprobat schema, aceasta necesitnd noi fonduri. Salariile primite de copiti" sau scriitori" erau cu totul insuficiente. Din aceast cauz ei au cerut deseori mrirea salariilor i plecau la scurt timp dup angajare. Primul Arhivist al-Statului la Iai a fost numit Gheorghe Asachi (1832-1849; 18571858). El a trecut la mrirea salariilor dar, la scurt timp, n anul 1834 aceste salarii s-au mic orat. n acest an s-au schimbat i titlurile celor doi scriitori, ce lucrau n Arhive, respectiv n acela depomonic i registrator. Orice struin a lui Gh. Asachi de a se da Arhivei Statului i un slujitor, adic un om care s aib grij de curenie, nclzire iarna, a fost zadarnic nct el s-a vzut nevoit, n 1835, s angajeze un om pe care l pltea din leafa sa, iar n 1836 pe al doilea. Numai n anul 1840 s-a mai adugat un amploiat" la vechiul numr al personalului Arhivei Statului. Arhivistul Palade arta ntr-un raport c sporind lucrrile este necesar s se mreasc numrul persoanelor cu cel puin trei scriitori. Starea material deplorabil a funcionarilor Arhivei Statului din Iai se poate observa i din referatul pe care l-au naintat n anul 1850 Ministerului de Justiie, de care depindeau cnd au fost obligai s-i fac uniform hotrt de aezmnt. n anul 1904 existau numai nou funcionari fa de douzeci i unu, ci erau n anul 1862 i optsprezece ct prevedea regulamentul din anul 1872. ncepnd cu anul 1904 titulatura de arhivist s-a schimbat n aceea de arhivar, meninndu-se astfel pn n anul 1946.
Am folosit n mod deosebit cap. II din lucrarea: Arhivele Statului - 125 de ani de activitate, 1831-1956, p. 40-66. Regretm c nu am putut obine informaii la zi.

44

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Dup punerea n aplicare a legii Arhivelor Statului din anul 1925, pentru ocuparea posturilor, se cerea pentru funciile superioare, licena sau doctoratul, iar pentru funciile inferioare, absolvirea cursurilor secundare. Cei se posedau titlurile cerute, i funcionaser nentrerupt cel puin zece ani la Arhivele Statului, puteau fi numii n funcii superioare, fr a li se cere alte titluri. Ulterior, aceast instituie urma s-i recruteze personalul numai din absolvenii colii practice de arhivari-paleografl, ce se nfiinase n anul 1924 pe lng Direcia Arhivelor Statului. Schema nu a fost mrit prea mult. n anul 1926 la Direcia Statului existau numai aisprezece funcionari, fa de nou ci erau n anul 1904. La Arhivele Statului din Iai, pe lng cele trei posturi de funcionari (cap de serviciu, ajutor de registrator i un copist), fixate prin Regulamentul din anul 1872, s-au adugat abia n anul 1922 nc doi i anume: un arhivar i un copist paleograf, iar n anul 1938 un ajutor de registrator. Numrul redus al personalului s-a meninut att n Bucureti, ct i la unitile de pe teritoriu, nfiinate ncepnd din anul 1920, cu toate struinele repetate ale Direciei. n anul 1940, la Arhivele Statului din Bucureti existau aisprezece funcionari n timp ce Ministerul Culturii Naionale, forul su tutelar de atunci, avea n schem pentru arhiva proprie nu mai puin de douzeci i nou de funcionari. n anul 1951, s-a trecut la reorganizarea Direciei Arhivelor Statului i la mrirea numrului unitilor din ar, de la 10, cte funcionau n 1945, la 70, iar numrul lucrtorilor n Arhivele Statului a crescut la 518.

6.1. Conductori ai Arhivelor Naionale*


n ara Romneasc, cel dinti Arhivar al Statului a fost Iordache Rsti (1831-1837) care a organizat primele depozite i s-a ngrijit de ordonarea materialului preluat dup nfiinarea Arhivelor Statului. Ion Heliade Rdulescu (1837-1848) i Grigore Alexandrescu (1839-1854), figuri remarcabile ale culturii i literaturii noastre din secolul al XlX-lea, desigur ar fi dorit s dea o ndrumare nou spre o dezvoltare aa cum s-ar fi cuvenit unei instituii de cultur, dar nu au gsit nelegerea necesar i nu au primit sprijinul material cuvenit pentru obinerea unui local n care s fie adpostul tezaurul arhivistic al rii. Prin strdania lui Petrache Teulescu (1859-1862) a fost tiprit prima publicaie a Arhivelor Statului: Documente istorice. Primul director general al Arhivelor Statului, Grigore Bengescu II (1862-1864), a struit nfiinarea unui institut de paleografie i zidirea unei cldiri pentru Arhivele Statului. Arhivistul Statului, poetul Vasile Alecsandri (1850-1853), a susinut doleanele funcionarilor Arhivei Statului, prin raportul su din 2 martie 1850.
Am menionat doar pe aceia pe care i-am socotit mai importani. Dm n anex lista tuturor, pn n momentul numirii n funcia de director general a lui Ion Paraschiv. Informaiile n cea mai mare parte provin din cartea Figuri de arhiviti, Bucureti, 1971.

45

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

n Regulamentul pentru Organizarea Arhivelor Statului din anul 1862 se prevedeau pentru Direciunea General a Arhivei Statului douzeci i patru de persoane, n frunte fiind un Director General, care a luat locul Arhivarului Statului de pn atunci. Fa de modesta schem ce a durat treizeci de ani, n anul 1862 s-a nmul it i numru l titlurilor funcionarilor. Salariile copitilor ns a rmas aceleai. n 1862 directorul general a naintat un Proiect de regulament pentru organizarea Arhivelor Statului", n care expune scopul acestei instituii. El spunea c, misiunea acestei instituii este de interes public n bun stare i n bun ordine i de a svri asupra aducerii lucrrilor cerute spre satisfacerea trebuinelor Administraiunei, ale tiinei". nfiinarea bibliotecii documentare curnd dup venirea la conducere a lui Grigore Bengescu II a deschis ci noi de dezvoltare a activitii arhivistice. Din primele estimri aflm c sarcinile conservrii i ngrijirii bibliotecii care ncepe a se face" i a muzeului, ce se nfiineaz acum prin colecia sistematic a sigiliilor vechi i noi administrative i istorice" a fost atribuit secretarului Arhivelor Statului1. Odat cu nfiinarea Bibliotecii, direcia general a Arhivelor Statului a solicitat Ministerului Cultelor i Instruciunii publice s trimit cte un exemplar pentru biblioteca documentar din lucrrile n fondurile statului, din prenume raiunile Ministerului sau din depunerile generale ale cititorilor. Grigore Bengescu II a avut planuri mari cu biblioteca i organizarea muzeelor arhivelor. n programa pentru constituirea unui local pentru arhiv, aceasta a fost prevzut n mod cu totul special, chiar n primele rnduri fiind menionate biblioteca cu sala de lectur; Activitatea lui n calitate de director general al Arhivelor Statului a ncetat ns n 7 august 1864, prin numirea sa ca membru al Consiliului de Stat, numele lui rmnnd ns legat de o nou organizare a Arhivelor Statului, de preocuparea lui pentru completarea bibliotecii documentare, viziunea larg asupra profilului activitii Arhivelor Statului i asupra relaiilo r cu Arhivele de peste hotare, prin misiuni arhivistice i schimburi paleografice cu Arhivele din statele strine2. Dup Grigore Bengescu II, tafeta a fost preluat de Cezar Bolliac, care a fost una din forele polivalente ale secolului trecut, literat, istoric, editor de izvoare istorice, arheolog, gazetar i om politic. Ca director general al Arhivelor Statului, n perioada 7 august 1864 - 12 iulie 1866, el a fost un arhivist de seam att ca teoretician ct i ca practician contribuind la progresul arhivisticii romneti. Cezar Bolliac ia unele msuri organizatorice ca urmare a emiterii ordonanei domneti nr. 1074 din 24 august 18643. Prin acest act, n acelai an se va desfiina Comisia constituit cu scopul de a reglementa problema actelor mnstirilor secularizate, trecndu-se aceast sarcin Direciei Generale a Arhivelor Statului unde se vor depune i toate actele originale aflate n posesia comisei.

1 2

AN1C fond DGAS, dosar 218/1862, f. 77. Figuri de arhiviti, DGAS, Bucureti, 1971, p. 109, i p. 121-122. 3 Tr. Rus, M. Prvulescu, Cezar Bolliac, RA, nr. 1,1966, p. 227-234.

46

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Astfel, acestea vor forma fondul important al documentelor feudale - mnstireti din depozitul Direciei Generale a Arhivelor Statului. A fcut apeluri ctre particulari, deintori de documente importante, s le mprumute Arhivelor Statului spre copiere sau chiar pentru achiziionare, prin donaie sau cumprare. A inaugurat astfel seria de copii de pe acte particulare. Pentru p strarea materialelor arhivistice n condiii bune, nc de la sf ritul anului 1864, Cezar Bolliac cerea ca mobilierul necesar s fie special confecionat, dulapuri pentru documente, rafturi pentru dosare, vitrin pentru sigilii, iar documentele care nu intrau n cartoane s fie puse n suluri de lemn. Cezar Bolliac a fost primul care a decis ocuparea posturilor prin concurs. In ceea ce privete activitatea bibliotecilor, Cezar Bolliac a artat o grij deosebit preocuprii de cri i periodice, necesare muncii arhivistice, urmrindu-se achiziionarea de publicaii care s nlesneasc att pregtirea arhivitilor, ct i cercetarea tiinific. Anual se consemna suma de 12000 lei pentru achiziionare. Procurarea acestora se fcea prin librriile lui A. Danielopolu i Adolf Ulrich. In acelai timp s-au comandat o serie de periodice i opere din strintate4. Pe lng grija mbogirii fondului cu publicaii, Cezar Bolliac a acordat un interes aparte sistemului de organizare a bibliotecii documentare. n acest sens, n urma propunerilor fcute de Grigore N. Mnu, pe atunci secretar al Direciei Generale, publicaiile au fost ornduite n dou serii: a) seria publicaiilor administrative; b)" seria publicaiilor speciale. A fost organizat un inventar, publicaiile fiind catalogate alfabetic i pe materii, tampilate i s-a stabilit i modalitatea de a mprumuta cri i periodice de la bibliotec. In acest scop s-au fixat modele pentru alctuirea inventarului general al bibliotecii i pentru registrul de mprumuturi. O preocupare deosebit a constituit-o alctuirea inventarului general al bibliotecii i a Registrului de mprumuturi. O atenie deosebit a acordat-o procurri i tuturor publicai ilor oficiale, legi, regulamente, circulare, instruciuni etc, avnd n vedere c Arhivele Statului trebuie s pstreze mrturii ale aciunii Guvernului"5. Grigore N. Mnu, fiind secretar i apoi director general al Arhivelor Statului din Bucureti, a luat parte sau a ntocmit personal o serie de regulamente i diferite alte materiale cu caracter normativ menite a contribui la modernizarea activitii instituiei condus pn n 1862 pe baza unor dispoziii din Regulamentele organice ale Moldovei i rii Romneti i a unor instruciuni i regulamente ce nu mai corespundeau stadiului de dezvoltare al Arhivelor. La 4 aprilie 1862 se nfiineaz o Direcie general a Arhivelor Statului prin unirea Arhivei Statului din ara Romneasc cu aceea din Moldova. nfiina rea unei biblioteci documentare necesare pentru lucr rile serviciului, s-a realizat dup constituirea Direciei generale a Arhivelor Starului n 1862. A existat o mic bibliotec n perioada anterioar, ntre anii 1838-1862, ale crei publicaii vor fi fost folosite
' ANIC, fond DGAS, dosar 736/1865, f. 3, 7, 388. Ibidem, dosar 277/1862, f. 128-133.

47

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

de ctre arhiviti la inventarierea, traduceri uzuale. Cnd instituia s-a dezvoltat, s-a simit nevoia formrii unei biblioteci pentru a folosi celor ce prelucrau materialele documentare i pentru punerea lor n valoare pentru cercettori. Grigore N. Mnu s-a interesat n mod deosebit de bibliotec. El a susinut c menirea bibliotecii Arhivelor nu trebuie s fie numai aceea de a procura tiinele necesare spre ndeplinirea lucrrilor, sau a ajuta cu materiale la svrirea publicaiilor ce urmeaz s ntreprind ct mai n grab , ci c trebuie s aib mai cu seam scopul de a nlesni funcionarilor respectivi dobndirea cunotinelor necesare specialitilor, ci s svreasc condiiile ce se ocupa cu studiile arheologice sau cu istoria naional, cci o bibliotec a statului oriunde ar fi nu trebuie s-i piard caracterul de bibliotec public. Pe lng acestea, biblioteca mai are scopul de a aduna toate publicaiile administrative, pentru a le pstra i a le ine la adpost"6. El este acela care a fcut mari schimbri din punct de vedere biblioteconomie, artnd c este necesar s se completeze seria publicaiilor oficiale ale statului i s se aloce fonduri pentru seria operelor speciale, fcndu-se comenzi n strintate, n Germania, Rusia i Italia dar i n Transilvania. Pentru folosirea bibliotecii, Grigore N. Mnu, a propus crearea unui inventar regulat care s asigure responsabilitatea bibliotecarului, tampilarea crilor, alctuirea unui registru de inventar general, organizarea mprumutului i altele. Grigore N. Mnu, n 1865 a ntocmit un nou inventar de cri i periodice existente, fcnd posibil astfel inerea unei evidene i mbogirea fondului prin noi achiziii i donaii. Devenit director al Arhivelor Statului, s-a preocupat i s completeze fondul de cri al bibliotecii. Cu ocazia cltoriilor sale n strintate sau prin diferite librrii din Bucureti, a adus cri de specialitate pentru biblioteca Arhivelor, astfel, cu ocazia unei cltorii n Germania a cumprat de la Berlin cri foarte importante n valoare de 9000 lei. In 1867 informa Ministerul c a cumprat un manuscris important, ce privea istoria naional a Romniei"7. n 1868 raporta urmtoarele, Ministerului Instruciunii: Cu ocazia cltoriei ce am a face n cursul verii i cercetarea Arhivelor din strintate, dorind de a procura nsui i de-a dreptul diferite opere pentru serviciul nostru, precum i a mai completa biblioteca Direciunii, am onoarea a v ruga, Domnule Ministru, s binevoii a-mi elibera spre aceasta un mandat n sum de 2000 lei, asupra fondului ce este disponibil Direciunii n exerciiul anului curent pentru asemenea cheltuieli. Cuvintele justificate vor avea onoarea a le prezenta la ntoarcere"8. La moartea sa, n 1903, a lsat Bibliotecii Arhivelor, un numr mare de cri, ghiduri, dicionare, enciclopedii, mbogind astfel biblioteca cu piese importante. Printre personalitile care au condus Direcia General s-a mai remarcat - C. D. Aricescu. S-a nscut la 18 martie 1823 n oraul Cmpulung Muscel. A colaborat la reviste i gazete progresiste ntocmind lucr ri literare i istorice n care i-a exprimat ideile
6

Ibidem, dosar 967/1867, f. 33,210. Ibidem, fondul Ministerului Instruciunii, dosar 553/1867, f. 210. 8 Ibidem, dosar 675/1868, f. 126. 8
7

48

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

revoluionare. n 1869 a fost numit director al Arhivelor Statului, funcie ocupat pn n ]870, dup care a revenit n 1871 la acest post, dup ce n perioada martie-octombrie 1871 a funcionat la Domeniile statului. Constantin Aricescu desfoar pn n 1876 o intens activitate menit s ridice prestigiul instituiei n a crei grij se afl tezaurul istoric al rii. La scurt timp dup venirea la conducerea Direciei generale, a intrat n vigoare, la 4 martie 1869, un nou regulament. De asemenea, odat cu revenirea lui n 1871, introduce un nou regulament. Pe baza acestui regulament, din 1872 r mas n vigoare pn n 1925, Arhivele Statului i-au desfurat activitatea care a constat n: 1) preluarea, achiziionarea i inventarierea materialelor documentare; 2) demersuri pentru nfiinarea arhivelor judeene; 3) lrgirea activitii de folosire a documentelor; 4) ncadrarea cu personal de specialitate i asimilarea salarizrii cu ora de la alte instituii; 5) conservarea actelor, ntreinerea i lrgirea suprafeei de depozitare. Strdaniile lui de a mbogi biblioteca documentar se concretizau n comenzi de lucrri la librriile din ar i strintate. Astfel, n 18739, s-au solicitat Ministerului Instruciunii sume pentru achitarea crilor comandate la Berlin, Viena i Pesta. n 1875, face comand pentru cumprarea unor cri de specialitate la unele librrii din Veneia10. luat legtura cu editurile din ar pentru a se trimite exemplarele necesare arhivitilor direct i rapid. n 1873, C. D. Aricescu, ruga pe redactorul Revistei Contemporane s doteze biblioteca DGAS cu un exemplar din aceste publicaiuni aa de interesante pentru avuia i varietatea subiectelor sale, prin puritatea limbii, prin elegana stilului"11. De asemenea, s-au solicitat pentru bibliotec tabele cuprinznd comunele urbane i rurale necesare la identificarea localitilor n documente12. Paralel cu preocuparea publicaiilor pentru creterea fondului de cri, C. D. Aricescu a luat msuri i pentru buna conservare a crilor prevznd sume de bani pentru legatul unor volume n bibliotec13. De asemenea nu trebuie uitat c a fost primul care a adus o sistematizare n clasificarea materialului arhivistic i a iniiat publicarea instrumentelor de eviden a documentelor. Dup el a urmat, numit pe baza decretului 841 din 15/27 mai 1876, B. P. Hadeu, marele filozof, istoric, politician, cercettor al attor colecii arhivistice din strintate. A funcionat ca director al Arhivelor Statului o perioad mare de timp, 1876-1900, ceea ce i-a permis realizarea, aproape n totalitate a directivelor propuse. A urmat unei pleiade de personaliti culturale i tiinifice, dar n final i-a depit pe toi14.
^NIC, fondul Ministerului Instruciunii , dosar 2303/1873, f. 203. u lbidem, dosar 2845/1875, f. 74. )2 lbidem, fondul DGAS dosar 228/1862, voi. II, f. 67. n lbidem, f 58. u ANIC, fondul Ministerului Instruc iuni, dosar 2303/1873, f. 75. P. Hadeu, Mrturii, lucrare ntocmit de Lidia Brnceanu, Bucureti, D.G.A.S., 1993, p. 7-9 i 25.

49

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

n aceast perioad B. P. Hadeu pe lng activitile desfurate n cadrul Academiei Romne i a nsrcinrilor care i reveneau n calitate de profesor la catedra de filologie comparat a Universitii din Bucureti, a depus n contienciozitate caracteristic, mari eforturi pentru buna desfurare a activitii n cadrul D.G.A.S.". Documentele de arhiv stau mrturie n acest sens. O atenie deosebit a acordat Bibliotecii Documentare a Arhivelor Statului lrgind fondul documentelor cu cri, de cert valoare i ncercnd s o organizeze mai bine. Cnd preia conducerea, D.G.A.S. funciona n baza regulamentului din 1872 i era organizat n dou secii: seciunea istoric i de stat i seciunea Bunurilor publice15. L-a preocupat foarte mult conservarea documentelor, astfel nct n 1892 comand un aparat fotografic pentru efectuarea de copii fotografice de pe unele acte istorice mai importante, devenite aproape ilizibile din cauza vechimii. Activitatea lui Hadeu ca director general al Arhivelor Statului s-a concretizat n primul rnd n grija pe care a avut-o pentru pstrarea n bune condiiuni a materialelor documentare, strduindu-se s procure cele mai adecvate mijloace de conservare ce existau n acea vreme i pentru construirea unui local corespunztor. S-a preocupat, de asemenea, de ocuparea posturilor prin concurs cu oameni bine pregtii, cunosctori ai istoriei naionale i a paleografiilor. n octombrie 1883, directorul B, P. Hadeu recomanda, pentru ocuparea postului de ef al filialei Iai, pe Mihai Eminescu foarte cunoscut nu numai ca scriitor dar posednd totodat (...) cunotine serioase n paleografia romno-chirilic. Propunerii lui Hadeu nu i s-a putut da curs. n 1884 dei M. Eminescu ieise din sanatoriul de la Viena, starea sntii nu i-a permis ocuparea acestui post. A fost cel dinti conduc to r al Arhivelor Statului care a depistat materialele documentare privind Istoria Romnilor n arhivele strine i obine copii de pe ele, care au fost ns publicate de el, fr a fi pstrate n depozitele Arhivelor Statului. Autoritatea tiinific a lui Hadeu i publicaiile elaborate de el au fcut s creasc prestigiul Arhivelor Statului att n ar, ct i n strintate. n ceea ce privete organizarea materialelor documentare provenite de la aezmintele eclesiastice, Hadeu a iniiat constituirea lor n pachete, dup regulile stabilite n Comisia documentar, pentru cele preluate de la mnstirile nchinate, precum i pstrarea n mape de carton. Apreciind materialele documentare la justa lor valoare, B. P. Hadeu, la numai 4 luni de la sosirea sa, cu aprobarea Ministerului, ia hotrri ca documentele anterioare anului 1700 s nu fie scoase din Arhive ci s se elibereze copii de pe ele, iar toate condicile cu copii de acte ale diferitelor m n stir i s fie concentrate la bibliotec sub denumirea de Manuscripte"16. Avnd o intens via intelectual i mnat de dorin a de a nzestra biblioteca Arhivelor Statului cu cele mai de seam opere istorice, lingvistice, geografice etc, aprute n ar sau strintate a cumprat aceste lucrri fie de la librriile din ar, fie prin comenzi din alte ri i cu ocazia c l toriilor sale n st rin t ate. n 1884 cnd a reprezentat ara la
15

ANIC, fondul Ministerului Instruciunii, dosar 23o3/1876, f. 75. 16 Ibidem, fondul DGAS, dosar 7/1876, f. 24.

50

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Congresul de orientalistic de la Florena, a procurat un numr de cri, unele din cele mai importante fiind: Bisaccioni, Guerra en Moldavie", 1644; Avrile, Voyage en Moldavie", 169217. n acelai an, cnd pleac din nou n strintate, cumpr cri de la Budapesta, Viena, Stuttgard i Paris18. Pentru dotarea bibliotecii cu ct mai multe opere, B.P. Hadeu folosete schimbul de publicaii. Astfel, n 1876 trimitea preedintelui Academiei din Cracovia19 i preedintelui societii de arheologie din Moscova20 publicaiile Arhivelor Statului, cerea n schimb publicaiile acestor instituii tiinifice. La fel procedeaz n 1888 cu Marele Stat Major care a cerut Arhiva Istoric a Romniei, el condiionnd trimiterea acesteia cu primirea operelor publicate de Marele Stat Major21. n concluzie, activitatea lui B. P. Hadeu ca director general al Arhivelor Statului s-a concretizat n grija manifestat fa de ntocmirea evidenei documentelor, mai ales a celor feudale, crearea condiiilor de conservare a lor, construirea unui local corespunztor; angajarea unui personal cu o nalt competen pentru care a luptat s se obin un salariu corespunztor i a fost primul director al arhivelor care a depistat documente referitoare la istoria Romniei n arhivele i bibliotecile din strintate. Din iniiativa sa s-a constituit colecia de manuscrise format din condicele de documente n copii sau originale ale aezmintelor ecleziastice. A insistat pentru a se trece la folosirea practic a documentelor, la elaborarea de publicaii tiinifice ale arhivelor. Bibliofil pasionat, nu a uitat s nzestreze biblioteca arhivelor cu cri dintre cele noi alese. A ridicat prestigiul internaional al arhivelor. Un alt moment de excepie din istoria Arhivelor i a bibliotecii sale 1-a constituit directoratul profesorului Dimitrie Onciul. Acesta venea de pe pmnturile moldoveneti i anume din satul Straja, judeul Suceava. i-a fcut studiile la Universitatea din Cernui i apoi la Viena, unde a trecut examenul de doctorat n 1884. n urma unui concurs inut la Iai n 1895 a fost numit profesor la Catedra de Istoria Romnilor la Facultatea de Istorie din Bucureti. Fiind membru corespondent al Academiei Romne din 1889, devine membru deplin n 1905, iar n 1919 a fost decan al facultii de istorie din Bucureti, i ales preedinte al Comisiei monumentelor istorice. D. Onciul apare ca o personalitate cu totul deosebit att prin concepia sa istoric i prin metoda sa de cercetare, ct i prin nsuirile sale didactice. n 1900 a fost numit director general al Arhivelor Statului, unde a desfurat o activitate extrem de bogat pn n 1923. Problema localului 1-a preocupat n mod deosebit22. ntre 1900-1916 a reuit s refac ntreg localul de la mnstirea Mihai Vod, i s se ridice Palatul Arhivelorimportant monument istoric, devenit din 1866 sediul Direciei Generale a Arhivelor Statului. La Direcia General s-au pstrat ciornele scrise de D. Onciul pentru nenumratele sale cereri de aprob ri de fonduri necesare n vederea ntocmirii de planuri i devize de
n

Ibidem, dosar 19/1879, f. 14. * Ibidem, dosar 2/1884, f. 155. 'ibidem, dosar 13/1876, f. 7. * Ibidem, f. 9. 1 Ibidem, dosar 4/1888, f. 54. 2 ANlC,p. 201-231.

51

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

restaurare, confecionare de mobilier, introducerea luminii electrice, a gazului, telefonului, instalaii sanitare, exproprierea terenurilor din jurul Arhivei i crearea unui parc. D. Onciul a fost socotit unul dintre cei mai buni administratori i organizatori ai Arhivelor. Odat cu refacerea cldirii, D. Onciul s-a preocupat de procurarea mobilierului necesar amenajrii ei. n 1904 cerea fonduri pentru confecionarea de rafturi metalice n trei depozite i dulapuri pentru bibliotec, pe lng completarea mobilierului obinuit. D. Onciul a obinut n 1907, dup moartea lui B. P. Hadeu, restituirea pe ci juridice de la legatarii si testamentari, a crilor i documentelor luate de acesta pentru studii la Cmpina, cnd era director al Arhivelor Statului. n consecin, a interzis mprumutarea documentelor acas, de ctre oricine. Pentru dezvoltarea cercetrii, s-au procurat numeroase publicaii al cror numr, n 1923, era de 3930 de lucrri n 5333 volume23. n 1911, la insistena sa, s-a introdus n schema Arhivelor, postul de bibliotecar, i apoi de ajutor de bibliotecar, primul fiind ocupat ntre 1911-1919 de istoricul Ilie Minea, iar ultimul dup 1921 de istoricul i criticul literar George Clinescu angajat la Arhiv n urma unui concurs inut n 1920. n timpul primului rzboi mondial soarta tezaurului documentar al rii, 1-a preocupat n mod deosebit, astfel la 20 august 1916, cerea funcionarilor direciei s participe la mpachetarea documentelor ce vor fi transportate spre a fi puse la adpost". Sub directoratul lui Constantin Moisil24 (1923-1938) bibliotecile Arhivelor Statului din Bucureti, Iai, Cluj etc. cunosc o perioad de nflorire, mbogindu-i patrimoniul, conform Legii pentru organizarea Arhivelor Statului din anul 1925. Ca urmare a aplicrii acestei legi s-au prevzut biblioteci documentare pe lng aceste direciuni regionale, care s cuprind att cri i reviste de specialitate, ct i publicaii oficiale ale statului ca: Monitorul Oficial, bugete generale, anuare statistice, dicionare de localiti i altele. nzestrarea cu cri a bibliotecilor s-a fcut n mod centralizat, solicitndu-se cte 5-10 exemplare din fiecare titlu. Constantin Moisil a cutat s doteze Arhivele Statului cu publicaii administrative, crend n cadrul bibliotecilor secii speciale pentru pstrarea lucrrilor de acest gen. Pentru mbogirea bibliotecii cu carte strine va efectua schimburi cu bibliotecile din Frana, Praga, Belgia, New York25. Un merit deosebit i-a revenit lui Constantin Moisil n ntregirea coleciilor direciei cu fondurile Bibliotecii Hasdeu". La 17 iunie 1924 a avut loc o Conferin la Bucureti ce a dezbtut problema privind materialele documentare ce urmeaz s se depun la Arhivele Statului, modele de achizi ionare i selec ionare, metodele cele mai practice de p strare, inventariere i
23

ANI C, fon dul D . G.A.S., dos ar 9 15/1 9 2 3 , f. 9-1 3 ; 37- 38. Ilie abr ea, Co nstan tin M o isil, Bu cur e ti, 19 7 1 ; Figu ri d e a rhivi ti, p. 16 5-2 9 8 . Co nstantin M o isil a f o st o p e rs on al it at e mar c a nt n mi c a r ea in t e l e ctu a l r o m n eas c , me mbr u al A c a d e m i e i R o m ne , pro f es or i om de tiin , mare istoric i numismat, heraldis t i sigilograf punnd baz e le acestor discipline auxiliare. n mod special s-a ocupat de arhivistic romneas c ca discipli na ca re le sintetiz eaz pe toate celela lte. 25 ANIC, fondul DGAS, dosar 951/1927, f. 15.
24

52

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

catalogare a materialului arhivistic, sistemele cele mai lesnicioase de a pune acest material la dispoziia publicului. Tot el va stabili norme de selecionare a materialelor documentare, n funcie de specificul instituiei care le-a creat, n vederea predrilor la Arhivele Statului. Va interveni pentru reluarea materialului arhivistic ce a fost evacuat i depozitat la Moscova n cursul primului rzboi mondial. Restituire a lui va constitui un eveniment cultural covritor n istoria contemporan a Romniei consider c exprim o importan extrem de mare nu numai pentru istoria noastr politic i militar dar i pentru trecutul juridic economic i cultural al Romniei avnd o mare valoare din punct de vedere paleografie i al diplomaiei"26. n 1935 va obine restituirea unei pri din arhivele evacuate la Moscova. De-a lungul ntregii sale activiti se va preocupa pentru asigurarea spaiului de depozitare, cernd insistent n fiecare an confecionarea mobilierului. Este primul director care a reuit s organizeze o expoziie de mari proporii. Muzeul a fost inaugurat la 28 martie 1926, dispunnd de un material de expoziie foarte bogat i interesant. n localul muzeului va organiza o expoziie de art bizantin i de pictur istoric romneasc27 cu ocazia Congresului Internaional de bizantinologie care a avut loc n Romnia n anul 1924, ca i o expoziie de stampe privitoare la Transilvania, n cadrul marilor festiviti organizate pentru srbtorirea unui deceniu de la Unirea Transilvaniei cu Romnia28. n anul 1923 a luat hotrrea s editeze o publicaie periodic Revista Arhivelor", care s cuprind studii, cercetri i informaii din toate disciplinele tiinifice ce au ca obiect studiul documentelor. Prin nfiinarea colii de arhivistic n 1924 a putut s dea Arhivelor Statului cadre temeinic pregtite. i-a ncheiat activitatea sa de director n anul 1938. Urmaul su, profesorul universitar Aurelian Sacerdoeanu (1938-1953), a iniiat reorganizarea Direciei Arhivelor Statului ce a trecut n anul 1951 la Ministerul Afacerilor Interne. Vasile Maciu, confereniar universitar, la Facultatea de Istorie, a fost director al Arhivelor Statului ntre anii 1953-1956, preocupndu-se de organizarea i ndrumarea muncii arhivistice la instituii i ntreprinderi i de nfiinarea n ar a noi uniti ale Arhivelor Statului. n 1954 s-au difuzat n ntreaga ar Instruciunile arhivistice ale Direciei Arhivelor Statului. n anul 1956, conducerea instituiei a fost ncredinat tovarului" Ion Paraschiv. Ulterior, la conducerea Arhivelor Statului au fost numii militari pn n anul 1991, cnd s-a revenit la sistemul anterior, conducerea Arhivelor Statului s o dein specialiti n domeniul istoriei, cnd a fost numit director general al Arhivelor Statului, profesorul universitar, Ioan Scurtu.
* Ibidem, dosar 1055/1934, f. 88. J Ibidem, dosar 924/1924, f. 131. Ibidem, dodar 970/1929, f. 161.

53

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

La Iai, primul arhivar al Statului, Gh. Asachi (1832-1849 i 1857-1858) cunoscut pentru activitatea lui n diverse domenii ale culturii moldovene ti din secolul XIX, s-a strduit s organizeze Arhivele Statului ca o instituie de cultur unde s se poat face cercetr i istorice. A adunat numeroase materiale documentare, organiznd cu mult pricepere cele dinti depozite ale Arhivelor Statului din Iai. Ulterior a fost numit arhivar al Statului Vasile Alecsandri (1850-1853). Poetul a intervenit pentru preluarea unor materiale importante i s-a artat nelegtor cu doleanele subalternilor si. Amintim de asemenea pe literatul Gheorghe Sion (1853-1856) i pe Teodor Codrescu (1856), autorul cunoscutei Colecii de documente Uricariul". Sever Zotta (1912-1936) a organizat depozitarea documentelor dup principiile moderne. A depus mari st ruin e i eforturi pentru reducerea documentelor romneti evacuate n Polonia n timpul primului rzboi mondial. Dintre arhiviti unii au rmas scurt timp la Arhivele Statului din diverse motive, dar mai ales din cauza salariului prea mic. Alii, din contr, cu toate greutile materiale, au muncit ani la rnd, au fost devotai, ajungnd s iubeasc aceast instituie i s n-o mai prseasc. Printre acetia, trebuie s amintim pe Nicolae Rsti, unul dintre primii arhivari care, dup cum arta Gr. Mnu ntr-un raport ctre Minister i-a consacrat viaa sa ntreag muncii arhivistice". Pe lng cei care au rmas n Arhivele Statului ca arhivari i au lucrat mult ca timp, contribuind astfel la bunul mers i renumele instituiei, i-au nceput activitatea ca modeti copitii apoi paleografi i alii care mai trziu au ajuns s ocupe un rol de seam n cultura rii noastre. Dintre acetia menionm pe scriitorul Nicolae Filimon i slavistul D. Gr. Peacov, ambii venii n anul 1862 de la Comisia Documental, Stoica Petrescu, 1862, Zamfir Arbore, slavist ca i Ilie Brbulescu i Ilie Minea (1911-1919), mai trziu profesor universitar la Ia i, George C linescu (1921), Mria Dumitrescu (1933-1948), Mircea Tomescu (1945) i alii.

7. Pregtirea arhivititor. coala de Arhivistic


Pentru a-i putea ndeplini ndatoririle, arhivitii trebuie s cunoasc bine limbile n care sunt redactate documentele din arhive i s aib pregtirea necesar pentru a le descifra, a le transcrie i a le traduce cu perfect exactitate, s posede temeinice cunotine de istorie i de tiine auxiliare ale acesteia ca diplomatic, cronologie, sigilografie, adic s posede o cultur cu totul special, pe care nu o pot primi dect ntr-o coal organizat n acest scop. Pe lng universitile din Romnia au funcionat seminarii de paleografie slav , latin, greac, chirilic, apoi s-au nfiinat i catedre de tiine auxiliare ale istoriei. Scopul acestor seminarii era acela de a completa cursurile generale de istorie sau de filologie i s dea o pregtire special, care s poat fi suficient viitorilor arhiviti. Ideea nfiinrii unei coli speciale pentru pregtirea arhivitilor a aprut n anul 1862, cnd s-a nfiinat Direcia General a Arhivelor Statului, i a fost prins n Regulamentul de organizare a Arhivelor Statului.

54

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Primul director general al Arhivelor Statului de atunci, colonelul Bengescu II, cutnd s construiasc un local propriu pentru aceast direcie, a ncercat s nfiineze n cadrul aceluiai local i un Institut de Paleografie, n care s se predea disciplinele tiinifice care aveau legtur cu materialele arhivistice. Informaiile despre acest institut sunt extrem de puine. Se tie doar c inteniona s rezerve o sal la etajul nti pentru predarea leciunilor de tiine arhivistice, paleografice, diplomatic, biblioteconomie"*. Regulamentul Arhivelor Statului din anul 1862 n privina coalei de Arhivistic prevedea urmtoarele: Dispoziiuni ulterioare vor hotr regularea acestor cursuri, spre a se ntocmi o coal de Paleografie, cu scopul de a forma oameni speciali pentru Serviciul Arhivelor i lucrri ce atrn de dnsele". n schimb regulamentul din 1872 trecea sub tcere acest capitol. O nou ncercare de a organiza o coal pentru pregtirea personalului pentru munca arhivistic a fcut-o directorul general al Arhivelor Statului, Grigore N. Mnu (1866-1872). Acesta a ntocmit un program de cursurile ce urmau s se predea la aceast coal, a crei durat urma s fie de trei ani. Proiectul dateaz din anii 1866-1868, ca profesori fiind indicai Rileanu, Grigore Mnu, B. P. Hadeu, Berindei, Cezar Bolliac i N. Mavros. Acetia aveau s predea noiuni de istorie universal i a romnilor, paleografie romno-chirilic cu sigilografie i epigrafie, limba slav, arhivistic i teoria coleciunilor publice, numismatic, noiuni de lingvistic, istoria artei i diplomatic. ncercarea n-a avut rezultat pozitiv. La Sibiu, n anul 1876, Frantz Zimmerman, directorul Arhivei Naionale Sseti, organiza deja cursuri de paleografie pentru viitori arhiviti, constnd din lecii practice de paleografie latin pe baza documentelor din arhiv. Elevii se recrutau dintre tinerii sai cu studii liceale, care doreau s devin funcionari la arhivele din oraele sseti. Cursurile au durat pn n anul 1907, cnd au fost desfiinate. Directorul Dimitrie Onciu (1900-1923), a inut muli ani la rnd seminarul su n localul Arhivelor Statului, obinuind pe studeni cu descifrarea i traducerea vechilor documente slave, cu citirea i interpretarea actelor i documentelor romneti din diferite epoci, cu sigilografia, cu diplomatica i cronologia. Dei seminarul su nu echivala cu o coal special, fiindc nu se ocupa de toate disciplinele legate de arhive, totui dintre studenii lui s-au recrutat un numr important de arhiviti cu pregtire temeinic. n 1924 pe lng Arhivele Statului s-a nfiinat coala de Arhivistic. nfiinarea colii de Arhivistic s-a datorat eforturilor academicianului Constantin Moisil. Noua instituie a funcionat ncepnd din noiembrie 1924 - deschiderea cursurilor avnd loc la 28 noiembrie acelai an - sub denumirea de coala practic de arhivaripaleografi i a funcionat pe lng Direciunea General a Arhivelor Statului, care-i punea la dispoziie localul, biblioteca i materialul didactic. Deschiderea oficial s-a fcut n prezena unui numr mare de intelectuali. Printre ei s-a aflat N. Iorga, minitrii Finanelor, Cultelor, primarul Bucuretiului i chiar primul ministru.

A. Sacerdoeanu, Proiectul pentru Palatul Arhivelor, Bucureti, 1942, p. 14.

55

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Obiectele de studiu pentru anul I erau: arhivistic, paleografia slavon, romnochirilic, latin i greac i izvoarele istoriei romnilor, iar pentru anul II: sigilografia, heraldica, diplomatica, instituiile vechi romneti i dreptul vechi romnesc. Corpul didactic era alc tuit din cadre din nv mntul universitar (N. Cartojan. P. Cancel, C. Maiorescu) i secundar (Iulia tefnescu i Ion Vldescu). Elevii colii trebuiau s fie cel pu i n absolven i ai nv mntului secundar. Legea de organizare a Arhivelor Statului din 1925 stabilea c pe lng Direciunea general se va nfiina o coal practic de arhivari-paleografi, n scop de a pregti personalul de specialiti necesari Arhivei Centrale i regionale i de a rspndi n publicul cult cunotinele practice necesare pentru nelegerea i studierea documentelor, peceilor, monumentelor heraldice i miniaturistice i pentru aprarea lor de distrageri ori nstrinare". Regulamentul colii din 30 mai 1931 i-a modificat titlul n acela de coal Superioar de Arhivistic i Paleografie, iar n textul legii Arhivelor Statului, modificat n anul 1932, se preciza c se va nfiina n nelegere cu Universitatea o coal Special de Arhivistic i Paleografie". Conform noului regulament scopul coli i care devenea o institui e de nvmnt superior, era de a forma arhiviti, bibliotecari i experi grafici. n acest scop s-a nfiina t pe lng secia arhivistic, una de bibliologie i alta de expertiz grafic i grafologie. ntre anii 1931-1936 s-au tiat toate subveniile primite de coal din partea statului. - coala a continuat totui s funcioneze dei profesorii nu mai primeau nici un salariu. Prin legea nvmntului superior din 1938 coala de Arhivistic fcea parte din colile speciale, care erau declarate coli de n v mnt superior. Situa ia salariilor profesorilor s-a normalizat ncepnd cu anul 1939. La 11 octombrie 1941, ns coala de Arhivistic a fost desfii nat*. A continuat s funcioneze numai cu anul II pe lng facultatea de Litere i Filozofie din Bucureti. n anul 1942 n urma eforturilor deosebite ale profesorului A. Sacerdoeanu, directorul general, de atunci, al Arhivelor Statului, a fost renfiin at prin legea nv mntului superior i trecut n rndul colilor superioare speciale. nc din anul 1940, durata cursurilor s-a prelungit la trei ani. In 1947 existau unsprezece catedre prevzute cu salariile normale, trei posturi de asisteni i ase posturi administrative. coala funciona pe lng Direcia General a Arhivelor Statului i depindea de Rectoratul Universitii din Bucureti, n ceea ce privete controlul activitii didactice i eliberarea diplomelor. Scopul su era acela de a forma specialiti necesari arhivelor, bibliotecilor i muzeelor, precum i experi grafici cu pregtire tiinific pentru instanele judectoreti. Pentru lucrrile tiinifice ale corpului didactic al coalei i membrilor Institutului de Cercetri Arhivistice nfiinat n baza dispoziiilor legii din 1942 ca anex a Seciei de Arhivistic, s-a editat Buletinul colii ce a aprut sub denumirea de Hrisovul" (au aprut apte volume pentru anii 1941-1947) rezervat studiilor de tehnic i informaie Arhivistic". Prin reforma nvmntului din anul 1948, coala de arhivistic a fost transformat n Institutul de arhivistic. La 3 sept. 1950 acest Institut a fost desfiinat i cercettorii trecui la Facultatea de Istorie a Universitii Bucureti la Catedra de Arhivistic care ulterior s-a desfiinat i ea.

ANIC, fond coala de Arhivistic, dosar 29,1941, f. 329-331.

56

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

n anul 1992 relundu-se tradiia s-a nfiinat Facultatea de Arhivistic ce funcioneaz sub egida Arhivelor Naionale din Bucureti i n cadrul Academiei de Poliie Al. loan Cuza" din Bucureti29. Cu o durat de 4 ani aceasta va furniza personalul arhivistic necesar muncii de arhiv. Existena ei este menionat n Legea Arhivelor din 1996. n perioada 1980-1991, tot pe lng Arhivele Statului a funcionat Centrul de Perfecionare Profesional care avea drept scop formarea i pregtirea personalului de specialitate nou ncadrat la Arhive. n anul 1991 acesta s-a transformat n coala Naional de Perfecionare Arhivistic30 care asigur pregtirea i specializarea personalului necesar activitilor arhivistice alturi de facultatea de Arhivistic. Legea Arhivelor o menioneaz de asemenea. n aprilie 1993 s-a constituit Asociai a Arhivitilor i prietenilor Arhivelor, la Bucureti, la sediul ANIC. Asociaia i propune promovarea arhivisticii ca tiin auxiliar a istoriei, pstrarea i promovarea patrimoniului naional arhivistic, recunoaterea statutului arhivistului n societatea romneasc contemporan31.

B.I.D.A., nr. 1/1992, p. 9-13. i Ibidem, p. 14-15. ' B.I.D.A., 4, 1993, p. 26-28, Statutul asociaiei.

57

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Anexa Conductorii
Arhivelor Naionale din Romnia - 1831 -183 7 -1832-1849 -1857-1858 3. Paharnic Costache Bobescu, Arhivarul statului - 1837-1843 4. Paharnic Ioan Eliade Rdulescu, Arhivarul statului - 1843-1848 5. Serdarul C. D. tefanescu, Arhivarul statului - 1848-1848 6. Serdarul Toma Popescu, Arhivarul statului - 1848-1849 7. Paharnic Grigore Alexandrescu, Arhivarul statului - 1849-1854 8. Vasile Alecsandri - 1850-1853 9. Gheorghe Sion - 1853-1856 10. Paharnic Constantin Rmniceanu, Arhivarul statului - 1859-1859 I1. Serdarul N. Nestor, Arhivarul statului - 1859-1859 12. Petrache Teulescu, Arhivarul statului -1859-1861 13. M. Caracasidis, Arhivarul statului - 1861 -1862 14. Petrache Teulescu, Arhivarul statului - 1862-1864 15. Grigore Bengescu II, Director general al Arhivelor Statului - 1862-1864 16. Cezar Bolliac, Director general al Arhivelor Statului - 1864-1866 17. Grigore N. Mnu, Director general al Arhivelor Statului - 1866-1869 18. C. D. Aricescu, Director general al Arhivelor Statului - 1869-1870 19. Grigore N. Mnu, Director general al Arhivelor Statului - 1870-1871 20. C. D. Aricescu, Director general al Arhivelor Statului - 1871-1876 21. B. P. Hadeu, Director general al Arhivelor Statului - 1876-1900 22. Dimitrie Onciul, Director general al Arhivelor Statului - 1900-1923 23. Alex. Lapedatu, Director general al Arhivelor Statului - 1923-1923 24. Const. Moisil, Director general al Arhivelor Statului - 1923-1938 25. Aurelian Sacerdoeanu, Director general al Arhivelor Statului - 1938-1953 26. Vasile Maciu, Director general al Arhivelor Statului - 1953-1956 27. Ion Paraschiv, Director general al Arhivelor Statului - 1956-1960 28. Nicolae Dinu, Director general al Arhivelor Statului - 1960-1965 29 .Gheorghe Titilescu, Director general al Arhivelor Statului - 1965-1973 30. Ionel Gal, Director general al Arhivelor Statului - 1973-1984 31. Vasile Moise, Director general al Arhivelor Statului -1984-1990 32. Ioan Munteanu, Director general al Arhivelor Statului - 1990-1991 33. Ioan Scurtu, Director general al Arhivelor Statului - 1991 -1996 34. Corneliu Lungu, Director general al Arhivelor Statului - 1996I. Cminarul Iordache Rsti, Arhivarul statului 2.Gh.Asachi

58

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

8. Arhiva curent a unei organizaii. Prelucrarea documentelor contemporane*


Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul este un act oficial sau particular prin care se adever ete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale, documentul este definit ca "un material pe care este nregistrat o informaie" sau "o informaie nregistrat pe un segment". Prin urmare, elementele componente ale unui document sunt: informaii, nregistrarea lor, suportul. Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel, n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei32 documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs "pe supori friabili, realizat cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografelor sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Prin urmare, documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, precum i nregistrri foto, video, audio i informaii cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate33. Arhivele ar fi, aadar, documente de o mare diversitate, att sub aspectul informaiei, ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate. Acestea se afl grupate n fonduri i colecii oriunde s-ar afla: n arhive naionale, departamentele (judeene) i curente. Fond arhivistic se consider "totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistic a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei naionale, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii34. In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specific: "Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiil e publice sau private, economice, sociale, culturale,

Acest capitol a fost realizat cu colaborarea d-nei Mria Petre, referent de specialitate n cadrul ANIC, i a fost publicat n lucrarea Secretariat i asisten managerial, Bucureti, Edit. Universitii din Bucureti, 2003, p. 183-223. Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, p. 103-104; vezi i Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor, n "Arhiva Romneasc", tom I, 1995, p. 26-39. ^ "Monitorul Oficial", nr. 71/9, aprilie 1996. Dicionarul, p. 121-122.

59

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

militare..., precum i de ctre persoanele fizice"35. Colec ia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor36. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit, dar au o form i raporturi asemntoare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificarea arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice. Exist mai multe criterii de clasificare: A. Dup deinerea arhivelor: - arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv; - arhive ale Arhivelor Naionale; - arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare. B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: - arhive curente (de registratur); - arhive de depozit; - arhive istorice (permanente). C. Dup ornduirea social: - arhive feudale; - arhive moderne; - arhive capitaliste; - arhive socialiste. D. Dup etapele istoriei arhivelor: - arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui); - arhiva la eminent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz); - arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden); copierea se fcea n registru; - arhiva de registratur (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ). E. Dup creatorii arhivelor: - arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat; - arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare; - arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, cur i cu juri etc; - arhive poliieneti provin de la instituiil e din perioada modern care aveau n sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului; - arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
' "Monitorul Oficial", nr. 71/9, aprilie 1996. ' Dicionarul, p. 74; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33.

60

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

arhive statistice - fac parte din arhivele economice; apar n secolul al XlX-lea, prin nfiinarea oficiilor statistice (1859); - arhive militare - cuprind documente create de armat, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major; - arhive sanitare - apar in unor institu ii create la sf ri tul secolului al XlX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii; - arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a i p str a interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii); - arhive culturale create de instituii de cultur, precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; - arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup secolul al XlX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti; - arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi; - arhive personale - totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan; - arhive familiale - ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe: - hrtie, lemn, mtase, metal, papirus, pergament, scoara de copac. G. Dup modul de percepere de ctre om: - arhive vizuale; - arhive sonore; - arhive audio-vizuale. Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar clasificarea arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice37. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 au produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate, pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim 8, respectiv Legea nr. 40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr. 769/1991. Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996, prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) ca "administrarea, supravegherea i

Ibidem, p. 33-34; Florea Oprea, p. 34-37 - mparte arhivele n arhive clasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii. Marin Radu Mocanu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, n Arhiva romneasc", tom II, 1996, P- 13, idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I., 1997, p. 15.

61

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne". Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente le revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat. Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele Naional e au elaborat prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciun i sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiil e cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexit i i i cantiti i de arhi v , precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv. Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente, ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor, i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.

8.1. Evidena documentelor


Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intrate, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creaz un num r mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare39.
39

Legislaie arhivistic, Bucureti, 2001, p. 26.

62

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an. n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: nu mrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numru l anexelor; emitentul; con inutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde.

8.2. Gruparea documentelor n dosare


Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie40. Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important41. Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost
Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n RA, an LV, voi. X2, nr. 4/1978, p. 444. Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare - instrumente de baz n activitatea arhivistic, n RA, an LVI, voi. XLI, nr. 1/1979, p. 17.

63

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz. Pe lng acestea, s-a indicat ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unit ilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea , valorificarea informaiilor documentelor etc. O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ42. Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare. El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr. l43. n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule. n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr. 1 la fiecare compartiment de munc. n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex. I Al). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex. Bl) sau numai din cifra arab (ex.: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc. La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrareieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex.: P,10,5, C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinifi c a informaiilor pe care le conin documentele.
42

Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n RA, an LXI, voi. XLVI, nr. 4/1984, p. 414. Legislaie arhivistic, p. 52.

64

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul "permanent" (prescurtat "P"), iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiil e documentelor pot avea importan tiinifi c, lng termenul de pstrare temporar se menioneaz "C.S." (comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent, iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea "copii", cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz ntr-o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creaz documente cu termene de pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor44. Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou. De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le nsumeaz au regim secret i care, n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli, dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului45.
Voica Coman, op. cit., p. 415. Elena Ciuc, Din experiena Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureti pe linia activitii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n RA, an LXII, voi. XLVII, nr. 4/1985, p. 399.

65

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomenclatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv, iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i la nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente, precum i pentru menionarea n registrul intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni. Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic etc); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasificarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin. nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.

8.3. Inventarierea dosarelor. Predarea Ia compartimentul Arhiv"


Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fie. Prin metoda direct, inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv. Prin metoda indirect , inventarierea se execut pe baza fi elor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator47.
46 47

Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p. 16. Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele arhivelor statului, n RA, an LVI, voi. XLI, nr. 3/1979, p. 300.

66

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 248. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru. Rubrica "Coninutul dosarului" va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i perioada la care se refer. Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul dosarului. Dup el, este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea compl et. Problema sau problemele coninut e n dosar constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului49. Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces-verbal (Anexa 3). La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrin d respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordante, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun5 . Eviden a dosarelor i inventarele depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic51. Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Legislaie arhivistic, f. 53. Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca contemporan, n RA, an LVI, voi. XLI, nr. 1/1979, p. 23. Legislaie arhivistic, p. 54. Ibidem, p. 55.
49

67

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Astfel, la capitolul "Preluri" se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz: Numrul de ordine al inventarului Data prelurii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior La capitolul "Ieiri" se trec: Data ieirii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ieite Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute52. Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5)53 Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 3)54 Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

8.4. Selecionarea documentelor


Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv. Selecionarea are drept scop, pe de o parte, stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i, pe de alt parte, introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.

52 53

Ibidem,p. 31. Ibidem, p. 56. 54 Ibi dem, p. 57.

68

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani), dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a.)55. Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare56. Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor care efectueaz selecionarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sunt suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral "a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente57. Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea "C.S." (comisia de selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic58) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv, ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz,
Voica Coman, Selecionarea documentelor la organizaii, n RA, an LIX, voi. XLIV, nr. 4/1982, p. 370. ' Legislaie arhivistic, p. 32. Voica Coman, op. cit., p. 373. Legislaie arhivistic, p. 56.
s

69

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale59. Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat, astfel, pierderea unor informaii importante. Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru60. Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)61, nsoit de inventar (anexa nr. 7)62, cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7, va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc), ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i, dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii. Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate63.

8.5. Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de Stat


Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: "Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat"64. Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele
59

Ibidem, p. 32. M ri a Dogar u, I nst rument el e de evi den i in fo r m a r e tiin i fic pent ru i z voarel e si gi l are, n RA, an LVI , voi. XLII, nr. 2/1979, p. 154. 6 1 Legislaie arhivistic, nr. 57. 62 Ibidem, f. 58. 63 Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n RA, editat de Asociaia Arhivitilor "David Prodan", Cluj-Napoca, seria a IlI-a, voi. 1,1995, nr. 1-2, p. 77. 64 Legislaie arhivistic, p. 33.
60

66

70

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situ aii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documentele secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de selecionar e compus din persoane care au acces la date, informai i i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc), pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor, atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general, ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific .

8.6. Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare


n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr, important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat. Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare. Astfel, deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an66. n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie
Elena Ciuc, op. cit., p. 399. Legislaie arhivistic, p. 34.

71

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic. n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri liniari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare67. Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere, pot aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn.

8.7. Folosirea documentelor


Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri, precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor68. Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, din 23 mai 1996, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi 69 ce-privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc , studii, drepturi patrimoniale' Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente, precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). Dac la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele,
Ibidem, p. 35. ' Legea Arhivelor Naionale, n "Monitorul Oficial al Romniei", VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, p. 4. ' Legislaie arhivistic, p. 36.

72

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. In cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic, iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot. Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fi a va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic, iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate70. Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr. 871. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitantului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume, fia de control (anexa nr. 9)72 care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.

70

Ibidem, p. 37. '

Ibidem, p. 59.
72

Ibidem, p. 60.

73

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

8.8. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic


Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. Odat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem vast i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)73 i inventare (anexa nr. 2)74, aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr. 4)75. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale: Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint , de obicei, pe supori de diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor)76. Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental, fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului
73 74 75 76

Ibidem, p. 54. Ibidem, p. 53. Ibidem, p. 55. Ibidem, p. 39.

74

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i cole ciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-8077.

8.9. Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv


Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice78. Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop, care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului (suport hrtie, film etc), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi, se asigur un spaiu liber de 0,7-0,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. n depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 1418C, iar umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se m soar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele, iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin o dat la 5 ani.
Ihidem, p. 40-45. Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor, n "Arhiva Romneasc", tom I, fasc. 2/1995, p. 31.

75

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte, precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene. n depozitele de arhiv , dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta, iar rafturile i poliele se numeroteaz79. Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele documentelor aflate n depozitul respectiv.

8.10. Depunerea documentelor Ia Arhivele Naionale


Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent materialele astfel: Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz. Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, la Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn80. Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr. 681.
Legislaie arhivistic, p. 49. Legea Arhivelor Naionale, n "Monitorul Oficial al Romniei", VIII, nr. 71, din 9 aprilie 1996, p. 3. Legislaie arhivistic, p. 57.

80 8 1

76

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

INTRODUCERE N TIINELE AUXILIARE ALE ISTORIEI - Surse info-documentare

Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora statul le acord protecie social, pedepsind pe cei care aduc prejudicii integrit ii lor sau nu iau msuri privind eviden a, selec ionarea i pstrarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale, iar contestarea procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv, prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic, asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

BIBLIOGRAFIE Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei", VIII, nr. 71 din 9 Aprilie 1996. Legislaie arhivistic, Bucureti, 2001. MERA LAURENIU, ndreptar arhivistic, ed. a 2-a revzut, Aronda, Cluj-Napoca, 2002. OPREA FLOREA, Con inutul i evolu ia conceptelor i ale practicii de p strare , conservare i restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc", tom. I, 1995. MOCANU, MARIN RADU, Arhivele Naionale n Competiie cu timpul, n Arhiva Romneasc". Tom II, 1996. Idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, 1997. DINU, CRISTINA, NICULA, VASILE, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n RA, an LV, voi. X2, nr. 4, 1978. COMAN, VOICA, Selecionarea Documentelor la organizaii, RA, an LIX, voi. XLIV, nr. 4, 1982. CP LNEAN, VASILE, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n RA, editat de Asociaia Arhivitilor David Prodan", Cluj-Napoca, serie a IlI-a, voi. 1,1995, nr. 1-2. Norme tehnice privind desfurarea activitilor n Arhivele Naionale aprobate de Directorul General prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996.

77

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

ANEXE
Legea Arhivelor Na ionale -1996 Parlamentul Romniei adopt prezenta lege. Capitolul I
Dispoziii generale
Art. 1 - Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi. Art. 2 - Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate. Art. 3 - Administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Naionale i exercit atribuiil e prin compartimentele sale specializate i prin direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale. Art. 4 - Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi. Capitolul II

Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
Art. 5 - Arhivele Naionale acorda asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele atribuii: a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurare a ntregii activit i arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege; d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le deine;

78

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

INTRODUCERE N TIINELE AUXILIARE ALE ISTORIEI - Surse info-documentare e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor N aional e i re eaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare i documentare; g) elaboreaz i editeaz "Revista Arhivelor" i alte publi cai i de specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei; h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic, pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu, atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei; j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale; k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale; 1) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi. Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice. Modul de organizare_i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naionale. Capitolul III Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente

Seciunea I Evidena documentelor


Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9 - Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza uni registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau d eintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor jud eene ale Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma selecionrii,

79

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

ADINA BERCIU-DRGHICESCU transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat. Sec iunea a Ii-a

Selecionarea documentelor
Art. 10 - n cadrul Arhivelor Naional e funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i de inute de ceilali creatori. Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale. Art. 11 - n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoar e de documente funcio neaz cte o comisie de selec ionare, numit prin decizia sau ordinul conductor ului unit ii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selecionare, nso it de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se p streaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor judee ne ale Arhivelor Naio nale, n cazul celorlali creatori i deintor de documente. Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2. n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. Sec iunea a IlI-a

Pstrarea documentelor
Art. 12 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii ori comercializr ii n alte condiii dect cele prevzute de lege. Persoanele juridice creatoare i deinto are de documente sunt obligate s le pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv . Noile construci i ale creatorilor i deintorilo r de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute pentru p strarea documentelor. Arhivele Na ionale i direc iile jud eene ale Arhivelor Naional e pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n func ie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. Sec i unea a l Y-a

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale


Art. 13 - Persoanele juridice creatoare i deintoar e de documente depun spre p strare permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz: a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor;

80

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz. Art. 14 - Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi. Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13. Art. 15 - Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite. Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii. Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de documente. Art. 17 - Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea termenelor de depunere a acestora. Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluare de ctre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale sau la direciile judeene ale acestuia. Art. 19 - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei odat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n custodie. Capitolul IV

Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiinific , rezolvarea unor lucr ri administrative, informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.

81

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21 - Creatorii i de i n tori i de documente sunt obliga i s elibereze, potrivit legii, l a cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i de in, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prev zut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege. Art. 22 Documentele a cro r cercetare poate afecta interesele na ionale , drepturile i libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol, nu se dau n cercetare. Fac parte din aceast categorie documentele care: a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor constitu ionale i ale legisla iei n vigoare; b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului; c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. Capitolul V

Personalul arhivelor
Art. 23 - Creatorii i deintori i de documente, prev zu i la art. 2, persoane juridice, au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora. Desemnarea personalului nsrc inat cu activitatea de arhiv, structura i competen a acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctr e conducerea unit ii creatoare i dein to are de documente, cu avizul Arhivelor Na ional e sau, dup caz, al direc iilor judeen e ale Arhivelor Naionale. Art. 24 - Formarea, atestarea i perfecionare a personalului de specialitate din Arhivele Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionar e Arhivistic. Art. 25 - Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria funcionarilo r publici. Capitolul VI

Rspunderi i sanciuni
Art. 26 Nerespectarea dispoz i iilor prezentei legi atrage, dup caz, r spundere contravenional, civil sau penal. Art. 27 - Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal. Art. 28 - Scoaterea peste grani a documentelor care fac partre din Fondul Arhivistic Naional al Romniei sau nstr inare a acestora ctr e persoane fizice sau persoane juridice strin e f r autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav. Tentativa se pedepsete:

82

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Art. 29 - Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni: a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9; c) neselecionar ea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n cond iiile prevzute la art. 11; d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i deinute de ctre creatorii i d eintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romnei de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13; f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ct re persoane fizice sau persoane juridice, f r respectarea prioriti i Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la expirarea termenejor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17. Art. 30 - Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz: a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f); b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cele prevzute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplic i persoanelor juridice. n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescr ipie a rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile. Art. 31 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se fac de ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale Arhivelor Naionale. Art. 32 - mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia. Art. 33 - Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor. Capitolul VII Dispoziii

finale i tranzitorii
Art. 34 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivele Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legi. Art. 35 - Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.

83

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Art. 36 - Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor Naionale se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor Naionale. Art. 37 - Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 38 - Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei legi se abrog. Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1966, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei Preedintele senatului Prof. Univ. Dr. Oliviu Gherman Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailo r n edi n a din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei Bucureti, 2 aprilie 1996. nr. 16 Preedintele Camerei Deputailor Adrian Nstase (Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996)

84

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

ANEXA NR. 1 Aprob Preedintele Consiliului de administraie (director) Se confirm Directorul general al Arhivelor Naionale (Directorul Direciei) Judeene ....... a Arhivelor Naionale) NO MEN C LA TO RU L ARH IVI STI C NA I ONA L aprobat pr in Ordinu l (Decizia) nr ......... din ........... Serviciile Denumirea dosarului Termenul de (coninutul pe scurt al pstrare problemelor la care se refer) A. Serviciul 1 ................................ Permanent secretariat 2................................. 10 ani 3................................. 5 ani

Direcia

__ Observaii

Direcia secretariat i administrativ

B. Serviciul administrativ

1................................. 2................................. 3 ................................

Permanent 10 ani 5 ani

ANEXA NR. 2
(denumirea creatorului) (denumirea compartimentului) INVENTARUL PE ANUL ............... pentru documentele care se pstreaz Nr . permanent sau temporar Indicativul Datele Numrul dosarului, Observaii dosarului dup Coninutul pe scurt al registrului etc. extreme filelor nomenclator

Prezentul inventar format din

file conine .......... dosare, registre,

condici, cartoteci etc. Numerele ...........................au fost lsate la .................................. nefiiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr ................... Astzi ............................. s-au preluat .................................. dosarele. Am predat, Am primit,

85

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Instituia ........... (regie autonom, societate comercial)

ANEXA NR. 3

PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor Astzi, ......... subsemnaii........................ delegai ai compartimentului ................ , i .......... arhivarul instituiei ................. am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ........................de ctre serviciul menionat, n cantitate de .................dosare. Predarea-primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............ pagini dactilografiate, conform dispoziiilor legale. Am predat, Am primit,

ANEXA NR. 4 REGISTRU DE EVIDEN

a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice


Numrul de dosare Nr. Preluri Denumirea crt. Data compartimentului 1 Datele extrase ale documentului Dup inventar Primite efectiv Ieiri din arhiv

1. numrul de ordine al inventarului 2. data prelurii dosarelor din inventarul respectiv 6. numrul total al dosarelor cuprinse n inventar 8. data scoaterii dosarelor din eviden 9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale etc.) 10. denumirea, num rul de nregistrare i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de predare-preluare)

86

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

INTRODUCERE N TIINELE AUXILIARE ALE ISTORIEI - Surse info-documentare

ANEXA NR. 5
(denumirea creatorului)

(sediul)

PROCES VERBAL NR ........ Comisia de s elecionare , numit prin Ordinul nr .......... din ................. selecionnd n edi nele din .................... documentele din anii* .............. avizeaz c dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.
Preedinte, (numele i prenumele) Semntura Membrii, (numele i prenumele) Semntura Secretar, (numele i prenumele)

LISTA termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele privind interesele naionale, drepturile i libertile cetenilor
documentele medicale, dup 100 de ani de la crearea lor; registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea lor; dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor; documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani de la moartea acesteia; documentele referitoare la sigura na i integritatea n aional , dup 100 de ani de la crearea lor; documentele privind afacerile criminale, dup 90 de ani de la crearea lor; documentele privind politica extern, dup 50 de ani de la crearea lor; documente ale societii comerciale cu capital privat, dup 50 de ani de la crearea lor; documentele fiscale, dup 50 de ani de la creare; documentele notariale i juridice, dup 90 de ani de la crearea lor. (Monitorul Oficial, nr. 71, 9 aprilie 1996)

anii extremi

87

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

XII. METODOLOGIA ALCTUIRII UNEI LUCRRI TIINIFICE


1. Elaborarea unei lucrri de interpretare (un studiu, o carte)
Pe de o parte, lmurirea conceptelor cu care operm, pe de alta cunoaterea tiinelor auxiliare ale istoriei ajut pe student s-i formeze sau s-i consolideze o concepie tiinific i, deopotriv, s-i cunoasc bine "meseria". Aceasta, att pentru a-i nsui cu nelegere cele predate de profesor sau studiate personal, ct i pentru a-i face "ucenicia tiinific", astfel ca dup absolvire s se poat integra optim n munca didactic, n cercetarea de specialitate i n orice alt resort n care competena i este solicitat. Dac la seminariile generale i nsuete n primul rnd deprinderile didactice, la cursurile de aprofundare i la seminariile aferente lor (sau chiar independente de curs) studentul, pe de o parte, i nsuete metodologia cercetrii, aplicat imediat la ntocmirea de referate i la dezbaterile din seminarii. Aplicarea celor nsuite se continu la cercurile tiinifice studeneti prin prezentarea de cri nou aprute (n domeniu) i referate tiinifice. Adncirea specializrii, chiar n facultate, l conduce pe student n a prezenta, la cerc, chiar unele comunicri tiinifice la un subiect ce i s-a dat n studiu sau el nsui 1-a propus dup serioase investigaii asupra ineditului acestuia (sau: insuficient cunoscut, incorect abordat pn atunci), solicitnd i sprijinul/ndrumarea profesorului su specialist n domeniu. O recenzie la o carte de specialitate este mai pretenioas, aici regula fiind ca recenzentul s tie, profesional, cel puin ct autorul crii i chiar ceva mai mult, pentru a se pronuna n cunotin de cauz; altfel, risc s greeasc. O etap tiinific accesibil pentru student, n pragul absolvirii, este prezentarea (la cerc sau seminarul de aprofundare) a unui capitol sau mai multe din lucrarea de licen i, n sfrit, lucrarea de "consacrare" tiinific la acest nivel este aceasta din urm. Dac, ntre timp, prin aprofundarea unui domeniu al istoriei, studentul reuete s elaboreze i o recenzie sau un studiu, acestea pot fi considerate drept elemente de consacrare tiinific ntr-o prim etap. Consacrarea tiinific ns, de regul, o d doctoratul. Pentru a urca aceste trepte ale formrii i consacrrii tiinifice, este necesar ca studentul, n paralel cu nsuirea cunotinelor de specialitate, s cunoasc procedeele i tehnicile de elaborare ale unei lucrri tiinifice n domeniu, ntr-un cuvnt metoda alctuirii ei. Un prim sfat este acesta. ntruct, de cnd e lumea, meseria - cum s-a spus - "se fur", n cazul nostru se nva, studentul sau oricine a pornit pe calea aceasta e bine ca n paralel cu studierea unei lucrri tiinifice, s ia seama, atent, i la metoda folosit de autor pentru elaborarea ei, pentru a se face ct mai bine nele s de cititor: cum face o analiz , o demonstraie, cum trage o concluzie (dac ea este adecvat demonstraiei); consecvena cu care folosete un stil tiinific; cum "mparte" textul n capitole, subcapitole, paragrafe, cum i cnd face sublinierile n text (notnd ale cui sunt: ale sale sau ale altui autor folosit); cum introduce citatele i cum face parafrazrile, trimind, cu probitate, la sursa utilizat; cum ntocmete aparatul critic (infrapaginal sau la sfritul capitolului ori al lucrrii), cu toate

88

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

elementele lui; cum i ntocmete (dup caz) lista de prescurtri, pe care o ataeaz la nceputul lucrrii, sau cum - la un studiu mai restrns - anun, n not, aceste prescurtri, la prima citare; cum i ntocmete indicele; cum elaboreaz introducerea la lucrri, eventual prefaa (indiferent dac o elaboreaz el sau i se face de altcineva: un coleg "de breasl" sau o autoritate n domeniu, ca recomandare; cum alege i cum pune n pagin iconografia lucrrii, hrile, tabelele sau alte anexe care ntregesc lucrarea; n sfrit, dac autorul a fost atent la inuta grafic a lucrrii (calitatea hrtiei i a coperilor, nti pentru a rezista n timp, al 2-lea pentru a crea o prim impresie plcut, deci favorabil, cititorului). i un "secret" profesional, pentru a para o anumit tentaie a editorului: n contractul cu acesta i n "pagina tehnic" (la nceput) a lucrrii - dac autorul a avut grij s-i consemneze drepturile rezervate (copyright-ul). Dac va fi atent la toate acestea, studentul va nva "din mers" meseria. Alte nvturi le primete, desigur, de la fiecare profesor sau asistent. n sfrit, o sintez, ordonat, a tuturor acestora o prezentm noi aici. Alegerea temei de cercetare nu este att de uoar, cum s-ar prea. Dac o repartizeaz sau o sugereaz profesorul specialist, n mod normal o face n cunotin de cauz. i chiar dac o propune el, studentul l consult pe profesorul sub coordonarea cruia lucreaz. Alegerea temei presupune: 1) s fii edificat deplin asupra necesitii abordrii respectivei teme, fie din punctul de vedere al cercetrii fundamentale, fie din cel al celei aplicative, practice; 2) s ai cunotine aprofundate asupra domeniului abordat, n cuprinsul cruia tema poate fi necercetat, parial cercetat (deci, insuficient) sau greit abordat/interpretat, situaie care ndreptete cercetarea/recercetarea ei; 3) s tii dac ai acces (n ar sau n strintate) la baza de documentare (istoriografic sau de surse inedite) i dac, dup caz, stpneti limbile lucrrilor publicate sau ale surselor inedite. Titlul lucrrii, la nceput, are o formulare aproximativ - dar ct mai adecvat temei. El se va definitiva pe parcurs n funcie de anumite aspecte reieite pe parcursul documentrii. Oricum, n forma final, titlul trebuie s "acopere", n cteva cuvinte, coninutul lucrrii. ntocmirea bibliografiei, pentru tema aleas, este absolut necesar. Ea este obligatorie, de pus n lucrare, pn la teza de doctorat inclusiv, dar e necesar i ulterior, n crile publicate. Lucrrile istoriogrqfice, cu care ncepe ntocmirea bibliografiei, se consemneaz pe fie bibliografice (1/8 dintr-o coal A4). Pe fia bibliografic se trec, n ordine: Numele i prenumele autorului (sau autorilor) sau, dac e o lucrare colectiv, ale coordonatorului sau ale efului de colectiv); titlul lucrrii (dac este un studiu ntr-o revist, se menioneaz: n revista "...", deci titlul revistei n ghilimele, anul de apariie al revistei, anul calendaristic, numrul revistei, locul, paginile ntre care se afl studiul); eventual, ediia a II-a, a III-a etc; locul editrii, anul editrii, numrul paginilor; ilustraii, anexe sau alte materiale n afara textului ori distribuite n text. Dup bibliografierea crilor, studiilor, chiar a recenziilor importante la anumite lucrri, urmeaz bibliografierea surselor inedite (de arhiv), ca i menionarea izvoarelor de tradiie (dup caz). Schema bibliografiei ar putea fi aceasta (alfabetic, pe capitole, numerotate de la 1 pn la final):

89

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

I Lucrri de sintez: ori mpreun, ori - a) Sinteze generale (lucrri de larg sintez < Tratate, Istorii, pe ar; Istorii universale); b) Sinteze speciale (consacrate ex. special domeniului n care intr subiectul abordat de noi; aici intr i monografiile). II Lucrri speciale (consacrate direct subiectului sau unui cadru ceva mai larg n care acesta intr, n sfrit orice alt studiu pe care l-am utilizat, n afara celor de mai sus). IIIIzvoare (toate, utilizate): III-l.Edite IIIl-2. Pres III-3. Inedite III-4. Izvoare de tradiie (unde e cazul) N.B. Nu optm pentru trecerea izvoarelor la nceputul listei bibliografice. Pentru noi, ordinea n schema aceasta reflect drumul cercetrii: de la marea sintez la izvorul inedit. Dar nu este greit s fie menionate: izvoarele la nceput, subliniindu-se valoarea documentelor ca surse primaree documentare. IV. Instrumente de lucru (enciclopedii, dicionare, atlase etc, aezate ntr-o ordine) Organiznd bibliografia astfel, n lista bibliografic definitiv, putem economisi spaiu tipografic (care este tot mai scump!) i efort, putem renuna la cea mai mare parte a aparatului critic infrapaginal (sau la sfrit de capitol sau la finalul lucrrii), citnd, pur i simplu, n text, ntr-un spaiu restrns, ntre paranteze rotunde, poziia (nr.), din Bibliografie, a lucrrii citate, eventual ediia, volumul, pagina: (25/vol. I, 26, sau 25/I,26)). Bibliografia se completeaz continuu, chiar i n etapele de documentare i elaborare, chiar i dup elaborare, cnd se amendeaz cu ultimele informaii survenite, evident i cu sursa lor bibliografic. Dup ce am ntocmit lista bibliografic final, cu care am lucrat i am citat din ea, noile poziii bibliografice se intercaleaz alfabetic, bisnd poziia (20 bis) sau folosind primele litere ale alfabetului (20a; 20b etc); astfel se renumeroteaz ntreaga bibliografie i se corecteaz numerele n cuprinsul crii. Planul lucrrii, ntr-o prim variant, se poate ntocmi, provizoriu, de la nceput. Documentarea este una din cele mai ndelungate etape n munca noastr de ntocmire a unei lucrri tiinifice. Pe fia de cercetare/documentare se noteaz toate informaiile utile care ne vor folosi la elaborare, spre a nu mai fi obligai s revenim n bibliotec, pentru a mai nota, de pild, o pagin pe care am omis-o. Fiele de cercetare/documentare sunt: a) fia rezumat; b) fia regest; c) fia extras. Indiferent de tipul fiei, aceasta trebuie s conin (n rezumat, regest, extras) o singur idee/problem. "Arhitectura" lor ns se difereniaz ntructva n funcie de natura lucrrii fiate: carte/studiu/atlas sau izvor istoric (edit, inedit). Dm mai jos aceste tipuri de fie, difereniate: Problema/ideea Problema/ideea Anul, locul (cartea: autor, titlu etc.) (Preluare n rezumat, regest, extras) (Volumul Preluare: edit/Arhiva , fondul sau colecia (n rezumat, degust, extras) etc.) Fi de cercetare dup carte/studiu Fi de cercetare dup izvor

90

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Fiele de cercetare, acas, se aeaz n cutiue special construite (din carton sau lemn), pe dimensiunea lor, desprite, pe probleme (eventual chiar pe capitolele/subcapitolele lucrrii, conform unui plan al ei, chiar dac provizoriu), prin cartonae mai groase, puin mai nalte dect fia, dar suficient de late sus, pentru a se trece pe ele problema gruprii de fie ce urmeaz (sau un eventual titlu al capitolului/subcapitolului). Pstrarea fielor n plicuri devine greoaie n etapele urmtoare. De preferat - pstrarea n cutiue care se pot pune chiar ntr-un raft mic (de 4-8 cutii, cu etichet privind coninutul cutiei). Urmeaz lectura/studiul fielor de cercetare, foarte atent lectur, completndu-se informaia, cu fie ataate (capsate) de prima, cu notie marginale scurte de trimitere la alte informaii, chiar cu reflecii pe care le-am putea folosi n etapa elaborrii; acestea se pot face i pe verso-ul fiei, concis. Planul lucrrii, ntr-o variant mai complet, se poate ntocmi dup lectura integral a fielor de cercetare, cu operaiunile amintite. Planul trebuie s fie ct mai analitic, cu capitole i subcapitole, cu precizarea materialelor care se dau n anex. Planul nc se mai perfecioneaz/amendeaz n etapa elaborrii i a lecturii/lecturilor lucrrii dup elaborare. Elaborarea lucrrii este, prin excelen, etapa de creaie tiinific, n care studiul profesional i refleciile permanente care l nsoesc se "topesc", prin stilul care te va reprezenta tot mai mult, n opera final. Aparatul tiinific/critic (note/trimiterile la surs, ct mai exacte i complete, pentru a fi controlabil orice opinie sau demonstraie) s-a pus i nc se pune, la modul ideal" n josul paginii (infrapaginal), utilizndu-se sistemul de prescurtri pe care autorul 1-a adoptat i pe care, obligatoriu, l anun la nceputul lucrrii, nainte de a ncepe expunerea. Pentru economisirea spaiului tipografic (care devine tot mai scump!), ca i pentru uurarea muncii pe computer, aparatul critic (notele, numeraiile: l ...n) se trec, compact, la sfrit ul capitolului sau chiar la sfritul crii (pe capitole sau toate, n ordine: l...n). Se realizeaz astfel i fluiena textului; pentru control operativ la lectur, se pune un semn de carte la pagina unde ncep notele. In acest sistem, operele utilizate se transcriu, la prima citare, cu toate elementele bibliografice: Autor/autori (ncepnd cu primul) sau coordonator (cu liter normal, minuscul i nesubliniat), titlul operei, complet (cursiv/italic (la prima citare, apoi n prescurtarea adoptat), eventual ediia, editura, locul i anul editrii, eventual volumul, n sfrit, pagina; dac este un studiu ntr-o revist, dup titlul acestuia se d, ntre ghilimele, numele revistei (complet sau cu prescurtarea adecvat), cu celelalte elemente bibliografice (an de apariie, an calendaristic, numrul, locul apariiei revistei, n sfrit pagina cu informaia sau opinia, ideea). Un sistem mai funcional ni se pare a fi cel deja men ionat: lista bibliografic n anexa lucrrii (v. mai sus), iar trimiterile/notele se fac direct n text, ntre paranteze rotunde (ex.: 52/TJ, 86, aceasta nsemnnd: lucrarea de la poziia 52 din bibliografie, voi. II, pagina). Elementele de baz ale fiei bibliografice sunt: autorul i titlul operei. Cnd ambele aceste elemente de baz se repet la o citare imediat urmtoare, se scrie doar: Jbidem i se pune pagina, se subliniaz i n consecin se va scrie cu italice. Cnd doar autorul se repet, iar opera este alta, n locul autorului se pune Idem (nesubliniat). Cnd ambele elemente se repet, dar citrile sunt distanate (peste 2-3 etc. poziii), se d numele autorului citat, apoi se scrie op. cit. (= opera citat, cu italice) sau loc. cit. sau art. cit. Apud, dar i confero (cf.) se utilizeaz atunci cnd nu s-a luat informaia direct de la sursa primar, ci dintr-o alt lucrare

91

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

n care se citeaz sursa respectiv; se citeaz i sursa primar, dar nu se omite a se meniona:

apud sau cf.


Anexa lucrrii (ilustraii, tabele, grafice - cte nu se trec n text, hri, eventual unele documente reprezentative etc.) e bine s se ntocmeasc la nceput, prioritar, pentru a putea face trimiterea i la ea, dup caz, i a o folosi n etapa elaborrii. Anexa, dup caz, se compartimenteaz (ilustraii/t abele/grafice etc), numerotndu-se fiecare pies n compartimentul ei, i se pagineaz i ea n continuare. Indicele crii se execut ultimul i ocup ultima paginaie. Pentru a nu face de dou ori munca, e bine ca indicele crii s se fac atunci cnd cartea este la "semnal" (primele exemplare, de prob). Acum ns, cu utilizarea computerului, indicele se poate face i la sfritul procesrii. Este de preferat a se utiliza indicele general (nu separat: onomastic, toponimic, de materii), cci e mai funcional. Cum se ntocmete indicele? (operaiune oarecum plictisitoare, dar e bine s-l ntocmeasc autorul, care l poate executa cel mai bine; dac nu poate angaja pe cineva specializat n ntocmirea de indici evident, dup indicaiile autorului): se face lectura foarte atent a crii; pe fie de format mai mic sau mai mare (1/8 sau 1/4 dintr-o coal A), depinde ct de detaliat vrei s-1 faci) se trec toate numele ntlnite (de persoane, toponime, hidronime, osonime, de materii), iar sub aceste nume se trec toate paginile din carte n care se afl numele respectiv, dup care toate aceste fie se ordoneaz alfabetic i se proceseaz. Dac posturile n care respectivele nume se afl n pagini prezint un interes aparte, se menioneaz pe fia numelui acele posturi, cu paginile respective (de ex.: Blcescu, Nicolae: familia, 5, 17, 32; nvtura, 21, 29; 36, 37; editeaz "Magazin istoric pentru Dacia", 39, 47, 56 etc). Dac un nume este des menionat n carte, n dreptul lui se trece: passim. O Introducere, dac este cazul, autorul o elaboreaz la sfrit dar, firete, o aeaz n fruntea lucrrii, nainte de nceperea textului acesteia. In aceast Introducere concis, dens -, autorul explic/justific necesitatea tratrii temei i prezint principalele concluzii la care a ajuns. Ea are menirea s-i prezinte cititorului, foarte pe scurt, coninutul lucrrii; dac cititorul va fi interesat, va trece la studierea ei. Prefaa, dac este cazul, cuprinde, foarte pe scurt, cele mai importante atenionri i precizri menite s atrag atenia asupra crii. Dac prefaa este scris de o autoritate n domeniu, ea este, n principal, o recomandare pentru autor, pentru cititor i pentru carte. Ea se pune n faa Introducerii. Cuprinsul, definitivat ca ultim component a lucrrii, este de preferat s fie analitic, pe capitole i subcapitole etc, menionndu-se la fiecare pagina de nceput (la capitole n marginea din dreapta, la subcapitole imediat dup titlul acestora, pentru economie de spaiu. Corectarea lucrrii, dup procesare, cade n sarcina autorului, exclusiv, care tie cel mai bine cum s-o fac . Operatorul computerului scoate erorile semnalate, adaug completrile. Autorul revede textul astfel corectat de operator, controlnd dac s-a operat totul; eventual, mai scoate i alte erori, "scpri". Erorile - de orice fel rmase cad n rspunderea autorului, exclusiv. Grafica lucrrii trebuie s stea i n atenia autorului, la ncheierea contractului de editare: hrtie bun, cu mult alb i rezistent, coperile din carton rezistent, cu un design adecvat, dar i estetic, i o bun legtur n cotor. Un amnunt important: s se imprime i pe cotorul crii numele autorului i titlul acesteia (ntreg sau prescurtat), eventual volumul.

92

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

2. Elaborarea unei ediii tiinifice de izvoare istorice


Aa cum, la critica izvoarelor, ne-am ocupat de izvoarele scrise/literare, de texte, i aici avem n vedere editarea unor asemenea izvoare. Alte categorii (clase/subclase) de izvoare reclam o pregtire mai special care se d studenilor , dup necesiti, la cursuri de aprofundare n domeniu. Este cazul, de pild, al izvoarelor arheologice, numismatice, etnografice, antropologice, epigrafice, de arhitectur, de habitat etc, pentru care sunt necesare multiple cunotine tehnice, mai ales, de specialitate. Asemenea ediii sunt rezultatul unei munci de echip, din care s fac parte, obligatoriu, specialitii domeniilor respective. Referindu-ne, deci, numai la izvoarele scrise/literare, este necesar o observaie prealabil. La modul ideal, adic absolut tiinific, cele de mare ntindere, n primul rnd cronici", istorii", memorii, opere ale istoricilor mai vechi - din Antichitate, Evul mediu, chiar o bun parte din Evul modern - trebuie publicate integral, n ediii tiinifice. Dac sunt n alte limbi dect cea proprie, atunci trebuie publicate cu textul original i cu traducerea, n paralel (original i traducere), paginile aflndu-se fa n fa, n primul rnd pentru controlul operativ al traducerii, cu aparatul tiinific infrapaginal pe o pagin i pe alta, dup cum cere textul. Publicarea numai n traducere, orict de mare specialist ar fi editorul (specialistul care pregtete ediia), este contraindicat. Publicarea cu cele dou texte (original i traducere) dispuse succesiv ngreuneaz utilizarea ediiei , ulterior. La noi, de regul, i aproape ntotdeauna din motive materiale, pentru izvoarele n limbi strine mai ales, dar uneori i pentru cele n limba romn, s-a utilizat crestomaia de texte, adic publicarea, doar, a pasajelor care se refer strict la istoria noastr. De asemenea, s-au publicat, n cazul izvoarelor documentare, i ediii de regete sau numai de rezumate. Desigur, respectivii autori au fost constrni s realizeze o economie material, foarte duntoare ns sub aspect tiinific. Pentru uz didactic mai ales, dar avnd i utilitate tiinific, s-au practicat i se practic antologiile de izvoare documentare. La acestea ns, uneori din incompeten dar, de regul, din motive materiale, aparatul tiinific este deficitar. Un caz de cea mai mare gravitate, petrecut - se pare - i sub presiune politic, a fost prima ediie a corpus-uhxi de izvoare documentare interne privind istoria Romniei (D.I.R.), ediie n care documentele n limbi strine au fost publicate numai n traducere, iar aparatul tiinific - indice, glosare - n-a fost prezent la fiecare volum. S-a ncercat, ulterior, o reparaie", dar n-a fost dus pn la capt. Academia a oprit o astfel de editare, dup ce se cheltuiser, substanial, efort i bani, i s-a nceput noua ediie, tiinific: Documenta Romaniae Historica, cu 4 serii: A (Moldova), B (ara Romneasc), C (Transilvania), D (relaiile dintre rile Romne), ediie care a naintat greu, iar acum, din motive materiale, nainteaz i mai greu. n ansamblu, dei Academia Romn lansase, nc de la nceputul secolul XX, un program de editare a izvoarelor, din motive materiale n primul rnd dar i datorit coordonrii insuficiente de ctre factorii de rspundere, am rmas mult n urm fa de alte ri n ce privete publicarea tiinific a ediiilor de izvoare, fapt pentru care elaborarea de lucrri tiinifice n domeniu are mult de suferit.

93

Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Elaborarea unei ediii tiinifice de izvoare istorice scrise (documentare i narative) este una din obligaiile majore pentru viaa noastr tiinific - i nu numai pentru cercetarea n domeniul istoriei. n condiiile moderne ale unei abordri tiinifice interdisciplinare, la astfel de ediii fac apel specialiti din diverse domenii, dar i echipe mixte pentru multe probleme tiinifice care se cer a fi rezolvate. Nu este doar o problem a istoricilor, a frontului" istoric, ci a culturii tiinifice n ansamblu i nu numai. Este, deci, necesar, elaborarea - sub egida Academiei, ca for tiinific suprem - a unui plan, strategic dac vrei (cci presupune o nsemnat angajare tiinific i material), bine chibzuit i coordonat, tiinific i realist, pornind de la ce s-a realizat corespunztor pn acum, n care s se integreze toate instituiile i persoanele fizice capabile i doritoare s editeze izvoare, fiecare cu aportul ei. Important este ca orice ediie realizat s aib inut strict tiinific, iar condiiile grafice ale fiecrui volum s fie corespunztoare unei asemenea lucrri de ndelungat rezisten. n acest spirit expunem mai departe modul de realizare al unei asemenea ediii repetm: de izvoare scrise/literare. Etapa pregtirii ediiei dup stabilirea clar a obiectivului i ncadrarea n planul de editare se face n primul rnd prin critica extern a izvoarelor despre care am vorbit (v. mai sus), parial i prin critica intern (pentru a se stabili ct mai tiinific izvoarele dubioase sau false, izvoare ce urmeaz a fi publicate n ediia noastr, ntr-un compartiment" al lor ctre sfritul volumului; o bun parte din critica intern rmne pe seama istoricilor ulterior. O atenie deosebit trebuie dat elaborrii aparatului tiinific al ediiei, att cel de la sfritul fiecrui document (n cazul izvoarelor documentare), ct i a celui infrapaginal (la izvoarele narative dar i la cele documentare, precum i a celui din fruntea volumului i de la sfritul lui. Astfel, la sfritul fiecrui izvor documentar se redau, n paranteze, succint (telegrafic") toate elementele fiei tehnice" a documentului, de la cot pn la cromatic i stare de pstrare. La un izvor narativ (de ntindere), descrierea lui tehnic" se face spre finalul Introducerii ntr-un subcapitol anume. n fruntea volumului, prefaa este facultativ, dar Introducerea este obligatorie. Ea nu trebuie s fie un studiu de caz" pe baza documentelor publicate - cum s-a procedat mai demult, cnd lipseau studiile n domeniu (vezi de exemplu, N. Iorga, Studii i documente privind istoria romnilor, 30 volume) -, ci un studiu tiinific privind prezentarea izvoarelor, inclusiv corespondena cotelor arhivistice (dac acestea s-au schimbat) i mai ales precizarea valorii lor pentru cercetarea tiinific. Tot n fruntea volumului, dup Introducere, se pune lista cu prescurtrile utilizate (pentru economie de spaiu), apoi lista rezumatelor la documentele ediiei, rezumate care ns nu trebuie s lipseasc nici din fruntea fiecrui document (pe motiv c s-ar face o economie). n An ex , ntr-un prin compartiment", se public documentele dubioase i documentele considerate de noi false, cu cte un microstudiu" la fiecare, privitor la demonstrarea caracterului dubios sau fals. ntr-un al 2-lea compartiment" al Anexei se dau n facsimil/foto documente reprezentative, ca mostr" sau integral; dac permit condiiile materiale, se dau ct mai multe - este i o msur de prevedere, dac s-ar pierde sau deteriora originalele. Redarea unor alte ilustraii (personaliti, edificii etc.) este excesiv i neindicat pentru ediia de izvoare; ele i au locul n alt parte.Indicele este unul din cele mai importante elemente ale aparatului tiinific al unei ediii de izvoare. S-au practicat cele 3 feluri de indici: onomastic, toponimic i de materii. Experiena a artat c indicele general este cel mai operativ att tiinific ct i n economia ediiei. El se execut cnd ediia a ajuns n faza de list final, gata pentru tipar. Nu este o munc uoar dar ediiile cu indice sunt cele mai preuite. Dimpotriv, absena indicelui constituie o mare lips a ediiei. Concret, indicele se execut pe fie dispuse alfabetic, cu un cuvnt pe fiecare fi, sub care se noteaz, alfabetic, posturile sub care cuvntul se gsete, n volum, n dreptul crora se trec, n ordine, paginile la care se gsete. De exemplu: Dimitrie: - brbier, pagina respectiv dar fr sigla ,,p". cioban, p ........ dulgher, p. ... - etc. sol la Poart, ....
94 Copyright DEPARTAMENT ID 2007

ARHIVISTIC

ADINA BERCIU - DRGHICESCU

Apoi, toate aceste nume se introduc n computer, se corecteaz i se d lista final cu paginaia rezervat. Cnd un nume este foarte des menionat n volum, n dreptul lui se trece: passim (pentru a nu ncrca inutil indicele) O ediie de izvoare istorice vechi are nevoie i de un glosar - un dicionar de cuvinte ieite din uz (arhaisme). Noi nu avem un dicionar de arhaisme i de aceea cutarea nelesului unui arhaism necesit timp ndelungat. Condiiile grafice ale unei ediii de izvoare trebuie s fie foarte bune. Sigur, i estetica i are locul i importana ei, dar ne referim n primul rnd la calitatea hrtiei, la coperi, la legtura n cotor. Este o lucrare care urmeaz s nfrunte timpul i s reziste la numeroase utilizri. Deci, trinicia ei conteaz foarte mult. Mare atenie, n Tipografie, trebuie s se dea la imprimarea i la legarea volumului, pentru a se evita defeciunile la pagini sau la coperi i pentru a se lega filele n ordine. In sfrit, titlul unei ediii tiinifice nu este unul comercial, ci este un titlu sobru, dar nu este lipsit de importan dac are i un design mai atrgtor.

BIBLIOGRAFIE ADNLOAIE, NICHITA, Tehnica elaborrii unei lucrri tiinifice de istorie, n Studii i articole de istorie", XXI, 1973. EDROIU, NICOLAE, Introducere n istorie i tiinele auxiliare ale istoriei, Univ. Babe-Bolyai", Cluj-Napoca, 1977. MACIU, VASILE, Metode de cercetare n istorie, n Forum", 2, 1970. SACERDOEANU, AURELIAN, ndrumri n cercetri istorice, Bucureti, 1943. SACERDOEANU , AURELIAN, Metoda alc tuirii unui studiu de istorie, n RA,IX, 1967, nr. 1.

95

Copyright DEPARTAMENT ID 2007