16 TRUCOS PARA WORD 2007

La primera vez que abres Microsoft Word 2007 puedes asustarte por la gran cantidad de posibilidades que encierra. Por ello, te invitamos a conocer algunos trucos que harn ms sencillo tu trabajo diario para crear, editar y compartir documentos elegantes con muy poco tiempo de aprendizaje. Te animas?

Truco 1 Acomoda la interfaz Uno de los cambios en la interfaz es la introduccin de la Cinta de opciones, que agrupa las herramientas por las tareas que con ms frecuencia se realizan y las ubica en una posicin ms ptima.

Antes de comenzar con trucos y tcnicas, conviene dedicar unas lneas a los principales cambios de la aplicacin en su ltima versin. As, el rea de fichas se compone de ocho pestaas, de las que cuelgan diferentes grupos con elementos relacionados que se iluminan cuando pasas el puntero del ratn. Dentro de cada grupo, puedes observar diferentes comandos en forma de botn, cuadro o men para realizar una accin. Si echas de menos alguno, haz clic en el Iniciador de cuadros de dilogo, un pequeo icono cuadrado disponible dentro de cada grupo en su lado inferior derecho a travs del cual se obtienen las opciones tpicas de las versiones anteriores.

Una novedad es la Minibarra de herramientas. Cuando seleccionas un texto y lo sealas por unos instantes, aparece de forma flotante con las opciones de formato de texto ms utilizadas. Ahora bien, si no te gusta la minibarra, puedes desactivarla en el botn Office, acudiendo a Opciones de Word. Haz clic en la pestaa Ms frecuentes y deshabilita la opcin Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar.

No obstante, las posibilidades de personalizacin no terminan aqu. Incluso, si no te gusta la fuente Calibri dispuesta por omisin, ve a la ficha Inicio, grupo Fuente y haz clic en el Iniciador de cuadros de dialogo, escoge tu fuente y formato preferido y establcelo como Predeterminado. Experimentando con todas estas opciones, adecuars la interfaz de Word a tu gusto.

Truco 2

Acciones ms rpidas Qu ocurre si deseas que otros tipos de comandos y no slo las de formato estn siempre disponibles?. Para conseguirlo, se ha incluido la Barra de herramientas de acceso rpido, una pequea rea de la parte superior izquierda con aquellos comandos que se utilizan constantemente. Puedes agregar tus comandos favoritos seleccionando el botn de funcin que quieras del grupo que desees con slo pulsar el botn derecho y elegir la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Para quitar un elemento, el proceso es similar, pero marcando la de eliminacin.

Algunos usuarios, a travs de foros, han considerado como uno de los principales inconvenientes de Word 2007 el espacio de pantalla que literalmente se come la Cinta de opciones, por ello, si quieres trabajar cmodamente, puedes ocultarla. Haz doble clic en la ficha activa (Inicio, por ejemplo) y vers cmo se reduce a la mnima expresin. Si eres amante de los atajos de teclado para ser ms rpido y productivo, te diremos que se han incluido nuevas combi- naciones. Obtener informacin en pantalla es tan sencillo como pulsar ALT, con lo que se muestran las opciones de acceso rpido a las funciones por teclado.

Truco 3 Adis al Archivo Como ya habrs visto, la tradicional barra de herramientas con Archivo, Men, etc. ha desaparecido y, ahora, tienes un crptico botn Office. A partir de ese icono, es donde puedes crear un nuevo documento, abrir uno reciente y un montn ms de funciones que antes estaban incluidas en Archivo. Si te preguntas dnde han puesto las herramientas generales de la aplicacin, chale un vistazo a este smbolo. En la parte inferior del desplegable que aparece al hacer clic en ste, tenemos Opciones de Word donde, entre otras muchas, como Mostrar, Revisin, Guardar, Avanzadas, Personalizar, Complementos, Centro de confianza, tendrs acceso a las Actualizaciones automticas de la aplicacin.

Truco 4 Ms compatible que nunca Cuando creas un archivo nuevo en Word 2007, se establece por omisin el formato DOCX. ste ofrece importantes mejoras en la optimizacin del tamao, operabilidad con datos dinmicos y, sobre todo, en seguridad. As, se ha facilitado al mximo la identificacin de macros y comandos para bloquearlos en caso de duda sobre el remitente, lo que permite

mantener a raya posibles virus y troyanos que se puedan ejecutar. Adems, permite un montn de opciones con los grficos Smart Art, que posibilitan la creacin de los mismos con muy buen aspecto a partir de galeras preestablecidas y que se comportan dinmicamente al momento de introducir datos. Tambin admite la edicin de complejas frmulas matemticas y ecuaciones, adems de soportar la aplicacin de infinitas combinaciones de estilos y temas para tus documentos solamente jugando con los que vienen por omisin (que son muchos).

Los problemas vienen cuando no todo el mundo se ha actualizado todava a Word 2007. Un buen truco es que, si tu amigo te enva un documento en formatos antiguos (DOC), lo conviertas al nuevo acudiendo al botn Office y eligiendo Convertir. De forma inmediata, se transformar a DOCX con todas las nuevas funcionalidades activas. Aunque cuidado, porque algunos elementos pueden verse ligeramente alterados, como hemos comprobado en nuestras pruebas.

Para aclararos un poco la cuestin de las extensiones, valga decir que DOCX se refiere a un documento de Word estndar sin macros ni cdigo; DOTX, a la plantilla de Word sin macros ni cdigo; DOCM es un documento de Word que puede contener macros o cdigo; y, finalmente, DOTM indica una pantilla de Word que puede contener macros o cdigo.

Truco 5 Abre documentos antiguos Ahora bien, si abres documentos antiguos de Word (desde la versin 1.0 hasta la 2003), has de hacerlo en el Modo de compatibilidad que aparece en la parte superior del documento abierto. Una buena idea es habilitar Word 2007 para que guarde por omisin los archivos para las versiones de la 97 a la 2003 hasta que tengas la certeza de que todo el mundo con el que intercambias documentos utiliza la misma versin. Haz clic en el botn Office, selecciona Opciones de Word, pincha en Guardar y elige en el desplegable el tipo de formato con el que guardars tus documentos por omisin.

En cuanto a los usuarios que usen opciones anteriores de Word como 2000, y slo si tienen actualizado correctamente su Office con revisiones y services packs, podrn abrir estos nuevos documentos de Word 2007 gracias a un convertidor que se lanza de forma automtica. Pero, de nuevo es posible que existan ligeros cambios de aspecto. Dicho conversor funciona con Office 2000 SP3, Office XP SP3 y Office 2003 SP1, y con Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 y Windows Server 2003.

Truco 6 Fuegos artificiales Una de las opciones ms interesantes de Word 2007 es Live Preview, que te puede ayudar, y mucho, a darle formato a tu documento. Una vez seleccionado un texto, una tabla, etc., si pasas el puntero por los estilos (colores, tipos de letra o formatos), te ofrecer una vista previa dinmica del estilo que tiene el elemento seleccionado. Si te cansas de esta constante exhibicin, puedes desactivarlo desde el botn Office/Opciones de Word y, en la opcin Mas frecuentes, desmarca Habilitar vistas previas activas. Merece la pena destacar que Word 2007 incorpora un buscador de imgenes de gran calidad va Web en el panel de Imgenes prediseadas que pueden ayudarte en la inclusin de ilustraciones o imgenes en tus documentos.

Truco 7 Cubiertas elegantes con un clic Cuntas veces has tenido que hacer una portada de un trabajo de Word en una pgina o documentos independientes? Con Word 2007 puedes incluir pginas de cubierta haciendo uso de la elegante galera de portadas que tienes en Insertar/Pginas/Portadas. El truco consiste en incorporar tus propias portadas. Para conseguirlo, primero has de crearla y, a continuacin, has de seleccionar todo su contenido. Desde Insertar/Paginas/Portadas, elige la opcin que reza Guardar seleccin en una galera de portadas. Por supuesto, si quieres eliminar una, slo tienes que recurrrir a la funcin Quitar portada actual.

Truco 8 Marchando un PDF! Si tienes que utilizar el formato PDF para compartir informacin, ests de enhorabuena. Ahora, se puede exportar directamente en ste desde Word 2007, pero te damos el truco para conseguirlo. Antes, debes instalar el complemento Guardar como PDF o XPS para programas de Microsoft 2007, disponible en su Download Center. Una vez hecho, vers que, desde el botn Office, puedes seleccionar la opcin Guardar como el formato PDF o XPS. Es curioso observar que no se trata de una exportacin sencilla y Microsoft se ha esforzado en proporcionar valiosas herramientas para preservar el marcado de documentos (lo que facilitar que un ndice en Word y las referencias de notas al pie sigan funcionando en el PDF). Tambin ofrecen opciones de compatibilidad con ISO 19005 (PDF/A), de generacin de intervalos de pginas o de comprensin para su publicacin en lnea. As, te

ahorrars unos cuantos euros al no tener que comprar Acrobat CS3.

Truco 9 Controla tus espacios Word 2007 tiene la extraa costumbre de colocar espacios fijos entre prrafos con un mismo estilo y no permite retirarlos simplemente con la tecla de borrado, lo que resulta muy incmodo en ciertas ocasiones. Para quitarlos, dirgete a la ruta Inicio/ Prrafo y haz clic en su Iniciador de cuadros de dilogo (icono en la parte inferior izquierda). Aqu, mtete dentro de la pestaa Sangra y Espacio y deselecciona la opcin de No agregar espacio entre prrafos del mismo estilo.

Truco 10 Documentos con campos activos Aunque todo debera funcionar a la perfeccin, a veces no es as. Es el caso de la actualizacin de contenidos de campos en documentos de Word. Imagina que vas a imprimir y la informacin de los campos es incorrecta, frustrante, verdad? Puedes mantenerlo bajo control si haces clic en el botn Office/Opciones de Word/Mostrar y, en Opciones de impresin, marca la casilla que habilita la opcin Actualizar campos antes de imprimir.

Truco 11 Navegando por documentos En otras versiones de Word, cuando manejabas un documento gigante, resultaba tediosa la navegacin por sus pginas. Para ayudarte en esta frecuente y, hasta ahora, olvidada tarea, Word 2007 ha incluido un nuevo modo de vista, disponible en la ficha Vista, grupo Mostrar u Ocultar, donde encontraremos la opcin de Vistas en miniatura.

Truco 12 Elimina informacin adjunta Muchas veces, cuando vas a las propiedades de un documento, ves datos, nombres, fechas y

elementos que tal vez no deberan estar all y que pueden llegar a resultar incmodos. Cmo puedes quitarlos? El truco es ir al botn Office y escoger la funcin Inspeccionar documento. Una nueva e inteligente capacidad que te permite tener bajo control comentarios, correcciones, propiedades y otros elementos de marcado para que los documentos lleguen limpios a sus destinatarios.

Truco 13 Correos masivos y personalizados Si tienes un documento que debe ser distribuido a mltiples contactos y no quieres hacer el tpico mal uso de copiar y pegar direcciones en la casilla de copia de correo oculta (Bcc), Word 2007 te ofrece un til y sencillo asistente que te permite crear e-mails o newsletters masivos y personalizados desde tu agenda o desde Excel. Este asistente incorpora en Word una aplicacin que, anteriormente, haba que comprarla de forma independiente. Ahora, desde la ficha Correspondencia, ve al grupo Iniciar combinacin de correspondencia y pincha en la opcin con el mismo nombre. En el desplegable, ve a Asistente para combinar correspondencia y elige Paso a Paso por el Asistente para combinar correspondencia. Se abrir en un panel a tu derecha. En seis pasos, podrs colocar tus mensajes en la bandeja de salida de Outlook (no hemos podido hacerlo funcionar con Windows Live Mail) y dar salida de forma personalizada a tus comunicaciones.

Truco 14 Blogueando con Word Pues s, tambin es posible. Desde el botn Office, ve a la opcin Publicar y selecciona Blog. Se activar de forma automtica la ficha con este nombre. Despus de introducir algunos datos del proveedor, para dar de alta tu cuenta, podrs actualizar sus contenidos directamente desde Word introduciendo, adems, imgenes, tablas, grficos Smart Art o cualquier enlace de YouTube por citar algunas posibilidades. Aunque un poco confuso, cuando cierras el documento para blogs, vuelves a la versin de Word. Ahora bien, nos vamos a permitir hacerte una recomendacin, si solamente quieres publicar para tu blog, puedes probar Windows Live Writer, que es gratuito.

Truco 15 Revisiones bajo control Algunos documentos deben ser revisados, retocados o aprobados por otras personas. Para

distinguir las diferentes aportaciones, se suelen realizar los cambios con distintos colores. Con Word 2007, esto es historia y se ha evolucionado hacia un sistema de control de cambios con un sofisticado panel. Desde el men Revisiones/Seguimiento, vers un panel a tu izquierda con toda la informacin sobre inserciones, eliminaciones, movimientos, cambios de formato y comentarios sobre el documento, todo ordenado por nombre del revisor y con un color asociado. Un pequeo pero til truco es que hagas clic en Control de cambios y elijas el desplegable Cambiar usuario. Sabes que, a veces, los nombres de licencia de Word no se corresponden con tu nombre de usuario y, de este modo, podrs controlar que tus comentarios tienen tu identidad clara.

Un detalle importante, la nueva versin de Word 2007 ha eliminado la opcin Control de versiones. De hecho, si guardas un documento con control de versiones activado en formato Word 97-2003 y lo abres en Word 2007, no tendrs acceso a stas. Y lo que es ms grave, si lo abres en Word 2007 y lo guardas en versiones 97-2003, perders permanente las opciones. La solucin, como propone Microsoft, es que guardemos las versiones de un documento como varios archivos con la herramienta para extraccin de versiones (VET), que nos brinda la oportunidad de convertir archivos en lotes. Sin duda, es una decisin del desarrollador que no se termina de entender porque era una funcionalidad muy utilizada en versiones anteriores para evitar la saturacin del equipo con documentos independientes y etiquetados que a veces quedaban fuera de control.

Truco 16 Trabajos acadmicos Si eres de los que dedica su vida a la investigacin y publicacin de artculos acadmicos, Word 2007 te puede ayudar. Aparte de sus tradicionales opciones para la creacin de ndices, tablas de contenido, tablas de autoridades, citas, paginaciones, etc., incluye un exquisito control para la bibliografa. Dentro de la ficha Referencias, ve al grupo Citas y bibliografa. All, puedes administrar las fuentes creando una base de datos con la bibliografa referente al trabajo. Elige el convenio de cita bibliogrfica que te interese del desplegable Estilo (APA, Chicago, Turabian, ISO 690, MLA, etc.) y pulsa Insertar cita, seleccionando Agregar una fuente. Vers una ventana con las opciones correspondientes a la convencin que hayas decidido usar en tu trabajo para crear la cita de forma rpida y ordenada.

De hecho, es tan potente que te permite determinar, incluso, el origen del documento (libro, seccin de un libro, artculo, seccin de un artculo o versiones electrnicas de documentos). Una vez que tengas tu base bibliogrfica confeccionada, slo resta otra opcin genial, disponible en el botn Bibliografa. En un clic, podrs insertar toda la bibliografa en una pgina nueva y, cualquier cambio que realices en ella, ser

automticamente actualizado en el total. Se puede afirmar que esta opcin por s misma ofrece razones de peso para la actualizacin de todo aquel vinculado con la investigacin y publicacin acadmica.