Tcnicas de distribucin de oficinas y requerimientos de espacio El proceso de distribucin de oficinas es muy parecido al procedimiento de distribucin de la planta de manufactura, aqu

se analiza se analizan el flujo de informacin, papel y personal de una oficina. El diagrama de relacin de actividades, la hoja de trabajo y el diagrama adimensional de bloques que se estudiaron son tiles en las distribuciones de oficinas porque hay menos variacin en el tamao de stas que en el de los departamentos de manufactura. En lugar de estudiar el flujo de material, el anlisis se centra en el flujo de la informacin y los papeles estudio. Es necesario analizar quienes trabajan en la oficina, que tareas se realizan, como esta organizada la gente en los departamentos y como se relacionan uno con otro. Un organigrama es una herramienta informativa que se utiliza para comunicar las relaciones entre los departamentos y el personal. Metas ms comunes del diseo de la distribucin de oficinas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Minimizar el costo del proyecto La productividad del empleado Las distribuciones de oficinas deben ser flexibles Es costoso limpiar y mantener el espacio de oficina El ruido debe de mantenerse al mnimo El flujo de materiales (papel y suministro), as como las distancias de flujo de personal debe de conservarse al mnimo. Genere una atmosfera placentera en la cual trabajar Minimizar las distracciones visuales Crear un rea de recepcin agradable

7. 8. 9.

10. Los costos de la energa se ven afectados por la distribucin y deben de minimizarse 11. Cada empleado requiere de espacio de trabajo y equipo adecuado 12. Velar por la conveniencia de de los empleados 13. Mirar por la seguridad de los empleados 37

Tcnicas de distribucin de oficinas

Las tcnicas utilizadas para crear la distribucin de las oficinas son las siguientes:

1. Organigrama 2. Diagrama de flujo (anlisis de sistemas y procedimientos) 3. Diagrama de fuerza de las comunicaciones 4. Diagrama de relacin de actividades 5. Hoja de trabajo de actividades 6. Diagrama adimensional de bloques 7. Determinacin del espacio de oficinas 8. Distribucin maestra detallada

Organigrama: El organigrama da al planeador de la distribucin una idea del tamao de las oficinas, el organigrama dice cuanta gente trabaja en cada rea y el nivel que tienen en la empresa. Cada departamento debe tomarse en cuenta para determinar su espacio.

Diagrama de flujo: Hacer diagramas de los procedimientos es muy parecido a elaborar el diagrama de flujo de procesos, pero en lugar de seguir el camino de un producto, se sigue el de un formato o formatos. Con el fin de ayudar a explicar los pasos estndar, se adoptan smbolos estndar como los que se muestra en la siguiente figura.

38

Conjunto de convenciones utilizadas en el SLP es:

CONVENCIONES USADAS EN LOS DIAGRAMAS

DIAGRAMAS DE PROCESO SIMBOLOS Y ACCIPON EXT ENCION DE SIMBOMBOLOS PARA IDENTIFICAR REA Y ACTIVIDADES COLOR BLANCO Y NEGRO

OPERACIN

REA DE FORMADO Y TRATAMIENTO

VERDE

TRANSPORTE

ENSAMBLE O DESENSAMBLE O SUB- ENSAMBLE

ROJO .............. .............. . . . . . . . .. . . . . . . ............... . . . . . . . . . . . .. . . .............. .............. . . . . . . . .. . . . . . . ............... . . . . . . . . . . . .. . . .............. .............. . . . . . . . .. . . . . . . ............... . . . . . . . . . . . .. . .

ALAMACENAMINETO

TRANSPORTE RELACIONADO CON LAS ACTIVIDADES REAS

NARANJA AMARRILLO

DEMORA

ACTIVIDADES DE ALAMACENAMIENTO

NARANJA AMARILLO

INSPECCIN

DEMORA

NARANJA AMARILLO

INSPECCIN Y PRUEBA

AZUL

AREAS DE SOPORTE Y SERVICIOS

AZUL

OFICINAS O REAS DE PLANEACIN O CONSTRUCCIONES FUTURAS

CAF GRIS

LETRA

NO. VALOR 4

NO. DE LINEAS

RAZON DE CERCANIA

CODIGO COLOR ROJO NARANJA AMARILLO VERDE

ABSOLUTAMENTE NECESARIO

ESPECIALMENTE IMPORTANTE

IMPORTANTE

ORDINARIO

AZUL SIN COLOR CAFE

SIN IMPORTANCIA

-1 -2, -3. -4, ?

NO DESEABLE

XX

EXTREMADAMENTE INDESEABLE

NEGRO

39

 Diagrama de fuerzas de las comunicaciones: Otra forma de determinar las relaciones en la oficina es el diagrama de fuerzas de las comunicaciones. ste diagrama requiere que los planeadores de las oficinas hablen con cada persona involucrada en la oficina y averigen con quien trabajan ms. Cada persona con quien se hable ser el centro del diagrama, y las personas con quienes se trabaja estarn en la periferia. (ver figura)

El nmero de lneas que conecten a la persona con la periferia indicar la importancia de la relacin de la siguiente manera: 1. Si hay cuatro lneas, es absolutamente necesario que stas dos personas se encuentren cerca. ste cdigo debe de reservarse para la gente que se comunica varias veces en una hora.(lo cual ser el cdigo A de las relaciones)

2. Si hay tres lneas es de especial importancia que las dos personas estn cerca la una de la otra. ste cdigo debe de reservarse para personas que necesitan comunicarse al menos una vez cada hora. (esta relacin tendr un cdigo E)

40

3. Si hay dos lneas es una relacin importante y las dos personas deben de estar cerca. sta relacin se reserva para quienes trabajan juntas varias veces en un da (el cdigo de sta relacin ser I ) 4. Si hay una lnea, se trata de una relacin ordinaria y se reserva para gente que interacciona sobre una base cotidiana. (una relacin as ser de cdigo O ) En la figura anterior se muestra el diagrama de fuerzas de una sola persona, como se trata de n personas que trabajan en una oficina, se necesitarn n diagramas de fuerzas de comunicaciones. stos diagramas deben de resumirse en otro ms grande de n crculos con todas las lneas entre cada uno. La siguiente figura muestra un ejemplo.

41

Procedimiento Diagramar las ms importantes relaciones: las As se conectan con cuatro lneas, entonces las Es son sumadas conectndolas con tres lneas, el procedimiento es como en el esquema siguiente:

Diagrama 1 5 As 8 (4 lineas rojo)

2 2 9 9

3 3

5 5 6 6 5 5

Diagrama 2 2 rojo) 5 As Diagrama 8 (4 lneas 6 Es (3 lneas naranja o 5 As 8 (4 lneas rojo) amarillo) 6 Es (3 lneas naranja o amarillo)

11

11

9 9

1 1

4 4

11

11

7 7

Diagrama 3 5 As 84 lineas rojo) 6 Es (3 lneas nar. O amar.) 8 Is (2 lneas verde) 1 1 4 10 10 5 Diagrama 4 4 rojo) 5 As Diagrama 8 (4 lineas 6 Es (3 lneas nar. O amar.) 5 8 lneas (4 lineas rojo) 8As Is (2 verde) 6 Es (3 lneas nar. O amar.) 9 Os (una lnea azul) Is (indeseable (2 lneas verde) 18 Xs caf) 9 Os (una lnea azul) Activi. 11 No incluida 1 Xs (indeseable caf) Activi. 11 No incluida 5 5 9 9 5 9 9 10 10 4 6 6

2 2 3 3
7 7

1 1 1 1

4 4 6 6

11

11

2 2 3 3

8
7 7

2 2 3 3

42

Ejemplo

DIAGRAMA DE RELACIONES DE ESPACIO

10 11 9

13 14 2

7 7 6 3 4

12

Escala: 1/4" = 10

43

 Diagrama de relacin de actividades: Muestra la relacin de cada persona con cada uno de los dems, se usa un cdigo ( A, E, I, O, U o X) para denotar la importancia de la relacin, el diagrama de relacin de actividades se desarrolla a partir del diagrama de fuerzas de la comunicacin

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 Hoja de trabajo de actividades: Los datos del diagrama de relaciones de actividades pasan a la hoja de trabajo

45

 Diagrama adimensional de bloques: Se crea el diagrama adimensional de bloques

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 Determinacin del espacio de oficinas:

Para calcular el requerimiento del espacio de oficina, se utilizan las siguientes tcnicas: 1. Tcnica de los 200 pies cuadrados por persona: esta tcnica se utiliza para calcular el espacio total de oficinas, se multiplica directamente el nmero de empleados por 200 pies cuadrados de espacio para cada uno de ellos.

2. Tcnica del nivel en la organizacin: Otra forma de calcular el espacio es la determinacin del nmero de personas en cada nivel de la compaa. Empleados Gerentes generales y altos ejecutivos Gerentes Supervisores Contadores Ingenieros encargados Pies cuadrados 200 - 300 150 - 250 100 - 200 75 - 150 100 - 150 75 - 100

3. Tcnica de la estacin de manufactura: el enfoque de sta tcnica es ms detallado e incluirn sanitarios, armarios cafeteras, reas de recepcin, salas de juntas, sta tcnica agrega 25 % de espacio adicional para expansiones.

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Distribucin general
Lo que resta es dibujar el plano de la distribucin general de las alternativas en el paso anterior, esto se puede hacer con un diagrama de relaciones y con la hoja de espacio de requerimientos para de ah sacar el plano de distribucin general. Como se muestra a continuacin:

10 11 14 9 13

6 1 2

7 8

4 5 12

PLAN DE DISTRIBUCIN GENERAL

ALTERNATIVA A ALTERNATIVA B ALTERNATIVA C

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 Distribucin maestra detallada: El nivel siguiente de detalle son las distribuciones de los departamentos que incluirn las paredes internas que los limitan, el nivel final de detalle ser el lugar donde se ubicarn los escritorios, las sillas y el resto del equipo, ste plan detallado es necesario antes de hacer la asignacin de espacio.

Reglas para crear la distribucin maestra detallada En general los escritorios deben tener la misma direccin En reas abiertas, los escritorios deben de colocarse en filas de dos Para los escritorios que estn en una fila, debe haber 6 pies entre el frente de un escritorio y el frente de otro detrs de l. Si los escritorios estn en filas de dos o ms y la entrada y la salida estn a un lado, debe de haber 7 pies del frente de un escritorio al otro que se encuentra detrs de l.

Si los empleados estn espalda con espalda, hay que dejar un mnimo de 4 pies entre sus sillas Los pasillos entre las reas de escritorios deben tener un ancho de 3 a 5 pies Los pasillos intermedios deben tener 4 pies de ancho Los pasillos principales deben tener, por lo menos un ancho de 5 pies La iluminacin natural debe de provenir de por arriba del hombro izquierdo o de la espalda del empleado Se requiere de 50 a 75 pies cuadrados para un espacio de trabajo que consista en un escritorio, espacio para repisa y silla Los escritorios no deben de estar frente a pasillos y reas de actividad intensa Los escritorios de los empleados que realizan actividades confidenciales no deben de estar cerca de las entradas Los escritorios de los trabajadores que tengan mucho contacto con visitantes deben de estar cerca de los accesos, y debe de proveerles de espacio adicional El escritorio de la recepcionista debe de estar cerca de la entrada para visitas Los supervisores deben de ubicarse junto a los trabajadores de lnea En las reas abiertas los supervisores deben estar separados de su grupo por 3.3 pies El flujo de trabajo debe de seguir la distancia ms corta Las personas que sostengan entrevistas frecuentes, cara a cara deben estar cerca la una de la otra Los empleados deben estar junto a los archivos y referencias que usen frecuentemente Los trabajadores deben ubicarse cerca de los supervisores Deben considerarse archiveros de 5 gavetas en lugar de 4

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 Debe de contarse con archiveros de entrepaos abiertos o laterales, en lugar de los archiveros estndar Deben usase reas abiertas extensas en lugar de varias reas pequeas Deben subdividirse las reas abiertas para ms de 50 personas por medio de archiveros, armazones, rieles, o particiones. El espacio para oficinas no debe utilizarse para almacenar cosas a granel o para conservar los archivos muertos Debe proveerse espacio para conferencias en salones, en lugar del interior de oficinas privadas. Las salas de conferencias y capacitacin deben agruparse. Las oficinas privadas deben tener un mnimo de 100 pies 2 y un mximo de 300 Se usar una oficina privada de 300 pies cuadrados slo si su ocupante se rene con grupos de ocho o ms personas por lo menos una vez al da. Los grupos y los departamentos relacionados deben situarse cerca unos de otros. Deben agruparse las actividades menores alrededor de las principales. El trabajo debe llegar a los empleados. Los bebederos deben estar a la vista Por lo general el equipo pesado debe ponerse contra las paredes o las columnas Las estaciones de manufactura que generan ruido deben agruparse. No deben obstruirse el acceso hacia las salidas, los corredores, las escaleras y los extintores de incendios. Deben acatarse todas las normas de seguridad gubernamentales. Al planear las oficinas, hay que considerar la carga en pisos y columnas, espacio de ventanas, ductos de calefaccin, aire acondicionado y ventilacin; salidas elctricas, iluminacin y acstica. Debe considerarse el uso de hojas cuadriculadas reproducibles y plantillas de plstico auto adheribles.

Plan detallado de distribucin

El plan de distribucin detallada, determina la localizacin individual de cada mquina dentro de las instalaciones, as como cada pieza de equipo, esto requiere de ms datos tales como: dimensiones fsicas de la maquinaria y/o equipo, flujos de los materiales a travs del proceso, localizacin de las oficinas y de servicios auxiliares, etc. As como tcnicas de anlisis (SLP). El modelo SLP repetido Aplicar el modelo SLP para cada rea de la distribucin. Establecer que productos o materiales son involucrados y cuanto de cada rea. Analizar las otras entradas para cada rea, reorganizar artculos y/o productos, as como establecer las actividades de cada rea.

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Analizar el flujo de materiales para la distribucin total. La tcnica del anlisis vara relativamente con respecto a la cantidad. En esta parte se debe desarrollar un diagrama de proceso de flujo para determinar el flujo de los materiales a travs de la planta. Las cartas de relaciones pueden ser hechas para cada rea, operativa o de servicios y as poder establecer y determinar las relaciones de las diferentes actividades diseadas en cada rea. Despus de la carta de relaciones es conveniente desarrollar la red de la misma, para determinar el grado de cercana de las distintas actividades con respecto de cada una de las dems actividades. Al igual que en el plan general de distribucin, aqu en el plan detallado; se determinar el diagrama de relaciones de espacio, en funcin del balanceo de la(s) lnea(s); Esto es para determinar el nmero de maquinara y/o equipo que se necesitara en la planta productiva. De la misma forma se determinara el espacio que se requiere para los servicios generales de planta, y el almacn de materia prima, producto en proceso, producto terminado as como el almacn de servicios generales. Y definir el tipo de distribucin(es) de proceso que se emplearan es cada uno de los departamentos o reas de actividad de la planta.

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Distribucin general
lo que resta es dibujar el plano de la distribucin general de las alternativas en el paso anterior, esto se puede hacer con un diagrama de relaciones y con la hoja de espacio de requerimientos para de ah sacar el plano de distribucin general. Como se muestra a continuacin:

10 11 14 9 13

6 1 2

7 8

4 5 12

PLAN DE DISTRIBUCIN GENERAL

ALTERNATIVA A ALTERNATIVA B ALTERNATIVA C

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Tipos de espacio de oficinas Las distribuciones de las oficinas varan en complejidad, puede ser desde escritorios para estar de pie de los supervisores, que se ubican en medio de un departamento de produccin, hasta un complejo de oficinas que alberga cientos de empleados dentro. El espacio de oficinas cuesta ms por pie cuadrado que el de manufactura, por lo que su uso es muy importante. El costo promedio por pie cuadrado va de: 75 dll. Para las estructuras de baja altura (1 a 4 pisos) 78 dll. para las de altura media (5 a 10 pisos) 100 dll. para los edificios de oficinas muy altos (11 a 20 pisos) Otros factores como el tamao de la ciudad, la localizacin de las oficinas tendrn gran influencia en sus costos.

Oficinas de supervisores Las oficinas de los supervisores deben de ubicarse donde tengan acceso inmediato a sus empleados, tener una buena visin. Si no se dispone de oficinas privadas, se debe de tener salas de conferencia en donde se lleven a cabo las reuniones privadas.

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Espacio abierto de oficinas Consiste de salas grandes que albergan a mucha gente, las oficinas abiertas son muy populares por las siguientes razones: 1.2.3.4.5.6.7.8.La comunicacin es ms fcil El equipo comn es ms accesible para ms personas Se requiere de menos espacio en comparacin con las oficinas privadas Los costos de calefaccin, aire acondicionado La supervisin de las personas es ms fcil en una oficina abierta Los cambios de distribucin son ms rpidos y menos costosos Los archivos y el material escrito son accesibles para todos Se reduce la limpieza

Oficinas convencionales Las oficinas convencionales tambin conocidas como oficinas de muros fijos, son lo opuesto a las oficinas abiertas. Una oficina convencional tiene mobiliario independiente, cuatro paredes y puerta

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Oficinas modernas El concepto de diseo de la oficina moderna adapta a la medida las reas de trabajo individuales para satisfacer las necesidades de la organizacin. La oficina moderna brindar espacio privado donde sea necesario, sin afectar de manera negativa el costo de las instalaciones, el mantenimiento y la accesibilidad. Caractersticas: 1. Los paneles no llegan al techo ni al piso, lo que permite que circule el aire. 2. Los paneles estn acojinados con materiales suaves para atenuar el ruido. 3. Los gabinetes estn construidos dentro d los paneles para hacer un mejor uso del espacio sobre los escritorios y las mesas 4. Las mesas estn construidas en los paneles para ahorrar en costo y espacio 5. Las gavetas bajo las mesas permite que se guarden suministros

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56

RESUMEN

I. LOCALIZACIN

SLP EN ACCIN
A A A A
PRODUCTOS PRODUCTOS
PRONOSTICOS PRONOSTICOS DE DEVENTAS VENTAS

EDIFICIO PRINCIPAL

P P Q Q
LIST AS DE EQUIP O

P P
LIST AS DE OPERAC IONE S

A A

TIEMPO TIEMPO SERVICIOS SERVICIOS SERVICIOS __________ SERVICIOS __________ SERVICIOS __________ __________ SERVICIOS __________ __________ SERVICIOS __________ __________ SERVICIOS __________ __________ __________ __________ SERVICIOS __________ __________ SERVICIOS __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

FLUJO FLUJODE DE MATERIALES MATERIALES

33

11

RELACIONES DE SERVICIO CARTA DE RELACIONES DE ACTIVIDAD

22

7 7 6 6 REQUERIMIENTOS DE ESPACIO II. DISTRIBUCIN GENERAL

4 4

3 3 8 8 5 5 1 1
2 2

ESPACIO ESPACIO DISPONIBLE DISPONIBLE

MANEJO DE MANEJO DE MATERIALES MATERIALES

ALMACEN ALMACEN

DIS|TRIBUCIN GENERAL

ES S LAJJE TIL ILLA U UT

$
O CI PA ES

D I FU E SP R ON ZA IB LE

PP RR O CC O EE DD IM IM IE IE NN TT O SS O

LIMITACIONES PRACTICAS $
SE GU R IDA D

77

44

33

11

Y
Y Y

88 66 55

22
ALTERNATIVA PLAN X

S TO OS S ST O O C C
DATOS DE ENTRADA: P,Q,R,S,T y ACTIVIDADES

EVALUACIN ALTERNATIVAS III DISTRIBUCIN DETALLADA

1. FLUJO DE MATERIAL

2. RELACIONES DE ACTIVIDAD

3. DIAGRAMA DE RELACIONES

4
5. ESPACIO DISPONIBLE

4. REQURIMIENTOS DE ESPACIO

6. DIAGRAMA DE RELACIONES D E ESPACIO

7
7. CONSIDERACIONES A MODIFICAR 8. LIMI TACIONES PRACTICAS

4
PLAN X PLAN Z 9. EVALUACIN PLAN Y

IV. DISTRIBUCIN DETALLADA

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