PLANEACION

Es esencial para que las organizaciones logren ptimos niveles de rendimiento, estando completamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlas, incluyendo adems de la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. Importancia de la planeacin En las organizaciones, la planeacin es el proceso de establecerse metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cmo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizs de seguro no tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan e los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cundo ni dnde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio til. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de la organizacin. La planeacin es fundamental, ya que esta: 1.-permite que la empresa este orientada al futuro 2.-facilita la coordinacin de decisiones 3.-resalta los objetivos organizacionales 4.-se determina anticipadamente que recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. 5.-permite disear mtodos y procedimientos de operacin. 6.- evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo. La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: procede a la organizacin, direccin y control y es su funcionamiento. 8.- establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. 9.-facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa. Propsito de la planeacin. La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estndares para facilitar el control. La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores como a los que no lo son. Cuando todos los interesados saben a dnde va la organizacin y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a un zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.

La planeacin reduce la incertidumbre, tambin aclara la inconsistencia de las acciones que podran tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancia adems cuando los medios y los fines estn claros, las ineficiencias son obvias en resumen los propsitos son: 1.-Disminuir el riesgo del fracaso 2.-Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa 3.-Administrar con eficiencia los recursos de la empresa Principios de la planeacin: Precisin (los planes deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas. Flexibilidad: Todo plan de dejar margen para los cambios que surgen en este, ir a razn en la parte impredecible, ir de las circunstancias que hayan variado despus de la revisin. Unidad de direccin: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada funcin y todos los que se aplican en empresa deben estar de tal modo coordinado e integrado que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Consistencia: Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes y para que todos interactan en conjunto logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Rentabilidad: Todo plan debe lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Elementos de la Planeacin: Los propsitos; las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. La investigacin; aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los actores que influyen en el logro de los propsitos as como de los medios ptimos para conseguirlos. Los objetivos; representan los resultados que la empresa desea obtener son fines para alcanzar establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Las estrategias; curso de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Polticas; son guas para orientar la accin son criterios de lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin. Programas; esquemas en donde se establece la secuencia de actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes todos aquellos elementos involucrados en su consecucin. Presupuestos; son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan. Procedimientos; establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

ORGANIZACION
Se trata de terminar qu recurso y qu actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin. Luego se debe de disear la forma de combinar la en grupo operativo es decir crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignacin de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta funcin es el establecimiento de una estructura organizativa. Estructura Organizativa: Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organizacin formal y no de la informal. La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compaas necesitan unidades o departamentos tanto de lnea como de asesora. Los gerentes de lnea contribuyen directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organizacin. Por lo tanto se encuentran en la "cadena de mando". Ejemplos son produccin, compras y distribucin. Los gerentes de asesora contribuyen indirectamente pero de manera importante a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Es importante una estructura organizacional bien definida por que asigna autoridad y responsabilidades de desempeo en forma sistemtica. Propsitos de la organizacin. 1.-Permitir que la consecucin de los objetivos primordiales de las empresas lo mas eficientemente y con un mnimo de esfuerzo. 2.-Eliminar duplicidad de trabajo. 3.- establecer canales de comunicacin. 4.-reprecentar la estructura oficial de la empresa Tipo de organizacin formal. Es la estructura internacional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organizacin es formal, no hay en ello nada inherente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien. Estructura debe proporcionar un ambiente en l cual el desempeo individual tanto presente como futuro, contribuya con ms eficiencia a las metas del grupo la organizacin formal debe de ser flexible. Deber darse cabida a la discrecin para aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la mas formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situacin de grupo debe canalizarse a si a metas de grupo y de la organizacin. Organizacin informal. La organizacin informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propsito consiente conjunto, aun cuando contribuya a resultados conjuntos. Un ejemplo son las personas que juegan ajedrez. Como conclusiones podemos decir que aun que la ciencia de la organizacin no sea desarrollado todava hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la administracin respecto a cierto numero de ellos. Estos principios son verdades de aplicacin general, aun que su aplicabilidad no esta tan rigurosa como para darles el carcter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata ms bien de criterios esenciales para la organizacin eficaz.

Pasos bsicos para organizar. 1.- dividir la carga del trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Estos se le conoce como la divisin del trabajo. 2.- combinar las tareas en forma lgica y eficiente, la agrupacin de empleados y tareas se suele conocer como la departamentalizacin. 3.- especificar quien depende de quien en la organizacin, esta vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de organizacin. 4.- establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integracin. Este proceso sele conoce con el nombre de coordinacin. Divisin del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera de quelas personas sean responsables de una serie limitada de actividades en lugar de tareas en general. Departamentalizacin: se refiere a grapar en departamentos todas esas actividades de trabajo que son similares o tienen una relacin lgica, para ellas se elabora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organizacin. Jerarqua: desde los primeros das de la industrializacin los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podran manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo cuando se ha dividido el trabajo, creado departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando, es decir un plan que especifique quien depende de quin. Coordinacin: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organizacin con eficiencia, sin coordinacin los miembros de la organizacin perderan de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentaran la percepcin de perseguir los intereses de los departamentos, a expensas de las metas de las metas de la organizacin. Factores que influyen en la estructura organizacional. Existen factores internos y externos. Factores internos: 1.-enfoque conceptual adoptado- toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizadas, con mayor delegacin de autoridad. 2.- espacio de control(el nmero de empleados que reportan aun supervisor) 3.- diversidad de productos y clase de operacin. 4.- tamao de la organizacin. 5.-caracteristicas de los empleados.(profesionistas, trabajadores, etc.)

Factores externos: 1.-Tecnologa (como se transfieren los insumos alas salidas de produccin 2.-caracteristicas del mercado (estabilidad, extensin y tipo de clientes) 3.- dependencia del medio ambiente (competencia restricciones personales reglamentacin y proveedores etc.) La estructura de la organizacin es fundamental para la planificacin y el control de utilidades por que tanto la planificacin como el control se relacionan directamente con la distribucin de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribucin se formaliza comn mente en la estructura de la organizacin.

DIRECCION
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan alas metas de la organizacin y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas ecenciales.las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de direccin, de echo la informacin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabaja con cada uno de ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que seles unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.la direccionincluye motivacin enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicacin. Motivacin:es una caracterstica de la sicilogia humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocacionan, canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Liderazgo:en foma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo inbulicra a otras persona, sino hubiera aquien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes. Cominicacion: es el fluido esencial de la organizacin, los herrres de organizacin en mas de una organizacin han ocacionado daos muy severos por lo tanto la comunicacin efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra comn para las funciones administrativas. Equipos y trabajo en equipo: un equipo se define como dos o mas personas que interactan y se influyen entre si con el propsito de alcanzar un objetivo comn. Desde siempre han existido dos tipos de equipo los formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propsito de encargarles tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando. Los equipos informales son de naturaleza social. Estos grupos son formaciones natulaes que aparecen en el ambiente de trabajo o respuespuesta ala necesidad de un contacto social.estos equipos suelen formarse alrededor de amistades tales e intereses comunes. Principios de direccin.coordinacion de intereses el logro del fin comn ser mas fcil cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aun los individuales de quienes participan en la bsqueda de aquel.

Impersonalidad del mando: la autoridad en una empresa debe ejercerse mas como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Resolucin de conflictos: debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo mas pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzca el menos disgusto a las partes. CONTROL Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y oprganizacional para asegurar que los hechos se ajusten alos planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a correjirlas. El control facilita el logro de los planes. Aun que la planeacin debe preceder de la planeacin. Los planes no se logran por si solos, estos orientan alos gerenrtes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas. Despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. Propsito y funcin del control El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, afin de corregir desviaciones indeciadas reales o potenciales.la funcin del control proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La funcin del control consta de cuatro pasos bsicos 1.-sealar niveles mximos de cumolimiento:establecer niveles aceptables de produccin de los empleados 2.-chequear el decempeo a intervalos aceptable ( hora, dia mes u ao) 3.-determinar si existe una variacin de los niveles medios. 4.-si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva capacitacin. La esencia del control administrativo El control es la cuarta y ultima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la planificacin el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa. Un proceso de control correinte, cuyo proceso sea ayudar a vigilar las actividades periodicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las sig. Faces: 1.-comparar el decempeo con las metas y normas planificadas. 2.- preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales. 3.- analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones.

4 desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualquier deficiencia y aprender de los xitos. 5.- hacer una seleccin de alternativas y ponerlas en prctica hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin. VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 1.- se ofrece un marco de trabajo conceptual. 2.- proporciona fundamentos para el estudio de la administracin promoviendo el entendimiento de lo que es la administracin. 3.-son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarce lo mejor del pensamiento contemporneo administrativo. 4.- se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones se reconoce flexibilidad y arte de la administracin y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma practica. 5.- se proporciona una genuina ayuda los practicantes de la administracin. El patrn del proceso hace que la gente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos. 6.- los principios de la administracin estn derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una til investigacin administrativa.

EFICIENCIA Es la capacidad de reducir al minimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la realizacin es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a insumo- producto se puede hacer aumento de la eficienciacuando: 1.- logramos incrementar la cantidad de producto obtenido manteniendo constante el volumen de recursos empleados. 2.-mantenemos constante la calidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado. EFICACIA Es la capacidadpara determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se haban definido. Estos dos conceptos estn muy relacionados (eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un administrador estar ntimamente unida ala necesidad de ser o no eficiente.