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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PLAN OPERATIVO ANUAL DE AUDITORIA PERIODO: 2013-2014 INTRODUCCIN

ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Se realiza un anlisis de la base legal y la organizacin de las UAI, sealando el marco normativo nacional e internacional de la profesin, la definicin, sus principales polticas, su naturaleza, la visin, la misin, objetivos, la estructura orgnica y funcional, la supervisin tcnica y el aseguramiento de calidad de stos organismos de auditora. El plan de auditora Interna (POA) y su formulacin con la utilizacin de formatos emitidos por la CGE y que son de aplicacin obligatoria, los atributos de los auditores internos, las funciones de sus integrantes. Se realiza las normas de auditora gubernamental y las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditora interna (NEPAI) expedidos por el Instituto de Auditores Internos DEFINICIN Y NATURALEZA DE LA UAI La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno. MISIN La auditora interna, para cumplir con sus objetivos, realizar el examen y evaluacin posterior de las operaciones y actividades de la entidad u organismo del que forme parte, a travs de auditoras y exmenes especiales, con sujecin a las disposiciones legales, normas nacionales e internacionales. Generar informes de calidad con recomendaciones tendientes a mejorar la gestin institucional. Proporcionar asesora tcnica - administrativa a las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, exclusivamente en las reas de control.

VISIN

Las unidades de auditora interna, se constituirn con una estructura flexible con sujecin a normas y polticas claras, aplicarn procedimientos modernos de auditora, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance de la ciencia y la tecnologa, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo de su trabajo, contribuirn en la prevencin y correccin oportuna de las desviaciones y en la optimizacin de la gestin tcnica - administrativa de las entidades; y, contribuirn al logro de la eficiencia del servicio pblico. Polticas Las polticas constituyen las orientaciones fundamentales de las acciones a seguir por la UAI en el desarrollo de sus planes y programas, tambin regula y limita las acciones, estableciendo directrices de aplicacin general. Las polticas de UAI son las siguientes: Planificacin anual de las actividades de auditora Interna. Confidencialidad del personal de los trabajos de Auditora. Prohibicin de recibir ddivas o regalos de personas que tengan inters o sean parte del proceso de auditora o examen especial. Los auditores internos guardarn discrecionalidad en las expresiones a emitir. Se mantendr permanente objetividad y se conservar un criterio profesional independiente en las labores de control. Organizacin adecuada del archivo de los papeles de trabajo. Emisin oportuna de informes de auditora con sus correspondientes, comentarios, conclusin y recomendaciones. Se promover permanentemente la implantacin de las recomendaciones contempladas en los informes. OBJETIVOS General El objetivo principal de la UAI es asistir a los miembros de la organizacin, en el cumplimiento de sus responsabilidades, Especfico 1. Revisar si en la organizacin se estn ejerciendo correctamente las funciones de planificacin, organizacin, direccin y control. 2. Determinar la efectividad de los sistemas de contabilidad, controles internos y operativos de la organizacin. 3. Revisar la confiabilidad e integridad de la informacin financiera, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y presentar dicha informacin.

4. Revisar los medios utilizados para salvaguardar los bienes, adems de verificar la existencia de dichos activos. 5. Evaluar la economa, eficiencia y efectividad con las cuales se han empleado los recursos. 6. Revisar las operaciones y programas para determinar si los resultados son coherentes con los objetivos y metas establecidas, y si fueron llevados a cabo de acuerdo con lo planificado. 7. Coordinar las labores de la UAI con los auditores externos. 8.-Evaluar el cumplimiento de de las recomendaciones constantes en informes de auditora interna y externa. FUNCIONES Las principales funciones de la UAI Asesorar a los servidores que requieran los servicios profesionales de la UAI, con sujecin a las leyes y normas de auditora, en el campo de su competencia promoviendo el mejoramiento continuo del sistema de control interno de la entidad. Preparar el plan anual de la UAI presentarlos a la CGE hasta el 30 de septiembre de cada ao. Dichos planes sern elaborados de acuerdo con las polticas y objetivos de control emitidos por el Contralor. Realizar principalmente auditorias de gestin y exmenes especiales planificados e imprevistos, para evaluar la gestin operativa, administrativa, financiera, ambiental y tcnica de la entidad, en trminos de costo, tiempo, legalidad, economa, efectividad, eficiencia y transparencia. Evaluar la gestin del ciclo presupuestario y sus indicadores. Mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditoras internas y externas. Facilitar mediante sus informes que la CGE determine, las responsabilidades administrativas y las responsabilidades civiles culposas, as como tambin los indicios de responsabilidad penal. Requerir y obtener informacin conforme lo previsto en los artculos 76, 81 y 88 de la Ley Orgnica de la CGE. Emitir y actualizar el manual especfico de la UAI y someterlo a la aprobacin de la CGE. Procurar la capacitacin del personal de la UAI. Mantener independencia mental y actuar con objetividad en el cumplimiento de sus funciones, observando el cdigo de tica y las normas profesionales de la auditora de carcter nacional e internacional. Estar libre de cualquier injerencia poltica, o de autoridad, para actuar con profesionalismo, objetividad, independencia y tica, en el ejercicio del control;

Preparar mensual y semestralmente la informacin de las actividades cumplidas por la UAI en relacin con los planes operativos de trabajo y remitirlas a la CGE. Enviar a la CGE, al Alcalde y Concejo Cantonal los informes de auditora de gestin, despus de la conferencia final de resultados. Cumplir con las normas e instrucciones que expida la CGE. para el eficaz funcionamiento tcnico de las UAI. Ejercer las dems funciones conferidas por la ley. ORGANIZACIN
AUDITOR GENERAL

SUPERVISOR

EQUIPO AUDITORA 1

EQUIPO AUDITORA 2

EQUIPO AUDITORA 3

INDICADORES A continuacin, mediante un grfico se presentan algunos indicadores aplicables a la UAI que pueden servir para medir peridicamente, la calidad de su desempeo, y verificar el cumplimento de las normas de auditora gubernamental, NEPAI, cdigo de tica y eficiencia y eficacia de la actividad:

Nmero de auditor auditoras Valor de los ahorros conseguidos Cumplimiento con fechas Nmero de procesos corregidos Horas de capacitaci capacitacin al personal Porcentaje de auditores internos CIA CIAs

Porcentaje de reas auditadas

Nmero de Sugerencias implantadas Rotaci Nmero de Riesgos Rotacin del personal de auditor a detectados auditor interna Oportunidad en la Nmero de emisi emisin de informes recomendaciones Incremento n nmero de auditorias Disminuci Disminucin de casos de fraude Nivel de automatizaci automatizacin de papeles Nivel de aceptaci aceptacin a auditor auditora interna Disminuci Disminucin de niveles de corrupci corrupcin Nmero de consultas absueltas.

PERSONAL DE LA UAI El personal de la UAI, tendr el mximo grado de independencia y no debe participar en los procesos de administracin, aprobacin, contabilizacin o adopcin de decisiones dentro de la municipalidad y no realizar actividades de control previo ni concurrente. Se abstendr de participar, en actividades polticas, no deber estar vinculado con las operaciones o actividades que estn bajo su examen, por consiguiente estarn impedidos de gestionar, directa o indirectamente, ventajas, empleos u otros beneficios, para s, su cnyuge y sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad. En las actividades de toma de inventarios fsicos, entrega - recepciones, avalos, remates, bajas y otros actos similares, su participacin se limitar a observar dichas prcticas, sin aprobar ni firmar los documentos respectivos, pero con la obligacin de informar, sobre el particular, a la mxima autoridad de la entidad. La UAI estar conformada con profesionales de distintas disciplinas del conocimiento, (Interdisciplinaria) de acuerdo a las necesidades de la municipalidad, con el propsito de prestar asesora, consultora a la entidad, para cuyo propsito, se deber capacitar y actualizar al personal permanentemente conforme al avance y desarrollo tecnolgico de la profesin. El personal auditor de la UAI podr ser removido por causas legalmente establecidas, previo el sumario administrativo a base del informe que para el efecto emitir la CGE. Se excepta la remocin a causa de responsabilidades establecidas por la Contralora a base de una auditora.

El personal de la UAI tendr las garantas que refiere el artculo 124 de la Constitucin Poltica de la Repblica, en la Ley Orgnica de Rgimen Municipal y las que constan en la Ley de Servicio Civil, Carrera Administrativa, y de Unificacin y Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico, en lo que fuere aplicable. AUDITOR GENERAL La gestin de la UAI recae directamente sobre el Auditor General quien ser responsable de: Para Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la unidad a su cargo. Establecer las polticas necesarias para el desarrollo de la actividad de la auditora interna. Recomendar las mejoras necesarias en los controles administrativos destinados a salvaguardar los recursos y bienes, promover el crecimiento de la organizacin y asegurar el cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Realizar el control de calidad de los exmenes efectuados Actuar con objetividad, independencia y profesionalismo y verificar que el personal a su cargo proceda de la misma manera. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, polticas, normas, tcnicas y dems regulaciones de la auditora. Asesorar a las autoridades y a los funcionarios que requieren los servicios profesionales de auditora interna. Preparar informes de las actividades cumplidas por la UAI con relacin a los planes respectivos de trabajo. . Procurar la capacitacin del personal de la UAI. La dems funciones previstas en la ley. cada auditora se conformar un equipo de trabajo, en concordancia con la

disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las actividades a ser examinadas. SUPERVISOR DE LA UAI o Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del proceso de la auditora. o Desarrollar conjuntamente con el Jefe de Equipo de auditora, las funciones de responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con las fases de conocimiento preliminar y planificacin. o Supervisar peridicamente las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con la fase del proceso de la auditora de gestin.

o Informar mensualmente al Auditor General sobre el avance de cada trabajo supervisado, as como los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados. o Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la comunicacin de los resultados. o Preparar y presentar al Auditor General el informe de supervisin. o Presentar al Auditor General el informe final, memorando de antecedentes, sntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen. JEFE DE EQUIPO o Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad compartida. o Elaborar conjuntamente con el Supervisor el conocimiento preliminar y planificacin. o Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora de gestin o Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterios establecidos por el Auditor General, tomando en cuenta el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo, programacin muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros. o Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditora aplicados y los resultados obtenidos. o Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la aplicacin de los programas especficos para el cumplimiento de los objetivos de la auditora. o Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios responsables de las actividades relacionadas. o Redactar el borrador del informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la estructura establecida y de comn acuerdo con el supervisor. o Entregar al Supervisor el borrador del informe, memorando de antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trmite de revisin y aprobacin correspondiente.

AUDITOR INTERNO o Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo. o Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo. o Cumplir con los criterios de ejecucin establecidos para su trabajo, as como, los estndares profesionales (normas de auditora) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo. o Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo. o Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditora realizadas. o Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditora, desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo. o Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados del examen, (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe final. o Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo. o Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditora, as como observar el cdigo de tica profesional. NORMAS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORA INTERNA Para un adecuado ejercicio profesional, los auditores internos deben observar las Normas de Auditoria Gubernamental, expedidas mediante Acuerdo No. 019CG publicado en la Edicin Especial No. 6 del 10 de Octubre del 2002. Estas normas se clasifican en: 1. 2. 3. 4. Normas personales del auditor Normas de planificacin del trabajo. Normas de ejecucin del trabajo. Normas de informes de trabajo.

Las normas personales del auditor se refieren a la personalidad del auditor interno para la conduccin de un trabajo, basado en la capacidad, independencia, cuidado y

pericia profesional con que se desempear, al conducir una auditora y generar un producto final objetivo y de calidad. Entre las normas personales son las siguientes: Requisitos mnimos de auditor Cuidado y esmero profesional. Responsabilidad de la funcin. Entrenamiento tcnico y continuo. Participacin de profesionales en la auditora. Independencia. Confidencialidad del trabajo. Control de calidad.

Las normas de planificacin de trabajo, de auditora interna, se relacionan con la suficiente compresin, de la misin, visin, metas, objetivos y controles, que permiten al auditor determinar la naturaleza, duracin y extensin de los procedimientos de auditora a aplicarse para que el trabajo resulte efectivo, tales como: Planificacin anual. Planificacin preliminar de la auditora. Planificacin especfica de la auditora. Evaluacin del riesgo. Evaluacin del control interno. Memorando de planificacin de la auditora. Compresin global de los sistemas de informacin computarizados. Las Normas de Ejecucin del Trabajo, proporcionan al auditor interno una base para juzgar la calidad de la gestin institucin y de las operaciones administrativas y financiera, obteniendo evidencia suficiente, comprobatoria y relevante, tales como: o o o o o o o o o Programas de auditora Materialidad de auditora Evaluacin del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias Papeles de trabajo Evidencia suficiente, competente y relevante. Muestreo en la auditora Verificacin de eventos subsecuentes Comunicacin de hallazgos Supervisin del trabajo

Finalmente, las normas de informes de trabajo, se relacionan con el producto final del trabajo del auditor interno, en el cual presenta sus comentarios, conclusiones y recomendaciones, estas normas son: Informe de auditora Contenido y estructura del informe

Convocatoria de la conferencia final Oportunidad en la comunicacin de resulta Presentacin del informe Implantacin de recomendaciones

Los servicios de aseguramiento comprenden la tarea de evaluacin objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una opinin o conclusin independiente respecto de un proceso, sistema u otro asunto. Existen tres partes en los servicios de aseguramiento: La persona o grupo directamente implicado en el proceso, sistema u otro asunto, es decir el dueo del proceso El auditor interno; y, La persona o grupo que utiliza la evaluacin, es decir el usuario. Los servicios de consultora son por naturaleza consejos y son desempeados por la auditora interna, debiendo en todo caso mantener objetividad y no asumir responsabilidades de gestin. El propsito de estas normas es: Definir principios bsicos que representen el ejercicio de la auditora interna. Proveer un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades de auditora interna de valor aadido. Establecer las bases para evaluar el desempeo de la auditora interna Fomentar la mejora en los procesos y operaciones de la organizacin. Estn conformadas por Normas: Sobre atributos Sobre desempeo Las normas sobre atributos se relacionan con las caractersticas de las organizaciones y las personas que desarrollan actividades de auditora interna. Las de desempeo describen la naturaleza de las actividades de auditora interna y proveen criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeo de estos servicios. Mientras que las normas de implantacin, se aplican a determinados tipos de actividades de auditora interna, establecidas para trabajos de aseguramiento y consultora. CDIGO DE TICA PROFESIONAL DEL AUDITOR INTERNO. Es necesario que la UAI observe el cdigo de tica del IAI, que se basa en la confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre la gestin de riesgos, control y direccin. La fidelidad al cdigo de tica profesional es el manual de conducta de los

auditores internos, para cumplir con sus obligaciones profesionales y para las actividades que afectan al punto de vista del pblico sobre la profesin. La fidelidad al cdigo de tica es un requisito indispensable para mantener la calidad de auditor interno. Este cdigo, en forma resumida, se detalla a continuacin: Tiene la obligacin de actuar con honestidad y diligencia en la ejecucin de sus obligaciones y responsabilidades. Debe mantener la confianza del Alcalde, Concejo Cantonal y dems directores, demostrando lealtad sobre todas las materias concernientes a los asuntos de la entidad. Debe rehusar tomar parte de una actividad que puede estar en conflicto con los intereses de la Municipalidad, que puede perjudicar su capacidad para llevar a cabo objetivamente sus actividades. No debe aceptar honorarios o regalos de ningn empleado, proveedor o contratista de la entidad. Debe ser prudente en la utilizacin de la informacin adquirida en el curso de su trabajo. Al emitir una opinin, debe poner el mximo cuidado en obtener evidencias suficientes para garantizar dicha emisin. Al informar, debe revelar todos los hechos significativos que conozca y que, si no fueron revelados distorsionaran el informe de los resultados de la operaciones bajo revisin, o permitiran prcticas ilegales. Debe continuar buscando la mejora de la calidad y eficacia.

FORMATOS

ENTIDAD: CONSTRUGYPSUN PLAN ANUAL DE CONTROL PARA EL AO:2014 RECURSO HUMANO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA NOMBRES CARGO PROFESION AOS DE EXPERIENCIA EN AUDITORIA EN LA UAI Mayra Bravo A. Eliana Carrion B. Genaro Coellar L. Valeria Fajardo V. Auditori Operativo Auditor Operativo Jefe de Equipo Jefe De Unidad Contador Publico Contador Publico Contador Publico Contador Publico 4 5 2 2 OTROS

DIAS/HOMBRES DISPONIBLES NUMERO Jefe de la Unidad Auditores Supervisores Auditores Jefes de Equipos/Operativos TOTAL DIAS/HOMBRE (D/H) 3 660 880 1 DIAS/HOMBRE 220

DISTRIBUCION DEL TIEMPO % Actividades Planificadas y Arrastres Imprevistos TOTAL DIAS/HOMBRE (D/H) 70% 30% D/H 616 264 880

(f) JEFE UNIDAD DE AUDITORIA

(f) COMIT DE AUDITORIA

EMPRESA: IMPOREDEN. PLAN DE CONTROL PARA EL AO: 2014 CALCULO DAS/HOMBRE (D/H) DISPONIBLES PARA EL CONTROL CALCULO DAS LABORABLES 'TOTAL das calendario del ao. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Menos: - Fines de semana - Vacaciones y onomstico.. - Capacitacin. - Das feriados y festivos.. 105 20 20 10 155 210 365

TOTAL das deducibles. TOTAL DAS LABORABLES AO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . NUMERO DE PERSONAL DESTINADO AL CONTROL - Jefe de Unidad....................................................................................... Personal Operativo................................................................................ 1 3

TOTAL DE PERSONAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . DAS LABORABLES FUNCIONARIOS - Jefe de Unidad....................................................................................... - Personal Operativo............................................................................... TOTAL DAS-HOMBRE (D/H) DISTRIBUCIN DE LOS DAS / HOMBRE DISPONIBLES: - Arrastres. - Actividad Planificada. - Imprevistos 88 528 264 D/H D/H D/H 35 105 =

4 DAS-HOMBRE

140

TOTAL DAS/HOMBRE (D/H) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

880 D/H

ENTIDAD:

IMPOREDEN 2013 PROVINCIA: DEL AZUAY.

CRONOGRAMA Y ALCANCE DEL PLAN DE CONTROL PARA EL AO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA: ACTIVIDAD, PROYECTO O UNIDAD ADMINISTRATIVA

No.

AREA O RUBRO EXAMINADO

PERIODO DESDE HASTA

LUGAR

TIPO CONTROL

DIAS LAB.

N PERSONAL SUP. J.EQ. OPER. SUP.

DIAS HOMBRE J.EQ. OPER. TOTAL

FECHAS ESTIMADAS INICIO TERMINO

EXAMENES DE ARRASTRE Cartera Capacitacion 01-ene-13 01-ene-13 31-oct-13 EMPRESA Oficina de 31-oct-13 ARH AF AG 10 12 1,00 1,00 0,00 0,00 3,00 3,00 10,00 12,00 0,00 0,00 30,00 36,00 40,00 48,00 88,00 01-ene-14 15-ene-14 14-ene-14 30-ene-14

1.1 Sistema de Cobranzas 1.2 Sistema de Recursos Humanos

NUEVOS EXAMENES PLANIFICADOS Ventas Al proceso Productivo Presupuestos Publicidad 01-jul-13 01-ago-13 01-oct-13 01-nov-13 31-dic-13 Empresa 18-feb-14 Fabrica 07-abr-14 Empresa 23-may-14 Empresa AF AF AF AG 33 35 33 31 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3,00 3,00 3,00 3,00 33,00 35,00 33,00 31,00 0,00 0,00 0,00 0,00 99,00 105,00 99,00 93,00 132,00 140,00 132,00 124,00 528,00 31-ene-14 19-mar-14 07-may-14 23-jun-14 18-mar-14 06-may-14 20-jun-14 04-ago-14

2.1 Sistema de Ventas 2.2 Sistema de Produccion 2.3 Sistema de Compras 1 Sistema de Marketing

IMPREVISTOS (Global)

264,00

264,00 SUBTOTAL IMPREVISTOS TOTAL D/H

880,00

ORDEN DE TRABAJO PRELIMINAR


ORDEN DE TRABAJO No. 005 FECHA: Cuenca, 10 de Enero 2013 Seores SUPERVISOR DEL EQUIPO JEFE DE EQUIPO AUDITOR Ciudad De mis consideraciones: De conformidad con el Plan de Actividades de la Unidad de Auditoria Interna para el presente ao, dispongo a ustedes la realizacin de la Auditoria a la Gestin de l Sistema de Produccin, de IMPOREDEN. El alcance del examen cubre los ltimos seis meses y se relaciona con crdito y cobranzas, recursos humanos y mtodos de control e incentivos del componente ventas. As como tambin el conocimiento general del proceso administrativo, el cumplimiento de disposiciones legales, la misin, visin, objetivos, metas, estrategias, polticas y acciones realizadas por la Entidad, la evolucin preliminar del sistema de control interno y la determinacin de componentes a base de la los objetivos y enfoque de la auditoria. De acuerdo al cronograma de actividades, el examen se ha previsto un tiempo de duracin de 35 das laborables. El producto a obtenerse en esta fase, es realizar un conocimiento general y un diagnstico de la Entidad, determinando las reas de resultado clave (ARC), a base del cual se emitir un reporte de avance de esta primera etapa. Atentamente,

CPA. Valeria Fajardo AUDITOR GENERAL

NOTIFICACIN INICIO DE AUDITORIA A ECON. Rene Peralta (Gerente General) Oficio No. 00004 SECCION: ASUNTO: Unidad de Control. Notificacin inicio de auditoria de gestin.

Cuenca, 30 de Enero del 2013. Economista: Rene Peralta GERENTE GENERAL Presente. De mis consideraciones:

De conformidad con lo previsto en los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 12 del Reglamento de Responsabilidades, notifico a usted que la Unidad de Auditora Interna, iniciara el examen especial Sistema de produccin, de IMPOREDEN., con cargo al Plan de Actividades para el ao 2013. El alcance comprende el perodo del 1 de Agosto del 2013 al el 18 de febrero del 2014.

Los objetivos generales del examen al sistema de produccin, son: - Establecer la productividad entre el volumen de productos producidos en relacin con los insumos y materiales utilizados para asegurar la mejora continua y asegurar el cuidado. - Realizar mediciones del desempeo de los colaboradores en el departamento de produccin para asegurar que los mismos estn realizando su trabajo en base a las funciones establecidas que asegure la calidad de los productos. - Evaluar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de objetivos, conforme a planes y programas. Para esta accin de control el equipo de auditores estar conformado por los seores: Genaro Coellar, Jefe de equipo, Eliana Carrin, Auditor operativo, Mayra Bravo, Auditor operativo, Valeria Fajardo, Jefe de unidad. Por lo que agradecer disponer se presente la colaboracin necesaria para la ejecucin del trabajo indicado. Atentamente,

CPA. Valeria Fajardo V. AUDITOR GENERAL

NOTIFICACIN POR LA PRENSA

IMPOREDEN UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

De conformidad con lo que disponen los artculos 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y 21 de su Reglamento por desconocer sus domicilios, notifico a: Rene Peralta Gerente General de IMPOREDEN con numero de cedula , que la Unidad de Auditoria Interna de IMPOREDEN. Viene realizando, una Auditoria de gestin a produccin por el perodo comprendido entre el 1 de agosto de 2013 y el 18 de febrero de 2014. Particular que le (s) comunicamos con el objeto de que nos proporcione los elementos de juicio que estime del caso, y ejerza los derechos que la ley le otorga.

Atentamente,

CPA. Valeria Fajardo AUDITOR GENERAL

DATOS PERSONALES DE FUNCIONARIOS Y EX_FUNCIONARIOS

VISITA PREVIA
1) Nombre de la Entidad: IMPOREDEN. Componente: Produccin. 2) Direccin: Av. Conquistadores y Francisco de Orellana 3) Telfono: 2881028-099070155 4) Fecha de creacin: 30 de Abril de 1993 5) Organigrama estructural:

6) Objetivos de la Entidad: Imporedn es una empresa dedicada a la produccin, importacin y comercializacin de productos textiles y complementos para el hogar, tiene como objetivo general, lograr una relacin de confianza mutua con nuestros clientes que requieran de productos para el hogar y de alta calidad, a precios competitivos, brindando productos de calidad a precios justos y con un excelente servicio al cliente, llenando espacios en los hogares que reflejen elegancia. 7) Sistema de Control Interno: El control interno de la entidad es manejado a travs de los directores departamentales mediante el empleo de indicadores de gestin.

8) RECURSOS Y TIEMPO REQUERIDOS 1) Recursos que se requieren: a) Humanos:


Equipo de auditoria (Multidisciplinario) - Jefe de Equipo - Auditor Operativo - Auditor Operativo: - Jefe de Unidad Nombres y Apellidos Genaro Coellar Eliana Carrin Mayra Bravo Valeria Fajardo

b) Materiales: Equipos de cmputo. Hojas. Sumisitos de oficina. 2) Tiempo estimado: a) Das calendario: 84 b) Das laborables: 60

COMPONENTE: IMPOREDEN.

Fuente: IMPOREDEN.

MATRIZ DE ANLISIS ORGANIZACIONAL (Factores Internos)


FORTALEZAS - DEBILIDADES
COMPONENTE: Produccin SUBCOMPONENTE: Control de Calidad

FACTORES INTERNOS
PERSONAL CAPACITADO EN EL AREA DE CONTROL DE CALIDAD EMPRESAS COMPETITIVAS CON MEJOR TECNOLOGIA EXPERIENCIA DEL PERSONAL CONTROL DE LA PLANIFICACION MALA COMUNICACIN ENTRE EL PERSONAL FALTA DE PARTICIPACION EN LA TOMA DE DECISIONES FALTA DE NUEVAS TECNOLOGIAS

PONDERA CIN
15%

CLASIFICA.
FORTALEZA

CALIFICACI N
4

CALIFICACIN PONDERADA
0.60

10%

DEBILIDAD

0.20

20% 10% 15%

FORTALEZA FORTALEZA DEBILIDAD

3 3 1

0.60 0.30 0.15

10%

DEBILIDAD

0.20

20%

DEBILIDAD

0.20

TOTAL
ESCALA DE VALORES 1. 2. DEBIL GRAVE DEBIL CONTROLABLE

100%

2.25

3. 4.

FORTALEZA MENOR FORTALEZA IMPORTANTE

MATRIZ DE ANLISIS ORGANIZACIONAL (Factores Internos)


FORTALEZAS - DEBILIDADES
COMPONENTE: Produccin SUBCOMPONENTE: Recursos Humanos

FACTORES INTERNOS
PERSONAL CAPACITADO FALTA DE COMUNICACIN EN DEPARTAMENTO REGLAMENTO INTERNO FALTA DE INTEGRADA ORGANIZACIN ACTIVIDADES PLANIFICACIN

PONDERA CIN
20% 10%

CLASIFICA.
FORTALEZA DEBILIDAD

CALIFICACI N
4 3

CALIFICACIN PONDERADA
0.80 0.30

15% 10%

FORTALEZA DEBILIDAD

3 2

0.45 0.20

EFICIENTE

DE

15%

FORTALEZA

0.60

PERSONAL MOTIVADO FALTA DE LIDERAZGO EN EL PERSONAL

15% 15%

FORTALEZA DEBILIDAD

3 2

0.45 0.30

TOTAL
ESCALA DE VALORES 2. 1. DEBIL GRAVE DEBIL CONTROLABLE

100%

2.80

3. 4.

FORTALEZA MENOR FORTALEZA IMPORTANTE

MATRIZ DE ANLISIS ORGANIZACIONAL (Factores Internos)


FORTALEZAS - DEBILIDADES
COMPONENTE: Produccin SUBCOMPONENTE: Planes y Programas

FACTORES INTERNOS
REGLAMENTO INTERNO FALTA DE ORGANIZACIN EN LA PLANIFICACION PERSONAL CAPACITADO EXPERIENCIA DE PERSONAL BUENA COMUNICACIN ENTRE EL PERSONAL DESCONOCIMIENTO POLITICAS PERSONAL MOTIVADO DE

PONDERA CIN
10% 15%

CLASIFICA.
FORTALEZA DEBILIDAD

CALIFICACI N
3 2

CALIFICACIN PONDERADA
0.30 0.30

15% 10% 15%

FORTALEZA FORTALEZA FORTALEZA

4 3 3

0.60 0.30 0.45

15%

DEBILIDAD

0.30

20%

FORTALEZA

0.60

TOTAL
ESCALA DE VALORES 2. 1. DEBIL GRAVE DEBIL CONTROLABLE

100%

2.85

3. 4.

FORTALEZA MENOR FORTALEZA IMPORTANTE

MATRIZ DE ANLISIS DEL ENTORNO (Factores Externos)


OPORTUNIDADES - AMENAZAS
COMPONENTE: Produccin SUBCOMPONENTE: Control de Calidad
PONDEFACTORES EXTERNOS RACION CLASIFICACIN CALIFICACION CALIFICAC IN PONDERA DA ALTOS NIVELES DE COMPETENCIA INNOVACIONES TECNOLOGICAS PARA LA EMPRESA SUSTITUCION PRODUCTOS COMPETENCIA DE AL NUESTROS DE LA 20% 20% AMENAZA OPORTUNIDAD 1 4 0.20 0.80

20%

AMENAZA

0.20

CAPACITACION DEL PERSONAL INCREMENTO DE LA PUBLICIDAD MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD TOTAL

15% 15% 10% 100%

OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD

3 3 4

0.45 0.45 0.40 2.50

ESCALA DE VALORES

1. AMENAZA CRITICA 2. AMENAZA CONTROLABLE

3. OPORTUNIDAD MENOR 4. OPORTUNIDAD DE XITO

MATRIZ DE ANLISIS DEL ENTORNO (Factores Externos)


OPORTUNIDADES - AMENAZAS
COMPONENTE: Produccin SUBCOMPONENTE: Recursos Humanos
PONDEFACTORES EXTERNOS RACION CLASIFICACIN CALIFICACION CALIFICAC IN PONDERA DA PLANES DE PERSONAL MOTIVACION AL 20% OPORTUNIDAD 4 0.80

FALTA DE CAPACITACION DEL PERSONAL CAPACITACIONES EMPLEADOS A LOS

20%

AMENAZA

0.40

20%

OPORTUNIDAD

0.60

RENUNCIAS IMPREVISTAS POR EL PERSONAL PROBLEMAS TRABAJADORES ENTRE LOS

15%

AMENAZA

0.30

25%

AMENAZA

0.50

TOTAL

100%

2.60

ESCALA DE VALORES

1. AMENAZA CRITICA 2. AMENAZA CONTROLABLE

3. OPORTUNIDAD MENOR 4. OPORTUNIDAD DE XITO

MATRIZ DE ANLISIS DEL ENTORNO (Factores Externos)


OPORTUNIDADES - AMENAZAS
COMPONENTE: Produccin SUBCOMPONENTE: Planes y Programas
PONDEFACTORES EXTERNOS RACION CLASIFICACIN CALIFICACION CALIFICAC IN PONDERA DA COORDINACION DE LOS PLANES Y PROGRAMAS FALTA DE EFICIENCIA EN EL DESARROLLO DE LOS MISMOS INCUMPLIMIENTO DE LOS PLANES PLANES ORGANIZADOS ORGANIZACIN PARA LA ELABORACION DE PLANEZ Y PROGRAMAS TOTAL 20% OPORTUNIDAD 4 0.80

20%

AMENAZA

0.40

25% 15% 20%

AMENAZA OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD

1 3 3

0.25 0.45 0.60

100%

2.60

ESCALA DE VALORES

1. AMENAZA CRITICA 2. AMENAZA CONTROLABLE

3. OPORTUNIDAD MENOR 4. OPORTUNIDAD DE XITO

Empresa: IMPOREDEN. AUDITORIA INTERNA. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.

No

FACTOR

AMBIENTE INTERNO DE CONTROL PREGUNTAS SI


Posee la empresa Edn un cdigo de tica? Las relaciones con los empleados, proveedores, clientes, acreedores, aseguradoras, auditores, etc., se basan en la honestidad y equidad? Se incorporan los cdigos de tica en los procesos y en el personal. Los funcionarios y empleados presentan denuncias sin temor a represaras? Hay presin por cumplir objetivos de desempeo irreales, particularmente por resultados de corto plazo y extensin, en la cual la compensacin est basada en la consecucin de tales objetivos de desempeo? La filosofa y estilo de la Administracin se reflejan en la forma en que establece las polticas, objetivos, estrategias su difusin y la responsabilidad de informar sobre su cumplimiento? Participa la direccin a menudo en operaciones de alto riesgo o es extremadamente prudente a la hora de aceptar riesgos? El gerente y los supervisores, incentivan y comprometen a sus empleadosn en el cumplimiento de las leyes? La administracin presenta oportunamente informacin financiera y de gestin? X X

NO

N/A

OBSERVACIONES

Integridad ticos

Valores

X X

Filosofa y Estilo de la Alta Direccin

X X

Consejo de Administracin y comits Existen manuales de procesos? Se identifican con claridad los niveles de autoridad y X

Estructura Organizativa

responsabilidad? Existe comunicacin interna y externa? Se actualiza el Reglamento Orgnico (Organigramas)

Funcional?

X X X

Autoridad Asignada y Responsabilidad Asumida

Existe responsabilidad y delegacin de autoridad? Existen normas y procedimientos relacionados con el control y descripciones de puestos de trabajo? El nmero del personal est de acuerdo con el tamao de la entidad as como la naturaleza y complejidad de sus actividades y sistemas?

X X X

Gestin Humano

del

Capital

Existe un sistema de gestin del recurso humano? Existen polticas y procedimientos para la contratacin, formacin, promocin y remuneracin de los trabajadores? Se aplican sanciones disciplinarias? Se revisan los expedientes de los candidatos a puestos de Trabajo? Existen mtodos para motivar a los empleados? Existe comunicacin de polticas, normas y sistemas al personal? Se ha cconformado el Comit de talento humano, para la evaluacin del desempeo? La administracin del talento humano cuenta con polticas de clasificacin, valoracin, reclutamiento, seleccin, contratacin, formacin, evaluacin, remuneracin y estmulos del personal? El gerente y los directivos orientan al personal sobre la misin, visin, institucional para alcanzar los objetivos del plan estratgico y operativo, en base de un plan de motivacin? La empresa cuenta con un plan de incentivos en relacin con los objetivos y logros alcanzados? La direccin de RR.HH a identificado los requerimientos de especializacin del personal en reas tcnicas y de servicio?

X X X X X X X X

Incentivos econmicos.

7 Respondabilidad Transparencia y

Se establecen objetivos con indicadores de rendimiento? Existen informes comparativos entre lo planificado y lo ejecutado? Se revisan peridicamente en forma interna y externa los informes financieros y de gestin? ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS X X

8 Objetivos Estratgicos

La empresa cuenta con misin, visin, objetivos y las maneras para conseguirlos? Los diferentes niveles de la organizacin cumplen con estos objetivos y sus respectivas estrategias? El gerente y los directivos han fijado los objetivos estrategias y operativos y se han establecido las estrategias para su cumplimiento? La empresa ha formulado indicadores de gestin institucionales y por cada direccin, que permitan medir y cuantificar las metas, objetivos y actividades planificadas con lo ejecutado?

X X X

9 Objetivos Especficos

Se ha fijado objetivos especficos (operativos, de informacin y cumplimiento) en los diferentes niveles y actividades municipales tales como; direcciones, unidades y secciones? Existe una conexin de los objetivos especficos con los objetivos y planes estratgicos de la empresa? Existe una relacin directa entre los objetivos y los procesos empresariales? Se identifican factores crticos de xito, indicadores de gestin, en cada direccin, unidad, seccin, programa o proyecto y a sus integrantes. El personal participa en la propuesta de objetivos y

X X

X X

consecucin de los mismos? Existe la comunicacin oportuna y suficiente para comunicar los objetivos a los trabajadores?

10 Relacin entre objetivos y componentes del CORRE

Se mantiene una visin empresarial integral sobre los objetivos estratgicos, de operacin, de informacin y de cumplimiento con los componentes del MICORRE-MC, en todos los niveles de la empresa? En razn de que la empresa ha asumiendo nuevas competencias, a actualizado el marco normativo que viabilice las mismas? Existe calidad de la informacin sobre eventos externos relacionados con los objetivos, principalmente los estratgicos y de operacin? Se cuenta con la supervisin adecuada para medir el grado de consecucin de los objetivos en todos los niveles de la empresa? La empresa cuenta con el apoyo del gerente y de los directivos informes de auditores internos, principalmente en lo relativo a deficiencias y recomendaciones? Se han implantado mecanismos de calidad en la supervisin de todos los niveles administrativos. Existen iinformes de cumplimiento de indicadores y estndares? Se evala peridicamente el POA a fin de tomar las acciones correctivas? Apoyo del gerente y los directivos para determinar el nivel de riesgo aceptable y su tolerancia? Existe fijacin del riesgo aceptado para los objetivos establecidos? Existe supervisin y evaluaciones internas para medir la razonabilidad de los niveles de riesgo aceptado as como su tolerancia, con base en los resultados obtenidos? Existe atencin de los directivos a los cambios ocurridos entre el riesgo aceptado y los resultados.

11 Consecucin de Objetivos 12 Riesgo Aceptado Niveles de Tolerancia y

X X X X X X X

IDENTIFICACIN DE EVENTOS 13 Factores Eternos Internos y La empresa cuenta con el apoyo de las autoridades para determinar los factores de riesgo internos y externos? Existen mecanismos para identificar eventos de riesgos tanto internos como externos? Los funcionarios y dems personal de la entidad aportan para la determinacin de estos riesgos? Participan los funcionarios y empleados clave en la determinacin de los factores de riesgo? Existe confiabilidad de la metodologa utilizada para identificar eventos que puedan afectar el logro de los objetivos? Los trabajadores participan en la identificacin de eventos? Se ha implantado tcnicas para la identificacin de eventos tales como: inventario de eventos, anlisis interno, talleres de trabajo y entrevistas, anlisis del flujo del proceso, etc.? X X X X

14

Identificacin de Eventos

X X

15 Categora de Eventos

Existe idoneidad de la metodologa utilizada para sistematizar y ordenar los eventos identificados? Existe apoyo de la administracin a las acciones orientadas a categorizar los eventos relacionados con la misin de la empresa? Relacionar las categoras de eventos con los objetivos. Implantar polticas y procedimientos para informar a los trabajadores, las categoras de eventos y su relacin con los objetivos. EVALUACIN DE RIESGOS La Entidad cuenta con el apoyo del gerente y directivos, para planeacin y ejecucin de los estudios de probabilidades e impactos de los riesgos? Se evala los riesgos peridicamente para conocer la forma en que los eventos potenciales impactan en la

X1 X

X X

16

Estimacin de Probabilidad e Impacto

consecucin de objetivos empresariales? Se evala los acontecimientos desde la perspectiva de la probabilidad e impacto, a base de mtodos cualitativos y cuantitativos. Existe idoneidad de la metodologa y recursos utilizados para establecer y evaluar los riesgos? Se han implantado tcnicas de evaluacin de riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos tales como: benchmarking, modelos probabilsticas y modelos no probabilsticas? X Existe informacin provista por el establecimiento de objetivos e identificacin de eventos para evaluar los riesgos? La documentacin recopilada de los estudios efectuadotes de calidad.? X Existe transparencia de la informacin sobre los resultados de la evaluacin del riesgo?

17

Evaluacin Riesgos

de

18 Riesgos Originados por los Cambios

Existen mecanismos para identificar y reaccionar ante los cambios que pueden afectar a la empresa? La informacin interna y externa ayuda a conocer hechos que pueden generar cambios significativos en la empresa? Se monitorea los nuevos riesgos empresariales, originados por cambios que pueden afectar la consecucin de los objetivos tales como: cambios en el entorno operacional, en el contexto econmico, legal y social; nuevo personal, sistemas de informacin nuevos o modernizados, rpido crecimiento de la organizacin, tecnologas modernas, nuevos servicios y actividades, reestructuraciones internas, transacciones con el extranjero?

X X

RESPUESTA A LOS RIESGOS 19 Categoras Respuestas de 20 Decisin Respuestas de Existen mecanismos para el anlisis de alternativas? Existe la evidencia suficiente que respalde al anlisis de alternativas? La administracin determina la cartera de riesgos, y si el riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por la empresa? La empresa ha establecido las respuestas a los riesgos identificados, tales como: evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos? Existe apoyo de la administracin en acciones orientadas al estudio de alternativas? Existen mecanismos para la toma de decisiones? Existe la evidencia suficiente que respalde la toma de decisiones? El gerente los directivos y el personal, tienen los conocimientos necesarios para tomar la mejor decisin? Para decidir la respuesta a los riesgos, el gerente y los Directivos deben considerar; los costos y beneficios de las respuestas potenciales, las posibles oportunidades para alcanzar los objetivos empresariales? Se comunica a los diferentes niveles empresariales, las X X X

X X X

X X

decisiones adoptadas.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Existe calidad de informacin y comunicacin sobre las


21 Integracin con las Decisiones sobre Riesgos decisiones adoptadas por la direccin sobre el estudio de los riesgos? El gerente y los directivos a base de las respuestas al riesgo seleccionadas, implantan mecanismos de control para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos estratgicos, operacionales, informacin y cumplimiento? Se establece una matriz que relacione los riesgos seleccionados con los controles establecidos con el objeto de brindar una seguridad razonable de que los riesgos se mitigan y de que los objetivos se alcanzan?

Existe apoyo de la administracin para el diseo y


22 Principales Actividades Control de aplicacin de los controles en funcin de los riesgos? Existen mecanismos para analizar las alternativas de controles a seleccionar? El gerente emite polticas y procedimientos de las actividades de control, en todos los niveles empresariales encargados de ejecutarlos? Existe un plan estratgico de tecnologas de informacin que guarde relacin con los objetivos institucionales y la gestin de los riesgos? Existe apoyo del gerente para la implantacin de planes estratgicos de tecnologa de informacin? Se han implantado actividades de control de los sistemas de informacin que incluyan a las fases informatizadas dentro del software para controlar el proceso? Se han establecido controles generales sobre la gestin de la tecnologa de informacin, su infraestructura, la gestin de seguridad y la adquisicin, desarrollo y mantenimiento del software? Se han implantado controles de aplicacin relacionados con la integridad, exactitud, autorizacin y validez de la

X X X

23

Controles sobre los Sistemas de Informacin

captacin y procesamiento de datos? Se han realizado controles de aplicacin tales como: captacin de errores en los datos, dgitos de control, listados predefinidos de datos, pruebas de razonabilidad de datos y pruebas lgicas? INFORMACIN Y COMUNICACIN 24 Cultura de Informacin en todos los Niveles Existen polticas empresariales relativas a la informacin y comunicacin as como su difusin en todos los niveles? Se ha establecido comunicacin en sentido amplio, que facilite la circulacin de la informacin tanto formal como informal en las direcciones, es decir ascendente, transversal, horizontal y descendente? El gerente ha dispuesto a todo el personal la responsabilidad de compartir la informacin con fines de gestin y control? Los informes deben reunir atributos tales como cantidad suficiente para la toma de decisiones, informacin disponible en tiempo oportuno, datos actualizados y que correspondan a fechas recientes? Se comunica al personal sobre los resultados peridicos de las direcciones y unidades de operacin, con el fin de lograr su apoyo, en la consecucin de los objetivos? Se suministra la informacin a las personas adecuadas, permitindoles cumplir con sus responsabilidades de forma eficaz y eficiente? La informacin empresarial constituye una herramienta de supervisin, para conocer si se han logrado los objetivos, metas e indicadores? X

25

Herramienta para la Supervisin

Se ha emitido un plan estratgico de tecnologas de


26 Sistemas Estratgicos e Integrados informacin que guarde relacin con los objetivos empresariales y la gestin de los riesgos? Existen polticas que permitan la integracin de la informacin? Los sistemas de informacin son giles y flexibles para integrarse eficazmente con la comunidad y terceros X

27 Confiabilidad de la Informacin 28 Comunicacin Interna 29 Comunicacin Externa

vinculados? Existen sistemas y procedimientos que aseguran la X confiabilidad de los datos? Se realiza con frecuencia la supervisin de los procesos y de la informacin? X La informacin, adems de oportuna, es confiable? El flujo de informacin en tiempo real, es coherente con el ritmo de trabajo del gerente, evitando la sobrecarga de X informacin? La informacin es de calidad, su contenido es adecuado, oportuno, est actualizado, es exacto, est accesible? X La informacin identifica los riesgos sobre errores o X irregularidades, a travs de los controles establecidos? Existen mecanismos de control por parte de la auditora X interna para evaluar los procesos y los sistemas de informacin? Se comunica oportunamente al personal respecto de sus X responsabilidades? Se denuncia posibles actos indebidos? X Las autoridades toman en cuenta las propuestas del personal respecto de formas de mejorar la productividad y X la calidad? Existe comunicacin con clientes y proveedores? X La comunicacin interna sobre procesos y procedimientos X se alinea con la cultura deseada? Los trabajadores saben cmo sus actividades se relacionan X con el trabajo de los dems? La Unidad de Comunicacin ha establecido lneas de X comunicacin para la denuncia de posibles actos indebidos? Se ha establecido un nivel de comunicacin sobre las normas ticas? Se comunica a terceros sobre el grado de tica de la entidad? La administracin toma en cuenta requerimientos de X clientes, proveedores, organismos reguladores y otros? Se actualiza permanentemente la pgina WEB de la

No se cuenta con pagina web la

empresa? Se ha difundido al personal el compromiso de la administracin en la entrega de informacin a los organismos de control? SUPERVISIN Y MONITOREO

empresa. X

30

Supervisin Permanente

Con que frecuencia se compara los registros del sistema contable con los activos fijos de la entidad? Se evala y supervisa en forma continua la calidad y rendimiento del sistema de control interno, su alcance y la frecuencia, en funcin de la evaluacin de riesgos? Los Directivos deben definir los procedimientos para que se informe las deficiencias de control interno? Se ha implantado herramientas de evaluacin, que incluyan listas de comprobacin, cuestionarios, cuadros de mando y tcnicas de diagramas de flujo? La empresa cuenta con una estructura organizativa racional que incluya las actividades de supervisin apropiadas que permitan comprobar que las funciones de control se ejecutan y que en caso de deficiencias importantes sean identificadas?

X X

X X

31

Supervisin Interna

Se ha Tomado en cuenta resultados de auditorias anteriores? Existe planes de accin correctiva? Adems de la supervisin por parte de la administracin como parte de los procesos establecidos, las evaluaciones del MICORRE-MC se han ejecutado por la Unidad de Auditoria Interna, como asesora del gerente? La Auditoria Interna accede a la informacin sin restriccin para que acte con oportunidad? Existe apoyo a la UAI para que oriente sus actividades a la evaluacin de riesgos importantes, relacionados con actividades que generan valor? Las autoridades toman atencin a los informes de

X X X

X X

Hay ciertos empleados que no tienen informacin actualizada, por lo que no proveen informacin oportuna al auditor.

32

Supervisin Externa

auditores internos, externos y SRI? Existen planes de accin correctiva y el grado del cumplimiento del mismo? Existe coordinacin entre auditores internos y externos? El gerente y los directivos disponen el cumplimiento inmediato y obligatorio de las recomendaciones de los informe de auditoria interna y de la CGA.

X X X

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA COMPONENTE: Control Interno


PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 27x 100

NC= 93,10%

PT

29

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3. 4.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

RESULTADO: El nivel de confianza es alta y el nivel de riesgo es bajo.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: Establecimiento de Objetivos


PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 17x 100

NC= 77,27%

PT

22

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es alta y el nivel de riesgo es bajo.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: Identificacin de Eventos


PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 7x 100

NC= 70%

PT

10

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3. 4.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

RESULTADO: El nivel de confianza es alto y el riesgo es bajo.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA COMPONENTE: EVALUACIN DE RIESGOS


PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 7x 100

NC= 63,64%

PT

11

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3. RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es moderado y el riesgo es moderado.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA COMPONENTE: RESPUESTA A LOS RIESGOS
PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 9x 100

NC= 90%

PT

10

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es alto y el riesgo es bajo.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA COMPONENTE: SUPERVISION Y MONITOREO


PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 13x 100

NC= 92,86%

PT

14

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es alto y el riesgo es bajo.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: INFORMACION Y COMUNICACION


PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 25x 100

NC= 86,20%

PT

29

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es alto y el riesgo es bajo.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL


PROCESO: 1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 8x 100

NC= 66,67%

PT

12

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es moderado y el riesgo es moderado.

Empresa IMPORTEDEN CIA. LTDA Oficio n.0013-UAI-2013 Seccin: Unidad de Auditoria Interna. Asunto: Evaluacin integral del sistema de control interno de la entidad. Cuenca, Economista Rene Peralta. Gerente General Presente. De mis consideraciones: La unidad de auditoria interna de Imporeden, realizo la evaluacin integral del sistema de control interno, actividad que estuvo prevista en el plan anual de control ao 2013, con corte al 2014 y que fue aprobada por el seor contralor general del Estado. El propsito general de la evaluacin fue determinar el grado de confiabilidad de los controles establecidos por la entidad para el funcionario de sus procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para mejorar su gestin y lograr los objetivos de la institucin. La evaluacin integral de control interno se realiz de acuerdo con las normas internacionales de auditoria y aseguramiento. El trabajo desarrollado consisti bsicamente en evaluar los controles existentes en la institucin de acuerdo con sus competencias con la finalidad de proteger los recursos de la institucin y alcanzar los objetivos de la entidad. En funcin de los objetivos definidos para la evaluacin, a continuacin se exponen los resultados obtenidos por cada componente analizado. 1. Ambiente de control Interno Falta de manuales de procesos: Debido a que ocasiona conflictos cuando hay reclutamiento y seleccin ya que es ms complicado encontrar a la gente adecuada en el puesto adecuado si no estn especficamente establecidas las

actividades, prioridades, responsabilidades, limitantes, entre otras de cada puesto y persona, es por ello que Importeden debera establecer un manual de procesos que le facilite un manejo de los recursos humanos. Adems la empresa tiene la necesidad de contar con indicadores de rendimiento que le permitan establecer objetivos debido a que es de mucho importancia que el gerente conozca que tan rentable o no es su empresa, lo que permitir tomar decisiones que mejores el funcionamiento de la misma y por ende su rendimiento. Conclusin: Al analizar los aspectos de este componente podemos concluir que si bien es cierta la empresa en cuanto al personal y sus relaciones est encaminada de una manera correcta, sin embargo se debe poner nfasis en aspectos que no soy muy significativo actualmente pero conforme la empresa siga evolucionado causaran gran impacto. Recomendacin: Al Gerente. Se ha considerado que se debe realizar un anlisis ms minucioso sobre los indicadores de rendimiento y adems estudiar la posibilidad de implementar un manual de procesos que ayudara a que la empresa se vuelva ms productiva y por ende crezca. Otra recomendacin que sera muy importante recalcar es que se debe presionar ms al personal para que se puedan cumplir de manera ms eficaz y oportuna los objetivos. 2. Establecimiento Objetivo No tiene establecidos los indicadores de gestin institucionales: Por lo que no les permite cuantificar las metas y actividades planificadas en relacin a lo ejecutado por lo que no nos da resultados de si se cumpli en su totalidad o no con los mismos. A su vez no tiene claro cules son los factores crticos de xito, indicadores de gestin entre otros. Otro de los aspectos negativos es que no se toma en cuenta las opiniones de los empleados para el establecimiento de los objetivos y no se toma en cuenta sus puntos de vista. Conclusin: La empresa tiene definido a dnde quiere llegar en el futuro pero no integra a todos sus empleados para la definicin de los mismos. La organizacin acepta los cambios que se dan entre el riesgo planificado y los resultados. Actualiza

constantemente el POA, es decir est pendiente de los resultados de Imporeden pero an tiene que agregar algunas tcnicas para mejorar las actividades y llegar a cumplir la visin que se plantea. Recomendacin: Al Gerente. Importeden Ca. Ltda debera integrar a sus empleados para el establecimiento de objetivos, escuchar sus recomendaciones, ya que cada uno de los miembros de la organizacin podra aportar con ideas brillantes y poder mejorar las tcnicas y las actividades para poder llegar a obtener buenos resultados. 3. Identificacin de Eventos Aspectos Negativos: No se toma en cuenta las opiniones de los trabajadores para poder determinar estos eventos de riesgo. Conclusin: La empresa cuenta con elementos claves para poder determinar los eventos que pueden afectar el logro de objetivos, pero no toman en cuenta las opiniones de los trabajadores ya que son los que ms estn al tanto de lo que sucede en cada rea de la organizacin. Recomendacin: Al Jefe Administrativo. Importeden debera tomar en cuenta las opiniones de los empleados ya que pueden colaborar con ideas interesantes y poder determinar ms fcilmente los eventos de riesgo. 4. Evaluacin de Riesgos Aspectos Negativos: Existencia de limitaciones inherentes de cualquier sistema de control interno de la organizacin: siendo este el caso de Importeden que no ha podido implementar tcnicas cuantitativas y cualitativas, lo que ocasiona que sea difcil captar nuevos riesgos empresariales que podran afectar al crecimiento y evaluacin adecuada de la empresa.

Conclusin: Es necesario que la empresa cuente con un buen procedimiento para tener un adecuado anlisis de evaluacin de riesgos, lo que permita que el gerente y los directivos puedan tomar las mejores decisiones y de forma oportuna para prevenir cualquier tipo de riesgo que pueda presentar la empresa en el transcurso de su vida normal. El resultado de realizar una evaluacin de riesgos servira para que la empresa pueda disear, mantener o mejorar los controles de riesgos, de tal manera que se implementen indicadores de riesgo adecuados (cualitativos y cuantitativos) para la empresa. Recomendacin: Al Jefe Administrativo. Sera necesario que Importeden cuente con las medidas e indicadores necesarios de control, los cuales sean precisos para realizar una evaluacin de riesgos que sea eficaz al momento de determinar el impacto de los riesgos que pueden causar a la empresa. 5. Respuesta a los Riesgos Aspectos Negativos: La administracin de Imporeden no determina la cartera de riesgo y a su vez si el riego global concuerda con el riesgo que la empresa acepta. Conclusin: La empresa busca alternativas en cuento al riesgo las analiza y toma las decisiones en cuanto a la evidencia obtenida para poder llegar a la solucin correcta. Recomendacin: Al Gerente. La administracin debera determinar y analizar la cartera de riesgo y poder verificar si el riesgo es similar al aceptado por la empresa. 6. Actividades de Control.

Aspectos Negativos: No existe una matriz que relacione los riesgos seleccionados con los controles establecidos: Esto provoca que no se cumpla con el objeto de brindar una seguridad razonable y que los objetivos de la empresa no se alcancen adecuadamente. No existen mecanismos para analizar las alternativas de controles a seleccionar. No se han realizado controles de aplicacin tales como: captacin de errores en los datos, dgitos de control, listados predefinidos de datos, pruebas de razonabilidad de datos y pruebas lgicas. Conclusin: Las actividades de control estn establecidas como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevencin y neutralizacin de los riesgos. A su vez, se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos, conociendo los riesgos se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos. Recomendacin: Al Gerente. Es necesario elaborar estrategias que permitan el cumplimiento de objetivos y metas; as como verificar continuamente el cumplimiento de las frmulas utilizadas, para garantizar la calidad del producto. La gerencia debe dar a conocer a los empleados quien es su jefe inmediato y pedir que acaten sus rdenes, para que de esta manera los empleados tomen en cuenta la asignacin de mando definido por la gerencia y en cada rea se desarrollen las funciones responsablemente. La empresa debe implementar un sistema de informacin de calidad debido a que as va a poder mejorar el desempeo de sus empleados porque todos van a tener claro su trabajo y lo que se les pide con el transcurso de sus labores Tambin es importante generar un sistema que nos permita controlar los objetivos de la empresa de tal manera que se pueda reducir los riesgos que sucedan en la entidad y si es posible eliminar riesgos ya que con un sistema ordenado podramos observar que reas necesitan ms control y actuar inmediatamente.

7. Informacin y comunicacin. Aspectos Negativos: No existe un plan estratgico de tecnologas de informacin que guarde relacin con los objetivos empresariales y la gestin de los riesgos. No se han establecido lneas de comunicacin para la denuncia de posibles actos indebidos. La empresa no cuenta con pgina web, lo cual es una parte muy significativa para la empresa ya que es un medio de informacin y publicidad a travs del cual los clientes pueden conocer que producto fabricamos. Conclusin: Es necesario que todo el personal conozca el papel que les corresponde desempear en la organizacin (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los dems, hacia el mejor logro de los objetivos. La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La informacin operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la direccin, ejecucin y control de las operaciones. Est conformada no slo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones. Recomendacin: Al Gerente. Se debe utilizar tecnologa moderna y adecuada para el desarrollo prctico de las actividades, obtener una red que conecte las reas de caja, contabilidad, bodega y produccin, realizar evaluaciones sobre el desempeo, al menos cada trimestre. No se deben sobrecargar las responsabilidades a una misma persona y al igual, es necesario informar todas aquellas anomalas tanto en desarrollo operativo de las actividades, como en el desarrollo del personal.

Generar polticas de manejo de informacin dentro de la empresa es decir distribuir cierta informacin solo entre departamentos y as tener un mejor control de la informacin a nivel de la empresa. 8. Supervisin y monitoreo. Aspectos Negativos: No existe coordinacin entre auditores internos y externos: Debido a que no se realizan auditoras externas. Conclusin: En la empresa se realizan supervisiones de calidad y rendimiento del sistema de control interno, lo que permite que se realicen las cosas de manera adecuada y el funcionamiento de la empresa sea eficiente, eficaz y oportuno. Recomendacin: Al Jefe Administrativo. Se debe evaluar la eficacia en el cumplimiento de los objetivos programados y eficiencia en la utilizacin de los recursos, lo cual nos ayudara a una adecuada coordinacin de la empresa y por ende a satisfacer de la mejor manera todos los g La Administracin debe dar atencin a los informes de los auditores internos y externos debido a que estos son de vital importancia para conocer cmo est el funcionamiento de la empresa y para tomar medidas correctivas para mejorarlo de ser el caso.

Los EE. FF

Enfoque de Auditoria

Componente: Sistema de Produccin.

Subcomponentes:

o Planes y Programas o Recursos Humanos o Control de Calidad

INDICE

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Caratula. ndice, siglas y abreviatura. Carta de presentacin. Captulo I: Enfoque de auditoria. Capitulo II: Informacin de la Entidad. Capitulo III: Resultados generales. Capitulo IV: Resultados especficos por componente. Captulo V: Anexos y apndice Anexos

ORDEN DE TRABAJO DEFINITIVA


OFICIO: A-0130 ASUNTO: Orden de Trabajo No. 006 FECHA: Cuenca, 2 Enero 2013 Seores SUPERVISOR DEL EQUIPO JEFE DE EQUIPO AUDITOR Ciudad De mis consideraciones: De conformidad con el informe de avance de primera fase de la Auditoria a la Gestin al Sistema de Produccin, de IMPOREDEN., se ha detee de Produccion y reas de resultado clave que se relaciona con los siguientes procesos o subcomponentes: Planes y Programas Recursos Humanos Control de Calidad Con tales subcomponentes dispongo a ustedes la ejecucin de la planificacin y de las dems etapas del examen que se deriven de dicho estudio. Una vez concluido la evaluacin del control interno por cada componente, deber elaborarse un informe que contendr, las deficiencias as como las alternativas de solucin, para conocimiento del Gerente, Directivos y el personal de la entidad relacionado con el examen, para su aplicacin y mejoramiento. Igualmente, la fase de ejecucin de las reas crticas deber ser sustentada con indicadores y estndares; a base del cual se emitirn las sugerencias que sern puestas en marcha en lo posible antes de la conclusin del trabajo. Para la emisin de las alternativas de solucin y puesta en marcha de los cambios sugeridos; es menester que, se defina los responsables de las acciones a seguir, su costo, la meta a alcanzarse y el impacto de satisfaccin, tanto de los clientes internos y externos del componente auditado. El tiempo que se asigna para esta labor es de 140 das/hombre a partir de esta fecha. Atentamente, CPA. Valeria Fajardo AUDITOR GENERAL

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR COMPONENTE


Aplicado a: Imporeden EVALUACION ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO TIPO DE EXAMEN: Auditoria de Gestin COMPONENTE: Produccin Hoja No.

SUBCOMPONENTE: Control de Calidad No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARI OS

SI 1 Existe un plan de control de calidad que facilite el proceso en X el mediano y largo plazo? El Plan expresa con claridad las necesidades de control de X calidad de acuerdo con los objetivos de Imporeden? Este plan ha sido supervisado y evaluado por alguna instancia? El Plan contiene un cronograma de Implementacin control de calidad? Asigna prioridades para la implementacin? Asigna los recursos humanos y tcnicos? Incluye la asignacin de responsabilidades en cada fase? Administracin de seguridades Fsicas de x

NO NA

En este documento se detallan las caractersticas de producto X requeridas?

Existe un documento formal que establezca las caractersticas X tcnicas para la revisin y evaluacin de los productos terminados requeridos?

Se han definido expresamente criterios para: Evaluacin del producto terminado? Procedimientos para el producto terminado? x

Existen manuales de procedimientos para las funciones de Control de Calidad? Estn claramente responsabilidades? definidas las funciones y X

10

El Jefe de la Unidad de Produccin realiza una supervisin X directa y evala peridicamente el trabajo del personal?

12 13

Disponen de un plan de contingencias? Se verifica la implementacin de la maquinaria necesaria para la elaboracin del producto? Se mantiene actualizado los inventarios de los productos?

X X

14

15

Existe una estructura formal para la administracin del control de calidad? Los recursos tcnicos, humanos y financiero para el desarrollo de del producto fueron seleccionadas con un adecuado estudio de necesidades? El personal de esta unidad ha sido entrenado en el uso de X recursos tcnicos? La documentacin en donde se encuentra la evaluacin del control de calidad se encuentra actualizada y completa?

16

17

18

Se actualiza la documentaci n peridicame nte

FECHA: 25 de Octubre 2013 REALIZADO POR: Valeria Fajardo SUPERVISADO POR: Genaro Coellar

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: Produccin
PROCESO: Evaluacin de Control de Calidad

1.

VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 9x 100

NC= 50 %

PT = 18

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2.

CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3.

RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4.

RESULTADO: El nivel de confianza es bajo y el riesgo es alto.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR COMPONENTE


Aplicado a: Imporeden EVALUACION ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO TIPO DE EXAMEN: Auditoria de Gestin COMPONENTE: Produccin Hoja No.

SUBCOMPONENTE: Planes y Programas. No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARI OS

SI 1 Existen planes y programas que facilite el proceso en el X mediano y largo plazo? El Plan expresa con claridad las necesidades de produccin de X acuerdo con los objetivos de Imporeden? Este plan ha sido supervisado y evaluado por alguna instancia? El Plan contiene un cronograma de Implementacin programas adecuados? Asigna prioridades para la implementacin? Asigna los recursos humanos y tcnicos? Incluye la asignacin de responsabilidades en cada fase? Administracin de seguridades Fsicas de X

NO NA

En este documento se detallan las caractersticas de X producto requeridas?

Existe un documento formal que establezca las X caractersticas tcnicas para la revisin y evaluacin de los productos terminados requeridos? Se han definido expresamente criterios para: Evaluacin del producto terminado?

Procedimientos para el producto terminado?

Existen manuales de procedimientos para las funciones de X planes y programas? Estn claramente responsabilidades? definidas las funciones y X

10

El Jefe de la Unidad de Produccin realiza programas y evala X peridicamente el trabajo del personal?

12 13

Disponen de un plan de contingencias? Se verifica la implementacin de la maquinaria necesaria para la elaboracin del producto? Se mantiene actualizado los inventarios de los productos? Existe una estructura formal para la administracin de planes y programas? Los recursos tcnicos, humanos y financiero para el desarrollo de del producto fueron seleccionadas con un adecuado estudio de necesidades?

X X

14 15

X X

16

17

El personal de esta unidad ha sido entrenado en el uso de X recursos tcnicos? La documentacin en donde se encuentra Los planes y X programas se encuentra actualizada y completa? Se actualiza la documentaci n peridicame nte

18

FECHA: 25 de Octubre 2013 REALIZADO POR: Valeria Fajardo SUPERVISADO POR: Genaro Coellar.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: Produccin PROCESO: Evaluacin de Planes y Programas

1. VALORACIN

NC= CT x 100 PT

NC= 13x 100 18

NC= 72, 22 %

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3. RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es moderado y el riesgo es moderado.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR COMPONENTE

Aplicado a:

Imporeden EVALUACION ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO

Hoja No.

TIPO DE EXAMEN: Auditoria de Gestin COMPONENTE: Produccin SUBCOMPONENTE: Recursos Humanos No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTAR IOS SI N NA O

Existe un plan de incentivos para el recurso humano X que facilite el proceso en el mediano y largo plazo? El Plan expresa con claridad las necesidades del X personal de acuerdo con los objetivos de Imporeden? Este plan ha sido supervisado y evaluado por alguna X instancia? El Plan contiene un cronograma de Implementacin de incentivos al personal? Asigna prioridades para la implementacin? Asigna los recursos humanos y tcnicos? Incluye la asignacin de responsabilidades en cada fase? Administracin de seguridades Fsicas X

En este documento se detallan las caractersticas de X incentivos necesarios dentro de produccin? Existe un documento formal que establezca las X caractersticas tcnicas en el que los recursos humanos intervienen para la terminacin de productos requeridos?

Se han definido expresamente criterios para: Evaluacin de recursos humanos? Procedimientos utilizados para incentivar a la fuerza laboral? X

X 8 Existen manuales de procedimientos para realizar el trabajo dentro del componente de produccin? Estn claramente responsabilidades? definidas las funciones y X

10

El Jefe de la Unidad de Produccin realiza una supervisin directa y evala peridicamente el trabajo del personal? Disponen de un plan de contingencias? Se verifica la implementacin de mano de obra X necesaria para la elaboracin del producto? Se mantiene actualizado el nivel de conocimiento del personal? Existe una estructura formal para la administracin de recursos humanos? Los recurso humanos para el desarrollo de del producto fueron seleccionadas con un adecuado estudio de necesidades? El personal de esta unidad ha sido entrenado en el uso X de recursos tcnicos? La documentacin en donde se encuentra la evaluacin del personal se encuentra actualizada y completa?

12 13

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18

Se actualiza la documenta cin peridicam ente

FECHA: 25 de Octubre 2013 REALIZADO POR: Valeria Fajardo SUPERVISADO POR: Genaro Coellar

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: Produccin PROCESO: Evaluacin de Recursos Humanos

1. VALORACIN

NC= CT x 100 PT

NC= 7x 100 18

NC= 38, 88 %

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

3. RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

4. RESULTADO: El nivel de confianza es bajo y el riesgo es alto.

MEMORANDO DE PLANIFICACIN
IMPOREDEN MEMORANDO DE PLANIFICACION Auditora de Gestin a: Imporeden Perodo:01-01 Al 31-12 2012 Fecha:01-01-14 Fecha:01-12-14

Preparado por: Valeria Fajardo Revisado por: Jefe de Unidad

Requerimiento de la Auditoria: Informe, memorando de antecedentes y sntesis del informe. Fechas de intervencin (Cronograma) - Orden de Trabajo - Conocimiento Preliminar - Planificacin - Inicio del trabajo en el campo - Finalizacin trabajo de campo - Finalizacin del trabajo en el campo - Discusin del borrador del informe con Fecha estimada 2-01-2013 10-01-2013 15-01-2013 30-01-2013 1-03-2013 10-03-2013 funcionarios 11-03-2013 18-03-2013 1-04-2013 Nombres y Apellidos Genaro Coellar Eliana Carrin Mayra Bravo Valeria Fajardo

- Emisin del informe final y trmite a la CGE. - Presentacin del informe Equipo de auditoria (Multidisciplinario) - Jefe de Equipo - Auditor Operativo - Auditor Operativo: - Jefe de Unidad Das presupuestados 60

- Das laborables, distribuidos en las siguientes fases: - FASE I, Conocimiento Preliminar - FASE II, Planificacin - FASE III, Ejecucin 5 das 5 das 30 das

- FASE IV, Comunicacin de Resultados 20 das - Seguimiento. 10 das Recursos financieros y materiales - Materiales - Viticos y pasajes Enfoque de la auditoria: - Misin: Dar servicio de alta productividad siendo innovadores en diseo y tecnologa de excelente calidad. - Visin: Dar a los hogares ecuatorianos lencera de hogar de calidad y precios de coste con la logstica completa e integral creando excelencia en productos y satisfaccin de las necesidades, conservando confiabilidad por imagen y buenas relaciones entre clientes, proveedor y personal. Objetivos estratgicos:

Incrementar anualmente y de manera sostenida los contratos en el mediano plazo. Obtener una creciente rentabilidad anual mayor al 25%. Lograr una participacin de mercado del 20% para el siguiente ao. Producir un rendimiento anual del 15% sobre la inversin, Espacio fsico adecuado, con el buen ambiente de trabajo y proyectando una imagen de confiabilidad de la empresa con clientes y proveedores.
Valores:

Responsabilidad Honestidad Compromiso Confianza Perseverancia. Equidad

- Estructura orgnica:

- FODA

Estrategias FO FORTALEZAS (De CRECIMIENTO: usar las fortalezas para aprovechar las oportunidades).

Estrategias FA (De SUPERVIVENCIA: usar las fortalezas para evitar las amenazas).

. Experiencia del Gerente en el rea de produccin y venta del producto.

Con la experiencia de Gerencia se puede organizar bien el departamento de costos, adecuados precios de venta para que sean competitivos frente a competencia El posesionamiento de la marca en el mercado, permite continuar en el negocio a pesar de problemas inherentes a la separacin por ser empresa familiar.

Despliegue del poder de negociacin de Gerencia en base a experiencia, para recuperar el mercado perdido, y mantener a los clientes vigentes. Objetivo de Gerencia en cambiar el nombre de la empresa, sin perder su esencia, para mantenerse en el mercado. Implementar asesora para fortalecer cambios contables, administrativos, financieros y de costos, y as garantizar una mejor organizacin en las actividades en la empresa. Bsqueda de nuevos proveedores internacionales y adquisicin de maquinaria.

Tener un nombre posesionado en el mercado a pesar de que es compartido.

Apertura de Gerencia para implementar cambios administrativos, contables, y de costos.

Crear un compromiso empresarial al personal para fomentar el cumplimiento de valores de responsabilidad y profesionalismo.

Los trabajadores tienen un respaldo por parte de la empresa frente a temas de cdigo de tica y conducta. Especializacin en productos especficos.

Importaciones desde proveedores con mejores precios

Estrategias DO DEBILIDADES (De SUPERVIVENCIA: superar las debilidades aprovechando las oportunidades). Consultora para cambios organizacionales, y contables. Asesora financiera para inyectar capital fresco. Anlisis de precios en el mercado, para mejorarles y tener ms aceptacin y posesionamiento de la marca y la produccin.

Estrategias DA (De FUGA: reducir debilidades y evitar amenazas) las las

Balance patrimonial y flujo de fondos dbiles.

Precios ligeramente similares a la competencia. Posicionamiento dbil.

Revisar y actualizar manuales de acuerdo a la implementacin de leyes en el pas para as evitar se den contradicciones e inconsistencias.

Implementacin de Departamento de control de Calidad. Mejorar los costos de produccin y obtener mejor precio de venta al pblico.

Problemas de calidad. Amenaza competencia. de

Implementacin del departamento de control de calidad para obtener un buen producto, evitar fugas y controlar desperdicios y sobrantes en produccin. Entrega de producto terminado al cliente con flete al cobro y mejora en el servicio de entrega. Repetidas evaluaciones de los procesos para el cumplimiento de los manuales de la empresa. Contratar personal especializado por reas y mantener un control peridico sobre el manejo de reas departamentales en la empresa.

Mayor publicidad.

Trabajadores predisposicin trabajar a presin Falta adecuada transportacin ventas .

sin para

de de

No tener manuales operativos y de procedimientos que regulen la logstica de produccin y administrativa. Incumplimiento por falta de control y ejecucin de los procedimientos verbales con los que trabajan. Insatisfaccin clientes atendidos. en

Sealar si el enfoque de la auditoria de gestin est orientada a: - La eficacia en el logro de los objetivos y actividades - La eficiencia y economa en el uso de recursos

Objetivo: Objetivo General: Verificar si el sistema de produccin est alcanzando las metas, objetivos, uso eficiente de los recursos y los costos de produccin.

Objetivos Especficos:

Verificar que se han alcanzado los objetivos y metas incluidos en los planes y programas de produccin. Evaluar el presupuesto asignado al rea de produccin. Verificar que la estructura organizativa y las funciones asignadas al Departamento de produccin respondan a los objetivos del sistema de produccin. Verificar si los procesos productivos implementados por la empresa son racionales, responden a lo que la tcnicas modernas que exigen.

Alcance: En el examen al Sistema de Produccin se estudiar los planes y programas de produccin, presupuestos, la organizacin y funciones, los procesos productivos, personal, el uso de suministros, la higiene y salubridad, la seguridad del trabajo, el manejo de productos, tecnologa, calidad, costos, coordinacin y medidas de control. Periodo 01.01 al 31 -12

Indicadores de Gestin.- Indicadores de eficiencia - Indicadores de efectividad

- Indicadores de ecologa

Eficiencia de Ejecucin

100

Grado de cumplimiento de los valores comprometidos con los presupuestados.

Eficacia de logro objetivos

Nos permite conocer el nivel de objetivos alcanzados.

Las 4 Re

Reciclar, reducir, reutilizar, respetar

Contribuyen las 4 Re de una buena gestin ambiental

Resumen de los Resultados de la Evaluacin del Control Interno.Conclusin: Es necesario que la empresa cuente con un buen procedimiento para tener un adecuado anlisis de evaluacin de riesgos, lo que permita que el gerente y los directivos puedan tomar las mejores decisiones y de forma oportuna para prevenir cualquier tipo de riesgo que pueda presentar la empresa en el transcurso de su vida normal. El resultado de realizar una evaluacin de riesgos servira para que la empresa pueda disear, mantener o mejorar los controles de riesgos, de tal manera que se implementen indicadores de riesgo adecuados (cualitativos y cuantitativos) para la empresa. Recomendacin: Sera necesario que Imporeden cuente con las medidas e indicadores necesarios de control, los cuales sean precisos para realizar una evaluacin de riesgos que sea eficaz al momento de determinar el impacto de los riesgos que pueden causar a la empresa.

Calificacin de los Factores de Riesgo de Auditora.-

COMPONENTE: Produccin
PROCESO: Evaluacin de Control de Calidad

1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 9x 100

NC= 50 %

PT

18

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

COMPONENTE: Produccin
PROCESO: Evaluacin de Planes y Programas

1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 13x 100

NC= 72, 22 %

PT

18

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

COMPONENTE: Produccin
PROCESO: Evaluacin de Recursos Humanos

1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 7x 100

NC= 38, 88 %

PT

18

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

Grado de Confianza Programado y Controles Claves de Efectividad y Eficiencia

COMPONENTE: Produccin
PROCESO: Evaluacin de Control de Calidad

1. VALORACIN
NC= CT x 100 NC= 9x 100 NC= 50 %

PT

18

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

COMPONENTE: Produccin
PROCESO: Evaluacin de Planes y Programas

1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 13x 100

NC= 72, 22 %

PT

18

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

COMPONENTE: Produccin
PROCESO: Evaluacin de Recursos Humanos

1. VALORACIN

NC= CT x 100

NC= 7x 100

NC= 38, 88 %

PT

18

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

2. CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

Trabajo a realizar en la fase de Ejecucin: En este parte del proceso se asignara a tres auditores operativos y un supervisor, los auditores operativos visitaran la empresa cada 15 das para realizar un control sobre las actividades de produccin y verificar si se est cumpliendo con los planes y programas del mismo componente. Cada auditor deber presentar al supervisor un informe en el que se detalle las observaciones y recomendaciones encontradas en el proceso productivo de Imporeden. Otros aspectos: - Deber adjuntarse al cronograma de planificacin; los programas de trabajo y cuestionarios de control interno por cada componente. - Los archivos permanentes organizados en la presente auditora de gestin.

- La elaboracin del cronograma de planificacin debe elaborarse a base de la informacin obtenida en la Fase de Conocimiento Preliminar. Firmas de responsabilidad de la Planificacin: -------------------------Genaro Coellar Jefe de Equipo Aprobacin de la Planificacin. Debe suscribir el Auditor general, haciendo constar la fecha de aprobacin. -------------------------Valeria Fajardo Jefe de Unidad

PROGRAMAS DE AUDITORIA IMPOREDEN PROGRAMA DE TRABAJO


TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE: Auditoria de Gestin Produccin Control de Calidad

No

DESCRIPCION OBJETIVO: - Establecer la productividad entre el volumen de productos producidos en relacin con los insumos y materiales utilizados para asegurar la mejora continua y asegurar el cuidado. - Realizar mediciones del desempeo de los colaboradores en el departamento de produccin para asegurar que los mismos estn realizando su trabajo en base a las funciones establecidas que asegure la calidad de los productos. - Establecer un departamento de control de calidad para evitar reclamos de los clientes por inconformidad en la calidad de los productos. PROCEDIMIENTOS GENERALES

REF: P/T

ELAB. POR

FECHA

Evale el Control Interno Especfico del componente y sus respectivos subcomponentes. Aplique los indicadores y parmetros de gestin previstos para el componente y subcomponente. Realice los procedimientos necesarios para obtener evidencia suficiente y competente sobre el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa. Adems medir la calidad de los productos elaborados en el departamento de produccin. Sustente en papeles de trabajo los puntos anteriores y comunique a los funcionarios de Imporeden los resultados

2 3

obtenidos, para llegar a un acuerdo acerca de las recomendaciones para promover mejoras y otras acciones correctivas.
.

Materias Primas.

RIESGO: Falta de organizacin y control dentro del componente de produccin.


.

Calificacin: Riesgo Alto. Establecer las causas que generan falta de control de calidad en el departamento de produccin y establecer un plan de polticas para contrarrestar los problemas de control. 6
.

7 8

RIESGO: Espacio fsico inapropiado para poder elaborar los productos y falta de un departamento de control de calidad. Calificacin: Riesgo moderado Verificar las condiciones del lugar de trabajo y como se va a llevar acabo el control de calidad.
.

9 10

Evaluar los procedimientos llevados a cabo para la adquisicin de materias primas, sus costos y la calidad de los mismos. Determinar si los productos entregados a los clientes son de alta calidad y representan utilidad para los mismos.

11

Analice el sistema de control de stock constante de las materias primas. Comprobar que el almacenamiento de las materias primas sea el adecuado para evitar contaminacin de los mismos. ESPACIO FSICO.

12

RIESGO: Espacio Fsico Reducido Calificacin: Riesgo Alto. Comprobar que los espacios establecidos para la elaboracin de productos y el departamento de control de calidad sea el adecuado y no cause incomodidad a los

funcionarios. .RIESGO: No existe servicio post-venta. 13 Calificacin: Riesgo moderado. Determine si existe un mecanismo de seguimiento a los clientes para verificar si se sienten satisfechos con sus productos. RIESGO: Los espacios establecidos para el departamento de control de calidad no existen
.

14

Calificacin: Riesgo alto. Determine si los colaboradores sienten satisfechos dentro del lugar de trabajo para que puedan realizar su trabajo implementando control.
.

RISGO: Equipos daados

15

Calificacin: Riesgo alto. Verifique el estado de los equipos que se utilizan y la frecuencia de mantenimiento y/o reparacin de los mismos.

IMPOREDEN PROGRAMA DE TRABAJO


TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE: Auditoria de Gestin Produccin Planes y Programas

No

DESCRIPCION OBJETIVO: - Verificar que los planes y programas estn bien elaborados, de tal manera que cada empleado lo pueda cumplir de forma que se llegue a cumplir los objetivos planteados en el programa para el proceso de produccin. - Verificar que el proceso productivo este cumplindose de manera eficaz de acuerdo a los planes y programas establecidos en el proceso de produccin. - Medir la eficiencia, eficacia y economa a base de indicadores. Adems evaluar la calidad del producto y su impacto. PROCEDIMIENTOS GENERALES Evaluar el Control Interno Especfico del componente y sus respectivos subcomponentes. Aplicar los indicadores de gestin previstos para el componente y subcomponente. Realizar los procedimientos necesarios para obtener evidencia suficiente y competente sobre el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en el proceso productivo. Sustentar en papeles de trabajo los puntos anteriores y comunicar al gerente los resultados obtenidos, para llegar a un acuerdo acerca de las recomendaciones para promover mejoras y otras acciones correctivas que corroboren a una toma

REF: P/T

ELAB. POR

FECHA

2 3

de decisiones adecuada para el mejoramiento del funcionamiento de la empresa. Coordinacin en planes y programas Riesgo: Que el proceso productivo no vaya a la par con los planes y programas establecidos
.

Calificacin: Riesgo Alto. Los empleados por falta de entendimiento no se puedan acoplar al plan del proceso productivo y por ende no cumplan lo esperado por dicho programa.

PROGRAMA DE TRABAJO TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: Auditoria de Gestin Recursos Humanos REF: P/T ELAB. POR FECHA

SUBCOMPONENTE: Capacitacin No DESCRIPCION OBJETIVO: - Evaluar el nivel de cumplimiento del Poa de capacitacin. - Verificar que los planes de capacitacin concuerdan con los objetivos y satisfaccin de necesidades de la empresa - Medir la eficiencia, eficacia economa a base de indicadores. PROCEDIMIENTOS GENERALES Visite el departamento de Talento Humano y entreviste con el Jefe de Talento Humano en base a una agenda de preguntas, y resuma en una cdula. Solicite el plan de capacitacin debidamente certificado y haga un resume del plan en una cdula. Evalu el plan anual de capacitaciones para el personal de la empresa. Evalu las polticas impartidas por la empresa para el desarrollo de las capacitaciones al personal. y

Evalu el tipo de capacitaciones que se imparte al personal.

Verificar si el Departamento de RRHH toma en cuenta las necesidades de los empleados. Examine la experiencia de las personas quienes dictan las capacitaciones. Evalu el presupuesto anual para el desarrollo de capacitaciones al personal. Compruebe con que periodicidad se imparte capacitaciones al personal. Verifique si el desarrollo de capacitaciones al personal no interfiere en las actividades de funcionamiento diario de la empresa. Verifique las razones para desarrollar la capacitacin en determinado departamento. Compruebe la asistencia de todo el personal requerido para las capacitaciones. Analice que las tcnicas implantadas en la capacitacin estn siendo de ayuda a los empleados. Evaluar si el presupuesto anual destinado a esta rea se lo aprovecha eficientemente, y es suficiente. Compruebe que las capacitaciones ayuden a los empleados para mejorar su rendimiento y aumentar su motivacin. Verifique que los resultados obtenidos de la capacitacin beneficien a la empresa para el cumplimiento de sus objetivos. Todos los resultados resmalo en una cedula narrativa

7 8 9

10

11

12

13

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15

16

17

PROGRAMAS DE AUDITORIA IMPOREDEN PROGRAMA DE TRABAJO


TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE: Auditoria de Gestin Produccin Control de Calidad

No

DESCRIPCION OBJETIVO: - Establecer la productividad entre el volumen de productos producidos en relacin con los insumos y materiales utilizados para asegurar la mejora continua y asegurar el cuidado. - Realizar mediciones del desempeo de los colaboradores en el departamento de produccin para asegurar que los mismos estn realizando su trabajo en base a las funciones establecidas que asegure la calidad de los productos. - Establecer un departamento de control de calidad para evitar reclamos de los clientes por inconformidad en la calidad de los productos. PROCEDIMIENTOS GENERALES

REF: P/T

ELAB. POR

FECHA

Evale el Control Interno Especfico del componente y sus respectivos subcomponentes. Aplique los indicadores y parmetros de gestin previstos para el componente y subcomponente. Realice los procedimientos necesarios para obtener evidencia suficiente y competente sobre el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa. Adems medir la calidad de los productos elaborados en el departamento de produccin. Sustente en papeles de trabajo los puntos anteriores y comunique a los funcionarios de Imporeden los resultados

2 3

obtenidos, para llegar a un acuerdo acerca de las recomendaciones para promover mejoras y otras acciones correctivas.
.

Materias Primas.

RIESGO: Falta de organizacin y control dentro del componente de produccin.


.

Calificacin: Riesgo Alto. Establecer las causas que generan falta de control de calidad en el departamento de produccin y establecer un plan de polticas para contrarrestar los problemas de control. 6
.

7 8

RIESGO: Espacio fsico inapropiado para poder elaborar los productos y falta de un departamento de control de calidad. Calificacin: Riesgo moderado Verificar las condiciones del lugar de trabajo y como se va a llevar acabo el control de calidad.
.

9 10

Evaluar los procedimientos llevados a cabo para la adquisicin de materias primas, sus costos y la calidad de los mismos. Determinar si los productos entregados a los clientes son de alta calidad y representan utilidad para los mismos.

11

Analice el sistema de control de stock constante de las materias primas. Comprobar que el almacenamiento de las materias primas sea el adecuado para evitar contaminacin de los mismos. ESPACIO FSICO.

12

RIESGO: Espacio Fsico Reducido Calificacin: Riesgo Alto. Comprobar que los espacios establecidos para la elaboracin de productos y el departamento de control de calidad sea el adecuado y no cause incomodidad a los

funcionarios. .RIESGO: No existe servicio post-venta. 13 Calificacin: Riesgo moderado. Determine si existe un mecanismo de seguimiento a los clientes para verificar si se sienten satisfechos con sus productos. RIESGO: Los espacios establecidos para el departamento de control de calidad no existen
.

14

Calificacin: Riesgo alto. Determine si los colaboradores sienten satisfechos dentro del lugar de trabajo para que puedan realizar su trabajo implementando control.
.

RISGO: Equipos daados

15

Calificacin: Riesgo alto. Verifique el estado de los equipos que se utilizan y la frecuencia de mantenimiento y/o reparacin de los mismos.

IMPOREDEN PROGRAMA DE TRABAJO


TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE: Auditoria de Gestin Produccin Planes y Programas

No

DESCRIPCION OBJETIVO: - Verificar que los planes y programas estn bien elaborados, de tal manera que cada empleado lo pueda cumplir de forma que se llegue a cumplir los objetivos planteados en el programa para el proceso de produccin. - Verificar que el proceso productivo este cumplindose de manera eficaz de acuerdo a los planes y programas establecidos en el proceso de produccin. - Medir la eficiencia, eficacia y economa a base de indicadores. Adems evaluar la calidad del producto y su impacto. PROCEDIMIENTOS GENERALES

REF: P/T

ELAB. POR

FECHA

Evaluar el Control Interno Especfico del componente y del subcomponente de PT-A0001 planes y programas. Aplicar los indicadores de gestin previstos para el componente y PT-A0002 subcomponente. Realizar los procedimientos necesarios para obtener evidencia suficiente y PT-A0003 competente sobre el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en el proceso productivo. Sustentar en papeles de trabajo los puntos anteriores y comunicar al gerente los resultados obtenidos, para llegar a un PT-A0004 acuerdo acerca de las recomendaciones para promover mejoras y otras acciones correctivas que corroboren a una toma

Eliana Carrin B. Mayra Bravo A.

2 3

Valeria Fajardo V.

Genaro Coellar L.

de decisiones adecuada para el mejoramiento del funcionamiento de la empresa. Coordinacin en planes y programas Riesgo: Que el proceso productivo no vaya a la par con los planes y programas establecidos
.

Calificacin: Riesgo Alto. Los empleados por falta de entendimiento no se puedan acoplar al plan del proceso productivo y por ende no cumplan lo esperado por dicho programa.

PROGRAMA DE TRABAJO TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: Auditoria de Gestin Recursos Humanos REF: P/T ELAB. POR FECHA

SUBCOMPONENTE: Capacitacin No DESCRIPCION OBJETIVO: - Evaluar el nivel de cumplimiento del Poa de capacitacin. - Verificar que los planes de capacitacin concuerdan con los objetivos y satisfaccin de necesidades de la empresa - Medir la eficiencia, eficacia economa a base de indicadores. PROCEDIMIENTOS GENERALES Visite el departamento de Talento Humano y entreviste con el Jefe de Talento Humano en base a una agenda de preguntas, y resuma en una cdula. Solicite el plan de capacitacin debidamente certificado y haga un resume del plan en una cdula. Evalu el plan anual de capacitaciones para el personal de la empresa. Evalu las polticas impartidas por la empresa para el desarrollo de las capacitaciones al personal. y

Evalu el tipo de capacitaciones que se imparte al personal.

Verificar si el Departamento de RRHH toma en cuenta las necesidades de los empleados. Examine la experiencia de las personas quienes dictan las capacitaciones. Evalu el presupuesto anual para el desarrollo de capacitaciones al personal. Compruebe con que periodicidad se imparte capacitaciones al personal. Verifique si el desarrollo de capacitaciones al personal no interfiere en las actividades de funcionamiento diario de la empresa. Verifique las razones para desarrollar la capacitacin en determinado departamento. Compruebe la asistencia de todo el personal requerido para las capacitaciones. Analice que las tcnicas implantadas en la capacitacin estn siendo de ayuda a los empleados. Evaluar si el presupuesto anual destinado a esta rea se lo aprovecha eficientemente, y es suficiente. Compruebe que las capacitaciones ayuden a los empleados para mejorar su rendimiento y aumentar su motivacin. Verifique que los resultados obtenidos de la capacitacin beneficien a la empresa para el cumplimiento de sus objetivos. Todos los resultados resmalo en una cedula narrativa

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PT-P001

Aplicado a:

Imporeden EVALUACION ESPECIFICA DE CONTROL INTERNO

Hoja No.

TIPO DE EXAMEN: Auditoria de Gestin COMPONENTE: Produccin

SUBCOMPONENTE: Planes y Programas. No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARI OS

SI 1 Existen planes y programas que facilite el proceso en el X mediano y largo plazo? El Plan expresa con claridad las necesidades de produccin de X acuerdo con los objetivos de Imporeden? Este plan ha sido supervisado y evaluado por alguna instancia? El Plan contiene un cronograma de Implementacin programas adecuados? Asigna prioridades para la implementacin? Asigna los recursos humanos y tcnicos? Incluye la asignacin de responsabilidades en cada fase? Administracin de seguridades Fsicas de X

NO NA

En este documento se detallan las caractersticas de X producto requeridas?

Existe un documento formal que establezca las X caractersticas tcnicas para la revisin y evaluacin de los productos terminados requeridos? Se han definido expresamente criterios para: Evaluacin del producto terminado? Procedimientos para el producto terminado? X

Existen manuales de procedimientos para las funciones de X planes y programas? Estn claramente responsabilidades? definidas las funciones y X

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El Jefe de la Unidad de Produccin realiza programas y evala X peridicamente el trabajo del personal?

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Disponen de un plan de contingencias? Se verifica la implementacin de la maquinaria necesaria para la elaboracin del producto? Se mantiene actualizado los inventarios de los productos? Existe una estructura formal para la administracin de planes y programas? Los recursos tcnicos, humanos y financiero para el desarrollo de del producto fueron seleccionadas con un adecuado estudio de necesidades?

X X

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X X

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17

El personal de esta unidad ha sido entrenado en el uso de X recursos tcnicos? La documentacin en donde se encuentra Los planes y X programas se encuentra actualizada y completa? Se actualiza la documentaci n peridicame nte

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FECHA: 25 de Octubre 2013 REALIZADO POR: Valeria Fajardo SUPERVISADO POR: Genaro Coellar.

DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO Y DE CONFIANZA

COMPONENTE: Produccin PROCESO: Evaluacin de Planes y Programas

2. VALORACIN

NC= CT x 100 PT

NC= 13x 100 18

NC= 72, 22 %

PT = Ponderacin Total NC= Nivel de Confianza CT= Calificacin Total

5. CONFIANZA:

BAJA

MODERADA

ALTA

15-50

51-75

76-95

6. RIESGO:

ALTO

MODERADO

BAJO

7. RESULTADO: El nivel de confianza es moderado y el riesgo es moderado.

PT-A002
CONSTRUGYPSUM Ca. Ltda. AUDITORIA DE GESTIN AL SISTEMA DE PRODUCCIN PLANES Y PROGRAMAS Perodo: de 2013 a. de 2014.

Componente: Produccin Subcomponente: Planes y Programas

Aplicar los indicadores de gestin previstos para el componente y subcomponente.


Tcnica: Anlisis

Imporeden necesita aplicar o establecer indicadores para que se puedan desarrollar adecuadamente los planes y programas establecidos en la empresa. Pues la empresa presenta dficits al realizar los programas establecidos.

Razones por las que se necesitan indicadores para planes y programas:

-Identificar las razones por las cuales no se pueden establecer adecuadamente los planes y programas para la empresa. -Mejorar los estndares de planes y programas; ayudara a la empresa tener mayores utilidades. -En cuanto a los planes y programas, los mismos ayudaran a identificar los insumos que faltaren para alcanzar la totalidad de los mismos, as como los factores externos que influyeron. -Buscar incrementar el nmero de accionistas, gracias a la aplicacin de nuevos indicadores que ayudaran a la empresa a tener mayores utilidades y por ende mayor confianza y credibilidad.

PT-A003
CONSTRUGYPSUM Ca. Ltda. AUDITORIA DE GESTIN AL SISTEMA DE PRODUCCION PLANES Y PROGRAMAS Perodo: a.2014.

Realizar los procedimientos necesarios para obtener evidencia suficiente y competente sobre el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en el proceso productivo.

Tcnica aplicada: Observacin

De acuerdo al anlisis que se realiz al visitar Imporeden para determinar el cumplimiento de la eficacia, eficiencia y economa en el proceso productivo: -Falta de conocimiento por parte de los empleados de produccin para poder determinar la cantidad de materiales necesarios para realizar los productos finales, destinados para la venta. -Falta de capacidades fsicas por parte de los funcionarios de produccin. -Falta por parte de los empleados de capacidad para poder utilizar computadoras, que ayudan a definir la cantidad y modelos a fabricar. -Los empleados no cuentan con conocimientos adecuados sobre los planes y programas. -Los empleados no son eficientes en el cumplimiento de sus tareas.

PT-A004
CONSTRUGYPSUM Ca. Ltda. AUDITORIA DE GESTIN AL SISTEMA DE PRODUCCION PLANES Y PROGRAMAS Perodo: de 2013 a de 2014. Sustentar en papeles de trabajo los puntos anteriores y comunicar al gerente los resultados obtenidos, para llegar a un acuerdo acerca de las recomendaciones para promover mejoras y otras acciones correctivas que corroboren a una toma de decisiones adecuada para el mejoramiento del funcionamiento de la empresa.

Tcnica aplicada: Anlisis Los planes y programas establecidos que ayudan a sustentar los papeles de trabajo, ayudaran a la empresa a: En primer lugar, ayudara a Imporeden a aplicar medidas correctivas que ayuden a la toma de decisiones adecuada para el mejor funcionamiento de la empresa. Se realiza un breve anlisis sobre el cumplimiento de los funcionarios dentro de la planta productiva: -Incumplimiento por parte de los empleados. -Alta tasa de rotacin por parte de los funcionarios. -Retrasos en la llegada de materiales a la empresa. -Falta de motivacin. Al realizar la compra de materiales se realiza de acuerdo a: Condiciones de pago y crdito con los proveedores de Imporeden en base a planes y programas. Se entregan las facturas y recibos adecuados. Es necesario realizar un control de Kardex para poder determinar el inventario de la manera ms correcta posible

Fuente: Manual de procedimientos, dialogo con trabajadores

IMPOREDEN AUDITORIA INTERNA LISTA DE VERIFICACIN DE CONCLUSIN DE AUDITORA


Esta lista de verificacin debe ser completada por el Jefe de Equipo al finalizar la fase de ejecucin de la auditoria, revisada por el supervisor y aprobada por el Auditor General. Jefe de Equipo: Genaro Coellar Fecha: 18 de febrero de 2014 S/No/N.A

1. Se ha elaborado o actualizado la documentacin del archivo permanente? S. 2. Se ha comprobado la validez del Archivo de planeamiento que documente la redaccin y estudio de cada componente auditado? S. 3. Est documentado en el Archivo Corriente todo el trabajo de Auditora, incluyendo: (a) Conclusiones? S (b) Programas de Auditora, fechados y referenciados en los papeles de trabajo? S 4. El Jefe de Equipo ha revisado en detalle el trabajo de todos los integrantes? S 5. Se ha evaluado el control interno acuerdo al MICORRE MC con relacin al examen efectuado? N/A. 6. Se ha tratado con el Auditor General los cambios significativos en el planeamiento de la
auditora y se han preparado memorndum sobre cambios en el alcance posteriores al planeamiento? S

7. Se ha documentado todos los hallazgos importantes en el archivo resumen de auditora? S 8. Se ha completado todo el trabajo de auditora planeado o, si estuviese incompleto, se ha documentado claramente en el Archivo Resumen de Auditora el trabajo pendiente a travs de cdulas de Puntos Pendientes. S. 9. Se han cotejado y referenciado los papeles de trabajo, con cada componente analizado documentos fuentes u otros documentos relacionados con la auditora? S. 10. Se ha procedido a cursar la comunicacin de hallazgos de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditora? S. 11. Se han revisado los papeles de trabajo para asegurar que: (a) No incluyen comentarios que puedan ser considerados engaosos o confusos? S. (b) Los asuntos pendientes y los puntos de revisin han sido satisfactoriamente resueltos? S. (c) Los resultados documentados del trabajo realizado justifican el informe? S.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA DE GESTIN Cartula ndice, Siglas y Abreviaturas Carta de Presentacin CAPITULO I .-Enfoque de la auditora Motivo Objetivo Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados CAPITULO II.- Informacin de la entidad Misin Visin Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas Base Legal Estructura Orgnica Objetivo Financiamiento Funcionarios Principales CAPITULO III.- Resultados Generales Comentarios, conclusiones y recomendaciones relacionados con la ESCI, del cumplimiento de objetivos y metas municipales. CAPITULO IV.- Resultados Especficos por componente Presentacin por cada uno de los componentes y sub- componentes, lo siguiente: a) Comentarios.- Sobre los logros de la gestin administrativa, y de resultados, que determinen el grado de cumplimiento de las 6 E teniendo en cuenta: condicin, criterio, causa y efecto, as como las deficiencias, cuantificando los perjuicios econmicos ocasionados, los desperdicios existentes, daos materiales producidos. b) Conclusiones.- sobre los aspectos positivos de la gestin operativa y sus resultados, as como del cumplimiento de las seis "E" as como; sobre el efecto econmico y social producido por los perjuicios y daos materiales ocasionados, tambin por las ineficiencias, prcticas antieconmicas, incumplimientos y deficiencias en general; y a las causas y condiciones que

incidieron en el incumplimiento de las 6 E. c) Recomendaciones.- deben ser constructivas y prcticas proponiendo mejoras relacionadas con la gestin municipal, tendientes al empleo ms eficiente y econmica, de recursos, ofreciendo bienes, obras y servicios de calidad e impacto con oportunidad y a un costo accesible a los ciudadanos. CAPITULO V.- Anexos y Apndice Anexos.- Informacin adicional que generan los comentarios - Cronograma de cumplimiento de recomendaciones - Carta compromiso del Gerente para la aplicacin de las recomendaciones. Apndice Memorando de Antecedentes Sntesis de la auditora de gestin. Notificacin de inicio de examen. Convocatoria a la lectura del borrador del informe. Acta de la conferencia final de comunicacin de resultados.

CONVOCATORIA A LECTURA DE INFORME

En cumplimiento a lo dispuesto en el Art. 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, 23 de su Reglamento; convoco a Usted, para que asista a la sesin de trabajo, en donde daremos lectura al informe de la Auditoria de Gestin a Produccin de IMPOREDEN de Cuenca. El acto se llevar a cabo en la Sala de Juntas de la empresa, el da 11 de marzo de 2014 a partir de las 10h00 horas. Atentamente,

Valeria Fajardo AUDITOR GENERAL

Cuenca, 6 de marzo de 2014

(Detalle de los convocados con sus respectivas firmas)

IMPORTEDEN

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

ASP-0001-2014

INFORME GENERAL

Auditoria de Gestin a Importeden, Programa al sistema de Produccin.

Por el periodo comprendido entre 2013-agosto-13 y el 2014-febrero-18, de Importeden.

CARTA DE PRESENTACION DEL INFORME

Asunto: Carta de Presentacin del Informe Fecha: Cuenca, Seor Rene Peralta Gerente General Imporeden Ciudad De mis consideraciones: Hemos efectuado la Auditoria de Gestin al Sistema de Produccin por el periodo comprendido el 13 agosto del 2013 y el 18 de Febrero del 2014. Nuestro examen se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la informacin y la documentacin examinada no contiende exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el Art. 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las recomendaciones debern der aplicadas de manera inmediata y con el carcter obligatorio.

Atentamente,

CPA. Valeria Fajardo AUDITOR GENERAL

DESARROLLAR INFORME

ACTA DE CONFERENCIA FINAL


ACTA DE LA CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA DE GESTIN A SISTEMA PRODUCCION DE IMPOREDEN, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 13 DE AGOSTO 2013 Y EL 18 DE FEBRERO DE 2014

En la ciudad de Cuenca provincia del Azuay, a los once das del mes de marzo de dos mil catorce, siendo las once horas, en el local IMPOREDEN se constituyen los suscritos: (Auditor General, Supervisor y Jefe de Equipo) de la Unidad de Auditoria Interna de IMPOREDEN; con el objeto de dejar constancia de la conferencia final y comunicacin de resultados obtenidos en la auditora de Gestin a el proceso de produccin de IMPOREDEN, que fue realizado de conformidad con la orden de trabajo No. ...... del.. de de ., suscrita por el Auditor General. En cumplimiento a los dispuesto en la LOCGE y su Reglamento de aplicacin, se convoc mediante oficio circular No................ del.de ........ de . a los servidores y ex servidores de Municipio de Cuenca, y personas relacionadas con el trabajo ejecutado. Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedi a la lectura del borrador del informe, diligencia en la cual se dio a conocer los resultados obtenidos a travs de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado suscriben la presente acta en tres ejemplares iguales, las personas asistentes. NOMBRES Y CARGOS FIRMAS

Captulo I: Enfoque de auditoria.