CAPTULO V 5.

MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Propuesta de Mejoramiento de Procesos: El presente captulo, en base al anlisis de los procesos seleccionados que se efectuaron en el captulo anterior determinando eficiencias tanto en tiempos como costos y los problemas que existen en las distintas actividades que conforman un proceso, se proponen soluciones a los problemas detectados, para lo cual se utilizan tres herramientas administrativas: HOJA ISO,

FLUJODIAGRAMACIN, HOJA DE MEJORAMIENTO. 5.1. Hoja ISO.; Flujo Diagramacin y Hoja de mejoramiento. Hojas ISO: Esta herramienta permite visualizar mejor los cambios que se realizan en los procesos, en las que se detallan el objetivo y alcance del proceso, as como los responsables con sus actividades, indicando los formularios y comits, la

terminologa a utilizarse y los cambios que se incorporan en el proceso. El formato a utilizarse es el siguiente:

181

HOJA ISO
Cod:

NOMBRE DEL PROCESO

Objetivo: ________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Alcance: ________________________________________________________________ _________________________________________________________________ N Responsable Actividad

Grupos: Conceptos: Formatos: Elaborado: Lugar y fecha: Revisado: Aprobado: Cambios:

182

Flujo Diagramacin: Esta herramienta ayuda a tener una representacin grfica de los procesos, en el cual se establecen las actividades permitiendo clarificar la interrelacin entre las distintas unidades. Se aplican los smbolos de diagramacin de la norma ASME (American Society of Mechanical Engineers), estableciendo tiempos, costos, eficiencias y las respectivas observaciones en las que se explica lo que se est mejorando. El formato del flujo diagramacin es el siguiente:

Nombre del Proceso Ingresa: Salida: N Actividad

Cod.

Frecuencia: Tiempo: Actores Costo: Tiempo Costos Observ AV NAV AV NAV

Total Eficiencias

Hoja de Mejoramiento: Es una herramienta que permite ver de mejor manera los problemas y las soluciones propuestas, especificando la situacin actual, situacin propuesta y las diferencias entre stas, adems se determinan los beneficios esperados en tiempos y costos y observaciones si se da el caso. El formato a utilizarse de la hoja de mejoramiento es el siguiente:

183

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: NOMBRE DEL PROCESO Problemas detectados: ______________________________________________________________________ ___ ______________________________________________________________________ ___ Soluciones propuestas: ______________________________________________________________________ ___ ______________________________________________________________________ ___ Tiempo ( minutos ):
Situacin actual AV NAV TOTAL Situacin propuesta AV NAV TOTAL Diferencia AV NAV TOTAL

Costos ( USD ):
Situacin actual AV NAV TOTAL Situacin propuesta AV NAV TOTAL Diferencia AV NAV TOTAL

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual Situacin propuesta Diferencia

Eficiencia en costos:
Situacin actual Situacin propuesta Diferencia

Frecuencia: Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) Costo ( US )

Para obtener el ahorro esperado por ao se calcula de la siguiente forma: Ahorro Anual Esperado en Tiempo = Frecuencia Anual x Ahorro (diferencia). Beneficio Anual Esperado en Costo = Frecuencia Anual x Ahorro (diferencia). 5.2. Aplicacin de estos instrumentos para mejorar los Procesos. Procesos mejorados: 184

Para el mejoramiento de los procesos se puede utilizar cuatro formas que se dan a conocer a continuacin: Mejoramiento: de las actividades y del proceso, en general reduciendo costos y tiempos. Fusin: de actividades o de procesos cuando el caso as lo amerite. Eliminacin o supresin: de actividades o de procesos cuando el caso as lo requiera. Creacin: de actividades o de procesos cuando sea indispensable para el adecuado funcionamiento de la FCA y para la consecucin de sus objetivos. La siguiente propuesta de mejoramiento ha sido elaborada sobre la base de la utilizacin de tres herramientas principales: Hoja de aplicacin de la norma ISO; Flujodiagramacin o flugrama de procesos y Hoja de mejoramiento. La Hoja de aplicacin de la norma ISO, es una hoja descriptiva de resumen del proceso mejorado y optimizado, fcil de manejar, interpretar y comprender. Esta aplicacin de norma ISO contiene: encabezamiento (elaborado por, fecha, proceso, entrada y salida), cdigo (FCA-MP-000 significa: Facultad de Ciencias Administrativas, Modalidad Presencial y nmero del proceso), propsito del proceso, alcance (radio de accin), procedimiento (actividades descritas con sus actores correspondientes), de mejoramiento (nmero de procesos eliminados, mejorados o que fueron cambiados sus responsables), autorizado por y nmero de pgina del proceso. La hoja de Flujodiagramacin o Flujograma, es una matriz descriptiva grfica de los procesos en la que se ejecutan los cambios de responsables, eliminaciones, combinaciones y mejoras propuestas en la hoja de Anlisis de procesos seleccionados. Esta matriz contiene encabezamiento (nombre de la entidad, del proceso, insumo, producto), ordinal, actividades que se desarrollan en el proceso, responsables con su respectiva Flujodiagramacin correspondiente a las actividades, tiempos y costos (operativos y no operativos) y la propuesta de soluciones a las observaciones anotadas en la hoja de Anlisis de Procesos Seleccionados. La Hoja de Mejoramiento, es el resumen de los procesos y sus respectivas actividades mejoradas sobre la base de lo sugerido en la Flujodiagramacin, haciendo una comparacin entre la situacin actual y la propuesta de

185

mejoramiento, as como describiendo numricamente las optimizaciones que se alcanzaran, tanto en tiempo como en costos al ejecutar la propuesta. A continuacin se muestra el resultado obtenido posterior al anlisis y utilizacin de estas tres herramientas y se concluye con la Matriz de Anlisis Comparativo, que es el resumen obtenido en todo el proceso.

5.3. Propuesta de mejoramiento de los siguientes procesos: Procesos Gobernantes:

186

Planificacin anual de actividades;

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-001 PLANIFICACIN ANUAL DE ACTIVIDADES

Objetivo: Definir el cronograma de todas las actividades a realizarse durante el ao lectivo.

Alcance: Comprende desde la deteccin de necesidades hasta llegar a realizar el Plan de actividades del nuevo ao lectivo. N.
1

Responsable Decano Decano Decano Decano Reunidos Reunidos Reunidos

2 3 4 5 6 7

8 Decano 9 Secretaria 10 Decano 11 Secretaria 12 reas Grupos: Reunidos: Se refiere al grupo de personas integrados por Decano, Vice-Decano y miembros del H. Consejo Directivo. Conceptos: Planificacin de actividades: Conjunto de actividades extracurriculares a realizarse durante el perodo lectivo tales como: pre-universitario, inscripciones, matrculas, casa abierta, elecciones entre otras. Formatos: Formato de actividades con su cronograma y responsable. Elaborado: Eduardo Tapia. Lugar y fecha: Revisado por: Quito, abril 2006 Ing. Armando Mora Aprobado: Cambios: M = 4 C = 2 Total = 6

Actividad Recaba necesidades mediante memorando a las diferentes reas. Recopila informacin mediante sondeo de reas. Se rene con Consejo Directivo. Expone necesidades detectadas. Priorizan necesidades detectadas en base a documentos de respaldo. Proyectan presupuestos en base a documentos de respaldo. Definen plan de actividades con su respectivo cronograma, fechas y responsables. Enva Plan a secretaria. Pasa a limpio el plan. Revisa y aprueba el Plan. Publica el Plan de actividades. Ejecutan plan segn cronograma.

187

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PLAN DE ACTIVIDADES POR COMPONENTES Y COSTOS 2006 Id. Nombre de tarea Beneficiarios F. Generales 1 1. PLAN OPERATIVO ANUAL 25367 3.351.222,00 2 1.1. REA ACADMICA 13535 3.274.533,12 3 1.1.1. Previsin de estudiantes Pregrado 6485 3.198.265,26 4 1.1.1.1. Escuela de Administracin Pblica 544 1.599.132,64 5 1.1.1.2. Escuela de Administracin de Empresas 2259 660.227,60 6 1.1.1.3. Escuela de Contabilidad y Auditora 3327 915.516,06 7 1.1.1.4. Tesis 355 23.388,96 8 1.1.2. Instituto Superior de Estudios a Distancia 6800 58.535,29 9 1.1.2.1. Administracin Pblica 300 2.581,22 10 1.1.2.2. Administracin de Empresas 3500 30.128,29 11 1.1.2.3. Contabilidad y Auditora 3000 25.825,79 12 1.1.3. Previsin de estudiantes de postgrado 250 17.732,57 13 1.1.3.1. Maestra en Administracin de Empresas (MBA) 50 3.546,94 14 1.1.3.2. Maestra en Gerencia Contable y Finanzas Corp. 50 3.546,94 15 1.1.3.3. Maestra en Administracin y Gestin Pblica 50 3.546,23 16 1.1.3.4. Diplomado en Gerencia de inventarios y planific. 50 3.546,23 17 1.1.3.5. Diplomado en Gerencia de procesos financieros 50 3.546,23 18 1.2. REA DOCENTE 300 19 1.2.1. Plan de Capacitacin Continua 300 20 1.2.1.1.Diseo de Plan de Capacitacin Continua 300 21 1.3. REA CIENTFICO TECNOLGICA 0 22 1.4. VINCULACIN CON LA COMUNIDAD 1610 76.688,87 23 1.4.1. Proyectos de participacin y apoyo comunitario 60 10.956,07 24 1.4.2. Programas de divulgacin cientfica 60 10.955,35 25 1.4.3. Convenios capacitacin servidores: pblicos, priva. 120 10.955,35 26 1.4.4. Programas de capacitacin general a lderes 1200 10.956,07 27 1.4.5. Apoyo tecnolgico cientfico al Estado 60 10.955,35 28 1.4.6. Programas de vinculacin comunitaria 60 10.955,35 29 1.4.7. Vinculacin de actividades: cientfico tecnolgicas 50 10.955,35 30 1.5. ADMINISTRATIVO 66 31 1.6. REA FINANCIERA 0 32 1.7. REA FSICO ESPACIAL 9856 33 1.7.1. Remodelaciones 4269 34 1.7.2. Mantenimiento 1318 35 1.7.3. Equipamiento 4269 TOTAL ANUAL 13.328.199,13 PROYECTO DE PRESUESTO AO 2006 DFICIT Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas

F. Internos 2.886.211,20 2.053.094,40 689.887,20 51.396,00 183.558,00 254.533,20 200.400,00 691.057,20 30.475,20 355.687,20 304.894,80 672.150,00 134.430,00 134.430,00 134.430,00 134.430,00 134.430,00 14.229,60 14.229,60 14.229,60 136.800,00 12.000,00 18.000,00 10.800,00 60.000,00 18.000,00 8.400,00 9.600,00 682.087,20 89.444,40 147.224,40 445.418,40 10.725.957,60

Costo Total 6.237.433,20 5.327.627,52 3.888.152,46 1.650.528,64 843.785,60 1.170.049,26 223.788,96 749.592,49 33.056,42 385.815,49 330.720,59 689.882,57 137.976,94 137.976,94 137.976,23 137.976,23 137.976,23 14.229,60 14.229,60 14.229,60 213.488,87 22.956,07 28.955,35 21.755,35 70.956,07 28.955,35 19.355,35 20.555,35 682.087,20 89.444,40 147.224,40 445.418,40 24.054.156,73 1.900.762,00 22.153.394,73

dic. '05 ene. '06 feb. '06 mar. '06 15 22 29 1 10 20 30 1 10 20 30 1 8

5/

5/

5/ 5/

1 1

188

mar. '06 abr. '06 may. '06 jun. '06 jul. '06 ago. '06 sep. '06 oct. '06 nov. '06 dic. '06 ene. '07 feb. '07 OBSERVACIONES 15 22 29 1 10 20 30 3 10 17 24 31 1 10 20 30 1 10 20 30 2 9 16 23 30 1 10 20 30 1 10 20 30 1 8 15 22 29 1 10 20 30 3 10 17 24 31 7 14 21

Vice-Decano Directora A. Pblica Director A. Empresas Director C. Auditora Director U. Tesis Director ISED. Director ISED. Director ISED. Director Post-grado Director Post-grado Director Post-grado Director Post-grado Director Post-grado

Decano

Decano

Director IEA

Decano

Director IEA Director IEA Director IEA

Decano Vicedecano

Decano Decano Vice-Decano

189

PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES Ingresa: Deteccin de necesidades Salida: Plan operativo anual actividades N. Actividad
Decano
Inicio

Cod. FCA-MP-001

Tiempo: Actores
Reunidos

325 min.
reas

Secretaria

1 vez al ao Frecuencia: Costo: S/. 318,85 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Recaba necesidades de las diferentes reas. Revisa informacin. Se rene con Vicerrector y miembros del Consejo Directivo. Expone necesidades detectadas con sus respectivos documentos de respaldo. Priorizan actividades detectadas. Definen plan de actividades con respectivo cronograma, responsable y fechas. Proyectan presupuestos con documentos de respaldo. Enva Plan a secretaria. Secretaria pasa a limpio plan. Revisa y aprueba Plan. Publica plan de actividades. Dispone ejecucin del plan de actividades.

30 60 15 30 30 30 30 15 60 10 5 Total Eficiencias 10 180 145 55,38%

36,46 72,92198 18,23 21,61725 21,61725 21,61725

5 Actividad mejorada 1 Actividad mejorada 2 Actividad mejorada 3 Actividad creada 4 Actividad mejorada

21,61725 18,23 62,01 12,15366 5,17 7,20575 153,534 165,3199 48,15%

6 Actividad creada

PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES Ingresa: Deteccin de necesidades Salida: Plan operativo anual actividades N. Actividad
Decano

Cod. FCA-MP-001

Tiemp o: Actores

Frecuencia: 1 vez al ao Cost S/. o: 318,85 Tiempo Costos Observacin AV NAV Reunido Secretar rea AV NAV min 325 .

190

s
Inici o

ia

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Recaba necesidades de las diferentes reas. Revisa informacin. Se rene con Vicerrector y miembros del Consejo Directivo. Expone necesidades detectadas con sus respectivos documentos de respaldo. Priorizan actividades detectadas. Definen plan de actividades con respectivo cronograma, responsable y fechas. Proyectan presupuestos con documentos de respaldo.

30 60 15 30 30 30 30

36,46 72,9219 8 18,23 21,6172 5 21,6172 5 21,6172 5 21,6172 5 15 60 10 18,23 62,01 12,1536 6 5,17 7,20575 165,319 153,534 9 48,15%
6 Actividad creada 1 Actividad mejorada 2 Actividad mejorada 3 Actividad creada 4 Actividad mejorada

5 Actividad mejorada

Enva Plan a secretaria. Secretaria pasa a limpio plan. Revisa y aprueba Plan. Publica plan de actividades. Dispone ejecucin del plan de actividades.

5 10 18 Total 0 145 55,38% Eficiencias

191

Observaciones: 1. Actividad mejorada, mediante la cual el Decano pide a las diferentes reas informacin de las principales necesidades que estas tienen de tal manera que no se queda ninguna por fuera y se tenga una mejor visin del entorno interno de la Facultad. 2. Actividad mejorada, ya que el Decano har intervenir a representantes de cada una de las reas conformadas por la institucin en la elaboracin del Plan de Actividades y ya no solamente al Vicerrector y a miembros del Consejo Directivo, lo que har que estas actividades estn ms acordes a las necesidades y a la realidad de la Institucin. 3. Actividad creada, en la que ya no es el Decano el que expone las necesidades si no los miembros o representantes de los diferentes grupos formados en la Facultad, los que acuden con sus respectivos documentos de respaldo preparados con anticipacin, cabe mencionar que el Decano al recopilar informacin sabe de todos los problemas y necesidades de la Institucin haciendo ms fcil el priorizar las actividades a realizarse. 4. Actividad mejorada, debido a que son las personas las que sienten las necesidades las que intervienen en esta actividad, es ms fcil llegar a decidir cual actividad es principal y cual es secundaria para cada rea con la finalidad de elaborar el plan de forma ms equitativa y priorizada. 5. Actividad mejorada, ya que se establece mediante el formato presentado anteriormente cada actividad a realizarse con su respectivo cronograma, presupuesto, fecha, responsable y las observaciones para poder dar el respectivo seguimiento y realizar controles. 6. Actividad creada, mediante la cual se responsabiliza a cada Jefe de rea la consecucin y realizacin de cada una de las actividades planificadas.

192

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-001 PLANIFICACIN DE ACTIVIDADES Problemas detectados: La informacin no es la suficientemente amplia como para poder realizar un diagnstico de las
principales prioridades de la Facultad e incluso se obvia este paso. No se toma en cuenta a ningn otro miembro, son los nicos que planifican las actividades de la Facultad, no existe coordinacin con ninguna otra rea. La planificacin no contiene un cronograma especfico, fechas y responsables de llevar adelante las actividades programadas.

Soluciones propuestas: Se recopilar informacin de todas las reas de la Facultad mediante convocatoria de los Jefes de las
mismas mediante un memo firmado por el Decano. La Planificacin se la llevar a cavo con la intervencin de los jefes de cada rea, los cuales acuden con sus respectivos documentos preparados con anterioridad. Se elabora un formato para la planificacin en donde consten responsables, fechas, cronogramas, presupuestos y observaciones para cada una de las actividades planificada. El reunirse con representantes de cada rea har ms eficiente el proceso y ms equitativo.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 3.752 NAV 2.334

Total Situacin Propuesta Total

6.086 AV 180 NAV 145 325

Diferencia
AV 3.572 NAV 2.189

Total
5.761

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 4.257,31 NAV 2.580,85

Total Situacin Propuesta Total

6838,16 AV 153,53 NAV 165,31 318,84

Diferencia
AV 4103,78 NAV 2415,54

Total
6519,32

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 61,65% Situacin propuesta 55,38% Diferencia -6,27%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 62,26% Situacin propuesta 48,15% Diferencia -14,11%

Frecuencia: 1 vez al ao. Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) 5.761 Costo ( US ) 6.519,32

193

Procesos Bsicos: Inscripciones anuales (alumnos nuevos);

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-002 INSCRIPCIONES

Objetivo: Realizar un estimativo de los postulantes para las carreras de la FCA. Alcance: Todos los alumnos que por primera vez, se registren en un centro de educacin superior. Responsable Actividad 1 Estudiante Ingresa: Internet-Sistema; Imprime, firma. 2 Secretaria A. Revisa: documentacin estudiantil y asignacin Escuela. 3 Secretaria y Tesorero Emite papeleta depsito bancario(costo pre-universitario) 4 Estudiante Se dirige a ventanilla bancaria ubicada en la FCA. 5 Estudiante Realiza la cancelacin. 6 Secretaria Recibe doct.; inscribe en el sistema; otorga comprobante. 7 Secretaria Archiva temporalmente documentacin estudiantil. Grupos: Conceptos: Prospecto: Se refiere a un documento elaborado por la UCE en donde constan datos histricos, requisitos de ingreso, ttulos que ofrece, es decir datos que son de inters para los aspirantes. Formatos: Formato del turno. Formato de comprobante de inscripcin entregada por la Secretaria. Elaborado: Lugar y fecha: Revisado por: Aprobado: Cambios: M = 5 Eduardo Tapia. Quito, abril Ing. Armando C = 5 2006 Mora. F = 4 Total = 14 N.

194

FORMATO DEL TURNO Y COMPROBANATE DE INSCRIPCIN ENTREGADO JUNTO A EL PROSPECTO DE INGRESO POR LA SECRETARIA.

Parte anterior:
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Parte posterior:

TURNO DE INSCRIPCIN

N. 001 Nombres: Mara del Carmen Tapia Carrasco. Periodo: 2006 2007. Lugar: Secretara General. Hora: 8:00AM. Fecha: 31 de julio del 2006.

FORMATO DE COMPROBANTE DE INSCRIPCIN

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

COMPROBANTE DE INSCRIPCIN
N. 001

Nombre: Periodo: Fecha: Valor:

NOTA: Este comprobante de inscripcin no garantiza el ingreso del portador a la Institucin. Sellos de la FCA

195

INSCRIPCIONES Ingresa: Inscripciones anuales-alumnos nuevos. Salida: Alumno inscrito. N. Actividad

Inicio

Cod. FCA-MP-002 500 diarias ( 5 das al ao ) Frecuencia: Costo: S/. 26,66 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV

Tiempo: Actores
Secretaria

70 min.
Estudiante

1 2 3 4 5 6 7

Ingresa: Internet-Sistema; Imprime, firma. Revisa: documentacin y asignacin Escuela Emite baucher(costo pre-universitario). Se dirge ventanilla banco ubicada en la FCA. Realiza cancelacin por inscripcin. Recibe doc.; inscribe sistema; comprobante. Archiva temporalmente documentacin estudiantil.

15 10 15 5 15 10 5 Total Eficiencias 55 15 15,50343 10,34 5,17 11,1539

S. 3 S. 4 S. 5

11,15 15,50

S. 1 S. 2

78,57%

58,16%

196

Observaciones: 1. Se eliminaron tiempos y movimientos muertos. 2. Se eliminan actividades manuales que no aportaban nada al proceso. 3. Se encomendaron actividades de tesorera a secretara, a fin de evitar demoras e intermediarios en el proceso. Esto evita tiempos y movimientos, as como la participacin de terceros en el mismo. 4. Se evitan tiempos y movimientos estudiantiles, a travs de la utilizacin de un sistema integrado de cobros entre el banco y la FCA, lo que se concreta con una ventanilla de cobro directo en la FCA. Esta puede estar ubicada provisionalmente, en la seccin posterior de archivo. 5. Se evitan mayores desperdicios de tiempos y movimientos estudiantiles y del personal administrativo, a travs del trabajo conjunto del responsable de la ventanilla bancaria y de las secretarias. Al final de la jornada de cobros, el encargado de la ventanilla entrega directamente los comprobantes de pago estudiantiles en secretara. Esta delegacin de responsabilidad, reduce tiempos, movimientos y costos a la FCA.

197

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-002 INSCRIPCIONES Problemas detectados:

Este proceso tiene mucha similitud de ejecucin con el anterior y el siguiente, por lo tanto los problemas encontrados fueron similares, tales como: desperdicio innecesario de tiempo y movimientos, envo de comunicaciones internas de manera lenta y utilizando personal administrativo que lo enlentece, intervencin del departamento de tesorera que no brinda mayores aportes, as como prdida de tiempo y movimientos estudiantiles e institucionales en la cancelacin de aranceles.

Soluciones propuestas:
Se disminuy considerablemente el tiempo y movimiento empleado en la ejecucin del proceso, tales como pagos estudiantiles, a travs de la intervencin directa del banco, el envo de comunicaciones internas se lo har a travs de medios electrnicos, se evitan demoras administrativas, a travs de la participacin directa de los responsables, es decir se hace efectiva la responsabilidad y definicin de roles administrativos internos. Adicionalmente, se optimiz el trabajo administrativo, a travs del mantenimiento y alimentacin constante de la base de datos estudiantiles, que se mantendrn en red con el Centro de Procesamiento de Datos de la FCA, a fin de evitar problemas de archivo y bsqueda de documentacin estudiantil.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 85 NAV 265

Total Situacin Propuesta Total

350 AV 55 NAV 15 70

Diferencia
AV 30 NAV 250

Total
280

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 46,85 NAV 83,38

Total Situacin Propuesta Total

130,23 AV 15,50 NAV 11,15 26,65

Diferencia
AV 31,35 NAV 72,23

Total
103,58

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 24,29% Situacin propuesta 78,57% Diferencia 54,28%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 35,98% Situacin propuesta 58,16% Diferencia 22,18%

Frecuencia: 500 diarias durante 5 das al ao. Ahorro esperado por ao:
Tiempo ( min. ) 700.000,00 Costo ( US ) 258.950,00

198

Inscripciones anuales (alumnos antiguos);

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-003 INSCRIPCIONES

Objetivo: Realizar un estimativo de los postulantes para las carreras por curso de la FCA. Alcance: Abarca la planificacin de las inscripciones hasta realizar la inscripcin de los estudiantes. N. Responsable Actividad 1 Estudiante Ingresa: Internet; consulta rcord; prepara horario clases 2 Estudiante Presenta horario clases ingresado e impreso por Internet. 3 Secretaria Verifica: legalidad y posibilidad horario, sella, inscribe. 4 Secretaria Archiva temporalmente documentacin estudiantil. Grupos: Conceptos: Horario de clases: Se refiere a un documento elaborado por la FCA en donde constan datos de: materias a recibir, das en los que se dictan, horas especficas, tiempo de duracin, nmero de aula, piso en el que esta, es decir datos que son de inters para los estudiantes. Formatos: Formato del horario de clases. Formato de comprobante de inscripcin entregada por la Secretaria. Elaborado: Lugar y fecha: Revisado por: Aprobado: Cambios: M = 5 Eduardo Tapia. Quito, abril Ing. Armando C = 5 2006 Mora. F = 4 Total = 14

199

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Universidad Central del Ecuador
Para consultar el Horario de un paralelo digite la Escuela, el Nivel y el Paralelo a Buscar, ejemplo: CA1-3 (Auditora 1er ao-paralelo 3) y presione el botn Ver Horario.

EscuelaNivel-Paralelo
Ver Horario

AP1-1

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Seleccionar Paralelo
Lunes
. . MATEMATICA BASICA Y APLICADA MATEMATICA BASICA Y APLICADA ADMINISTRACION

Hora 7:00-7:45 7:45-8:30 9:00-9:45 9:4510:30 10:3011:15 11:1512:00 12:0012:45 13:1514:00

Martes
. . ADMINISTRACION ADMINISTRACION

Mircoles
. . MATEMATICA BASICA Y APLICADA MATEMATICA BASICA Y APLICADA ECONOMIA

Jueves
. . ECONOMIA ECONOMIA MATEMATICA BASICA Y APLICADA MATEMATICA BASICA Y APLICADA CONTABILIDAD GENERAL

Viernes
. . ADMINISTRACION ADMINISTRACION METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIO METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIO COMUNICACION ORAL Y ESCRITA .

Sbado
INTRODUCCION AL DERECHO INTRODUCCION AL DERECHO CONTABILIDAD GENERAL CONTABILIDAD GENERAL

CONTABILIDAD GENERAL COMUNICACION ORAL Y ESCRITA COMUNICACION ORAL Y ESCRITA .

ADMINISTRACION METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIO .

CONTABILIDAD GENERAL

CONTABILIDAD GENERAL

INTRODUCCION AL DERECHO .

200

INSCRIPCIONES Ingresa: Inscripciones anuales-alumnos existentes. Salida: Alumno inscrito. N.

1 2 3

Cod. FCA-MP-003 500 diarias ( 5 das al ao ) Frecuencia: Costo: S/. 36,17 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV 30 30 10 15 10 15,50343 10,33562 15,50343 20,67124 42,86% 10,34
S. 1 S. 2 S. 3, S. 4

Actividad
Ingresa a Internet; rcord; prepara de horario. Presenta: horario ingresado, impreso internet. Verifica legalidad, posibilidad horario inscribe Archiva temporalmente documentacin estudiantil.

Tiempo: Actores
Inicio

95 min.
Secretaria

Estudiante

Total Eficiencias

75 20 78,95%

201

Observaciones: 1. Se eliminaron tiempos y movimientos muertos. 2. Se eliminan actividades manuales que no aportaban nada al proceso. 3. Se encomendaron actividades a secretara, a fin de evitar demoras e intermediarios en el proceso. Esto evita tiempos y movimientos, as como la participacin de terceros en el mismo. 4. Se evitan mayores desperdicios de tiempos y movimientos estudiantiles y del personal administrativo, a travs del trabajo conjunto de las secretarias. Esta delegacin de responsabilidad, reduce tiempos, movimientos y costos a la FCA.

202

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-003 INSCRIPCIONES Problemas detectados: Los turnos se los entregan en la misma cola que realizan los estudiantes causando malestar. Se presentan muchos reclamos de los estudiantes por la desorganizacin que se presenta. Malestar generalizado, los estudiantes que realizan colas desde la noche anterior. Revisin de documentos muy rustica, se pierde mucho tiempo. Sistema demasiado lento causa malestar. Soluciones propuestas: Entregar el turno debidamente establecido con su respectiva hora, fecha y quien es el responsable de
atenderlo. Con la entrega de turnos se logra organizar ms el proceso dando una mejor atencin y evitamos las colas y se da mayor orientacin al estudiante. Adems sirve de retroalimentacin. Se tiene un comprobante de inscripcin que permita dar un buen seguimiento y alimentar rpidamente al sistema de la informacin requerida de los estudiantes.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 45 NAV 235

Total Situacin Propuesta Total

280 AV 75 NAV 20 95

Diferencia
AV -30 NAV 215

Total
185

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 15,50 NAV 32,04

Total Situacin Propuesta Total

47,54 AV 15,50 NAV 20,67 36,17

Diferencia
AV 0,00 NAV 11,37

Total
11,37

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 13,64% Situacin propuesta 78,95% Diferencia 65,31%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 32,61% Situacin propuesta 42,86% Diferencia 10,25%

Frecuencia: 250 diarias durante 5 das al ao. Ahorro esperado por ao:
Tiempo ( min. ) 231.250,00 Costo ( US ) 14.212,50

203

Matrculas anuales (alumnos nuevos);

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-004 MATRCULAS ( Alumnos Nuevos ) Objetivo: Realizar la incorporacin legal de los estudiantes inscritos a la institucin mediante la matrcula. Alcance: Comprende la recepcin de la papeleta de depsito bancario y reservacin de cupo hasta llenar la ficha de datos personales y la legalizacin de matrcula en secretara. N. Responsable Actividad 1 Secretaria Revisa: aprobacin, prdida del pre-universitario. 2 Secretaria y Tesorero Emite baucher (costo matrculas) y registro de materias. 3 Estudiante Se dirige a ventanilla bancaria ubicada en al FCA. 4 Estudiante Realiza cancelacin ventanilla bancaria ubicada en FCA 5 Estudiante Regresa a la secretara de su respectiva Escuela. 6 Estudiante Entrega comprobante de pago y le sella registro materia. 7 Secretaria Ingresa verifica matriculados a sistema(libro matrculas). 8 Secretaria Enva reporte de matriculados electrnicamente a la base 9 Informtico Imprime libro de matrculas para la legalizacin. 10 Secretario Abogado Legaliza la documentacin. 11 Conserje Lleva la documentacin a archivo general.

Conceptos: Libro de matrculas: Documento escrito en donde constan los datos personales de la persona que esta matriculndose en la institucin. Ficha de datos: Una documento que reposa en archivo general con la finalidad de dar un seguimiento al estudiante. Formatos: Turno entregado por el Conserje. Programa computacional para base de datos y fichas de secretara. Comprobante de matrcula. Elaborado: Lugar y fecha: Revisado por: Aprobado: Cambios: M = 2 Eduardo Tapia. Quito, abril Ing. Armando C = 2 2006. Mora. E = 3 Total = 7

204

FORMATO DEL TURNO ENTREGADO POR: REPRENSENTANTES ESTUDIANTILES.

Matrculas Turno N. 001

FORMATO DEL COMPROBANTE DE MATRCULA

205

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

Universidad Central del Ecuador
.

Bienvenido a consultar sus calificaciones, digite su Cdula y presione el Botn Ver Calificaciones

Cdula

1716165830

Visita No

Ver Calificaciones

(NMatr= Nmero de Matrcula,

Asis1 = Asistencias 1er Trimestre, HorPrg1 = Horas programadas 1er Trimestre)

NMatr 1 1 1 1 1

Nombre

Ao Esc Nivel Paral

5 5 5 5 5 1 1 1 1 1

Materia
MERCADO DE CAPITALES PLANIFICACION ESTRATEGICA PRACTICA LABORAL SIST. BANCARIO Y FINANCIERO SOCIOLOGIA ECUATORIANA

N1 N2 N3 Fn Supl Sum Asis1 HorPrg1 Asis2 HorPrg2 Asis3 HorPrg3 %Asist Resultado
6 9 8 10 5 6 9 8 8 9 7 9 8 8 9 0 0 0 0 0

TAPIA COBA WILSON 2005 AP EDUARDO TAPIA COBA WILSON 2005 AP EDUARDO TAPIA COBA WILSON 2005 AP EDUARDO TAPIA COBA WILSON 2005 AP EDUARDO TAPIA COBA WILSON 2005 AP EDUARDO

10 0 0 0 0

22 27 24 26 23

6 5 4 5 8

6 6 4 5 8

20 27 12 31 16

20 29 12 32 22

28 20 22 32 34

28 20 24 33 36

100 94 95 97 87

APROB APROB APROB APROB APROB

|<

<

[2/2]

206

MATRCULAS (Alumnos nuevos) Ingresa: Registro de inscripcin y documentacin estudiantil. Salida: Matrculas anuales legalizadas. Tiempo: Actores N Actividad
Inicio

Cod. FCA-MP-004

131 min.

Secretaria Estudia Informa Abogad Conserje

200 diarias (1 da al ao) Frecuencia: Costo: S/. 89,03 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV
1 Actividad creada 2 Actividad mejorada 3 Actividad mejorada

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Revisa: aprobacin/prdida pre-universitario. Emite: baucher(matrculas) registro materias. Se dirige a ventanilla bancaria. Realiza cancelacion por matrculas. Regresa: secretara respectiva Escuela. Entrega comprobante pagos, le sella registro Ingresa y verifica: matriculados en el sistema Enva reporte matriculados electrnicamente. Imprime libro de matrculas para legalizacin. Legaliza la documentacin. Lleva documentacin a archivo general.

10 10 5 15 5 20 25 1 5 10 25 Total Eficiencias 85 46 5,24 10,75 S/. 25,84 10,34

10,34

1,03

25,49 52,16322 36,86367 58,59%

4 Actividad creada

64,89%

207

Observaciones: 1. Se eliminaron tiempos y movimientos muertos. 2. Se traslad la ejecucin de la emisin del registro de materias y de la papeleta de depsito a la ventanilla bancaria de cobros ubicada en la FCA, durante periodo de matrculas. Esto se har mediante la presentacin de la cdula de identidad o el carn estudiantil (donde constar el nmero de cdula de identidad o el nmero de matrcula). Previamente, secretara habr registrado en el sistema, la carrera y los datos correspondientes a las materias que e alumno puede tomar, para que el responsable del banco, slo imprima el documento y cobre los valores respectivos. 3. Se evitan tiempos y movimientos estudiantiles, a travs de la utilizacin de un sistema integrado de cobros entre el banco y la FCA, lo que se concreta con una ventanilla de cobro directo en la Facultad. Esta puede estar ubicada provisionalmente, en la seccin posterior de archivo. 4. Se encomendaron las actividades de tesorera al responsable delegado del banco, a fin de evitar demoras e intermediarios en el proceso. Esto evita tiempos y movimientos, as como la participacin de terceros en el mismo. 5. Se evita la innecesaria intermediacin de terceros en el proceso a fin de evitar desperdicios de tiempos y movimientos.

208

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-004 MATRCULAS (Alumnos Nuevos) Problemas detectados:

Existen tardanzas en el proceso cuando, intervienen varios actores para realizar una actividad sencilla que es desglosada en varios pasos, solo para justificar la presencia de ellos. Se emplean manuales y computarizados pero que an no son efectivos. El tiempo empleado para la cancelacin bancaria por parte del estudiante es demasiado grande. Existe desperdicio innecesario de tiempo en la bsqueda de archivos estudiantiles.

Soluciones propuestas:
Se evita el desperdicio de tiempo y movimiento administrativo a travs de la optimizacin total del procedimiento. Se evitan los movimientos y tiempos estudiantiles innecesarios a travs de la utilizacin de la ventanilla directa del banco en la FCA. Se otorga la ejecucin de actividades de tesorera a la secretara de la FCA, lo que agilita el proceso y evita su burocratizacin. Y por ltimo se delegan responsabilidades a los funcionarios destinados para el efecto, lo que evita la duplicidad de funciones, confusiones internas y aglomeraciones de estudiantes.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 72 NAV 268

Total Situacin Propuesta Total

340 AV 85 NAV 46 131

Diferencia
AV -13 NAV 222

Total
209

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 75,44 NAV 130,40

Total Situacin Propuesta Total

205,84 AV 52,16 NAV 36,86 89,02

Diferencia
AV 23,28 NAV 93,54

Total
116,82

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 21,18% Situacin propuesta 64,89% Diferencia 43,71%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 36,65% Situacin propuesta 58,59% Diferencia 21,94%

Frecuencia: 150 diarias (5 das al ao). Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) 156.750,00 Costo ( US ) 87.615,00

209

Matrculas anuales (alumnos antiguos);

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-005 MATRCULAS ( Alumnos Existentes ) Objetivo: Realizar la incorporacin legal de los estudiantes existentes en la institucin mediante la matrcula.. Alcance: Comprende la recepcin de la papeleta de depsito bancario hasta llenar la actualizacin de la ficha de datos personales y la legalizacin de matrcula en secretara. N. Responsable Actividad 1 Secretaria Revisa: aprobacin, prdida del ao lectivo anterior. 2 Secretaria y Tesorero Emite baucher (costo matrculas) y registro de materias. 3 Estudiante Se dirige a ventanilla bancaria ubicada en al FCA. 4 Estudiante Realiza cancelacin ventanilla bancaria ubicada en FCA 5 Estudiante Regresa a la secretara de su respectiva Escuela. 6 Estudiante Entrega comprobante de pago y le sella registro materias. 7 Secretaria Ingresa, verifica, corrige a matriculados en el sistema. 8 Secretaria Enva reporte de matriculados electrnicamente a la base 9 Informtico Imprime libro de matrculas para la legalizacin. 10 Secretario Abogado Legaliza la documentacin. 11 Conserje Lleva la documentacin a archivo general. Conceptos: Libro de matrculas: Documento escrito en donde constan los datos personales de la persona que esta matriculndose en la institucin. Ficha de datos: Una documento que reposa en archivo general con la finalidad de dar un seguimiento al estudiante. Formatos: Turno entregado por el Conserje. Programa computacional para base de datos y fichas de secretara. Comprobante de matrcula. Elaborado: Lugar y fecha: Revisado por: Aprobado: Cambios: M = 2 Eduardo Tapia. Quito, abril Ing. Armando C = 2 2006. Mora. E = 3 Total = 7

210

MATRCULAS (Alumnos existentes) Ingresa: Registro de inscripcin y documentacin estudiantil. Salida: Matrculas anuales legalizadas. Tiempo: Actores N Actividad
Inicio

Cod. FCA-MP-005

131 min.

Secretaria Estudia Informa Abogad Conserje

200 diarias (1 da al ao) Frecuencia: Costo: S/. 89,03 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV
1 Actividad creada 2 Actividad mejorada 3 Actividad mejorada

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Revisa: aprobacin/prdida ao lectivo ante. Emite: baucher(matrculas) registro materias. Se dirige a ventanilla bancaria. Realiza cancelacion por matrculas. Regresa: secretara respectiva Escuela. Entrega comprobante pagos, le sella registro Ingresa, corrige: matriculados en el sistema. Enva reporte matriculados electrnicamente. Imprime libro de matrculas para legalizacin. Legaliza la documentacin. Lleva documentacin a archivo general.

10 10 5 15 5 20 25 1 5 10 Total Eficiencias 25 85 46 64,89% 5,24 10,75 S/. 25,84 10,34

10,34

1,03

25,49 52,16322 36,86367 58,59%

4 Actividad creada

211

Observaciones: 1. Se eliminaron tiempos y movimientos muertos. 2. Se traslad la ejecucin de la emisin del registro de materias y de la papeleta de depsito a la ventanilla bancaria de cobros ubicada en la FCA, durante periodo de matrculas. Esto se har mediante la presentacin de la cdula de identidad o el carn estudiantil (donde constar el nmero de cdula de identidad o el nmero de matrcula). Previamente, secretara habr registrado en el sistema, la carrera y los datos correspondientes a las materias que e alumno puede tomar, para que el responsable del banco, slo imprima el documento y cobre los valores respectivos. 3. Se evitan tiempos y movimientos estudiantiles, a travs de la utilizacin de un sistema integrado de cobros entre el banco y la FCA, lo que se concreta con una ventanilla de cobro directo en la Facultad. Esta puede estar ubicada provisionalmente, en la seccin posterior de archivo. 4. Se encomendaron las actividades de tesorera al responsable delegado del banco, a fin de evitar demoras e intermediarios en el proceso. Esto evita tiempos y movimientos, as como la participacin de terceros en el mismo. 5. Se evita la innecesaria intermediacin de terceros en el proceso a fin de evitar desperdicios de tiempos y movimientos.

212

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-005 MATRCULAS ( Alumnos Existentes ) Problemas detectados: Por la gran cantidad de papeles muchas veces se pierden o se traspapelan. Muchas actividades de este proceso son estrictamente manuales, razn por la que se pierde Soluciones propuestas: Se coloca anticipadamente a todas las personas y equipos en el Hall de la FCA con el fin de no tener
que enviar a los estudiantes de un lugar a otros y mantener organizacin. Se emite un comprobante de matrcula donde consten datos personales, el paralelo al que va, nmero de carn y valores adicionales a ser cancelados, entre otros datos. Se utiliza sistemas de computacin conectados en red, adems de paquetes informticos diseados para el efecto, que le permitan al proceso mayor velocidad y eficiencia. Se emite un turno de atencin para evitar aglomeramientos y desorganizacin. tiempo. No se emite ningn documento que certifique que el alumno est legalmente matriculado. Existe mucha desorganizacin en todo el proceso.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 72 NAV 268

Total Situacin Propuesta Total

340 AV 85 NAV 46 131

Diferencia
AV -13 NAV 222

Total
209

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 75,44 NAV 130,40

Total Situacin Propuesta Total

205,84 AV 52,16 NAV 36,86 89,02

Diferencia
AV 23,28 NAV 93,54

Total
116,82

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 21,18% Situacin propuesta 64,89% Diferencia 43,71%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 36,65% Situacin propuesta 58,59% Diferencia 21,94%

Frecuencia: 200 diarias (5 das al ao). Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) 209.000,00 Costo ( US ) 116.820,00

213

Realizacin del cuadro distributivo de aulas;

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-006 CUADRO DISTRIBUTIVO AULAS Objetivo: Facilitar al alumno y docente un mapa claro de cmo estarn distribuidas las aulas en el edificio. Alcance: Estamentos: docente y estudiantil. N. Responsable Actividad Imprime resumen de disponibilidad docentes; aulas 1 Asistente A. directamente de la base de datos de la FCA. 2 Asistente A. Analiza disponibilidad: docente; fsica; distribucin aula. 3 Asistente A. Elabora cuadro distributivo de aulas. 4 Asistente A. Enva informacin elaborada a Director. 5 Director Revisa informacin y sugiere. 6 Director Enva informacin a imprenta para reproduccin. 7 Imprenta Imprime matrices de informacin a ser reproducidas. 8 Imprenta Reproduce el material. 9 Conserje Lleva el material reproducido a la secretara. 10 Secretaria Entrega el material a docentes y estudiantes.

Conceptos: No se requiere. Formatos: No se requiere. Elaborado: Eduardo Tapia.

Lugar y fecha: Revisado por: Quito, abril 2006. Ing. Armando Mora.

Aprobado:

Cambios: M = 2 C = 2 E = 3 Total = 7

214

REALIZACIN CUADRO DISTRIBUTIVO AULAS Ingresa: Planificacin anual y plan operativo anual. Salida: Cuadro distributivo de aulas. N. Actividad
Impreme resumen de disponibilidad: docentes y aulas de la base de datos. Analiza disponibilidad: doncentes; fsica y distribucin de aulas. Elabora cuadro distributivo de aulas. Enva informacin elaborada. Revisa informacin y sugiere. Enva informacin a imprenta. Impreme matrices informacin reproducidas. Reproduce el material. Lleva el material reproducido. Entrega material a: docentes y estudiantes. Asistente
Inicio

Cod. FCA-MP-006

Tiempo: 3223 min. Actores

DirectorImprenConserjeSecretari

(1 da al ao) Frecuencia: Costo: S/. 3.415,12 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV
S. 1. S. 2. S. 3.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

3 1.200 960 1 60 1 3 960 30 5 1920 1303 59,57% 1016,588 1016,588

3,176838 1270,735 1,06 66,9234 1,11539 3,176838 30,59 5,17 2033,177 1381,948 59,53%

S. 4. S. 5.

Total Eficiencias

215

Observaciones: 1. Se imprime la informacin directamente de la base de datos de secretara general. 2. Se eliminan tiempos y movimientos muertos. 3. Se evit la participacin total de los rganos de direccin a fin de no descuidar la gestin del direccionamiento de la FCA. 4. Planificar evita demoras con la utilizacin de la base de datos existente para la elaboracin de los cuadros distributivos. 5. Se definen competencias directas para la ejecucin de actividades conforme a las responsabilidades.

216

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-006 REALIZACIN CUADRO DISTRIBUTIVO AULAS Problemas detectados:
Se pierde demasiado tiempo solicitando informacin que puede ser obtenida de las bases de datos de la FCA. El personal administrativo emplea tiempo en actividades que no aportan al proceso. Adems, la institucin pierde tiempo y movimientos en actividades de envo de informacin de un departamento a otro. Por otro lado, las autoridades se centralizan para el desarrollo del proceso, lo que motiva constantes interrupciones. Adicionalmente, existen actividades que deberan ser realizadas por la persona especializada para el efecto, es decir existe duplicidad de funciones, lo que a su vez ocasiona conflictos en otras reas.

Soluciones propuestas:
Se eliminaron demoras y prdidas de tiempo del personal administrativo. Se utilizan bases de datos existentes para la elaboracin de resmenes docentes. Se eliminaron tiempos y movimientos a travs del envo de informacin por medios electrnicos. Adicionalmente, se otorgaron las actividades correspondientes a cada funcionario. En este caso, se design al Asistente Administrativo para la ejecucin de actividades inherentes a su cargo.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 4.740 NAV 680

Total Situacin Propuesta Total

5.420 AV 1.920 NAV 1.303 3.223

Diferencia
AV 2.820 NAV -623

Total
2.197

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 5.038,72 NAV 707,04

Total Situacin Propuesta Total

5.745,76 AV 2.033,17 NAV 1.381,94 3.415,11

Diferencia
AV 3.005,55 NAV -674,90

Total
2.330,65

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 87,45% Situacin propuesta 59,57% Diferencia -27,88%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 87,70% Situacin propuesta 59,53% Diferencia -28,17%

Frecuencia: 1 vez al ao. Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) 2.197 Costo ( US ) 2.330,65

217

Preparacin de horarios de exmenes;

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-007 HORARIO DE EXMENES Objetivo: Facilitar al alumno y docente un mapa claro de cmo se realizarn las evaluaciones trimestrales. Alcance: Estamentos: docente y estudiantil. N. Responsable Actividad Imprime resumen de disponibilidad docentes; aulas 1 Secretaria. directamente de la base de datos de la FCA. 2 Secretaria. Analiza disponibilidad: docente; fsica; distribucin aula. 3 Secretaria. Elabora horario de exmenes de acuerdo a horario clases. 4 Secretaria Enva informacin a imprenta para reproduccin. 5 Imprenta Reproduce el material. 6 Conserje Lleva el material reproducido a la secretara. 7 Secretaria Entrega, publica el material a docentes y estudiantes.

Conceptos: No se requiere. Formatos: No se requiere. Elaborado: Eduardo Tapia.

Lugar y fecha: Revisado por: Quito, abril 2006. Ing. Armando Mora.

Aprobado:

Cambios: M = 2 C = 2 E = 3 Total = 7

218

PREPARACIN HORARIO EXMENES Ingresa: Planificacin anual y plan operativo anual. Salida: Horario de exmenes. N. Actividad
Imprime resumen de disponibilidad: docentes y aulas de la base de datos. Analiza disponibilidad: docentes; fsica y distribucin de aulas. Elabora horario exmenes de horario clases. Enva informacin elaborada. Reproduce el material. Lleva el material reproducido. Entrega material a: docentes y estudiantes. Secretaria
Inicio

Cod. FCA-MP-007

Tiempo: Actores
Imprenta

351 min.
Conserje

(4 das al ao) Frecuencia: Costo: S/. 364,80 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV
S. 1. S. 2. S. 3.

1 2 3 4 8 9 10

3 120 96 1 96 30 5 192 159 54,70% 101,6588 99,22195

3,100686 124,0274 1,033562 30,59339 5,16781 200,8808 163,9229 55,07%

S. 4. S. 5.

Total Eficiencias

219

Observaciones : 1. Estos tiempos se reducen con la utilizacin de la base de datos de la FCA. 2. Las secretarias invierten tiempo en actividades ocasionales que las distraen. 3. Los movimientos del personal de servicio para el transporte interno de documentos puede ser evitado, a travs de la utilizacin de medios electrnicos internos. 4. Muchas de las ocasiones los documentos: oficio, formulario se extravan y/o no se utilizan en el proceso. 5. Presidente del curso no encuentra al Docente para: aprobacin, firma de propuesta de horario. 6. La elaboracin de los horarios la puede realizar el Director con los datos ingresados en la base de datos. 7. El envo de comunicaciones internas se pueden optimizar a travs de la utilizacin de medios electrnicos. 8. Analizar costos de reproduccin con imprentas particulares. Esta opcin puede reducir costos, tiempos. 9. Profesores y Estudiantes no respetan horarios de exmenes; piden postergacin o adelantan exmenes; interrumpiendo las clases a otros docentes. 10. Estudiante se atrasa y no puede rendir examen; tiene que hacer solicitud aduciendo en algunos casos calamidad domstica (a veces miente).

220

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-007 PREPARACIN HORARIO EXMENES Problemas detectados:

Se pierde demasiado tiempo solicitando informacin que puede ser obtenida de las bases de datos de la FCA. El personal administrativo emplea tiempo en actividades que no aportan al proceso. Adems, la institucin pierde tiempo y movimientos en actividades de envo de informacin de un departamento a otro. Por otro lado, las asistentes se centralizan para el desarrollo del proceso, lo que motiva constantes interrupciones. Adicionalmente, existen actividades que deberan ser realizadas por la persona especializada para el efecto, es decir existe duplicidad de funciones, lo que a su vez ocasiona conflictos en otras reas.

Soluciones propuestas:
Se eliminaron demoras y prdidas de tiempo del personal administrativo. Se utilizan bases de datos existentes para la elaboracin de resmenes docentes. Se eliminaron tiempos y movimientos a travs del envo de informacin por medios electrnicos. Adicionalmente, se otorgaron las actividades correspondientes a cada funcionario. En este caso, se design al Asistente Administrativo para la ejecucin de actividades inherentes a su cargo.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 200 NAV 500

Total Situacin Propuesta Total

700 AV 192 NAV 159 351

Diferencia
AV 8 NAV 341

Total
349

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 113,69 NAV 156,30

Total Situacin Propuesta Total

269,99 AV 200,88 NAV 163,92 364,80

Diferencia
AV -87,19 NAV -7,62

Total
-94,81

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 28,57% Situacin propuesta 54,70% Diferencia 26,13%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 42,11% Situacin propuesta 55,07% Diferencia 12,96%

Frecuencia: 4 veces al ao. Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) 1.396,00 Costo ( US ) -379,24

221

Asentamiento de notas en Secretara;

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-008 ASENTAMIENTO NOTAS SECRETARA Objetivo: Efectuar la recoleccin de calificaciones de los alumnos de los diferentes perodos, establecidos en la Ley de Educacin Superior y realizar su respectivo asentamiento en secretara y elaborar los reportes individuales y por cursos. Alcance: Abarca desde la entrega por Internet de las listas de cada curso y materias a los profesores hasta la elaboracin de los reportes a cada uno de los estudiantes; cursos. N. Responsable Actividad Elabora horarios y plazos de entrega de notas con sus 1 Decano sanciones al inicio del ao lectivo y lo da a conocer. 2 Elabora para la pgina Web las respectivas listas y Secretaria materias para cada profesor en Excel. Con sus respectivas frmulas. 3 Docente Ingresa a Internet. 4 Docente Llena sus notas respectivas e imprime lista de respaldo. 5 Docente Entrega las notas a secretara y lista impresa firmada. 6 Secretaria Verifica coincidencias notas ingresadas, impresa Internet 7 Secretaria Archiva lista de notas impresa, sumilladas.

Conceptos: Lista de notas: Se refiera aquel listado de todos los nombres de los alumnos de un curso en orden alfabtico, donde se establece el rendimiento acadmico (notas) en una ponderacin de 1 a 10 puntos que este a obtenido en un periodo de tiempo determinado. Reportes individuales: Son todas aquellas calificaciones que un estudiante ha obtenido en todas las materias que cursa en un perodo determinado de tiempo. Formatos: Horario y plazos de entrega de calificaciones y sanciones a quienes incumplan. Listas con frmulas en Excel dispuestas en la pgina Web para los profesores. Elaborado: Lugar y fecha: Revisado por: Aprobado: Cambios: M = 2 Eduardo Tapia. Quito, abril Ing. Armando C = 2 2006 Mora E = 2 Total = 6

222

FORMATO DE LA LISTA EN Excel QUE SERA ENTREGADA EN INTERNET A CADA PROFESOR

Formulas utilizadas: Para el Total: =Suma (Trim1+Trim2+Trim3) Para el Promedio: =Promedio (Trim1+Trim2+Trim3) Para las Observaciones: =SI(I9>=21;"APROBADO";SI(I9<=10;"REPROBADO";"SUPLETORIO"))

223

ASENTAMIENTO NOTAS SECRETARA Ingresa: Entrega de listado de alumnos en Internet. Salida: Reportes de calificaciones N Actividad
Decano
Inicio

Cod. FCA-MP-008

Tiempo: Actores
Docente

28 min.
Secretaria

1vez al trimestre ( 4 al ao ) Frecuencia: Costo: S/. 30,58 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV

Elabora horario con sus respectivos plazos de entrega y sanciones a quienes incumplan al inicio del ao y lo da a conocer. Elabora para la pgina Web las listas por materias para cada profesor en Excel. Ingresa a Internet. Llena sus respectivas notas e imprime lista de respaldo. Entrega notas a secretaria y lista impresa firmada. Verifica coincidencias notas ingresadas. Archiva lista de notas impresa.

5 5 1 8 1 5 3

6,076832 5,16781 1,107172 8,857375 1,107172 5,16781 3,100686

1 Actividad creada

2 3 4 5 6 7

2 Actividad creada

3 Actividad mejorada

4 Actividad mejorada

Total Eficiencias

23 82,14%

25,26983

5,31503

82,62%

224

Observaciones:

1. Actividad creada mediante la cual el Decano al inicio de cada ao lectivo planifica y realiza un horario con las fechas mximas de entrega de notas de cada uno de los trimestres, adems de ello se crea dentro del reglamento interno de la Institucin las respectivas sanciones a aplicarse aquellos docentes que incumplieran con las disposiciones del Decanato, de tal manera que se establezca de una manera formal las fechas establecidas dentro del calendario para as cumplirlas a cabalidad. Cabe mencionar que este horario ser recordado a los docentes por medio de la Secretaria con 10 das de anticipacin previa a cada fecha tope de entrega de notas a secretaria, adems que podr ser modificado de acuerdo a las circunstancias.

2. Actividad creada mediante la cual la secretaria utilizando disquetes prepara a cada uno de los profesores sus cursos y materias, sin que exista la necesidad de entregar hojas de lista que muchas de las veces las perdan. Adems que utilizando la hoja de clculo del Excel y mediante las frmulas se obtienen inmediatamente el total y los promedios para cada estudiante, ahorrando mucho tiempo al docente y a la secretaria, manipular. se tiene un formato igual para todos y es ms legible y fcil de

3. Actividad mejorada por medio de la cual los profesores ingresan al computador que incluso se dispondrn de unos en el FCA para el uso de los profesores, con sus disquetes, y digitarn de forma rpida las notas, en las casillas de los trimestres y automticamente el programa establece los resultados totales y los promedios por estudiante, lo que evita que el docente realice esta actividad y por ende el cometer errores en los resultados finales, al mismo tiempo se tiene que imprimir una hoja de respaldo con la finalidad de tener una forma de control en los listados de notas.

4. Actividad mejorada mediante la cual la secretaria ingresa los datos entregados por los docentes de forma ms rpida, solamente con copiar la informacin del disquete al disco duro del computador central, evitando errores al transcribir entre otros.

225

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-008 ASENTAMIENTO NOTAS SECRETARA Problemas detectados: Muchos profesores pierden las hojas de listas y vuelve a pedir las mismas gastando ms
insumos y perdida de tiempo por tener que volver a realizar nuevas hojas de listas. Los plazos que otorga la secretara no estn debidamente avalizados y no se respetan. Las listan tiene errores en sumas, promedios, teniendo que volver a realizar revisiones y causando prdida de tiempo. Los profesores no entregan notas en los horarios establecidos por la secretara. No existe ninguna clase de seguridad en todo el proceso.

Soluciones propuestas:

Las listas se entregarn en disquetes para cada uno de los profesores de acuerdo a sus materias. El Decano se encargar de realizar los horarios con las fechas de entrega de notas de cada trimestre de acuerdo a las planificaciones realizadas, adems se incorporar en el reglamento interno sanciones a aquellos docentes que no cumplan con las disposiciones planteadas. Se utilizar el programa Excel para realizar la lista donde el docente nicamente debe llenar las casillas correspondientes y el programa se encargar de los clculos necesarios evitando errores, dando mayor seguridad al proceso y facilitando el ingreso al sistema hacindolo mucho ms rpido y eficiente.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 260 NAV 260

Total Situacin Propuesta Total

520 AV 23 NAV 5 28

Diferencia
AV 237 NAV 255

Total
492

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 275,35 NAV 279,77

Total Situacin Propuesta Total

555,12 AV 25,26 NAV 5,31 30,57

Diferencia
AV 250,09 NAV 274,46

Total
524,55

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 50,00% Situacin propuesta 82,14% Diferencia 32,14%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 49,60% Situacin propuesta 82,62% Diferencia 33,02%

Frecuencia: 1 al trimestre (4 veces al ao). Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) 1.968,00 Costo ( US ) 2.098,20

226

Registro de asistencia en Secretara; y;

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-009 REGISTRO ASISTENCIA SECRETARA Objetivo: Efectuar la recoleccin de asistencias de los alumnos de los diferentes perodos mensuales, establecidos en la Ley de Educacin Superior y realizar su respectivo asentamiento en secretara y elaborar los reportes individuales y por cursos. Alcance: Abarca desde la entrega de disquetes con las listas de asistencias mensuales de cada curso y materias a los profesores hasta la elaboracin de los reportes a cada uno de los estudiantes por cursos. N. Responsable Actividad Elabora horarios y plazos de entrega de asistencias con 1 Decano sus sanciones al inicio del ao lectivo y lo da a conocer. 2 Elabora para cada profesor y la pgina Web las Secretaria respectivas listas por materias mensuales en Excel. Con sus respectivas frmulas respectivamente. 3 Docente Toma, registra asistencias estudiantiles a clases dictadas. 4 Docente Ingresa a Internet. 5 Docente Llena sus asistencias respectivas; imprime lista respaldo. 6 Docente Entrega las asistencias a secretara; lista impresa firmada. 7 Secretaria Verifica coincidencias asistencias ingresadas con impresas por Internet. 8 Secretaria Archiva lista de asistencias impresa.

Conceptos: Lista de asistencias mensuales: Se refiera aquel listado de todos los nombres de los alumnos de un curso en orden alfabtico, donde se establece la asistencia a las clases dictadas que este a obtenido en un periodo de tiempo determinado. Reportes individuales: Son todos aquellos cmputos de asistencias que un estudiante ha obtenido en todas las materias que cursa en un perodo determinado de tiempo. Formatos: Horario y plazos de entrega de asistencias mensuales y sanciones a quienes incumplan. Listas con frmulas en Excel dispuestas en Internet para los profesores. Elaborado: Lugar y fecha: Revisado por: Aprobado: Cambios: M = 2 Eduardo Tapia. Quito, abril Ing. Armando C = 2 2006 Mora E = 2 Total = 6

227

REGISTRO ASISTENCIAS SECRETARA Ingresa: Entrega de listado de alumnos. Salida: Reportes de asistencias. N Actividad
Decano
Inicio

Cod. FCA-MP-009

Tiempo: Actores
Docente

43 min.
Secretaria

1vez al fin de mes ( 10 al ao ) Frecuencia: Costo: S/. 47,19 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV

Elabora horario con respectivos plazos de entrega asistencias y sanciones a quienes incumplan al inicio del ao y lo da a conocer. Elabora para: cada profesor y la pgina Web las listas por materias en Excel. Toma, registra asistencias a clases dictadas Ingresa a Internet. Llena sus respectivas asistencias e imprime lista de respaldo. Entrega lecionarios de asistencias mensuales a secretaria lista impresa firmada Verifica coincidencias asistencias ingresadas con impresa por internet. Archiva lista de asistencias impresa.

5 5 15 1 8 1 5 3 Total Eficiencias 38 5 88,37%

6,076832 5,16781 16,60758 1,107172 8,857375 1,107172 5,17 3,100686 41,87741 5,31503 88,74%

1 Actividad creada

2 3 4 5

2 Actividad creada

3 Actividad mejorada

7 8

4 Actividad mejorada

228

Observaciones:

1. Actividad creada mediante la cual el Decano al inicio de cada ao lectivo planifica y realiza un horario con las fechas mximas de entrega de asistencias mensuales de cada uno de los trimestres, adems de ello se crea dentro del reglamento interno de la Institucin las respectivas sanciones a aplicarse aquellos docentes que incumplieran con las disposiciones del Decanato, de tal manera que se establezca de una manera formal las fechas establecidas dentro del calendario para as cumplirlas a cabalidad. Cabe mencionar que este horario ser recordado a los docentes por medio de la Secretaria con 10 das de anticipacin previa a cada fecha tope de entrega de asistencias mensuales a secretara, adems que podr ser modificado de acuerdo a las circunstancias.

2. Actividad creada mediante la cual la Secretaria utilizando disquetes prepara a cada uno de los profesores sus cursos y materias, sin que exista la necesidad de entregar hojas de lista que muchas de las veces las perdan. Adems que utilizando la hoja de clculo del Excel y mediante las frmulas se obtienen inmediatamente el total y los promedios para cada estudiante, ahorrando mucho tiempo al docente y a la Secretaria, manipular. se tiene un formato igual para todos y es ms legible y fcil de

3. Actividad mejorada por medio de la cual los profesores ingresan al computador que incluso se dispondrn de unos en el FCA para el uso de los profesores, con sus disquetes, y digitarn de forma rpida las asistencias mensuales, en las casillas de los trimestres y automticamente el programa establece los resultados totales y los promedios por estudiante, lo que evita que el docente realice esta actividad y por ende el cometer errores en los resultados finales, al mismo tiempo se tiene que imprimir una hoja de respaldo con la finalidad de tener una forma de control en los listados de asistencias mensuales.

4. Actividad mejorada mediante la cual la Secretaria ingresa los datos entregados por los docentes de forma ms rpida, solamente con copiar la informacin del disquete al disco duro del computador central, evitando errores al transcribir entre otros.

229

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-009 REGISTRO ASISTENCIAS SECRETARA Problemas detectados: Muchos profesores pierden las hojas de listas y vuelve a pedir las mismas gastando ms
insumos y perdida de tiempo por tener que volver a realizar nuevas hojas de listas. Los plazos que otorga la secretara no estn debidamente avalizados y no se respetan. Las listan tiene errores en sumas, promedios, teniendo que volver a realizar revisiones y causando prdida de tiempo. Los profesores no entregan las asistencias mensuales en los horarios establecidos por la secretara. No existe ninguna clase de seguridad en todo el proceso.

Soluciones propuestas:

Las listas se entregarn en disquetes para cada uno de los profesores de acuerdo a sus materias. El Decano se encargar de realizar los horarios con las fechas de entrega de las asistencias mensuales de cada trimestre de acuerdo a las planificaciones realizadas, adems se incorporar en el reglamento interno sanciones a aquellos docentes que no cumplan con las disposiciones planteadas. Se utilizar el programa Excel para realizar la lista donde el docente nicamente debe llenar las casillas correspondientes y el programa se encargar de los clculos necesarios evitando errores, dando mayor seguridad al proceso y facilitando el ingreso al sistema hacindolo mucho ms rpido y eficiente.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 695 NAV 290

Total Situacin Propuesta Total

985 AV 38 NAV 5 43

Diferencia
AV 657 NAV 285

Total
942

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 733,57 NAV 305,25

Total Situacin Propuesta Total

1.038,82 AV 41,87 NAV 5,31 47,18

Diferencia
AV 691,70 NAV 299,94

Total
991,64

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 70,56% Situacin propuesta 88,37% Diferencia 17,81%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 70,62% Situacin propuesta 88,74% Diferencia 18,12%

Frecuencia: 1 vez al fin de mes (10 veces al ao). Ahorro esperado por ao:
Tiempo ( min. ) 9.420,00 Costo ( US ) 9.916,40

230

Mantenimiento; reparacin: Instalaciones. (Informe de cada proceso analizado).

HOJA ISO
Cod: FCA-MP-010 MANTENIMIENTO Y REPARACIN DE INSTALACIONES Objetivo: Mantener a las instalaciones y a los equipos en perfecto estado de funcionamiento y realizar las reparaciones necesarias para que stas siempre estn en servicio a la Institucin. Alcance: Abarca desde informe de necesidades de cada rea hasta la realizacin del mantenimiento, o en su efecto de la reparacin de los equipos o instalaciones. N. Responsable Actividad Recepta informes de necesidades de cada rea de la FCA 1 Decano y los estudia. Realiza la planificacin y el cronograma de 2 Decano y Financiero mantenimiento y reparacin con sus respectivos responsables y presupuesto. Dispone la ejecucin del cronograma y planificacin de 3 Decano mantenimiento. Busca en base de datos a personal para realizar los 4 Secretaria trabajos de acuerdo al cronograma y contrata. Se encargan de verificar los trabajos respectivos de 5 Jefes de reas acuerdo al rea donde se realizan. Realiza los pagos a personal que trabajo en las 6 Financiero reparaciones y mantenimiento. Grupos: Conceptos: Informe de necesidades de mantenimiento y reparacin por rea: Se refiere al documento elaborado por los miembros de cada rea de la FCA en donde consten todos los trabajos de mantenimiento y reparacin que se debe realizar a las instalaciones y los equipos que maneja cada rea. Cronograma de mantenimiento y reparacin de instalaciones: Es el documento mediante el cual el Decano y el Jefe Financiero en base al informe de necesidades y al presupuesto realizan todas las actividades a realizarse durante el ao con sus respectivas fechas, responsables y presupuesto para cada una. Formatos: Informe de necesidades de mantenimiento y reparacin por rea. Cronograma de actividades. Elaborado: Lugar y fecha: Revisado por: Aprobado: Cambios: M = 3 Eduardo Tapia. Quito, abril Ing. Armando E = 2 2006 Mora C = 1 Total = 6

231

FORMATO DEL INFORME DE NECESIDADES DE MANTENIMIENTO Y REPARACION DE INSTALACIONES.

INFORME DE REQUERIMIENTOS DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES REA: FECHA:

EQUIPO O INSTALACIN UBICACIN ESTADO

PERODO: RESPONSABLE:
TRABAJOS A REALIZARSE PRIORIDAD COSTO APROXIMADO

NOTA: En el casillero de Estado llenar con Bueno, Regular o Malo y en Prioridad con Urgente, Media o Baja de acuerdo a las circunstancias.

FORMATO DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE INSTALACIONES Y EQUIPOS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES REA: FECHA:

ACTIVIDADES
1 TRI 2 TRI

PERODO: RESPONSABLE:
TIEMPO
3 TRI 4 VAC RESPONSABLE PRESUPUESTO OBSERVACIN

232

MANTENIMIENTO Y REPARACIN DE INSTALACIONES Ingresa: Informe de necesidades por rea Salida: Instalaciones reparadas y mantenidas N Actividad
Recepta informe de necesidades por cada rea de la FCA y los estudia. Realiza la planificacin y el cronograma de mantenimiento y reparacin con sus respectivos responsables y presupuesto. Dispone la ejecucin del cronograma propuesto para el mantenimiento Busca en base de datos a personal para realizar los trabajos en base a cronograma y contrata. Verifican los trabajos realizados de acuerdo al rea donde se realicen. Realiza el pago al personal que realiz las reparaciones o mantenimiento. Decano
Inicio

Cod. FCA-MP-010

Tiempo: Actores
Financiero

52 min.
J. rea

Secretaria

4 veces al ao Frecuencia: Costo: S/. 75,88 Tiempo Costos Observacin AV NAV AV NAV 15 15 2 10 5 5 5,34 15 60,24538 15,63035 79,40% 18,23 34,25 2,43 10,34 5,29
3 Actividad mejorada 1 Actividad mejorada

2 Actividad creada

5 6

4 Actividad mejorada

Total Eficiencias

37

71,15%

233

Observaciones:

1. Actividad mejorada, mediante la cual el Decano al final de cada ao lectivo solicita a cada Jefe de rea un informe de necesidades de mantenimiento y reparacin de las instalaciones y equipos que utilizan en sus diferentes actividades educativas, de tal manera que ninguna rea de la FCA se quede fuera de este informe, informe que deber contener el equipo al que se le quiere dar mantenimiento o requiere reparacin, la ubicacin donde se encuentra, el estado actual del mismo, los trabajos que requiere, la prioridad con la que se debe efectuar su reparacin o mantenimiento y el costo aproximado de dicho trabajo.

2. Actividad creada, mediante la cual el Decano y el Jefe Financiero una vez que se tienen los informes presentados por cada rea, proceden a realizar la planificacin de los trabajos a realizarse en las instalaciones o los equipos que se mencionan en los informes de forma priorizada de acuerdo a los recursos existentes dentro de la Institucin, de la misma manera se procede a realizar, una vez detectadas las necesidades ms urgentes, el cronograma de actividades el cual contendr la actividad a realizarse, el tiempo en el que se realizar, el responsable de dicha actividad, el presupuesto y algunas observaciones adicionales.

3. Actividad mejorada, mediante la cual la Secretaria una vez que el Decano dispone la ejecucin del cronograma, sta busca en una base de datos de los principales proveedores en este campo, los ms convenientes para la realizacin de los diversos trabajos, la base de datos debe ser realizada con anterioridad en base a los trabajos efectuados anteriormente y sus resultados, de tal manera que se tenga a disposicin las direcciones, nombres y dems datos de las personas que puedan servir para el efecto.

4. Actividad mejorada, por la cual son las personas que realizaron la peticin de las reparaciones o del mantenimiento, los encargados de realizar las inspecciones. Anteriormente esta actividad era delegada al Asistente, que en muchos de los casos no entenda si el trabajo que estaba verificando estaba bien hecho o no.

234

HOJA DE MEJORAMIENTO Cdigo: FCA-MP-010 MANTENIMIENTO Y REPARACION DE INSTALACIONES Problemas detectados: No existe una planificacin de mantenimiento y reparacin de equipos e instalaciones de la
FCA, por lo que no existe un cronograma, fechas y responsables de las actividades. No se tiene una lista actualizada de personas que prestan servicios de mantenimiento y reparacin, por lo que se requiere de mucho tiempo en buscarlos, adems de no conocer la calidad del servicio que prestan los contratados. La verificacin de los trabajos realizados es realizada por el asistente y no por las personas que solicitan la reparacin.

Soluciones propuestas: Se realizar un informe de necesidades por rea por lo que no se queda afuera ninguna rea
de la FCA. En base a este informe se realiza una planificacin priorizando las necesidades, con sus respectivos cronogramas, responsables y presupuestos para cada actividad a realizarse. La verificacin de los trabajos efectuados la realizara el responsable de cada rea. Se dispondr de una extensa base de datos del personal que realiza trabajos de mantenimiento y reparacin de las instalaciones, tomando en cuenta la calidad de servicio que prestan.

Tiempo ( minutos ):
Situacin actual
AV 1.080 NAV 1.710

Total Situacin Propuesta Total

2.790 AV 37 NAV 15 52

Diferencia
AV 1.043 NAV 1.695

Total
2.738

Costos ( USD ):
Situacin actual
AV 1.156,72 NAV 1.837,91

Total Situacin Propuesta Total

2.994,63 AV 60,24 NAV 15,87 76,11

Diferencia
AV 1.096,48 NAV 1.822,04

Total
2.918,52

Eficiencia en tiempo:
Situacin actual 38,71% Situacin propuesta 71,15% Diferencia 32,44%

Eficiencia en costos:
Situacin actual 38,63% Situacin propuesta 79,15% Diferencia 40,52%

Frecuencia: 4 veces al ao. Ahorro esperado por ao:

Tiempo ( min. ) 10.952,00 Costo ( US ) 11.674,08

235

Matriz de anlisis comparativo. Por ltimo se presenta una Matriz de Anlisis Comparativo, donde se confrontan las eficiencias actuales con las eficiencias previstas, tanto en tiempos como en costos. Este resumen descriptivo, contiene los resultados obtenidos del Anlisis de procesos seleccionados comparando sus resultados con la situacin propuesta en la Flujodiagramacin de procesos. Posteriormente se hace una operacin matemtica del ahorro en tiempo y costos por el nmero de veces que se repite la actividad en el ao.

236

MATRIZ DE ANLISIS COMPARATIVO "FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS"

N.

PROCESO

Situacin Actual
Tiempo min. Costo $ Efic. Tim %

Situacin Propuesta
Costo $ Efic. Efic. Ct Tiempo Tm % % min.

Diferencias
Costo $ Efic. Tm Efic. Ct % %

Efic. Ct Tiempo % min.

Frecuencia anual 1,00 2.500,00 1.250,00 750,00 1.000,00 1,00 4,00 4,00 10,00 4,00

Beneficios
Tiempo min. Costo $

1 Planificacin Anual Actividades 2 Inscripciones (alumnos nuevos) 3 Inscripciones (alumnos antiguos) 4 Matrculas (alumnos nuevos) 5 Matrculas (alumnos antiguos) 6 Cuadro distributivo aulas 7 Horario de exmenes 8 Asentamiento notas en secretara 9 Registro asistencias en secretara 10 Mantenimiento; reparacin: instalaciones

6.086 350 145 340 340 5.420 700 520 985 2.790 17.676

6.838,16 130,23 47,54 205,84 205,84 5.745,76 269,99 555,12 1.038,82 2.994,63
18.031,9

61,65 24,29 55,17 21,18 21,18 87,45 28,57 50 70,56 38,71

62,26 35,98 32,61 36,65 36,65 87,7 42,11 49,6 70,62 38,63

325 70 95 131 131 3.223 351 28 43 52 4.449

318,84 26,65 36,17 89,02 89,02

55,38 78,57 78,95 64,89 64,89

48,15 58,16 42,86 58,59 58,59 59,53 55,07 82,62 88,74 79,15

5.761 280 50 209 209 2.197 349 492 942 2.738 13.227

6.519,32 103,58 11,37 116,82 116,82 2.330,65 -94,81 524,55 991,64 2.918,52 13.538

-6,27 54,28 23,78 43,71 43,71 -27,88 26,13 32,14 17,81 32,44

-14,11 22,18 10,25 21,94 21,94 -28,17 12,96 33,02 18,12 40,52

5.761,00 700.000,00 62.500,00 156.750,00 209.000,00 2.197,00 1.396,00 1.968,00 9.420,00 10.952,00

6.519,32 258.950,00 14.212,50 87.615,00 116.820,00 2.330,65 -379,24 2.098,20 9.916,40 11.674,08

3.415,11 59,57 364,80 30,57 47,18 76,11 4.493,5 69,86 54,7 82,14 88,37 71,15

TOTAL
EFICIENCIAS PROMEDIO BENEFICIO TOTAL ESPERADO 234
Elaborador por: Eduardo Tapia C.

45,876 49,281

63,15

23,985 13,865 1.159.944,00 509.756,91

237

Beneficio esperado: De acuerdo al anlisis se determina que todos los procesos sufrieron en unos casos mejoras, fusiones, eliminaciones y creaciones de actividades, lo cual permite alcanzar mayores beneficios tanto en tiempos como en costos contribuyendo a que la FCA alcance sus objetivos y por lo tanto demuestre mayor competitividad. Anlisis de beneficios: A travs del mejoramiento de los procesos existentes en la FCA permite que se logre beneficios tanto en tiempos como en costos, con lo cual alcanza altos niveles de eficiencia. Mediante el desarrollo de este captulo se ha determinado que van a existir beneficios anuales en cada uno de los procesos; as: Procesos Gobernantes: La planificacin anual actividades de la FCA propuesta redujo 5.761 minutos y 6.519,32 dlares consiguiendo que las eficiencias sean el -6,27% y -14,11% en tiempos y costos mayores a las que posee actualmente, al evitar tiempos y movimientos muertos, as como al hacer definiciones concretas de funciones y optimizar el envo de las comunicaciones internas a travs de medios electrnicos. Procesos Bsicos: Dentro de los procesos bsicos que posee la FCA se han obtenido reducciones y beneficios as: Las Inscripciones (alumnos nuevos) han mejorado en un 22,18% y 54,28% en eficiencia con lo que la empresa disminuye el costo del proceso en $ 258.950,00 dlares y que su ejecucin sea en 700.000 minutos menos que los utilizados en la actualidad. Las Inscripciones (alumnos antiguos) han mejorado en un 23,78% y 10,25% en eficiencia con lo que la empresa disminuye el costo del proceso en $ 14.212,50 dlares y que su ejecucin sea en 62.500 minutos menos que los utilizados en la actualidad. Las Matrculas de los alumnos nuevos demuestran un considerable mejoramiento al incrementar su eficiencia en el 43,71% y 21,94% en tiempos y costos lo que permite que el tiempo de ejecucin sea menor en 156.750 minutos y los costos se reduzcan en $ 87.615 dlares.

Las Matrculas de las alumnos ya existentes increment su eficiencia tanto en tiempos como en costos en el 43,71% y 21,94% con lo que se han optimizado el proceso en 209.000 minutos y $ 116.820 dlares. La optimizacin de estos procesos genera un gran ahorro debido al nmero de repeticiones que est en relacin directa con el nmero de alumnos. Cabe mencionar, que este ahorro puede ser fluctuante debido al incremento o decremento en la matrcula estudiantil. El proceso de Realizacin del cuadro distributivo de aulas presenta beneficios en sus eficiencias en el -27,88% y -28,17% en tiempos y costos respectivamente ya que ha disminuido $ 2.330,65 dlares y 2.197 minutos. La Preparacin del horario de exmenes ha optimizado su costo en $ -379,24 dlares y 1.396 minutos lo que permite que la eficiencia tanto en tiempo como en costos mejoren en el 26,13% y 12,96% respectivamente. El Asentamiento de notas en secretara se ha optimizado en $ 2.098,20 dlares y 1.968 minutos consiguiendo que las eficiencias sean superiores en el 32,14% y 33,02% tanto en tiempos como en costos. El Registro de asistencias en secretara se ha optimizado en $ 9.916,40 dlares y 9.420 minutos consiguiendo que las eficiencias sean superiores en el 17,81% y 18,12% tanto en tiempos como en costos. Procesos de Apoyo: Los procesos de apoyo con que cuenta la Institucin y a los cuales se los ha mejorado presentan los siguientes beneficios: En el proceso de mantenimiento y reparacin de instalaciones se obtuvo mejoras en la eficiencia en tiempo del 32,44% reducindose 10.952 minutos y en la eficiencia en costos del 40,52% minorando su valor en $ 11.674,08 dlares. Considerando cada una de las mejoras obtenidas en los procesos analizados la FCA lograr un beneficio total esperado de $ 509.756,91 dlares reduciendo los tiempos de aplicacin en 1.159.944 minutos, adems que la eficiencia promedio con la que se ejecutarn los procesos ser mayor tanto en tiempos como en costos en el 23,99% y 13,87% respectivamente. Por otro lado, uno de los mayores aportes de la propuesta es el realizar las actividades de manera resumida, electrnica y evitando tiempos muertos as como la participacin necesaria de trabajadores. La implantacin de sistemas electrnicos

virtuales de comunicacin y/o envo de informacin interna, resume notablemente la ejecucin de las actividades, as como la diligencia en el tiempo de entrega de los mismos. Adicionalmente y posterior al anlisis de campo realizado, la implantacin de una ventanilla de cobro directo en la FCA, tanto para estudiantes presenciales como a distancia por concepto de inscripciones y matrculas, disminuy considerablemente los tiempos y movimientos muertos en la Institucin. La implementacin de las mejoras propuestas, permitir a la Institucin optimizar su sistema administrativo de planificacin, organizacin, direccin, control y ejecucin de los procesos a ms de que estar manejando un medio de organizacin y visualizacin Institucional fcil de comprender, manejar y acorde a las actualizaciones de medio. Se sugiere se implemente la presente propuesta mediante dos charlas introductivas sobre la administracin por procesos al personal administrativo. Una vez que e personal tenga conocimiento de la propuesta, se harn los correctivos necesarios sobre la base de las sugerencias y posteriormente se elevar a aprobacin de Consejo Directivo, para la inmediata impresin, difusin y ejecucin. Utilizacin del beneficio esperado: Luego de obtener como beneficio un total de $ 509.756,91 dlares con el mejoramiento de los procesos, estos sern invertidos en lo siguiente: En la implementacin de equipos de oficina tales como: plataforma informtica, computadoras, impresoras y la compra de paquetes informticos que sirvan para llevar a cabo las mejoras propuestas tales como la elaboracin de los diferentes comprobantes, turnos entre otras cosas utilizadas en los diferentes procesos, se invertir la cantidad de $ 250.000. En la capacitacin que se dar al personal, para explicar las mejoras y las nuevas implementaciones para el mejoramiento de los procesos una cantidad de $ 9.756,91. En la adecuacin del Auditorio para poder llevar en este lugar la ceremonia de graduacin de los estudiantes, la cantidad de $ 100.000 dlares. Se invertir lo restante es decir $ 150.000 dlares en la compra de materiales didcticos y de laboratorios, as como suministros, laptops, infocus, que servirn para poder dotar

a los docentes y estudiantes de todos los implementos necesarios para que estos realicen su labor de la forma ms conveniente y eficiente posible.