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Institut National des Sciences Comptables et de lAdministration dEntreprises

AUDIT DU CYCLE ACHATS/FOURNISSEURS


Prsent par : MF1 301 ANDRIANASOLO Nirisoa Mireille MF1 305 ANDRIANONY Sylvia Henintsoa MF1 319 RAHARISON Fitia Henintsoa MF1 322 RAJAOFERA Alain Chan MF1 342 RASOLOMALALA Joan Lalaina MF1 344 RAMANAMIZAO Ioby Nirina MF1 350 RANDRIAMILANDY Barinjaka MF1 354 RALISON Johary Lalaina MF1 360 RAZAFIMAHAY Murielle Prisca

Enseignant : Mme RATEFINJATOVO Nivomboahangy

Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS

TABLE DES MATIERES I. LE CYCLE ACHATS ........................................................................................... 4


Les services intervenants ....................................................................................................... 4 Dclenchement de la commande ........................................................................................... 4 Acceptation des livraisons ..................................................................................................... 5 Constatation des dettes .......................................................................................................... 5 Aspect fiscal ......................................................................................................................... 5 Paiement des factures ............................................................................................................ 6

II. LAUDIT DU CYCLE ACHATS ............................................................................ 7


A. LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES ............................................................ 7 Dans le compte de rsultat : .................................................................................................. 7 Dans le bilan : ....................................................................................................................... 7 B. PRINCIPAUX OBJECTIFS DAUDIT DU CYCLE ACHATS .................................... 7 Toutes les charges et dettes sont enregistres......................................................................... 8 Toutes les charges et dettes enregistres concernent bien lentreprise .................................... 8 Les charges sont enregistres dans le bon exercice ................................................................ 8 Les paiements sont correctement suivis et comptabiliss ....................................................... 9 C. PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION........................................ 9 Toutes les commandes sont fondes ...................................................................................... 9 Toutes les marchandises ou tous les services recus ont t commands ................................. 9 Toutes les factures concernent des marchandises ou services recus et sont correctement autorises tre enregistres ............................................................................................... 10 Toutes les dpenses sont correctement autorises et comptabilises..................................... 11

III. LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES ............. 13


Objectifs ............................................................................................................................. 13 Les contrles effectuer sur le compte fournisseurs ............................................................ 13 a) Procdures dexamen analytique .................................................................................. 13 b) Procdure de base ........................................................................................................ 13 c) Procdures gnrales .................................................................................................... 13 Les erreurs possibles ........................................................................................................... 14

Audit du cycle ACHATS/FOURNISSEURS

INTRODUCTION
L'audit quelle que soit sa nature, lgal ou contractuel devient une ncessit pour certaines entreprises et une obligation pour d'autres. Au niveau de sa mission, l'auditeur traite les diffrents cycles relatifs l'activit de l'entreprise notamment les postes du bilan et du compte de rsultat pour essayer davoir une vision gnrale sur lentreprise et ses diffrents cycles. Nous pouvons citer ce titre : Le cycle Immobilisations Le cycle Stocks Le cycle Achats - Fournisseurs Paie Charges - Crditeurs etc....

Les entreprises consacrent environ 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se prsente donc comme stratgique dans lentreprise. Elle est le garant de la qualit des produits achets et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise. A cet effet, nous allons nous pencher de prs sur la section Achats-Fournisseurs qui reprsente une section importante dans la vie d'une entreprise car elle doit rgulirement grer son approvisionnement ainsi que ses relations avec ses fournisseurs et le cycle achatsfournisseurs revt un caractre vital pour lentreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut tre faite. Afin de contrler le cycle, lauditeur doit obligatoirement sassurer de lexistence des procdures et leur respect pour pouvoir mesurer son degr de tolrance au niveau des ajustements relevs. Quels sont donc les principaux objectifs du contrle interne du cycle AchatsFournisseurs dans une mission d'audit ? Et quelles sont les techniques pratiques ce stade de la mission ? Cest essentiellement ce que nous allons essayer de traiter dans cet expos.

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I.

LE CYCLE ACHATS

Dans le cas dabsence de manuel de procdures, il est important dtablir le narratif des procdures concernant le cycle achat afin dacqurir le maximum dinformation pour une meilleur comprhension des circuits de traitement dinformations. Ceci est possible par des entretiens avec lensemble des intervenants dans le circuit avec une vue plus dtaille du circuit. 1) Les services intervenants A ce cycle, il faut sassurer de la sparation des tches. Dans le cadre d'un bon contrle interne, on rencontre gnralement les services suivants : (ou une sparation entre diffrentes personnes des tches correspondantes accomplir) Services initiateurs de la commande. Ils mettent des demandes d'achat dans des limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs. Service "Achats". Il tablit les bons de commande sur la base soit des demandes d'achat, soit des besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison. Service "Rception". Il s'assure de la conformit de la livraison avec la commande (quantit et qualit). Service "Stocks". Il reoit la marchandise du service "Rception" et fait les enregistrements correspondants. Service "Comptable". Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves. Service "Trsorerie". Il rgle les factures en s'assurant de leur approbation par les personnes comptentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement)

2) Dclenchement de la commande Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faire. En ce qui concerne les achats de matires et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problmes de gestion des stocks'.

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Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire satisfaisante aux questions suivantes : qui peut dclencher la commande ? quand passer la commande ? quelle quantit faut-il commander ? quel fournisseur doit-on s'adresser ?

3) Acceptation des livraisons Les objectifs du contrle interne en ce domaine sont de garantir principalement que : les dlais de livraison prvus sont respects ; les livraisons (ou les services reus) ne peuvent tre acceptes que si elles correspondent une commande ; les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.

4) Constatation des dettes Le contrle interne doit garantir que : les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services ; la comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations.

5) Aspect fiscal Pour une entreprise assujettie la TVA, enregistrer : - le montant hors taxe des achats au dbit des comptes dachats correspondants ; - le montant de la TVA correspondante, au dbit du compte 4456 ETAT : TVA dductible ; - le montant TTC des achats au crdit du compte de tiers correspondant.

Pour une entreprise non assujettie la TVA, enregistrer : - le montant TTC des achats au dbit des comptes dachats correspondants ; - le mme montant TTC au crdit du compte de tiers correspondant.

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6) Paiement des factures Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques la mise en paiement sont les suivants : les factures sont contrles avant mise en paiement'; la mise en paiement est dment autorise ; les factures ne sont pas payes plusieurs fois.

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II.

LAUDIT DU CYCLE ACHATS

A. LES PRINCIPAUX COMPTES CONCERNES 1) Dans le compte de rsultat : Ce sont les comptes 60 Achats consomms et subdivisions : 601 602 604 605 606 607 609 Achat de matires premires Achat dautres approvisionnements Achats dtudes et de prestations de services Achat de matriels, quipements et travaux (de faible valeur) Achats non stocks de matires et fournitures Achats de marchandises Rabais, Remises, Ristournes obtenus sur achat

2) Dans le bilan : Ce sont les comptes de tiers correspondants aux comptes dachats cits ci-dessus, essentiellement les comptes 40 Fournisseurs et comptes rattachs 401 403 404 405 408 409 Fournisseurs de biens et services Fournisseurs de biens et services : effet payer Fournisseur dimmobilisation Fournisseur dimmobilisation : effet payer Fournisseurs, factures non parvenues Fournisseurs dbiteurs

B. PRINCIPAUX OBJECTIFS DAUDIT DU CYCLE ACHATS Toutes les commandes sont fondes ; Toutes les marchandises ou services reus ont t commands ; Toutes les factures concernant les marchandises ou services reus sont

correctement autorises et enregistrs ; Tous les paiements sont correctement enregistrs et comptabiliss.

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Les objectifs peuvent tre regroups de la faon suivante : Toutes les charges et dettes sont enregistres ; Toutes les charges et dettes enregistres correspondent des faits rels ; Les achats sont enregistrs dans le bon exercice ; Les paiements sont correctement suivis.

1) Toutes les charges et dettes sont enregistres (exhaustivit des enregistrements) Les risques pouvant exister : Omission de lenregistrement dune facture reue ; Rception des marchandises (ou services rendus) sans enregistrement de la facture recevoir ; Omission de lenregistrement dun avoir ; Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs.

2) Toutes les charges et dettes enregistres concernent bien lentreprise (Ralit des enregistrements) Les risques pouvant exister : Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une opration irrgulire ou non autorise, d'enregistrement entach d'irrgularit, etc. Ces risques peuvent se traduire de la manire suivante : Enregistrement d'achats non effectus (ou de services non rendus l'entreprise) ; Enregistrement de charges ou de dettes non autorises ; Non dtection d'erreurs qui peuvent entacher les factures ; Non dtection d'erreurs d'enregistrement.

3) Les charges sont enregistres dans le bon exercice Le risque pouvant exister est le mauvais rattachement des charges un exercice (entranant une survaluation ou une sous-valuation des rsultats).

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4) Les paiements sont correctement suivis et comptabiliss Les risques pouvant exister : Double paiements ; Paiements illicites.

C. PREPARATION DU PROGRAMME DE VERIFICATION 1) Toutes les commandes sont fondes Compte tenu du contrle interne existant, lauditeur devra considrer les points suivants : Si les bons de commandes sont prnumrots, vrifier la squence numrique et pointer aux achats correspondants (test de conformit) Sils ne sont pas prnumrots, sassurer, par dautres moyens quils ont tous t pris en compte et ont t honors : sassurer quil y a eu appels doffres et analyser les dossiers Pour certains bons de commandes slectionns, sassurer que lachat a t correctement approuv. Les commandes ainsi choisies doivent couvrir la fois des achats de stocks, de fournitures et services et les acquisitions dimmobilisations. Au final, revoir le contrle interne, tendre, le cas chant, les tests pour couvrir la priode allant de lintrim au final. 2) Toutes les marchandises ou tous les services recus ont t commands Si les bons de rception sont numrots, vrifier la squence numrique et sassurer quils ont tous t pris en compte. Sils ne sont pas prnumrots, sassurer par dautres moyens que les marchandises recues ont fait lobjet dune entre en stock et que la dette correspondante a t enregistre. Choisir certains bons de rception et sassurer que : les marchandises recues ont t vrifies (description, quantit et prix) ; les marchandises recues ont t compares aux marchandises commandes ; la facture correspondante a t recue ou provisionne. Tester certaines oprations telles que : marchandises retournes ou en litige ; rception partielle ; articles en dpt, consignation, rparation. Au final, revoir le contrle interne, tendre, le cas chant, les tests de conformit jusqu la fin de clture. 9

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3) Toutes

les

factures

(y

compris

les

achats

dimmobilisations

et

des

frais

gnraux)concernent des marchandises ou services recus et sont correctement autorises tre enregistres Compte tenu du contrle interne existant, procder aux contrles suivants : Tester les procdures pour sassurer que toutes les factures recues sont enregistres (par exemple si les factures sont numrotes en squence au service courrier, pointer la squence numrique au journal des achats) Choisir certaines factures et s'assurer que : les factures ont t compares aux bons de rception correspondants les prix ont t compars avec ceux figurant sur 1es bons de commandes, les tarifs, catalogues, etc lexactitude arithmtique a t vrifie

En matire d'imputation des factures, faire les sondages suivants : pointer lenregistrement de la facture avec le journal dachat (ou dOD) et sa contre-partie (fournisseurs, crditeurs divers, immobilisations, etc ). Additionner les journaux dachat en lignes et en colonnes Slectionner des critures au grand livre et pointer aux journaux dachat, de trsorerie, etc Choisir certaines factures et sassurer que les contrles en matire dimputation comptable ont t effectus et matrialiss Vrifier limputation de certaines factures Slectionner quelques litiges et retour de marchandises. Vrifier aux pices justificatives et sassurer quun avoir a t obtenu et enregistr Vrifier les procdures en matire de vente directe

Parcourir les journaux dachats de lexercice et du dbut de lexercice suivant, relever et tester les oprations trs importantes ou inhabituelles.

Au final, revoir le contrle interne et, le cas chant, tendre les tests de conformit jusqu la date de clture. Les procdures qui suivent doivent tre envisages pour vrifier que toutes les dettes sont enregistres : Obtenir une balance individuelle fournisseurs la date de clture et rapprocher du grand livre. Comparer avec lexercice prcdent et analyser les comptes qui napparaissent 10

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plus la clture de lexercice sous revue. Analyser les importants soldes dbiteurs. Envoyer des demandes de confirmation et, le cas chant, proposer une criture de reclassement. Analyser les dettes anciennes ou en litige. Pointer les soldes aux pices justificatives (factures, etc ). Choisir les fournisseurs principaux (soldes importants et importants crdits cumuls, y compris des soldes nuls) et envoyer des demandes de confirmation de solde la date du bilan. Confirmer galement les effets payer. En cas de non rponses, envoyer des relances. Pour les fournisseurs importants qui nont pas rpondu, les joindre au tlphone, ventuellement, aller sur place, obtenir leurs relevs. Vrifier les rponses reues. Faire rapprocher les rponses en dsaccord et vrifier ces rapprochements aux pices justificatives. Souvent les rponses reues font apparatre des passifs non enregistrs (ou non provisionns par ailleurs) qui donnent lieu des critures dajustement. Prparer une statistique des confirmations fournisseurs et effets payer. Sassurer que les procdures de cut-off sont correctes (tous les bons de rception sans facture ont t provisionns et toutes les factures enregistres pour lesquelles la marchandise nest pas reue ont pour contrepartie, selon les cas, un compte de rgularisation actif ou un compte de marchandises en transit) Sassurer de la validit des provisions de fin danne par une recherche des passifs non enregistrs. Cette revue comprend une analyse des oprations de lexercice suivant (factures reues, paiements effectus, etc), ainsi quune revue des procs verbaux dassembles et de conseils dadministration (ou comits de gestion), communication directe avec les avocats, etc

4) Toutes les dpenses sont correctement autorises et comptabilises Compte tenu du contrle interne existant, envisager les tests suivants : Vrifier en lignes et en colonnes les totaux des journaux de trsorerie (caisse et banque) Vrifier les reports (ou contreparties) des journaux de trsorerie aux comptes fournisseurs, effets payer et autres journaux, y compris le grand livre. Pointer certains paiements (par chque, par caisse et par virements) aux pices 11

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justificatives. Revoir les rapprochements de banque et sassurer que les chques mis et non prsents y figurent bien. Analyser les chques mis depuis plusieurs mois et non encore prsents. Si les factures sont en squence, vrifier la squence des factures payes (les manquants doivent tre en comptes fournisseurs, effets payer, etc ). Sassurer que le paiement a t approuv et que la facture a t annule aprs paiement. Revoir les journaux de trsorerie et de caisse de lexercice et de lexercice suivant et : Pointer aux pices justificatives les paiements ayant pour contrepartie directe un compte de charges (qui donc nont pas transit par un compte de tiers). Analyser les oprations inhabituelles ou peu frquentes ou trs importantes. Sassurer que les escomptes, rabais, remises et ristournes sont correctement comptabiliss. Au final, revoir les contrles internes et, le cas chant, tendre les tests de conformit jusqu la date de clture. Aspects lgaux et rglementaires En matire dimportations, lauditeur doit sassurer que les formalits lgales et rglementaires ont t respectes et, en particulier, que : Les demandes de quota ont t faites en bonne et due forme ; Les licences dimportation ont t demandes et obtenues ; Un crdit bancaire (presque toujours un crdit documentaire) a t demand et obtenu ; Un dossier dimportation est tenu et tous les documents ncessaires y figurent ; Les paiements ont t faits conformment la rglementation des changes.

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III.

LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

1) Objectifs Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent des dettes relles dues aux fournisseurs ou autres crditeurs de lentreprise ; Toutes les dettes fournisseurs la clture sont comptabilises au bilan (exhaustivit) ; Obtenir lassurance que les soldes au bilan sont correctement valus, essentiellement pour les dettes en devises trangres ; Les comptes fournisseurs et comptes rattachs refltent les sommes dues la date de clture.

2) Les contrles effectuer sur le compte fournisseur a) Procdures dexamen analytique Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices prcdents et enquter sur les changements inattendus. Comparer le ratio de rotation de lexercice avec celui des exercices prcdents

b) Procdure de base Examiner les rapprochements bancaires de lentreprise afin de vrifier le dlai dencaissement et de dcaissement Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de rception; les factures de fournisseurs sur des priodes prcdant immdiatement et suivant immdiatement les dates de cltures et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire physique ou celle de clture; les factures fournisseurs reues et non enregistres et les bons de rception mis avant la clture et non rapprochs des factures Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer

c) Procdures gnrales Comparer les natures des produits achets avec les intituls des comptes Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachs avec le grand livre et les comptes annuels 13

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Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets payer avec la balance fournisseurs ou ventuellement avec le total de lchancier des effets payer

Vrifier que les comptes fournisseurs dbiteurs correspondent des avances et acomptes verss et sont classs lactif du bilan

Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture que la diffrence de change figure dans le compte 666 Pertes de changes ou 766 Gains de changes

Revoir les principaux contrats signs avec les fournisseurs afin de sassurer quil nexiste pas dengagement dachats avec des prix excdents leurs valeurs probables de ralisation

3) Les erreurs possibles Les produits et les prestations reus des fournisseurs ne sont pas comptabiliss Les crdits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des rceptions de produits ou de prestations Les dettes fournisseurs ne sont pas calcules correctement Les charges de lexercice sont comptabilises dans lexercice suivant Des achats effectus aprs la date de clture sont comptabilises dans lexercice Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas des dettes fournisseurs Des achats effectus la date de clture sont comptabiliss dans lexercice Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent des dettes fournisseurs Le journal des achats nest pas correctement totalis Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centraliss au niveau du grand livre Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistres dans le journal des achats Des dcaissements concernant des fournisseurs et des effets payer ne sont pas comptabiliss

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CONCLUSION
La fonction achat devient de plus en plus importante dans lentreprise daujourdhui du fait des changements conomiques qua connu cette fin du sicle et qua cr une concurrence non seulement sur les produits finis mais aussi sur lallocation des ressources. La nouvelle perception de lentreprise prtend que lavantage concurrentiel peut tre cr sur toutes les parties de la chane de valeur de lentreprise, notamment la fonction achat.

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