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Cours ERP - Miage

4 Mise En Place

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Les 12 phases de limplmentation Les fondations


Phase 1: La planification Phase 2: Lanalyse oprationnelle Phase 3: La constitution/formation des quipes

Ladquation
Phase 4: Adquation/Configuration Phase 5: Tests & Simulations

La gestion des spcificits


Phase 6: Rsolution des Manques Fonctionnels Phase 7: Les Modifications Spcifiques

La mise en place
Phase 8: Cration des liens avec lenvironnement Phase 9: Documentation utilisateurs Phase 10: Formation utilisateurs Phase 11: Mise en production Phase 12: Dploiement
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Droulement des 12 phases


1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

>>

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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1 - La Planification
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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lments de la phase 1 - Planification


Le Formalisme est laspect le plus importantes de la phase de planification
le Temps : les jalons respecter les Livrables : lacceptation des partenaires les Runions : les dcisions et les actions les Procdures : les rgles du jeu respecter La Communication

Le temps
Le temps pass planifier savre toujours tre une conomie de temps pour le projet La tendance naturelle est de souvent sous-valuer leffort demand par une tche

La Communication
Le Plan de Projet doit tre partag avec lensemble des acteurs du projet Les hypothses de base associes leffort de planification doivent tre communiques

Les procdures
Ltape de collecte des informations est capitale

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Le Plan de Projet
Le rfrentiel qui fournit la visibilit sur le projet ERP La ncessit dune gestion de projet automatise
MS Project, Project Workbench

Quelques ides de bon sens


expliquer aux acteurs les buts et avantages faire simple mais formel clarifier et communiquer les hypothses collecter les informations la source chasser toute ambigut : qui fait quoi et quand distribuer priodiquement une copie du plan expliquer les changements importants

Prvoir du temps et des ressources requises pour la gestion du plan luimme Planifier au niveau global, Suivre au niveau local, voire individuel Il n'existe pas une dure recommande pour une phase donne. Cela dpend du contexte, de la taille de lentreprise, de limportance de lERP, des moyens et outils mis disposition des quipes
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Le Plan de Projet

La date cible de mise en production


le backward planning la mutation de la date cible en date relle et ne changer cette date que pour une raison majeure : limpact sur lentreprise doit tre vital les tches mission critique sur le chemin critique du plan

Le Suivi du projet
quel niveau suivre ? semaine, jour, heure sassurer que le projet est bien sur les rails Ne pas oublier les jalons partager le mme rfrentiel identifier et viter les surcharges de travail estimer les temps restant pour complter certaines tches raligner les ressources avec les besoins mieux estimer les tches futures
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La Communication

Dfinir les moyens de communication


Mail, site web, tlconfrence, runions,

Formaliser le plan de Communication


Quoi, Qui, Quand, Comment

La runion mensuelle du comit de pilotage avec le management de lentreprise


faire le point global sur le projet naborder que les problmes importants prsenter le plan dactions pour les rsoudre obtenir lavis et laval du management

La runion de lensemble des acteurs


communiquer les informations importantes redynamiser le projet, clbrer les jalons cls
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La Communication avec le Management


Modules Ventes Production Inventaires Ingnierie Achats Fournisseurs Clients Comptabilit OK A surveiller Critique
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Problmes Trous logiciels fonctionnels Oprations Documents Rapports

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Le Plan de Transition

Passer de lancien monde au nouveau monde


Intgrer, convertir, interfacer Du Dveloppement vers la Production Dune quipe vers une autre

Plusieurs passes savrent ncessaires


futur des systmes actuels accs aux historiques mode de dploiement points importants de la mise en production Plan de Support prparation dun abort plan

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Le Plan de Risques La connaissance dun risque rduit sa probabilit de ralisation et/ou limite son impact Prvenir plutt que gurir Maitriser le droulement plutt que subir La gestion des Risques
un identifiant unique un propritaire, acteur du projet une probabilit de ralisation (forte, moyenne ou faible) un niveau dimpact sur le projet (fort, moyen ou faible) la priorit dexcution (Forte/Fort, Forte/Moyen, Moyenne/Fort ) une description des actions concrtes prendre pour rsoudre le risque et diminuer limpact des facteurs contribuants Actualisation de la probabilit de ralisation, de limpact, des solutions Mthode: Prvention, Accptance, Mitigation, Transfert, Contingence
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Les Risques de la Phase 1 - Planification Communication inadquate du plan Mauvais niveau de planification Manque de discipline des acteurs Suivi inconstant, pas rgulier Environnement incomplet Absence de procdures de communication Sous-estimation du plan de transition Sous-estimation du plan des risques Autres

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Les Livrables de la phase 1 - Planification Constitution des quipes Plan du projet et ses hypothses Plan et procdures de communication Environnement du projet Encyclopdie du projet Autres plans
transition conversion des donnes qualit risques Scurit

Chaque membre de lquipe projet sait ce quil faut faire et quand il doit le faire, les taches qui prcdent/succdent
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2 - LAnalyse Oprationnelle
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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lments de la phase 2 - Analyse Oprationnelle Lobjectif est de dcrire ce que fait lentreprise, les Operations, indpendamment des systmes qui vont supporter ces oprations Dcomposition des processus majeurs en processus lmentaires (granularit) Prparer et faciliter les activits de la phase adquation et configuration Un processus est lmentaire quand
il ne peut plus se dcomposer naturellement il est identifiable de faon unique il est traable il est testable

exemple de processus
non lmentaire : la planification de la demande client lmentaire : cration dune demande dachat
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Les Risques de la phase 2 Analyse Oprationnelle

Indisponibilit de certains experts - EMO Mauvaise comprhension des activits Processus lmentaires de granularit trop fine ou trop grossire Comprhension diffrente des processus entre EMO et management Documentation incomplte ou inexacte La complexit et le nombre de processus

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Les Livrables de la phase 2 Analyse Oprationnelle Une Description dtaille des oprations de lentreprisede Une Description dtaille des oprations

lentreprise Un document fonctionnel de ce que fait lentreprise


Il servira dans la phase dAdquation et Configuration Processus majeurs et Processus lmentaires

Processus majeurs et Processus lmentaires

Un document fonctionnel de ce que fait lentreprise

Il servira dans la phase dAdquation et Configuration

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3 Constitution et Formation des quipes


1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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lments de la Phase 3 - Formation des quipes Former les quipes de mise en uvre aux taches ncessaires pour mettre en place lERP
Sensibilisation du Management et du comit de Pilotage lavnement de lERP et la conduite du changement Formation des utilisateurs au fonctionnel de LERP Formation des consultants fonctionnels aux oprations de lentreprise Formation des consultants techniques lenvironnement de lentreprise Formations des quipes dinfrastructure techniques de lentreprise aux interfaces et outils techniques de lERP Contacts initiaux avec les consultants de lditeur, de la base de donnes, du matriel et du rseau Dfinition de Mthodes et outils de communication communs

LObjectif est damener:


Les Oprationnels de lentreprises connatre un peu lERP Les consultants fonctionnels connatre un peu les oprations Les consultants Techniques et les quipes dinfrastructure connatre lenvironnement de lentreprise et celui de lERP
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Le Plan de Formation
Formation en Jours Nouvel Environ. Conduite du Chang. 2+ ERP General. 1 ERP Fonction ERP Tech. -

Management

Comit de Pilotage quipes de Mise en uvre quipes Infrastructure Technique

2+

5 15J Par Module 3 5J Par Module

2+

20+

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Les Risques de la phase 3 Formation des quipes Plan de formation incomplet, Dure des formations sous-estime, Indisponibilit de certains acteurs, Manque de pdagogie ou de connaissance de la part des instructeurs, Instructeurs de langues diffrentes, Logistique : matriel, manuels, salle, quipement de formation dficiente, Manque de comprhension des modules priphriques par les EMO

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Les Livrables de la Phase 3 Formation des quipes Les Managers et le comit de Pilotage sensibles lavnement de lERP et la conduite du changement Les utilisateurs forms au fonctionnel de LERP Les consultants fonctionnels forms aux processus oprationnels de lentreprise Les consultants techniques forms lenvironnement de lentreprise Les quipes dinfrastructure techniques forms aux interfaces et outils techniques de lERP Les consultants de lditeur, de la base de donnes, du matriel et lquipe dinfrastructure technique se connaissent Les Mthodes et outils de communication communs dfinis
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4 - Adquation et Configuration
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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Les lments de la phase 4 - Adquation et La phase critique du projet Principaux acteurs : Membres des EMO La projection des processus oprationnels sur lERP
Les processus que lentreprise dsire implmenter Les processus que lERP sait implmenter Les processus que lERP ne sait pas implmenter Les processus que lentreprise peut abandonner Les processus que lentreprise tient absolument garder et quil va falloir dvelopper (Modifications Spcifiques)

Lchange de comptences entre EMO et consultants fonctionnels 2 buts principaux cette phase
Configurer le maximum de processus Identifier le minimum de Manques Fonctionnels Potentiels
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Cours ERP - Miage volution de lexpertise des EMO et des consultants fonctionnels
Comprhension des processus Fort Membres des EMO

Connaissance du produit Faible Fort

Faible

Consultants fonctionnels

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Cours ERP - Miage Lapprentissage: priode de familiarisation et de recherche


Niveau deffort des EMO Fort sur lERP sur les processus

Les processus prennent lavantage sur lERP

Faible Temps

tape invitable quil faut limiter dans le temps


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Ladquation des Processus Oprationnels

De lentreprise ou de lERP, lequel des deux doit se plier lautre ? lERP, lentreprise ou les deux La dimension temps est ici capitale Lapproche en spirale Leffort continu de Re-engineering Le rle catalyseur de lERP Processus horizontaux et ERP fonctionnel
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La spirale adquationadquation-configurationconfiguration-prototypage
Apprentissage

Prototypage
Processus Documents Rapports

Adquation

Acceptation Configuration

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La Configuration
Scnario oprationnel Processus majeur Script ERP Fonction de lERP Processus lmentaire

Navigation

Ecran

Paramtre

Champ

Valeur

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Les Risques de la phase 4 Adquation et


Formation incomplte ou inadquate sur lERP, Mauvaise comprhension de lERP, Dcomposition et documentation des processus inadquates, Plan de test de ltape prototypage approximatif, Priode dapprentissage trop longue, trop courte ou court-circuite, Manque dexpertise des EMO pour valider la configuration des processus, Privilgier la Chasse aux Manques ladquation processus-ERP, Capacit des EMO et des consultants travailler ensemble, Consultants peu expriments dans le secteur dactivit de lentreprise, Consultants ayant peu dexprience sur lERP ou sur sa dernire version

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Les Livrables de la Phase 4 Adquation et

Les processus que lentreprise dsire implmenter et que lERP sait implmenter, sont dtaills, documents et leur configuration est dfinie, prte tre simule et teste Les processus que lERP ne sait pas implmenter et que lentreprise ne peut pas abandonner, sont dtaills, documents et retenus pour quune solution soit trouve:
1. 2. 3. 4. 5. Modifier le processus Utilisation dune solution existante Acquisition dune solution du march Dveloppement dune solution en dehors de lERP Modifications Spcifiques de lERP
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5 - Tests et Simulations
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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lments de la phase 5 - Tests et Simulations

Que simuler ?
Tout ce qui prsente un risque majeur

Un seul objectif primaire la fois Cohrence des options dans plusieurs modules
Nomenclature technique, Incompatibilit

Intgration des modifications spcifiques Intgration des composantes techniques


Temps de rponse, gestion des contentions, volume de donnes

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Les Risques de la phase 5 Tests et Simulations Plan de simulation pas assez prcis ou pas assez dtaill, Plan de simulation irraliste, dans son contenu ou son timing, Documentation - avant, pendant, aprs inadquate, Objectif de la simulation trop ambitieux ou trop flou, Processus composant le scnario oprationnel pralablement mal tests, Environnement de production mal tabli, Non-respect des rles et des rgles strictes, Arrt prcoce ou tardif des activits.

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Les Livrables de la Phase 5 Tests et Simulations

Les processus configurs


ont t Tests et une Simulation grandeur nature a t droule, Les rsultats ont t enregistrs et documents, les problmes identifis et corrigs, les limitations ou contraintes dexploitation ont t identifis, les performances analyses.

De mme pour Les processus pour lesquels:


Une solution existante a t utilise (lien avec lexistant) Une solution externe a t acquise Un dveloppement dune solution en dehors de lERP a t ralis Une modification Spcifique a t apporte lERP

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6 - Rsolution des Manques Fonctionnels


1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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lments de la Phase 6 - Manques Fonctionnels Comment slectionner les Manques Fonctionnels ?


Le comit de pilotage slectionnera les Manques Fonctionnels Rels Formalisation en plusieurs passes : documents, rapport, modules Prsentation par les leaders des EMO

Lapproche fonctionnelle
Rsoudre les manques sans tenir compte du budget Contraintes fonctionnelles : criticits de niveau 1 et 2 Inflation des modifications et des cots

Lapproche comptable
Rsoudre les manques en tenant compte du budget Contraintes budgtaires : lapproche la plus raliste Budget allou suivant la criticits et la priorit des manques

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Les Risques de la Phase 6 Manques Fonctionnels Volont de reproduire les solutions daujourdhui, Volont dimplanter des solutions trop puissantes ou trop sophistiques, Refus ou difficult de rejeter certains Manques Fonctionnels Potentiels, Inflation de Manques Fonctionnels rels et rupture de la cohrence densemble, Rejet dune solution dans un domaine prcis, moins performante Addition importante de Manques Fonctionnels Rels aprs ltape de slection

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Les Livrables de la Phase 6 Manques Fonctionnels Les Manques Fonctionnels ont t rsolus, la mthode de rsolution documente
1. 2. 3. 4. 5. Modifier le processus Utilisation dune solution existante Acquisition dune solution du march Dveloppement dune solution en dehors de lERP Modifications Spcifiques de lERP

Les nouvelles fonctionnalits ont t intgres dans lensemble, testes et simules Un rapport de synthse a t produit
Dure Cot Difficults Leons apprises ..
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7 - Modifications Spcifiques
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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lments de la phase 7 - Modifications Spcifiques

La phase de dveloppement est invitable Les EMO dfinissent les spcifications Lquipe dinfrastructure technique dveloppe les solutions correspondantes Les cots associs peuvent reprsenter jusqu 30% du cot total du projet !
Formation des dveloppeurs Consultants Temps de dveloppement Acquisition de sources et documentation Cots futurs de support et de mise niveau
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Les Risques de la Phase 7 Modifications Spcifiques


Discontinuit du support des modifications, Incompatibilit des modifications avec les futures versions de lERP, Impact des modifications sur le support de lERP fourni par lditeur, Manque dexpertise technique ou de pratique des dveloppeurs, Absence de formation fonctionnelle donne aux dveloppeurs, Documentation sur larchitecture technique des modules faible, Absence dexpertise consultants durant le dveloppement des modifications, Rdaction des spcifications fonctionnelles avant matrise du ERP, Utilisation doutils de dveloppement mal calibrs par rapport aux solutions, EMO et quipe infrastructure technique dans des sites diffrents

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Les Livrables de la phase 7 Modifications Spcifiques Les modules cres ou modifis sont intgrs dans lERP, Tests et simuls La documentation des changements
Techniques Utilisateurs

Les indications dcrivant comment maintenir les changements compatibles avec les prochaines versions de lERP sont documents Communication avec lditeur pour valuer si il y a intrt a intgrer en standard, les changements apports aux prochaines versions de lERP

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8 - Cration des Liens avec lEnvironnement


1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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lments de la Phase 8 - Cration des Liens Quelque soit la couverture de lERP, cest un passage incontournable Les conversion de donnes assure la continuit entre les 2 mondes Les interfaces garantissent la coexistence avec lexistant La scurit autorise, limite et contrle laccs Les EMO dfinissent les rgles du jeu oprationnelles Les dveloppeurs internes soccupent des systmes existants Et les Consultants de lERP

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Les Risques de la Phase 8 Cration des Liens


Mauvaise correspondance des donnes source-destination convertir, Manque dexpertise technique ct ERP, Sous-estimation des dures de conversions manuelles et automatises, Tests de vrification des conversions incomplets ou inadquats, Tests de vrification des interfaces incomplets ou inadquats, Intgration remise en cause par le nombre trop lev dinterfaces, Incompatibilit des interfaces avec les futures versions de lERP, Scurit trop contraignante ou, au contraire, trop laxiste,

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Les Livrables de la phase 8 Cration des liens

Les interfaces entre lERP et les fonctions conserves en dehors de lERP (existantes ou nouvellement dveloppes), sont complts, documents et tests Les indications dcrivant comment maintenir ces interfaces compatibles avec les prochaines versions de lERP sont documents Veille Applicatives et technologique: Surveiller les changements de lERP qui peuvent contenir des fonctionnalits quivalentes afin de retirer ces interfaces

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9 - Documentation Utilisateur
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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Les lments de la Documentation Utilisateur

Procdures oprationnelles

Modifications

Documentation Utilisateur

spcifiques

Configuration

de lERP

Documentation

de base de lditeur

Secteur dactivit de lentreprise

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Les Risques de la phase 9 Documentation Utilisateur

Inadaptation la population vise, Documentation incomplte ou non prte pour la mise en production, Sous-estimation de limportance des procdures oprationnelles, Inconsistance ou incohrence entre procdures oprationnelles,

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Les Livrables de la phase 9

Lensembles des documents ncessaires au fonctionnement, la maintenance et lutilisation de lERP sont prts
Documentation de base de lditeur (attention la taille!) La configuration spcifique cette installation Les modifications spcifiques de lERP Les interfaces avec lexistant Les procdures oprationnelles Les documents de formation Les manuels simplifis par mtier ou secteur Les aides online

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10 - Formation Utilisateurs
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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Les lments de la Phase 10 Formation Utilisateurs Passer des quipes projets lensemble des utilisateurs, former le plus tard possible Les membres des EMO sont des instructeurs par excellence Lapproche instruire les instructeurs pour de larges populations dutilisateurs La slection des utilisateurs-instructeurs Former non seulement sur lERP, mais aussi sur les processus et les procdures Bien prparer toute linfrastructure logistique

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Les Risques de la phase 10 Formation Utilisateurs


Plan de formation incomplet ou inadapt, Profil des utilisateurs-instructeurs incompatible avec les besoins, Environnement de formation inadquat, Dlivrables ncessaires la formation non encore disponibles, Dure des sessions trop courte, Formation ralise trop tt, Coupure importante entre la formation et lutilisation vacances, Indisponibilit de certains utilisateurs durant les sessions de formation Pression oprationnelle trop forte

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Les Livrables de la phase 10 Formation Utilisateurs

Lensemble des utilisateurs forms a lutilisation de lERP, chacun dans son domaine Le systme daide (Hot line) est bien dfini pour rpondre aux questions ou donner de laide directe aux utilisateurs

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11 - Mise en Production
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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Les lments de la Phase 11 Mise en Production

Cette phase est la rsultante de lensemble des activits des quipes projets depuis le dbut Le passage de tmoin - de responsabilit entre lditeur - le conseil - et lentreprise Le passage du mode test au mode production constitue le moment de tous les dangers Lentreprise toute entire doit tre sur le pont
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Le Support Le support de lERP


cest la responsabilit du comit de pilotage de mettre en place les structures et les procdures des indicateurs sont ncessaires
o rsolution des problmes, renseignements divers o temps coul entre demande de service et solution o efficacit de cette solution satisfaire la demande initiale

Le support interne
limiter laccs au support extrieur - lditeur augmenter la connaissance de lERP fournir des solutions dans le contexte oprationnel de lentreprise les Power Users les membres des EMO et les membres de lquipe dinfrastructure technique une certaine formalisation des requtes de support est invitable : description, procdure
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Le contrat entrepriseentreprise-diteur
Termes et conditions de support Nom des personnes de lentreprise habilites contacter la hot line, Jours et horaires daccs cette hot line, dfini avec le bureau excutif dlai pour tre contact par un consultant de deuxime niveau, dlai pour obtenir une solution satisfaisante, accs une base de donnes contenant les problmes les plus connus, mise disposition rgulirement de patches lapproche mono-contact, multi-contact

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Le support chez lditeur diffrences substantielles entre diteurs la hot line : identifier, comprendre, enregistrer les support de deuxime niveau les modifications spcifiques faites par lentreprise peuvent rendre le support caduque accs certaines bases de donnes: problmes dj rencontrs et solutions apportes recherche multicritre : versions, modules, mots cls, etc. distribution automatique de patches la prudence simpose : tout patch nest pas bon prendre !. tester dabord son impact sur lenvironnement de test
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Les prparatifs la mise en production

La prparation de la mise en production


les tests dacceptation, la prparation, lexcution des conversions de donnes le monitoring du plan strict et prcis

Les tests dacceptation


intgration de lensemble des composants le plan des tests lautorisation officielle du comit de pilotage
o les livrables fondamentaux sont prts o les problmes restants ont trouvs des solutions alternatives o les tests ont donn satisfaction, les risques ont t rvalus

le plan darrt durgence : -1/+1 semaine

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Les prparatifs la mise en production Les derniers prparatifs


suivi continue des tches incompltes micro-planning et micro-monitoring lapproche des W3 : Qui, Quoi, Quand les runions journalires des EMO

Prparation de la plateforme de production


un transfert progressif des livrables a eu lieu systme dexploitation et SGBD configuration des scripts ERPs modifications spcifiques donnes structurelles initialises interfaces et scurit mises en place le transfert des objets entre les 2 plateformes le plan de restauration - plan de secours -

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Les prparatifs la mise en production Lexcution des conversions de donnes priode favorable o lactivit est plus calme dure dexcution trs prcisment calcule ressources pralablement identifies pour les conversions manuelles existence de rapports intermdiaires afin de contrler la qualit de ces conversions manuelles vrification minutieuse des rapports de conversion : excution, anomalies, statistiques vrification densemble de lERP la fin de lexcution des conversions de donnes
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Le passage en Production

Le passage en production : le jour J


cette priode durera jusqu la premire clture financire des activits de lentreprise

Le support de production
disponibilit de toutes les personnes cls
o o o o o o les membres du comit de pilotage, les membres du bureau excutif, les leaders des EMO, les membres de lquipe infrastructure technique, les consultants fonctionnels, les consultants techniques

procdure de remonte rapide des problmes

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Les acteurs de la mise en production


Leaders des EMO et consultants fonctionnels Bureau excutif

3 1
Communaut des utilisateurs

2
Support chez lditeur

2 1 3
Equipe infrastructure et consultants techniques
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Comit de pil otage

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Le support de Production Le support de production : quelles sont les alternatives si le problme ne peut tre rsolu au niveau 3 ?
ne rien changer sur le moment : vivre avec le problme modifier le processus et la procdure associ dvelopper une modification rapide excuter le plan darrt durgence

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Le suivi et la stabilisation de la production


priode transitoire entre 2 tats stables : des solutions passes vers les solutions futures les profils de scurit inadquats frquents pas deffervescence particulire dans les premires heures/les premiers jours
les risques ont t minimiss : le maximum doprations a t effectu dans lancien environnement aucune opration complexe nest excute prsence et attention de tous les acteurs les problmes rencontrs peuvent attendre quelques jours lentreprise vit une priode dactivit relativement calme les processus oprationnels pas encore compltement drouls les performances systmes ne sont pas - encore - dtriores

attention aux problmes dcouverts plusieurs jours/semaines aprs ! tour dhorizon rapide 2 fois par jour : lister, assigner et revoir les problmes ouverts
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Le suivi et la stabilisation de la production

la clture financire activits de lquipe dinfrastructure technique


support technique, connexion stations de travail/imprimantes performance du systme volution des paramtres : taille des tables, files dattente, etc.

runion de post-installation

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Les Risques de la phase 11 Mise en Production


Manque de formalisme, Absence, insuffisance ou mauvaise excution du plan des tests dacceptation, Contrle incomplet ou inadquat des performances systmes, Absence de procdure claire de support au sein de lentreprise, Manque de comptence ou de ractivit du support utilisateur, Inadaptation des termes et des conditions du support fourni par lditeur, Absence dun plan darrt durgence clair, concis et prcis, Manque de procdure de transfert des objets entre les deux environnements, Mauvais planning temps et ressources des conversions de donnes, Manque de validation des donnes converties par les utilisateurs, Sous-estimation des ressources et des expertises ncessaires pour le jour J, Absence de consultant financier pour la premire clture financire, Relchement de lattention aprs les tous premiers jours de production

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Les Livrables de la phase 11 Mise en Production Le nouveau ERP est install, vrifi et prt lutilisation
Linfrastructure matrielle et rseau est en place Le noyau ERP est en place Les interfaces avec lexistant prt fonctionner Les quipes de support sont en place .

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12 - Dploiement
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

Simulations

10 Formation Utilisateurs

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

9 Documentation Utilisateur

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Les lments de la phase 12 - Dploiement Les entreprises mono-activit ou mono-site, multi-activit ou multi-site Mono-ERP : un seul ERP pour toute lentreprise
Homognit, consistance, cohrence de la solution Dmarche plus longue, plus lourde et plus rigide

Multi-ERP : un ERP par activit ou par site


Plus prs des besoins spcifiques des activits ou des sites Manque de globalit au niveau de lentreprise ou de la corporation

Mono-site : Installation centralise sur un seul site pour toute lentreprise Multi-Site : Installation Distribue, plusieurs installations sur des sites diffrents et distants
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Les 2 dploiements possibles

Approche noyau dur

Approche meilleures pratiques oprationnelles

Site pilote

Site ou secteur dactivit

Solutions communes
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le Dploiement Noyau Dur Dfinition initiale, globale et commune Avantages


Stratgie globale dentreprise : processus, procdures, pratiques Distiller et induire le changement en mme temps partout viter de rinventer la roue Limiter les divergences sur les fondamentaux Effort de Re-engineering commun et bien accept Fermer les Manques Fonctionnels communs Permet un dploiement par site/par activit : big bang

Inconvnients
Concentration des experts oprationnels : cots, dure Les experts doivent tre pralablement forms sur les techniques de travail en quipe et de recherche de processus communs Le tout premier site ne pourra pas tre implant rapidement
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Meilleures Pratiques Oprationnelles


Chaque nouveau site bnficie des acquis des sites prcdents A la fin du dploiement, lensemble des leons apprises et des meilleures pratiques rencontres constituent aussi un noyau dur Avantages
Rapidit dinstallation du premier site Amlioration permanente des processus Les solutions viennent du monde oprationnel Stratgie damlioration de la productivit dans lentreprise

Inconvnients
Manque de recul pour dcider de lessentiel Limplantation du premier site demande beaucoup defforts Validation des pratiques oprationnelles prcdentes Dure de mise en place de lensemble des sites Rtroactivit des meilleures pratiques dans les sites prcdents

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Risques et modes big bang


Niveau gographique du dploiement Monde Big bang oprationnel Big bang gographique

lev

trs lev

trs lev

Rgion

moyen

lev

trs lev

Site

bas
Un processus

bas
Un secteur dactivit

moyen
Entreprise

Couverture oprationnelle

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Les Risques de la phase 12 Dploiement Stratgie de dploiement inadapte la vision et la structure de la compagnie, Inadquation entre la stratgie de dploiement et les moyens mis en uvre, Manque de reprsentativit du site pilote slectionn, des sites, des activits, des quipes constitues, Manque de pluridisciplinarit oprationnelle des quipes constitues, Dfaut dun rythme soutenu dans les oprations de dploiement.

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Les Livrables de la phase 12 - Dploiement LERP est dploy selon la stratgie qui a t dfinie
Un ERP ou plusieurs ERP Un site ou plusieurs sites En une fois ou en plusieurs fois Un mtier, une division ou toute la corporation .

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13 - Post Dploiement
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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Rsum des 12 Phases


1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
9 Documentation Utilisateur

>>

6 Rsolution Des Manques Fonctionnels

7 Modification Spcifiques

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Questions

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5 Le PostPost-Dploiement Les Modifications de lERP Les Mises Jour de lERP Les Clubs Utilisateurs Les Leons Apprises

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Le PostPost-Dploiement
Le Post-dploiement
Les modifications de lERP La mise jour de lERP Les nouvelles versions de lERP Les clubs utilisateurs

Les leons apprises


Pour lentreprise Pour le management Pour lutilisateur Pour linformaticien Au niveau de la mthodologie

Une fois lERP dploy, tout nest pas encore fini.


Les activits de postdploiement vont asseoir le succs dfinitif du projet.
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La synthse du cours
La conduite du changement Le syndrome des 80% Pour lutilisateur Pour linformaticien Au niveau de la mthodologie
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Les 12 phases
1 Planification (Dbut) 2 Analyse Oprationnelle 13 Post Dploiement (Support) 12 Dploiement (Fin)

3 Formation Des quipes

4 Adquation Configuration

8 Cration des Liens avec l Environnement

11 Mise en Production

5 Tests &

10 Formation Utilisateurs

Simulations
6 Rsolution Des Manques Fonctionnels 7 Modification Spcifiques 9 Documentation Utilisateur

>>

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Les Modifications de lERP Ncessit datteindre un niveau de stabilit et de fiabilit approuv par les acteurs cls La comptitivit de lentreprise passe par la pleine utilisation de la solution actuelle : formation continue Les patches
Le plus fonctionnel La solution un problme dtermin Validation sur la machine de dveloppement

Les modifications spcifiques


Les nouveaux Manques Fonctionnels Potentiels (MFP) Les MFP repousss dans la phase fermeture des Manques Fonctionnels Le risque de dstabiliser la solution applicative actuelle

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ERP/5 /5-PostDploiement PostDploiement, , Page: 4

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Les Mises Jour de lERP Ncessit de faire voluer lERP avec les besoins des units oprationnelles Bien se recentrer sur ses besoins Lentreprise a-t-elle bien digr et assimil limplantation initiale ? Limplantation dun nouveau module impose la mme mthodologie - avec les 12 phases - que limplantation primitive : quipes, rles, etc.

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Les Nouvelles Versions de lERP Frquence:


Tous les 12 18 mois

Pourquoi faut-il changer de version ?


Conditions de support dictes par lditeur Accder de nouvelles fonctionnalits, technologies

Quand faut-il changer de version ?


Bien avant dy tre contraint Se prparer au dploiement dun vrai mini-projet

Comment changer de version ?


Conversions des donnes parfois requises Les risques : instabilit Les cots : analyse cots/bnfices La compatibilit

Devenir client pilote


Approche win-win, contraintes mais opportunits
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Les Clubs Utilisateurs Une autre situation win-win entre lditeur et ses clients
Pour les clients : lunion fait la force Pour lditeur : partenariat coopratif

Organismes indpendants de lditeur : internationaux, nationaux, par activit, etc.


Dfinir le contenu des nouveaux produits Canal de communication privilgi Partage et change entre utilisateurs Force de propositions Balance le court-termisme des modifications spcifiques

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Les Leons Apprises : lEntreprise Identifier les meilleurs experts dans chacun des domaines oprationnels Permettre une grande disponibilit des membres des quipes de mise en uvre Compenser leur absence dans les units oprationnelles par des ressources ou des solutions temporaires Favoriser, encourager et promouvoir le travail en groupe et un rel esprit dquipe entre utilisateurs, consultants et informaticiens Saisir larrive de lERP pour stimuler et procder une rvision ou une refonte totale des processus oprationnels actuels
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Les Leons Apprises : le Management Le support constant et total de la direction gnrale est critique et essentiel Limplication personnelle, directe et dmontre de tous les directeurs oprationnels est incontournable Le retour sur investissement ne peut se raliser qu long terme, voire moyen terme, certainement pas court terme Les ressources et les cots informatiques qui sont ncessaires au suivi, au support et lvolution des solutions applicatives diminueront avec le temps La couverture oprationnelle et le degr dintgration des solutions apportes par lERP augmenteront avec le temps

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Les Leons Apprises : lUtilisateur Un chef de projet utilisateur, plein temps, reprsentant lensemble de la communaut utilisateur Limplantation dun ERP ne peut tre conduite que par la communaut des utilisateurs Rien ne peut se faire sans la volont et sans la disponibilit des meilleurs experts des units oprationnelles Initialement, seuls 80% de lensemble des besoins oprationnels identifis peuvent, au maximum, tre couverts Au dpart, pour certaines fonctionnalits et/ou pour certains dpartements, un retour en arrire, temporaire, est invitable

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Les Leons Apprises : lInformaticien Limplantation dans lentreprise dun ERP reprsente un nouveau mtier pour linformaticien Il lui est demand de plus en plus de connaissances oprationnelles et de moins en moins de connaissances techniques Son travail consiste de plus en plus intgrer des composants plutt qu les dvelopper Les comptences en organisation, en communication et en planification deviennent essentielles Son nouveau dfi est double : un environnement pleinement ouvert aux volutions technologiques (veille technologique), mais aussi, lexigence de rester lafft des solutions applicatives requises par lentreprise (veille applicative)
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Les Leons Apprises : la Mthodologie Une gestion de projet formalise ainsi quune mthodologie rigoureuse Travailler avec des consultants qui ont la fois : lexprience du secteur dactivit, lexpertise sur lERP, Documenter ; le concept critique de dlivrable Ladquation besoin-solution pour les rapports et les documents doit tre commence trs tt dans le cycle de vie du projet La formation initiale, technique et fonctionnelle, des membres de lquipe infrastructure technique Les utilisateurs finaux doivent tre forms juste avant le passage en production

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Conclusion

Lentreprise naccrot plus sa comptitivit par le dveloppement de sa solution applicative, mais


Par sa juste configuration, Par son plein dploiement, Et par sa bonne utilisation
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Conduite du changement le management Essentielle implication en amont, dans le processus de rflexion des solutions externes Du budget informatique la solution externe Choix stratgique et investissement financier, humain, oprationnel et technique Point dancrage essentiel du projet Mettre en place des relations de partenariat avec le futur diteur et/ou intgrateur Comprendre et saisir lopportunit : revoir, dfinir, globaliser, tendre, gnraliser

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Conduite du changement lutilisateur Changement complet de rfrentiel, il devient le centre de lunivers informatique, Du statut de spectateur au statut dacteur Clarifier les attentes : le syndrome des 80% Lintgrit de lapproche ERP : killer Lequel des 2 doit se plier lautre entre lutilisateur et lERP ? Les 2 ! Prennit de lexpertise mtier

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Le syndrome des 80%


Couverture Oprationnelle (CO) ERP

CO2

COA Systmes actuels

CO1 80%

T0

T1

T2

Temps
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Informaticiens: Doutes et Opportunits A-t-il encore un job, un avenir ? Opportunit technique : intgration de composants Opportunit de conseil : accompagnement du changement Opportunit oprationnelle : connaissance du mtier de lentreprise Informaticien : une appellation de moins en moins bien contrle est-il prt assumer ces nouveaux rles et ces nouvelles responsabilits ?

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La mthodologie

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Le GrandGrand-V du Post Post-dploiement


Quelques trimestres aprs
Fonctions de base : 2me nature Productivit continue samliorer Connaissances approfondies Exceptions plus familires Moral continue samliorer Environnement stable et dimensionn

Mise en production
Fonctions de base Basse performance Mode apprentissage Exceptions mal traites Moral souffre Environnement technique fragile
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Quelques mois aprs


Fonctions de base plus familires Productivit samliore Raccourcis partags Exceptions mieux traites Solutions partages Expertises mergent Moral samliore
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Les principales leons apprises Disponibilit des meilleurs experts oprationnels Rvision des processus oprationnels Support total et indfectible du Management Retour sur investissement au mieux moyen terme Chef de projet utilisateur Dploiement conduit par les utilisateurs Retour en arrire temporaire invitable Nouveau mtier pour linformaticien Consultants avec lexprience du secteur dactivit Mthodologie rigoureuse Planifier et simuler avec rigueur
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La morale de lHistoire

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Questions

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6 lERP tendu Lentreprise tendue Le Positionnement de lERP Les Processus mtiers de lentreprise La Gestion de la Chaine Logistique (SCM) La Gestion de la Relation Client (CRM) Le Data Warehouse et la Business Intelligence (DW/BI)

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Modle dentreprise et ERP

Fournisseurs
Fournisseur

Data Warehouse (DW/BI)

Clients
Client

Intgration des applications de Lentreprise


Internet Intranet Extranet

Fournisseur

Supply Chain Management (SCM)

Lentreprise

Customer Relationship Management (CRM)

Internet Intranet Extranet

Client

Fournisseur

Client

Enterprise Resource Planning (ERP) La colonne vertbrale Applications fournisseur Optimiser les relations avec les partenaires afin de diminuer le cot des produits Applications internes Faciliter les processus afin daccrotre la productivit Applications client Optimiser les relations avec les partenaires afin daugmenter le niveau de service

La chane de la valeur
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Le positionnement de lERP, du CRM et du SCM


CLIENTS

GRC: Gestion de la Relation Client CRM: Customer Relationship Management

PARTENAIRES

EMPLOYS

PGI: Progiciel de Gestion Intgr ERP: Enterprise Resource Planning GCL: Gestion de la Chane Logistique SCM: Supply Chain Management

FOURNISSEURS
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Les six domaines de lERP


ACHATS & APPROVISIONNEMEN TS RESSOURCE S HUMAINES STOCKS & INVENTAIR ES

REFERENTI EL & BASE DE DONNEES


FINANCE & COMPTABILI TE PRODUCTIO N, FABRICATIO N

VENTES

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SCM

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Les processus mtiers de lentreprise

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Aperu gnral de la chane logistique

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SCM : les fonctions transversales Gestion de la visibilit et des vnements : rapports, dclencheurs, alertes et gestion dexceptions Gestion de la performance : rduction des inventaires, acclration des flux Collaboration avec les partenaires : clients, fournisseurs, sous-traitants, consultants Architectures des outils intgrs avec lERP

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Relation entre SCM et ERP 1. Communication par lERP des demandes clients la chane logistique 2. Consolidation par la chane logistique, puis, communication aux outils de planification de la production de lERP 3. Communication par lERP des disponibilits des produits finis la chane logistique 4. Utilisation des donnes par la chane logistique : calcul et gnration des ordres de livraison 5. Excution des ordres de livraison par lERP

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SCM Les Fonctions Directes


Conception du rseau : usines, entrepts, transport Approvisionnements Venant des fournisseurs pour la gestion des achats des matires premires Allant vers les clients pour la gestion des livraisons des produits finis Cration du plan de production : ventes programmes (commandes), prvisions de ventes (planification) Planification des postes de production en relation avec les stocks de fabrication Niveaux dinventaire et stratgie logistique / financire de la gestion des stocks Contrle et assurance qualit : valuation des fournisseurs, indices de performance des livraisons

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CPFR Collaborative Planning

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CPFR - La Gestion Partage des Approvisionnements Planification collaborative partage des prvisions de la demande client et du processus de rapprovisionnement Anticiper les besoins du client en partageant les informations de ses propres prvisions avec son fournisseur Contrler les investissements, rduire les stocks, planifier les besoins et aligner la capacit de lentreprise pour rpondre la demande laborer les prvisions de fabrication communiques par le client son fournisseur Dclencher les commandes de matires premires ncessaires la fabrication des produits finis Prparer le plan de fabrication en tenant compte des contraintes et des limites (capacit) du fournisseur
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CRM

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CRM (Customer Relationship Management


le CRM est lensemble des outils et techniques destins capter, traiter et analyser les informations relatives aux clients Le but est de fidliser ses clients en leur offrant le meilleur service En termes dapplications informatiques, il sagit des progiciels qui permettent de traiter avec le client au niveau de la vente, du marketing, ou du service Applications regroupes souvent sous le terme de front-office , par opposition aux outils de back-office que sont les ERP Les techniques utilises sont bases sur
le couplage tlphonie-informatique (CTI) Les serveurs vocaux interactifs (SVI) Les distributeurs automatiques dappels (ACD)

Ces diffrents moyens de communication tels que SMS, courriels, courriers, centres dappel, push web ou MMS sont fdrs par lapproche appele cross-canal afin de les optimiser en fonction de la cible choisie.
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Bnfices du CRM

LEntreprise
Rduire le cycle et le cot du processus de vente; Identifier et se concentrer sur les marchs et les clients fort potentiel ; Augmenter la satisfaction et la fidlit des clients ; Coordonner les activits ventes, marketing et support client ; Faciliter la mise en place du e-commerce.

Le Commercial
Augmenter le chiffre daffaire; Amliorer les prvisions; Une meilleure allocation des forces de vente et laugmenter de sa productivit;
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: du CRM Bnfices
le Marketing
Assurer la continuit et la cohrence densemble des activits ; Amliorer la gestion des campagnes (lancement, excution, reporting) et augmenter leur porte et leur impact ; tendre les actions marketing sur Internet;

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Le Service Client
Transformer le service client en centre de profit; Optimiser la gestion de lensemble des services ; Gnrer des revenus additionnels par des ventes croises ; Rduire les cots; Amliorer la satisfaction du client ; Augmenter les ventes.

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Types de modules du CRM

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Le Data Warehouse

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Dfinition dun Data Warehouse (1) Un Data Warehouse est: Une Base de Donnes Oriente Mtier Intgre Historie Non Volatile Supportant Le processus dcisionnel de Lentreprise W.H. Inmon

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Dfinition dun Data Warehouse (2) C est: Un Rfrentiel dInformation de l entreprise, Donnant un accs facile des donnes intgres, dfinies d une faon unique et non ambigus Mises disposition des Contrleurs de gestion et de la Direction de lentreprise Pour des besoins d Analyse, de Reporting et de Prise de dcisions

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Les Constituants de base (1)

Systmes Transactionnels

Data Warehouse

Production

Extrait Transfert Chargement

DW

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Les Constituants de base (2)


Data W arehouse Basic Componen ts Operational Data Operational Systems Extraction Working Area Integration Data Wareh ouse Data W arehouse Area Business Oriented Process Data Mart Area

R1

R2 RP T

R3

D M

D M WB Staging ETL

D M

S emantic Layer Reporting Tools Analysis/Reports

Transactionnel
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Les Constituants de base (3)


Data Warehouse Overview
Universe/Object s Business Views
Design in/Win Inventory Cost & Duty

Oracle D atabase s For Datawarehouse

Sales Billing

Cash Appl

Reports Gr aphs

Definition A dministration Sec ur ity SQ L Bypa ss Web /Intra net

Standard Reports Customized Queries Ad-Hoc Queries

Matrix es A nalysis Ale rts ...

D atabase by IT Expert U niverse by IT Expert Queries by U sers

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Les valeurs ajoutes d un DW Utiliser linformation comme avantage comptitive largir sa base de clients/part du march Amliorer le service et la qualit des produits Rduire les dlais Augmenter le revenu Rduire les cots Augmenter les profits

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Questions

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