MICROSOFT ACCESS Modulul 5 (ECDL)

Obiective:
Noiuni generale Prezentarea aplicaiei Lansarea i nchiderea programului Proiectarea structurii bazei de date Operaii cu tabele Crearea formularelor Crearea cererilor Crearea rapoartelor

La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele: Lansarea i nchiderea programului Crearea i deschiderea unei baze de date Crearea, salvarea i editarea tabelelor Comutarea ntre modurile de vizualizare Operaii principale cu nregistrrile unei tabele Formatarea tabelelor Definirea relaiilor Sortarea i filtrarea datelor Operaii cu cereri Operaii cu formulare Operaii cu rapoarte

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

Lecia 1
Obiectivele leciei
Noiuni generale Prezentarea aplicaiei Lansarea i nchiderea programului Proiectarea structurii bazei de date Operaii cu tabele Operaii cu datele tabelelor Crearea relaiilor ntre tabele Sortarea, filtrarea i indexarea datelor
La sfritul acestei lecii va trebui s tii urmtoarele: Lansarea si inchiderea programului Crearea si deschiderea unei baze dedate Crearea, salvarea si editarea tabelelor Comutarea intre modurile de vizualizare Operatii principale cu inregistrarile unei tabele Formatarea tabelelor Definirea relatiilor Sortarea si filtrarea datelor

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

DEFINIREA TERMENILOR
O baz de date reprezint o colecie de date nrudite, care se refer la un anumit subiect sau obiectiv, mpreuna cu instrumentele folosite pentru manipularea acestor date. O baza de date conine urmtoarele elemente: Tabelul (table) colecie de date nrudite, stocate pe linii i coloane; Cmpul (field) coloana din cadrul tabelului, care reprezint cea mai mic unitate de date din cadrul bazei de date.

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

nregistrarea (record) linia din cadrul tabelului. Linia este compus din cmpuri i conine toate datele referitoare la un anumit element (dimensiuni, culori, greuti i alte caracteristici). Obiect (object) component individual Access, cum ar fi un tabel, un formular, o interogare sau un raport. Formular (form) un obiect Access care afieaz informaiile dintr-un tabel ntr-un format diferit de cel al tabelului (altfel dect pe linii sau coloane). Interogare (query) Un obiect Access care stocheaz ntrebri cu privire la datele stocate n baza de date. Raport (report) Un obiect Access care stocheaz detalii pentru afiarea sau tiprirea datelor n mod organizat. Fr a-i propune s schieze o metodologie sau s stabileasc reguli, acest capitol ncearc s puncteze etapele principale ale dezvoltrii de aplicaii de baze de date i s exemplifice utilizarea unor instrumente specifice i va aborda proiectarea modelului conceptual. Dezvoltarea de aplicaii de baze de date de mari dimensiuni este n acelai timp un fapt banal, dar i un fapt extraordinar. Banalitatea const n faptul c un procent semnificativ din efortul de dezvoltare de aplicaii se ndreapt spre acest domeniu. Extraordinarul se leag de complexitatea deosebit a acestor aplicaii, care implic echipe mari de proiectani, necesit att experien n domeniu ct i adaptarea la condiii mereu noi. i nu n ultimul rnd, reprezint o mare responsabilitate. Cu toate c industria de software cunoate o adevrat explozie, cu toate c suntem literalmente bombardai cu sute i sute de aplicaii din ce n ce mai complexe i mai specializate, nc nu a fost inventat un pachet software care s satisfac necesitile generale ale unei ntreprinderi. Chiar dac ne restrngem preteniile la partea numit de obicei de gestiune economic, un astfel de software nu se ntrezrete la orizont, cu toate c n linii mari, toate ntreprinderile funcioneaz pe aceleai principii. Exist pachete de gata care satisfac anumite nevoi specifice dar, la noi ca i n alte pri, elemente specifice primeaz i n consecin marea majoritate a ntreprinderilor prefer s-i construiasc la comand sistemul informatic. Aceast abordare implic ns un efort substanial i nu lipsit de riscuri. n rile cu o economie normal procesul se desfoar cam n felul urmtor. n primul rnd, compania i evalueaz la modul general nevoile informatice i posibilitile organizatorice i financiare. Apoi se angajeaz o firm specializat de consultan care, pe baza unei expertize, stabilete cu mai mare precizie cerinele i posibilitile, dup care sugereaz un numr de propuneri. Acestea se refer att la principiile tehnologice de baz ct i la costurile evaluate i ealonarea lor n timp. Acum ncepe o nou iteraie. Compania analizeaz propunerile i alege una dintre ele (sau o combinaie din mai multe) i se trece la treab. Treaba const de obicei i n acest caz n contactarea unei tere firme (de consultan i integrare) care va prelua contractual sarcini, ncepnd cu proiectarea de ansamblu a sistemului, achiziionarea echipamentelor i a soft-ului de baz, i terminnd cu training, asisten tehnic, mentenan hard i soft. etc. Sunt foarte rare situaiile cnd o companie poate s-i permit s realizeze toate acestea prin fore proprii. Explicaia este extrem de simpl, n perspectiv occidental: banii. A plti la modul permanent oameni cu o foarte nalt calificare i experien n domeniu este un lux pe care foarte puini i-l pot permite, mai ales cnd nu informatica este obiectul afacerii. Ideea este de a pstra doar o echip restrns care s asigure exploatarea i ntreinerea curent a sistemului informatic, pentru activitile speciale apelnd la competene externe, orientate pe problem. Revenind la realitatea economic romneasc, constatm c lucrurile stau cu totul altfel. Scenariile clasice corespund situaiilor tipice: ntreprinderea

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

(organizaia) are sau nu are bani. Dac nu are, se pornete de la o evaluare de genul urmtor: Cam de cte calculatoare am avea nevoie ca s.... Rspunsul e ceva de genul De vreo.... Se cumpr de regul cele mai ieftine calculatoare, se face rost de un om i se trece la treab. Se constat c s-a investit aiurea, se ncearc o crpeal (pardon, patch), etc, i n cele din urm se pierd doi ani i o groaz de bani. Dac organizaia are bani, singura diferen este c se face o licitaie, se ncaseaz un mic avans i se trece la treab, ca i n cazul precedent. Capitolul acesta nu i propune s te fac un expert n domeniu. Ceea ce se ncearc este doar s sugereze care este n mare problematica dezvoltrii de aplicaii de baze de date de dimensiuni mari, medii sau mici (la nivel de ntreprindere sau la nivel departamental) i care sunt principalele categorii de instrumentele care se pot utiliza. Este de fapt o ncercare de sintez bazat att pe experiena proprie n domeniu (ntr -o mare ntreprindere) ct i pe ansa de a cunoate i de a testa un numr relativ mare de produse software moderne destinate acestui scop.

GENERALITI
Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un mecanism al crui principiu fundamental const, la modul cel mai general, n aa-zisa abstractizare a datelor stocate pe suport. Exist trei nivele de abstractizare, corespunznd celor trei modele ale datelor: fizic, conceptual i logic. Modelul fizic (sau intern) privete datele aa cum sunt ele stocate pe suport i reprezint nivelul zero al abstractizrii; Modelul conceptual privete datele prin semnificaia lor real; Modelul logic (sau extern) privete datele prin prisma utilizatorului final.

Pentru o baz de date pot exista mai multe modele logice, n funcie de diversele categorii posibile de utilizatori finali. Mecanismele de proiecie ntre aceste nivele asigur ceea ce se cheam de obicei independena de date, adic stabilitatea aplicaiilor la modificri n modul fizic de stocare a datelor. Proiectarea aplicaiilor de baze de date implic din aceast perspectiv dou etape iniiale extrem de importante: proiectarea logic i respectiv implementarea fizic a modelului de date. Modelul de date formeaz fundaia ntregului sistem de aplicaii ce va exploata baza de date. Proiectarea logic ( logical design) se refer la stabilirea modelului conceptual al bazei de date care este n mare msur independent de SGBD-ul particular care va fi utilizat. Rezultatul acestei etape a proiectrii este un document care va cuprinde definiia detaliat a structurilor de date ce vor fi implementate mpreun cu toate elementele de semantic asociate ac estor structuri. Implementarea fizic (physical implementation) const n transpunerea pe SGBD-ul specific a modelului conceptual realizat n etapa anterioar. Concretizarea acestei etape const ntr-un script (o list de comenzi) realizat n limbajul de descriere a datelor (DDL Data Description Language) utilizat de SGBD-ul ales. Rolul acestuia este s creeze i s iniializeze baza de date cu structurile corespunztoare celor descrise n etapa anterioar. Acest script se mai numete schema bazei de date i va fi utilizat ca referin n proiectarea aplicaiilor propriu-zise. Aceast etap este extrem de complex i de important, deoarece ea stabilete o serie de elemente care vor influena funcionalitatea, extensibilitatea i, ntr-o destul de mare msur, performana ansamblului de aplicaii care va fi dezvoltat.

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

Metoda cea mai utilizat n aceast etap este cea a diagramelor Entitate - Relaie (ER Entity-Relationship). Principalii pai ai proiectrii sunt prezentai pe scurt n continuare.
CULEGEREA INFORMAIILOR

Primul pas n crearea unei baze de date este nelegerea perfect a activitii care urmeaz s fie modelat. Analiza se face desigur la faa locului i implic stabilirea exact a obiectivelor activitii modelate, a obiectivelor specifice care se urmresc prin implementarea sistemului, a regulilor care guverneaz afacerea i care se cer impuse sistemului informatic. Se urmrete n acest scop funcionarea sistemului existent (fie manual, fie deja informatizat n parte) i se discut cu managerii i utilizatorii finali ai viitorului sistem. Iat un set de ntrebri uzuale n aceste interviuri: Care sunt obiectivele activitii, sau ale ntreprinderii n general? Cum ar trebui s se concretizeze acestea n obiective pentru sistemul informatic? Care sunt intrrile i ieirile sistemului. Ce rapoarte trebuie obinute i ct de des? Cum vor fi introduse datele i cum vor fi ntreinute? De ctre cine? Ce alte prelucrri se cer realizate?

Care sunt entitile (lucruri, persoane, concepte, etc.) care vor fi descrise n baza de date? Ce relaii exist ntre diferitele entiti descrise n baza de date? Care sunt regulile comerciale care trebuie respectate n mod obligatoriu de viitorul sistem ? Ce se ateapt de la aplicaiile ce urmeaz a fi proiectate i care sunt performanele acceptabile n care ar trebui s se ncadreze? Care este volumul estimativ al datelor ce vor fi stocate? Care va fi frecvena actualizrilor?

Ct de repede trebuie s fie capabil sistemul s regseasc sau s actualizeze informaiile? Desigur, acest proces este iterativ pe vertical (pornind de la managementul ntreprinderii i terminnd cu personalul direct implicat) ct i n timp (dup o prim aproximare se trece la elemente mai concrete). Rezultatul acestui prim pas trebuie s fie o specificare a cerinelor, concretizat poate ntr-un set de notie sau poate ntr-o documentaie formal. Indiferent de forma concret este de reinut c aceast specificare a cerinelor este, inevitabil, provizorie. Practica demonstreaz c paii urmtori ai proiectrii vor aduce elemente noi, uneori extrem de importante. S considerm pentru exemplificare o firm imaginar (s-i spunem Fictiv Comp), a crei activitate se refer la comercializarea de tehnic de calcul. Vom considera un model mult simplificat al acestei activiti, i vom presupune c n urma acestei etape de analiz s-au identificat urmtoarele reguli de funcionare: 1. Afacerile firmei constau din vnzarea unei linii de produse. 2. CLIENII lanseaz COMENZI pentru unul sau mai multe PRODUSE.

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

3. Preurile PRODUSELOR se pot modifica. CLIENII pltesc preul actual din momentul n care au lansat COMANDA. 4. Informaiile despre COMENZI reprezint principala intrare a sistemului. Ieirile sistemului sunt reprezentate de facturi, rapoarte sptmnale de vnzri i situaia lunar a comisioanelor. 5. Compania are un personal format din ANGAJAI care lucreaz la anumite DEPARTAMENTE. Fiecare DEPARTAMENT este condus de un ANGAJAT. Un ANGAJAT poate conduce cel mult un DEPARTAMENT. 6. ANGAJAII sunt pltii printr-un salariu lunar, plus eventuale comisioane. Nici un salariu nu poate fi mai mic de 200.000 lei sau mai mare de 700.000 lei. 7. COMENZILE sunt preluate de ANGAJAI de la DEPARTAMENTUL Desfacere. Pentru o COMAND preluat se pltete un comision. Valoarea acestuia este un procent din valoarea comenzii i este specific angajatului. 8. CLIENII pot comanda doar PRODUSE din catalogul de produse. 9. Un PRODUS poate fi comandat doar ntr-un numr ntreg (>1) de uniti. Pot exista desigur mult mai multe reguli. De exemplu: ce informaii particulare trebuie memorate pentru clieni, angajai, comenzi, produse, etc.
IDENTIFICAREA ENTITILOR

Entitile reprezint abstractizri ale lucrurilor reale, fie ele concrete sau imateriale. Ele pot corespunde unor persoane, obiecte, locuri, documente, concepte, etc. Ceea ce intereseaz n proiectarea unei baze de date sunt doar tipurile de entiti implicate n activitatea modelat. Identificarea acestora i corecta lor evideniere este o problem care ine n mare msur de experiena i chiar de flerul proiectantului. Cu toate acestea, cteva reguli pot fi folositoare. Simplitatea este cea mai important. Este preferabil s lucrm cu mai puine entiti dect cu prea multe, deoarece pe parcursul dezvoltrii proiectului cele omise i vor cere cu siguran drepturile, n schimb cele inutile nu vor cere explicit s fie excluse, complicnd i mai mult o activitate care numai de complexitate nu duce lips. O alt regul de bun sim este denumirea lor ct mai clar i sugestiv, deoarece aceste nume tind s se perpetueze pn n detaliile aplicaiilor. n exemplul privind lista (parial) a regulilor activitii firmei Fictiv Comp am notat cu majuscule posibilele entiti: CLIENT, ANGAJAT, DEPARTAMENT, COMAND, PRODUS. S-ar fi putut considera o entitate PERSOAN care s grupeze att angajaii firmei ct i clienii care sunt persoane fizice, s-ar fi putut considera entiti separate pentru efi, sau diverse alte entiti, dar regula simplitii ne spune c gruparea selectat este pertinent. Excesul de detalii este duntor la acest nivel, deoarece explozia complexitii care urmeaz n urmtoarele etape poate face proiectul imposibil de stpnit.
DETERMINAREA RELAIILOR

Este evident c entitile nu pot cuprinde singure ntreaga informaie ce trebuie administrat i nici nu pot fi concepute ca insule informaionale. O bun parte din informaia semnificativ legat de activitatea modelat se afl tocmai n relaiile care exist ntre entiti. De pild faptul c anumii angajai lucreaz la un anumit departament este o informaie util i de fapt se refer la o astfel de relaie ntre entitile ANGAJAT i DEPARTAMENT. (Atenie la terminologie: se folosete adesea sinonimul asociere

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

pentru a evita suprancrcarea cu semnificaii a termenului relaie, care n teoria modelului relaional este sinonim cu tabel.) Dou observaii: 1. Pot exista relaii definite pe o entitate; 2. Relaiile ntre entiti nu sunt de regul simetrice. n cadrul exemplului privind Fictiv Comp relaiile sugerate apar scrise legat. Lista lor ar putea fi urmtoarea: a. CLIENT lanseaz COMANDA; b. COMANDA este_pentru PRODUS; c. ANGAJAT preia COMANDA; d. ANGAJAT lucreaz_la DEPARTAMENT; e. ANGAJAT conduce DEPARTAMENT. Subliniez nc o dat c relaiile ntre entiti poart informaie util n egal msur ca i entitile. Denumirile sugestive sunt chiar mai importante dect la entiti, avnd n vedere c ntre aceleai dou entiti pot exista mai multe relaii (vezi cazul ANGAJAT DEPARTAMENT) i c relaiile nefiind simetrice poart adesea dou nume (de pild ANGAJAT conduce DEPARTAMENT i respectiv DEPARTAMENT este_condus_ de ANGAJAT).
CARDINALITATEA RELAIILOR

La modul teoretic, se poate vorbi despre relaii ntre oricte entiti, dar n mod practic nu se lucreaz dect cu relaii binare (numai ntre dou entiti) i m voi referi n continuare doar la acest tip de relaii. Este important de subliniat faptul c relaiile ntre entiti leag ntre ele ocurene ale entitilor, adic realizri, concretizri, cazuri particulare ale acestora. O chestiune extrem de important este clasificarea lor n funcie de cardinalitatea lor. Sau, altfel spus, de numrul ocurenelor entitilor ce pot fi legate prin relaia respectiv. Exist trei clase principale de relaii: relaii one-to-one (1 la 1) relaiile de acest tip leag o ocuren a unei entiti cu cel mult o ocuren a celeilalte entiti. Exemplul cel mai elocvent este cel al relaiei ANGAJAT conduce DEPARTAMENT. Poate exista un singur angajat care s conduc un departament. De notat i faptul c relaiile one-to-one nu implic bijectivitatea (nu orice angajat trebuie s fie neaprat ef). Relaii one-to-many (1 la mai multe) este cazul cel mai comun. O ocuren a primei entiti poate fi legat cu zero, una sau mai multe ocurene ale celei de-a doua entiti. Privite invers, aceste relaii se cheam many-to-one. Exemple de astfel de relaii ar fi CLIENT plaseaz COMANDA: un client poate s lanseze mai multe comenzi (dar poate s nu lanseze nici una). Relaia ANGAJAT lucreaz_la DEPARTAMENT este de asemenea o relaie de acest tip (many-toone). O alt denumire larg rspndit pentru astfel de relaii este Master-Detail. Uneori se consider ns c este vorba despre un caz particular al relaiilor one-tomany: orice ocuren a entitii many (sau detail) se cere a fi legat cu exact o ocuren a entitii one (sau master). Relaii many-to-many (mai multe la mai multe) n acest caz, orice ocuren a unei entiti poate fi legat cu mai multe ocurene ale celeilalte entiti i reciproc. Exemplul din cazul firmei Fictiv Comp este relaia COMANDA pentru PRODUS: o comanda poate s se refere la mai multe produse iar un produs poate s apar n mai multe comenzi. Astfel de relaii nu pot fi manipulate direct n

CONCEPTE ALE BAZELOR DE DATE

cadrul modelului relaional i este indicat s fie descompuse n relaii 1 la mai multe i/sau 1 la 1. De obicei aceast descompunere se face prin introducerea unei entiti noi (n cazul de fa se poate introduce entitatea LINIE, care s conin da te referitoare la fiecare poziie a comenzii). Este de notat i un aspect semantic: fiecare latur a relaiei poate fi obligatorie sau opional. De pild: orice comand trebuie s corespund unui client. ns nu este obligatoriu ca un client s aib comenzi. De cele mai multe ori partea one este obligatorie, dar exist excepii (Exemplu: relaia preia).
DETERMINAREA TABELELOR

Modelul relaional se bazeaz pe o modalitate unic de stocare att pentru entiti ct i pentru relaii ntre acestea: totul se stocheaz n tabele. Primul pas n determinarea tabelelor este deci foarte clar: fiecrei entiti i va corespunde o tabel. Dac numele entitilor a fost judicios stabilit, este de dorit ca tabele s pstreze numele entitilor. Totui, numele prea lungi nu sunt de dorit: tabela corespunztoare entitii DEPARTAMENT o voi numi DEPT. Problemele apar la stabilirea tabelelor care s stocheze relaiile. Teoretic, orice relaie poate fi stocat ntr-o tabel separat (care s conin cheile prin care se face legarea liniilor), dar la modul practic se recurge adesea la combinarea n aceeai tabel a informaiilor referitoare la o entitate cu informaii corespunztoare unei relaii. Este din nou un pas n care experiena i flerul proiectantului are un cuvnt greu de spus. Cteva repere pot fi stabilite pe baza unei analize a cardinalitii relaiilor: relaii one-to-one de obicei n aceste situaii relaia este stocat ca un atribut al uneia dintre entiti. De pild n cazul relaiei conduce, soluia optim este ca tabela DEPT s stocheze i informaia legat de eful ei. Este posibil i ca informaia de legtur s fie stocat n tabela ANGAJAT (dar este nerentabil, pentru cei mai muli angajai aceast informaie lipsete). relaii one-to-many i n acest caz se recurge de regul la stocarea informaiei de legtur ntr-una dintre tabele (de obicei cea aflat pe poziia many). Decizia depinde i de gruparea relaiilor. n exemplul nostru, entitatea COMANDA se afl n poziia many pentru dou relaii (plaseaz i preia), deci este preferabil ca tabela care-i corespunde s preia ambele relaii. relaii many-to-many de data aceasta soluia este definirea unei tabele separate care s preia informaiile de legtur. Procesul de normalizare va tinde (aa cum se va vedea) s mute i alte atribute ale tabelelor n tabela relaiei aa c se va ajunge pn la urm tot la descompunerea relaiei prin introducerea unei noi entiti.
DEFINIREA COLOANELOR

Dac s-a stabilit modul de stocare a relaiilor ntre entiti, acest pas nu pune probleme speciale. Raportul privind specificarea cerinelor ofer informaii suficiente pentru acest pas. Din nou se cere mult atenie la stabilirea unor denumiri sugestive pentru coloane i la stabilirea unei modaliti consistente i uniforme de notare (nu datorit unor constrngeri formale, ci pentru a asigura proiectului un plus de claritate). De pild se pot folosi nume unice pentru aceeai informaie, sau se pot utiliza prefixe stabilite pe baza numelor tabelelor.

PREZENTAREA APLICAIEI
ALEGEREA CHEILOR PRIMARE

Unul dintre principiile fundamentale ale modelului relaional este unicitatea liniilor unei tabele. O coloan sau o combinaie de coloane care identific n mod unic o linie este numit cheie primar a tabelei. Exist situaii n care exist mai multe astfel de coloane sau combinaii de coloane. n aceste cazuri cheia primar este aleas n funcie de relevana lor n cazul specific al activitii modelate. Celelalte chei posibile se cheam chei candidate. Atributul unei tabele care ia valori din domeniul unei chei primare a altei tabele se numete cheie strin (stocarea relaiilor ntre entiti se face prin perechi formate dintr-o chei primar i o cheie strin). n practic se evit n cele mai multe situaii cheile primare formate din mai multe coloane n cazul tabelelor corespunztoare unor entiti (aa-numitele nomenclatoare), prin introducerea unui cod anume creat care s joace rolul de cheie primar (de pild marca pentru angajai, codul pentru produse, etc). Este important n acest caz s se stabileasc o metodologie unitar i coerent de codificare, deoarece o codificare defectuas poate crea probleme enorme n exploatarea bazei de date. Exist mai multe metode rspndite, de cele mai multe ori bazate pe o combinaie de informaii, cum ar fi de pild o liter corespunztoare unei anumite clasificri cu un cod numeric care s foreze unicitatea. O tehnic util este stabilirea unei aa-numite cifre de control, generat pe baza unui algoritm, astfel nct riscurile de a introduce un cod greit (care s cad peste unul existent) s fie ct mai mici.
NORMALIZAREA

Chiar dac toate etapele de pn aici au fost parcurse cu maxim atenie, exist un numr de probleme care pot s apar n cazul unor operaii de actualizare n baza de date, probleme care risc s compromit integritatea datelor. Este vorba despre aa-zisele anomalii de actualizare, datorate dependenelor funcionale nedorite. Evitarea acestor anomalii se face printr-un proces numit normalizare, avnd o fundamentare formal riguroas.

PREZENTAREA APLICAIEI
MICROSOFT ACCESS este un program de gestionare a bazelor de date folosit pe scar larg de milioane de utilizatori. Rolul principal al acestui program este de a accesa i de a stoca datele. Una din cele mai apreciate caliti ale acestui program este interfaa grafic uor de neles care permite crearea interogrilor, formularelor i a rapoartelor, facilitate care lipsete din multe alte programe de acest gen.

LANSAREA I NCHIDEREA PROGRAMULUI

LANSAREA PROGRAMULUI
Apei butonul START i din meniul PROGRAMS alegi opiunea Microsoft Access.

PROIECTAREA STRUCTURII BAZEI DE DATE NCHIDEREA UNEI APLICAII BAZE DE DATE

Din meniul FILE vei alege opiunea CLOSE.

NCHIDEREA PROGRAMULUI
Din meniul FILE vei alege opiunea EXIT.

PROIECTAREA STRUCTURII BAZEI DE DATE

Primul pas n proiectarea unei baze de date trebuie s fie analiza obiectivului urmrit. Ce informaii vei stoca? Cine le va utiliza? Atunci cnd ai o imagine clar asupra a ceea ce urmeaz s fac baza de date poi trece la pasul doi.

CREAREA UNEI BAZE DE DATE

Crearea unei baze de date noi se poate face utiliznd opiunile casetei de dialog Microsoft Access care apare n momentul n care lansezi aplicaia sau utiliznd comanda New din meniul File. Crearea unei baze de date prin intermediul casetei de dialog Microsoft Access presupune parcurgerea urmtoarelor etape: Lanseaz n execuie programul Access; Programul afieaz caseta de dialog prezentat n imaginea urmtoare. n acest punct poi alege s deschizi o baz de date deja existent, s creezi o nou baz de date goal sau s lansezi Database Wizard. Pentru cea de a doua opiune selecteaz Blank Access Database.

10

PROIECTAREA STRUCTURII BAZEI DE DATE

Se deschide caseta de dialog File New Database n care introduci numele bazei de date.

Apas butonul CREATE i n acest moment baza de date va fi creat iar pe ecran apare fereastra corespunztoare acestei baze de date.

Crearea unei baze de date utiliznd comanda New din meniul File presupune parcurgerea urmtoarelor etape: Alege din meniul FILE opiunea NEW; n caseta de dialog NEW selecteaz pictograma DATABASE i se apas butonul OK.

11

PROIECTAREA STRUCTURII BAZEI DE DATE

n caseta de dialog FILE NEW DATABASE alege unitatea de disc i folder-ul n care vrei s creezi baza de date i specific numele bazei de date.

Apei pe butonul CREATE

Not: Fiierele de tip Microsoft Access au extensia *.MDB.

DESCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE EXISTENTE

Pentru a deschide o baz de date creat anterior trebuie s parcurgi urmtorii pai: Selecteaz din meniul FILE, opiunea OPEN. Dac fiierul nu este n folder-ul curent caut folder-ul n care a fost salvat anterior baza de date. Execut dublu clic pe fiier sau selecteaz-l i apas butonul OPEN pentru a-l deschide.

n Microsoft Access 2000, butonul OPEN din caseta de dialog OPEN are o list derulant:

12

OPERAII CU TABELE

date;

OPEN READY-ONLY mpiedic salvarea modificrilor din baza de

OPEN EXCLUSIVE mpiedic alt utilizator s lucreze cu baza de date pe care ai deschis-o; OPEN EXCLUSIVE READY-ONLY aplic ambele restricii.

OPERAII CU TABELE
CREAREA TABELELOR
Pentru a crea un tabel, urmeaz urmtorii pai: n fereastra DATABASE, execut dublu-clic pe opiunea Create Table in Design View. Se deschide modul de vizualizare Table Design.

Tasteaz un nume de cmp n primul rnd din coloana Field Name, apoi apas tasta TAB pentru a trece n coloana Data Type.

13

OPERAII CU TABELE

Cnd treci la coloana Data Type, apare o list derulant. Deschide lista derulant i selecteaz un tip de cmp (vezi seciunea Tipuri de date i formate). Not: 1. Numele cmpurilor din Access pot avea o lungime de cel mult 64 de caractere i pot conine spaii precum i alte caractere, cu excepia punctului (.), a semnului de exclamaie (!), a accentului grav (`) sau a parantezelor drepte. Not: 2. Evit simbolurile $, % sau # n numele de cmpuri, pentru c unele dintre acestea au anumite semnificaii n programul Access. Apas tasta TAB pentru a trece n coloana Description i introdu o descriere a cmpului (operaie facultativ). n jumtatea inferioar a casetei de dialog, vezi panoul Field Properties pentru tipul de cmp pe care l-ai selectat. Poi face orice modificri doreti (vezi seciunea Tipuri de date i formate). Dac ai mai multe cmpuri de introdus, repet paii anteriori. Execut clic pe butonul CLOSE (X) al ferestrei Table Design.

Cnd eti ntrebat dac vrei s salvezi modificrile operate n tabel, execut clic pe Yes. Apare caseta de dialog Save As.

Tasteaz un nume pentru tabel n caseta Table Name i apoi execut clic pe OK.

14

OPERAII CU TABELE
n final, tabelul va aprea n fereastra DATABASE, n seciunea TABLES.

Datele care vor fi coninute de acest tabel se introduc n felul urmtor: Execui dublu-clic pe numele tabelului. Acesta se va deschide n modul de vizualizare Datasheet View. Vei introduce datele n coloanele corespunztoare conform tipului ales pentru cmpul respectiv.

SALVAREA TABELELOR
Etape: SAVE Vei alege din meniul FILE opiunea SAVE sau vei apsa pe butonul de pe bara de instrumente standard.

Pe ecran va aprea caseta SAVE AS n care vei specifica numele tabelei i n final vei apas OK.

15

OPERAII CU TABELE
Not: Vizualizarea ulterioar i modificarea structurii unui tabel se va face prin selectarea acestuia i apsarea pe butonul DESIGN.

Creeaz baza de date PERSONAL.DBF care s conin tabela SALARIATI cu urmtoarea structur:

Tabela SALARIATI va avea coninutul afiat pe pagina anterioar.

TIPURI DE DATE

Fiecare cmp trebuie s fie de un anumit tip, pentru ca Access s tie cum s-i trateze coninutul. Tipurile sunt urmtoarele: TEXT secven simpl de caractere care poate include cifre, litere i simboluri. Un cmp text poate conine pn la 255 de caractere. MEMO text simplu, obinuit, exceptnd faptul c nu stabileti o lungime maxim de cmp, aa c poi tasta aproape orice cantitate de text (64.000 de caractere). NUMBER destinat pentru valori ntregi sau fracionare.

16

OPERAII CU TABELE
DATE/TIME o dat calendaristic sau o or. CURRENCY un numr formatat ca o valoare monetar.

AUTONUMBER Access l completeaz automat cu numere consecutive, pentru fiecare nregistrare. YES/NO poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sau ON/OFF. OLE OBJECT cmp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate fi legat sau inserat. HYPERLINK o legtur la o locaie Web. LOOKUP WIZARD i permite s creezi o list selectnd o valoare din alt tabel sau lista de valori ntr-o caset combinat, pentru fiecare nregistrare. Este o caracteristic avansat.
TIPURI DE FORMATE

n afar de tipul su, fiecare cmp are opiuni de formatare pe care le poi configura. Acestea apar n jumtatea inferioar a casetei de dialog, n zona Field Properties. Opiunile de formatare se modific n funcie de tipul cmpului. Cele mai importante tipuri de formate: FIELD SIZE Numrul maxim de caractere pe care-l poate introduce un utilizator n acest cmp (se aplic doar cmpurilor de tip Text). FORMAT O list derulant cu formatele disponibile pentru acel tip de cmp. De asemenea, poi crea formate personalizate. DECIMAL PLACES Pentru cmpurile numerice, poi stabili numrul implicit de poziii zecimale pe care le poate afia un numr. DEFAULT VALUE Dac, n mod obinuit, un cmp conine o anumit valoare, poi introduce acea valoare aici pentru a economisi timp. Va aprea n fiecare nou nregistrare i vei putea s o nlocuieti n rarele ocazii cnd nu este valabil. REQUIRED Alege YES i NO pentru a comunica programului ACCESS dac i se permite unui utilizator s lase acel cmp necompletat.
STABILIREA CHEII PRINCIPALE

Fiecare tabel ar trebui s aib cel puin un cmp a crui valoare este unic pentru fiecare nregistrare (cmp cheie principal). Acest cmp este util pentru a identifica n mod unic fiecare nregistrare. Pentru a stabili o cheie principal trebuie s parcurgi urmtorii pai: Deschide tabelul afind structura acestuia. Selecteaz cmpul care vrei s fie cheie principal. Alege din meniul EDIT opiunea PRIMARY KEY.

17

OPERAII CU TABELE COMUTAREA NTRE MODURILE DE VIZUALIZARE DESIGN I DATASHEET

Cnd lucrezi cu tabele, sunt disponibile dou moduri de vizualizare: DESIGN i DATASHEET. O metod simpl de a comuta ntre ele este executarea unui clic pe sgeata orientat n jos de lng butonul VIEW de pe bara de instrumente. Apoi selecteaz modul de vizualizare dorit din lista derulant care apare.

O alt metod de a comuta ntre modurile de vizualizare este urmtoarea: Deschide meniul VIEW. Selecteaz TABLE DESIGN sau DATASHEET, n funcie de modul de vizualizare n care vrei s comui.

EDITAREA TABELELOR
Dup crearea tabelelor, acestea pot fi modificate ulterior efectund operaiile de mai jos.
ADUGAREA CMPURILOR

Poi aduga un cmp n modul de vizualizare TABLE DESIGN astfel: Execut clic pe selectorul de nregistrri (ptratul gri de la stnga numelui cmpului) pentru a selecta cmpul n faa cruia doreti s apar noul cmp. Selecteaz din meniul INSERT opiunea ROW sau apas tasta INSERT. Apare un rnd gol n lista FIELD NAME. Introdu un nume, un tip, o descriere i celelalte informaii legate de formatare.

18

OPERAII CU TABELE
TERGEREA CMPURILOR

Etape: mod. Comut n modul de vizualizare TABLE DESIGN, dac nu eti n acest Selecteaz un cmp.

Din meniul EDIT selecteaz opiunea DELETE ROWS sau apas tasta DELETE.
ASCUNDEREA CMPURILOR

Dac nu vrei s utilizezi un cmp la un moment dat, dar vei avea nevoie de el mai trziu, este mai bine sa l ascunzi dect s-l tergi. Ascunderea unui cmp are dou avantaje: Dac ai introdus nregistrri, poi pstra toate datele pe care le-ai introdus n acel cmp. Proprietile cmpului, pe care le-ai configurat atunci cnd ai creat cmpul, rmn neschimbate, aa c nu trebuie s le introduci din nou. Ascunderea unui cmp se face astfel: Comut n modul de vizualizare DATASHEET, dac nu eti n acest mod. Selecteaz cmpurile pe care vrei s le ascunzi.

Selecteaz din meniul FORMAT opiunea HIDE COLUMNS, sau execut clic-dreapta pe coloanele respective i selecteaz HIDE COLUMNS. Coloanele dispar. Pentru a face s reapar coloanele trebuie s parcurgi paii urmtori: Selecteaz din meniul FORMAT opiunea UNHIDE COLUMNS. Apare caseta de dialog UNHIDE COLUMNS. Cmpurile care au semn de bifare lng ele nu sunt ascunse; cmpurile fr semn de bifare sunt ascunse.

Execut clic pe caseta de validare a fiecrui cmp pe care vrei s-l reafiezi.

19

OPERAII PRINCIPALE CU DATELE TABELELOR

TERGEREA TABELELOR

Execut clic pe butonul CLOSE.

Etape: n fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect TABLES. Selecteaz tabelul pe care vrei s-l tergi.

Selecteaz din meniul EDIT opiunea DELETE sau apas tasta DELETE.

Apare un mesaj care te ntreab dac eti sigur c vrei acest lucru. Execut clic pe YES.

OPERAII PRINCIPALE CU DATELE TABELELOR

INTRODUCEREA NREGISTRRILOR

Etape: Execut clic n celula n care vrei s introduci date i tasteaz-le. Apas tasta TAB pentru a trece la cmpul urmtor i tasteaz noua valoare.

Continu s apei tasta TAB pn cnd ajungi la ultimul cmp. Cnd apei tasta TAB n ultimul cmp, punctul de inserare se mut n primul cmp din urmtorul rnd, unde poi ncepe o nou nregistrare. Continu s introduci nregistrri pn termini.

20

OPERAII PRINCIPALE CU DATELE TABELELOR

DEPLASAREA NTR-UN TABEL

Principalele scurtturi de la tastatur care se utilizeaz pentru deplasarea n interiorul unui tabel sunt: Explicaie Cmpul urmtor Cmpul anterior Ultimul cmp din nregistrare Primul cmp din nregistrare Acelai cmp din urmtoarea nregistrare Acelai cmp din nregistrarea anterioar Acelai cmp din ultima nregistrare Acelai cmp din prima nregistrare Ultimul cmp din ultima nregistrare Primul cmp din prima nregistrare
TIPRIREA UNUI TABEL

Scurttura TAB SHIFT+TAB END HOME CTRL+ CTRL+ CTRL+END CTRL+HOME

Pentru tiprirea unui tabel ai la dispoziie dou variante: Prima variant: Deschide tabelul. de pe bara de instrumente.

Execut clic pe butonul PRINT Tabelul este tiprit. Cea de a doua variant:

Alege din meniul FILE opiunea PRINT. n caseta de dialog PRINT configureaz opiunile de tiprire.

NLOCUIREA CONINUTULUI UNEI CELULE

Etape: Selecteaz celula executnd clic pe aceasta. (dac vrei s fie selectat ntregul coninut, poziioneaz indicatorul mouse-ului pe marginea din stnga a celulei astfel nct indicatorul s devin un semn +, apoi execut clic). Tasteaz noile date care le nlocuiesc pe cele vechi.

21

OPERAII PRINCIPALE CU DATELE TABELELOR

SELECTAREA NREGISTRRILOR

n afar de selectarea anumitor celule dintr-o nregistrare, dac vrei s lucrezi cu o ntreag nregistrare trebuie s efectuezi operaiunea de selecie. Pentru a realiza acest lucru, executa clic pe ptratul gri de la stnga nregistrrii. ntreaga nregistrare apare evideniat (litere albe pe fond negru).

INSERAREA DE NOI NREGISTRRI

Noile nregistrri sunt inserate automat. Cnd ncepi s tastezi o nregistrare, apare un nou rnd sub ea, ateptnd o alt nregistrare, aa cum se vede n figura de mai sus. Nu poi s inserezi noi nregistrri ntre cele existente. Acestea trebuie s fie introduse la sfritul tabelului.

TERGEREA NREGISTRRILOR

Etape: Selecteaz nregistrrile pe care vrei s le tergi. Execut una din urmtoarele aciuni: Apas tasta DELETE. Selecteaz din meniul rapid opiunea DELETE RECORD Selecteaz din meniul EDIT opiunea DELETE Selecteaz din meniul EDIT opiunea DELETE RECORD.

MUTAREA I COPIEREA DATELOR

Etape: Selecteaz cmpurile, nregistrrile, celulele sau zonele de text pe care vrei s le mui sau copiezi.

22

OPERAII PRINCIPALE CU DATELE TABELELOR

Deschide meniul EDIT i selecteaz CUT (pentru mutare) sau COPY (pentru a copiere). Poziioneaz punctul de inserare acolo unde vrei s inserezi materialul copiat sau tiat. Alege din meniul EDIT opiunea PASTE.

FORMATAREA TABELELOR

MODIFICAREA LIMII COLOANELOR SAU A RNDURILOR

Una dintre cele mai uzuale metode de ajustare a limii coloanelor sau a rndurilor se efectueaz astfel: Poziioneaz indicatorul mouse-ului ntre dou nume de cmpuri (capete de coloana) sau ntre dou rnduri. Astfel nct acesta s se transforme ntr -o linie orizontal cu sgei orientate la stnga i la dreapta.

Execut clic i ine apsat butonul mouse-ului i apoi trage marginea coloanei sau a rndului. Elibereaz butonul mouse-ului n momentul n care rndul sau coloana au dimensiunea dorit.

23

CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE

MODIFICAREA FONTULUI I A DIMENSIUNII TEXTULUI

Daca vrei s modifici aspectul coninutului tabelului trebuie s parcurgi urmtorii pai: Din meniul FORMAT, alegi opiunea FONT. Apare caseta de dialog FONT.

Aplic opiunile de formatare dorite (tip, dimensiune, stil). Apei OK.

Not: Formatrile se aplic asupra ntregului coninut al tabelului.

CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE

DEFINIREA RELAIILOR
Relaia ntre dou tabele este necesar, n general, pentru construirea interogrilor care acioneaz asupra acestor table (dei relaia s-ar putea construi i cnd se construiete interogarea).
TIPURI DE RELAII:

Relaia One-To-Many Este cea mai frecvent n proiectarea bazelor de date ACCESS i are urmtoarele caracteristici: Dac T1 (Tabela CLIENTI) i T2 (Tabela Operatii) sunt dou tabele n care exist o relaie One-To-Many atunci: Tabela T1 este tabela primar iar T2 este tabela legat. Cheia de legtur din tabela primar trebuie s fie declarat cheie primar. Tabela legtur poate avea cheie primar dar diferit de cea de legtur. Fiecrei nregistrri din tabela One i corespunde 0, 1 sau mai multe nregistrri din tabela Many;

24

CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE

Fiecrei nregistrri din tabela Many i corespunde cel mult o nregistrare din tabela One. Relaia One-To-One Este utilizat mai rar n proiectarea bazelor de date ACCESS i are urmtoarele caracteristici: Cheile de legtur din ambele tabele sunt chei primare; fiecrei nregistrri din una din tabele i corespunde cel mult o nregistrare din cealalt. Una din tabele este primar iar cealalt legat. Relaia Many-To-Many - Este nerecomandat n baze de date ACCESS dar existent n realitate. Doua tabele se afl n relaia Many-to-Many dac fiecrei nregistrri din prima tabel i corespunde 0,1 sau mai multe nregistrri din a doua i invers. n ACCESS astfel de relaii pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numit de legtura (de jonciune) cu existena a dou relaii de tip One-to-Many. Pentru a putea explica modul n care funcioneaz relaiile am creat o baz de date BANCA. Aceast baz de date conine urmtoarele tabele: Tabela CLIENTI:

Aceast tabel are urmtorul coninut:

Tabela SOLD:

25

CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE

Aceast tabel are urmtorul coninut:

Tabela DENMONEDA:

Aceasta tabela are urmtorul coninut:

Tabela DENOPERATII:

Aceast tabel are urmtorul coninut:

Tabela OPERATII:

26

CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE

Aceast tabel are urmtorul coninut:

Etapele crerii relaiilor sunt: Deschizi baza de date (n cazul nostru BANCA). Din meniul TOOLS alegi opiunea RELATIONSHPS.

Pe ecran apare fereastra RELATIONSHIPS care are urmtoarea form:

27

CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE

Not: Dac caseta de dialog SHOW TABLE nu apare, apas butonul SHOW TABLE de pe bare de instrumente.

Selecteaz tabelele ntre care vrei s creezi relaii i apas butonul ADD. Aceste tabele vor fi introduse n fereastra RELATIONSHIPS. Exemplu: Creeaz n continuare o relaie One-To-Many ntre tabelele CLIENTI i OPERATII. Pentru a realiza acest lucru selecteaz n caseta de dialog SHOW TABLE cele dou tabele i insereaz-le n fereastra RELATIONSHIPS. n tabela CLIENTI selecteaz cmpul CodClient.

Poziioneaz cursorul pe cmpul CodClient (tabela CLIENTI), agat-l cu mouse-ul i trage-l peste cmpul CodClient (tabela Operatii). Pe ecran apare caseta de dialog EDIT RELATIONSHIP n care poi s specifici caracteristicile relaiei.

Aceast fereastr are urmtorii parametrii: ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY unei nregistrri din tabela primar (CLIENTI) i corespunde cel puin o nregistrare din tabela legat (OPERATII).

28

SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

CASCADE UPDATE RELATED FIELDS n acest caz, modificarea unei valori pe cmpul CodClient (din tabela CLIENTI) nseamn modificarea automat a tuturor valorilor respective i n tabela OPERATII. CASCADE DELETE RELATED RECORDS n acest caz, tergerea unei nregistrri din tabela primar presupune tergerea tuturor nregistrrilor din tabela legat. n final, vei apsa butonul RETAIONSHIPS va arta astfel: CREATE i pe ecran fereastra

Obs: n imaginea de mai sus observi c lng tabelul CLIENTI (cmpul CODCLIENT) apare cifra 1 iar lng tabelul OPERATII (cmpul CODCLIENT) apare simbolul . Aceste simboluri apar n relaiile n care caracteristica integritate referenial (ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY) este activat. Simbolul nseamn muli indicnd faptul c mai multe nregistrri din acest tabel pot s corespund unei singure nregistrri (simbolul 1) din tabelul legat. Ex: S se creeze urmtoarele relaii n baza de date BANCA:

SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

SORTAREA DATELOR
Etape: Deschide tabela pe care vrei s o sortezi; Plaseaz punctul de inserare n cmpul pe care vrei s-l sortezi.

29

SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

Execut clic pe butoanele

Sort Ascending

sau

Sort Descending nainte de sortare:

. nregistrrile sunt sortate dup cmpul selectat.

Dup sortarea dup cmpul NUME:

Not: Pentru a aranja nregistrrile n ordinea n care se aflau n momentul iniial, selecteaz din meniul RECORDS opiunea REMOVE FILTER/SORT.

FILTRAREA DATELOR
Un filtru este o restricie care se pune nregistrrilor unei tabele, unei forme sau unui raport pentru a afia doar anumite nregistrri specificate. n aceast lecie vom analiza doar filtrele la nivel de tabel. Filtrarea este util n acele cazuri n care vrei s nlturi multe nregistrri, astfel nct s poi vedea doar pe cele care te intereseaz. Filtrarea micoreaz temporar numrul de nregistrri afiate, conform criteriilor de selecie.
FILTRAREA DATELOR PRIN SELECIE

Filtrarea prin selecie este cea mai simpl metod de filtrare, dar nainte de a o utiliza, trebuie s localizezi o apariie a valorii pe care doreti s o conin nregistrrile filtrate. Pentru a filtra prin selecie vei parcurge urmtorii pai: ntr-un cmp vei gsi o apariie a valorii pe care vrei s o conin toate nregistrrile filtrate. Selecteaz valoarea.

30

SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

Execut clic pe butonul FILTER BY SELECTION de pe bara de instrumente sau selecteaz din meniul RECORDS opiunea FILTER i apoi FILTER BY SELECTION. Ex: Filtreaz tabela OPERATII astfel nct s fie afiai doar clienii cu codul 101. nainte de filtrare:

Dup filtrare:

Not: Renunarea la condiia de filtrare se face prin apsarea pe butonul REMOVE FILTER
FILTRAREA DATELOR PRIN FORMULAR

Este o metod de filtrare mult mai puternic dect filtrarea prin selecie. Cu Filter by Form poi aplica mai multe criterii de filtrare simultan. De asemenea, poi configura filtre sau, care gsesc nregistrri ce ndeplinesc oricare din criteriile stabilite. Poi chiar s introduci expresii logice (mai mare dect o anumit valoare). Etape: Deschide tabela pe care vrei sa o filtrezi n modul de vizualizare DATASHEET.

31

SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

Execut clic pe butonul FILTER BY FORM sau din meniul RECORDS, alege opiunea FILTER i apoi FILTER BY FORM. Apare un formular gol semnnd cu o foaie de date goal, cu o singur linie de nregistrare.

Execut clic pe cmpul pentru care vrei s stabileti un criteriu. Apare o sgeat orientat n jos pentru o list derulant. Execut clic pe sgeat i selecteaz din list o valoare sau poi tasta valoarea direct n cmp.

Dac vrei s stabileti o condiie sau, execut clic pe eticheta OR de la baza ferestrei i vei introduce criteriul alternativ.

n final se apas pe butonul APPLY FILTER

pentru a aplica filtrul.

Not: n exemplul de mai sus am aplicat un filtru pentru clienii care au codul 101 sau 102. n final, rezultatul filtrrii este urmtorul:

32

SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

Not: Eliminarea REMOVE FILTER

filtrului

vei

face

prin

apsarea

pe

butonul

situat pe bara de instrumente.

INDEXAREA DATELOR
Indexurile accelereaz cutrile, catalognd coninutul unui anumit cmp. Cmpul cheie principal este indexat n mod automat. Dac ns caui, sortezi sau filtrezi n mod frecvent utiliznd un alt cmp, poi s creezi un index i pentru acel cmp. Not: Nu poi indexa un cmp ale crui date sunt de tip Memo, Hyperlink sau obiect OLE. Etapele indexrii: Deschide tabelul n modul de vizualizare DESIGN. Selecteaz cmpul pe care vrei s-l indexezi. n pagina etichetei GENERAL, execut clic pe cmpul INDEXED.

Din lista derulant a cmpului INDEXED, selecteaz fie YES (Duplicates OK) fie YES (No Duplicates), n funcie de coninutul cmpului care poate fi sau nu unic pentru fiecare nregistrare.

33

SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

Salveaz modificrile i nchide tabelul.

Not: Nu poi face nimic deosebit cu un index. Indexul nu este un obiect, aa cum sunt tabelele, bazele de date sau interogrile. Rolul indexului este de a accelera cutrile dar nu are funciile sale independente.

34

FORMULARE

Lecia 2
Obiectivele leciei
Crearea formularelor FORMULARE
O metod foarte bun pentru introducerea datelor n tabele este crearea de formulare. Cu ajutorul unui formular, poi aloca exact att spaiu ct este necesar pentru fiecare cmp i poi introduce informaii n mai multe tabele simultan. n general, fiecare formular afieaz o singur nregistrare la un moment dat. Poi crea un formular n trei moduri: Autoforms ofer foarte rapid formulare care conin toate cmpurile ntr-un singur tabel. Form Wizard te ajut s creezi un formular furnizndu-se o serie de casete de dialog din care poi alege cmpurile i stilul pentru formular. Crend un formular pornind de la zero, ai la dispoziie o gril de machetare n care plasezi cmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigur cel mai bun control.

CREAREA FORMULARELOR CU AUTOFORM

Cel mai simplu mod de a crea un formular se face cu ajutorul caracteristicii AUTOFORM. Acesta pune cmpurile dintr-un singur tabel ntr-un formular; este modul cel mai puin flexibil, dar este foarte convenabil. Etape: Din fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect FORMS. Execut clic pe butonul New.

Pe ecran apare caseta de dialog NEW FORM.

35

FORMULARE
Deschizi lista derulant de la baza casetei de dialog i alegi tabelul sau interogarea pe care o utilizezi ca surs a datelor din formular. Apei butonul OK. Apare formularul pentru introducerea datelor. n final se salveaz formularul cu numele dorit.

Not: Formularul pe care-l obii cu AutoForm s-ar putea s nu fie prea artos. Etichetele de cmp pot fi trunchiate i cmpurile pot fi apropiate. n acest caz nchide formularul fr s-l salvezi i ncearc din nou cu Form Wizard.

CREAREA FORMULARELOR CU FORM WIZARD

Etape: Din fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect FORMS. Execut dublu-clic pe opiunea CREATE FORM USING WIZARD. Apare caseta de dialog Form Wizard.

Din lista derulant TABLES/QUERIES, alegi un tabel sau o interogare din care s selectezi cmpuri (n mod prestabilit este selectat primul tabel n ordine alfabetic) Execut clic pe un cmp din lista AVAILABLE FIELDS pe care vrei s l introduci n formular i apoi execut clic pe butonul Next > pentru a muta cmpul n lista SELECTED FIELDS. Repet pasul anterior pn cnd selectezi din acel tabel toate cmpurile pe care vrei s le incluzi.

36

FORMULARE
Not: Dac vrei s incluzi cmpuri din alte tabele sau cereri, selecteaz-le din lista TABLES\QUERIES. Execut clic pe NEXT pentru a continua. i se cere s alegi o machet: Columnar, Tabular, Datasheet sau Justified. Execut clic pe fiecare buton pentru a previzualiza machetele. (Columnar este cea mai uzual). Dup ce ai ales macheta dorit apas NEXT.

i se cere s alegi un stil. Execut clic pe fiecare stil din list pentru a-l previzualiza; execut clic pe NEXT dup ce ai ales un stil.

Introdu un titlu pentru formular n caseta de text din partea de sus a casetei de dialog.

37

FORMULARE
Execut clic pe butonul FINISH. n final apare formularul pregtit pentru introducerea datelor.

CREAREA FORMULARELOR GOALE

Cel mai performant, dar i cel mai dificil mod de a crea un formular const n utilizar ea modului de vizualizare FORM DESIGN. Acest mod i permite s stabileti exact unde anume s plasezi fiecare cmp i cum s-l formatezi. Etape: n fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect FORMS.

Execut clic NEW. Apare caseta de dialog NEW FORM.

Execut clic pe DESIGN VIEW.

Selecteaz un tabel sau o interogare din lista derulant de la baza casetei de dialog.

38

FORMULARE
Apas OK. Apare o fereastra Form Design.

ADUGAREA CONTROALELOR LA UN FORMULAR

Etape: Afieaz lista FIELDS dac aceasta nu este vizibil prin apsarea pe sau alege din meniul VIEW opiunea FIELD LIST.

butonul FIELD LIST

Trage cu mouse-ul un cmp din lista de cmpuri n zona DETAIL a raportului.

DEPLASAREA CONTROALELOR DE CMP

Etape: mod. Dac nu eti deja n modul de vizualizare FORM DESIGN, treci n acest

39

FORMULARE
Execut clic pe numele unui control pentru a-l selecta. Apar mnere de selecie n jurul lui. Poi selecta mai multe controale, innd apsat tasta SHIFT n timp ce execui clic pe fiecare. Poziioneaz indicatorul mouse-ului astfel nct acesta s se transforme ntr-o palm.

Execut clic i ine apsat butonul stng al mouse-ului ct timp vei trage controlul ntr-o alt poziie.
DEPLASAREA CONTROALELOR I A ETICHETELOR N MOD INDEPENDENT

Etape: Execut clic pe controlul care vrei s fie selectat. Poziioneaz indicatorul mouse-ului pe mnerul de selecie aflat n partea din stnga sus, astfel nct s se transforme ntr-un deget arttor.

Ex:

Tragei controlul ntr-o alt poziie.

S se creeze urmtoarea form:

Not: Executarea formei se face prin apsarea pe butonul VIEW instrumente sau din meniul VIEW opiunea FORM VIEW.

de pe bara de

40

FORMULARE
Forma va arta astfel:

VIZUALIZAREA ANTETURILOR I A SUBSOLURILOR DE PAGIN

Pe lng zona DETAIL pe care ai utilizat-o pn acum mai exist i alte zone: FORM HEADER i FORM FOOTER sunt zone care se repet n partea de sus sau de jos a formularului, cum ar fi titlul formularului n partea de sus sau o noti de copyright n partea de jos.

Dup executare forma va arta astfel:

41

FORMULARE
Not: Adugarea antetelor i a subsolurilor de pagin se face, selectnd din meniul VIEW opiunea FORM HEADER/FOOTER. PAGE HEADER i PAGE FOOTER sunt zone care se repet n partea de sus sau de jos a fiecrei pagini a formularului atunci cnd l tipreti. Not: Pentru a afia aceste dou zone trebuie s selectezi din meniul VIEW opiunea PAGE HEADER/ FOOTER. Formularul va arta astfel:

ADUGAREA ETICHETELOR

Pentru a putea aduga formularului titluri, subtitluri, text explicativ i altele trebuie s adaugi n formular un obiect care se numete etichet. Not: n cazul n care bara de instrumente nu este afiat, alege opiunea TOOLBOX din meniul VIEW sau execut clic pe butonul TOOLBOX de pe bara de instrumente. Etape: Execut clic pe instrumentul LABEL din caseta de instrumente. Indicatorul mouse-ului se preschimb n litera A cu un semn plus lng ea.

42

FORMULARE

Traseaz un chenar n interiorul formularului i introdu textul dorit.

Execut clic oriunde n afara controlului pentru a termina operaia sau apas ENTER.

FORMATAREA ETICHETELOR

Dup ce ai plasat toate informaiile ntr-un formular (controalele pe care vrei s le incluzi i etichetele pentru afiarea oricrui titlu sau text explicativ), urmtorul pas este s faci formularul mai atrgtor. Toate instrumentele de formatare de care ai nevoie sunt pe bara de instrumente Formatting. Pentru a formata un control, selecteaz-l i apoi execut clic pe instrumentul de formatare adecvat.
MODIFICAREA ORDINII DE DEPLASARE CU TASTA TAB

Cnd introduci date ntr-un formular, apas tasta Tab pentru a te deplasa de la un control la altul, n ordinea n care sunt afiate n formular. Dac mui i rearanjezi controalele, ordinea de deplasare cu tasta Tab nu se modific automat. Pentru a ajusta ordinea de deplasare cu tasta Tab trebuie s parcurgi urmtorii pai: Alege din meniul VIEW opiunea TAB ORDER. Apare caseta de dialog TAB ORDER. Alege seciunea pentru care vrei s schimbi aceast ordine.

43

FORMULARE
Apar controalele n ordinea de deplasare cu tasta Tab. Pentru a modifica ordinea, execut clic pe control i trage-l n sus sau n jos n list.

Pentru a stabili rapid ordinea de deplasare pe baza poziiei curente a controalelor n formular (de sus n jos), execut clic pe butonul Auto Order. Execut clic pe OK.

44

CERERI (QUERIES)

Lecia 3
Obiectivele leciei
Crearea cererilor Cereri de selectie Cereri CrossTab Cereri de actiune Cereri Append CERERI (QUERIES)
Access i ofer mai multe metode prin care te ajut s restrngi domeniul informaiilor pe care le caui, inclusiv prin sortare i filtrare. Cel mai flexibil mod de a sorta i filtra date este cererea iar cel mai important fapt este c le poi salva i utiliza pentru a crea tabele, pentru a terge nregistrri sau pentru a copia nregistrri ntr-un alt tabel. Cererile i permit s specifici: Cmpurile pe care vrei s le vezi; Ordinea n care trebuie s apar cmpurile; Criteriile de filtrare pentru fiecare cmp; Ordinea n care vrei s fie sortat fiecare cmp.

Rezultatul unei cereri este o tabel virtual.

CERERI DE SELECIE

CREAREA CERERILOR DE SELECIE

Cererile de selecie sunt obiecte Access care solicit baza de date s rspund anumitor ntrebri formulate de utilizator. Crearea cererilor de selecie se face n felul urmtor: Selecteaz fia de opiuni QUERIES din fereastra DATABASE.

45

CERERI (QUERIES)

Apas butonul NEW, apoi selecteaz opiunea DESIGN VIEW.

Adaug din caseta de dialog SHOW TABLE, n spaiul de lucru al constructorului de cereri (Queries Builder), tabelele sau cererile care stau la baza noii cereri; n cazul n care ntre tabelele respective exist relaii, acestea se pstreaz i n cazul interogrilor.

nchide caseta de dialog SHOW TABLE; apare o machet prin intermediul creia se poate proiecta cererea.

46

CERERI (QUERIES)
Not: n situaia n care, din diverse motive, caseta de dialog SHOW TABLE nu se deschide automat, se apas butonul SHOW TABLE Vei alege cmpurile n zona FIELD. .

n zona SORT vei specifica cmpul (cmpurile) dup care va fi sortat cererea. n final se apas pe butonul VIEW vedea rezultatul interogrii. Ex: n cererea de mai sus am introdus cmpurile NUME, PRENUME (Tabela CLIENTI), CANT (Tabela OPERATII), DENMON (Tabela DenMoneda) i DENOP (Tabela DenOperatii). Rezultatul interogrii este urmtorul: de pe bara de instrumente pentru a

Operaia se ncheie cu salvarea cererii.

47

CERERI (QUERIES)
Not: Daca vrei s revii n modul de vizualizare DESIGN pentru a modifica cererea, apas pe butonul DESIGN VIEW
SELECTAREA UNEI COLOANE

de pe bara de instrumente.

Etape: Deschide o cerere n modul DESIGN. Apas pe bara superioar a cmpului respectiv i cmpul va fi selectat.

TERGEREA UNEI COLOANE

Etape:
MUTAREA UNEI COLOANE

Selecteaz coloana; Apas tasta DELETE.

Etape: Selecteaz coloana; Cu indicatorul mouse-ului poziionat n selectorul de coloane trage coloana n locul dorit.

48

CERERI (QUERIES)

INSERAREA UNEI COLOANE

Etape: Selecteaz coloana; Din meniul INSERT alege opiunea COLUMNS.

49

CERERI (QUERIES)
AFIAREA PROPRIETILOR UNUI CMP DIN CERERE

Etape: Selecteaz coloana; aflat pe bara de instrumente. Pe ecran

Apas butonul PROPERTIES va fi afiat caseta PROPERTIES.

EXEMPLE

Exemplul 1 cerere pentru afiarea salariailor care nu sunt efi. Utilizeaz baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI). Proiectarea cererii arat astfel:

Not: 1. Primul cmp al cererii este un cmp calculat avnd numele NUME SI PRENUME; valoarea unui astfel de cmp este dat de o expresie (concatenarea prenumelui cu numele). Not: 2. Cmpurile calculate sunt neactualizabile, adic nu se pot face modificri n interiorul acestora, modificri care s se reflecte i n tabelele ce compun cererea respectiv. Not: 3. Cmpul SEF este trecut n cerere numai pentru a fi pus condiia de filtrare (FALSE) asupra lui; nefiind bifat n linia SHOW, nu este prezent n rezultatul cererii.

50

CERERI (QUERIES)
Rezultatul cererii este:

Exemplul 2 cerere de selecie cu sortare dup dou cmpuri. Utilizeaz baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI). mi propun o afiare a salariailor sortai dup funcie i, n cadrul aceleiai funcii, dup nume ns ordinea de afiare s fie mai nti numele i apoi funcia. Proiectarea cererii arat astfel:

Not: S-a utilizat cmpul nume de dou ori, a doua oar acesta nefiind afiat. Rezultatul cererii este urmtorul:

Exerciiul 3 cerere de selecie cu utilizarea opiunii OR. Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI). Vor fi afiai doar angajaii care au funcia de inginer sau medic din tabela SALARIATI iar sortarea s se fac ascendent dup cmpul NUME.

51

CERERI (QUERIES)
Proiectarea cererii arat astfel:

Rezultatul cererii este urmtorul:

Exemplul 4 cerere de selecie cu utilizarea unei anumite condiii. Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI). Vor fi afiai doar angajaii care au salariul mai mare sau egal cu 4.000.000 lei. Ordonarea se va face ascendent dup cmpul MARCA. Proiectarea cererii arat astfel:

Rezultatul cererii este urmtorul:

Exemplul 5 cerere de selecie cu utilizarea unui cmp calculat. Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

52

CERERI (QUERIES)
n tabela SALARIATI se va introduce un cmp AVANS (Numeric Long Integer) dup cmpul SALARIUL i se va completa cu valori. Vom ncerca s calculm prin intermediul unei cereri lichidarea care i se cuvine salariatului dup formula: LICHIDARE=SALARIUL-AVANS. Sortarea se va face dup cmpul MARCA ascendent. Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmtorul:

n cel de-al doilea exemplu vom ncerca s indexm salariul cu 20%. Proiectarea cererii arat astfel:

53

CERERI (QUERIES)
Rezultatul cererii este urmtorul:

CERERE DE SELECIE FOLOSIND FUNCII DE AGREGARE

Cu funciile de agregare putem obine diverse statistici pe valori de cmpuri. Principalele funcii de agregare sunt: SUM sum AVG medie MIN minimul MAX maximul FIRST prima nregistrare LAST ultima nregistrare n exemplul de mai jos vom calcula suma, media, minimul i maximul tuturor salariailor care nu sunt efi. Proiectarea cererii arat astfel:

Rezultatul cererii este urmtorul:

CERERE DE SELECIE FOLOSIND FUNCII DE AGREGARE PE GRUPURI DE NREGISTRRI

n exemplul urmtor vom ncerca s obinem anumite date statistice referitoare la nregistrri grupate dup cmpul FUNCTIA care nu sunt efi.

54

CERERI (QUERIES)
Proiectarea cererii arat astfel:

Rezultatul cererii este urmtorul:

Obs: Dup cum observi s-a folosit funcia GROUP BY pentru gruparea valorilor n cmpul FUNCTIA. Poi s specifici i grupurile pe care vrei s le afiezi astfel:

Iar rezultatul va fi urmtorul:

CERERE DE SELECIE PARAMETRICE

Cererile de selecie parametrice sunt cereri n care condiia se poate schimba de la o execuie la alta. n condiie pot fi introduse cmpuri inexistente pentru care sistemul cere valori.

55

CERERI CROSSTAB
n cererea de mai jos se pot selecta salariaii de o anumit funcie.

n momentul rulrii cererii, pe ecran apare o fereastr prin intermediul creia i se cere s introduci parametrul dorit (n cazul nostru FUNCTIA).

Apei OK i rezultatul execuiei cererii este:

CERERI CROSSTAB
Sunt cereri care realizeaz suma, media, numrarea sau alte tipuri de totaluri i apoi grupeaz rezultatul pe dou tipuri de informaie (row headings i column headings). Ex: Creeaz baza de date VANZARI. S se creeze n aceast baz de date, tabela AgentiVanzari cu urmtoarea structur:

56

CERERI CROSSTAB
Coninutul tabelei s fie cu urmtorul:

S se creeze i tabela Vanzari cu structura:

Coninutul tabelei s fie cu urmtorul:

ntre tabela AgentiVanzari i Vanzari creeaz o relaie One-To-Many de forma:

57

CERERI DE ACIUNE
Creeaz o cerere de tip CrossTab avnd sursa format din tabelele Vanzari i AgentiVanzari. Proiectarea cererii arat astfel:

Not: Introducerea rubricii CrossTab se face alegnd din meniul QUERY opiunea CROSSTAB QUERY. n cererea de mai sus am grupat valorile cmpurilor NUME i CATPROD i am utilizat funcia SUM pentru cmpul VANZARI. n rezultatul final cmpul NUME va reprezenta liniile tabelului rezultat, cmpul CATPROD coloanele tabelului rezultat iar cmpul VANZARI va reprezenta valorile acestui tabel. Rezultatul interogrii este urmtorul:

CERERI DE ACIUNE
O cerere de aciune este o cerere care face schimbri la una sau mai multe nregistrri printr-o singur operaie. Exist patru tipuri de cereri de aciune: Cereri UpDate (de actualizare). Cereri Delete (de tergere). Cereri Append (de adugare). Cereri Make Table (de creare de tabele).

58

CERERI DE ACIUNE CERERI UPDATE

Acest tip de cerere face schimbri globale la un grup de nregistrri n una sau mai multe tabele. n exemplul de mai jos vei ncerca indexarea salariului tuturor medicilor din baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI) cu 20%. Proiectarea cererii arat astfel:

Introducerea rubricii CrossTab se face alegnd din meniul QUERY opiunea UPDATE QUERY. Dup proiectarea cererii trebuie parcurse urmtoarele etape: Apas butonul RUN aflat pe bara de instrumente.

Pe ecran apare caseta de confirmare a modificrilor respective.

Daca apei YES, modificrile respective se vor produce n tabela (tabelele) respectiv. Dac vrei s vezi modificrile pe care le-ai efectuat apas pe butonul .

DATASHEET

Rezultatul execuiei cererii este urmtorul:

CERERI MAKE TABLE

Acest tip de cerere creeaz o tabel din datele uneia sau a mai multor tabele.

59

CERERI DE ACIUNE
n exemplul urmtor creeaz prin intermediul unei cereri de tip MakeTable, avnd ca surs baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI), o tabel SALNOU care s conin doar cmpurile Marca, Nume, Functia, Sef i AreSefPe. Creeaz o cerere noua cu cmpurile specificate. Etape:

Din meniul QUERY alege opiunea MAKE-TABLE QUERY.

n caseta de dialog Make Table tasteaz numele noului tabel (SalNou) i apas OK.

n final, apas butonul RUN confirmare a tabelei SALNOU.

. Pe ecran apare caseta de dialog de

Apas butonul YES i noua tabel (SalNou) va fi creat.

60

CERERI DE ACIUNE CERERI APPEND

Acest tip de cerere adaug un grup de nregistrri din una sau mai multe tabele la sfritul uneia sau a mai multor tabele. Pentru a construi o cerere de tip APPEND creeaz mai nti o tabel SAL cu aceeai structur ca i SALARIATI.
COPIEREA STRUCTURILOR TABELELOR

Etape: n fereastra bazei de date PERSONAL selecteaz tabela SALARIATI.

Execut secvenele EDIT => COPY i EDIT => PASTE. Apare caseta de dialog PASTE TABLE AS, bifeaz opiunea STRUCTURE ONLY i apas OK.

n fereastra DATABASE apare noua tabel. O deschizi i o completezi cu urmtoarele date:

Not: Aceste date vor fi introduse la sfritul tabelei SALARIATI prin intermediul unei cereri APPEND.

61

CERERI DE ACIUNE
CREAREA CERERILOR APPEND

Etape: Creezi o cerere nou avnd ca surs tabela SAL.

Alege din meniul QUERY optiunea APPEND QUERY. Pe ecran apare caseta de dialog APPEND. n caseta TABLE NAME alegi numele tabelei n care vor fi copiate noile nregistrri i apei OK.

Execut cererea apsnd pe butonul RUN

n caseta de dialog de confirmare apei butonul OK.

nregistrrile vor fi adugate n tabela SALARIATI.

62

CERERI DE ACIUNE CERERI DELETE

terge una sau mai multe nregistrri din una sau mai multe tabele. n exemplul urmtor tergi nregistrrile inserate n exemplul anterior (MARCA>=200) prin intermediul unei astfel de cereri.

Etape: Creeaz o cerere care are ca surs tabela SALARIATI i selectezi cmpul MARCA cel pe care vei pune criteriul de tergere.

Alegi din meniul QUERY, opiunea DELETE QUERY. Inserezi criteriul de tergere.

63

CERERI DE ACIUNE
Apas butonul RUN .

n caseta de dialog de confirmare se apas OK.

64

RAPOARTE

Lecia 4
Obiectivele leciei
Crearea rapoartelor

RAPOARTE
Rapoartele sunt obiecte prin intermediul crora generezi rezultate profesionale care pot fi afiate pe ecran, tiprite pe hrtie sau afiate pe Internet.

CREAREA UNUI RAPORT CU AUTOREPORT

Dac vrei un raport simplu, bazat pe un singur tabel sau pe o singur interogare, cel mai potrivit este AUTOREPORT. Pentru a crea un raport folosind AutoReport, urmeaz paii: Deschide baza de date care conine tabelul sau interogarea pe baza creia vrei s creezi raportul. Execut clic pe eticheta REPORTS din fereastra DATABASE i apoi pe butonul NEW. Apare caseta de dialog NEW REPORT.

Selecteaz din lista derulant tabelul sau interogarea pe baza creia vrei s construieti raportul. Selecteaz TABULAR. AUTOREPORT: COLUMNAR sau AUTOREPORT:

Execut clic pe OK i raportul apare n modul PRINT PREVIEW. Raportul va arta astfel:

65

RAPOARTE

CREAREA UNUI RAPORT CU REPORT WIZARD

Report Wizard asigur un compromis acceptabil ntre uurina de utilizare i flexibilitate. Cu Report Wizard, poi utiliza mai multe tabele i interogri i poi alege o machet i un format pentru raportul tu. Etape: Deschizi baza de date care conine tabelul sau interogarea pentru care vrei s creezi un raport. Execut clic pe eticheta Reports din fereastra Database. Pe ecran apare caseta de dialog Report Wizard.

66

RAPOARTE
Din lista derulant Tables/Queries, selecteaz un tabel sau o interogare din care vrei s incluzi cmpuri.

Execut clic pe un cmp din lista Available Fields i apoi pe butonul pentru a muta cmpul n lista Selected Fields. Repet acest pas pentru a selecta toate cmpurile dorite sau execut clic pe deodat. pentru a muta toate cmpurile

Dac vrei, selecteaz un alt tabel sau o alt interogare din lista Tables/Queries i repet pasul anterior. Tabelele pe care le alegi trebuie s aib relaii ntre ele, astfel nct datele s coincid n raport. Cnd ai terminat de selectat cmpurile, execut clic pe NEXT. Apare prima caset de dialog Report Wizard.

67

RAPOARTE

Dac vrei gruparea nregistrrilor dup oricare din cmpurile pe care le-ai

selectat, execut clic pe cmp i apoi pe butonul . Poi selecta mai multe niveluri de grupare, n ordinea pe care o vrei. Apoi execut clic pe Next pentru a trece mai departe.

Aplicaia Wizard te ntreab ce ordine de sortare vrei s utilizezi. Dac vrei nregistrri sortate, deschide lista derulant de sus i selecteaz un cmp dup care vrei ca sortarea s se efectueze. Selecteaz cel mult patru sortri din listele derulante.

n mod prestabilit, sortarea este n ordine cresctoare (de la A la Z). Execut clic pe butonul de lng caset pentru a schimba ordinea de sortare n descresctoare (de la Z la A), daca vrei. n urmtoarea caset de dialog vei alege o opiune de machetare din seciunea LAYOUT. Alege orientarea pentru raportul tiprit din seciunea ORIENTATION. Apas NEXT.

68

RAPOARTE

n urmtoarea caset de dialog a aplicaiei Wizard, alege un stil de raport. Sunt afiate mai multe; execut clic pe unul pentru a vedea o mostr.

Apas NEXT cnd eti mulumit de alegerea fcut.

i se cere un titlu de raport. Vei introduce un titlu n caseta de text Report i execut clic pe FINISH pentru a vedea raportul n modul PRINT PREVIEW.

69

RAPOARTE

TIPRIREA RAPOARTELOR N MODUL PRINT PREVIEW

Cnd creezi un raport, fie cu Report Wizard, fie cu Autoreport, acesta apare n modul Print Preview. De aici poi s-l tipreti direct, dac eti mulumit de rezultat sau poi s treci n modul de vizualizare Report Design pentru a face modificri. Dac vrei s tipreti raportul i s specifici diverse opiuni de tiprire, alege din meniul FILE opiunea PRINT. Pe ecran apare caseta de dialog PRINT.

Daca vrei s obii rapid o copie tiprit, execut clic pe butonul PRINT de instrumente.

de pe bara

70

RAPOARTE INTRAREA N MODUL DE VIZUALIZARE REPORT DESIGN

Etape: Execut clic pe eticheta REPORTS.

Execut clic pe raportul pe care vrei s-l vizualizezi.

Execut clic pe butonul DESIGN. Apare raportul n modul de vizualizare DESIGN.

Raportul conine urmtoarele zone: REPORT HEADER conine titlul raportului; PAGE HEADER conine etichetele de coloan ale raportului;

DETAILS afieaz lista cmpurilor alese pentru a fi tiprite n aceste coloane; PAGE FOOTER conine o formula care va afia data i ora curent.

71

RAPOARTE LUCRUL CU CONTROALELE DIN RAPORT

Lucrul cu controalele din raport n modul de vizualizare Report Design este similar cu modul de lucru cu controalele n modul Form Design. Selectarea controalelor se face executnd un clic pe control. n jurul su apar mnere de selecie. Mutarea obiectelor se selecteaz obiectul respectiv, apoi poziioneaz indicatorul mouse-ului deasupra unei laturi a chenarului astfel nct acesta s se transforme ntr-o palm deschis i neagr. Apoi execut clic i trage controlul n noua poziie. Redimensionarea obiectelor selecteaz obiectul, apoi poziioneaz indicatorul mouseului deasupra unui mner de selecie i trage-l pentru a redimensiona obiectul. Formarea obiectelor de text utilizeaz listele derulante Font i Font Size de pe bara cu instrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizeaz butoanele Bold, Italic sau Underline de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Poi aduga, de asemenea, linii i imagini n rapoarte, la fel ca n formulare.

ADUGAREA I TERGEREA CONTROALELOR

Etape: Dac nu vezi lista Field, vei alege din meniul View opiunea Filed List sau

execut clic pe butonul Field List de pe bara de instrumente. Apare o caset mobil, care afieaz o list cu toate cmpurile din tabelul pe care-l utilizezi.

Trage orice cmp din lista de cmpuri n raport, unde devine un control n mod prestabilit, o caseta de text. Plaseaz-l oriunde vrei n zona Detail. Not: Pentru a terge un control acesta va fi selectat i prin apsarea tastei DELETE va fi ters.

ARANJAREA NOILOR CONTROALE

Cnd adaugi un control n raport, de fapt adaugi dou lucruri o etichet i o caset de text. Aceste dou elemente sunt legate: eticheta descrie caseta de text, iar caseta

72

RAPOARTE
reprezint cmpul care va fi utilizat. Poi modifica textul din etichet fr s afectezi caseta de text n mod prestabilit, cnd mui caseta de text, o urmeaz i eticheta. Dac poziionezi indicatorul mouse-ului pe chenarul casetei de text i indicatorul se transform ntr-o palm deschis, acesta este semnalul c, atunci cnd vei trage caseta de text, eticheta o va urma. n orice caz, poi deplasa i separat caseta de text i eticheta. Vei observa c n colul din stnga sus al fiecrui control exist un mner de selecie (ptrat) care este mai mare dect celelalte. Cnd poziionezi indicatorul mouse-ului pe acest ptrat, cursorul devine o mn cu degetul arttor ntins. n acest moment poi s execui clic i s tragi fiecare obiect separat de celalalt.

ADUGAREA ETICHETELOR
Poi, de asemenea, s adaugi separat etichete, cu text suplimentar, care nu sunt neaprat asociate cu un anumit cmp. Etape: Execut clic pe butonul Label de pe bara de instrumente Toolbox.

Execut clic oriunde n raport i tasteaz textul etichetei. Dup ce ai terminat, execut clic oriunde n afara etichetei.

Not: n cazul n care bara de instrumente Toolbox nu este afiat, poi apsa pe butonul Toolbox de pe bara de instrumente standard sau poi alege din meniul VIEW, opiunea TOOLBARS i apoi TOOLBOX.

73